Documentacin, Optimizacin y
Dominio de Excel para el Control
de Inventarios
MCP. Elmer John Prez Espinoza
27,28 y 30 de Abril
OBJETIVO
El objetivo de este taller, adems de alentar a la
capacitacin tcnica, en la materia de control de
inventario, busca profundizar en la concientizacin
de los entes y factores que intervienen en la
administracin y manejo de materiales en la
empresa.
Proceso del Ciclo de Inventarios
Cliclo de
Inventario
1. Clasificacin de las empresa
EMPRESAS DE TRANSFORMACIN:
Compra Materia
Prima
Alamcn de
Materia Prima
Proceso de
Transformacin
Almacn
Productos
Terminados
Venta Productos
Terminados
EMPRESAS DE COMERCIALIZACIN
Compra de
Productos
Terminados
Almacn de
Productos
Terminados
Venta
Productos
Terminados
2.Control de Inventario
Es el dominio que se tiene sobre los
haberes o existencias pertenecientes a
una organizacin.
En la prctica el control de inventarios
(CI)1 no resulta tan fcil como su
definicin. Por s mismo el CI es un
sistema que est subordinado a otros
sistemas mayores que tienen como fin
ltimo operar para el logro de los
objetivos generales de toda la
organizacin.
3.SINTOMATOLOGIA DE LA AUSENCIA DE
PLANEACION Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS
1.- Departamento de ventas. (Bajo nivel de servicios a ventas).
2.- Departamento de produccin. (Falta de continuidad en los procesos productivos)
3.- Departamento de finanzas. (Sobre inversin en inventarios)
4. MEDICION DE LA PRESICION
1.- Exactitud en el Registro de Inventario:
IRA = 88/100 = 88%
SKU, cantidad, Ubicacin
2.- Error de Inventario:
Sistema: Prod. A:100 Prod.B:100
Fsico
Prod. A:50
Prod.B:150
Precisin Neta:
Prod. A: 100-50 = 50
Prod. B: 100-150 = -50
Neta: 0 => Enfoque Financiero
Precisin Absoluta:
Prod. A: 100-50 = 50
Prod. B: 100-150 = -50 = |50|
Absoluta: 100 => Enfoque nivel de Servicio
Module 1:
ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Uso de frmulas bsicas y condicionales (SI, SUMAR.SI,
CONTAR)
Bsqueda de valores en diferentes hojas con una nica
columna de datos comunes (BUSCARV,FILTROS)
Plantillas necesarias para el departamento de almacn
Validacin de datos y homogeneizacin
Clasificacin de los datos segn su importancia para el
departamento de almacn
Configuracin e impresin de los formularios y plantillas
Insertar comentarios
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Uso de frmulas bsicas y condicionales - 1/2
Qu son las frmulas de Excel?
Es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza
algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Partes de una Formula
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Uso de frmulas bsicas y condicionales - 2/2
Qu son las frmulas condicionales?
Es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza
algunos clculos y regresa un resultado segn la condicin aplicada que es
desplegado en la celda.
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Bsqueda de valores en diferentes hojas con una nica
columna de datos comunes (BUSCARV,FILTROS)
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Plantillas necesarias para el departamento de almacn 1/3
DOCUMENTACIN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN
RECEPCIN
EMISIN
Externa a la Empresa
- Albaran de entrada
- Nota de devolucin
de clientes.
Interna de la Empresa
- Nota de Ingreso.
- Copia del pedido del
cliente.
Del departamento
- Ficha de control de
existencias.
- Albaran de entrega.
- Nota de devolucin a
proveedores.
- Nota de Salida
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Plantillas necesarias para el departamento de almacn 2/3
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1- Recibimos del departamento de ventas y marketing copia del pedido
confirmado del cliente.
2- En caso de disponer de existencia del producto o productos, se
procede a la preparacin fsica del pedido y a la emisin del albarn
correspondiente, cuyo original se enva al cliente, una copia se enva a la
carpeta facturas por cobrar, y otra copia se guarda en nuestra carpeta
Albaranes emitidos.
3- En caso de no haber suficiente stock para cubrir las necesidades del
cliente, o en caso de que el stock llegue a estar por debajo de un
determinado nivel, se emite una solicitud de compra, que se enva
mediante una orden de pedido al departamento de compras.
4- A su vez, llegan al almacn los productos solicitados de nuestros
pedidos de los proveedores o acreedores, juntamente con el albarn de
entrada de la mercadera.
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Plantillas necesarias para el departamento de almacn 2/3
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
5- Se procede a su comprobacin y, si es correcto, se devuelve el
original firmado al proveedor, se enva una copia confirmada a la
carpeta Albaranes recibidos del departamento de compras, y una
copia a nuestra carpeta Albaranes recibidos. Se registra la entrada de
la mercanca en la correspondiente ficha de almacn o de control de
stock, y se archiva en nuestra carpeta Ficha de Almacenes
6- Si es necesario, se necesario las incidencias producidas en el albarn
se comunica mediante una nota interior al departamento de compras.
Se archiva una copia en nuestra carpeta recibidos.
7- En caso de recibir la orden, por parte del departamento de compras,
de devolver la mercanca, se emite una nota de devolucin de
mercancas.
8- Se anota la salida de mercanca en nuestra Hojas de control de
existencias.
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Validacin de datos y homogenizacin
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Clasificacin de los datos segn su importancia para el
departamento de almacn
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Configuracin e impresin de los formularios y plantillas
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Configuracin e impresin de los formularios y plantillas
MODULE 1: ELABORACIN DE FORMULAS Y PLANTILLAS
Insertar comentarios
Break
Module 2:
ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA FACILITAR SU
ANLISIS Y EL SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS DIARIAS DEL ALMACN
Importar bases de datos: datos de los distintos
departamentos, suministradores, transportistas.
Lista de datos vs. Autofiltro
Ordenar
Empleo de tablas y grficos dinmicos
Bsqueda de datos especficos: encontrar/reemplazar
Anlisis de datos
Importacin y consulta de datos externos
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Importar bases de datos: datos de los distintos
departamentos, suministradores, transportistas
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Lista de datos vs. Autofiltro
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Ordenar
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Empleo de tablas y grficos dinmicos
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Bsqueda de datos especficos: encontrar/reemplazar
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Anlisis de datos 1/2
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Anlisis de datos 2/2
MODULE 2: ESTRUCTURAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS PARA
Importacin y consulta de datos externos
Fn del 1er Da
Hasta maana
Module 3:
DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION DE
STOCKS
Establecer ABC de rotacin/ valor
Plantear "estrategia" desde almacn
Plantillas y evaluacin de stock cclicos
Pedidos bajo mnimos
Clculos de previsin y tendencias
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 1/6
La clase A que representa el 80% del valor del inventario y solo el 20% del
nmero de partidas existentes; La clase B que acumula el 15% del valor del
inventario y el 30% de las partidas y la clase C que en valor solo alcanza el 5%
pero en el porcentaje de partidas se eleva hasta el 50%.
El procedimiento de obtencin de una tabla de distribucin por valor ABC
requiere de tres datos: El cdigo o descripcin o identificacin del producto, El
costo unitario de cada artculo y su consumo anual o durante un periodo
determinado.
CLASIFICACIN
% EN VALOR
% EN PARTIDAS
80
20
15
30
50
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 2/6
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 3/6
EL 10% DE LOS ARTICULOS REPRESENTA EL 73% DE LA
INVERSION DE CAPITAL EN INVIERNO
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 4/6
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 5/6
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Establecer ABC de rotacin/ valor - 6/6
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Plantear "estrategia" desde almacn
Bedaux recomienda algunas estrategias modernas para una
adecuada gestin de stocks, que contribuya al logro de los
objetivos:
1. Racionalizar el nmero de almacenes. Cumplir los
requerimientos de servicios, teniendo en cuenta la valoracin
econmica (costo-beneficio).
2. Homogenizar y racionalizar referencias. Es importante unificar
productos, cambiar de M20 a M2S, centralizar referencias de
baja rotacin, y reducir el portafolio de productos. Se debe
analizar si con menos productos se alcanza el mismo nivel de
ventas
3. Planificar en funcin de la tipologa de la demanda. Tratar de
tener el producto en stock a nivel de semielaborado. Fabricar el
producto con base en previsiones, dar el acabado y el
packaging en el momento de la distribucin.
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Plantear "estrategia" desde almacn
4. Gestionar los inventarios de forma central/vendor
management inventory. Evitar el efecto ltigo en la
cadena, permite priorizar envos, mejorar el tiempo de
respuesta y ahorrar costos administrativos.
5. Minimizar lotes de produccin y distribucin. Lograr que
stos sean ms pequeos, disminuye el tamao del stock
y permiten manejar de una forma adecuada la carga.
6. Crear visibilidad en tiempo real. Conectar a los clientes,
proveedores y operadores logsticos mediante procesos
EDI. Contar con informacin de ventas, pedidos, stocks y
confirmacin de entregas en tiempo real y disponible para
todos los actores de la cadena.
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Plantillas y evaluacin de stock cclicos
Es el stock necesario para atender la demanda
normal de la empresa desde que recibimos un
pedido hasta que recibimos el siguiente.(Lead
time de aprovisionamiento).
Prod. A: una vez al mes
Prod. B: 2,3 o 4 veces al mes
Prod. C: 6, 8 o 12 veces al mes
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Pedidos bajo mnimos 1/5
Consiste en establecer niveles mximos y mnimos de inventario y
un periodo fijo de revisin de sus niveles. El inventario se revisa
solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el
mximo y la existencia total (cantidad existente ms cantidad en
trnsito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las
fechas de revisin cuando por una demanda anormalmente alta la
existencia llegue al punto mnimo antes de la revisin. En sistemas
automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se
calculan los puntos de revisin y el sistema avisa cual es el mejor
momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
El ejemplo que dimos anteriormente, es el ms bsico en el modelo
de demanda independiente, pero para su ms eficaz aplicacin
debe tenerse en cuenta una variable conocida como existencia de
seguridad o "colchn", la cual ser igual al punto mnimo de
inventario.
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Pedidos bajo mnimos 2/5
Pp
Tr
Cp
CM
Cm
EM
Em
CP
E
= Punto de pedido
= Tiempo de reposicin de inventario (en das)
= Consumo promedio (diario)
= Consumo mximo (diario)
= Consumo mnimo (diario)
= Existencia mxima
= Existencia mnima (o de seguridad)
= Cantidad de pedido
= Existencia actual
Pp
EM
Em
CP
= Cp x Tr + Em
= CM x Tr + Em
= Cm x T
= EM E
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Pedidos bajo mnimos 3/5
Queremos calcular los niveles ptimos de
inventario del refresco Sper-Cola, entonces
tenemos que el tiempo de reposicin (Tr), es
decir las veces que viene el camin a nuestra
empresa es de cada (05) cinco das, y que de
acuerdo a nuestra estadstica de venta anual, el
da de mayor consumo fue de 100 cajas; el de
menor consumo fue de 45 cajas y que en
promedio la venta diaria fue de 70 cajas, adems
en el momento de hacer estas consideraciones la
existencia en nuestro deposito era de 350 cajas.
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Pedidos bajo mnimos 4/5
Em = 45 x 5
=> Em = 225 cajas
EM = 100 x 5 + 225 => EM = 725 cajas
Pp = 70 x 5 +225
=> Pp = 575 cajas
CP = 725 350
=> CP = 375 cajas
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Pedidos bajo mnimos 5/5
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Clculos de previsin y tendencias 1/4
Conocer las previsiones del comportamiento de la
demanda de los productos, es un factor clave para
anticiparse a los movimientos del mercado y poder
anticiparnos a las acciones a tomar con cada una de las
referencias que manejamos en el almacn.
El xito de la cadena de suministro pasa por unas
buenas previsiones de demanda.
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Clculos de previsin y tendencias 2/4
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Clculos de previsin y tendencias 3/4
MODULE 3: DEFINICIN DE POLITICAS DE INVENTARIO Y GESTION
Clculos de previsin y tendencias 4/4
Break
Module 4:
CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos a partir de datos
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
ABC de referencia de rotacin en un almacn
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos a partir de datos
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos a partir de datos
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos a partir de datos
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos a partir de datos
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
Realizar grficos dinmicos, a partir de tablas dinmicas
MODULE 4: CMO ELABORAR GRAFICOS
ABC de referencia de rotacin en un almacn
Fn del 2do Da
Hasta maana
Module 5:
CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
MANEJAR GRANDES CANTIDADES DE INFORMACIN EN
EXCEL
Proteccin de datos: cmo proteger una celda, pestaa,
hoja...
Ocultar frmulas y hojas
Opciones de impresin, rangos, encabezados,
comentarios...
Check List para la optimizacin del uso de Excel
Trucos y consejos prcticos
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Proteccin de datos: cmo proteger una celda, hoja,
libro...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Proteccin de datos: cmo proteger una celda, hoja,
libro...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Proteccin de datos: cmo proteger una celda, hoja,
libro...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Ocultar frmulas y hojas - 1/4
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Ocultar frmulas y hojas - 2/4
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Ocultar frmulas y hojas - 3/4
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Ocultar frmulas y hojas - 4/4
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Ocultar frmulas y hojas
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Opciones de impresin, rangos, encabezados,
comentarios...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Opciones de impresin, rangos, encabezados,
comentarios...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Opciones de impresin, rangos, encabezados,
comentarios...
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Check List para la optimizacin del uso de Excel
MODULE 5: CONSEJOS PRACTICOS Y MEJORES TCNICAS PARA
Trucos y consejos prcticos
Copiar el valor de una celda superior
: CONTROL + J
Copiar el valor de la celda a la izquierda : CONTROL + D
Hoja nueva
: SHIF + F11
Salto de Lnea
: Alt +F11
Crear grafico
: F11
Copiar en una rango de celdas
: Ctrl + Enter
Tachado
: Ctrl + 5
Ocultar columna
: Ctrl + 0
Mostrar columna : Ctrl + Shift + 9
Ocultar fila
: Ctrl + 9
Mostrar columna : Ctrl + Shift + 8
Repetir la ultima instruccin
: F4
Break
Module 6:
UTILIZACIN de SOLVER para ejercicios de SIMULACIN
Durante este Mdulo se mostrar la utilizacin de la
funcin de Solver a travs del desarrollo de un caso
prctico de clculo del nmero de personas de un
almacn en funcin del nmero de movimientos de
palets
