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Tabla de contenido
Qu es OneDrive? ....................................................................................................................... 3
Cmo puedo acceder a mi cuenta OneDrive para Empresa? ....................................................... 3
Diferencias entre OneDrive y OneDrive para Empresas ............................................................... 4
OneDrive para Empresa ................................................................................................................ 5
Principales Funcionalidades...................................................................................................... 5
Acceso mediante navegador Web ............................................................................................. 5
Cliente para Android, iOS y Windows Phone ........................................................................ 13
Cliente OneDrive para Empresas para MAC OS X ................................................................ 14
Entorno de OneDrive para empresas ........................................................................................... 15
Trabajar con documentos ............................................................................................................ 16
Crear archivos o carpetas ........................................................................................................ 16
Editar y visualizar archivos ..................................................................................................... 16
Eliminar archivos o carpetas .................................................................................................. 17
Renombrar archivos o carpetas ............................................................................................... 18
Subir/Sincronizar documentos ................................................................................................ 19
Compartir documentos ................................................................................................................ 20
Comparticin de archivos y carpetas ...................................................................................... 20
Compartir con usuarios externos ............................................................................................ 22
Papelera de reciclaje en OneDrive .............................................................................................. 24
Pasos para acceder a la papelera de Nivel I o de usuario final ............................................... 24
Pasos para acceder a la papelera de Nivel II ........................................................................... 25
Historial de Versiones ................................................................................................................. 26
Restaurar una versin anterior de un documento .................................................................... 26
Ver una versin anterior de un documento: ............................................................................ 27
Configurar el control de versiones de documentos ................................................................. 27
Alertas ......................................................................................................................................... 28
Establecer alertas en documentos para realizar el seguimiento de los cambios...................... 28
Capacidad de Almacenamiento ................................................................................................... 30
Lmites en el uso del cliente de sincronizacin de Windows de OneDrive ............................ 31
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Cliente OneDrive Para Empresas para Windows ..................................................................... 6
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Qu es OneDrive?
Es un servicio de almacenamiento online, similar a un disco duro adicional disponible para cualquier
dispositivo, y que proporciona las siguientes caractersticas:
Cmo puedo acceder a mi cuenta OneDrive para Empresa?
El servicio OneDrive para Empresa puede ser accedido a travs de:
1. Navegador Web. Desde los servicios informticos les aconsejamos utilizar esta
forma de acceso.
2. Cliente Windows de sincronizacin de escritorio de OneDrive para Empresa.
3. Aplicacin de OneDrive para Empresa para las siguientes plataformas: Android, iOS y
Windows Phone.
4. Cliente de escritorio de OneDrive para Empresa para Mac OS X
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Un solo lugar de trabajo para todos tus archivos de trabajo u ocio permitiendo su
almacenamiento, sincronizacin y comparticin de forma segura.
Trabajar e interaccionar ms fcilmente con otros usuarios porque permite la
colaboracin en tiempo real.
Cumplimiento con los principales estndares de seguridad con el propsito de
mantener protegidos los datos.
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Diferencias entre OneDrive y OneDrive para Empresas
OneDrive
Se trata de un servicio de almacenamiento gratuito de datos en la nube, que ofrece Microsoft,
pensado para almacenamiento personal, sin estar relacionado con el lugar de trabajo. Para acceder
al mismo solo es necesario registrarse en la web de OneDrive
Servicio profesional ofrecido por Microsoft integrado dentro de Microsoft Office 365. El acceso
precisa de unas credenciales asociadas a una suscripcin vlida de Office365 que incluya
OneDrive para Empresas. Esta versin es la que tenemos disponible en la UAH
Principales Diferencias entre OneDrive para Empresas y OneDrive:
1. OneDrive permite 15 GB gratis. OneDrive para Empresas ofrece 1 TB,
2. Por su naturaleza, en OneDrive el control de tipo y privilegios de los archivos
compartidos es responsabilidad de los usuarios, por el contrario, en OneDrive para
Empresas, es la organizacin mediante la gestin de permisos quien decide el nivel de
control que se debe aplicar a la informacin.
3. OneDrive no ofrece la posibilidad de tener una copia de seguridad de la informacin, en
cambio, la edicion profesional si proporciona una poltica de backup.
4. OneDrive para Empresas forma parte de Office 365, ofrece niveles de adicionales
productividad debido a su integracin con SharePoint e incluso con la red corporativa
Yammer.
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OneDrive para Empresas.
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OneDrive para Empresa
VIDEO: Qu es OneDrive para la Empresa?
Principales Funcionalidades
Almacenamiento online de archivos y carpetas
Comparticin de archivos con otros usuarios de la UAH e incluso externos
Historial de versiones: para mantener un control de las distintas versiones de cada
documento almacenado
Papelera de reciclaje: para poder recuperar ficheros borrados
Alertas: puedes configurar que se te enven correos electrnicos cuando alguien
modifique o cree documentos o carpetas compartidos
Acceso mediante navegador Web
Para poder acceder a OneDrive para Empresa a travs de un navegador Web slo necesita una
conexin a Internet. El acceso puede ser realizado utilizando un ordenador o un dispositivo mvil.
Si ste se efecta mediante dispositivo mvil, la vista de los archivos ser limitada.
Los navegadores soportados son los siguientes:
Internet Explorer 8 o versin superior.
Firefox ltima versin.
Safari ltima versin.
Chrome ltima versin.
Pasos para acceder OneDrive para Empresa
1. Introducir las credenciales de acceso a travs del explorador web
a. Ir a la direccin: https://correo.uah.es
b. Introducir tu cuenta de correo electrnico y contrasea.
2. Hacer clic en el Icono OneDrive, el cual nos redirige al servicio OneDrive para
Empresas.
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Cliente OneDrive Para Empresas para Windows
Despus de la instalacin de OneDrive para Empresa, ser creada una carpeta local (OneDrive
en Universidad de Alcal) en Windows Explorer de tal forma que si no disponemos de una
conexin de Internet, podemos almacenar los archivos en esta carpeta y en el instante de que
dispongamos de acceso a Internet sern sincronizados de forma automtica a tu librera de
OneDrive para Empresas en la nube.
a. Requerimientos Bsicos
Los requerimientos bsicos para la instalacin de OneDrive para Empresas en tu equipo o
notebook son las siguientes:
Sistema Operativo Windows 7 o 8.
.NET Framework 3.5, 4.0 o 4.5
Memoria (RAM): 1 gigabyte (GB).
Disco duro: 3,0 GB disponible.
Nota: Estos pasos no hay que realizarlos si se realiza la instalacin
directamente del paquete Office 2013.
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Instalacin del Cliente de Windows de OneDrive para Empresas
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b. Instalacin de OneDrive para Empresas
1. Ir a la direccin http://support.microsoft.com/kb/2903984
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2. Desplazarse en la pgina web hasta encontrar el instalador adecuado. En nuestro caso,
seleccionaremos el instalador de Espaol, y por ltimo la versin de 32 (x 86) o 64
bits (x 64) tal y como muestra la figura siguiente:
3. Clic para realizar la descarga.
4. Despus de que la descarga se complete, hacer doble clic en el archivo a ejecutar
dependiendo su sistema operativo.
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a. OneDrive para el negocio(anteriormente SkyDrive Pro) x 86
b. OneDrive para el negocio(anteriormente SkyDrive Pro) x 64
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6. En la siguiente pantalla de Bienvenida, pulsar siguiente:
7. A continuacin, seleccione la opcin de Usar Configuracin recomendada y
pulse el botn de Aceptar.
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5. Una vez ejecutado el instalador se muestra la imagen siguiente:
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9. Posteriormente debemos de pulsar el botn de Iniciar sesin
10. En el cuadro de dilogo siguiente especifique el correo electrnico:
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8. Esperar hasta que el video demo finalice y pulsar en siguiente:
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12. En la siguiente pantalla, elegir el aspecto de Office y pulsar siguiente.
13. El cuadro de dilogo siguiente de novedades se aconseja pulsar en No, gracias.
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14. Pulsar en el botn Hemos terminado con el fin de finalizar la instalacin del
cliente de sincronizacin de escritorio.
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11. Pulsar en el botn siguiente.
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15. En el siguiente paso, hay que sincronizar nuestro OneDrive para Empresas. Para ello,
seguimos los pasos siguientes:
d. Se abre una ventana y pulsamos Sincronizar ahora
e. Pulsamos Aceptar en la ventana Lanzar aplicacin.
Pulsamos en el botn sincronizar ahora
11
f.
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a. Ir a https://correo.uah.es especificando las credenciales de acceso (correo
electrnico y contrasea).
b. Hacer clic en OneDrive (explicado acceso navegador web).
c. Pulsar el link Sincronizar
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17. A continuacin, se mostrar el explorador de Windows con la ubicacin en donde
sean sincronizados:
12
18. Llegados a este punto, la instalacin del cliente de sincronizacin de Windows de
OneDrive para Empresas ha finalizado.
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16. Una vez finalizada la sincronizacin de escritorio, en la siguiente pantalla pulsar el
botn Mostrar los archivos para ver la sincronizacin de archivos y carpetas.
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Cliente para Android, iOS y Windows Phone
Despus de instalar la aplicacin de OneDrive para Empresas en tu mvil, ya es posible
administrar los archivos y carpetas personales y de trabajo.
Enlaces para descargar la aplicacin de OneDrive para Empresas de las distintas plataformas
soportadas:
Android.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive
IOS.
https://itunes.apple.com/ca/app/onedrive-formerly-skydrive/id477537958
13
Windows Phone.
http://www.windowsphone.com/en-ca/store/app/onedrive/ad543082-80ec-45bb-aa02ffe7f4182ba8
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Para ejecutar OneDrive para Empresas pulse en el icono
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Cliente OneDrive para Empresas para MAC OS X
Los clientes para Mac OS X permiten acceder a los datos y capetas que eres propietario pero no
a la informacin que han compartido contigo.
Puede descargar el cliente desde la siguiente URL:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=45519
Tambin es posible usar otros clientes desarrollados por terceras partes:
Cloud Commander Skydrive Edition
https://itunes.apple.com/es/app/cloud-commander-onedrive-edition/id724510907?mt=12
Beckfish Sync Client for OneDrive for Business
14
https://itunes.apple.com/us/app/beckfish-sync-client-for-onedrive/id943153531
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Existe un cliente de sincronizacin de escritorio para Mac OS X, que est todava en la fase de
pruebas pero que se puede usar para las funcionalidades bsicas. La versin mnima del sistema
operativo para poder instalarlo es la 10.9.5.
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Entorno de OneDrive para empresas
Al iniciar OneDrive para Empresas veremos creada una carpeta con el nombre Compartido
con todos los usuarios en la que cualquier documento en ella, ser compartida con todos los
usuarios del servicio. Esta carpeta se puede eliminar pero aconsejamos, ms que eliminarla,
hacer un uso eficiente de la misma.
La estuctura del servicio OneDrive es de la forma:
Documentos seguidos: es la ubicacin en donde se almacenan los documentos
compartidos que deseamos seguir, y que por tanto recibiremos notificacin de las
modificaciones realizadas por otros usuarios. Dichas notificaciones sern mostradas en
Suministro de noticias
Compartido conmigo: los archivos que otro usuraios compartan con nosotros aparecern
en esta carpeta. No ocupan epacio en mi nube solo en la de sus propietarios.
Carpetas del sitio: Los usuarios no tienen privilegios para poder crear sitios de
grupos. Solo para crear subsitios dentro de nuestro sitio.
Otras
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Papelera de reciclaje: Se comentar posteriormente en el apartado de
funcionalidades.
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Mis documentos: son ficheros creados por el usuario propietario del servicio, siendo l,
quin decide si son privados o compartidos con otros usuarios.
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Trabajar con documentos
Crear archivos o carpetas
Vea tambin como Agregar documentos a OneDrive para la Empresa
Editar y visualizar archivos
La edicin de archivos puede realizarse de dos formas:
PRIMERA FORMA
1. Hacer clic en el nombre del documento para visualizarlo.
2. Pulsar en MODIFICAR DOCUMENTO si es un archivo Word o en EDITAR
PRESENTACIN si es un PowerPoint.
4. Incidir que, si un documento es compartido, dos o ms usuarios pueden modificarlos.
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3. Los documentos pueden ser modificados utilizando la funcionalidad completa del Office, o
bien, realizndolo de forma Online con la utilidad de Microsoft.
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Hacer clic en nuevo y elegir el tipo de archivo o carpeta que deseamos crear.
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SEGUNDA FORMA
1. Hacer clic en que se encuentra al lado derecho del nombre del archivo.
Eliminar archivos o carpetas
4. Otra forma de modificar un documento sera seleccionndolo previamente (no pinchando
sobre el nombre), haciendo doble clic sobre el lado izquierdo del nombre y posteriormente
pulsando el botn de administrar. Se desplegar un men contextual con la opcin de
Eliminar como la muestra la figura anterior.
17
1. Hacer clic en que se encuentra al lado derecho del nombre del archivo que deseamos
eliminar.
2. Volver hacer clic en que se encuentra al lado de la opcin de SEGUIR del cuadro
de dilogo que se nos muestra.
3. Hacer clic en el men contextual y seleccionar la opcin Eliminar tal y como muestra la
figura.
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2. Hacer clic en EDITAR mostrndose la siguiente figura:
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Renombrar archivos o carpetas
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4. Otra forma de modificar un documento sera seleccionndolo previamente (no pinchando
sobre el nombre), haciendo doble clic sobre el lado izquierdo del nombre y posteriormente
pulsando el botn de administrar. Se desplegar un men contextual con la opcin de
Editar propiedades como la muestra la figura anterior.
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1. Hacer clic en que se encuentra al lado derecho del nombre del archivo que deseamos
renombrar.
2. Volver hacer clic en que se encuentra al lado de la opcin de SEGUIR del cuadro
de dilogo que se nos muestra.
3. Hacer clic en el men contextual y seleccionar la opcin Editar propiedades tal y como
muestra la figura.
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Subir/Sincronizar documentos
1. Para subir documentos pulse el botn
, posteriormente se mostrara el cuadro de
dilogo abrir con el propsito de elegir el documento a subir.
. Se mostrar el cuadro de
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3. Pulsar en Sincronizar ahora.
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2. Para sincronizar los archivos pulse el botn
dilogo siguiente:
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Compartir documentos
Comparticin de archivos y carpetas
Para
compartir
archivos
carpetas
debemos
de
seguir
los
pasos
siguientes:
2. Debemos especificar los usuarios con los que deseamos compartir el documento o carpeta.
Para ello, aadimos dichos usuarios en el campo Invitar a personas, especificando su
usuario o nombre (de la forma apellidos nombre). A continuacin, debemos indicar el tipo de
permiso que vamos a conceder sobre el archivo (Puede editar o Puede ver).
20
3. Por defecto la invitacin se enva por correo electrnico con el texto si lo deseamos. Adems,
y tambin por defecto, aparece la opcin de Requerir inicio de sesin marcado, por tanto
si activamos esta opcin el usuario con el que compartimos el archivo o carpeta requerir una
Cuenta de Microsoft o una Cuenta organizativa. Por el contrario, si no la activamos podr
acceder al recurso sin tener que autentificarse.
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1. Hacer clic en que se encuentra al lado derecho del nombre del archivo que deseamos
compartir.
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5. Si el recurso es compartido y pulsamos sobre su icono
, veremos los usuarios que tienen
acceso a l. Como propietarios podremos modificar sus permisos. Adems, podremos
compartirlo con ms usuarios en cualquier momento.
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4. La columna compartir nos informa del estado de un documento o carpeta, pudiendo ser
privado
o
compartido.
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Compartir con usuarios externos
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1. En el campo Invitar a personas especificaremos el correo electrnico de los
usuarios externos.
2. Desmarcar la opcin Requerir inicio de sesin.
3. Marcar la opcin Enviar una invitacin por correo electrnico.
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Existe la posibilidad de compartir documentos (no carpetas) con usuarios externos, es decir, con
usuarios que no pertenecen a la comunidad universitaria. Para ello, seguiremos los pasos
siguientes:
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5. Los archivos compartidos con usuarios externos pueden ser de dos tipos:
a. Documentos de Office: Son archivos que el usuario externo no puede
descargar pero si editar y visualizar de acuerdo con los privilegios
especificados por el propietario del mismo. Si se desea que puedan ser
descargados, deben de compartirse como un archivo Zip o Rar.
23
b. El resto de documentos y archivos sern descargados por el usuario externo
en su equipo.
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4. Una vez que hemos compartido un recurso con un usuario externo, tenemos acceso
al enlace pblico generado como vnculo de invitado. De la misma forma, podremos
deshabilitarlo en el momento que deseemos, teniendo en cuenta que para volver a
utilizarlo, debe de ser creado uno nuevo.
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Papelera de reciclaje en OneDrive
Si se borra el contenido de OneDrive para Empresas, es posible recuperarlo a travs de la
papelera de reciclaje. La papelera de reciclaje dispone de dos niveles o tipos de papeleras
Primer nivel, o papelera de reciclaje del usuario.
Segundo nivel, o papelera del administrador.
Pasos para acceder a la papelera de Nivel I o de usuario final
1. Hacer clic en Papelera de reciclaje situado en el panel de la izquierda tal y como
muestra la figura:
24
2. Una vez dentro de la papelera, se muestra tres posibles acciones:
a. Restaurar seleccin: Recupera los elementos eliminados
b. Eliminar seleccin: Enva dicho elemento a la papelera de segundo nivel.
c. Vaciar Papelera de Reciclaje: Enva todos los elementos de la papelera a la de
segundo nivel.
d. Papelera de reciclaje de la segunda etapa: Enlace que se encuentra al final
de la pgina da acceso a la papelera de segundo nivel.
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En ambos casos, el usuario puede acceder a los dos niveles de la papelera.
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Pasos para acceder a la papelera de Nivel II
1. Pulsar el link Papelera de reciclaje de la segunda etapa que se encuentra al final
de la pgina de papelera de reciclaje
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2. La siguiente figura muestra la papelera de nivel II, permitiendo dos posibles acciones:
a. Restaurar seleccin: Recupera los elementos eliminados
b. Eliminar seleccin: Elimina el elemento de forma definitiva.
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Historial de Versiones
Restaurar una versin anterior de un documento
1. Seleccione el documento cuya versin anterior desea restaurar.
2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones.
3. En el cuadro de dilogo Historial de versiones, abra el men desplegable de la versin
del documento que desea restaurar.
26
4. Haga clic en Restaurar.
5. En el mensaje de confirmacin, haga clic en Aceptar.
La versin del documento que seleccion se convierte en la versin actual. La versin
anterior actual se convierte en la versin anterior de la lista.
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Nos permite visualizar, restaurar o eliminar alguna versin anterior del recurso. Adems, nos
ofrece informacin de los usuarios que lo han editado y la fecha y hora de edicin como muestra
la figura
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Ver una versin anterior de un documento:
A veces, puede que simplemente desee ver una versin anterior de un documento. O es posible que
desee ver y comparar una versin anterior de un documento antes de restaurarla como versin actual.
El documento se abre en su aplicacin. Dependiendo del tipo de documento, puede ver opciones
para comparar las versiones de los documentos.
Configurar el control de versiones de documentos
27
Para configurar las opciones del control de versiones accedemos dentro de OneDrive a la pestaa
biblioteca y pulsamos sobre el icono.
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1. Seleccione el documento del que desea ver una versin anterior.
2. En la cinta de opciones, seleccione Archivos > Historial de versiones.
3. Seleccione el vnculo de la versin del documento que desea ver.
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SERVICIOS INFORMTICOS
Microinformtica y C.A.U.
Torre de Control - Campus
28871 Alcal de Henares (Madrid)
Telfonos: 91 885 5112
Fax: 91 885 5111
[email protected]
Alertas
Se pueden configurar alertas para distintos tipos de informacin con el objetivo de obtener datos
sobre los cambios que ms le interesen. Puede configurar una alerta para una lista, biblioteca,
carpeta, archivo o elemento de lista. Por ejemplo, puede configurar una alerta para una carpeta de
una biblioteca sin recibir alertas cuando se produzcan cambios en el resto de la biblioteca.
Establecer alertas en documentos para realizar el seguimiento de los cambios
Puede establecer una alerta en un documento con el fin de recibir una notificacin acerca de los
cambios realizados en el documento, incluso si se elimina. Puede especificar si desea recibir
alertas por correo electrnico o mensaje de texto y con qu frecuencia.
Para configurar una alerta:
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1. Seleccione el documento en la biblioteca.
2. Seleccione archivos > Enviarme alertas > Configurar alerta para este documento.
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Se pueden configurar alertas para distintos tipos de cambios (por ejemplo, todos los cambios o
solo aquellos que se producen en los archivos que haya creado).
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3. Seleccione las opciones que desee en el cuadro de dilogo Alerta de nuevo y, a
continuacin, seleccione Aceptar.
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Capacidad de Almacenamiento
Se dispone de 1 TB o 1024 GB de almacenamiento en nuestro espacio de la nube. Para verificarlo
deben de seguirse los pasos siguientes:
1. Hacer clic
icono de configuracin.
2. Posteriormente, elegir opcin de Configuracin del sitio.
3. Y por ltimo, hacer clic en la opcin Mtrica de almacenamiento.
Figura 1:
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Figura 2:
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Las figuras siguientes muestran el proceso descrito:
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Lmites en el uso del cliente de sincronizacin de Windows de OneDrive
Tamao de almacenamiento es 1 terabyte (TB).
El cliente de sincronizacin de Windows OneDrive para la Empresa puede sincronizar archivos
con un tamao mximo de 2 gigabytes (GB) cada uno.
El cliente de sincronizacin de Windows para OneDrive para la Empresa no sincroniza ninguno
de los siguientes elementos:
Archivos vacos.
Archivos desktop.ini, thumbs.db o ehthumbs.db.
Cualquier archivo con extensin .tmp o .ds_store, como file.tmp o file.ds_store.
Cualquier archivo que se encuentre abierto en una aplicacin, como un archivo .docx
que se encuentre abierto en Word.
Una carpeta con el nombre de "forms" que se encuentre en el nivel principal de una lista
o biblioteca.
Cualquier nombre de carpeta que comience con una tilde (~).
Ms informacin sobre el lmite en el uso del cliente de sincronizacin de Windows de OneDrive
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https://technet.microsoft.com/es-es/library/dn831884.aspx
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Cada usuario puede sincronizar hasta 20.000 elementos (carpetas y archivos) en su biblioteca de
OneDrive para la Empresa.
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