MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO
EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA A LAS ADIQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LA CONVENCION
PROVINCIA DE LA CONVENCION
DEPARTAMENTO CUSCO
EJERCICIO 2011
1 ORIGEN DEL EXAMEN
El presente examen especial se realiza en cumplimiento a las acciones
programadas para el ejercicio 2014, por el rgano de Control Institucional de la
Municipalidad Provincial de La Convencin, que fue aprobado por la Contralora
General de la Republica mediante Resolucin de Contralora Numero 440-2013
CG del 27de diciembre del 2013.
2 NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
El presente Examen Especial corresponde a una accin de control programada
de naturaleza administrativa cuyo objetivo general es de determinar si las
adquisiciones de bienes y servicios por la Municipalidad han sido ejecutados
correctamente en concordancia a las Normas y Disposiciones vigentes, dentro
de los criterios de economa, eficiencia y eficacia.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
a Verificar el grado de solidez de los controles internos establecidos
por la Institucin para asegurar el buen funcionamiento de la
oficina de abastecimientos.
b Determinar si la adquisicin de bienes y servicios est vinculada
directamente con las necesidades, metas y objetivos de la entidad,
dentro de los criterios de economa, eficiencia y eficacia, y
c
cumplimiento de la normativa aplicable..
Determinar si los procesos de adquisicin
de
bienes
contratacin de servicios, se realizaron sobre la base de
procedimientos de carcter tcnico, administrativo y sustentado en
el cumplimiento de la normativa legal vigente.
3 ALCANCE DEL EXAMEN
El desarrollo del presente examen especial se desarrolla de acuerdo a las
Normas de Auditoria Gubernamental Aceptadas (NAGA), las Normas de
Auditoria Gubernamental (NAGU) y en estricta observancia a lo previsto en el
Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU).
El examen especial comprender la revisin de las operaciones efectuadas
durante el periodo del 2 de enero al 31 de diciembre del 2011, pudiendo
comprender periodo posterior a dicha fecha de ser necesario.
4 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD
La Municipalidad Provincial de la Convencin, es un rgano de Gobierno Local
con personera jurdica de derecho pblico, que goza de autonoma econmica y
administrativa en asuntos de su competencia.
Su actividad principal es la prestacin de servicios orientados a generar
bienestar y desarrollo dentro del mbito de su jurisdiccin.
Se rige por el Reglamento de Organizacin y Funciones concordantes con la
Ley Orgnica de Municipalidades.
Fue creada el 25 de julio de 1857, y posteriormente ratificado mediante Ley N
2890 del 29 de noviembre de 1918 por el Presidente de la Repblica Jos
Pardo.
La Municipalidad Provincial de La Convencin est ubicada en el departamento
del Cusco, teniendo una poblacin que supera numricamente los 166,833
habitantes que representa el 30% de la poblacin urbana y 70% de la poblacin
rural. Conformada por 10 distritos: Santa Ana, Maranura, Echarati, Santa Teresa,
Huayopata, Vilcabamba, Occobamba, Quellouno, Quimbiri y Pichari.
5 NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD
La base legal se encuentra normada por los siguientes dispositivos:
- Constitucin Poltica del Per
- Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades.
- Decreto Ley N 26162 Ley del Sistema Nacional de Control.
- Ley N 27209 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
- Ley N 29626 ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao Fiscal 2011
-
y sus normas modificatorias.
Decreto legislativo No. 1017 Ley de Contrataciones del Estado.
Resolucin de Contralora Nro. 162-95-CG. Normas Generales de Auditoria
Gubernamentales NAGU, y sus modificatorias aprobadas por Resolucin de
Contralora.
Directivas de Tesorera.
Reglamento Interno de Trabajo de la Institucin.
Reglamento de Organizacin y Funciones.
Manual de Organizacin y Funciones
Otras Normativas y Directivas Internas.
Cdigo Penal.
Cdigo Civil.
Asimismo le son aplicables las Leyes y Disposiciones que de manera general y
de conformidad con la Constitucin, regulan las actividades y funcionamiento del
Sector Pblico.
6 INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA
El informe resultante del presente examen especial se emitir dentro de los 120
das calendarios de iniciado; la distribucin de los ejemplares ser de la
siguiente manera:
01 ejemplar a la Contralora General de la Republica.
01 ejemplar a la Titular de la Entidad
As mismo, al finalizar la evaluacin del Sistema de Control Interno se formulara
el memorndum de control interno correspondiente siempre en cuanto lo
amerite.
7 IDENTIFICACION DE LAS AREAS CRITICAS
El siguiente examen estar orientado en las siguientes reas:
Sistema de Abastecimientos, para verificar el proceso tcnico de abastecimiento
en la Institucin de acuerdo a lo establecido por el Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
8 PUNTOS DE ATENCION
Los puntos de atencin a tener en cuenta durante el trabajo de campo son los
siguientes:
Revisin y Anlisis del Sistema de control Interno implantadas por la Institucin
en el Sistema de Abastecimientos.
Revisin de los expedientes de adquisiciones de bienes y servicios ejecutados
durante el periodo materia de evaluacin.
Revisin Selectiva de las Adquisiciones directas.
9 PERSONAL
Para la ejecucin del Examen Especial se requiere el personal siguiente:
CARGO
N
NOMBRE
Jefe de OCI
01
Aureliano Farfn Medina
Auditor encargado
01
Rildo Cesar Castelo Morales
Especialista
01
Elvin Bustamante Valencia
De acuerdo a las circunstancias y de considerarse necesario, la Comisin de
Auditora requerir la participacin de otros profesionales especialistas en la
materia, cuando la naturaleza del examen materia de anlisis lo amerite.
10 FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EXAMINADA
Los principales funcionarios comprendidos en el presente examen son:
Jefe de la Unidad de Abastecimientos
Abog. Jaime Carpio Maldonado
Jefe del rea de Contrataciones
Abog. Cesar Augusto Arzubialde Palomino
COMIT ESPECIAL PERMANENTE PARA BIENES, SUBASTA INVERSA Y
SERVICIOS EN GENERAL:
MIEMBROS TITULARES
Presidente
Abog. Cesar Augusto Arzubialde Palomino.
Integrante
Abog. Alan Ayecsy Morales Escobedo
Integrante
Prof. Anbal Echegaray Trujillo
MIEMBROS SUPLENTES:
Presidente
CPC. Bedisa Ao Eguia
Integrante
Ing. Alexander Prado Arone
Integrante
Sr. Danny Ricardo Delgado Tenorio
11 PROGRAMA DE AUDITORIA
El Programa de Auditoria se adjunta en los archivos de auditora, y papeles de
trabajo, para su verificacin y cumplimiento del programa.
12 PRESUPUESTO DE TIEMPO
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el presente Memorndum
de Planificacin, se estima la utilizacin de 78 das hbiles, distribuidos de la
siguiente manera:
ACTIVIDAD DIAS N DE PERSONAS TOTAL H/H UTILES
Programacin
05 das
Trabajo de Campo
40 das
Comunicacin de hallazgos
10 das
Evaluacin de aclaraciones
10 das
Redaccin del informe
05 das
Supervisin del informe
05 das
Elevacin del informe
03 das
TOTAL
78 das
13 ASPECTOS DENUNCIADOS
No existen aspectos denunciados a la Oficina de Control Interno.
PROGRAMA DE AUDITORIA
PASO
PROCEDIMIENTOS
Nros.
REF.
P/T
FECHA
HECH
O
POR
OBJETIVO Nro.01:
Verificar el grado de solidez de los Controles Internos
establecidos por la Institucin para la Unidad de Abastecimientos
1.1
1.2
1.3
PROCEDIMIENTOS:
Solicite los documentos normativos que regulan la Unidad de
Abastecimientos.
Obtenga y revise el flujo grama del proceso de adquisiciones,
evalu y determine posibles errores.
1.4
Determine si todos los documentos relacionados con la gestin
de Abastecimientos estn suscritos por los funcionarios
responsables
1.5
Efectu una revisin de los cargos establecidos por el
Reglamento y Manual de Organizacin y Funciones y registre en
papeles de trabajo.
Verifique y realice un estudio sobre la capacidad operativa del
personal y aclarar si estos puestos vienen siendo ocupados por
personal establecido en el rea.
OBJETIVO Nro.02:
Verificar si los diferentes procesos tcnicos que desarrolla la
Unidad de Abastecimientos estn acordes con las disposiciones
vigentes.
PROCEDIMIENTOS:
2.1
2.2
2.3
Solicite los documentos de gestin siguiente.
Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de Bienes y
Servicios.
Registro de Proveedores debidamente actualizado.
Expedientes Tcnicos de contrataciones y adquisiciones.
Revise el libro de actas y formule cedulas de trabajo con los
aspectos ms significativos de las adquisiciones.
Verifique la autenticidad de las propuestas formuladas por los
proveedores que han brindado bienes y servicios a la Institucin.
OBJETIVO Nro.03:
Verificar el grado de cumplimiento de la Norma de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en cada uno de sus
etapas.
3.1
3.2
PROCEDIMIENTOS:
3.3
Revisin de la
Contrataciones.
3.4
3.5
3.6
3.7
Planificacin
de
las
Adquisiciones
Verificacin de las Asignaciones Presupuestales para el PAAC.
Comprobacin de los Requerimientos de las reas Usuarias.
Verificacin de la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones.
Verificacin de la Dependencia Responsable.
3.8
Comprobacin de la designacin de los Comits Especiales.
3.9
Verificacin de la Formulacin de un Cronograma de las
Convocatorias de los Procesos de Seleccin.
3.10
Verificacin de la Determinacin del valor Referencial.
Verificacin del registro del Libro de Actas y Expedientes de
Contratacin.
3.11
3.12
Comprobacin de la elaboracin de las Bases de los Procesos
de Seleccin.
3.13
Verificacin de la Aprobacin Oportuna de las bases.
3.14
3.15
3.16
3.17
3.18
3.19
3.20
3.21
3.22
3.23
3.24
Verificacin de la Realizacin de la Convocatoria.
Comprobacin de la Formulacin y Absolucin de las Consultas
de las Bases.
Comprobacin de la Formulacin
Observaciones de las Bases.
Absolucin
de
las
Constatar la Integracin de las Bases.
Comprobacin de la Recepcin de Propuestas.
Verificacin de la Evaluacin de Propuestas.
Verificacin del Procedimiento y difusin dela Buena Pro.
Verificacin del Procedimiento y de declaracin de nulidad.
Verificacin del Procedimiento y de declaracin de desierto.
Revisin del Procedimiento de cancelacin.
Verificacin de la Aprobacin de las Exoneraciones.
3.25
Verificacin de la Sustentacin de las Causales de las
Exoneraciones.
3.26
Verificacin de la citacin a la Suscripcin del contrato.
3.27
Verificacin de los Documentos Legales para la Suscripcin del
Contrato.
3.28
3.29
3.30
Revisin de los Trminos del contrato.
Revisin de las Clausulas Obligatorias.
Confirmacin de las Garantas.
3.31
Verificacin de la Suscripcin del Contrato.
3.32
Comprobacin de los Procedimientos Seguidos ante la No
Suscripcin del contrato.
3.33
Verificacin de la Definicin del Plazo de Inicio Contractual.
3.34
Verificacin del Cumplimiento de los Adelantos de Materiales.
3.35
Verificacin del Cumplimiento de los Adelantos en Efectivo
segn Contrato.
3.36
3.37
3.38
3.39
3.40
3.41
Comprobacin de la amortizacin de Adelantes.
Verificacin de los Pagos a Cuenta 7 Valorizaciones.
Verificacin de la designacin del Inspector / Supervisor.
Comprobacin del cumplimiento de los Plazos del Contrato.
Verificacin del cumplimiento de la calidad de la Prestacin.
Verificacin de la aprobacin de Prestaciones Adicionales.
3.42
Verificacin de la aprobacin de Prestaciones Complementarias.
3.43
Comprobacin del cumplimiento de los Procedimientos de
Administracin de Controversias.
3.44
Verificacin de la Gestin legal de la Defensa en el Proceso de
Administracin de Controversias.
Comprobacin de la Conformacin de Recepcin del rea
Usuaria.
Verificacin de la formulacin y aprobacin de la Liquidacin.
