PLAN DE
COMUNICACIN
SEPTIEMBRE 2011
1. Introduccin.
e-AIRE es un proyecto de carcter europeo, financiado por el Fondo
Europeo de Desarrollo a travs del Programa de Cooperacin Internacional,
INTERREG SUDOE.
Uno de los aspectos ms importantes de dichos proyectos, es la difusin y
comunicacin de sus objetivos, logros, actividades,
El presente plan de comunicacin, trata de resumir y contemplar las
acciones de comunicacin y difusin desde una planificacin estratgica a
travs de diferentes acciones y herramientas de comunicacin.
Al estar englobados en el Programa INTERREG SUDOE, hay que cumplir una
serie de requisitos en todas las acciones de comunicacin, respetar la
normativa vigente para los fondos europeos, en concreto del FEDER y
cumplir los requerimientos para la comunicacin de los mismos y de la
imagen corporativa del SUDOE Interreg IVB, entre los que destacan
significativamente los siguientes:
-
Cualquier accin elaborada en el marco del programa debe
mencionar que la operacin realizada ha sido seleccionada en el
marco del PO SUDOE, cofinanciado por el FEDER conforme a lo
establecido en el reglamento (CE) n 1828/2006
Cualquier elemento publicitario o de comunicacin, debe llevar
insertado de manera obligatoria el logotipo del Programa SUDOE y
el emblema europeo (Bandera azul con estrellas)
La marca SUDOE debe ser utilizada de acuerdo a lo establecido
en el Manual de Identidad Corporativa. El Emblema Europeo
debe respetar por su parte las normas grficas establecidas en el
anexo 1 del reglamento.
Se recomienda incluir siempre que sea posible, los logotipos de las
instituciones socias que aporten las contrapartidas nacionales.
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El Plan de Comunicacin y Difusin del proyecto e-AIRE est compuesto por
los siguientes elementos:
-
Objetivos del proyecto y pblicos destinatarios
Estrategia y contenido de las medidas de publicidad.
Presupuesto Indicativo de aplicacin de las medidas previstas.
Indicacin de los resultados esperados de las acciones de
comunicacin.
Requerimientos y obligaciones legales del FEDER y del SUDOE
2.- Objetivos
Los objetivos generales del Plan de Comunicacin del Proyecto e-AIRE son
los siguientes.
-
Articular sistemas de comunicacin eficaces entre los diferentes
socios del proyecto.
Dar a conocer el proyecto a los potenciales actores involucrados.
Informar y comunicar los resultados del proyecto a todos los
organismos y entidades pblicas o privadas de otras regiones
europeas y de las instituciones nacionales y europeas que puedan
tener relacin y estar interesadas en el proyecto.
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Los objetivos especficos de la comunicacin interna son:
-
Sistematizar la comunicacin entre socios, especialmente entre el
socio lder y el resto.
Mantener informados a los socios sobre las acciones comunes y
las obligaciones administrativas y financieras as como de
seguimiento y evaluacin.
Los objetivos especficos de las actividades de difusin y comunicacin
externa son:
-
Poner en conocimiento del pblico objetivo el proyecto e-AIRE,
qu es, quin lo forma, qu objetivos tiene,
Divulgar los avances realizados y los resultados obtenidos,
aportando informacin cualificada y contrastada sobre calidad del
aire que adems pueda servir como base documental para futuros
estudios sobre la materia.
Sensibilizar al pblico objetivo sobre contaminacin atmosfrica y
sus consecuencias sobre la salud, el cambio climtico,
Difundir y transmitir polticas y actuaciones para mejorar la
calidad del aire,.
Incentivar a distintos pblicos a adoptar determinadas prcticas
respetuosas con el medio ambiente, directamente relacionadas
con el proyecto.
Realizar una comunicacin eficaz y transparente.
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3. Mensajes
Los mensajes que se emitan en los diferentes soportes de comunicacin en
las diferentes actividades de difusin del proyecto deben ser simples y
concisos, deben ser relevantes para el pblico al que va dirigido, poniendo
especial nfasis en los beneficios que el proyecto aporta.
Consideramos una serie de mensajes fundamentales para las acciones de
comunicacin externa:
Aspecto a difundir
Mensaje
Proyecto europeo para La Comisin europea
mejorar la calidad del cofinancia un proyecto
aire
de cooperacin europea
para analizar y mejorar
la calidad del aire
Consecuencias
contaminacin
atmosfrica
de
Medidas eficientes
Ejemplo de actividad
o resultado concreto
Mensaje en nota de
prensa
sobre
el
lanzamiento
del
proyecto.
la La calidad del aire Mensaje
afecta directamente a la general
salud
y
contribuye
directamente al cambio
climtico
en
folleto
la medidas de ahorro Mensaje en gua
energtico contribuyen buenas prcticas
a mejorar la calidad
ambiental
de
Promocin medios de Caminar, ir en bici y Mensaje en gua
transporte sostenible
utilizar el transporte buenas prcticas
pblico
reduce
la
contaminacin
y
el
gasto energtico
de
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4.- Pblicos objetivos
Todas las acciones de comunicacin y difusin del proyecto e-AIRE tienen
como objetivo trasladar informacin a unos grupos de destinatarios que
podemos dividir en varios grupos:
Pblicos directos internos
-
Los socios del proyecto
Responsables de SUDOE INTERREG responsables del proyecto
Pblicos directos externos
-
Empresas de sectores relacionados con el
combustibles fsiles.
o Empresas suministradoras de carburantes.
o Empresas de transporte
consumo
de
Organismos pblicos o privados relacionados con la industria, con
el transporte, universidades,
Ciudadanos en general (en lo relativo a las buenas prcticas)
Pblicos generales
-
Organismos y entidades pblicas o privadas de otras regiones
europeas.
Decisores polticos a nivel local, regional, nacional y europeo.
Medios de comunicacin y lderes de opinin
Sociedad en general.
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5. Estrategia y actividades
Para llegar directamente a estos pblicos objetivos, diferenciaremos tres
ejes diferentes en la estrategia de comunicacin:
-
Comunicacin interna, incluye a los socios del proyecto y a los
responsables de SUDOE.
Comunicacin externa, dirigida concretamente a los pblico
objetivos directos.
Difusin general, para la sociedad en general y los lderes de
opinin polticos.
Estos ejes se vern reflejados en los diferentes mensajes, y se aplicarn
cada uno con diferentes herramientas de comunicacin, que pueden incluir
uno o varios de los grupos diana. La relacin ser la siguiente:
Pblicos/
Objetivos
Pblicos
directos
internos
Comunicacin
sistematizada
Pgina web
Informes
Redes sociales
Reuniones
Pgina web
Divulgacin
proyecto
Divulgacin
resultados
Material de
trabajo
Nuevos
conocimientos
Pblicos
directos
externos
(empresas,
organismos)
Pblicos
directos
externos
(ciudadanos,
familias)
Decisores
polticos
Medios de
comunicacin
Pgina web
Boletines
Pgina web
Boletines
Publicaciones
Reuniones con
grupos de
trabajo
Pgina web
Boletines
Pgina web
Boletines
Publicaciones
Pgina web
Eventos
Pgina web
Boletines
Pgina web
Boletines
Pgina web
Boletines
Pgina web
Boletines
Boletines
Notas prensa
Boletines
Notas prensa
Promocin de
buenas
prcticas
Comunicacin
transparente
sobre calidad
del aire
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Boletines
Pgina web
Gua buenas
prcticas
Pgina web
Eventos
Boletines
Pgina web
5.1. Comunicacin interna
Tiene como objetivo la sistematizacin de la comunicacin entre los
diferentes socios del proyecto, incluyendo tambin a los responsables de
SUDOE y prestando especial atencin a la relacin entre el lder del
proyecto y el resto de actores, ya que es el nexo de unin entre los
diferentes partners.
Utilizaremos las siguientes herramientas:
-
Elaborar y compartir informes de Actividad
Intranet en la pgina web para intercambiar informacin:
o Acceso habilitado y seguro para cada socio
o Documentos compartidos (se pueden subir y bajar archivos)
o Acceso a documentos actualizados de planificacin y
gestin.
(Planes de trabajo, distribucin de tareas,
acuerdos de colaboracin, plantillas, informes, notas de
prensa, cuestionarios de satisfaccin, manual de identidad
corporativa,)
o Biblioteca con documentos y enlaces tiles para el trabajo
de los socios.
Reuniones peridicas de gestin.
Telfono, correo electrnico, videoconferencia, redes sociales,
5.2 Imagen, Comunicacin externa y Difusin
La estrategia de comunicacin externa incluye la difusin y comunicacin a
los agentes sociales directamente implicados en el proyecto y a todos los
pblicos objetivos indirectos del mismo.
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Utilizaremos las siguientes herramientas:
-
Imagen corporativa
o Creacin de logotipo e imagen corporativa del proyecto.
Web y redes sociales
o Pgina web propia del proyecto
o Informacin del proyecto en las pginas web propias de
cada socio
o Creacin de pgina en redes sociales y participacin en las
mismas
Material promocional
o Folleto con informacin especfica del proyecto
o Papelera y material promocional para reuniones, cursos,
encuentros, ruedas de prensa,
o Cartas de presentacin e invitaciones a agentes implicados,
organismos
relacionados, empresas y agrupaciones
sectoriales,
o Boletn peridico (tres-cuatro meses) con actualidad de los
diferentes socios
Trabajo con Medios de comunicacin
o Notas de prensa
o Publicacin de noticias en pgina web del proyecto,
o Publicacin de noticias relevantes en los medios propios de
cada socio (webs, publicaciones,)
Actos
o
o
o
Publicaciones y material de referencia
o Gua de buenas prcticas
Para familias (distribucin en colegios)
Para empresas relacionadas.
o Memoria de resultados
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y eventos
Jornadas de sensibilizacin
Mesa de encuentro con agentes implicados
Presentaciones de las gua s de buenas prcticas (colegios
primaria)
5.3. Responsable de Comunicacin del proyecto
Se nombrar un responsable de comunicacin del proyecto cuya funcin
ser la de velar por el desarrollo de este Plan, as como supervisar las
actividades de comunicacin de los diferentes socios, coordinar las
herramientas que son comunes a todos y velar por la coherencia en todos
los mensajes emitidos.
6. Herramientas
Vamos a desglosar las principales herramientas de difusin y comunicacin
que presentan la siguiente estructura:
Publicaciones
Material de
referencia
Actos y
eventos
Web y
Redes Sociales
Medios de
comunicacin
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Material
promocional
La Pgina Web del proyecto va a ser el elemento central de la
comunicacin del proyecto. Sirve como herramienta de informacin directa
para cualquier tipo de pblico, pero adems nos va a servir como medio de
comunicacin interno a travs de su intranet, y como soporte de otros
muchos elementos de comunicacin, ya que va a permitir la inclusin de
otros elementos tales como documentos digitales, publicaciones, logotipos.
Tambin nos permitir utilizar la pgina para sealar los actos y eventos y
adems invitar a los mismos.
La creacin de la pgina web es
responsabilidad del socio lder, (Direccin General de Medio Ambiente del
Gobierno de Cantabria) que se encargar de su gestin y actualizacin. Los
otros socios se comprometen a incluir el enlace a la web en todas sus
comunicaciones y medios de comunicacin.
El Material Promocional se compone de folletos de difusin, boletines y
otro material como papelera, banners a usar durante eventos y actos
oficiales.
En cuanto a los folletos, se trata de una ficha que recoge una breve
presentacin para todos los actores potencialmente interesados. Su
realizacin ser coordinada por el lder que recibir las opiniones y
sugerencias del resto de socios.
Tambin se realizarn unos boletines peridicos, (trimestrales o
cuatrimestrales) con informacin actualizada sobre el proyecto, las
actividades y estudios que se estn llevando a cabo, noticias de inters,.
De manera general, los folletos incluirn, al menos: Logo del proyecto, logo
del SUDOE, logo UE, logos de los socios; una visin general del proyecto, de
sus objetivos y socios
Destacar la importancia de los temas tratados; resultados e impactos
esperados del proyecto o de la actividad; detalle de actividades diseadas;
Posibilidad de contactar y/o participar las organizaciones, personas
interesadas,
El trabajo con los medios de comunicacin es otro elemento importante.
Las notas de prensa y los artculos que se difunden deben estar adaptadas
al lenguaje de los medios de comunicacin, utilizando titulares, subttulos,
organizando la informacin segn su importancia, utilizando herramientas
visuales (grficos, fotografas, etc.) y ofreciendo datos para tratar de atraer
la atencin. El lenguaje ha de ser claro y directo. Frases cortas que ofrezcan
informacin relevante y comprensible. Si es posible, se recomienda hablar
directamente con el periodista para asegurar que efectivamente la nota va a
[Escribir texto]
aparecer en los medios de comunicacin. La celebracin de reuniones,
grupos de trabajo, talleres o seminarios son buenas oportunidades para
realizar rueda de prensa o una presentacin pblica del proyecto en los
medios de comunicacin. Se recomienda siempre indicar la pgina web del
proyecto y una persona y direccin de contacto. Es primordial sealar
tambin que se trata de un proyecto financiado por la UE (FEDER) y el
Programa SUDOE.
En cuanto a los Actos y Eventos, estn previstos seminarios de
sensibilizacin, encuentro sectoriales y una conferencia final.
- Seminarios de sensibilizacin: Esta prevista una jornada en cada
una de las regiones participantes del proyecto, para presentar
tanto e-AIRE como la Gua de Buenas Prcticas.
- Encuentro sectoriales. Tendrn un contenido especfico, servirn
para transmitir los objetivos e implicar a los diferentes actores
regionales relacionados y generar sinergias
- Conferencia Final. Est previsto celebrarse en Cantabria hacia el
final de proyecto
como una de las actividades ms importantes de difusin de los
resultados del proyecto. Estarn presentes todos los socios del
proyecto, otros expertos y, de
manera explcita, se invitarn a los actores involucrados en
actividades concretas del proyecto, a los beneficiarios reales y
potenciales y a los medios de comunicacin.
El Material de Referencia incluye, por un lado, las Publicaciones que
tendrn una divulgacin direccionada y de edicin mayor, y otro tipo de
materiales de referencia accesibles (formato electrnico o PDF) que, aunque
no publicados, podrn servir como base documental o material de trabajo a
determinados colectivos interesados (decisores polticos, organismos y
entidades relacionadas con la calidad del aire en otras regiones,
acadmicos, etc.).
7. Presupuesto
Se determinar un presupuesto de comunicacin y difusin, con los
montantes de las diferentes partidas y la repercusin de los costes para
cada socio.
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8. Cronograma
Una vez cerradas las acciones de comunicacin, se establecer un
cronograma para planificar las diferentes acciones a lo largo del tiempo.
9. Evaluacin de resultados
Hay que preparar una tabla de objetivos mnimos de cumplimiento de los
objetivos de comunicacin, en funcin de las distintas acciones, las
generales y las llevadas a cabo de manera independiente por cada socio.
10. Requerimientos del FEDER y
Programa SUDOE
Todos los beneficiarios de un proyecto se comprometen a que toda
documentacin y material elaborados en el marco del Programa deber
mencionar que se han realizado gracias a la cofinanciacin de la Unin
Europea y ms concretamente del Programa de Cooperacin Territorial del
Espacio Sudoeste Europeo SUDOE.
La informacin concreta est disponible en la pgina web del Programa
SUDOE INTERREG IVB [Link] siguiendo los
enlaces: Comunicacin, Logotipos.
La documentacin del proyecto CREA-BUSINESS-IDEA deber llevar
insertada obligatoriamente en todos sus soportes producidos en formato
papel (informes, boletines, folletos...) o en formato electrnico (CD/DVDROM, presentaciones Power-Point, pgina Web...) los siguientes logotipos
con el objetivo de informar a la opinin pblica general de las acciones
llevadas a cabo por la Unin Europea:
-
El logotipo del Programa SUDOE : este logotipo deber ser
utilizado de acuerdo a lo establecido en su Manual de uso. En la
pgina web del SUDOE es posible bajarse el logotipo en el enlace:
Logotipo del Programa (SUDOE_LOGO.zip)
El emblema europeo. ste deber respetar as mismo las
especificaciones grficas establecidas por la Comisin. Bajo el
emblema de la Unin Europea hay que indicar Unin Europea y
el Fondo que financia el proyecto, FEDER.
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-
En su utilizacin se recomienda que ambos logotipos figuren al mismo
tamao en la primera pgina de los documentos que se realicen.
El incumplimiento de la normativa en materia de informacin y publicidad
podr dar lugar a la no elegibilidad de los gastos inherentes a los
documentos/material de difusin producidos as como a las correcciones
financieras establecidas en el Reglamento (CE) n 1828/2006 de la
Comisin Europea.
Errores frecuentes en el uso de los logotipos y emblemas que se deben
evitar son:
-
A distinta altura y tamao.
Ausencia de la mencin relativa a la Unin Europea y al Fondo.
Superposicin parcial de un logo por otro.
Logotipo del Programa SUDOE incorrecto.
Insercin incorrecta de la mencin relativa a la Unin Europea y al
Fondo.
Ausencia del emblema europeo o del logotipo del SUDOE.
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En las pginas webs de los proyectos los logotipos antes mencionados
deben figurar al menos en la pgina principal. Es recomendable adems
incluir enlaces a la pgina del Programa SUDOE, a otras pginas webs de la
Comisin Europea y a las webs de las instituciones beneficiarias. El enlace a
la web del Programa SUDOE puede ser realizado sobre el propio logo
SUDOE o a travs de la inclusin en la pgina web del proyecto del
siguiente banner.
10.1 Reglamento y Logotipo FEDER
Es aconsejable la lectura tanto de la normativa vigente (Artculos 2 a 9 del
Reglamento (CE) N 1828/2006 de la Comisin y anexo I y Capitulo 8.9 del
Programa Operativo SUDOE) como de los manuales de utilizacin de los
logotipos antes de su uso, a fin de conocer los ejemplos de buen uso, las
posibilidades de reduccin o ampliacin, las versiones cromticas, etc.
Existe un Manual de utilizacin del emblema europeo que puede ser
consultado en la pgina Web de la Comisin Europea (
[Link] ), en la cual se
indica que preferentemente el emblema europeo se pondr sobre fondo
blanco.
10.2 Logotipo Programa SUDOE
Asimismo existe un Manual de identidad corporativa y de utilizacin grfica
del logotipo del Programa SUDOE, disponible en la pgina web del SUDOE
bajo el nombre de Manual de identidad corporativa y donde se especifican
los detalles en cuanto al logotipo, a la marca, la tipografa y el color
corporativo y los usos incorrectos.
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10.3 Logotipo e-AIRE
Por iniciativa del socio lder del proyecto e-AIRE, la Direccin general de
Medio Ambiente del Gobierno de Cantabria, el proyecto dispone ya de un
logotipo propio y un manual de uso de la imagen corporativa.
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