CAPITULO I

PROBLEMA DE INVESTIGACIN

1.1 CONTEXTUALIZACIN DEL PROBLEMA

1.1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Las instituciones de educacin media, tienen la misin de desarrollar la

capacidad fsica, intelectual, creadora y crtica del estudiante, respetando
su

identidad

personal

para

que

contribuya

activamente

la

transformacin moral, poltica, social, cultural y econmica del pas, as

como tambin como lo menciona el reglamento de educacin, que es el
de procurar el conocimiento, la defensa y el aprovechamiento ptimo de
los recursos del pas, razn por la cual dentro de las instituciones de
educacin media se cuenta con un sistema para el registro de las
transacciones diarias con los recursos pblicos que les son asignados.

El manejo contable y presupuestario dentro de una institucin cualquiera

que sea, debe ser realizado de manera tcnica, siguiendo las normas que
se han creado con ese fin. De manera especfica al hablar de las
Instituciones de Educacin media, se han dado cambios en el tratamiento
contable con las reformas del Ministerio de Finanzas entidad que rige a
estas instituciones.

La norma exige la aplicacin de los nuevos avances de la tecnologa al

ingresar y enviar la informacin a travs del Internet condicin que se

exige para la obtencin y ejecucin de los recursos a cada

establecimiento.

La mayor parte de los contadores de los establecimientos educativos de

la provincia de Imbabura, son de 40 aos en adelante, y su trabajo lo han
desarrollado de manera rutinaria al no haber existido anteriormente
mayores cambios dentro de su quehacer, resultando muy difcil para ellos
el tecnificarse con los nuevos mtodos y procedimientos requeridos en la
actualidad. Adems, la falta de apoyo por parte de las principales
autoridades para que se estimule el aprendizaje y puedan por sus propios
medios solventarse sin requerir como en la actualidad de personas ajenas
a las instituciones para poder desarrollar su trabajo profesional. A esto se
suma la falta de interrelacin y coordinacin entre el ente directivo y
financiero, mismas que dificultan en gran medida el que puedan
proyectarse hacia el logro de los objetivos y metas trazadas.

1.1.2. SITUACIN ACTUAL DEL PROBLEMA

En la actualidad, los profesionales contables han desarrollado sus

actividades

de

manera

aislada

adems

han

confeccionado

herramientas que les agilitan el procesamiento de la informacin tanto

contable presupuestaria por una parte y tcnica administrativa por otra,
que de una u otra forma contribuyen al desenvolvimiento de sus
funciones. Se ha hecho una actividad montona, en la cual no se utilizan
las herramientas como se las debera en perfecto acuerdo entre
autoridades del plantel y el departamento financiero, con la finalidad de
proyectar sus egresos de dinero adems de darse un manejo
presupuestario efectivo, sin que este se lo haga empricamente y ms an
al azar.

Al no tomarse en cuenta el problema que es palpable en las instituciones

que se menciona, seguirn dndose estas anomalas como es el

conocimiento parcializado, cada persona asimila a su manera, no existe

una unidad de criterios sobre el tema, con lo que se pretende proveer de
una fuente adicional de conocimiento tcnico, que contribuir a la
eficiencia en el desempeo de las actividades contables presupuestarias
y de su interrelacin entre los miembros del nivel directivo y asesor, es de
fundamental importancia para el logro de los objetivos propuestos dentro
de cualesquier institucin educativa.

En base al funcionamiento actual de las Instituciones de educacin media,

se desprende la necesidad de que se incorpore dentro de las instituciones
educativas, la filosofa de calidad en su manera de administrar sus
recursos. En una institucin educativa, la gestin presupuestaria,
contable y su rea administrativa, debe administrarse tcnicamente, en
armona con las normativas creadas con ese fin. Y especficamente
hablando de las instituciones de educacin media, notamos que se han
introducido modificaciones para el registro y procesamiento contable
mismas que son previstas por el Ministerio de Finanzas.

Quienes hacen parte de los departamentos financieros dentro de los

establecimientos educativos de la ciudad de Ibarra, desarrollan sus
funciones con la finalidad de satisfacer una tarea, una actividad, un
procedimiento mas no el de ejecutar procedimientos plasmados a travs
de una planificacin para conseguir un mejoramiento de la calidad en el
desarrollo de sus funciones. Resulta muy difcil para ellos el tecnificarse
con los nuevos mtodos y procedimientos requeridos en la actualidad,
resulta imprescindible el trabajo coordinado con las autoridades
estimulando el enriquecimiento de la gestin tanto administrativa como
financiera, propendiendo a la construccin y fortalecimiento de los canales
de comunicacin, minimizando el uso de asesora externa, evitando
realizar posibles inversiones adicionales de su ya corto presupuesto.

La informacin contable y presupuestaria, debera conducirse en perfecto

acuerdo con los directivos del plantel siendo as como se proyecte la
inversin de dinero en armona a su planificacin anual, obteniendo as un
manejo presupuestario efectivo y nunca ms hacerlo de de una manera
espontnea o incierta.

1.1.3. SITUACIN PROSPECTIVA

Con el desarrollo de un modelo administrativo financiero, se incrementar

la eficiencia en el desempeo del trabajo, minimizando el riesgo de
cometer errores, as como tambin que los conocimientos queden
centralizados, fortaleciendo as el aprendizaje de cmo usar tcnicamente
las cuentas contables, as como tambin las partidas presupuestarias
determinadas para los establecimientos educativos, a travs de lo cual
incidir positivamente en la calidad de gestin de los directivos del
establecimiento, demostrando que est encaminada en la senda hacia la
consecucin de la calidad, de sus objetivos y por ende los objetivos
trazados por del estado.

El modelo de administrativo financiero, contribuir adicionalmente al

fortalecimiento de todos quienes hacen la comunidad educativa, debido a
que al contar con informacin adecuada, en sus funciones, procesos, se
pueden efectuar aportes y es mas se den sugerencias de posibles
cambios o adecuaciones en el proceso hacia la consecucin de la calidad.

Con el devenir del tiempo, es de mucha importancia contribuir con el

manejo y gestin adecuada en los establecimientos educativos como
principales generadores de elementos a la sociedad que aporten para
lograr un pas con ms opciones de crecimiento y desarrollo.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En virtud del anlisis, la presente investigacin se desarroll en base al

siguiente problema:

Cules son las dificultades existentes en el proceso administrativo

contable y presupuestario de las Instituciones de educacin media? y
cmo implantar un modelo administrativo financiero para las instituciones
fiscales de educacin media de la ciudad de Ibarra en el ao 2010?.

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. OBJETIVO GENERAL

Crear un modelo administrativo financiero para mejorar la calidad del

servicio en las Instituciones fiscales de educacin media de la ciudad de
Ibarra provincia de Imbabura.

1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Realizar un diagnstico para identificar las principales debilidades

en el sistema contable presupuestario y sus efectos en la gestin
directiva,

Identificar y determinar los componentes bsicos necesarios que

debe tener un modelo administrativo financiero.

Disear un organigrama de la estructura institucional, delimitando

sus respectivas lneas jerrquicas y funciones para conseguir el
mejoramiento de los canales de comunicacin propendiendo a la
optimizacin del servicio que oferta

Incorporar procedimientos administrativos estandarizados dentro

del rea financiera, que sirva como mecanismo que aporte al
desarrollo de la calidad en los procesos institucionales.

Desarrollar un manual mediante el cual se visualice eficientemente

el uso y relacin de las partidas presupuestarias con su relacin
catlogo de cuentas como herramienta de apoyo al nivel directivo
para el desempeo de sus actividades

1.4. PREGUNTAS DIRECTRICES DE INVESTIGACIN

Las debilidades en el sistema contable presupuestario son de

orden tcnico y afectan a la gestin directiva?

Cules son los principales elementos que intervienen en la

metodologa

para

la

generacin

del

modelo

administrativo

financiero, que optimice el servicio que oferta?

Cmo fomentar las actitudes de compromiso en el personal para

el cumplimiento de su desempeo especfico y significativo?

Qu procedimientos administrativos deben formar parte para el

desarrollo de la calidad en los procesos institucionales?

Cules son los componentes del manual, que constituye una

herramienta de apoyo para el nivel directivo?

1.5. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

Las nuevas exigencias en la calidad de la educacin, los retos para el

futuro de los jvenes, dan el compromiso para poder realizar un estudio
pormenorizado del funcionamiento actual de las instituciones de

educacin media, cmo mejorar los procesos, servicios, relaciones,

aceptacin, superacin e interrelacin con todos y cada uno de quienes
forman parte de un establecimiento educativo secundario, ya que un
personal capacitado y sensibilizado, permitir fomentar el desarrollo de la
calidad de educacin que se imparte en las aulas, siendo una pieza
fundamental el rea financiera, no nicamente como

pagadores de

salarios, bienes, servicios, sino como entes asesores con compromiso de

superacin que apoyen la gestin y la tan valiosa labor desarrollada
dentro de un establecimiento educativo.

Adicionalmente, se ha podido observar que un gran nmero de

profesionales que laboran en los departamentos contables de las
instituciones de educacin media, no cuentan con el conocimiento
adecuado, con el que puedan sortear todas las nuevas reformas y
requerimientos que exige el Ministerio de Finanzas, ya que adems de
tener conocimientos contables se deber contar con el conocimiento de
sistemas informticos, tratamiento en sitios Web, funciones del personal
que labora dentro de la institucin, etc. es decir todas las reas que un
tcnico

contable

desenvolvimiento

requiere

como

administrativo

ente

asesor,

financiero

apoyando

institucional,

al

estas

actividades son fundamentales para el correcto desarrollo dentro de su

trabajo.

Frente a este problema, se ha visto la necesidad de contribuir a la

sociedad con el desarrollo de un modelo administrativo financiero que
represente el primer paso para generar cambios sustanciales en sus
actividades que como se puede observar los requerimientos son cada vez
mayores y exigentes, con lo que se pretender proporcionar una
herramienta vlida y actualizada que se construir con el propsito de
corroborar con el objetivo de nuestra Universidad que es Ciencia y la
Tcnica al Servicio del Pueblo.

El modelo administrativo financiero, se lo desarroll con el afn de

contribuir al desarrollo de las actividades administrativas y financieras del
plantel, el mismo que permite optimizar el uso y generacin de sus
recursos, aspecto importante en el crecimiento de una institucin.
Adems, segn los resultados que se obtienen y se obtendrn en el
proceso de la investigacin, as como tambin en la exposicin a
diferentes profesionales de los establecimientos de educacin media de la
ciudad de Ibarra, podemos deducir que tendr una amplia aceptacin por
el grado de inters demostrado al momento de presentarlo.

1.6. VIABILIDAD

Para la elaboracin de la presente investigacin, no existe impedimento

legal, mejor an las nuevas exigencias por mantenerse en constante
actualizacin con la finalidad de poder registrar y enviar la informacin
financiera conforme a los requerimientos exigidos por el Ministerio de
Finanzas, as como tambin con los lineamientos con el Ministerio de
Educacin, permite tener un mayor grado de aceptacin.

Tcnicamente es posible porque se cuenta con los conocimientos de

contabilidad y presupuestos as como tambin de auditora y si las
circunstancias lo ameritan se ha considerado la factibilidad de contar con
profesionales

asesores

en

determinado

momento

dentro

de

la

investigacin.

Se cuenta con la factibilidad administrativa, al contar con el apoyo de la

Institucin en la que laboro, al otorgar licencias y permisos para realizar la
investigacin.

Las autoridades de las Instituciones, entregaron todas las facilidades para

realizar la investigacin, adems impulsaron la realizacin del trabajo toda

vez que consideraron una herramienta que les permitir armonizar la

administracin de los recursos.

El costo a invertir dentro de la presente investigacin, ser financiado con

un prstamo en la Institucin en la cual laboro, con lo que se cubrir la
totalidad de los costos incurridos para su desarrollo.

Existe un factor impulsor favorable para la investigacin, ya que el

aspecto legal que norma dentro del rea financiera, es de obligatoria
utilizacin para todas las instituciones de instruccin media del sector
pblico. Con lo que contribuir para la ejecucin satisfactoria al contar con
el total inters de los profesionales a cargo de los departamentos
financieros

as

como

tambin

de

todos

quienes

componen

el

establecimiento educativo.

CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1. LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIN MEDIA FISCALES.

2.1.1. ANTECEDENTES.

Para iniciar se ver que el origen de los establecimientos educativos,

datan desde la poca de la formacin de la repblica, segn Uzctegui
(1975) escribi que la entidad estatal encargada de la organizacin del
sistema educativo era la Direccin General de Estudios, institucin de
origen bolivariano que se adapt a las necesidades del nuevo EstadoNacin. Tambin de aquella poca data la primera ley orgnica de
Instruccin Republicana. Hay que esperar al advenimiento del gobierno
del presidente Vicente Rocafuerte (1835-1839) para que se desarrollen
las primeras polticas educativas propiamente republicanas. En 1.836 a
travs de dos decretos de crucial importancia, Rocafuerte crea la
Direccin General de Instruccin e Inspeccin de Estudios para cada
provincia y el Decreto reglamentario de Instruccin Pblica. Excluyendo
los estudiantes universitarios que no pasaban de ochenta, en esos
momentos el pas contaba con 8 colegios (1 femenino) y 290 escuelas (30
femeninas), que en conjunto abarcaban una poblacin estudiantil de poco
ms de 13.000 estudiantes.

2.1.2. ORGANIZACIN

Segn Vctor Reinoso (1988), en su obra El proceso administrativo y su

aplicacin en las empresas, define a la organizacin como:

10

un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente

definido por medio de la planeacin. Organizar consiste en efectuar una
serie de actividades humanas, y despus de coordinarlas en tal forma que
el conjunto de las mismas acte como una sola, para logar un propsito
comn. (p. 546)

Los numerosos planes que afectan a una institucin, sea cual fuere su
tamao, requieren el desarrollo de una cantidad de actividades y, para
dirigir stas de una manera eficiente, es esencial alguna forma de
organizacin.

La organizacin ayuda a suministrar los medios para que los

administradores desempeen sus puestos. Las actividades que se
planean, ejecutan y controlan, necesitan integrarse para que estas
funciones administrativas puedan llevarse a cabo. Sin organizacin, los
administradores sencillamente no podrn ejercer su funcin.

Organizar trae como resultado una estructura que debe considerarse

como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al
modelo determinado por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo
lgico y relacin armnica. Los lineamientos generales de la organizacin
en una empresa o institucin, los suministra esa estructura, la cual
proporciona el marco dentro del cual la gente puede trabajar contenta y
productivamente. La estructura de organizacin es creada, mantenida y
adaptada por los dirigentes.

El proceso de organizacin como un todo o de cada una de las partes

consiste en:
Dividir el Trabajo a realizarse en tareas individuales
Definir las relaciones que se establecen entre las personas que
deben cumplir con dichas tareas.

11

Para que tenga xito este proceso, debe necesariamente establecerse un

sistema de comunicacin que permita impartir rdenes, as como tambin
que las personas sepan la relevancia de su trabajo y un sentimiento de
propiedad sobre la institucin, para facilitar informacin, que asuma con
inteligencia la importancia del valor de una interrelacin dinmica y
constructiva en todos los estamentos, esto redunda en la eficacia y en el
buen entendimiento de todos quienes conforman la misma.

Cuando nos comunicamos, estamos tratando de establecer algo en

comn con alguien, es decir se intenta compartir una informacin, una
idea una actitud, siendo, el lenguaje el medio principal de comunicacin.
Si entendemos que, en el sentido ms amplio, comunicacin es la
interrelacin a travs de las palabras, cartas o medios similares de
expresin de pensamientos y opiniones (DRAE. 2009). La transmisin de
informacin desde y hasta todos los niveles, se deduce que sin importar el
tamao de la Institucin, es elemental para su funcionamiento que estn
establecidos los canales adecuados para que la informacin fluya en las
direcciones adecuadas con rapidez y en forma clara y precisa.

La comunicacin significa intercambio de informacin, de pareceres, de

opiniones, de directrices, de sugerencias entre el Rector y los distintos
miembros del grupo que constituyen el establecimiento, incluso entre sta
y otros establecimientos personas y entidades ajenas a la misma, con las
cuales se relaciona. Es muy importante que la informacin fluya tanto de
arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba ya que ambos tipos de
comunicacin se complementan.

Comunicar es no solo transmitir una orden, sino asegurarse que la misma

se comprendi en su verdadero significado, es decir la persona que
ejecuta la accin ha de saber qu hacer, cmo ha de hacer y por qu.

12

Esto implica que la persona que da la orden debe tener en cuenta las
posibles dificultades y dems circunstancias que condicionan el
cumplimiento, y en qu forma ha de emitirla para que sea aceptada con la
mayor predisposicin. Para impartir la comunicacin es fundamental
utilizar la palabra y todo aquello con lo que se pueda conseguir un
entendimiento y una cooperacin voluntaria actitudes, gestos.

El representante de una institucin, a la vez, es autoridad y miembro del

grupo de personas que lo integran, es por eso que cuanto mejor sepa
relacionar ambos escenarios, mucho mejor ser y realizar su funcin,
con lo que se ver reflejado en el trabajo a l encomendados. Tenga en
cuenta que sus funciones incluyen el trato con las dems personas, las
cuales tienen sentimientos y emociones y que al ser comprendidas,
interpretadas y bien dirigidas mejorarn su actitud y rendimiento en el
trabajo.

Con una adecuada comunicacin ser fcil determinar el mayor o menor

rendimiento en cada uno de los departamentos que conforman la
Institucin; por este motivo estimule a los miembros del mismo el deseo
de comunicacin, con lo que se obtendr una conversacin con
intercambio de sugerencias y opiniones de forma espontnea y
beneficiosa, adems de que:
Cada uno de los miembros comprenda y entienda la informacin
necesaria

para

realizar

correctamente

las

funciones

encomendadas.
Todos sepan y entiendan a quines deben transmitir o solicitar
informacin sobre cuestiones especficas.
Todos comprendan la necesidad de cada una de las tareas que se
realizan.

13

 Todos tengan una motivacin para cumplir con las tareas fijadas y
cooperar con los dems.

Como consecuencia todos realizan sus tareas con una mayor dedicacin
y el rendimiento de todas las dependencias es evidentemente mayor.

Hay que dar una buena imagen a todas las personas que ingresan a la
institucin, con la finalidad de lograr confianza y colaboracin, no
obstante, no hay que confundir con publicidad, ya que lo que se pretende
es crear imagen, prestigio, confianza y voluntad de cooperacin.

Con la finalidad de obtener bases para crear canales de comunicacin, se

puede generalizar algunas reglas:

a) Saber Escuchar: La atencin prestada, permite conocer datos, hechos

fundamentales, as como lograr una mejor comprensin de los
problemas, dando a la persona la sensacin de que participa de la
solucin con lo que se logra captar mayor inters por lo que ha de
realizar.

b) Informar: Deber informar permanentemente a los miembros del

equipo de todos los asuntos que los afecten, as como tambin de
todos los proyectos, etc.

c) Estimular: Todos lo miembros deben sentirse libres para tratar los

problemas con las autoridades.

d) Participacin: Debe facilitarse a los interesados la oportunidad de

participar en las discusiones previas para que expongan sus criterios y
opiniones.

14

e) Confianza: Cuando se informa la verdad y se cumplen las promesas,

el directivo consigue una reputacin de seriedad y sinceridad, capaz
de inspirar confianza a los dems miembros del equipo.

2.1.3. ESTRUCTURA

Las Instituciones educativas, tienen autoridades y organismos, siendo las

Autoridades:
El Rector
El Vicerrector
El Inspector General
Y los organismos:
Consejo Directivo
Junta general de Directivos y Profesores
Junta de Profesores de Curso
Junta de Directores de rea
Junta de Profesores de rea
Consejo de Orientacin y Bienestar Estudiantil
Departamento de orientacin y Bienestar estudiantil
Secretara
Colectura
Servicios Generales; y
Unidades de Produccin.

Asimismo, de conformidad con lo que dice el Reglamento general de la

ley de Educacin en su Artculo 94.- Los establecimientos del nivel
medio, de acuerdo con sus posibilidades, podrn contar con otros
organismos, cuyos deberes y atribuciones se determinarn en el
reglamento interno del establecimiento.

15

2.2.

INFORMACIN

FINANCIERA

DENTRO

DE

LOS

ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS.

Dentro de la informacin financiera se puede identificar dos reas,

mismas que son:
El Presupuesto
La Contabilidad

2.2.1. EL PRESUPUESTO

Cuando se habla de presupuesto, viene la pregunta para qu

planificamos?, esto se respondera que una porcin considerable de las
dificultades financieras dentro de una Institucin, al parecer proceden de
la falta de planificacin, con lo que no queremos decir que los problemas
financieros pueden ser previstos mediante la presupuestacin, con lo que
podramos concluir que existen pocos fallos planificados, pero los no
planificados son innumerables.

Se podra definir al presupuesto diciendo que es el Esquema total del plan

de operaciones de una Institucin, para un periodo futuro, esto expresado
en trminos monetarios.

Dentro del estado ecuatoriano, se tiene como marco legal de referencia a

la Constitucin Poltica de la repblica, Ley orgnica de la contralora, y su
reglamento, Ley Orgnica de rgimen tributario interno y su reglamento,
Ley de presupuesto, entre otras, adems de normas complementarias de
carcter secundario constantes en los acuerdos ministeriales, emitidos
por el ente rector de la administracin financiera pblica.

Para poder visualizar de mejor manera las ventajas de contar con un

control del presupuesto, se presenta el siguiente grfico:

16

ESQUEMA N: 1

Fuente: Investigador 2010

2.2.1.1. CICLO PRESUPUESTARIO

El ciclo presupuestario, comprende la programacin, formulacin,

aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto
Institucional. En el esquema N.2 se visualiza el ciclo del presupuesto, de
donde la programacin y formulacin son el resultado de un conjunto de
actividades que realiza la institucin perteneciente al Gobierno en el
mbito de sus competencias, para elaborar el presupuesto institucional,
en funcin de la planificacin y las directrices presupuestarias.

17

ESQUEMA N: 2

Fuente: Ministerio de Finanzas

Elaboracin: Investigador

La elaboracin de los presupuestos, se hace en funcin a una visin de

un presupuesto por resultados. Ahora bien el presupuesto por resultados
(PPR), tiene caractersticas definidas como es:
Ambiente de presupuestacin por resultados.- Es un proceso que se
basa en la utilizacin de insumos, de productos cuyos efectos se
reflejan en los resultados.
Vinculacin Plan-Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento para
materializar la planificacin
Programas Presupuestarios.- Es la categora que permite vincular los
objetivos y metas operativas del plan con el presupuesto.

18

2.2.1.2. CONTROL INTERNO DEL AREA PRESUPUESTAL

La mxima autoridad es la persona encargada de disponer a los

responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los
controles que se aplicarn con la finalidad de asegurar el cumplimiento de
las fases que constituyen el ciclo presupuestario, en base de
disposiciones legales, sectoriales e institucionales, que regulan las
actividades del presupuesto para alcanzar los resultados previstos.

Los procedimientos de control interno necesarios a ser utilizados, con la

finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los
propsitos de transparencia y rendicin de cuentas, en conformidad con el
Acuerdo 039 -2009 de la Contralora General, son:

Control Previo al Compromiso.- Antes de tomar cualesquier decisin,

con el afn de precautelar la correcta administracin del talento
humano, financiero y materiales. Se verificar previamente que:
La operacin financiera est directamente relacionada con la
misin de la Institucin y con las actividades aprobadas en los
planes operativos anuales;
La operacin financiera tiene que reunir los requisitos legales, es
decir que no existan restricciones legales en materia del mismo;
Adems

deber

tener

la

partida

presupuestaria

su

correspondiente disponibilidad en fondos no comprometidos.

Control Previo al Devengado.- Antes de aceptar la obligacin o el

reconocimiento de un derecho, se verificar:

19

 La obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin

financiera, que haya cumplido con los requisitos expuestos
anteriormente, adems de que se haya registrado contablemente y
contenga la autorizacin respectiva, as como su exactitud
aritmtica y razonabilidad;
Que los bienes o servicios que se reciban guarden conformidad
plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura
o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e
informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda
correspondiente;
Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad
y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del
control previo al compromiso efectuado;
Diagnstico

evaluacin

preliminar

de

la

planificacin

programacin de los presupuestos de ingresos

La existencia de documentacin debidamente clasificada y
archivada que respalde los ingresos;
La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y
metodolgicos del ingreso;
La sujecin del hecho econmico que genera al ingreso a las
normas que rigen su proceso.

Control de la Evaluacin en la ejecucin del presupuesto por

resultados.- Es muy importante por cuanto determina sus resultados
mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros
que se ha obtenido. Podemos observar el comportamiento que han

20

tenido las partidas de ingreso como las de gasto adems del grado de
cumplimiento de las metas programadas, sobre la base del
presupuesto que se ha aprobado y del plan operativo anual
Institucional.

Ahora, el propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar

informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y
ejecucin de las actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo
planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el
presupuesto, para su correccin oportuna.

El o los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria,

comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los
totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades
permanezcan en los niveles de gasto y dentro de los plazos convenidos
contractualmente.

Se mantendr procedimientos de control sobre la evaluacin en cada ciclo

presupuestario, tales como:
Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo
Institucional, formulacin y aprobacin;
Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos;
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la
obligacin o devengado;
Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura,
liquidacin y seguimiento.

21

2.2.1.3. EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE DECISIN

La direccin debe hacer un esfuerzo consiente con miras a predecir el

desarrollo futuro de la institucin. Ese intento de conocer el futuro lleva
implcita la posibilidad de modificar e incidir en el mismo. Con lo expuesto,
podemos decir que facilitar la gestin de las autoridades del plantel en
beneficio del mismo.

ESQUEMA N: 3
EL PRESUPUESTO

Mejoramiento de Planificacin-Estimula la percepcin

Presupuesto

Ayuda a la Coordinacin - descubre desequilibrios

Facilita el Control - Utilizando los informes

Fuente: Pequea y Mediana Empresa (CENTRUM)

Elaboracin: Investigador

2.2.1.4. INFORMES EN EL AREA PRESUPUESTAL

a.- Cdula Presupuestaria de ingresos y su Auxiliar

Constituye

una

herramienta

que

sirve

para

llevar

un

detalle

pormenorizado de todos los movimientos que se realiza dentro de una

partida especfica. La mecnica de funcionamiento es de consignar el
valor inicial que ha sido aprobado en el presupuesto, ubicar una columna
para realizar posibles modificaciones o reformas y una nueva columna
para el valor resultante luego de haber hecho la reforma en incremento o
disminucin, otra columna para ubicar todos los valores que se vayan

22

devengando (comprometiendo) y por diferencia se obtendr el saldo por

devengar

El Auxiliar de esta cdula constituye un anexo que permite registrar

partida por partida con un mayor nmero de detalles los movimientos que
se han realizado por fecha, nmero de asiento contable, concepto que
origina el movimiento.

b.- Cdula Presupuestaria de Gastos y su auxiliar.

Como se acaba de ver dentro de la cdula presupuestaria de ingresos y

su auxiliar, es una herramienta que permite visualizar con mayor precisin
los saldos de cada una de las partidas de gastos. La mecnica de
funcionamiento es de consignar el valor inicial que ha sido aprobado en el
presupuesto, ubicar una columna para realizar posibles modificaciones o
reformas y una nueva columna para el valor resultante luego de haber
hecho la reforma en incremento o disminucin, otra columna para ubicar
todos los valores que se vayan devengando (comprometiendo) y por
diferencia obtendremos el saldo por devengar.

El Auxiliar de esta cdula constituye un anexo que permite registrar

partida por partida con un mayor nmero de detalles los movimientos que
se han realizado por fecha, nmero de asiento contable, concepto que
origina el movimiento.

c. Estado de Ejecucin Presupuestaria

Este estado permite tener informacin de los movimientos que se han

realizado presupuestariamente, tanto con las partidas de Ingresos como
de Gastos en un periodo determinado, se construye con los valores de las
diferentes cuentas contables agrupadas al nivel 1.

23

2.2.2.

LA

CONTABILIDAD

EN

LOS

ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS

Dentro de los establecimientos educativos, se emplea la contabilidad

gubernamental dada a travs de su sistema de gestin financiera Sigef, y
se la puede definir:
La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control
interno, tendr como finalidades establecer y mantener en cada institucin
del Estado un sistema especfico y nico de contabilidad y de informacin
gerencial que integre las operaciones financieras, presupuestarias,
patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de contabilidad
generalmente aceptados aplicables al sector pblico, y que satisfaga los
requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de
conformidad con las polticas y normas que al efecto expida el Ministerio
de

Economa

Finanzas,

el

que

haga

sus

veces.

(LEY

CONTRALORA 2009)

2.2.2.1. CARACTERSTICAS DE LA CONTABILIDAD

Las caractersticas de la contabilidad gubernamental que rige para los

establecimientos educativos, se observan dentro del registro oficial N.175
del mircoles 28 de Diciembre del 2005, las mismas que son:

Integrar las operaciones patrimoniales con las presupuestarias;

Es de aplicacin obligatoria en las entidades pblicas;

Utiliza

el

Catlogo

general

de

cuentas

el

Clasificador

Presupuestario de Ingresos y Gastos del sector Pblico;

Coadyuva a la determinacin de los costos incurridos en

actividades de produccin, inversin y programas;

24

Produce informacin financiera para la toma de decisiones en los

niveles internos de la administracin;

Los datos disponibles en sus cuentas de Activo, Pasivo,

Patrimonio, Ingresos y Gastos de Gestin, saldos y flujos,
proporcionan insumos para la produccin de las cuentas
nacionales y otros reportes financieros especializados, con la visin
del Manual de Estadsticas de las finanzas pblicas del Fondo
Monetario Internacional.

2.2.2.2. CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE

El control interno es un proceso integral que consta de los procedimientos

establecidos con la finalidad de asegurarse razonablemente para el logro
de los objetivos Institucionales, la proteccin de los recursos pblicos y el
de obtener registros financieros confiables.

Constituyen componentes del control Interno:

a. Ambiente de Control
b. La evaluacin de riesgos
c. Las actividades de control
d. Los sistemas de informacin y comunicacin
e. El Seguimiento

Ser la mxima autoridad dentro de una Institucin la que tiene la

responsabilidad de su establecimiento, mantenimiento, evaluacin;
solidariamente

con

los

dems

servidores

de

acuerdo

con

sus

competencias. Se deber tener una mayor atencin en las reas de

mayor impacto para la consecucin de los fines Institucionales.

25

Cabe anotar que las actividades de control se dan en toda la

organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones, se incluye las
acciones de: CONTROL, DETECCIN, PREVENCIN, ahora para que
las mismas puedan lograr la finalidad para las que se crearon y ser lo ms
efectivas, debern ser:
Apropiadas;
Funcionar consistentemente de acuerdo a un plan o a lo largo de
un periodo;
Estar relacionadas directamente con los objetivos que persigue la
Institucin.

Si bien es cierto se puede redactarlas, sin embargo, debe ser precedido

por un anlisis de costo/beneficio, es decir que el costo para el
establecimiento de un control, no supere el beneficio del cual se pueda
obtener, para segn ello determinar su conveniencia, si es o no viable y si
contribuye o no al logro de los objetivos.

2.2.2.3. EL CICLO CONTABLE

Dentro de los establecimientos educativos de nivel medio fiscales,

podemos visualizar al ciclo contable, a travs de la manera siguiente:

26

ESQUEMA N: 4
EL CICLO CONTABLE

Fuente: Investigador 2010

2.2.2.4. BALANCE SITUACIN INICIAL

La Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental indica que el

movimiento de apertura identifica el registro de los saldos de las cuentas
de Activos (los bienes que tenemos), Pasivo (las deudas u obligaciones
incurridas) y Patrimonio (lo que el estado posee en la Institucin), al inicio
de cada ejercicio fiscal.

Ahora bien, se puede hacer un Inventario de todo lo que se pose dentro

de una Institucin, veamos lo siguiente:
Cunto de dinero se tiene en la o las cuentas de la Institucin?
Dispone de dinero en efectivo la Institucin para gastos de la misma?
Cunto dinero se posee depositado a plazo fijo?
Se ha hecho adelantos de Dinero al personal?
Cunto dinero se tiene prestado y a quin?
Se dispone de bienes para consumo en la Oficina?

27

 Se tiene bienes disponibles y/o producidos para la venta?

Se ha hecho algn pago anticipado Ej. un seguro?
Se tiene un Terreno?
El Local donde Funciona la Institucin es Propio?
Se posee un Vehculo? Hace qu tiempo fue adquirido?
Existen Herramientas y/o maquinaria?
La Institucin, debe a :

Personal, Sueldos

Obligaciones patronales con el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social.

Impuestos y Retenciones al Servicio de Rentas Internas

Dueo del Local, Arriendos

Proveedores de Bienes o Prestadores de Servicios.

Existe alguna otra deuda de la Institucin o algo que est

pendiente o por resolverse?

El Patrimonio Gobierno Central, resulta de aplicar la diferencia resultante

entre el total del Activo y el total del Pasivo.
ESQUEMA N: 5
ECUACIN CONTABLE

ACTIVOS
BIENES Y DERECHOS

PASIVOS +
PATRIMONIO
FINANCIAMIENTOS

Fuente: Investigador 2010

2.2.2.5. EL DIARIO GENERAL INTEGRADO.

Es un instrumento que utilizan los contadores para registrar las

operaciones diarias de la Institucin y se lo desarrolla a travs del portal
Web del Ministerio de Finanzas.

28

2.2.2.5.1 AGRUPACIN DE LOS HECHOS ECONMICOS

Los hechos econmicos en el proceso de contabilizacin, sern

identificados, de conformidad a la siguiente clasificacin:

Movimientos De Apertura.- Identifica el registro de los saldos de

las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, al inicio de cada
ejercicio fiscal.

Financieros.- Identifica el registro de los hechos econmicos con

impacto inmediato o futuro en las disponibilidades monetarias; en
el proceso de contabilizacin es requisito bsico la concurrencia de
cuentas de Activos Operacionales o de Deuda Flotante.

Ajuste.- Identifica el registro de transacciones por ajustes

econmicos, Los ajustes originados en depreciaciones, correccin
monetaria, consumo de existencias, acumulacin de costos u otros
de igual naturaleza, que impliquen regulaciones, traspasos o
actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o Patrimonio, se
registrarn directamente en las cuentas que correspondan; los
ajustes no tendrn afectaciones presupuestarias,. En las cuentas
de los grupos de Activos Operacionales y de Deuda Flotante, no se
registrarn movimientos de ajuste.

Cierre.- Identifica el registro de los ajustes tcnicos especificados,

los movimientos contables de cierre de cuentas, excluyen para
efectos

de la generacin de reportes;

solamente estarn

destinados a determinar el resultado del ejercicio y a habilitar los

saldos a trasladarse al siguiente ejercicio.

29

2.2.2.6. EL LIBRO MAYOR GENERAL

Esta herramienta contable sirve para agrupar los movimientos de una

cuenta especfica y dar a conocer su saldo, una vez que se ha concluido
un periodo contable, es decir todos los ingresos, acumulaciones (dbitos)
y egresos, disminuciones (crditos) segn la naturaleza de la cuenta
contable que se est revisando.

Cuadro N: 1
NATURALEZA DE LAS CUENTAS CONTABLES
CUENTA

NATURALEZA

ACUMULA

DISMINUYE

ACTIVOS

DEUDORA

DEBE

HABER

PASIVOS

ACREEDORA

HABER

DEBE

PATRIMONIO

ACREEDORA

HABER

DEBE

INGRESOS

ACREEDORA

HABER

DEBE

COSTOS Y GASTOS

DEUDORA

DEBE

HABER

Fuente: Sistema de Administracin Financiera

Elaboracin: Investigador 2010

2.2.2.7. EL BALANCE GENERAL

Tambin llamado Estado de Situacin Financiera, comprende una

fotografa instantnea de la situacin financiera de una institucin, como
esta manejndose, cuanto posee la Institucin (activos), cuanto debe o
cul es el aporte de financiamiento externo (pasivos) y cuanto tiene de
aporte del Estado (Capital).

2.2.2.8. ESTADO DE RESULTADOS

Este Estado Financiero, tiene la finalidad de mostrar cules fueron los

ingresos y cuales fueron los gastos dentro de un periodo comprendido

30

(Fecha inicial y Fecha Final), con ello se sabr cul fue el resultado de la
operacin.

2.2.2.9. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Este Estado Financiero sirve para Visualizar las entradas y las salidas de
dinero en la institucin siendo estas Operacionales o de Inversin. Dando
como resultado Supervit/Dficit de Inversin.

2.2.2.10

PRINCIPIOS

DE

CONTABILIDAD

GENERALMENTE

ACEPTADOS EN INSTITUCIONES PBLICAS NO FINANCIERAS

a.- Medicin Econmica

En la contabilidad Gubernamental, sern registrados los recursos

materiales e inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus
variaciones, siempre que posean valor econmico para ser expresados en
trminos monetarios. Los hechos econmicos sern registrados en la
moneda de curso legal en el Ecuador.

Con

la

finalidad

de

aplicar

esta

Relativa.-

Los

norma,

se

observarn

dos

consideraciones:

Importancia

principios,

normas

procedimientos tcnicos para la operacin del Sistema de

Administracin Financiera se aplicarn con sentido prctico,
siempre y cuando no se distorsione la informacin contable y
presupuestaria institucional, sectorial o global.

Obligatoriedad

Del

Sistema

De

Administracin

Financiera.- La aplicacin del Sistema de Administracin

31

Financiera es obligatoria en el mbito de los organismos,

entidades, fondos o proyectos del Sector Pblico no
Financiero; la inobservancia de sus normas estar sujeta a las
sanciones previstas en la Ley.

b.- Igualdad Contable

En la Contabilidad Gubernamental sern registrados los hechos

econmicos sobre la base de la igualdad, entre los recursos disponibles y
sus fuentes de financiamiento, aplicando el mtodo de Partida Doble.

c.- Costo Histrico

En la Contabilidad Gubernamental los hechos econmicos sern

registrados al valor monetario pactado, ya sea ste el de adquisicin,
produccin, construccin o intercambio de los recursos y obligaciones.
Los bienes que se reciban en calidad de donaciones que no tengan un
valor establecido, sern valorados y registrados en la fecha que ocurran,
al precio estimado o de mercado. Tomando en cuenta que valor de
mercado es Valor obtenido de cotizaciones vigentes y como evidencia
ser la factura pro forma del proveedor.

d.- Devengado

En la Contabilidad Gubernamental los hechos econmicos sern

registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero,
como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones
ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento
de disposiciones legales o prcticas comerciales de general aceptacin.

32

e.- Realizacin
En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio sern
reconocidas cuando los hechos econmicos que las originen cumplan con
los requisitos legales o estn de acuerdo con la prctica comercial que es
de general aceptacin. En los hechos econmicos que presenten
opciones alternativas para su valuacin, se optar por aquella en que
exista menos probabilidad de sobre valorar o subvalorar las variaciones
en el patrimonio.

f.- Reexpresin Monetaria

En la Contabilidad Gubernamental sern registrados los resultados de la

aplicacin de mtodos sustentados en regulaciones legales, criterios
tcnicos, peritajes profesionales u otros procedimientos de general
aceptacin en la materia, que permitan expresar los activos, los pasivos,
el patrimonio y sus variaciones, lo ms cercano al valor actual al momento
de su determinacin.

g.- Consolidacin

La Contabilidad Gubernamental permitir obtener informacin financiera

consolidada, a diversos niveles de agregacin de datos, segn las
necesidades de la administracin o en funcin de requerimientos
especficos. La consolidacin de la informacin financiera se preparar a
nivel institucional, sectorial y global; presentar agregados de las cuentas
patrimoniales y de los resultados de gestin, as como de los informes
presupuestarios

producidos

por

los

entes

financieros

objeto

de

consolidacin. La estructura y contenido de los informes consolidados

sern fijados por el Ministerio de Finanzas y se la preparar a base de la
informacin financiera y presupuestaria que le proporcionarn los
dignatarios, funcionarios o servidores pblicos de las instituciones del
Sector Pblico no Financiero, en los plazos establecidos en la Ley. Con la

33

finalidad de obtener la informacin financiera, el Ministerio de Finanzas

pondr a disposicin de los responsables de la entrega de la informacin
financiera y presupuestaria institucional los instrumentos tcnicos e
informticos que le aseguren su oportuna y confiable disponibilidad.

2.3. TEORA DE MODELOS

Un modelo segn el diccionario de la real academia de la lengua dice que

es un Arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo,
tambin como lo expresa Shannon Robert (1998, p.15) en su libro
Simulacin de Sistemas sostiene que, es una representacin de un
objeto, sistema, o idea, de forma diferente a la de la identidad misma.

La conceptualizacin y el desarrollo de los modelos han tenido un papel

fundamental dentro del desarrollo de nuevas tecnologas o en el anlisis y
el estudio de sistema.

Elmaghraby (1968, p.97) en su libro El rol de la Planeacin, menciona

cinco principales usos de los modelos:
a) Una ayuda para el pensamiento
b) Una ayuda para la comunicacin
c) Para entrenamiento e instruccin
d) Una ayuda para la experimentacin.
A pesar de que existen diferentes formas de estudiar y plantear un
modelo, no se puede afirmar que exista una receta infalible, la cual
llevara a formular un buen modelo. El procedimiento por el cual el
investigador deduce su modelo se considera ms bien como un arte, los
que se quiere decir es que cada formulacin es un acontecimiento propio
y diferente.

34

En la formulacin de un modelo, el sentido comn, la intuicin juega un

papel importante, no sin tener consistencia con el planteamiento de los
datos de una manera objetiva, de tal forma que el modelo constituya lo
ms representativo de la realidad.
2.3.1. CLASIFICACIN DE LOS MODELOS
Sipper Daniel y Bulfin Robert (1998) en su libro Planeacin y control de la
Produccin, sostiene que los modelos se pueden clasificar en:
Los modelos icnicos son representaciones fsicas que generalmente
tienen una escala diferente al sistema que representan. Pueden ser
estticos o dinmicos. Un modelo arquitectnico puede ser un modelo
fsico esttico. Una planta piloto para estudiar un nuevo proceso
qumico puede ser un modelo fsico dinmico.

Los modelos analgicos son aquellos en los que una propiedad del
objeto real est representada por una propiedad sustituta, que por lo
general se comporta de manera similar. En algunas ocasiones, el
problema se resuelve en el estado anlogo y la respuesta se traslada
a las propiedades originales. Una grafica en la cual la distancia
representa las propiedades tales como el tiempo, edad, nmero, etc.
es un ejemplo de este tipo de modelo.

Los modelos simblicos o matemticos son aquellos donde se utiliza

un smbolo, en vez de un dispositivo fsico, para representar una
entidad. Por lo tanto, un modelo matemtico, podran usar smbolos
tales como X y Y para representar el volumen de produccin y el
costo, en vez de una escala medida o alguna entidad fsica. Pg.

75.

35

2.4. LA CALIDAD

La palabra calidad proviene de la etimologa latina quilitas, que significa

cualidad, manera de ser, propiedad de las cosas, el diccionario de la real
academia de la legua, seala: estado de una persona, naturaleza, edad y
dems circunstancias y condiciones que se requieren para un cargo o
dignidad. Michael Hitt en su libro Administracin estratgica nos da una
definicin de calidad: comprende el cumplimiento o la superacin de las
expectativas del cliente en los bienes y/o servicios que se ofrecen. A
partir de esa raz muchos autores han caracterizado y desarrollado este
concepto; por ejemplo, para algunos la calidad es una filosofa, otros la
definen como una tcnica y algunos mas la asocian a una forma de vida y
de pensamiento. El concepto de calidad con el tiempo se ha modificado
en base al enfoque desde el cual se analiza y el alcance que se desea, y
se ha podido clasificar en tres grandes grupos:

Calidad como conformidad: Se asocia a la calidad con el

cumplimiento de las expectativas de normas o especificaciones de
diseo bajo las cuales fue creado.

Calidad como diferenciacin: El enfoque est dispuesto en el

producto mismo y en las diferencias que tiene contra otros
productos similares, incluyendo la satisfaccin del cliente como un
factor importante.

Calidad como un fin: Abarca tanto la fabricacin del producto o

prestacin en el servicio, su desarrollo, diseo, manufactura y la
satisfaccin del cliente, defendiendo como cliente a todos los
individuos involucrados en el diseo, fabricacin y consumo del
producto; enfatizando que la satisfaccin del cliente se logra a
travs de las caractersticas de un producto o servicio y la
consecuente falta de deficiencias.

36

2.4.1. LA CALIDAD Y LAS ORGANIZACIONES

La calidad proporciona ventajas competitivas como la diferenciacin de un

producto o servicio desde su diseo, produccin, costo, distribucin,
comercializacin; ya que al mejorar la calidad del desarrollo, diseo y
prestacin del servicio, la productividad aumentar.

La aplicacin de un proceso de calidad en una organizacin significa que

la mano de obra, los materiales, la energa se reduzcan al mnimo posible,
no existe la necesidad de reprocesar o desechar el producto o servicio
mal hecho. Es decir se lleva a cabo un uso eficiente de la energa y no se
requiere de contratacin de personal adicional que solucione los daos
ocasionados por productos o servicios que no satisfagan al cliente,
tampoco se gasta en pago de sanciones por incumplimiento de normas o
leyes.

La aplicacin de un sistema de calidad no solamente va dirigido hacia la

fabricacin de un producto, sino tambin a la prestacin de servicios
como puede ser la mercadotecnia, la educacin, el turismo, etc. La
calidad genera mayor productividad dentro de una organizacin
cualesquiera que esta sea.

2.4.2. EVOLUCIN DEL CONCEPTO DE CALIDAD

Mario Gutirrez (1989, p.23) en su libro Administrar para la Calidad,

sostiene que, Cuando escuchamos la palabra calidad, por lo general,
pensamos en las caractersticas objetivas o subjetivas de un objeto o de
una situacin en particular. En ocasiones el vocablo calidad es sinnimo
de excelencia, de perfeccin, que a pesar de ser tan antiguo, ha tenido su
trascendencia en las diferentes pocas de su evolucin

37

Calidad en la poca artesanal.- Los que tenan que ver con la poca
preindustrial, el artesano pona todo su empeo en hacer lo mejor posible
cada una de sus obras.

Calidad en la poca Industrial.- El cambio de proceso de fabricacin trajo

consigo cambios en organizacin de la empresa, que se distinguen cuatro
etapas:

1. Mediante Inspeccin
2. Control Estadstico de calidad
3. El Aseguramiento de la Calidad, toma de conciencia por parte de
la administracin del papel que le corresponde.
4. Calidad como estrategia competitiva.

2.5. DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo es un diagrama, una representacin simblica de
un sistema o serie de procedimientos en que stos se muestran en
secuencia, muestra la divisin de responsabilidades, las fuentes y
distribucin de documentos, los tipos y ubicacin de los registros y
archivos contables WITTINGTON (2005 p.227).

Mediante estos diagramas se puede visualizar de mejor manera los

procedimientos y la interrelacin existente entre las diferentes autoridades
y funcionarios que laboran dentro de una institucin.

2.5.1. SIMBOLOGA DE MAYOR USO EN LOS DIAGRAMAS DE

FLUJO.

La simbologa mayormente utilizada, para la elaboracin de los diagramas

se presenta a continuacin:

38

CUADRO N. 2
SIMBOLOGA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
SMBOLO

DEFINICIN
Inicio Fin.- Este smbolo seala la partida y
la finalizacin del proceso o procedimiento.

Proceso.- Representa cualquier operacin,

tanto la realizada manualmente como la
realizada
mecnicamente
o
por
computadora.
Documento.Representa cualquier
documento generado; por ejemplo una
requisicin, solicitud de pago, cotizacin etc.

Documentos.- Utilizamos para describir

que un documento tiene varias copias o
para mostrar por separado el grupo de
documentos adjuntos.

Proceso manual.- Este smbolo utilizamos

para
sealar
cualquier
proceso
estrictamente manual.

No

Decisin.- Smbolo que utilizamos para

indicar alternativas ocasionadas por una
decisin afirmativa o negativa

39

CUADRO N. 3
SIMBOLOGA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
SMBOLO

DEFINICIN
Archivo.- Este smbolo representa al
archivo u otro medio de almacenar
documentos.

Cliente

Archivado
por fecha

Conector.- Salida o entrada de de otra

parte del diagrama de flujo. Sirve para evitar
que las lneas del diagrama de flujo se
crucen demasiado. Se los representa con
letras o nmeros.
Conector fuera de pgina.- Representa e
indica la fuente o el destino de lo que entra
en el diagrama de flujo o de lo que sale.

Anotacin.- Smbolo usado en los

comentarios
explicativos:
Ejemplo
secuencia de archivo (por fecha o por orden
alfabtico)

Lneas de Flujo.- Mismas que indican el

flujo direccional de las actividades o
procedimientos.

2.6. LOS ORGANIGRAMAS

Fleitman Jack en su libro Negocios Exitosos (2000), menciona que los

organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de

40

una empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la

posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de
autoridad y de asesora.

Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y muestran: la

divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de comunicacin, la naturaleza
lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de
empleados.

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma

importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales,
administrativas, polticas, etc., y que todos aquellos que participan en su
diseo y elaboracin deben conocer cules son los diferentes tipos de
organigramas.

2.6.1. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Enrique B. Franklin (2004) en su libro Organizacin de Empresas y
Rafael De Zuani (2003) en su libro Introduccin a la Administracin de
Organizaciones, comentan que la clasificacin de las organizaciones est
dada por:

1. Por su Naturaleza
Microadministrativos.-

Corresponden

Involucran

ms

una

sola

organizacin.

Macroadministrativos.-

de

una

organizacin.

41

Mesoadministrativos.-

Consideran

una

mas

organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo

especfico

2. Por su Finalidad
Informativo.- Los que se disean para que estn puestos a
disposicin de todo pblico, es decir como una informacin
accesible para personas no especializadas
Analtico.- Tiene la finalidad el anlisis de determinados
aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de
cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama
permite la ventaja la visin macro o global de la misma,
ejemplo: Anlisis de un presupuesto. Est destinado para
personas

especializadas

en

el

conocimiento

de

estos

instrumentos y sus aplicaciones.

Formal.- cuando representa el modelo formal o planificado de

una organizacin y cuenta con el instrumento escrito de
aprobacin.

Informal.- Se considera como tal, cuando representando su

modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito
de su aprobacin.

3. Por su mbito.

Generales.- Contienen informacin representativa de una

organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su
magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar
hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto
que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina.

42

Especficos.- Muestran en forman particular la estructura de

un rea de la organizacin.

4. Por su Contenido

Integrales.- Son representaciones grficas de todas las

unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones
de

jerarqua

dependencia.

Su

equivalencia

son

los

organigramas Generales.

Funcionales.- Incluyen las principales funciones que tienen

asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Es de
gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organizacin en forma general.

De puestos, plazas y unidades.- Indican las necesidades en

cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias
para cada unidad consignada, tambin se incluyen los nombres
de las personas que ocupan las plazas.

5. Por su presentacin Grfica

Verticales.- Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo
a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de
uso ms generalizado en la administracin por lo cual, los
manuales de organizacin recomienda su empleo.

Horizontales.- Despliegan las unidades de izquierda a derecha

y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas
horizontalmente.

43

Mixtos.- Este tipo de organigrama utiliza combinaciones

verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de
graficacin.

Se

recomienda

utilizarlos

en

el

caso

de

organizaciones con gran nmero de unidades en la base.

De Bloque.- Son una variante de los verticales y tienen la

particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en
espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Circulares.- La unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica

en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de
los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que
decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo,
o sea el ms extenso, indica el menor nivel de la jerarqua de
autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un
mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por
las lneas que unen las figuras.

2.7. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2.7.1. GENERALIDADES
Catcora Fernando (1999, p.97) en su libro Sistemas y procedimientos
contables comenta que toda empresa tiene la necesidad en algn
momento de documentar todo el trabajo que realizan los empleados. Para
llevar a cabo esta tarea, los gerentes disponen de herramientas
organizacionales denominadas manuales. La documentacin de una
empresa a travs de manuales tiene como objeto sistematizar las
relaciones entre los integrantes de una organizacin, instruir a los
empleados en distintas reas de la organizacin, servir de gua para los

44

empleados en la ejecucin de sus trabajos y por ltimo guiar en la

evaluacin de la eficiencia operacional.

A medida que el proceso se va desarrollando, la organizacin debe ver a

los manuales como una herramienta gerencial que ayudar en la
evaluacin, control y anlisis de la empresa en trminos de eficiencia
operacional para la optimizacin de los recursos.

2.7.2. UTILIZACIN E IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

Dentro del normal desenvolvimiento de las instituciones, existe la

posibilidad de que un empleado o funcionario se retire o sea despedido, lo
que ocasiona que el puesto no pueda ser cubierto de manera inmediata,
debido a no contar con personal que pueda entrenar o capacitar al posible
sucesor acerca de las funciones que debe realizar, esto es porque existe
un desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por el empleado
saliente.

Los manuales constituyen una herramienta de planificacin de los

recursos organizacionales ya sean materiales o humanos y representan
un medio de comunicar las decisiones administrativas de la entidad,
concernientes a administracin, polticas y procedimientos. Adems, la
existencia de los manuales fortalece el control interno, apoya a la
mitigacin del los riesgos operativos dentro de una institucin y conserva
un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos. En definitiva los manuales hacen parte del proceso de
mejoramiento continuo.

2.7.3. TIPOS DE MANUALES

REINOSO Vctor (1988) distingue dos grupos de tipos de manuales y

define de la siguiente manera:

45

1. Por su rea de aplicacin:

General.- Cuando abarcan a dos o ms organismos (manual de
organizacin de la empresa) o una o ms unidades administrativas
de una entidad (manual de contabilidad, compras, administracin
de personal).

Particular.- Cuando los manuales se refieren a la descripcin

especfica de la organizacin y procedimientos de trabajo de una
dependencia (manuales de una empresa, un Instituto) o de una de
sus unidades administrativas en particular (un departamento, una
oficina).

De puesto o Individual.- Cuando los manuales elaborados indican

las actividades a realizar por una persona en un puesto
determinado de la dependencia (un ingeniero, un mdico)

2. Por su contenido
Manuales de Polticas.- Son aquellos que dentro de un rea
determinan, sealan las normas que rigen el desempeo de una
funcin. Constituyen un medio de expresar las actitudes de los
directivos, respecto al funcionamiento de la entidad.

Manuales de Organizacin.- Expone con detalle la estructura de

la institucin y seala los puestos y la relacin que existe entre
ellos.

Explican

la

jerarqua,

los

grados

de

autoridad

responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la

dependencia. Generalmente incluyen organigramas, objetivos,
polticas, descripcin de funciones de cada unidad administrativa,
etc.

De procedimientos.- Contienen los objetivos del procedimiento, a

quines est dirigido, campo de aplicacin, normas que lo rigen,

46

descripcin de las operaciones, diagramas, formas, enunciado de

materiales y equipo que utiliza.

De contenido mltiple.- Comprenden a dos o mas manuales

mencionados con anterioridad. De este modo un manual de
organizacin que incluya un apartado de polticas de trabajo de la
institucin, su historia, su marco jurdico, etc. Ser un manual de
contenido mltiple.

2.7.4. PROCEDIMIENTO

El trmino procedimiento, trae a la mente una accin, un mtodo de

ejecutar algo o un modo formal de llevar a cabo tareas, para mostrar de
mejor manera se remitir a lo que menciona Harper Wm (1984) en su
libro Contabilidad de Empresas define al procedimiento como un acto,
mtodo o manera de proceder en algunos procesos, o en cierto curso de
accin.

Es la descripcin estandarizada y en mayor detalle de una

actividad u operacin, Son guas para la ejecucin permanente de una

misma tarea y que por sus caractersticas especiales, necesita de otras
explicaciones de cmo es hecho en la rutina diaria.

47

CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

3.1. DISEO DE LA INVESTIGACIN

El estudio es de corte transversal ya que se realiz en un momento

determinado evaluando los procesos y procedimientos para el anlisis del
funcionamiento contable presupuestario.

Se trata de un estudio no experimental ya que partimos de un modelo

descriptivo, por lo tanto hay que describirle y darle una solucin.

Tiene un enfoque ms cualitativo que cuantitativo, porque no va a

manejarse la estadstica inferencial, sino a base de estadgrafos
explicativos.

3.2. TIPOS DE INVESTIGACIN

Los tipos de investigacin que se aplic, fueron de corte mixto,

exploratorio, descriptivo, acompaado de una propuesta.

Fue un trabajo exploratorio ya que en el problema de investigacin se

extraen datos e informacin pertinente que permitan darnos un escenario
ms comprensivo. Fue descriptivo ya que se describen particularidades
de la situacin del problema identificando sus deficiencias, adems
propositiva, ya que permitir solucionar y solventar el problema.

48

Est en el paradigma mixto de investigacin ya que tiene elementos de

paradigmas positivistas y naturalistas, trabajamos con ciencia contextual,
identifica problemas y da las soluciones. Adems tiene un enfoque de tipo
cuantitativo y cualitativo y se sustenta en datos bibliogrficos porque se
llev a cabo un estudio con apoyo de documentos, libros, revistas y de
campo ya que se realizaron encuestas, entrevistas, en el lugar de los
hechos.

3.3. VARIABLES

Se analiz las variables que sustenta la investigacin que son de

componente mixto: Descriptivo y Propositivo. Se trata de variables
analticas que son:

DESCRIPTIVA: El proceso contable presupuestal, lo realiza el colector,

de manera aislada, con los lineamientos del Ministerio de Finanzas, sin la
existencia de un modelo de calidad contable presupuestario, afectando la
calidad de la informacin que se obtiene, centralizando las actividades y
desligando a las dems autoridades del plantel.

PROPOSITIVA: Propuesta Tcnica: El diseo del modelo administrativo

financiero para las Instituciones de Educacin media de la ciudad de
Ibarra, mejorar la calidad del servicio y los procedimientos e informacin
difundida, adems mejorar la gestin de las autoridades y el
empoderamiento de todos los estamentos de la Institucin.

49

3.4.- OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

Anlisis del proceso contable presupuestario.
Definicin Operacional

Dimensiones

Indicadores

* Identificacin de normas
principios que emplea
Principios, normas y
polticas

Indicador de Medicin

Activos
Pasivos
Patrimonio
Ingresos
Gastos

- Ingreso
- Gasto
- Inversin

Compras
Personal
Fiscal
Inversin
Otros

Pimaria
Secundaria
Tcnico
Superior

Antigedad

menor a 1 ao
1 a 5 aos
5 a 10 aos
10-20 aos
20- adelante

Satisfaccin Trabajo

Con su trabajo
Condiciones de Trabajo
Identificacin Institucin
Capacitacin Desarrollo
Medio Ambiente
Con su sueldo
Relaciones personales
Confianza Directivos
Competencia Directivos
Comunicacin
Evaluacin de Desempeo

Procedimientos

Es el conjunto de
principios, polticas y
Nivel Educativo

normas que permiten

Procesos
Administrativos

el adecuado y
eficiente manejo de
los recursos
Financieros de una
Institucin.

Sistema Contable

- Paquetes Informticos
- Hojas Electrnicas
- Manual

Planificacin

- Trimestral
- Semestral
- Anual

Proceso Contable y de
Presupuesto
Sistema Presupuestario

- Paquetes Informticos
- Hojas Electrnicas
- Manual

Coordinacin

- Directivos con rea contable

50

Modelo Administrativo Financiero para Instituciones de Educacin Media.

Definicin Operacional

Dimensiones

Indicadores

Organizacin Para la
Calidad

Orgnico Funcional

Indicador de Medicin
Contiene la estructura Orgnica,
Lneas Jerrquicas
Funciones de quienes hacen parte del
establecimiento educativo
Canales de comunicacin

Metodologa
organizacional que
estandariza los
procedimientos de
gestin y evaluacin
que se deben estructurar
para conducir la
Institucin hacia los fines
propuestos

Recepcin de
Ingresos

Metodologa

Procedimientos

- Informacin Bsica
- Procedimientos
- Flujograma

Adquisiciones

- Informacin Bsica
- Procedimientos
- Flujograma

Procedimiento de
Egresos

- Informacin Bsica
- Procedimientos
- Flujograma

Elaboracin de un Manual
para uso de las cuentas
Contables en Asociacin
de las Partidas
presupuestarias
asignadas al
establecimiento

-Catalogo general Presupuestario del

establecimiento
-Catlogo general de Cuentas del
establecimiento
-Asociacin Presupuesto - Cuentas
contables,
-Transacciones modelo

3.5. POBLACIN.

La

presente investigacin se la desarroll en todas las Instituciones

fiscales de Educacin media, de la Ciudad de Ibarra, provincia de

Imbabura, que constituyen el universo de la Investigacin.

51

Los actores que integran la poblacin son 115 y corresponden a los

integrantes del nivel Directivo y Colectores y Contadores (si lo hubiere), se
involucr directa e indirectamente a todos los actores implicados en el
tema de Investigacin, razn por la cual se aplic la tcnica del censo.

El sector donde est orientada la investigacin en forma especfica se

explica en el siguiente cuadro:

CANTON

IBARRA.-

Encontramos

11

Instituciones

Fiscales

Urbanas entre ellas estn:

CUADRO N: 4
POBLACIN
INSTITUCIN

A OBSERVAR

ATAHUALPA

YAHUARCOCHA

ITS. 17 DE JULIO

CIUDAD DE IBARRA

28 DE SEPTIEMBRE

VICTOR MANUEL PEAHERRERA

MARIANO SUAREZ VEINTIMILLA

VICTOR MANUEL GUZMAN

TEODORO GOMEZ DE LA TORRE

IBARRA

ELOY ALFARO

LINCOLN LARREA

Instituciones Fiscales del Sector Rural tenemos 8 y son:

VALLE DEL CHOTA

ZULETA

RUMIPAMBA

ISIDRO AYORA

52

CEM PARAMBAS

SALINAS

VICTOR MIDEROS

ITSAP DANIEL REYES

Fuente: Direccin de Educacin de Imbabura

Elaboracin: Investigador

Por cada una de las Instituciones de tom 6 Unidades de Investigacin

que estn integradas por:

Cuadro N: 5
NIVEL O AREA

TOTAL

El Rector

El Vicerrector

Miembros del Consejo Directivo

Colector

Contador*

1
TOTAL

* Si lo hubiere
Fuente: Reglamento General Ley de Educacin
Elaboracin: Investigador

3.6. MTODOS
Inductivo.- Este mtodo permiti llegar a conclusiones de carcter
general sobre la base del anlisis de la informacin descrita en
hechos, acontecimientos de carcter particular, mismo que tiene
mayor aplicabilidad o vigencia en el diagnstico y anlisis de los
impactos.
Deductivo.-

Ayud

para

obtener

la

particularizacin

determinacin de los elementos puntuales en el desarrollo del

trabajo de investigacin, sobre la base de conceptos generales,

53

reglamentos,

leyes,

paradigmas

que

nos

proporcionan

la

Contabilidad, el Presupuesto, la teora de modelos y todas las

reas tericamente fundamentadas.
Analtico.- Sobre la base de la descomposicin del todo en sus
partes, nos fue de mucha ayuda el anlisis realizado de aspectos
concretos de la investigacin que nos permite conocer, comprender
y aplicar.
Sinttico.- Luego de analizar los aspectos tericos, se pudo
realizar una sntesis explcita en el trabajo final de manera integral
facilitando el diseo tcnico de la propuesta a travs de la
redaccin de informes, flujo diagramacin de procesos e
identificacin de procedimientos entre los ms importantes en la
metodologa de modelos para obtener calidad en el proceso
contable presupuestario.
Estadstico Porcentuado.- utilizado para la recopilacin de
informacin, procesamiento e interpretacin de datos obtenidos a
travs de las encuestas.

3.7. TCNICAS E INSTRUMENTOS

La aplicacin de los mtodos de investigacin se desarrollaron con el

apoyo de tcnicas como:
Encuesta.- Esta tcnica se desarroll en el diagnstico y fue
dirigida al personal Administrativo, Directivo, que directa e
indirectamente participan en el proceso de elaboracin, aprobacin
y entrega de informes contables presupuestarios para el buen
funcionamiento del Establecimiento.

54

La organizacin de las encuestas se focaliz en dos grupos que se

categoriz en: Rector y Consejo Directivo,

Colectores y

contadores.
Observacin.- Constituye una de las tcnicas que se utiliz para
identificar los procesos y procedimientos en el desarrollo de la
tesis, de tal manera que se pudo determinar, analizar y evaluar
todos los aspectos ms representativos de nuestra investigacin.
Bibliogrfica.- A travs de libros, manuales, revistas, pginas
Web,

documentos,

relacionados

con

la

contabilidad,

el

presupuesto, administracin estratgica, anlisis de impactos, etc.,

de los cuales se analiz lo que mantenan informacin actualizada.

La poblacin Informante fueron categorizadas, para lo cual se elabor dos

tipos de encuestas dirigidas a: Colectores y contadores (si los hubiere) de
las Instituciones de Educacin media de la ciudad de Ibarra, al. Rector y
miembros del Consejo Directivo de los mismos establecimientos.

Las preguntas de investigacin se aplicaron en la unidad de anlisis, las

variables utilizadas son de tipo cualicuantitativas porque miden atributos
cualidades y cantidades, poseen complejidad ya que miden aspectos en
escalas nominales, ordinales y racionales, por el valor otorgado segn la
realidad por el orden, de los datos por las frecuencias y porcentajes
respectivamente.

Se realiz la recopilacin de informacin procesamiento e interpretacin

de datos relacionados con la investigacin.

Se efectu la observacin directa del proceso de elaboracin y

generacin de los informes contables presupuestarios y la relacin con el

55

nivel directivo, adems se encontr aspectos de valiosos que sirvieron de

base en la metodologa para el desarrollo de sus funciones.

3.8. PROCESO DE LA INVESTIGACIN PARA OBTENER LOS

RESULTADOS.

La poblacin informante fue categorizada, para lo cual se procedi a

elaborar dos tipos de encuestas dirigidas a: Directivos y nivel asesor y a
los contadores y/o colectores de los establecimientos educativos.

Las preguntas de investigacin se aplicaron en la unidad de anlisis, las

variables son de tipo cualicuantitativas porque miden atributos, cualidades
y cantidades; son complejas ya que miden aspectos en escalas
nominales, ordinales y racionales, por el valor otorgado segn la realidad
por el orden de los datos por las frecuencias y porcentajes
respectivamente.

Se realiz la recopilacin de informacin, procesamiento e interpretacin

de datos relacionados con la investigacin.

Se

efectu

la

observacin

directa

del

funcionamiento

en

los

establecimientos educativos, por parte del personal Directivo, financiero y

docente, se verific la forma de toma de decisiones, adems se encontr
aspectos de inters que sirvieron de base para la construccin del
esquema propositivo.

3.9. PROCESO PARA CONSTRUIR LA PROPUESTA

En tanto para la realizacin de la propuesta, se consider las opiniones de

los funcionarios y expertos de los establecimientos educativos de la
ciudad de Ibarra, que fueron emitidas durante el desarrollo del informe, se
cont adicionalmente con criterios de profesionales particulares que

56

dominan el tema, as como los principales hallazgos determinados en el

diagnstico, tomando en consideracin las bases tericas existentes y
experiencia personal del investigador que permiten determinar los
lineamientos para la problemtica investigada y definir su valor prctico.
Adems se agrup todos los aspectos importantes e inherentes al tema
propuesto tomando en cuenta los requerimientos y normas tcnicas
apropiadas del Instituto de Postgrado de la Universidad Tcnica del Norte.

3.10. VALOR PRCTICO

Se realiz este modelo administrativo financiero, como aporte a los

establecimientos de educacin media de la ciudad de Ibarra, el mismo
que permitir una administracin eficiente del dinero asignado para el
desarrollo de las actividades educativas dentro del plantel educativo el
mismo que incide positivamente en la consecucin de la calidad y por
ende del crecimiento de la Institucin.

Si bien es cierto, existen normas y procedimientos que delimitan las

actividades de los profesionales contables dentro de los establecimientos
de educacin media, en nuestro medio no existen textos editados que
traten sobre el tema investigado, a pesar de la inmensa importancia en los
establecimientos educativos.

La aplicacin de los modelos administrativos financiero, continan siendo

un material abstracto en la mayora de los establecimientos educativos, al
momento de la creacin del mismo contribuir al anlisis, determinacin y
ejecucin de los presupuestos asignados de una manera eficiente y
efectiva.

57

CAPTULO IV.
ANLISIS, INTERPRETACIN Y DISCUSIN DE LOS RESULTADOS
DE LA INVESTIGACIN.

4.1.- EXPLICACIN PREVIA.

En el proceso de investigacin se realiz dos modelos de encuestas, de

las cuales el primer modelo (anexo A) se realizaron noventa encuestas, y
se dirigi a los directivos, miembros del Consejo Directivo de los planteles
de educacin media fiscales de la ciudad de Ibarra, de entre las preguntas
que se formularon se solicit informacin sobre: Niveles de conocimiento
de rea presupuestaria de su establecimiento, existencia de una gua que
permita apoyar el proceso de obtencin de la calidad, grado de
participacin con los miembros del establecimiento, lneas que deber
contener los modelos para la calidad propuestos, entre otras.

En el segundo caso (anexo B) se efectuaron veinte y cinco encuestas

dirigidas a los responsables del rea financiera, los mismos que cuentan
con la informacin presupuestaria, adems de sus perspectivas
econmicas para el plantel. Dentro de las encuestas se desarrollaron
preguntas que tienen referencia sobre: conocimiento, capacitacin,
elementos que ayuden al logro de la calidad,

coordinacin tcnica,

grados de participacin, existencia de una gua y su grado de importancia,

entre los ms importantes.

Adicionalmente de desarroll observaciones directas (anexo C) sobre:

existencia

de

procesos

contables

presupuestarios,

Mtodos

de

58

planificacin presupuestaria, periodicidad en los reportes, orgnicos

estructurales, funcionales, reglamentaciones o normativas que rigen el
rea contable.

Los datos obtenidos fueron procesados mediante utilitarios informticos,

determinando la frecuencia para cada tipo de pregunta y su porcentaje
respectivo, dividiendo la frecuencia para el total de encuestados.

Los resultados se presentan en cuadros detallados, con su respectivo

anlisis debidamente identificados y numerados. La discusin de
resultados se realiz considerando la informacin terica, datos de campo
y experiencia, los datos se cotejaron con las preguntas de investigacin
formulando conclusiones y recomendaciones.

4.2.-

PROCESAMIENTO,

ANLISIS,

INTERPRETACIN

DE

RESULTADOS.

4.2.1. TABULACIN Y ANLISIS DE LA ENCUESTA DIRIGIDA A LOS

CONTADORES DE LOS PLANTELES DE EDUCACIN MEDIA.

PREGUNTA N 1. Cules fueron sus principales inconvenientes que

encontr al asumir sus funciones?

Cuadro N 6
ALTERNATIVAS

Fa

Con Documentacin

16.00

Con Directivos

20.00

Con Informacin

10

19

40.00

Ninguno

25

24.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

59

ANLISIS:
El 40% de la poblacin contable encuestada, tuvieron inconvenientes con
la informacin existente dentro del Plantel, mientras el 20% lo tuvo con
sus directivos. Lo que significa que existe una centralizacin de
conocimientos en la persona encargada del rea financiera, lo que genera
riesgos en caso de que existan cambios dentro del mismo.

PREGUNTA N 2. Cree usted que es suficiente la informacin difundida

para el ejercicio de sus funciones y el buen funcionamiento de su
Institucin?

Cuadro N 7
ALTERNATIVAS

fa

Muy Suficiente

20.00

Suficiente

16

21

64.00

Insuficiente

25

16.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Se aprecia que la informacin disponible es parcialmente suficiente como
lo asegura un gran nmero de encuestados, con lo que se demuestra que
existen bases para fortalecer el conocimiento de los procedimientos
dentro del rea financiera y poder documentarlos.

PREGUNTA N 3. Qu elementos cree pertinentes se deben profundizar

para que sus actividades se encaminen a lograr la calidad?

Cuadro N 8
ALTERNATIVAS

Fa

Contables

24.00

60

Orgnico Funcionales

13

19

52.00

Presupuestarios

20

4.00

Informticos

24

16.00

Ninguno

25

4.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Se puede observar que la mayora de la poblacin encuestada tienen
mucha aceptacin en que se profundice el tema de la estructura orgnica
y funcional, esto se debe a que existe un desconocimiento cierto de los
canales de comunicacin, niveles jerrquicos y las funciones que tiene a
cargo cada uno de los integrantes de la institucin, mismas que deben
conocerlas a profundidad a travs de un manual de funciones.

PREGUNTA N 4. Qu mecanismo cree sea el mas apropiado para

evitar la falta de informacin dentro del personal, que permita la inclusin
y empoderamiento de su Institucin?
Cuadro N 9
ALTERNATIVAS

fa

Inclusin

20.00

11

16

44.00

Participativo

25

36.00

Total

25

Canales

de

Comunicacin

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Segn el cuadro expuesto, observamos que el 44% de la poblacin
asevera que para conseguir que se mejore la falta de informacin, se

61

deben habilitar y/o mejorar los canales de comunicacin, esto se debe a

que no existe un conocimiento adecuado de su estructura orgnica en
donde se visualice con claridad los canales de comunicacin as como
sus niveles jerrquicos, adems de que al conocer adecuadamente sus
funciones permite que se logre mejorar el empoderamiento hacia la
institucin y a su vez generar calidad en el servicio.

PREGUNTA N 5. Existe coordinacin tcnica entre las autoridades del

establecimiento y su departamento?

Cuadro N 10
ALTERNATIVAS

fa

Muy Frecuentemente

20.00

Frecuentemente

17

22

68.00

Poco Frecuente

25

12.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Segn los profesionales contables, el 68% asevera que existe
coordinacin parcial con las autoridades, debido a que no existe un
conocimiento adecuado de la informacin disponible dentro del rea
financiera por parte de los directivos,

razn por la cual impide el

adecuado flujo de informacin para una correcta coordinacin pieza

fundamental para el desenvolvimiento de una Institucin.

PREGUNTA N 6. Existe una poltica para realizar las ejecuciones

presupuestales y las decisiones de ejecucin presupuestal, se toman
previos a su conocimiento?

62

Cuadro N 11
ALTERNATIVAS

Fa

Muy Necesario

10

10

40.00

Necesario

15

25

60.00

Poco Necesario

25

0.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Para efectuar las ejecuciones de presupuesto, se observa que existe un
completo inters por que exista una adecuada comunicacin entre el
personal directivo y el financiero encaminado hacia el fortalecimiento de
su planificacin y ejecucin presupuestal. Al momento no se ha logrado,
por la razn de que dentro del personal directivo existe un bajo nivel de
conocimiento tcnico dentro del manejo de partidas presupuestarias que
se asignan al establecimiento educativo, siendo herramientas necesarias
para el desarrollo y mejoramiento de los servicios que se otorgan.

PREGUNTA N 7. El departamento de contabilidad constituye un nivel

de apoyo o de asesora para la gestin de los Directivos del Plantel?

Cuadro N 12
ALTERNATIVAS

fa

Muy Frecuentemente

32.00

Frecuentemente

13

21

52.00

Poco Frecuente

25

16.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

63

ANLISIS:
Constituye el 52% los casos que afirman que es frecuente que el
departamento de contabilidad apoye y asesore, los mismos que comentan
que su asesoramiento se limita nicamente hacia la disponibilidad o no de
los recursos dentro de la ejecucin misma de las actividades anuales,
mas no hacia el establecimiento de una adecuada planificacin dentro de
sus planes operativos que se generan anualmente.

PREGUNTA N 8. Asiste a las reuniones de Consejo Directivo que se

realizan dentro de su establecimiento?

Cuadro N 13
ALTERNATIVAS

fa

Muy Frecuentemente

12.00

Frecuentemente

10

13

40.00

Poco Frecuente

12

25

48.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Segn lo expuesto en el cuadro que precede, el mayor nmero de
personas asiste con poca frecuencia a este tipo de reuniones, limitndose
nicamente su asistencia al momento que le solicitan. Es de mucha vala
que el profesional contable est presente en las reuniones, con lo que se
tendr un valioso apoyo tcnico para la toma de decisiones.

PREGUNTA N 9. Cree usted adecuado disponer de una gua

especializada que contribuya al desenvolvimiento de sus actividades?

64

Cuadro N 14
ALTERNATIVAS

fa

Muy Necesario

10

10

40.00

Necesario

15

25

60.00

Poco Necesario

25

0.00

Total

25

100.00

Fuente: Profesional Contable del Establecimiento

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
El 60% de los encuestados creen necesario disponer de una herramienta
adecuada que apoye a sus actividades dentro de su departamento,
mismo que contribuye al crecimiento de la calidad de los procedimientos,
instrumento que apoya eficientemente la tarea de control interno
institucional y con ello la eficiente y efectiva utilizacin de los recursos.

4.2.2. TABULACIN Y ANLISIS DE LA ENCUESTA DIRIGIDA A

PERSONAL INTEGRANTE DEL CONSEJO DIRECTIVO

PREGUNTA

Considera

usted

que

son

suficientes

sus

conocimientos en cuanto al manejo presupuestario de su Institucin?

Cuadro N 15
ALTERNATIVAS

Fa

Suficientes

12

12

13.33

Poco Suficientes

62

74

68.89

Desconoce

16

90

17.78

Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

65

ANLISIS:
El 68.89% de la poblacin, considera poco suficientes los conocimientos
del rea presupuestaria de la Institucin, en contraste con el 13.33% que
menciona tener conocimientos suficientes adems de un 17.78% que lo
desconoce de manera total.

PREGUNTA N 2 Existe en su Institucin un modelo de calidad

especfico en relacin a la gestin administrativa financiera?

Cuadro N 16
ALTERNATIVAS
Se ha considerado
No

se

ha

fa

40

40

44.44

50

90

55.56

Considerado
Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
No han considerado la opcin de contar con un modelo que contribuya al
desarrollo de la calidad como lo asegura el 55.56% de la poblacin.
Siendo el 44.44% de la poblacin la que s ha considerado esta opcin ya
que considera de mucha vala en el desarrollo de sus actividades.

PREGUNTA N 3 Considera Importante desarrollar un modelo de

calidad para optimizar la gestin contable presupuestaria?

Cuadro N 17
ALTERNATIVAS

fa

Muy Importante

76

76

84.44

Importante

14

90

15.56

66

Poco Importante

Total

90

90

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
La poblacin en su amplia mayora con el 84.44% consideran que sera
una herramienta fundamental, que permite consolidar su gestin
administrativa y financiera y conseguir las metas trazadas al frente de un
establecimiento Educativo

PREGUNTA N 4 Por qu causas no se ha desarrollado un modelo de

calidad para optimizar la gestin contable presupuestaria?

Cuadro N 18
ALTERNATIVAS
No

ha

exigido

Direccin

la

fa

26

26

28.89

19

45

21.11

45

90

50.00

de

Educacin
El Consejo Directivo
no lo ha solicitado
Se ha dado prioridad
a otros lineamientos
Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
La razn por la cual no se ha priorizado la elaboracin de un modelo que
contribuya a conseguir la calidad en su servicio, debido a la prioridad que
se ha dado a otros lineamientos que se los consider urgentes como se

67

observa con el 50% de la poblacin encuestada que lo certifica. Entre

tanto el 28.89% menciona que no ha sido un requerimiento solicitado por
la Direccin de Educacin y el 21.11% asegura que quin no lo ha puesto
en agenda ha sido el mismo Consejo Directivo.

PREGUNTA N 5 Ha recibido capacitacin acerca del manejo contable y

de presupuesto?

Cuadro N 19
ALTERNATIVAS

Fa

En Cascada

20

20

22.22

Centralizada

37

57

41.11

Descentralizada

27

84

30.00

No ha recibido

90

6.67

Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
El 41.11% de la poblacin encuestada, ha recibido capacitacin
centralizada, as como el 30% descentralizada y el 22.22% en Cascada,
pero de una manera informal, a travs de sus mismos compaeros o
personas cercanas,

lo que no constituye una fuente fiable de

conocimiento.

PREGUNTA N 6 Con la Identificacin hacia mi Institucin, me siento

parte integral de la misma?

68

Cuadro N 20
ALTERNATIVAS

Fa

Muy Comprometido

51

51

56.67

Comprometido

35

86

38.89

Poco Comprometido

90

4.44

Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Con la identificacin hacia el Plantel Educativo la poblacin asegura estar
muy identificada, como se visualiza existe el 56.67% de casos, en tanto
que el 38.89% asevera tener cierto grado de pertenencia, mientras el
4.44% asegura estar poco identificada con su Institucin.

PREGUNTA N 7 En cuanto a las relaciones con los compaeros de

trabajo, desarrollo las relaciones en beneficio del Colegio?

Cuadro N 21
ALTERNATIVAS

fa

Muy Frecuente

38

38

42.22

Frecuente

41

79

45.56

Poco Frecuente

11

90

12.22

Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

69

ANLISIS:
Como se puede apreciar el 45.56% de la poblacin asegura que
desarrollan las actividades y funciones frecuentemente con sus
compaeros de labor, en tanto el 42.22% asegura hacerlo muy
frecuentemente, y el 12.22% no lo realiza en coordinacin con sus dems
compaeros.

PREGUNTA N 8 Existe informacin disponible acerca de los resultados

contables y presupuestarios de su Institucin?

Cuadro N 22
ALTERNATIVAS

fa

Muy Frecuente

8.89

Frecuente

26

34

28.89

Poco Frecuente

56

90

62.22

Total

90

100.00

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
De la poblacin encuestada, se observa que un 62.22% tiene informacin
financiera de su Institucin con poca frecuencia, siendo nicamente el
8.89% que si la dispone con mucha frecuencia y el 28.89%
frecuentemente, lo que impide tener ideas claras para tomar las acciones
correctivas en funcin a la planificacin de sus Directivos.

PREGUNTA N 9

A su criterio, detalle los contenidos bsicos para

obtener un modelo contable presupuestario.

70

Cuadro N 23
ALTERNATIVAS

Polticas de Calidad

52

57.78

Organizacin para la 41

45.56

Calidad
Excelencia Personal
Aseguramiento

32

35.56

para 24

26.67

la calidad
Total

90

Fuente: Miembros del Consejo Directivo

Elaboracin: Investigador

ANLISIS:
Con las opciones planteadas a la poblacin, se observa que el 57.78%
opinan que se debe realizar observando polticas de calidad, as como
tambin que 41 votos el 46.56% que se debe plantear como organizarse
para obtener calidad en el servicio, el 35.56% los que aseguran que
tambin se observe la excelencia personal y que exista un modelo que
contribuya al desarrollo de la calidad con el 26.67%.

4.3.

DISCUSIN

DE

RESULTADOS

EN

FUNCIN

DE

LA

INFORMACIN TERICA, DE CAMPO Y EXPERIENCIA PERSONAL.

Dentro del personal que labora en los establecimientos educativos de

nivel

medio,

se

tiene

poco

conocimiento

sobre

las

partidas

presupuestarias y el manejo del presupuesto, herramienta indispensable

para una adecuada toma de decisiones como se puede observar dentro el
marco terico y lo que se afirma en las encuestas con un resultado del
68.89% que afirma tener poco conocimiento sobre el tema, y se debe a
que el personal miembro del consejo directivo, tiene formacin superior
pero en otras reas del conocimiento.

71

Si bien es cierto que dentro de los establecimientos existe una

preocupacin por el mejoramiento y calidad en la gestin, esto no se ha
visto plasmado en las actividades administrativas y financieras dentro del
establecimiento, nada mas se ha quedado en una buena intencin y no en
un camino que lleve a la calidad institucional, calidad que se pudo definir
en el marco terico.

Los miembros del Consejo Directivo como nivel asesor, creen que es de
suma importancia el que se desarrolle un modelo administrativo financiero
para la optimizacin de la gestin y calidad en el servicio que oferta,
debido a que dentro de sus planificaciones, no se han dado las
prioridades necesarias en base a lo que realmente necesita el
establecimiento, sino nicamente poniendo dentro de los temas a
discutirse, situaciones que son de inmediata ejecucin, mas no por que
existe la preocupacin por el crecimiento sostenido del establecimiento en
todos sus mbitos.

Las capacitaciones acerca del manejo del presupuesto asignado a la

institucin, las han obtenido de una manera centralizada 41.11%, por lo
que los miembros que conforman el nivel asesor, mantienen una
expectativa favorable de conocer el modelo administrativo financiero, ya
que con su uso se podr evidenciar los cambios sustantivos en el proceso
de mejoramiento de la calidad en su Institucin.

Es muy importante mostrar que el personal mantiene un alto nivel de

compromiso hacia el mejoramiento de la Institucin 56.67%, en relacin
con el trabajo en equipo, un 45.56% menciona que es frecuente el
relacionarse para el beneficio del establecimiento. Por lo cual se necesita
que se conozca el funcionamiento administrativo y financiero, mediante lo
cual se permite visualizar y ampliar el horizonte en el proceso de toma de
decisiones que viabilicen el cumplimiento del derecho primario de los
estudiantes que es el de gozar de una educacin de calidad.

72

El personal que conforma el consejo directivo, no ha contado con un

eficiente socializacin de la informacin contable y presupuestaria que
cuenta su establecimiento por cuanto lo afirma el 62.22% de los casos
que es poco frecuente, determinando que no existe una conocimiento
cabal del resultado del ejercicio econmico, pudiendo definir con el rea
financiera al existir coordinacin, las principales necesidades del
establecimiento con las herramientas de planificacin, adems de las
formas de encausar los recursos de su autogestin, que se informa en el
marco terico.

Los contadores de los establecimientos educativos por su parte,

determinan que el principal inconveniente que tuvieron es con la
informacin sobre los procedimientos 40% y que la informacin que se
difunde es de nivel suficiente como lo aseveran el 64% de las personas
encuestadas, por ello la necesidad de contar con un modelo
administrativo financiero que contribuya al mejoramiento, conocimiento de
cmo es su organizacin y sus niveles de relacin, jerarqua, canales de
comunicacin, que coadyuven al empoderamiento y crecimiento.

El personal contable, conoce sobre el manejo contable presupuestario,

que coincide con la teora base investigada, y se aprecia el inters por
que se documente y difunda los procedimientos financieros a travs de
canales adecuados, permitindose una coordinacin tcnica entre las
autoridades y el personal que est encaminado a la toma de decisiones.
Ser

fundamental

el

conocimiento

estructural,

funcional,

del

establecimiento as como los procedimientos y partidas presupuestarias

que se emplean dentro de un establecimiento educativo, lo que servir
como cimiento de nuevos mecanismos de consecucin de recursos a
travs de organismos gubernamentales y no gubernamentales para el
desarrollo del establecimiento y por ende de todos los que hacen parte de
la comunidad educativa.

73

4.4. CONTRASTACIN DE LAS PREGUNTAS DE INVESTIGACIN

CON LOS RESULTADOS DE LA DISCUSIN.
Las debilidades en el sistema contable presupuestario son de
orden tcnico y afectan la gestin directiva?

El personal responsable del rea financiera, cuenta con la experiencia

necesaria y realizan sus operaciones conforme lo establece el Organismo
de Control. La capacitacin presupuestaria se centraliza nicamente hacia
los profesionales contables y las reas que tienen relacin para el
ejercicio de sus funciones en el mejoramiento del establecimiento, lo
desconoce, constituyndose en una debilidad.
Cules son los principales elementos que intervienen en la
metodologa para la generacin del modelo administrativo
financiero, que optimice el servicio que oferta?

Debido a la gran complejidad que atraviesan las Instituciones de

Educacin media, la generacin de procedimientos que aporten al
generamiento de la calidad, son imprescindibles, as como la definicin de
la estructura orgnica y funcional

lo que posibilita la generacin del

conocimiento y de espacios mediante los cuales se socialice y se discuta

la implementacin del mismo. Tomando en cuenta que los componentes
que hacen parte del modelo administrativo financiero, se constituyen en
piezas iniciales fundamentales para mejorar el trabajo, optimizan el
tiempo de ejecucin y consecuencia de ello mejoran los servicios que se
ofertan en beneficio de la sociedad.

Las personas que conforman los establecimientos educativos, han

pasado por un proceso de capacitacin en el desarrollo profesional,
cuentan con estudios superiores y experiencia adecuada, han creado su
propia metodologa de trabajo la cual no est documentada que se basa

74

en las reformas y revisiones legales de los cambios que emite el

Organismo Tcnico y de Control mediante disposiciones que son
receptadas dentro de la misma.
Cmo

fomentar

las

actitudes

de

compromiso

para

el

cumplimiento de su desempeo especfico y significativo?

El modelo administrativo financiero comprende el establecimiento formal

de un sistema organizativo que fomente la cooperacin y el aprendizaje,
a travs del conocimiento cabal de la estructura orgnica y funciones de
quienes hacen parte del establecimiento, como tambin la inclusin de la
identificacin de procedimientos y uso de cuentas como partidas
presupuestarias en relacin con el devengado. Esto provee una fuente
rica de conocimiento, el mismo que constituye una base slida para el
desempeo especfico, eficiente y efectivo de todos y cada uno de
quienes hacen parte de un establecimiento educativo, lo que conlleva el
asumir actitudes de compromiso que apoya a la consecucin de la calidad
Institucional.

Qu procedimientos administrativos deben formar parte para el

desarrollo de la calidad en los procesos institucionales?

Estructura orgnica y funcional, en la que se define el organigrama

estructural que muestre con claridad quines lo integran, niveles
jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora. Una vez que se ha
estructurado el organigrama, se establecern las funciones de cada uno
de los integrantes, que todos y cada uno conozca sus funciones,
atribuciones, responsabilidades, lo que contribuye al proceso de
generacin de calidad.

75

Establecimiento de un manual de procedimientos, dentro de los cuales se

identifica los que se realizan dentro del rea financiera, as como quienes
hacen parte del mencionado procedimiento, lo que permite visualizar
adecuadamente y de manera secuencial las actividades a ellos
encomendados, procedimientos como son: Ingresos, Adquisiciones y
Egresos.
Cules son los componentes del manual, que constituyen una
herramienta de apoyo para el nivel directivo?

El personal directivo tiene un conocimiento general acerca de los recursos

con que cuenta la Institucin, pero la falta de especificidad en lo
concerniente a la estructura presupuestal asignada no es de su total
dominio, constituyendo una debilidad, de ah que el manual para el uso de
Cuentas Contables y Partidas Presupuestarias del establecimiento
educativo fiscal se lo desarrolla haciendo un levantamiento de la
informacin contenida en las normativas expedidas por el Ministerio de
Finanzas, extractando y relacionndolas entre catlogo contable,
presupuestario y mtodo devengado, mediante la cual se propende la
tecnificacin de los profesionales dentro del ejercicio de sus funciones,
adems de ser un instrumento sencillo y tcnico para las personas que
tienen a su cargo la toma de decisiones.

76

CAPTULO V.
PROPUESTA DE SOLUCIN VIABLE

MODELO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA MEJORAR LA

CALIDAD DEL SERVICIO EN LAS INSTITUCIONES FISCALES DE
EDUCACIN MEDIA DE LA CIUDAD DE IBARRA.

5.1.- ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA.

Sobre la base de lo que hemos encontrado en el diagnstico aplicado a

los miembros del Consejo Directivo y Contadores de los establecimientos
de Educacin media de Ibarra, podemos observar que existe una
necesidad urgente de que cuente con una gua prctica que constituya su
pilar fundamental para el logro de la calidad contable presupuestaria en el
desempeo

administrativo

financiero.

Permitiendo

con

ello

la

articulacin efectiva y eficaz de los recursos disponibles para la

consecucin de los planes y objetivos trazados por la administracin, en
beneficio de los futuros profesionales en el norte del Pas.

Los recursos econmicos constituyen el activo financiero ms importante

por lo que se determina en la calidad de la gestin de los directivos, base
por la cual se desarrollan los establecimientos educativos, la sociedad y
por ende desarrollo del Pas.

Constituye de suma importancia que esta gua se encuentre en un

documento impreso, con la cual se determinen los pasos como los
procedimientos siendo una herramienta de conocimiento, anlisis y

77

control, que sern los que encaminen el proceso de cambio hacia el logro
de la calidad, con los cuales tendrn parmetros de verificacin y
evaluacin adoptados por la Institucin, con el objetivo que se los vaya
delineando en observancia plena a las normas legales pertinentes.

La presente propuesta cuenta con los catlogos tanto de cuentas como

presupuestal delimitados para los establecimientos educativos que lo
determina el Ministerio de Finanzas en la normativa del Sistema de
Administracin Financiera y su Clasificador Presupuestario de Ingresos y
Gastos del Sector Pblico.

5.2. PROPSITO DE LA PROPUESTA.

El presente trabajo tiene el propsito de proveer informacin misma que

se ha recopilado en base a una metodologa, es una gua referente al
modelo administrativo financiero para mejorar la calidad del servicio en las
instituciones fiscales de educacin media, para lo cual se cont con el
criterio de profesionales con mayor experiencia en el rea por lo que se
constituye en una herramienta bsica con la que contar el personal del
rea financiera y los directivos, para la preparacin de la informacin,
realizacin de sus planificaciones, evaluacin, mejoramiento de su
gestin, y encamina al acceso de nuevas fuentes de financiamiento a sus
proyectos para el mejoramiento Institucional.

Si bien es cierto todas las instituciones de educacin media, tienen la

obligatoriedad de emplear los instructivos y herramientas que expide el
Ministerio de Finanzas y Ministerio de Educacin a travs de sus
Direcciones Provinciales, las instituciones investigadas estn en continuo
crecimiento y con ello tambin crecen sus requerimientos para estar
acorde al avance de la ciencia y la tecnologa, e all la necesidad de estar
fortalecidas en organizacin, unin y conocimiento.

78

Como

instrumento

tcnico,

se

busca

contribuir

la

eficiente

administracin directiva, siendo esto parte determinante para el

desarrollo, contando con establecimientos organizados y fortalecidos con
canales de comunicacin adecuados permitiendo el logro de los planes y
metas trazadas.

5.3. BASE TERICA

La administracin por procesos es la racionalizacin de los planes con el
fin de mejorar la eficiencia y eficacia, identificando procesos y operaciones,
concentrando los esfuerzos en los aspectos mas relevantes. Una
organizacin moderna se orienta a los procesos, se ocupa en disearlos
en un documento, controlarlos y velar por que se apliquen, dada su
importancia en la consecucin de objetivos organizacionales.

Las organizaciones en el desarrollo de su misin deben ejecutar diversos

procesos operativos, cuyos resultados determinan la consecucin de sus
objetivos. Una organizacin moderna orientada a los procesos, se ocupa
de disearlos, medirlos y controlarlos.

Uno de los aspectos importantes de la gestin de procesos para el logro

de metas es realizar actividades; contando con procesos formalizados y
documentados que permitan observar claramente las actividades y
secuencias para el logro de los objetivos. MEJA (2004).

La formulacin y los procesos contable y presupuestaria as como la

administracin de los recursos, lo realizan todas las Instituciones de
educativas que se encuentran bajo el control o reciben asignaciones del
Gobierno Central, con la finalidad de realizar de una manera controlada la
planificacin y ejecucin de los mismos, que son susceptibles de variacin
segn las necesidades del establecimiento, en funcin a las normativas
legales vigentes.
Una vez actualizado el sistema de administracin financiera del Ministerio
de Finanzas, se establece el conjunto de elementos interrelacionados,

79

interactuantes e interdependientes, que debidamente ordenados y

coordinados entre s, persiguen la consecucin de un fin comn, la
transparente administracin de los fondos pblicos. (MFINANZAS-SAFI
2009). Con lo que las autoridades y equipo financiero de los
establecimientos educativos en apoyo de la presente herramienta
constituirn un solo equipo que consiga los objetivos trazados en
beneficio de la sociedad ecuatoriana.

5.4. OBJETIVOS.

5.4.1. General.
Establecer los componentes bsicos a ser utilizados dentro de los
establecimientos de educacin media, contribuyendo a la calidad
dentro de la ejecucin de las funciones, permitiendo al personal
administrativo y financiero la eliminacin del elemento subjetivo en la
planeacin y toma de decisiones sustentadas y fundamentadas en
aspectos legales.

5.4.2. Especficos.

Delinear los procesos contable y presupuestario de las instituciones de

educacin media con la finalidad de optimizar el desempeo de sus
funciones dentro del proceso en el rea financiera.

Describir la estructura orgnica y funcional, que permitan consolidar al

equipo administrativo y financiero, con la finalidad de programar y
conseguir como un solo cuerpo los planes y metas trazadas.

Establecer las partidas presupuestarias que se emplean en el

desarrollo de las actividades del establecimiento educativo as como
su interrelacin con el catlogo de cuentas-devengado, que permita al
nivel

administrativo

el

conocimiento

tcnico

contribuyendo

al

80

mejoramiento de la calidad de su gestin en beneficio de su

institucin.

5.5. DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA.

La presente propuesta se detalla en base al siguiente diagrama, que

muestra de manera objetiva e integral la metodologa en la consecucin
del mejoramiento del desempeo administrativo y financiero de las
Instituciones de Educacin media.

Dentro de la metodologa se hace referencia a los componentes que se

tomar en consideracin como son: La contabilidad y el presupuesto,
Procesos descritos en flujo gramas, procesos del rea financiera
instancias mediante las cuales se pretende consolidar el mecanismo por
el cual se conseguir los objetivos propuestos.
ESQUEMA N. 6

81

5.6. BENEFICIARIOS.

Los beneficiarios directos del presente trabajo, son las personas que
hacen parte del rea financiera, adems de quienes forman parte del
Consejo Directivo de los establecimientos de Educacin media de la
ciudad de Ibarra.

Los beneficiarios Indirectos constituyen el personal Docente, de Servicios,

padres de Familia, estudiantes, quienes hacen parte de la comunidad
educativa, ya que son quienes trabajan, y estudian en una Institucin que
se est preocupando por mantenerse a la par con las exigencias del
futuro, la libertad de la informacin y la optimizacin en el uso y gestin de
los recursos.

5.7. DISEO TCNICO DE LA PROPUESTA.

5.7.1. ESTRUCTURA ORGNICA DE LOS ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS.

La estructura de las mismas est compuesta por: El Rector, quin es la

primera autoridad y el representante oficial; el Vicerrector quien es la
segunda autoridad, el Inspector, es la tercera autoridad, El Colector quien
es la persona a cargo del manejo del aspecto financiero, La Secretaria, el
Personal Docente y de servicios. Para visualizar describiremos de la
siguiente manera:

a) Nivel Ejecutivo, representado por la autoridad mxima del

establecimiento;

b) Nivel Asesor, constituido por las juntas y consejos;

82

c) Nivel Operativo, constituido por el personal docente, dicente y

organizaciones de padres de familia; y,

d) Nivel Auxiliar y de Apoyo integrado por los sectores

administrativos y de servicio.

Lo podemos observar a travs del siguiente Organigrama

ORGANIGRAMA N.1
Organigrama Estructural de los Establecimientos Educativos

Fuente: Investigador 2010

83

5.7.1.1. FUNCIONES DEL RECTOR

El Rector, es la primera autoridad y el representante oficial del

establecimiento, y le corresponde:

1. Cumplir y hacer cumplir las normas legales, reglamentarias y ms

disposiciones impartidas por las autoridades competentes;

2. Administrar el establecimiento y responder por su funcionamiento y por

la disciplina, dentro del plantel y fuera de l;

3. Ejercer o Delegar la supervisin pedaggica, de conformidad con el

reglamento interno;

4. Permanecer en el establecimiento durante el desarrollo de la jornada

de trabajo. En los establecimientos de doble jornada, el Rector distribuir
su tiempo de conformidad con las disposiciones del reglamento interno;

5. Vincular la accin del establecimiento con el desarrollo de la

comunidad;

6. Presidir el consejo directivo y la Junta General de Directivos y

profesores;

7. Promover y participar en acciones de mejoramiento de la educacin,

actualizacin

desarrollo

profesional

del

personal

docente

administrativo;

8. Presentar al Director provincial de educacin el plan institucional, el

informe anual de labores y el cuadro de distribucin de trabajo;

9. Elaborar conjuntamente con el colector la pro forma presupuestaria

84

10. Responsabilizarse, solidariamente con el Colector, del manejo de los

fondos del establecimiento;

11. Legalizar los documentos oficiales que son de su responsabilidad y

suscribir, conjuntamente con el secretario, los ttulos que confiere el
establecimiento;

12. Admitir nuevos alumnos, de acuerdo con las disposiciones

reglamentarias correspondientes;

13. Declarar aptos para presentarse a los exmenes de grado, a los

alumnos que hubieren cumplido con los requisitos correspondientes;

14. Autorizar las matrculas extraordinarias y la recepcin de exmenes;

15. Asignar al personal las comisiones ocasionales que fueren

necesarias;

16. Nombrar Profesores accidentales y sustitutos; convocar a concurso de

merecimientos para llenar vacantes de profesores, y aceptar las renuncias
del personal docente, administrativo y de servicio y comunicar a la
Direccin Provincial respectiva;

17. Designar tribunales para la defensa de los trabajos de investigacin o

demostracin de los trabajos prcticos y para la recepcin de los
exmenes de grado;

18. Tener un mnimo de cuatro y un mximo de ocho horas semanales de

clase, en los planteles que tienen menos de mil alumnos;

19. Dar a conocer a la Junta general de Directivos y Profesores, en su

ltima sesin, el informe anual de labores;

85

20. Autorizar gastos e inversiones por el valor de hasta tres salarios

bsicos unificados, con aplicacin a la respectiva partida del presupuesto
del establecimiento e informar al consejo directivo;

21. Celebrar contratos, previa aprobacin del Consejo Directivo, de

acuerdo con las disponibilidades presupuestarias del establecimiento y
con las disposiciones legales correspondientes;

22. Expedir los nombramientos del personal administrativo y de servicio,

comunicar al consejo directivo para su ratificacin y dar a conocer a la
Direccin Provincial respectiva;

23. Estimular y sancionar al personal docente, administrativo y de servicio

de acuerdo con las normas legales y reglamentarias pertinentes;

24. Suministrar oportunamente a la Direccin provincial de educacin

correspondiente, la informacin estadstica del establecimiento y ms
datos solicitados por las autoridades;

25. Aprobar la distribucin del Trabajo y el horario elaborado por una

comisin especial, designada por el consejo directivo; y

26. Organizar actividades culturales, sociales, deportivas, de defensa del

medio ambiente y de educacin para la salud, con la participacin del
establecimiento y de la comunidad.

5.7.1.2. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO

El consejo directivo estar conformado por:

El Rector que lo preside;
El vicerrector o vicerrectores segn el caso;

86

 Tres vocales principales, elegidos por la junta general y sus

respectivos suplentes, los mismos que son ratificados en la
Direccin Provincial de Educacin
Actuar como secretario el titular del plantel, tendr voz, pero no
tendr voto.
El Rector tendr voto dirimente
Se reunir por lo menos una vez al mes, y extraordinariamente
cuando lo convoque el rector, por s o a pedido de tres de sus
miembros. Sesionar con la presencia de por lo menos cuatro de
sus integrantes.

Funciones:

1. Elaborar el plan Institucional del establecimiento, en el periodo de

matrculas, y dar a conocer a la junta general;

2. Aprobar la pro forma del presupuesto;

3. Elaborar el reglamento interno del establecimiento o sus reformas y

remitirlos a la Direccin Provincial correspondiente para su aprobacin;

4. Designar la comisin encargada de elaborar el horario general y la

distribucin de trabajo para el personal docente. En la distribucin de
trabajo y elaboracin de horarios se har constar la hora de Consejo de
Curso y ubicar una hora semanal en cada uno de los cursos y paralelos
del plantel para orientacin grupal;

5. Elaborar las ternas para llenar las vacantes de profesores que se

produjeren y remitir directamente al Ministerio para la decisin
correspondiente;

87

6. Conformar las comisiones permanentes establecidas en el reglamento

interno del establecimiento;

7. Autorizar la contratacin de servicios de personal, de conformidad con

las leyes pertinentes y siempre que existan los recursos econmicos
necesarios;

8. Estudiar y resolver problemas de carcter disciplinario y profesional del

personal docente y disponer el trmite correspondiente, para los casos en
que la solucin deba darse por otros niveles;

9. Promover la realizacin de actividades de mejoramiento docente y de

desarrollo institucional;

10 Crear Estmulos e imponer sanciones a los estudiantes

11. Responsabilizarse solidariamente con el rector por la administracin

financiera y presupuestaria del establecimiento;

12 Autorizar al rector gastos o inversiones superiores a los tres salarios

bsicos unificados, de acuerdo con las disposiciones legales;

13 Autorizar al rector para que celebre contratos de acuerdo con las

disponibilidades

presupuestarias

del

establecimiento

con

las

disposiciones legales correspondientes;

14. Conocer y aprobar los informes presentados por los responsables de

los departamentos, orgnico tcnicos y comisiones;

15. Designar a los directores de rea y al jefe de orientacin y bienestar

estudiantil, de entre los miembros del departamento, siempre que no
exista partida presupuestaria para desempear ese cargo;

88

16. Evaluar peridicamente el plan institucional y realizar los reajustes

que fueren necesarios;

17. Conocer y aprobar el Plan Didctico productivo, en caso de que el

Establecimiento cuente con Unidad Educativa de Produccin.

18. El Consejo directivo de cada plantel, previo informe del Consejo de

Orientacin, gestionar el incremento del personal bsico especializado
de los departamentos de orientacin y bienestar estudiantil, tomando en
cuenta: jornadas de trabajo, ciclos , especializaciones, nmero de
alumnos y otras circunstancias que ameritan esta decisin.

5.7.1.3. FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y

PROFESORES.

La Junta General de Directivos y Profesores se reunir, en forma ordinaria

al inicio y a la finalizacin del ao lectivo y de manera extraordinaria
previa convocatoria del rector o de dos terceras partes de sus miembros,
y estar integrada por:
El Rector que la presidir
Vicerrector
Inspector General
Profesores
Secretario del establecimiento

Funciones:

1. Conocer el plan institucional presentado por el consejo directivo y

sugerir las modificaciones que creyere convenientes;

2. Conocer el informe anual de labores presentado por el rector y formular

las recomendaciones que estimare convenientes;

89

3. Proponer reformas al reglamento interno;

4. Elegir los vocales principales y suplentes del consejo directivo;

5. Formular ternas para la designacin del rector, vicerrector e inspector

general, cuando el Ministro lo facultare

6. Estudiar y resolver los asuntos que fueren sometidos a su

consideracin por el rector.

5.7.1.4. FUNCIONES DEL VICERRECTOR

Son deberes y Atribuciones del Vicerrector:

1. Asumir el Rectorado en ausencia del Titular;

2. Responsabilizarse de la planificacin, evaluacin y desarrollo

acadmico y pedaggico del establecimiento, en coordinacin con el
Rector;

3. Permanecer en el establecimiento durante el desarrollo de las

actividades de la jornada estudiantil.

4. Presidir la Junta de Directores de rea

5. Asesorar al Rector en asuntos tcnicos y administrativos

6. Coordinar y supervisar el trabajo de las comisiones especiales

designadas por el rector o consejo Directivo;

7. Informar peridicamente al rector y al consejo directivo del

cumplimiento de sus funciones;

90

9. Ejecutar otras acciones delegadas por el rector o sealadas en el

reglamento interno del plantel;

10. Cumplir y hacer cumplir las normas legales, reglamentarias y ms

disposiciones impartidas por el rector y los organismos competentes;

11. Tener un mnimo de cuatro horas y un mximo de ocho horas

semanales de clase, en los establecimientos que tuvieren menos de mil
alumnos.

5.7.1.5. FUNCIONES DEL INSPECTOR

Al inspector, le corresponde:
1. Participar en la ejecucin del plan Institucional;

2. Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y ms disposiciones

impartidas por las autoridades del establecimiento;

3. Mantener el orden y la disciplina de los estudiantes;

4. Laborar durante toda la jornada estudiantil;

5. Controlar la asistencia del personal docente, administrativo y de

servicio e informar diariamente al rector, de las novedades que se
presentaren;

6. Desarrollar acciones tendientes a asegurar el bienestar social y la

formacin moral y cvica de los estudiantes;

7. Mantener buenas relaciones con autoridades, personal administrativo y

de servicio, padres de familia, estudiantes y miembros de la comunidad;

91

8. Comunicar oportunamente las disposiciones impartidas por las

autoridades superiores, al personal docente, estudiantes y padres de
familia;

9. Cumplir las comisiones y disposiciones impartidas por las autoridades

del establecimiento;

10.

Llevar

registros

de

asistencia

de

los

profesores,

personal

administrativo y de servicio, as como organizar y controlar los de

asistencia y disciplina de los estudiantes;

11. Orientar al personal de inspeccin en el manejo de libros, formularios

y ms documentos concernientes a la actividad escolar;

12 Conceder permiso a los estudiantes por causas debidamente

justificadas, hasta por cinco das consecutivos;

13. Justificar la inasistencia de los estudiantes, cuando sta exceda de

dos das consecutivos.

14. Coordinar y participar en acciones tendientes a la orientacin de los

alumnos, padres de familia y docentes;

15. Informar oportunamente al Departamento de Orientacin y Bienestar

Estudiantil sobre casos especiales.

5.7.1.6. FUNCIONES DE LA JUNTA DE PROFESORES DE CURSO

Estar integrada por todos los profesores que laboren en un curso o

paralelo, el inspector de curso y el representante del departamento de
orientacin y bienestar estudiantil, se reunir, ordinariamente, despus de

92

los exmenes de cada periodo y en forma extraordinaria, cuando lo

convoque el rector, vicerrector o el profesor gua.
Funciones:

1. Estudiar y analizar detenidamente el aprovechamiento de los

estudiantes, tanto individual como del curso, globalmente y por
asignaturas, estableciendo un seguimiento del periodo, para sugerir
medidas que permitan alcanzar el ms alto grado de eficiencia en el
proceso de aprendizaje.

2. Estudiar y analizar el comportamiento individual de los estudiantes y del

curso, con fines de orientacin; calificar la disciplina y formular las
recomendaciones que fueren necesarias;

3. Trabajar coordinadamente con las juntas de rea y el Consejo de

Orientacin y Bienestar Estudiantil,

4. Informar por escrito al rector y a la junta de directores de rea acerca

del aprovechamiento, la disciplina de los estudiantes y las dificultades
tcnico-pedaggicas que se presentaren,

5. Estudiar los informes presentados por el profesor gua o el inspector del

curso, acerca de casos disciplinarios especiales e informar al consejo
directivo o al rector para las decisiones del caso.

6. Resolver e informar al consejo directivo, respecto de las sanciones que

deban aplicarse a los estudiantes que hubieran incurrido en faltas
disciplinarias graves, previo el informe de la comisin de disciplina,

7. Disponer que la inspeccin o el profesor gua informe al padre o

representante, sobre las recomendaciones formuladas por la junta, en
relacin con la disciplina y el rendimiento de su representado.

93

5.7.1.7. FUNCIONES DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE REA

Estar integrada por todos los directores de rea, designados por el

consejo directivo y por el jefe del departamento de orientacin, lo presidir
el vicerrector. Se reunir una vez al mes y extraordinariamente cuando
fuere menester.

Sus funciones son:

1. Planificar anualmente su trabajo

2. Promover un permanente proceso de mejoramiento de la educacin y

un trabajo educativo coordinado, continuo e integrado

3. Coordinar las actividades educativas del profesorado

4. Promover la capacitacin y el perfeccionamiento del personal docente

5. Promover la accin interdisciplinaria entre las diversas reas

6. Seleccionar y recomendar los procesos didcticos mas convenientes

para la direccin del aprendizaje y los criterios de evaluacin aplicables a
las diferentes reas acadmicas

7. Propiciar la investigacin y experimentacin pedaggicas, as como la

innovacin y adaptacin curricular.

8. Promover la elaboracin y utilizacin de los recursos materiales que la

tecnologa educativa ofrece al proceso educativo

9. Aprobar los planes de trabajo de las juntas de rea.

10. Evaluar su trabajo e informar de sus resultados al rector

94

11. Cumplir las dems funciones que le asignaren las autoridades y las
que sealare el reglamento interno del establecimiento.

5.7.1.8. FUNCIONES DE LA JUNTA DE PROFESORES DE REA

Estar integrada por los profesores de las asignaturas correspondientes

en un rea acadmica, el director de sta junta ser designado por el
consejo directivo.

1. Elaborar su plan de trabajo y ponerlo a consideracin de la junta de

directores de rea

2. Formular los objetivos curriculares, seleccionar los contenidos

programticos, la metodologa y los instrumentos de evaluacin, de
acuerdo con las condiciones socio-educativas y culturales en las que se
realiza el proceso educativo.

3. Coordinar la planificacin didctica dentro del rea de conformidad con

las orientaciones impartidas por los niveles superiores

4. Controlar y evaluar la adaptacin y la ejecucin de los programas de

estudio.

5. Disear procesos didcticos de recuperacin pedaggica para los

alumnos con dificultades de aprendizaje

6. Unificar criterios y procedimientos de evaluacin del aprendizaje y

analizar los resultados obtenidos en pruebas, exmenes y otros medios
que utilice cada profesor

7. Preparar y aplicar, en coordinacin con el departamento de orientacin

y bienestar estudiantil, pruebas de diagnstico;

95

8. Cumplir con disposiciones emanadas de las autoridades del

establecimiento y las que determinare el reglamento interno.

5.7.1.9. FUNCIONES DEL CONSEJO DE ORIENTACIN Y BIENESTAR

ESTUDIANTIL

Es un organismo tcnico y asesor encargado de impulsar, dinamizar la

orientacin educativa y los servicios destinados al bienestar estudiantil, en
el establecimiento. Estar integrado por el Vicerrector que lo preside, el
coordinador del departamento de orientacin o el orientador, un
representante de los profesores guas de tercero a dcimo ao, un
representante de los profesores guas de primer a tercer ao de
diversificado, nombrados por el rector, y el mdico.

Funciones:

1. Formular las polticas que guen las labores de orientacin y bienestar

estudiantil del establecimiento;

2. Aprobar el plan anual elaborado por el departamento de orientacin y

bienestar estudiantil;

3. Poner en prctica acciones que comprometan la participacin del

personal directivo, docente y administrativo, as como estudiantes y
padres de familia, en los programas de bienestar estudiantil;

4. Analizar los informes anuales y ocasionales presentados por el servicio

de orientacin y bienestar estudiantil y formular las recomendaciones
pertinentes;

5. Evaluar los programas de orientacin y bienestar estudiantil

desarrollados en el establecimiento.

96

6. Coordinar la organizacin y funcionamiento del Departamento de

Orientacin y Bienestar Estudiantil (DOBE);

7. Estudiar la documentacin de candidatos para desempear cargos del

departamento de orientacin e informar y recomendar al consejo directivo
sobre su idoneidad;

8. Sugerir al rector la seleccin de candidatos para profesores guas de

acuerdo al Reglamento General vigente;

9. Conseguir que en el distributivo de trabajo se asigne un periodo para

Orientacin de grupo por curso;

5.7.1.10. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ORIENTACIN Y

BIENESTAR ESTUDIANTIL (DOBE).

1. Elaborar el plan operativo anual del departamento y someterlo a

consideracin del Consejo de Orientacin;

2. Realizar investigaciones diagnsticas integrales sobre aspectos

psicolgicos, sociales, econmicos, de salud, educativos, vocacionales y
profesionales de los estudiantes;

3. Coordinar y participar en la organizacin de paralelos, rotacin de

alumnos en las actividades prcticas, ubicacin en las especializaciones y
ocupacin profesional, en coordinacin con el personal docente y
administrativo del colegio;

4. Programar actividades encaminadas a lograr la adaptacin y bienestar

del estudiante en el medio escolar, familiar y social;

97

5. Planificar y desarrollar actividades tendientes a prevenir y controlar

problemas de comportamiento, rendimiento escolar, econmicos y de
salud de los estudiantes;

6. Orientar a los estudiantes y padres de familia para la seleccin de las

diferentes especializaciones y sobre posibilidades de estudio, campos
profesionales y ocupacionales respectivamente;

7. Orientar a los estudiantes y padres de familia para la seleccin y

ubicacin de los estudiantes en carreras cortas, post-educacin bsica y
carreras intermedias post-bachillerato;

8. Informar y orientar a las autoridades, personal docente y padres de

familia sobre aspectos de carcter psicopedaggico, social, y de salud de
los estudiantes;

9. Organizar y mantener actualizado el registro acumulativo y ms

instrumentos tcnicos del departamento;

10. Coordinar y participar en el desarrollo de programas que propicien las

buenas relaciones humanas y la integracin de los agentes educativos de
la institucin, y otros que tengan relacin con su funcin especfica y la
tarea docente del plantel;

11. Organizar y coordinar con los profesores guas las actividades de

Asociacin de clase;

12. Participar y coordinar con: profesores guas, inspectores de curso y

ms personal especializado del DOBE, actividades de orientacin sexual,
prevencin del uso indebido de drogas, desajuste escolar, familiar, social,
de aprendizaje y aspectos vocacionales y profesionales;

98

13. Velar por la privacidad y reserva de la informacin recopilada y

manejarla con tica profesional;

14. Asesorar y participar en la conformacin de las Asociaciones

estudiantiles;

15.

Proponer

coparticipar

en

investigaciones,

elaboracin

de

instrumentos y documentos guas, destinados a: docentes, estudiantes y

padres de familia;

16. Evaluar el plan y programa de actividades del departamento, elaborar

el informe anual de actividades y remitirlo a la seccin provincial de
orientacin, previa aprobacin de las autoridades del plantel;

17. Cumplir con las dems funciones relacionadas con la orientacin y

bienestar estudiantil y los delegados por los directivos del establecimiento
y ms autoridades educativas;

18. Organizar el seguimiento y archivo de informacin de los egresados

del plantel;

5.7.1.11. FUNCIONES DEL COLECTOR

El departamento de colectura estar conformada por un profesional del

ramo contable, el mismo que deber ser caucionado, de acuerdo con las
disposiciones sealadas en las leyes y reglamentos pertinentes, a cuyo
cargo estarn los fondos y bienes del establecimiento.

Son deberes y atribuciones del colector:

1. Hacer buen uso de las claves encomendadas de las instituciones
contables, administrativas, financieras y tributarias, que por actividades
relacionadas con su actividad tiene a su cargo tales como:

99

 E-Sigef, E-Siprem Portales del Ministerio de Finanzas

Portal INCOP compras pblicas.
Servicio de Rentas Internas, Declaraciones como agente de
retencin del Impuesto a la Renta y el Iva

2. Elaborar las conciliaciones Bancarias de las cuentas de Ingresos a su

cargo. (Se dispona anteriormente de una cuenta rotativa de pagos para
realizar las cancelaciones a proveedores y prestadores, ahora todo pago
se realiza por el sistema de pagos interbancarios desde el portal e-sigef).

3. Cancelar los aportes Individual y Patronal al Instituto de Seguridad

Social;

4. Cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes y responsabilizarse de

los bienes y recursos presupuestarios del establecimiento;

5. Participar en la elaboracin de la pro forma del presupuesto;

6. Atender oportunamente los egresos que sean debidamente justificados,

as como recaudar con diligencia los fondos y asignaciones del
establecimiento;

7. Presentar al consejo directivo o al rector informes sobre el estado

financiero del establecimiento y las necesidades presupuestarias,
mensualmente o cuando fuere solicitado;

8. Suscribir, conjuntamente con el rector, rdenes de pago;

9. Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles;

10. Participar en la elaboracin de los inventarios del establecimiento y en

las actas de entrega-recepcin;

100

11. Laborar ocho horas diarias; y

12. Cumplir las dems obligaciones puntualizadas en la ley, el reglamento

interno

y ms

disposiciones

emanadas

de las

autoridades del

establecimiento.

5.7.1.12. FUNCIONES DE CONTABILIDAD

1. Colaborar y Coordinar conjuntamente con colectura, todo el trabajo

contable presupuestario de la institucin:

2. Registrar las transacciones contables que se presenten dentro del

normal desenvolvimiento de la Institucin a la que pertenece, a travs del
portal e-sigef.

3.

Entregar comprobantes de pago de sueldos a cada funcionario

mensualmente;

4. Colaborar con el registro y control de los inventarios;

5. Hacer las planillas para el pago de nmina del establecimiento, para el

posterior envo a travs de la plataforma e-siprem.

6. Asesorar al encargado de la unidad financiera

7. Aplicar el control interno previo sobre compromisos, gastos y

desembolsos.

5.7.1.13. FUNCIONES DEL COMIT DE COMPRAS.

Estar conformado por el rector, un miembro del Consejo Directivo, un
miembro del Gobierno Estudiantil y un miembro del Comit Central de
padres de Familia y el Colector.

101

Funciones:

1. Recabar solicitudes de compra autorizadas, que consten dentro del

Plan anual de compras (PAC e-sigef)

2. Verificar mediante la herramienta web del Instituto de Compras

Pblicas (INCOP) las ofertas de productos que se van a adquirir.

3. Analizar las diferentes ofertas y selecciona la mejor, en cuanto a precio

calidad y garanta.

4. Elabora un informe de procedimiento en el que se especifique el

proveedor o proveedores seleccionados.

5.7.1.14. FUNCIONES DE LA SECRETARA.

1. Llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de

su conservacin, integridad, inviolabilidad y reserva.

2. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadstica y el archivo

del establecimiento

3. Tramitar la correspondencia oficial y llevar un registro de ingresos y

egresos de la misma.

4. Conferir, previo decreto del rector, copias y certificaciones;

5. Suscribir, en base a las disposiciones reglamentarias y conjuntamente

con el rector, los documentos de carcter estudiantil

6. Realizar las convocatorias escritas, de acuerdo con las indicaciones del

rector;

102

7. Recopilar y conservar debidamente organizados, los instrumentos

legales que regulan la educacin, tales como: leyes, reglamentos,
resoluciones, acuerdos, circulares, planes y programas de estudio.

8. Desempear sus funciones con oportunidad, cortesa, responsabilidad

y tica profesional;

9. Laborar ocho horas diarias;

10. Cumplir las dems obligaciones determinadas en la Ley, los

reglamentos

disposiciones

emitidas

por

las

autoridades

del

establecimiento.

5.7.1.15. FUNCIONES DE LAS COMISIONES

Las comisiones permanentes dentro de los establecimientos educativos,

se

integrarn

segn

las

necesidades

prioridades

de

cada

establecimiento educativo que se definirn dentro del reglamento interno

de cada establecimiento, a continuacin se presentan algunas que son
requeridas en la mayor parte de establecimientos:

a. Comisiones de Distribucin de trabajo y horarios

c. Comisin Tcnico - Pedaggica

a. FUNCIONES DE LA COMISIN DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO Y

HORARIOS.

Estar integrada por dos profesores titulares del octavo noveno y dcimo
ao de educacin y dos profesores titulares del primero, segundo y
tercero del diversificado.

103

Funciones:
1. Elaborar la distribucin de trabajo y horarios correspondientes, en
funcin de las estudiantes.

2. Elaborar los horarios de exmenes correspondientes al primer,

segundo, tercer trimestre y de exmenes supletorios y de grado.

3. Recibir sugerencias por escrito de los directores de rea para el posible

reparto de trabajo en el ao lectivo correspondiente.

4. Los miembros de esta Comisin se reunirn siempre en las

instalaciones del plantel y no debern sacar documentacin alguna sobre
su trabajo de la dependencia en la cual se estn reuniendo.

5. La comisin elaborar, y entregar el distributivo de trabajo y los

horarios de clase de cada docente; al Rector por lo menos 15 das antes
del inicio del ao lectivo prximo.

b. FUNCIONES DE LA COMISIN TCNICO PEDAGGICA

Estar conformada por todos los profesores directores de rea.
Funciones:
1. Asesorar a las autoridades y personal docente sobre

aspectos

relacionados con el proceso de enseanza-aprendizaje.

2. Realizar jornadas pedaggicas con el fin de mejorar el proceso

educativo.

3. Sugerir al Consejo Directivo, innovaciones curriculares y creacin de

nuevas especialidades, de acuerdo, a las necesidades del medio.

4. Elaborar proyectos educativos y productivos, que beneficien al

progreso de la comunidad educativa.

104

5. Proponer la realizacin de cursos, seminarios, talleres y, otros; para

todo el personal del plantel.

6. Sugerir el empleo de textos, material didctico, ayuda audiovisuales,

para el mejor desenvolvimiento del proceso enseanza-aprendizaje.

7. Evaluar cada fin de ao la participacin de las distintas reas del

plantel, en eventos: culturales, cientficos, tecnolgicos, tcnicos y
deportivos; sean estos locales, provinciales o nacionales

5.7.1.16. FUNCIONES DE LOS DOCENTES

1. Asistir puntualmente al establecimiento y dirigir el proceso de

enseanza-aprendizaje, con sujecin al horario y programas vigentes, a
las orientaciones de autoridades, de los organismos internos y de la
supervisin;

2. Constituirse en un ejemplo de probidad, disciplina y trabajo;

3. Responsabilizarse ante las autoridades de educacin y padres de

familia por el buen rendimiento de los estudiantes;

4. Elaborar la planificacin didctica, desarrollando los planes de curso y

unidad; utilizar tcnicas y procesos que permitan la participacin activa de
los estudiantes, emplear materiales y otros recursos didcticos para
objetivizar y evaluar permanentemente el progreso alcanzado por
estudiantes, en funcin de los objetivos propuestos;

5. Realizar acciones permanentes para su mejoramiento profesional,

105

6. Aprovechar toda circunstancia favorable para la prctica del civismo,

las normas de salud, los principios morales, las buenas costumbres y las
relaciones humanas de los estudiantes;

7. Respetar la dignidad e integridad personal de los estudiantes;

8. Participar en las sesiones y jornadas de trabajo de las juntas de rea,

juntas de curso y cumplir las comisiones asignadas por los organismos y
autoridades del establecimiento,

9. Controlar y participar activamente en el mantenimiento del orden y la

disciplina de los estudiantes, en el establecimiento y fuera de l,

10. Mantener el respeto y las buenas relaciones con las autoridades,

compaeros y estudiantes;

11. Llevar al da los registros de planificacin didctica, asistencia,

conducta y evaluacin de los estudiantes;

12. Asistir a sesiones y ms actos convocados por las autoridades

competentes;

13. Atender e informar a los padres de familia sobre asuntos relacionados

con sus labores;

14. Coordinar con el profesor gua y resolver las dificultades y problemas

que se presentaren en las actividades docentes

15. Cooperar activamente en el desarrollo de las acciones programadas

por el departamento de orientacin y bienestar estudiantil

106

16. Cumplir con las dems obligaciones determinadas en el reglamento

interno y las disposiciones de las autoridades.

17. Orientar a los alumnos en mtodos y tcnicas de aprendizaje de su

asignatura, para asegurar un mejor rendimiento, respetando las
diferencias individuales;

18. Promover el desarrollo integral y armnico de los alumnos,

impulsando el desarrollo de las potencialidades y la realizacin de
acciones preventivas;

19. Mantener permanente coordinacin con el DOBE para resolver en

forma oportuna los problemas de sus estudiantes;

20. Cooperar activamente en el desarrollo de las acciones programadas

por el DOBE;

5.7.1.17. FUNCIONES DE LOS PROFESORES GUA

Son designados por el rector del establecimiento al inicio del ao y

durarn hasta el inicio del prximo.
Sus funciones son:

1. Presidir obligatoriamente las juntas de curso

2. Coordinar la labor de los profesores y estudiantes del curso,

participacin de los padres de familia y personal de inspeccin para
alcanzar mejores resultados en el proceso educativo,

3. Planificar, ejecutar y evaluar su trabajo con la colaboracin del

departamento de orientacin y bienestar estudiantil y la inspeccin,

107

4. Cooperar en el desarrollo de las actividades de asociacin de clase y

estimular la participacin de los estudiantes en actividades acadmicas,
deportivas y sociales;

5. Colaborar en la solucin de los problemas estudiantiles;

6. Establecer mecanismos de comunicacin con los padres de familia

para tratar asuntos relacionados con la disciplina y aprovechamiento de
los estudiantes.

7. Planificar, organizar y participar en las excursiones estudiantiles, de

acuerdo con las normas reglamentarias

8. Participar en la realizacin de actividades encaminadas al conocimiento

personal del estudiante, y su rendimiento escolar;

9. Participar en la programacin, ejecucin y evaluacin de las actividades

de orientacin educativa y bienestar estudiantil dirigidas a alumnos y
padres de familia;

10. Intervenir en la planificacin, ejecucin y evaluacin de las actividades

de orientacin de grupo, conjuntamente con los miembros del
Departamento de Orientacin y Bienestar Estudiantil (DOBE);

11. Informar peridica y oportunamente al DOBE sobre problemas

individuales y colectivos de los estudiantes del curso a su cargo, para
conjuntamente buscar soluciones adecuadas;

12. Colaborar en la seleccin y ejecucin de acciones dirigidas a la

solucin de casos especiales, sean de carcter individual o colectivo;

108

13. Presentar al DOBE el informe trimestral de las actividades y logros

alcanzados;

14. Cumplir las dems funciones que le fueren sealadas por las
autoridades del establecimiento y las determinadas en el reglamento
interno.

5.7.1.18. FUNCIONES DE LOS SERVICIOS GENERALES.

1. Cumplir con la jornada de trabajo estipulada por la ley

2. Conservar diariamente, en perfecto estado de aseo, las aulas, patios,

mobiliarios del plantel. En caso de encontrar leyendas, figuras en las
paredes, informar al inspector general y proceder a borrarlas;

3. Acatar las rdenes impartidas por las autoridades del plantel

4. Prohibir el ingreso de personas extraas al plantel, sin motivo

justificado, as como de los estudiantes en horas y das que no sean
jornada de clases, sin cauda justificada;

5. Hacer firmar las convocatorias al personal docente y administrativo por

medio de libros o circulares emanadas de las autoridades del plantel;

6. Responsabilizarse pecuniariamente de prdidas que ocurrieran dentro

del plantel de las pertenencias que tuvieren a su cargo;

7. Responsabilizarse por la seguridad nocturna de las dependencias y

pertenencias del plantel, para el personal que dispone de vivienda en el
colegio;

109

8. Guardar consideracin y respeto a las autoridades, profesores,

personal administrativo, estudiantes y padres de familia;

9. Cumplir los servicios de mensajera

10. Controlar permanentemente en las puertas y lugares de acceso al

colegio en forma rotativa;

11. Solicitar autorizacin a las autoridades competentes para poder

abandonar el plantel por causas justificadas;

12. Dar en prstamo o facilitar objetos o servicios del colegio a personas

particulares, previa autorizacin del rector

5.7.1.19. FUNCIONES DEL GOBIERNO ESTUDIANTIL

1. Vigilar el cumplimiento de las normas y dems disposiciones legales en

coordinacin con las autoridades educativas pertinentes;

2. Presentar al rector del plantel los planes de trabajo; cuya aprobacin la

efectuar el Consejo Directivo;

3. Presentar a los estudiantes, a travs de asambleas, carteleras y

peridicos murales, los planes de trabajo del Gobierno Estudiantil;

4. Colaborar por medio de sus acciones y propuestas, a elevar el nivel de

calidad de la educacin que se imparte en la institucin;

5. Presentar un informe anual de actividades, y econmico de ser el caso,

hasta la primera semana del mes de junio ante el vicerrector y directivos
del establecimiento.

110

5.7.1.20. FUNCIONES DEL COMIT CENTRAL DE PADRES DE

FAMILIA.

1. Colaborar con las autoridades y personal docente del establecimiento

en el desarrollo de las actividades educativas

2. Fomentar el fortalecimiento de la comunidad educativa

3. Desplegar gestiones tendientes al mejoramiento de las condiciones

materiales del establecimiento,

4. Participar en las comisiones designadas por los directivos del

establecimiento

5. Cumplir las funciones establecidas en el reglamento interno del plantel.

111

5.7.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DENTRO

DEL REA FINANCIERA

Dentro de la ejecucin del Trabajo del profesional Contable, se renen

varios procesos que los definimos a continuacin:

Procedimiento para la recepcin de los Ingresos

Procedimiento para realizar Adquisiciones
Procedimiento para realizar Egresos

5.7.2.1 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE INGRESOS

Objetivo: Controlar de manera eficiente los recursos recibidos por

concepto de ingresos por autogestin, de acuerdo a lo establecido en el
presupuesto del Establecimiento para la ejecucin del ejercicio fiscal
correspondiente.

CUADRO N. 24
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE INGRESOS

RESPONSABLE
(Se inicia el proceso
con la recepcin del
efectivo con cargo a
ejecucin
presupuestal)
Beneficiario bien o
servicio

ACCION

NO.

ACTIVIDAD

Enva

- Enva a travs de transferencia a

cuenta bancaria de El Colegio, o
en dinero en efectivo los recursos
para su posterior depsito en la
cuenta rotativa de ingresos para el
logro de objetivos previstos.

112

Colectura

Recibe

- Recibe los recursos (externos) y

procede al depsito intacto de los
recursos y solicita al banco
correspondiente comprobante para
registro de ingresos.

Identifica

- Identifica los recursos recibidos

de acuerdo a programacin, para
realizar registro oportuno.

Enva

- Enva a Contabilidad la
informacin de los recursos
recibidos y de los traspasos, para
ser registrados, segn afectacin
presupuestal
y
disponibilidad
financiera,
en
instituciones
bancarias.

Contabilidad

Recibe

- Recibe informacin de los

recursos
identificados
para
proceder a su correspondiente
registro.

Colectura

Elabora

- Elabora conciliaciones bancarias,

para tener control de los
movimientos
de
ingresos
y
egresos de la cuenta propiedad del
Establecimiento.

Termina procedimiento

113

FLUJOGRAMA N. 1
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE INGRESOS
COLECTURIA

FUENTE INGRESOS

CONTABILIDAD

INICIO
1
2
RECIBE RECUROS,
DEPOSITA INTACTO Y
SOLICITA COMPROBANTE.

ENVIA DEPSITO A
CUENTA ROTATIVA DE
INGRESOS.

Papeleta Depsito

IDENTIFICA LOS RECURSOS

RECIBIDOS DE ACUERDO A
PROGRAMACION.

3
ENVIA A CONTABILIDAD
INFORMACIN DE LOS
RECURSOS RECIBIDOS.

RECIBE INFORMACIN DE
LOS RECURSOS PARA SU
REGISTRO Y DEVUELVE.

4
ELABORA
CONCILIACION
19
BANCARIA PARA CONTROL
DE LOS MOVIMIENTOS.

FIN

5.7.2.2. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ADQUISICIONES.

Objetivo: Generar a travs de la exposicin de los procedimientos para

realizar adquisiciones una base que contribuya al correcto desempeo del
profesional contable dentro del departamento de colectura, observando
las normativas aplicables para el mismo.

114

a. Se Identifica el procedimiento cuando el Rector directamente autoriza la

compra y esto es cuando el monto no supera los 3 salarios bsicos
unificados.

CUADRO N. 25
PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES MENORES A TRES
SALARIOS BASICOS UNIFICADOS

RESPONSABLE

ACCION

NO.

ACTIVIDAD

Elabora

-Elabora solicitud de la
necesidad en su rea o
departamento de trabajo

(Inicia el proceso con la

solicitud de adquisicin)
Personal Solicitante

Enva

Rectorado

Recibe y
Consulta

-Enva a rectorado la solicitud

con aval del departamento al
que pertenece.
2

Aprueba y
Enva

Comit de compras

Recibe y
cotiza

Verifica

-Recibe solicitud, consulta a

colectura la disponibilidad
presupuestaria.

-Aprueba y enva a comit de

compras para su respectiva
cotizacin y emisin de
informe.

Recibe
solicitud
de
adquisicin
autorizada
y
procede a la respectiva
cotizacin en portal Web.

-Verifica la cotizacin de tres

oferentes calificados con las
mismas
caractersticas
y

115

garantas

Analiza y
enva

-Analiza las tres propuestas y

elabora un informe en el que
se determina quin es el
proveedor seleccionado y la
enva al Rector para visto
bueno.

Rector

Recibe y
Autoriza

-Recibe informe del comit

con la documentacin, y emite
la solicitud de compra a
colectura

Colectura

Recibe y
Adquiere

-Recibe
la
orden
u
documentacin
pertinente
para realizar la adquisicin

Termina procedimiento

116

FLUJOGRAMA N. 2
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIONES MENORES A TRES SALARIOS BASICOS
UNIFICADOS
COLECTURIA

SOLICITANTE

RECTORADO

COMIT DE COMPRAS

INICIO
1
ELABORA SOLICITUD DE
NECESIDAD EN SU AREA
DE TRABAJO.

2
ENVIA A RECTORADO
SOLICITUD CON AVAL
DEL JEFE DE AREA.

RECIBE SOLICITUD,
CONSULTA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA.

3
APRUEBA Y ENVA A
COMIT DE COMPRAS
PARA COTIZACIN.

RECIBE SOLICITUD DE
ADQUISICIN Y COTIZA
EN PORTAL WEB INCOP

VERIFICA LA COTIZACIN
DE TRES OFERENTES
CALIFICADOS

RECIBE ORDEN Y
DOCUMENTACIN PARA
REALIZAR ADQUISICIN

RECIBE ACTA DE COMIT Y

ENVA CON SOLICITUD DE
ADQUISICIN A
COLECTURIA

ANALIZA LAS TRES

OFERTAS Y ENVA
INFORME CON
RESOLUCIN AL RECTOR

FIN

b. Se Identifica el procedimiento cuando necesariamente el Consejo

Directivo autoriza la compra y esto es cuando el monto supera los 3
salarios bsicos unificados.

117

CUADRO N. 26
PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES
MONTOS QUE SUPERAN LOS 3 SALARIOS BSICOS UNIFICADOS
RESPONSABLE

ACCION

NO.

ACTIVIDAD

Elabora

-Elabora solicitud de la
necesidad en su rea o
departamento de trabajo

(Inicia el proceso con la

solicitud de adquisicin)
Personan Solicitante

Enva

Rectorado

Recibe y
Consulta

-Enva a rectorado la solicitud

con aval del departamento al
que pertenece.
2

Convoca y
enva

Consejo Directivo

Recibe y
analiza

-Convoca a los miembros del

consejo directivo y enva para
anlisis y aprobacin

Aprueba
Enva

Comit de compras

Recibe y
cotiza

Verifica

-Recibe solicitud, consulta a

colectura la disponibilidad
presupuestaria

-Recibe la documentacin y
procede al anlisis para
aprobacin
-Aprueba
la
solicitud
y
Aprueba y enva a comit de
compras para su respectiva
cotizacin y emisin de
informe.

-Recibe
solicitud
de
adquisicin
autorizada
y
procede a la respectiva
cotizacin en portal Web.
- Verifica la cotizacin de tres
oferentes calificados con las
mismas
caractersticas
y
garantas.

118

Rector

Colectura

Analiza y
enva

-Analiza las tres propuestas y

elabora un informe en el que
se determina quin es el
proveedor seleccionado y
enva al Rector para visto
bueno.

Recibe y
Autoriza

-Recibe informe del comit

con la documentacin, y emite
la
solicitud
de
compra
autorizada
por
Consejo
Directivo a colectura

Recibe y
Adquiere

-Recibe
la
orden
de
adquisicin
y
la
documentacin
pertinente
para realizar la adquisicin

Termina procedimiento

119

FLUJOGRAMA N. 3
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
MONTOS QUE SUPERAN LOS 3 SALARIOS BSICOS UNIFICADOS

Dentro del proceso de adquisiciones a travs del sito Web del Instituto
Nacional

de

Contratacin

Pblica

(www.compraspublicas.gov.ec),

encontramos varios procedimientos entre los cuales se anota:

Procedimientos Dinmicos:
o Catlogo Electrnico, mediante el cual permite a las entidades
contratantes comprar directamente los bienes y/o servicios que
requiera a los diferentes proveedores que publican sus
productos en este mdulo.

120

o Subasta Inversa, que se usa para efectuar la adquisicin de

bienes y servicios normalizados, y de no constar en el Catlogo
Electrnico,

las

Entidades

contratantes

debern

realizar

subastas inversas mediante las cuales los proveedores de

bienes y prestadores de servicios que dispongan de las mismas
caractersticas o equivalentes, compiten hacia la baja del precio
ofertado electrnicamente a travs del portal.

Licitacin.- Misma que es una herramienta que se utiliza cuando no

sea posible utilizar las dos herramientas constantes en los
procedimientos dinmicos adems de poder contratar bienes o
servicios no normalizados, siempre y cuando el presupuesto
referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente
0.000015 por el monto del presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio econmico.

Cotizacin.- Se utilizar cuando fuere imposible la aplicacin de los

procedimientos dinmicos o si aplicados hubieren sido declarados
desiertos, siempre que el presupuesto referencial oscile entre el
0.000002 y el 0.000015 del Presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio econmico.

Menor Cuanta.- Que se usar para la contratacin de bienes y

servicios no normalizados, exceptuando los de consultara y que su
presupuesto referencial sea inferior al 0.000002 del Presupuesto Inicial
del Estado del correspondiente ejercicio econmico. Adems de que
no se haya podido aplicar los procedimientos dinmicos o ellos hayan
sido declarados desiertos, siempre y cuando el presupuesto
referencial sea inferior al 0.000002 del presupuesto Inicial del estado
del correspondiente ejercicio econmico.

121

5.7.2.3. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EGRESOS

Objetivo: Desarrollar la gestin financiera en forma integrada, con
eficiencia, oportunidad y transparencia, en el uso y manejo de los
recursos financieros asignados al establecimiento educativo, de acuerdo
al caso que lo amerite.
CUADRO N. 27
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EGRESOS
RESPONSABLE

ACCION

NO.

ACTIVIDAD

Rectorado

Enva

- Enva solicitud, debidamente

autorizada, para realizar pago
al
beneficiario,
segn
corresponda.

Colectura

Recibe y
registra

- Recibe solicitud de pago

autorizada y registra extralibros (forma de control
interno y como herramienta
de
trabajo)
para
tener
secuencia
en
los
compromisos y devengados
con cargo al presupuesto del
Colegio.

(Inicia el proceso con la

solicitud de pagos)

Enva

Contabilidad

Recibe y
Registra

-Enva
documentacin
a
contabilidad para su registro
en portal e-sigef.
3

Enva

Colectura

Recibe y
Realiza

-Recibe solicitud de pago con

documentacin para registro
en portal e-sigef
-Enva
documentacin
colectura
para
consignacin del pago

a
la

- Recibe documentacin y
realiza transferencia a cuenta
bancaria previa identificacin
del beneficiario.

122

Enva

Auxiliar de Servicios

Recibe y
Recaba

- Enva documentacin de
respaldo al Conserje para
consignar las firmas al
proveedor en recibido.
5

Enva

Colectura

Recibe y
Archiva

- Recibe documentacin para

llevarlas al proveedor de
bienes
o
prestador
de
servicios
para
su
correspondiente
firma
de
recibido en comprobantes de
egreso,
-Enva a colectura los
documentos
para
su
correspondiente verificacin y
archivo.

-Recibe la documentacin
firmada y procede a su
archivo
de
manera
permanente.

Termina procedimiento

123

FLUJOGRAMA N. 4
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
REALIZAR EGRESOS
COLECTURIA

RECTORADO

CONTABILIDAD

AUXILIAR DE SERVICIOS

INICIO
2

RECIBE SOLICITUD DE
PAGO Y REGISTRA
EXTRA LIBROS MEJOR
CONTROL

ENVIA SOLICITUD DE
PAGO AL PROVEEDOR
BENEFICIARIO.

3
ENVIA DOCUMENTACIN
A CONTABILIDAD PARA
SU REGISTRO E SIGEF.

RECIBE
DOCUMENTACIN
PARA REGISTRO
PORTAL E-SIGEF

4
REALIZA AUTORIZACIN
TRANSFERENCIA A
CUENTA BANCARIA

ENVIA
DOCUMENTACIN
REGISTRADA A
COLECTURIA

5
ENVIA
DOCUMENTACIN PARA
CONSIGNAR FIRMAS

RECIBE SOLICITUD PARA

CONSIGNAR FIRMAS
PROVEEDOR RETIRA
MERCANCAS Y DEVUELVE

6
RECIBE
DOCUMENTACIN
FIRMADA

ENVA A COLECTURA
LOS DOCUMENTOS
PARA SU RESPECTIVA
VERIFICACIN Y
ARCHIVO

Documentos
soporte de
Transaccin

FIN

Cabe anotar que las entidades pblicas contempladas en el Art. 225 de la

Constitucin de la Repblica del Ecuador, dice: Para la adquisicin de
cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de

124

adquisiciones, se requiere de la resolucin de la mas alta autoridad de la

entidad u organismo o del funcionario delegado para ese fin, con sujecin
a las disposiciones legales pertinentes. Para efectuar las adquisiciones,
las entidades u organismos del sector pblico emitirn su correspondiente
reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de conformidad a
sus requerimiento y en concordancia con las disposiciones legales que
fueren aplicables.

Inspeccin y recepcin.- Los bienes adquiridos, de cualquier

naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el servidor
pblico, Guardalmacn de Bienes, o quien haga sus veces y los
servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada
entidad deban hacerlo, lo que se dejar constancia en un acta con la
firma de quienes los entregan y reciben. Adquirido el bien, el
Guardalmacn de bienes, har el ingreso correspondiente y abrir la
hoja de vida til o historia del mismo, en la que se registrarn todos
sus datos y en los casos pertinentes, informacin adicional sobre su
ubicacin y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.

Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los

bienes y se las comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al
funcionario delegado para el efecto. No podrn ser recibidos los
bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones
contractuales.

Obligatoriedad de Inventarios.- El responsable deber al menos una

vez al ao, en el ltimo trimestre, proceder a efectuar la toma de
inventario, a fin de actualizarlo y tener la informacin correcta, conocer
cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicacin, estado de
conservacin y cualquier afeccin que sufra, cruzar esta informacin
con la que aparezca en las hojas de vida til o historial de los bienes y

125

presentar un informe sucinto al Rector de la Institucin en la primera

quincena de cada ao.

5.7.3. MANUAL PARA EL USO DE LAS CUENTAS CONTABLES EN

ASOCIACIN CON LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS ASIGNADAS
A LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS FISCALES

Cuando el profesional contable, este en pleno desempeo de sus

actividades, deber utilizar en sus transacciones el catlogo general de
cuentas y relacionarlas con sus partidas presupuestarias tanto de
ingresos como de gastos asignados al establecimiento educativo, ya que
en funcin de las mismas se desarrollan las actividades. A continuacin
se ve las consideraciones para su aplicacin:

5.7.3.1. PARTIDAS DE INGRESOS:

Cuadro N: 28
PARTIDAS DE INGRESOS
DEVENGADO
113.13

Cuentas

Cobrar

Tasas

PARTIDA PRESUP
por 13

Tasas

CUENTA CONTABLE
y 623.01

y Contribuciones

Tasas

Generales

Contribuciones.
113.15

Cuentas

por 15

Aporte

Fiscal 626.31 Aporte Fiscal

Cobrar Aporte Fiscal Corriente

Corriente

Corriente
113.17

Cuentas

Cobrar

rentas

por 17

Renta

de Inversiones y Multas

Inversiones y Multas

de 625.02

Rentas

arrendamientos

de
de

bienes

Fuente: Ministerio de Finanzas

Elaboracin: Investigador 2010

126

a. Tasas y Contribuciones (13): Comprenden los gravmenes fijados por

las entidades y organismos del Estado, por los servicios o beneficios que
proporcionan.

Esta partida tiene una relacin directa con las cuentas contables del grupo
62.3 Tasas y Contribuciones, se emplear la cuenta que se necesita y
ser la que genere el devengado de la partida presupuestaria.

La cuenta por cobrar que se emplea en este asiento ser del grupo 11.3
Cuentas por Cobrar las mismas que registran y controlan los recursos
provenientes de derechos de percepcin de fondos, dentro del ejercicio
fiscal, como se est tratando a la partida nmero 13, cuenta contable de
ingresos 62.3, entonces para devengar se usa la cuenta por cobrar Tasas
y Contribuciones 113.13

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 13
Denominacin:

Tasas y Contribuciones

Partida Especfica: 1301060001 Especies Fiscales

Transaccin:
COD
11313

Venta de Especies Fiscales por $50,oo

CUENTA

DEBE

HABER

Cuentas por Cobrar Tasas y Contrib. 50,oo

6230106 Especies Fiscales

50.oo

V/p. Devengado Venta de Especies

11101

Cajas Recaudadoras

11313

Cuentas por Cobrar Tasas y Contrib.

50.oo
50.oo

V/p. Cobro por la venta de Especies

11115

Banco Privado Ingresos

11101

Cajas Recaudadoras

50.oo
50.oo

V/p. Depsito Bco. Privado valor

Recaudado

127

b. Aporte Fiscal Corriente (15).- Comprenden los aportes recibidos del

gobierno central a las entidades del sector pblico no financiero, para
financiar los gastos de operacin.
Para devengar esta partida se emplear

la cuenta

Aporte Fiscal

Corriente, 626.31.01 Del Gobierno Central. Y la cuenta para generar el

derecho o devengado, ser 113.15 Cuentas por cobrar Aporte Fiscal
Corriente.

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 15
Denominacin:

Aporte Fiscal Corriente

Partida Especfica: 1501010000 Gobierno Central

Asignacin del Gobierno Central por $1200,oo

COD
113.15

CUENTA
Cuentas por Cobrar Aporte Fiscal

DEBE

HABER

1200,oo

626.31.01 Del Gobierno Central

1200.oo

V/r. Devengado Asignacin Fiscal

111.03

Banco Central del Ecuador

113.15

Cuentas por cobrar Aporte Fiscal

1200.oo
1200.oo

V/r. Ingreso a la Cuenta del BCE.

c. Rentas de Inversiones y Multas (17).- Comprenden los ingresos

provenientes del uso y servicio de la propiedad, sea de capital, ttulos
valores o bienes fsicos. La cuenta contable ser 62.5, especficamente
en el arrendamiento de locales es 625.02.02, y la que genera el derecho o
devengado es la cuenta 113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de
Inversiones y Multas.

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida:17 Renta de Inversin y Multas.
Denominacin:

Renta de Inversin y Multas.

128

Partida

Especfica:1702020001

Edificios

Locales

Residencias
Arrendamiento de bar.: $100,oo
CODIGO
113.17

CUENTA

DEBE

HABER

Cuentas x Cobrar Renta de Inv. y 100,oo

Multas

113.81.02 Cuentas x Cobrar IVA Vta. Bienes y

12.oo

servicios
625.02.02 Renta de Edif. Locales y Residencias

100.oo

213.81.07 Cuentas x Pag. IVA Cobrado

12.oo

v/r. Devengado arrendamiento bar

111.01

Cajas Recaudadoras

112.oo

113.17

Cuentas x Cobrar Renta de Inversin. y

100.oo

Multas
113.81.02 Cuentas x Cobrar. IVA Vta. Bienes y

12.oo

servicios
V/r. Cobro por la venta de Productos
111.15

Banco Privado Ingresos

111.01

Cajas Recaudadoras
V/r.

Depsito

Bco.

112.oo
112.oo
Privado

valor

Recaudado

5.7.3.2. PARTIDAS DE GASTO

Cuadro N: 29
PARTIDAS DE GASTOS ASINADAS A LA INSTITUCIN
CTA. DEVENGADO
213.51

Cuentas

Pagar

gastos

Personal

PARTIDA PRESUP

CUENTA CONTABLE

por 51 Gastos en Personal 633.01

en

Remuneraciones
Bsicas
633.02
Remuneraciones

129

complementarias
633.03
Remuneraciones
Compensatorias
633.04 Subsidios
213.53

Cuentas

pagar

Bienes

por 53 Bienes y Servicios 131.01 Existencia de

y de Consumo

Servicios de Consumo

Bienes

de

uso

consumo Corriente
634.01

Servicios

Bsicos
634.02

Servicios

Generales
634.03

Traslados

Instalaciones,

Viticos

y Subsistencias
634.04

Instalacin

Mantenimiento

reparaciones
634.05

Arrendamiento

de Bienes
634.06 Contratacin de
Estudios

Investigaciones
634.07

Gastos

en

Informtica
634.08 Bienes de Uso y
Consumo Corriente
213.57

Cuentas

Pagar Otros Gastos

por 57

Otros

Corrientes

Gastos 125.31

Prepagos

Seguros,
Financieros

de

Costos
y

Otros

Gastos.
634.11 Otros Gastos

130

Corrientes
635.04 Seguros
213.84

Cuentas

por 84 Bienes de Larga 141.01 Bienes Muebles

Pagar Inversiones en Duracin

141.05 Semovientes

Bienes

Bienes Produccin

de

Larga

Duracin

Fuente: Ministerio de Finanzas

Elaboracin: Investigador 2010

a. Gastos en Personal (51): Comprenden los gastos por las obligaciones

con los servidores y trabajadores del Estado, por los servicios prestados.
Para devengar esta partida de gastos, se emplea las cuentas agrupadas
en el grupo 63.3. La cuenta contable que genera la obligacin de pago es
una de naturaleza pasiva del grupo 21.3 Cuentas por Pagar y de la misma
forma que en las partidas de ingresos, se emplea la cuenta contable
seguida del nmero de partida de gasto que se devenga, es decir 213.51
Cuentas por Pagar Gastos en personal

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 51
Denominacin: Gastos en Personal
Partidas Especficas: Relacionadas con el pago de Sueldos
Personal Docente Administrativo y de Servicios.
Transaccin: Pago de Sueldos por el mes X, los valores a
consignarse sern aquellos que se encuentren dentro del rol
de pagos del Establecimiento educativo.
CODIGO

CUENTA

DEBE

633.01.01 Sueldos

3063.22

633.01.05 Remuneraciones Unificadas

1954.00

633.02.01 Bonificacin por Aos de Servicio

1584.43

633.02.06 Dcimo Sexto Sueldo

HABER

96.00

131

633.02.14 Porcentaje de Funcional

1302.59

633.02.15 Adicional sobre la Dcima Categora

340.01

633.03.03 Compensacin por costos de Vida

196.80

633.03.07 Comisariato

1920.00

633.03.08 Compensacin Pedaggica

96.00

633.04.01 Por Cargas Familiares

7.00

633.04.02 De Educacin

6.71

633.06.01 Aporte Patronal

830.01

213.51.01 Cuentas x Pagar Gastos Personal

6850.46

213.51.03 Cuentas x Pagar Gastos Personal

1813.54

IESS
213.51.04 Cuentas x Pagar Gastos Personal

2732.77

Retenciones Varias
Devengado sueldos al Personal
213.51.01 Cuentas x Pagar Gastos Personal
111.03

11396.77
6850.46

Banco Central
V/r.

Tansferencia

11396.77

6850.46
a

cuentas

personal

b. Bienes y Servicios de Consumo (53). Comprenden los gastos

necesarios para el funcionamiento operacional de la administracin del
colegio. Empleamos las cuentas agrupadas en la cuenta grupo 63.4. La
cuenta contable que genera la obligacin de pago es una de naturaleza
pasiva del grupo 21.3 Cuentas por Pagar y entonces se tendr 213.53
Cuentas por pagar Bienes y Servicios de Consumo.

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 53
Denominacin: Bienes y Servicios de Consumo

132

Partida Especfica: Servicios Bsicos, Servicios Generales,

Traslados Instalaciones Viticos y Subsistencias, Bienes de
Uso y Consumo Corriente.
Transaccin: Compra de Materiales para Uso de Oficina
$100,00
CODIGO

CUENTA

DEBE

634.08.04 Materiales de Oficina

100.00

113.81.01 Cuentas x Cobrar IVA

12.00

213.53.01 Cuentas

Pagar

HABER

Bienes

Serv.

99.00

Bienes

Serv.

1.00

Consumo Proveedor
213.51.02 Cuentas

Pagar

Consumo IR.
213.81.03 Cuentas x Pagar Iva Ret. 30% Fisco

3.60

213.81.04 Cuentas x Pagar Iva Ret 70% Proveedor

8.40

V/r. Devengado Compra de Mat. Oficina

213.53.01 Cuentas

Pagar

Bienes

Serv.

99.00

Consumo Proveedor
213.81.04 Cuentas x Pagar Iva Ret 70% Proveedor
111.03

Banco Central Ecuador

8.40
107.40

Cancelacin al Proveedor Trasf.Bco.

c. Otros Gastos Corrientes (57): Comprenden los gastos por concepto

de impuestos, tasas, contribuciones, seguros, comisiones y otros
originados en las actividades operacionales dentro del establecimiento.
Se emplea las cuentas agrupadas en el grupo 63.5. La cuenta contable
que genera la obligacin de pago es una de naturaleza pasiva del grupo
21.3 Cuentas por Pagar y entonces se tendr 213.57 Cuentas por pagar
Otros Gastos.

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 57
Denominacin: Otros Gastos Corrientes

133

Partida Especfica: Seguros 570201.

Transaccin: Pago Pliza de Fidelidad Pblica Empleados
Caucionados.$112.00

CODIGO

CUENTA

DEBE

HABER

125.31.01 Prepagos de Seguros

100.00
113.81.01 Cuentas x Cobrar IVA
213.57.01 Cuentas

Pagar

12.00
Otros

Gastos

99.20

Proveedor
213.57.02 Cuentas x Pagar Otros Gastos IRta.

0.80

213.81.01 Cuentas x Pagar Iva Proveedor 100%

12.00

V/r.Devengado Pago seguro Fidelidad

213.57.01 CxP Otros Gastos Proveedor

99.20

213.81.01 CxP Iva Proveedor 100%

12.00

111.03

Banco Central Ecuador

111.20

V/r.Cancelacin a Aseguradora

d. Bienes De Larga Duracin (84).- Comprenden los gastos destinados a

la adquisicin de bienes muebles, inmuebles e intangibles, para
incorporar a la propiedad del Colegio. Se incluyen los gastos que permitan
prolongar la vida til, mejorar el rendimiento o reconstruirlos.

Para devengar esta partida de gastos, se emplea las cuentas agrupadas

en el grupo 14.1 Bienes de administracin, que registran y controlan los
bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades administrativas y
operacionales.

134

La cuenta contable que genera la obligacin de pago es de naturaleza

pasiva del grupo 21.3 Cuentas por Pagar, entonces se tendr 213.84
Cuentas por pagar Inversiones en Bienes de Larga Duracin.

TRANSACCIN MODELO
Nmero de Partida: 84
Denominacin: Bienes de Larga Duracin
Partida Especfica: 84.01.07 Equipos Sistemas y Paquetes
Informticos.
Transaccin:

Computadores

para

el

Centro

Cmputo

$112,00

CODIGO

CUENTA

141.01.07 Equipos,

Sistemas

DEBE
y

Paquetes

HABER

100.00

Informticos
113.81.01 Cuentas x Cobrar IVA

12.00

213.84.01 Cuentas x Pagar Inversiones en Bienes

99.00

de Larga Duracin
213.84.02 Cuentas x Pagar Invers. Bien Larga

1.00

Durac. Ret. Impuesto Rta.

213.81.03 Cuentas x Pagar Iva Ret. 30% Fisco

3.60

213.81.04 Cuentas x Pagar Iva Retenc. 70%

8.40

Proveedor
V/r.

Devengado

Compra

de

Computadores
213.84.01 Cuentas x Pagar Inversiones en Bienes

99.00

de Larga Duracin
213.81.04 Cuentas

Pagar

Iva

Ret

70%

8.40

Proveedor
111.03

Banco Central Ecuador

107.40

V/r. Cancelacin al Proveedor Trasf.

Interbancaria

135

5.8. DISEO ADMINISTRATIVO.

Para optimizar la viabilidad en la ejecucin de la propuesta dentro de un

establecimiento educativo. Las actividades ordenadas en secuencia, con
los tiempos de ejecucin con los principales responsables.
Las actividades bsicas son: la validacin e implantacin de la propuesta
y actualizacin; para que esta propuesta entre en aplicacin se requiere
de la decisin positiva de la mxima autoridad establecimiento educativo
en las fases II y III, y especficamente la fase I es responsabilidad del
Investigador.

No.

ACTIVIDADES

RESPONSABLES
Marzo

1.

Validacin de la

Abril

Mayo

Junio

Julio

propuesta
1.1

Socializacin del

Investigador

Investigador y

Diseo tcnico y de
la utilidad de la
propuesta
1.2

Consideraciones y
Juicios de las

Miembros del Consejo

autoridades del

Directivo del

Plantel

Establecimiento

1.3

Ajustes

1.4

Evaluacin de la

Investigador
X

Miembros del Consejo

Propuesta

No.

Directivo y Colector

ACTIVIDADES

RESPONSABLES
Marzo

2.

Abril

Mayo

Junio

Julio

Implantacin de la
propuesta

2.1

Entrega de la

Investigador

propuesta
oficialmente a la
mxima autoridad del
Establecimiento

136

2.2

2.3

Anlisis Integral de la

Miembros del Consejo

propuesta en la

Directivo del

Institucin

Establecimiento

Aprobacin por parte

de la Primera

Rector del
Establecimiento

Autoridad
2.4

Difusin e Inicio de

Implantacin de la

Junta General de
Directivos y Profesores

propuesta.

3.

Mantenimiento y

Comisin permanente,

cambios

Que integre adems al

permanentes,

Colector, Secretara

segn
disposiciones de
Organismos de
Control

5.9. IMPACTOS.

El presente trabajo de Investigacin sirvi para conocer ms de cerca el

sistema contable presupuestario y su funcionamiento dentro los
establecimientos educativos de educacin media, con lo cual se busca
promover la estandarizacin de los procesos, procedimientos para el
desarrollo de los mismos.

5.9.1. IMPACTO INSTITUCIONAL

Administracin presupuestaria.- Tiene un impacto alto, ya que permite el

establecimiento de un cronograma adecuado de ejecuciones y de las
correspondientes

reformas

bsqueda

de

nuevas

fuentes

de

financiamiento que permitan conseguir los objetivos trazados.

137

Fortalecimiento de la estructura Institucional.- Es un impacto alto, debido

a que se integra a todo el personal generando canales de comunicacin y
de compromiso con un impulso hacia la excelencia personal permanente.

Credibilidad en la comunidad.- Al reflejar una buena imagen as como una

solidez Institucional debido a su continua preocupacin por el logro de la
excelencia dentro del servicio educativo.

Calidad en los procesos.- Al contar con descripciones esquematizadas de

los procedimientos identificados en el rea financiera, permite el
mejoramiento de los mismos y por consiguiente el generar calidad en su
departamento.

5.9.2. IMPACTO SOCIO ECONOMICO

Calidad en el proceso educativo.- De quienes hacen uso de los servicios

Institucionales, generando un efecto de impulso al observarse mejoras en
los procedimientos y por ende mejorando el nivel de recursos asignados y
que se destinan a la inversin dinamizando as la economa local.

5.9.3. IMPACTO LEGAL

Control.- La correcta utilizacin de los recursos financieros, es una

exigencia de los organismos de control como son: La Contralora General
del Estado, as como el Ministerio de Finanzas, por lo tanto las
instituciones de educacin media ests sujetas a las disposiciones que
estos organismos emiten. Al contar con la informacin pertinente en los
establecimientos de educacin media con relacin a su presupuesto
coadyuva a la eficiente ejecucin del mismo.

138

5.9.4. IMPACTO EDUCATIVO

La propuesta constituye un aporte como fuente de conocimiento, al

facilitarse como implemento de consulta a todas aquellas personas que
tengan especial inters por el desarrollo de las instituciones educativas,
mejorando as su talento humano logrando mayor eficiencia en su
desempeo.

5.9.5. IMPACTO ETICO

La calidad contable presupuestaria es muy importante dentro de una

institucin, de su correcto funcionamiento depende la adecuada
proteccin y proyeccin de sus recursos. De ah que la tica profesional
tiene un papel preponderante, al dar correcto cumplimiento a las leyes,
reglamentos, procedimientos, polticas vigentes que protejan los recursos
que son pblicos, factor imprescindible para el desarrollo no solo
Institucional sino de toda la comunidad educativa.

5.10. EVALUACIN DE LA PROPUESTA.

La propuesta se someti a consideracin del personal administrativo

como son los miembros del Consejo Directivo de las instituciones de
educacin media, por ser las personas que constituyen el nivel asesor
dentro de las mismas y que podrn emitir una opinin sobre el tema
investigado, los mismos que a su vez delegaron a las personas que
consideran que tienen un conocimiento ms profundo acerca del tema.

Para evaluar la propuesta se aplic la siguiente metodologa:

Actividad 1.- Se Socializa la propuesta induciendo la importancia de

contar con un modelo administrativo financiero. Se cont con la

139

participacin de funcionarios administrativos de la Institucin educativa

como son: rector, colector, contador.

El diseo Tcnico y de la propuesta fue analizada Institucionalmente en

forma individual con las personas delegadas para el caso, y su validacin
se la realiz dentro de cinco establecimientos educativos de la ciudad de
Ibarra, logrando observarse que las 5 funcionarios delegadas para el
proceso de validacin coinciden de que se trata de un trabajo muy
aceptable.

Por otra parte los juicios emitidos indican que es de mucha importancia
para las Instituciones Educativas porque contribuir al mejoramiento y
logro de la excelencia lo que conlleva al mejoramiento en el desarrollo de
la sociedad. Se puede observarlo en los anexos D, E, F, G y H.

Adems, una vez extradas las opiniones en cada una de las Instituciones
seleccionadas para la validacin, se procede a describir sus juicios:
La propuesta presentada, a ms de ser innovadora, a futuro
permitir interrelacionar de manera ptima a todos los entes
inmersos en el desarrollo de una Institucin Educativa
El conocimiento mutuo de cada una de las reas que
intervienen

en el proceso administrativo de una Institucin,

promueve el mejor desempeo y consecuentemente la calidad

de los servicios a brindar
La propuesta presentada considero que es de mucha
importancia y validez, por cuanto en el establecimiento
educativo se requiere de bases contables para el desarrollo
eficaz de la entidad.
Considero excelente y de vital importancia porque asegura la
participacin de todos, y en cuanto a las expectativas
institucionales es un instrumento eficiente y de fcil aplicacin y

140

solicito al trmino del trabajo, socializar para todo el plantel

educativo.
Es muy interesante, sin embargo es necesario mayor
explicacin

capacitacin

para

su

correspondiente

implantacin.

5.11. CONTRASTACIN DE LAS PREGUNTAS DE INVESTIGACIN

CON LOS RESULTADOS DE LA VALIDACIN.
Las debilidades en el sistema contable presupuestario son de
orden tcnico y afectan a la gestin directiva?

Los especialistas de las Instituciones de Educacin Media, consideran

que la capacitacin especializada se encuentra centralizada, adems
no se cuenta con una fuerte relacin de participacin con todos
quienes hacen parte de la comunidad educativa y la propuesta
fomentar el conocimiento de quienes hacen parte del establecimiento
educativo, como consecuencia constituir una herramienta didctica
de trabajo y por consiguiente el mejoramiento la calidad en la gestin
directiva.
Cules son los principales elementos que intervienen en la
metodologa para le generacin del modelo administrativo
financiero, que optimice el servicio que oferta?

La estructura orgnica y funcional con la finalidad de identificar las

lneas de autoridad y funciones de todos y cada uno de quienes
conforman el establecimiento educativo, Los procedimientos en el rea
financiera que funcionan como canal informativo y las cuentas
contables con su relacin partidas presupuestarias as como los
registros que son preestablecidos por el organismo de control que
permite fortalecer a la Institucin

141

 Cmo

fomentar

las

actitudes

de

compromiso

para

el

cumplimiento de su desempeo especfico y significativo?

Los diferentes componentes que hacen parte de la propuesta,

permiten que el personal cuente con el conocimiento adecuado de sus
funciones adems de sus canales de comunicacin y se interrelacione
al sentirse parte del mismo, siendo un proceso incluyente de mejora
continua el mismo que contribuye ostensiblemente al fortalecimiento
de no solamente los que hacen parte del establecimiento, sino de toda
a comunidad educativa.
Qu procedimientos administrativos deben formar parte para el
desarrollo de la calidad en los procesos institucionales?

Las autoridades y funcionarios opinan que los componentes

mencionados dentro de la propuesta, muestran una coherencia y
secuencia lgica como son los procedimientos de recepcin de
ingresos, adquisiciones y de egresos, que orientan de mejor manera el
desarrollo de las actividades en el establecimiento educativo y adems
de tener una relacin y armona con las bases legales y normativas,
mismas que rigen el desenvolvimiento institucional, constituyendo un
proceso muy importante dentro del da a da aunando esfuerzos
mancomunadamente hacia la consecucin de la calidad en la
organizacin educativa.
Cules son los componentes del manual, que constituye una
herramienta de apoyo para el nivel directivo?

Las partidas presupuestarias asignadas al establecimiento educativo,

as como de las cuentas contables y su interrelacin, constituye una
herramienta importante dentro del desenvolvimiento de las funciones
directivas mismas que se ven sustentadas tcnicamente y de mejor

142

manera como lo mencionan quienes hacen parte de los rectorados en

las Instituciones educativas fiscales

CONCLUSIONES

Una vez analizados los resultados obtenidos tanto en los modelos de

encuesta as como en las entrevistas a las autoridades de los
establecimientos educativos, se lleg a determinar las siguientes
conclusiones:

1.- Se determin que el manejo contable presupuestario de los

recursos de la Institucin, constituye en el principal insumo de
informacin para la toma de decisiones en procura de la consecucin
de los objetivos trazados, factor indispensable para el desarrollo
Institucional, sin embargo los establecimientos educativos en su nivel
asesor no cuentan con un adecuado conocimiento, como una gua,
para desarrollar las actividades financieras, que mitigue los riesgos de
no contar con los parmetros esenciales que en definitiva merma su
desempeo administrativo y financiero.

2.

Existe

una

centralizacin

en

el

conocimiento

contable

presupuestario, lo que genera desconocimiento del nivel asesor,

impidiendo que no se tomen las decisiones adecuadamente en
procura del mejoramiento Institucional de los establecimientos
educativos. El personal que integra el establecimiento educativo, ha
tenido una participacin pasiva o rutinaria en el desarrollo de los
procesos, y la coordinacin que actualmente existe es muy baja ya
que se les hace partcipes de pocas o ninguna de las actividades que
contribuya al mejoramiento de la calidad Institucional.

143

3.- Debilitamiento en los controles internos, si bien es cierto existen los

procedimientos establecidos por los rganos de control, no se
sustentan dentro de un manual de procedimientos para su correcta
ejecucin,

que

contribuya

al

desarrollo

de

sus

procesos

procedimientos.

4.- La metodologa para documentar sus procedimientos, es

desconocida por la mayora de la poblacin investigada que forman
parte de los establecimientos educativos, los mismos mencionan que
se ha dado prioridad a otros lineamientos y sugieren que se
desarrollen procesos mnimos por la importancia que conlleva para
incorporarse dentro del esquema inicial para la consecucin de la
calidad, esencial en el desarrollo Institucional.

RECOMENDACIONES

1.- Se elabore el Modelo Administrativo Financiero para mejorar la

calidad del servicio en las instituciones de educacin media, que
permita el manejo y comprensin no solo de los colectores y los
miembros del consejo directivo, sino tambin de todos quienes hacen
parte de la Institucin, que adems han demostrado inters en el
conocimiento del tema y permitirn generar compromiso, al ver que es
un proceso vlido en la consecucin de los logros siendo estos
compartidos.

2.- Los miembros del Consejo Directivo necesitarn participar ms

activamente durante el proceso de implementacin de la propuesta,
siempre y cuando se acepte la misma por parte de la mxima
autoridad. Adems que se implante un poltica de capacitacin en
cascada sobre el tema, para fortalecer la retroalimentacin de
conocimientos y la capacidad analtica y crtica constituyndose en un
plus del talento humano.

144

3.- Dentro de la Junta General de Directivos y profesores, se lleve a

cabo la socializacin de la propuesta, con el afn de que todos
quienes hacen parte del establecimiento educativo, tengan el
conocimiento del mismo y sea el primer paso hacia la formulacin de
procesos a nivel general de toda la institucin, contribuyendo as a
encaminar al establecimiento al mejoramiento de la calidad y por ende
de la sociedad.

4.- Dentro de las reuniones de Consejo Directivo, se formule planes y

programas de capacitacin al personal integrante del Establecimiento
educativo, con el apoyo de instituciones gubernamentales y no
gubernamentales que se dedican al fortalecimiento de este tipo de
procesos, mismos que aporten al mejoramiento de la calidad del
servicio que se oferta, fortaleciendo al sistema educativo.

145

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cpn.met.gob.pe El Sistema Nacional de Contabilidad

www.repondanet.com

Controles

Informes

Financieros

sector

Gubernamental

149

150

ANEXO A
UNIVERSIDAD TECNICA DEL NORTE
INSTITUTO DE POSTGRADO
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DIRECTIVO QUE LABORA EN
LA INSTITUCIN DE EDUCACIN MEDIA
Propsito: La presente encuesta tiene la finalidad de recopilar informacin
que permita identificar debilidades en el sistema contable presupuestario
y a la vez servir de base en la implementacin de un modelo de calidad
contable presupuestaria en el desempeo financiero de las Instituciones
de Educacin Media fiscales.
Instrucciones. Lea detenidamente la encuesta antes de contestarla, el
documento es annimo para garantizar su veracidad, marque con una X
en el parntesis segn corresponda a su respuesta.
Tiempo Estimado: 10 Minutos
Fecha:___________________________
DATOS TCNICOS:
Ocupacin:
Directivo:

Docente:

1.-Considera usted que son suficientes sus conocimientos en cuanto

al manejo presupuestario de su Institucin?
Suficientes

Poco Suficientes

Desconoce

2.- Existe en su Institucin un modelo de calidad especfico en

relacin a la gestin administrativa financiera?
Se ha considerado

No se ha considerado

3.- Considera Importante desarrollar un modelo de calidad para

optimizar la gestin contable presupuestaria?
Muy Importante

Importante

Poco Importante

151

4.- Por qu causas no se ha desarrollado un modelo de calidad

para optimizar la gestin contable presupuestaria?
No ha exigido la Direccin Educacin

El Consejo Directivo no lo ha solicitado

Se ha dado prioridad a otros lineamientos (

5.- Ha recibido capacitacin acerca del manejo contable y

de

presupuesto?
En Cascada
Centralizada
Descentralizada
6.-

(
(
(

)
)
)

Con la Identificacin hacia mi Institucin, me siento parte

integral de la misma?
Muy comprometido
Comprometido
Poco Compromiso

(
(
(

)
)
)

7.- En cuanto a mis relaciones con mis compaeros de trabajo,

desarrollo mis relaciones en beneficio de mi Colegio?
Muy Frecuente

Frecuente

Poco Frecuente

8.- Existe informacin disponible acerca de los resultados contables

y presupuestarios de su Institucin
Muy Frecuente

Frecuente

Poco Frecuente

9.- A su criterio, detalle los contenidos bsicos para obtener un

modelo de calidad contable presupuestario.
Polticas Calidad
Organizacin para Calidad
Excelencia Personal
Aseguramiento Para Calidad

(
(
(
(

)
)
)
)

152

ANEXO B
UNIVERSIDAD TECNICA DEL NORTE
INSTITUTO DE POSTGRADO
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS CONTADORES DE LOS PLANTELES DE
EDUCACIN MEDIA
Propsito: La presente encuesta tiene la finalidad de recopilar informacin
que permita identificar debilidades en el sistema contable presupuestario
y a la vez servir de base en la implementacin de un modelo de calidad
contable presupuestaria en el desempeo financiero de las Instituciones
de Educacin Media fiscales.
Instrucciones. Lea detenidamente la encuesta antes de contestar, el
documento es annimo para garantizar la veracidad de la respuesta,
marque con una X en el parntesis segn corresponda su respuesta.
Tiempo Estimado: 15 Minutos
DATOS TCNICOS.
Nivel de Instruccin:
Secundaria (
)
Superior
(
)
Postgrado (
)
Tiempo que labora en la Institucin: Aos

1.- Cules fueron sus principales inconvenientes que encontr al

asumir sus funciones?
Con Documentacin

Con Directivos

Con Informacin

Ninguno

2.- Cree usted que es suficiente la informacin difundida para el

ejercicio de sus funciones y el buen funcionamiento de su
Institucin?
Muy Suficiente

Suficiente

Insuficiente

153

3.- Qu elementos cree pertinentes se deben profundizar para que

sus actividades se encaminen a lograr la calidad?
Contables

Orgnico Funcionales

Presupuestarios

Informticos

4.- Qu mecanismo cree sea el mas apropiado para evitar la falta de

informacin dentro del personal, que permita la inclusin y
empoderamiento de su Institucin?
Inclusin

5.-

Canales de Comunicacin (

Participativo

Existe

coordinacin

tcnica

entre

las

autoridades

del

establecimiento y su departamento?
Muy Frecuente

Frecuente

Poco Frecuente

6.- Existe una poltica para realizar las ejecuciones presupuestales

y las decisiones de ejecucin presupuestal, se toman previo a su
conocimiento?
Muy Necesario

Necesario

Poco Necesario

7.- El departamento de contabilidad constituye un nivel de apoyo o

de asesora para la gestin de los Directivos del Plantel?
Muy Frecuente

Frecuente

Poco Frecuente

154

8.- Asiste a las reuniones de Consejo Directivo que se realizan

dentro de su establecimiento?
Muy Frecuente

Frecuente

Poco Frecuente

9.- Cree usted adecuado disponer de una gua especializada que

contribuya al desenvolvimiento de sus actividades?
Muy Necesario

Necesario

Poco Necesario

155

ANEXO C
UNIVERSIDAD TECNICA EL NORTE
INSTITUTO DE POSTGRADO

OBSERVACIN DIRECTA

Nombre del Observador___________________________

Fecha de Observacin.
rea Observada

___________________________
____________________________

ASPECTOS A OBSERVAR

Existencia de procedimientos Contables

Presupuestarias
Verificacin de Sistemas de Contabilidad
Observacin de mtodos de Planificacin
Presupuestarias
Constatar

el

catlogo

partidas

presupuestarios utilizadas
Aplicar la tcnica ocular para el proceso de
elaboracin del presupuesto
Verificar las opiniones en la reas de la
Institucin Educativa
Comprobar la periodicidad con que se
emiten informes y su uso por el rea
directiva
Observar si cuentan con las normativas y
reglamentaciones que rigen al rea contable

Nota:
A: Muy Buena
B: Buena
C: Regular

156

ANEXO D

157

ANEXO E

158

ANEXO F

159

ANEXO G

160

ANEXO H

161

ANEXO I
GLOSARIO

Bienes y Servicios Normalizados.- Objetos de los contratos, mismos

que

sus

caractersticas

especificaciones

tcnicas

se

hallen

homologados y catalogados

Caucin.- Garanta que presta una persona u otra en su lugar para

asegurar el cumplimiento de una obligacin actual o eventual.

Categorizacin.-

Confiabilidad

de

la

informacin

financiera

cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Contrastacin.- Verificacin, hacer frente, comprobar

Control Interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la

mxima autoridad, la direccin y el personal de cada institucin, que
proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos
pblicos y se alcancen los objetivos institucionales.

Devengado.- Mtodo mediante el cual las operaciones econmicas se

registran en el momento que ocurren, haya o no movimiento de dinero.

Docente.-

Personal que labora en un establecimiento educativo e

imparte sus conocimientos, que ensea o se dedica a la enseanza.

Estrategia.- En un proceso regulable, conjunto de las reglas que

aseguran una decisin ptima en cada momento

162

Filosofa.- Conjunto de saberes que busca establecer, de manera

racional, los principios ms generales que organizan y orientan el
conocimiento de la realidad, as como el sentido del obrar humano.

Fundamentacin.- Elementos bsicos, cimientos sobre los que se funda

algo.

Junta de rea.- Reunin de varios docentes de la misma especialidad

acadmica para conferenciar o tratar de un asunto.

Mecanismo.- Medio prctico empleado en la realizacin de algo.

Metodologa.- Conjunto de reglas utilizadas en la exposicin de

conocimientos.

Nombramiento.- Cdula o despacho en que se designa a alguien para un

cargo u oficio.

Organismos de Control.- El organismo de control que regula a los

establecimientos de educacin media fiscales, es el Ministerio de
Finanzas, y el Ministerio de Educacin, siendo el responsable del sistema
educativo nacional, y el rgano que examina, verifica y evala las
gestiones administrativa, financiera, operativa es la Contralora General
del Estado.

Partidas Presupuestarias.- Denominacin que se da a un grupo de

dinero calculado para hacer frente a los gastos dentro de un periodo
econmico.

Presupuesto por Resultados.- Se entiende como los mecanismos y

procesos de financiamiento del sector pblico encaminados a vincular la
asignacin de recursos con los productos y resultados, en trminos de

163

sus efectos sobre la sociedad, con el objetivo de mejorar la eficiencia

asignativa y productiva del gasto pblico.

Plan de Cuentas.- Es una gua explicativa del uso de aplicacin de los

diferentes elementos, grupos, cuentas y subcuentas que se han
considerado indispensables para la adecuada presentacin y anlisis de
los estados financieros.

Postulado.- Proposicin cuya verdad se admite sin pruebas y que es

necesaria para servir de base en ulteriores razonamientos.
Redes.- Conjunto de elementos organizados para determinado fin.
Conjunto de personas relacionadas para una determinada actividad.

Retroalimentacin.- Tambin denominada feedback, significa "ida y

vuelta" es el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y
sugerencias, con la intencin de recabar informacin, a nivel individual o
colectivo, para intentar mejorar el funcionamiento de una organizacin o
de cualquier grupo formado por seres humanos.

Sostenibilidad.- Mantener Firme o estable.

164