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1.- QUE ES UNA HOJA DE CLCULO
Una hoja de clculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numricos y
alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen
organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
2.- DE QUE ESTA CONFORMADA LA HOJA DE CALCULO
Hoja de clculo hecha empleando la aplicacin Microsoft Excel del paquete ofimtico
Microsoft Office.
Las hojas de excel constan de:
* Mximo de 65.536 filas.
* Las columnas estn ordenadas en forma de letras de la A hasta la IV (256 columnas).
* Permiten 16.777.216 celdas.
* Un mismo archivo (llamado "libro" en el contexto de Excel) puede contener una o ms
hojas de clculo.
Una hoja de clculo Excel permite efectuar clculos sencillos y complejos con rapidez,
modelando o simulando situaciones, pudiendo analizarlas grficamente.
Las hojas de clculo Excel se guardan con la extensin .xls.
3.- DE QUE FORMA PODEMOS MOVERNOS EN UNA HOJA DE
CALCULO
Moverse o desplazarse por cualquier hoja de clculo es sencillo.
Tanto si utilizas Excel, Numbers, Open Office,... si sigues estas pautas conseguirs
desplazarte rpida y cmodamente por tus hojas.
Teclas de flechas del teclado:
Situado en una celda de tu hoja de clculo introduce cualquier cifra por ejemplo un 5.
Sitate en el teclado y presiona la flecha arriba y veras que la celda activa cambia y ahora
es la que se encuentra arriba del 5.
Anlogamente pulsando el resto de teclas de flechas del teclado, abajo, derecha e
izquierda.
Barra de desplazamiento en tu hoja de clculo:
En la parte inferior central veras una barra de color gris y a cada lado dos tringulos de
color negro.
Igualmente en la parte derecha de la pantalla veras otras barra gris con un triangulo negro
a cada lado.
Estas barras de desplazamiento son muy comunes y son similares a las que encuentras
en otros programas, en el explorador o en el correo electrnico.
Sitate encima de la barra con el ratn, haz clic y arrastra, veras que la hoja de clculo se
desplaza con la barra inferior se desplazan las columnas y con la barra de la derecha las
filas.
Si te sitas en los tringulos negros conseguirs mover muchas ms columnas o filas.
Otras teclas:
Para moverte rpidamente puedes usar:
Pg Dn o Av Pg: Desplazar la pantalla hacia abajo.
Pg Up o Re Pg: Desplazar la pantalla hacia arriba.
Home o Inicio: Ir al inicio de la fila.
Ctrl + Home o Inicio: Ir al inicio de la hoja.
End o Final: Ir al final.
Tips:
Desplazamientos ms rpidos: Situado en las barras de desplazamiento durante el
arrastre pulsa la tecla Mays.
4.- COMO ABRIR O GUARDAR UN LIBRO EN EXCEL.
Abrir un libro de clculo
Paso 1:
Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaa Archivo.
Paso 2:
Aqu, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el comando Abrir y el botn
Reciente. Fjate cmo funcionan cada una de estas opciones:
Comando Abrir
Al hacer clic aqu, vers un cuadro de dilogo que contiene los archivos que tienes
guardados en tu computador. All, debes buscar y hacer clic en el libro de clculo que vas
a retomar y pulsar el botn Abrir.
Botn Reciente
Vers la lista de los ltimos libros de clculo en los que has trabajado. All, debes ubicar y
hacer clic sobre el archivo que quieres abrir.
Cerrar un libro de clculo
Paso 1:
Una vez hayas guardado tu libro de clculo, haz clic en la pestaa Archivo.
Paso 2:
Ahora, lo nico que debes hacer es ubicar y hacer clic en el comando Cerrar.
5.- MENCIONE ALGUNAS OPCIONES DE SELECCIN
1. Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas
de Excel. Esta pestaa organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles,
Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar.
2. Insertar: En esta pestaa encontramos los comandos para insertar elementos a
nuestra hoja como tablas y grficos. Los grupos de comandos de esta pestaa son
los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Grficos, Informes, Minigrficos,
Filtro, Filtros, Vnculos, Texto y Smbolos.
3. Diseo de pgina: Aqu se encuentran los comandos utilizados para preparar
nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos
de esta pestaa son: Temas, Configurar pgina, Ajustar rea de impresin,
Opciones de la hoja y Organizar.
4. Frmulas: La pestaa frmulas contiene los comandos para agregar funciones y
frmulas a nuestras hojas de Excel as como buscar cualquier error en las
frmulas. Los grupos de esta pestaa son: Biblioteca de funciones, Nombres
definidos, Auditora de frmulas y Clculo.
5. Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes
y trabajar posteriormente con ellos aplicando algn filtro o quitando duplicados.
Los grupos de la pestaa Datos son: Obtener datos externos, Conexiones,
Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.
6. Revisar: En esta pestaa estn localizados los comandos para revisar, proteger e
insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que estn
organizados los comandos son: Revisin, Idioma, Comentarios, Cambios.
7. Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de
sus elementos. Esta pestaa contiene los siguientes grupos: Vistas de libro,
Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
6.- QUE OPCIONES TIENE EL PEGADO ESPCIAL
Pegado especial en Excel
Excel normalmente copia toda la informacin de una seleccin de celdas y pega los datos
en las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas
opciones alternas en el pegado de la informacin.
El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera
tradicional de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin
aplicar un formato o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.
Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el men desplegable del botn
Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opcin Pegado especial.
Se mostrar el cuadro de dilogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de
pegado disponibles.
7.- COMO ELIMINAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las filas o columnas a eliminar.
Seleccionar el men Eliminar de la pestaa Inicio.
Eligir la opcin Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas o
columnas, seguir habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se
aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas
8.- EN QUE CONSISTE LA VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en
las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si
nos equivocamos.
Para aplicar una validacin a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. En l podremos escoger
remarcar los errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a
centrar en la opcin Validacin de datos....
Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen
donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el datos sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista,
Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero,
Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un
nmero decimal, se producir un error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el
usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que
aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma)
para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al
acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son
considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
9.- MENCIONE ALGUNAS OPCIONES PAA EL ORDENAMIENTO DE
DATOS
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn
criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una
columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que
queramos ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones
de la seccin Ordenar
y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Tambin
podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin, aunque en este caso
esta opcin es menos rpida. sto ordenar todo el conjunto de la fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el
encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:
Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.
Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la columna
seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.
El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin.
Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos seleccionar los
campos por los que queremos ordenar.
- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un
encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de
columna (columna A, columna B, ...).
- Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir
entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.
- Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si
se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como
se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en
caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero,
por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden
descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio
de la ordenacin.
10.- DESCRIBA EL USO Y APLICACIN DE LA OPCION
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos
localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de
bsqueda. La encontraremos en la pestaa Inicio > Buscar y seleccionar.
Buscar... (teclas CTRL+B) abrir un cuadro de dilogo que te permite introducir el dato
que deseas encontrar.
Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que
contentienen el valor introducido. Buscar a partir de donde estemos situados, por lo que
deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Adems, si
tenemos varias celdas seleccionadas, slo buscar en ellas.
Tambin podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con
la localizacin de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de
resultados ser un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos
nos situar en la celda en cuestin.
El botn Opciones nos permite ampliar la ventana de bsqueda con opciones extra.
Podremos elegir dnde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si
buscamos nicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, slo las celdas
con formato de moneda), etc.
En la pestaa Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opcin Reemplazar...
del botn Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitucin de los
datos, cambiando un valor original por otro. La opcin de reemplazo no se limita
nicamente a valores, tambin puede referirse a formatos. Por ejemplo, podramos buscar
todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el
mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.
La opcin Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La
ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un
historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las
mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opcin.
Luego encontramos una serie de opciones: Frmulas, Comentarios, Formato
condicional, Constantes, Validacin de datos, Seleccionar objetos que nos permiten
seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de informacin a la vez. Es decir,
seleccionar todas las frmulas del documento, por ejemplo.
