NDICE
[Link]........................................................................................................... 2
TIPOS DE OFICIO.............................................................................................. 2
Oficio Simple o Directo............................................................................ 2
Oficio Mltiple........................................................................................... 3
Oficio De Transcripcin............................................................................ 3
AREA DE DIFUSIN.......................................................................................... 4
Facultad Para Firmar Oficios.........................................................................5
PARTES DE UN OFICIO...................................................................................... 5
[Link]............................................................................................................. 10
Tipos de cartas.............................................................................................. 11
Estilos de carta.............................................................................................. 13
Caractersticas de la carta formal..................................................................13
Caractersticas lingsticas de la carta.......................................................13
Partes de la carta........................................................................................... 14
carta comercial.............................................................................................. 15
Estructura.................................................................................................. 15
UTILIDAD Y FINES....................................................................................... 16
Clases de cartas comerciales.....................................................................17
III.REFERENCIAS9
I.
EL OFICIO
El oficio es un documento de carcter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector
pblico y por extensin, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y
deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms
alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo
administrativo.
Sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a
cabo gestiones de acuerdos, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc.
Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
TIPOS DE OFICIO
OFICIO SIMPLE O DIRECTO
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola
persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin,
agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales y deportivas.
Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.
OFICIO MLTIPLE
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y
varios destinatarios, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de
destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el
proceso que dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal, es
decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante es importante recordar que:
1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que
viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio.
OFICIO DE TRANSCRIPCIN
La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el
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original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito
debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, acuerdos, circulares, directivas o en
otros casos del mismo oficio.
El trato de relacin que se cumple por medio de estos documentos de autoridad a
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir
para transcribir informes relevantes e importantes.
Secciones del oficio de transcripcin:
Frmula de apertura.- Se usa, por ejemplo, la siguiente:
Se ha expedido la siguiente resolucin directoral regional que dice:
Transcripcin propiamente dicha.- Brinda en forma literal el documento o fragmento que
se ha anunciado.
Prrafo de cierre.- Suele contener las motivaciones que impulsan a realizar la
transcripcin. Frmula ms usada:
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y dems fines.
AREA DE DIFUSIN
El oficio se difunde en dos niveles:
A nivel externo: Es decir fuera de una institucin.
A nivel interno: dentro de ella.
A nivel externo: establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellas que ocupan cargos directivos.
A nivel interno: enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una
entidad o institucin.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima
autoridad de la institucin. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar
oficios fuera de la institucin, abordando asuntos especficos de trabajo, los que
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dirigen los rganos internos pueden hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,
pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos
directivos en la institucin.
Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del
oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos. Estas
personas se comunican con sus superiores o entre ellas, segn los casos,
mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no
puede ser usado a ttulo personal, sino en representacin de una entidad o
institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los
directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de
departamentos de la universidades; los directores de centros educativos, etc.; y no
as los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de rea que no
desempeen ningn cargo directivo.
PARTES DE UN OFICIO
El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
Membrete
Lugar y fecha: Se anota el lugar desde donde se enva, el da, el mes y el ao en
curso.
Juliaca, 11 de Julio del 2016
Numeracin: se escribe la palabra OFICIO con mayscula, seguido del nmero de
expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin de la sigla de la oficina
de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en
curso.
OFICIO N 23/APAFA-IESPC/16
Destinatario: aqu se escribe el trato, nombre, apellidos completos y cargo de la
persona destinataria, as como se hace mencin del lugar en donde est la sede
de la institucin en la que se ejerce tal cargo.
Seor:
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Dr. Porfirio
Rector de la Universidad Nacional del Altiplano.
Puno.
Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se hace notar tal
eventualidad, incluyendo en la denominacin de tal cargo, entre parntesis, la letra
e,(e),de encargado.
Seor:
Roger Patio Castillo
Jefe (e) de la Gerencia de Desarrollo de MINSA.
Puno.
Cuando el oficio no est dirigido a una persona sino a una institucin o empresa, el
tratamiento del destinatario debe hacerse en plural (Seores).
Seores:
Universidad Nacional del Altiplano.
Puno.
Si la sede de la institucin a que pertenece el destinatario se halla en la misma
localidad donde presta servicios el remitente, se usa, indistintamente, PRESENTE
o CIUDAD.
Seor:
Carlos Tapia Caldern
Jefe de Operaciones de SENATI.
Presente.
Seor:
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Carlos Tapia Caldern
Jefe de Operaciones de SENATI.
Puno.
Asunto: Aqu se escribe con mayscula la palabra ASUNTO, seguido de dos
puntos. Luego, en resumen, se indica con claridad el tema, que ser explicado en
el cuerpo del oficio.
ASUNTO: Invitacin a la juramentacin del nuevo alcalde de la ciudad.
Referencia: Se usa slo cuando se necesita mencionar la numeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos
casos se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
REFERENCIA: Oficio N 142/2006-DRE-PUNO
Cuerpo o texto: En esta parte, la ms importante, se da a conocer el mensaje en
forma clara y precisa. Suele iniciarse con expresiones como:
Tengo el agrado de comunicarle
Cumplo con poner en su conocimiento
Tengo el honor de dirigirme a usted
Me es muy grato comunicarle
Por la presente
De mi mayor consideracin
Otras frmulas de apertura. En algunas directivas internas de organismos
estatales se mencionan dos frmulas de apertura:
-
Tengo el honor, cuando el oficio es dirigido a un superior.
Tengo el agrado, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarqua.
Despedida: Aqu se muestra amabilidad, cortesa. Se utilizan expresiones
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conocidas como:
Hago propicia la ocasin para expresarle los sentimientos de mi especial
consideracin.
Atentamente.
Firma y posfirma: La firma es la escritura de la rbrica a mano. La posfirma es la
colocacin del nombre y apellidos de la persona que firma el documento, y a su
vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo si lo hay.
______________________________
Ineida Zapana Yanarico
Jefe de Recursos Humanos
Municipalidad de San Romn
Iniciales: Al igual que en el memorndum, se colocan las iniciales del remitente
con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas:
RAL/izy
Anexo: Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos,
programas, tarjetas, folletos, etc.:
ANEXO:
Un programa completo (8 hojas)
10 entradas (invitaciones de honor).
Distribucin: Se usa, generalmente, en los oficios mltiples, porque aqu se
mencionan a las personas y/o dependencias a quienes va dirigido el oficio:
DISTRIBUCIN:
-
Jefes de Departamento.
Diarios de circulacin local
II.
CARTA
Del latn charta, una carta es un papel que porta un mensaje escrito y que, por
lo general, suele introducirse dentro de un sobre para proteger su contenido.
Las cartas son enviadas por un individuo a otro con la intencin de transmitir
un mensaje. Por ejemplo: Mi madre me dijo que me envi una carta desde
Espaa pero an no recib nada, Voy a mandarle una carta a mi to que vive
en Estados Unidos para contarle la buena nueva, Acabo de leer la dura carta
que el padre envi al asesino de su hijo.
La persona que enva la carta se conoce como remitente o emisor, mientras
que quien la recibe se denomina destinatario o receptor. Lo habitual es
incluir los datos y la direccin postal del destinatario en el anverso del sobre,
mientras que la informacin del remitente aparecen en el reverso. De este
modo, el servicio del correo postal puede identificar y entregar las cartas con
mayor facilidad.
Varias son las partes que debe tener todo documento de este tipo para considerarse
como tal. As, por ejemplo, tiene que contar con un encabezado, con una serie de datos
bsicos (fecha, lugar, nombre y direccin); un saludo, la correspondiente exposicin del
asunto sobre el que trata la carta, la despedida y finalmente la firma de la persona que
redacta y enva dicha misiva.
Entre las diversas clases de cartas existentes (personales, formales,
comerciales) hay que destacar especialmente una que es la que recibe el
nombre de carta pastoral. En este caso, la misma se caracteriza por ser el
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discurso o interpelacin que la autoridad religiosa realiza para comunicrselo a
sus fieles. En dicho documento se incorporan, entre otras cosas, una serie de
principios y acciones que el prelado considera que aquellos deben cumplir.
Con el desarrollo de las nuevas tecnologas y las comunicaciones digitales, la
nocin de carta se ampli para incluir a los correos electrnicos y a otros
tipos de comunicaciones. La esencia, de todas formas, es la misma: enviar un
mensaje a otro destinatario, aunque en este caso es posible incluir contenidos
multimedia (videos, audios, etc.).
Carta tambin es la pieza que forma parte de una baraja. En este caso,
carta es sinnimo de naipe: Para jugar al truco, se deben repartir tres cartas
por mano, Me gustan los juegos de cartas, Gan porque me tocaron las
mejores cartas.
De la misma forma tampoco podemos pasar por alto lo que se conoce por el
nombre de Carta Magna. Esta es la expresin con la que viene a definirse al
cdigo fundamental que rige un Estado, es decir, a la Constitucin que se
convierte en la norma superior del ordenamiento jurdico de una nacin. As,
por ejemplo, en Espaa la citada Carta Magna es la Constitucin que se realiz
en el ao 1978.
Y eso sin obviar tampoco la existencia de lo que se da en llamar carta blanca.
Un trmino con el que se hace referencia al hecho de que una autoridad en
cuestin tiene total libertad para proceder a realizar las operaciones y acciones
que considere oportunas.
Los restaurantes y bares, por ltimo, presentan su listado de comidas y
bebidas disponibles en una publicacin conocida como carta o men: Me
alcanza una carta, por favor? Quisiera elegir un postre.
TIPOS DE CARTAS
Una carta es un mensaje escrito, enviado por un emisor hacia un receptor o
destinatario.
Existen diferentes tipos de carta de acuerdo a la clasificacin que se tome .
Dentro del mbito profesional se encuentran:
1. Cartas de presentacin. A travs de esta carta la persona se
presenta a s misma en el empleo que desea ser contratado. Adems
de los datos personales se incluyen la formacin acadmica, las
cualidades, aptitudes, etc y aquella informacin que el individuo
considere que concuerda con el perfil de la empresa a la que se
enva.
2. Carta de agradecimiento. Es una demostracin de cortesa y
expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda
brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las
cuales se est agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios
que no se dijeron en persona.
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3. Cartas de recomendacin. El objeto es remarcar las
competitividades de una persona con la que se ha trabajado
anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado
empleo.
4. Cartas de despido. A travs de sta la empresa le informa al
empleado su despido, incluyendo las causas del mismo.
5. Cartas de solicitud. A travs de las mismas los clientes solicitan
informacin sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de
las caractersticas principales de este tipo de cartas es que los datos
requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa.
6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por
alguna falta o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por
los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la persona
expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.
7. Cartas de reclamacin. Son escritas cuando un bien o servicio no
responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las
expectativas que un individuo tena sobre ese producto no lograron
cumplirse, recurre a esta clase de cartas expresando su descontento
y exigiendo una satisfaccin al respecto.
ESTILOS DE CARTA
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de mbito profesional, laboral, institucional...etc.
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: que podra ser un derivado de la anterior, con la nica
diferencia de que sta es especficamente para familiares.
Muy formal: en estos casos se nota una distancia an mayor con
el receptor. Adems, al momento de colocar a quin se dirige la
carta debe colocarse: Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la
institucin).
CARACTERSTICAS DE LA CARTA FORMAL
Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Posee una actitud corts y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente
Busca dar informacin completa.
CARACTERSTICAS LINGSTICAS DE LA CARTA
Utiliza frases cortas.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
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No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada.
Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los
prrafos.
PARTES DE LA CARTA
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con
los siguientes conceptos:
Fecha y lugar: nombre, direccin a quien va dirigida, fecha del da y
lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
Despedida: cortesa con la que se da trmino a la carta.
Firma o nombre: clara, o en sustitucin tambin puede llevar el
nombre en extenso.
Las cartas tambin pueden incluir:
Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que
la escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la
carta
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a
quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el
destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la causa.
Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que
has olvidado de explicar o quieras aclarar.
Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas
respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre
de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas
anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
CARTA COMERCIAL
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre
dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos
de cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de
reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A
diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema
ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
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ESTRUCTURA
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo
de la carta y el cierre.
El encabezamiento: Abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre
membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se
indica tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa
directamente de qu se trata.
El cuerpo: Es la parte ms importante. Se compone de tres partes:
una introduccin, un ncleo y una conclusin.
En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior,
agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante
redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se
trate de una reclamacin.
Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o
de estmulo.
El cierre: Constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma,
nombre y cargo. En caso de anexos se indica el nmero de stos. Adems es
posible aadir posdata o indicar si se envan copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina.
Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesa. Los tratamientos de respeto para el saludo son distinguido(s)
seor(es) o distinguida(s) seora(s). Otra forma un poco ms personal es
Estimado seor y las variedades correspondientes.
En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con
usted o ustedes.
Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin
C.c. seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por
la abreviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que
la persona que firma la carta tiene la autorizacin de la persona responsable.
UTILIDAD Y FINES
Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta
jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal
de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes:
pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del
documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o
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tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin,
de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos, etc.
CLASES DE CARTAS COMERCIALES
Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son
tambin infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o agencia
y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la correspondencia. Su
enumeracin por tanto es imposible. Con esta salvedad intentamos clasificarlas
de la manera siguiente:
1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen tambin
las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones,
informes, reservaciones, referencias, precios, catlogos, entrevistas,
cooperacin, etc.
2. Cartas de remisin o envo. Son las que se dirigen para acompaar
cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras
o mercaderas. En dichas cartas se hace constar la remisin de lo que se
manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el
destinatario sepa especficamente lo que ha de llegarle.
3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se
ha concedido crdito, el cumplimiento de su obligacin. Su redaccin
debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.
4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o
protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las
transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y
administrativas, aunque traten de evitarse.
5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a
comprar determinados artculos o servicios. Ejemplos de stas son las
que tienen como propsito anunciar un nuevo producto, asegurar a los
clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance
de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una
cuenta corriente en determinado banco, etc.
6. Cartas de relaciones pblicas. Son cartas comerciales que tienen
carcter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre
los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes
porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el
nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las
ms comunes son las de felicitacin, psame, invitacin y
agradecimiento.
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III. REFERENCIAS
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