NORMAS PARA HACER UNA PRESENTACIN
EN POWER POINT
Apoyarse en fundamentos slidos, robustos:
La herramienta de apoyo Power Point no es ms que eso, un apoyo.
Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerda
que lo principal eres t y el mensaje. Los asistentes a una
presentacin desean escucharte, no contemplar un espectculo de
diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estn.
Construye con argumentos slidos con los que poder convencer al
auditorio, expn ideas contundentes que logren persuadir y
conseguirs as realizar entonces una presentacin con xito. Usa
muchas transparencias. Son gratis, as que usa todas las que
necesites. No intentes comprimir una idea compleja en una sola
transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a
explicar una sola idea.
Sencillez:
Las presentaciones ms eficaces son aquellas con grficos sencillos y
fciles de comprender con no ms de 5 lneas de texto por diapositiva.
No satures de informacin una diapositiva ni incorpores accesorios
que no sean imprescindibles. Recuerda que lo ms importante, lo
imprescindible, es tu discurso, no lo que aparece en la pantalla.
Los tipos de letra como Arial son ms legibles que los tipos con serif
(como el Times New Roman). Est bien usar tipos de letra originales,
pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la
presentacin no tiene por qu tenerlos instalados. Y usa el mismo en
toda la presentacin, no uno en cada transparencia. Y por supuesto,
nunca varios en una misma transparencia. Usa un tipo de letra de al
menos 30 puntos. Nunca menos. Qu te cabe poco texto? Pues de
eso se trata. Porque eso facilita cumplir las siguiente reglas.
Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente
imprescindibles:
Resulta difcil transmitir un mensaje de un modo conciso si
bombardeamos al espectador con un sinfn de cifras y datos. No
abrumes a los asistentes con estadsticas. Siempre puedes distribuir
notas o incluso un pequeo informe al final de la presentacin para
que lo estudien.
Evitar la lectura literal de diapositivas:
Uno de los hbitos negativos ms comunes es limitarse a realizar una
lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce
unos efectos muy negativos y hace que la presentacin acabe
aburriendo a los asistentes. Uno de los hbitos ms generalizados y
perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer
la presentacin visual a la audiencia. No slo es redundante (si no es
para controlar el mando a distancia, es difcil justificar as la presencia
del orador), sino que, adems, la presentacin ms atractiva se hace
aburrida. El usar tus transparencias como teleprompter. Es la manera
ms segura de perder a la audiencia: ellos leen ms rpido de lo que
t puedes hablar, as que han terminado cuando a ti todava te falta
media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se
impacientan, pensando en el tiempo que estn perdiendo. Una
presentacin de PowerPoint resulta ms eficaz con comentarios
verbales que amplan e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar
de repetirlo. "Incluso con PowerPoint es necesario el contacto visual
con la audiencia". Lo ms importante de una presentacin eres t y el
mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interpreta lo que aparece
reflejado en la pantalla, no lo leas. Mantn as un mayor contacto con
la
audiencia.
Emplea solamente observaciones oportunas:
No realices comentarios que ya aparezcan reflejados en las
diapositivas. Deja un tiempo para que los presentes que lean el texto y
a continuacin expn alguna observacin que pueda ampliar su
contenido.
No fatigues a los asistentes:
Emplea ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de
informacin a los asistentes. De esta forma se conseguir adems
lograr una mayor atencin del pblico, lo cual resultara ser una tctica
muy eficaz.
Como
ejercer t
negocio:
.
Comienza con evaluar tu
nivel de preparacin
laboral
para
poder
sostener con seguridad
el trabajo.
Interacta con las varias
habilidades que posees.
Utiliza el contraste de colores:
Resulta muy eficaz para transmitir emociones el usar un contraste
marcado entre el color del texto y el de los grficos y el fondo.
Incluye imgenes y grficos novedosos:
Dale mayor atractivo visual a tus exposiciones incluyendo grficos e
imgenes exportadas. No te limites a utilizar simplemente los recursos
que ofrece la herramienta de Power Point. Usa imgenes, pero que
sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el
mundo, o peor an, cliparts baratos de los que pululan por Internet.
Usa fotografas, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios
como Flickr o Dreamstime. Resulta muy atractivo incluir breves
secuencias de video que adems de transmitir un mensaje de manera
eficaz, amenizan y relajan el ambiente.
Distribuye notas e informes al final, no durante la presentacin:
A menos que sea imprescindible, no distribuyas documentos en el
transcurso de una presentacin. Esto har que desven su atencin a
la lectura de los mismos. Espera a que termine la exposicin para
distribuirlos.
No tengas reparos en realizar modificaciones antes de exponer:
No pierdas nunca la perspectiva de la audiencia. Despus de
confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagnate
que eres una de las personas que escuchan tus comentarios mientras
las repasas. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrgelo
sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consigas mejorar la
presentacin.
Ten a mano tu presentacin:
Muchas veces te la pedirn por adelantado, pero no te fes pensando
que por haberla enviado estar preparada cuando des la charla. Lleva
una memoria USB, y culgala adems en Internet, en un sitio que sea
fcilmente accesible (puedes envirtela a tu cuenta de Gmail, por
ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la
presentacin sin el apoyo de las transparencias. Lleva una copia en
PDF. Si toda falla, si las versiones de los programas son
incompatibles, si las imgenes se descuadran, si las letras salen de
los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrs
usar la versin en PDF. Y tampoco sera mala idea llevar un lector
ligero de PDF, como el Foxit.
Mejor en tu porttil:
Si puedes, es preferible hacer la presentacin en tu porttil. As sabes
exactamente cmo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad
entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vdeos o sonidos
embebidos que no aparecen, de grficos descuadrados. Si tienes que
hacerlo con otro ordenador es conveniente que te cerciores con
antelacin, acudiendo un poco antes al lugar de la presentacin,
comprobando que todo funcionar correctamente.
