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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN - T

FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA
ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

TESIS
MEJORAMIENTO DE LA GESTIN DE TRMITE
DOCUMENTARIO UTILIZANDO FIRMA DIGITAL EN EL
PROYECTO ESPECIAL ALTO MAYO - MOYOBAMBA

Para optar el Ttulo de:

INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMTICA
Presentado por el Bachiller
LEE ED IBERICO SUREZ

Tarapoto - Per
2013

DEDICATORIA

A Dios
A mi madre
A mi familia

LEE ED

AGRADECIMIENTO

A Dios, por darme la vida.

A mi madre Gladys Consuelo Surez Cabanillas por todo su apoyo

incondicional; adems por estar conmigo cuando el resto no crea en m;
tambin por sus sabios consejos y palabras de aliento que me servirn
para afrontar cualquier adversidad. Gracias de corazn.

A mi padre Pablo Iberico Grandez por su apoyo y colaboracin.

A mis familiares que colaboraron y contribuyeron, tanto directa como

indirectamente, a finalizar este proyecto.

A mi asesor por alentarme a no desistir de finalizar este documento.

LEE ED

RESUMEN
El Proyecto Especial Alto Mayo (PEAM) es una institucin que forma parte del
Gobierno Regional de San Martn como unidad ejecutora dependiente; en este
contexto el PEAM ha venido ejecutando sus acciones con el uso combinado de
recursos del Tesoro Pblico, donaciones y Crdito Externo. Por consiguiente
cuenta con las normativas y funciones administrativas; as tambin contempla
los manuales de procedimientos administrativos (TUPA Texto nico de
Procedimientos Administrativos); estas herramientas de gestin son la fuente
para el planteamiento de indicadores de gestin en torno al proceso del trmite
documentario, el cual presenta una deficiencia en el control del crecimiento del
archivo general de la organizacin y sus dependencias.

En la presente tesis se propone como solucin la sistematizacin del proceso

de trmite documentario basado en firma digital, para la mejora de dicho
proceso en el PEAM. Esta solucin est pensada como un sistema a medida
por lo que se avoco el anlisis y diseo a la realidad organizacional del PEAM.

Las metodologas y herramientas de desarrollo de la solucin de software

proveen las facilidades para registrar y hacer seguimiento de expedientes,
soporte de archivos digitalizados, control del proceso por tablero de verificacin
y generar certificados para consignar firmas digitales de los usuarios
habilitados para su uso.

La organizacin de este documento, gua al lector en el conocimiento gradual

del problema, el anlisis y diseo de la alternativa de solucin. Se evalan las
consideraciones legales que implican las tecnologas de la firma digital y la
digitalizacin de documentos.

SUMMARY
The Alto Mayo Special Project (PEAM) is a governmental institution belonged to
the Regional Government of San Martin us a dependent execution unit, under
this fact the PEAM has been implementing its actions with the combined use of
Treasure resources, donations and External Credits.

Therefore it has regulatory and administrative functions and also provides

administrative procedure manuals (TUPA. Text of Administrative Procedures);
these management tools are the source for the planning of management
indicators on the process of documentary proceeding, which has a deficiency in
growth file control of the organization and its dependencies.

For the following research, the application of a documentary systematization

process based on digital signature is proposed as a solution, in order to improve
the process in self. This solution is designed as a measure system as focused
as the analysis and design of organizational reality of PEAM.

The methodologies and development solution tools software provide the easy
form of registration and monitoring of documents, digital supporting files,
process of control table to generate certification by digital signature of enabled
users.

The development of this document, guides the reader in gradual knowledge of

the problem, the analysis and design of the alternative of solution. Legal
considerations about technologies involving on digital signature and document
scanning are evaluated.

NDICE
I.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

18

1.1. Antecedentes del problema

18

1.2. Definicin del problema

19

1.3. Formulacin del problema

21

1.4. Justificacin e importancia

21

1.4.1. Relevancia Socio Ambiental

21

1.4.2. Relevancia Tecnolgica

22

1.4.3. Relevancia Econmica

23

1.5. Alcance y Limitaciones

II.

24

1.5.1. Alcance

24

1.5.2. Limitaciones

24

MARCO TERICO CONCEPTUAL

25

2.1. Antecedentes de la Investigacin

25

2.2. Definicin de trminos

28

2.2.1.

Registro

28

2.2.2.

Acreditacin

28

2.2.3.

Documento

29

2.2.4.

Documento Electrnico

29

2.2.5.

Firma electrnica

29

2.2.6.

Criptografa asimtrica

29

2.2.7.

Autenticacin

31

2.2.8.

Integridad

31

2.2.9.

Firma digital

31

2.2.10. Par de Claves

31

2.2.11. Clave pblica

31

2.2.12. Clave privada

32

2.2.13. Base de Datos

32

2.2.14. Usabilidad

32

2.3. Gestin Documentaria

32

2.3.1. Procesamiento de Documentos

33

2.3.2. Trmite de Documentos

34

2.4. Relevancia de la Firma Digital para la Gestin Documentaria

36

2.4.1.

Certificado digital

37

2.4.2.

Titular de firma digital

38

2.4.3.

Autoridad de Certificacin

39

2.4.4.

Titular de certificado digital

39

2.4.5.

Entidad de Registro o Verificacin

39

2.4.6.

Declaracin de Prcticas de Certificacin

40

2.4.7.

Depsito de certificados digitales

40

2.4.8.

Infraestructura de clave pblica

40

2.4.9.

Funcin hash

41

2.4.10. Formatos de firma

2.4.11.

Aplicaciones

que

41
permiten

firmar

digitalmente

42

documentos de manera independiente

2.4.12. Obtencin de informacin a partir de la firma digital

43

2.4.13. Marco Legal de la Firma Digital en el Per

43

[Link]. Ley de Firmas y Certificados Digitales -

43

Ley N 27269
[Link]. mbito de Aplicacin de la Ley N 27269

44

[Link]. Instituciones en el marco de la Ley N

45

27269
2.5. Bases tericas

47

2.5.1. Metodologa de Desarrollo

47

[Link].

Proceso Unificado (UP)

47

[Link].

Lenguaje de Modelado Unificado (UML)

49

[Link].

StarUML

49

2.5.2. Herramientas de Desarrollo

49

[Link].

PHP

50

[Link].

PostgreSQL

51

2.6. Hiptesis

51

2.7. Sistema de variables

52

2.7.1. Variable Independiente

52

2.7.2. Variable Dependiente

52

2.8. Escala de medicin

52

III.

2.9. Indicadores

52

2.10. Objetivos

53

2.10.1. Objetivo General

53

2.10.2. Objetivos Especficos

53

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

55

3.1. Tipo de investigacin

55

3.2. Nivel de investigacin

55

3.3. Diseo de investigacin

55

3.4. Cobertura de investigacin

56

3.4.1. Universo

56

3.4.2. Muestra

56

3.5. mbito geogrfico

57

3.6. Fuentes, tcnicas e instrumentos de investigacin

57

3.6.1. Fuentes

IV.

57

[Link].

Fuentes Primarias

57

[Link].

Fuentes Secundarias

57

3.6.2. Tcnicas

57

3.6.3. Instrumentos

58

3.7. Procesamiento y presentacin de datos

58

3.7.1. Procesamiento de los datos

58

3.7.2. Presentacin de datos

59

3.8. Anlisis e interpretacin de datos y resultados

59

RESULTADOS

61

4.1. Anlisis de la Solucin

61

4.1.1. Diagrama de Actores

61

4.1.2. Diagrama de Casos de Uso

62

4.1.3. Diagrama de Caso de Uso del Requerimiento

63

[Link].

Caso de Uso: CUR01 Registrar Trmite

63

[Link].

Caso de Uso: CUR02 Buscar Trmite

64

[Link].

Caso

65

de

Uso:

CUR03

Mantenimiento

Sistema
[Link].

Caso de Uso: CUR04 Generar Reporte

66

[Link].

Caso de Uso: CUR05 Gestin Certificado

66

Digital
[Link].

Caso de Uso: CUR06 Gestin Seguridad

67

[Link].

Caso

68

de

Uso:

CUR07

Evaluacin

Indicadores
4.1.4. Diagrama de Clases

69

4.1.5. Especificacin del Diagrama de Clases

70

4.2. Diseo de la Solucin

73

4.2.1. Modelo Fsico de Datos

73

4.2.2. Especificacin del Modelo Fsico de Datos

74

4.2.3. Arquitectura Web

84

4.2.4. Patrn de Diseo

86

4.2.5. Pantallas del Sistema

88

[Link].

Pantallas de Login al Sistema

88

[Link].

Pantallas: CUR01 Registrar Trmite

89

[Link].

Pantallas: CUR02 Buscar Trmite

92

[Link].

Pantallas: CUR03 Mantenimiento Sistema

93

[Link].

Pantallas: CUR04 Generar Reporte

95

[Link].

Pantallas: CUR05 Gestin Certificado Digital

97

[Link].

Pantallas: CUR06 Gestin Seguridad

98

[Link].

Pantallas: CUR07 Evaluacin Indicadores

100

4.3. Sistema de Trmite Documentario basado en firma digital

102

4.3.1. Definir los Procesos de Trmite Documentario segn 102

procedimientos y tiempos de la organizacin
[Link].

Unidad de Trmite Documentario

[Link].

Bases

Legales

para

el

manual

102
de 103

Procedimientos y Tiempos de atencin a los

procesos de Trmite Documentario
[Link].

El Proceso de Trmite Documentario basado 106

en indicadores de Gestin

4.3.2. Fomentar la cultura cero papel a travs del Sistema 109

documentario basado en firma digital
[Link].

Formatos de certificados digitales

[Link].

Cultura de cero papel basado en indicadores 112

110

de Gestin
4.3.3. Evaluacin de la Normativa tcnico legal del uso de la 118
Firma Digital
[Link].

Evaluacin Tcnica de la Firma Digital

118

[Link].

Evaluacin Legal de la Firma Digital

121

4.3.4. Evaluacin de la Normativa tcnico legal del uso de la 122

Digitalizacin de documentos
[Link].

Evaluacin Tcnica de la Digitalizacin de 122

documentos

[Link].

Evaluacin Legal de la Digitalizacin de 126

documentos

V.

DISCUSIN DE LOS RESULTADOS

128

VI.

CONCLUSIONES

131

VII. RECOMENDACIONES

133

VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

134

IX.

8.1. Libros Consultados

134

8.2. Pginas Web Visitadas

134

ANEXOS

136

NOMENCLATURAS

NDICE DE TABLAS
Tabla 01: Indicadores de la investigacin

52

Tabla 02: Especificacin del Diagrama de Clases

70

Tabla 03: Atributos de la tabla acceso

74

Tabla 04: Atributos de la tabla archivador

74

Tabla 05: Atributos de la tabla clasificacin

75

Tabla 06: Atributos de la tabla dependencia

75

Tabla 07: Atributos de la tabla expediente

75

Tabla 08: Atributos de la tabla expediente_archivado

77

Tabla 09: Atributos de la tabla expediente_destino

78

Tabla 10: Atributos de la tabla expediente_firmadodigital

78

Tabla 11: Atributos de la tabla expediente_referencia

79

Tabla 12: Atributos de la tabla item_menu

79

Tabla 13: Atributos de la tabla periodo

80

Tabla 14: Atributos de la tabla prioridad

80

Tabla 15: Atributos de la tabla proveido

80

Tabla 16: Atributos de la tabla recepcion_forma

81

Tabla 17: Atributos de la tabla rol

81

Tabla 18: Atributos de la tabla tipo_asunto

81

Tabla 19: Atributos de la tabla tipo_documento

82

Tabla 20: Atributos de la tabla tramite

82

Tabla 21: Atributos de la tabla usuario

83

Tabla 22: Arquitectura Web basado en 3 capas

85

Tabla 23: Transicin de Modelo basado en papel a electrnico

109

NDICE DE FIGURAS
Figura 01: Proceso de criptografa asimtrica (Encriptacin con clave pblica)

30

Figura 02: Proceso de criptografa asimtrica (Encriptacin con clave privada)

30

Figura 03: Proceso de obtencin de un certificado digital

38

Figura 04: Ciclo de Vida del Proceso Unificado

48

Figura 05: Diagrama de Actores

61

Figura 06: Diagrama de Casos de Uso del Negocio

62

Figura 07: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR01 Registrar Trmite

63

Figura 08: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR02 Buscar Trmite

64

Figura 09: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR03 Mantenimiento

65

Sistema
Figura 10: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR04 Generar Reporte

66

Figura 11: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR05 Gestin Certificado

66

Digital
Figura 12: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR06 Gestin Seguridad

67

Figura 13: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR07 Evaluacin

68

Indicadores
Figura 14: Diagrama de Clases

69

Figura 15: Modelo Entidad Relacin

73

Figura 16: Arquitectura Web basado en 3 capas

86

Figura 17: Patrn de Diseo

87

Figura 18: Pantalla de Login al Sistema

88

Figura 19: Pantalla de Bienvenida del Sistema

88

Figura 20: Pantalla para registrar un expediente e iniciar un trmite

89

Figura 21: Pantalla de formulario de validacin de clave privada del certificado

90

digital
Figura 22: Pantalla para derivar un expediente existente

90

Figura 23: Pantalla para archivar un expediente

91

Figura 24: Pantalla para recibir un expediente

91

Figura 25: Pantalla de Bsqueda de Trmite

92

Figura 26: Pantalla Ruta Histrica de un Trmite

92

Figura 27: Pantalla Mantenimiento de Archivadores

93

Figura 28: Pantalla Mantenimiento de Dependencia

93

Figura 29: Pantalla Mantenimiento de Formas de Recepcin de Expediente

94

Figura 30: Pantalla Mantenimiento de Tipo de Documento

94

Figura 31: Pantalla Mantenimiento de Tipo de Asunto

94

Figura 32: Pantalla Mantenimiento de Prioridad

95

Figura 33: Pantalla Mantenimiento de Provedo

95

Figura 34: Pantalla de Reporte de Expedientes Recibidos

95

Figura 35: Pantalla de Reporte de Expedientes Derivados

96

Figura 36: Pantalla de Reporte de Expedientes Generados

96

Figura 37: Pantalla de Reporte de Expedientes Archivados

96

Figura 38: Pantalla Formato de Salida de Reporte

97

Figura 39: Pantalla Formulario de Generacin de Certificado Digital

97

Figura 40: Pantalla de Registro de Usuarios

98

Figura 41: Pantalla de Registro de tem de Men

99

Figura 42: Pantalla de Registro de Rol de Usuario

99

Figura 43: Pantalla de Administracin de Accesos segn rol o perfil de usuario

100

Figura 44: Pantalla de ndice de Indicadores de Gestin

100

Figura 45: Pantalla de Tablero de Control

101

Figura 46: Flujograma del Funcionamiento del Trmite Documentario

103

Figura 47: Indicador de Usabilidad del Sistema de Trmite Documentario

107

Figura 48: Indicador Nmero de documentos firmados digitalmente

109

Figura 49: Indicador Nmero de documentos recibidos y emitidos

114

Figura 50: Indicador Clculo de folios de Documentos firmados digitalmente

115

Figura 51: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite

116

Figura 52: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite por Dependencia y tipo 116
de Asunto
Figura 53: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite por Dependencia, tipo 117
de Asunto y Expediente
Figura 54: Nmero de Documentos Archivados segn Dependencia

117

Figura 55: Valor legal de la Digitalizacin con Firma Digital

127

LISTA DE SIGLAS Y ABREVIATURAS

1. PEM: Privacy Enhanced Mail o Correo de Privacidad Mejorada; formato
usado en plataformas Unix/Linux.
2. DER: Distinguish Encoding Rules o Reglas de codificacin distintiva;
requerido para aplicaciones java.
3. REQ: Archivo de Requerimiento.
4. KEY: Archivo de Clave Privada.
5. PDF: Portable Document Format o Formato de Documento Portable.

6. SSL: Capa de Conexin Segura.

7. HTTPS: Protocolo Seguro de Transferencia de Hipertexto.
8. MD5: Algoritmo de Resumen del Mensaje 5.
9. SHA: Secure Hash Algorithm o Algoritmo de Hash Seguro, sistema de
criptografa teniendo como sucesor a SHA-1. El trmino hash proviene, del
ingls que se traduce como resumir o mezclar.
10. PKI: Public Key Infraestructure o Planta de Certificacin Digital (de
acuerdo con la RENIEC).
11. IOFE: Infraestructura Oficial de Firma Electrnica.
12. RENIEC: Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil.
13. INDECOPI: Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la
Propiedad.

INTRODUCCIN

Como consecuencia de la aparicin de las redes de computadores (intranet e

Internet) y la masificacin del correo electrnico se lleg a vaticinar que el
papel desaparecera de las oficinas de forma definitiva. En la prctica el efecto
fue totalmente contrario; la masificacin de las Tecnologas de la Informacin y
las Comunicaciones en lugar de forzar la desaparicin del papel en nuestras
actividades cotidianas, increment su uso al facilitar los medios para que
cualquier persona, en casas y oficinas, pudiera imprimir documentos a partir de
una cada vez mayor cantidad de informacin disponible.

En tiempos recientes el trmino ha vuelto a tomar fuerza en empresas y

gobiernos que desean automatizar sus procesos para conseguir mejorar su
gestin y de esta forma proveer mejores productos y servicios a sus clientes,
reduciendo los costos asociados.

As, en el primer captulo, se presenta la definicin y la relevancia analtica del

problema. En el segundo captulo el marco terico conceptual del problema, se
describe y sustenta las bases tericas de la alternativa de solucin. En el tercer
captulo, se detalla las metodologas de anlisis y desarrollo de sistemas a
utilizar.

En el cuarto captulo el anlisis de la solucin segn la metodologa del

proceso unificado de anlisis de sistemas; se desarrolla la alternativa de
solucin basado en arquitectura web; implicancias tcnico legales del uso de la
firma digital y la digitalizacin, y de cmo estas 2 tecnologas fomentan la
cultura de cero papeles de oficina.

Finalmente, en el quinto captulo, se incluyen las observaciones, conclusiones y

recomendaciones en base a los resultados obtenidos del estudio.

CAPTULO I

18

I.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Antecedentes del problema

La tecnologa disponible en nuestro siglo permite que una persona
cualquiera pueda comunicarse con otra persona al otro lado del mundo en
milsimas de segundo y con mucha eficiencia. Sin embargo, toda esta
tecnologa no siempre es utilizada en su totalidad. La falta de modernidad
hace pensar que es normal perder el tiempo haciendo trmites manuales
consumiendo valiosos recursos y provocando atrasos innecesarios dentro
de las instituciones y para con los ciudadanos, siendo ambos afectados
por la demora y costos que implica la gestin documentaria manual.

En el Per se ha dictado la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley

27269) 1, la cual regula la utilizacin de la firma digital 2, otorgndole la
misma validez y eficacia jurdica que el uso de una firma manuscrita u otra
anloga que conlleve manifestacin de voluntad.

El proyecto presenta un Sistema de Trmite Documentario que fomente y

soporte la digitalizacin y la firma digital, que est orientado al manejo
automatizado de todo tipo de trmites documentarios de manera digital.

El Sistema estar basado en un entorno web para su funcionamiento en

Internet e Intranet. Esta caracterstica elimina todo tipo de barreras de
distancia que frecuentemente, representan prdida de tiempo para los
ciudadanos y las instituciones como el Proyecto Especial Alto Mayo
(PEAM) - Gobierno Regional de San Martin. Tambin permite detectar
cuellos de botella en la organizacin con el objetivo de mejorar su
funcionamiento. Por todas estas razones este trabajo se brinda como una
1

Ley

de

Firmas

Certificados

Digitales

del

Per

Disponible

en

[Link]
2

Adams, Carlisle; La firma digital est referido al acto de asociar un archivo con algn documento, de

manera que este quede firmado por la persona; Canad; 2002.

19

propuesta integral que busca ahorrar tiempo y dinero, siendo tambin

eco- eficiente, reducindose as la brecha digital lo cual es tan necesario
en nuestro pas.
Ivonne Milagros Senz 3; identifica el trmite documentario como un
proceso de apoyo clave y esencial para la realizacin de procesos de
negocio y administracin. A pesar de ser automatizado; ocasiona un
enorme gasto de papel, servicio de mensajera, transporte y lo ms
importante el empleo del recurso humano en trmites burocrticos lo que
representa tiempos muertos. Su objetivo es agilizar la comunicacin
interna y eliminar los gastos innecesarios en que se incurrir por contar
con un proceso ineficiente y burocrtico. Un sistema de gestin
documentaria

basado

principalmente

en

el

uso

de

documentos

electrnicos, el correo y el concepto de colaboracin o trabajo en equipo

(Groupware), al cual se denomina Formato Electrnico de Documentos
Internos (FEDI) tiene por objetivo permitir el ujo de documentos internos
tales como, memorndum, proyectos, noticaciones, resoluciones,
solicitudes e informes.

1.2. Definicin del problema

El Proyecto Especial Alto Mayo (PEAM) fue creado mediante Decreto
Supremo N. 031-81-PCM como una institucin pblica descentralizada.
En 1990 adquiri la categora de Programa Presupuestario, con
personera jurdica y autonoma econmica, financiera, tcnica y
administrativa, D.L. N. 556 Art. 419.

El PEAM es transferido al Gobierno Regional de San Martn, el 09 de

setiembre

del

2003

mediante

D.S.

N.

024-2003-VIVIENDA,

en

concordancia con la Ley N 27902 en el que establece el inicio del

Milagros Senz, Ivonne; Tramitacin electrnica de documentos internos en aduanas. Masters

thesis; Universidad Nacional de Ingeniera FIIS; Lima; 2003.

20

proceso de transferencia a los Gobiernos Regionales y en el marco del

proceso establecido por el Consejo Nacional de descentralizacin.

En este contexto el Proyecto Especial Alto Mayo ha venido ejecutando

sus acciones con el uso combinado de recursos del Tesoro Pblico,
Donaciones y Crdito Externo, en base a polticas y lineamientos del
Instituto Nacional de Desarrollo (INADE) hasta el 09 de setiembre del
2003, fecha en que mediante por D.S. N. 024-2003-VIVIENDA se
dispone la transferencia definitiva al Gobierno Regional San Martn,
continuando como Unidad Ejecutora dependiente de este.

Actualmente el PEAM cuenta con un sistema de Trmite Documentario

llamado SISGEDO (Sistema de Gestin Documentaria), que fue
implantado en el PEAM, es una aplicacin web desarrollada por el
Gobierno Regional de Lambayeque para efectuar el registro, control y
seguimiento de todos los expedientes que se procesan en la Institucin,
tanto externos como internos, pero est orientado a registros y no ha
ficheros o archivos digitales, siendo una solucin parcial para la gestin
documentaria ya que an se tiene vigente el uso de papel y el tiempo
reducido es relativo a la hora de comparar con un sistema totalmente
manual.

Este sistema ha colaborado en cierto modo en reducir el tiempo empleado

en los trmites documentarios; pero debido a que fue instalado de manera
ofuscada o encriptado imposibilitando la adaptacin total del cdigo fuente
a la realidad corporativa vivida en el PEAM.

Siendo un sistema genrico no permite su adaptabilidad completamente

en la organizacin; por ello es palpable muchos inconvenientes en cuanto
a validaciones, tal es el caso que una dependencia puede derivarse a s
misma un documento, lo cual carece de sentido procedimental. Adems
es demasiado textual lo que dificulta el entendimiento para los usuarios
finales.

21

El soporte de la digitalizacin de los documentos no est previsto por este

sistema y tampoco la opcin de firmar digitalmente un determinado
documento electrnico.

Siendo estas observaciones en cierto modo sobre-llevadas, evitan la

escalabilidad, desarrollo y mejora de la gestin documentaria en cuanto a
tiempo y costo. Y no corroboran a la detencin del incremento masivo del
almacenamiento de documentos fsicos que muchas veces se ven en
deterioro por las mismas condiciones en las que estos son guardados.

1.3. Formulacin del problema

De qu manera el Proceso de Trmite Documentario basado en firma
digital mejorar la gestin documentaria en el Proyecto Especial Alto
Mayo?

1.4. Justificacin e importancia

Un sistema de trmite documentario basado en documentos electrnicos
y firma digital puede realizar un eficiente control del flujo de documentos y
del envo de los mismos en formato electrnico protegido con firma digital,
lo que permite darle validez legal al documento, identificar al remitente; y
gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales,
garantizar la integridad de los mismos.

1.4.1. Relevancia Socio Ambiental

Si el personal asignado a un trmite desea revisar un expediente
debe esperar a que ste est disponible, lo que puede tardar
mucho tiempo. Considrese el problema potencial de la alteracin
deliberada de documentos.

No es fcil detectar en qu estn ocupados los empleados de cada

rea ni las razones de los retrasos. Todo ello producto de la falta
de control de esta forma de administrar los documentos.

22

Todos estos problemas tienen como consecuencia que la

institucin adquiera una mala imagen frente a los usuarios y a los
propios empleados.

Para brindar una comunicacin eficiente, segura y confiabilidad en

el manejo de los documentos de la institucin, lo cual ha generado
un cambio de paradigma destinado a combatir los problemas
generados por el manejo burocrtico de la gestin documentaria.

Los gastos incurridos en papel como material de oficina van en

incremento debido a la deficiente fomentacin de la cultura de cero
papeles; pese a que actualmente las oficinas estn adoptando la
cultura del reciclaje. Y la fabricacin de este material como es
sabido conlleva al deterioro de nuestros bosques que termina
perjudicando al mundo.

1.4.2. Relevancia Tecnolgica

Permite una total accesibilidad a la informacin, puesto que facilita
consultar cualquier documento, referencia, sustento, documentos
relacionados, etc., sin necesidad de recurrir a archivos fsicos.
Notificndose respecto al estado de los documentos y plazos de
cumplimiento de las disposiciones dadas, constituyndose en una
herramienta fundamental de apoyo a la gestin documentaria de la
institucin.

De esta manera, al administrar el archivo electrnico de manera

centralizada, se dispone de manera inmediata de toda la
documentacin, permitiendo acortar al mximo los tiempos de
espera y obteniendo en tiempo real informacin del estado y lugar
exacto de un documento, as como del responsable de la gestin
del mismo.

23

Sin el manejo de archivos electrnicos se depende de una sola

copia del expediente de un trmite, que es transportada
fsicamente, en cada etapa del flujo. En la mayora de casos el flujo
es inexistente, y el camino se decide en cada proceso; siendo un
riesgo potencial de que el expediente o documento quede
traspapelado.

Al ser utilizado en una Intranet o en la Internet, se consigue la

independencia geogrfica en la administracin de los trmites
documentarios, permitiendo la disponibilidad de los mismos en
cualquier momento y desde cualquier lugar durante las 24 horas
del da, garantizndose que los datos que viajan por la web estn
protegidos de accesos no autorizados.

1.4.3. Relevancia Econmica

Propicia

la

reduccin

de

costos

asociados

la

Gestin

Documentaria y al uso del papel, contribuyendo con la Gestin

Administrativa Digital Cero Papel, as como con la preservacin
del medio ambiente debido a su alto ndice de omisin de uso de
papel.

Al no omitirse el uso de papel de oficina se deben realizar cobros

adicionales para cubrir los costos del abundante material de
escritorio empleado.

Los beneficios del uso de documentos electrnicos, los cuales se

traducen principalmente en: reduccin de costos, procesos ms
eficientes, mejor comunicacin, coordinaciones y un trabajo en
equipo e incluso una nueva organizacin 4.

Milagros Senz, Ivonne; Tramitacin electrnica de documentos internos en aduanas. Masters

thesis; Universidad Nacional de Ingeniera FIIS; Lima; 2003.

24

1.5. Alcance y Limitaciones

1.5.1. Alcance
La investigacin plantea facilitar la gestin documentaria del
PEAM de tal manera que la gestin de documentos sea en lo
posible electrnica y validada mediante firma digital.

1.5.2. Limitaciones

Corto periodo de tiempo para el desarrollo de la investigacin.

Limitada

difusin

de

la

cultura

cero

papel

en

las

organizaciones nacionales.

Extenso desarrollo de sistemas de trmite documentario

basados nicamente en registros.

25

II.

MARCO TERICO CONCEPTUAL

2.1. Antecedentes de la Investigacin
1. Investigacin: Sistema Integrado de Trmite Documentario RENIECTechnical Report.

Autor: Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil (RENIEC).

Objetivo: Incrementar la productividad y competitividad a travs de la
innovacin en la produccin de bienes y servicios, con el desarrollo y
aplicacin de las TIC.

Resultados: El Sistema Integrado de Trmite Documentario SITD,

basado en una plataforma informtica que permite la integracin y la
interoperabilidad de la documentacin que generan las diferentes
unidades orgnicas que conforman la Entidad, as como con la
diversas entidades del Estado, adems de Entidades privadas, que
remiten al RENIEC algn tipo de informacin que debe ingresar como
parte de los procedimientos de la tramitacin de documentos.

Conclusiones: El SITD permite un gran ahorro en el uso de papel y de

tinta de impresin, ya que todos los documentos que ingresan a la
institucin y que circulan por funcin, entre las diversas unidades
orgnicas estn digitalizados y son direccionados hacia las personas
que lo van atender.
El SITD genera ahorros en tiempo y recursos que pueden ser
destinados hacia otras tareas prioritarias, as como el menor gasto de
papel y tner para la impresin, apoya las actividades orientadas a la
conservacin del medio ambiente.

26

2. Investigacin: Implementacin de firma digital en una plataforma de

comercio electrnico.

Autor: Garca Rojas, Walter Augusto

Objetivo: El objetivo de la tesis es desarrollar un esquema de Firma
Digital para una plataforma Web de comercio electrnico haciendo
uso de la infraestructura adecuada que permita firmar documentos y
contratos con cien por ciento de valor legal y que sean cien por ciento
confiables.

Resultados: Mdulo de obtencin de datos a partir de documentos

firmados. Esquema de firma de documentos electrnicos en PDF.
Esquema de firma de contratos en PDF. Validacin de firmas digitales
en documentos PDF. Inclusin del sello de tiempo en la firma de
documentos y contratos.

Conclusiones: La obtencin de datos de la firma digital incrustada en

los documentos PDF se ha aplicado slo para documentos que se
firman con la plataforma en el proceso de registro o modificacin de
datos en el mismo momento que esto ocurre, descartndose la
posibilidad de obtener los datos de un documento ya firmado con
cualquier otra herramienta, ya que no existe la certeza de que
corresponda con la persona que realiza el registro o modificacin de
los datos.
3. Investigacin: Ministerio de salud implementa plataforma masiva
para trmite documentario - Technical Report.

Autor: Carlos Espinoza (director de sistemas del Ministerio

de Salud) (2006).
Objetivo: Plataforma masiva para trmite documentario en el
Ministerio de Salud.

Resultados: Se ha implementado una plataforma masiva para

27

trmite documentario. Menciona que el trmite de documentos en una

institucin grande del estado es un proceso bastante complicado por
el volumen de datos que es necesario manejar para lograr una
gestin efectiva de la informacin. Esto puede producir stress en el
personal encargado de gestionar los documentos y producir
problemas y desmoralizacin en los empleados.

Conclusiones: El proceso de gestin de documentos se puede

abordar de diversas formas, sin embargo lo que resulta complejo es
hacer que los usuarios se sientan comprometidos con el sistema para
que lo usen efectivamente. Lo siguiente que hay que tener en cuenta
es que los usuarios del sistema tienen que realizar otras tareas y
desde su punto de vista consideran el ingreso de documentos como
una actividad secundaria que frena su labor diaria, por ello es crtico
lograr la mayor automatizacin posible en el ingreso de los datos y
hacer que la operacin sea lo ms simple posible porque la
capacitacin de una gran cantidad de usuarios por largo tiempo sera
una prdida de recursos innecesaria gastado en opciones de poca
utilidad prctica.

4. Investigacin: Trmite documentario va web en el Ministerio de

Agricultura - Technical Report.

Autor: Ministerio de Agricultura (2006).

Objetivo: En el Ministerio de Agricultura se ha desarrollado un sistema

de trmite documentario que permitir realizar un seguimiento va
WEB del estado de los documentos que ingresan al Ministerio de
Agricultura (MINAG).

Resultados: Optimizacin los servicios brindados a sus usuarios

externos e internos. A travs de consultas directas a la base de datos
del MINAG, utilizando algunos datos generales (nmero, remitente,
fecha, etc.) podr acceder a la informacin del estado del documento.

28

Para una mejor utilizacin del Trmite Documentario va Web, pone al

alcance de los usuarios registrados una gua rpida.

Conclusiones: Internet es el medio que rompe las barreras

geogrficas y que este sistema va web es paso adelante para seguir
explotando este medio.

2.2. Definicin de trminos

2.2.1.

Registro
Encontramos para este trmino dos acepciones:
Lugar; donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros medios; donde ser anotada y referida toda la
documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar. La finalidad
bsica del registro en trminos generales es el control de todos
los documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos
de la entidad.

2.2.2.

Acreditacin
Proceso

travs

del

cual

la

autoridad

administrativa

competente, previo cumplimiento de las exigencias establecidas

en la Ley, faculta a las entidades solicitantes reguladas segn
reglamento a prestar los servicios solicitados en el marco de la
Infraestructura Oficial de Firma Electrnica. 5

Definicin de Acreditacin; Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales Ley N 27269;

Per; 2000.

29

2.2.3.

Documento
Cualquier forma de informacin estructurada y registrada para la
comprensin humana. 6

2.2.4.

Documento Electrnico
Conjunto

de

datos

electromagnticos,

basados

elaborados,

en

bits

generados,

impulsos

transmitidos,

comunicados y archivados a travs de medios electrnicos,

pticos o cualquier otro anlogo.

2.2.5.

Firma electrnica
Cualquier smbolo basado en medios electrnicos utilizado o
adoptado por una parte con la intencin precisa de vincularse,
autenticar y garantizar la integridad de un documento electrnico
o un mensaje de datos cumpliendo todas o algunas de las
funciones caractersticas de una firma manuscrita. Se incluye
dentro de esta definicin a la firma o signatura informtica.

2.2.6.

Criptografa asimtrica
Es una tcnica basada en el uso de un par de claves nicas; una
clave privada y una clave pblica relacionadas matemticamente
entre s de tal manera que una no pueda operar sin la otra y de
tal forma que las personas que conocen la clave pblica no
puedan derivar de ella la clave privada.

Se puede cifrar un mensaje con la clave pblica y descifrar con

la privada, dando confidencialidad al mensaje, ya que slo podr
6

Daz Canchay, Vctor Gilberto; Sistema de procesamiento de documentos; Masters Thesis

Universidad Nacional de Ingeniera FIIS; Lima; 1998.

30

ser visto por el usuario con la correspondiente clave privada (Ver

Figura 01).

Figura 01: Proceso de criptografa asimtrica (Encriptacin con clave

pblica).

Fuente: [Link]

Tambin, se puede cifrar con la clave privada y descifrar con la

clave pblica, lo cual no proporciona confidencialidad ya que
cualquiera puede descifrar un mensaje cifrado con una clave
secreta al poder obtener siempre la componente pblica de su
interlocutor, sin embargo, el hecho de cifrar un mensaje con la
clave secreta de un usuario implica una identificacin del usuario
al igual que lo hace una firma, por lo que este proceso se conoce
con el nombre de firma digital (Ver Figura 02).

Figura 02: Proceso de criptografa asimtrica (Encriptacin con clave

privada).

Fuente: [Link]

31

2.2.7.

Autenticacin
Proceso tcnico que permite determinar la identidad de la
persona

que

emite

un

mensaje

de

datos

firmado

electrnicamente, vinculndolo con dicho mensaje; este proceso

no otorga certificacin notarial ni fe pblica.

2.2.8.

Integridad
Caracterstica que indica que un mensaje de datos o un
documento electrnico no han sido alterados desde la
transmisin por el emisor hasta su recepcin por el destinatario.

2.2.9.

Firma digital
Aquella firma electrnica que utiliza una tcnica de criptografa
asimtrica y que tiene la finalidad de asegurar la integridad del
mensaje de datos a travs de un cdigo de verificacin, as
como la vinculacin entre el titular de la firma digital y el mensaje
de datos remitido.

2.2.10. Par de claves

En un sistema de criptografa asimtrica, comprende una clave
privada y su correspondiente clave pblica, ambas asociadas
matemticamente.

2.2.11. Clave pblica

En un sistema de criptografa asimtrica, es aquella usada por el
receptor de un mensaje de datos para verificar la firma digital
puesta en dicho mensaje y que puede ser conocida por cualquier
persona.

32

2.2.12. Clave privada

En un sistema de criptografa asimtrica, es aquella que se
emplea para generar una firma digital sobre un mensaje de
datos y es mantenida en reserva por el titular de la firma digital.

2.2.13. Base de Datos

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada

con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de
datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemticamente para su posterior uso.

2.2.14. Usabilidad

Se refiere a la facilidad con que las personas pueden utilizar una

herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado por
humanos con el fin de alcanzar un objetivo concreto. La
usabilidad tambin puede referirse al estudio de los principios
que hay tras la eficacia percibida de un objeto.

2.3. Gestin Documentaria

El proceso de trmite documentario realiza las actividades relativas a la
recepcin, registro, distribucin, circulacin, expedicin, despacho y
control de documentos.

Trmite Documentario, permite a las organizaciones tener el control de la

ubicacin fsica y estatus, actual y pasado de la documentacin que llega,
fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar
estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen
valor y cuellos de botella; para mejorar los flujos de los documentos
dentro de la organizacin.

33

La digitalizacin de documentos es el mecanismo ms eficiente y rentable

para

almacenar,

administrar

consultar

grandes

volmenes

de

documentos, en forma de imgenes digitales.

Las imgenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de
cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de
almacenamiento masivo, que garantizan su conservacin en ptimas
condiciones.

2.3.1. Procesamiento de Documentos

Es un generador de productividad. La definicin del Sistema de
Procesamiento de Documentos permite comprender cada uno de
los mdulos que lo componen, siendo sus componentes: La
creacin, administracin, almacenamiento, visualizacin, sistemas
de impresin electrnica y seguridad de los documentos.

Se definen ciertas facetas que identifican claramente la funcin del

documento y su contribucin al proceso de documentos. Las
facetas son:

Procesamiento

del

documento:

Agrupa

todo

tipo

de

operacin, procedimiento y medio que permite obtener un

documento. Esto involucra medios tecnolgicos de diversa
ndole, tales como display, software, medio magntico, papel,
lm, etc.
Performance

del

documento:

Esta

faceta

analiza

al

documento y su efectividad para comunicar, es decir que el

receptor de este documento logre percibir el verdadero
mensaje del emisor del documento. Hoy en da se necesita
documentos que informen oportunamente.

34

Acceso al documento: Se refiere al modo y al medio de como

accedemos

al

documento,

esto

quiere

decir

software,

almacenamiento fsico, etc. Describe el ciclo de vida del

documento: La concepcin, ensamblaje, archivo, recuperacin,
distribucin, visualizacin, impresin y acabado.

2.3.2. Trmite de Documentos

Este componente normar el archivo de documentos, su acceso y
recuperacin, as como la administracin del mismo de manera
manual.

Recepcin de Documentos
Este proceso se inicia cuando el documento fsico llega a la
mesa de partes, u oficina destinada para la recepcin de
documentos de la institucin, de manos del encargado o
interesado de un determinado trmite.

Registro de Documentos
El encargado seleccionar o consultar el flujo de trmite que
debe seguir el documento dependiendo del nivel de registro en
que se encuentre, del tipo de documento de referencia al que
se encuentre relacionado y a la unidad responsable del
documento. El registrador es el encargado de adjuntar el
documento fsico al documento de trmite.
Distribucin de Documentos
Si el documento tiene nmero de documento de referencia: Si
los datos mostrados, provenientes de una dependencia origen,
no coinciden con el documento de referencia, se detendr el
trmite. El registrador coordina con la unidad responsable para
que corrija la informacin de los documentos pertinentes; o
para intentar nuevamente retomar el trmite. Si toda la

35

informacin es correcta, el registrador procede registrar el paso

y derivacin del documento.
Control del Trmite de Documentos
El flujo de aprobacin de los documentos slo puede ser
cambiado desde el nivel de registro del documento, por tal
motivo el registrador es el encargado de cambiar este dato en
el documento de trmite si fuera necesario (por lo general en
caso de devolucin).

El registrador lleva personalmente los documentos de un

trmite a la dependencia derivada, esto puede ser dentro de un
lote de documentos para evitar viajes concurrentes a dicha
oficina o dependencia; lo cual la espera para generar o
acumular un lote conlleva mucho tiempo. Y el trmite tiende a
ser olvidado y su contenido traspapelado.
Clasificacin de Documentos
Los documentos a medida que atienden ms trmites, estos se
van apilando para ello se requiere tiempo para su clasificacin.
Archivo de Documentos
Las instituciones cuentan con oficinas de archivo general,
donde destinan lotes de documentos tramitados. Pero en su
mayora estos, a medida que pasa el tiempo, quedan pequeos
frente a la cantidad de lotes de documentos que van
ingresando ao tras ao. Comprometindose el buen estado y
dificultndose

posteriores

consultas.

Algunos

lotes

de

documentos llegan a ser destruidos debido a la falta de espacio

y antigedad.

36

2.4. Relevancia de la Firma Digital para la Gestin Documentaria

La firma digital es una modalidad de firma electrnica que utiliza una
tcnica de criptografa asimtrica y que tiene la finalidad de asegurar la
integridad del mensaje de datos a travs de un cdigo de verificacin, as
como la vinculacin entre el titular de la firma digital y el mensaje de datos
remitido. 7

La firma Digital se muestra como un medio para darle validez a un

documento electrnico o digitalizado por ello un documento electrnico
con firma digital, pasa a denominarse certificado digital el cual
representar a un documento fsico firmado legalmente. Se basa en un
proceso de encriptacin asimtrica.

Un sistema de firma digital permite cumplir con las siguientes funciones de

seguridad:
Integridad
Consiste en asegurar que la informacin no ha sufrido cambios no
autorizados, ya sea de manera accidental o intencional, una vez
firmado.
Autenticacin
Consiste en identificar al emisor del mensaje y sus atributos
principales, asegurando que es la persona que figura como firmante
en el documento.
No repudio
Esta caracterstica est ligada a la anterior, pues al autenticar la
identidad del firmante, se evita que el emisor del mensaje pueda
negar haberlo firmado. De esta manera se garantiza que el firmante
est de acuerdo con el contenido del documento o se vincula con l
7

Definicin de Firma Digital; INDECOPI.

37

de alguna forma (como autor, como revisor, dndose por enterado,

etc.).
Confidencialidad
Consiste en impedir que la informacin del documento, contrato o
firma, sea vista por usuarios no autorizados.
Momento de la firma
Si la firma se lleva a cabo de forma correcta, incorporando
informacin temporal fehaciente, es posible saber que el documento
exista antes de un momento dado, que es el que se indica cmo
momento de la firma.

2.4.1.

Certificado digital
Documento electrnico generado y firmado digitalmente por una
entidad o autoridad de certificacin el cual vincula un par de
claves con una persona natural o jurdica confirmando su
identidad.

Proceso para la Obtencin de un Certificado Digital

1. El solicitante se dirige a una empresa o entidad que tenga el

carcter de Prestador de Servicios de Certificacin y solicita
de ellos las claves y el certificado digital correspondiente a
las mismas. Este trmite generalmente se puede realizar
presencialmente, acudiendo a dicha entidad o virtualmente,
por medio de Internet, utilizando la pgina Web del
Prestador de Servicios de Certificacin.

2. El prestador de Servicios de Certificacin comprobar la

identidad del solicitante, bien sea directamente o por medio
de

entidades

colaboradoras

(Autoridades

Locales

de

38

Registro), para lo cual se deber mostrar el D.N.I. y si se

trata de un representante de una sociedad (administrador,
apoderado, etc.) o de cualquier otra persona jurdica, deber
acreditar documentalmente el cargo y las facultades del
mismo (vigencia de poderes).

3. El prestador de Servicios de Certificacin mediante los

dispositivos tcnicos adecuados crea las claves pblica y
privada que le corresponde al solicitante, y genera el
certificado digital correspondiente a dichas claves.

Figura 03: Proceso de obtencin de un certificado digital.

Fuente: [Link]

2.4.2.

Titular de firma digital

Persona natural a quien se le vincula de manera exclusiva con
un mensaje de datos firmado digitalmente utilizando su clave
privada. Por excepcin, en el caso de firmas digitales generadas
a travs de agentes automatizados, se considera titular de la
firma digital a la persona natural o jurdica titular del certificado
digital a partir del cual se generan dichas firmas digitales.

39

2.4.3.

Autoridad de Certificacin
Una autoridad de certificacin (AC o CA por sus siglas en ingls
Certification Authority) o entidad de certificacin, es una persona
jurdica que presta servicios de emisin, gestin, cancelacin u
otros servicios inherentes a la certificacin digital. Asimismo,
puede asumir las funciones de registro o verificacin 8.

Las CAs disponen de sus propios certificados pblicos, cuyas

claves privadas asociadas son empleadas por las CAs para
firmar los certificados que emiten. Un certificado de CA puede
estar auto-firmado cuando no hay ninguna CA de rango superior
que lo firme. Este es el caso de los certificados de CA raz
(autoridad de certificacin raz), el elemento inicial de cualquier
jerarqua de certificacin. Una jerarqua de certificacin consiste
en una estructura jerrquica de CAs en la que se parte de una
CA auto-firmada, y en cada nivel, existe una o ms CAs que
pueden firmar certificados de entidades finales (personas,
aplicacin de software, etc.) o bien certificados de otras CAs
subordinadas, plenamente identificadas y cuya poltica de
Certificacin sea compatible con la CA de rango superior.

2.4.4.

Titular de certificado digital

Persona natural o jurdica a quien se le atribuye de manera
exclusiva un certificado digital.

2.4.5.

Entidad de Registro o Verificacin

Persona jurdica encargada del levantamiento de datos, la
comprobacin de stos respecto a un solicitante de certificado

Definicin de Entidad de Certificacin; Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales Ley

N 27269; Per; 2000.

40

digital, la identificacin y autenticacin del suscriptor de una

firma digital, la aceptacin y autorizacin de las solicitudes para
la emisin de certificados digitales, as como de la aceptacin y
autorizacin de las solicitudes de cancelacin de certificados
digitales.

En el Per la Entidad de Certificacin Nacional para el Estado

Peruano, que cumple funciones de Entidad de Registro y
Verificacin es la RENIEC (Registro Nacional de Identificacin y
Estado Civil).

2.4.6.

Declaracin de Prcticas de Certificacin

Conjunto de polticas y procedimientos que sigue una entidad de
certificacin para la prestacin de sus servicios.

2.4.7.

Depsito de certificados digitales

Sistema de almacenamiento y recuperacin de certificados
digitales, as como de la informacin relativa a stos, disponible
por medios telemticos.

2.4.8.

Infraestructura de clave pblica

Es una combinacin de hardware y software, polticas y
procedimientos de seguridad que permiten la ejecucin segura
de operaciones criptogrficas (como el cifrado, la firma digital, el
no repudio de transacciones electrnicas).

En el Per la Autoridad Administrativa Competente de la

Infraestructura Oficial de Firma Electrnica es INDECOPI.

41

2.4.9.

Funcin hash
Una funcin o algoritmo hash, en trminos informticos, se
refiere a una funcin o mtodo para generar claves o llaves que
identifican de manera casi unvoca a un documento, archivo,
registro, etc. Como resultado de la aplicacin de esta funcin o
algoritmo a un documento, archivo o registro dado se obtiene, lo
que se denomina, un hash (llamado tambin resumen). Una
funcin hash o resumen, es una funcin para resumir o
identificar probabilsticamente un gran conjunto de informacin,
dando como resultado un conjunto imagen finito, generalmente
menor (un subconjunto de los nmeros naturales, por ejemplo).

Una propiedad fundamental del hashing (aplicacin de la funcin

hash) es que si los resultados de aplicar la funcin a dos
documentos diferentes, entonces los dos documentos que
generaron dichos resultados tambin lo son.

Las funciones o algoritmos hash son usadas en mltiples

aplicaciones,

como

los

arrays

asociativos,

criptografa,

procesamiento de datos y firmas digitales, entre otros. Los

algoritmos hash MD5 y SHA-1 son dos de los ms populares.

2.4.10. Formatos de firma

Las normas TS 101 733 y TS 101 903 definidas por la ETSI
(European Telecommunications Standards Institute) definen los
formatos tcnicos de la firma electrnica. La primera se basa en
el formato clsico PKCS#7 de RSA es una estndar sobre la
sintaxis de los mensajes criptogrficos. Otros estndares de
criptografa de clave pblica que son de inters son:
PKCS#11 interfaz de dispositivo criptogrfico. Define un API
(Application Programming Interface - Interfaz de Programacin

42

de

Aplicaciones)

genrico

de

acceso

dispositivos

criptogrficos.

PKCS#12 estndar de sintaxis de intercambio de informacin

personal. Define un formato de fichero usado comnmente para
almacenar claves privadas con su certificado de clave pblica
protegido mediante clave simtrica.

XMLDsig firma XML especificada por el consorcio W3C (World

Wide Web Consortium - Consorcio de la Web); es un estndar
donde se define la sintaxis y las reglas de proceso para la
creacin de firmas digitales XML.

2.4.11. Aplicaciones que permiten firmar digitalmente documentos

de manera independiente
Actualmente existe un gran nmero de aplicaciones que
permiten

firmar

digitalmente

documentos

de

manera

independiente, as como applets que se integran dentro de

aplicaciones Web para firmar documentos. Por otro lado existen
tambin aplicaciones independientes que permiten verificar
firmas

digitales.

continuacin

se

mencionan

algunas

aplicaciones independientes que permiten la firma digital de

documentos.

Profirma. Es una aplicacin para Windows que permite la firma

de documentos independientemente de su formato. Esta
aplicacin genera archivos en formato PKCS#7 con la extensin
.fir, en cuyo interior se almacenan las firmas electrnicas, los
certificados utilizados y el documento firmado, que se puede
extraer para visualizarlo con el programa adecuado.

Por otro lado Adobe tiene al Acrobat, software que permite crear
documentos PDF y aplicar codificaciones, permisos y firmas

43

electrnicas a los archivos. Los documentos PDF pueden

visualizarse con el software gratuito Adobe Reader y con esta
herramienta se permite adems validar firmas electrnicas y
comprobar la certificacin de documentos. Adems, mediante el
Adobe LiveCycle Reader Extensions, los usuarios Adobe Reader
podrn firmar electrnicamente los archivos PDF.

2.4.12. Obtencin de informacin a partir de la firma digital

Dentro del proceso de registro o modificacin de los datos de
una empresa, el sistema incluir una seccin en la cual se puede
firmar un documento y, como producto de este proceso, obtener
informacin til sobre el firmante, como son entre otros:

El nombre del firmante.

El e-mail del firmante.

La empresa del firmante.

La entidad certificadora.

La certificadora raz (Autoridad certificadora de ms alto

nivel).

La firma del documento se podr realizar haciendo uso de un

archivo donde se almacena la clave privada (estndar PKCS12)
o un dispositivo criptogrfico (estndar PKCS11). Con la firma
digital de estos documentos se permite garantizar a las partes
interesadas la identidad del firmante, as como la imposibilidad
de negar la informacin firmada (no repudio).

2.4.13. Marco Legal de la Firma Digital en el Per

[Link]. Ley de Firmas y Certificados Digitales - Ley N

27269
En el Per se aprob en mayo del ao 2000 la Ley de
Firmas y Certificados Digitales Ley N 27269, que

44

regula la utilizacin de la firma electrnica, a la cual se

le otorga la misma validez y eficacia jurdica que el
uso de una firma manuscrita u otra anloga que
conlleve manifestacin de voluntad. De esta manera,
la firma manuscrita y la electrnica quedan en
igualdad jurdica; con este hecho el Per dio un paso
importante en la regulacin de las medidas tcnicas
de seguridad, que permiten el flujo permanente y
seguro de datos e informacin a travs de redes
abiertas. 9

Las Firmas Electrnicas en la Ley N 27269.

Conforme a lo establecido en la Ley N 27269, se
entiende por firma electrnica, a cualquier smbolo
basado

en

medios

electrnicos,

utilizados

adoptados por una parte (firmante) con la intencin

precisa de vincularse o autenticar un documento,
cumpliendo todas o algunas de las funciones
caractersticas de una firma manuscrita. En el proceso
de autenticacin no se otorga certificacin notarial ni
fe pblica. El proceso de autenticacin se define como
aquel proceso tcnico que permite determinar la
identidad de la persona que firma electrnicamente,
en funcin del mensaje firmado por ste y al cual se le
vincula.

[Link]. mbito de Aplicacin de la Ley N 27269

La Ley N 27269, se aplica a cualquier firma
electrnica que se pone, aade o se asocia a un
mensaje de datos, con la finalidad de vincular e
identificar
9

al

firmante,

as

como

garantizar

Rgimen Jurdico de la Firma Electrnica en el Per. Jos Francisco Espinoza Cspedes.

la

45

autenticacin

integridad

de

los

mensajes

electrnicos. Con la vinculacin e identificacin previa

de los firmantes, se garantiza el no repudio de la
informacin firmada. Se tendr la certeza de la
persona

que

autenticacin.

emiti
La

el

mensaje,

firma

tambin

es

decir,

la

garantiza

la

integridad, es decir, que el documento no ser

modificado.

La Ley N 27269 define la firma digital como una firma

electrnica que utiliza una tcnica de criptografa
asimtrica, con la cual se asegura la integridad del
mensaje de datos y vincula al titular de la firma con el
mensaje remitido.

Esta tcnica criptogrfica hace uso de dos claves, una

privada, que solo la conoce el titular y la usa para
generar la firma digital y una clave pblica con la cual
el receptor verifica la firma.

[Link]. Instituciones en el marco de la Ley N 27269

La Ley de Firmas y Certificados Digitales hace
mencin a las instituciones sobre las que se sentarn
las bases para el desarrollo de las firmas y
certificados digitales en nuestro pas, estas son:

a) La Autoridad Administrativa Competente, que es el

organismo pblico responsable de acreditar a las
entidades de certificacin y a las entidades de registro
o

verificacin,

de

reconocer

los

estndares

tecnolgicos aplicables en la Infraestructura Oficial de

Firma Electrnica, de supervisar dicha Infraestructura,
as como la reglamentacin y prestacin de servicios

46

de valor aadido relacionados con la misma y las

otras funciones sealadas en el Reglamento o
aqullas que requiera en el transcurso de sus
operaciones.

b) La Entidad de Certificacin, es la persona jurdica

que presta indistintamente servicios de produccin,
emisin,

gestin,

cancelacin

otros

servicios

inherentes a la certificacin digital. Asimismo, puede

asumir las funciones de registro o verificacin.

c) La Entidad de Certificacin Extranjera, es aquella

que cumple las mismas funciones sealadas en b),
pero no se encuentra domiciliada en el pas, ni inscrita
en los Registros Pblicos del Per, conforme a la
legislacin de la materia, es decir, la Nueva Ley
General de Sociedades - Ley N 26887.

d) La Entidad de Registro o Verificacin, es aquella

persona jurdica encargada del levantamiento de
datos, la comprobacin de stos respecto a un
solicitante de certificado digital, la aceptacin y
autorizacin de las solicitudes para la emisin de
certificados digitales, as como de la aceptacin y
autorizacin de las solicitudes de cancelacin de
certificados digitales.

Es necesario resaltar, que la entidad de registro

recabar los datos personales del solicitante de la
firma digital, directamente de ste y para los fines
sealados en la ley. En cuanto a la informacin
relativa a las claves privadas y datos que no sean
materia de certificacin, sta se mantendr bajo la
reserva correspondiente. Slo puede ser levantada

47

por orden judicial o pedido expreso del suscriptor de

la firma digital.

2.5. Bases tericas

2.5.1. Metodologa de Desarrollo

La metodologa utilizada para la elaboracin del proyecto es el
proceso unificado de desarrollo de software (UP) que se
caracteriza por estar dirigido por casos de uso, centrado en la
arquitectura y por ser iterativo e incremental., ya que a medida que
avanza el desarrollo del sistema se incorporarn las distintas
mejoras que vayan surgiendo y de esta forma ir corrigindolo y
mejorndolo. En definitiva, mejorar gradualmente la versin, las
capacidades y las funcionalidades del sistema a partir de los
requerimientos definidos.

La metodologa utilizada para el diseo y, por tanto, para el

desarrollo del sistema se basar principalmente en elementos del
lenguaje de modelado unificado (UML), para ello se manejar como
herramienta a StarUML.

[Link]. Proceso Unificado (UP)

El

Proceso

Unificado

de

Desarrollo

Software

simplemente Proceso Unificado es un marco de

desarrollo de software que se caracteriza por estar
dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura y
por ser iterativo e incremental.

48

Figura 04: Ciclo de Vida del Proceso Unificado.

Fuente: [Link]

De acuerdo a la figura 04 el marco de trabajo del

Proceso Unificado est basado en 4 fases:

Inicio.- Fase en la que se define los diferentes alcances

del proyecto, la especificacin de los requerimientos y se
describen con los casos de uso del negocio.

Elaboracin.- Fase en la que se realiza la planificacin

del proyecto, se especifican en detalle los casos de uso
y se realiza el diseo de la arquitectura del sistema sin
llegar a la especificacin del mtodo de programacin.

Construccin.- Fase en la que se establecen los

mtodos de desarrollo y ensamblado del sistema,
validndose desde la programacin y control de calidad;
para que al final se decida si todo est preparado para la
instalacin del sistema.

Transicin.- Fase en la que se asegura que los

requisitos se han cumplido y que el software est

49

disponible y dirigida por los usuarios finales.

[Link]. Lenguaje de Modelado Unificado (UML)

Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar,
construir y documentar un sistema. UML ofrece un
estndar para describir un "plano" del sistema (modelo),
incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos
de negocio y funciones del sistema, y aspectos
concretos

como

programacin,

expresiones

esquemas

de

de
bases

lenguajes
de

datos

de
y

componentes reutilizables.

[Link]. StarUML
Es una aplicacin de diagramado de UML. Es un
proyecto de software libre. Se trata de un programa de
modelado similar a otros como Rational Rose. Dispone
de una serie de mdulos para tener funcionalidad
aadida, aunque su funcionalidad bsica es muy
completa. StarUML es capaz de generar cdigo fuente a
partir de diagramas en los siguientes lenguajes: C/C++,
Java, Visual Basic, Delphi, JScript, VBScript, C#,
[Link], etc.

2.5.2. Herramientas de Desarrollo

Para el desarrollo de esta solucin basada en software libre 10 se
emplean herramientas de desarrollo para lo cual la codificacin del
10

Software libre significa que el software respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En

trminos generales, los usuarios tienen la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el
software.

Por

tanto,

el

software

libre

[Link]

es

una

cuestin

de

libertad,

no

de

precio.

50

sistema se utilizar el lenguaje de programacin PHP con soporte

para base de datos PostgreSQL.

La interfaz con el usuario ser a travs de una interfaz web que

sern accedidos por un navegador web cliente tales como Mozilla
Firefox o Google Chrome haciendo de est una aplicacin
atractiva, sencilla de utilizar y de fcil acceso ya sea a travs de
una intranet o de la internet.

[Link]. PHP
Es un lenguaje de programacin de uso general de script
del lado del servidor originalmente diseado para el
desarrollo web de contenido dinmico. Fue uno de los
primeros lenguajes de programacin del lado del
servidor que se podan incorporar directamente en el
documento HTML en lugar de llamar a un archivo
externo que procese los datos. El cdigo es interpretado
por un servidor web que genera la pgina Web
resultante.

Si bien PHP no obliga a quien lo usa a seguir una

determinada metodologa a la hora de programar, an
hacindolo, el programador puede aplicar en su trabajo
cualquier tcnica de programacin o de desarrollo que le
permita

escribir

cdigo

ordenado,

estructurado

manejable. Un ejemplo de esto son los desarrollos que

en PHP se han hecho es el patrn de diseo Modelo
Vista Controlador (MVC), que permiten separar el
tratamiento y acceso a los datos, la lgica de control y la
interfaz de usuario en tres componentes independientes.

51

[Link]. PostgreSQL
Es un Sistema Gestor de Bases de Datos relacional
orientado a objetos 11 y libre, publicado bajo la licencia
BSD 12. Como muchos otros proyectos de cdigo abierto,
el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una
empresa y/o persona, sino que es dirigido por una
comunidad de desarrolladores que trabajan de manera
desinteresada,

altruista,

libre

organizaciones

comerciales.

y/o

Dicha

apoyada

por

comunidad

es

denominada el PGDG (PostgreSQL Global Development

Group).

2.6. Hiptesis
Si se sistematiza el Proceso de Trmite Documentario basado en firma
digital entonces se mejorar la gestin documentaria en el Proyecto
Especial Alto Mayo.

11

Una Base de Datos Orientada a Objetos extiende los lenguajes con datos persistentes de forma

transparente, control de concurrencia, recuperacin de datos, consultas asociativas y otras

capacidades. Las bases de datos orientadas a objetos se disean para trabajar bien en conjuncin
con

lenguajes

de

programacin

orientados

objetos.

[Link]
12

La licencia BSD al contrario que la GPL permite el uso del cdigo fuente en software no libre.

[Link]

52

2.7. Sistema de variables

2.7.1. Variable Independiente

Proceso de Trmite Documentario basado en firma digital (X).

2.7.2. Variable Dependiente

Gestin documentaria (Y).

2.8. Escala de medicin

Se utilizar la Escala Cualitativa ordinal, y Cuantitativas de intervalo y de
razn.

2.9. Indicadores
Tabla 01: Indicadores de la investigacin.

Variable
X

Indicador
Usabilidad

del

Unidad de Medida

sistema

de

trmite

Porcentajes

documentario.
Nmero

de

documentos

firmados

Unidades

Nmero de documentos recibidos y emitidos.

Unidades

Nmero

Unidades

digitalmente.
Y

de

hojas

de

papel

firmados

digitalmente.
Tiempo de duracin de los trmites.
Cantidad de documentos almacenados en
las dependencias de la institucin.

Fuente: Elaboracin propia.

Tiempo
Unidades

53

2.10.

Objetivos

2.10.1.

Objetivo General
Determinar de qu manera el Sistema de Trmite
Documentario basado en firma digital mejorar la Gestin
documentaria en el Proyecto Especial Alto Mayo.

2.10.2.

Objetivos Especficos

Definir los procesos de Trmite Documentario en el

PEAM, segn manual de procedimientos y tiempos
de la organizacin.

Fomentar la cultura cero papel.

Evaluar la normativa tcnico legal del uso de la firma

digital.

Evaluar la normativa tcnico legal del uso de la

digitalizacin de documentos.

CAPTULO II

55

III. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

3.1. Tipo de investigacin

El presente estudio de investigacin corresponde a la Investigacin
Cientfica Aplicada. La investigacin aplicada, movida por el espritu de
la investigacin fundamental, ha enfocado la atencin sobre la solucin de
problemas ms que sobre la formulacin de teoras 13.

Se refiere a la intencionalidad de este tipo de investigacin hallar

resultados inmediatos a problemticas planteadas cientficamente pero
con la intencin de una aplicabilidad sobre las mismas. Esto se ajusta a
nuestro estudio que busca dotar a un sistema de trmite documentario el
soporte de firma digital, que est dentro de un plano tecnolgico/cientfico,
para que se mejore la gestin documentaria, plano de realidad aplicable,
de la institucin corporativa.

3.2. Nivel de investigacin

El nivel de investigacin del presente estudio es la Investigacin
Explicativa. Que tiene un carcter explicativo-causal, que busca
explicacin no solo de la problemtica sino de los factores causales que
afectan al sujeto de estudio motivando la problemtica.

El nivel de esta investigacin se centra en la relevancia hipottica del

problema analizando sus causas relevantes encasilladas en niveles
sociales, ambientales, tecnolgicos y econmicos.

3.3. Diseo de investigacin

El diseo de la investigacin es Correlacional/causal. Busca describir
las correlaciones o relaciones causales entre variables, en uno o ms
13

Jhon w. Best, Como investigar en Educacin Novena Edicin; New Jersey USA; 1970.

56

indicadores y en un momento determinado.

3.4. Cobertura de investigacin

3.4.1. Universo
La poblacin est comprendida por todos los usuarios internos
involucrados en la gestin documentaria y por la dependencia de
Gerencia y Administracin de la institucin con un total de 80
individuos.

3.4.2. Muestra
Como conocemos el universo aplicamos:

n=

N*Z2 a *p*q
d2 *(N-1)+Z2 a *p*q

Donde:
N = 80 (total de la poblacin)
Z2 a = 1.962 (para una seguridad del 95%)
p = 0.05 (proporcin esperada, en este caso 5%)
q = 0.95 (1 p, en este caso 1 - 0.05)
d = 0.03 (precisin, en este caso deseamos un 3%)
Desarrollo de la Formula:

n=

80*1.962*0.05*0.95
2

0.03 *(120-1)+1.962*0.05*0.95

n=

7.4556
0.1071+0.093195
n=37.22

57

Segn el desarrollo de la frmula obtenemos una muestra para la

cobertura de la investigacin y aplicando redondeo a la variable n.
As: n=37.

3.5. mbito geogrfico

El mbito geogrfico de esta investigacin se encuentra delimitado en la
provincia de Moyobamba en la regin de San Martin Per.

3.6. Fuentes, tcnicas e instrumentos de investigacin

3.6.1. Fuentes

[Link]. Fuentes Primarias

Libros.
Revistas cientficas.
Documentos electrnicos.
Evidencias. Consistentes en todos los trabajos,
proyectos,

ensayos

otros

realizados

con

anterioridad.

[Link]. Fuentes secundarias

Sitio web de Wikipedia.
Otras pginas web.

3.6.2. Tcnicas
Encuesta. Dirigido a los usuarios para recolectar informacin
sobre el uso del sistema de trmite documentario.
Evaluaciones: Para evaluar los contenidos de digitalizacin y
firma digital.
Anlisis documental. Para evaluar las evidencias y realizar los
lineamientos tecnolgicos sobre la firma digital.

58

Observacin directa: Del proceso de la gestin de documentos.

Anlisis de comparacin: Para analizar la situacin inicial con la
final.

3.6.3. Instrumentos
La entrevista. El entrevistador "investigador" y el entrevistado;
se realiza con el fin de obtener informacin de parte de ste,
que es, por lo general, una persona entendida en la materia de
la investigacin.

3.7. Procesamiento y presentacin de datos

3.7.1. Procesamiento de los datos
Se utilizarn la estadstica descriptiva como las medidas de
variabilidad:
Promedio. Se determin a partir de datos no agrupados, para el
cual, la frmula a emplear es la siguiente:

x =

Donde:

x
n

x = Promedio

x = Sumatoria de las calificaciones

n = Nmero de unidades de anlisis

Varianza.
(x- x )2
S =
n
2

59

Donde:
2
S = Varianza

x = Calificaciones
x = Promedio

n = Nmero de unidades de anlisis

Adems se utilizarn hojas de clculo para procesar los datos y

poder manipularlos con mayor facilidad.

3.7.2. Presentacin de datos

Se realizarn cuadros, diagramas y grficos.

3.8. Anlisis e interpretacin de datos y resultados

Se utilizar el anlisis de contenidos que es una tcnica de investigacin
para la descripcin objetiva, sistemtica y cualitativa del contenido
manifiesto de la comunicacin (Berelson 1952), esta es la definicin ms
importante pero tambin existen otras como puede ser la de Krippendorff
(1980) segn la cual el anlisis de contenido es una tcnica de
investigacin para hacer inferencias reproductibles y vlidas de los datos.
Los objetivos del anlisis de contenido son tres:
La descripcin precisa y sistemtica, de las caractersticas de una
comunicacin.
La formulacin de inferencias sobre contenidos exteriores al
contenido de la comunicacin.
La prueba de hiptesis para su verificacin o rechazo.

CAPTULO III

61

IV. RESULTADOS
4.1. Anlisis de la Solucin
A continuacin se presentan los diagramas de la arquitectura del sistema,
los cuales muestran las eventualidades que el sistema realiza para
interactuar con los actores. Primero se presenta el diagrama de actores, y
luego se presentan los diagramas de casos de uso y por ltimo el
diagrama de clases.

4.1.1. Diagrama de Actores

Un actor representa un rol de una entidad externa que interacta
con el sistema (Arlow & Neustadt 2005). En este proyecto los
actores representaran los roles de usuarios del sistema.

Figura 05: Diagrama de Actores.

Fuente: Elaboracin propia.

62

4.1.2. Diagrama de Casos de Uso

Figura 06: Diagrama de Casos de Uso del Negocio.

Fuente: Elaboracin propia.

63

4.1.3. Diagrama de Caso de Uso del Requerimiento

[Link]. Caso de Uso: CUR01 Registrar Trmite
Figura 07: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR01
Registrar Trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

64

[Link]. Caso de Uso: CUR02 Buscar Trmite

Figura 08: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR02
Buscar Trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

65

[Link]. Caso de Uso: CUR03 Mantenimiento Sistema

Figura 09: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR03
Mantenimiento Sistema.

Fuente: Elaboracin propia.

66

[Link]. Caso de Uso: CUR04 Generar Reporte

Figura 10: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR04
Generar Reporte.

Fuente: Elaboracin propia.

[Link]. Caso de Uso: CUR05 Gestin Certificado Digital

Figura 11: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR05
Gestin Certificado Digital.

Fuente: Elaboracin propia.

67

[Link]. Caso de Uso: CUR06 Gestin Seguridad

Figura 12: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR06
Gestin Seguridad.

Fuente: Elaboracin propia.

68

[Link]. Caso de Uso: CUR07 Evaluacin Indicadores

Figura 13: Diagrama de Uso del Requerimiento CUR07
Evaluacin Indicadores.

Fuente: Elaboracin propia.

69

4.1.4. Diagrama de Clases

Figura 14: Diagrama de Clases.

Fuente: Elaboracin propia.

70

4.1.5. Especificacin del Diagrama de Clases

Tabla 02: Especificacin del Diagrama de Clases.

Clase
cls_Tipoasunto

Descripcin
Esta clase representa todos los tipos de
asunto presentes en cualquier tipo de
trmite.

cls_RecepcionForma

Representa las formas en que el

expediente podr ser recepcionado por
sus destinatarios.

cls_Prioridad

Representa la prioridad que pueda

tener cada expediente.

cls_TipoDocumento

Representa

todos

los

tipos

de

documentos vigentes por todas y cada

una de las dependencias de la entidad.
cls_Clasificacion

Representa

las

caractersticas

de

clasificacin de los trmites relativos al

TUPA (Texto nico de Procedimientos
Administrativos) organizacional.
cls_Expediente

Representa a todos los expedientes

que circulan en cada proceso de trmite
documentario.

cls_ExpedienteReferencia

Es una Especializacin de la clase

Expediente, el cual maneja todos los
expedientes referenciados por otros
expedientes

71

cls_ExpedienteFirmadoDigital Es un Especializacin de la clase

Expediente, el cual maneja las firmas
digitales y sus firmantes de cada
expediente.
cls_ExpedienteDestino

Es un Especializacin de la clase
Expediente, el cual maneja todos los
destinatarios de cada expediente.

cls_Dependencia

Representa todas las dependencias de

la organizacin.

cls_Tramite

Representa el flujo de cada proceso de

trmite documentario en la entidad.

cls_Proveido

Representa el modo o carcter de

accin, al derivar un expediente segn
trmite.

cls_Archivador

Representa los archivadores de cada

dependencia, segn periodo.

cls_ExpedienteArchivado

Representa

el

detalle

de

cada

archivador y periodo, el cual maneja

todos los expedientes archivados
cls_Periodo

Representa el periodo vigente dentro de

la organizacin.

cls_Usuario

Representa todos los empleados que

son registrados como usuarios del
sistema.

cls_Rol

Representa el perfil que tendr cada

usuario.

72

cls_ItemMenu

Representa

todas

las

opciones

desplegables en el men del sistema.

cls_Acceso

Representa todos los permisos de cada

rol a un determinado tem de men del
sistema.

Fuente: Elaboracin propia.

Para la elaboracin del diagrama de clases la herramienta StarUML

presenta 3 smbolos que representan los modificadores de control
de acceso a los atributos y operaciones de cada clase dentro del
sistema; los cuales son:
(#): Protected (Protegido) Limita el acceso a las subclases de
una clase.
(+): Public (Pblico) Totalmente disponible para cualquier otra
clase.
(-): Pivate (Privado) Solo pueden ser accedidos desde su
propia clase.

73

4.2. Diseo de la Solucin

4.2.1. Modelo Fsico de Datos

Figura 15: Modelo Entidad Relacin.

Fuente: Elaboracin propia.

74

4.2.2. Especificacin del Modelo Fsico de Datos

A continuacin se detalla el modelo fsico de datos. En orden

alfabtico.
Tabla 03: Atributos de la tabla acceso.

Atributo
id_acceso

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla acceso.

(PK)
id_item_menu

Indica el tem de men que se dar permiso de

acceso.

id_rol

Indica el rol o perfil que tendr dicho permiso.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 04: Atributos de la tabla archivador.

Atributo
id_archivador (PK)

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla
archivador.

descripcin

Nombre del archivador.

id_dependencia

Indica la dependencia en la que se crea

el archivador.

id_usuario_archivopersonal

Indica si el archivador pertenece a un

determinado usuario, por lo que el
archivador tendr carcter personal.

id_periodo

Indica el periodo en el que se crea el

archivador.

Fuente: Elaboracin propia.

75

Tabla 05: Atributos de la tabla clasificacion.

Atributo
id_clasificacion

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla clasificacin.

(PK)
descripcion

Descripcin

de

la

clasificacin

TUPA

de

determinados procedimientos administrativos.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 06: Atributos de la tabla dependencia.

Atributo
id_dependencia (PK)

Descripcin
Cdigo

de

identificacin

de

la

tabla

dependencia.
descripcion

Nombre de la Dependencia.

siglas

Siglas descriptivas de la Dependencia.

origen

Indica el origen de la Dependencia.

1 => Interno
0 => Externo
id_usuario_responsable

Cdigo de la tabla usuario, que indica el

responsable de la Dependencia.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 07: Atributos de la tabla expediente.

Atributo
id_expediente (PK)

Descripcin
Cdigo

de

identificacin

de

la

tabla

expediente.
id_dependencia

Dependiente que registra el expediente.

fecha_registro

Fecha de Registro del expediente.

76

id_prioridad

Prioridad

con

la

que

se

registra

el

expediente.
origen

Indica el origen del expediente.

1 => Interno
0 => Externo
exp_personal

Indica si el expediente es personal o no.

1 => Es personal
0 => No lo es
responsable

Nombre del Responsable del expediente

registrado.
Si se especifica que el expediente es
personal entonces se tomar el nombre del
usuario que registra; pero si no, entonces
se tomar el nombre del responsable de la
dependencia en la que se registra.

cargo_responsable

Cargo del responsable del expediente.

fecha_expediente

Fecha del expediente.

id_tipodocumento

Indica el tipo de documento del expediente.

siglas

Siglas descriptivas del expediente en base

al tipo de documento y al correlativo
interno de los mismos documentos de la
dependencia.

id_recepcion

Indica la forma de la recepcin del

expediente.

folios

Nmero de folios del expediente.

asunto

La descripcin del asunto del expediente.

hora_registro

Hora de registro del expediente.

anio

Cdigo del ao activo.

ruta_doc

Ruta relativa del archivo digitalizado y

subido al sistema (en formato pdf).

contenido

Detalle del contenido del expediente.

77

id_usuario_firma

Cdigo del usuario del responsable del

expediente.

id_clasificacion

Cdigo del clasificador de procedimientos

administrativos, si el expediente se define
un origen externo entonces se procede al
llenado de este dato.

nro_dias

Nmero de das para que el procedimiento

administrativo concluya si el expediente es
de origen externo.

id_tipoasunto

Especifica el tipo de asunto del expediente.

ruta_doc_firmado_digital

Ruta

relativa

del

archivo

firmado

digitalmente. Y almacenado en el directorio

del servidor a travs del sistema web (en
formato pdf).
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 08: Atributos de la tabla expediente_archivado.

Atributo

Descripcin

id_expediente_archivado

Cdigo

de

(PK)

expediente_archivado.

id_expediente

Cdigo

del

identificacin

expediente

de

que

la

tabla

ha

sido

archivado.
id_archivador

Cdigo del archivador en el que se

archivar el expediente.

descripcion

Detalle o descripcin sobre el archivado

del expediente.

fecha

Fecha del archivado del expediente.

hora

Hora del archivado del expediente.

id_dependencia

Cdigo de la dependencia que archiva el

78

expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 09: Atributos de la tabla expediente_destino.

Atributo

Descripcin

id_expediente_destino

Cdigo

(PK)

expediente_destino.

id_expediente

Cdigo del expediente destinatario que parte

de

la

de

identificacin

derivacin

de

de

un

la

tabla

determinado

expediente.
detalle

Detalle de la derivacin del expediente.

id_usuario

Cdigo del usuario segn dependencia al que

se deriva el expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 10: Atributos de la tabla expediente_firmadodigital.

Atributo

Descripcin

id_expediente_firmadodigital

Cdigo de identificacin de la tabla

(PK)

expediente_firmadodigital.

id_expediente

Cdigo

del

expediente

firmado

digitalmente.
id_usuario_firma

Cdigo

del

expediente.
Fuente: Elaboracin propia.

usuario

firmante

del

79

Tabla 11: Atributos de la tabla expediente_referencia.

Atributo

Descripcin

id_expediente_referencia (PK)

Cdigo de identificacin de la tabla

expediente_referencia.

id_expediente

Cdigo del expediente que referencia

a otro.

id_expediente_referenciado

Cdigo del expediente referenciado.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 12: Atributos de la tabla item_menu.

Atributo
id_item_menu

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla tem_menu.

(PK)
id_item_padre

Cdigo del tem men padre del tem de men a

registrar, si es nulo o vacio entonces el tem de men
ser principal o padre.

descripcion

Nombre del tem de men.

url

Ruta relativa del tem de men.

orden

Orden numrico del tem men por el que ser

posicionado en el men del sistema.

controlador

Nombre del controlador que manejara las opciones del

tem de men (basado en el patrn de diseo de la
solucin).

accin

Nombre de la accin que ejecutar dicho tem de

men (basado en el patrn de diseo de la solucin el
cual hace referencia a un mtodo de una clase del
paradigma orientado a objetos).

estado

Estado del tem de men.

80

0 => Inactivo
1 => Activo
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 13: Atributos de la tabla periodo.

Atributo
id_periodo

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla periodo.

(PK)
anio

Ao del periodo.

estado

Estado del periodo vigente.

0 => Inactivo
1=> Activo
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 14: Atributos de la tabla prioridad.

Atributo
id_prioridad

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla prioridad.

(PK)
descripcion

Descripcin de la prioridad.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 15: Atributos de la tabla proveido.

Atributo
id_proveido

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla provedo.

(PK)
descripcion

Descripcin del modo de proveer un trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

81

Tabla 16: Atributos de la tabla recepcion_forma.

Atributo
id_recepcion

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla recepcin_forma.

(PK)
descripcion

Descripcin de la forma de recepcin.

Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 17: Atributos de la tabla rol.

Atributo

Descripcin

id_rol (PK)

Cdigo de identificacin de la tabla rol.

descripcion

Descripcin del rol de usuario.

estado

Estado del rol de usuario.

0 => Inactivo
1 => Activo
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 18: Atributos de la tabla tipo_asunto.

Atributo
id_tipoasunto

Descripcin
Cdigo de identificacin de la tabla tipo_asunto.

(PK)
descripcion

Descripcin del tipo de asunto.

Fuente: Elaboracin propia.

82

Tabla 19: Atributos de la tabla tipo_documento.

Atributo

Descripcin

id_tipodocumento

Cdigo

de

identificacin

de

(PK)

tipo_documento.

descripcion

Descripcin del tipo de documento.

abreviatura

Abreviatura del tipo de documento.

origen

Indica el origen del tipo de documento.

la

tabla

1 => Interno
0 => Externo
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 20: Atributos de la tabla tramite.

Atributo

Descripcin

id_tramite (PK)

Cdigo de identificacin de la tabla trmite.

id_expediente

Cdigo del expediente a tramitarse.

id_dependencia

Cdigo de la dependencia que registra el

trmite.

fecha

Fecha de registro del trmite.

operacion

Indica el tipo de Operacin del trmite.

0 => Registrado
1 => Derivado
2 => Archivado
3 => Retornado
4 => Finalizado
forma_envio

Indica la forma de envo o derivacin del

expediente.

83

0 => Original
1 => Copia
id_dependencia_destino

Cdigo de la dependencia a la que se

destina el expediente.

proveido

Nombre

del

modo

de

provedo

del

derivacin

del

expediente.
detalle

Detalle

acerca

de

la

expediente.
horaregistro

Hora de registro del trmite.

id_usuario

Cdigo del usuario que registra el trmite.

id_usuario_destino

Cdigo

del

usuario

destinatario

del

expediente.
Fuente: Elaboracin propia.

Tabla 21: Atributos de la tabla usuario.

Atributo

Descripcin

id_usuario (PK)

Cdigo de identificacin de la tabla usuario.

dni

Nmero de DNI del usuario.

id_rol

Cdigo del rol al que pertenecer el usuario.

usu_login

Nombre de cuenta (login) del usuario.

usu_password

Contrasea de acceso al sistema.

nombres

Nombres del usuario.

apellidos

Apellidos del usuario.

celular

Nmero de celular del usuario.

estado

Estado del usuario.

0 => Inactivo
1 => Activo
usu_email

Correo electrnico del usuario.

cargo

Cargo del usuario dentro de la dependencia.

84

iniciales

Iniciales del nombre completo del usuario.

id_dependencia

Cdigo de la dependencia a la que

pertenece el usuario.

prefijo

Modalidad de trato hacia la persona que

representa el usuario.

passphrase

Frase de paso que identifica la clave

privada del certificado digital del usuario.

certificado_digital

Ruta relativa del certificado digital del

usuario.

dias_validez_certificado

Nmero de das de validez del certificado

digital del usuario.

Fuente: Elaboracin propia.

4.2.3. Arquitectura Web

En esta seccin se muestran la arquitectura WEB y el esquema de
comunicacin WEB utilizada para el desarrollo del sistema y para
cumplir con los requerimientos establecidos.

El esquema basado en 3 capas es un estilo de despliegue

arquitectnico describe la separacin de la funcionalidad en
segmentos separados de forma muy parecida al estilo de capas,
pero en el cual cada segmento est localizado en un computador
fsicamente separado.

Este estilo ha evolucionado desde la aproximacin basada en

componentes generalmente usando mtodos especficos de
comunicacin asociados

a una plataforma en vez

aproximacin basada en mensajes.

de la

85

Tabla 22: Arquitectura Web basado en 3 capas.

Arquitectura Web basado en 3 Capas

Presentacin

Esta capa contiene la representacin grfica o

visual del sistema, gestiona la navegabilidad de
la interfaz grfica de usuario, validacin de datos
de entrada y el formateo de los datos de salida.

Lgica de Negocio

Esta capa contiene el conjunto de reglas y pasos

establecidos para representar las necesidades
que el negocio ha establecido. Es la base del
sistema.

Acceso a Datos

Esta capa gestiona los aspectos relacionados a

la manipulacin y persistencia de los datos que
se manejan en el negocio.
Para su gestin con el administrador de base de
datos

relacional

(RDBMS)

se

disean

operaciones de creacin, consulta, actualizacin

y eliminacin de los datos de cada entidad o
tabla de base de datos.
Fuente: Elaboracin propia.

86

Figura 16: Arquitectura Web basado en 3 capas.

Fuente: [Link]

4.2.4. Patrn de Diseo

Se utiliza el patrn diseo Modelo-Vista-Controlador (MVC) el cual
permite un diseo flexible y escalable, mediante una separacin
absoluta de la presentacin, la lgica del negocio y el acceso a
datos (Arquitectura web).

87

Figura 17: Patrn de Diseo.

Fuente:
[Link].

[Link]

88

4.2.5. Pantallas del Sistema

[Link]. Pantallas de Login al Sistema

Es la pantalla de validacin de acceso al sistema el cual
solicita el nombre de usuario, password o contrasea y un
cdigo de verificacin.

Figura 18: Pantalla de Login al Sistema.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 19: Pantalla de Bienvenida del Sistema.

Fuente: Elaboracin propia.

89

[Link]. Pantallas: CUR01 Registrar Trmite

Figura 20: Pantalla para registrar un expediente e iniciar un
trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

En el marcador A de la figura 20: Se muestra la opcin

para firmar digitalmente el expediente en PDF. Solo se
muestra si el Usuario cuenta con certificado Digital.

90

Figura 21: Pantalla de formulario de validacin de clave privada

del certificado digital.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 22: Pantalla para derivar un expediente existente.

Fuente: Elaboracin propia.

91

Figura 23: Pantalla para archivar un expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 24: Pantalla para recibir un expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

92

[Link]. Pantallas: CUR02 Buscar Trmite

Figura 25: Pantalla de Bsqueda de Trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 26: Pantalla Ruta Histrica de un Trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

93

[Link]. Pantallas: CUR03 Mantenimiento Sistema

Figura 27: Pantalla Mantenimiento de Archivadores.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 28: Pantalla Mantenimiento de Dependencia.

Fuente: Elaboracin propia.

94

Figura 29: Pantalla Mantenimiento de Formas de Recepcin de

Expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 30: Pantalla Mantenimiento de Tipo de Documento.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 31: Pantalla Mantenimiento de Tipo de Asunto.

Fuente: Elaboracin propia.

95

Figura 32: Pantalla Mantenimiento de Prioridad.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 33: Pantalla Mantenimiento de Provedo.

Fuente: Elaboracin propia.

[Link]. Pantallas: CUR04 Generar Reporte

Figura 34: Pantalla de Reporte de Expedientes Recibidos.

Fuente: Elaboracin propia.

96

Figura 35: Pantalla de Reporte de Expedientes Derivados.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 36: Pantalla de Reporte de Expedientes Generados.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 37: Pantalla de Reporte de Expedientes Archivados.

Fuente: Elaboracin propia.

97

Figura 38: Pantalla Formato de Salida de Reporte.

Fuente: Elaboracin propia.

[Link]. Pantallas: CUR05 Gestin Certificado Digital

Figura 39: Pantalla Formulario de Generacin de Certificado
Digital.

Fuente: Elaboracin propia.

98

[Link]. Pantallas: CUR06 Gestin Seguridad

Figura 40: Pantalla de Registro de Usuarios.

Fuente: Elaboracin propia.

99

Figura 41: Pantalla de Registro de tem de Men.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 42: Pantalla de Registro de Rol de Usuario.

Fuente: Elaboracin propia.

100

Figura 43: Pantalla de Administracin de Accesos segn rol o

perfil de usuario.

Fuente: Elaboracin propia.

[Link]. Pantallas: CUR07 Evaluacin Indicadores

Figura 44: Pantalla de ndice de Indicadores de Gestin.

Fuente: Elaboracin propia.

101

Figura 45: Pantalla de Tablero de Control.

Fuente: Elaboracin propia.

102

4.3. Sistema de Trmite Documentario basado en firma digital

Con la finalidad de lograr los objetivos planteados al inicio de esta tesis,
se elabor un mdulo de Indicadores de Gestin para visualizar las
grficas descriptivas, para lograr una mejor compresin de los resultados
obtenidos.

4.3.1. Definir los

Procesos de Trmite Documentario

segn

procedimientos y tiempos de la organizacin

[Link]. Unidad de Trmite Documentario

Est encargada de administrar la documentacin oficial y
asegurar su oportuna distribucin; as como de organizar
el Sistema de Archivo Central de la entidad.

Funciones de acuerdo al Manual de Procedimientos del

Proyecto Especial Alto Mayo:
Dirigir, Organizar y Conducir el trabajo de la Unidad
de Trmite Documentario, determinando funciones al
personal que la conforma.
Asegurar

la

distribucin

oportuna

de

la

documentacin ingresada al PEAM, as como de la

documentacin a remitirse externamente.
Administrar la documentacin con la reserva y
eficiencia en la administracin de documentos a las
oficinas y dependencias del PEAM.
Registrar ordenadamente y de acuerdo a la fecha de
ingreso los documentos dirigidos al PEAM, as como
mantener actualizado el registro documentario.
Coordinar la formulacin y actualizacin del Texto
nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).

103

Informar sobre el estado de situacin de los trmites

seguidos por los usuarios.
Organizar e implementar el Sistema de Archivo
General.
Otras que le asigne el Director Administrativo.

Figura 46: Flujograma del Funcionamiento del Trmite

Documentario.

Fuente: Elaboracin propia.

[Link]. Bases Legales para el manual de Procedimientos y

Tiempos de atencin a los procesos de Trmite
Documentario
El Silencio Administrativo
El silencio administrativo surge como un mecanismo
reaccional, establecido a favor del administrado, frente a
la inactividad de la Administracin en el marco de un
procedimiento administrativo, especficamente, respecto

104

del incumplimiento de resolver en plazo.

El silencio administrativo tiene dos clases:

El Silencio Administrativo Negativo (1 disposicin
transitoria de la Ley N 29060 14 y artculo 188 de la
LPAG 15). El Silencio Administrativo Negativo (SAN)
implica las siguientes reglas:
Opera

por

mera

decisin

del

particular

interesado. Es un derecho potestativo que surge a

favor

del

particular,

espera

que

la

Administracin se pronuncie, o decide impugnar la

inactividad administrativa, ante una instancia
administrativa superior, o ante el Poder Judicial,
mediante un proceso contencioso-administrativo.
No opera automticamente.
No genera un acto administrativo. Tiene por
efecto habilitar al administrado la interposicin de
los recursos administrativos y acciones judiciales
pertinentes.
An cuando opere el SAN, la administracin
mantiene

la

obligacin

de

resolver,

bajo

responsabilidad, hasta que se le notifique que el

asunto ha sido sometido a conocimiento de una
autoridad jurisdiccional o el administrado haya
hecho

uso

de

los

recursos

administrativos

respectivos.
El SAN no inicia el cmputo de plazos ni trminos
para su impugnacin.
14

Ley N 29060, Ley del Silencio Administrativo puesta en vigencia en Enero del 2008.

15

Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

105

El Silencio Administrativo Positivo (Ley N 29060 y

artculo 188 de la LPAG). El Silencio Administrativo
Positivo (SAP) implica las siguientes reglas:
Se produce de forma automtica, por voluntad
expresa

de

la

administrativos

Ley.

Los

sujetos

procedimientos
SAP,

quedarn

automticamente aprobados en los trminos en

que fueron solicitados si transcurrido el plazo
establecido o mximo, la entidad no hubiera
comunicado al administrado el pronunciamiento.
La Administracin, una vez producido el SAP,
pierde la obligacin de resolver, puesto que el
SAP pone fin al procedimiento.
Genera un acto administrativo, pero de carcter
presunto

tcito,

en

sentido

favorable

al

administrado. El silencio administrativo tiene para

todos los efectos el carcter de resolucin que
pone fin al procedimiento, sin perjuicio de la
potestad de nulidad de oficio prevista en el
artculo 202 de la Ley N 29060.

El rgano de control interno de las entidades de la

Administracin Pblica supervisar el cumplimiento de
los plazos, requisitos y procedimientos a fin de que sean
tramitados conforme al Texto nico de Procedimientos
Administrativos TUPA.

Asimismo, el rgano de control interno est en la

obligacin de elevar al Titular del Pliego un informe
mensual

sobre

administrativos
responsabilidades

el

estado

iniciados,
en

que

de
as

los

procedimientos

como

hubieran

sobre

las

incurrido

los

funcionarios o servidores pblicos que incumplan con las

106

normas de la Ley del Procedimiento Administrativo

General N 27444, la Ley N 29060 y aquellos que
hayan sido denunciados por los administrados. Lo
antedicho se encuentra respaldado en la Ley N
27816 16.

[Link]. El Proceso de Trmite Documentario basado en

indicadores de Gestin
El Proyecto Especial Alto Mayo, realiza un proceso de
trmite documentario poco automatizado en el sentido
de que no se fomenta la digitalizacin y la firma digital
los cuales son planteados como propuestas de mejora
que se expondr a continuacin:

La mejora se plantea en torno al uso de las tecnologas

que afianzan la firma digital, sistematizar los procesos de
trmite documentario, del mismo modo los documentos
digitales que completen el uso de estas herramientas
debe estar normalizado y estandarizado en su uso.

El mdulo de Tablero de Control del Sistema de Trmite

provee informacin resumida y grfica el cual busca
ascender en la pirmide organizacional, lo cual ejerce
una proyeccin hacia la parte administrativa y directiva.

A continuacin se muestra los indicadores grficos

basados en los indicadores de la investigacin avocados
al estudio de la variable x (Vase Tabla 01) y estos a su
vez

basados

en

los

indicadores

de

la

gestin

documentaria. Este anlisis es facilitado y provedo por

el Tablero de Control del Sistema.
16

Ley N 27816 de Control Interno de las Entidades del Estado y modificatorias.

107

Usabilidad del Sistema de Trmite Documentario

El acercamiento cuantitativo para este indicador se ha
considerado el Nmero de expedientes registrados, lo
que implica una relacin en el crecimiento del registro de
expedientes y la usabilidad del sistema.

Figura 47: Indicador de Usabilidad del Sistema de Trmite

Documentario.

Fuente: Elaboracin propia.

De la figura 47, se aprecia en el eje X, el nmero de

expedientes registrados en unidades, puesto que la
unidad de medida del indicador mencionado esta en
porcentajes (Vase Tabla 01). Aplicamos la siguiente
frmula:
Emp=

Nm
*100
Em

Donde:

Emp = Expedientes registrados segn mes (%).

Nm = Nmero de expedientes registrados segn
mes (unid.)
Em = Sumatoria de todos los expedientes
registrados (unid.)

108

Desarrollo de la Frmula: Tabulando los valores para

clculo porcentual del mes de Enero:

Emp=

17
*100
117

Emp=14.5299

Aplicando redondeo Emp = 14.53%. El valor de Emp

permite establecer un seguimiento del crecimiento
porcentual del volumen de datos registral.

El porqu del uso de esta frmula de conversin de

datos est determinado por el mismo hecho de que los
datos provedos por el tablero de control pueden ser
usados como entrada de datos para otros procesos
analticos en otras herramientas en los que crea
necesario el ente administrativo de la institucin.

Nmero de documentos firmados digitalmente

Este indicador provee control sobre la cantidad de
documentos que han sido firmados digitalmente, a razn
de lo cual nos permite evaluar el ahorro de impresiones
de documentos para ser firmados tradicionalmente.

109

Figura 48: Indicador Nmero de documentos firmados

digitalmente.

Fuente: Elaboracin propia.

4.3.2. Fomentar la cultura cero papel a travs del Sistema

documentario basado en firma digital
El concepto de oficinas cero papeles u oficina sin papel se
relacionan con la reduccin sistemtica del uso del papel mediante
la sustitucin de los flujos documentales en papel por soportes en
medios electrnicos. Es una consecuencia de la administracin
electrnica que se refleja en la creacin, gestin y almacenamiento
de documentos de archivo en soportes electrnicos, gracias a la
utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Una forma de representar el paso de modelos basados en papel a

electrnicos es el siguiente:

Tabla 23: Transicin de Modelo basado en papel a electrnico.

Fases

Descripcin

Fase 1

Uso exclusivo de papel, administracin manual.

Fase 2

Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en

aplicaciones de tecnologa.

110

Fase 3

Combinacin de papel con documentos digitalizados,

administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.

Fase 4

Combinacin de papel y documentos digitalizados con

documentos electrnicos, administracin apoyada en
aplicaciones de tecnologa.

Fase 5

Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin

exclusiva mediante aplicaciones de tecnologa.
Estndares de Criptografa para el uso de la Firma Digital.

Fuente: [Link] (pg.

8).

[Link]. Formatos de certificados digitales

Los certificados digitales se pueden almacenar en
distintos formatos a cada uno de los cuales se le suele
asignar una extensin al nombre de los ficheros.
Algunos ficheros pueden incluir simultneamente las
llaves pblica y privada y tambin podemos mantenerlas
en ficheros separados.
Llave privada
Se puede almacenar en un fichero independiente y la
extensin suele ser .key o .pem. La llave privada debe
mantenerse segura, mejor, protegida por contrasea.
La posesin de la llave privada implica la posesin de
la identidad, adems partiendo de la llave privada se
pueden generar las llaves pblicas asociadas.
Solicitud de certificado
Una solicitud de certificado es, bsicamente, una llave
pblica asociada a una llave privada que contiene una
identidad. Una solicitud de certificado, una vez
firmada se convierte en un certificado.

111

Una solicitud de certificado tambin puede ser

autofirmada 17, convirtindola directamente en un
certificado. Las extensiones que se utilizan para los
ficheros de solicitud de certificados son .req o .pem.
Certificado Digital
Es la llave pblica firmada por una autoridad. Puede
tener distintos formatos, por ejemplo, los ficheros
pueden ser binarios para los ficheros .der, o en
formato texto como los .pem. Los ficheros de texto
pueden incluir una serie de textos informativos. El
formato PKCS12 es binario, contiene las llaves
pblica y privada. El formato .pem es usado como
parte de la solucin de firma digital cuyo soporte es el
certificado digital y facilita la transferencia entre
distintas plataformas de servidores web.

El archivo de .pem tiene el siguiente aspecto:

---Inicio pblico clave--MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBg
QDe + hkicNP7ROHUssGNtHwiT2Ew
HFrSk/qwrcq8v5metRtTTFPE/nmzSkRnTs3GMpi57rB
dxBBJW5W9cpNyGUh0jNXc
VrOSClpD5Ri2hER/GcNrxVRP7RlWOqB1C03q4QYm
wjHZ + zlM4OUhCCAtSWflB4wC
Ka1g88CjFwRw/PB9kwIDAQAB---clave pblica final--

El Nombre Distintivo del certificado define una identidad

dentro de un contexto, por ejemplo una organizacin.
Los Nombres Distintivos estn definidos en el estndar

17

Usada para definir Autoridades de Certificacin Raz que suele la primera en certificarse, para

poder certificar a otras Certificadoras.

112

X.509 18. Por ejemplo, podemos tener:

Nombre Comn (CN), el nombre a ser certificado.
Organizacin o Compaa (O), el nombre asociado
con la organizacin.
Ciudad/Localidad (L) Ciudad donde est localizado el
CN.
Estado/Provincia (SP) Provincia donde est localizado
el CN.
Pas (C), el pas donde est localizado CN.

[Link]. Cultura de cero papel basado en indicadores de

Gestin
El tablero de control muestra grficos con informacin
referente al uso de papel en la organizacin; para lo cual
tomando

como

sustento

estadstico

los

anlisis

realizados por Coopers & Lybrand, Inform Magazine y

Price Waterhouse 19 nos revelan que una oficina
promedio:
Genera 19 copias fotostticas de cada documento
original.
Gasta

$20

USD 20

promedio

en

archivo

por

documento.

18

Formato para certificados definido por la ITU-T X.509 (versin 3), diseado por ISO (Organizacin

Internacional de Estandarizacin) para el modelo OSI (Interconexin de Sistemas Abiertos).

19

Coopers & Lybrand, Inform Magazine y Price WaterhouseSon mega empresas internacionales con

sedes en Londres y Nueva York, que prestan servicios de Auditora.

20

Hacindose la respectiva conversin a nuestra moneda nacional tomando en cuenta el tipo de

cambio.

113

Gasta $120 USD promedio en bsqueda por

documento.
Pierde 1 de cada 20 documentos archivados.
Gasta $150 USD en la regeneracin de cada
documento extraviado.
40 a 60% del tiempo productivo de personal pasa
manipulando documentos.
20 a 45% de los costos por sueldos estn
relacionados al manejo documental.
12 a 15% de los gastos se relacionan con
informacin documental.
En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los
documentos estn extraviados o mal archivados.
Los documentos digitales llegan a costar 75%
menos que los documentos impresos.
Mientras Gartner Inc 21 nos informa:
El uso del papel est subiendo en 8% cada ao; en
una empresa que vende en promedio $1 billn, se
genera ms de 88 millones de pginas anuales.
Un empleado de oficina dedica aproximadamente 10
horas por semana a buscar entre papeles para hallar
el documento que necesita.
El almacenamiento fsico de los documentos genera
un costo (la logstica representa un 25% del costo
total).

El

PEAM

tambin

est

sujeto

esta

realidad

internacional de ah que parte la necesidad de las

organizaciones buscar en la tecnologa las soluciones a
21

Gartner Inc. es una empresa consultora y de investigacin de las tecnologas de la informacin con

sede en Stamford, Connecticut y Estados Unidos. Hasta 2001 era conocida como Gartner Group.

114

este problema que no solo afecta al Archivo General de

la empresa sino tambin contrae un fuerte impacto
ambiental para el planeta. Debido a los costos de
produccin de los mismos tiles de escritorio en su
mayora papel.

Por lo cual se estructuraron indicadores, dentro del

tablero de control, que fomenten esta cultura de cero
papeles.

Nmero de documentos recibidos y emitidos

Este

indicador

permite

controlar

la

cantidad

de

documentos recibidos y emitidos segn la dependencia.

Figura 49: Indicador Nmero de documentos recibidos y

emitidos.

Fuente: Elaboracin propia.

Segn el marcador A en el grfico resalta la opcin de

parametrizar la salida del grfico de acuerdo si se desea
visualizar los documentos Emitidos o los Recibidos. El
marcador B enfoca el parmetro de Lista Top
(Primeros en la lista) lo que permite al usuario establecer
un ranking de las dependencias con ms documentos
emitidos o recibidos.

115

Nmero de hojas de papel firmadas digitalmente

El control de cuntas hojas foliadas estn dentro de los
expedientes firmados digitalmente; lo que permite que se
evalu el ahorro en material de escritorio en este caso
papel bond ya que al firmarse digitalmente no se
necesita la impresin del documento para lo cual se
conserva en su forma digital debido a validez legal y
burocrtica que tiene.

Figura 50: Indicador Clculo de folios de Documentos

firmados digitalmente.

Fuente: Elaboracin propia.

Tiempo de duracin de los trmites

Controla el tiempo que conlleva finalizar los trmites
segn tipo de asunto basado en un rango de periodo
(mes y ao), el cual puede entrar en un segundo nivel
para visualizar que dependencias estn dentro de ese
punto (Figura 51), que especifica el nmero de das de
trmite y el tipo de asunto. Luego un tercer nivel del
grfico nos permite encontrar cuales son los expedientes
que conllevaron esa duracin de su trmite (Figura 52).

116

Figura 51: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite.

Fuente: Elaboracin propia.

Figura 52: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite por

Dependencia y tipo de Asunto.

Fuente: Elaboracin propia.

117

Figura 53: Clculo del Tiempo para finalizar un Trmite por

Dependencia, Tipo de Asunto y Expediente.

Fuente: Elaboracin propia.

Cantidad

de

documentos

almacenados

en

departamento de archivo general y/o dependencias

de la institucin
Este

indicador

permite

controlar

la

cantidad

de

documentos archivados segn la dependencia.

Figura 54: Nmero de Documentos Archivados segn
Dependencia.

Fuente: Elaboracin propia.

El marcador A enfoca el parmetro de Lista Top

118

(Primeros en la lista) lo que permite al usuario establecer

un ranking de las dependencias con ms documentos
archivados.

4.3.3. Evaluacin de la Normativa tcnico legal del uso de la Firma

Digital
[Link]. Evaluacin Tcnica de la Firma Digital
A diferencia de la firma manuscrita, que es un trazo
sobre un papel, la firma digital consiste en el agregado
de un apndice al texto original, siendo este apndice,
en definitiva, la firma digital; al conjunto formado por el
documento original ms la firma digital se le denominar
mensaje.

Este apndice o firma digital es el resultado de un

clculo que se realiza sobre la cadena binaria del texto
original.

En este clculo estn involucrados el documento mismo

y una clave privada (que, generalmente, pertenece al
sistema de clave pblica-privada o sistema asimtrico) la
cual es conocida slo por el emisor o autor del mensaje,
lo que da como resultado que para cada mensaje se
obtenga una firma distinta, es decir, a diferencia de la
firma tradicional, la firma digital cambia cada vez con
cada mensaje, porque la cadena binaria de cada
documento ser distinta de acuerdo a su contenido.

travs

de

este

sistema

podemos

completamente las siguientes propiedades:

garantizar

119

Integridad.- Quien firma reconoce el contenido del

documento, que no puede modificarse con posterioridad.

Autenticidad.- Quien lo recibe verifica con certeza que

el documento procede del firmante. No es posible
modificar la firma.

No repudio.- El documento firmado tiene fuerza legal.

Nadie puede desconocer haber firmado un documento
ante la evidencia de la firma.

El concepto de criptografa de clave pblica fue

introducido por Whitfield Diffie y Martin Hellman 22 a fin
de solucionar la distribucin de claves secretas de los
sistemas tradicionales, mediante un canal inseguro.

Este sistema utiliza dos claves diferentes: una para cifrar

la firma y otra para descifrar el contenido. Una es la
clave pblica, que efectivamente se publica y puede ser
conocida por cualquier persona; otra, denominada clave
privada, se mantiene en absoluto secreto ya que no
existe motivo para que nadie ms que el autor necesite
conocerla y aqu es donde reside la seguridad del
sistema.

La
22

clave

privada

es

imprescindible

para

firmar

El algoritmo Diffie-Hellman puede ser usado para la distribucin de llaves, pero no para cifrar o

descifrar mensajes. Su seguridad reside en la dificultad de calcular logaritmos discretos en un campo

finito comparado con la facilidad de realizar exponenciaciones en el mismo campo. Este algoritmo se
debe a Whitfield Diffie y Martin Hellman, es un protocolo de establecimiento de claves entre partes
que no han tenido contacto previo, utilizando un canal inseguro, y de manera annima (no
autentificada). Se emplea generalmente como medio para acordar claves simtricas que sern
empleadas para el cifrado de una sesin (establecer clave de sesin). Siendo no autenticado, sin
embargo, provee las bases para varios protocolos autenticados.

120

digitalmente, mientras que la clave pblica debe usarse

para verificar dicha firma.

Para asegurar el cumplimiento de las propiedades de la

firma digital en el sistema de trmite documentario, se
integra un mdulo de seguridad en el cual se manejan
los certificados digitales, controles de acceso, validacin
y verificacin de la clave privada indistintamente de su
clave de acceso al sistema. La comunicacin cliente
servidor se establece bajo un canal seguro para web que
es el protocolo HTTPS 23, este protocolo encripta la
informacin transmitida desde las terminales cliente
hasta llegar al servidor de aplicaciones web. Siendo
adems que en los repositorios de la base de datos del
sistema las contraseas y claves privadas de los
usuarios estn encriptados con MD5 24.
El uso de la herramienta Openssl 25 es muy importante
puesto que con ella se podrn generar todos los ficheros
relacionados a los certificados, como solicitudes de
certificado, el par de claves asimtricas y el firmado de
un certificado usando la clave privada, etc.

23

Protocolo de conexin con una capa de seguridad (SSL o Capa de Conexin Segura), protocolo

seguro de transferencia de hipertexto basado en el protocolo HTTP, destinado a la transferencia

segura de datos.
24

En criptografa, MD5 (abreviatura de Message-Digest Algorithm 5, Algoritmo de Resumen del

Mensaje 5) es un algoritmo de reduccin criptogrfico de 128 bits ampliamente usado.

25

OpenSSL es un proyecto de software libre basado en SSL, desarrollado por Eric Young y Tim

Hudson. Consiste en un robusto paquete de herramientas de administracin y bibliotecas

relacionadas con la criptografa, que suministran funciones criptogrficas a otros paquetes
como certificados digitales y navegadores web (para acceso seguro a sitios HTTPS).

121

Por lo tanto estos mecanismos colaboran al buen uso

de la firma digital.

[Link]. Evaluacin Legal de la Firma Digital

En el Per la Ley N 27269 del 2000, ley de firmas y
certificados digitales, es una iniciativa sobre la creacin
de una infraestructura de clave pblica para el comercio
electrnico.

Es una Ley que autoriza la utilizacin de documentacin

electrnica en la comunicacin entre las agencias
gubernamentales y los ciudadanos, otorgando a la firma
digital igual validez que la firma manuscrita.

Casi todos los estados tienen legislacin, aprobada o en

Proyecto, referida a la firma digital. En algunos casos,
las regulaciones se extienden a cualquier comunicacin
electrnica pblica o privada. En otros, se limitan a
algunos actos internos de la administracin estatal o a
algunas comunicaciones con los ciudadanos.

Se destaca la Ley de Firma Digital del Estado de Utah,

que fue el primer estado en legislar el uso comercial de
la firma digital. Regula la utilizacin de criptografa
asimtrica y fue diseada para ser compatible con varios
estndares

internacionales.

Prev

la

creacin

de

certificadores de clave pblica licenciados por el

Departamento de Comercio del estado. Adems, protege
la propiedad exclusiva de la clave privada del suscriptor
del certificado, por lo que su uso no autorizado queda
sujeto a responsabilidades civiles y criminales.

La PKI en el Per es la denominada Infraestructura

122

Oficial de Firma Electrnica (IOFE), la misma que se

encuentra normada en la Ley N 27269, Ley de Firmas y
Certificados Digitales, y en su Reglamento dado en el
ao 2008.

La IOFE cuenta con una Autoridad Administrativa

Competente, INDECOPI. Esta autoridad ve los aspectos
normativos, de acreditacin y de supervisin dentro del
esquema, adems de asumir un rol operativo en el
mantenimiento

de

la

lista

de

las

Entidades

de

Certificacin hbiles dentro de la infraestructura.

4.3.4. Evaluacin de la Normativa tcnico legal del uso de la

Digitalizacin de documentos
[Link]. Evaluacin

Tcnica

de

la

Digitalizacin

de

documentos
Un programa de digitalizacin es calificado como
satisfactorio, cuando es posible retirar de circulacin el
material original, toda vez que la imagen digital se
convierte en un sustituto equivalente de los documentos,
para casi todos sus efectos de uso.

En el caso del papel, debern identificarse variables

relativas

al

formato,

por

ejemplo,

Caben

los

documentos en el cristal de digitalizacin del escner?

Las condiciones fsicas del material soportan sin riesgo
la

traccin

del

alimentador?

El

grosor

de

los

documentos permite la alimentacin automtica? Los

documentos estn libres de elementos extraos (clips,
grapas, ganchos, etc.) y preparados fsicamente (sueltos
y sin dobleces) para un trabajo automatizado de carcter

123

masivo?

Las caractersticas de los documentos prevn la

disponibilidad de un equipo de digitalizacin con
alcances y desempeo especficos, siendo comn que la
adquisicin no siempre cubra las necesidades de los
documentos que queremos digitalizar.

Dispositivos de Digitalizacin
Un escner es un perifrico que permite digitalizar
documentos, incluyendo en la definicin las cmaras
digitales y cualquier dispositivo capaz de crear una
representacin informtica de soportes analgicos.

Sin

duda

existe

en

el

mercado

un

equipo

de

digitalizacin apropiado para una documentacin que

posee un archivo en particular y lo primero que resulta
importante es identificar esa relacin directa entre el
equipo de digitalizacin y los documentos que se vayan
a digitalizar.

Los escneres funcionan utilizando el principio bsico de

la transparencia de la luz. Se coloca la imagen,
enfrentada al bloque lector y al cabezal lector compuesto
por el CCD (Charge Couple Device) o Dispositivo de
Carga Doble, el sistema de iluminacin y un conjunto de
lentes se desplazan barriendo la imagen. La luz reflejada
se convierte en energa elctrica y la velocidad del
movimiento del cabezal determina la resolucin. Cuanto
menor sea la velocidad del lector, ms informacin se
extraer de la imagen.

Tipos de Dispositivos Digitalizadores

Escner de cama plana.- El escner de cama plana es

124

un dispositivo de captura diseado para documentacin

que no puede ser procesada masivamente a travs de
alimentadores automticos debido particularmente a las
condiciones fsicas del soporte.

Escner de alimentacin automtica.- Es mi escner

un equipo para procesamiento de alto volumen? Los
archivos tienen como caracterstica homognea una
ingente cantidad de masa documental y, como mnimo,
un proyecto serio de digitalizacin debe partir de la
disponibilidad de un escner de produccin equivalente.

Escner de tambor.- Este es el sistema que ms

fielmente reproduce el documento original. Debido a su
elevado precio, est reservado a trabajos profesionales
de artes grficas (laboratorios, imprentas, etc.).

Cmara digital.- Una cmara digital es aquella cuyo

principal objetivo es captar fotografas en formato digital.
Todas las cmaras utilizan un dispositivo CCD o un
sensor CMOS, para transformar las imgenes o el video
en datos electrnicos.

Escner de planos.- El escner de planos tambin

conocido como escner de gran formato, es uno de los
dispositivos ms adecuados para la digitalizacin de
material planimtrico y cartogrfico.

Si bien algunas especificaciones de carcter profesional

pueden ser suplidas a partir de cmaras digitales para
capturar grandes formatos, la relacin 1:1 existente en
una digitalizacin de planos con este tipo de escner,
supera ampliamente las capturas digitales a partir de
cmara digital.

125

Escner

de

transparencias

diapositivas.-

El

funcionamiento de este tipo de escneres es similar al

escner plano de sobremesa, salvo que en lugar de
escanear

documentos

opacos,

lo

hace

con

transparencias (negativos y diapositivas).

Escner de microfilmes.- La micrografa consiste en la

reproduccin fotogrfica de documentacin a tamao
muy reducido, precisando de un lector para su posterior
consulta. Los formatos tradicionales han sido la pelcula
de carrete de 35 y 16 milmetros y la microficha,
normalmente de 15 X 10,5 cms. Esta tcnica ha
representado un sistema de duplicacin documental
cuya mayor importancia radica en la conformacin de
archivos de seguridad con finalidades de consulta,
economa de espacio y reduccin del deterioro de
documentos.

Sistemas

hbridos

digital-microfilm.-

Tambin

denominado microfilmador electrnico, es uno de los

dispositivos que mayor nivel de aplicacin representa
para garantizar que los documentos digitalizados puedan
estar disponibles en el futuro lejano.

El proceso consiste en la captura de imgenes a partir

de las bondades y facilitacin que proporcionan los
escneres de alta velocidad. La tecnologa digital
procesa las imgenes para lograr la mayor calidad
posible. Para un acceso a largo plazo, las imgenes
estn respaldadas en un microfilm a prueba de
obsolescencia

para

acceso

inmediato

estn

disponibles en un sistema de imgenes.

Formalmente, digitalizacin es el proceso mediante el

126

cual convertimos datos en formato de papel, en formato

digital. Puede ser este ltimo desde una imagen bitmap
(BMP o mapa de bits), hasta un archivo de tipo PDF.

La Digitalizacin, sin valor legal, se usa para crear, en su

mayora, documentos de trabajo y /o respaldo (backup).
El PEAM cuenta ya con una variedad de escneres del
tipo plano de sobremesa, instalados en diferentes
oficinas para hacer este trabajo de digitalizacin; de ah
que la propuesta de sistema de trmite documentario
cuenta

con

soporte

para

administrar

archivos

digitalizados.

[Link].

Evaluacin Legal del uso de la Digitalizacin de

documentos
La Digitalizacin con valor legal consiste en la operacin
mediante la cual, los documentos (sean estos fsicos o
electrnicos) pasarn a contar con un sustento legal
(fedateo 26) y sean perfectamente utilizables en las
operaciones internas o externas de la empresa.

Los

documentos

as

electrnicos

legalizados

se

convierten en sustentos legales, tributarios o de auditora

de la empresa, ahorrando a esta los costos de
almacenamiento fsico de papel.

La Ley N 26612 modifica el Decreto Legislativo N 681,

mediante el cual se regula el uso de tecnologas
avanzadas en materia de archivo de documentos e
informacin. Esta ley manifiesta las normativas legales
26

Proceso que realiza un abogado con condicin de notario (fedatario), para darle validez legal a una

microfirma o archivo digitalizado para lo cual, el fedatario puede hacer uso de la firma digital.

127

para el procesamiento, archivamiento y legalizacin de

una microfirma o archivo digitalizado.

Figura 55: Valor legal de la Digitalizacin con Firma Digital.

Fuente:
[Link]
[Link] (pg. 21).

El proceso de digitalizacin permite convertir un

documento fsico en digital por lo que el valor de este
proceso es enorme al momento de reducir espacio en el
archivo general; no obstante dotarle de validez legal a
dicho archivo digitalizado no es posible con este proceso
para lo cual se hace uso de la Firma Digital que s
provee todos alcances tcnicos y legales para lograr
dicho objetivo y asegurarnos de que el archivo
digitalizado se mantenga en su contexto digital.

128

V.

DISCUSIN DE LOS RESULTADOS

Metodologa de Anlisis y Diseo de Sistemas
La eleccin de la metodologa fue un punto clave para la conclusin del
proyecto. Para la presente tesis se escogi el Proceso Unificado (UP), y
gracias a su flexibilidad fue adaptado a las necesidades de este proyecto.

El UP promueve, que se le d prioridad a las principales necesidades de las

partes interesadas, por lo que los requerimientos funcionales (lgica de
negocio) y los no funcionales (propios del sistema) fueron fcilmente acoplados
gracias a esta metodologa de anlisis y diseo, para que sean considerados
en la solucin de software.

Diseo de la Solucin
Durante la fase de diseo se eligi una arquitectura WEB basada en el modelo
MVC. En base a la arquitectura y a los requerimientos funcionales se
elaboraron los prototipos del sistema; basados en este patrn de diseo, las
reglas de negocio pueden ser establecidos sin problemas en un cdigo
estructurado en la programacin orientada a objetos el cual es un paradigma
de programacin de sistemas, el cual dota al software la capacidad de ser
reutilizable para versiones futuras de un mismo producto.

Los patrones de diseo estn orientados al cambio por lo cual permite

anticiparse a los cambios en los requerimientos del software.

Sistema de Trmite Documentario basado en Firma Digital

De qu manera el Sistema de Trmite Documentario basado en firma digital
contribuye en la Planificacin de la gestin Documentaria?

Al disminuir el uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este

concepto. Lo cual permite replantear las estrategias de planificacin en los
siguientes mbitos principales:

129

Financiero. Debido a la implicancia en gastos de papel y mantenimiento

archivstico.
Logstico. Disminucin de la logstica para poner en circulacin y dotar a
cada dependencia con dichos materiales. Tiempos de espera por parte de
las dependencias para tal equipamiento.
Recursos Humanos. Disminucin de la intervencin del personal para
archivar, organizar, buscar y gestionar toda la documentacin fsica de la
organizacin.
Infraestructura. Reestructurar y mejorar la infraestructura de la Unidad de
Archivo General y de las dependencias que almacenan archivadores con
grandes cantidades de documentos.

De qu manera el Sistema de Trmite Documentario basado en firma digital

contribuye en el Control de la gestin Documentaria?

En la Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,

resoluciones, convenios, etc.). Estimaciones de tiempos que conllevan los
trmites segn periodo, tipo de asunto y dependencia; lo que facilita la
ubicacin de los cuellos de botella en el proceso documentario. El control
interno como ente controlador encontrar facilidades en la solucin de sistema
para hacer seguimiento de los trmites, usando el mdulo de reportes y/o el de
tablero de control o de verificacin (dashboard en ingls).

De qu manera el Sistema de Trmite Documentario basado en firma digital

contribuye en la Organizacin de la gestin Documentaria?

Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre en trmite o

concluido y ya archivado, ahorra tiempo de bsquedas al no tener que
sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado
documento.

Al disminuir el tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento,

debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos
extraviados y se generan avisos y recordatorios de los documentos por recibir.

CAPTULO IV

131

VI. CONCLUSIONES
En cada proceso documentario es requisito indispensable la adecuada
aplicacin de los principios de gestin documental, que garanticen la
autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la informacin bajo las
condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran. Por lo
cual el Sistema de Trmite Documentario basado en Firma Digital cumple con
dichas garantas de seguridad y control mejorndose el proceso de trmite
documentario.

El procesamiento de la data histrica almacenada por el sistema permitir

obtener estadsticas sobre el tiempo que toma la atencin de los documentos
de trmite por tipo de documento, por dependencia, por periodo, entre otros.

La informacin que se obtenga a travs de estas estadsticas le servir a cada

unidad de la institucin para evaluar el flujo de desarrollo de su carga de
procesos de trmite.

El uso exclusivo de documentos electrnicos, constituye un objetivo de largo

plazo que requiere que todos los agentes que intercambian informacin con la
Administracin Pblica, utilicen de forma exclusiva los canales electrnicos, lo
que demanda no solo las condiciones tcnicas necesarias, sino la aceptacin
generalizada de estos medios por parte de los administrados.

Los principales impulsores del uso de firmas digitales y/o electrnicas o

servicios de certificacin digital son el gobierno y los sistemas de informacin
que acogen esta tecnologa dentro de sus funcionalidades. Por lo tanto, los
sistemas de informacin llamados a impulsar la firma electrnica y/o digital
como mecanismo para asegurar y mitigar los riesgos de la comunicacin
electrnica y propiciar los trmites y procesos electrnicos deben prestar las
medidas de seguridad necesarias para asegurar el buen cumplimiento de dicho
proceso.

132

La cadena tecnolgica necesaria para la digitalizacin de imgenes se

relaciona con una serie de pasos lgicamente dispuestos, que deben ser
evaluados de manera integrada. Confluyen elementos de hardware, software y
redes, siendo operativos en un marco de referencia orientado a la
documentacin objeto de la digitalizacin.

133

VII. RECOMENDACIONES
Establecer los parmetros necesarios para la implementacin de un sistema de
gestin de la calidad como ISO 9001:2000 27, basado en los indicadores de
gestin del tablero de control del sistema; con lo cual se impulsa una gestin de
calidad.

Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las polticas
de eficiencia administrativa y cero papeles en la administracin, para contribuir
a la construccin de los indicadores que nos permitan medir el impacto de las
medidas adoptadas en la reduccin de uso de papel y la sustitucin de
procedimientos y trmites basados en papel por trmites y procedimientos
electrnicos.

Que se establezcan polticas de uso y conservacin de la clave privada para

cada usuario que cuente con un certificado digital con el fin de otorgar
responsabilidad por el uso de dicha clave de paso y se asegure la clave privada
de su certificado digital.

Que se contrate los servicios de una empresa certificadora para darle validez
legal a los certificados digitales los cuales son usados para firmar digitalmente
los documentos.

Se establezca una poltica de digitalizacin debido al objetivo y los propsitos

de un repositorio en particular de archivos digitalizados, que ser el patrn para
determinar las lneas de accin.

27

La Norma

ISO

9001:2008 elaborada

por

la Organizacin

Internacional

para

la

Estandarizacin (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de gestin de la calidad (SGC) que
pueden utilizarse para su aplicacin interna por las organizaciones, sin importar si el producto o
servicio lo brinda una organizacin pblica o empresa privada, cualquiera sea su tamao, para su
certificacin o con fines contractuales.

134

VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

8.1. Libros Consultados

1. Pastor Franco, M. A. Sarasa Lpez, Criptografa digital fundamentos y
aplicaciones. Prensas Universitarias de Zaragoza 1998.
2. Daz Canchay, Vctor Gilberto. Sistema de procesamiento de
documentos Masters thesis, Universidad Nacional de Ingeniera - FIIS,
1998.
3. Roncal Carrasco, Jos Luis. Mejoras en el rendimiento de calificacin
de trmites en el sistema nacional pensionario. Masters thesis,
Universidad Nacional de Ingeniera - FIIS, 2004.
4. Oficina de Sistemas en Informtica. Manual del sistema de control
documentario. Technical report, Universidad privada San Pedro, 2006.
5. Espinoza, Carlos. Ministerio de salud implementa plataforma masiva
para trmite documentario. Technical report, Ministerio de Salud, 2006.
6. Milagros Senz, Ivonne. Tramitacin electrnica de documentos
internos en aduanas. Masters thesis, Universidad Nacional de
Ingeniera - FIIS, 2003.
7. Pgina web de INICTEL. Sistemas de informacin. Technical report,
Instituto

Nacional

de

Investigacin

Capacitacin

de

Telecomunicaciones (INICTEL), 2006.

8. Pagina web del Ministerio de Agricultura. Sistema de trmite
documentario. Technical report, Ministerio de Agricultura, 2006.

8.2. Pginas Web Visitadas

1. Fundamentos

de

la

Criptografa.

Disponible

en

[Link]
2. Entidad Certificadora de Certificados Digitales. Disponible en
[Link]
3. Ley de Firmas y Certificados Digitales del Per Disponible en
[Link]
4. Adams, Carlisle; OASIS Security Services Technical Committee;

135

Canad; 2002.
5. Milagros Senz, Ivonne; Tramitacin electrnica de documentos
internos en aduanas. Masters thesis; Universidad Nacional de
Ingeniera FIIS; Lima; 2003.
6. Definicin de Acreditacin; Reglamento de la Ley de Firmas y
Certificados Digitales Ley N 27269; Per; 2000.
7. Daz Canchay, Vctor Gilberto; Sistema de procesamiento de
documentos; Masters thesis Universidad Nacional de Ingeniera
FIIS; Lima; 1998.
8. Jhon w. Best, Como investigar en Educacin Novena Edicin; New
Jersey USA; 1970.
9. Estadsticas en base a estudios de auditora, basados en temas de
procesos

de

trmite

documentario.

[Link]
10. Ley

26612

de

Digitalizacin

de

documentos.

[Link]
11. Ley

29060,

Ley

del

Silencio

Administrativo.

[Link]
12. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
[Link]
C2%BA_27444__Ley_del_Procedimiento_Administrativo_General_2012.pdf.
13. Fundamentos

sobre

Firma

Digital.

[Link]
14. Marco Terico de Desarrollo de Software.
[Link]
15. Gua

Cultura

Cero

Papel.

[Link]
16. Digitalizacin

con

Valor

Legal.

[Link]
pdf

136

IX. ANEXOS
Entrevista para el levantamiento de Informacin y reconocimiento de la
situacin problemtica del PEAM.

ENTREVISTA
La presente entrevista se dirige hacia el ingeniero Miguel ngel Bejarano Lazo, que
ocupa el cargo de Especialista en Sistemas e Informtica y Jefe de la Oficina de
Sistemas del PEAM y tiene el objeto de dar a conocer como se realiza el trmite
documentario en esta entidad.

1. Qu tipo de documentos maneja en el PEAM?

La gestin documentaria trabaja con documentos como Memorndums y
oficios y casi todo tipo de documento que puede ser establecido de acuerdo a
la necesidad de las dependencias tantos internos como externas.

2. Existen formatos definidos para los documentos que gestiona el

PEAM?
Existen formatos de documentos que se archivan en su mayora de manera
fsica.

3. Utilizan algn tipo de sistema para organizar los documentos que

gestionan?
Si con el sistema denominado SISGEDO el cual solo permite crear el registro
de los trmites pero no manejarlos digitalmente. Cada documento, y se
guarda en archivadores fsicos.

4. Existen polticas de uso de la digitalizacin de documentos?

No, cada usuario digitaliza un determinado expediente si la situacin lo

requiere ya sea para enviarlo por correo electrnico o para almacenarlo en la
computadora usuario; nada ms.

5. Existe algn tipo de sistema para

consultar

los expedientes

digitalizados?

No hay un sistema, solo se necesita buscar la carpeta en la computadora

donde se est guardando esta informacin que pudo haber sido digitalizada.

6. Considera usted que su sistema de trmite documentario interconecta

todas las reas del PEAM?

En parte s, porque al existir un historial de trmites y dicho proceso de trmite

es transversal en todas las dependencias. Pero esta interconexin no es
meramente visible y presenta cuellos de botella como:

Retraso en las entregas del archivo fsico.

Demora en la Recepcin y atencin de expedientes.

Traspapelado de expedientes.

Gastos en papel de oficina.

7. Cree usted que los trabajadores le dan un uso adecuado a su sistema

de trmite documentario?

S, pese a que se han presentado algunas quejas del tipo no entiendo, o no

encuentro mi expediente, etc..

8. Existe algn manual de uso para trmites documentarios?

Si, en la actualidad si existe un manual de usuario del Sistema mencionado

anteriormente.

9. Existe

algn

tipo

de

problema

en

su

sistema

de

trmites

documentarios?

Si ms que todo son problemas tcnicos y otros de lgica de negocio, como

por ejemplo:

No muestra todos los provedos del documento, por lo que se tendra

que aumentar el nmero de filas en la tabla para el provedo.

Derivar un expediente a otra dependencia sin antes haberlo

recepcionado (pero cuando las derivaciones se hacen dentro de la
misma dependencia).

Con respecto a la hoja de trmite al momento de imprimir. Nos muestra

en la parte superior el nombre del GORESAM lo cual debera ser
cambiado por el nombre del PEAM. No podemos cambiarlo nosotros
debido a que el cdigo fuente de la aplicacin se encuentra ofuscado o
encriptado.

Derivar un expediente que ha sido creado por otro usuario. (siempre y

cuando se encuentren en la misma dependencia)

Archivar un expediente que pertenece a otro usuario. (en la misma

dependencia)

Permite ingresar el detalle del expediente pero no lo muestra al

momento que se hace su seguimiento.

10. Usted considera que sera ms adecuado manejar todos sus

documentos de manera virtual?
S, pero que la estructura de ese sistema sea escalable y no sea complicado
de manejar.