AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU
INFORME DE PRCTICA MODULAR I
SECRETARIADO EJECUTIVO
300 horas
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC
Jossi Emeli Alva Fajardo
Nuevo Chimbote, Enero 06 del 2015
SECRETARIADO EJECUTIVO
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo
A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto.
A mis Padres por estar ah presentes; en
especial a mi madre por su ayuda y constante cooperacin.
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SECRETARIADO EJECUTIVO
NDICE
DEDICATORIA
INTRODUCCIN
I.
INFORMACIN DE LA EMPRESA
1.1. Razn Social de la Empresa o Institucin
1.2. Actividad comercial
1.3. Misin y visin
1.4. Objetivos
1.5. Principios
1.6. Valores
1.7. Organigrama
1.8. Estructura organizacional y funciones por departamento
RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES
2.1. Funciones Permanentes
RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES CONCEPTUALES
10
3.1. Funciones Conceptuales
10
IV.
LOGROS
10
V.
DIFICULTADES
11
II.
III.
CONCLUSIONES
12
RECOMIENDACIONES
13
ANEXOS
14
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INTRODUCCIN
El presente informe se realiz con la finalidad de cumplir con las normas vigentes
para el proceso de titulacin, se presenta el informe de prcticas pre
profesionales en el cual se detalla las actividades necesarias en el centro de
prcticas y que me ha permitido consolidar mi formacin como futura Secretaria
Ejecutiva.
Las practicas pre profesionales es de suma importancia en la formacin de los
profesionales que se desempearan en el mercado laboral tanto a nivel local,
regional o nacional ya que en la actualidad la tecnologa y los diferentes procesos
que se realizan en las empresas pblicas y privadas se desarrollan con celeridad
y es necesario que la futura Secretaria Ejecutiva conozca y aplique estas
tecnologas.
En el presente informe se dar a conocer detalladamente las actividades
realizadas en la empresa ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC durante el
periodo de ejecucin.
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I. INFORMACIN DE LA EMPRESA.1.1. Razn Social de la Empresa o Institucin:
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC
1.2. Actividad comercial:
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC tiene como campo de accin la
comercializacin de Sistemas de Seguridad Electrnicos, con medios
tecnolgicos como Sistemas de Alarma Circuito Cerrado de Televisin
(CCTV), Cercos Elctricos, Rastreo Satelital GPS, Intercomunicadores,
Automatizacin de Puertas y Portones y prximamente expandir una
gama de productos a sistemas destinados al control perimetral,
sistemas contraincendios y el control de acceso.
1.3. Misin y Visin.
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC es una empresa con amplio
conocimiento en Sistemas de Seguridad Electrnicos con soluciones
integrales, cuyos sistemas estn especialmente diseados para
adaptarse a la necesidad de cada cliente, brindando atencin
personalizada.
-
Misin:
Proporcionar a sus clientes la ms alta calidad en servicios en
Sistemas de Seguridad Electrnicos con soluciones integrales, con
personal eficiente y constante innovacin tecnolgica, permitiendo
la tranquilidad, satisfaccin y confianza del cliente.
Visin:
Posicionarse como la empresa lder en Sistemas de Seguridad
Electrnicos con Soluciones Integrales, expandiendo su presencia
a nivel nacional y garantizando un excelente desempeo en
operaciones de seguridad con eficiencia, disciplina y honestidad a
completa satisfaccin del cliente.
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1.4. Objetivos.
ALERTA SECURITY SYSTEMS SAC tiene como objetivo la seguridad,
garantizando la proteccin de las personas, bienes y patrimonio, en
todo momento y en el lugar que el cliente lo solicite. Contamos para ello
con personal capacitado y entrenado; as tambin con equipos acorde
a las particularidades de cada servicio o requerimiento.
1.5. Principios.
- Servicio eficaz y eficiente para tranquilidad de los clientes y superar
sus expectativas.
- Responsabilidad y alto espritu de colaboracin con nuestros
clientes, trabajadores, comunidades y medio ambiente.
-
Trabajo digno en el que cada integrante de nuestro equipo desarrolla
sus capacidades sintindose satisfecho de desenvolverse en un
ambiente grato y seguro para alcanzar sus metas y las de sus
familiares.
Personalizar la experiencia de cada cliente y aplicarlo en la empresa.
1.6. Valores.
tica.
Responsabilidad.
Honestidad.
Respeto.
Eficacia.
Puntualidad.
Solidaridad.
Compromiso.
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1.7. Organigrama.
GERENTE GENERAL
GERENTE
COMERCIAL
ADMINISTRACIN
REA DE VENTAS
LOGSTICA
REA DE SOPORTE
TCNICO
REA DE
OPERACIONES
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1.8.
Estructura organizacional y funciones por departamento.
GERENTE GENERAL
ADMINISTRACIN
Planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar las actividades operativas y
administrativas.
Representar legalmente a
la empresa
LOGSTICA
Control de inventario, almacenamiento y
despacho.
REA DE VENTAS
Publicidad, atencin al cliente, asesora a
clientes.
REA DE
OPERACIONES
Central de monitoreo 24 horas sistemas
alarmas y sistema rastreo GPS.
REA DE SOPORTE
TCNICO
Servicio de instalaciones de sistemas de
seguridad, mantenimientos preventivos y/o
correctivos.
GERENTE COMERCIAL
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II. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES.Durante el periodo de tres meses realizando prcticas pre-profesionales en
la empresa ALERTA SECUTIRY SYSTEMS SAC; en el rea de atencin al
cliente, donde era supervisada por el Sr. Nichael Melquiades Morillo Vega
las funciones asignadas fueron las siguientes:
2.1. Funciones Permanentes:
- Recepcin de llamadas telefnicas para brindar informacin sobre los
diferentes sistemas de seguridad as como tambin para derivar la
llamada con el rea correspondiente.
- Manejo y control de agenda para programacin de visitas comerciales
y visitas tcnicas a los clientes potenciales de la empresa. Tambin
para el control sobre pendientes de pago a los proveedores, servicios
y pago del personal.
- Revisar el correo electrnico de la empresa para atender dudas o
consultas de los clientes, as como tambin recibir las promociones de
los proveedores.
- Archivar los documentos de la empresa en forma ordenada,
clasificndola de acuerdo al contenido de cada una como por ejemplo:
cartas, solicitudes, contratos, vigencias de poder, contratos de trabajo,
boletas de pagos, cotizaciones, etc.
- Recepcin de documentos para el manejo de archivos interno y
externo, asimismo verificar si los documentos estaban completos y
correspondan a la empresa.
- Comercializacin los diferentes sistemas de seguridad que ofrece la
empresa.
- Elaboracin de cotizaciones y/o presupuestos para los clientes y luego
enviarlas va correo electrnico, posteriormente llamando al cliente
para informar sobre el envo de su cotizacin solicitada.
- Manejo de sistema de ventas en el cual se realizaba el registro de cada
cliente con los datos completos correspondientes.
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III. RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES.Las actividades conceptuales en las prcticas pre profesionales fueron de
apoyo en el rea de operaciones las cuales fueron en 3 ocasiones de forma
eventual.
3.1. Funciones Conceptuales:
- Monitoreo de sistemas de alarmas y sistemas de rastreo GPS, es
decir estar atenta a los eventos realizados por parte de los clientes
para el correcto funcionamiento del sistema de monitoreo, asimismo
evitar incidencias futuras.
- Brindar soporte a los clientes cuando estos tenan inconvenientes en
los sistemas para realizar aperturas y cierres de forma manual o
remota.
- Verificar la conexin de los paneles de alarma si funcionaban
correctamente.
- Verificar el registro de clientes en el sistema de monitoreo, los cuales
deban estar correctamente llenado.
IV. LOGROS.- Durante los tres meses de experiencia en la empresa fortalecieron el
desarrollo de mis competencias acadmicas, por otro lado, dicha
experiencia conform una base importante para mi futuro como
profesional; al principio fue un poco dificultoso debido a la falta de
experiencia que tena, la cual fui obteniendo durante el proceso de mis
prcticas pre-profesionales.
- Aprender el manejo del sistema de ventas de la empresa cuyo software
se denomina dolibarr; asimismo afianzar mis conocimientos en Word,
Excel, Power Point y Corel Draw.
- Realizar el uso correcto de los equipos y materiales de oficina y conocer
el valor e importancia de cada uno de ellos.
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- Obtener
experiencia
relacionada
la
atencin
al
cliente
comercializacin de los sistemas de seguridad, la cual me permitir
poder desempearme ptimamente en cualquier empresa que requiera
de mi servicio.
- Alcanzar el total de horas requeridas en las prcticas pre profesionales.
V. DIFICULTADES.- La principal dificultad que tena era la falta de experiencia en el rea
asignada, ya que al interactuar con los clientes que llegaban y solicitaban
informacin que yo an no manejaba en un principio.
- Falta de conocimiento en el sistema de ventas dolibarr.
- Otra dificultad era la elaboracin de los presupuestos y/o cotizaciones ya
que desconoca la descripcin tcnica y costo de los equipos de
seguridad electrnica integral.
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CONCLUSIONES
El presente informe fue realizado siguiendo criterios y procedimientos
establecidos por el Instituto para dejar constancia de haber realizado las
practicas pre profesionales, las cuales son de suma importancia para la
obtencin del ttulo profesional tcnico.
La consolidacin de la formacin de los profesionales, se realiza a travs de
la ejecucin de las prcticas, porque les permite contrastar la teora con la
prctica y desarrollar sus habilidades y destrezas en las tareas que
desarrollan en el centro de prcticas.
Que las instituciones nos permitan a los practicantes obtener experiencias
reales acerca del ambiente donde se trabajara y lograr la capacidad para
tener una buena formacin profesional.
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SECRETARIADO EJECUTIVO
RECOMENDACIONES
-
El Instituto Superior Bitec siga creando convenios con varias empresas para
facilitar las prcticas pre profesionales de los estudiantes.
Las entidades pblicas y privadas de la regin deben apoyar las prcticas de
los estudiantes que se forman para ser profesionales tcnicos, brindndoles
conocimiento y tambin incentivarles de alguna forma, animndoles a que
sean emprendedores.
Asignar docentes supervisores de prcticas para que se hagan las visitas
respectivas y puedan conocer nuestras debilidades en las correspondientes
reas de prcticas y puedan brindar las orientaciones necesarias para el
caso.
Implementar con equipos modernos la sala de cmputo para as brindar
mejor servicios y conocimientos a los estudiantes de todas las carreras.
El Instituto Superior Bitec debe involucrar a sus alumnos egresados en el
desarrollo de cursos de capacitacin, de tal manera podamos seguir
capacitndonos y actualizndonos constantemente ya que hoy en da el
mercado laboral est muy exigente y competitivo a lo que se refiere a
carreras tcnicas.
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ANEXOS
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DIAGRAMA DE PROCESO DE ATENCIN
AL CLIENTE
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Sistema de ventas de la empresa
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EQUIPOS
SERVICIOS
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