Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero
tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas
que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel,
pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el
total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han
pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos
de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo
reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora
por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para
crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a
resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes
sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el
reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran
muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer
desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se
explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en
Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es
un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje
solo lo intimidar desde un principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que
puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta
caracterstica de Excel que te har ms productivo.
Funcionamiento de las tablas dinmicas
Por Moiss Ortz el 1 de junio del 2011
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta
ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre
las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad
y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado.
Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas
de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar
en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las
columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y
resumidos en la tabla dinmica:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos
que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir
con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las
columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder
realizar un buen anlisis de la informacin.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo
con Excel para dejar claro el concepto.
Cmo crear una tabla dinmica
Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs
ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocar el campo Ventas.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y
sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar
tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la
informacin.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros
para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la
informacin que vez en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se
pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn
como columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la
tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.
Partes de una tabla dinmica
Por Moiss Ortz el 3 de junio del 2011
En los artculos anteriores hemos visto cmo funcionan las tablas dinmicas y
cmo crearlas en Excel. Ahora analizaremos con un poco ms de detalle cada una
de las partes que las conforman.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la
hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar
dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla
dinmica.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica
cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar
el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
