DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Rev.
0
Cargo:
Fecha:
Firma:
Fecha
07-Feb-2014
PAGINA
1 de 9
SGC-001-00
Cambio realizado
Emisin Original
Elaborado
Coordinador de Gestin
de Calidad
Revisado
Coordinador de Gestin
de Calidad
Aprobado
Gerencia General
PAGINA
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OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es asegurar los controles necesarios a todos los
documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (internos y externos) en la empresa, son
aprobados redactados, revisados, aprobados, emitidos, mantenidos, actualizados,
identificados y sustituidos de acuerdo con estas directivas.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los documentos tanto internos como externos del
Sistema de Gestin de Calidad de la empresa.
DEFINICIONES
Proceso: Conjunto de actividades mutamente relacionadas o que interactuan , las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: documento que describe en forma general las tareas necesarias para
controlar un proceso o actividad.
Instructivo de trabajo: documento que describe de manera detallada y especifica los pasos
a seguir para desarrollar una tarea especfica dentro de un proceso (ejemplo: operacin de
un equipo).
REFERENCIAS
N
Cdigo
Ttulo
Manual de Calidad Cap 4 Sistema de Gestin de Calidad
NB-ISO 9000:2005, Sistema de Gestin de la Calidad - Fundamentos
y Vocabulario.
NB-ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad - Requisitos
NB-ISO 9004:2000, Sistema de Gestin de la Calidad - Directrices
para la mejora continua del desempeo.
PROCESO
Responsable
Op
1
Coordinador de
Gestion de
Calidad
Tarea
Es responsable de elabora los siguientes documentos:
Manual del Sistema de Gestion de Calidad(MSGC)
Manual de Procedimientos (MPs)
Instructivos(ITs).
Planes de Calidad (PC)
Los MPs y ITs son elaborados por el Coordinador de SGC y
Jefes de Areas y son verificados por las Gerencias que
intervienen en los procesos y aprobados por Gerencia General
Elaborar los puntos que debe contener cada procedimiento:
Objetivo: Intencin o propsito del procedimiento (para qu se
lo redacta).
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Alcance: Descripcin de las organizaciones, funciones o
productos afectados por el procedimiento (a qu se
aplica).
Definiciones: Trminos especiales o nicos del procedimiento.
Referencias: Documentos asociados al procedimiento.
Proceso: Descripcin clara de los pasos necesarios para cumplir
con el procedimiento (cmo se desarrolla la tarea).
Anexos: Documentos asociados al procedimiento para aclarar
alguna informacin o para volcar resultados de las
tareas requeridas (por ejemplo: tablas, formatos).
Coordinador de
Gestin de
Calidad
Gerencia
General
Coordinador de
Gestin de
Calidad
Los puntos definiciones y anexos son incorporados si es
necesario o conveniente a juicio del redactor.
Al redactar los instructivos de trabajo, estos deben contener como
mnimo, los siguientes puntos:
Objetivo,
Referencias y
Proceso.
Al redactar los planes de calidad estos deben contener
mnimamente los siguientes puntos:
especificacin del producto.
identificacin y trazabilidad.
diagrama de flujo del proceso.
control de proceso.
control de calidad.
control de producto no conforme.
Revisar el documento redactado y verificar:
que la secuencia de tareas sea la correcta.
que las directivas no se contrapongan con otras del
sistema.
que la redaccin sea clara y adecuada.
que se especifiquen claramente las responsabilidades.
Evidenciar su conformidad firmando en la casilla referida a
Revisado en la primera hoja del procedimiento (ANEXO I)
La codificacin de documentos la realiza conforme ANEXO III y
actualiza la lista maestra de documentos vigentes del sistema de
calidad (RG01).
Aprobar el documento, firmando en la casilla referida a Aprobado
en la primera hoja del documento (ANEXO I), asignar la fecha de
inicio de vigencia correspondiente y enviar al Coordinador de
Calidad.
Emitir el documento aprobado, en copia papel, a todos los
destinatarios establecidos en la lista maestra de documentos
vigentes del sistema de calidad (RG01).
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El documento original se archiva adecuadamente.
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Cada copia distribuida fisicamente debe llevar en su cartula la
identificacin de COPIA CONTROLADA.
Cada copia distribuida digitalmente debe ser colocada en la
carpeta del Sistema de Gestion de la Calidad, en un formato no
editable (ejemplo: pdf o word en modo de solo lectura).
Confeccionar la planilla de recepcin de documentos (RG-02),
donde indica la documentacin distribuida, y la caduca (devuelta
en papel o borrada en digital) si hubiera.
Las versiones caducas de un documento se destruyen, pero se
mantiene archivo del original, identificado claramente como
Documento No Vigente, por un tiempo mnimo de dos aos.
Cualquier cambio parcial o total de un documento es realizado,
revisado y aprobado segn los puntos 1 al 8 de este
procedimiento.
En la cartula del documento (ANEXO I) se dejar constancia de
la modificacin realizada, especificando los puntos en los cuales
se realiz las modificaciones.
10
Mantener una lista maestra de todos los documentos habilitados del
sistema de gestion de la calidad (RG-01).
11
Mantener archivado todo documento en:
un lugar accesible y conocido por todo el personal del rea.
lo ms cercano posible al lugar en donde se desarrollan las
tareas.
seguro en cuanto a prdidas o daos.
ordenado.
12
Es responsable de notificar al Coordinador de Calidad cualquier
anomala que pueda sufrir el documento mientras permanece a su
cargo.
13
Establecer qu documentacin externa (Normas, Manuales,
Reglamentos, Especificaciones, Leyes, etc) que implique
requisitos para el producto o servicio, deba ser mantenida
actualizada en la empresa y lo registra en la lista maestra de
documentos externos (RG-03).
Receptor
Coordinador de
Gestin de
Calidad
Controlar que los documentos externos:
estn identificados.
sean adecuadamente almacenados y manipulados para evitar
daos, prdidas o deterioros.
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estn disponibles para todo el personal que realiza trabajos
basados en dicha documentacin.
sean actualizados al aparecer una nueva versin aplicable,
removiendo o identificando la versin obsoleta, para lo cual se
hara una verificacion de la vigencia de los documentos a
traves de publicaciones, paginas web, consulta a proveedores
o clientes minimamente de manera semestral.
ANEXOS
ANEXO I :
Formulario de Primera hoja de Procedimiento
ANEXO II :
Formulario Hoja Continuacin Procedimiento
ANEXO III:
Codificacin de Documentos
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ANEXO I
FORMULARIO PRIMERA HOJA DE PROCEDIMIENTO
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(TITULO)
Rev.
Fecha
Elaborado
Cargo:
Fecha:
Firma:
CODIGO
Cambio realizado
Revisado
PAGINA
X de Y
Aprobado
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ANEXO II
FORMULARIO HOJA CONTINUACION PROCEDIMIENTO
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PAGINA
X de Y
(TITULO)
CODIGO
PAGINA
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ANEXO III
CODIFICACION DE DOCUMENTOS
Se ha establecido el siguiente cdigo para los documentos en ICE Ingenieros:
XXX-YYY-ZZ
Donde;
XXX: es el area que genera el documento conforme tabla 1.
YYY: es un nmero correlativo al area asignado por el Coordinador de Gestin de Calidad
ZZ: es la revisin del documento de forma incremental empezando en 00.
Tabla 1: Codificacin de Areas:
GG
SGC
Cdigo
Area
Gerencia General
Sistema de Gestin
OPE
SUP
Cdigo
Area
Gerencia Operativa
Superintendencia
MAN
de Calidad
Gerencia de
ADM
de Obra
Administrador
EQL
Mantenimiento
Jefatura de Equipo
HSE
Proyecto
Seguridad y Medio
MNZ
Liviano
Jefatura de
PAL
Ambiente Proyecto
Almacn de
EQP
Maestranza
Jefatura de Equipo
PCOS
Proyecto
Anlisista Costo
GAF
Pesado
Gerencia
FRE
Encargado de
Administrativa
ALM
Financiera
Jefatura de
Frente
PLA
Almacenes
Gerencia de
Planificacin e
CON
Jefatura Contable
SIS
Ingenieria
Asistente de
RRH
Jefatura de
COS
Sistemas
Ingenieria de
LOG
Recursos Humanos
Jefatura de
Logistica y
CHSE
Adquisiciones
Coordinador de
Seguridad y Medio
Costos
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Ambiente
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