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Porlamar, 04 de Octubre de 2012.
Seores:
xxx
Presente.-
Distinguidos seores:
Ante todo un cordial saludo.
Se realizo revisin de los controles internos y procedimientos administrativos
en el rea de ingresos, egresos, facturacin, banco, ventas, por el perodo del
01 de Agosto al 31 de Agosto 2.012.
Los hallazgos, resultados y
recomendaciones importantes que se incluyen en este informe, considero que
al ponerlos en prctica, segn mi criterio, traern mejoras al control interno y
salvaguarda de los activos de la empresa.
A continuacin se detalla:
HALLAZGOS
VENTAS
No se emite relacin de las ventas diarias y mensuales.
No se archivan las facturas copia segn el correlativo del nmero de control.
Las facturas anuladas carecan de las copias correspondientes. (Original-copiacopia).
Se genera una relacin de ventas en el sistema de la empresa Quickbook,
algunas veces difiere de la realidad ya que no se ajustan las facturas
anuladas.
Algunas facturas originales no son entregadas a los clientes.
Las facturas copia no se anexan a los ingresos al momento de ser cobradas.
Las ventas reflejadas en la relacin de ventas que emite la firma contable para
la declaracin del IVA, difiere de en algunos meses con la relacin emitida por
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la empresa.
COMPRAS
No se emite relacin de compras.
INGRESOS
No se hace cuadre de caja diario.
Algunos pagos no son soportados con las facturas y las retenciones si fuera el
caso.
Se observaron algunas retenciones de ISLR sin firma y sin sello hmedo.
Varios depsitos bancarios se encontraron traspapelados.
Se observaron algunos depsitos bancarios que no cuadran con el monto a
pagar por el servicio menos los descuentos de ley.
EGRESOS
No se emiten los comprobantes de egresos o vouchers.
Los pagos de nomina, anticipos de sueldo o bonos no se le emite un recibo
que soporte el gasto.
Se efectan pagos sin soportes, como por ejemplo Honorarios Profesionales
otras compras.
No se lleva archivo de los comprobantes de egresos y de los cheques
anulados.
BANCOS
No se imprimen los estados de cuenta de los bancos de las cuentas honorarios
y gastos.
No se encontraron conciliaciones de las cuentas en referencia.
No se emite libro de banco.
CUENTAS POR COBRAR
No se lleva una relacin de las cuentas por cobrar.
La informacin que emite el sistema de la empresa Quickbook, es inexacta ya
que los pagos que se reciben no se aplican a las facturas afectadas.
Se evidencio que algunas notas de crdito tenan los nmeros de identificacin
de las mismas errados o duplicados.
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NOMINA
Se observo que alguno de los tems correspondiente a las obligaciones
parafiscales de la empresa no estn incluidos en el calculo de las nominas de
la empresa.
RESULTADOS
VENTAS
Se emite relacin detallada de las ventas a diario y el consolidado mensual por
dia.
Se archivan las facturas copia siguiendo el correlativo por el nmero de
control.
Las facturas anuladas se archivan con sus respectivas copias. (Original-copiacopia).
Se esta indagando para obtener la informacin sobre las claves de acceso al
sistema para anular las facturas en el mismo.
Se creo una carpeta con el ndice alfabtico para archivar las facturas que no
fueron retiradas por el cliente, para efectuar su envo posterior.
Los ingresos se estn cuadrando a diario con la factura copia afectada.
Se le enviara relacin de ventas emitida en Excel con los soportes originales
(facturas copia), como medio para el cuadre de las mismas.
COMPRAS
Se emite relacin de compras mensuales con todas aquellas facturas emitidas
a xxxxxxxx
INGRESOS
Se emite cuadre de caja diario, con el deposito, la factura y la retencin
correspondiente si fuera el caso.
Todos los pagos son soportados con la factura y la retencin correspondiente.
Las retenciones de ISLR estn cumpliendo con todas las exigencias del seniat.
Todos los depsitos bancarios son archivados en cada cuadre de caja diario
que le corresponde.
Todos los depsitos cuadran con el monto a pagar por el servicio menos los
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descuentos de ley.
EGRESOS
Se emite comprobante de egreso por cada cheque que se genera.
Se estn emitiendo recibos por concepto de pagos de nomina, anticipos de
sueldo o bonos para que soporten el gasto.
Se le informo a cada proveedor que deben tener sus respectivas facturas para
procesar el pago.
Se lleva archivo en correlativo de los comprobantes de egresos y de los
cheques anulados.
BANCOS
Se imprimen los estados de cuenta de los bancos de las cuentas honorarios y
gastos mensualmente.
Se realizan mensualmente las conciliaciones de las cuentas en referencia.
Se elabora el libro banco donde se registran a diario todos los egresos e
ingresos para determinar el saldo de las cuentas.
CUENTAS POR COBRAR
Emitida la relacin de ventas mensuales en Excel, se eliminan de ella, las
facturas que fueron pagadas en el mes, determinando el saldo de las cuentas
por cobrar del perodo.
Los pagos de las facturas son aplicados en el sistema Quickbook, para rebajar
las facturas del programa.
Se lleva un control en la numeracin de las facturas y las notas de crdito que
se generan a diario, para evitar error en la numeracin de las mismas.
NOMINA
Se esta tramitando la solicitud en la correccin de los tems en el sistema
correspondiente a las obligaciones parafiscales de la empresa en el calculo de
las nominas de la empresa.
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RECOMENDACIONES
Efectuar los depsitos bancarios por los ingresos generados a diario.
Elaborar cuadre de caja a diario.
Emitir comprobantes de egresos por cada cheque que se emita, con su
respectivo soporte.
No generar ningn pago sin su respectivo soporte.
Revisar que las facturas de compras cumplan con las exigencias del
Seniat.
Conciliar las cuentas a diario.
Elaborar la disponibilidad diaria donde se incluyan los ingresos y egresos
efectuados y enviarlo a la gerencia, y as, se mantendr el control de los
depsitos y los cheques que se emiten.
Registrar a diario las ventas, las compras en las relaciones
correspondientes.
Enviar la contabilidad a la firma contable los cinco (05) primeros das de
cada mes.
Generar los pagos a tiempo de los servicios bsicos de la empresa, luz,
telfono, alquiler entre otros.
Mantener un stock mnimo de las chequeras de las cuentas,
debidamente numeradas para no generar saltos en la numeracin de los
mismos.
Al momento de enviar cualquier correspondencia, emitir una segunda
copia para su firma.
Archivar diariamente las facturas copias en el correlativo fiscal, as como
tambin los cuadres de caja tanto de ingresos como de egresos.
Generar reporte mensual de la cobranza y efectuar el seguimiento
debido para obtener ingresos para la empresa de esa manera.
Organizar las actividades de la oficina, para que todas las necesidades
de los clientes se procesen de manera programada y as est conforme
con el servicio prestado.
Actualizar la informacin del sistema y a partir de ello trabajar
nicamente con el mismo, es decir, procesar toda la informacin
administrativa a travs de esta herramienta y as evitar las actividades
manuales que son propensas a errores.
Sincerizar la cuenta de sueldos y salarios al director y generar los pagos
quincenales por tal gasto, para as llevar mejor el control de estar
erogaciones.
Debido a que el cierre del ejercicio econmico 2011-2012 ya debe
realizarse, se debera crear en el sistema de la empresa un nuevo
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ejercicio para procesar la informacin al da, y luego de actualizar las
cuentas del ejercicio que se esta cerrando, analizadas todas ellas,
trasladar los saldos finales como saldos iniciales para este nuevo
periodo, as se procesa la informacin da a da sin retraso alguno.
Todas aquellas actividades y controles internos que se efecten en pro
del buen funcionamiento administrativo y contable de la empresa.
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