UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA
UNELLEZ
VICERRECTORADO DE INFRAESTRUCTURA
Y PROCESOS INDUSTRIALES
SAN CARLOS ESTADO COJEDES

PARTICIPANTES
Anglica Suarez
Yenni Mosquera

RMULO GALLEGOS, OCTUBRE DE 2014

NDICE

INTRODUCCIN
1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE
MATERIALES
1.1. Ciclo del control de los materiales
1.1.1. Compra, recepcin, almacenamiento y

Pg.
4
6
7
9

entrega de materiales
1.1.2. Ingeniera, planeacin y distribucin de la

12

produccin
1.1.3. Compra de materiales
1.1.4. Recepcin e inspeccin de los materiales
1.1.5. Almacenamiento y entrega de los materiales

12
13
13

para el consumo
1.2. Modelos e informes utilizados para la compra de los

14

materiales
1.2.1. Requisicin o Solicitud de Compra
1.2.2. Orden de Compra
1.2.3. El Informe de Recepcin
1.2.4. Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de

15
16
17
19

Control de Materiales
1.3. Modelos e informes utilizados para la entrega de los

19

materiales
1.3.1. Requisicin o Solicitud de Materiales
1.3.2. Modelos e informes usados en actividades no

19
21

rutinarias (devoluciones)
2.- CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES
2.1. Compra de materiales
2.1.1. Ejemplo ilustrativo
2.2. Fletes en compras
2.3. Descuentos por pronto pago
2.4. Contabilizacin de las Devoluciones al Proveedor
2.5. Consumo de materiales
2.6. Contabilizacin de las Devoluciones Internas o de

22
23
24
25
25
27
28
29

fbrica
2.7. Desperdicios y desechos
2.8. Contabilizacin de los desechos
2.9. Contabilizacin de los desperdicios
CONCLUSIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

30
32
34
36
38

INTRODUCCIN

La funcin administrativa de control permite evaluar y corregir el

desempeo de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la
organizacin se llevan a cabo; por lo tanto, un buen administrador requiere
de un sistema de control eficaz, porque sin ste las actividades de la
empresa quedaran al azar. En este sentido, el control implica la medicin
de los acontecimientos

de acuerdo

a las normas establecidas por la

organizacin y la correccin de las desviaciones para asegurar el logro de

los objetivos de acuerdo a lo planeado.

En todo proceso productivo o prestacin de servicio, se conjugan tres

elementos para

obtener los productos a ser vendidos o para prestar el

servicio. Estos elementos son materiales directos, mano de obra directa y

costos indirectos. Como elementos indispensables en la elaboracin del
producto o prestacin del servicio, se hace necesario que se adquieran los
conocimientos terico-prcticos acerca del control de cada uno de ellos,
debido a que es imprescindible el dominio de la terminologa usual en el rea
de costos para que se puedan analizar, entender y aplicar segn proceda,
cada uno de los mecanismos de control, y permitan poner en funcionamiento
los sistemas de acumulacin de costos

con miras a lograr un proceso

productivo eficiente.
En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en materiales
representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual requiere
que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal,
que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las
cifras de costos mostradas.
La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de
las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso,
deben decidir cmo tratar los costos de adquisicin y manipulacin de
materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y
recepcin de stos. Los modelos para el control de los materiales
desempean un papel importante, la

planificacin de las adquisiciones,

programacin y distribucin de los materiales, garantizan que los

departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar
a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control, existira una gran
ineficacia,

dado

que

el

inventario

podra

aparecer

sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

algunas

veces

Los materiales son los productos que se utilizan para la fabricacin o

que ayudan a transformar a otros, y son necesarios en los procesos de
produccin, ventas y administrativos; los materiales pueden ser directos, los
cuales se pueden identificar fcilmente con el producto terminado. O
indirectos, es decir, los que no se identifican fcilmente.
La empresa debe mantener una planificacin y control sobre los
materiales y suministros que sern necesarios para la fabricacin de un
producto, ya que para adquirir uno de estos se necesita dinero y no sera
conveniente hacer una inversin en algo que no sea lo suficientemente
prioritario, o que con el tiempo consiga generar prdidas; la falta de
materiales o suministros para la elaboracin de un producto, ocasionara
paralizaciones en la produccin. En este sentido, el objetivo fundamental del
presente trabajo, es explicar correctamente el proceso de control
administrativo y contable de los materiales.

1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de

produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los
recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una
empresa incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados
con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su
almacn respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos mtodos o
sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en

produccin, para ello utilizan funciones de control y administracin de

inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las
operaciones.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir
con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan controles de:
autorizacin,

procesamiento y clasificacin,

verificacin, evaluacin y

salvaguarda fsica.
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que
deben establecerse para asegurar que se estn cumpliendo polticas
adecuadas establecidas por la administracin, se podran mencionar los
niveles de inventario a mantener, mtodo de valuacin de inventarios, los
ajustes de inventarios.
Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que
aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificacin, registro
e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplo se puede mencionar:
calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso
de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o
indirectos dependiendo del caso.
Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la
verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como la
integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede
mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario de materiales para
su comparacin con las cuentas mayores auxiliares de materiales.
Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de
acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y
procedimientos, esto se logra permitiendo

el acceso a los almacenes

nicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los

registros y comprobantes.
1

Ciclo del control de los materiales

En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o
materiales representa una porcin considerable de todos los costos de
produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente
controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo
y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u
obsolescencia.
El control de los materiales se establece mediante la organizacin
funcional y la asignacin de responsabilidades, a travs del uso de
formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde
el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos
terminados ingresan en el almacn respectivo, la cual representa la etapa de
compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales
se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario
para la compra, recepcin, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es
en relacin a la entrega o consumo de los materiales por parte de los
departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarn los
formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el
empleo de registros y asientos que generen informacin oportuna y veraz
sobre los costos para uso de la gerencia.
Los materiales directos constituye el primer elemento de los costos, es
aquel bien que puede ser identificado o asociado rpidamente con el
producto que se fabrica y por lo regular es sometido a cambios profundos en
las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos seran la madera
empleada en una fbrica de muebles, las frutas utilizadas en la elaboracin

de jugos, el cemento utilizado en la elaboracin de bloques, entre otros. El

material indirecto tiene la caracterstica que no es fcilmente identificable
con el producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de produccin;
por ejemplo la cola o pega utilizada en la elaboracin de muebles de madera,
el agua empleada en la elaboracin de bloques de cemento, entre otros.
Tambin se incluyen como materiales indirectos, otros materiales que
no son parte del producto pero que se utilizan para facilitar las operaciones
de fabricacin y que algunas veces son denominados suministros de fbrica,
como por ejemplo los lubricantes que requieren las mquinas que intervienen
en el proceso productivo. Los materiales

indirectos son incluidos en los

costos indirectos de fabricacin.

Adems de los suministros de fbrica, existen los suministros utilizados
por otros departamentos o reas como las de administracin y ventas, los
cuales son tipos de materiales que se incluyen como materiales indirectos y
suministros debido a que frecuentemente se encuentran en el mismo lugar
fsico

y bajo la responsabilidad de la misma persona encargada de su

almacenaje. Cuando se consumen, los suministros de administracin o

ventas se cargan a gastos generales, administrativos o de ventas como
gastos del perodo.
1Compra, recepcin, almacenamiento y entrega de materiales
El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a
otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control
de las mismas. Sin embargo, en la mayora de las empresas este control se
asigna a cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en forma
sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar su objetivo. Estas actividades
son:

 Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.

Compra de materiales.
Recepcin e inspeccin de materiales.
Almacenamiento y entrega de materiales.
Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.
El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente
manera:

Una vez que se ha programado la produccin, se determinan los

requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se compara las

cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de esta
manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta
planificacin permite un mayor control

de los materiales

al autorizar al

almacn a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se

requieren

para asegurar la continuidad en el proceso productivo

programado.
La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacn de
Materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras,
quien se encarga de pedir cotizaciones, en aquellos casos que sea
necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona

la mas

conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la

orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.
El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de
entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el rea de recepcin, el
cual elabora el

informe de recepcin y enva los materiales al rea

de

almacn. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a

colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.
Por otra parte, contabilidad procede a registrar el asiento contable de la
operacin de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas
y las cuentas auxiliares respectivas.
En la figura 1, se presenta en forma resumida el control de la compra de
los materiales

COMPRA DE MATERIALES

Factura

Solicitud de
Compra

Informe de
Recepcin

Orden
de
Compra

CONTROL MATERIALESCOMPRAS

PROVEEDOR

RECEPCION

ALMACEN

MAYOR PRINCIPAL

CONTABILIDAD

REGISTROS CONTABLES

AUXILIARES MAT A-B-C

Fuente: Coronado, I., 2004.

Figura 1. Control de compra de materiales
El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los
departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacn,

10

utilizando para ello el formato denominado Requisicin de Materiales, el jefe

de almacn procede a chequear las existencias e identifica los materiales
solicitados y procede a entregarlos..
Por

otra

parte,

contabilidad

de

costos

recibe

las

diferentes

requisiciones, haciendo un resumen peridico de las mismas, indicando en

este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los
procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fbrica.
Una vez clasificados los materiales, procede a la elaboracin del asiento
contable, afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas.
Requisiciones
De Materiales

En la figura 2, se presenta a travs de un esquema el control del uso de

USO
DE LOS MATERIALES
los
materiales

Requisicin de Materiales

AUXILIARES
PROD. X- Y

REGISTRO CONTABLE
Dptos.
ALMACN
Productivos y/o
CUENTAS MAYORES:
Servicios
INV.P.P. MATERIAL
C. I. F. REALES

Fuente: Coronado, I., 2004.

Figura 2. Control del Uso de materiales

11

A continuacin, se detallan cada uno de los departamentos que

intervienen en el proceso de control de los materiales, en la etapa de la
compra y uso de materiales,
1.1.2. Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin
En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus
procesos productivos son muy complejos existe un departamento de
ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en su defecto, existe
un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este
departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera,
planeacin y distribucin de la produccin son las siguientes:
a Disear el producto.
b Especificar los materiales a comprar.
c

Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.

d Preparar la lista de materiales

requerido en las diferentes rdenes de

produccin o procesos productivos.

1.1.3. Compra de materiales
Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos
formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la Orden de Compra. El
departamento de compras tiene las siguientes funciones:
a Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
b Solicitar cotizaciones de los proveedores.
c

Elaborar y emitir la orden de compra.

12

d Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad

establecidas por la empresa y que se adquieran

bajo las mejores

condiciones.
1.1.3. Recepcin e inspeccin de los materiales
Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de
recepcin e inspeccin de los materiales se encuentran:
a Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
b Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
c

Verificar la cantidad y calidad del material.

d Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

e Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para
su registro.
f

Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

g Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario

Informe de Recepcin.
El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es
el Informe de Recepcin.
1.1.4. Almacenamiento y entrega de los

materiales para el

consumo
En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del
departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la recepcin
como almacenamiento de los materiales, puede ser la misma. El encargado
13

del

departamento

de

almacn

es

responsable

del

adecuado

almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por

lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:
a Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra.
b Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo
lugar.
c

Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).

d Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el

departamento que requiere de los materiales, lo completa en los tems de
costo unitario y costo total.
e Enviar a produccin los materiales solicitados junto con el original del
formulario de solicitud.
f

Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al

mtodo de valuacin.

g Preparar las Solicitudes de Compras de acuerdo al stock de mximos y

mnimos de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin
del inventario.
h Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta
defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolucin de Compras.
i

Preparar informes de almacn para el departamento de costos.

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al
almacn y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser

14

igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la

Orden de Devolucin de Compras.
Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de
materiales y salidas

al almacn

son: el Informe de Recepcin y la

Requisicin de materiales respectivamente, los cuales se describirn

posteriormente.
1.2. Modelos e informes utilizados para la compra de los materiales
Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de
la compra de materiales son:
1.2.1. Requisicin o Solicitud de Compra
Es un documento elaborado por el departamento de almacn u otro que
requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la
empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que
adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que
debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de requisicin, nombre de
la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de
entrega, cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de
catlogo, descripcin del artculo y firma autorizada.
En la siguiente ilustracin, se muestra una Requisicin de Compra.
Por lo general se elabora en original y copia; el original es remitido al
departamento de compras y la copia se archiva en el departamento
solicitante.
Ilustracin 3
Solicitud de Compra

15

ISIS, C.A.
SOLICITUD DE COMPRA
No. 102
Persona o departamento que realiza la solicitud: Almacn
Fecha: 10/08/20XX

Fecha requerida de entrega:

Cantidad

Cdigo

Descripcin

200

1005

Lminas de Aluminio

15/08/20XX

Observaciones:
____________________________________________________
Autorizado por: C. Moreno

1.2.2. Orden de Compra

16

Es un modelo que se prepara en el departamento de compras

autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales
especificados de acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha y lugar
convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la
empresa que hace el pedido, nmero de la orden de compra, nombre y
direccin del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, trminos de la
entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, nmero de catlogo,
descripcin, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma
autorizada.
En la ilustracin siguiente, se presenta una Orden de Compra.
Generalmente se elabora por cuadruplicado; el original se destina al
proveedor, el duplicado se enva al empleado del departamento de recepcin
para advertirle de la entrega futura y luego es remitido al departamento de
almacn, el triplicado se enva al departamento de contabilidad y el
cuadruplicado permanece en el departamento de compras.
Ilustracin 4
Orden de Compra

ISIS C.A.
Av. Venezuela
No. 089

con

Calle

26

Barquisimeto

Estado

ORDEN DE COMPRA
Proveedor: Anibalca C.A.

Fecha del pedido: 10/08/20XX

Direccin: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo

Fecha de pago: 09/09/200XX Condiciones de pago: 5/15 N/30

17

Lara

Cdigo

Cantidad

1005

200

Descripcin

Lminas de aluminio

Costo
Unitario

Bs.100

Total

Costo Total

Bs.20.000

Bs. 20.000

Observaciones:
____________________________________________________________
_______________________________________________.
Aprobado por: L. Rodriguez

1.2.3. El Informe de Recepcin

Es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y
clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios
deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin
debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepcin
generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la orden de
compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad
recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra
si existiesen y la firma autorizada.

18

En la ilustracin 5, se muestra un modelo de Informe de Recepcin.

Este debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original
se enva a contabilidad

junto con la factura, el duplicado se enva al

departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el

triplicado se archiva.
Ilustracin 5
Informe de Recepcin

ISIS C.A.
INFORME DE RECEPCION
No. 223
Proveedor: Anibalca C.A. Fecha de recepcin: 12/08/20XX Orden de Compra No.
089

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Discrepancias

1005

200

Lminas de Aluminio

Ninguna

Observaciones: _____________________________________________
Recibido por: J. Herrera
1.2.4. Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales

19

Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los

materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y
las cantidades y costos de los materiales en existencias.
La ilustracin 6, presenta una tarjeta de control de materiales; algunas
tarjetas presentan variaciones en cuanto a la informacin contenida, por
ejemplo pueden presentar espacios para las cantidades mnimas y mximas
que deben mantenerse en existencia, la ubicacin del material en el
almacn, entre otras.
Ilustracin 6
Tarjeta de Control de Materiales

TARJETA DE CONTROL DE MATERIALES

Material: Lminas de aluminio

ENTRADAS
Fecha

Cantida
d

Costo
Unitario

Costo
Total

Cdigo: 1005

SALIDAS
Cantidad

Costo
Unitario

EXISTENCIAS
Costo
Total

Cantida
d

Costo
Unitario

Costo
Total

1.3. Modelos e informes utilizados para la entrega de los materiales

1.3.1. Requisicin o Solicitud de Materiales

20

Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de

algn material y se presenta al almacenista para que entregue determinados
materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este
formulario debe incluir: fecha y nmero de la requisicin, fecha de entrega,
identificacin del departamento que solicita el material o el nmero de la
orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo total del
material despachado, firma de la persona que autoriza la requisicin, firma
de la persona que despacha los materiales

y firma de la persona que

recibe.
En la ilustracin 7, se muestra un formato de Requisicin de Materiales.
La requisicin debe extenderse por triplicado; el original se enva al
departamento de almacn para autorizar la entrega del material, el duplicado
se remite al departamento de contabilidad general o de costos - dependiendo
de la estructura de la empresa - con la finalidad que ste quede informado de
la cantidad y costo de los materiales utilizados en la produccin y realice el
registro correspondiente y el triplicado permanece en el departamento que
autoriza la solicitud.
Ilustracin 7
Requisicin de Materiales

REQUISICIN DE MATERIALES
No. 023
Fecha de solicitud: 27/08/20XX
30/08/20XX
Departamento que solicita: Laminado

21

Fecha de entrega:
No. de orden de trabajo: 32

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Costo
Unitario

1005

50

Lminas de aluminio

Costo Total

Total

Aprobado por: R. Chvez

Despachado por: J. Jimnez

Recibido por: G. Cevallos

1.3.2. Modelos e informes usados en actividades no rutinarias
(devoluciones)
Algunas veces produccin o cualquier departamento requisitor devuelve
materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en
el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere
de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para
reintegrar los materiales que se regresan al almacn.
El Informe de Materiales Devueltos

tiene el efecto inverso de una

Requisicin de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al

almacn. Su formato es semejante a la requisicin. Los datos ms
importantes que debe incluir este informe son: fecha y nmero de la
devolucin, identificacin del departamento que devuelve los materiales, la
cantidad y descripcin de los materiales, el costo unitario y costo total de los
materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolucin, firma de
la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en
el almacn.
22

De igual manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor,

por distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no
solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora
el formulario de Devoluciones en compras.
La Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los
materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar
impreso el nmero y fecha de la devolucin, el nombre del proveedor,
nmero de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material
devuelto, cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos,
las observaciones correspondiente y la firma autorizada.
2.- CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES

Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar

lo referente a la contabilizacin de las transacciones relacionadas con los
mismos. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la
contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes
funciones:
a Recibir la factura del proveedor.
b Chequear con la orden de compra.
c

Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos.

d Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

e Recibir copia de la requisicin de materiales
f

Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material

procesos de fabricacin.

23

en los

g Afectar la orden de produccin o los procesos productivos.

Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento
de contabilizar los materiales, stos son:
a Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje
o consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas debidamente
autorizadas por un funcionario responsable.
b Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de
cada material en existencia.
c

El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de

fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisin
apropiada.

d Debe ser posible determinar fcilmente la clase y cantidad de material

utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricacin.
e Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse
peridicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto
de comprobar su exactitud.
f

Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de
materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.
En el ciclo de control contable de los materiales,

adems de las

cuentas de la contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas de

control: Inventario de materiales y suministros (cuenta real), costos indirectos
de fabricacin reales (cuenta transitoria) y productos en proceso materiales
(cuenta real).

24

Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos
libros de mayores auxiliares que faciliten el control interno.
2.1. Compra de materiales
Resulta indispensable utilizar el sistema de inventario perpetuo para el
registro de los costos de produccin, en virtud de las ventajas que
proporciona, debido a que
materiales

permite un mejor y mayor control de los

a travs de las tres cuentas de inventarios materiales y

suministros, productos en proceso y productos terminados - y a su vez,

facilita la preparacin de los estados financieros sin necesidad de realizar
tomas fsicas de inventarios.
A continuacin, se describen detalladamente los procedimientos que se
deben seguir para realizar los asientos de contabilidad relacionados con los
materiales, bajo un sistema de inventario perpetuo de acumulacin de
costos.
En el momento en que contabilidad recibe la factura de compra y el
informe de recepcin junto con la orden de compra de los materiales, se
procede a registrar el asiento contable correspondiente a la compra en el
libro diario, cargando o debitando a la cuenta respectiva de Inventario de
materiales y suministros
por pagar o a

y acreditando o abonando al pasivo de Cuentas

Banco, si la compra se realiza a crdito o

contado

respectivamente.
2.1.1. Ejemplo ilustrativo
Se compran a crdito 100 unidades de materiales X a Bs. 400 la
unidad y 50 unidades de suministros a Bs. 200 la unidad. El asiento para
registrar la compra es el siguiente:

25

Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . . . . . .

Cuentas por pagar. . . . . . . . . . . . . .
100 unidades x Bs. 400 c/u =

40.000

50 unidades x Bs. 200 c/u =

10.000

Total

50.000
50.000

50.000

En el caso que se realice una devolucin de materiales al proveedor,

posterior a la fecha de recepcin, se reversa el asiento indicado en el punto
anterior,

por la cantidad que corresponda a la devolucin. Un tratamiento

especial requieren los costos incurridos por fletes en compras y los

descuentos otorgados por pronto pago bajo

un sistema de inventario

perpetuo de acumulacin de costos.

2.2. Fletes en compras

Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales y
cualquier otro costo incidental incurrido en la compra, como gastos de
importacin, gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados
de la siguiente manera:
Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan
inmediatamente al costo del material comprado. El importe total, es decir, el
monto de la factura ms el monto del flete cancelado,

el cual tiene que ser

prorrateado y adicionado proporcionalmente a las tarjetas de inventario

26

respectivas,

resultando en una variacin en el costo unitario de los

materiales comprados.
2.3. Descuentos por pronto pago
Es prctica comn que los proveedores ofrezcan descuentos por pronto
pago en la compra de materiales a los clientes que cancelan sus deudas
dentro de un determinado periodo; en estos casos, existen dos alternativas
para el registro contable, tratarlo como un costo o como una cuenta nominal
de ingresos.
Supngase que en el ejemplo anterior, la compra de materiales se
realiz el 03 de marzo pagaderos al 5/10, n/30:

Considerar el Descuento por pronto pago como:

Disminucin

del

costo Disminucin del costo Otros Ingresos:

del material. Si es poltica de los Costos Indirectos

de la empresa.

de Fabricacin Reales

Compra: Fecha 03-03

Inv. Mat.

47.500

Inv. Mat.

Cuentas a Pagar
47.500

50.000

Cuentas a Pagar
50.000

Inv. Mat.

Cuentas a Pagar
50.000

27

50.000

Al momento del pago: Considerando que aprovecha el descuento

Fecha:

13-03
Cuentas a pagar

47.500

Cuentas

pagar Cuentas

50.000

pagar

47.500

Banco
47.500

Banco
47.500

Banco
47.500

C.I.F.Reales
2.500

Otros Ingresos
2.500

Los descuentos en compras representan una disminucin del costo de

los materiales comprados, pero en la mayora de los casos, cuando la
empresa obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en
existencia en el almacn y otra parte enviada al proceso productivo. En este
caso se debera prorratear el monto del descuento entre las cuentas de
inventario de materiales y de productos en proceso material; este
procedimiento en la mayora de los casos es poco prctico por lo tanto se
abona o acredita a la cuenta de costos indirectos de fabricacin reales.
Existe otro criterio en cuanto al tratamiento de los descuentos en
compras, el mismo no considera el descuento por pronto pago en compra,
como una disminucin de la compra sino como un ingreso financiero, esto
debido a que l responde a las condiciones de solvencia de la empresa que
le permiten aprovechar estos descuentos, en este caso el descuento por
pronto pago se muestra en el estado de resultados como una cuenta de
ingresos financieros.
2.4. Contabilizacin de las Devoluciones al Proveedor

28

En caso de las devoluciones de materiales al proveedor

deben

cargarse los materiales devueltos al precio que se compr. Mientras que el

costo de los materiales a devolver, en cuanto a su salida del almacn, va a
depender del mtodo de valoracin que se utilice en la empresa.
En caso del mtodo promedio los materiales se retiraran al ltimo costo
promedio calculado en el almacn, generndose una diferencia entre el costo
cargado y abonado, dicha diferencia ser absorbida por la cuenta de costos
indirectos real. En el caso del mtodo PEPS o UEPS, se revisa, si existe
algn lote que coincida con el costo del proveedor, se le da salida a este lote,
en este caso tanto el cargo y el abono se hacen por el mismo monto; tambin
puede suceder que en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales, la columna
de Existencias no contiene materiales al costo que se compr, debido a que
se realizaron compras posteriores a costos diferentes; en estos casos, el
asiento en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales por la devolucin debe
realizarse aplicando el mtodo PEPS o UEPS, presentndose la misma
situacin del mtodo promedio.
En el libro diario se registra el asiento por la devolucin tomando en
consideracin los planteamientos anteriores.
Por ejemplo, se devuelven 20 unidades de materiales al proveedor,
compradas a 100 bolvares por unidad, pero de acuerdo con la tarjeta del
mayor auxiliar de materiales slo hay en existencias unidades compradas a
80 bolvares. El asiento por concepto de la devolucin sera el siguiente:

Cuentas por pagar

(20 x 100Bs.) . . . . . . . . . . . . . . 2.000

Inventario de materiales

(20 x 80Bs.)........................ 1.600

29

Costos indirectos de fabricacin reales

400

P/Registrar la devolucin de 20 unidades de materiales

Obsrvese que al proveedor se carga el monto de la devolucin al costo

de compra y la diferencia entre este monto y la salida de materiales del
almacn se registra en la cuenta de Costos indirectos de fabricacin reales.
2.5. Consumo de materiales
Cuando se retiran los materiales

del almacn con destino a la

produccin y una vez recibido el formato Requisicin de Materiales, debe

realizarse un asiento en el libro diario cargando el costo de los materiales
directos a la cuenta de Inventario de productos en proceso materiales
(cuenta real de inventario) y, cargando a la cuenta costos indirectos de
fabricacin

reales (cuenta transitoria)

por el monto de los materiales

indirectos. El abono se realiza a la cuenta respectiva de Inventario de

materiales y suministros.
Supngase que de la compra anterior, se emplean en produccin 60
unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos. El
asiento para registrar el envo de materiales a la produccin es el siguiente:
Inventario de productos en proceso materiales . . . . . . . . .
Costos indirectos de fabricacin reales
Inventario de materiales y suministros

24.000
2.000
26.000

P/Registrar el envo de 60 unidades de material directo y 10 unidades

de material indirecto a produccin

30

60 unidades x Bs. 400 c/u =

10 unidades x Bs. 200 c/u =

24.000 materiales directos

2.000 materiales indirectos

Total = 26.000
Tambin se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la
columna de Salidas por las cantidades y costos de los materiales utilizados
en la produccin y luego se realizan las correspondientes deducciones en la
columna de Existencias de dichas tarjetas.
2.6. Contabilizacin de las Devoluciones Internas o de fbrica
En el caso de que produccin devuelva materiales al almacn, si las
copias del Informe de Materiales Devueltos son transferidas a contabilidad
junto con las copias de las Requisiciones de Materiales, no hay necesidad de
realizar un asiento separado por los materiales devueltos. Simplemente, al
momento de totalizar las requisiciones se le restan al monto, el total de los
Informes de Materiales Devueltos correspondientes y se realiza el asiento
descrito anteriormente.
Si se efectu el registro correspondiente a la entrega de materiales a
produccin y en fecha posterior se realiza la devolucin al almacn, se
reversa el asiento anterior en el libro diario por el monto correspondiente a la
devolucin de materiales. Igualmente, se deben afectar las tarjetas de control
de inventarios en la columna de Entradas, o colocando en rojo o dentro de un
crculo o parntesis en la columna de Salidas, la cantidad y el costo de las
materiales

devueltos al almacn. Luego, estos datos se aaden a la

cantidad y al costo del saldo anterior contenido en la columna de Existencias.

No existe

un

criterio

nico

para

registrar las

devoluciones de

materiales de produccin al almacn. No obstante, el rea de costo

31

recomienda utilizar el siguiente criterio: si se devuelven materiales

al

almacn, stos deben registrarse en las tarjetas del mayor auxiliar de

materiales al mismo costo utilizado en la entrega para valuar la devolucin.
En la tarjera mayor auxiliar de materiales

para calcular las nuevas

existencias se adicionan las unidades devueltas al saldo anterior y se

promedian los costos, esto si el mtodo de valoracin de inventarios es
promedio. En caso de utilizar el mtodo PEPS los materiales devueltos se
colocan de primero en la columna de Existencias; si el mtodo es UEPS, los
materiales se colocan en ltimo lugar en la columna de Existencias.
2.7. Desperdicios y desechos
La naturaleza de algunos materiales ocasiona que en alguno procesos
productivos

se generen residuos en produccin; como por ejemplo los

retazos de tela en el proceso de fabricacin de prendas de vestir, el aserrn al

procesar la madera, desechos qumicos, entre otros.
Se definen los Desperdicios como cantidades de residuos derivados
del proceso de transformacin de los materiales, luego de la obtencin de
los productos terminados, que no representan valores recuperables para la
empresa, por lo tanto hay que proceder a botarlos o deshacerse de ellos,
generando desembolsos para la manipulacin de los mismos.
Los desechos representan cantidades de residuos que sobran del
proceso de transformacin, con la diferencia

que stos

tienen un uso

alternativo dentro de la empresa o pueden ser vendidos a terceras personas

por un valor nominal, algunos ejemplos de desechos lo representan las
virutas de las soldaduras, el aserrn, trozos de madera, retazos de tela, entre
otros.

Se puede concluir que los

desechos generan un ahorro en la

empresa, mientras que los desperdicios representan un costo adicional

32

Aun cuando algunas empresas reconocen

que la existencia de

desperdicios y desechos es un aspecto inevitable en sus operaciones de

manufactura, toda empresa debe fijar lmites normales de tolerancia para
tales conceptos. Un desperdicio o desecho que ocurre dentro de los lmites
permisibles se considera normal, en cambio aquellos desechos o
desperdicios que ocurren fuera de los lmites permitidos se considera
anormal o evitable.
Para ayudar a distinguir entre costos normales o anormales de
desechos y desperdicios, los contadores deben apoyarse en el personal de
produccin y de ingeniera para establecer los lmites de tolerancia, estos
lmites de tolerancia se pueden

expresar como un porcentaje de las

cantidades de material que se usa en el proceso, por ejemplo de acuerdo a

las estadsticas una empresa en su proceso productivo utiliz en promedio
1.500 kilos de material y este gener en promedio 120 kilos de desechos, de
acuerdo a estas cifras se puede determinar que el porcentaje normal
aceptable de desechos es de 120/1500 o 8% de los materiales a utilizar,
este parmetro servir de base para conocer los desechos normales o
anormales en el proceso.
Una prctica exitosa de los conceptos del control de calidad coloca de
relieve el control y la reduccin de los costos de desperdicios y desechos.
Adems un buen control de calidad puede eliminar algunos desperdicios
pero nunca pueden llegar a evitarse en una forma total.
Segn Horngreen (1996), al contabilizar los desechos y desperdicios,
existen dos objetivos principales:
1. Destacar la magnitud de los costos de los desperdicios y desechos, con
propsitos de control, para los administradores.
2. Identificar la naturaleza de los desperdicios y desechos y diferenciar entre
costos normales y anormales, con propsitos de costeo del producto.
33

2.8. Contabilizacin de los desechos

Para la contabilizacin de los desechos y desperdicios, consideramos
que ambos son significativos, en caso de tener un desecho insignificante, no
se realiza ningn asiento, solo si llega a vender se registra la venta
considerndola como otros ingresos. En el caso de los desperdicios
insignificantes, no se realiza ningn registro.
Un sistema de contabilidad debe proveer el mtodo para costear y
controlar el desecho, recordemos que en los procesos productivos existen
unos desechos normales y cuando se tienen unos desechos que superan lo
normal, representa una seal de que algo no est funcionado de manera
adecuada es decir sealan posibles ineficiencias en el proceso, por lo cual la
empresa debe tener estimado los porcentajes

de normalidad para los

desechos, que le sirvan como gua para compararla

con los desechos

realmente generados en los procesos, si estos desechos estn por encima

de los niveles normales

se deben encontrar las causas y corregir el

problema.
Generalmente, los criterios para registrar los desechos dependen si los
mismos son normales o anormales. En el caso de los desechos normales se
debe afectar el costo del producto.
continuacin

se

Partiendo de esta aclaratoria a

muestran los asientos que se deben realizar para los

desechos, dividiendo el proceso de contabilizacin en dos fases, al

generarse los desechos y al disponerse de los mismos.
Asiento para registrar los desechos en el momento en que se generan:
Inventario de desechos

xxxxx

Inventario de materiales y suministros

xxxxx

34

Inventario de Productos en Procesos Mat.

xxxx

Costos indirectos de fabricacin Reales

xxxx

El cargo depende del uso que se le d al desecho, si se va usar

internamente en la empresa en otro proceso productivo, se le carga al
inventario de materiales y suministros, si por el contrario la empresa piensa
vender el material de desecho, se le carga a la cuenta

de inventario de

desechos. En cuanto al abono, depende de si los desechos fueron se

identifican o no con un proceso productivo u orden de produccin, en este
caso se abona a la cuenta de costos indirectos de fabricacin reales, en
caso de identificarlo con la orden proceso donde se generaron

los

desechos, afectando la cuenta de Inventario de productos en proceso

material
Asiento para registrar la operacin de venta de los desechos:
Banco o cuentas a cobrar

xxxxx

Inventario de desechos

xxxxx

Asiento para registrar el uso de los desechos:

Inventario de productos en proceso materiales

xxxxx

Costos indirectos de fabricacin reales

xxxxx

Inventario de materiales y suministros

xxxxx

35

El dbito realizado en el asiento anterior depende del uso que se les d

a los materiales de desecho, es decir si van a ser utilizados como material
directo en otro proceso productivo, se carga a la cuenta de inventario de
productos en proceso material, en cambio si el material de desecho va a
utilizarse como material indirecto el cargo le corresponde a la cuenta de
costos indirectos de fabricacin reales.
2.9. Contabilizacin de los desperdicios
Recordemos que el desperdicio representa un costo adicional para la
empresa, por lo tanto, genera una salida de dinero o un pasivo para la
empresa, como consecuencia de las erogaciones que hay que realizar para
deshacerse del mismo; al igual que el desecho el rea de produccin debe
tener estimado los niveles normales o de aceptacin de desperdicios, este
estimado puede ser considerado costo del producto cuando sea normal o
registrarse como una perdida en el caso de ser anormal. Asiento para el
registro de los desperdicios:
Si son normales:
Costos indirectos de fabricacin reales

xxxx

Inventario de Prod. Proc. Materiales

xxxx

Banco o cuentas a pagar

xxxx

Si es un desperdicio anormal
Prdida por desperdicios

xxxxx

Banco o cuentas a pagar

36

xxxx

CONCLUSIONES

La contabilizacin y control de la materia prima y materiales, est

basada en la teora de que todas las compras de materia prima y materiales
equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y
contabilizacin, debern realizarse con igual cuidado que el que se pone en

37

el control de fondos de una empresa, evitando al mximo desperdicios

innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un
control y contabilizacin adecuados permitir a la compaa estados
financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la produccin
y sobre todo permite una informacin completa respecto al costo de los
productos manufacturados.
Los principios que rigen la contabilizacin y control de la materia prima
y materiales son los siguientes:
1. Todas las transacciones que impliquen compra, recepcin y almacenaje y
consumo de materias primas, debern ser autorizados por funcionarios o
ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2. Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a
produccin debern intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar
robos, fraudes o malversaciones.
3. Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera
inmediata en la produccin, debern estar almacenadas en lugar seguro y
bajo una adecuada vigilancia.
4. Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los
departamentos productivos o en la produccin de una orden determinada,
debern ser fcilmente conseguidas.
5. En cualquier momento, debern poderse averiguar, contar y verificar las
cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en
existencia.
6. Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las
materias primas y materiales debern ser fciles de comprobacin en cuanto
a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor
general.
Estos principios tratan de impedir el derroche y perdida en el consumo
de materias y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades,
promueve la realizacin de compras adecuadas, establecen normas de
38

consumo, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del

costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando las
labores de auditora.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Backer, M., Lyle, J. y Ramrez, D. (2000). Contabilidad de costos. Un enfoque

administrativo para la toma de decisiones. Segunda Edicin. Mxico: Mc
Graw Hill.
Hargadon, Bernard y Mnera (2002). Contabilidad de costos. Bogot,
Colombia: Norma.
Neuner, J. (2005). Contabilidad de costos .Principios y prctica. Tomos 1 y 2
Mxico: Uteha.
Polimeni, R., Fabozzi, F. y Adelberg, A. (2004). Contabilidad de costos.
Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales.
Tercera Edicin. Bogot, Colombia: Mc Graw Hill.
39

Rayburn, L. (2007). Contabilidad

Ocano Centrum.

analtica y de costos. Madrid, Espaa:

40