Partes Importantes de la Carta Comercial

1. Membrete
2. Fecha
3. Datos del destinatario.
4. Asunto o Referencia.
5. Saludo
6. Texto de la carta
7. Despedida
8. Firma (rbrica a mano, nombre y ttulo del firmante)
Partes adicionales
Iniciales de Identificacin
Anexas o adjuntos
Copia
Nmero consecutivo de la carta
Segunda pgina
El Membrete
Identifica Ia oficina o empresa que enva el documento. Se escribe a una
pulgada del borde superior del papel (4 6 lneas verticales), y por lo regular
contiene: Nombre de la empresa, direccin, telfono, fax y correo electrnico.
En algunas ocasiones incluye un logotipo o smbolo publicitario.
Floristera las rosas
La Fecha
Contiene el nombre de la ciudad, departamento, estado o pas, y luego la
fecha de emisin del documento separados por una coma. Cuando se usa
papel membretado no es necesario incluir el lugar de procedencia, nicamente
se escribe la fecha.
Datos del destinatario
La direccin consta de varias lneas y se escriben a espacio sencillo.
Contiene el nombre completo de la persona a quien va dirigida la carta, el
cargo que ocupa el cargo en la empresa y la direccin.
Antes del nombre siempre debe usarse el tratamiento natural (Seor, Seora o
Seorita); o el tratamiento acadmico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, Profesor,
etc.)
Ejemplos de destinatarios
Seor
Jos Antonio Portillo
Gerente de Ventas
Almacn El Mundo Elegante
San Salvador
Licenciada
Irma Dinora Renderos
Gerente, Almacenes Simn
Sucursal Metrocentro
San Miguel

Asunto o Referencia
No todos todas las personas prefieren el uso de esta parte.
Sin embargo, muchas empresas lo conserva para facilitar el manejo de los
archivos y agilizar el trabajo de los ejecutivos. De all la brevedad y concisin
de esta lnea. Ejemplos:
Asunto: Oferta de fin de ao
Referencia: Su pedido 4369-99
El saludo
Es la frase de cortesa antes del texto de la carta. Generalmente va seguido de
dos puntos:
Un experto comunicador aconseja: Una carta debe parecerse al dilogo
amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de sbito en la calle:
Se saludan, conversan y se despiden.
Estimado seor:
Respetable seor Lpez:
Estimada seorita Arvalo:
Distinguido Doctor Torres:
Apreciada seorita Solano:
Excelentsimo Seor Presidente:
Su Santidad:
El texto de la carta
Puede ser un texto corto, mediano o largo.
Como deca el buen escritor P. Lombardi, Aperitivo, plato fuerte y postre; es
decir, la introduccin, el desarrollo del tema y la conclusin.
Debe escribirse a espacio sencillo, con excepcin de la carta muy corta, que se
escribe a doble espacio.
Reglas que rigen la escritura del texto
Tenga en cuenta las caractersticas vitales y complementarias, el buen
lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de correccin.
Se deja siempre doble espacio entre un prrafo y otro.
La despedida
En algunas ocasiones se usan palabras de cortesa, tales como: cordialmente,
sinceramente, atentamente,
Tambin pueden usarse las siguientes frases: Hasta otra ocasin, hasta pronto,
agradecer su respuesta, etc.
Firma
La persona responsable del mensaje expresado en el texto, debe estampar su
firma manuscrita. La firma incluye:
a)
Rbrica (encima del nombre, y generalmente manuscrita)
b)
Nombre del remitente.
c)
Cargo del remitente
Ejemplos de Firma

(Falta rbrica manuscrita)

Dinora Estela Ramrez
Gerente

Jos Sal Flores Gonzlez

Director

Iniciales de Identificacin
Anteriormente las iniciales identificaban a la persona que dictaba la carta y a la
persona que mecanografiaba la misma. As, si el jefe se llamaba Pedro Prez, y
la Secretaria Juana Lpez, stas se escriban:
PP:jl
PP/JL
PP-jl
Actualmente, es una parte que slo tiene razn de ser cuando varias personas
realizan el mismo trabajo.
Y en vista de que los jefes ya no dictan cartas, porque la secretaria debe poder
redactarlas, slo se usan las iniciales de la secretaria responsable del
documento.
Ejemplos: rm
lm
ei
va
P. Quijano
Reglas para la escritura de las iniciales
Las iniciales se escriben a dos espacios despus de la firma mecanografiada,
o del ttulo o cargo.
Las iniciales siempre se escriben en el margen izquierdo.
De las partes adicionales:
Anexo o adjunto: Se escribe cuando la carta va acompaada de otro
documento.
Ejemplos:
Anexo: tres catlogos.
Adjunto: un contrato.
El nmero consecutivo:
Se usa cuando se decide llevar numerados correlativamente los documentos.
Es til para identificacin rpida
Copia
En Amrica Latina, se acostumbra escribir la palabra Copia; en otros pases
se escribe la abreviatura c.c. para significar copia carbn.
Luego, despus de dos espacios se empiezan a escribir en orden jerrquico, los
nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del documento.
Ejemplos:
Copia: Seor Carlos Guerrero.
Copia: Director de Relaciones Pblicas,
Jefe del Departamento de Mercadeo y
Supervisor de Ventas
La Segunda Pgina

No siempre es recomendable usar una segunda pgina, pero cuando no hay

otra alternativa habr que hacer uso de este elemento, usando la siguiente
tcnica:
a) Utilice papel de igual calidad, tamao y color al de la primera pgina, pero
sin membrete.
b) Deje ocho interlneas desde el borde superior del papel, y coloque la lnea
de identificacin con los siguientes elementos:
Nombre del destinatario con el tratamiento.
Nmero de pgina
Fecha de la carta ( en este caso, puede ir abreviada)
Cdigo o No. Consecutivo de la correspondencia (si aparece registrado en la
primera pgina.
Recomendaciones:
Empiece a escribir a cuatro renglones de la lnea de identificacin.
Escriba en la segunda pgina por lo menos tres lneas del cuerpo de la carta
Si es necesaria una tercera pgina, debe aplicarse la misma tcnica. Ejemplo:
Sr. Oscar Merino
-217/07/12
Conclusin
La carta representa tanto a la persona que la escribe como a la empresa que la
enva.
Es importante seguir el orden correcto de las partes de la carta y entregar el
documento limpio y libre de errores.
Recuerda: la carta es un indicador del profesionalismo existente en la
empresa.
Espero que esta informacin recopilada sea de mucha utilidad. Y si es
necesario, sea adaptada de acuerdo a las normas de cada pas. (Kathy
Contreras de Flores).
PARTES IMPORTANTES DE LA CARTA EMPRESARIAL
1

Membrete: logo tipo de la institucin emisora

Cdigo: numeracin que utilizan algunas instituciones para este tipo de documento (no es
obligartorio). Ej. DC059/10 Departamento Comercial, nmero de carta y ao.

Lugar y fecha: del emisor de la carta. Ej. La Plata, 23 de octubre de 2010

Destinatario:
a Ttulo del destinatario. Ej. Licenciado, Doctor (no se abrevia)
b Nombre y apellidos en su orden natural
c Cargo
d Nombre de la empresa en maysculas
e Calle, nmero, piso
f
Cdigo postal, ciudad y pas
g NOTA: en el caso que la carta se dirija a una empresa sin especificacin de
persona se coloca Seores seguido del nombre de la empresa, en maysculas.
Ej. Seores MICROSOFT

NOTA 2: cuando se entrega por mensajero y no por correo se coloca, luego de los
datos del destinatario, la palara Presente.

Referencia: es el asunto de la carta que se puede adelantar, si se desea. Es una sntesis

redactada a modo de ttulo y precede a la introduccin de la carta. Se anunca con la
palabra Referencia seguida de dos puntos o su abreviatura, Ref.:

Introduccin: se especifica el objetivo de la carta. Ej. presentarse, agradecer, invitar, etc.

Cuerpo: se desarrolla el objetivo de la carta, se emiten ms detalles o informacin al

respecto.

Cierre: se remata el mensaje. Por ejemplo: se pide una reunin, se llama a la accin, etc. o
simplemente se resume el mensaje.

Saludo: se utiliza una frmula de despedida directa, simple y convencional. Ej. Sin otro
particular, saludo a Usted atentamente. La despedida debe guardar el mismo tono de
cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor.

10 Adjuntos: en el caso que se enve informacin adjunta, esto se aclara antes de la firma en
el margen izquierdo. Ej. Adj.: 1
11 Firma y aclaracin: debe colocarse unas lneas debajo de la ltima lnea del cuerpo de la
carta o de la indicacin de adjuntos, contra el margen derecho o izquierdo. La aclaracin
de la firma o sello deber llevar dos lneas: en la primera, el nombre completo precedido
por el ttulo, en el caso que existiera; en la segunda lnea, el cargo que desempea en la
empresa.
12 Copias: cuando la carta debe girarse con copias a otros destinatarios, cuya notificacin
resulte conveniente, se agregan las sigas C.C. seguidas del otro destinatario: Ej. C.C.:
Pablo Prez

PARTES IMPORTANTES DE LA CARTA DE PERMISO DE AUSENCIA

Notifica a tu jefe con antelacin. Si vas a solicitar un permiso para faltar al
trabajo, es importante que notifiques a tu jefe con anticipacin. Claro que, en
ciertas circunstancias, a veces no es posible hacerlo, como por ejemplo, si
algn ser querido muere inesperadamente. Sin embargo, si vas a notificar con
tiempo (por ejemplo, si quieres permiso para varias semanas o meses
despus), entonces procura redactar la carta cuanto antes para que tu jefe y
tus colegas puedan organizarse.[1] Una buena manera de notificarlo podra ser
conversar con tu jefe sobre tu posible permiso para faltar antes de entregarle
la solicitud de permiso escrita. De esta manera, la primera oracin puede hacer
referencia a la conversacin anterior y la solicitud no ser una sorpresa para tu
jefe.
Anuncio
S especfico con las fechas. Pon las fechas exactas que piensas ausentarte.
Procura no ser ambiguo con el periodo de tiempo que tienes que faltar. En
algunos casos, quiz no se puedas ser especfico con las fechas, pero si puedes
serlo, ayudars a tu jefe y colegas a organizarse para saber qu hacer con tu
trabajo en tu ausencia. Por eso, en la medida de lo posible, procura ser lo ms

especfico posible en tu carta con respecto a las fechas que tengas pensado
faltar al trabajo.
S transparente con tu jefe. S lo ms transparente posible con el motivo
por el cual necesites el permiso. No nos referimos a que debas revelar cada
detalle minsculo sobre el motivo de tu ausencia. En muchos casos, el
empleador puede no tener el derecho de saber ciertos detalles de tu vida
personal. Sin embargo, ser lo ms transparente y honesto con l sobre por qu
necesitas faltar minimizar la posibilidad de conflictos con la admistracin.
Indica cmo se realizar tu trabajo en tu ausencia. Tu carta debe incluir
que eres consciente de tus responsabilidades y que sabes que antes de que te
vayas, te gustara indicar la manera en que tu trabajo se cubrir durante tu
ausencia. Puedes incluir los detalles de cmo piensas dejar tu trabajo
encargado (por ejemplo, dejando notas detalladas a los miembros de tu equipo
sobre proyectos actuales que tienen que entregarse durante tu ausencia,
dejando tu informacin de contacto para que tus colegas puedan comunicarse
contigo en caso de emergencia).
Conoce el tipo de faltas a las que tienes derecho por ley. Ten presente
que, por ley, tienes derecho a ciertos tipos de faltas. Es importante diferenciar
las faltas otorgadas por ley y las que solo puede otorgarte tu empleador a
discrecin.
Por ejemplo, en EE. UU., segn la ley de permiso mdico y familiar (Family and
Medical Leave Act) hay un permiso con goce de sueldo de 12 semanas al ao
por nacimiento y cuidado de un beb o la adopcin de un nio. Averigua si
cumples los requisitos estipulados por esa ley: haber trabajado para el
empleador como mnimo 12 meses antes del comienzo del permiso y haber
trabajado por lo menos 1.250 horas en ese periodo de 12 meses. El empleador
tambin debe tener contratados por lo menos a 50 empleados en tu centro
laboral o en una ubicacin a 120 km (75 millas) de dicho centro. Adems, debe
ser un empleador cubierto segn los trminos de la ley.
Si vas a escribir una carta solicitando un permiso al que tienes derecho por ley,
puedes redactar la solicitud acorde a l. Por ejemplo: Como ambos sabemos,
por ley tengo el derecho a tomarme este permiso. Espero poder tomarme ese
tiempo entre (las fechas). De qu manera podemos arreglarlo de modo que la
productividad siga su curso?.[5] Adems, preguntarle al empleador por la
continuidad de la productividad le muestra tu preocupacin por su bienestar y
puede elevar tu prestigio en el centro laboral.
Si solicitas tiempo libre que por contracto no tiene que otorgrsete, cambia tu
tono para pedir disculpas por el inconveniente y promete resarcir el tiempo
perdido segn tus posibilidades.
Infrmale a tu jefe si tienes das acumulados de vacaciones o de permiso por
enfermedad.
Incluir esta informacin en la carta tambin dejar las cosas ms en claro para
la cadena de comando del departamento de recursos humanos, si tu jefe
decide negarte la solicitud y tienes que apelar la decisin.

Incluye ideas para delegar tu trabajo durante tu ausencia. Si bien es

muy probable que tu jefe tenga la palabra final sobre este punto, te
recomendamos darle sugerencias tiles sobre qu colegas seran los ms
capacitados para cubrir diversos aspectos de tu trabajo en tu ausencia. Sin
embargo, procura no dejar todo el peso sobre una sola persona, porque sera
injusto.
Escribe con un tono respetuoso. Sean cuales sean las circunstancias, es
importante que tu solicitud de permiso sea alturado. En otras palabras, debes
solicitar el permiso, no exigirlo, aunque por ley tengas derecho a l. Pedir bien
las cosas puede minimizar la confrontacin con la administracin.
PARTES IMPORTANTES DE LA CARTA DE SOLICITUD
1 El encabezamiento:
Se comienza con el tratamiento de la persona a quin se dirigen las solicitudes
seguido ms abajo de los datos personales de quin realiza la solicitud.
Nombre y apellidos, profesin, domicilioetc.

2 El cuerpo:
Aqu se debe comentar el motivo claro y extenso de lo que se est solicitando,
con todos los argumentos correctamente ordenados para que el receptor de la
carta capte las ideas lo mas fluidamente posible. Por norma general debe
contener un SOLICITA: y comenzar cada prrafo con un Que.
3 Peticin:
Se trata de un resumen de lo que se est solicitando. En ocasiones se utiliza la
palabra suplica: y se expone de forma resumida clara y concisa el punto
fuerte que se solicita.
4 Pie:
Frase de cortesa despidindose formalmente. Finalizar la carta con el nombre,
apellidos y la firma.
PARTES IMPORTANTRES DE LA CARTA DE RECOMENDACIN
1 Identificacin
2 Contexto
3 Recomendacin
4 Cierre
Asimismo deben aparecer los siguientes datos:
El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la recomendada
y la del que lo recomienda.
Una descripcin de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y
lugar).
Caractersticas positivas de la persona a recomendar dentro de su
entorno laboral.

 Caractersticas positivas de la persona a recomendar respecto a la persona

que le recomienda.
Informacin de contacto (Telfono, email) Quedando a disposicin de
la nueva empresa.
Identificacin:
Dirigida a la persona encargada de la seleccin del personal. Siempre es
importante conocer el nombre propio y su cargo de adopcin.
Seores Manuel Lpez y Adela Torres
Comisin de recursos humanos
Departamento de Marketing.
O bien:
Seor Don Rodrigo Daz
Director General de Mantenimiento de Aguas
Un consejo: Utilizar la direccin de contacto donde debemos enviar la carta y
usarla como cabecera de identificacin. Ah encontramos el nombre de la
persona encargada de seleccionar al personal as como la direccin.
El siguiente prrafo, el ms importante, debe identificar a la persona
recomendadora. Debe aparecer claramente el cargo y las credenciales de
quien recomienda,, su funcin acadmica pero sin caer en el error de parecer
demasiado sofisticado y sonar pedante:
Me llamo Salvador Gutirrez, Director comercial del departamento de
expediciones en PECOS Consulting S.A. Les escribo para recomendar al
seor..
O bien:
Mi nombre es Salvador Gutirrez, encargado de expediciones en PECOS S.A. y
me pongo en contacto con ustedes para apoyar la postulacin del seor.
Contexto:
En las siguientes lneas debe aparecer el trabajo o actividades desempeadas
por la persona recomendada siempre desde el punto de vista del
recomendador:
Coincid con el seor Manzano trabajando juntos en proyecto SIDRA ROJA
hace ya 5 aos. Dicho proyecto fue encargado por nuestro mejor cliente
SIDRAS DE COLORES S.L. Y fue el seor Manzano quien se encarg de
desarrollarlo y lanzarlo al mercado. Bajo sus directrices y junto con un equipo
de profesionales elegidos por el propio Manzano, se llev a cabo con
sobresalientes resultados.
A continuacin debemos exponer de forma clara y especfica y en trminos
positivos las caractersticas personales del personaje que recomendamos. No
conviene exagerar ni desmedirse en las formas. Buscaremos que encajen
dentro del perfil buscado por la nueva empresa:
El seor Manzano destaca por su gran capacidad de trabajar en equipo.
Domina varios idiomas y sabe integrarse con los equipos de los clientes
extranjeros. Estas cualidades le hacen ser una pieza clave dentro del mercado
de la exportacin.
Recomendacin:
Se trata de una frase de apoyo a la captacin de la persona en la nueva
empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser esta nueva insercin:

Estoy completamente seguro que el seor Manzano sabr trabajar con ustedes
de la misma forma y con la misma entrega que lo hizo para nosotros. No creo
equivocarme al recomendaros sin reservas a esta excelente persona. Rene
todas las calificaciones y experiencia para su puesto.
Cierre:
Por ltimo una despedida cordial invitando a solicitar informacin
complementaria o aclarar dudas que pudieran surgir:
Quedo a su entera disposicin para cualquier duda o informacin
complementaria que ustedes puedan requerir.
Atentamente
Firma
En Madrid, a 12 de Octubre de 2006