REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES
VENEZOLANOS

PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA

PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION
ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL
ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.

MERIDA, JULIO 2013

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUEL DE LOS ANDES
VENEZOLANOS

PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA

PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION
ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL
ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.

TUTOR ACADEMICO ELIZABETH DAVILA

TUTOR EMPRESARIAL: OROSMAYDA FERREIRA

AUTOR: MARIA VICTORIA UZCATEGUI VIELMA.

MERIDA, JULIO 2013

DEDICATORIA

A mi familia y amigos, gracias por el apoyo.

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES

VENEZOLANOS
SUBDIRECCION ACADMICA
REA DE PASANTIAS

PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA

PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION
ACADEMICA DEL COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL
ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS.

Autor: Mara Victoria Uzctegui Vielma.

Tutor: Orosmaida Cruz Ferreira

RESUMEN

El objetivo del presente trabajo de grado centra su atencin en el Anlisis

Descriptivo de los Cargos de Apoyo adscritos a la Subdireccin Acadmica
del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, bajo una
investigacin de campo y documental. La poblacin y muestra estuvo
integrada por el personal adscrito a la Subdireccin Acadmica (ocho
personas), y la informacin se obtuvo a travs de la observacin directa y
una entrevista aplicada al personal que labora con lo que se obtuvo el
anlisis e interpretacin de los resultados, permitiendo determinar la
situacin existente en la Subdireccin Acadmica de Colegio Universitario
Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.

vi

NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA

RESMEN

VI

INTRUDUCCIN

FASE I

LA EMPRESA DE LA HOSPITALIDAD

Objetivos de la Pasanta Administrativa

Descripcin de la Empresa Historia

Desempeo del Pasante en el Periodo de Entrenamiento

Situaciones que Motivaron el Estudio del Tema

FASE II

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Objetivos de la Investigacin

10

Justificacin de la Investigacin

11

Alcance de la Investigacin

11

FASE III
MARCO TERICO- CONCEPTUAL
Bases Tericas

13

Fundamentos Legales

26

FASE IV
MARCO METODOLGICO
Tipo y Diseo de la Investigacin

vii

45

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de la Informacin

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de la Informacin

47

FASE V
DIAGNSTICO QUE SUSTENTE LA PROPUESTA

49

FASE VI
PROPUESTA DE MODELO, ESTRATEGIAS, METODOLOGIA
Presentacin de la Propuesta

50

Justificacin

51

Objetivos de la propuesta

52

Estructura de la propuesta

53

Descripcin

53

Viabilidad

53

RESULTADOS

55

CONCLUSIONES

83

RECOMENDACIONES

84

ANEXOS

viii

INTRODUCCIN
Las organizaciones fundamentan su desarrollo en la coordinacin de su
recurso humano, sin embargo para tener un personal capacitado es
importante contar con una definicin de funciones que permitan el logro de
los objetivos que tiene la institucin. Ello se alcanza solo contando con
instrumentos que le permitan la correcta comprensin de las tareas
asignadas en sus puestos de trabajo. En este sentido el anlisis de la
descripcin de un cargo es una herramienta primordial que permite a
cualquier organizacin definir claramente las funciones, sus deberes y las
caractersticas del cargo ocupado por cada trabajador.
En tal sentido esta investigacin tiene el propsito de trabajar con el anlisis
descriptivo del cargo para el personal de apoyo que labora en cada
rea/departamento adscrito a la Subdireccin Acadmica del Colegio
Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
Para una mejor comprensin de este estudio, el trabajo est estructurado es
seis fases que a continuacin se sealan:
Fase I tiene como contenido principal la presentacin del estudio, la
presentacin de la institucin, la unidad de pasanta o departamentos donde
se desempe el pasante.
Fase II est representada por el planteamiento del problema, objetivo
general, objetivos especficos, justificacin y alcance de la investigacin.

Fase III detalla el marco terico, el cual est relacionado con el tema del
anlisis descriptivo de cargos, en el se incluye definicin de anlisis
descriptivo de cargos, importancia, ventajas entre otros.
Fase IV puntualiza todo lo relacionado con el marco metodolgico, aqu se
establece el tipo de investigacin, el nivel de la misma, la poblacin que fue
objeto de estudio, as como las tcnicas de recoleccin, los procedimientos,
alcance y recursos que se utilizaron.
Fase V hace nfasis en los anlisis de los cargos del personal de apoyo
adscrito a las reas o dependencias de la Subdireccin Acadmica del
Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, para realizar
la investigacin, la presentacin y el diagnostico que sustenta la propuesta.
Fase VI Se presenta la propuesta, sus objetivos y finalmente se plantean las
conclusiones y recomendaciones de la investigacin.

FASE I
LA EMPRESA DE LA HOSPITALIDAD

Objetivos de la Pasanta Administrativa

Apoyar con la formacin profesional del estudiante.
Aportar ideas o alternativas para la solucin de problemas o situaciones que
se presenten en la entidad hotelera.
Realizar comparaciones entre lo aprendido y lo prximo a aprender, con el fin
de generar un punto de vista crtico.
El periodo de entrenamiento empresarial realizado por el pasante en el
Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, Mrida, tuvo
una duracin de 18 semanas, iniciando el 21 de Enero de 2013 hasta el 24
de Mayo del mismo ao.

Descripcin de la Empresa Historia

Haciendo un poco de historia, nos remontaremos al mes de octubre del ao
1988 cuando esta casa de estudios fue fundada por la Corporacin de
Turismo de Venezuela bajo la asesora tcnica del Hotel Escuela de la Haya,
Holanda, fundamento su objetivo central en la formacin y especializacin de
recursos humanos en las funciones de supervisin y gerencia en niveles

medios y superiores en la industria de la hotelera y la hospitalidad.

El plan de Estudios contempla seis (6) semestres acadmicos estructurados
en dos etapas: en el primer bloque, los estudiantes adquieren habilidades y
destrezas en las reas operativas de un establecimiento hotelero y culmina
con una pasanta operativa de veinte (20) semanas de duracin en hoteles
de cuatro y cinco estrellas del pas. El segundo bloque, comprendido por el
cuarto y quinto semestre es de tipo administrativo; en ste, el estudiante
adquiere conocimientos organizativos y gerenciales en las reas de un
establecimiento hotelero, de igual forma culmina con una pasanta
administrativa en destacados hoteles nacionales.

Qu es el Hotel Escuela?
El Hotel Escuela es una institucin acadmica, adscrita al Ministerio del
Poder Popular para Turismo de Venezuela, cuyo objetivo es la formacin y
especializacin de recursos humanos en el rea del servicio hotelero. Tiene
como sede el Edificio CUHELAV de la ciudad de Mrida, una instalacin en
condiciones de prestar servicio en todas las reas de operacin de un
establecimiento hotelero comercial, garantizando as la integracin de la
formacin terica con la prctica operativa.
Carrera: Tcnico Superior Universitario en Hotelera y Servicios de la
Hospitalidad
Categora: Colegio Universitario Hotel
Clasificacin: Institucin acadmica en Hotelera y Servicios de la
Hospitalidad adscrita al Ministerio de Turismo (MINTUR) y al Ministerio del
Poder Popular para la Educacin Universitaria Hotel.

Estructura Organizativa

Misin, Visin, Objetivos y Valores

Visin
Formar profesionales integrales y socialmente responsables de su entorno
en el marco de la educacin superior en las areas de hotelera y servicios,
as como capacitar y certificar por oficios para la actividad turstica bajo la
filosofa de aprender haciendo.
Misin
Ser la institucin de educacin superior lder en la formacin y capacitacin
de hombres y mujeres en la hotelera y servicios que respondan a las
necesidades de profesionalizacin para el desarrollo sustentable y sostenible
5

de la actividad turstica venezolana, integrando los valores de identidad

nacional, responsabilidad social tica, equidad y participacin en la
construccin de un nuevo modelo de sociedad ms justo y solidario

Objetivos
Contribuir a satisfacer las necesidades que el pas demanda actualmente y
requerir en el futuro para el desarrollo del Turismo y la Hotelera, en materia
de recursos humanos, a nivel de Tcnico Superior Universitario.
Ofrecer a la poblacin estudiantil local, regional y nacional oportunidades de
estudios que canalicen su vocacin hacia el Turismo y la Hotelera.
Contribuir con la formacin del estudiante en trminos de facilitar el dominio
de los elementos que le permitan desempearse en las funciones
correspondientes a los cargos de nivel operativo en el campo del Turismo y
la Hotelera.
Contribuir a la formacin de un agente de cambio que opera y administra
eficientemente los Servicios Tursticos y Hoteleros.

Perfil del Egresado

El perfil del egresado en la carrera de Hotelera y Servicios de la Hospitalidad
debe ser un profesional capaz de:
Planificar, organizar, coordinar y dirigir las diversas actividades relacionadas
con el funcionamiento de un negocio o institucin del servicio.

Coordinar y supervisar el cumplimiento y la ejecucin de las directrices y

procedimientos emanados de la directiva de la empresa o de la gerencia
general, segn el caso.
Mantener una constante evaluacin del comportamiento general del rea
bajo su responsabilidad, introduciendo correctivos para mejorar su eficiencia,
especialmente en funcin de la imagen pblica del negocio.
Colaborar y participar en la elaboracin y/o evaluacin de proyectos relativos
al sector.
Demostrar una actitud creativa y crtica que le permita transformar la realidad
actual del servicio, para contribuir en el diseo de una concepcin, acorde
con la cultura y tradicin del pas y de su regin en particular.
Participar activamente en la consecucin y proyeccin del desarrollo futuro
de la nacin y de su regin en particular, en relacin a la presentacin del
servicio turstico y hotelero.

Desempeo del Pasante en el Periodo de Entrenamiento

Cargo Ocupado: Pasante de Talento Humano
El periodo de pasantas para el alumno comenz el 21 de enero de 2013,
integrndose al departamento de Talento Humano del Colegio Universitario
Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.
Al ingresar al departamento el pasante observ que no exista un manual
descriptivo de cargos, por ello, se encarg de realizar un anlisis de cargos,
para ser incluido en el Manual Descriptivo de Cargos prximo a ser
elaborado por el departamento de Recursos Humanos.

Esto es necesario para todas las empresas, y ms aun siendo esta una
institucin pblica que se rige por algunas leyes que exigen estos manuales
para el mejor funcionamiento de todos los procesos que se llevan a cabo.
El periodo de pasantas dur 18 semanas en las cuales el pasante estuvo
indagando sobre el tema y realizando algunas entrevistas al personal de
carrera adscrito a la subdireccin acadmica, material que utiliz el pasante
para realizar el trabajo especial de grado.
El periodo de pasantas culmino el 24 de mayo de 2013.

Situaciones que Motivaron el Estudio del Tema

El Departamento de Recursos Humanos de la Institucin no posee un
Manual descriptivo de cargos, el cual es necesario para toda empresa.
El CUHELAV es una institucin pblica que se rige por leyes que exigen la
existencia de Manuales para instituciones pblicas
El departamento debe tener un buen funcionamiento y una buena relacin
con los empleados, por esto es necesario realizar un anlisis descriptivo de
cargos.
A partir de esta problemtica, la pasante tom una pequea poblacin, y
trabaj con el anlisis descriptivo de cada cargo del personal de apoyo de las
reas/ dependencias adscritas a la Subdireccin Acadmica, que son
herramientas para la pronta elaboracin por parte del Departamento de
Recursos Humanos del Manual Descriptivo de Cargos del Colegio
Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos.

FASE II
EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro de los objetivos de una institucin y las metas se incluye el desarrollo
de los talentos y las capacidades de los trabajadores, con la finalidad de
contar con una fuerza de trabajo estable con oportunidades de crecimiento
tanto personal como dentro de la organizacin.
Sin embargo, uno de los problemas importantes en la determinacin de los
objetivos est asociado a la evaluacin de las necesidades que tiene la
institucin, basada en conocimientos y determinacin de las necesidades,
competencias y factibilidad.
Una vez determinados los objetivos es importante definir la descripcin de
cargos con la finalidad de formar los procedimientos referentes a las tareas
del cargo, as como los procesos utilizados para la elaboracin de las tareas,
donde los deberes y responsabilidades faciliten el entrenamiento y
capacitacin de los empleados optimizndose as su calidad y eficiencia.
El CUHELAV es una institucin educativa que adems presta servicios de
alojamiento y restaurante. La misma no cuenta con un manual descriptivo de
cargos, debido a que el mismo ha sufrido muchos cambios administrativos,
es por esta razn que se realiza esta investigacin, ya que la falta de este
instrumento genera vaco en lo correspondiente a la especificacin de las

actividades, responsabilidades y tareas de dichos cargos que se traducen en

problemas en el proceso administrativo del personal.
Dada la importancia de contar con un manual descriptivo de cargos en la
institucin, el trabajo consisti en un estudio que tuvo como finalidad el
anlisis descriptivo de los cargos para el persona de apoyo adscrito a la
Subdireccin Acadmica del CUHELAV que sirva como gua o patrn a la
empresa para la realizacin de las actividades, con el fin de tener un
instrumento que facilite el desarrollo de sus funciones y a su vez permita
orientar los principales procesos del talento humano.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Redefinir los perfiles y las funciones de los cargos de apoyo adscritos a la
Subdireccin Acadmica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los
Andes Venezolanos.

Objetivos Especficos

Establecer que lineamientos rigen las descripciones de cargos en la

administracin pblica.

Conocer las especificaciones y funcionamiento de los cargos de apoyo

adscritos a la Subdireccin Acadmica del Colegio Universitario Hotel
Escuela de los Andes Venezolanos.

10

Disear un instrumento de encuesta para determinar las actividades

que se desempean en cada cargo de apoyo adscrito a la
Subdireccin Acadmica del Hotel Escuela.

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
El anlisis descriptivo de los cargos es imprescindible para toda empresa ya
que se requiere contar con mtodos a realizar para los trabajadores, que les
permitan tener claro las funciones de su puesto de trabajo
Por lo general, el anlisis descriptivo de cargos en las instituciones, se
determinan mediante una discusin acerca de que caractersticas parecen
ser apropiadas y razonables para el puesto de trabajo.
Este anlisis favorece el manejo oportuno de los mtodos o procesos de la
Administracin de Recursos Humanos y permiten cumplir el conjunto de
instrucciones establecidas, as como las funciones, responsabilidades,
requisitos, habilidades y destrezas que requiere cada puesto de trabajo.
El anlisis descriptivo de cargos le permitir a la institucin adems:

Determinar los requisitos, las responsabilidades y las condiciones que

el cargo requiere.

Determinar para cual nivel de la clasificacin de cargos de carrera

corresponde el puesto de trabajo que est siendo analizado.

Detallar las atribuciones y tareas de cada cargo

Conocer el conjunto de deberes que lo distinguen de los dems

cargos.

11

ALCANCE DE LA INVESTIGACION
La presente investigacin est dirigida al departamento de la subdireccin
acadmica del CUHELAV, tomando en cuenta una pequea poblacin para
el estudio.
Esta bsqueda tiene como objeto fundamental el anlisis descriptivo de los
cargos de carrera, para as establecer los requisitos y responsabilidades de
cada cargo, as como tambin determinar para cual nivel de la clasificacin
de cargos corresponde el puesto de trabajo que est siendo analizado.

12

FASE III
MARCO TERICO- CONCEPTUAL

BASES TERICAS
Las bases tericas constituyen el grupo de conceptos y/o constructos que
representan un enfoque determinado del cual se deriva la explicacin del
fenmeno o problema planteado.

Diseo de un Puesto de Trabajo

Los cimientos estructurales de las organizaciones son los trabajos que
realiza su personal. De hecho, las organizaciones existen para que la gente
pueda llevar a cabo su trabajo en un puesto determinado, pero interesa la
eficacia en el trabajo y as como conocer las causas que hacen que un
puesto de trabajo sea eficaz o ineficaz.
Una de las principales razones que determinan la eficacia de un puesto de
trabajo est en el diseo que se haya dado, puesto que el diseo de un
puesto trabajo permite aclarar lo que debe hacer cada uno de los empleados.
En sentido ms tcnico, el diseo de un puesto lo define Gibson, Ivancevich
y Donnelly(1998: 568) como l:
Proceso mediante el cual la direccin decide las
tareas y la autoridad que corresponde a un
determinado puesto de trabajo.

13

Cargo
Las personas constituyen las organizaciones,

de all la importancia

de

conocer la interrelacin con sus puestos de trabajo. En este sentido al

efectuar un anlisis y descripcin de cargos es obligatorio primeramente,
definir que es un cargo para la organizacin de forma de aclarar
interpretaciones errneas sobre el tema. Tomando la definicin de cargo de
Chiavenato tenemos que, ste lo define como.
Un proceso que consiste en enumerar las tareas o
atribuciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los dems cargos que existen en la
empresa; es la enumeracin detallada de las
atribuciones o tareas del cargo (que hace el
ocupante), la periodicidad de la ocupacin (cuando
lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de
las atribuciones o tareas (por que lo hace).
Un cargo puede ser descrito como una unidad de la
organizacin, que consiste en un conjunto de
deberes y responsabilidades que lo distinguen de los
dems cargos. Los deberes y responsabilidades de
un cargo corresponden al empleado que lo
desempea.
Un cargo es la reunin de todas aquellas actividades
realizadas por una sola persona, que pueden
unificarse en un slo concepto y ocupa un lugar
formal en el organigrama. Chiavenato (2002:165).

Adems seala tambin Chiavenato que:

El concepto de cargo se basa en nociones
fundamentales:
Tarea: es el conjunto de actividades individuales
que ejecuta el ocupante del cargo.
Atribucin: es el conjunto de actividades
individuales que ejecuta la persona que ocupa el
cargo.
14

 Funcin: es un conjunto de tareas (cargos por

hora) o atribuciones (cargos por meses).
Cargo: es un conjunto de funciones con posicin
definida dentro de la estructura organizacional.
Ubicar un cargo en el organigrama implica definir
cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el departamento,
el superior jerrquico y los subordinados.

Lloyd L. Byars y Leslie W. Rue citado por Morales J. y Velandia N. (1999) lo

define as:
es el conjunto de tareas y responsabilidades
reconocidas, normales y peridicas que constituyen
el trabajo asignado a un solo empleado (p. 21)
Segn Churden y Sherman, citado por Chiavenato
(1.999) definen, el cargo como:
Una unidad de la organizacin cuyo conjunto de
deberes y responsabilidades lo distinguen de los
dems cargos. Los deberes y responsabilidades de
un cargo, que corresponden al empleado que lo
desempea, proporcionan los medios para que los
empleados contribuyan al logro de los objetivos en
una organizacin. (p.79)

Ante las definiciones anteriores, podemos entonces considerar que un cargo

muestra la definicin de las funciones dentro de la estructura organizacional
de la empresa.

15

Anlisis de cargos
Una vez que se cuenta con la definicin del cargo, es importante estudiar y
determinar las responsabilidades y las condiciones que exige el cargo para
ser desempeado de manera adecuada. Por ello, nos vemos en la necesidad
de definir lo que es el anlisis de cargo.
Diversos autores lo conceptualizan de la siguiente manera:
Consiste en ofrecer una descripcin de las
diferencias entre puestos de trabajo en cuanto a
exigencias, actividades y conocimientos necesarios
para desempearlos. Gibson, Ivancevich y Donnelly
(1.998: 571)

Adems tambin es definido como:

El anlisis de cargos determina cuales son los requisitos
fsicos e intelectuales que debera tener el ocupante para
el desempeo adecuado del cargo, cuales son las
responsabilidades que el cargo impone y en qu
condiciones debe desempearse el cargo. Chiavenato
(2002:18)

Por otra parte es igualmente definido por Wendel (1.997, p.205) como:
Son resmenes de una o dos pginas de las tareas
bsicas que se desempean en un puesto, y
constituyen parte de las expectativas del papel
relativo a ese puesto. Las expectativas del papel son
las actitudes y creencias que las personas que
interactan con el interesado del puesto tienen
acerca de lo que el interesado debe y no debe
hacer.

16

De acuerdo a lo expresado por los autores citados, se puede sealar que el

anlisis de cargos es el procedimiento por el cual se determina los deberes y
la naturaleza de los puestos y a la vez permite determinar todos los
requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo
exige, para poder desempearlo de manera adecuada.

Importancia Del Anlisis De Cargo

Chiavenato. I, (1988) considera que el anlisis de cargos es:

El proceso de obtener, analizar y registrar informaciones

relacionadas con los cargos, estas informaciones son
registradas, inicialmente en las descripciones de cargo.
Para hacer el anlisis, cada cargo es dividido y estudiado
con base en las partes o elementos componentes, que son
los llamados factores de especificaciones (P 276)

El anlisis de cada cargo ayuda a evitar conflictos y malos entendidos entre

los empleados, que se producen cuando no saben con exactitud qu tareas
deben cumplir y cules no, o son responsabilidad de otro miembro de la
empresa, permitiendo mejorar la gestin del trabajo.
El anlisis de cargos, tambin es importante porque agrupa y organiza las
reas funcionales para el desempeo del cargo y es un fundamento para
desarrollar un programa slido de recursos humanos.
El anlisis apoya no solo las actividades realizadas por el Departamento de
Administracin de Recursos Humanos en lo que se refiere al reclutamiento y
seleccin, sino que tambin en las actividades para el establecimiento de los
programas de compensacin, la evaluacin de desempeo y para el diseo
de los planes de capacitacin.

17

Elementos del Anlisis de Cargos

Los elementos bsicos del anlisis de cargos son:

La Descripcin de Cargos: explica lo que hace en realidad la

persona que ocupa el puesto, cmo lo hace y en qu condiciones
desempea el trabajo

La Especificacin de Cargos: es aquel que contempla las cualidades

humanas que se requieren para un exitoso desempeo del puesto, es
decir donde se enumeran los conocimientos, las habilidades y las
capacidades que se requieren para desempear el puesto en forma
correcta.

Estructura del anlisis de cargos

El anlisis de cargos determina cules son los exigencias fsicas e
intelectuales que debera tener el ocupante para el desempeo adecuado del
cargo, cules son las responsabilidades que el cargo impone y en qu
condiciones debe desempearse el cargo.
Al respecto Chiavenato seala que:
El anlisis de cargos se refiere a cuatro reas
de requisitos, aplicados casi siempre a cualquier tipo
o nivel de cargo.
1- requisitos intelectuales
2- requisitos fsicos
3- responsabilidades implcitas
4- condiciones de trabajo

18

Cada una de estas reas est dividida en

varios factores de especificaciones. Los factores de
especificaciones son puntos de referencia que
permiten analizar una gran cantidad de cargos de
manera objetiva.
Requisitos Intelectuales: tienen que ver con las
exigencias del cargo, hace referencia a los requisitos
intelectuales que el aspirante debe poseer para
poder desempear el cargo de manera adecuada.
Los factores de especificacin son los siguientes:
1- Instruccin bsica.
2- Experiencia bsica anterior.
3- Adaptabilidad al cargo.
4- Iniciativa necesaria.
5- Aptitudes necesarias.
Requisitos fsicos: tienen que ver con la
cantidad y continuidad de energa y esfuerzos fsicos
y mentales requeridos, y la fatiga provocada, y
tambin con la complexin fsica que necesita el
ocupante
para
desempear
el
cargo
adecuadamente.
1- Esfuerzo fsico necesario.
2- Capacidad visual.
3- Destreza o habilidades.
4- Complexin fsica necesaria.
Responsabilidades implcitas: se refiere a la
responsabilidad que el ocupante del cargo tiene,
adems del trabajo normal y de sus atribuciones,
con la supervisin del trabajo de sus subordinados,
con el material, con las herramientas o equipos, con
el patrimonio de la empresa, etc.

19

1- Supervisin de personal.
2- Material, herramientas o equipos.
3- Dinero, ttulos o documentos.
4- Contactos internos o externos.
5- Informacin confidencial.
Condiciones de trabajo: se refiere a las
condiciones ambientales del lugar donde se
desarrolla el trabajo y sus alrededores, que puede
hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos,
exigiendo al ocupante del cargo una fuerte
adaptacin para mantener su productividad y
rendimiento.
1- Ambiente de trabajo.
2- Riesgos. Chiavenato (2000: p.336)

Etapas del anlisis de cargos

Dentro de las fases que deben tomarse en consideracin para el anlisis de
cargos, segn Chiavenato tenemos:
Etapa de planeacin
Fase en la que se plantea todo el trabajo de
anlisis de cargos, es casi una fase de oficina y de
laboratorio. Requiere de algunos pasos, muchos de
los cuales pueden suprimirse dependiendo de la
situacin en que se encuentra la definicin de cargos
de la empresa:
1- Determinacin de los cargos que van a
describirse
2- Elaboracin del organigrama de cargos
3- Elaboracin del cronograma de trabajo,
especificando por dnde se iniciar el programa de
anlisis

20

4- Eleccin del (de los) mtodo (s) de anlisis

que va(n) a aplicarse. Los mtodos ms adecuados
se escogen segn la naturaleza y las caractersticas
de los cargos que se analizar. Por lo general, se
eligen varios mtodos.
5- Seleccin
de
los
factores
de
especificaciones que se utilizar en el anlisis, sobre
la base de dos criterios:
a) Criterio de universalidad: los factores de
especificaciones deben estar presentes en la
totalidad de los cargos que se analizar o, al menos,
en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las
caractersticas ideales de los ocupantes.
b) Criterio de discriminacin: los factores de
especificacin deben variar segn el cargo.

6- Dimensionamiento de los factores de

especificaciones: determinar su lmite de variacin
dentro del conjunto de cargos que se pretende
analizar. Es necesario dimensionarlos para poder
determinar qu segmento de su totalidad servir
para analizar determinado conjunto de cargos.
7- Gradacin
de
los
factores
de
especificaciones: consiste en transformarlos de
variables continuas a variables discontinuas. Se
gradan para facilitar su aplicacin. Por lo general, el
nmero de grados de un factor de especificaciones
se sita entre 4,5, o 6.
Etapa de preparacin
1- Reclutamiento, seleccin y entrenamiento
de los analistas de cargos.
2- Preparacin del material de trabajo.
3- Disposicin del ambiente.
4- Recoleccin previa de datos.

21

La etapa de preparacin puede ser simultnea

a la de planeacin.

Etapa de ejecucin
1- Recoleccin de los datos sobre los cargos
mediante el (los) mtodo (s) de anlisis elegido(s).
2- Seleccin de los datos obtenidos.
3- Redaccin provisional del anlisis.
4- Presentacin de la redaccin provisional al
supervisor inmediato, para que la ratifique o la
rectifique.
5- Presentacin de la redaccin definitiva del
anlisis de cargo para la aprobacin. Chiavenato
(2000: p.344)

Descripcin de cargos
Con respecto a este tema, Dessler seala que:
Una descripcin de puestos es una realizacin por
escrito de qu hace el trabajador, cmo lo hace y
bajo qu condiciones realiza el trabajo. Dessler
(1.994:93).

En definitiva se puede decir que

la descripcin de un cargo est orientada

hacia el contenido de los cargos, puesto que renen

todas aquellas

actividades realizadas por una sola persona, que se unifican y ocupan un

lugar formal en el organigrama.

22

Importancia de la Descripcin de Cargos

La descripcin de cargos representa la base fundamental para la
Administracin de Recursos Humanos, pues permite ayudar al mejor
funcionamiento de todas las actividades. Est orientada a dar a conocer el
contenido del cargo y todos aquellos aspectos que lo definen y diferencian.
Es til al momento de resolver problemas de autoridad, de coordinacin de
tareas, adems de servir como apoyo al momento de la induccin pues el
nuevo integrante de la organizacin querr saber que se espera de l,
logrando as una mejor ejecucin de las tareas.

Ventajas de las Descripciones de Cargos

Cuando la empresa cuenta con un proceso de descripcin de cargos bien
planeada,

coordinada

organizada

de

manera

clara

efectiva,

evidentemente ello le traer ventajas a los directivos, puesto que tiene la

posibilidad de saber en detalle las obligaciones y caractersticas de cada
puesto; a los supervisores les permite diferenciar con exactitud y orden los
elementos que componen cada puesto para explicarlo y exigir acertadamente
las obligaciones que supone.
En tal sentido Gmez Rondn (1992) expone que:
Las descripciones dan confianza al trabajador para
actuar y decidir sobre su campo de trabajo, pues
explica lo que ha de hacerse, cmo, cundo, por qu
y para qu. Por otro lado, las descripciones sirven de
gua confiable para los supervisores en la
orientacin y conduccin de su personal, al dirimir en
los conflictos y reforzar las decisiones disciplinarias,
adems, de ubicar al trabajador en el contexto
organizacional y relacionarlo con los dems
compaeros, a fin de lograr un verdadero trabajo en
equipo. (P. 4-3/4-5).

23

En resumen podemos sealar que a la empresa en general le es provechoso

contar con esta herramienta, pues es la clave que permite contar con un
rea de recursos humanos que: conozca los puestos de cada unidad, cuente
con los perfiles de los ocupantes, seleccione adecuadamente su personal,
oriente de forma debida

la capacitacin, realice una evaluacin de

desempeo y sea capaz de establecer un justo sistema de sueldos, salarios,

remuneraciones y prestaciones.

Objetivos del Anlisis y Descripcin de Cargos

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de cargos de Trabajo nos permite
definir de forma clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un
determinado puesto, as como los factores que son necesarios para llevarlas
a cabo con xito.
Tal es su importancia, que empresarios, directivos y departamento de
recursos humanos deben impulsarla como una herramienta fundamental y
bsica para promover, desarrollar e implantar dicho sistema, concienciando
a la vez al resto de la organizacin de la importancia y utilidad de dicho
sistema.
A la hora de implantar tal sistema es importante que la organizacin
desarrolle e implante aquel sistema que mejor defina y describa las variables
ms relevantes para su organizacin. Debe ser un sistema sencillo y claro,
que todo el mundo comprenda, concreto y de fcil utilizacin de manera que
ello, siente las bases, y en cierta medida, determine el xito o el fracaso de
muchos de los procesos de una organizacin.

24

Especificaciones del Cargo

La especificacin del cargo es un documento

que identifica un cargo

dotndolo de un ttulo, tambin establece su cdigo en funcin del sistema

de clasificacin de cargo que haya seleccionado; determina su valor salarial
mediante un grado; establece la naturaleza del mismo, detalla sus tareas,
adems

determina otros elementos que son los requisitos mnimos

(competencias) que debe demostrar poseer quien lo ocupe

Otros nombres que recibe la especificacin son: requisito, competencia y
calificaciones necesarias.
La especificacin consta de varias partes a saber: educacin, experiencia,
conocimientos,

habilidades,

destrezas,

actitudes,

imagen

personal,

responsabilidades y sistema de calidad para el crecimiento profesional entre

otras.
Dessler G. (1994) define la especificacin del puesto
como la lista de los requerimientos humanos del
puesto, esto es, la educacin, capacidad,
personalidad, etc, necesaria para el producto de un
anlisis de puestos.

Para Chiavenato, I. (1990) las especificaciones del

cargo constituyen una descripcin detallada de los
requisitos mentales y fsicos necesarios que requiere
el ocupante para poder desempear adecuadamente
el cargo, adems de las responsabilidades y de las
condiciones de trabajo que constituyen el hbitat del
mismo.

En conclusin las especificaciones son la integracin de los

principales aspectos cognitivos, afectivos, fsicos y sociales. Se
refieren a los requerimientos humanos de los cargos

25

FUNDAMENTOS LEGALES
El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos es una
institucin pblica por lo tanto se rige por leyes que son obligatorias para los
entes que pertenecen a la Administracin Pblica Nacional.
Estas instituciones requieren disponer de una estructura de cargos, amplia,
genrica, y flexible, as como descripciones de cargos que definan
claramente el propsito, funciones y perfil (competencias requeridas por sus
ocupantes), para responder de forma eficiente, efectiva y eficaz al
cumplimiento de la misin institucional.
Para obtener todas estas metas propuestas es necesario contar con un
instrumento que oriente los procesos de los sistemas de recursos humanos,
en el cual se indiquen las funciones, responsabilidades y requisitos exigidos
que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de las
instituciones, agrupando los similares bajo ttulos comunes. (Lic. Begoa San
Martin, Consultora Organizacional).
Un Manual Descriptivo de Cargos es el documento bsico para la
administracin del Sistema Nacional de Clasificacin, ste informa a los
especialistas en personal, presupuesto, organizacin y sistema sobre las
responsabilidades, tareas tpicas, denominacin oficial de los cargos y su
grado en la escala general de sueldos.
Es un instrumento dinmico que sirve de gua o patrn para comparar la
informacin de cada cargo en estudio y ubicarlo en la estructura de cargos
de la organizacin, determinar su importancia relativa y asignarle el ttulo y
nivel correspondientes. (Alejandro Arratia, Director Ejecutivo, Oficina Central
de Personal, mayo 1994)

26

De los siguientes fundamentos legales sern tomadas solo las leyes

referentes al tema del trabajo especial de grado, que en este caso ser todo
lo referente a los Manuales Descriptivos de cargos.

Mediante Oficio N 83 de fecha 03 de septiembre de 2002, la

Asamblea Nacional, ha solicitado la reimpresin, conforme al artculo
4 de la Ley de Publicaciones Oficiales, por error material de ese
rgano Legislativo, de la Ley de Estatuto de la Funcin Pblica,
sancionada en sesin del da 9 de julio de 2002 y publicada en la
Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 37.482 de fecha 11 de julio de 2002.

LA ASAMBLEA NACIONAL DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA DECRETA la siguiente LEY DEL ESTATUTO DE LA
FUNCIN PBLICA.

DISPOSICIONES FUNDAMENTALES
Artculo 1
La presente Ley regir las relaciones de empleo pblico entre los
funcionarios y funcionarias pblicos y las administraciones pblicas
nacionales, estadales y municipales, lo que comprende:
1. El sistema de direccin y de gestin de la funcin pblica y la
articulacin de las carreras pblicas

27

2. El sistema de administracin de personal, el cual incluye la

planificacin de recursos humanos, procesos de reclutamiento,
seleccin, ingreso, induccin, capacitacin y desarrollo, planificacin
de las carreras, evaluacin de mritos, ascensos, traslados,
transferencias, valorizacin y clasificacin de cargos, escalas de
sueldos, permisos y licencias, rgimen disciplinario y normas para el
retiro.

1. Organizar el sistema de la funcin pblica y supervisar su aplicacin

y desarrollo. A tal fin, dictar directrices y procedimientos relativos al
reclutamiento,

seleccin,

ingreso,

clasificacin,

valorizacin,

remuneracin de cargos, evaluacin del desempeo, desarrollo,

capacitacin, ascensos, traslados, transferencias, licencias, permisos,
viticos, registros de personal, rgimen disciplinario y egresos, as
como cualesquiera otras directrices y procedimientos inherentes al
sistema.
2. Velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos a que
se refiere el numeral anterior.
3. Aprobar los planes de personal de los rganos y entes de la
Administracin Pblica Nacional sujetos a esta Ley, as como sus
modificaciones, una vez verificada con el Ministerio de Finanzas la
correspondiente disponibilidad presupuestaria para su aplicacin.
4. Realizar auditoras, estudios, anlisis e investigaciones para evaluar
la ejecucin de los respectivos planes.
5. Solicitar de los rganos y entes de la Administracin Pblica
Nacional la informacin que se requiera para el cabal desempeo de
sus funciones.
6. Prestar asesora tcnica a los rganos y entes que lo soliciten.

28

7. Evaluar las consultas que le formulen los rganos y entes de la

Administracin Pblica Nacional en relacin con la administracin de
personal.
8. Evaluar el costo de los proyectos y acuerdos de las convenciones
colectivas de trabajo en la Administracin Pblica Nacional.
9. Aprobar los informes tcnicos sobre las clases de cargos y los
sistemas de rango propuestos por los rganos y entes de la
Administracin Pblica Nacional.
10. Presentar para la consideracin y aprobacin del Presidente o
Presidenta de la Repblica, una vez verificada la correspondiente
disponibilidad presupuestaria con el Ministerio de Finanzas, los
informes tcnicos sobre la escala de sueldos que se aplicar en los
rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional.
11. Aprobar las bases y los baremos de los concursos para el ingreso
y ascenso de los funcionarios o funcionarias pblicos, los cuales
debern incluir los perfiles y requisitos exigidos para cada cargo.
12. Aprobar los informes tcnicos de las reducciones de personal que
planteen los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional de
conformidad con esta Ley. 4
13. Solicitar al Ejecutivo Nacional, conjuntamente con el Ministerio de
Finanzas, los correctivos y ajustes presupuestarios en aquellos
rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional que incumplan
las metas de los planes de personal en lo relativo a la materia
presupuestaria.
14. Las dems que establezca esta Ley, y sus reglamentos.

Captulo IV
Oficinas de Recursos Humanos
Artculo 10

29

Sern atribuciones de las oficinas de recursos humanos de los

rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional:
1. Ejecutar las decisiones que dicten los funcionarios o funcionarias
encargados de la gestin de la funcin pblica.
2. Elaborar el plan de personal de conformidad con esta Ley, sus
reglamentos y las normas y directrices que emanen del Ministerio de
Planificacin y Desarrollo, as como dirigir, coordinar, evaluar y
controlar su ejecucin.
3. Remitir al Ministerio de Planificacin y Desarrollo, en la oportunidad
que se establezca en los reglamentos de esta Ley, los informes
relacionados con la ejecucin del Plan de Personal y cualquier otra
informacin que le fuere solicitada.
4. Dirigir la aplicacin de las normas y de los procedimientos que en
materia de administracin de personal seale la presente Ley y sus
reglamentos.
5. Dirigir y coordinar los programas de desarrollo y capacitacin del
personal, de conformidad con las polticas que establezca el Ministerio
de Planificacin y Desarrollo.
6. Dirigir y coordinar los procesos para la evaluacin del personal.
7. Organizar y realizar los concursos que se requieran para el ingreso
o ascenso de los funcionarios o funcionarias de carrera, segn las
bases y baremos aprobados por el Ministerio de Planificacin y
Desarrollo.
8. Proponer ante el Ministerio de Planificacin y Desarrollo los
movimientos de personal a que hubiere lugar, a los fines de su
aprobacin.
9. Instruir los expedientes en caso de hechos que pudieren dar lugar a
la aplicacin de las sanciones previstas en esta Ley.
10. Actuar como enlace entre el rgano o ente respectivo y el
Ministerio de Planificacin y Desarrollo.

30

11. Las dems que se establezcan en la presente Ley y su

Reglamento.
Pargrafo nico: Las oficinas de recursos humanos de los estados y
municipios, tendrn las mismas competencias respecto al rgano o
ente encargado de la planificacin y desarrollo en su territorio.

Captulo V
Planes de Personal

Artculo 12
Los planes de personal sern los instrumentos que integran los
programas y actividades que desarrollarn los rganos y entes de la
Administracin Pblica para la ptima utilizacin del recurso humano,
tomando

en

consideracin

los

objetivos

institucionales,

la

disponibilidad presupuestaria y las directrices que emanen de los

rganos de gestin de la funcin pblica.

Artculo 13
Los planes de personal debern contener los objetivos y metas para
cada ejercicio fiscal en lo relativo a estructura de

cargos,

remuneraciones, creacin, cambios de clasificacin, supresin de

cargos, ingresos, ascensos, concursos, traslados, transferencias,
egresos, evaluacin del desempeo, desarrollo y capacitacin,
remuneraciones y las dems materias, previsiones y medidas que
establezcan los reglamentos de esta Ley.
Los planes de personal estarn orientados al cumplimiento de los
programas y metas institucionales.

Artculo 14
31

Corresponder a los rganos de gestin de la Administracin Pblica

Nacional, por intermedio de la oficina de recursos humanos, la
presentacin de los planes de personal ante el Ministerio de
Planificacin y Desarrollo en la oportunidad que ste seale, de
conformidad con la normativa presupuestaria, as como acatar las
modificaciones que le sean prescritas por este ltimo rgano.
Pargrafo nico: En el caso de los estados y municipios,
corresponder al rgano encargado de la planificacin la presentacin
de los planes de personal.

Artculo 15
El Ministerio de Planificacin y Desarrollo aprobar los planes de
personal en la Administracin Pblica Nacional, los cuales quedarn
integrados al proyecto de Ley de Presupuesto que presente el
Ejecutivo Nacional ante la Asamblea Nacional.
En caso de que dichos planes requieran algn tipo de modificacin en
el transcurso del ejercicio fiscal correspondiente, los rganos o entes
de la Administracin Pblica Nacional, debern someter dichas
modificaciones, debidamente

motivadas, a la consideracin y

aprobacin conjunta del Ministerio de Planificacin y Desarrollo y del

Ministerio de Finanzas.
Pargrafo nico: Las mismas atribuciones correspondern a los
rganos o entes de planificacin y desarrollo en los estados y
municipios respecto a las oficinas de personal de los mismos.

FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIAS PBLICOS

Captulo I
Disposiciones Generales

32

Artculo 16
Toda persona podr optar a un cargo en la Administracin Pblica, sin
ms limitaciones que las establecidas por la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y las leyes.

Artculo 17
Para ejercer un cargo de los regulados por esta Ley, los aspirantes
debern reunir los siguientes requisitos:
1. Ser venezolano o venezolana.
2. Ser mayor de dieciocho aos de edad. 6
3. Tener ttulo de educacin media diversificada.
4. No estar sujeto o sujeta a interdiccin civil o inhabilitacin poltica.
5. No gozar de jubilacin o pensin otorgada por algn organismo del
Estado, salvo para ejercer cargos de alto nivel, caso en el cual
debern suspender dicha jubilacin o pensin. Se exceptan de este
requisito la jubilacin o pensin proveniente del desempeo de cargos
compatibles.
6. Reunir los requisitos correspondientes al cargo.
7. Cumplir con los procedimientos de ingreso establecidos en esta Ley
y su Reglamento, si fuere el caso.
8. Presentar declaracin jurada de bienes.
9. Los dems requisitos establecidos en las leyes.

Artculo 18
Los funcionarios o funcionarias pblicos, antes de tomar posesin de
sus cargos, debern prestar juramento de cumplir la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela, las leyes de la Repblica y los
deberes inherentes al cargo.

Artculo 19

33

Los funcionarios o funcionarias de la Administracin Pblica sern de

carrera o de libre nombramiento y remocin.
Sern funcionarios o funcionarias de carrera, quienes habiendo
ganado el concurso pblico, superado el perodo de prueba y en virtud
de nombramiento, presten servicios remunerado y con carcter
permanente.
Sern funcionarios o funcionarias de libre nombramiento y remocin
aquellos que son nombrados y removidos libremente de sus cargos
sin otras limitaciones que las establecidas en esta Ley.

Artculo 20
Los funcionarios o funcionarias pblicos de libre nombramiento y
remocin podrn ocupar cargos de alto nivel o de confianza.
Los cargos de alto nivel son los siguientes:
1. El Vicepresidente o Vicepresidenta Ejecutivo.
2. Los ministros o ministras.
3. Los jefes o jefas de las oficinas nacionales o sus equivalentes.
4. Los comisionados o comisionadas presidenciales.
5. Los viceministros o viceministras.
6. Los directores o directoras generales, directores o directoras y
dems funcionarios o funcionarias de similar jerarqua al servicio de la
Presidencia de la Repblica, Vicepresidencia Ejecutiva y Ministerios.
7. Los miembros de las juntas directivas de los institutos autnomos
nacionales.
8. Los directores o directoras generales, directores o directoras y
dems funcionarios o funcionarias de similar jerarqua en los institutos
autnomos.
9. Los registradores o registradoras y notarios o notarias pblicos.
10. El Secretario o Secretaria General de Gobierno de los estados.

34

11. Los directores generales sectoriales de las gobernaciones, los

directores de las alcaldas y otros cargos de la misma jerarqua.
12. Las mximas autoridades de los institutos autnomos estadales y
municipales, as como sus directores o directoras y funcionarios o
funcionarias de similar jerarqua. 7

Artculo 21
Los cargos de confianza sern aqullos cuyas funciones requieren un
alto grado de confidencialidad en los despachos de las mximas
autoridades de la Administracin Pblica, de los viceministros o
viceministras, de los directores o directoras generales y de los
directores o directoras o sus equivalentes. Tambin se considerarn
cargos

de

confianza

aqullos

cuyas

funciones

comprendan

principalmente actividades de seguridad del estado, de fiscalizacin e

inspeccin, rentas, aduanas, control de extranjeros y fronteras, sin
perjuicio de lo establecido en la ley.

Captulo II
Clasificacin de Cargos

Artculo 46
A los efectos de la presente Ley, el cargo ser la unidad bsica que
expresa la divisin del trabajo en cada unidad organizativa.
Comprender

las

atribuciones,

actividades,

funciones,

responsabilidades y obligaciones especficas con una interrelacin tal,

que puedan ser cumplidas por una apersona en una jornada ordinaria
de trabajo.
El Manual Descriptivo de Clases de Cargos ser el instrumento bsico
y obligatorio para la administracin del sistema de clasificacin de
cargos de los rganos y entes de la Administracin Pblica.

35

Artculo 47
Los cargos sustancialmente similares en cuanto al objeto de la
prestacin de servicio a nivel de complejidad, dificultad, deberes y
responsabilidades, y cuyo ejercicio exija los mismos requisitos
mnimos generales, se agruparn en clases bajo una misma
denominacin y grado comn en la escala general de sueldos.

Artculo 48
Las clases de cargos sustancialmente similares en cuanto al objeto de
la prestacin de servicio, pero diferentes en niveles de complejidad de
los deberes y responsabilidades, se agruparn en series en orden
ascendente.

Artculo 49
El sistema de clasificacin de cargos comprender el agrupamiento de
stos en clases definidas. Cada clase deber ser descrita mediante
una especificacin oficial que incluir lo siguiente:
1. Denominacin, cdigo y grado en la escala general de sueldos.
2. Descripcin a ttulo enunciativo de las atribuciones y deberes
generales inherentes a la clase de cargo, la cual no eximir del
cumplimiento de las tareas especficas que a cada cargo atribuya la
ley o la autoridad competente.
3. Indicacin de los requisitos mnimos generales para el desempeo
de la clase de cargo, la cual no eximir del cumplimiento de otros
sealados por la ley o autoridad competente.
4. Cualesquiera otros que determinen los reglamentos respectivos.

Artculo 50

36

Las denominaciones de clases de cargos, as como su ordenacin y la

indicacin de aquellos que sean de carrera, sern aprobadas por el
Presidente de la Repblica mediante Decreto. Las denominaciones
aprobadas sern de uso obligatorio en la Ley de Presupuesto y en los
dems actos y documentos oficiales, sin perjuicio del uso de la
terminologa empleada para designar, en la respectiva jerarqua, los
cargos de jefatura o de carcter supervisorio.

Artculo 51
Los rganos o entes de la Administracin Pblica Nacional podrn
proponer al Ministerio de Planificacin y Desarrollo los cambios o
modificaciones que estimen conveniente introducir en el sistema de
clasificacin de cargos. Dicho Ministerio deber comunicar su decisin
en el plazo que se fije en el Reglamento de la presente Ley.

Artculo 52
La especificacin oficial de las clases de cargos en la Administracin
Pblica Nacional se publicar en la Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, con la denominacin de manual descriptivo
de clases de cargos. Igualmente se registrarn y publicarn sus
modificaciones.

Artculo 53
Los cargos de alto nivel y de confianza quedarn expresamente
indicados en los respectivos reglamentos orgnicos de los rganos o
entes de la Administracin Pblica Nacional.
Los perfiles que se requieran para ocupar los cargos de alto nivel se
establecern en el Reglamento de la presente Ley.

37

Ley del estatuto de la Funcin Pblica

Esta ley rige las relaciones de empleo pblico, por esta razn fue citada en el
trabajo especial de grado ya que servir de apoyo a la hora de tratar todo lo
referente al sistema de administracin de personal, ya que organizara el
sistema, su aplicacin y desarrollo
Tambin dar a conocer todo lo relacionado a la clasificacin de cargos, y
manuales que debern seguir todas las instituciones pblicas los cuales
sern el instrumento bsico y de organizacin para todas las instituciones

Lineamientos del ministerio del poder popular para la planificacin y

finanzas:

En tal sentido la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la

Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela N 6.013, de fecha 23-12-2010, en el
artculo 35 seala:
El Control Interno es un sistema que corresponde el plan de
organizacin,

las

polticas,

normas, as como los mtodos y

procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta

ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de
su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
polticas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas:,
el artculo 36 ejusdem indica: Corresponde a la mximas autoridades
jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer,
mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser
adecuado, a la naturaleza, estructura y fines del ente., y el artculo 37
ejusdem establece: Cada entidad del sector pblico elaborar, en el

38

marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la

Repblica, las normas, manuales de procedimiento, indicadores de
gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos
especficos para el funcionamiento del sistema de control interno.

Por otra parte las Normas Generales de Control Interno, publicada

en Gaceta Oficial de Venezuela N 36.229, de fecha 17-06-1997 en
el artculo 22 establece: Los manuales tcnicos y de procedimientos
deben ser aprobados por la mximas autoridades jerrquicas de los
organismos y entidades. Dichos manuales deben incluir los diferentes
pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas, aprobadas,
revisadas y registradas, as como lo relativo al archivo de la
documentacin justificativa que le sirva de soporte.

Por otra parte la Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la

Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta
Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.556, de
fecha 19-11-2010 en el artculo 134 seala: "Corresponde a la mxima
autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer
y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza,
estructura y fines de la organizacin. Dicho sistema incluir los
elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de
organizacin y y en las normas y manuales de procedimientos de cada
ente u rgano, as como la auditora interna."

39

Nuevo Sistema de Clasificacin de Cargos Decreto N 6.055

del 30-04-2008.

DECRETA
Artculo 1: Se establece el Sistema de Clasificacin de Cargos que rige la
carrera funcionarial, contentivo de los requisitos mnimos de ingreso a las
clases o grupos de cargos de la Administracin Publica Nacional de la forma
siguiente:

Valor Bsico

Bachilleres
Clases
Grupos
Cargos

o
de
Educacin

Manual Descriptivo de Competencias

Genricas

Experiencia
0 a 4 aos
experiencia,

de Definidas
MPPPD

por

el

BI

Bachiller,
Medio

Tcnico 1 a 2 aos de
experiencia en cursos.

el

Bachiller

5 a 7 aos de Definidas
experiencia ms cursos MPPPD

por

BII

el

Bachiller

8 anos y ms
experiencias mas

por

BIII

Cursos.

40

de Definidas
MPPPD

Valor Bsico

Tcnicos
Universitarios
Clases o Grupos
de Cargos
Educacin

Superiores

Manual Descriptivo de Competencias

Genricas

Experiencia
0 a 4
experiencia,

aos

de Definidas por el
MPPPD

TI

Tcnico Superior

TII

Con 5 aos y ms de Definidas por el

Tcnico Superior experiencia.
MPPPD

41

Valor Bsico

Profesionales
Universitarios
Clases o Grupos
de Cargos
Educacin

Manual
Descriptivo
Competencias Genricas

Experiencia

Definidas por el
MPPPD

PI

Profesional
Universitario

0 a 4 aos
experiencia.

PII

Profesional
Universitario

Definidas por el
5-7 aos de experiencia MPPPD

mas Post
grado

PIII

Profesional
Universitario

de

8
aos
experiencia.

ms Definidas por el
MPPPD

con Postrado

Bachilleres: Comprende los cargos de carrera de la Administracin Pblica

Nacional cuyo requisito mnimo de ingreso es la culminacin de la educacin
diversificada, es decir, el tercer nivel del sistema educativo, siguiente al de
Educacin Bsica y previo al de Educacin Superior.

42

de

Tcnicos Superiores Universitarios: Comprende a los cargos de carrera

de la Administracin Pblica Nacional cuyo requisito mnimo de ingreso es la
culminacin del nivel de formacin Tcnico Superior Universitario.
Profesionales Universitarios: Comprende a los cargos de carrera de la
Administracin Pblica Nacional cuyo requisito mnimo de ingreso es la
culminacin del nivel de formacin profesional universitaria, de postgrado o
doctorado.
Artculo 7: Cada rgano o ente de la Administracin Pblica Nacional,
realizara la propuesta sobre las competencias especficas, de cada clase o
grupo de cargos que se corresponda con los criterios y necesidades propias
de su desempeo institucional, la cual deber ser enviada para su revisin y
posterior aprobacin al rgano rector de la funcin pblica
Artculo 8: El rgano rector de la funcin pblica, podr actualizar la
codificacin de profesionales o carreras que se requieran incorporar o
suprimir del sistema de clasificacin de cargos de carrera establecido en el
presente decreto, en concordancia con las exigencias del Sistema Educativo
y las oportunidades de estudio de la Republica Bolivariana de Venezuela.
Manual Descriptivo de Clases de Cargos de Carreras
Esta ley es citada ya que se encargara de establecer los requisitos mnimos
de ingreso a las clases o grupos de cargos de la Administracin Publica
Nacional
Manual Descriptivo de Competencias Genricas para Cargos de Carrera de
la Administracin Pblica Nacional.
Esta ley fue citada ya que dar a conocer a los trabajadores las tendencias
actuales en lo referente a la Gestin de Recursos Humanos y su definicin
con el objetivo de encaminar todas las acciones al logro de los objetivos
comunes

43

Instructivo para el Diseo de un Manual Descriptivo de Cargos, FUNDESPA

elaborado por Lic. Begoa San Martin, Consultora Organizacional.
Se incluye este documento puesto que servir a los trabajadores para
consultar todo lo referente a los procesos de la Gestin de Recursos
Humanos, dotndolos de conocimientos que permitan elevar sus
competencias en el campo laboral
Manual Descriptivo de Cargos Oficina de Planificacin del Sector
Universitario (OPSU).
Se incluye este documento puesto que el Colegio Universitario Hotel Escuela
de Los Andes Venezolanos es una institucin publica por lo que su gestin
educativa debe regirse por lo establecido en este Manual.
La informacin contenida en este Manual permitir establecer una
comparacin entre el anlisis realizado en el CUHELAV con las
descripciones de cargo del Manual Descriptivo de Cargos de la OPSU

44

FASE IV

MARCO METODOLGICO

TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN

La seleccin del tipo de investigacin establece

los pasos a seguir del

estudio, las tcnicas y mtodos que se puedan emplear en el mismo. En

general determina la orientacin de la investigacin influyendo en
instrumentos, y hasta la manera de cmo se analiza los datos recaudados.
As,

este punto constituye un paso importante en la construccin de la

metodologa que va a determinar el enfoque del mismo.

En el estudio realizado durante el periodo de pasantas corresponde a una
investigacin de campo de tipo descriptiva, puesto que el documento final
elaborado refleja los hechos observados durante la realizacin de la
pasanta, a la vez se trata de una investigacin aplicada para comprender y
resolver una necesidad que se presenta en el Colegio Universitario Hotel
Escuela de los Andes Venezolanos, en lo referente al anlisis descriptivo de
cargos. En este sentido el investigador trabaj en el ambiente natural en
que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que se
obtuvieron los datos ms relevantes con respecto a las actividades, deberes
y funciones inherentes a cada puesto de trabajo.
A hablar de estudios de campo, Ramrez, T. (1999), expresa
que las investigaciones de campo:

45

Son muy utilizadas en el rea de Administracin de

Personal en los organismos pblicos y privados,
tambin se le conoce como Anlisis de Actividades,
consiste en establecer para cada cargo las funciones y
tareas especficas, partiendo del estudio de las tareas
cumplidas para cargos similares en otros organismos o
sobre la base de las tareas que efectivamente realiza
el individuo bien para actualizar los manuales de cargo
o ajustes al individuo a las tareas que le corresponden
segn el cargo. (p. 20)

Mientras que al hacer referencia a la investigacin descriptiva,

Deobold B.

Van Dalen y William J. Meyer. (s/f: documento en lnea) seala que el

objetivo de sta es:

Consiste conocer las situaciones, costumbres y

actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y
personas. Su meta no se limita a la recoleccin de
datos, sino a la prediccin e identificacin de las
relaciones que existen entre dos o ms variables.
Los investigadores no son meros tabuladores, sino
que recogen los datos sobre la base de una
hiptesis o teora, exponen y resumen la informacin
de
manera
cuidadosa
y
luego
analizan
minuciosamente los resultados, a fin de extraer
generalizaciones significativas que contribuyan al
conocimiento.

Poblacin y Muestra
La presente investigacin toma en cuenta el personal de apoyo de la
Subdireccin Acadmica, extrayendo una pequea muestra, la cual est
constituida

por los siguientes cargos de carrera adscritos a este

departamento: Asistente de Biblioteca, Asistente del rea de Pasantas,

46

Secretaria Ejecutiva de la Subdireccin Acadmica, (2) Asistentes de Control

de Estudio, Asistente de Jefatura de Modulares y Complementarias y
Secretaria Ejecutiva de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario.

TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

La informacin que se presenta en la siguiente investigacin es recolectada
por medio de la aplicacin de entrevistas a los trabajadores de apoyo que
integran cada uno de los departamentos adscritos a la Subdireccin
Acadmica y la medicin que se aplica en la investigacin es la observacin
y la entrevista, definida por Arias como:

una tcnica basada en un dilogo o conversacin

cara a cara, entre el entrevistador y el entrevistado
acerca de un tema previamente determinado, de tal
manera que el entrevistador pueda obtener la
informacin requerida. (Arias 2006:73).

Adems,

la observacin es un punto determinante,

dado que permite,

obtener datos en cuanto a las actividades que se realizan en los diferentes

cargos que la entrevista no arroja, por tanto es importante mencionar que la
entrevista se utiliza es de tipo estructurada, la cuales definida por Arias
como aquella que:
Se realiza a partir de una gua prediseada que
contiene las preguntas que sern formuladas al
entrevistado. En este caso, la misma gua de
entrevista puede servir como instrumento para
registrar las respuestas, aunque tambin puede
emplearse el grabador o la cmara de video. Arias
(2006:73).

47

El diseo de la entrevista consta de una serie de preguntas constituidas

como el instrumento utilizado para la recoleccin de la informacin, debido a
la

diferenciacin que implica la naturaleza de cada cargo: (Ver Anexo),

consta de11 preguntas de carcter abierto, relacionadas con la identificacin

del cargo, la unidad o departamento al cual pertenece el cargo, las funciones,
responsabilidades y conocimientos necesarios para el desempeo del cargo,
el nivel de instruccin entre otros.

48

FASE V

DIAGNSTICO QUE SUSTENTE LA PROPUESTA

El procedimiento seguido para la realizacin del diagnstico consisti en

aplicar las entrevistas estructuradas a 8 trabajadores integrantes del Hotel
Escuela, pertenecientes a los departamentos de la Subdireccin Acadmica.
Luego, recab la informacin correspondiente a cada cargo que existe en el
departamento, la cual fue verificada por el supervisor de dicho departamento
para mayor facilidad,

manejo y comprensin de los datos, las cuales

posteriormente conformarn el manual de cargos.

Cumplida la etapa anterior, se procedi a realizar el anlisis descriptivo de
cargos, tal como se especifica en el Anexo 1.

49

FASE VI

PROPUESTA DE MODELO, ESTRATEGIAS, METODOLOGIA

a) Presentacin de la Propuesta
La propuesta de descripcin del cargo para el personal de apoyo adscrito a
la Subdireccin Acadmica de Colegio Universitario Hotel Escuela de los
Andes Venezolanos contiene el anlisis descriptivo de los cargos haciendo
nfasis en sus funciones generales y especficas las cuales permitirn
determinar el valor de los cargos en cada departamento, permitiendo a la
institucin contar con una herramienta para la elaboracin de un manual
descriptivo de cargos.

Ttulo: PROPUESTA DE DESCRIPCION DEL CARGO PARA PERSONAL

DE APOYO ADSCRITO A LA SUBDIRECCION ACADEMICA DEL
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES
VENEZOLANOS.

Estructura: Anlisis descriptivo de cargos, funciones generales y

especficas
Propsitos:

Suministrar informacin real que contribuya a determinar el valor de

los cargos de cada departamento.

50

Proporcionar a los niveles de supervisin un modelo para asegurar un

alto grado de objetividad en la evaluacin de los cargos y del personal
bajo su responsabilidad.

Proporcionar a las unidades responsables de la gestin de recursos

humanos una herramienta para la elaboracin de un Manual
+Descriptivo de Cargos.

Dirigido a: ocho cargos adscritos al departamento de Subdireccin

Acadmica los cuales son: Asistente de Biblioteca, Asistente del rea de
Pasantas, Secretaria Ejecutiva de la Subdireccin Acadmica, (2) Asistente
de

Control

de

Estudio,

Asistente

de

Jefatura

de

Modulares

Complementarias y Secretaria Ejecutiva de Bienestar Estudiantil y Servicio

Comunitario.

b) Justificacin
En la Subdireccin Acadmica est presente una situacin relacionada con
el desempeo laboral de sus funcionarios la cual no responde a las
exigencias y responsabilidades de este departamento, ya que no existe
informacin detallada del puesto de trabajo ni de la diversidad de funciones a
desempear.
Las razones que justifican la presente propuesta se sustentan en la
necesidad del diseo de un manual de cargos para el Colegio Universitario
Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, pues hasta el presente se han
contratado sus trabajadores, sin tomar en cuenta los requisitos necesarios
para la contratacin del puesto, por lo que dado el crecimiento que ha
experimentado el CUHELAV, se requiere contar con un instrumento que

51

facilite y aclare los deberes, funciones, habilidades y destrezas que debe

tener el personal que labora en la empresa,

con la finalidad de minimizar

las indefiniciones en el rea de estrategia organizacional, de manera de

orientar sus objetivos, acciones y resultados en beneficio de sus
trabajadores.
Esta es la razn de ser del anlisis descriptivo de los cargos, que tiene por
finalidad buscar soluciones que respondan a las exigencias de los
empleados, para que estos tengan claro y estn seguros de las actividades
que realizan dentro de la empresa, logrando igualmente la satisfaccin de
cada trabajador.
Elaboracin detallada del Anlisis de los cargos.

c) Objetivos de la propuesta

Objetivo General
Definir las especificaciones de los cargos para el personal de apoyo adscrito
a la Subdireccin Acadmica del Colegio Universitario Hotel Escuela de los
Andes Venezolanos.

Objetivos Especficos

Definir las funciones y responsabilidades de cada cargo atendiendo a

la estructura orgnico funcional del CUHELAV.

Determinar las habilidades y destrezas exigidas para ocupar cada

cargo.

52

Conocer las relaciones jerrquicas de cada cargo en funcin del

organigrama del CUHELAV.

d) Estructura de la propuesta
Funciones Generales
Funciones Especficas
e) Descripcin
Se consider realizar este instrumento con la finalidad de facilitar el acceso
a la informacin de manera organizada, sistemtica y con criterios definidos a
objeto de definir el perfil que debera tener el empleado, las caractersticas
generales, las funciones especficas, los requisitos mnimos exigidos,
conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, quin es su superior
inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al trabajador la
orientacin adecuada para que logre integrarse fcilmente a la Empresa.
Cabe destacar que el CUHELAV cuenta con una estructura formal, sin
embargo sta es flexible; es decir, que cada ocupante del cargo no solo
desempea sus funciones, si se da el caso de tener que cumplir otras
funciones por diversas razones, cualquier empleado puede hacerlo.

f) Viabilidad
Para hacer este estudio se puede inicialmente tomar datos empricos o
estimaciones que posteriormente se constatarn o compararn con datos
obtenidos de fuentes ms fiables como otros tipos de investigaciones,
encuestas, estadsticas y archivos histricos.

53

Ante los sealamientos anteriores para

considerar la viabilidad de la

propuesta presentada hay que tomar en cuenta fundamentalmente tres

aspectos: los recursos financieros, materiales y los

recursos humanos

necesarios para que se lleve a cabo la propuesta.

Cuando se hace referencia a los recursos financieros se est hablando de
erogaciones que se requieren para la ejecucin de la propuesta. A este
respecto la propuesta presentada no requiere de erogacin econmica que
constituya un obstculo que impida a la empresa contar con un anlisis
descriptivo de cargos.
Cuando se hace referencia a los recursos materiales se evala si se cuenta
con el equipo necesario para llevar a cabo la propuesta. En este aspecto la
institucin cuenta con la tecnologa necesaria para llevar a cabo la propuesta
por tanto se considera viable.
Finalmente en cuanto al Recurso Humano considerndose ste como parte
del personal en la aceptacin de la propuesta, existe en el CUHELAV una
gran disposicin ante la implementacin del manual de cargos, puesto que la
empresa dispondr de un documento donde se determinan las funciones y
actividades que se deben asignar a cada puesto de trabajo, facilitando las
labores en un clima organizacional adecuado.

54

RESULTADOS
A continuacin se presentarn los resultados de las entrevistas realizadas al
personal que desempea los cargos adscritos a la Subdireccin Acadmica,
los cuales sern comparados con las funciones de las descripciones de
cargo del Manual Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificacin del
Sector

Universitario

OPSU,

que

est

aprobada

por

los

entes

correspondientes y ser tomado como referencia para realizar este anlisis.

1) Cargo: Asistente.
Unidad Acadmica: rea de Pasantas.
Segn la entrevista las funcionas que realiza son:
Funcin General: Asistir al departamento de Pasantas cumpliendo los
objetivos del departamento, prestando ayuda a su supervisor.
Funciones Especficas:

Atencin al pblico interno y externo.

Asistencia personalizada y telefnica a los pasantes.

Creacin de formatos utilizados en la correspondencia y manejo de

archivos.

Creacin de expedientes de los estudiantes.

Organizacin de archivos internos

Apoyo en las inducciones realizadas por el rea de pasantas.

Desarrollo de estadsticas para el proceso de pasantas.

55

2) Cargo: Secretaria Ejecutiva

Unidad Acadmica: Secretaria Ejecutiva.
Segn la entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Prestar apoyo en el rea administrativa elaborando
documentacin necesaria para la Subdireccin Acadmica a fin de
garantizar la prestacin efectiva del servicio.
Funciones Especficas:

Redacta y transcribe oficios, memorandos y minutas.

Lleva los libros de actas del consejo acadmico y directivo.

Lleva y mantiene actualizado el archivo de la dependencia.

Atiende e informa al pblico cuando requiere alguna informacin.

Realiza las requisiciones necesarias para la unidad.

Realiza minutas de reuniones.

Mantiene informado al supervisor de las actividades a realizarse

Archiva y lleva el control de los documentos de la dependencia.

Consolida informes de gestin de forma espordica.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier

anormalidad.

3) Cargo: Asistente de la Jefatura de Modulares y Complementarias.

Unidad Acadmica: rea de Modulares y Complementarias.
Segn la entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Apoyar a la jefatura de Modulares y Complementarias en
todo lo necesario.

56

Funciones Especficas:

Control de permisos y reposos de los profesores.

Realizar cualquier tipo de oficio sobre docentes de nuevo ingreso.

El control de HP (docentes de horarios profesionales) para realizar

la relacin de pago y notificar a recursos humanos.

Tramitar el protocolo y servicio que se necesita de parte de los

estudiantes.

Monitorear las actividades donde tengan que intervenir los

docentes.

4) Cargo: Secretaria Ejecutiva.

Unidad

Administrativa:

rea

de

Bienestar

Estudiantil

Servicio

Comunitario.
Segn la entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Asistir al rea de Bienestar Estudiantil y Servicio
Comunitario.
Funciones Especficas:

Atencin al pblico en general, (docentes y alumnos).

Atencin de llamadas telefnicas, envi de correos, oficios,

Archivar documentos referentes al rea

Sacar copias.

57

5) Cargo: Asistente de Biblioteca

Unidad Acadmica: Biblioteca
Segn la entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Brindar informacin a los estudiante desarrollando un
servicio de calidad.
Funciones Especficas:

Seleccin y adquisicin de fondos documentales y materiales que

apoyen los programas acadmicos del C.U.H.E.L.A.V.

Procesamiento Tcnico de la informacin que requiere la

clasificacin, indicacin, y organizacin fsica de los fondos
bibliohemerograficos.

Mantenimiento de Base de datos, difundir informacin mediante los

boletines informativos, resmenes entre otros.

Procesar, organizar y mantener el patrimonio cultural.

Responsable de la coleccin de publicaciones peridicas.

Tratamiento fsico de los materiales bibliogrficos.

Disea, organiza, mantiene, evala, informa y entrena a los

usuarios en el uso y manejo de los servicios que presta la
biblioteca.

Es responsable del control de prstamo a travs de una ficha

elaborada para tal fin.

Servicio de acceso a bases de datos.

Servicio de boletn informativo.

Servicio de referencia por correo electrnico.

58

6) Cargo: Asistente Administrativo

Unidad Administrativa: Oficina de Direccin General.
Segn la entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Mantener informada a la directora de la institucin de
acontecimientos tanto acadmicos como administrativos.
Funciones Especficas:

Recepcin de correspondencia.
Agenda de Direccin.
Atencin al pblico.
Distribuye la correspondencia de los diferentes departamentos.
Recepcin de llamadas y envo de fax.
Transcripcin de correspondencia y archivos.

Tramitacin de boletos areos y viticos al personal que as lo

requiera.

Lleva directorios institucionales a nivel gubernamental.

7) Cargo: Asistente
Unidad Administrativa: Coordinacin de Admisin, Evaluacin y Control de
Estudios C.A.E.C.E.
Segn las entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Demostrar una correcta y equitativa forma de realizar
cada uno de los procesos a su cargo, ajustndose siempre a las normativas
vigentes. Dar apoyo administrativo a la Coordinacin adems de atender al
pblico y proporcionar respuestas satisfactorias.

59

Funciones Especficas:

Recibir y revisar carpetas de nuevo ingreso para el Proceso de

Admisin y para la posterior transcripcin de datos en planillas para el
inicio de dicho proceso.

Elaboracin y escaneo de Carnet del Curso propedutico.

Participar y procesar en las actividades relativas al inicio del proceso

de admisin

Reproduccin del material de admisin.

Manejo del sistema C.A.E.C.E

Realizacin de listas para la clnica operativa y prueba vocacional

Trascribir resultados de la clnica operativa y prueba vocacional

Transcribir resultados finales de notas del curso introductorio con

promedios

Elaboracin de listado con los alumnos seleccionados en los procesos

de admisin.

Elaborar, preparar y proporcionar los listados de estudiantes de pre

grado, as como los listados de los estudiantes graduandos y distribuir
a los estudiantes de nuevo ingreso, as como los del del segundo
semestre en las diferentes asignaturas modulares.

Recibir, procesar y calcular promedios estudiantiles.

Elaborar planillas de evaluacin y realizar el registro de notas finales

del rendimiento estudiantil.

Procesar planillas de conferimiento de ttulos de los estudiantes

graduandos.

Recibir y procesar en el momento oportuno la informacin que sea

necesaria y se genere en los procesos acadmicos.

Controlar, actualizar y custodiar los documentos que conforman el

expediente estudiantil de cada alumno en el CUHELAV.

60

Recibir, preparar y emitir constancias y certificaciones concernientes a

las calificaciones, conducta, estudio e informes acadmicos as como
coordinar el retiro de documentos de los alumnos activos y egresados.

Procesar en cada expediente las actas donde se especifica la

aprobacin de la defensa de tesis de los graduandos, emitida por la
Coordinacin de Pasantas.

Procesar en cada expediente de los estudiantes, las notas enviadas

por los hoteles, emitidas por la Coordinacin de Pasantas.

Elaborar informes acadmicos

que sean requeridos por las

dependencias respectivas.

Recibir, elaborar, archivar y despachar todo tipo de correspondencia

interna.

Recibir constancias mdicas de los bachilleres procesadas por la

Coordinacin de Bienestar Estudiantil y archivar en cada expediente.

Procesar data para la realizacin de estadsticas.

Revisar la documentacin acadmica de los posibles graduandos y

organizar todo lo referente a actos acadmicos: Control de solicitud de
Conferimiento de titulo, imposicin de medalla, elaboracin del guin
de Grado, ordenar los ttulos para la firma de la directiva y para el acto
de grado.

Procesar informacin para la elaboracin de informe de Gestin segn

requerimiento de la Subdireccin Acadmica.

Procesar y transcribir informacin para la elaboracin del Plan

Operativo de la Coordinacin

Procesar

constancias

de

aprobacin

de

las

120

horas

del

cumplimiento de Servicio Comunitario, emitida por la Coordinacin de

Servicio Comunitario.

Preparar carpetas para los profesores para las reuniones de inicio de

semestre, corte de Modulares y Complementarias.

61

Transcripcin de Actas de Grado.

Atencin al estudiante, profesores y pblico en general.

Elaboracin de la cartelera de C.A.E.C.E.

8) Cargo: Auxiliar
Unidad Administrativa: Coordinacin de Admisin, Evaluacin y Control de
Estudios C.A.E.C.E.
Segn las entrevista las funciones que realiza son:
Funcin General: Demostrar una correcta y equitativa forma de realizar
cada uno de los procesos a su cargo, ajustndose siempre a las normativas
vigentes. Dar apoyo administrativo a la Coordinacin adems de atender al
pblico y proporcionar respuestas satisfactorias.
Funciones Especficas:

Recibir y revisar, carpetas de nuevo ingreso para el Proceso de

Admisin y para la posterior transcripcin de datos en planillas para el
inicio de dicho proceso.

Elaboracin y escaneo de Carnet del Curso propedutico.

Participar y procesar en las actividades relativas al inicio del proceso

de admisin

Reproduccin del material de admisin.

Manejo del sistema C.A.E.C.E

Realizacin de listas para la clnica operativa y prueba vocacional

Trascribir resultados de la clnica operativa y prueba vocacional

Transcribir resultados finales de notas del curso introductorio con

promedios

62

Elaboracin de listado con los alumnos seleccionados en los procesos

de admisin.

Elaborar, preparar y proporcionar los listados de estudiantes de pre

grado, as como los listados de los estudiantes graduandos y distribuir
a los estudiantes de nuevo ingreso, como del segundo semestre en
las diferentes asignaturas modulares.

Recibir, procesar y calcular promedios estudiantiles.

Elaborar planillas de evaluacin y realizar el registro de notas finales

del rendimiento estudiantil.

Procesar planillas de conferimiento de ttulos de los estudiantes

graduandos.

Recibir y procesar en el momento oportuno la informacin que sea

necesaria y se genere en los procesos acadmicos.

Controlar, actualizar y custodiar los documentos que conforman el

expediente estudiantil de cada alumno en el CUHELAV.

Recibir, preparar y emitir constancias y certificaciones concernientes a

las calificaciones, conducta, estudio e informes acadmicos as como
coordinar el retiro de documentos de los alumnos activos y egresados.

Procesar en cada expediente las actas donde se especifica la

aprobacin de la defensa de tesis, de los graduandos, emitida por la
Coordinacin de Pasantas.

Procesar en cada expediente de los estudiantes, las notas enviadas

por los hoteles, emitidas por la Coordinacin de Pasantas.

Recibir, elaborar, archivar y despachar todo tipo de correspondencia

interna.

Recibir constancias mdicas de los bachilleres procesadas por la

Coordinacin de Bienestar Estudiantil y archivar en cada expediente.

63

Procesar

constancias

de

aprobacin

de

las

120

horas

del

cumplimiento de Servicio Comunitario, emitida por la Coordinacin de

Servicio Comunitario.

Preparar carpetas para los profesores para las reuniones de inicio de

semestre, corte de Modulares y Complementarias.

Transcripcin de Actas de Grado.

Atencin al estudiante, profesores y pblico en general.

Elaboracin de la cartelera de C.A.E.C.E.

El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos es una

institucin pblica la cual debe regirse por leyes y procedimientos que son
necesarios para el buen funcionamiento de la misma.
En este caso para poder realizar para poder realizar el anlisis de cargos de
una manera efectiva, adems de realizar la comparacin con el Manual
Descriptivo de Cargos de la OPSU, tambin se apoyar en un documento
que permitir consultar todo lo referente a la Gestin de Recursos Humanos,
planificacin y desarrollo institucional el cual es el Manual Descriptivo de
Clases de Cargos de Carrera de la Fundacin para el Desarrollo Personal y
Administrativo, (FUNDESPA)
Este documento prepara a la institucin para elevar su competencia y para
el diseo de un manual descriptivo de cargos que es lo que se quiere.
En este caso se enfocara en la estructura de los cargos bajo los nuevos bajo
los nuevos enfoques de Recursos Humanos que permiten q estos sean
amplios, genricos y flexibles dando como resultado un trabajador que sea
capaz de responder de manera eficiente, efectiva y eficaz todas las tareas
que le sean encomendadas.

64

Estructura de los Cargos.

Los niveles Considerados para la clasificacin de cargos son:
Nivel 1: Bachiller
Nivel 2: Tcnico
Nivel 3: Profesionales, especialistas.
Nivel 4: Supervisorio
Nivel 5: Directivo.
En este caso se tomar en cuenta los primeros 3 niveles ya que se enfocara
solo en los cargos de apoyo, con el propsito d definir las funciones del
cargo.
Segn el anlisis realizado, y apoyndose en distintos documentos, a
continuacin se mostrar las descripciones de cargos del Manual Descriptivo
de cargos de la OPSU, con el fin de comparar los anlisis descriptivos de
cargos desempeados en la institucin para poder llegar a una conclusin.
De acuerdo al anlisis realizado de los cargos de Asistente d Pasantas,
Asistente de Jefatura de Modulares y Complementarias, Secretaria Ejecutiva
del rea de Bienestar Estudiantil y Servicio Comunitario y Auxiliar de Control
de Estudio, se pudo observar que las funciones de los cargos no coinciden
con el nombre de los mismos, as que se tomara en cuenta el Manual
Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario,
concluyendo as que el nombre indicado para estas descripciones es
Oficinista.

65

A continuacin se presenta la descripcin de cargo:

TITULO DEL CARGO

OFICINISTA
CDIGO: 01022 NIVEL: 2
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo,
chequeando,

clasificando,

distribuyendo,

archivando,

registrando

transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades tcnicas y

administrativas de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y dems
documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.
Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros
documentos similares.
Efecta y atiende llamadas telefnicas.
Atiende a profesores, estudiantes, empleados y pblico en general.
Suministra informacin a las personas que la requieran.
Opera una fotocopiadora.

66

Lleva el control de ingresos y egresos de material.

Recibe informacin para transcribirla.
Procesa en el computador informacin solicitada.
Transcribe correspondencia general, notas de exmenes, datos de
inscripcin y cualquier documento que se le asigne.
Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los
documentos soporte.
Transcribe informacin para mantener bases de datos.
Realiza respaldos a la informacin procesada en el computador.
Graba informacin para mantener bases de datos.
Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros
documentos con la informacin procesada.
Imprime el trabajo realizado.
Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la informacin
procesada.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral,
establecidos por la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

67

Es recomendable para la institucin hacerle seguimiento a estos anlisis ya

que las funciones coinciden con otra descripcin de cargo, en este caso la
del cargo de Oficinista del Manual de Clasificacin de Cargos de la OPSU, y
debe ser tomada en cuenta a la hora de realizar cualquier tipo de proceso
administrativo, evitando as, la duplicidad d funciones por parte de los
trabajadores de las funciones que le son asignadas.

De acuerdo al anlisis realizado de los cargo de Asistente de Biblioteca,

Secretaria Ejecutiva de la Subdireccin Acadmica, Asistente de
Direccin General y Asistente del rea de Control de Estudio, se pudo
observar que las funciones de los cargo si coinciden con el nombre del
mismo, as que tomamos en cuenta el Manual Descriptivo de Cargos de la
Oficina de Planificacin del Sector Universitario para hacer una comparacin
entre el cargo analizado y el del Manuel Descriptivo de Cargos.
A continuacin se presentan las Descripciones de Cargos

TITULO DEL CARGO

ASISTENTE DE BIBLIOTECA
CDIGO: 03023 NIVEL: 3
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades tcnicas y administrativas en una Biblioteca y/o Centro
de Informacin y Documentacin, aplicando principios y tcnicas en los
procesos de catalogacin, clasificacin, distribucin y control de material

68

bibliogrfico y atendiendo y/o suministrando informacin al usuario, con el fin

de brindar un eficiente servicio.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Orienta al usuario sobre el servicio y manejo del catlogo pblico y el

fichero.

Distribuye

el

material

bibliogrfico

que

va

los

diferentes

departamentos.

Cataloga el material bibliogrfico segn el sistema de clasificacin

Library of Congres (L.C).

Participa en la elaboracin tcnica de catlogos, boletines e ndices

bibliogrficos, anuarios y otras publicaciones similares.

Asigna materias segn clasificacin de la Unin Panamericana y

Macrothesauro de la Organizacin para el Desarrollo y Cooperacin
Econmica (OCDE).

Codifica y sella el material bibliogrfico que ingresa a la Biblioteca o

Centro de Informacin y Documentacin.

Transcribe fichas catalogrficas, tarjetas y bolsillos.

Reproduce juego de fichas catalogrficas.

Coloca nmero de accesin.

Pega etiquetas, tarjetas y bolsillos.

Transcribe las fichas faltantes en el catlogo pblico o ficheros.

Recibe publicaciones peridicas.

Ordena peridicamente el catlogo pblico y fichero.

Restaura material bibliogrfico existente en la unidad.

Elabora estadsticas de usuarios del servicio.

Lleva el control del material bibliogrfico procesado.

Elabora solvencias de biblioteca.

Participa en el inventario general de la Biblioteca o Centro de

Informacin y Documentacin.
69

Transcribe datos bibliogrficos en equipos de computacin.

Accesa informacin bibliogrfica en el microcomputador y la suministra

al usuario segn sus requerimientos.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

TITULO DEL CARGO

SECRETARIA (O)
CDIGO: 01032 NIVEL: 4
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al rea secretarial y asistir a su supervisor
inmediato, aplicando tcnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y
eficiente desempeo acorde con los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros

documentos varios de poca complejidad.

70

Transcribe a mquina o en computador correspondencia como:

oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas, resultados de
exmenes, notas, artculos para prensa y carteleras, anuncios, guas,
contratos, trabajos de ctedras, exmenes, memoria y cuenta y otros
documentos diversos.

Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos,

requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de
uso de la dependencia.

Recibe y enva correspondencia.

Opera la mquina fotocopiadora y fax.

Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

Realiza y recibe llamadas telefnicas.

Actualiza la agenda de su superior.

Toma mensajes y los transmite.

Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la

Institucin y pblico en general.

Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y

eventos.

Convoca a reuniones de la unidad.

Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

Actualiza el archivo de la unidad.

Distribuye la correspondencia de la unidad.

Elabora cheques.

Desglosa y entrega cheques.

Lleva control de caja chica.

Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.

Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su

superior.

Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la

unidad.

71

Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo,

obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.

Elabora actas de notas.

Elabora hemeroteca.

Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.

Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.

Recibe y controla peticiones de tesis de grado.

Prepara informacin de la cartelera, anuncios para concursos y

eventos de la unidad.

Actualiza la cartelera.

Vende guas a los estudiantes.

Chequea y controla los prstamos de los libros de la unidad a los

estudiantes.

Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

De acuerdo al anlisis realizado de los cargos de Asistente de Pasantas y

Secretaria Ejecutiva se pudo observar que las funciones del

cargo no

coinciden con el nombre del mismo, as que tomamos en cuenta el Manual

Descriptivo de Cargos de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario
concluyendo as que el nombre indicado para estas descripciones es
Secretaria (0)

72

TITULO DEL CARGO

ASISTENTE DE INFORMACIN Y CONTROL ESTUDIANTIL
CDIGO: 02012 NIVEL: 4
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL
Atender eficiente y eficazmente tanto al personal docente, administrativo,
estudiantes y pblico en general, realizando las tareas y/o actividades
asignadas en las Secciones de Admisin, Graduacin y Registro y Control
Estudiantil, a fin de garantizar la integridad del proceso que incluye desde el
ingreso hasta el egreso del estudiante de la Institucin.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Recibe y revisa los documentos para inscripcin y ratificacin de

alumnos

nuevos,

regulares,

por

convenio,

traslados,

reincorporaciones, equivalencias, cambios de escuela, etc.

Recibe listado del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y de

estudiantes seleccionados por baremos de las facultades.

Revisa en los listados del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.)

y baremo si el bachiller a ingresar ha sido asignado.

Participa en la ejecucin de operativos especiales tales como: la

aplicacin de la Prueba de Aptitud Acadmica y otros.

Elabora

listado

de

alumnos

sus

respectivos

documentos

consignados y lo entrega en archivo.

Llena ticket de conformacin de documentos.

Llena planilla de ingreso por caja y la entrega al solicitante.

73

Desglosa, firma y sella planillas de inscripcin de alumnos nuevos,

regulares, por convenio, cambios de escuela, equivalencias, traslados
y reincorporaciones.

Ordena y distribuye horarios.

Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.

Entrega horarios modificados.

Recibe solicitudes de adicin, retiro de asignaturas, tickets y planillas

de depsitos bancarios.

Lleva control de los alumnos inscritos por el Consejo Nacional de

Universidades (C.N.U.), baremo y convenio.

Organiza y cuantifica las planillas de inscripcin para su envo a la

Direccin de Informacin y Control Estudiantil (DICES).

Informa a los estudiantes, profesores y personal administrativo los

requisitos exigidos para la elaboracin de carnets.

Chequea planillas de inscripcin para ser procesadas.

Transcribe informacin al sistema.

Participa en las jornadas de carnetizacin de estudiantes, personal

docente, administrativo y obrero.

Opera la filmadora para la captura de imagen

Transcribe al computador los datos del personal que solicita los

carnets.

Procesa en el computador la imagen capturada e imprime los carnets.

Opera el equipo de plastificacin de carnets.

Entrega al personal de la Institucin los carnets, cumpliendo con la

planificacin estructurada por su supervisor inmediato.

Opera equipo para fotocopiar documentos.

Recibe

revisa

solicitud

de

certificaciones,

constancias,

legalizaciones, cartas de buena conducta, convalidaciones, revlidas,

equivalencias y otros.

Revisa documentos entregados por el solicitante.

74

Elabora

expediente

del

solicitante

para

revalidaciones,

convalidaciones y equivalencia para luego ser enviado a la comisin

correspondiente.

Tramita

solicitudes

elabora

certificaciones,

constancias,

legalizaciones y otros.

Archiva

temporalmente

y/o

permanentemente

las

constancias,

certificaciones, legalizaciones y otros.

Entrega al solicitante constancias, certificaciones, legalizaciones y

otros.

Elabora, actualiza y revisa el rcord acadmico del graduando.

Opera el computador para obtener el promedio de notas del

graduando y determina el lugar del graduando en la promocin.

Transcribe notas de las actas en el computador.

Recibe y revisa lista de expedientes para llevar el control de

egresados.

Recibe pre-actas de calificaciones.

Elabora y corrige pre-actas de calificaciones.

Recibe

actas

documentos

de

las

diferentes

escuelas

documentos

de

las

diferentes

escuelas

departamentos.

Verifica

actas

departamentos.

Clasifica, revisa y desglosa las actas de exmenes enviadas por las

escuelas, los departamentos o ctedras de asignaturas.

Organiza las actas para su envo a Direccin Central de Informacin y

Control de Estudios Superiores.

Suministra informacin al Centro de Estudiantes respecto a los casos

que sean requeridos.

Elabora y actualiza el registro de datos acadmicos de los estudiantes.

Mantiene actualizado el archivo de actas de exmenes de los

estudiantes.

75

Verifica las notas de los graduando para pre y postgrado.

Elabora listados de graduando.

Recibe y enva correspondencia de la seccin.

Recibe y procesa cualquier reclamo sobre error o correccin en

calificaciones y otras constancias.

Atiende graduando suministrndole informacin sobre recaudos para

grados.

Recibe y chequea lista de graduando.

Recibe solicitud de ttulo, toga y birrete.

Elabora inventario de togas, birretes, portattulos, lbumes y otros.

Limpia togas y birretes.

Entrega fotos de graduando.

Elabora oficio de control de graduaciones.

Chequea notas de graduando.

Transcribe datos de graduando.

Elabora acta, decretos y juramentaciones de graduando.

Entrega al supervisor actas, decretos, juramentaciones y otros

documentos elaborados, para la revisin respectiva.

Enva actas de graduando para la firma de las autoridades

respectivas.

Atiende graduando en la firma del libro de actas.

Elabora informes solicitados por dependencias de la Institucin y

empresas pblicas o privadas, sobre datos acadmicos de los
estudiantes y/o egresados.

Prepara los ttulos.

Entrega documentos originales a los egresados.

Elabora listados de ttulos para caligrafiar.

Recibe solicitud de portattulos, lbumes de graduaciones, instructivos

y otros.

Atiende estudiantes y pblico en general.

76

Revisa documentos de los solicitantes del servicio.

Tipea oficios y memorndum.

Ordena expedientes de los solicitantes.

Revisa, firma y sella la solicitudes formuladas ante la seccin.

Archiva documentos.

Llena formato de requisicin de material.

Opera mquina fotocopiadora.

Transcribe y accesa informacin operando el microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

77

TITULO DEL CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CDIGO: 08013 NIVEL: 2
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar los procesos administrativos del rea, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentacin necesaria, revisando y
realizando clculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos,
lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del servicio.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Participa en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto de la

unidad.

Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos

de trabajo.

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago

de condominios, pago de asignaciones a la Federacin de Centros
Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

Llena formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales

como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones,
aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o
creacin de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento,
alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna.

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por

diversos beneficios.

78

Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la

dependencia.

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la

dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

Realiza registro contable.

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para

cubrir gastos de urgencias.

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados

con los avances a justificar.

Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorndum con los

factores de justificacin de los avances a justificar y de los fondos fijos
y caja chica.

Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin

presupuestaria.

Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la

Unidad de Planificacin y Programacin Presupuestaria.

Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de

funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y

enva al archivo general.

Tramita los depsitos bancarios y mantiene registro de los mismos.

Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la

dependencia y controla la existencia de los mismos.

Recibe

y tramita

solicitud

de

servicios de

mantenimiento

reparaciones de las edificaciones, mquinas y/o equipos de la

dependencia.

Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

Lleva control de la caja chica.

Brinda apoyo logstico en actividades especiales.

Recopila, clasifica y analiza informacin para los planes y programas.

79

Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas

por la unidad.

Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

Atiende e informa al pblico en general.

Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades

solicitantes.

Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores

previamente seleccionados por el supervisor.

Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

Recibe licitaciones y/o licitacin de los proveedores.

Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las

rdenes de compras.

Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la informacin

relacionada con el proceso de compras.

Hace seguimiento a las rdenes de compras y la recepcin de

mercancas.

Calcula los datos para las rdenes de compras y rdenes de pago.

Desglosa y distribuye las rdenes de compra a las unidades

involucradas.

Informa a los proveedores sobre la cancelacin de las facturas.

Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.

Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o

cualquier irregularidad presentada.

Conforma

formula

las

observaciones

pertinentes

las

autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el

personal de la Institucin.

Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

Enva planillas de recaudacin de impuesto al Ministerio de Hacienda.

80

Realiza

clculos

de

rdenes

de

pagos

de

las

planillas

correspondientes.

Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra

por cancelar a la tesorera nacional.

Elabora la relacin del resumen de las planillas correspondientes.

Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que estn

disfrutando del beneficio de beca.

Controla que se haga efectiva la retencin de impuestos.

Elabora relacin mensual de los impuestos retenidos y enterados para

enviarlos al Ministerio de Hacienda.

Elabora la relacin de los timbres fiscales, lo cancelado por la

Institucin a proveedores, contratista y personas naturales.

Realiza clculos y ajustes necesarios relativos a la declaracin de

rentas del personal jubilado.

Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y

los cancelados.

Recibe y conforma los listados a enviar por la declaracin definitiva.

Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viticos.

Realiza clculos de los viticos segn reglamento de viticos.

Solicita reposicin de chequera ante la unidad responsable.

Elabora y entrega los cheques para viticos. a la unidad responsable.

Elabora las rdenes de pago y solicita su autorizacin ante la unidad

responsable.

Mantiene relacin de los pagos realizados en el rea de viticos.

Solicita ante la unidad responsable la autorizacin para la reposicin

de los fondos para pagos por concepto de viticos.

Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de

cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viticos.

Archiva y lleva el control de los documentos del rea.

Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

81

Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida

de viticos.

Realiza los trmites de pasajes y traslado a personal de la Institucin

como a invitados.

Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

82

CONCLUSIONES
El Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos, es una
institucin que ha tenido cambios administrativos, por lo tanto sus objetivos
organizacionales no estn completamente establecidos.
Por ser una institucin pblica se rige por leyes que exigen que el
establecimiento posea una estructura organizacional claramente definida, y
en esta haya un Manual Descriptivo de Cargos que deje claro a los
trabajadores, sus deberes, funciones y responsabilidades del cargo que
desempean
Por esto fue necesaria la realizacin de un anlisis descriptivo de los cargos,
evitando as que los trabajadores realicen funciones que no le corresponden,
lo cual trae como nico resultado la prdida de tiempo y fallas a la hora de
realizar sus actividades.
Adems les permite a los trabajadores saber cules son sus funciones y as
dejar claro el nombre del cargo que ocupan.

83

RECOMENDACIONES

Las recomendaciones para la organizacin son:

1-. Despus de realizado el anlisis de los cargos adscritos a la Subdireccin
Acadmica de la institucin desarrollar el Manual Descriptivo de Cargos, ya
que es una institucin pblica y esta debe regirse por leyes que exigen estos
documentos para los procesos referentes al personal.
2-. Aplicar el Manual de Descripcin de Cargos en las fases requeridas de la
administracin de personal tales como: procesos de reclutamiento y
seleccin,

capacitacin,

evaluacin

de

desempeo,

entre

otros

entrenamientos.
El Manual permitir a los trabajadores conocer las funciones que deben
desempear para el ptimo desempeo de su cargo en la empresa, tomando
en cuenta las responsabilidades, formacin acadmica y las habilidades y
destrezas necesarios para ejercer dicho puesto.
Socializar con los trabajadores los deberes y responsabilidades de cada uno
de sus cargos, de forma que comprendan la importancia de su permanencia
en el mismo.

84

BIBLIOGRAFIA

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Chiavenato, I. Administracin de Recursos Humanos. (2Edicin). Mc. Graw
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Documento
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Disponible
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85

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Instructivo para el Diseo de un Manual Descriptivo de Cargos, FUNDESPA
elaborado por Lic. Begoa San Martin, Consultora Organizacional.
Manual Descriptivo de Clases de Cargos de la oficina central de personal,
(OCP) Alejandro Arratia, Director Ejecutivo, Caracas, mayo 1994.
Manual Descriptivo de Clases de Cargos de Carreras, Decreto N 6.055 del
30-04-2008.
Fundacin para el Desarrollo Personal y Administrativo,
(FUNDESPA)
Manual Descriptivo de Competencias Genricas de Cargos de Carreras de la
Administracin Pblica Decreto N 38.924 del 06-05-2008. Fundacin para el
Desarrollo Personal y Administrativo, (FUNDESPA)

86

ANEXOS
ANEXO 1

87

Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin
Mrida, Edo Mrida.

Entrevista realizada para determinar las caractersticas de los cargos de

apoyo adscritos a la Subdireccin Acadmica del Colegio Universitario Hotel
Escuela de los Andes Venezolanos (CUHELAV).
Alumna Mara Victoria Uzctegui Vielma, C.I: 24.137.839
Nombre:__________________________ Apellido: __________________________
C.I._________________________ Cargo: _________________________________

Se le informa al entrevistado que deber suministrar toda la informacin de

las tareas de su cargo al pasante ya que esta encuesta se tomara para fines
acadmicos.

1) Cules son los objetivos del cargo?

2) Describa las actividades del cargo.

3) Su cargo genera algn compromiso?

4) Cada cuanto realiza las actividades que le son asignadas

88

5) Dnde realiza su trabajo? Ubicacin fsica

6) El ambiente en el que trabaja es cmodo?

7) Qu equipos utiliza para realizar su trabajo?

8) Tiene algn mtodo para realizar su trabajo?

9) Tiene personal a su cargo?

10) Realiza otras actividades aparte de las que tiene asignadas?

11) Qu formacin acadmica posee?

89