Clase:
Organizacin de Eventos
Catedrtico:
Licda. Karla Xiomara Romero Sevilla.
Trabajo sobre:
Tarea 4
Responsable:
Ricardo N. Fernndez Claros
Un EVENTO es una reunin de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos
sociales y populares tienen como mtodo la diversin, los corporativos tienen como mecanismo la
vinculacin para la negociacin, la incentivacin, la capacitacin y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista
vinculacin entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronoma,
personal de produccin y atencin, asistencia tcnica, recreacin, ambientacin, entre otros.
El mercado de eventos est constituido por proveedores de servicios para eventos (salones,
organizadores de eventos, gastronoma, entre otros) que conforman la oferta y por clientes o
contratantes de eventos (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen
la demanda.
En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o
potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus
clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso
nuestros objetivos de fidelizacin frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones
empresa/cliente, y facilita la adaptacin de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que
repercutir en el xito del mismo.
Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicacin debido a que permiten transmitir
informacin, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los
clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promocin y
comercializacin.
Un evento es una variante de las propiedades para los campos cuyos tipos sean delegados. Es
decir, permiten controlar la forman en que se accede a los campos delegados y dan la posibilidad de
asociar cdigo a ejecutar cada vez que se aada o elimine un mtodo de un campo delegado.
El origen etimolgico del termino creatividad deriva del latn creare y esta emparentado con la voz
latina crecere (crecer). Si bien, espontneamente, uno tiende a relacionar la creatividad con la
creacin artstica, esta es solo una forma de entenderla, tal vez, para algunos, la ms excelente.
Pero el sentido ms amplio de la palabra, concierne a la originalidad, audacia, posibilidades y
opciones, a la capacidad de imaginar alternativas nuevas, soluciones variadas, produccin de
formas hasta ahora no realizadas, etc. La creatividad es eterna y no esta relacionada con la edad de
quien la siente, es sabido que las mximas contribuciones de creatividad de los matemticos se
alcanzan a edades tempranas como a los 20 aos, mientras que los cirujanos lo hacen alrededor de
los 40, y los filsofos despus de los 60. As mismo, es conocido que Miguel ngel pinto sus mejores
cuadros a los ochenta y que Edison continuo inventando a los ochenta aos
Cmo organizar un Evento?
Organizar eventos para promover la reunin de colectivos facilita el logro de objetivos de
posicionamiento y promocin institucional de la organizacin frente a los pblicos.
La importancia de conocer las caractersticas de los eventos estriba en que la seleccin del tipo de
evento debe responder a objetivos concretos de la organizacin en cuanto a: Tipo de colectivo que
desea reunir. Para qu desea recibirlos. Cmo abordar el tema central por el que se les rene.
Qu papel desempean o pueden desempear dichos colectivos para la organizacin.
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente las siguientes pautas bsicas, tales
como qu tipo de acto se quiere realizar, a quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu
fecha sera la idnea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son
todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecucin del acto para que ste se desarrolle
satisfactoriamente. Es la fase ms costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El
listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacin de un evento depende
directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de las
acciones ms habituales:
Elaboracin de la lista de invitados
Envo de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones
Contratacin de un saln o banquetero
Contratacin de un ambiente musical
Decoracin del saln y ambientacin
Contratacin de Sonido e iluminacin
Micrfonos y amplificacin acorde
Data Show, teln, multimedia
Iluminacin y escenario si es preciso
Operadores de equipos
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratacin de monitores o guas para recibir
Y Un largo etc.
Clasificacin de eventos
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega
evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o
por su rea de competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales,
deportivos, entre otros y empresariales o corporativos
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: dem pero de regiones de diferentes pases.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el
mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integracin.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitacin.
EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectculos artsticos.
- Muestras de arte
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentacin de un libro.
- Presentacin de una Obras
- Espectculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos
- Ferias
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Caractersticos de cada religin:
- Bautismo.
- Comunin.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadas de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaos.
- Casamientos
- Aniversarios.
- Fiestas Benficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaos de 15.
- Cumpleaos de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunin de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institucin
- Fiesta de Graduacin.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaa.
- Nombramiento de Funcionarios
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaa.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes polticos.
- Recepciones diplomticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos nter empresarios.
- Mundiales.
A continuacin expongo una clasificacin de eventos para organizaciones y entidades:
1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos,
inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se cre la
organizacin, exposiciones histricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e
industrial)
2. Eventos informativos (ruedas de prensa)
3. Eventos de intercambio de experiencias
3.1. Congresos
3.2. Jornadas
3.3. Encuentros
3.4. Simposio
4. Eventos formativos-didcticos
4.1. Seminarios
4.2. Conferencias
4.3. Mesas redondas
4.4. Foro/Coloquio
4.5. Charlas
5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales
5.1. Ccteles y recepciones
6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o
especficas)
7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociacin, jornadas de puertas abiertas/visitas
organizadas, la comisin.)
Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar
a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo:
1. Fase preparatoria o pre reunin
1.1. Anlisis previo
1.2. Planificacin.
2. Fase de la celebracin
3. Fase de pos reunin
Planificacin de eventos
Toda planeacin de un evento debe considerar los siguientes aspectos:
1. Definir los objetivos
Del fin que se persiga con la realizacin del mismo, depende la fase de preparacin. Por eso es
indispensable definir sus objetivos generales y especficos.
2. Programacin acadmica y social
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa acadmico con el cual se pueda
alcanzar el propsito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir tambin las
posibles actividades culturales y sociales que se realizarn, con el fin de elaborar un cronograma.
3. Duracin
La programacin acadmica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que
se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realizacin, la cual no debe ser
inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece
de una vez la duracin del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades
acadmicas, culturales y sociales.
4. Nmero de asistentes
Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un anlisis objetivo de los posibles asistentes.
Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habr que fijar un tope mximo de
participantes.
Presupuesto general de un evento
El costo total del evento y el valor de la inscripcin se determinan con base en los presupuestos
elaborados por los distintos comits, a los cuales se les asignar stas y otras funciones a cumplir
durante la realizacin del evento. El nmero de comits y sus integrantes depender de la magnitud
del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organizacin pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mnimas que deben considerarse, para definir los costos del
evento y los comits que deben conformarse:
Salones de conferencia.
Actos sociales.
Material impreso.
Transporte terrestre y areo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones
determinadas en el programa.
Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirn al evento, para los cuales deben
prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.
Alquiler de recursos fsicos como sonido, fax entre otros.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximacin objetiva al valor total del
evento. Se debe prever adems una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de
disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de
realizacin.
Organizacin del evento
En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonoma para autorizar
gastos y un comit organizador conformado por cada uno de los responsables de los comits
definidos, quienes conjuntamente asignarn funciones y elaborarn el plan general de trabajo, como
mnimo con cuatro meses de anticipacin, el cual servir de base para el plan individual de cada
comit.
Comit de administracin
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos
por inscripcin) y el apoyo logstico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalacin y
clausura, sitios de reuniones, recursos fsicos: mesa principal, micrfonos, sonido, fax,
computadores, mquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelgrafos,
medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.
Comit acadmico
Se encargar de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas
redondas y de coordinar la recepcin de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las
cuales harn parte de las memorias del evento. Deber acordar con el subcomit de Recepcin y
Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Comit de relaciones pblicas
Aun cuando el xito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comits, ste es
quizs el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las
actividades de promocin, divulgacin y atencin directa a los participantes y es por esto que debe
constituir internamente subcomits as:
Promocin y divulgacin
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida anticipacin
los afiches del evento, previamente definidos tambin por este comit. As mismo debe hacer llegar
a los posibles asistentes, segn anlisis realizado, folletos con toda la informacin, los cuales deben
contener como mnimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa
acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y direccin de la
inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit organizador. Esta promocin
debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin,
hasta la realizacin del evento. Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la
televisin, para su divulgacin por estos medios.
Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratgicos como
aeropuerto, hoteles y salas de reunin y de la impresin del material necesario: programa definitivo,
escarapelas, tarjetas de invitacin, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas,
talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelera que se
considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilizacin.
a. Inscripciones
En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil, se
establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son confusos y
desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo
que dificultar el desarrollo normal del evento.
El sitio de la inscripcin debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera
que pueda agrupar un buen nmero de asistentes. Segn el tipo de evento y su magnitud, se deben
ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribucin de estos puestos puede
hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabtico. Hoy
da la utilizacin del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de
inscripcin.
b. Escarapelas y materiales
La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto
que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre
completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la
informacin relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organizacin, copia de las
conferencias, programacin acadmica y social, tarjetas de invitacin para las actividades sociales,
gua turstica y gua de espectculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del
recibo de inscripcin, el cual servir a su vez para la elaboracin del listado de participantes y de los
respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la
inscripcin, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos.
c. Recepcin, alojamiento e informacin
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las
confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmacin para no
correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son tambin los integrantes de este comit quienes se encargan de la recepcin de los asistentes
en el aeropuerto, si as los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de
otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; adems, conoce los datos de alojamiento para
coordinar con el subcomit de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.
Cuando los asistentes de otras regiones sea un nmero considerable, es aconsejable ubicar un
puesto de informacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de suministrar la
primera informacin y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes.
Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este
subcomit, quien se encargar de agilizarlo concerniente a hospedaje y estar en condiciones de
dar informacin particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones,
expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir
el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso.
d. Transporte
Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal en general
que forme parte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para transporte individual, para
asuntos relacionados directamente con la organizacin y coordinacin del evento, y transporte
colectivo para los asistentes, segn programacin definida. Adems de prever todo lo relacionado
con el servicio de parqueaderos.
e. Actos sociales
Corresponde a este subcomit la coordinacin del programa social general del evento. Estos
programas generalmente incluyen actos de instalacin y clausura, actos culturales, visitas a sitios
tursticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el mximo de atencin y por eso para cada uno
de ellos se deben elaborar el respectivo men, contratar la animacin segn el caso y mantenerse
en contacto permanentemente con los dems subcomits.
f. Protocolo
Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la
documentacin necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organizacin de la mesa principal,
la ubicacin de las personas y la colocacin de sus nombres, para cada uno de los eventos. Est
pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable adems de enviar las
invitaciones a autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el orden de los oradores en la
inauguracin y clausura del evento. Coordinar adems en envo de flores, a la habitacin del hotel,
para las seoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecucin de souvenirs para los
asistentes.
Secretara del evento
Es el comit responsable de la recoleccin, elaboracin de originales, correccin, impresin,
armada, distribucin y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y
conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el
evento para la elaboracin de las memorias. Atiende adems el eventual diligenciamiento, envo,
recibo y tramitacin de correspondencia de los asistentes al evento, as como la recepcin y
realizacin de llamadas de los participantes.
Son funciones tambin elaborar circulares de promocin e invitacin al evento, actualizacin de
listas y confrontacin de direcciones, elaborar fichas de inscripcin, cuadro de alojamiento,
certificados de asistencia y dems trabajos mecanogrficos que surjan durante el evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del saln de conferencias, toda la
informacin que aparece en los diarios sobre el evento, as como el programa del da y los cambios
en la programacin.
Segn la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos humanos, pueden existir
otros comits como el de prensa, publicaciones, stand de exhibicin y servicios generales.
Etapa post-evento
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre
aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluacin y como pauta para futuros eventos.
La manera ms objetiva de realizarlo es a travs de una reunin con todos los integrantes de los
comits.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de la ejecucin
del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comits para alcanzar el xito
deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propsitos que persiguen las
relaciones pblicas de la empresa.
Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance,
trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebracin.
Entre los propsitos que se persiguen con la organizacin de un evento, tenemos:
Intercambiar experiencias o resultados
Transferir conocimientos.
Mercadear productos o servicios.
Divulgar ideas.
Entablar relaciones de tipo social y de negocios.
Del fin que se persiga con la realizacin del evento, depende la fase de preparacin. Por eso es
indispensable definir sus objetivos generales y especficos.
