Modelo de Informe de Control Interno
Para la Junta Directiva de la empresa
SOFTWARE AL DIA
Preparado por la Auditora
Marzo 20 de 2016
Nota del autor
Este modelo servir a contadores, Auditores y Revisores Fiscales como gua bsica de lo que puede ser un tipo de informe de
Control Interno; su uso no nos responsabiliza de lo que se redacte con base en l.
Alcance.
Se harn consideraciones con base en la labor realizada entre el 1 de Enero y el 31 de
Diciembre del ao 2016
Justificacin
Los informes de final del perodo sirven a la alta direccin no solo para evaluar el trabajo
ejecutado sino para determinar si lo ejecutado corresponde a los requerimientos de la
empresa.
El marco de internacionalizacin de las empresas, exige que la visin futura se enfoque
hacia la evaluacin de los requerimientos de esta internacionalizacin en todas las reas
de la empresa.
Por ste motivo adems de los informes que exige la Ley como la Certificacin de los
Estados Financieros, el Dictamen de los mismos, el Informe de Gestin y el Informe de
Control Interno; se solicit una vez mas que para el Informe de Gestin se preparasen
informes por reas, como las de Recursos Humanos, Produccin, Mercadeo, Finanzas y
Control de Calidad.
Marco Conceptual
El Control Interno es un proceso, ejecutado por la Junta Directiva y la Alta Direccin de la
Empresa para la administracin de una entidad, diseado especficamente para
proporcionarle seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las
operaciones; suficiencia de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Marco legal
El informe sobre Control Interno se constituye en un elemento bsico que permite
determinar si los marcos legales y jurdicos se cumplen; si los ordenamientos
Corporativos son tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden a los
propuestos por la alta direccin y si los lineamientos establecidos de control interno
corresponden a la dinmica y desarrollo de la empresa.
Se ejecut la Auditora cumpliendo con las Normas de Auditora de General Aceptacin
(NAGAS).
Enfoque del Control Interno
El Control Interno que evala la Auditora est fundamentado en Normas de Auditoria de
general aceptacin y Pronunciamientos del Consejo Tcnico de la Contadura, los cuales
aunque no tienen la calidad de obligatorios, s corresponden a un proceso investigativo
que bien puede ser tenido como premisa bsica para el desarrollo de ste enfoque de
Control en proceso de universalizacin.
Marco terico de los componentes del Control Interno de la empresa
Los componentes del Control Interno se interrelacionan; se derivan de la visin de la
empresa, y se integran a los procesos administrativos.
Estos componentes son:
Ambiente de control.
Al cual se asocian elementos como la integridad, valores ticos, y la competencia o
conocimientos as como las habilidades que poseen las personas para cumplir
adecuadamente sus funciones.
Evaluacin de Riesgos.
Es la identificacin y anlisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos, los
cuales representan la orientacin bsica de recursos y esfuerzos, y se constituyen en el
camino para identificar factores crticos de xito. Los riesgos incluyen factores externos e
internos.
Actividades de Control
Son las que realiza la Gerencia y dems personas de la empresa, para cumplir
directamente con las actividades asignadas, las cuales estn representadas en polticas,
sistemas y procedimientos y se incluyen entre estos controles, los relacionados con los
sistemas de Informacin.
Informacin y Comunicacin
Para lograr los objetivos es necesario disponer de informacin adecuada y oportuna.
Se desprende como conclusin que la informacin cumple distintos propsitos y se utiliza
a diferentes niveles.
El Seguimiento y la Supervisin
Estos pueden ser ejecutados por el personal encargado de los propios controles (auto
evaluacin) y se aplica mediante cuestionarios o entrevistas comunicando las debilidades
u oportunidades de mejoramiento.
Objetivos del informe de Control Interno
1. Dar a conocer la situacin del control interno de la empresa.
2. Cumplir con la obligacin de dar cuenta oportuna y por escrito de las irregularidades o
desviaciones en que se incurra en la realizacin del objetivo social
3. Hacer conocer a la alta Direccin que las operaciones que se celebran cumplen con los
estatutos y con las decisiones de los socios.
4. Informar a la alta Direccin del cumplimiento de las responsabilidades asignadas
como son:
Velar porque se lleve regularmente la contabilidad cumpliendo la reglamentacin
contable y fiscal.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen
oportunamente las medidas de conservacin y seguridad.
Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sea
necesarios para establecer controles permanentes y necesarios.
Autorizar con la firma los Estados Financieros debidamente acompaados del
Dictamen y las Notas que forman con ellos un todo indivisible.
Temas a tratar en ste informe
Se han seleccionado los temas que se consideran importantes y que requieren ser
tomados en cuenta al momento de las decisiones
1. Consideraciones relacionadas con aspectos generales de operaciones en el
exterior
a. Los procesos de Contratacin en el exterior se han venido implementando dentro de la
Norma ISO 9000 en forma amplia y detallada.
b. Manejo del software y de los contratos con los clientes.
Los contratos que firme la empresa, conviene que se consideren como un solo producto
Licencias incorporando a sta figura los servicios requeridos.
Se requiriere sectorizar mejor los controles de costos y de indicadores de gestin por
cada proyecto.
Cabe tener en cuenta que la empresa es ms creacin de valor futuro, que la operacin y
gestin que reflejan los documentos como operaciones reales.
La tendencia de la Direccin debe ser la de maximizar este valor futuro, con base en una
excelente gestin en todas las reas de la empresa mediante la agregacin de valor.
Es preciso con relacin a las operaciones con clientes del exterior tener en cuenta las
normatividad vigente.
Es preciso al aplicar las normas atemperarse en la prctica a las variables relacionadas
con marcos legales de los pases receptores del producto o licencia.
Se requiere desarrollar un proceso de anlisis relacionado con las nuevas licencias de
software que permiten que estas al ser vendidas sean exentas del impuesto de renta.
Implica lo anterior como antes se expres que se hace necesario el establecer unos
centros de Costos, para controlar como inventarios aquellas licencias que se coloquen o
vendan.
Adems del aspecto anterior es importante lograr la legalizacin de las nuevas Licencias
con base en las nuevas normatividades de control vigentes.
Es preciso enfocarse en negocios internacionales de venta de licencias y servicios hacia
empresas instaladas en pases del la Comunidad Andina, Argentina y Chile dada la
posibilidad de que estas ventas de bienes y servicios adems de no estar afectadas por el
impuesto a las ventas, puedan ser tomadas como ventas no gravadas en relacin con el
impuesto a la renta.
Los beneficios obtenidos de los negocios con el Ecuador por constituir ventas no gravadas
han sido importantes en aos anteriores.
Adems de los aspectos anteriores es preciso establecer un plan en relacin con las
utilidades acumuladas de aos anteriores; estableciendo que dadas las condiciones del
inversionista del exterior lo mejor es girar utilidades no gravadas, pues de lo contrario
puede resultar altamente gravoso su giro una vez que se decreten como utilidades a
distribuir.
Otro aspecto vital es el particularmente basado en el Producto (Software) con su proceso
de venta fundamentado en un Contrato internacional debidamente evaluado pero siendo
facturado buscando las mayores ventajas para la empresa.
c. Estados Financieros (consolidados)
Deben prepararse estados financieros que acumulen la informacin (la consoliden) de las
diferentes empresas facturadoras
o gestionadoras que incluyan las operaciones y
adems la evaluacin del los Activos o Capital intelectual incorporados teniendo como
brjula operativa un Sistemas de Costos.
2. Revisin por reas de operacin
a. rea de Ingresos incluidas las inversiones y manejo de Clientes
1. Se efectuaron las revisiones correspondientes al rea determinando que existen
registros que maneja el rea de ventas y registros que hace el rea contable que muchas
veces no resultan compatibles. Muchas veces se anulan facturas por falta de planeacin
de las mismas o de convenios con las empresas para evitar efectos fiscales.
2. El valor de los saldos de anticipos recibidos de los contratos al 31 de Diciembre del ao
son de $ XXXXXXXX y el saldo a la misma fecha del ao anterior era de $XXXXXXXX.
En contratos menores no se aplic el procedimiento del anticipo previsto como un medio
de financiacin.
3. Fueron en el ao anterior se presentaron prdidas por la revaluacin del peso frente
al dlar. Estos valores estn afectando los resultados de la empresa.
Evaluacin del Control interno
1. Los ingresos que se reciben como producto de las inversiones, son ingresados y
controlados con arqueo mensual tanto fsico de los documentos negociados, para
determinar la correccin del registro y su correspondencia por causacin.
3. Los ingresos por concepto de abonos de clientes as como los anticipos, son
preparados por el Departamento de Cartera y controlados por el rea financiera y
contable.
4. Los comits que hace el rea Financiera y la de ventas permiten hacer el seguimiento
al cumplimiento de las metas. Sin embargo si se analiza el presupuesto se concluye que
no obstante el seguimiento, los resultados no son siempre los esperados.
5. En el proceso de aseguramiento de la calidad ISO 9000, se han establecido
procedimientos para la preparacin y documentacin de los contratos nacionales e
internacionales.
Recomendaciones para mejorar el control interno:
1. Que se unifique el registro de cartera y contabilidad, y que una vez se establezca el
mejor procedimiento quede el registro solamente en manos del rea contable.
2. Con relacin a las Inversiones, hemos solicitado la preparacin de un manual de
procedimiento de control de los riesgos en las inversiones tal como lo hacen las
empresas con las cuales se negocian las inversiones. Adems debe preverse un control
que evite que sea solamente una persona la que tenga acceso a dicho manejo.
3. Como ya est nombrado un abogado para la gestin de cobro de las facturas vencidas
es preciso hacer seguimiento permanente a su labor.
4. Debe continuarse el control de las Deudas de Difcil cobro
cancelacin.
hasta el logro de la
5. Se ha determinado que para facilitar las Conciliaciones bancarias, las diferencias del
mes se registrarn en el mes siguiente, pero se requiere que en ningn caso haya un
retardo en la aplicacin de ste procedimiento.
6. Como se consider no conveniente el registro de la empresa como auto retenedores,
por los efectos financieros, se deben adecuar todos los controles administrativos que
faciliten la labor de obtencin de los certificados de retencin en la fuente
correspondiente.
b. rea de Egresos y comportamiento con los Pasivos
1. Se hacen las evaluaciones permanentemente con ocasin de la revisin documentaria
anticipada de la retencin en la fuente, de Reteiva, de Impuesto a las Ventas con base en
los lineamientos establecidos en las normas tributarias y el proceso de compra de
acuerdo con lo establecido en las Norma ISO 9000 y cuando ha sido pertinente se han
hechos las observaciones relacionadas con posibles desviaciones.
2. El control documentario lo hemos considerado adecuado. Excepto en el caso de la
prdida ya explicada en las Revelaciones.
3. Se vienen soportando las compras con las tres cotizaciones. Sin embargo cuando se
trata de los gastos de viticos se han encontrado casos en los cuales los documentos no
son reportados en forma oportuna.
4. Los documentos correspondientes a costos y gastos que se generan en el exterior
viene siendo motivo de seguimiento para que sean deducibles, teniendo como
caractersticas su proporcionalidad, relacin de causalidad y necesidad. Adems se evala
desde el punto de vista tributario el pago para determinar si es deducible.
5. En el ao se redujeron en forma ostensible las compras de equipos de procesamiento,
dado que se tiene contratos de Leasing con Computadores al da cuyas cuotas se han
venido pagado oportunamente.
6. Se estableci un Inventario de Licencias que al final del ao no fue posible verificarlo
totalmente, pues se est terminando de identificar con la contabilidad; adems se han
establecido polticas y procedimientos para su control. En el ao se logr identificar
plenamente la legalidad de las licencias y adems las que estn instaladas en cada
computador.
7. Con relacin al pago de nmina, sta viene siendo manejada por un contrato de
Outsourcing que hemos evaluado y considerado adecuado.
8. Se aplican las normas colombianas en relacin con aspectos de responsabilidad, plazos
y pagos correspondientes a los siguientes Impuestos.
Renta
Patrimonio
Retencin en la Fuente
Impuesto a las Ventas
Retencin de impuesto a las Ventas
Retencin del impuesto de industria y comercio
Industria y Comercio
Impuesto de Timbre
9. La empresa cumple con el pago a entidades de Seguridad social y las cargas
parafiscales de acuerdo con los porcentajes establecidos y teniendo en cuenta los plazos
asignados.
10. Los contratos de arrendamientos estn debidamente firmados y vigentes
11. La empresa contrata los seguros por un valor razonable, para de los bienes que posee
y para los contratos con terceros que firma, de acuerdo con las clusulas establecidas en
los mismos.
12. Los gastos son subdivididos en Costo de ventas, Gastos Administrativos, Gastos de
Ventas y Otros Egresos.
13. Con relacin al pago de Honorarios por Junta directiva, consideramos que es alto si
los comparamos con los pagos que se hacen en el mercado.
14. Se utilizan los vales de alimentacin de acuerdo con los convenios de flexibilizacin
hechos con los empleados y si exceder el marco legal.
15. Los gastos en general llenan los requisitos para ser deducibles o sea que son
proporcionados, razonables, adecuadamente soportados y tienen relacin de causalidad
con el ingreso con la excepcin de los comentados anteriormente pagados por Junta
Directiva.
16. La diferencia en Cambio producto de los Anticipos Recibidos de clientes fue un valor
importante en el ao.
17. Se asumieron Retenciones en la fuente producto de errores contables no justificados.
18. El impuesto gravamen a los movimientos financieros que constituye un gasto no
deducible parcialmente, se redujo ostensiblemente con relacin al ao anterior.
19. El costo de venta aplicado corresponde a aquellos valores que pueden activarse como
Inventarios y que se aplicarn a medida que se producen las ventas. Sin embargo en la
empresa el sistema de costos funciona aplicando todos los elementos como gasto (costo)
por no existir un sistema de Inventarios debidamente establecido.
20. Al 31 de Diciembre se efectuaron los ajustes finales al proceso de actualizacin de
los registros en el software de Activos Fijos. Tambin se efectu prueba parcial fsica de
este inventario lo cual, permiti determinar una realidad de los Activos fijos que se siguen
controlando de acuerdo con instrucciones de Gerencia General y con base en polticas y
procedimientos que se estn implementado.
21. La Depreciacin
validado.
se aplica en lnea recta pero utilizando un software debidamente
22. Se ajustaron al 31 de Diciembre los Avalos tcnicos dejando las diferencia tanto en
valorizaciones como en provisiones de acuerdo con las circunstancia.
23. Se corrigieron errores que estaban dando lugar a diferencias en la informacin de
activos fijos.
Recomendaciones
1. Con relacin a los gastos, consideramos necesaria la racionalizacin, puesto que el
promedio mensual contable del ao fue superior a la del ao anterior lo cual representa
un incremento de un XX%. El incremento ms importante se presenta en el rubro de
Gasto de Ventas. Se deben tener en cuenta los riesgos actuales de operacin.
2. Se debe continuar manteniendo un debido equilibrio entre los recursos colocados en
dlares que generan ingresos por diferencia en cambio y aquellos recursos ajenos que
generan Egresos por el mismo concepto.
3. Es necesario encontrar la mejor solucin para lograr que los funcionarios que viatican
reporten oportunamente la utilizacin de los dineros que le han sido entregados.
4. Cuando se realice documentalmente la transferencia del derecho sobre los equipos de
cmputo arrendados; es necesario establecer el procedimiento que permita mantener un
permanente control sobre ellos.
5. Con relacin al uso en la empresa del Software licenciado, se requiere establecer el
mayor control al uso que hacen los empleados a software pirata para evitar que tenga
qu asumir la Gerencia General responsabilidades sancionables a la luz de la Ley.
6. El control de nmina debe garantizar a la empresa, que las decisiones de flexibilizacin
estn enmarcadas en los lineamientos legales del cdigo laboral.
7. El software contable, debe tener permanentemente un adecuado mantenimiento.
8. Es necesario considerar la necesidad de establecer un proceso en el control de
produccin que permita manejar las Licencias que se venden dentro del rubro de
Inventarios en proceso y terminados.
9. Es preciso establecer en el rea de produccin, un control a los servicios prestados por
terceros, para evitar facturaciones a destiempo, as como cobros que no sean plenamente
justificados
10. Se debe determinar la forma de lograr la nacionalizacin de los Equipos que ahora
estn registrados en trnsito.
11. Definir lo que se har con los Equipos de cmputo que estn ubicados en
distintos de la empresa.
sitios
12. Al programa de control de activos fijos, debe drsele el uso adecuado asignando si es
necesario una persona que se responsabilice de las diversas informaciones que generan
especialmente de activos fijos.
c. rea de Recursos Humanos
1. Viene sta rea desarrollando adems de su funcin, la correspondiente al manejo del
aseguramiento de la calidad; siendo la empresa adems, receptiva a los resultados de
las Auditorias de la Calidad.
2. Se observa por la rotacin de personal que el proceso de seleccin, entrenamiento e
induccin son adecuados.
3. Este departamento interviene igualmente en los procesos de organizacin de eventos,
visitas de funcionarios, atencin al pblico.
4. Tambin viene organizando actividades de capacitacin.
5. Mantiene preparada a la empresa para garantizar la calidad a nivel nacional e
internacional mediante el proceso permanente de actualizacin de los proceso de
documentacin.
d. rea de Costos
1. Si bien existen unas distribuciones de gastos mensuales, y una segmentacin de los mismos,
vemos necesario establecer un sistema, que introduzca cambios fundamentales en su manejo.
2. Un sistema de costos es un elemento bsico para asignar el precio de venta; sin
embargo su fundamento actual es utilizarlo para el anlisis presupuestal para el cual
pueden ser apoyo. Sin embargo consideramos que no contribuye a obtener en forma
precisa un margen de utilidad, o al establecimiento de puntos de equilibrios; previa la
subdivisin de los costos y gastos en variables y fijos para conocer el margen de
contribucin.
3. Existen en el momento otras tcnicas modernas para asignar costos en un ambiente
de tecnologa de punta, cuando se deben empezar a evaluar el capital intelectual, parte
del cual debe ser igualmente asignado para determinar precios.
4. Ser el sistema de costos debidamente implementado un elemento bsico para
determinar una segregacin de los Inventarios necesarios de acuerdo con la ley para
asignarlos a las Ventas.
5. Considero que los costos asignados a los contratos son fruto de una tcnicas de
distribucin, pero estos fundamentos tcnicos no se estn reflejando en la Contabilidad.
e. rea de Produccin.
Cuando se habla del rea de produccin en este tipo de empresa, se requiere un inters
en la empresa por segmentar sus productos; para lo cual se requieren los fundamentos
formales dentro de un proceso de control contable. Seguimos recomendando el control
por procesos o actividades.
f. rea de Impuestos.
1. Al evaluar sta rea, es preciso tener en cuenta que la internacionalizacin de los
negocios implican la necesidad de su fortalecimiento; adems la racionalizacin de los
mismos y la contratacin de un buen Consultor de ser posible internacional.
2. No obstante la anterior situacin y con las limitaciones ya comentadas se ha logrado
buscar el mayor acercamiento al pago de un impuesto de Renta justo, pero cuyo
resultado requiere la revisin de expertos que encuentren unas mayores posibilidades
para ste ao as como para los siguientes.
3. El tema es an ms complejo si tenemos en cuenta que los impuestos no son
solamente el de Renta sino estn tambin el de Impuesto a las Ventas, el de Patrimonio,
el Impuesto de Timbre, las Retenciones en la fuente de Renta y Ventas as como el de
Impuesto de Industria y Comercio, y otros territoriales.
4. Es preciso establecer que con el Manejo de Fondos de Pensiones, as como en el
manejo de Inversiones en Tecnologa pueden lograrse reducciones en los impuestos.
5. El trabajo efectuado en sta rea, permiti adicionalmente entender su complejidad,
ms an cuando el desarrollo de negocios internacionales, dan pie para buscar las
mayores posibilidades de exenciones, o bien beneficios tributarios que puedan ser
desconocidos.
6. En informe anterior se destacaron las acciones ejecutadas por la Administracin de
para llegar al pago de un impuesto justo; recomendamos su lectura y anlisis.
g. rea de Informacin Contable
1. En el rea de informacin contable se presentan las siguientes situaciones:
a. Se ha adquirido nuevo software con cuya parametrizacin se convertir en una
herramienta que dar mayor solidez a la informacin.
b. El Contador controla la clave con la cual se evitan las modificaciones a la
informacin cerrada tanto mensual como al final del perodo
2. Una de las responsabilidades asignadas a sta rea es la revisin de nmina, que en el
ao tuvo algunas dificultades mientras la tercerizacin funcionaba.
3. Se prepar cronograma para la presentacin de los estados Financieros mensuales, el
cual se cumpli hasta el mes de Noviembre puesto que para el mes de Diciembre se
tuvieron dificultades para el cierre debido a operaciones de Inversiones en Bonos que
presentaron alguna dificultad para su interpretacin, ejecucin y registro.
4. El manejo del principio de causacin y realizacin, ha dado lugar a la preparacin de
un cronograma especial para la recepcin de la documentacin oportuna.
5. En el transcurso del ao, se efectuaron varias reuniones entre Contabilidad, Auditora y
Finanzas, para definir aspectos procedimentales y las cifras definitivas del final del
perodo.
6. Surgen dudas sobre la aplicacin de las normas relacionadas con exportaciones y las
Inversiones extranjeras tanto en Retenciones en la Fuente como en Reteiva, Impuesto de
Timbre e Impuesto a las ventas.
7. Se registr en el ao la Readquisicin de aportes hechos siguiendo los lineamientos
legales. Igualmente las negociaciones de Socios y adquisiciones de aportes por parte del
Inversionista Extranjero.
8. Con el apoyo de la Auditora y del rea Financiera se prepararon Notas para los
Estados Financieros.
9. El cierre contable fue hecho el da al finalizar el primer mes del ao siguiente.
10. Se aplica el reajuste fiscal al Costo Fiscal de los Activos como poltica establecida por
la Gerencia.
11. Se tienen en cuenta las normas vigentes en relacin con la aplicacin de los
Principios de Contabilidad generalmente Aceptadas y los planes de cuenta aplicables y se
ha iniciado el estudio de los efectos que puede tener para la empresa la obligacin de
utilizar las Normas internacionales de Contabilidad que de entrada nos afectarn por los
diferidos, los activos totalmente depreciados, algunos leasing vigentes.
12. Se dieron instrucciones oportunas verbales, por escrito, o mediante la recomendacin
de pginas Web cuando fue necesario; con el fin de que se aplicasen cambios de alguna
normatividad nueva en aspectos contables y tributarios.
13. Queda pendiente la definicin de los aspectos relacionados con el registro en
Impuesto de Industria y Comercio correspondiente a los contratos que se tienen en otras
ciudades del pas.
Recomendaciones
1. Aprovechar la contratacin del consultor Tributario Internacional, para establecer un
manual de la tributacin que sea conocido por los funcionarios de sta rea.
2. Lograr que al hacer los cortes mensuales, se revisen totalmente los saldos de tal
manera que no se produzcan atrasos en los meses subsiguientes.
3. Si se establecerse un Control de Inventarios de licencias, es preciso que esta rea
reciba toda la instruccin necesaria para lograr los mejores resultados
4. Preparar por lo menos el Estado de Resultados y el Balance General mensualmente
5. Preparar los cinco Estados Financieros con corte a 30 de Junio de cada ao como
estados Financieros Intermedios, con las correspondientes Notas de Contabilidad,
Certificacin y Dictamen.
6. Establecer claves para el uso del Software contable que limiten el acceso por niveles de
autorizacin una vez se finalicen los registros mensuales.
7. Preparar un manual que facilite la conversin de Estados Financieros de pesos a
dlares cuando estos deban ser enviados al exterior.
8. Los estados Financieros preparados por la sucursal del Exterior deben ser solicitados
con el lleno de todos los requisitos tanto del pas que los prepara, como su conversin
para enviarlo a la principal.
h. Aspectos varios
1. Contratos de Arrendamiento Operativo
Debe tenerse en cuenta que los Contratos de Leasing nuevos con base en la
norma contable y tributaria, se estn manejando fiscalmente como operativos
permitiendo llevar como deducibles el valor del canon mensual. Se requiere una
evaluacin para determinar bien los efectos entre Leasing Operativo y el
Financiero
2. Control de Operaciones entre Socios
Se prepar documento que permiti dejar en claro:
Los movimientos y operaciones realizadas entre socios,
Los movimientos entre socios y empresa,
Los pagos efectuados en participaciones
El efecto que tienen los prstamos a socios por parte de la empresa con relacin a
rendimientos presuntivos
No se tiene prstamos recibidos de los socios
3. Control de Cumplimiento.
Las pruebas de cumplimiento se relacionan con el seguimiento y control que se tiene
sobre aspectos legales y formales.
Se verificaron los libros de Contabilidad su registro y actualizacin.
Se hizo seguimiento al Libro de Actas, para determinar el cumplimiento de las
obligaciones correspondientes
Estn inscritas en la entidad que ordena la ley las ltimas Actas relacionadas con
negociaciones de cuotas de aportacin.
Se conserva el Libro de Actas en manos de la asistente de contabilidad siendo
ms adecuado conservarlas en manos de la Secretaria de Gerencia General.
Se observ el libro de registro de socios.
Se observaron las ltimas escrituras registradas.
Se revis el Certificado emitido por la entidad respectiva, observando que todos
los aspectos all citados estn ordenados de acuerdo con la ley y adems que han
sido tenidos en cuenta los cambios correspondientes.
Se observ la inscripcin en el registro que establece la Ley del nombramiento
del nuevo Gerente General.
La Declaracin de Renta de 2 aos anteriores qued en firme.
Se revis la Declaracin de Renta del ao anterior y como la empresa se acogi al
Beneficio de auditoria de 6 meses sta qued igualmente en firme a la fecha.
Las Declaraciones de Impuesto a las Ventas del ao quedan en firme a los dos
aos de su presentacin.
Las Declaraciones de Retencin en la Fuente del ao quedan en a los dos aos de
su presentacin.
Se est cumpliendo con el envo de la informacin anual a la Superintendencia
correspondiente, sin encontrar ordenamiento de rectificaciones a la informacin
enviada.
La papelera utilizada en la correspondencia adolece del Nit como lo exigen las
normas tributarias.
Falta adems la evidencia de que la correspondencia recibida y la anotacin de su
respuesta de acuerdo con las normas comerciales, vigentes.
La facturacin emitida cumple con los requisitos de Ley.
Se implement el libro de control diario de Facturacin.
Las facturas de Compras son revisadas para que cumplan con los requisitos
establecidos en la ley y hagan posible la deduccin de los costos y gastos y los
impuestos descontables.
Los Requerimientos fiscales en los cuales piden informacin para cruce de
terceros, han sido respondidas oportunamente y hasta el momento no se han
recibido emplazamientos, ni requerimientos adicionales.
Pruebas Sustantivas
Corresponden a la aplicacin de tcnicas de auditoria, como observacin, anlisis, y
evaluacin de su entorno que se hace con la mayor amplitud a distintas operaciones en
las cuales se hace el seguimiento, desde el punto de vista de, su documentacin, su
realizacin, causacin y su oportunidad.
Se efectan mensualmente pruebas sustantivas a las inversiones no encontrando
observaciones importantes.
Se han efectuado revisiones a la cartera ejecutando una Circularizacin.
Las diferencias entre reportes de cartera del departamento comercial y
contabilidad se analizan.
Diferencias en los anticipos entre reportes de cartera comercial y contabilidad se
corrigen cuando arrojan diferencias.
Se observaron aspectos como los siguientes:
o Diferencias en cuentas de orden.
o Diferencias en cambio de perodos anteriores que afectan el ao siguiente
o Se efectu Auditoria de anticipos a proveedores.
o Se realiz auditoria a los gastos de viaje y a las solicitudes de los mismos.
Con relacin a los Activos Fijos se logr de la Administracin el ordenamiento de
la Ejecucin de un Inventario de Activos Fijos que servir para determinar saldos
a 31 de Diciembre y servir de derrotero para la definicin de saldos y
organizacin futura de este importante rubro.
Se definieron los registros al 31 de Diciembre por Valorizaciones de muebles y de
los Equipos de procesamiento y comunicacin.
Se efectu una depuracin contable, fsica y administrativa de las Licencias de
software y con stas a los dems rubros que componen la cuenta de Activos
Diferidos.
Se llev a cabo Auditoria
o Mensualmente a la Retencin en la Fuente.
o Bimestralmente del impuesto a las ventas
o Bimestralmente a la retencin en la fuente del Iva
o Peridicamente del impuesto de timbre por operaciones que lo causen.
5. Inversin en proyectos.
Con relacin al contrato firmado con una firma internacional denominado
Implementacin de un modelo de capacidad de madurez, esta Auditora observ la
firma del Certificado de Contrapartida al finalizar el mes de Diciembre de ao anterior. Sin
embargo se tiene entendido que el contrato no fue puesto en marcha.
6. Anlisis de presupuesto.
Es el inters de sta Revisora conocer el presupuesto anual y hacerle el seguimiento
correspondiente, pero hasta el momento debido al proceso de conocimiento de la
empresa no ha sido posible ocuparse de tan importante concepto.
7. La Auditora y los contratos con empresas del exterior.
Quiere ste Revisora entrar a conocer ms a fondo los detalles de stos contratos y su
incidencia en los resultados de la empresa, los aspectos que conocemos se relacionan
solo con aspectos tangenciales, relacionados con costos, gastos y facturacin.
8. Comentarios y propuestas finales
Quiero finalizar comentando mis vivencias.
Las condiciones de trabajo que la empresa tiene para sus empleados son especialmente
interesantes tanto para personas nuevas como para las antiguas, observando un alto
grado de pertenencia.
Aunque la intercomunicacin no necesariamente implica una necesidad imperativa, sta
existe dentro de las necesidades del individuo.
La direccin es ejercida dejando amplia autonoma personal con un control sobre los
resultados.
Las expectativas de negociaciones nacionales o internacionales dependen en muchas
oportunidades del entorno, el cual en el pas ha mejorado ostensiblemente en virtud a la
estrategia de seguridad implementada.
Las operaciones de la empresa no obstante su importancia para el desarrollo de la
gestin del sector, pueden tornarse ms difciles en la medida en que siga el dlar
afectando las exportaciones de servicios; y que no aumenten en forma considerable las
inversiones extranjeras.
Es preciso estar atento a los efectos que tendr para el pas el desarrollo de propuestas
internacionales de paz.
Queda la prioridad ya tomada de internacionalizar la operacin y entonces empezar a
revisar todo el montaje en el pas, tomando la decisin de evaluar los requerimientos
tcnicos y el continuo proceso de mejoramiento frente a los cambios altamente veloces
de las comunicaciones en el mundo. Conviene evaluar los efectos en el sector de la
posible firma de diferentes Tratados de Libre comercio.
Tambin se hace necesario evaluar la racionalizacin de gasto y las operaciones
tercerizables que representen economa de escala.
Finalmente considero prioritario evaluar las caractersticas de contratacin, pues un
salario con sus prestaciones y cargas parafiscales, aunque es garanta para la estabilidad
del empleado, da lugar a limitaciones en la medicin de los resultados esperados. La
alternativa de una flexibilizacin en torno a la evaluacin por resultados sera una
posibilidad.
Conviene analizar si existe una herramienta ya tcnicamente aplicada y ensayada, que
mediante un reporte diario o permanente permita determinar si lo producido o ejecutado
est representando un beneficio frente al costo aplicado.
Siento que la empresa est montando una infraestructura para el desarrollo de
operaciones internacionales, y que de stas muy especialmente depender el futuro.
Finalizo agradeciendo la posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.
Atentamente
JUAN DIAZ
Revisor Fiscal.
Cali Marzo 14 de 2011
