ENTIDAD: XXX
REA: XXX
CUESTIONARIO DE AUDITORA EGRESOS
PREGUNTAS
SI
COMPRAS
1. Las funciones de compra se encuentran separadas de los
departamentos o funciones de:
a) Recepcin?
b) Custodia?
c) Registro?
d) Pago?
2. Toda compra se tramita nicamente con base en una
solicitud previamente elaborada?
3. Son aprobadas
competente?
las
solicitudes
por
4. Dichas solicitudes estn acompaadas
certificacin presupuestaria correspondiente?
autoridad
por
la
5. Se elaboran rdenes de compra para todas las
compras?
6. Dichas rdenes se emiten con numeracin preimpresa?
7. Se obtienen cotizaciones escritas, tanto para compra de
bienes como de servicios contratados?
8. Las cotizaciones son revisadas y autorizadas por un
funcionario apropiado?
9. Las adquisiciones de bienes y servicios cuentan con
cotizaciones debidamente firmadas y selladas por el
proveedor?
10. Se elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
aprobado por un funcionario autorizado, con la
recomendacin de la adquisicin a un determinado
proveedor?
11. Se revisan peridicamente los precios de compra por
un empleado independiente del departamento de
compra, para cerciorarse de que los precios pagados son
los ms convenientes para la entidad?
RESPUESTAS
Hecho
NO N/A
por:
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12. Mantiene el Departamento de Compras listas de
proveedores u otros registros apropiados para asegurar
eficiencia en la entrega de los bienes adquiridos?
13. Mantiene el Departamento de Compras un registro de
proveedores que no han cumplido en el pasado con la
calidad convenida u otros trminos de compra?
14. Existe una poltica de rotacin de los encargados de
compras para evitar una indebida familiaridad en sus
relaciones con los proveedores?
15. Controla el Departamento de Contabilidad de entregas
parciales hasta completar el pedido?
16. Estn las funciones de compra, debidamente separadas de
las funciones de:
a) Recepcin?
b) Almacenes?
17. Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en los
que no se pidieron cotizaciones, o que la compra fue
realizada a quienes no ofreci la cotizacin ms baja?
18. se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores?
19. Se mantiene informacin actualizada y estadsticas de
precios que permitan detectar los momentos oportunos de
compra?
20. Los gastos se realizan previa verificacin del
presupuesto aprobado?
RECEPCIN
21. Existe una seccin destinada a la recepcin de las compras?
22. El Departamento de Recepcin prepara informes sobre los
bienes recibidos y conserva una copia de los mismos?
23. El Departamento de Recepcin mantiene un registro
permanente de los materiales recibidos?
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24. El original de los informes de recepcin se enva
directamente al Departamento de Contabilidad?
25. Se controlan los informes de recepcin mediante
numeracin preimpresa, para asegurar que todo lo recibido
sea reportado al Departamento de Contabilidad?
26. Cruza el Departamento de Contabilidad los informes de
recepcin contra las facturas respectivas?
27. Existe un procedimiento establecido para interponer
oportunamente los reclamos contra los transportadores o
aseguradores por prdidas o daos en los bienes adquiridos?
28. Se han dado instrucciones de informar oportunamente a los
Departamentos de Contabilidad y Compras sobre las
compras devueltas?
29. La cantidad y tipo de bines que figuran en la notas de
recepcin, se verifica con la factura?
APROBACIN Y PAGO
30. Se revisan las facturas o comprobantes, junto con los
documentos de respaldo, por un funcionario independiente
de la preparacin del comprobante de pago, y aprueba tales
documentos para su pago?
31. Cundo se recibe una factura de un proveedor nuevo, se
toman medidas apropiadas para asegurarse de que tal
proveedor no es ficticio?
32. Se efectan los pagos nicamente en base a facturas
originales?
33. Se pasan completas las facturas y documentos de respaldo
al encargado de firmar los cheques y ste los revisa antes de
firmar?
34. Este previsto inutilizara las facturas y dems documentos
de respaldo con un sello de Cancelado al momento de
pago?
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35. Hay instrucciones de girar los cheques a nombre de los
directos beneficiarios?
36. Los cheques firmados son entregados directamente a los
beneficiarios?
ALMACEN
37. El/La encargada de almacn coteja la cantidad requerida y
adquirida de materiales de acuerdo a las especificaciones
tcnicas y/o termino de referencias?
38. La Farmacia Institucional Municipal cuenta con un
adecuado ambiente de almacenamientos?
39. La Farmacia Institucional Municipal cuenta con personal
con perfil adecuado?
40. El almacn de la FIM cuenta con seguro contra cualquier
contingencia?
41. El proveedor realiza la entrega de los Bienes y Servicios
en almacn de la FIM?
42. La FIM proporciona informacin sobre la condicin y
estado fsico de los bines bajo su custodia a autoridades
competentes?
43. El responsable de la FIM es fuente principal para realizar
correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal
uso, negligencia y descuido o sustraccin?
44. El responsable de la FIM realiza programaciones futuras
para las adquisiciones de bienes?
45. El responsable de la FIM realiza el acta de ingreso de
almacn de los bienes debidamente firmados por el
encargado de compras y el encargado de almacn?
46. El responsable de la FIM realiza el acta de salida de
almacn de los bienes debidamente firmados por el rea
solicitante como de almacn?
47. Si los bienes deben ser recibidos en lugar distinto al del
almacn, estos podrn ser entregados en el lugar de destino a
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la unidad solicitante, con la participacin del Responsable
de Almacenes, el responsable de recepcin o la Comisin de
Recepcin, debiendo cumplir con el procedimiento de
recepcin, ingreso y entrega de bienes?
48. Se registran en un sistema tanto el ingreso como la salida
de bienes de almacn?
49. En la FIM el ambiente de almacn, tiene espacios que
faciliten el movimiento de los bienes?
50. El almacn cuenta con ambientes de ventilacin, luz,
humedad y temperatura que aseguren el cuidado de los
bienes?
51. El almacn cuenta con asignaciones de espacios protegidos
para substancias peligrosas?
52. Cuenta el personal con ropa y equipo de seguridad para el
manipuleo de los productos peligrosos?
53. La FIM ha determinado medidas de emergencia en casos
de accidentes?
ADMINISTRACIN
54. La Secretaria Municipal de Salud cuenta con un Programa
de Operaciones Anual (POA)?
55. La Secretaria Municipal de Salud verifica que por cada
contratacin est inscrita en el PAC?
56. Existen una planificacin adecuada para realizar las
adquisiciones?
57. La Secretaria Municipal de Salud por cada contratacin de
Bienes y Servicios verifica que cuente con la Certificacin
Presupuestaria?
58. La Secretaria Municipal de Salud estima los precios
referenciales de los Bienes y Servicios que se adquieren?
59. Para las contrataciones menores el proveedor realiza las
entregas inmediatas de los Bienes y Servicios de acuerdo a
normas vigentes?
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60. Los procesos de contrataciones son realizados por tems?
61. Se realizan Actas de Recepcin por los Bienes y Servicios,
firmados por los responsables de recepcin y Proveedor?
62. Para la adquisicin y suministro de medicamentos se
verifica que estas debern ser de produccin nacional?
63. Las contrataciones bajo la modalidad ANPE son dirigidas
necesariamente a empresas que cuenten con registro
sanitario del tem requerido?
64. Se mantiene informacin actualizada y estadsticas de
precios que permitan detectar los momentos oportunos de
compra?
65. Para la adquisicin solicita el certificado vigente de la
empresa proveedora, emitido por la Unidad de Medicamento
del Ministerio de Salud y Previsin Social?
66. verifica la fotocopia legalizada por la Unidad de
Medicamento del Ministerio de Salud y Previsin Social, del
registro sanitario de todos los medicamentos a adquirirse?
OTROS ASPECTOS RELACIONADOS
67. Los manuales o instructivos sealan claramente la
distribucin de la documentacin?
68. las compras son contabilizadas en el periodo en el que se
realizan los gastos, independientemente de si los mismos
fueron cancelados?
69. La entidad prepara estados de cuenta para cada proveedor?
70. Los comprobantes y dems documentacin generada se
encuentran adecuadamente archivados?
71. La entidad ha determinado montos mximos y mnimos de
existencia en almacn?
72. La Secretaria Municipal de Salud SAFCI, cuenta con un
manual de procedimientos para gastos?
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DIRECTOR ADMINISTRATIVO
AUDITOR
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