3.

-DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN

La oficina de deportes de la comuna de Los ngeles es un departamento

dependiente del municipio, el cual se dedica apoyar a las asociaciones
deportivas, ligas, clubes y deportistas destacados en implementacin, traslado,
pasajes, colacin y premiacin, para su participacin en las distintas etapas de
competencias, al igual que a fortalecer la realizacin de actividades deportivas
comunales, premiar a deportistas destacados y fomentar la capacitacin a
dirigentes, tcnicos y monitores.
El departamento cuenta con encargado de oficina quien se encarga de la
administracin de toda el rea deportiva, en donde trabajan un total de 48
personas en los distintos recintos deportivos de la comuna; desempeando
labores tales como administrativas, coordinacin, monitores de talleres
deportivos, entre otros. Dicho departamento se ubica en Avenida Marconi #
215 el Polideportivo de la comuna de Los ngeles.

3.1 MISION Y VISION

Misin

La misin de la Municipalidad de Los ngeles es realizar una gestin eficiente,

proactiva y de calidad, proveyendo servicios pertinentes a la comunidad, con
un alto compromiso de sus funcionarios y liderando los procesos que permitan
lograr un desarrollo sustentable de la comuna de Los ngeles.

Visin

Los ngeles aspira a ser una comuna con una identidad consolidada, con un
desarrollo sustentable, posicionada como un referente del centro sur del pas
en el mbito agroindustrial y de servicios.

3.2.-ORGANIGRAMA

El siguiente organigrama representa la distribucin de la Oficina de Deportes

de la Municipalidad de Los ngeles
, el cual se encuentra liderado por un
Encargado de Departamento, que tiene la responsabilidad de administrar el
personal y los establecimientos deportivos pblicos de la comuna
(Polideportivo, Piscina Municipal, Estadio Municipal, Complejo Deportivo Puerto
Alegre, Complejo Deportivo Millantu).

4. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN PROBLEMTICA

4.1.- DESCRIPCIN DE LA PROBLEMTICA DETECTADO POR EL CLIENTE.

La principal problemtica es el control de los materiales, ya que existen

dos turnos los cuales reciben y entregan materiales a los distintos
usuarios en los recintos deportivos, como consecuencia de esto no existe un
control o conocimiento de la ubicacin de los materiales.
Hoy en da existe un control manual basado en registros que estn
calendarizados en un libro, el cual lo hace vulnerable a perdida, destruccin y
manipulacin de la informacin generando un procedimiento engorroso a la
hora de identificar una fecha de movimientos histricos.
Por otra parte tenemos un inconveniente para llevar el registro de la
depreciacin de los materiales que utilizamos en equipamiento de oficinas,
gimnasia, sala musculacin, multicanchas entre otros implementos.
4.2.- PROCESO DE RECEPCIN Y ENTREGA DE MATERIALES

Actualmente el proceso de recepcin y entrega de materiales es realizado

por dos personas que trabajan en distintos turnos, los cuales realizan dichos
registro en un libro con los antecedentes de cada uno de los materiales y
responsable al cual se le entregan dichos insumos.

5.-OBTENCIN

5.1.-ENTREVISTA

Antecedentes del entrevistado.

Entrevistado: Claudio Santiago lvarez
Cargo: Administrador de los recintos deportivos
Fecha: 17 de junio del 2016
Lugar: Polideportivo de Los ngeles, avenida Marconi # 215.
Contacto: 43 2343005
Mail: [email protected]
5.2.-CUESTIONARIO

1.- Qu es lo que quiere mejorar?

Pretendemos tener un control total de los insumos que administramos en la
oficina de deportes, para saber que ingresa, adems de saber que
entregamos a cada uno de los recintos y las distintas organizaciones
deportivas de la comuna.
2.- Actualmente cuentan con algn tipo de control?
Si, solo a travs de un acta de entrega
3.- Qu es un acta de entrega, que datos lleva?
Un acta de entrega es un documento impreso, el cual lleva los antecedentes
a quien se le entrega los materiales, la que lleva el nombre de la institucin,
Rut, materiales entregados y la firma y timbre de quien recepciona lo
mencionado.
4.- Quin o quines son los responsables de entregar los materiales?
El responsable actual directamente soy yo el que autoriza el despacho o
entrega de algn material, pero quienes se encargan de entregar es la
secretaria o la encargada de adquisiciones.
5.- Cul es la cantidad de materiales que administran?

Un nmero exacto no lo manejo, pero tenemos todos los insumos de librera

ocupados en una oficina y todo lo que tiene que ver en implementos
deportivos , de las distintas disciplinas deportivas.
6.- Usted quiere controlar todos los materiales?
Si, por su puesto
7.- Qu cantidad de solicitudes responde a diario?
Un mnimo de 3 solicitudes, con distintos materiales
8.- Cul es su idea de control?
Lo primero es llevar un control de todos los ingresos y por otra parte
tener un control de stock, el cual me muestre la depreciacin de mis activos.
9.- A qu se refiere con todos sus ingresos?
A las compras que hacemos directamente en nuestra oficina y el
abastecimiento directo del municipio.
10.- Las compras son solo con facturas?
No tambin tenemos compras menores con boletas
11.- Y cmo recepciona los materiales del municipio?
Esos materiales llegan con un formulario de recepcin

12.- Qu datos tiene este formulario?

Fecha de despacho, un nmero de formulario con el detalle de los materiales
y los datos del responsable que recepciona.
13.-Cmo realizan actualmente este proceso?
Actualmente solo lo hacemos a fin de ao para poder determinar los
materiales a renovar
14.- Son todos los materiales?
No solo materiales como muebles, equipos de gimnasio, computadores,
impresoras.
15.- Entonces los materiales que se deprecian ya los tienen definidos?
Si

16.- Me puede entregar un listado de estos materiales?

Si
17.- Cul es el nivel computacional del departamento?
En general todos operan equipos computadores, ya que trabajamos con
formularios escritos en Word y correo electrnico institucional.
18.- Cul es su idea del sistema que quiere implementar?
El principal objetivo es controlar los materiales; que nos permitan ver el stock
total de cada uno de los materiales, a quien se le entregan y cul es la
ubicacin actual de estos, adems de tener un control critico de los
materiales faltantes y por otra parte tener un control de depreciacin de los
materiales activos en los distintos recintos para realizar un buen balance a fin
de ao con el fin de renovar los insumos que se den de baja por deterioro.
19.- A qu se refiere con materiales activos?
Estos son materiales de equipamiento de oficina y las distintas salas de los
recintos; como muebles, computadores, mquinas de ejercicios, impresoras y
otros.
20.- Qu datos quiere obtener y registrar de estos materiales?
Quiero que me entregue el valor inicial versus el valor de depreciacin al
momento de revisar la informacin.
21.- De los otros materiales que datos quiere registrar al momento de
recibirlos?
Primero la fecha de recepcin, los datos del receptor, datos de la factura,
boleta o acta de envi en el caso que son enviados desde el municipio.

22.- Del control stock que necesita visualizar?

Que me muestre el stock actual que manejamos por recintos y el stock
crtico de los materiales de oficina como hojas, lpices, cuadernos y otros;
para poder solicitar materiales a tiempos.
23.- Le interesa que el sistema le entregue algn tipo de documento?
Si, un documento impreso cuando se entreguen materiales o para generar un
informe con el stock actualizado.
24.- Cul es su sistema operativo?

Windows
25.- Conoce su versin?
Trabajamos con distintas versiones Windows 7, 8 y 10
26.- Quines podrn administrar el sistema?
La administracin del sistema la realizare yo, me interesa que los auxiliares
registren los ingresos y los egresos solamente.
27.- A qu se refiere de la administracin del sistema?
Que solo yo pueda habilitar a quienes puedan acceder a dicho sistema; y que
en el caso de la depreciacin de los materiales activos solo yo pueda acceder
en esta parte del sistema.

5.3.- Formato Acta de Entrega Actual

5.4.- Diagrama De Caso De Uso Situacin Actual

Caso de Uso: de Ingresos y Egresos.

Descripcin de Actores: Administrador responsable de los materiales que
ingresan y egresan al departamento, auxiliares encargados de registrar las
entradas y salidas.

Objetivo: Controlar los ingresos y egresos de materiales.

6.-

REQUERIMIENTOS

6.1.- REQUISITOS FUNCIONALES

Requerimiento de Control de acceso: El sistema debe permitir el control

de acceso al sistema a travs del Rut del usuario y la contrasea entregada
por el administrador del sistema; como un mecanismo de autorizacin e inicio
de sesin, con el fin de restringir el acceso del sistema.

Requerimiento de Registrar usuarios del sistema: El sistema debe

permitir la condicin de registrar, editar y eliminar los datos de los usuarios
de acuerdo a los privilegios asignado por el administrador del sistema; con
los datos de Rut con el campo alfanumrico (10 caracteres) y el validador de
este, los registros de contraseas con el campo alfanumrico (50 caracteres)
tipo de usuario(50).

Requerimiento de Registrar Recintos Deportivos: El sistema debe

permitir la condicin de registrar, editar y eliminar los datos de los recintos
deportivos con un mantenedor de registro de recintos deportivos; con la
generacin de un cdigo identificador nico asignado de acuerdo al correlativo
de los registros almacenados en la base de datos, con la informacin de
descripcin (50 carcter), direccin (50 carcter) , telfono (20 carcter), y de
un campo de observacin del departamento (50 carcter).

Requerimiento de Registrar Proveedores: El sistema debe permitir la

condicin de registrar, editar y eliminar los datos de los proveedores; con la
generacin de un cdigo identificador nico asignado de acuerdo al correlativo
de los registros almacenados en la base de datos, con la informacin de
descripcin (50 carcter), direccin (50 carcter), telfono (20 carcter), mail
(50 carcter), y de un campo de observacin del departamento (50 carcter).


Requerimiento de Registrar Materiales: El sistema debe permitir la
condicin de registrar, editar y eliminar los datos de los materiales que se
utilizan por el cliente con un mantenedor de registro de materiales; con la
generacin de un cdigo identificador nico asignado de acuerdo al correlativo
de los registros almacenados en la base de datos, con la informacin de
descripcin (50 carcter), fecha de ingreso (fecha), fecha de documento
(fecha), tipo de documento (50 carcter), numero de documento (50 carcter),
proveedor (50 carcter), responsable que recepciona (50 carcter) y de un
campo de observacin (50 carcter).

Requerimiento de Egreso de Materiales: El sistema debe permitir la

condicin de registrar, editar y eliminar los datos de los materiales que se
utilizan por el cliente con un mantenedor de registro de materiales; con la
generacin de un cdigo identificador nico asignado de acuerdo al correlativo
de los registros almacenados en la base de datos, con la informacin de
descripcin (50 carcter), fecha de ingreso (fecha), fecha de documento
(fecha), tipo de documento (50 carcter), numero de documento (50 carcter),
responsable que recepciona (50 carcter), destino (50 carcter) y de un
campo de observacin (50 carcter).

Requerimiento dar de baja: El sistema debe permitir la condicin de

registrar, editar y eliminar los datos de los materiales que se utilizan por el
cliente con un mantenedor de registro de materiales; con la generacin de un
cdigo identificador nico asignado de acuerdo al correlativo de los registros
almacenados en la base de datos, con la informacin de descripcin (50
carcter), fecha de ingreso (fecha), fecha de documento (fecha), tipo de
documento (50 carcter), numero de documento (50 carcter), responsable
que recepciona (50 carcter) y de un campo de observacin (50 carcter).