NDICE
INTRODUCCIN......................................................................................................3
OBJETIVOS..............................................................................................................4
Objetivo General...................................................................................................4
Objetivos Especficos............................................................................................4
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS...................................................................6
1. Inventarios...........................................................................................................6
1.1 Concepto y objetivo del inventario..................................................................6
2. Administracin de Inventarios..........................................................................6
2.1. Concepto de Administracin de Inventarios...................................................6
2.2. Objetivos fundamentales de la Administracin de Inventarios......................7
2.3. Finalidad de la Administracin de Inventarios...............................................8
2.4. Importancia de la Administracin de Inventarios...........................................9
2.5. Mtodos de Administracin de Inventarios..................................................11
2.5.1. Mtodo ABC en los Inventarios.............................................................11
2.5.2. Mtodo de Control de Inventarios Just In Time.....................................13
2.5.3. Modelo de la Cantidad Econmica de Pedido......................................14
2.5.4. Mtodo Punto de Reorden....................................................................18
2.5.4. Mtodo de Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios..........20
3. Software de Control de Inventarios................................................................20
3.1. Programas para Control de Inventarios.......................................................21
3.2. Los Programas ms utilizados para Control de Inventarios........................22
CONCLUSIONES...................................................................................................25
BIBLIOGRAFA......................................................................................................26
INTRODUCCIN.
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tienen las empresas para
comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricacin antes de su venta, en un
periodo econmico determinado cuyo propsito fundamental es el de proveer a la
empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es
decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda.
Ya sabiendo acerca de la vital importancia que tienen los inventarios dentro de una
empresa tanto en sus compras como sus ventas es necesario saber cmo
administrar y controlar tan importante y delicada parte de la empresa. Es por ello que
se utilizan tanto mtodos como tcnicas indispensables para la efectiva
administracin de inventarios.
La administracin de inventarios se centra en 4 aspectos bsicos: el nmero de
unidades que debern producirse en un momento dado, en qu momento debe
producirse el inventario, que artculos del inventario merecen atencin personal, si se
puede proteger de los cambios en los costos de los artculos de los inventarios. Los
objetivos de la administracin de mercados son maximizar el servicio al cliente,
maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin y minimizar la
inversin en los inventarios. Al lograr mantener en equilibrio estos tres objetivos o
metas se puede decir que la administracin de inventarios se est llevando a cabo de
manera correcta, esto obviamente puede verse reflejado en los resultados que se
obtienen.
OBJETIVOS.
Objetivo General.
Conocer que es la Administracin de Inventarios dentro de una empresa o entidad,
as mismo, definir su concepto, objetivos, finalidad e importancia que esta tiene, para
ampliar el conocimiento del estudiante.
Objetivos Especficos.
Investigar los diferentes Mtodos de Administracin de Inventarios que existen
y como estos son aplicados dentro de las empresas o entidades.
Analizar los diferentes Software existentes que sirven para el Control de
Inventarios, as mismo, conocer que Software son los ms utilizados dentro de
las empresas o entidades.
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS.
1. Inventarios
1.1 Concepto y objetivo del inventario.
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero, antes
de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo
de activos circulantes. Ya que es uno de los activos ms grandes existentes en una
empresa.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta,
los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de
bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases
y los inventarios en trnsito.
Los inventarios tienen como objetivo proveer o distribuir adecuadamente los
materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a disposicin en el momento
indicado, para as evitar aumentos de costos y prdidas de los mismos. Permitiendo
satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe
ser atentamente controlada y vigilada.
2. Administracin de Inventarios.
2.1. Concepto de Administracin de Inventarios.
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, la rotacin y evaluacin del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa,
ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas)
de una manera razonable, pudiendo establecer su situacin financiera y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. La administracin de inventario
consiste en mantener disponibles los bienes al momento de requerir su uso o venta,
basados en polticas que permitan decidir cundo y en cunto reabastecer el
inventario.
2.2. Objetivos fundamentales de la Administracin de Inventarios.
Los principales objetivos dentro de la administracin de inventarios son:
Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias.
Asegurar la disponibilidad de existencias en el momento justo.
El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se
contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto
que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos
aceptables que de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse
de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda
cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin
obstculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se
minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de
las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se
disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las
operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin.
Por tanto la administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o
equilibrar los siguientes objetivos:
Maximizar el servicio al cliente.
Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin.
Minimizar la inversin en inventarios.
2.3. Finalidad de la Administracin de Inventarios.
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario
que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en
cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:
1. Minimizacin de la inversin en inventarios: El inventario mnimo es cero,
la empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta
posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe satisfacer de
inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a
los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para
asegurar los programas de produccin. La empresa procura minimizar el
inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un milln
invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su
costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario
ser de $100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos
inherentes al almacenamiento del inventario.
2. Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administracin de inventario
fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la
empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as
no incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin ni la prdida de
un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios
estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La
empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la
opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el
costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
2.4. Importancia de la Administracin de Inventarios.
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos:
1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser
instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine
el proceso de produccin.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en el
proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio ms bajo
que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin
normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya
que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica
consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de
la administracin de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la
3.
4.
5.
6.
categora adecuada.
Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
Satisfacer rpidamente la demanda.
Recurrir a la informtica.
Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo
de inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza.
Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que
se pueda vender.
Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios
insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los competidores si los productos
no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio.
La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los
departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; ya que una falta de
coordinacin los podra llevar al fracaso financiero.
La meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios
para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible. En tal sentido el primer
paso que debe seguirse para determinar el nivel ptimo de inventario son, los costos
que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qu
punto se podran minimizar estos costos.
2.5. Mtodos de Administracin de Inventarios.
2.5.1. Mtodo ABC en los Inventarios.
La Clasificacin ABC (siglas en ingls de "ActivityBasedCosting" o "Costeo
Basado en Actividades") es una metodologa de segmentacin de productos de
acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo
unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayora
de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de
clasificacin son relativamente arbitrarios.
Controles para las zonas de la clasificacin.
Control para ZONAS "A".
Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor ms alto
posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que
presentan una parte importante del valor total del inventario. El mximo control puede
reservarse a las materias primas que se utilicen en forma continua y en volmenes
elevados. Para esta clase de materia prima los agentes de compras pueden celebrar
contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante y en cantidades
que equiparen la proporcin de utilizacin, tomando en cuenta medidas preventivas
de gestin del riesgo como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a
Gestin del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicacin y espacio respecto
a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de
almacenamiento que utilice la organizacin.
Control para ZONAS "B".
Las partidas B debern ser seguidas y controladas mediante sistemas
computarizados con revisiones peridicas por parte de la administracin.
Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que
en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes
de existencias para este tipo de unidades debern ser moderados a bajos y las
existencias de seguridad debern brindar un control adecuado con el quiebre de
stock, aun cuando la frecuencia de rdenes es menor.
Control para ZONAS "C".
Esta es la zona con mayor nmero de unidades de inventario, por ende un sistema
de control diseado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de
punto de rerden que no requiera de evaluacin fsica de las existencias suele ser
suficiente.
La siguiente tabla del Anlisis ABC muestra la importancia relativa de los
productos en el inventario:
Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una gua aplicada en
muchas organizaciones, cada organizacin y sistema de inventarios tiene sus
particularidades, y que quin aplique cada principio de ponderacin debe estar
sumamente consciente de la realidad de su empresa.
2.5.2. Mtodo de Control de Inventarios Just In Time.
El JIT es una poltica de mantenimiento de inventarios al mnimo nivel posible donde
los suministradores entregan justo lo necesario en el momento necesario para
completar el proceso productivo.
El JIT es un sistema de gestin de inventarios que se desarroll en Japn en los
aos 1980 con el fabricante de automviles, Toyota, como la estrella de este proceso
productivo. No tard mucho verlo extendido en Japn y, como en esos tiempos las
grandes empresas tenan mucha competencia y muchos gastos y la necesidad de
reducir estos, estas prcticas se extendieron rpidamente ms lejos.
El sistema de gestin de inventarios Just In Time, es un sistema integrado de
gestin de produccin y aprovisionamiento que permite producir ms, minimizando
los costes de financiacin por obtencin y mantenimiento de existencia, se
fundamenta en que la empresa no fabrica ningn producto hasta el cliente no realiza
un pedido.
Este sistema se caracteriza por reducir las existencias en inventario a las necesarias
para la satisfaccin inmediata de los pedidos de clientes y con esto permite que la
empresa reduzca los defectos de produccin, los desperdicios de materias primas
por productos rechazados, los consumos en energticos y otros materiales
consumibles se reducen al mnimo, en fin el sistema de produccin se obliga a
trabajar sin defectos, lo que lo hace predecible y, por lo tanto, confiable en cuando a
la entrega justo a tiempo.
Adicionalmente el sistema de gestin JIT, permite reducir los plazos de produccin y
de entrega a los clientes, reaccionando gilmente ante los cambios de la demanda,
la empresa dispone de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora
continua y adecua el nmero y funciones del personal a las variaciones de demanda.
Ventajas del Just in time.
Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los pasos de la
lnea productiva y, como consecuencia, los costos de mantener inventarios
ms altos, costos de compras, de financiacin de las compras y de
almacenaje.
Minimiza prdidas por causa de suministros obsoletos.
Permite (exige) el desarrollo de una relacin ms cercana con los
suministradores.
Esta mejor relacin facilita acordar compras aseguradas a lo largo del
ao, que permitirn a los suministradores planearse mejor y ofrecer mejores
precios.
El sistema es ms flexible y permite cambios ms rpidos.
Desventajas del just in time.
El peligro de problemas, retrasos y de suspensiones por falta de
suministros, que pueden causar retrasos y suspensiones de la lnea
productiva e impactar los gastos negativamente.
Limita la posibilidad de reduccin de precios de compra si las compras
son de bajas cantidades aunque, dependiendo de la relacin con el
suministrador, esta desventaja se puede mitigar.
Aumenta el switching cost, el coste de cambiar de suministrador.
2.5.3. Modelo de la Cantidad Econmica de Pedido.
Una de las herramientas sofisticadas que se cita ms comnmente para determinar
el monto ptimo de pedido para un artculo de inventario es el modelo de cantidad
econmica de pedido (CEP). Este modelo bien podra utilizarse para controlar los
artculos "A" de la empresa. Tiene en cuenta diferentes costos financiero y de
operacin y determina el monto de pedido que minimice los costos de inventario de
la empresa. La CEP se describe a continuacin, no solamente para ilustrar una
tcnica sofisticada de control de inventario, sino que es lo ms importante, para
ilustrar la naturaleza financiera de una decisin acerca del monto de un pedido. El
modelo CEP es aplicable no solamente para determinar los pedidos de monto
ventajoso para inventario, sino que tambin puede utilizarse fcilmente para
determinar la mejor cantidad de produccin. Sin embargo, el nfasis que se hace
aqu es acerca de utilizacin para efectos de control de inventarios.
El modelo de CEP que se presenta aqu hace tres suposiciones bsicas.
La primera suposicin es que la empresa sabe con certeza cul es la
utilizacin anual de un determinado artculo de inventario.
La segunda suposicin es que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el
inventario no vara con el tiempo.
La tercera suposicin es que los pedidos que se colocan para reemplazar las
existencias de inventarios se reciben en el momento exacto en que los
inventarios se agotan.
Estas suposiciones altamente restrictivas son necesarias a la versin ms
simplificada del modelo CEP. Se han perfeccionado modelos ms sofisticados de
CEP. La necesidad de estas suposiciones se hace ms clara a medida que se
describe el modelo.
El estudio del modelo de CEP abarca los costos bsicos, mtodo grfico y mtodo
analtico. A continuacin se explica cada uno de ellos en el modelo CEP.
1. Costos bsicos.
Con excepcin del costo real de la mercanca, los costos relacionados con inventario
pueden dividirse en tres grupos generales: costos de pedido, costos de
mantenimiento de inventario y costos totales. Cada uno tiene ciertos componentes y
caractersticas fundamentales.
Costos de pedido: Los costos de pedidos incluyen los gastos fijos de oficina
para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparacin de una orden
de compra, procesamiento del papeleo que se produce y su recibo y
verificacin contra factura. Los costos de pedido normalmente se formulan en
trminos de gastos por pedido.
Costos de mantenimiento de inventario: Son los costos variables por
unidad que se ocasionan por mantener un artculo en inventario durante un
perodo de tiempo determinado. Normalmente estos costos se formulan en
trminos de gastos por unidad por perodo. Los costos de inventario contienen
varios componentes tales como costos de almacenamiento, costos de seguro,
costos de deterioro y obsolescencia y, lo que es ms importante, el costo de
oportunidad al inmovilizar fondos en inventario. El costo de oportunidad es el
componente costo financiero; es el costo de los rendimientos a los cuales se
ha renunciado para tener la inversin corriente en inventario.
Costos totales: El costo total de inventario se define como la suma del pedido
y de los costos de inventario. En el modelo de CEP los costos totales son
importantes, ya que su objetivo es determinar el monto de pedido que los
minimice.
2. Mtodo grfico.
El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido
que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad
econmica de pedido puede objetarse en
forma grfica,
representando los montos de pedido sobre el eje
costos sobre el eje y, el costo total mnimo se
en el punto sealado como CEP. Este se
punto en que se cortan la lnea de costo de pedido y
x, y los
representa
encuentra en el
la lnea
de costo de mantenimiento en inventario.
La funcin de costo de pedido vara en forma inversa con
la cantidad de pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de
pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de
inventario se relacionan directamente con las cantidades de pedido. Cuanto ms
grande sea el monto del pedido, tanto mayor ser el inventario promedio, y
por consiguiente, tanto mayor ser el costo de mantenimiento de inventario. La
funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor
mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de
pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
3. Mtodo analtico.
Es posible formular la ecuacin del costo total de la empresa. El primer paso para
obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una expresin para la funcin de
costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario. Los elementos
necesarios para la aplicacin de este modelo son:
Parmetros
CO = costo de ordenar un pedido
CH = costo de conservacin/ unidad/ tiempo
CT = costo total de inventario
D = demanda en un perodo de tiempo determinado
L = tiempo de entrega en das
Variable
Q = cantidad que se pide o tamao del lote
Nota: La demanda y el costo de conservacin tienen que estar ambos en la misma
escala de tiempo (ao, semestre, etc.)
Aplicando el clculo diferencial o por el comportamiento de ambos costos donde el
mnimo estar donde ambos se igualen, se soluciona el modelo y el costo total
alcanza su valor mnimo cuando la cantidad que se ordena es:
Q* =
(Q* = cantidad ptima que se debe ordenar
cada vez que se hace un pedido)
Costos de Pedidos:
Costo de pedidos = nmero de rdenes por el costo de una sola orden.
Si la demanda I es D unidades por ao y cada vez que se hace un pedido se reciben
Q unidades, entonces: Nmero de rdenes = D
Por tanto, si CO representa el costo de una orden, el: Costo anual de ordenar = D *
CO
Costos de Mantenimiento de Inventario:
Costo de conservacin = inventario promedio por costo de conservacin/ unidad/ ao
Si el inventario promedio IP = Q
Entonces el Costo anual de conservacin = Q * C H
A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de
pedido disminuir en tanto que el costo de mantenimiento de inventario
aumenta proporcionalmente.
Costos Totales:
Por tanto, la expresin del modelo matemtico del costo total del inventario se
expresa de la siguiente manera:
Costo total de inventario = costo total de ordenar + costo total de
conservacin
Costo anual de inventario (CT) = D * CO + Q * CH
2.5.4. Mtodo Punto de Reorden.
Nivel de inventario de un artculo que seala la necesidad de realizar una orden de
reabastecimiento. El punto de reorden es la suma de la demanda de tiempo de
entrega y las existencias de seguridad. El clculo de un punto de reorden optimizado
generalmente incluye el tiempo de entrega, el pronstico de la demanda y el nivel de
servicio. Valerse de un pronstico cuantlico nativo aumenta considerablemente la
calidad de los puntos de reorden para la mayora de las actividades comerciales
minoristas y de fabricacin.
El Punto de Reorden se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se
debe mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de
unidades que se deber ordenar cada vez.
Para administrar este se debe analizar las veces que rota para determinar
si es necesario aumentarse o disminuirse la inversin promedio en estos. Se
puede determinar con la siguiente ecuacin:
osDastrabaj
DL
Punto de Reorden = Intervalo para recepcin en das x Utilizacin diaria (Plazo
de entrega del periodo) (Demanda diaria)
R=
El punto de Reorden R est expresado en unidades.
Das entre rdenes = Das Trabajados
El punto de reorden es un concepto importante no solo para la optimizacin del
inventario, sino tambin para su automatizacin. De hecho, la mayora de los ERP y
los software de gestin de inventario asocian un ajuste de punto de reorden a cada
artculo para ofrecer cierto grado de automatizacin en la gestin del inventario.
Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director
de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario
considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese
la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito.
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que
consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los
pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo han llegado
a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una seal,
papel, tarjeta, o una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas
de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las
formas ms sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a travs de
programas de computadora.
2.5.4. Mtodo de Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para
hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para
amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las
demandas de los artculos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos
semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes
procesos o departamentos de que consta la produccin y as poder ajustar las
programaciones de la produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que
pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas
existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la
filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del
mercado que se atiende.
3. Software de Control de Inventarios
El software especializado para realizar inventarios es en realidad un conjunto de
herramientas elaboradas para la supervisin de componentes establecidas en una
red, bien sea pblica, privada (corporativa, administrativa, social, entre otros), que
facilita el seguimiento de la configuracin y el software instalado en los ordenadores
de una red local, as como la instalacin remota de aplicaciones desde un servidor
Web. Este permite a los usuarios administrar el inventario de sus activos, por medio
de un despliegue de paquetes en computadores como por ejemplo Windows y Linux.
3.1. Programas para Control de Inventarios.
Toda empresa, para hacer que funcione correctamente y sea rentable, necesita estar
organizada en todas sus reas, incluyendo lo referente a las finanzas y a los
productos, no slo los que se comercializan, sino tambin aquellos con los que se
trabaja, por ejemplo, las materias primas. En esta medida, cualquier compaa que
posea inventarios, independientemente de lo que sea, necesita, por ende programas
para control de inventarios los cuales contribuyen a que el empresario tenga control y
organizacin de los productos.
La mayora no son de acceso libre, as
que debers conseguirlos. Lo ms
importante a la hora de escoger uno de
estos programas es tener en cuenta las
necesidades propias de la empresa, en
cuanto al manejo de los inventarios, y
en esa medida, se podr elegir el ms
apropiado para la misma. Ahora bien, puede ser que slo se necesite administrar lo
que se encuentra en tu inventario, pero no por eso se hara mal explorar qu otras
funciones podra cumplir el programa, y que ayude a agilizar y mejorar el manejo de
tus inventarios.
Dentro de las diversas funciones que pueden ofrecer los programas para control de
inventarios, estn aquellos que pueden enviar alertas en el momento en que la
cantidad de las existencias de un producto al interior de tu inventario est al mnimo.
De esta forma, se tendr un control de las existencias, y se podr saber cuando
debes solicitar nuevas existencias de un producto, evitando prdidas al no poder
realizar alguna venta.
Por ejemplo, si posee diferentes
sucursales, este tipo de programa permitir
vigilar las existencias en cada una de ellas,
en tiempo real y de manera fcil.
Otra ventaja de un programa para control
de inventarios es que puede ofrecer, si
realizan transacciones con otros pases, la
opcin de trabajar con diferentes monedas,
facilitando el proceso de venta o compra de productos.
De igual forma, existen programas que permiten crear y administrar bases de datos
para los clientes y proveedores. Tambin, ayudan a generar controles que restrinjan
el acceso a informacin a los empleados que deban trabajar con ellos, en la medida
en que se requiera, brindando ms control sobre la informacin.
Otra de las funciones que puede ofrecer un programa de este tipo es la capacidad de
imprimir informacin personalizada, con lo cual se podr acceder a la parte que sea
de inters o necesitad, sin tener que imprimir todo un archivo, cuando se requiera
revisar algo.
3.2. Los Programas ms utilizados para Control de Inventarios.
Inventory Pro: Es un programa que sirve para la administracin de inventario.
Este programa ayuda a organizar los contactos e inventario en una manera
ms completa. Sin embargo, este software slo permite ser manejado por un
usuario a la vez, razn por la cual funciona mejor para aquellos que tiene
pequeas empresas o para aquellas empresas que escogen a una sola
persona para que maneje el inventario.
Inventory Organizer Deluxe: Es un programa que permite coordinar los
contactos de negocio e informacin de inventario. As mismo, da la capacidad
de mantener una base de datos de artculos que se tiene en el hogar. Por
estas razones resulta un programa excelente para aquellos que deseen
encontrar una solucin para inventario de negocio y de hogar en una sola
aplicacin.
Inventory Power: Este tipo de software es recomendado para empresas
pequeas y medianas, y constituye una solucin ideal para aquellas que por
sus caractersticas requieren de almacenar sus inventarios. Adems, es un
producto que cuenta con la capacidad de crear y enviar por correo electrnico
facturas casi instantneamente, algo a considerar a la hora de elegir un
programa de este tipo, y que le da puntos de ms a este en especial.
Inflow: Es un producto fabuloso para cualquiera que administra un negocio
que tenga inventario. Es bastante amigable. Posee un soporte gratuito, lo cual
hace de este programa una opcin bastante llamativa. El inFlow adems tiene
un conjunto de caractersticas bastante tiles, como por ejemplo,
administracin de devoluciones, control de nmeros de serie y la capacidad
para ver el inventario por sucursal o categora. Todo esto ayudara a facilitar la
labor de administrar cualquier inventario diariamente. Este software para
inventario es en definitiva una opcin que vale la pena considerar.
Stock It Easy: Est dirigido a los negocios pequeos y medianos. El sistema
utiliza conos que representan las reas correctas para ingresar la
informacin, la curva de aprendizaje debe ser corta y sencilla.
Small Business Inventory Control: Es un programa que ser de gran ayuda
para cualquier propietario de una empresa, puesto que contribuir a que ste
tome el control de la administracin de su inventario. Ofrece escaneo de
cdigo de barras, lo que har que sea ms eficiente manejar un negocio. Este
software es conocido por muchos negocios de compra y venta como los
supermercados, etc.
Inventoria: Es un software o programa de una gran versatilidad, una razn
que lo hace una excelente opcin a la hora de comprar un producto de este
tipo. Brinda diferentes caractersticas tiles, como por ejemplo, la capacidad
de aadir notas y fotografas a cada artculo del inventario. Adems, permite a
varios usuarios acceder al programa de administracin de inventario, lo cual
incrementa la productividad y mejora el resultado final.
CONCLUSIONES.
Como grupo de trabajo llegamos a concluir que el manejo y control efectivo de los
inventarios merece la atencin de alta direccin de una empresa a fin de
proporcionar un servicio con calidad a los clientes. Es por eso fundamental e
importante que las empresas conozcan bien como se debe administrar sus
inventarios para lograr la mayor optimizacin eficiente del mismo y satisfacer la
demanda de sus clientes.
De igual manera concluimos que no existe un mtodo ideal para controlar los
inventarios en las empresas, una combinacin de los existentes adaptados a
las particularidades de la entidad permitira una adecuada administracin de los
recursos.
As mismo, es recomendable perfeccionar la aplicacin de los mtodos de control de
inventarios en las empresas para garantizar el manejo eficiente de los
recursos que se emplean.
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