(1) TIPO DE
PROCESO
A
P
O
Y
O
(2) PROCESO
G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A
(3) OBJETIVO
MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION
CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION
MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(4)
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR DEL (7) CAUSA
(8) RIESGO
PROCEDIMIENTO
RIESGO
1. RECEPCION DE BIENES Y
Operacional
Falta de revisin y conocimiento de las Elementos adquiridos no correspondan
ELEMENTOS
caractersticas de los elementos
con las especificaciones tcnicas
establecidas en los contratos.
2. ALMACENAMIENTO Y
Operacional
Limitaciones de espacio fsico.
Dificultad para el almacenamiento de
PRESERVACION DE BIENES Y
Informacin incompleta de los
elementos. Deterioro y perdida de los
ELEMENTOS.
elementos.
elementos
Operacional
Garantizar el
suministro de bienes
fsicos para las
actividades operativas y
administrativas con
criterios de
oportunidad, calidad, y
cantidad.
* Fallas tcnicas de los programas de
apoyo
(PCT).
* Los Formatos de solicitud de
elementos de consumo no diligenciados
correctamente.
* No existen controles apropiados.
* Eventos inesperados
Desactualizacin de la informacin
Legal
No cumplimiento del procedimiento y de
las normas
Sanciones de tipo legal
Financiero
Corrupcin
Faltante de elementos
3. ENTREGA DE BIENES Y
ELEMENTOS.
Recepcionar,
almacenar,
entregar e
inventariar los
bienes y
elementos
Operacional
4. MOVIMIENTO DE BIENES Y
ELEMENTOS.
Operacional
5. INVENTARIO DE BIENES Y
ELEMENTOS
Corrupcin
Detrimento patrimonial
Falta de coordinacin en el
traslado de elementos entre
funcionarios.
Desactualizacin de los Inventarios
Falta de control sobre los bienes
de la
EMPRESA.
Prdida de Inventarios.
Utilizacin de bienes de la
empresa para actividades particulares.
Inventarios obsoletos
No se refleje la informacin
contablemente. Informacin Contable
desactualizada
Falta de actualizacin en el sistema
6. REGISTRO EN EL SISTEMA
Tecnolgico
Desactualizacin de los Inventarios
ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION
(9)
FRECUE
NCIA
(10)
IMPACT
O
(11)
ALCAN
CE
(12)
CALIFICACIO
N (9+10+11)
2.5
2.2
ADMINISTRACION DEL RIESGO
(13) ZONA DE
RIESGO
BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
BAJO
BAJO
BAJO
BAJO
MEDIO
1
2.3
(14) ACCIONES DE
CONTROL
(15) EVIDENCIA DEL CONTROL
Revisin minuciosa de
especificaciones Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizacin de
procesos de entrega
de elementos a los
solicitantes. Adelantar procesos de
baja - Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizar procesos de
registro de la
informacin
aprovechando
disponibilidad del
sistema. Diligenciamiento de
formatos.
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Verificar
mensualmente el
cumplimiento e
informar y realizar
ajustes al mismo
Verificar la situacin.
Informar a
cuentadantes y
adelantar los tramites
correspondientes
Realizacin de
inventarios
espordicos
Comunicacin a los proveedores.
Inventarios espordicos.
Informes de los cuentadantes.
Auditorias de Control Interno.
Cumplimiento
programacin anual
de inventarios. Realizacin de
inventarios
espordicos
Coordinacin de
actividades con
Contabilidad
(16)
RESPONSABLES
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
(17)
VALORACION
DEL CONTROL
(18) RIESGO
Vs.
CONTROL
(19)
VALORACION
DEL RIESGO
ACEPTABLE
Actas del Comit de baja. Comprobante de salida de
elementos - Inventario de
elementos en depsito.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
MODERADO
Comprobante de entrada y salida
de elementos de consumo y
devolutivos.
Formatos diligenciados
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno. Sistemas.
4.4
MODERADO
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
ACEPTABLE
Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos
Registro contable consolidado
Actas de Inventarios firmadas .Comunicacin . - Procesos
disciplinarios
Formato traslado de elementos
Programacin Anual de
Inventarios. Actas de inventarios
firmadas .- Placas de elementos
Comunicacin escrita con
Contabilidad
Registros en el Sistema
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
Asesor Almacn.
Personal de apoyo y
Auditor de Control
Interno.
ACEPTABLE
MODERADO
2
4.6
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(1) TIPO
DE
PROCESO
A
P
O
Y
O
(2) PROCESO
G
E
S
T
I
O
N
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
T
I
V
A
(3) OBJETIVO
REALIZAR LOS
PROCESOS
DE INGRESO,
PERMANENCIA Y
RETIRO DE LOS
FUNCIONARIOS
DE LA EMPRESA
PROPORCIONANDO
CONDICIONES
PARA EL DESARROLLO
DE COMPETENCIAS,
HABILIDADES Y
APTITUDES Y
MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD DE VIDA
DEL
PERSONAL,
GARANTIZANDO LA
CALIDAD EN LA
PRESTACIN
DE LOS SERVICIOS Y EL
DESEMPEO DE LA
ENTIDAD.
(4)
PROCEDIMIENTO
SELECCIN,
VINCULACION,
INDUCCION Y
REINDUCCION Y
EVALUACION DE
PERSONAL.
CAPACITACIN,
BIENESTAR SOCIAL Y
SALUD
OCUPACIONAL
DESVINCULACION DE
PERSONAL
LIQUIDACION Y
PAGO DE NOMINA
ADMINISTRACION DE
HISTORIAS
LABORALES
(5) ACTIVIDADES
(6) FACTOR DEL
RIESGO
(7) CAUSA
(8) RIESGO
SELECCIN Y
REQUISITOS GENERALES,
VINCULACION DE
PERSONAL.
Operacional
La no objetiva seleccin de personal.
Baja productividad en los procesos de
la
Corporacin.
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
INDUCCION,
REINDUCCION.
Operacional
Desconocimiento de las actividades del proceso.
No cumplimiento de metas.
EVALUACION Y
SEGUIMIENTO DE
PERSONAL.
Operacional
Limitados parmetros para evaluar.
Evaluaciones no objetivas.
Acciones legales contra la empresa.
Legal
No cumplimiento de la norma
IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
NECESIDADES,
ELABORACION,
EJECUCION Y
SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES
Financiero
Limitaciones financieras.
Operacional
Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se
desarrollan. Incumplimiento de los proveedores.
Cumplimiento parcial de las actividades y
planes.
Cumplimiento parcial de las actividades y
planes.
RECEPCION DE
SOLICITUD DE RETIRO,
ELABORACION DE ACTO
ADMINISTRATIVO,
DESVINCULACION DEL
FUCIONARIO.
Legal
No cumplimiento del debido proceso.
Acciones legales contra la empresa.
Operacional
No cumplimiento
procedimientos
No cumplimiento del desarrollo del
procedimiento
RECEPCION DE
NOVEDADES,
ELABORACION Y
LIQUIDACION DE LA
NOMINA, VALIDACION DEL
SOI, ENTREGA DE
COMPROBANTES DE
PAGO.
Operacional
1. Envo inoportuno de las novedades por parte de los
responsables.
2. Inadecuado funcionamiento del software.
1. Entrega inoportuna de la nmina y
sus soportes al rea financiera.
2. Perdida de la informacin de nomina
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
RECEPCION DE
DOCUMENTOS,
APERTURA DE
EXPEDIENTES DE
HISTORIAS LABORALES,
DILIGENCIAMIENTO DE
HOJA DE CONTROL,
CONTROL Y SEGUIMIENTO
A LAS HISTORIAS
LABORALES,
EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES
Operacional
Entrega inoportuna de informacin
Desactualizacin de hojas de vida para toma
de decisiones.
Legal
No cumplimiento de la norma
Acciones legales contra la empresa.
de
actividades dentro de los
ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION
(9)
FRECUENCIA
(10)
IMPACTO
(11)
ALCANCE
(12)
CALIFICACION
ADMINISTRACION DEL RIESGO
(13) ZONA
DE RIESGO
BAJO
1
1.8
1.8
BAJO
1.8
BAJO
2.3
MEDIO
1.5
BAJO
2.3
MEDIO
MEDIO
3
2.2
(14) ACCIONES DE
CONTROL
(15) EVIDENCIA
DEL CONTROL
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Verificacin de
requisitos y perfiles
para el cargo.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Historia laboral,
Resolucin y Acta
de
Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Resolucin y
Acta de Posesin.
1. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
2. Listado de
asistencia, Lista de
chequeos
diligenciados.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
Evaluacin
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Formato de
identificacin de
necesidades
diligenciado.
2. Registro de
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Actualizar
permanentemente el
Norma grama.
1. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno
2. Registros de la
actividad realizada.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Evaluacin del
personal de acuerdo al
procedimiento
establecido.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Identificacin
de
necesidades.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
(16) RESPONSABLES
Secretario General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI
Oficina Jurdica (Jefe) Secretario
General
Talento Humano (Asesor)
Auditor OCI
(17) VALORACION
DEL CONTROL
(18) RIESGO
Vs.
CONTROL
3.6
(19)
VALORACION
DEL RIESGO
MODERADO
1.8
ACEPTABLE
1.8
Talento Humano (Asesor)
ACEPTABLE
4.6
Subdirectores y Jefes de oficina,
Asesor Talento Humano, Auditor
OCI
MODERADO
Subdirectores y Jefes de oficina,
Asesor Talento Humano, Auditor
OCI
Secretario General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI
4.6
MODERADO
Talento Humano (Asesor,
4.4
MODERADO
1.5
ACEPTABLE
Auditoras
realizadas por
control interno.
1.
BAJO
1
1.6
1.5
BAJO
1.8
BAJO
Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Elaboracin y
revisin de actos
administrativos.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Pre nmina.
2. Copias de
seguridad rea de
sistemas y Soporte
Lgico
3. Seguimiento por
parte de la oficina
de control interno.
1.
2.1
2,8
2.1
MEDIO
ALTO
MEDIO
Normatividad
aplicable
(Norma grama)
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Verificacin
hojas de vida.
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Custodia Historias
laborales
2. Seguimiento por
parte de la oficina de
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Acto
administrativo.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Comprobante de
pago.
2. Copias de
Seguridad
3. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Nomina
[Link] de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Listado de
documentos en
expediente.
2. Registro de
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Historias
laborales
[Link] de
Auditoras
realizadas por
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
Oficina Jurdica (Jefe) Secretario
General
Talento Humano (Asesor,
Contratistas) Auditor OCI
Talento Humano (Asesor)
Talento Humano. Auditor OCI,
Sistemas, Soporte Lgico
1.6
ACEPTABLE
1.5
ACEPTABLE
1.8
Talento
ACEPTABLE
Humano
1
2.1
5,6
ACEPTABLE
MODERADO
Talento Humano (Asesora y
Personal de Apoyo) Auditor OCI
Talento Humano (Asesora y
Personal de Apoyo) Auditor OCI
2.1
1
ACEPTABLE
