Conozcamos en que
consiste el
Procedimiento de
Control de
Documentos
Tiene como objetivo, la elaboracin, revisin,
aprobacin, modificacin, distribucin, archivo y
control de todos los documentos que forman el sistema
de gestin de la calidad del establecimiento.
Que debe incluir el Que documentos son controlados y cules no
Procedimiento de El formato, identificacin y el proceso de elaboracin
Control de de un documento
Documentos Quienes revisan y aprueban los documentos
Quien aprueba los cambios, y como proceder con los
documentos obsoletos.
Las responsabilidades para el manejo de los diferentes
documentos
Deben guardarse registros de las actividades realizadas.
Veamos un ejemplo
de un procedimiento
de
Control de
Documentos
TTULO: CODIGO:
GOP P 01
Elaboracin y Control de
Documentos Versin: 01
Inicio de vigencia:
Emitido por: 01-10-08
Gerencia de Operaciones Pgina: 1 de 1
I. OBJETIVO:
Lograr uniformidad de estructura, estilo y terminologa en la elaboracin de los documentos de
calidad.
II. ALCANCE:
Esta instruccin se aplica a todos los documentos del Sistema de Calidad de la empresa.
III. RESPONSABILIDAD:
El presente documento se encuentra bajo la responsabilidad del Gerente de Operaciones.
Su aplicacin en las diferentes reas ser responsabilidad de los gerentes y/o jefes de reas.
IV. REFERENCIAS:
Para la aplicacin del presente procedimiento no es necesaria la consulta especfica de
referencia alguna.
V. DEFINICIONES:
Documentos:
Cualquier informacin grfica o escrita que describa, defina, especifique, relate o certifique
actividades, requisitos, procedimientos o resultados.
Manual:
Documento en el que se recoge informacin general, los compromisos y la poltica en materia
de un tema especfico.
Programa:
Documento que relaciona sistemtica y objetivamente a otros documentos en materia de un
tema especfico.
Procedimiento:
Documento que detalla las diferentes actividades u operaciones unitarias que se desarrollan y
su relacin dentro de un proceso.
Instruccin:
Documento que detalla las diferentes tareas especficas que desarrolla cada colaborador en
su puesto de trabajo.
Especificacin:
Documento que establece requisitos.
Formato:
Medio sobre el cual se escriben datos o informacin.
VI. DESCRIPCION:
6.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS:
Los documentos del sistema de calidad poseern la siguiente estructura:
Se elaboraran en papel bond de tamao A4, escritos por una sola cara.
ENCABEZADO
Todos los documentos del Sistema de calidad debern llevar un encabezado, siendo opcional solo para
los formatos.
CODIGO:
TTULO
(cdigo del documento)
Logotipo de la Versin:
empresa Emitido por: Inicio de vigencia:
Donde: Pgina: de
Titulo: Se indica el nombre especfico del documento.
Emitido por: Se indica el nombre de la unidad, departamento, rea o equivalente que emite el
documento.
Cdigo: Se indica el cdigo del documento segn lo sealado en el punto 6.3 del presente
procedimiento.
Versin: Se indica el nmero correspondiente a la actualizacin del documento. El primer documento
elaborado lleva el nmero 1 y las actualizaciones se enumerarn en forma correlativa.
Inicio de vigencia: Se indica la fecha en que entra en vigencia el documento.
Pgina de: se indica el nmero de pginas y el nmero total de pginas separadas de la palabra de.
CUADRO DE REVISION Y APROBACION
Los procedimientos, instrucciones y/o formatos de registro impresos debern llevar en la
parte inferior de la ltima pgina un cuadro de revisin y aprobacin.
CARGO NOMBRE FIRMA
ELABORADO
POR:
REVISADO POR:
APROBADO
POR:
Donde:
Elaborado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de
la elaboracin del documento.
Revisado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de la
revisin del documento.
Aprobado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de
la aprobacin del documento.
6.2. CONTENIDO DEL DOCUMENTO:
6.2.1. Procedimientos
Los procedimientos deben incluir:
Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con el procedimiento.
Alcance: Indica el campo de aplicacin del documento.
Responsabilidad: Indica el cargo(s) o puesto(s) de trabajo responsable(s) de la correcta
ejecucin del documento.
Referencias: Donde se indica cules documentos internos de la empresa o externos de ella,
estn asociados al uso del documento. Para el caso de documentos internos de la empresa
debe mencionarse el titulo completo y cdigo del documento.
Definiciones: Donde se indica la definicin que corresponde a las palabras con un significado
especializado en un procedimiento especfico.
Frecuencia: Indica los plazos en que deben ejecutarse las actividades a describir.
Formatos de registro: Indica los formatos de registro que demostrarn la ejecucin de la
actividad.
Descripcin: Debe ser detallado, indicando secuencialmente los pasos a seguir.
Anexos: Donde se indican los anexos que forman parte del procedimiento.
6.2.2. Instrucciones de trabajo:
Las instrucciones de trabajo deben incluir:
Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con la instruccin.
Responsabilidad: Indica el cargo(s) o puesto(s) de trabajo responsable(s) de la correcta
ejecucin del documento.
Requisitos operativos: Donde se indican las condiciones de tipo operativo que son necesarias
para cumplir el desarrollo de las actividades.
Implementos y equipos relacionados: Donde se indica los implementos, las herramientas,
equipos que son necesarios para el desarrollo de las actividades.
Requisitos de seguridad: Donde se sealan los implementos, equipos y acciones relacionados
a la seguridad necesarios para el desarrollo de las actividades.
Referencias: Donde se indica cules documentos internos de la empresa o externos de ella,
estn asociados al uso del documento. Para el caso de documentos internos de la empresa
debe mencionarse el titulo completo y cdigo del documento.
Formatos de registro: Indica los formatos de registro que demostrarn la ejecucin de la
actividad.
Descripcin: Debe ser detallado, indicando secuencialmente los pasos a seguir.
6.2.3. Formato de Registro:
Los formatos de registro deben incluir:
Titulo: Nombre especfico del registro. Deber de guardar relacin con los datos a
registrar en el formato.
Fecha de registro: Fecha o fechas en las que se lleva a cabo el registro.
Firma del responsable del registro: Persona responsable de los datos registrados.
Firma del responsable de la supervisin: persona responsable de supervisar que los datos
a registrar sean correctamente llenados en el formato y de verificar que estn dentro de los
lmites o especificaciones.
Datos a registrar: Es toda aquella informacin requerida en el formato y que deber ser
registrada de manera obligatoria por el responsable del registro.
Especificaciones: Son los limites dentro de los cules deben moverse los datos a registrar.
Observaciones: Todos aquellos comentarios relacionados con la toma de datos que de
alguna u otra manera pueden influir sobre la misma.
Medidas correctoras: Todas aquellas acciones encaminadas a corregir los procesos que se
encuentran fuera de especificacin.
Cdigo del formato: Cdigo alfanumrico de identificacin.
[Link] DE DOCUMENTOS:
Los cdigos de los documentos tienen la siguiente estructura:
XX X YYYY
CORRELATIVO
CLASE DE DOCUMENTO
UNIDAD, DEPARTAMENTO O REA
Donde X representa un carcter alfabtico e Y representa un carcter numrico.
Descripcin de Campos
Unidad, departamento o rea
Se utilizar el formato de 3 dgitos, de acuerdo:
NOMBRE DE LA UNIDAD, DEPARTAMENTO O AREA CODIGO
Gerencia General GGE
Gerencia de Operaciones GOP
Gerencia de Alimentos y Bebidas GAB
Gerencia de Recursos Humanos GRH
Jefatura de Ingeniera JIN
Jefatura de Almacenes JAL
Jefatura de Compras JCO
Clase de documento
Campo alfanumrico de tres caracteres, donde el primer carcter alfabtico indica el
tipo de documento, segn
TIPO DE DOCUMENTO CODIGO
Manual M
Procedimiento P
Instruccin de Trabajo I
Formato F
Tabla T
Cuadros o flujos C
Nmero correlativo
Campo alfanumrico de dos caracteres que se genera por el desarrollo secuencial de
los documentos, empieza en el 01.
[Link]:
Control de revisiones
Los documentos deben ser revisados por los jefes de las unidades, reas o departamentos que los
emitieron, cada vez que se realice algn cambio en las actividades.
Control de Cambios
Los cambios en los documentos deben ser revisados y aprobados por las mismas unidades,
departamentos o reas que los emitieron, revisaron y aprobaron inicialmente. Los cambios en los
documentos se sealarn colocando una lnea vertical en el lado izquierdo de la modificacin.
6.5. ELABORACION, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS
Los documentos del sistema de calidad de Delfines Hotel & Casino son gestionados segn:
ELABORACION REVISION APROBACION
Jefes de rea /
Manuales
Asesor
Jefes de rea /
Procedimientos Generales Gerencias y/o
Asesor Gerencia
Jefes de reas
Procedimientos de rea Jefe de rea / Asesor Operaciones
Instruccin
Chef Ejecutivo
Formato
Personal asignado
Lista
Especificacin
[Link] MAESTRA
Cada rea involucrada tendr una copia actualizada de la Lista Maestra de los documentos
que aplican.
VII. REGISTROS:
El presente procedimiento genera los siguientes registros:
GOP F 01-Lista Maestra y Control de Distribucin.
VIII. ANEXOS:
El presente procedimiento genera los siguientes anexos:
Anexo 1- GOP F 01Lista Maestra y Control de Distribucin.
TTULO: CODIGO:
GOP F 01
Lista Maestra y Control de Distribucin de
Documentos Versin: 01
Emitido por: Inicio de vigencia: 01-10-08
Gerencia de Operaciones Pgina: 1 de 1
rea:
Responsable del Mantenimiento: Responsable de la Distribucin:
Versin
Versin
Versin
Fecha de VB Resp. Fecha de VB Resp. Fecha de VB Resp.
Procedimiento/Instruccin Cdigo
Recepcin Mant. Recepcin Mant. Recepcin Mant.
AREA:
CARGO NOMBRE FIRMA
ELABORADO POR: Asesor Externo
REVISADO POR: Gerencia de Alimentos y Bebidas
APROBADO POR: Gerencia de Operaciones
Ya hemos revisado los Procedimientos
Operativos Estandarizados.
Ahora revisaremos los Procedimientos
Operativos Estandarizados de
Saneamiento (POES)
