CONCEPTOS GENERALES ERP

1. QU ES ERP?
El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin
Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa.
Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para
cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que
crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo
evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de
comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy
importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en
tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no
cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre
las reas, permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna para
la toma de decisiones.

OBJETIVO DE ERP
El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la
evaluacin de proveedores hasta la facturacin de los clientes. Adems se
utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de informacin
circule por las diferentes reas de la empresa como lo son produccin,
mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente
manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y
disminucin de los costos totales de operacin.

2. VENTAJAS DE ERP
Este Sistema permite a las compaas:
Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.
Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa.
Acceso a la informacin en tiempo real.
Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso
administrativo.
Creacin de una base de datos comn.
Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos.
Reduccin de costos.
Agilizacin en las operaciones del Negocio.
Mejor administracin de la informacin.
Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial.
Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por
supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un
sistema ERP en la principal FUENTE de informacin para otros sistemas
crticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma
para implementar otros sistemas que se alimentarn de la adecuada
informacin que un ERP administre.
Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas
que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico. Entre los
sistemas que estn sobre un ERP podemos mencionar:

Datawarehouses
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Informacin Ejecutivos
Otros

Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las
empresas pueden conocer la situacin en la planta de produccin, en el
almacn de productos terminados y de materias primas, por mencionar
algunos, con lo cual pueden tomar decisiones ms acertadas y en menos
tiempo.

Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser

ms competitivas adems de tomar ventaja con respecto a su competencia si
sta no cuenta con un sistema como este.
El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que
incrementa las utilidades de la compaa por medio de la reduccin de
inventarios, ms rpida recoleccin de efectivo y entrega de pedidos en el
tiempo establecido.
QU PERMITE EL SISTEMA ERP?
Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compaas:
Automatizar e integrar la mayora de los procesos de la empresa.
Tener datos y prcticas comunes a lo largo de toda la empresa.
Acceso a la informacin en tiempo real.

3. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS ERP

La Planificacin de Recursos Empresariales, o simplemente ERP (Enterprise
Resourse Planning), es un conjunto de sistemas de informacin gerencial que
permite la integracin de ciertas operaciones de una empresa, especialmente
las que tienen que ver con la produccin, la logstica, el inventario, los envos y
la contabilidad.
De esta manera, a travs del software ERP, en vez de estar los programas
trabajando de manera independiente uno del otro y sin tener una conexin
entre si, trabajan de una forma integrada que permite la interconexin entre
todos ellos. Tampoco hay que considerar que es un ERP un sistema que
integre slo un sector de la compaa (por ejemplo la contabilidad), sino que
tienen que estarlo todas las partes que permiten los procesos de negocios de la
empresa.
La integracin de todos estos datos en una base de datos centralizada permite
la optimizacin de los procesos y la obtencin de la informacin de manera
ms rpida y precisa y adems, todos los usuarios pueden compartir la
informacin y acceder a ella en forma constante.
Esta es una de las caractersticas fundamentales que diferencian al ERP de
otro software de gestin: la integridad de sus sistemas. Pero adems cuenta
con ms particularidades que influyen en su diferenciacin con otras
aplicaciones, y que son la divisin interna en mdulos, lo que permite que se
vayan instalando segn las necesidades de cada cliente, y por esto mismos, la
adaptabilidad.

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolucin de los sistemas
MRP, los cuales estaban enfocados nicamente a la planificacin de materiales
y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la
planificacin de los trabajos en planta.
Esta planificacin se efecta enfrentando los requerimientos de materiales y
capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin
asignar. Los ERP ms completos ofrecen mdulos para planificar a capacidad
finita. Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM
(Gestin de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversin de datos
en informacin til), etc.
Ramiro Rodrguez (2003) en su tesis "ERP en la administracin de proyectos
de construccin" menciona la importancia de que, para implementar un sistema
ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus
reas, generalmente se menciona que "s las compaas pueden operar el
negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los equipos de
implantacin, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el
proyecto ERP".
El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema
ERP) y gente de negocios que entiende cmo opera la compaa, como se
representa en la grfica aunque se debe reconocer que de ambos es ms
importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para
administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas reas.

CONOCIMIENTO DE
LOS ERP

CONOCIMIENTO DE
LOS PROCESOS DE LA
EMPRESA

XITO EMPRESARIAL

Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software

empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la
compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica,
crece el margen de contaminacin en la informacin.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin
que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de

los ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se

encuentra dividida en mdulos.
Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia
de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o
parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se
conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es
necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los
roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa
(con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un
ERP con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

BENEFICIOS DEL ERP:

Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros.

Modernizar las estructuras administrativas.
Centralizar el control sobre la informacin.
Estandarizar los procesos.
Reduccin en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio.
Transacciones de la informacin ms rpidas.
Mejor administracin financiera.
Establecer las bases para el comercio electrnico.
Hacer el conocimiento d los procesos explcitos.

CMO FUNCIONAN LOS SISTEMAS ERP

El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual
alimenta a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que
cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las
ventanas de todos los departamentos y los directivos tambin tienen una
computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada
departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana
de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones estn realizando.

4. RAZONES PARA IMPLEMENTAR ERP

Integracin de la informacin financiera. - siempre busca tener informacin
financiera vers, en su bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas
versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus
propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el
rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la
empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn
contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos
tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas,
todo estar unificado.
Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes - Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los
clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto
en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de
los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre
los sistemas. Con los ERPs esto ser ms fcil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin.
Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado
pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
Minimiza el inventario - Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por
parte de la empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos,
ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con
respecto a los pedidos de los clientes. Claro esta que para mejorar realmente el
flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que
administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)
Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede
no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y

comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de

eso.

5. COSTO BENEFICIO
La implementacin exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa
final del proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. El xito a
largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementacin de un plan de
aseguramiento de calidad, o un plan de optimizacin posterior a la
implementacin.
Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de
inversin ptimo del sistema, la organizacin debe ver ms all de la utilizacin
del sistema y enfocarse en mejorar el desempeo. Desempeo incremental es
de particular importancia en la economa actual. Optimizacin es el siguiente
paso despus de una implementacin exitosa, midiendo cuidadosamente el
retorno de inversin y acelerando la curva de aprendizaje. La optimizacin trae
nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementacin del
proyecto o estaban fuera del alcance, como expansin del software
implementado, hardware para hacer ms eficientes los procesos existentes,
etc.
La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el
que se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla,
debemos seguir una metodologa documentada, que tenga detalles del
proyecto, as como fechas compromiso y dueos de las tareas.
Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimizacin. Para ello
tambin se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado,
funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.
El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar los beneficios
del la implementacin del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia
organizacional. Pero al final del da, el xito de la implementacin del sistema
est definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia
funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no es un sinnimo de fracaso del
sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua.
La decisin de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de
implementacin de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la
administracin para cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las
organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral
e implementar exitosamente toda la inversin asociada con el mismo pueden
aprovechar an ms las ventajas y colocarse adelante de las dems, creando
una ventaja competitiva.

6. CONCLUSIONES:
El ERP es un sistema de informacin que mediante la integracin de mdulos
de las diferentes reas de operaciones de la empresa ofrecen una solucin
integral y nica que facilitan las actividades operativas de la empresa.
Es importante realizar un anlisis sobre la viabilidad y factibilidad sobre
implementar un sistema ERP en la empresa.
Las organizaciones en la sociedad del conocimiento requieren que los
sistemas de informacin sean eficientes, integrales, y que permitan la gestin,
no slo de la informacin sino tambin del conocimiento, incorporando las
mejores prcticas para facilitar la toma de decisiones, la optimizacin de
recursos y la alta gestin de los recursos empresariales.

Referencias Bibliogrficas
[Link]
[Link]
[Link]