1.
OBJETIVOS
Esta metodologa est alineada con los estndares PMBOK y
Prince2.
Esta metodologa tiene como objetivo dotar a los Project Managers
de un mtodo para gestionar todo el ciclo de vida de los proyectos.
2. DEFINICIONES
Entregables.- Entregables son los productos, servicios y/o resultados
que produce el proyecto. Los Entregables estn definidos en el Plan de
Gestin del Proyecto y son outputs de la fase de Ejecucin y Control. Los
Entregables los aprueba el Sponsor del Proyecto.
Contrato.- Un contrato del cliente es un marco legal en el cual se
desarrolla el proyecto.
Enunciado del trabajo del proyecto.- El Enunciado del Trabajo del
Proyecto es una descripcin del producto, servicio o resultado que
proporciona el proyecto. Por ejemplo:
Desarrollo de un software de gestin de RRHH
Construccin de un nuevo puente sobre Ro Tiputini
Procesos de la organizacin.- Los Procesos de la Organizacin son
procesos que involucran a toda la Organizacin. Procesos de la
Organizacin pueden ser:
Guas
Procedimientos
Estndares
Normas
Informacin histrica
Lecciones Aprendidas
Peticin de cambios.- La Peticin de cambios es la peticin para
cambiar o modificar el Plan de Gestin del Proyecto. La Peticin de
Cambios puede afectar a:
Alcance
Cronograma
Calidad
Compras
Recursos
Riesgos
Comunicaciones
Todos los cambios los aprueba el Sponsor del Proyecto y los registra el
Project Manager.
Acciones correctoras.- Las Acciones Correctoras son las acciones que
buscan alinear el rendimiento del proyecto con el rendimiento previsto
en el Plan de Gestin del Proyecto.
Acciones preventivas.- Las Acciones Preventivas son las acciones
tomadas para reducir la probabilidad de que los riesgos ocurran.
Informe de estado del proyecto.- El Informe de Estado del Proyecto
es un informe que incluye el estado en el que se encuentran los
entregables, el estado de la implementacin de las peticiones de
cambios, las acciones correctivas, las preventivas, el trabajo completado,
los riesgos, el ndice de Rendimiento del Cronograma, el ndice de
Rendimiento del Coste, y las fechas de inicio y fin de las actividades
planificadas. El Project Manager elabora el Informe de Estado del
Proyecto que enva al Sponsor del Proyecto y a los interesados del
proyecto.
Producto, servicio, resultado final.- El Producto, Servicio, Resultado
Final es el resultado que produce el proyecto. El Producto, Servicio,
Resultado Final es aprobado por el Sponsor del Proyecto.
Cierre del proyecto.- El Cierre del Proyecto es un documento, que
aprueba el Project Manager y el Sponsor del Proyecto, que especifica que
el proyecto est formalmente acabado. Este documento incluye:
Checklist
Lecciones Aprendidas.
Contratos cerrados.- Contratos Cerrados pueden ser:
Los contratos con los proveedores que ya han finalizado
El Contrato con el cliente que ya ha sido completado.
Factores empresariales.- Factores Empresariales pueden ser:
Estructura de la Organizacin
Cultura de la Organizacin
Estndares de la Organizacin
Infraestructura
Sistemas de Informacin de Gestin de Proyectos, como EKON
3. INDICADORES
ndice del rendimiento del cronograma.- El ndice del Rendimiento
del Cronograma (SPI, Schedule Performance Index) es una medida de la
eficiencia de la planificacin de un proyecto. SPI es favorable cuando es
mayor que uno. SPI es un ratio de la Gestin del Valor Ganado:
SPI=EV/PV (EV es el Valor Ganado y PV es el Valor Planificado)
ndice del rendimiento del coste.- El ndice del Rendimiento del Coste
(CPI, Cost Performance Index) es una medida de la eficiencia del coste
en un proyecto. CPI es favorable cuando es mayor que uno. CPI es un
ratio de la Gestin del Valor Ganado:
CPI=EV/AC (EV es el Valor Ganado y AC son los Costes Actuales)
4. RESPONSABLES
Project Manager.- El Project Manager es la persona que gestiona el
proyecto para obtener los objetivos del mismo, entre sus
responsabilidades se detallan: Documentar el proyecto, Gestionar el
Alcance, Gestionar los plazos (el cronograma), Gestionar los recursos,
Gestionar los costes, Gestionar la calidad, Gestionar las comunicaciones,
Gestionar los riesgos, Gestionar las compras, Gestionar los cambios
Sponsor del proyecto.- El Sponsor del Proyecto es la persona o grupos
de personas que defienden el proyecto y obtienen recursos para su
ejecucin, entre sus principales responsabilidades se detallan: Asegurar
que los objetivos del proyecto estn alineados con los objetivos de
negocio, Marcar la direccin a alto nivel del proyecto, Aprobar Acta de
Constitucin del Proyecto, Aprobar el Plan de Gestin del Proyecto,
Aprobar la Peticin de Cambios, Asegurar que se estn gestionando los
riesgos, Autorizar gastos y compras, Aceptar Entregables, Aceptar el
Producto, Servicio, Resultado Final
5. PERFILES DE SELECCIN
P M O O rg a n iz a t io n C h a r t
P M O S K IL L S P R O F IL E C H A R T
S p o n s o r d e l P ro y e c to
P e r f il
P r o je c t M a n a g e r
P e r f il
L id e ra z g o
F le x ib ilid a d
L id e ra z g o
F le x ib ilid a d
C o m u n ic a c i n
N e g o c ia c i n
C o m u n ic a c i n
N e g o c ia c i n
C a p a c i d a d d e P l a n if i c a c i n
C a p a c id a d d e G e s t i n
C a p a c i d a d d e P l a n if i c a c i n
C a p a c id a d d e G e s t i n
C a p a c id a d d e R e f le x i n
C a p a c id a d d e R e f le x i n
Liderazgo.- El Project Manager y el Sponsor del Proyecto lideran el
proyecto al xito. Tienen que ejercer el liderazgo de forma que extraigan
lo mejor de cada miembro del equipo
Flexibilidad.- La Flexibilidad es una habilidad muy importante en
Project Management, los proyectos estn en constante cambio por lo que
el Project Manager debe estar constantemente adaptndose a estos
cambios.
Comunicacin.- Una buena Comunicacin es crtica en Project
Management. El Project Manager y el Sponsor del Proyecto tienen que
comunicar de forma efectiva y clara los requerimientos y alcance del
proyecto.
Negociacin.- Las habilidades de Negociacin son imprescindibles para
gestionar proyectos, durante todo el ciclo de vida del proyecto el Project
Manager, el Sponsor del Proyecto y las partes interesadas del proyecto
estn en constantes negociaciones.
Capacidad de planificacin.- El Project Manager necesita tener
habilidades de Planificacin para definir todo el trabajo con la suficiente
antelacin y de esta forma evitar imprevistos, planificando los recursos y
los riesgos.
Capacidad de gestin.- Para obtener los objetivos del proyecto es
importante gestionar bien todos los recursos. Una buena capacidad de
gestin es lo que caracteriza a los buenos Project Managers.
Capacidad de reflexin.- El Project Manager debe tener capacidad de
reflexin para transmitir las lecciones aprendidas del proyecto y tenerlas
en cuenta para futuros proyectos.
6. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
7. INICIACION
El proceso de Iniciacin es el primer proceso en el ciclo de vida de
Gestin del Proyecto. En este proceso se define el proyecto, necesidades
del negocio, justificacin del proyecto, descripcin, alcance y
entregables quedan reflejados en el Acta de Constitucin del Proyecto
El Project Manager desarrolla el Acta de Constitucin del Proyecto, que la
aprueba el Sponsor del Proyecto
El siguiente paso es Crear Acta de Constitucin del Proyecto:
Acta de constitucin del proyecto
El Acta de Constitucin del Proyecto es un documento en el que se
define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una
visin preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los
principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve
como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.
Este documento incluye:
Propsito del Proyecto
Descripcin del Proyecto
Alcance
Objetivos
Requerimientos del Proyecto
Entregables
Costes
Recursos
El Acta de Constitucin del Proyecto lo aprueba el Sponsor del Proyecto.
Para crear el Acta de Constitucin del Proyecto se dispone de los
siguiente inputs (cuando estn disponibles):
Contrato
Enunciado del Trabajo del Proyecto
Factores Empresariales
Procesos de la Organizacin
Con estos inputs el Project Manager desarrolla un documento (el Acta de
Constitucin del Proyecto) con los siguientes puntos:
Propsito del Proyecto
Descripcin del Proyecto
Alcance
Objetivos
Requerimientos del Proyecto
Entregables
Costes
Recursos
8. PLANIFICACIN
Durante el proceso de Planificacin se desarrolla el Plan de Gestin del
Proyecto. En este proceso se identifica y define el alcance, las
actividades los costes y se planifica el cronograma del proyecto.
El Project Manager desarrolla Plan de Gestin del Proyecto que lo
aprueba el Sponsor del Proyecto
En este proceso el Project Manager define:
Alcance
Entregables
Estructura Desagregada de Tareas (WBS/EDT)
Costes
Calidad
Recursos
Comunicaciones
Riesgos
Compras
Organizacin del Proyecto
El siguiente paso es crear o modificar el Plan de Gestin del Proyecto:
Plan de gestin del proyecto
El Plan de Gestin del Proyecto es un documento que define como se
ejecuta y controla el proyecto.
El Plan de Gestin del Proyecto incluye:
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
del Alcance
del Cronograma
de Costes
de la Calidad
de Recursos
de Compras
de Riesgos
de Comunicaciones
El Plan de Gestin del Proyecto lo aprueba el Sponsor del Proyecto
Crear el Plan de Gestin del Proyecto
Para crear el Plan de Gestin del Proyecto se disponen de los siguientes
inputs (cuando estn disponibles):
Contrato
Enunciado del Trabajo del Proyecto
Factores Empresariales
Procesos de la Organizacin
Acta de Constitucin del Proyecto
Con estos inputs el Project Manager desarrolla un documento (el Plan de
Gestin del Proyecto) con los siguientes puntos:
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
Gestin
del Alcance
del Cronograma
de Costes
de la Calidad
de los Recursos
de Compras
de Riesgos
de las Comunicaciones
El Plan de Gestin del Proyecto lo aprueba el Sponsor del Proyecto
Modificar plan de gestin del proyecto
Para modificar el Plan de Gestin del Proyecto se dispone de los
siguientes inputs (cuando estn disponibles):
Peticin de Cambios
Acciones Correctoras
Acciones Preventivas
Con estos inputs el Project Manager modifica el Plan de Gestin del
Proyecto
Los cambios en el Plan de Gestin del Proyecto son aprobados por el
Sponsor del Proyecto
EJECUCIN Y CONTROL
Durante el proceso de Ejecucin y Control se lleva a cabo el trabajo definido en
el Plan de Gestin del Proyecto.
El Project Manager dirige y gestiona la ejecucin del proyecto asegurando el
nivel de calidad exigido en los requerimientos del proyecto.
En este proceso el Project Manager:
Adquiere el Equipo del Proyecto
Ejecuta el Plan de Compras
Elabora los Informe de Estado del Proyecto
Recopila las Peticiones de Cambios
Identifica las Acciones Correctoras y las Acciones Preventivas
Ejecutar y controlar el plan de gestin del proyecto
El Project Manager dirige y gestiona la ejecucin y control del Plan de Gestin
del Proyecto, asegurando el nivel de calidad exigido en los requerimientos del
proyecto.
Para Ejecutar el Plan de Gestin del Proyecto el Project Manager tiene que:
Adquirir el Equipo del Proyecto
Ejecutar el Plan de Compras
Asegurar el desarrollo de los Entregables
Para Controlar la Ejecucin el Project Manager tiene que:
Elaborar los Informe de Estado del Proyecto incluyendo el ndice de
Rendimiento del Cronograma y el ndice de Rendimiento del Coste
Recopilar la Peticin de Cambios
Identificar las Acciones Correctoras y las Acciones Preventivas
GESTIN DE CAMBIOS DEL PROYECTO
En el proceso de Gestin de Cambios del Proyecto es cuando se aprueban o
rechazan las Peticiones de Cambios, las Acciones Correctoras y las Acciones
Preventivas.
El Project Manager propone los cambios, las acciones correctivas y preventivas
que tienen que ser aprobadas o rechazadas por el Sponsor del Proyecto.
Gestin de cambios
La Gestin de Cambios la lleva a cabo el Project Manager, pero los cambios
propuestos deben ser aceptados por el Sponsor del Proyecto.
La aprobacin o rechazo de los cambios lo decide el Sponsor del Proyecto. El
Project Manager debe proporcionar la mejor informacin acerca de los cambios
para ayudar al Sponsor del Proyecto a tomar la mejor decisin.
Peticin de Cambios, Acciones Correctoras y Acciones Preventivas pueden
afectar a:
Alcance
Coste
Cronograma
Calidad
Compras
Recursos
Riesgos
Comunicaciones
Los outputs de la Gestin de Cambios son:
Aprobacin o rechazo de la Peticin de Cambios
Aprobacin o rechazo de las Acciones Preventivas
Aprobacin o rechazo de las Acciones Correctoras
CIERRE
El proceso de Cierre es la fase en la que se finaliza el proyecto formalmente.
En este proceso se chequea que el Producto, Servicio, Resultado Final cumple
los objetivos del proyecto y que el Sponsor del Proyecto est satisfecho con el
resultado. Adems, este proceso tambin chequea que los contratos con el
cliente y con los proveedores estn cerrados y conformes.
El siguiente paso es Cerrar Proyecto:
Cerrar proyecto
Para cerrar el Proyecto, el Project Manager tiene los siguientes inputs (cuando
estn disponibles):
Entregables
Plan de Gestin del Proyecto
Informe de Estado del Proyecto
Con estos inputs el Project Manager chequea que el proyecto est finalizado,
que los entregables sean aceptados por el Sponsor del Proyecto, y que el Plan
de Gestin del Proyecto est ejecutado. El Project Manager y el Sponsor del
Proyecto firman el Cierre del Proyecto, que es un documento con los siguientes
puntos:
Cierre por parte del Sponsor
Lecciones Aprendidas
Cerrar contrato
El proceso de Cerrar Contrato chequea que todos los contratos estn
ejecutados y finalizados. El Project Manager chequea que todos los contratos
con los proveedores estn ejecutados y que los Entregables de estos contratos
hayan sido entregados. Tambin chequea que el contrato con el cliente est
completado. El output de este proceso son los Contratos Cerrados.
