Este Grupo de Procesos tambin establece formalmente el cierre prematuro del proyecto.

Los proyectos cerrados

prematuramente podran incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos cancelados y proyectos en crisis. En
casos particulares, cuando algunos contratos no pueden cerrarse formalmente ([Link]., reclamaciones, clusulas de
rescisin, etc.) o algunas actividades han de transferirse a otras unidades de la organizacin, es posible organizar
y finalizar procedimientos de transferencia especficos.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:
Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase,
Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase,
Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso,
Que se documenten las lecciones aprendidas,
Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organizacin,
Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de
proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos histricos,
Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la finalizacin de todos los acuerdos relevantes,
y
Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.

3.8 Informacin del Proyecto

A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza, transforma y distribuye a los miembros del equipo del
proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e informacin en diversos formatos.
Los datos del proyecto se recopilan como resultado de varios procesos de Ejecucin y se comparten en el mbito
del equipo del proyecto. Los datos recopilados se analizan en contexto, se agregan y se transforman para
convertirse en informacin del proyecto en el curso de varios procesos de Control. La informacin puede entonces
comunicarse verbalmente o almacenarse y distribuirse como informes en diversos formatos.
Los datos del proyecto se recopilan y analizan de forma continua durante el contexto dinmico de la ejecucin
del proyecto. En consecuencia, los trminos "datos" e "informacin" a menudo se utilizan indistintamente en la
prctica. El uso indiscriminado de estos trminos puede llevar a confusin y mala interpretacin por parte de los
diferentes interesados en el proyecto. Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la
comunicacin y ayudan al equipo del proyecto a utilizar la terminologa adecuada:

1. INICIO
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento
de definir el alcance y proceder a la seleccin del equipo. Slo con un mbito
claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el xito. Es
adems, el momento de compartirla visin con los stakeholders y buscar su
compromiso y apoyo.
OBJETIVO:
Definir el alcance.
Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del proyecto.
ACTIVIDADES:
a) Elaboracin del caso de negocio/ plan de proyecto: justifica la puesta en
marcha del proyecto. Debe incluir una descripcin del fin, los costos y beneficios de
cada alternativa de ejecucin y la solucin recomendada para su aprobacin. Debe
ayudar a:
Investigar opciones y oportunidades.
Identificar las soluciones disponibles y cuantificar los beneficios y costos de cada
solucin.
Recomendar una solucin optimizada.
Identificar los riesgos y los problemas que pueden surgir durante la ejecucin.
Presentar la solucin para la aprobacin del financiamiento.
b) Estudio de viabilidad: el propsito de un estudio de viabilidad es identificar la
probabilidad de que una o ms soluciones satisfagan los requisitos de negocio

establecidos aplicando claridad a la toma de decisiones. Durante el estudio de

viabilidad,
se llevan a cabo una variedad de mtodos de evaluacin, hasta dar con una solucin
confirmada para su implementacin. Esta actividad ha de permitir:
Investigar la opcin de proyecto recomendada en el estadio anterior.
Documentar los requisitos que implica.
Identificar todas las posibles alternativas y revisar cada una para determinar su
viabilidad.
Estudiar los riesgos y los problemas que cada solucin conlleva y escoger la que se
implementar.
Documentar los resultados en un informe de viabilidad.
c) Definicin de proyecto: describe la visin del proyecto, los objetivos, el alcance y
los resultados, as como los grupos de inters, roles y responsabilidades. Es una hoja de
ruta clave para la direccin que sirve para:
Identificar la visin y los objetivos del proyecto y definir su alcance.
Enumerar todos los entregables crticos del proyecto.
Indicar los clientes y partes interesadas.
Enumerar las principales funciones atribuibles a cada rol y sus responsabilidades.
Crear una estructura organizativa para el proyecto.
Documentar el plan general de ejecucin.
Hacer una lista de los riesgos, los problemas y supuestos.
d) Nombramiento del equipo de proyecto: define los objetivos y las
responsabilidades intervinientes en la ejecucin del proyecto y su localizacin en la
estructura organizacional; completndolas con informacin suficiente sobre las
habilidades, experiencia y cualificaciones necesarias para cumplir cada una de las
funciones definidas. Una Habr de ser completada de nuevo cada vez que se
identifique un nuevo rol. Al hacerlo se debe tener en cuenta que ha de:
Crear un organigrama detallado, definiendo el propsito real de cada funcin.
Enumerar las principales responsabilidades y competencias, enumerando las
habilidades y experiencia necesarias y fijando los criterios clave de rendimiento.
Identificar el salario y las condiciones de trabajo.
Establecer a quin debe reportar cada miembro del equipo.
e) Revisin de la fase: durante esta revisin del proyecto, se toma una decisin en
funcin de si el equipo ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado para
pasar a la siguiente fase.
DOCUMENTOS ESENCIALES EN ESTA ETAPA:
Caso de negocio/ Plan de proyecto
Alcance de proyecto
Project chrter
Estudio de viabilidad

2. PLANIFICACION
sta es a menudo la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que tiene que
hacer un importante esfuerzo de abstraccin para calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo que habrn de preverse para lograr la consecucin a
tiempo y dentro de los parmetros previstos. Asimismo, tambin es necesario
planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisicin. Se trata, en
definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan
una clara hoja de ruta.

OBJETIVO:
Establecer el alcance total del esfuerzo.
Definir y refinar los objetivos.
Planear el curso de acc in necesario para alcanzar dichos objetivos.
Prever qu documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.
ACTIVIDADES DE ESTA ETAPA:
a) Elaborar el plan de proyecto inicial: debe reflejar el consenso sobre los
elementos crticos del proyecto, apuntando el modo en que ste se va a gestionar. Es
importante que logre:
Crear la estructura de desglose del trabajo.
Desarrollar el diagrama de red.
Determinar las necesidades de recursos.
Determinar el presupuesto del proyecto.
Reflejar la organizacin del proyecto.
Especificar la metodologa de control y gestin del cambio.
Definir las limitaciones del proyecto, los supuestos y los riesgos.
Crear un plan de comunicacin.
Proporcionar un plan de gestin de la calidad.
Desarrollar un plan de adquisiciones.
b) Plan de comunicacin: esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a transmitir la
informacin correcta, a las personas adecuadas, en el momento preciso. Informa acerca
de objetivos, estrategias, actividades y plazos en un mbito de coherencia.
Puede servir tambin para crear un programa de eventos de comunicacin que asegure
que todos los participantes en el proyecto se hallan siempre bien informados. Es vital
para el xito de cualquier proyecto y por eso ha de proporcionar:
Listado de los grupos de inters de comunicaciones.
Definicin de las necesidades de comunicacin de los interesados.
Identificacin de los eventos de comunicacin requeridos.
Mtodo y frecuencia de cada evento.
Asignacin de recursos a los eventos de comunicacin.
Construccin de una agenda de eventos de comunicacin.
c) Plan de gestin de recursos: resume el nivel de recursos necesarios para
completar un proyecto. Un plan de recursos debidamente documentado especificar
con exactitud las necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para
completar el proyecto. Esta plantilla de planificacin de recursos tambin ayuda a
obtener la aprobacin del patrocinador y describe:
Tipos de mano de obra necesarios para el proyecto.
Funciones y responsabilidades principales para cada tipo de trabajo.
Nmero de personas necesarias para cubrir cada rol.
Las partidas de cada equipo que se utilizarn.
Tipos y cantidades de equipos necesarios.
Importe total de los materiales necesarios.
d) Plan de gestin financiera : permite establecer un presupuesto, contra el cual se
mide el gasto. Identifica la inversin mnima necesaria para cumplir con los objetivos
especficos, definiendo todos los diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrir
(mano de obra, equipos, materiales y costos de administracin), junto con una
estimacin del valor de cada gasto. Debe ser claro en el establecimiento del gasto total

y conviene que se asocie a un calendario, dividiendo cada partida por etapas. Para un
director de proyecto, conseguir financiacin es una de las tareas ms importantes y,
por eso, si se quiere asegurar un resultado positivo, hay que seguir las mejores
prcticas en planificacin financiera que recomiendan no pasar por alto:
Tipos de costes laborales.
Las partidas de equipo necesarios.
Varios materiales necesarios por el proyecto
Los costos unitarios de la mano de obra, equipos y materiales.
Otros tipos de costos, tales como la administracin.
Cantidad de dinero para contingencias necesario.
e) Plan de gestin de calidad: ayudar a establecer los objetivos de calidad que
garanticen que los entregables producidos, cumplen con las necesidades del cliente,
adems de con la legalidad vigente. Por eso, este plan ha de comprender la siguiente
informacin:
Identificacin de los requisitos de los clientes.
Listado de las prestaciones a producir.
Criterios de calidad establecidos para estos productos entregables.
Definicin de estndares de calidad.
Acuerdo de los objetivos fijados con los clientes
f) Proyecto de Anlisis de Riesgos: busca identificar todos los posibles riesgos que
pueden presentarse para prever su mitigacin, planificar su prevencin y trabajar en los
medios de eliminacin que se emplearn, caso de producirse el riesgo esperado. Debe
incorporar:
Identificacin de los riesgos.
Estudio de supuestos.
Categorizacin y priorizacin de cada riesgo.
Probabilidad de que los riesgos ocurran.
Clculo del impacto de cada riesgo en el proyecto, caso de producirse.
g) Plan de aceptacin: es un acuerdo con el cliente estructurado en torno a un
calendario de tareas. Incluye una lista de las prestaciones, actividades de prueba de
aceptacin, criterios y normas que deben cumplirse, as como el plazo para su
finalizacin. En esta actividad ha de contemplarse la:
Creacin de una lista completa de todas las prestaciones del proyecto.
Confeccin de un listado de los criterios para obtener la aceptacin del cliente.
Puesta en prctica de las normas de aceptacin que deben cumplir.
h) Plan de compras y gestin de proveedores: delimita las necesidades de
aprovisionamiento, describe el proceso contractual de nombramiento de proveedores y
define el proceso para la adquisicin de cada producto, programando tambin los
plazos para la entrega. Incluye
Requisitos de contratacin.
Elementos necesarios para completar las adquisiciones y su justificacin financiera.
Recopilacin de informacin sobre los distintos proveedores.
Solicitud de presupuestos.
Seleccin y contratacin de proveedores.

i) Revisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no

continuar con la siguiente fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente
fase del proyecto puede ser iniciada.
DOCUMENTOS ESENCIALES EN ESTA ETAPA:
Plan de proyecto
Plan de comunicacin.
Plan de gestin de recursos.
Plan de gestin financiera.
Plan de gestin de la calidad.
Plan de gestin del riesgo.
Plan de aceptacin.
3. EJECUCION
En base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas, con sus
tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por
una buena comunicacin en esta fase para garantizar un mayor control sobre el
progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolucin del consumo
de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en
alguna herramienta de gestin de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el
riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y
modificaciones.
OBJETIVO DE LA FASE DE EJECUCION:
Reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los objetivos especficos por parte
de todos los participantes.
Fomentar la buena comunicacin entre las distintas partes interesadas.
Potenciar la responsabilidad individual.
Asegurar la aceptacin del proyecto.
Cumplir con los plazos fijados en las condiciones estimadas de uso de recursos y
presupuesto, entregando productos de calidad.
ACTIVIDADES EN LA FASE DE EJECUCION:
a) Asignar paquetes de trabajo asociados a cada actividad a todos los
miembros del equipo: es
importante que las explicaciones sean claras y suficientes pero sin entrar en excesivo
detalle.
b) Coordinar actividades y recursos: en funcin de las prioridades establecidas y
observando las dependencias marcadas en el programa.
c) Acatar las deadlines y plazos para cada evento o entrega de productos
intermedios: evitando retrasos que puedan afectar negativamente a otras actividades
o al curso global del proyecto.
d) Monitorizar el consumo de presupuesto: tratando de economizar y sin superar
las previsiones planeadas, llevando a cabo un control de gastos adecuado.
e) Hacer un seguimiento del uso de los recursos: especialmente en lo que
comporta a los destinados a participar en actividades de la cadena crtica o, si no se
est empleando este mtodo de gestin de
proyectos, en todas aqullas con un impacto relevante para el progreso del proyecto.
f) Controlar la relacin entre tiempo consumido y proporcin de proyecto
completada: se trata de optimizar esta relacin y poner soluciones a tiempo cuando
se observen descompensaciones.
g) Detectar desviaciones: partiendo del seguimiento, esta deteccin ser posible en
condiciones suficientes para implementar una solucin que d respuesta a los
problemas que las originaron. Lo ms importante es el tiempo de reaccin, que sea
suficiente para garantizar el margen de respuesta.

h) Informar sobre las desviaciones detectadas: tan relevante como su deteccin

es el poner en conocimiento de los interesados la situacin y la propuesta de cambio,
as como el modo de proceder a corregir la desviacin y el plazo de tiempo designado
para hacerlo.
i) Implementar acciones correctoras o modificaciones: deben ser comprendidas y
aceptadas por los interesados y proporcionar una respuesta satisfactoria que encauce
de nuevo el proyecto sin extender sus efectos negativos.
j) Controlar y gestionar los cambios: venciendo la resistencia inicial y potenciando
el feedback.
DOCUMENTOS ESENCIALES EN LA FASE DE EJECUCION:
Informe de progreso
Minutas de las reuniones.
Reporting de desviaciones, propuestas de cambio y aceptacin.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisin y
monitorizacin del progreso de proyecto.
Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la mxima premura posible,
para poder identificar las reas en las que puede ser requerido un cambio en la
planificacin. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a
la de ejecucin, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su
importancia y valor crtico para el proyecto, en esta gua se trata de manera
independiente.
OBJETIVO DE LA FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
Detectar desviaciones.
Actualizar el plan de gestin del riesgo.
Prever las medidas correctoras a tomar en cada caso.
Preparar un plan de contingencias.
ACTIVIDADES EN LA FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
a) Actualizacin y seguimiento de los instrumentos de gestin de proyecto: es
muy recomendable apoyarse en metodologas de gestin de proyectos, como el
Diagrama de Gantt, Pert, CPM o el Mtodo
de la Cadena Crtica para facilitar esta tarea y ganar en capacidad de control.
b) Definicin y establecimiento de los indicadores clave de gestin que
aportarn mtricas sobre las variables ms relevantes a controlar: deben
aportar informacin de valor y ser realistas, en cuanto al coste de la obtencin de
mtricas y el esfuerzo necesario para llevar a cabo las mediciones. Hace falta designar
a los responsables de recoger estos datos y contar con fuentes de verificacin para
cada grupo de indicadores.
c) Monitorizacin de los indicadores clave de gestin: se debe someter a una
frecuencia peridica que garantice el tiempo de reaccin necesario para actuar, caso
de detectarse una desviacin.
d) Comunicacin de desviaciones: lo ms importante a tener en cuenta en esta
accin es la claridad y precisin en la transmisin del mensaje, que se debe completar
con la puntualidad en el contacto y la correcta eleccin del interlocutor.
e) Planificacin y puesta en marcha de acciones correctoras: se deber procurar
la idoneidad y economa de recursos y preverse una nueva recogida de mtricas, que
permita comprar si los resultados vuelven a encuadrarse en los valores esperados.
f) Creacin de un plan de contingencias: que cumpla la funcin de plan B y
recupere, en la medida de lo posible, el curso ptimo del progreso de proyecto.
DOCUMENTOS DE LA FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:
Checklist revisiones de cada fase.

 Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser necesario).

Comunicacin de desviaciones detectadas.
- Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su plazo.
5. CIERRE
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y
las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este estadio, se establece
formalmente que el proyecto ha concluido.
OBJETIVO DE LA FASE DE CIERRE:
Lograr la aceptacin de los entregables.
Obtener la firma de los documentos de cierre.
ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE CIERRE:
a) Evaluar cada actividad y fase del proyecto.
b) Hacer una valoracin del proyecto en su conjunto.
c) Llegar a acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar.
d) Formalizar la aceptacin del proyecto.
e) Transmitir la informacin y formacin complementaria acordada.
f) Organizar la salida de los equipos de trabajo.
g) Entregar la documentacin de proyecto al cliente.
DOCUMENTOS ESENCIALES EN LA ETAPA DE CIERRE:
Informe de cierre de proyecto.
Revisin post implementaciones.
Aceptacin y entrega de proyecto.
Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o
informacional.

ETAPA 1 NECESIDAD
Definicin del problema o necesidad y de los factores de incidencia
La correcta formulacin de la necesidad o el problema, de sus dimensiones, y de los
factores de incidencia, sintetizando la informacin obtenida en el anlisis de la realidad
y refl exionando a partir de ella, constituye un aspecto clave para procurar un diseo
del proyecto adecuado al contexto y las necesidades.
En primer lugar, se trata de definir cul es el problema o necesidad, estableciendo
sus dimensiones.
Para formular adecuadamente el problema o necesidad es preciso:
- Integrar en la definicin la perspectiva de las partes: las y los destinatarios ltimos las
partes involucradas y otras partes interesadas.
- Contextualizar el problema o necesidad: ubicar las difi cultades o necesidades en el
espacio y en el tiempo (los proyectos deben tener un contexto).
- Concretar las difi cultades o necesidades que se plantean, estableciendo as las
dimensiones del problema o la necesidad: falta de integracin en recursos de ocio
normalizados, falta de experiencias siquiera puntuales de ocio positivo (educativo,
participativo, saludable); o en trminos de necesidad: necesidad de integracin en
recursos normalizados, necesidad de participacin siquiera puntual en actividades de
ocio positivo.
Para ello, es til plantearse algunas cuestiones y responder a las mismas, teniendo en
cuenta el anlisis de la realidad. Cuestiones tales como:
- En qu entorno fsico/geogrfi co se expresa la necesidad o el problema?

- Cmo surgi el problema o la necesidad y cmo ha ido evolucionando?, qu

respuestas se han ido dando?
- Quines son y qu hacen respecto a la necesidad o el problema- las y los
destinatarios ltimos?
Cuntos son? Cmo expresan la necesidad o el problema?
- Cmo expresan la necesidad o el problema otras partes involucradas y qu hacen en
relacin a la necesidad o el problema (para generarlo o resolverlo)?
- En qu plazo debera articularse una respuesta (cundo hay que empezar?) y
cunto tiempo sera necesario para llevar a cabo el proyecto?
En segundo lugar, se trata de identifi car los factores de incidencia, preguntndose
porqu se produce el problema o la necesidad y qu factores contribuiran a su
resolucin o atencin.
Lo que cabe, en todo caso, es plantear hiptesis sobre los factores que inciden en el
problema o la necesidad. La propia intervencin permitir valorar lo adecuado del
anlisis y, en su caso, identifi car nuevos aspectos e introducir ajustes en el proyecto,
con la participacin de las partes, concibiendo as el proyecto como un proceso de
investigacin- accin participativa.
ETAPA 2 IDEAS
ETAPA 3 POSIBLES SOLUCIONES
ETAPA 4 ANALISIS DE PREFACTIBILIDAD
c. Estudio de pre factibilidad
La etapa de pre factibilidad o conocida tambin como anteproyecto . En esta etapa
nacen los antecedentes del proyecto y se hace una evaluacin financiera para
determinar la viabilidad y conveniencia financiera del proyecto ms detallado; se
empieza a hablar de aspectos tcnicos y organizativos para la ejecucin del mismo.
Hay una identificacin y estimacin aproximada en forma desagregada de los costos y
beneficios del proyecto y de la magnitud de las inversiones y las posibilidades de
financiamiento.
d. Factibilidad
Es el nivel ms profundo en la identificacin de proyectos. Se reducen los mrgenes de
error y la incertidumbre considerablemente gracias al nivel de detalle. Se enfoca a la
evaluacin y el anlisis de la alternativa ms atractiva de las generadas durante esta
fase.
Se toma la decisin de llevar a cabo el proyecto.
ETAPA 11 CIERRE DEL PROYECTO
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar
que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele
ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto
(stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
E. Plan de evaluacin
El diseo de un proyecto debe contemplar necesariamente el diseo de su evaluacin.

La evaluacin constituye una parte muy importante del proyecto y debe incluirse en su
diseo.
Adems, disear la evaluacin en este momento, permite orientar el seguimiento del
proyecto, durante la fase de ejecucin, y la recogida de datos para la evaluacin fi nal,
evitando que al llegar ese momento no dispongamos de ellos.
El plan de evaluacin, ha de tener en cuenta al menos los siguientes aspectos:
- Aspectos a evaluar e indicadores de evaluacin.
- Momentos y espacios de reunin dedicados a la evaluacin: cronograma.
- Personas que participarn, tareas que debern realizar y dedicacin estimada a la
evaluacin: equipo evaluador.
- Fuentes de informacin disponibles para la obtencin de datos sobre los indicadores
defi nidos: procedimientos y tcnicas de recogida y obtencin de datos.
- Estimacin, en lo posible, del coste econmico del desarrollo del plan de evaluacin,
incluyndolo entre los costes directamente derivados de la ejecucin del proyecto.