PROCEDIMIENTOS
Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar
actividades futuras. Son verdaderos guas de accin mas bien que de
pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben
cumplirse.
Segn Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminucin de errores".(p. 28)
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de
obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores
del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organizacin, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos
en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para
detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia
cuando se ordenan de un solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma
ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin
en cuanto a las actividades dentro de la organizacin". (p.54)
CARACTERSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de procedimientos:
- No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada
situacin en particular.
-Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicacin continua y sistemtica.
-Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
caractersticas de procedimientos:
-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un
mismo fin se conoce como un sistema.
- Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente
a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
- Por no ser una actividad especifica. Una actividad especfica es la que realiza un
empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral,
permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar
una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin".(p.30)
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
- Identificacin. Este titulo contiene la siguiente informacin; Logotipo de la
organizacin, Denominacin y extensin (general o especfico) de corresponder a
una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
.- Lugar y fecha de elaboracin.
.- Numero de revisin.
.- Unidades responsables de su revisin y/o autorizacin
.- ndice o contenido; Relacin de los captulos que forman parte del documento.
.- Introduccin; Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, rea de
aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin.
.- Objetivos de los procedimientos; Explicacin del propsito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
.- reas de aplicacin o alcance de los procedimientos.
.- Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
.- Polticas o normas de operacin; En esta seccin se incluyen los criterios o
lineamientos generales de accin que se determinan para facilitar la cobertura de
responsabilidades que participan en los procedimientos.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Munich G. Y Martnez G.(1979) Consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y especificas". (p. 99)
Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos
administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia
establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear" (p.32)
Ante lo relacionado en las citas del prrafo anterior se puede conceptuar el
procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la
realizacin del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica
las operaciones de las funciones.
La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:
- Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades.
- Promueven la eficiencia y la optimizacin.
- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y
cundo.
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Segn Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios
que consisten en:
- Aumento del rendimiento laboral.
- Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
- Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la
organizacin.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Para Gmez.(Op.cit) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin
distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; Adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que
colaboran en la obtencin de los objetivos y el desarrollo de las funciones".(p.125)
OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Segn Gmez.(op.cit) los manuales de procedimientos en su calidad de
instrumento administrativo tienen como objetivo:
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
- Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
- Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia.
- Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
como deben hacerlo.
- Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones.
DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS
Administrativo (va): Relativo a la administracin resolucin administrativa
persona que tiene por oficio administrar.
Despacho: Accin de despachar, lugar donde se despachan mercancas.
Entrada: Accin de entrar, sitio por donde se entra: la entrada a un
almacenamiento.
Importacin: Introduccin de bienes y servicios extranjero, o conjunto de cosas
importadas.
Materiales: Son bienes o activos que se adquieren para remplazar la escasez de
las mercancas.
Recepcin: Recibir o entregar el material o cosa que sea de til acceso para la
empresa en este caso el departamento de almacn
Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una actividad
administrativa y facilitar la operatividad de la misma.
Reporte: son documentos que sirven de soporte para sustentar la actividad que
ha sido realizada.
Salida: posibilidad de venta de mercancas. Despacho por medio de transporte las
mercancas fuera de lugar donde se encontraban.
D E F I N I C I N D E P R O C E D I M I E N T O AD M I N I S T R ATI V O
Se conoce como procedimiento administrativo a uno de los ejes fundamentales del Derecho
Administrativo; gracias a l los ciudadanos de una determinada comunidad tienen la seguridad de
que los trmites administrativos desarrollados frente a un organismo pblico se realizarn de forma
rigurosa en base a las leyes pactadas por dicha comunidad, y no de forma aleatoria. Consiste en
una serie de pasos que permitirn que los ciudadanos puedan sentirse al amparo de la ley de su
pas y ante cualquier duda puedan reclamar al organismo del Estado.
Es decir que un procedimiento administrativo implica el desarrollo formal de las acciones que se
requieren para concretar la intervencin administrativa necesaria para la realizacin de un
determinado objetivo. Su propsito es la concrecin de un acto de carcter administrativo.
La obligacin de respetar etapas y estrictos pasos formales le otorgan garantas a los ciudadanos,
un detalle que marca la diferencia entre la actuacin pblica y la actividad privada. Esta garanta
est
regida
controlada
por
el
ordenamiento
jurdico
por
la seguridad de
que
la informacin puede ser conocida y controlada por todos los individuos.
De esta manera, el procedimiento administrativo sirve para garantizar la actuacin administrativa,
la cual no puede ser arbitraria y discrecional debido a que debe someterse a las reglas
del procedimiento.
El procedimiento administrativo se encuentra apoyado en una serie de principios fundamentales a
los cuales debe responder de forma indeleble, los mismos influyen y condicionan todo el
procedimiento
administrativo.
Se
llaman: principio
de
unidad, principio
de
contradiccin, principio de imparcialidad yprincipio de oficialidad. A continuacin los
explicamos.
*Principio de Unidad: Asegura que cada procedimiento est
formado por un comienzo y un final; esto significa que existe un nico proceso que debe ser
resuelto
independientemente
de
la
forma
en
la
que
comenz;
*Principio de Contradiccin: Seala que el procedimiento se resuelve en base a los
acontecimientos y fundamentos del de derecho, lo que se logra mediante la confirmacin y
evaluacin
tanto
de
los
hechos
como
de
las
pruebas;
*Principio de imparcialidad: Explica que no existen los favoritismos o enemistades, la
administracin debe realizarse de forma clara y respetando la ley a raja tabla y los funcionarios
deben mantenerse al margen si poseen inters personal en el asunto, son familiares o tienen un
vnculo de amistad/enemistad manifiesta, o por ser testigos del procedimiento en cuestin;
*Principio de oficialidad: Indica que el procedimiento debe realizarse ntegramente tal cual lo
dicta la ley, gestionndose los trmites pertinentes con suma responsabilidad, es decir que debe
ser iniciado de oficio en todas sus etapas.
Para iniciar un procedimiento administrativo es necesario llenar una solicitud en la cual se hagan
efectivos los nombres y apellidos de la persona interesada en realizar dicho trmite (interesado), su
identificacin y lugar donde se llevar a cabo la notificacin. Adems debe especificarse
exactamente qu se desea con absoluta claridad y las razones por las que se lo solicita.
Finalmente debe aparecer la firma del solicitante y el lugar y la fecha en que se expide dicho
documento.
A partir de ah comenzarn a desarrollarse una serie de trmites pertinentes y cuando se hayan
finalizado, se dictar una resolucin donde se dejar constancia de los resultados de todo el
procedimiento administrativo. El interesado recibir dicha resolucin en papel y firmada por el
organismo pblico donde sabr si su peticin alcanz o no sus expectativas.
