FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL
PROJECT MANAGEMENT
GESTIN DEL ALCANCE
DOCENTE:
Ing. ERIKA MAGALY MOZO CASTAEDA
CHIMBOTE, 2016
GESTION DEL
ALCANCE
1. Introduccin
Uno de los factores de xito de un proyecto es una
adecuada gestin del alcance.
Muchos proyectos tienen serios problemas e
incluso han fracasado debido a la inadecuada
definicin de los requerimientos del producto o
inadecuada gestin del alcance del proyecto, lo que
agrega trabajo no autorizado y esto a su vez altera
el tiempo y presupuesto inicialmente estimado en
el proyecto.
1. Introduccin
Es responsabilidad del Gestor del Proyecto
gestionar los cambios en el proyecto, para
modificar, agregar o eliminar requisitos y al
mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de
la Declaracin del Alcance inicialmente aprobado y
de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.
Mediante la gestin de cambios, el Gestor del
Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo,
presupuesto y otras reas de conocimiento.
QUE ES LA GESTIN DEL ALCANCE?
Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos
necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo
el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para
completar el proyecto con xito. La Gestin del Alcance
del Proyecto se encarga principalmente de la definicin
y el control de lo que est y no est incluido en el
proyecto.
QUE OBJETIVO DE LA GESTIN DEL ALCANCE ?
El objetivo principal de la Gestin del Alcance
del Proyecto es definir y controlar qu se
incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Que es la Gestin del Alcance del Proyecto ?
Tener bien claro que:
Alcance del producto
Refiere a las caractersticas y funciones que
definen un producto, servicio o resultado.
Alcance del proyecto
Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar
un producto, servicio o resultado con las
caractersticas y funciones especificadas.
3. Procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto
Los Grupos de Procesos de la Gestin del Alcance son:
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear WBS
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance 5.Controlar
1. Recopilar
Requisitos
el Alcance
4.Verificar
Alcance
2.Definir el
Alcance
3. Crear
WBS
3.1. Recopilar Requisitos
Los requisitos se identifican a partir de necesidades,
deseos y expectativas del patrocinador, cliente y otros
interesados.
Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y
registrados a un nivel de detalle suficiente, que
permita medirlos una vez que se inicia el proyecto.
Por tanto, recopilar requisitos significa definir y
gestionar las expectativas del cliente.
3.1. Como hacerlo ?
Las herramientas que nos permiten recopilar requisitos, son:
Entrevistas
Grupos de opinin, rene a los interesados y expertos en la materia
para conocer sus expectativas respecto al producto, servicio o
resultado propuesto.
Talleres facilitados, rene a los interesados funcionales y tcnicos
claves para definir los requisitos del producto
Tcnicas grupales de creatividad, tormenta de ideas, tcnicas de grupo
nominal, tcnica delphi, mapa conceptual/mental, diagrama de afinidad
Cuestionarios y encuestas
3.2. Definir el Alcance
Definir el Alcance es el proceso que consiste en identificar todo
el trabajo que se realizar en el proyecto para alcanzar sus
objetivos. Es decir, se realiza una descripcin detallada del
proyecto y del producto.
La preparacin de una declaracin detallada del alcance del
proyecto es fundamental para su xito ya que propicia un
entendimiento comn entre los interesados del proyecto.
Su contenido puede incluir:
Objetivos del proyecto
Justificacin del proyecto
Descripcin del alcance del proyecto
Beneficios
Supuestos
Restricciones
Exclusiones
Dependencias con otros proyectos
3.2. Definir el Alcance
La declaracin del alcance es una herramienta que ayuda a
controlar los cambios al proyecto, puesto que definen los lmites
para aceptar o rechazar cambios.
Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se
define y se describe de manera ms especfica conforme se va
recabando mayor informacin sobre el proyecto.
3.2. Como hacerlo ?
Juicio de Expertos
Anlisis del Producto, incluye tcnicas tales como el desglose del
producto, el anlisis de sistemas, el anlisis de requisitos, la
ingeniera de sistemas, la ingeniera del valor y el anlisis del
valor.
Identificacin de alternativas, incluye tcnicas tales como la
tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparacin entre
pares, etc.
3.3. Crear EDT ( Estructura de desglose del trabajo)
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposicin
jerrquica descendente de todo el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y fciles de manejar hasta llegar a un
nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo.
La EDT(La estructura de desglose del trabajo) organiza y define el
alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la
declaracin del alcance del proyecto aprobada y vigente.
El propsito de la EDT (La estructura de desglose del trabajo )es
desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el proyecto
para cumplir el objetivo deseado. A partir de la identificacin de las
tareas ser posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir,
la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y
otros documentos de planificacin.
3.3. Crear EDT ( Estructura de desglose del trabajo)
La Estructura de Desglose del Trabajo tiene la forma de un rbol
invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales
componentes.
No existe frmula para calcular el nivel de profundidad de la
EDT, esto depender del tamao y complejidad del proyecto.
Comnmente tenemos:
El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto,
El segundo nivel son las fases del proyecto
El tercer nivel son los entregables del proyecto
El cuarto nivel, el paquete de trabajo
Una Estructura de Desglose del Trabajo bien diseada hace fcil
asignar cualquier tarea, actividad u entregable del proyecto a uno
y slo un componente de la estructura..
3.3. Crear EDT ( Estructura de desglose del trabajo)
Un paquete de trabajo es un resultado; una regla bsica para
determinar el nivel ms bajo de la EDT es usar la regla 80/8, la cual
especifica que un paquete de trabajo no debe durar ms de 80 horas
ni menos de 8 horas.
La EDT necesita ser construida con la ayuda del equipo del proyecto
y/o personas de la organizacin que participaron en proyectos
similares.
Otro componente de la EDT es el sistema de numeracin utilizado
para seguir cada elemento con un nmero nico, esto es til para
desarrollar el cronograma del proyecto.
Ejemplo de EDT, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:
Nivel 1: Objetivo del Proyecto
Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables
Nivel 4: Paquete de Trabajo
3.3. Resultado del EDT (Estructura de desglose del trabajo) :
Como resultado de este proceso tenemos:
EDT
Diccionario de la EDT
Lnea base del Alcance, la que
incluye la declaracin del
alcance del proyecto, la EDT, el
diccionario de la EDT
Actualizaciones
a
documentos del proyecto
los
3.3. Resultado del EDT (Estructura de desglose del trabajo) :
ELABORACIN DEL PRODUCTO
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
APLICATIVO WEB
Y MOVIL
INCEPCIN
APRUEBA
MECANISMO DE
PRONTO PAGO
INSTRUCTIVOS Y
PROCEDIMIENTOS
DE MULTA
ELECTRONICA Y
PRONTO PAGO
ANALISIS DE
ARQUITECTURA
DEFINICIN Y DISEO DE
WIREFRAMES
DOCUMENTO DE
ANALISIS Y DISEO
MODELO DE LA
ARQUITECTURA
CASOS DE PRUEBAS
ELABORACIN
PROGRAMAS FUENTES
DOCUMENTADAS
CONTRUCCIN
MANUAL DE USUARIO
MANUAL DE SISTEMAS
ACTA DE CAPACITACIN Y
DIFUSIN
TRANSICIN
ACTA DE PUESTA A
PRODUCCIN
3.3. Resultado del EDT (Estructura de desglose del trabajo) :
INCEPCIN: Es Un proyecto gil es
impulsado por entregas rpidas y
frecuentes; un indicador importante que
refleja la buena ejecucin de un
proyecto se centra en la entrega .
WIREFRAMES: es una gua visual que
representa el esqueleto o estructura
visual de un sitio
Los wireframes se enfocan en:
-Los tipos de informacin que ser
mostrada
-La cantidad de las funciones disponibles
-Las prioridades relativas de la
informacin y las funciones
-Las reglas para mostrar ciertos tipos de
informacin
-El efecto de los distintos escenarios en la
pantalla
3.4. Verificar el Alcance
Verificar el alcance es el proceso que consiste en
formalizar la aceptacin de los entregables del
proyecto que se han completado por parte del
cliente.
Verificar el alcance incluye revisar los entregables
(resultados de los trabajos y servicios) con el cliente
o el patrocinador para asegurarse de que se han
completado satisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptacin formal.
Verificar el alcance implica ejecutar actividades de
inspeccin, validacin, medicin y comprobacin que
los entregables cumplan los criterios de aceptacin
acordados.
3.4. Verificar el Alcance
La verificacin del alcance difiere del control de
calidad ya que el primero est enfocado
principalmente a la aceptacin formal de los
resultados del proyecto y el segundo comprueba
que se cumplan los requisitos de calidad
acordados en el proyecto.
La gerencia de la calidad es ejecutada
generalmente antes de la verificacin del
alcance, pero estos dos procesos pueden ser
ejecutados en paralelo
3.4. Resultado de Verificar el Alcance
Como resultado de verificar el alcance tenemos:
Entregables aprobados
Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para
su revisin y tratamiento por medio del proceso
Control Integrado de Cambios.
Actualizaciones a los documentos del proyecto
3.5. Controlar el Alcance
Ya que los cambios en el proyecto son inevitables es necesario
controlarlos.
El Control del Alcance es el proceso por el que se monitorea
el estado del alcance del proyecto y del producto, y se
gestionan cambios a la lnea base del alcance.
El Control del Alcance del proyecto asegura que todos los
cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas
recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios
3.5. Controlar el Alcance
3.5. Como hacerlo?
Anlisis de Variacin
Para controlar el alcance del proyecto realizamos el Anlisis de
Variacin a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las
que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la lnea
base del alcance creado.
A partir de la identificacin de las variaciones, es posible
enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los
problemas o restricciones que impiden el progreso planificado del
proyecto. Finalmente se tomar decisiones de aplicar acciones
correctivas o preventivas, si fuera necesario.
3.5. Resultado del Controlar el Alcance
Como resultado del control del alcance, tenemos:
Mediciones del Desempeo del Trabajo
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin,
pudiendo actualizar:
Las causas de las variaciones
Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su
seleccin
Otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control
del alcance del proyecto
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Preguntas?
