Getting Things Done
Getting Things Done (GTD) es un mtodo de gestin de
las actividades y el ttulo de un libro de David Allen que
en espaol se ha titulado 'Organzate con ecacia'.
Mantn todo fuera de tu cabeza. Decide
qu acciones requieren tus tareas cuando aparecen no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones prximas en las categoras apropiadas. Mantn tu
sistema actualizado, completo y sucientemente revisado para conocer las opciones de las que
dispones sobre lo que ests haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.
GTD se basa en el principio de que una persona necesita
liberar su mente de las tareas pendientes guardndolas en
un lugar especco. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar
las tareas.
2 Principios
Sobre qu trata GTD
Los principios esenciales de GTD son los siguientes:
A diferencia de otros expertos en gestin del tiempo,
Allen no se centra en el establecimiento de prioridades.
En su lugar, l insta a la creacin de listas de tareas especcas para cada contexto, por ejemplo, una lista de
llamadas telefnicas pendientes o recados que hacer en
la ciudad. Tambin sugiere que cualquier nueva tarea que
pueda ser completada en menos de dos minutos debera
ser hecha inmediatamente.
2.1 Recopilar
Depositar en cubos externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se
reere a los correos electrnicos, grabadoras, libretas de
notas, PDAs y agendas como simples cestas o cubos
de almacenamiento. El objetivo es sacar todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de
almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los cubos deberan vaciarse al menos una
vez por semana.
La psicologa de GTD se basa en hacer fcil el almacenamiento, seguimiento y revisin de toda la informacin
relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos
encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen
dados por una planicacin insuciente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir
y qu acciones se deben llevar a cabo para completarlo). 2.2 Procesar
Segn Allen, es ms prctico hacerlo reexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que Cuando ests procesando tu cubo, deberas seguir eshacer ms tarde, sin necesidad de volver a planicarlo du- trictamente este orden:
rante su realizacin.
Empezar siempre por el principio
Allen tambin sostiene que nuestro sistema de recordatorios interno (nuestra memoria), es considerablemente
ineciente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos
hacerlo. Por tanto, las acciones prximas almacenadas
segn el contexto en un sistema conable externo actan como soporte que nos asegura que lo recordaremos
en el momento y lugar adecuados para su realizacin. Hay
muchos consejos y trucos sobre la gestin del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos tiles para poner en prctica el ujo de trabajo descrito por
Allen.
No procesar ms de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al cubo a ningn elemento.
Si un elemento requiere de una accin para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delgalo adecuadamente.
Posponlo.
Una breve descripcin de GTD traducida del libro de
Allen Ready for Anything (Preparado para cualquier cosa):
Si un elemento no requiere una accin,
1
PRINCIPIOS
Archvalo como referencia.
Deschalo si no es procedente.
Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo
a cabo en ese momento.
Si no lo puedes delegar adecuadamente,
informa que est para revisarlo por el rea
correspondiente
Regla de los dos minutos: Si una tarea requiere menos
de dos minutos, hazla inmediatamente. Dos minutos
es una cifra orientativa, considerando que ese es tambin
aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habra
que invertir para posponerla.
2.3
Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes Ejemplo de un diagrama de ujo para procesar y organizar
usar para mantener un seguimiento de los elementos que
esperan ser atendidos:
Un calendario tambin es algo importante para llevar un
Acciones prximas - Para todo elemento que re- seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo,
quiere tu atencin, decide cul es la prxima ac- Allen recomienda especcamente que el calendario se
cin que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por reserve para lo que l denomina paisaje yermo (hard
ejemplo, si el elemento signica 'Escribir un informe landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente
del proyecto', la accin prxima puede ser Escri- en un plazo especco, o reuniones y citas que han sibir a Fred para reunirnos unos minutos o 'Llamar do jados en un momento en particular. Los elementos
a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o de la lista 'Pendiente' deberan reservarse para la lista de
algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pa- acciones prximas.
sos y acciones que se requieran para completar un La clave denitiva de la organizacin segn GTD es el
hito, siempre habr algo que t necesites hacer pri- sistema recordatorio. Getting Things Done arma que un
mero y debera ser guardado en la lista de acciones sistema recordatorio debe ser fcil, simple y amigable.
prximas. Preferiblemente, stas se guardarn por Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almaceel contexto en el que se pueden hacer: 'en la ocina', nar referencias, deberas tener un archivo dedicado para
'por telfono', o 'en la tienda'.
ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es
Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo
que requiere ms de una accin para ser realizada se
considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas peridicamente para asegurar que todo proyecto tiene una prxima accin asociada a l y que
puede ser llevada a cabo.
En espera - cuando t has delegado una accin en
alguien o ests esperando un evento externo antes de
continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado peridicamente
para ver si existe alguna accin adecuada o hay algn recordatorio que necesite ser enviado.
que mantengas un nico sistema recordatorio ordenado
alfabticamente para hacer tan rpido y fcil como sea
posible el hecho de almacenar y buscar la informacin
que necesitas.
2.4 Revisar
Las listas de acciones y recordatorios sern completamente intiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el
tiempo, la energa y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cul es el elemento
ms importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede
que termines siempre las tareas fciles y dejes sin hacer
las difciles. Para solventar esto, tienes que escoger la accin segn el orden en el que estn contenidas en las listas
tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.
Algn da/Quiz - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algn ejemplo
podra ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.
La disciplina GTD requiere que se revisen al menos se-
3
manalmente todas las acciones destacadas, proyectos e
tems en espera, asegurndose de que todas las tareas
nuevas o eventos venideros estn incluidos en el sistema
y que est actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creacin de un chero de carpetas
colgantes con las tareas y proyectos ms destacados.
2.5
Hacer
historial que respalde el cumplimiento por parte de esa
otra persona, la actividad requerida.
Otro sistema es utilizar las Tareas de Google donde pueden establecerse diversas categoras o contextos y dentro
de cada categora se apuntan los temas pendientes, por
ejemplo: hacer en casa, ocina, centro ciudad, ordenador. Cada da imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado, y por la noche actualizas en el servicio la
informacin recopilada.
para utilizar coCualquier sistema de organizacin no es bueno si gasta- Existen adems otras implementaciones
[1]
mo
Getting
Things
GNOME!
del
entorno
de escritorio
mos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de
GNOME.
hacerlas. David Allen arma que si simplicas el proceso
de organizacin, estars menos predispuesto a la dejadez
o a la saturacin con un gran nmero de tareas abiertas.
4 El culto a GTD
Herramientas y tcnicas
Getting Things Done es tambin el ttulo de otros dos
libros de gestin del tiempo (ISBN 0-553-25848-6) de
Edwin C. Bliss and Malcolm Hancock, 1976, y (ISBN
Un dispositivo que David Allen sugiere es el archivo de 0-7181-2842-7) de Roger Black, 1990. Percy Redfern
recordatorios para organizar tus papeles (tambin cono- Creed tambin escribi un libro con este ttulo en 1946.
cidos como '43 folders o '43 carpetas). Doce carpetas se
usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales En 2005 la revista Wired denomin GTD como: Un nue[2]
qu se usan para representar cada uno de los das del mes. vo culto a la era de la informacin, describiendo su enLas carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que tusiasmo por esta metodologa entre Information Technoactividades hacer un da especco. Cada da abres la car- logy y knowledge workers como un tipo de cult following.
peta correspondiente al da actual. Vacas la carpeta y la Las ideas de Allen han sido popularizadas tambin a tracolocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite vs de internet, especialmente va blogs. Algunos seguiarchivar recordatorios de un modo muy simple y cmodo. dores de GTD deenden una forma de manejo -o gestinPor ejemplo, si tienes un concierto el da 12 de este mes, propia -o personal- llamada 'volver-a-lo-bsico', y estn
colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y en contra de las soluciones hiper-tecnicadas y, en camcuando llegue dicho da te los encontrars. Otra opcin es bio, a favor de herramientas simples y baratas como las
la de colocar el papel unos das antes del concierto, para Hipster PDA o incluso el cuaderno Moleskine. Sin emrecordarte alguna accin que se deba hacer previamente bargo, el propio David Allen es un feliz usuario del Palm
[3]
al concierto, como comprar las entradas o hablar con un PDA. (en su lista de preguntas frecuentes) dice que usa
el programa que el aparato trae consigo, y registra los
amigo para ir con l a dicho evento.
eventos del da en papel para su procesamiento posterior.
En 2005, Ben Hammersley entrevist a David Allen para The Guardian, en un artculo denominado: Conoce al
hombre que puede traer el orden al universo,[4] diciendo Para m, teniendo en cuenta que cientos de miles de
personas a lo largo y ancho del mundo prestaron el libro
a sus amigos con fuego en los ojos, las ideas de Allen no
representan un cambio pequeo en absoluto.
En 2007 Time Magazine denomin a Getting Things Done el libro de autoayuda para su tiempo,[5] aludiendo a que
las nociones de GTD son seguidas por un enorme grupo
de seguidores y no por un nico nicho de fervientes entusiastas.
Detalle de '43 Folders
Es muy conveniente tambin, para aquellas actividades
que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel
cada fecha en que se ha realizado el seguimiento, y qu
ha ocurrido en cada una de ellas con el n de tener un
5 Referencias
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
Enlaces externos
David Allen & Co. pgina ocial
Whitepapers Los whitepapers ociales de GTD para Outlook 2003, Entourage y Lotus Notes, escritos
por la David Allen Company.
Blog universitario - UPC, Barcelona Observaciones
sobre Getting Things Done.
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Origen del texto y las imgenes, colaboradores y licencias
7.1
Texto
Getting Things Done Fuente: [Link] Colaboradores: Sabbut, Benceno, Elwikipedista, Juan Antonio Herguera Torres, Amads, Davidmh, Folkvanger, Luisvraz, CEM-bot, Thijs!bot, Gellar, Emilio Kopaitic, Reibot, Bedwyr, LauraFarina, MottaW, VolkovBot, Technopat, Matdrodes, BlackBeast, Muro Bot, Gutpak, SieBot, PaintBot, Cobalttempest,
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Legobot, Addbot, Googleatodo, Fdov88 y Annimos: 68
7.2
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