Transcripcin de Repaso ATI (Unidad 1 y 2)

1.1 Definicin y conceptos fundamentales de los documentos Unidad 1: Edicin avanzad

a de documentos La accin de escribir es un proceso capaz de contribuir al desempeo
acadmico eficaz y eficiente de las personas.
La escritura de documentos utilizada como estrategia para aprender requiere que
los estudiantes comprendan con claridad para que deben escribirlos y como se ela
boran. Es fundamental que conozcan el objetivo del trabajo para que determinen e
l tipo de documentos y la manera correcta de redactarlo. 1.1.1 Importancia de lo
s documentos en el contexto acadmico Los trabajos escritos solicitados a estudian
tes estn relacionados con temas de estudio o con los resultados de experimentos i
mportantes para su formacin profesional; por lo general son resmenes, ensayos o re
portes. En tanto que los profesionales presentan informes, cotizaciones, folleto
s, redactan contratos o correspondencia.
El escribir es una actividad muy comn e importante si el autor desea transmitir p
rofesionalismo y que sus escritos influyan de manera positiva en la toma de algu
na decisin. 1.1.2 Tipos de documentos y sus principales caractersticas Los factore
s que determinan la calidad de los documentos son la claridad y la presentacin.
La claridad esta relacionada con la redaccin y los procesadores de palabras puede
n facilitar la tarea de escribir, ofrecen opciones para organizar los pensamient
os y realizar revisiones ortogrficas y gramaticales.
La presentacin considera el aspecto o apariencia del documento, la cual debe ser
ordenada, legible y agradable a la vista.
Un escrito debe atraer la atencin, hacer que se tenga el deseo de leerlo. Tiene q
ue ser significativo, decir algo importante o de utilidad y activador, que gener
e alguna accin. Metodologa y acciones para escribir:
-Etapa 1: Elaborar un borrador
Aplicacin de la tecnologa: Capturar el texto de ttulos y subttulos, asignar niveles
con el comando Esquema en la cinta de opciones Vista. Guardar el documento, asig
nar el nombre al archivo y establecer la carpeta de ubicacin.
-Etapa 2: Continuar con el complemento del texto
Aplicacin de la tecnologa: Capturar el texto del mensaje y elemento como tablas, g
rficos, imgenes. Uso de opciones para insertar imgenes, tablas, ecuaciones, grficas,
etc.
-Etapa 3: Pulir el manuscrito
Aplicacin de la tecnologa: Revisin ortogrfica y gramatical; Edicin para aadir, borrar
o corregir el contenido; Crear portada; Imprimir, Etc. 1.1.3 Metodologa para escr
ibir y la aplicacin tecnolgica En la elaboracin de documentos, define la organizacin
de los elementos que lo componen: ttulos, subttulos, prrafos, tablas, etc. La estr
uctura influye en la legibilidad de los escritos. Los procesadores de palabras p
roporcionan herramientas que pueden ser utilizadas en el momento de pensar lo qu
e se escribe, definiendo la estructura u organizacin del documento. Las opciones
a las que nos referimos son:
-Esquema: El documento se estructura asignando niveles de ttulos y subttulos a los
encabezados del texto.
-Mapa de documento: Es un recurso disponible a partir dela asignacin de niveles d
e ttulos y subttulos que permite visualizar la estructura total del documento y la
navegacin entre secciones del documento. Estructura Formato Se refiere al diseo d
e la apariencia general de los documentos. La edicin electrnica posibilita la apli
cacin de diversidad de formatos a caracteres, prrafos, tablas, palabras, grficos y
tablas. En la configuracin de paginas, se establecen los margenes, donde se consi
deran los espacios para colocar encabezados y pie de pagina. Las posibilidades d
e formato de prrafo incluyen las sangras y el espacio arriba, entre lineas y abajo
; la alineacin izquierda, centrada, derecha o justificada; su numeracin o jerarqui
zacin y el uso de vietas. Respecto a los caracteres, se dispone tipografa en la que
se puede modificar el tamao, asignar atributos como negrita, cursiva, subrayados
, subndice o superndice. Existe gran variedad de fuentes, reconocidas mediante un
nombre, entre cuales se puede seleccionar la que mejor se ajuste a las necesidad
es u objetivo del escrito. 1.1.4 Documentos y formatos ms comunes Carta En el mbit
o acadmico los estudiantes recurren a cartas para solicitar algn servicio administ
rativo o la aprobacin de su tema de tesis.

Elementos de una carta: Membrete, Fecha de elaboracin, Nombre y direccin del desti
natario, Saludo o apertura, Cuerpo principal, Despedida; Firma, nombre y puesto
del remitente.
El formato que por lo general se utiliza para este tipo de documento se denomina
texto completo; usa la misma tipografa y espacio entre lineas. Los margenes se e
stablecen de forma que no obstruyan el rea del membrete o el pie de pagina, donde
ocasionalmente pueden ubicarse datos del remitente o la empresa. Por su aparien
cia algo montona solo es recomendable para documentos cortos. Currculum La finalid
ad del currculum vtae es documentar los datos personales, acadmicos y laborales de
una persona que aspira a un empleo. Su contenido debe ser claro preciso, bien es
tructurado y fidedigno.
La eficacia de este documento depende de su contenido y presentacin, por lo que d
ebe incluir datos relevantes, explicar brevemente su objetivo, la experiencia la
boral con los logros obtenidos en orden cronolgico, entre otras cosas.
El formato debe de estar organizado en secciones para facilitar la visualizacin d
e la informacin. Documentos mas solicitados en ambientes acadmicos Los trabajos ac
admicos escritos tienen tareas implcitas a ejecutar segn sea su tipo. La importanci
a de clarificar los criterios establecidos que lo precisan en contenido y presen
tacin radica en poder identificar que se debe escribir y como, que se va a presen
tar y el objetivo que alcanzara.
Tipos de trabajos acadmicos escritos: Resumen, Ensayo, Reporte, Tesina y Tesis.
Estos documentos, obligados a presentarlos con mayor frecuencia, demandan el con
tenido del tema para escribir su contenido y de habilidades en el manejo de herr
amientas tecnolgicas que apoyen su produccin y diseo.
Los procesadores de palabras representan un buen soporte para aplicar el formato
mas adecuado, considerando que para documentos acadmicos formales las institucio
nes establecen un protocolo que debe de cumplirse. 1.1.5 Aplicacin de las TI en l
a edicin de documentos La aplicacin eficiente de las tecnologas de informacin en la
edicin electrnica de documentos es todo un proceso que en perspectiva integra las
actividades que enfrentan quienes realizan esta tarea. No solo se trata de propo
rcionar los pasos para ejecutar opciones en el procesador de palabras, sino de r
eferir conocimientos y habilidades de redaccin, con conocimientos, habilidades y
destrezas en el uso de los procesadores de palabras. 1.2 Recursos para optimizar
la productividad 1.2.1 Estilos Definicin y caractersticas Los estilos son recurso
s que permiten agilizar el proceso de dar formato al texto.
Estilos predefinidos:
Son estilos con los formatos mas comunes incluidos en el software y disponibles
por omisin. Al iniciar la elaboracin de un documento nuevo o en blanco de manera a
utomtica se dispone de un conjunto de estilos predefinidos. Los estilos predefini
dos pueden ser modificados para personalizarlos pero no pueden ser eliminados.
Estilos definidos por el usuario:
Ademas de los estilos predefinidos por el usuario los estilos pueden ser definid
os por el usuario lo cual no limita la creatividad ya que el software dispone de
opciones mediante las cuales se pueden modificar o disear nuevos estilos. Consis
te en tomar como base un estilo para crear otro.
Tipos de Estilos: -Estilo prrafo: Afecta a prrafos completos y establece formatos
de fuente y de prrafo.
-Estilo carcter: Afecta a caracteres, o segmentos de prrafo, solo establece format
o de fuente. Herramientas para el trabajo con estilos Las herramientas para la g
estin de estilos se concentran en el grupo Estilos de la ficha Inicio en la Cinta
de opciones. La funcionalidad de estas herramientas permite visualizar, asignar
, modificar, crear y eliminar estilos.
Galeria de estilos rapidos: Es una area dividida en cuadros y cada cuadro contie
ne un estilo donde se muestra el nombre y su formato. Al pasar el apuntador, el
prrafo activo refleja el formato; al hacer clic en alguno se asigna el estilo al
texto seleccionado o prrafo activo. Los controles de desplazamiento a la derecha
sirven para avanzar o retroceder en el despliegue de estilos. El botn Ms abre un r
ecuadro donde se muestran todos los estilos. Adems de opciones Guardar seleccin co
mo nuevo estilo rpido, Borrar formato y Aplicar estilos.
-Botn Cambiar estilosEste control activa un submen para desplegar y seleccionar Co

njuntos de estilo, Colores, Fuentes y Establecer como valor predeterminado. Esto

s permiten modificar las caractersticas de estilos asociados, donde el diseo contr
ola varios atributos del texto como son el color, tamao, tipos de fuentes, interl
ineado, entre otros. -Panel de tareas EstilosSe activa al hacer clic en el contr
ol mostrar/ocultar cuadro de dialogo, localizado en la parte inferior izquierda
del grupo Estilos en la ficha Inicio, de la Cinta de opciones. Es la herramienta
ms completa para el manejo de estilos, contiene una seccin con la lista de los es
tilos disponibles donde se despliega el nombre, tipo de fuente y tipo de estilo,
al seleccionar alguno de ellos se despliega al texto o se modifican, el estilo
activo observa resaltado. Adems tiene controles para Mostrar vista previa, Deshab
ilitar estilos vinculados, Nuevo estilo, Inspector de estilo, Administrar estilo
y Opciones. 1.2.2 Plantillas Definicin y caractersticas Una plantilla se define c
omo un archivo que contiene un patrn que combina estructura, textos, imgenes y for
matos. Es un documento especial que al abrirlo crea una copia de si mismo por lo
que al guardarlo, el documento original, esto es la plantilla, no se altera y s
e puede reutilizar las veces que sea necesario. La principal funcin de estos arch
ivos es simplificar y agilizar la tarea de elaborar documentos debido a que no p
arte de cero, pues se cuenta con la estructura, el diseo de pagina, los estilos a
decuados, incluye texto e imgenes, entre otros elementos. Tipos de plantillas -Pl
antillas predefinidas proporcionadas por el fabricante del software.
-Plantillas diseadas o definidas por el usuario. Plantillas predefinidas Son arch
ivos suministrados en los procesadores de palabras. Estn diseados con los formatos
y estilos apropiados para facilitar la elaboracin de los documentos ms comunes. P
lantillas definidas por el usuario El diseo puede partir de un formato bsico con u
n documento en blanco, de una plantilla o de cualquier otro documento existente.
Controles de contenido Son objetos que permiten aadir al diseo de documentos y pl
antillas las siguientes funcionalidades: una interfase del usuario que gua y cont
rola la entrada de datos, activar restricciones para proteger la edicin de seccio
nes o todo el documento, y la posibilidad de enlazar la informacin de entrada a u
n origen de datos.
Una vez insertado un control de contenido en el rea del documento, se identifica
por un borde y un titulo que no se imprimen, adems de un texto provisional til par
a indicar la manera de completar el control de contenido, estas instrucciones se
sustituyen por el texto escrito por el usuario.
-Controles de contenido: Texto plano, Texto enriquecido, Imagen, Cuadro combinad
o, Lista despegable, Selector de fecha y Galera de bloque de creacin.
La ficha Programador da acceso a los controles de contenido. 1.2.3 Temas del doc
umento Definicin y caractersticas Los temas son conjuntos de elementos de diseo que
se complementan al incluir juegos armnicos de colores, seleccin de fuentes para e
ncabezado y el cuerpo del texto, as como efectos grficos de lineas y relleno. Las
principales caractersticas son:
-Afectan al documento completo.
-Pueden ser predefinidos o creados por el usuario.
-No afectan el contenido solo colores, fuentes y algunos elementos del formato.
-Permiten consolidar una imagen al lograr crear un tema en Word y aplicarlo en E
xcel o en PowerPoint. Aplicacin A continuacin se presenta un procedimiento para ap
licar un tema:
1. Seleccionar Temas en el grupo Temas de la ficha Diseo de pagina para Word y Ex
cel. En PowerPoint es la ficha Diseo en el grupo Temas.
[Link] clic en el control para desplegar los temas. Apuntar sobre cada uno de l
os temas analizando en la muestra temporal del documento como se modifica el dis
eo en colores y fuentes. Seleccionar por ejemplo el tema Tcnico.
Para conocer la manera de personalizar y guardar un tema creado por el usuario r
ecurrir al sistema de ayuda escribiendo Temas del documento y dirigir la bsqueda
a Contenido en este equipo y Word ayuda. 1.2.4 Opciones de autoedicin Autocorrecin
La reduccin de errores en escritos es posible gracias a funciones como la autoco
rreccin, la cual revisa y corrige automticamente errores tipogrficos, ya sean palab
ras escritas incorrectamente o palabras en las que se hizo un uso indebido de ma
ysculas. Aplicacin Cuando un termino reconocido por la funcin se escribe de forma i
ncorrecta y se pulsa la tecla Enter para continuar y escribir la siguiente palab

ra, la funcin se activa y reemplaza el termino o los trminos por los establecidos
previamente en el listado. Cambiando instantneamente el termino equivocado con el
correcto.
Al pasar el apuntador del Mouse sobre los caracteres revisados, se observara una
barra pequea de color azul bajo el primer carcter de la palabra, este da acceso a
l botn Opciones de Autocorrecin el cual permite seleccionar entre deshacer correcc
iones automticas, dejar de usar maysculas en la primera letra de las frases, deten
er la correccin automtica de la palabra corregida o activar la ventana de dialogo
Autocorreccin. Autoformato La funcin Autoformato aplica formatos de manera automtic
a al texto mientras se escribe. Aplicacin Para aplicar el formato a una lista ord
enada mientras se escribe solo es necesario iniciar el primer elemento escribien
do un numero o una letra, en seguida un punto o un parntesis de cierre, un espaci
o o una tabulacin, el texto del elemento de la lista y pulsar la tecla Enter, aut
omticamente se asigna el numero o letra consecutiva al siguiente prrafo. El format
o de listas no ordenadas se crean escribiendo un asterisco, un espacio, el texto
del elemento y pulsar la tecla Enter. La lista adquiere el formato de lista con
vietas. El autoformato tambin reconoce direcciones de internet, de red y de corre
o electrnico como hipervnculos y les asigna automticamente atributos de color y sub
rayado de texto, entre otras cosas. Autotexto, un tipo de bloque de creacin El bl
oque de creacin es una opcin que agiliza la elaboracin de documentos al organizar y
facilitar el acceso a fragmentos de textos o partes de documentos y grficos prev
iamente almacenados en galeras, desde donde pueden ser reutilizados o distribuido
s.
El autotexto es un tipo de bloque de creacin que contiene textos con formato o grf
icos frecuentemente utilizados. Cada elemento se registra con un nombre nico en e
l Organizador de bloques de creacin mediante el cual se facilita su localizacin y
aplicacin.
Los bloques de creacin de contenido se pueden modificar al reemplazarlo despus de
efectuar los cambios y guardarlo con el mismo nombre. Este procedimiento adems de
los procedimientos para cambiar el nombre o guardar y distribuir bloques de cre
acin con una plantilla los puedes encontrar en el sistema de ayuda. Etiquetas int
eligentes Son un recurso que identifica y marca tipos determinados de datos y of
rece la ejecucin de acciones adecuadas a ellos. Las etiquetas inteligentes son pr
oporcionadas por Microsoft o por desarrolladores de aplicaciones quienes definen
reconocedores de datos y la asignacin de acciones, controladas por el usuario. C
oncepto Aplicacin Cuando estn activadas las etiquetas inteligentes, estas reconoce
n segmentos de texto como tipos de datos determinados y se subraya con puntos co
lor purpura, al desplazar el apuntador del mouse se despliega el botn de Acciones
de etiquetas inteligentes desde el cual se activa el menu de acciones disponibl
es para el elemento en cuestin. 1.3 Documentos interactivos En el mbito de las TICs
, interactividad es la accin/reaccin entre una aplicacin y el usuario. Los document
os interactivos son documentos con formato predeterminado que integran elementos
que aaden la capacidad de interaccin entre el usuario y la aplicacin. 1.3.1 Tablas
Una tabla es una estructura definida en columnas y filas, donde la interseccin d
e una fila y una columna se identifica como celda. Las celdas pueden contener te
xtos, grficos y otras tablas. La funcin bsica es presentar datos de manera organiza
da. Las opciones para crear una tabla se encuentran en la cinta de opciones Inse
rtar en el grupo Tablas, hacer clic en Tablas.
Despus de establecer la estructura de la tabla, esta se modifica para aadir, combi
nar o dividir, eliminar elementos, as como aplicar un formato atractivo. El acces
o a estas funciones se encuentra a travs de la cinta de opciones Herramientas de
tabla en las fichas Diseo y Presentacin que se activan cuando el punto de insercin
esta sobre una celda de la tabla. Tablas con formulas Por lo general, las tablas
en el procesador de palabras presentan datos numricos como resultado de operacio
nes como resultado realizadas en otras aplicaciones. Las opciones para mejorar l
a productividad y apoyar esta labor son:
-Utilizar la opcin Formula para ejecutar clculos que involucran operaciones matemti
cas bsicas.
-Insertar la informacin desde el programa origen, como la hoja de calculo de Exce
l cuando los clculos son complejos.

La insercin del campo Formula en una tabla ejecuta clculos con los valores almacen
ados en la misma. Un campo se utiliza para marcar datos que pueden cambiar en un
documento. Se insertan mediante opciones concretas y en lugares estratgicos a fi
n de llevar a cabo tareas especificadas en el cdigo. El cdigo puede distinguirse p
orque esta encerrado entres llaves { }. El campo = (Formula) calcula un numero u
tilizando una formula, que es una expresin que puede contener cualquier combinacin
de nmeros, operadores, funciones predefinidas y referencias a celdas. La sintaxi
s para introducir funciones es: Funcin(Argumentos). La funcin SUM( ) acepta cuatro
argumentos predefinidos: izquierda (left), derecha (right), encima(above), deba
jo (below). La referencia de la celda indica con una letra la columna y con un n
umero el rengln o fila en el que se halla, en el procesador de palabras esta refe
rencia siempre es absoluta. Se utiliza coma (,) para separar las referencias ind
ividuales y 2 puntos (:) en caso de intervalos o rangos. Es importante tener en
cuenta que cuando se modifican los valores relacionados en las formulas, se debe
de marcar la tabla completa y presionar la tecla de funcin F9 para actualizar lo
s datos de las formulas. La edicin tambin se puede realizar desde la misma tabla.
Con el punto de insercin sobre el campo formula hacer clic en el boton secundario
del mouse, seleccionar activar o desactivar cdigos de campo. El cdigo se aparece
entre corchetes { }, en el contenido la formula inicia con el signo = (igual). T
ablas como base de datos Las bases de datos almacenan informacin para que se use
o maneje de acuerdo con ciertos criterios. Dicha informacin se define como colecc
iones de elementos relacionados con un tema o propsito determinado. Los component
es bsicos de las bases de datos son las listas o tablas, que estn formadas por reg
istros y campos. Los registros son el conjunto de datos de un elemento, mientras
que los campos corresponden a un dato especifico de un registro. Los procesador
es de palabras integran herramientas que permiten dar a las tablas la funcionali
dad elemental de la base de datos y las filas a los registros. La primera fila s
e llama fila de encabezados y debe de contener los nombres de los campos. El For
mulario de datos no forma parte de ninguna de las fichas en la Cinta de opciones
, por lo tanto, para utilizarlo es necesario personalizar la Barra de herramient
as de acceso rpido del documento que contendr a la tabla. La opcin Ordenar, que se
halla en la Cinta de opciones Herramientas de tabla, ficha Presentacin, grupo Dat
os, despliega una ventana de dialogo mediante la cual se especifica el campo o c
olumna a ordenar en forma alfabtica o numrica; ascendente o descendente y si La li
sta es con encabezado o sin encabezado. 1.3.2 Hipervnculos El procesador de palab
ras integra en sus documentos la funcionalidad de las paginas Web con el reconoc
imiento y operacin de hipervnculos. Hipervnculo es un cdigo del lenguaje HTML (sigla
s de HyperText Markup Language) con apariencia de texto con color y subrayado o
de imagen que dirige la accin con un clic hacia otro recurso local, de red o de I
nternet. El recurso puede ser un archivo, una ubicacin en un archivo, una pagina
en un sitio Web en Internet o en una Intranet, otros servicios como pueden ser g
rupos de noticias y de transferencia de archivos. Aplicacin Cuando en un document
o se escribe la direccin de un sitio Web, o una direccin de correo electrnico, la e
structura es reconocida por el procesador de palabras y de manera automtica les a
plica el formato clsico y activa la funcionalidad para desplegar la aplicacin del
recurso. Hipervnculos personalizados Los hipervnculos pueden ser personalizados di
rigiendo las acciones a una seccin en el mismo documento, documentos en el disco
duro local o en cualquier otra computadora de la red o en Internet. Las opciones
para iniciar o establecer opciones son: realizar la secuencia Cinta de opciones
, ficha Insertar, grupo Vnculos, opcin Hipervnculo. Como resultado se abre la venta
na de dialogo Insertar hipervnculo. Donde se distinguen principalmente los siguie
ntes controles:
-rea Vincular a: con los recursos posibles de enlazar.
-Cuadro de texto, Texto: donde se escribe el segmento de texto que servir de enla
ce.
-Botn Info. de pantalla... para escribir el mensaje que se despliega al pasar el
apuntador sobre el hipervnculo.
-rea de ubicacin del recursoi destino. Con controles Buscar en: por omisin es la ca
rpeta de trabajo actual. Botones: Subir una carpeta, Explorar la Web, Buscar arc
hivo, Carpeta actual, Paginas consultadas, Archivos recientes.

-Cuadro de texto Direccin: para escribir la direccin del recurso. 1.3.3 Documentos
personalizados de distribucin masiva Cuando se presenta la necesidad de comunica
r o solicitar la misma informacin a varias personas, herramientas como combinar c
orrespondencia resultan bastante tiles. El resultado de combinar correspondencia
es la produccin de un conjunto de documentos personalizados donde se mezcla el te
xto fijo con elementos de base de datos. Los archivos que intervienen en el proc
eso para combinar correspondencia son:
-Documento principal: Es un archivo de Word que contiene texto y los grficos que
permanecen constantes, adems de los campos con el cdigo marcando el tipo y lugar d
onde se insertara la informacin de la base de datos.
-Archivo origen de datos: Archivo con datos de las personas a quienes se dirigir
a la correspondencia.
-Documento combinado: Corresponde a un archivo que contiene el conjunto de carta
s, mensajes de correo electronico, sobres o etiquetas personalizadas para cada u
no de los registros de la base de datos. Aplicacin Aunque los documentos involucr
ados en esta tcnica pueden crearse al momento de combinarlos, es preferible prepa
rarlos antes. En el caso de utilizar como origen de datos un documento en Word,
este se elabora con una tabla funcionando como base de datos que incluya adems de
la informacin especial campos mediante los cuales se pueda establecer con facili
dad criterios de seleccin. En cuanto al documento principal, se redacta con el te
xto que es comn a todos los destinatarios. Cuando estn listos los documentos se tr
abajan con opciones que se encuentran en la ficha Correspondencia. Los comandos
para llevar a cabo la combinacin de correspondencia se encuentran en la Cinta de
opciones ficha Correspondencia. 1.3.4 Formularios electrnicos Se define como una
plantilla especial con formato similar al de las formas preimpresas. Esta compue
sto por texto estndar que no se debe modificar y por espacios llamados campos, do
nde se introducen los datos. Los formularios se elaboran principalmente como:
-Formularios simples, cuyo propsito es de imprimir una forma y llenarla a mano.
-Formulario electrnicos:
Para llenar en pantalla e imprimir solo los datos en una forma preimpresa.
Para llenar en pantalla e imprimir tanto en el texto estndar como el contenido de
los campos. Controles de formulario heredados Los espacios o reas reservadas par
a los datos variables de los formularios pueden ser los controles de contenido y
los llamados controles de Formulario heredados. Los controles, como todos los o
bjetos, poseen propiedades que puede definir el usuario. Es este caso, el acceso
es con el punto de insercin en seguida del campo, seleccionar en la ficha Progra
mador, grupo Controles la opcin Propiedades o doble clic sobre el sombreado del c
ampo, se abre la ventana de dialogo desde la cual se establecen algunas caracters
ticas del control. La opcin Agregar ayuda, disponible en todas las opciones de ca
mpo, permite aadir un texto que facilite el llenado del formulario. Este texto pu
ede aparecer en la barra de estado al momento de activar el campo o en una venta
na especifica que se abre presionando F1. Uso de formularios Los formularios son
documentos que se elaboran para un uso repetitivo. Para los formularios que se
van a llenar en pantalla es necesario crear un documento con el formato y texto
adecuados, que adems contenga los espacios o campos de formulario y se guarde com
o plantilla. Aplicacin El proceso de elaboracin de un formulario electrnico se inic
ia con la creacin de un documento en blanco tipo plantilla. El siguiente paso es
disear el contenido. Al terminar el diseo del formulario es conveniente activar la
opcion Proteger documento, asi el usuario solo puede introducir datos en los ca
mpos sin modificar el formato o el texto del formulario. Para revisar el funcion
amiento es necesario crear un documento y seleccionar la plantilla que contiene
el formulario. Al finalizar el llenado y conservar la informacin se guarda como u
n documento normal. 1.3.5 Interaccin entre aplicaciones La interactividad entre a
plicaciones es una tendencia generalizada, apoyada por los desarrolladores de so
ftware al aadir funcionalidades que la posibilitan, y los usuarios aprovechan est
os recursos que permiten un manejo ptimo de la informacin, la integracin de sistema
s, reduccin del tiempo en la toma de decisiones y obtener una visin unificada de l
os datos. En este contexto se define la siguiente terminologa:
-Aplicacin origen: Es el programa donde se genera la informacin o de donde procede
.

-Aplicacin destino: Es el programa donde se reutiliza la informacin.

-Objeto de interaccin: Es la informacin que se transfiere o se utiliza entre aplic
aciones. Formas y operacin entre aplicaciones -Marcar y copiar objeto en la aplic
acin origen, pegar en la aplicacin destino: Al realizar la operacin de marcar y cop
iar la informacin es contenida temporalmente en el portapapeles; por omisin la apl
icacin destino asigna la forma de pegado, en consecuencia, el grado de interaccin
que se logra.
-Marcar y copiar objeto en la aplicacin origen, pegado especial en la aplicacin de
stino:
Opcin pegar: Es similar a la accin anterior, pero con la posibilidad de selecciona
r la forma que adquirir el objeto al insertarlo.
Opcin Pegar vinculo: Esta opcin conserva el enlace del objeto con el archivo orige
n, al hacer doble clic sobre l se abre la aplicacin y el archivo origen.
-Utilizar la opcin "Enviar a" desde la aplicacin origen:
Esta opcin transfiere el contenido completo u objetos predeterminados de un archi
vo en la aplicacin origen a la aplicacin destino. Unidad 2: Presentaciones electrni
cas eficaces 2.1 Perspectiva de la presentacin Una presentacin es el acto en el cu
al una persona comunica cierta informacin a la audiencia. Tanto para los individu
os como para las organizaciones, el uso de presentaciones es un medio eficaz par
a lograr sus objetivos. Es importante entender que una presentacion implica comu
nicar para transmitir ideas en un dialogo de 2 sentidos, con objetivos muy varia
dos. 2.1.1 Elementos que intervienen en una presentacin Los elementos que intervi
enen en una presentacin y la manera en que afectan el resultado se describen a co
ntinuacin:
-Presentador: Es la persona que comunica el mensaje y por lo tanto asume la resp
onsabilidad del resultado derivado de su actuacin.
-Mensaje: Es el contenido de la presentacin.
-Audiencia: Es la persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensa
je. 2.1.2 Factores inmersos en las presentaciones -Canales de comunicacin: La tra
nsmisin del mensaje se produce a travs de 3 canales de comunicacin diferentes: verb
al, que se refiere a las palabras que emplea el presentador; vocal, pertenece a
las caractersticas de la voz, y visual, que se refiere a todo lo que se ve.
-Percepcin: Es la impresin o sensaciones que experimentan tanto la audiencia ante
el presentador y el mensaje, como el presentador frente a la audiencia.
-Retroalimentacin: Es la respuesta espontnea de la audiencia al mensaje del presen
tador, durante la exposicin. 2.1.3 Tipos de presentacin Relacin Presentador - Audie
ncia Esta clasificacin se basa en la relacin entre el presentador y la audiencia.
Pueden ser internas o externas.
-Presentacin interna: Es aquella en la que presentador y audiencia pertenecen a l
a misma organizacin, e incluso puede subclasificarse en ascendente y descendente,
considerando la linea de mando jerrquico tradicional de los participantes.
-Presentacin externa: En este tipo de presentacin, presentador y audiencia pertene
cen a organizaciones distintas. Presentacin por objetivos Las presentaciones se c
lasifican segn sus caractersticas predominantes o el propsito que se pretende.
-Presentacin informativa: Su objetivo es comunicar informacin tcnica, datos cientfic
os, resultados estadsticos o de encuestas, procedimientos, mtodos o tcnicas.
-Presentacin promocional: Se centra en la promocin de productos, servicios, soluci
ones o recomendaciones, incluso personas y proyectos.
-Presentacin recreativa: Este tipo de presentaciones tienen propositos mas social
es que de negocios. Su misin es tratar de entretener a la audiencia en forma amen
a. 2.1.4 Atributos de una presentacin eficaz Una presentacin es eficaz cuando el p
resentador es competente, crea impresiones positivas y produce resultados exitos
os. Sus principales atributos son:
-Capta la atencin de principio a fin
-Es significativa para las personas a las que se dirige.
-Es equilibrada, esto es, se da igual o similar peso a los puntos que trata.
-Su efecto es duradero, la audiencia la recuerda y reflexiona sobre el tema o pu
ntos relevantes una vez que concluye.
-Motiva a las personas a actuar en consecuencia. Objetivos de las presentaciones
Las presentaciones permiten:

A los individuos:
-Les permite presentarse como un individuo competente, experto en su tema y entu
siasmado por l.
-Demostrar su dominio en proceso de comunicacin oral.
-Demostrar iniciativa, organizacin y creatividad.
-Resaltar sus cualidades y potenciales como lider.
-Persuadir a otros para que acepten y adopten sus ideas,recomendaciones, propues
tas o puntos de vista.
A las organizaciones:
-Promocionar sus servicios, programas y puntos de vista de la organizacin.
-Difundir internamente la informacin a los miembros de la organizacin y, de manera
externa, al publico.
-Mejorar su imagen
-Exponer ante aquellos a los que la organizacin desea servir, como clientes, miem
bros de la organizacin, ciudadanos. 2.1.5 Presentaciones electrnicas como apoyo te
cnolgico Ventajas:
-La posibilidad de elaborar presentaciones atractivas y en pocos minutos por cua
lquier persona.
-La presentacin se visualiza como proyecciones de diapositivas fotogrficas, sin se
rlo fsicamente.
-Se dispone de gran variedad de plantillas o formatos predefinidos que ayudan a
lograr una imagen profesional.
-Las diapositivas pueden incluir elementos de multimedia, ya sean predeterminado
s o creados por el usuario.
-Incluir efectos especiales para la transicin entre diapositivas, as como animacio
nes entre los elementos de un diapositiva.
-Contar con herramientas para graficar datos y crear tablas. 2.2 Planeacin de la
presentacin 2.2.1 Tareas en el proceso de la planeacin Proceso de planeacin -Docume
ntacin: Para lograr una mejor organizacin, el presentador debe de documentar cuida
dosamente la fecha y el tiempo en el que esta programada la presentacin, el tipo
y el tema de la presentacin, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubica
cin y las caractersticas del escenario, el tamao y la naturaleza de la audiencia, y
establecer el resultado que se espera lograr.
-Identificacin de contactos: Es usual que una presentacin surja por invitacin y la
persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que pu
ede proveer al presentador de informacin til y detallada relacionada con su partic
ipacin.
-Fuentes de informacin: Despus de conocer el tema de la presentacin es importante i
dentificar las fuentes adecuadas para recopilar la informacin y elaborar o reforz
ar el contenido del mensaje.
-Pruebas de presentacin:
La prueba del material y el ensayo de la presentacin tienen varios propsitos:
- Verificar la calidad, organizacin y cantidad del contenido en cuanto a los obje
tivos planteados y al tiempo disponible para la exposicin.
- Probar el diseo y funcionamiento de la presentacin respecto al tipo y tamao de te
xto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas.
- Permitir al presentador alcanzar un buen nivel de memorizacin del contenido.
- Probar el funcionamiento y manejo del equipo de proyeccin.
-Planeacin de la presentacin electrnica: Una vez establecidos los aspectos generale
s de la presentacin, se puede planear la produccin de la presentacin electrnica, que
es el apoyo visual necesario en toda exposicin. Recursos de ayuda a la planeacin
-Plan general de accin: Es una herramienta de organizacin en la que se proyectan l
as acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentacin concluya con xi
to. En l se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o pers
onas responsables de realizar cada una. La planificacin debe girar en torno a la
audiencia, es decir, del cliente; por tanto, todos los aspectos de la presentacin
, la preparacin del contenido, del lenguaje, entre otras cosas, se consideran en
relacin con la audiencia a la que van dirigidos.

-Listas de planificacin: Son 3 formularios que ayudaran a prestar mas atencin a lo

s detalles que no deben de olvidarse cuando se planifica la presentacin.
[Link] de planeacin portada: Resume informacin necesaria para plantear preparati
vos, objetivos y el plan de accin de la presentacin.
[Link] de planeacin audiencia: Resume las caractersticas de la audiencia y algun
as de las cuestiones clave a plantear sobre su naturaleza y necesidades.
[Link] de planeacin lugar: Rene informacin en torno a la ambientacin, instalaciones
y equipamiento del lugar.
-Retroalimentacin: Para comprobar el resultado y evaluar la eficacia de la presen
tacin, as como un indicador del grado en que se han alcanzado los objetivos, es co
nveniente establecer un mecanismo de retroalimentacin que permita medir la respue
sta de la audiencia al mensaje. 2.3 Estructura 2.3.1 Organizacin del mensaje Cont
exto textual Este contenido esta relacionado con la expresin, con el modo de plas
mar el objetivo, el enfoque y el concepto esencial de la presentacin, asi como co
n la disposicin precisa, el orden o la secuencia en la que se presentan.
-Objetivo: Esta determinado por el resultado que se persigue.
-Enfoque:
Un tema se puede enfocar de muchas formas, pero el ms efectivo se consigue consid
erando los siguientes factores:
Perspectiva: El enfoque ideal tiene en cuenta el punto de vista de la audiencia.
Persuasin: Un mtodo efectivo de efectuar un presentacin es aludir a los motivos o r
azones principales por las que las personas deben aceptar, aprobar o adoptar lo
que se les presenta.
Percepcin: El grado en que un presentador obtenga la atencin de un publico y lo pe
rsuada depende en gran parte del modo en que lo perciba la audiencia.
-Concepto esencial: El concepto esencial proporciona el foco de atencin y aclara
la esencia del mensaje en una presentacin. Aplicacin del contenido textual La apli
cacin del contenido textual logra que la presentacin adquiera las siguientes cuali
dades:
Concentracin: El foco de atencin que se consigue al clarificar el concepto esencia
l de un mensaje mejora la concentracin del orador en el proceso de elaboracin de l
a presentacin y durante la exposicin, mientras que la audiencia no se distrae.
Coherencia: Al comprobar el contenido en funcin de los objetivos y el concepto es
encial se produce un mensaje mas armonico, puesto que en l se expresa un tema de
principio a fin de forma coherente, con lo cual la audiencia comprende con facil
idad el sentido del mensaje.
Cohesin: El concepto esencial y los objetivos actuan como aglutinante que mantien
e unidos los elementos de un mensaje. 2.3.2 Componentes de una presentacin eficaz
-Entrada o apertura, formada por:
Introduccin: Consiste en una invitacin a la audiencia y debe ser elaborada cuidado
samente, con creatividad y entusiasmo para captar la atencin y despertar el inters
por el contenido de la exposicin.
Visin previa: Debe ser un texto que anticipe el mensaje principal, y que gue o enl
ace a los puntos que se expondrn.
-Puntos clave a desarrollar, corresponden al:
Cuerpo del mensaje: Es el contenido de la presentacin, se elabora a partir de un
esquema en el que no se incluyan ms de 3 secciones que debern seguir una secuencia
lgica.
-Una salida, que contiene:
Conclusiones: Resumen los puntos claves, cierran la presentacin reforzando el men
saje para que la audiencia recuerde y reflexione sobre el tema expuesto. 2.4 Tcni
cas de diseo 2.4.1 Tipos de diseo -El diseo abreviado solo utiliza las palabras cla
ve o frases cortas para trasmitir lo que se dir en cada punto.
-El diseo general es ms detallado, en l se escriben frases completas para aproximar
se ms a la narrativa de una presentacin. Modelo de diseo La aplicacin de un modelo d
e diseo es una buena practica, ya que ayuda a crear una imagen mental de la estru
ctura del mensaje y pone en orden las ideas. El modelo que se presenta a continu
acin proporciona un borrador que identifica los componentes de un mensaje bien es

tructurado:
[Link] el nombre del tema.
[Link] los objetivos y el concepto esencial del mensaje.
[Link] el material en el siguiente orden:
a)Cuerpo del mensaje
b)Visin previa
c)Introduccin
d)Conclusin 2.4.2 Medios electrnicos de apoyo a las presentaciones Apoyo audiovisu
al eficaz Las ayudas audiovisuales son los dispositivos que utilizan sonidos e i
mgenes con el propsito de complementar la comunicacin y presentacin de un mensaje. M
edios Audiovisuales -Manuales: Esta clasificacin incluye a los rotafolios y los p
izarrones.
-Proyectados: Se refiere a los medios que utilizan un equipo de proyeccin, princi
palmente para mostrar transparencias, dispositivas, pelculas o vdeos.
-Computarizados: En esta categora se distinguen 2 tipos: Los grficos generados en
computadora y las presentaciones elaboradas por computadora. Presentaciones efec
tuadas mediante computadoras Son presentaciones en que, mediante grficos medios,
se puede exhibir una combinacin de transparencias, vdeo pregrabado o en vivo, foto
grafas digitalizadas, fijas o animadas; todo ello con acompaamiento de voz y music
a. La presentacin multimedia es una autentica presentacin. Software para presentac
iones Los programas que producen estas presentaciones electrnicas generalmente fo
rman parte del llamado software de productividad. Cada uno de ellos con caracters
ticas similares ya que todos tienen el mismo propsito, generar presentaciones ele
ctrnicas. Elementos de un apoyo visual -Color: En la actualidad, las personas esp
eran recibir informacin y las ideas a travs de medios audiovisuales que utilicen c
olor, lo cual representa una ventaja para el presentador, quien puede aprovechar
lo para reforzar el inters en el mensaje y hacerlo memorable.
-Combinacin de los colores: Algunas combinaciones de colores evocan asociaciones
con ciertos acontecimientos; asimismo, pueden producir distintas reacciones y re
spuestas en la audiencia.
-Cantidad de colores: Los colores utilizados en la presentacin deben limitarse a
2 o 3, con el propsito de evitar demasiada variacin y perder el contenido del tema
.
-Elementos grficos:
Grficas: Son los tipos de grficas que representan datos numricos.
Diagramas: En esta categora se ubican los diagramas de flujo, organigramas, diagr
amas piramidales, de ciclo, de Venn y de crculos concntricos.
Ilustraciones: Son los tipos de ayudas visuales que mas se utilizan para transmi
tir ideas, operaciones o localizaciones. Comprenden dibujos, fotografas, mapas y
dibujos animados.
-Utilizacin de formas y smbolos: Las formas y smbolos tienen un significado. Los smb
olos son poderosas herramientas de comunicacin, en especial los muy reconocidos,
aumentan con facilidad la retencin del concepto. 2.4.3 Diseo y produccin de audiovi
suales Diseo -Concentrar la informacin en un tema principal.
-Utilizar solo palabras clave en los ttulos.
-No incluir ms de seis lineas o renglones por diapositiva.
-Entre otros aspectos. Produccin -Presentar uno por uno los subpuntos para enfoca
r y hacer nfasis en cada uno de ellos.
-Desplegar los diagramas y grficos por etapas.
-Recordar que lo ms importante del audiovisual es la presentacin clara del mensaje
. Prueba Se examina con detenimiento el funcionamiento y la eficacia del audiovi
sual:
-Legibilidad
-Claridad
-Calidad de imagen
-Entre otros aspectos. Repaso Unidad 1 y 2
2.5 Elaboracin de presentaciones por computadora 2.5.1 Edicin de presentaciones po
r computadora Ventajas de la edicin de presentaciones por computadora El software
permite elaborar presentaciones atractivas en minutos.
Se logra un aspecto profesional.

Puede incluir elementos de multimedia.

Establece con facilidad efectos de transicin entre diapositivas y de animacin.
Dispone de herramientas para graficar datos y crear tablas.
Las presentaciones son producidas y exhibidas mediante computadoras. rea de traba
jo Por la naturaleza del software se dispone de 3 vistas del area de trabajo que
son: Vista Normal, Vista Clasificador de diapositivas y Vista de Presentacin. 2.
5.2 Recursos tecnolgicos que ofrece el software para presentaciones Diseo de diapo
sitiva, temas y plantillas -Diseo de diapositiva: Establece la ubicacin de los obj
etos que contiene. La estructura esta determinada por un patrn donde marcadores d
e posicin indican el lugar de los objetos.
-Temas y plantillas: Los temas son conjuntos de combinacin de colores, fuentes y
efectos grficos que determinan el aspecto global de los documentos que sean cread
os en Word, Excel, PowerPoint o en Outlook. Las plantillas de diseo son archivos
similares a las plantillas en el procesador de palabras, pueden ser predefinidas
o creadas por el usuario. Animaciones Los efectos se pueden aplicar de forma in
dividual a cada elemento de una diapositiva o a los elementos de todas las diapo
sitivas al establecerlo en el patrn de diapositivas. Las animaciones asignan uno
o varios efectos para determinar la forma de entrada, de enfatizar, de salida o
de desplazamiento a travs de una trayectoria personalizada. Transicin de diapositi
vas Con el fin de amenizar el paso entre diapositivas se puede aadir diversos efe
ctos, mencionados como transicin que es el efecto o manera del paso gradual de un
a diapositiva a otra. Patrn de diapositiva, Documentos y Notas -Patrn: Es una vist
a de diapositiva o de pagina de un documento que define su formato.-Documentos:
Una presentacin puede imprimirse como un documento con una o hasta nueve diaposit
ivas por pagina.
-Pagina de notas: Es otra herramienta para la captura y ofrece mas capacidad ya
que permite aplicar formato, modificar el tamao, la posicin de las reas de la image
n de la diapositiva y del texto; insertar grficos, imgenes, tablas y otras ilustra
ciones. 2.5.3 Interaccin entre aplicaciones Enviar de Word a PowerPoint Procedimi
ento:
[Link] el documento debidamente estructurado y activo en Word, hacer clic en el i
cono Enviar a Microsotf Office PowerPoint.
[Link] segundo se abre PowerPoint con el texto en las diapositivas.
[Link] con el trabajo de edicin de la presentacin necesaria. Alumno: Karina N
ohemi Tovar Gonzlez
Matricula: 1563378
Hora: V5 Saln: 3-102
Transcripcin completa