SISTEMAS CONTABLES

Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la informacin de

una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos
como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le
permitirn a la misma tomar decisiones financieras.
Los procesos varan en nmero y complejidad, dependiendo del tipo de
empresa, por lo que no es conveniente disear un sistema contable que
englobe todos los subsistemas, de all que se recomiende su elaboracin por
separado.

TIPOS DE SUBSISTEMAS
Sistema de contabilidad general
Sistema de ventas
Sistema de compras
Sistema de recursos humanos y nomina
Sistema de inversiones
Sistema de control de registro de propiedades, plantas y
equipos.
Sistema de cuentas por cobrar
Sistema de cuentas por pagar
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE
El conocimiento de los objetivos organizacionales es
indispensable.
Preparar y analizar la informacin referente a la razn social,
ubicacin fsica, actividad, cantidad de empleados, equipos,
capital etc.
Elaborar un informe preliminar de la situacin de la empresa.
Verificar la aplicacin de las normas legales.
Instaurar (Si no existe) un catlogo de cuentas y los manuales
de procedimientos respectivos.
Implementar metodologas de recoleccin de informacin.
Buscar que la informacin se aproxime lo mayor posible a la
realidad econmica de la empresa.
Preparar los informes pertinentes.
Registrar las operaciones en los libros correspondientes.
Elaborar los informes financieros.

La implementacin de un sistema de contabilidad que sea confiable para la

gerencia es uno de los puntos claves en la conformacin de la empresa
como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento,
su gestin, su control y determinar su posicin financiera.

OBJETIVOS:
1. Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas,
asientos, libros, formas y reportes para un registro correcto de
las operaciones mercantiles y dems hechos contables.
2. Suministrar informacin contable adecuada a travs de los
estados financieros a los diferentes usuarios a los efectos de la
toma de decisiones.
3. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros
coherentes con la implementacin de un catlogo de cuenta
similar.
4. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de
consolidar cifras financieras.
FUNCIONES BSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
Un sistema contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin
bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una
relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable que se utilice en
cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones bsicas donde intervenga la
comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la
informacin contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe
llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos
econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada
ms que a una posible accin a futuro.
2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar
en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs
de las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada

por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los
empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de
las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la
informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta
gerencia necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.
CARACTERSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
CONTABLE
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control
sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos
y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones,
proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de informacin contable cumple con la pauta de
compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y
las caractersticas especiales de un negocio en particular.
Flexibilidad: Es la adaptacin de programas a los requerimientos de la
empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados
financieros.
Relacin de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lgica o
razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores
resultados, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin, es un
planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos
presentan.
CARACTERSTICAS
FUNCIONALES
CONTABILIDAD GENERAL

DE

UN

SISTEMA

DE

INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a travs de un

comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene
dos o ms registros sean dbitos o crditos, es decir asientos
diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:
a) Manuales: implica necesariamente que los registros sean
conformados o validados a travs del ingreso de datos en un
formulario de captura de datos
b) Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de
almacenamiento magntico para transferir los registros
contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de

procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema

integrado de informacin. Es posible encontrar problemas de
integracin, es decir que no todos los datos son transferidos a
la base de datos central por esta razn se deben establecer
controles que verifiquen a nivel de software que la informacin
transferida est completa cotejndola con los comprobantes
fijos definidos.
VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados
cumplen con ciertos parmetros previamente establecidos para
su respectivo control. Tambin aqu se puede presentar
problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones.
Se podra decir en trminos de riesgo que hay poca confianza
en que las cifras reveladas por los estados financieros sean
razonablemente correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas

las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura,
validacin, actualizacin y emisin de reportes; sin embargo
todos los errores que pueden generar inconsistencia de la
informacin deben ser detectados en el momento de la
validacin.
ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de
los movimientos del diario general a cada una de las cuentas
del mayor. Previo a la actualizacin de los datos al mayor la
informacin grabada en los comprobantes de diario debe haber
sido validada. La actualizacin de registros puede efectuarse
de dos maneras:

a) Actualizacin interactiva: hace que los movimientos del diario

se contabilicen en el momento en que el operador est
grabando el detalle de cada una de las transacciones o
movimientos.
b) Actualizacin en lote: implica la validacin previa de los datos y
esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del da por
ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego
son actualizadas
EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la
informacin contable que ha sido grabada, validada y
actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la

informacin sea presentada bajo ciertos parmetros,

clasificacin o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad
un software debe tener incorporada la opcin en la que el
usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias
estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le
permitir presentar la informacin contenida en la base de
datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera.
ELEMENTOS
GENERAL

QUE

INTEGRAN

EL

SISTEMA DE

CONTABILIDAD

Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y

registrar en libros dispuestos para tal fin registrar en sistemas automatizado
con ese fin, todas las operaciones de entrada y salida financiera y
presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes financieros
y operativos, por ello, sus elementos estn constituidos por:
a) Cuentas contables y sus descripciones, a esto se le llama Plan
de Cuentas.
b) Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros.
c) Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan
de Asientos.
d) Constituido por todos los Formularios que maneja la
organizacin, a esto se le llama Plan de Forma.
e) Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan
Reporte.
CUENTAS CONTABLES
Es una representacin numrica (o cdigo) que identifica y representa los
aumentos y disminuciones de un hecho econmico en una organizacin.
PLAN DE CUENTAS
Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, particulares e
indispensables, que permitir registrar las transacciones en la organizacin,
el mismo contendr la informacin necesaria para la elaboracin de los
estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan de cuentas son:
listado de cuentas, catlogo de cuentas, cdigos de cuentas o plan contable,
el orden de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de
cuentas en el plan de cuentas.
(Ejemplo fsico para la clase libro diario y mayor empresa: Hotel Bar y
Restaurant El Manchego C.A.)

Otra definicin del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora

Haydee Duque de Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de
Contabilidad y Finanzas, en su libro: SISTEMAS CONTABLES una
metodologa para su elaboracin expresa: se puede definir el plan de
cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa
para registrar sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una
metodologa establecida y el cual forma parte de su sistema de contabilidad
En conclusin el plan de cuentas, se prepara en base a las caractersticas de
las empresas y sta tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes
actividades que ejecuta la organizacin, con respeto a la contabilidad.
OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS
Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y
clasificacin para el correcto registro de las transacciones de la
organizacin (Ejemplo un restaurante fsico del acta
constitutiva artculo sobre su fin econmico)
Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo,
pasivo y patrimonio, por el estado de resultado por: ingreso,
costo y gasto, cuentas control, otros.
Garantizar la correcta formulacin de los estados financieros.
Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su
necesidad, permite realizar cambios necesarios, tales como la
eliminacin o inclusin de cuentas contables sin modificar el
orden preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida
y bebida a 4101-01 ingreso por comida y bebida no alcohlica y
4101-02 ingresos por bebidas alcohlicas, para la
determinacin del pago de impuesto municipal ejemplo del
Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) .

PLAN DE ASIENTOS
Segn lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su
trabajo Sistematizacin Contable Consideraciones Generales ao 1997,
define como: el plan de asientos de la organizacin va a estar integrado por
el conjunto de asientos y la explicacin de cada uno de ellos, para llevar a
cabo el registro de las operaciones mercantiles y dems hechos contables
que se suceden dentro de la organizacin
El Lcdo. Lenin Valeri, define tambin el plan de asientos como: conjunto de
asientos organizados atendiendo a las caractersticas de la empresa.

Representa los posibles hechos contables siguiendo los PCGA, permitiendo

la generacin de los estados financieros.
En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el
conjunto de procedimientos contables que realiza el personal especfico de
una organizacin para dejar asentados las transacciones contables
mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios establecidos en la
PCGA para la emisin de estados financieros confiables y necesarios en un
momento clave en la organizacin, con el objeto de la toma de decisiones
transcendentales para el fin de la empresa.
El fin de plan de asiento es la estandarizacin del registro de las
operaciones, el adecuado registro de las transacciones por el personal que
elabora en el departamento de administracin y/o contabilidad y como
herramienta de entrenamiento para el nuevo personal del departamento.
El plan de asientos debe contener el mtodo de registro de las transacciones
de la organizacin, debe contener un ejemplo ilustrado del mismo donde se
represente la forma de realizarlo, la llamada de la cuenta nica a utilizar en
ciertos casos, la frecuencia de la misma y el soporte contable que lo acredita.
PLAN DE LIBROS
El plan de libros es un sistema de registro y libros que brindar informacin
ordenada, completa, oportuna y exacta, este plan se rige por las normativas
legales vigentes en nuestro pas. Recordemos que los libros de contabilidad
son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones
aportadas por los formularios, con el fin de cumplir con las obligaciones
impuestas por la ley.
REGISTROS CONTABLES
El reporte que arroja el sistema computarizado denominado diario general
computarizado se convierte en un libro resumen y a la par debe llevarse en
forma manual el libro diario.
El libro mayor encuadernado, puede ser sustituido por los reportes que
genera el sistema, los cuales se pueden empastar y foliar, pero siempre es
recomendable, al igual que en el caso anterior, llevar en forma manual dicho
libro.
La conservacin de los reportes computarizados, al igual que los
documentos probatorios como comprobantes de las operaciones realizadas
debern ceirse a las normas establecidas en el cdigo de comercio.

PLAN DE FORMAS

Formularios son los registros inmediatos de los detalles de cada transaccin

sirviendo de documento probatorio o contable siempre y cuanto estn
autorizados. Los formularios estn conformados por toda la documentacin
de ndole comercial e interno y constituye todos los comprobantes expedidos
por escrito en los que se deje constancia de las operaciones que se realice.
Los formularios son un elemento fundamental para la contabilizacin de
operaciones, ya que su misin es dejar constancia de la relacin jurdica
entre las partes q intervienen en una determinada operacin, tambin ayudan
a demostrar la realizacin de alguna accin comercial.
Ejemplos de formatos: facturas, formato de solicitud de mercanca, solicitud
de permiso, recibo de ingresos, recibo de egreso.
PLAN DE REPORTES
Toda organizacin basa sus decisiones en la informacin financiera
emanada por la contabilidad, ya sean empresas pblicas o privadas, es por
eso que se generan los reportes contables; los cuales son el producto final
del proceso contable, son elaborados de manera tal que los usuarios de la
informacin financiera tomen decisiones adecuadas y en el momento
oportuno.
Los reportes se pueden clasificar en:

1. Principales: son aquellos estados financieros

demostrativos y resumidos que la legislacin nacional
exige a cualquier ente pblico, y va a constituir un
instrumento de control de la gestin en cuanto a la
percepcin de ingresos y ejecucin de gastos;
determinando a travs de los mismos la situacin
financiera real de la organizacin. ejemplo: balance
de comprobacin, estado de resultado, estado de flujo
de efectivo, estado de flujo de cuenta de patrimonio.
2. Auxiliares: son estados complementarios y estn
anexos a los estados financieros permitindole al
usuario, conocer en forma detallada la informacin
econmica de la organizacin en forma ms amplia.
Ejemplo: relacin de bancos, de colocaciones, de
activos exigibles, de inversiones financieras, de
activos fijos, de otros activos, de cuentas por pagar,
ingresos, etc.
PROCESO CONTABLE

Es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son

registradas y resumidas para la obtencin de los Estados Financieros.
MECANIZACION DE REGISTRO
Registrar las transacciones en el diario
Pasar la informacin del diario general al mayor general
Obtener el balance de comprobacin
Registrar los asientos de ajuste
Obtener el balance de comprobacin ajustado
Formular los estados financieros
Hacer los asientos de cierre
Obtener el balance de comprobacin despus del cierre
REGISTRO DE OPERACIONES
REGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIO
El Diario General es un registro que puede ser llevado en un libro o un medio
computarizado, en el cual quedan registradas cronolgicamente, todas las
transacciones efectuadas por la entidad de acuerdo con los principios de
contabilidad y en funcin del impacto que stas hayan tenido en las cuentas
bsicas.
REGISTRO DE OPERACIONES EN EL MAYOR GENERAL
El Mayor es el registro principal donde se efecta un registro de los
aumentos o disminuciones de cuentas especficas dentro del sistema
contable; es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas
que aparezcan en el catlogo.
Por tanto si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una ser
conocida como cuenta de mayor y el total de las 100 cuentas ser el Mayor
General.
MECANIZACION DE REGISTRO

El Sistema Mecanizado es el precursor de los modernos sistemas computacionales.

En la actualidad est en total obsolescencia y absoluto desuso. Consista en
sofisticadas y enormes mquinas de contabilidad, las que mediante un
procesamiento mecnico podan ejecutar diferentes tipos de registro.
Todo profesional del rea contable, administrativa o financiera, requiere para su
experiencia, conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados. En gran
parte, las empresas basan su desarrollo en las herramientas de tipo tecnolgico que
nos suministra la automatizacin de los sistemas.

Las decisiones en todas las organizaciones, son llevadas a cabo con

base en la informacin que generan los sistemas de informacin gerencial. Estos
sistemas deben estar orientados a suministrar, de manera ms sencilla, la
informacin que requieren los usuarios. El impacto que tienen los sistemas sobre las
organizaciones, hace que estas sean cada vez ms dependientes de la informacin
que ellos suministran.

Un concepto importante que debe tomarse en cuenta es al desarrollar sistemas, es

la amigabilidad con el usuario. Un estndar generalizado a nivel de las
computadoras personales es el ambiente grafico Windows, el cual permite que los
sistemas desarrollados bajo este ambiente sea sumamente amigables, el usuario
debe hacer un mnimo esfuerzo de aprendizaje para interactuar con el sistema.
CONTROL INTERNO
Es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las
actividades de produccin, distribucin, financiamiento, administracin, entre otras son
regidas por el control interno.
Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policiaco o
de carcter tiranico. El mejor sitema de control interno, es aquel que no daa las relaciones
de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de
patrn empleado.
CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS
GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables , dado que no se relacionan con la informacin contable .
ESPECFICOS : Se relacionan con la informacin contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn
desde el origen de la informacin hasta los saldos finales.

OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras.
Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la
administracin.
ELEMENTOS DE LOS CONTROLES INTERNOS
Organizacin
Procedimientos
Personal
SISTEMAS

DE

CONTABILIDAD

POR

AREA

DE

RESPONSABILIDAD

Es un sistema que es implementado en las empresas donde estn perfectamente

definidos el papel que juega cada uno de los empleados. Es importante que este
perfectamente definida la responsabilidad y la autoridad de cada uno.
Tambin se puede definir como una tcnica que sirva para cantidad, los ingresos,
costos y gastos tomando en consideracin la responsabilidad asignada a cada
funcin o supervisor de rea o departamento.

OBJETIVO
Unos de los principales objetivos de todo sistema contable es controlar toda, las
operaciones que lleva a cabo la empresa.

El objetivo del sistema de contabilidad por rea de responsabilidad, es evaluar el

desempeo de los empleados de la empresa.

VENTAJAS

Facilita la correcta evaluacin de la actuacin de los ejecutivos de la

empresa.
Otras de la ventaja es que proporciona informacin, sealando las reas que
han logrado su objetivo para luego tomar las decisiones correspondientes.
BIBLIOGRAFA
http://contadoresdelsigloxxi.blogspot.com/
http://es.scribd.com/doc/22873791/PROCESO-CONTABLE
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