Diplomado en Administracin de Proyectos
Project stakeholders management
Instructor:
Jos Pantoja Magaa
Agosto, 2014
25/07/2014
Administracin de los Stakeholders
Jose Pantoja Magaa
Ing. Qumico UNAM (1967-1971)
M en C Fisicoqumica UNAM ( 1975-1977)
M. en C. Liderazgo FIU ( 1987-1989)
M. en C. Calidad La Salle (1991-1993)
Diplomados Impartidos:
Habilidades Gerenciales
Administracin de Proyectos
Desarrollo de Habilidades Docentes
Desarrollo de Habilidades Administrativas
Calidad en el Trabajo
Liderazgo
Administracin del tiempo
Control Estadstico del Proceso (FORD-ITESM)
Certificacin Black Belt y Green Belt Six- sigma
5S + 1
Habilidades Docentes ,,,,,,,,Y otros ms
Objetivo
Identificar
los
procesos
principales de la Gestin de
Stakeholders del proyecto y
sus
interacciones
con
las
diferentes
reas
de
conocimientos de acuerdo con
las definiciones del PMBOK.
Procesos a estudiar:
1.- Identificacin de los Stakeholders
2.- Plan Stakeholders Management
3.- Manage Stakeholder Engagement
4.- Control Stakeholders Engagement
I
P
E
M
Project stakeholder management
Esta rea de conocimiento incluye:
Los
procesos
requeridos
para
identificar la gente, grupos u
organizaciones que pueden impactar o
ser impactadas por el proyecto,
analizar las expectativas de los
Stakeholders y sus impactos sobre el
proyecto.
El desarrollo de estrategias de
administracin
adecuadas
para
involucrar de manera efectiva a los
Stakeholders
en la toma de
decisiones y ejecucin del proyecto.
Project stakeholder management
Tambin se enfoca en la continua
comunicacin
con los stakeholders
entendiendo
sus
necesidades
y
expectativas , direccionando adecuada y
oportunamente
los
incidentes
que
ocurran, manejar los conflictos de
intereses y buscar la manera de
involucrarlos en las actividades y
decisiones propias del proyecto.
La satisfaccin de los Stakeholders
debe ser vista y manejada como un
objetivo del proyecto
procesos que se incluyen en project stakeholder
management:
Identificacin de Stakeholders
Plan Stakeholder Management
Manage Stakeholder Engagement
Control Stakeholder Engagement
Identificacion de stakeholders
Su principal objetivo es :
Identificar a la gente, grupos u organizaciones que
podran impactar o ser impactadas por una decisin,
actividad., o salida del proyecto, y analizar y
documentar todo lo relevante considerando
sus
intereses,
involucramiento,
interdependencias,
influencia y potencial impacto que puedan tener para el
xito del proyecto.
Etapa de Inicio
Identify Stakeholders
Inputs
Tools and
techniques
Outputs
Project Charter
Procurement
documents
Enterprise
enviromental factors
Stakeholder analysis
Expert judgment
Stakeholder register
Meetings
Organizational process
assets
Plan stakeholder management
Su principal objetivo es :
Desarrollar las estrategias adecuadas para
administrar un involucramiento efectivo de los
Stakeholders a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, basndose en el anlisis de sus
necesidades, intereses, y potencial impacto que
puedan tener para el xito del proyecto.
Etapa de Planeacin
Plan Stakeholder Management
Inputs
Tools and
techniques
Outputs
Project Management
Plan
Stakeholder Register
Enterprise
enviromental factors
Organizational process
assets
Expert judgment
Meetings
Analytical techniques
Stakeholder
Management Plan
Project documents
updates
11
Manage stakeholder engagement
Su principal objetivo es :
Comunicar y trabajar con Stakeholder para
identificar sus necesidades y expectativas.
Direccionar adecuadamente los incidentes que
ocurran, y fomentar apropiadamente
su
compromiso de manera efectiva en las actividades
del proyecto a los largo de su ciclo de vida.
Etapa de Ejecucin
Manage Stakeholder Engagement
Inputs
Stakeholder
Management Plan
Communications
Management Plan
Change log
Organizational process
assets
Tools and
techniques
Outputs
Issue log
Change requests
Communications
methods
Interpersonal skills
Management skills
Project management
plan updates
Project documents
updates
Organizational process
assets updates
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Control stakeholder engagement
Su principal objetivo es :
Monitorear en forma global las interrelaciones de los
Stakeholders ajustando estrategias y planes para
asegurar el compromiso de estos con el desarrollo del
proyecto.
Etapa de Monitoreo y Control.
Control Stakeholder Engagement
Inputs
Tools and
techniques
Project Mangement
Plan
Information
management systems
Issue log
Expert judgment
Work performance
data
Meetings
Project documents
Outputs
Work performance
information
Change requests
Project management
plan updates
Project documents
updates
Organizational process
assets updates
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Resulta critico para el xito del proyecto,
identificar tempranamente el el proyecto y
analizar sus niveles de nteres, sus expectativas
individuales, as como su importancia e influencia
en el desempeo del proyecto
Esta evaluacin inicial debe ser revisada y
actualizada regularmente.
Deben ser clasificados de acuerdo a su interes,
influencia, e involucramiento en le proyecto.
.
16
Identify Stakeholders
Inputs
Tools and
techniques
Outputs
Project Charter
Procurement
documents
Enterprise
enviromental factors
Stakeholder analysis
Expert judgment
Stakeholder register
Meetings
Organizational process
assets
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ENTRADAS
Project Charter.-
Puede proveer informacin
acerca de los participantes externos e internos
relacionados con el proyecto y afectados por los
resultados de la ejecucin del proyecto, tales como el
sponsor, miembros del equipo, grupos y departamentos
participantes en el proyecto y otra gente u
organizaciones afectadas por el proyecto
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Documentos de Procuracin.-
Si el
proyecto es el resultado de actividades de
procuracin o esta basado en un contrato
establecido, los participantes del contrato
sern los diferentes tipos de Stakeholders.
Otros participantes relevantes , tales como
proveedores , deben ser considerados dentro
de la lista de los Stakeholders del proyecto
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Factores ambientales
empresa.-
de
la
Cultura y estructura organizacional
Estndares
industriales
gubernamentales, y/o Regulaciones .
Tendencias locales, regionales y globales.
Hbitos y costumbres
20
Activos
de
los
organizacionales.-
procesos
Templates o plantillas del Registro de
Stakeholders y su anlisis.
Lecciones aprendidas de fases previas o
proyectos anteriores
Registros de Stakeholders de proyectos
anteriores.
21
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Anlisis de Stakeholders .- Es una tcnica de
agrupar y
analizar cualitativa y cuantitativamente
la informacin que
determina los intereses que deben ser considerados a travs
del proyecto.
Identifica los intereses, expectativas e influencia de los
Stakeholders y sus relaciones con el propsito del proyecto.
Tambin puede ayudar a
ellos , para provocar
potenciales entre ellos
oportunidades de xito del
identificar las interrelaciones entre
coaliciones, sinergia o sociedades
y que sirvan para resaltar las
proyecto.
22
Pasos para el Anlisis de Stakeholders
Identificar todos los potenciales Stakeholders documentando
informacin relevante, tal como sus roles, departamentos,
intereses, rea de conocimiento, expectativas y niveles de
influencia en la toma de decisiones que puedan impactar los
resultados del mismo
.
Analizar el potencial impacto o apoyo que cada Stakeholder puede
generar y clasificarlos para definir una estrategia . Resulta
importante priorizar la importancia de cada uno de ellos en la
ejecucin del proyecto para asegurar el uso eficiente y esfuerzos
de comunicacin necesarias para manejar adecuadamente sus
expectativas
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Pasos para el Anlisis de Stakeholders
Evaluar sus probables reacciones ante varias situaciones, con el fin
de planear como estas pueden influir en ellos con el fin de
intensificar su apoyo y mitigar posibles impactos negativos ,
Modelos:
Power/Interest grid
Power/Influence grid (Involvement)
Influence/Impact grid
Salience Model.-Diferentes clases de impacto de un Stakeholder
basados en su autoridad, urgencia de atencin, y legitimidad de
involucramiento en el proyecto
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Juicios de Expertos.Senior Management
Otras unidades dentro de la Organizacin
Stakeholders Identificados
Project Managers que han trabajado en proyectos en la misma
rea
SME s
Profesionales y Asociaciones tcnicas , cuerpos reguladores y
organizaciones no gubernamentales
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Juntas .- +
Con el fin de identificar, desarrollar y entender
mediante un anlisis de perfiles de los
Stakeholders sus intereses, conocimientos, postura
con respecto al proyecto y posible impacto en el
mismo
26
SALIDAS
La principal salida es el Registro de los Stakeholders, la cual
debe de contener todos los
detalles relacionados a estos
incluyendo:
Informacin de Identificacin.- Nombre, posicin en la
organizacin, rol en el proyecto, informacin para contactarlo Informacin de la Evaluacin .-Principales requerimientos,
principales expectativas ,influencia potencial en el proyecto,
fase del ciclo del proyecto en que muestran ms inters
Clasificacin de los Stakeholders.- Externos e internos,
apoyadores, neutrales, resistentes, interesados, etc.
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Plan Stakeholder Management
Inputs
Tools and
techniques
Outputs
Project Management
Plan
Stakeholder register
Enterprise
enviromental factors
Organizational process
assets
Expert judgment
Meetings
Analytical techniques
Stakeholder
Management Plan
Project documents
updates
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Project Management Plan.- La informacin obtenida de
este documento integrador servir para :
Seleccionar del ciclo de vida del proyecto los procesos que sern
aplicados a cada fase.
La descripcin de como el trabajo ser ejecutado para cumplir los
objetivos del proyecto.
La descripcin de los requerimientos de recursos humanos
necesarios, as como sus roles y responsabilidades, relaciones de
informacin, y otros que ayuden a evaluar sus comportamientos y
desempeo.
Necesidades
stakeholders
tcnicas
para
comunicarse
29
con
entre
Registro de Stakeholders.- Que contenga la informacin
necesaria para planear adecuadamente el compromiso necesario
de estos en el proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa.-Todos los factores
ambientales son usados como entradas para estos procesos
debido a que la administracin de los Stakeholders debe
adaptarse al ambiente del proyecto.
De estos, la cultura organizacional, estructura, polticas de
trabajo son de particular importancia, debido a que ayudarn a
determinar las mejores opciones de apoyo o adaptacin para
cada actividad planeada.
30
Activos de los Procesos Organizacionales. Son importantes los registros de lecciones aprendidas e informacin
histrica debido que estas permitirn tener una visin en las
estrategias y su efectividad para administrar a los stakeholders
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Herramientas y Tcnicas
Juicios de Expertos.
Juntas o Reuniones
Tcnicas Analticas.- El nivel de compromiso de los Stakeholders puede
ser clasificado como sigue:
Unaware.- Ajeno o inconsciente del proyecto y sus impactos potenciales,
alejado del proyecto.
Resistant.- Consciente del proyecto y sus potenciales impactos pero
resistente al cambio.
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Neutral.-Conscientes del proyecto, pero an ni apoyadores
ni resistentes.
Supportive.-Conscientes del proyecto e impactos potenciales
y partidarios del cambio.
Leading.- Conscientes del proyecto e impactos potenciales,
compromiso
proyecto
autntico
activo
asegurando
el
33
xito
del
SALIDAS
Stakeholder Management Plan. Un componente bsico del Project Management Plan que identifica
las principales estrategias para lograr el compromiso efectivo de
los Stakeholders.
Este puede ser formal o informal, altamente detallado o
ampliamente referenciado y basado en las necesidades del
proyecto.
En adicin a los datos recolectados en el registro de los
Stakeholders, tambin debe proveer de lo siguiente:
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Deseos y niveles de compromiso de stakeholders
Alcance e impacto
Identificacin de posibles interrelaciones y potenciales traslapes
de influencia e impacto de los Stakeholder
Requerimientos de comunicacin de los Stakeholders dependiendo
de la fase del proyecto.
Tipo de informacin a ser distribuida, incluyendo lenguaje,
formato, contenido y nivel de detalle.
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Razn para la distribucin de la informacin e impacto
esperado en el compromiso de los Stakeholders.
Marco de tiempo y frecuencia para la distribucin de la
informacin
Mtodos para actualizar y afinar detalles para el progreso
del proyecto.
Project Documents Updates
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Manage Stakeholder Engagement
Inputs
Stakeholder
Management Plan
Communications
Management Plan
Change log
Organizational process
assets
Tools and
techniques
Outputs
Issue log
Change requests
Communications
methods
Project management
plan updates
Interpersonal skills
Project documents
updates
Management skills
Organizational process
assets updates
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Este proceso involucra actividades tales como:
Involucramiento o Compromiso
de Stakeholders en etapas
apropiadas o adecuadas del proyecto para obtener o confirmar
su compromiso para el xito del proyecto.
Hacerse cargo de las expectativas de los Stakeholders a travs
de le negociacin y comunicacin, asegurar el logro de metas.
Direccionar intereses potenciales para evitar futuros incidentes
o problemas .
Estos intereses debern ser identificados y discutidos tan
pronto como sea posible, y de esta manera evaluar potenciales
riesgos del proyecto.
Clarificar y resolver issues que han sido identificados
38
Incrementar la probabilidad de xito del proyecto mediante
el aseguramiento del claro entendimiento de las metas,
objetivos, beneficios y riesgos del proyecto con los
Stakeholders.
Incrementar el apoyo activo de Stakeholders y guiar a la
mejor toma de decisiones.
Anticiparse a las reacciones de la gente involucrada en el
proyecto mediante acciones proactivas que ayuden a ganar
apoyo y minimizar impactos negativos.
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Este proceso ayudar a incrementar la probabilidad de xito del
proyecto mediante la adecuada y seguro entendimiento de los
Stakeholders de las metas del proyecto, objetivos, beneficios y
riesgos.
Podra asegurar un apoyo activo y ayudara a guiar la mas
adecuada toma de decisiones para el proyecto, anticiparse a las
reacciones hacia el proyecto y generar acciones proactivas que
ayuden a minimizar impactos negativos.
El Project Manager es el encargado de enganchar o comprometer
a los Stakeholders y recurrir como ltima instancia al Sponsor
para que lo asista en caso necesario.
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Inputs:
Stakeholder Management Plan
Communications Management Plan
Change Log
Activos de los procesos organizacionales :
Requerimientos de comunicacin organizacional
Procedimientos de Administracin de Issues
Procedimientos de Control de Cambios
Informacin histrica
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Stakeholder Management Plan.- Aqu se describirn mtodos y
tecnologas adecuadas para mantener informados a los stakeholders.
Communications Management Plan.- Proporciona una gua e
informacin sobre las expectativas der los Stakeholders
proporcionando entre otros. Requerimientos de comunicacin.
Informacin a ser comunicada incluyendo lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle, razones para la distribucin de esta
informacin, personas o grupos quienes la recibirn.
Change Log.- Documentacin
debidamente informada de los
cambios efectuados, su impacto en trminos de tiempo, costo y
riesgo
Activos de los Procesos Organizacionales
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Herramientas y tcnicas.
Communications Methods
Interpersonal Skills:
Building trust
Resolving conflicts
Active Listening
Overcoming resistance to change
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Interpersonal Skills
Leadership
Team building
Motivation
Communication
Influencing
Decision making
Political and Cultural Awareness
Negotiation
Trust building
Conflict Management
Coaching
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Management Skills:
Facilitar consenso para lograr los objetivos del proyecto
Influenciar a la gente que soporta o da apoyo al proyecto
Acuerdos negociando ganar- ganar que satisfagan las
necesidades del proyecto
Modificar el comportamiento organizacional y competencias de
la gente involucrada.
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Outputs:
Issue Log.-
A project document used to document and monitor
elements under discussion or in dispute between project
Stakeholders o Project Staff members.
Change Request.- Acciones correctivas y preventivas
Project Management Plan Updates
Project Documents Updates
Actualizacin de Activos de los procesos organizacionales,
dentro de los cuales cabe destacar para este proceso los
siguientes:
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Notificaciones a los Stakeholders .- Informacin pertinente para
resolver issues aprobar cambios e incluir en el project status
Reportes
del
proyecto.-
Reportes formales e informales que
describan el status del proyecto e incluyan lecciones aprendidas , issue
logs, reportes de cierre, y salidas de cualquier rea de conocimiento
del proyecto.
Presentaciones
del
proyecto.-
informacin formal
presentada al equipo de proyecto u otros Stakeholders.
informal
Registros o records del proyecto.- Incluyendo correspondencia,
memos, minutas de reuniones y otros documentos descriptivos del
proyecto.
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Feedback proveniente de Stakeholders .
Informacin recibida de los Stakeholders concerniente a las
operaciones del proyecto que puede ser compartida y usada para
modificar y/o mejorar el desempeo.
Documentacin de lecciones aprendidas. Documentacin que incluye el anlisis de las causas raz de conflictos
vividos, el razonamiento de las acciones correctivas escogidas, y otro
tipo de lecciones aprendidas
que deben formar parte del acervo
histrico de la organizacin , para la mejora continua .
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Control Stakeholder Engagement
Inputs
Tools and
techniques
Project Management
Plan
Information
management systems
Issue log
Expert judgment
Work performance
data
Meetings
Project documents
Outputs
Work performance
information
Change requests
Project management
plan updates
Project documents
updates
Organizational process
assets updates
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Control stakeholder engagement
Proceso para monitorear las inter relaciones
entre Stakeholkders, ajustar estrategias y
planes para comprometer o enganchar a los
Stakeholders, servir para mantener o
incrementar la eficiencia y efectividad de su
desempeo y accionar respecto al proyecto
y poder generar cambios ambientales que
beneficien al proyecto y a la organizacin
Inputs:
Project Management Plan.- El ciclo de vida seleccionado para el
proyecto y los procesos que se aplicarn en cada fase
Issue Log
Work Performance data.- Observaciones primarias y mediciones
identificadas durante las actividades que ayuden a un mejor desempeo
en el trabajo. Por ejemplo: % de trabajo terminado o de la meta
propuesta , % de entregables documentados y aprobados, medidas
tcnicas de desempeo, inicio y trmino de actividades calendarizadas
en el Schedule, nmero de cambios requeridos, nmero de defectuosos,
costo actual, riesgos actuales, etc.
Documentos del proyecto. Que soporten las diferentes etapas del
proyecto desde el inicio y planeacin al cierre ( Schedule; Registro de
Stakeholders, Issue log, Change log, Project Communications, etc.
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Herramientas y Tcnicas:
Information Management Systems.-
Como
una
herramienta
para
estandarizar
la
captura,
almacenamiento, y distribucin de informacin del proyecto acerca
de costos, presupuestos, progreso del Schedule, alcance y
desempeo.
Tambin permite al Project Manager a consolidar reportes de varios
sistemas y facilitar la distribucin de los diferentes reportes de
desempeo.
Expert Judgment
Meetings.- Intercambiar y analizar informacin relevante
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Outputs:
Work performance Information
Change Request.- Acciones correctivas y Acciones
preventivas recomendadas
Project Management Plan Updates
Change Management Plan
Communications Management Plan
Cost Management Plan
Human Resources Management Plan
Stakeholder Management Plan
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Procurement Management Plan
Quality Management Plan
Requeriments Management Plan
Risk Management Plan
Schedule Management Plan
Scope Management Plan
Project Documents Updates
Stakeholder register
Issue log
Organizational Process Assets Updates
54
GRACIAS
POR TU
PARTICIPACIN !
