Concepto de caja chica
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en
la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de su actividad.
Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no estn
a disposicin directa de quienes manejan la entidad.
En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los
gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones
cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de autorizacin de gastos;
y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores,
y para hacer ms gil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica
son reducidos, y cada institucin determinar su monto mximo.
Tal vez se trate de enviar una documentacin urgente, sacar fotocopias, servir un
refrigerio a un cliente importante, abonar papelera faltante, proceder al arreglo de
cerraduras,
gastos de viticos no habituales,
etctera,
que requieren
una resolucin inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisin de cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los
comprobantes de gastos, que debern justificarse ante los superiores, y registrarse, para
hacer una rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn descontarse del total de
ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible,
adems que esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con
fines de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un
registro sistematizado.
Caja menor
La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequea de fondos
en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos
por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en
efectivo.
La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo
inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para
este fondo inicial sera debitarcaja menor y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los empleados y
emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total ms los recibos
emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso.
Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayora de los gastos fueron para
suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la
cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador
vuelve a tener la cantidad original en efectivo.
DEFINICIN DE VITICOS
El vocablo latino viatcum lleg al castellano como vitico. El concepto se emplea para
nombrar al dinero o las especies que se entregan a una persona para su sustento
durante un viaje.
Por ejemplo: Los viticos que me entreg la empresa apenas me alcanzan para
comer, Todava no cobr los viticos del mes pasado podras averiguar qu
pasa?, Como gast poco en comida, me sobr dinero de los viticos.
Los viticos pueden entregarse al viajero antes de su partida, con el objetivo de que
cuente con los medios para subsistir durante el viaje. Supongamos que un empleado de
una empresa multinacional es enviado desde Chile hacia Alemania para que asista a
una conferencia. El jefe de esta persona le entrega dinero en concepto de viticos antes
de que se marche, para que pueda abonar el hotel, comer y desplazarse en suelo alemn.
En otros casos, los viticos se pagan tras el gasto. Un joven que realiza las cobranzas de
una compaa tecnolgica realiza varios viajes por da, gastando dinero en boletos
de tren, subterrneo y autobs (colectivo). Cada jornada, cuando llega el final del horario
laboral, presenta los comprobantes de los viajes en la administracin de la empresa y
recibe el dinero correspondiente. Esto quiere decir que si el trabajador gast 45 pesos en
viticos, luego los recupera.
En el terreno de la religin, se llama vitico al sacramento que se otorga a un enfermo
que est a punto de fallecer. Este sacramento consiste en dar la comunin al moribundo a
modo de preparativo para su partida.
TIPOS DE OPERACIN
Gastos
A Encargo Interno
Se refiere a los gastos que en los cuales se entrega recursos a un trabajador de
la entidad con cargo a que l rinda cuenta luego de ejecutado el gasto. Este
Tipo de Operacin se encuentra normado
en el artculo 40 de la Directiva de Tesorera para el ao 2007.
Artculo 40.- Encargos a personal de la institucin
40.1 Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de Encargo a personal
expresamente designado para la ejecucin del gasto que haya necesidad de realizar,
atendiendo a la naturaleza de
determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a
las condiciones y caractersticas de ciertas tareas y trabajos o a restricciones
justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este
ltimo caso, con previo informe del rgano de abastecimiento u oficina que haga sus
veces.
40.2 El uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolucin del Director General de
Administracin o de quien haga sus veces, establecindose que, para cada caso, se realice
la descripcin del objeto del Encargo, los conceptos del gasto,sus montos mximos, las
condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo
que tomar el desarrollo de las mismas, sealando el plazo para la rendicin de cuentas
debidamente documentada, la que no debe exceder los tres (3) das hbiles despus de
concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas
en el exterior del pas en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) das calendario.
40.3 No procede la entrega de nuevos Encargos a personas que tienen pendientes la
rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizados de Encargos anteriormente
otorgados.
AV Encargo Interno para Viticos
Se trata de los mismos gastos explicados en el Tipo de Operacin A, los cuales son
asignaciones e viticos entregadas a trabajadores de la institucin para gastos por
alimentacin, hospedaje y movilidad local, segn sea el caso cuando el funcionario o
servidor pblico se desplaza fuera de la localidad.
