Manual de Usuario

Mdulo de Logstica
Parte III Sub Mdulo Pedidos
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 15.04.00

21 de agosto de 2015

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

INDICE

I.

FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO .....................................................3

1.1.

SUB MDULO DE PEDIDOS .......................................................................3

1.1.1.

Registro de Pedidos ....................................................................................3

[Link]. Pedidos Programados (PECOSA) .............................................................4

[Link]. Pedidos de Compra B/S ............................................................................14
[Link]. Pedidos de Compra por Encargo ............................................................39
[Link]. Pedidos (PECOSA) por Encargo .............................................................50
1.1.2.

Autorizacin del Pedido ............................................................................58

1.1.3.

Seguimiento del Pedido ............................................................................76

1.1.4.

Pedidos Consolidado para Compra (Ajuste) ........................................81

1.1.5.

Registro de Gastos Generales.................................................................90

[Link]. Registro de Gastos Generales No Proyectado ....................................92

[Link]. Registro de Gastos Generales Proyectado (Ajuste) ...........................99
1.1.6.

Compras por Encargo ............................................................................. 110

-2-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

I.

FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO

En esta seccin se describe la funcionalidad que contiene el Sub Mdulo Pedidos,

detallando cada una de las opciones y describiendo las funcionalidades de cada una de
ellas.

1.1. SUB MDULO DE PEDIDOS

El Sub Mdulo Pedidos permite a los Usuarios de los Centros de Costo, generar Pedidos
Programados y No Programados de Bienes, Servicios y por Encargo. Asimismo, permite
al Usuario Responsable, autorizar los Pedidos y generar los Consolidados para su
incorporacin en el PAO, para su posterior adquisicin.
Adems, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de
Necesidades y ejecutar las Compras por Encargo.
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:

1.1.1. Registro de Pedidos

Esta opcin permite a los Usuarios de los Centros de Costo, registrar Pedidos
Programados provenientes del Registro de Cuadro de Necesidades para ser atendidos
directamente mediante una PECOSA, Pedidos de Compra No Programados por Centro
de Costo, Pedidos de Compra por Encargos y Pedidos de Encargos para ser atendidos
directamente mediante una PECOSA.
El ingreso al men Registro de Pedidos es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos Registro de Pedidos, como se muestra a continuacin:

-3-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

[Link].

Pedidos Programados (PECOSA)

Esta opcin permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de

los Bienes Programados en el Cuadro de Necesidades.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos - Pedidos
Programados (PECOSA), como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos, la

misma que muestra el filtro Ao el cual permite seleccionar el perodo en el cual se
generarn los Pedidos Programados. Adems, en la parte intermedia de la ventana se
muestra la relacin de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede,
Responsable y Nmero de Personas asignadas al Centro de Costo.

Procedimiento para Registrar un Pedido Programado

Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla
del
Centro de Costo de primer nivel correspondiente. El Sistema mostrar la ventana
Registro de Pedidos, la misma que en la parte superior contiene los siguientes filtros de
seleccin:

-4-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Ao: Permite seleccionar el ao en el cual se registrarn los Pedidos, activando la
barra de despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un
check en

, se visualizar la informacin de todos los Meses.

Pedidos: Permite seleccionar el nmero correlativo de los Pedidos mostrados en

pantalla. Marcando con un check en
todos los Pedidos generados.

, se visualizar la informacin de

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue

o ingresando al cono Buscar

Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automticamente el

Responsable.

Insertar Pedido Programado

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin

El Sistema mostrar una ventana donde el Usuario deber registrar los siguientes
datos principales del Pedido:

-5-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

N Pedido: Muestra automticamente el nmero correlativo del Pedido. Puede ser

editado por el Usuario.
B/S: Por defecto muestra Tipo Bien.
Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado segn corresponda.
Fecha: Muestra la Fecha de registro del Pedido. Puede ser editada por el Usuario.
Fecha de Autorizacin: Muestra la Fecha de autorizacin del Pedido, siempre y
cuando ste se encuentre autorizado.
Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectar el gasto del Pedido,
activando la barra de despliegue . En la lista Se muestran las Metas asignadas
al Centro de Costo.
Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplir con el Pedido solicitado,
activando la barra de despliegue . En la lista se mostrarn todas las Tareas:
Comunes, Personalizadas y Estratgicas. Solo se mostrarn las Tareas que estn
relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.
Tipo Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso de los tems a solicitar, activando la
barra de despliegue
. En la lista solo se mostrarn los Tipos de Uso
relacionados a la Tarea seleccionada:

: Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a

un Destino Externo. Al marcar con un check, se activar el campo Destino, donde
el Usuario deber seleccionar el lugar destino del Pedido, activando la barra de
despliegue . En la lista se mostrarn los destinos registrados en la opcin
Tablas Logstica.

-6-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionar el Pedido,

ingresando a la carpeta amarilla

Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.

Registrado los datos del Pedido, el Usuario dar clic en el cono Grabar
el Sistema, el siguiente mensaje al Usuario:

, mostrando

Dando clic en S, quedar grabado el registro, el cual mostrar una carpeta amarilla
donde el Usuario podr ingresar para verificar los datos registrados.

Insertar tems del Pedido

En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertar los tems que se solicitarn en el
Pedido, para ello el Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin Insertar Bien.

-7-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al seleccionar la opcin
se mostrar una ventana de bsqueda donde el
Usuario deber seleccionar los siguientes campos para poder visualizar los tems:

Campo: Seleccionar el campo de bsqueda: Descripcin, tem, Unidad Medida,

Clasificador, Monto, Alias1, Alias2, Alias3.

Dato: Ingresar el dato a buscar, en funcin al Campo de bsqueda seleccionado

anteriormente.
Descripcin: Permite buscar los tems por su descripcin. Para ejecutar la bsqueda
presionar la tecla Enter o dar clic en el cono Buscar

Realizada la bsqueda, en la parte inferior de la ventana se mostrarn solamente los

tems registrados en el Cuadro de Necesidades en funcin a al dato buscado. El
Usuario deber ingresar la Cantidad a solicitar del tem.

Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Grabar

-8-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Validacin: Si el monto solicitado supera el monto Programado
del Mes, el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

Los tems insertados se visualizarn en la ventana Registro de Pedidos, Para Insertar

las Especificaciones Tcnicas del tem ingresar a la carpeta amarilla .

El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.

En la parte Inferior de la ventana mostrar la siguiente informacin:

Programada: Cantidad del tem Programado en el Cuadro de Necesidades.

Autorizada: Cantidad del tem Autorizada a la fecha.

-9-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Por Solicitar: Cantidad del tem que se requiere.

Atendida: Cantidad Atendida del tem.

Adems muestra los siguientes botones:

: Ingresando a este botn, mostrar la ventana con el detalle de la

Programacin Mensual del tem en el Cuadro de Necesidades.

: Ingresando a este botn, mostrar una ventana adicional donde

se apreciar un Cuadro estadsticos Mensual de cmo se est consumiendo el Bien.

Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deber dar clic en el cono Grabar
, mostrando el siguiente mensaje:

Dando clic en el botn SI, culminar el Registro del Pedido

VB Jefe
Para dar VB al Pedido generado por el solicitante del Centro de Costo, el Usuario que
cuente con la Autorizacin de dar VB a los Pedidos, dar clic en el botn
.

-10-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Nota: Para dar VB a los Pedidos, el Usuario deber tener el rol de Aprobacin en el
perfil de Usuario.

El Pedido pasar del Estado Pendiente a VB Jefe, asimismo para retornar al Estado
Pendiente el Usuario dar clic en el botn
.

Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar el Pedido, ste deber encontrarse
en Estado Pendiente.

Copiar Pedido Programado

El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la informacin de un Pedido de
Compra para el registro de otro Pedido.
Para ello el Usuario seleccionar el Pedido a copiar y dar clic en el botn
.

-11-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Validacin: La copia de Pedidos no est permitido
para Pedidos PpR, mostrando el Sistema el siguiente
mensaje al Usuario:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en S, para

confirmar la copia.

El Sistema generar el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma

informacin del Pedido copiado El Pedidos generado se mostrar al final de la lista de
Pedidos.

Reporte Solicitud de Pedido

Para que el Usuario imprima la Solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Seleccin de Reporte.
El

Usuario

seleccionar la opcin Formato de Registro de Pedido

y marcando con un check en el campo Visualizar Clasificador
se visualizar en la solicitud, el clasificador de gasto de los tems.

-12-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir

de la ventana. Se
mostrar el formato de solicitud de Pedido, con la siguiente informacin: cdigo,
descripcin ,especificaciones tcnicas, clasificador en caso se haya marcado el campo
, cantidad solicitada y unidad de medida del tem, as como un campo
para la firma del solicitante del Pedido y la firma del Jefe del Centro de Costo que
autoriza la solicitud de Pedido.

Adems, el Sistema permitir configurar los siguientes campos: Personalizacin del Ttulo
y si se muestra o no las Firmas en el Formato, desde el Sub Mdulo Tablas Parmetros Configuracin Inicial.

-13-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

[Link].

Pedidos de Compra B/S

Esta opcin permite al Usuario generar los Pedidos de Compra de Bienes y Servicios por
Centro de Costo, Meta y Tarea, los mismos que se incorporarn al PAO Actualizado, para
su adquisicin. Adems, permite realizar copia de los Pedidos, proporciona informacin
del Estado del tem, cantidad autorizada y atendida, mostrando el N de PECOSA para
bienes y monto autorizado para servicios.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos - Pedidos de Compra

de B/S, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos de

Compra, la misma que muestra el filtro Ao el cual permite seleccionar el perodo en el
cual se generarn los Pedidos de Compra de Bienes y Servicios. Adems, en la parte
intermedia de la ventana se muestra la relacin de los Centros de Costo de primer nivel
con su correspondiente Sede, Responsable y Nmero de Personas asignadas al Centro
de Costo.

Registrar un Pedido de Compra de B/S

Para registrar un Pedido de Compra de B/S, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla
del Centro de Costo de primer nivel correspondiente. El Sistema mostrar la ventana
Registro de Pedidos de Compra, la misma que en la parte superior contiene los
siguientes filtros de seleccin:

-14-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Filtros:
Ao: Permite seleccionar el ao en el cual se registrarn los Pedidos, activando la
barra de despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un
check en

, se visualizar la informacin de todos los Meses.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue

o ingresando al cono Buscar

Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automticamente el

Responsable.
Tipo: Permite seleccionar el Tipo de tem (Bien o Servicio), activando la barra de
despliegue .

Pedidos: Permite seleccionar el nmero correlativo de los Pedidos mostrados en

pantalla. Marcando con un check en
todos los Pedidos generados.

, se visualizar la informacin de

-15-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Parmetros de Configuracin Inicial para Pedidos:
Para el registro de Pedidos No programados de Bienes y Servicios, existen diferentes
parmetros que podrn ser configurados de acuerdo a la necesidad de cada Unidad
Ejecutora. Dichos parmetros se encuentran descritos en la opcin de Parmetros de
Configuracin inicial del Sub Mdulo Tablas.

Insertar Pedido de Compra

En la parte superior de la ventana, el Usuario seleccionar el Ao, Mes, Centro de
Costo, Tipo de tem (Bien o Servicio).
Luego, en la parte izquierda de la ventana, activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin

El Sistema mostrar una ventana conteniendo los siguientes campos, donde el

Usuario deber registrar los siguientes datos principales del Pedido:
-16-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

N Pedido: Muestra automticamente el nmero correlativo del Pedido. Puede ser

editado por el Usuario, configurando en la ventana Parmetros de Configuracin
Inicial, el parmetro Edicin de Correlativo Pedido el valor 1 Activo.
B/S: Muestra el tipo de tem a registrar.
Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado segn corresponda.
Fecha: Muestra la Fecha de registro del Pedido. Puede ser editada por el Usuario.
Fecha de Autorizacin: Muestra la Fecha de autorizacin del Pedido, siempre y
cuando ste se encuentre autorizado.
Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectar el gasto del Pedido,
activando la barra de despliegue . En la lista Se muestran las Metas asignadas
al Centro de Costo.
Fte. Fto / Rubro: Permite seleccionar la Fuente de Financiamiento/Rubro sobre la
cual se afectar el gasto del Pedido, activando la barra de despliegue . En la
lista se muestran las Fuentes de Financiamiento relacionadas a la Meta
seleccionada.
Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplir con el Pedido solicitado,
activando la barra de despliegue . En la lista se mostrarn todas las Tareas:
Comunes, Personalizadas y Estratgicas, relacionadas a la Meta y FF/Rb
seleccionada.
Tipo Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso de los tems a solicitar, activando la
barra de despliegue
. En la lista solo se mostrarn los Tipos de Uso
relacionados a la Tarea seleccionada:

-17-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Externo
Destino Externo.

: Permite indicar si el Pedido es para ser entregado a un

Para ello se deber tener configurado en Parmetros de Configuracin Inicial el

valor S Con Manejo de Destino.

Al marcar con un check

se activar el campo Destino, donde se seleccionar el
lugar destino del Pedido. En la lista se mostrarn los destinos registrados en la
opcin Tablas Logstica.

Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionar el Pedido,

ingresando a la carpeta amarilla

Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.

Registrado los datos del Pedido, el Usuario dar clic en el cono Grabar
Sistema, el siguiente mensaje al Usuario:

, mostrando el

-18-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en S, quedar grabado el registro, el cual mostrar una carpeta amarilla
donde el Usuario podr ingresar para verificar los datos registrados.

Insertar tems del Pedido

En la parte derecha de la ventana, el Usuario podr insertar los tems que se solicitarn
en el Pedido de Compra, para ello el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Bien o Insertar Servicio,
segn el tipo de Pedido seleccionado.

Al seleccionar la opcin
se mostrar una ventana de bsqueda donde el
Usuario deber seleccionar los siguientes campos para poder visualizar los tems:
Campo: Seleccionar el campo de bsqueda: Descripcin, tem, Valor, Unidad de
Uso, Clasificador, Precio Referencial, Alias1, Alias2, Alias3.

-19-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dato: Ingresar el dato a buscar, en funcin al Campo de bsqueda seleccionado
anteriormente.
Descripcin: Permite buscar los tems por su descripcin. Para ejecutar la
bsqueda presionar la tecla Enter o dar clic en el cono Buscar

Realizada la bsqueda, en la parte inferior de la ventana se mostrarn los tems en

funcin a al dato buscado. El Usuario deber ingresar la Cantidad a solicitar del tem.

Nota: Tener en cuenta la Unidad de Uso y Clasificador del tem a solicitar.

Para finalizar, el Usuario dar clic en el cono Grabar

Validaciones :
Si se tiene configurado en 1 Si Validacin de Pedidos no Programados el
parmetro Validacin de Registro de Pedido No Programado, el Sistema realizar
las siguientes validaciones:
a. Si el item, se encuentra Programado en el Cuadro de Necesidades, el Sistema
solicitar se ingrese la justificacin del porque se est solicitando como un
Pedido No Programado.

b. Si el tem no cuenta con precio estimado en Catlogo Precio, el Sistema

mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

-20-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

c. El Sistema validar la solicitud del tem contra el Saldo Presupuestal SIAF a nivel
de Fuente de Financiamiento, Meta, Genrica y Clasificador de Gasto,
mostrando el siguiente mensaje al Usuario:

Los tems insertados se visualizarn en la ventana Registro de Pedidos de Compra,

Para Insertar las Especificaciones Tcnicas del tem ingresar a la carpeta amarilla .

El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.

-21-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

El Sistema insertar un registro en blanco, donde el Usuario registrar el Rubro y las

Especificaciones Tcnicas.

Asimismo, en esta ventana el Usuario podr modificar la Cantidad del tem solicitada.
Para grabar los datos, dar clic en el cono Grabar
. El Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario, donde dar clic en S para confirmar.

-22-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

VB Jefe

Para dar VB al Pedido generado por el solicitante del Centro de Costo, el Usuario que
cuente con la Autorizacin de dar VB a los Pedidos para su posterior Autorizacin, dar
clic en el botn
.

Nota: Para dar VB a los Pedidos, el Usuario deber tener el rol de Aprobacin en el perfil de
Usuario.

El Pedido pasar del Estado Pendiente a VB Jefe, asimismo para retornar al Estado
Pendiente el Usuario dar clic en el botn
.

Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar el Pedido, ste deber encontrarse
en Estado Pendiente.

Reserva de Pedidos
El Sistema realizar la Reserva del Pedido de Bienes o Servicios en estado VB Jefe,
siempre y cuando se tenga configurado el valor 1 Si Validacin de Pedidos no
Programados en parmetro Validacin de Registro de Pedido No Programado en
Tablas Parmetros Parmetros de Configuracin Inicial.
La Reserva se realizar a nivel de Meta, Fuente de Financiamiento y Clasificador.
Para el clculo de la reserva, el Sistema tomar en cuenta el precio estimado de los
tems del Catlogo Precio.

-23-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Cabe indicar que para realizar esta reserva, el Sistema verificar si el tem se
encuentra programado en Cuadro de Necesidades, si cuenta con Disponibilidad
Presupuestal y si existe Stock de Almacn.
Verificar Disponibilidad Presupuestal
Para verificar la Disponibilidad Presupuestal del Pedido, el Usuario ingresar al botn
.

Cabe indicar que para que el Usuario pueda verificar la Disponibilidad Presupuestal,
se deber tener configurado el valor 1 Si Validacin de Pedidos no
Programados el parmetro Validacin de Registro de Pedido No Programado en
Tablas Parmetros Parmetros de Configuracin Inicial.
Validacin: Si el Pedido no cuenta con Disponibilidad
Presupuestal, al ingresar al botn, el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:

El Sistema mostrar la ventana Disponibilidad Presupuestal, mostrando la

Disponibilidad SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponible a nivel de FF/Rb, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.

-24-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Asignar Tareas por Centro de Costo/Meta/FF
Al ingresar al botn
el Usuario podr realizar la asociacin de las Tareas
(Comunes, Estratgicas, y Personalizadas) con las Metas/FF/Rb del Centro de Costo

Al ingresar a este botn, el Sistema presentar la ventana Tareas por Centro de

Costo/Meta/FF, mostrando en la parte superior las Tareas Comunes, Personalizadas
y Estratgicas registradas en el Sistema, en la cual el Usuario podr realizar lo
siguiente:

Modificar datos de la Tarea

El Usuario podr modificar el Tipo de Uso o Estado de la Tarea (Activo/Desactivo),

activando la barra de despliegue de la columna correspondiente.

Registrar Tareas Personalizadas

Para registrar una Tarea Personalizada, el Usuario activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.

-25-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al final de la lista, el Sistema agregar un registro en blanco, donde se

ingresar el nombre, Tipo (Accin de Control, Actividad, Proyecto, Obras,
Programa), Tipo de Uso, cantidad de Meta Fsica, Unidad de Medida y Estado
de la Tarea.
Luego de registrar la Tarea Personalizada, dar clic en el icono Grabar

Nota: Las Tareas Personalizadas se identifican al inicio del cdigo con la letra P.

Eliminar Tarea
Para eliminar una Tarea, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionar la opcin
.

-26-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Nota: Las Tareas Estratgicas no podrn ser eliminadas.

Validacin: Si la Tarea estuviera registrada en algn

movimiento, el Sistema mostrar un mensaje al
Usuario indicando el movimiento donde se encuentra
la Tarea:

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en S, para

efectuar la eliminacin.

Asignar Meta(s)/FF/Rb por Tarea

Asimismo, el Usuario podr realizar la asignacin de Meta(s)/FF/Rb por Tarea

para el Centro de Costo.
Para ello, seleccionar la Tarea y en el filtro Fase seleccionar la Fase de la
Programacin donde se desea realizar la asociacin.

Seguidamente, en la seccin Meta/FF/Rb Disponibles x Asignar ubicada en la

parte inferior de la ventana, marcar con un check
la(s) Meta(s) a asignar y dar
clic en el icono Grabar . (Las Metas seleccionadas se movern a la seccin
Metas/FF/RB - Asignadas ubicado en la parte intermedia de la ventana).

-27-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Nota: Solo se mostrarn la(s) Meta(s)/FF/Rb relacionadas al Centro de Costo y que estn
disponibles por Asignar.

Extornar Metas asignadas

Para realizar el extorno de Metas asignadas a una Tarea para el Centro de Costo,
en la seccin Meta/FF/Rb Asignadas el Usuario marcar con un check
las
Metas a extornar y dar clic en el botn
. (Las Metas extornadas se
movern a la seccin Metas/FF/Rb Disponibles x Asignar). Finalmente dar
clic en el icono Grabar

-28-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Copia de Pedidos No Programados
El Sistema permite al Usuario realizar automticamente una copia de toda la
informacin de un Pedido de Bienes o Servicios No Programado, o realizar
masivamente ms de una copia, para el registro de otros Pedidos No Programados.
Para ello el Usuario deber realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el Pedido a copiar y dar clic en el botn

Validacin: La copia de Pedidos No Programados

no aplica para Pedidos PpR, caso contrario el
Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

2. El Sistema solicitar la confirmacin de la copia del Pedido, con el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dar clic en S para efectuar la copia.

3. Si en Parmetros de Configuracin Inicial se tiene configurado el parmetro

Validacin de Registro de Pedido No Programado =0, es decir sin
validacin de Pedido No Programado, el Sistema solicitar se ingrese la
cantidad de copias que se desea generar.

Nota: De tener configurado el parmetro Validacin de Registro de Pedido

No Programado = 1, con validacin de Pedido No Programado, el Sistema
generar automticamente una copia del Pedido

-29-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al dar clic en Aceptar, el Sistema solicitar la confirmacin de la cantidad de

copias a generar, al cual dar clic en S.

4. Los Pedidos generados se visualizarn al final de la lista, en Estado Pendiente

y con fecha del Sistema al momento de generar la copia, manteniendo el
correlativo numrico de los Pedidos No Programados.

Reportes de Pedidos No Programados

Para visualizar los Reportes de la ventana de Registro de Pedido, el Usuario dar clic
en el cono Imprimir

de la barra de herramientas.

-30-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Luego se mostrar las siguientes opciones:

Seguidamente, seleccionar el reporte, el Tipo Bienes o Servicios y registrar en los

siguientes campos: (a excepcin de Formato de Registro de Pedido):

Desde: Fecha en que se inicia la bsqueda de la informacin.

Hasta: Fecha en que se culmina la bsqueda de la informacin.
Formato de Registro de Pedidos.- Al seleccionar esta opcin, el Sistema presentar la
ventana Reporte, que activarn el siguiente filtro: Visualizar Clasificador, al marcarlo con
un check , se visualizar el clasificador de cada tem del Pedido.

Luego, dando clic en el cono Imprimir

, mostrar el siguiente formato.

Seguidamente dar clic en el cono Imprimir

, Imprimir el Formato del Pedido
seleccionado indicando la siguiente informacin: Cdigo Descripcin / Especificacin
Tcnica, Clasificador, Cantidad y Unidad de Medida.

-31-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los Pedidos de Compra programados

indicando la siguiente informacin: Nmero y Fecha del Pedido, Cdigo y Descripcin del
Centro de Costo y Estado.

Relacin de tems de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, el Sistema presentar la

ventana Reporte, que activarn los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, los
cuales podrn ser seleccionados activando el cono Buscar
o marcando con un
check , para visualizar toda la informacin.

-32-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seguidamente dar clic en el cono Imprimir

, mostrndose el reporte con la
siguiente informacin: Fecha y Nmero de Pedido, Estado, Cdigo, Centro de Costo,
Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos de la PECOSA.

Relacin de PECOSAS: Ingresando a esta opcin, el Usuario obtendr una relacin de

todos los Pedidos que tienen como estado PECOSA o PECOSA Parcial.

-33-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir , mostrndose el reporte Relacin de
(PECOSA), el mismo que detalla la relacin de PECOSAS agrupadas por mes, indicando
la siguiente informacin: Nmero y Fecha de PECOSA, Centro de Costo, N Pedido,
FF/Rb y Valor.

Relacin de Pedidos de Compra Aprobados: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

presentar la ventana Reporte, que activarn el filtro de Estado y se deber de
seleccionar algn estado.

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir

, mostrndose el reporte Relacin de
Pedidos de Compra Aprobados, el mismo que detalla la relacin de PECOSAS con el
estado seleccionado e indicando la siguiente informacin: Nmero y Fecha de Pedido,
Fecha de VB, Fecha Aprobacin, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF,
Nro. Pecosa, Responsable del VB Jefe

-34-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Para visualizar los Reportes desde la ventana de Registro de Pedido, el Usuario dar
clic en el cono Imprimir

Luego se mostrar las siguientes opciones:

Seguidamente, seleccionar el reporte, el Tipo Bienes o Servicios y registrar en los

siguientes campos:

Desde: Fecha en que se inicia la bsqueda de la informacin.

Hasta: Fecha en que se culmina la bsqueda de la informacin.

Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los Pedidos Programados indicando la

siguiente informacin: Nmero y Fecha del Pedido, Cdigo y Descripcin del Centro de
Costo y Estado. La informacin se agrupar por Mes.

-35-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Relacin de Pedidos de Compra por tems: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

presentar la ventana Reporte, que muestra los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e
tem, los cuales podrn ser seleccionados activando el cono Buscar
o marcando con
un check , para visualizar toda la informacin.

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir

, mostrndose el reporte con la
siguiente informacin: Fecha y Nmero de Pedido, Estado, Cdigo, Centro de Costo,
Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos de la PECOSA.

-36-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Relacin de Pedidos por Centro de Costo: En esta opcin, el Usuario podr
seleccionar el Centro de Costo activando la barra de despliegue
. Marcando con un
check
mostrar Todos.

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir

, mostrndose el reporte con la
siguiente informacin: Centro de Costo, Tipo de Pedido, Nmero y Fecha del Pedido,
Fecha de Aprobacin, Nmero de Contrato, entre otros. Asimismo, el Estado y
Responsable del Centro de Costo.

Relacin de Pedidos de Compra Aprobados: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

presentar la ventana Reporte, que activarn el filtro de Estado y se deber de
seleccionar algn estado.

-37-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir
, mostrndose el reporte Relacin de
Pedidos de Compra Aprobados, el mismo que detalla la relacin de PECOSAS con el
estado seleccionado e indicando la siguiente informacin: Nmero y Fecha de Pedido,
Fecha de VB, Fecha Aprobacin, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF,
Nro. Pecosa, Responsable del VB Jefe

Relacin de PECOSAS: Ingresando a esta opcin, el Usuario obtendr una relacin de

todos los Pedidos que tienen como estado PECOSA o PECOSA Parcial.
Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir , mostrndose el reporte Relacin de
(PECOSA), el mismo que detalla la relacin de PECOSAS agrupadas por mes, indicando
la siguiente informacin: Nmero y Fecha de PECOSA, Centro de Costo, N Pedido,
FF/Rb y Valor.

Relacin de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, el Sistema presentar la

ventana Reporte, que activarn el filtro de FF/Rb, Meta y Clasificador de Gasto y se
deber de seleccionar uno o todos.

-38-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir
, mostrndose el reporte Relacin de
Reserva de Pedidos, el mismo que detalla la relacin de los Pedidos Reservados,
agrupados por FF/Rb, Genrica, Clasificador, Meta, mostrando la informacin de Centro
de Costos, Tipo (bien o Servicios) Nro. de documento, Cdigo y nombre del tem, Montos
Disp. SIAF, Reserva de Pedidos, Saldo Disp.

[Link].

Pedidos de Compra por Encargo

En esta opcin, el Sistema permite a la Unidad Ejecutora Encargada, generar los Pedidos
de Compra de bienes y servicios requeridos por otras Entidades a las cuales se
denomina Encargantes, para su posterior adquisicin y distribucin.
Luego de realizar la carga de la informacin correspondiente a Encargos Recibidos en el
Sub Mdulo Tablas - Encargos, el Usuario podr generar, aprobar y autorizar los Pedidos
de Compra por Encargo para su consolidacin en el PAO Encargos.
El ingreso a la opcin Pedido de Compra por Encargo es siguiendo la siguiente ruta:
Pedidos - Registro del Pedido - Pedidos de Compra por Encargo, como muestra la
siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Registro de Pedidos de

Encargos Recibidos, visualizndose en la cabecera el filtro Ao, el cual indica el periodo
de los Pedidos de Compra por Encargo; y en la parte inferior los Centros de Costo
principales de la Entidad, de acuerdo a la estructura de la Tabla de Centros de Costo.

-39-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1-

Pedidos de Encargos Recibidos por Centro de Costo

Ingresando a la carpeta amarilla

del Centro de Costo seleccionado, se visualizar la
ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos.

1.1-

Informacin de la Ventana

En la cabecera de esta ventana, se cuenta con los siguientes filtros:

Ao: Indica el periodo de los Pedidos de Compras por Encargo.
Mes: Permite seleccionar el mes del Pedido activando la barra de despliegue
Marcando con un check
se visualizar la informacin de todos los meses.

Pedido Nro.: Permite registrar el nmero de Pedido de Encargo.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue
.

DNTP: Permite seleccionar los Pedidos cuyo presupuesto est controlado por la
Direccin Nacional de Tesoro Pblico, activando la barra de despliegue
. Marcando
con un check
mostrar ambas opciones.

-40-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Entidad Encargante: Permite seleccionar la Entidad Encargante del Pedido de Compra,
activando la barra de despliegue
. Marcando con un check
, mostrar todas las
Entidades Encargantes.

Asimismo, al seleccionar la Entidad Encargante se mostrar el nombre del responsable.

1.2-

Registro de Pedidos por Encargo

En la parte central de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con el
botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/
.

Dando
se mostrar la ventana Registro Pedido de Encargos
Recibidos, con los siguientes campos para su registro:

.
-41-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

N Pedido: El Sistema muestra el nmero correlativo, el cual es editable.

Fecha Pedido: El Sistema muestra la fecha de Registros, la cual es editable.

Estado: El Sistema indicar el Estado del Pedido.

D.N.T.P: Seleccionar si el presupuesto del Pedido est controlado por la Direccin

Nacional de Tesoro Pblico.

Tipo de Entidad: Seleccionar si es Interna o Externa.

Encargante: Seleccionar la Entidad Encargante.

Nro. Convenio: Seleccionar el nmero de Convenio.

Nro. Doc. Ref.: Registrar un nmero de documento de referencia.

Fecha Doc. Ref.: Ingresar la fecha del documento de referencia.

Centro de Costo: El Sistema muestra el nombre del Centro de Costo.

Responsable: Indica el nombre de la persona responsable del Centro de Costo.

Tarea: Seleccionar la Tareas relacionadas al Centro de Costo.

Tipo de Uso: Seleccionar el Tipo de Uso correspondiente a la Tarea:

- Apoyo Social
- Consumo
- Produccin
- Recursos Humanos
- Ventas

Moneda: Seleccionar la moneda.

Tipo de Cambio: Muestra el valor cambiario de la moneda.

Exp. SIAF: Seleccionar el Nmero de Expediente SIAF relacionado al Pedido.

Resumen del Encargo: Registrar el concepto del Encargo.

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar
mostrndose la siguiente pregunta:

-42-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn SI, concluir con el proceso de grabacin. Seguidamente, al dar
clic en el cono Salir
el Sistema mostrar la ventana Lista de Pedidos de Encargos
Recibidos con los datos actualizados.

1.3-

Detalle de Pedidos por Encargo

Seleccionando un registro, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla

Sistema mostrar la ventana Detalle de Pedidos de Encargos.

, donde EL

En esta ventana se realizar el registro del detalle de cada Pedido de Compra por
Encargo, insertando los Clasificadores de Gasto, tems y montos correspondientes, para
luego dar VB y continuar con el procedimiento.

El registro de esta informacin se realizar de la siguiente manera:

-43-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1.3.1 Insertar Clasificador x Encargo

Para insertar un Clasificador de Gasto, el Usuario activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/

Al seleccionar la opcin
, el Sistema mostrar la ventana
Registro Clasificador del Encargo, donde registrar una Glosa y el Monto. Luego
marcar los Clasificadores que se requiera con un check
.

Dando clic en el cono Grabar

, mostrar la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Si, adicionar el registro.

-44-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1.3.2 Insertar Bien / Servicio
En la parte central de esta ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/
.

Al seleccionar la opcin
siguientes campos:

mostrar la ventana de Bsqueda con los

Campo: Se puede filtrar por: Descripcin, Precio Ref., tem, Valor, Unidad de Uso y
Clasificador.
Dato: Se registrar la informacin de acuerdo a la seleccin del filtro Campo. Dando clic
en el cono Buscar
, mostrar los tems que correspondan al Clasificador
seleccionado.

Seguidamente, registrar la Cantidad y Precio por tem, calculando el Sistema la columna

Valor.

Luego dar clic en el cono Grabar

, mostrndose la siguiente pregunta:

-45-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn SI, se grabarn los registros.

1.3.3 Insertar Expediente SIAF

En la parte inferior de esta ventana, el Sistema permitir insertar los datos del Expediente
SIAF. El Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse
y seleccionar la opcin que corresponda:
/
.

Al seleccionar la opcin
, mostrar la ventana de Registro
Expedientes SIAF, en la cual se registrar la cantidad y el monto requerido por cada
expediente.

Dando clic en el cono Grabar

, mostrar la siguiente pregunta:

-46-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn SI, culminar el proceso.

Finalmente, el Usuario deber dar VB al Pedido de Compra por Encargo dando clic en
el botn

, mostrndose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Aceptar, el Sistema mostrar la ventana Registro de Fecha

Cuadro, donde el Usuario deber registrar la Fecha del Cuadro de Adquisicin.

Seguidamente, al dar clic en el cono Grabar

mensaje:

, el Sistema mostrar el siguiente

Dando clic en el botn Aceptar, el botn

se deshabilitar y se habilitar el botn
, finalizando los registros en esta ventana.

-47-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1.3.4 Consulta de Datos

- Al ingresar a la carpeta amarilla
, el Sistema mostrar la ventana Registro Pedido
de Encargos Recibidos, donde el Usuario podr consultar los datos registrados
previamente en esta ventana.
Para hacer modificaciones, deber extornar el VB ingresando al botn

- Al ingresar a la carpeta amarilla

, el Sistema mostrar la ventana Modificacin
del Requerimiento de Encargo, donde el Usuario podr realizar cambios en los campos
Monto y Glosa del Requerimiento.

Ingresando a la carpeta amarilla

, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

-48-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn Aceptar, se visualizar la ventana Registro Bienes/Servicios del

Encargo, mostrndose con los siguientes datos: Clasificador de Gasto, Monto, Nro.
Encargo, Nro. Convenio, Fecha Encargo, Estado, Glosa, Tipo B/S, Unidad de Uso,
Grupo, Clase, Familia, tem, Moneda y Tipo Cambio. Asimismo, podr realizar bsquedas
de tems dando clic en el cono Buscar
y visualizar las Especificaciones Tcnicas
ingresando a la carpeta amarilla

Deber registrar o confirmar el monto del Bien / Servicio.

1.4-

Reporte de Pedidos de Encargo - Recibido

En la parte superior de la ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, dando clic

en el cono Imprimir
opciones:

, se visualizar la ventana Reportes con las siguientes

a- Seleccionando la opcin Relacin de Pedidos de Encargos Recibidos, el Usuario dar

clic en cono Imprimir

, para visualizar el reporte Listado de Pedidos por Encargos
Recibidos, conteniendo la siguiente informacin por mes: Nmero de Convenio,
Resumen del Pedido, UE. Encargante, Fecha del Pedido, Moneda, Tipo de Cambio (TC)
y Monto en Soles.

-49-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

b- Seleccionar la opcin Pedido de Encargos Recibidos, el Usuario registrar el perodo a

solicitar en los campos en blanco. Luego, dando clic en el cono Imprimir

, el
Sistema presentar el formato Pedido de Encargos Recibidos, conteniendo la siguiente
informacin: Entidad Encargante, Convenio, Direccin del Solicitante, Personal a
Entregar, Fecha y Justificacin del Pedido.
Asimismo, mostrar el Clasificador de Gasto, Cdigo y Descripcin o Especificaciones
Tcnicas, Cantidad o Valor y Unidad Medida del tem.

[Link].

Pedidos (PECOSA) por Encargo

En esta opcin, el Sistema permite generar Pedidos de los bienes y servicios que fueron
adquiridos como Compras por Encargo, con la finalidad de autorizar su atencin por
Almacn y generar las PECOSAS respectivas.
El ingreso a la opcin Pedidos (PECOSA) por Encargos es siguiendo la siguiente ruta:
Pedidos - Pedidos (PECOSA) por Encargo, como se muestra a continuacin:

-50-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presenta la ventana Registro de Pedidos

(PECOSA) de Encargos, la misma que contiene el filtro Ao, que indica el perodo en el
cual se registrarn los Pedidos. Asimismo, la relacin de Centros de Costo principales
registrados en Tablas - Centros de Costo.

Ingresando a la Carpeta amarilla

del Centro de Costo seleccionado, el Sistema
mostrar la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por Encargo, donde el Usuario
podr registrar o eliminar los Pedidos. Cuenta con los siguientes filtros y botones:

Ao: Ao en el cual se registrarn los Pedidos por Encargo.

Mes: Mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un check

informacin de todos los meses.

, se visualizar la

Pedidos: Permite seleccionar el Nmero correlativo de los Pedidos generados.

Marcando con un check
se visualizarn Todos.

-51-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Centro de Costo: Permite realizar la bsqueda por Centro de Costo activando la barra
de despliegue
.Al seleccionar un C.C se mostrar automticamente el Nombre del
Responsable.

: Al ejecutar este botn el Sistema permitir hacer una Copia de la

informacin del Pedido seleccionado, el mismo que podr ser modificado.

: Al seleccionar este botn, el Sistema muestra las Tareas asignadas por

Centro de Costo.

Asimismo, permite al Usuario registrar o eliminar nuevas Tareas activando el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionando la opcin que
corresponda:
/
.
- Dando clic al botn
se adicionar una lnea en blanco, para registrar los
datos de: Tarea (el cdigo se genera automticamente), Nombre de la Tarea, Tipo de
Tarea, Actividad/Proyecto, Presupuesto, Uso, Cantidad, Unidad de Medida y Estado.
- Dando clic al botn
ubicado el Usuario.

, el Sistema borrar la Tarea en la que se encuentra

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar

PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS

Registro del Pedido

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/
.

-52-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seleccionando
se mostrar la ventana Registro de Pedidos (PECOSA)
por Encargo, con los siguientes campos para su registro:

N Pedido: El Sistema asigna automticamente el nmero correlativo del Pedido.

Puede ser editable configurando la opcin desde Parmetros Ejecutora.

B/S: Bien o Servicio.

Estado: Muestra el Estado actual del Pedido.

Fecha: Fecha de registro del Pedido.

Fecha de Autorizacin: Fecha de autorizacin del Pedido.

Meta: Muestra las Metas relacionadas con el Centro de Costo, activando la barra
de despliegue
.

Tarea: Muestra las Tareas relacionadas al Centro de Costo, activando la barra de

despliegue
.

Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso asignado al tem.

-53-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

: Al dar check en este recuadro, se activar el campo Destino, para

seleccionar el lugar de entrega del Pedido, de acuerdo a los destinos registrados en la
opcin Tablas Logstica.

Entregar a: Muestra el Listado del Personal, para seleccionar al responsable de la

recepcin del Pedido.

Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.

Destino: Muestra las siguientes opciones de Destino del Pedido.

Luego de seleccionar el Destino, el Usuario ingresar al botn

. Dependiendo
del destino que seleccion, el Sistema mostrar la ventana Centro de Costo o Externo.
Marcar con un check

en los lugares de entrega y dar clic en el cono Grabar

Esta ventana cuenta adems, con los botones

, que mostrar los destinos
seleccionados y
, que mostrar todos los destinos registrados en Tablas Logstica
Destinos de Atencin.

Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar
mostrando el Sistema, el siguiente mensaje:

-54-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando SI, quedar grabado el registro, el cual mostrar una carpeta amarilla, donde el
Usuario podr ingresar para verificar los datos registrados.

Registro del Bien

Seguidamente, en la parte derecha de la ventana, el Usuario activar el men contextual

dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/
.

Al seleccionar la opcin
siguientes campos:

mostrar una ventana de Bsqueda con los

Campo: Se puede filtrar por Descripcin, Precio Ref., tem, Valor, Unidad de Uso y
Clasificador.
Dato: Se digita el Cdigo del tem y dando clic en el cono Buscar
informacin.

, mostrar la

Descripcin: Se digita parte de la descripcin y dando clic en el cono Buscar

mostrar la informacin.

-55-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

De acuerdo a los datos seleccionados, en la parte inferior de la ventana se mostrarn los

tems, debiendo registrarse la cantidad en la columna respectiva.

Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Guardar

Luego de registrar los datos se mostrar la siguiente ventana:

En la parte inferior de la ventana se visualiza el Cdigo y Descripcin del tem as como el

botn Distribucin de tems por Destino. Ingresando a este botn, el Sistema presenta
la ventana Matriz de tems y Destinos, que muestra mostrando el Cdigo y Descripcin
del tem, la cantidad Total solicitada, el Total Acumulado y la Unidad de Uso.

Para visualizar, modificar o incorporar informacin, el Usuario ingresar a la carpeta

amarilla del tem. El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos.

-56-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

En la parte superior de esta ventana mostrar los siguientes campos: Meta, Tarea,
Clase, Familia, Bien y Unidad de Medida. Estos campos no podrn ser modificados.
En la parte Central de esta ventana se cuenta con los siguientes campos:
Cantidad Solicitada: Cantidad solicitada por el Centro de Costo, puede ser modificado.
Cantidad Autorizada: Cantidad autorizada por el Responsable del Centro de Costo.
Cantidad Atendida: Cantidad que ha sido atendida.
Asimismo, el Sistema permitir insertar/eliminar Especificaciones Tcnicas. Ubicndose
en este campo, el Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin
, adicionando filas en la
columna Rubro y Especificaciones Tcnicas.
De

igual

manera

podr
.

eliminar

los

registros,

seleccionando

la

opcin

Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deber dar clic en el cono Grabar
, mostrndose el siguiente mensaje:

Dando clic en el botn S, culminar el Registro del Pedido.

- Seguidamente dar clic en el botn
mismo que cambiar a
.
Autorizacin del Pedido.

para aprobar el Pedido por Encargo, el

Posteriormente ser autorizado en la opcin

-57-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Para visualizar la solicitud del Pedido, dar clic en el cono Imprimir
de la ventana Registro de Pedidos, mostrndose la siguiente ventana:

Marcando con un check

de la cabecera

se visualizar en la Solicitud, el Clasificador de Gasto de los

tems. Luego, dando clic en el cono Imprimir

, mostrar el formato Solicitud de
Pedido N, el cual contiene informacin del Solicitante, Fecha de Solicitud, Tarea y
Justificacin,
as
como
la
Cadena
Presupuestal,
el
Cdigo
y
Descripcin/Especificaciones Tcnicas del tem, Cantidad y Unidad de Medida.

1.1.2. Autorizacin del Pedido

Esta opcin permite al rea de Logstica o la que haga sus veces el tratamiento que
deben dar al Pedido Programado y No Programado, tomando la decisin si se compra
todo o una parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera PECOSA total o parcial.
Adems, proporciona informacin de la Disponibilidad Presupuestal y saldos del
Presupuesto Compromiso Anual PCA de cada Pedido.
El ingreso a la opcin Autorizacin del Pedido es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos
- Autorizacin del Pedido, como muestra la siguiente ventana:

-58-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Autorizacin de Pedidos,
la misma que contiene los filtros de bsqueda Ao y Centro de Costo, as como la
relacin de Centros de Costo registrados en Tablas Centros de Costo.

Ao: Indica el ao correspondiente a la Autorizacin del Pedido.

Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de
despliegue
. Marcando con un check
mostrar todos los Centros de Costo.

Luego de la seleccin de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con

la relacin de Centros de Costos de la Unidad Ejecutora.

A la derecha de los Centros de Costo se muestran dos columnas: Pendientes Bienes y

Pendientes Servicios. Estas columnas indican la cantidad de Pedidos que se
encuentran en Estado VB, pendientes de Autorizacin. Los registros se muestran en los
siguientes colores:

-59-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Color Negro: Indica que el Centro de Costo no tiene Pedidos pendientes de
autorizacin.
Color Verde: Indica que el Centro de Costo tiene Pedidos en Estado VB o
Pendientes de Autorizacin.

Autorizacin de Pedidos
Para efectuar la autorizacin de los Pedidos, el Usuario Responsable ingresar a la
carpeta amarilla
del Centro de Costo correspondiente, mostrando el Sistema la
ventana Autorizacin de Pedidos.

La ventana Autorizacin de Pedidos contiene: Identificador de Procedencia del

Pedido, Identificador de tem para Compra o Atencin por Almacn, filtros y botones que
se describirn a continuacin:

a.

Identificador de Procedencia del Pedido

Existen dos tipos de procedencia de Pedidos que son Pedidos Programados (CN) y
Pedidos No Programados (PC), eso se puede identificar en cada uno de los Pedidos en
la columna Tipo:

-60-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

b.

Identificador de tem para Compra o Atencin por Almacn

Al seleccionar un Pedido, en la parte izquierda de la ventana se mostrar los tems

correspondientes al Pedido.
Cuando un tem de Tipo bien no cuenta con Stock en Almacn es identificado para
Compra (PPTAL), caso contrario, es identificado para ser atendido por Almacn
(STOCK).
Para que el Sistema muestre este indicador, se deber tener configurado en Parmetros
de Configuracin Inicial del Mdulo de Logstica el valor 1 S-Validacin de
Pedidos no Programados en la opcin Validacin de Registro de Pedido No
Programado.

c.

Filtros

Tipo de Ppto: Activando la barra de despliegue

Tipo Presupuesto Institucional o Encargos,

, el Sistema permite seleccionar el

Ao: Indica el ao de Ejecucin de la Autorizacin del Pedido.

Mes: Indica el mes de la Autorizacin del Pedido. Marcando con un check

Todos, se visualizar la informacin de todos los meses.

en

Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y
Atendido. Marcando con un check
en Todos, se visualizarn todos los Pedidos
con sus respectivos Estados.

-61-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

d. Botones:
- Consulta PCA: Dando clic en el botn
, el Sistema mostrar la ventana
PCA, la cual permite consultar los Saldos de la Programacin de Compromiso Anual
PCA: Reserva Presupuestal, Reserva Compromiso anual, y Fase Compromiso, a nivel
de Fuente de Financiamiento/Rubro, Categora y Genrica del Gasto.

- Disponibilidad Presupuestal: Dando clic al botn

, el Sistema
mostrar la ventana Disponibilidad Presupuestal, la cual permite consultar los
saldos presupuestales de cada Pedido a nivel Marco Presupuestal, Reserva
Presupuestal, Reserva Compromiso Anual y Compromiso, por Fuente de
Financiamiento/Rubro, Meta, Cadena Funcional y Clasificador de Gasto

- Genera PAO: Ejecutando este botn, el Sistema permitir generar el Consolidado del
Pedido en el PAO Actualizado.
Autorizar: Mediante este botn, el Sistema permite autorizar el Pedido de Compra.
- Desautorizar: Este botn permite al Usuario extornar la Autorizacin del Pedido de
Compra.
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR UN PEDIDO DE COMPRA
Para autorizar un Pedido de Compra, existen dos tipos de procedimientos: Automtica y
Manual.
En forma Automtica:

-62-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Si el Pedido es para Compra, se podr realizar la Autorizacin en forma automtica,
realizando el siguiente procedimiento:

Luego de seleccionar un Pedido de Compra de bienes o servicios en Estado

, el

Usuario dar clic en el botn

, con lo cual el Sistema realizar
automticamente la autorizacin para Compra por la cantidad total de solicitada de cada
tem, cambiando el Estado del Pedido a Aprobado, quedando inhabilitados los botones
y
.

1- En forma Manual:
Luego de seleccionar un Pedido de Compra de bienes o servicios en Estado
Usuario podr Autorizar el Pedido seleccionando individualmente cada tem.

Para ello deber ingresar a la carpeta amarilla

Autorizacin de Pedidos de Compra.

, el

, el Sistema mostrar la ventana

Si el tem tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacn, el Usuario seleccionar
el Almacn, Cuenta Contable y registrar la cantidad a autorizar en la columna Cantidad
x aprobar. Cabe indicar que si el tem es identificado para ser atendido por Almacn, el
Usuario puede aprobarlo para Compra.

-63-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Si el tem es para Compra, el Usuario registrar la cantidad a autorizar en el campo

.El campo Estado cambiar a
y se activar el check
en el campo
.

Asimismo, podr registrar las Especificaciones Tcnicas del tem seleccionado,

ingresando al botn
, activando el men contextual, seleccionando las
opciones
. Para eliminar el registro, seleccionar la opcin
.
Una vez registrada la informacin, dar clic en el cono Grabar
siguiente pregunta:

, mostrndose la

-64-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn SI, grabar la informacin. Luego dar clic en el cono Salir
para salir de esta ventana.

Seguidamente, dar clic en el botn

, mostrndose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Si, culminar el proceso de Autorizacin.

Si no se ha ingresado la cantidad aprobada del tem, el Sistema mostrar un mensaje de

advertencia al Usuario:

Denegar Solicitud de tem para Compra

Para denegar algn tem solicitado para Compra, seleccionar el tem correspondiente y
dar clic en el icono Editar tem

Modificacin de la Reserva de Pedidos para Compra

A continuacin se describen los casos que modificaran la Reserva de Pedidos para
Compra durante la etapa de Autorizacin:

-65-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1. Si la cantidad o monto autorizado de un tem de tipo Bien o Servicio, es menor a lo

solicitado, el Sistema liberar la Reserva del Pedido por el monto no aprobado, para
la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.

2. Si la cantidad o monto de un tem de tipo Bien o Servicio es denegado, el Sistema

liberar la Reserva por el monto denegado, para la Fuente de Financiamiento, Meta y
Clasificador de Gasto asociados al tem.

3. Si un tem de tipo Bien es identificado para Compra, pero se aprueba para ser
Atendido por Almacn, el Sistema liberar la Reserva por el monto originado durante
el registro del Pedido, para la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de
Gasto asociados al tem.

-66-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

4. Si un tem de tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacn, pero se
aprueba para ser Atendido para Compra, el Sistema generar la Reserva del Pedido,
por la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.

Nota: Para este ltimo caso, la Reserva podra generar que el Saldo Disponible se
muestre en negativo.

Es necesario considerar que la Reserva del Pedido se liberar o generar una vez que se
seleccione alguno de los siguientes botones: Autorizar o Para Compra, segn
corresponda.

-67-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Desautorizar Pedido para Compra

Para desautorizar un Pedido para Compra, seleccionar un tem del Pedido y dar clic en el
icono

PROCESO PARA LA GENERACIN DEL PAO

Una vez que el Pedido ha sido Autorizado por cualquiera de los dos tipos de
procedimientos, el Usuario continuar con el proceso, dando clic en el botn
,
mostrando la ventana PAO que cuenta con dos opciones:
- Generar PAO.
- Incorporar a un PAO existente.

Generar PAO:
Para el caso que la Unidad Ejecutora, no distinga la Fuente de Financiamiento desde la
generacin del Pedido, al ejecutar la opcin
, el Sistema mostrar la ventana
Fuentes/Rubros, donde seleccionar la Fuente de Financiamiento correspondiente y
dar clic en el botn
y luego se continuar con el procedimiento antes descrito.

-68-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Si la fuente de financiamiento fue registrada desde la generacin del Pedido, al Generar
el PAO, el Sistema verificar que el tem seleccionado, cuente con Precio de ltima
Compra, en caso contrario mostrar la ventana Actualizacin Masiva de Precios, para
el registro correspondiente.

Luego de dar clic en el cono Grabar

, el Sistema mostrar la ventana Secuencia del
Sistema, indicando el nmero correlativo del PAO, el cual puede ser modificado por el
Usuario.

Dando clic en el botn Aceptar, mostrar el siguiente mensaje:

Dando clic en el botn Aceptar, el Sistema presentar la ventana Datos del PAO, donde
registrar los siguientes datos: Mes Propuesto, Cdigo CIIU, Objeto y Especificaciones
Tcnicas.

-69-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Luego dar clic en el cono Grabar

, mostrndose el siguiente mensaje:

Dar clic en el botn Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opcin PAO
Actualizado.
Impacto en la Reserva de Pedido:
Al generar el PAO, el clculo de la Reserva del Pedido se actualizar automticamente
tomando en cuenta el precio de ltima compra de los tems que generaron el PAO, a nivel
de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.
Incorporar a un PAO existente:
Al seleccionar la opcin
, el Sistema presentar la ventana
PAO, la misma que muestra los PAO existentes con informacin de Nmero de PAO,
Tipo B/S, Especificaciones Tcnicas, Valor Estimado y Proceso de Seleccin. Para
incorporar el Pedido a uno de ellos, marcar con un check

Seguidamente dar clic en el cono Grabar

en la columna PAC.

, mostrndose la siguiente pregunta.

Dando clic en el botn SI, el Sistema preguntar si desea incluir este PAO al Plan de
Adquisiciones y Contrataciones PAC, ya que en el presente caso, al incorporar el
Pedido, el nuevo proceso puede cambiar a una Menor Cuanta.

-70-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn SI, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dar clic en el botn Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opcin PAO
Actualizado.

Impacto en la Reserva de Pedido:

Al insertar un Pedido a un PAO Existente, el clculo de la Reserva del Pedido se
actualizar automticamente tomando en cuenta el precio de ltima compra de los tems
que generaron el PAO, a nivel de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de
Gasto.

PROCEDIMIENTO PARA DESAUTORIZAR UN PEDIDO DE COMPRA

Para desautorizar un Pedido de Compra o Servicio, el Usuario deber dar clic en el botn
, mostrando el Sistema la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Si, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

-71-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn Aceptar, culminar el proceso de desautorizacin.

Si el Pedido de Compra o Servicio se encuentre en PAO Actualizado, el Sistema

mostrar el siguiente mensaje:

AUTORIZACIN PARA ATENCIN DEL PEDIDO POR ALMACN

Para autorizar la atencin de los Pedidos de bienes, el Usuario dar clic en la carpeta
amarilla
de cada tem, en la ventana Autorizacin de Pedidos.

El Sistema presentar la ventana Autorizacin de Pedidos de compra, donde registrar

las cantidades a ser atendidas por el Almacn.

En la parte superior de la ventana, el Sistema presenta los siguientes campos:

Almacn: Permite seleccionar el Almacn que cuentan con stock del tem seleccionado.

-72-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Fecha Aut. tem: Campo editable para registrar la fecha de Autorizacin de atencin del
tem.

Destino: Por defecto, muestra el Destino registrado en el Pedido.

Cdigo de tem: Muestra el cdigo del tem seleccionado.

Unidad de Medida: Muestra la Unidad de Medida del tem seleccionado.

Clasificador: Muestra el Clasificador del tem seleccionado.

Cuenta: Permite seleccionar la cuenta contable de acuerdo al Movimiento en el Kardex

del Almacn.

Seguidamente, el Sistema presenta el Campo Stock al Mes de XX del Ao XX,

mostrando los siguientes datos:
Almacn: Muestra el stock que existe en el Kardex del Almacn seleccionado.
Reserva: Muestra la cantidad reservada por la autorizacin de otro Pedido.
Disponible: Stock con el que se cuenta, para atender el requerimiento.

PROCESO DE VALIDACIN DE CONTROL DE LOTES Y FECHA DE VENCIMIENTO

Asimismo, de acuerdo al Mtodo de Valuacin aplicado por la Entidad, el Usuario podr

seleccionar un Mtodo de Valuacin los cuales se explican a continuacin:

Mtodo de Valuacin Promedio

Para la Autorizacin del Pedido de Compra con Mtodo de Valuacin Promedio, el
Sistema presenta dos alternativas para registrar la cantidad por Aprobar, dependiendo si
el tem seleccionado est asignado Con Lote o Sin Lote.

-73-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

- Sin Lote:
Para los tems que trabajan Sin control de Lote, el Sistema presentar los datos a nivel
de Fecha de Movimiento y Marca, indicando adems el Precio Promedio, Saldo y
Cantidad x Aprobar.

El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar

cantidades en uno o varios registros.

- Con Lote:
Para los tems que trabajan Con Lote, el Sistema presentar los datos por Fecha de
Expiracin, indicando adems Fecha de Movimiento, Marca, Lote, Saldo y Cantidad x
Aprobar.

El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar

cantidades en uno o varios registros.

Mtodo de Valuacin PEPS -Primera Entrada Primera Salida.

Para la Autorizacin del Pedido de Compra con Mtodo de Valuacin PEPS el Sistema
presentar los datos por Fecha de Movimiento, indicando adems Marca, Precio
Promedio, Saldo y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades a Aprobar, donde el Sistema validar la aprobacin
de acurdo al primer ingreso que se haya realizado. No podr aprobar la atencin de otro
registro hasta que el primero haya quedado con stock cero (0).

Para grabar los registros, el Usuario dar clic en el cono Grabar

-74-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dando clic en el botn S, el Sistema culminar con el proceso y los datos Aprobados se
visualizarn en el campo Autorizacin de Pedidos de Compra.

Si la cantidad aprobada por Aprobar es mayor a la cantidad Programada en el ao, el

Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

Asimismo, si la cantidad aprobada es mayor a la cantidad solicitada, el Sistema mostrar

el siguiente mensaje al Usuario:

Seguidamente, dar clic en el cono Salir

, mostrndose las cantidades autorizadas
en la columna Cantidad Autorizada de la ventana Autorizacin de Pedidos.

Una vez aprobado el Pedido, se procede con la generacin de la PECOSA, la cual se

realiza en el Sub Mdulo de Almacn, opcin Atencin de Pedidos.

-75-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

1.1.3. Seguimiento del Pedido

Esta opcin permite al Usuario realizar una consulta del estado de un Pedido o el de
realizar el seguimiento del Pedido. Para ello se tendrn diversos estados del Pedido y de
esta manera se podr conocer si el Pedio realizado esta en estado pendiente, PECOSA,
Aprobado, etc.

El ingreso a la opcin Seguimiento del Pedido es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos

- Seguimiento del Pedido, como muestra la siguiente ventana:

Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Seguimiento de Pedidos, la

misma que contiene los filtros de bsqueda Ao, Tipo, Estado, Centro de Costo,
rangos de Fecha y Personal que realizo el Registro del Pedido
As mismo en esta venta se presentara la Lista de Pedido y el Listado de tems que
corresponde al Pedido seleccionado.

Ao: Indica el ao correspondiente al Seguimiento del Pedido.

Tipo: Activando la barra de despliegue

pudiendo ser Bien o Servicio.

, el Sistema permite seleccionar el Tipo,

-76-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y Atendido.
As mismo se podr seleccionar Todos, donde se visualizarn todos los Pedidos con sus
respectivos Estados.

Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue
. Marcando con un check
mostrar todos los Centros de Costo.

Rango de Fechas: Permite seleccionar un rango de Fecha, para ello se deber de

registrar una Fecha de Inicio y una Fecha Fin.

Registrado por: Permite seleccionar al personal que registr Pedidos, activando la barra
de despliegue
. Marcando con un check
mostrar todos los Responsables.

Luego de la seleccin de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con

la Lista de Pedidos.
Al seleccionar un Pedido, el parte inferos nos mostrara el Listado de tems
correspondientes al Pedido seleccionado y se podr visualizar el estado de cada tem.

-77-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

REPORTES GENERALES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dar clic en el cono Imprimir
las una lista de opciones de Reportes.

, mostrndose

Seguidamente, seleccionar una de las opciones, para visualizar los Reportes:

Relacin de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, el Sistema mostrar el reporte de

Relacin de Pedidos de Compra, mostrando los siguientes datos: Nmero y Fecha del
Pedido, Cdigo, Centro de Costo y Estado, a nivel de tipo de Bien y rango de fechas,
agrupado por Mes.

-78-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Relacin de Pedidos de Compra por tems: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

mostrar los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, los cuales podrn ser
seleccionados activando el cono Buscar
. Marcando con un check
mostrar
Todos.

Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el cono Imprimir

, visualizar el
reporte respectivo, el mismo que muestra informacin de los Pedidos de Bienes y
Servicios indicando el Cdigo y Descripcin del tem, Fecha y Nmero del Pedido,
Estado, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada,
Cantidad Autorizada, Nmero y Fecha de la PECOSA.

-79-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Relacin de PECOSAS: Al seleccionar esta opcin, el Usuario deber dar clic en el

icono Imprimir

El Sistema mostrar el reporte Relacin de PECOSAS con los siguientes datos:

Nmero de PECOSA, Fecha, Centro de Costo, Nmero de Pedido, Fuente de
Financiamiento y Valor, a nivel de Tipo de Bien y desde un rango de fecha.

-80-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Reporte de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, se mostrar los siguientes
filtros: Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador, luego de seleccionar los filtros
correspondientes, el Usuario deber dar clic en el icono Imprimir

El Sistema mostrar el Reporte de Reserva de Pedidos, mostrando los siguientes

datos: Fuente de Financiamiento, Genrica, Clasificador de Gasto, Meta, Disponibilidad
SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponibilidad.

1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra (Ajuste)

Esta opcin permite al Usuario realizar consultas de los Consolidados de los Pedidos
Autorizados enviados al PAO Actualizado, indicando adems informacin del Centro de
Costo solicitante, la fecha del Requerimiento y el valor del Consolidado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos - Pedidos
Consolidados para Compra, como muestra la siguiente ventana:

-81-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Pedido Consolidado, la

misma que muestra los siguientes filtros de bsqueda: Ao, Mes, Origen, Tipo de
Proceso, Crdito Fiscal, Tipo B/S, Estado y Nmero de Requerimiento, los cuales se
detallan a continuacin:

Ao: Permite filtrar la informacin por ao de generacin de los Pedidos.

Mes: Permite filtrar la informacin por el mes del Consolidado. Marcando con un
check
se mostrar por todos los meses del ao.

Origen: Permite filtrar la informacin por el origen de los Consolidados

correspondientes a Pedidos Programados, No Programados o Ambos.

Crdito Fiscal: Permite filtrar la informacin por los Consolidados destinados a

Venta (Crdito Fiscal) Marcando con un check
o Todos.

Tipo B/S: Permite filtrar la informacin por los consolidados de bienes o

servicios.

-82-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Tipo Proceso: Permite filtrar la informacin por Proceso de Seleccin de
acuerdo al registro en el PAO Actualizado.

Estado: Permite filtrar la informacin por los siguientes Estados: Autorizado,

Autorizado PAO, Autorizado Contrato, Autorizado P.S., Pendiente, O/C, O/S.
Todos.

N. de Requer: Permite filtrar la informacin por Nmero de Requerimiento.

Luego de ingresar el nmero dar Enter para ejecutar la bsqueda. Para
visualizar nuevamente todo el listado borrar el nmero ingresado y dar Enter.

Al seleccionar un registro de Consolidado, el Sistema mostrar en la seccin derecha de

la ventana la relacin de los Pedidos que fueron consolidados.

Detalle del Pedido Consolidado

Ingresando a la carpeta amarilla

, el Sistema presentar la ventana Pedido
Consolidado, conteniendo la pestaa Detalle de Pedido Consolidado, que muestra la
siguiente informacin: Fecha del Consolidado, Estado, Fecha de Autorizacin y Tipo de
Proceso.
Asimismo, a la derecha de la ventana, se visualizarn los botones,

y
, ste ltimo se muestra cuando la Programacin est
configurada con Control de Techo Presupuestal. En la parte inferior, los botones
y

-83-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Asimismo, muestra la siguiente informacin:

1. Listado de tems que conforman el Pedido Consolidado

Ingresando a la carpeta amarilla
del tem seleccionado, se muestra la ventana
Registro de Pedidos, donde el Usuario podr visualizar los siguientes datos del tem:
Tipo, Grupo, Clase, Familia, Catlogo Bienes/Servicios.
Adems, la Unidad de
Adquisicin, Cantidad Autorizada, Precio Unitario y Valor Total.

Asimismo, al dar clic en el botn

, el Sistema presentar la
ventana Consulta de Especificaciones Tcnicas, la misma que permite visualizar los
datos registrados en el Pedido.

-84-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Dar clic en el cono Salir

para volver a la ventana Pedido Consolidado.

2. En la parte inferior izquierda de la ventana, muestra los datos de la Distribucin

Presupuestal. Ingresando a la carpeta amarilla
, el Sistema presenta la ventana
Cantidad Autorizada, donde el Usuario visualizar los siguientes datos del Pedido:
Meta, Clasificador, Fuente de Financiamiento, Tipo de Impuesto, FF Impuesto, Tasa,
Cantidad y Monto Impuesto.

Para salir de la ventana dar clic en el cono Salir

3. En la parte inferior derecha de la ventana presenta los datos de los Centros de Costos
relacionados al Consolidado.

-85-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

DESCRIPCIN DE BOTONES
1. Consulta PCA: Dando clic al botn
, el Sistema presenta la ventana PCA con
informacin de la Programacin de Compromiso Anual para el Consolidado seleccionado.

2. Precio Masivo
Dando clic al botn
, el Usuario podr consultar los siguientes datos del tem:
Cdigo y Descripcin, Unidad de Medida, Cantidad, Precio y Valor.

3. Disponibilidad Presupuestal
Mediante el botn
, el Usuario visualizar los siguientes datos de la
Disponibilidad Presupuestal para el Consolidado seleccionado: FF/Rubro, Meta, Cdigo y
Descripcin del Clasificador de Gasto, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo, Marco
Presupuestal, Reserva, F.C y Saldo Presupuestal.

-86-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

4. Resumen Presupuestal
Al dar clic al botn
, el Sistema mostrar la Fuente de Financiamiento,
Funcin, Programa, Genrica del Gasto, Medio de Pago y Valor en Soles del
Consolidado.

5. Datos Generales
Dando clic al botn
el Sistema muestra a modo de consulta la siguiente
informacin del Consolidado: Periodo, Estado, Fecha y Nmero del Consolidado, Tipo
Bienes/Servicios, Fecha de Autorizacin, Centro de Costo, Nmero de Solicitud,
Responsable del Centro de Costo, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio, Origen,
Proceso de Seleccin, Tipo Compra, Modalidad de Adquisicin.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Pedidos Consolidados, el Usuario dar clic en el cono
Imprimir

de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:

-87-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Requerimiento de Consolidado de Pedidos: Dando Aceptar a esta opcin, el Sistema
mostrar reporte respectivo con la relacin de tems por Consolidado, indicando los
siguientes datos: Tipo B/S, Nmero y Fecha del Consolidado, Fecha de Aprobacin,
Concepto, Valor Total y Moneda, Cdigo y Descripcin de los tem, Unidad de Medida,
Cantidad, Precio, Valor Referencial, Afectacin Presupuestal, Cdigo y Descripcin del
Centro de Costo y Cantidad.

Solicitud de Cotizacin: Al dar Aceptar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana

Invitacin a Postores, donde el Usuario podr seleccionar el tipo de Solicitud de
Cotizacin General o personalizada para un Postor.

Si selecciona la opcin General, se generar una solicitud de Cotizacin sin nombre del
Postor.

-88-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al seleccionar la opcin Postor, se activarn los campos de la derecha de la ventana,
donde ejecutar el cono Buscar
donde seleccionar al Postor.

, mostrndose la ventana Bsqueda de Datos,

Al dar clic en el botn Aceptar en el Postor seleccionado, los dems campos se

registrarn automticamente, excepto el campo Fax, que deber ser digitado.

Luego dar clic en el botn Aceptar, para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Direccin, Telfono y Nmero de Ruc del
Proveedor; Nmero y Fecha del Consolidado, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo, indica la Cantidad Requerida, Unidad de Medida, Descripcin y
Especificaciones Tcnicas del Bien o Servicio, Precio Unitario y Precio Total.

-89-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Detalle de Requerimiento de Consolidado: Al dar Aceptar a esta opcin, el Sistema
muestra el reporte respectivo conteniendo los siguientes datos: Tipo Bien/Servicio,
Nmero y Fecha de Consolidado, Fecha de Aprobacin, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Medida,
Cantidad, Valor Referencial, Cadena Presupuestal, cdigo del Centro de Costo y N del
Pedido.

1.1.5. Registro de Gastos Generales

Esta opcin permite al Usuario efectuar los requerimientos de Servicios de Gastos
Generales solicitados por los Centros de Costo, los mismos que sern incorporados en el
PAO Actualizado para su posterior ejecucin.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos - Registro de Gastos

Generales, como muestra la siguiente ventana:

Al ingresar a la opcin Registro de Gastos Generales, el Sistema presentar la ventana

Gastos Generales, la misma que contiene los siguientes filtros: Ao, Mes, Tipo
Bienes/Servicios, Centro de Costo y Estado.

-90-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Adems contiene la siguiente informacin del Requerimiento: Crdito Fiscal, Nmero de
Requisicin, Centro de Costo, Glosa, Fecha de Requerimiento, Estado, Mes Calendario,
Autorizacin Calendario, PAC, Nmero de Cuadro, Moneda y Valor.

Filtros:
Ao: Indica el ao de generacin de los Pedidos.

Tipo de B/S: Siempre se visualizara el tipo Servicio.

Crdito Fiscal: Marcando con un check filtrar los Consolidados destinados al

Consumo Institucional, Venta (Crdito Fiscal), o Todos.

Estado: Permite filtrar la informacin por los siguientes Estados: Autorizado,

Pendiente, O/C, O/S. Todos.

Mes: Permite seleccionar el mes del Consolidado. Marcando con un check

mostrar todos los meses del ao.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue

Gastos Generales: Permite Seleccionar si el Registro del Gasto General tendr

una PAO No Proyectado (para generar una certificacin en el PAO Actualizado) o
un PAO Proyectado (relacionar los servicios a una certificacin existente en el
PAO Actualizado).

-91-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

[Link].

Registro de Gastos Generales No Proyectado

Para realizar el registro de los Gastos Generales No Proyectado, el Usuario deber

realizar el siguiente procedimiento:
1- Seleccionar No Proyectado en la opcin de Gastos General y luego activar el
men contextual y seleccionar la opcin
.

El Sistema presentar la ventana Gastos Generales No Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestaas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.

2- En la pestaa
, el Usuario deber registrar la siguiente informacin:
Periodo, Nmero y Fecha de Requerimiento, Estado, Tipo B/S, Centro de Costo,
Responsable, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio y Origen. Asimismo, el
Usuario deber completar la informacin en los campos Nmero de Solicitud y Glosa.

-92-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

3- Luego de ingresar la informacin dar clic en el cono Grabar

, para activar la pestaa
, donde el Usuario deber registrar los tems de servicios
requeridos, para lo cual activar el men contextual y seleccionar la opcin
.

El Sistema presentar la ventana Gastos Generales No Proyectados.

-93-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

4- Seleccionar la informacin correspondiente en los siguientes filtros:
Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribucin se realizar de manera
porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:
- Si: La distribucin del gasto ser porcentual entre los Centros de Costo.
- No: Los montos sern ingresados por el Usuario.
Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
Fte. Fto. / Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
Tarea: Seleccionar la Tarea.
Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.

Servicio: Seleccionar el tem perteneciente al Rubro seleccionado, ejecutando el cono

Buscar
y luego dar clic en el botn
.

Seguidamente grabar los registros, dando clic en el cono Grabar

5- En esta ventana, para efectuar el registro de los Gastos Generales, el Usuario activar el
men contextual en la parte inferior de la ventana, y seleccionar la opcin que
corresponda:
/
.

-94-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

5.1

Asimismo, para eliminar un Centro de Costo, el Usuario seleccionar la opcin

del men contextual, mostrndose la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Si, se eliminar el tem seleccionado.

5.2

Al seleccionar la opcin
, el Sistema presentar la ventana Centros
de Costos, donde activar la barra de despliegue
para seleccionar un Centro de
Costo, o marcar con un check
para seleccionar todos los Centros de Costo
relacionados al Servicio.

-95-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

6-

Si el Usuario seleccion la opcin NO en el flag de Porcentaje, registrar el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dar clic en el cono Grabar

Si seleccion la opcin SI en el Flag de Porcentaje, el Sistema mostrar en la parte

inferior de la ventana el campo Monto Total, donde registrar el importe total del
Servicio. Asimismo, la columna % Ctro. Debe mostrarse con un total porcentual de 100%
para que el Sistema realice el clculo. Dando clic en el botn
el Sistema
distribuir el monto entre los Centros de Costo registrados.

7- Si el Usuario desea ingresar informacin sobre las Especificaciones Tcnicas deber dar
clic en el botn
para ingresar a la ventana Registro de
Especificaciones Tcnicas.

8- Dar clic al cono Salir

, para que el Sistema muestre en la pestaa Detalle de
Gastos Generales, la informacin de la Distribucin Presupuestal por Centro de Costo y
Tarea.

-96-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Autorizacin Del Registro De Gastos Generales No Proyectado

Para realizar el Proceso Autorizacin Gasto General No Proyectado, el Usuario deber
realizar el siguiente procedimiento:
1-

Dar clic en el botn

. El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn Si, se activarn el campo

y el botn

2- Marcar con un check

en el campo
para generar el PAO correspondiente. El
Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

-97-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al seleccionar el botn Si, el Sistema presentar la ventana Secuencia del Sistema

indicando que se va a generar un nmero de PAO, el cual es editable:

Al seleccionar No, el Sistema borra el Mensaje al Usuario y desactivar el check

campo
.

en el

3- Dando clic en el botn

el Sistema mostrar la ventana Datos del PAO, donde
deber registrar la informacin respectiva.

4- Seguidamente dar clic en el cono Grabar

y luego en el cono Salir
, para
visualizar el registro en la opcin PAO Actualizado del Sub Mdulo Programacin.

-98-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

[Link].

Registro de Gastos Generales Proyectado (Ajuste)

Para realizar el registro de los Gastos Generales Proyectado, el Usuario deber realizar
el siguiente procedimiento:
1- Seleccionar Proyectado en la opcin de Gastos General y luego activar el men
contextual, y seleccionar la opcin
.

2- El Sistema presentar la ventana Gastos Generales Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestaas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.

3- En la pestaa
, el Usuario deber registrar la siguiente
informacin: Nmero y Fecha de Requerimiento, Centro de Costo, Nmero de
Solicitud, Responsable, Tipo Presupuesto (Presupuesto Institucional, Encargos),
Moneda, Origen (Requerimiento No Programado, Requerimiento Programado,
Requerimiento Programado / No Programado) y Glosa.

-99-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

4- Luego de ingresar la informacin dar clic en el cono Grabar

. El Sistema
activar la pestaa
, en la cual el Usuario registrar los
tems de servicios requeridos, para lo cual activar el men contextual y
seleccionar la opcin

5- El Sistema presentar la ventana Gastos Generales Proyectados, en la cual el

Usuario registrar la siguiente informacin.

-100-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribucin se realizar de
manera porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos
opciones:
- Si: La distribucin del gasto ser porcentual entre los Centros de
Costo.
- No: Los montos sern ingresados por el Usuario.
Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
Fte. Fto. /Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
Tarea: Seleccionar la Tarea.
Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.
Servicio: Seleccionar el tem perteneciente al Rubro seleccionado,
ingresando al cono Buscar

Clasificador de Gasto: Seleccionar el Clasificador de Gasto del servicio

seleccionado.
6- Luego, se insertar los Centros de Costo, activando el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionando la opcin
.

7- El Sistema mostrar la ventana Centros de Costos, en la cual el Usuario activar

la barra de despliegue
para seleccionar un Centro de Costo segn la Plantilla
de Gastos Generales.

8- Si el Usuario seleccion la opcin NO en el flag de Porcentaje, registrar el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dar clic en el cono Grabar

-101-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Si seleccion la opcin SI en el Flag de Porcentaje, el Usuario registrar el monto

total del Servicio en el campo Monto Total. Asimismo, la columna % Ctro. debe
registrarse con un total porcentual de 100% para que el Sistema realice el clculo.
Luego dar clic en el botn
para que el Sistema distribuya el monto total
entre los Centros de Costo registrados en funcin los porcentajes indicados.

Validacin: El total porcentual debe sumar 100%,

caso contrario al Procesar el Monto Total, el
Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:

9- Luego dar clic en el icono Grabar

y luego en Salir
, para que el Sistema
muestre en la pestaa Detalle de Gastos Generales la informacin de la
Distribucin Presupuestal por Centro de Costo y Tarea.

-102-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Asimismo, el Sistema permitir insertar ms de un tem (Servicios Generales).

Para ello luego de registrado el primer tem, se volver a activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
y proceder con el registro del gasto proyectado.

Autorizacin del Registro de Gastos Generales Proyectado

Para realizar el Proceso Autorizacin del Gasto General Proyectado, el Usuario deber
realizar el siguiente procedimiento:
1- Dar clic en el botn

-103-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar tems al registro del Gasto General
Proyectado, ste deber encontrarse Desautorizado.

2- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

efectuar la Autorizacin:

3- Seguidamente, el Sistema activar el botn

, al cual dar clic para
proceder con la asociacin del Gasto General con un Certificado de un PAO
Proyectado.

4- El Sistema mostrar la ventana Asociacin de PAO Proyectado a Gasto General

mostrando todas las certificaciones relacionadas al Rubro del requerimiento. El
Usuario deber seleccionar el Certificado correspondiente y dar clic en el icono
Guardar

Validaciones:
a.

En caso que el Servicio General tenga dos o ms

rubros, el Usuario deber seleccionar un PAO
Proyectado que tenga los mismos Clasificadores
de los Rubros de Servicios Generales, de lo
contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje
al Usuario:

-104-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

b.

Si alguno de los Clasificadores del PAO

Proyectado
no cuente con disponibilidad
presupuestal , el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:

5- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

efectuar la asociacin:

6- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, indicando el nmero del

Cuadro de Adquisicin y la Orden de Servicio generado automticamente:

7- Para finalizar dar clic en Aceptar y luego en el cono Salir

. El Usuario podr
visualizar la Orden de Servicio generada en el Sub Mdulo Adquisiciones.

BOTONES DE PROCESOS Y CONSULTAS

El Usuario podr realizar diversos procesos y consultas sobre el Registro de Gastos
Generales, seleccionando botones: Consulta PCA, Autorizacin, Disponibilidad

-105-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Presupuestal, Resumen Presupuestal y Autorizacin Total x tems, ubicados en la
pestaa Detalle de Gastos Generales.

a-

bc-

, el Usuario podr consultar la Programacin de Compromiso Anual, con los

campos FF, Rb, Cat, Tran/Gen, PCA, Reserva Presupuestal, Reserva de Compromiso
Anual, Fase de Compromiso y Saldo PCA.

, Permite realizar la Autorizacin de cada Requerimiento realizado

, el Sistema muestra la Disponibilidad Presupuestal de cada Requisicin
del PAO, con los campos FF/Rb, Meta, Clasificador, Techo, PAO Modificado, PAO
Autorizado Presupuestal, Techo Reservado, Ejecucin y Disponibilidad Presupuestal.

-106-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

d-

, el Usuario podr consultar el Resumen Presupuestal de cada

Requisicin, mostrando los siguientes datos: Ao, FF, Rb, Meta, Clasificador y Valor.

e-

, Permite realizar la Autorizacin Total x tem de cada Requerimiento.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Gastos Generales, el Usuario dar clic en el cono
Imprimir

de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:

Requerimiento de Gastos Generales:

Dando
a esta opcin, el Sistema
mostrar el reporte respectivo con la relacin de tems de Gastos Generales, indicando
los siguientes datos: Tipo Servicio, Nmero y Fecha del Requerimiento, Fecha de
Aprobacin, Nmero de Documento, Concepto, Valor Total y Moneda, Cdigo y
Descripcin de los tem, Unidad de Medida, Valor Referencial, Afectacin Presupuestal,
Cdigo y Descripcin del Centro de Costo y Valor, as como las Especificaciones
Tcnicas.

-107-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Solicitud de Cotizacin: Al dar

a esta opcin, el Sistema presentar la ventana
Invitacin a Postores, donde el Usuario podr seleccionar el tipo de Solicitud de
Cotizacin General o Personalizada para un Postor.

Si selecciona la opcin General, se generar una solicitud de Cotizacin sin nombre del
Postor.

-108-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Al seleccionar la opcin Postor, se activarn los campos de la derecha de la ventana,
donde ejecutar el cono Buscar
donde seleccionar al Postor.

, mostrndose la ventana Bsqueda de Datos,

Al dar
en el Postor seleccionado, los dems campos se registrarn
automticamente, excepto los campos Telfono y Fax, que debern ser digitados.
Luego dar clic en el botn
, para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo que
contiene los siguientes datos: Nombre, Direccin, Telfono y Nmero de Ruc del
Proveedor; Nmero y Fecha del Requerimiento, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo indica el servicio requerido, Descripcin y Especificaciones Tcnicas del
Servicio, Precio Unitario y Precio Total.

-109-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Detalle de Requerimiento de Gastos Generales: Al dar
a esta opcin, el
Sistema muestra el reporte respectivo conteniendo los siguientes datos: Tipo Servicio,
Nmero y Fecha del Requerimiento, Fecha de Aprobacin, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Medida, Valor
Referencial, Cadena Presupuestal, Cdigo del Centro de Costo y Valor, as como las
Especificaciones Tcnicas.

1.1.6. Compras por Encargo

El Usuario Responsable de la Compra, luego de revisar el contenido del Pedido o
Pedidos por Encargo, lo aprueba y autoriza. Envindolo luego al Consolidado de Pedido
al PAO Actualizado.
El ingreso a la opcin Compra por Encargo es siguiendo la siguiente ruta: Pedidos Compra por Encargo, como muestra la siguiente ventana:

Esta opcin permitir al Usuario consultar las compras por encargo emitidas en el periodo
seleccionado, al ingresar el Sistema visualiza la ventana Compras por Encargo, la
misma que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes, Tipo
B/S, Estado, D.N.T.P, Entidad Encargante y Nmero de Encargo.

-110-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Seleccionar los siguientes filtros:

Ao: Indica el ao de Proceso de la Compra por Encargo.

Mes: Permite seleccionar el mes de la Compra. Marcando con un check

visualizar la informacin de todos los meses.

, se

Estado: Filtra los diferentes estados en que se encuentra el Pedido

Tipo B/S: Permite filtrar un tipo de Bien o Servicio.

DNTP: Indica si el Pedido se encuentra dentro de la Direccin Nacional de Tesoro

Pblico.

Entidad Encargante: Muestra las Entidades Encargantes Registradas.

-111-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

N Encargo: Muestra los nmeros de Encargos registrados. Marcando con un check
se visualizar todos nmeros de encargos.

Asimismo, se muestra un listado de las compras realizadas por Encargo.

COMPRAS POR ENCARGO

Ingresando a la carpeta amarilla

por Encargo.

de cada registro, se visualizar la ventana Compras

El Sistema permitir al Usuario visualizar los siguientes datos de la compra:

1- En la cabecera se muestra Nmero de Requerimiento, Fecha Requerimiento, Estado,

Nmero de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha de Autorizacin, Encargante, Tipo Entidad,
Tarea, D.N.T.P (indica que el recurso proviene de la Direccin General de Tesoro
Pblico), Centro de Costo y Responsable.

2- En el detalle del tem se visualiza el Cdigo, Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad,

Precio Unitario y el Valor en Soles.

1 de cada tem, se muestra la ventana Consulta

Al seleccionar la carpeta amarilla
de Especificaciones Tcnicas donde el Usuario podr visualizar los datos de: Tipo,
tem B/S, Nmero, Rubro y Especificacin Tcnica.

-112-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

3- En el detalle del Campo Descripcin del tem se mostrar los campos de Expediente
SIAF, Meta, FF, Rb, Clasificador, descripcin del Clasificador, Cantidad y Valor en Soles.
2
Al ingresar a la carpeta amarilla
, el sistema muestra la ventana Cantidad
Autorizada donde el Usuario podr visualizar la Meta, Clasificador, Fte Financiamiento,
Tipo de Impuesto, Fte Fto de Impuesto, Tasa, Cantidad y Monto de Impuesto.

4- Al dar clic al botn

, se mostrar una ventana indicando la Fuente de
Financiamiento, Funcin, Programa, Genrica del Gasto y Valor en Soles.

Asimismo, cuenta con las siguientes opciones:

-

Botn Desautorizar
Al ingresar al botn
, el Sistema permite al Usuario cambiar el estado de la
[Link] muestra la siguiente pregunta:

Al presionar el botn Si , se inicia el proceso y el estado del botn cambia a:

-113-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

- Botn Precio Masivo

Al presionar el botn
el Usuario podr registrar los precios unitarios de los
tems, automticamente se activar el recuadro con un check
.

Luego de registrar los precios ejecutar el cono Grabar

y luego el cono Salir

Cuadro Adquisicin?: Al marcar esta opcin con check

se

activar el campo
al registrar la fecha, el Sistema enviar el Consolidado
directamente a la Etapa de Cuadro de Adquisicin y, posterior elaboracin de la Orden de
Compra-Gua de Internamiento u Orden de Servicio. Se aplica en el caso de Entidades
que estn en etapa de implementacin y estn regularizando sus rdenes.

Botn PAO?: Si presiona el botn

el Sistema se enviar el Consolidado de
Pedido al PAO Actualizado (Plan Anual de Obtencin Actualizado).

-114-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

El Usuario podr visualizar el Detalle de Pedidos por PAO ejecutando el botn
.

REPORTES
Para visualizar los reportes de Compras por Encargo, el Usuario dar clic en el cono
Imprimir

de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:

Seguidamente, seleccionar una de las opciones, para visualizar la ventana Reportes.

Reporte de Requerimiento del Encargo: Muestra en la cabecera los datos de Tipo de

Bien, Nmero de Requerimiento, Fecha de Requerimiento, Fecha de Aprobacin,
Documento, Concepto, Valor total, Moneda y Cuadro de Adquisiciones, en el detalle del
Reporte se muestra los campos tem, Descripcin Unidad de Medida, Cantidad, Precio,
Valor referencia, Afectacin Presupuestal con sus campos.

Al seleccionar la opcin Solicitud de Cotizacin, el Sistema muestra la siguiente

ventana:

-115-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Active la barra de despliegue

para seleccionar el Postor, Destinatario, Direccin,

Telfono y Fax, seleccionar el cono

para seleccionar un postor de la lista.

Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dar clic en el botn

visualizar el reporte:

, para

Reporte de Solicitud de Cotizacin: Muestra en la cabecera los datos generales del

Proveedor Nombre, direccin, Telfono, Ruc, Nmero de Consolidado, Fecha, Concepto
y Documento, en el detalle de la Solicitud se muestra los datos de: Cantidad Requerida,
Unida de Medida, Descripcin, Precio Unitario y Precio Total.

-116-

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos

Autor: Oficina General de Tecnologas de la

Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin: 25/08/2015

-117-