ETICA SECRETARIAL

TICA
Es aquella ciencia, que estudia las cosas por sus causas, de lo
universal y necesario, que se dedica al estudio de los actos humanos.
Pero aquellos que se realizan tanto por la voluntad y libertad
absoluta, de la persona. Todo acto humano que no se realice por
medio de la voluntad de la persona y que est ausente de libertad, no
ingresan en el estudio o campo de la tica.
ETICA SECRETARIAL
La tica secretarial, es el comportamiento y profecionalismo que debe
tener una secretaria, que como bien dice el nombre y te ensean
siempre en esta carrera, lapalabra viene de secreto, osea que una
secretaria su etica profecional debe ser: VER, OIR Y CALLAR.

Misin

de

la

secretaria

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas,

adems de acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro
de la empresa.
La tica de la Secretaria

Secretaria, como sabemos, viene de la palabra SECRETO.

Un SECRETO es algo que pocos conocen, algo que no se dice a todo el
mundo, solamente reservado a unos cuantos; por lo tanto podemos
decir que es un privilegio conocer un secreto, pero tambin una gran
responsabilidad.
Conservar la tica, para muchos es slo un discurso, pues al
momento de llevarlo a la prctica son miles de cuestionamientos los
que pueden surgir para que un profesional deje a un lado su tica, lo
cual
realmente
es
una
lstima.

En el caso de la secretarias, la tica es uno de los principales valores

que debe cultivar, pues es la base de su trabajo; da con da pasa por
nuestras manos informacin de la empresa, del jefe, de los
proveedores, de los clientes; informacin que debemos saber cuidar y
respetar porque si bien tenemos el privilegio de tener, igual no nos
pertenece.
Adems de la discrecin, dentro de la tica secretarial deben primar
el buen comportamiento, la responsabilidad, la cordialidad y el deseo
de brindar un buen servicio, ser cordial. Nuestra misin es hacer a los
dems
la
vida
ms
fcil.
Las secretarias que son capaces de brindar un trato cordial han
escuchado quejas como "Si pues seorita, en la otra oficina la
seorita no me explico como era este trmite", o "hay seorita, usted
si me escucha y hasta sabe mi nombre, la otra me dijo solamente
deme su ticket", lo cual nos hace saber lo importante tambin que es
saber escuchar a las personas y ponernos en su lugar, tratar a los
dems
como
esperamos
ser
tratados, empata.
Ser secretaria es tener un cargo de confianza, que ms all de
formarse en Institutos o Universidades en la parte tcnica, se forma
de una red de valores adquiridos en casa y en la sociedad y como tal
no slo deben ser mostrados en nuestro trabajo sino en nuestro estilo
de vida, debe ser un traje de actitud

Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que
cumpla con las siguientes caractersticas:
-

Buena presencia.
Persona de buen trato, amable, corts y seria.
Excelente redaccin y ortografa.
Facilidad de expresin verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempearse eficientemente en su rea.
Aptitudes para la Organizacin.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinmica entusiasta.

- Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de

decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.
Funciones de una secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de
servicio al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar
bien el trabajo asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes
de los compromisos y dems asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe.
- Mejora y aprendizaje contino.
Imagen de xito
La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el
logro de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la
salud fsica, emocional y espiritual de los sgtes elementos:
-

Conocimientos.
Valores.
Modales.
Personalidad.
Tacto.
Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con
el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta
debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las
Organizaciones en donde no tienen reglas o cdigo de vestimenta, se
debe evitar utilizar en la oficina:
- Ropas de brillo.

Sandalias demasiados altos.

Faldas cortas y muy ajustadas.
Ropas transparentes.
Escotes.
Zapatos dorados o plateados.
Maquillaje recargado.
Accesorios grandes y muy llamativos.

El xito del buen vestir depender de los sgtes. factores:

- Cdigo de vestimenta corporativa.
- Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes,
chaquetas, pantaln, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinacin de zapatos y carteras.
- Colores bsicos.
- Coordinacin de accesorios.
La combinacin y coordinacin de los elementos de la vestimenta es
un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y
compromiso con el cliente

Etica Profesional para Secretarias

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad
empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria,
sector
pblico
y
profesionales
independientes.
La secretaria contribuye en el funcionamiento eficaz de una empresa
por medio de una labor discreta, organizada y metdica. La
terminologa tradicional, ve a la secretaria como una persona que
contesta correspondencia, elabora actas de reuniones, y da
orientacin tras un simple escritorio. Pero en los ltimos tiempos, el
concepto de secretaria han cambiado y hoy es vista como una
verdadera asistente de su jefe, al grado de asumir con ahnco algunas
responsabilidades
del
mismo.
El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar puede
variar dependiendo de las actividades de la empresa, ya que cada
sector tiene sus propias caractersticas y necesidades. Tambin
influye la forma jurdica de cada empresa, por ejemplo una oficina
de gobierno no es lo mismo que una empresa familiar o privada, una
vez que estas ltimas tienen mayor libertad en la elaboracin de

documentacin
administrativa
pudiendo
lograr
una
mayor
productividad en las operaciones cotidianas. Otro factor relevante
es la dimensin del negocio; hay una diferencia considerable entre
organizar una empresa pequea y articular una empresa grande,
teniendo como medida el volumen de operaciones y el campo
geogrfico de la accin.
CODIGO TICO PARA LA SECRETARIA
CONFIDENCIALIDAD: Guardar con
empresa

reserva la informacin sobre la

HONESTIDAD: Decir la verdad es una de las ms grandes virtudes, ser

honesta en los aciertos y errores; xitos o fracasos, forma parte del
cdigo tico de una secretaria.
LEALTAD: Si somos leales a nuestra empresa y a nuestro jefe, ellos
tambin lo sern con nosotros; la lealtad no tiene costo, no debemos
perder esa virtud por los chismes en la oficina.
CONFIABILIDAD: Cumplir a tiempo con nuestras obligaciones
secretariales y de la mejor manera nos hace personas confiables, es
estar siempre en el momento en que se necesita es una labor de la
asistente.
RESPONSABILIDAD: Elaborar una lista con todas las tareas
estableciendo prioridades de tal manera que todo el trabajo se realice
de manera eficiente y oportuna.
COLABORADORA: Siempre estar dispuesta a compartir lo que
sabemos, decir si mientras podemos, pero tambin aprender a decir
no con amabilidad y cortesa.
FLEXIBILIDAD: Siempre estar dispuesta al cambio es una tarea de la
secretaria, el mundo es cambiante y los conocimientos tambin,
muchos das se tendrn que salir de la rutina para resolver alguna
emergencia, la secretaria tiene que aceptar los cambios da a da
segn las necesidades de la empresa.
TRABAJA SIN SUPERVISIN: Debes tener siempre tu trabajo al da y
ser productiva. Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y
prioridades. Todos los das prepara una lista de las tareas a realizar
para asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y asgnales
prioridades.
MULTI-HABILIDADES:
Cuanto ms aprendas sobre los programas de computacin y las
dems posiciones en la organizacin, mejor ser. Puedes tener que
utilizar estos conocimientos cuando quieras una promocin dentro de

la empresa. Esto tambin es muy til porque generalmente sers la

encargada de ensear a tu jefe a utilizar algunos de los programas de
computacin. Los jefes de hoy en da son ms operativos con los
distintos software, ej. Email, planillas de clculo, etc. Te podran pedir
que te capacites tambin si conoces estos programas.
CAPACITACIN PERMANENTE: EL mundo de hoy requiere secretarias
con conocimientos actualizados y que domine lo ltimo en tecnologa,
es conveniente cada cierto tiempo tomar cursos de ingls,
computacin, presupuestos, etc.

Funciones bsicas del secretariado

Previo a reflexionar sobre los principios ticos que debe tener
presente toda secretaria o asistente, repasaremos brevemente
nuestras funciones bsicas:
1. Representar personalmente a su jefe o empresa: La secretaria
suele ser la primera persona que representa a una empresa al jefe
de una empresa. La impresin que reciban en un primer contacto,
depender, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se
exprese.
2. Organizacin del trabajo del jefe: Una secretaria o asistente
eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo aleja de todo
el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su
cargo, para que pueda dedicar todeo su esfuerzo al mismo.
La secretaria deber ser la verdadera memoria de su superiror, tanto
de los compromisos internos como los externos: acordale
puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las
llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento
oportuno, etc.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Los principios fundamentales:
Dignidad debe abstenerse de todo comportamiento que suponga
infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin
con honor y dignidad.
Integridad debe actuar con honradez, lealtad y buena fe