INFORMACIN COMPLEMENTARIA CONTROL INTERNO
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Un buen control interno descansa en asumir y delegar responsabilidades y
trabajo, considerndose para el efecto los siguientes principios de control
interno:
1. Segregacin de Funciones
Este principio debe considerarse por las razones siguientes:
Que la empresa va a depender del individuo que conoce el procedimiento desde
su inicio hasta el fin.
El individuo provoca que no se pueda prescindir l.
No se pueden aplicar cambios en procedimientos para mejorarlos.
Si la persona encargada se encuentra ausente, no se realiza la operacin y
provoca problemas, como por ejemplo paralizar las labores.
Dificulta la verificacin, teniendo la oportunidad de realizar operaciones dolosas
o fraudulentas.
2. Asignacin de Responsabilidades
La responsabilidad para la realizacin de cada trabajo deber asignarse a
cada persona, de acuerdo a sus atribuciones, conozca la responsabilidad de lo
que va a procesar; deber estar conciente del origen de la operacin y de las
consecuencias de lo que l hace y cul o cules deben ser los pasos a seguir,
en otras divisiones.
3. Rotacin de Puestos
De ser posible, deber existir una rotacin de puestos de los empleados,
exigindose que las personas encargadas de puestos claves tomen vacaciones.
De esta manera se reducen las posibilidades de fraude; ms colaboracin de
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todos los empleados, varios conocen una misma actividad; los empleados no
sienten tedioso su trabajo, ya que cambian de rutina constantemente.
4. Instrucciones por Escrito
Es necesario que al personal se le d las rdenes o instrucciones por escrito,
bajo la forma de manuales de operacin, que debe atenderlas y que se sienta
responsable ante lo establecido.
5. Sistemas de Autorizacin
Al disear el sistema, es importante que los formatos y procedimientos
establecidos permitan la revisin y autorizacin de todas las transacciones antes
que estas queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. Los
formatos utilizados por la empresa debern de estar prenumerados y
contabilizados para asegurarse de que quedan incluidas todas las transacciones
ejecutadas por la empresa en el sistema de contabilidad.
6. Remuneracin Adecuada
Todo empleado debe recibir un salario de acuerdo al puesto y
responsabilidad que desempee, para evitar fraudes y malos manejos tanto de
efectivo como de los activos.
7. Seguros y Fianzas
Los empleados debern estar afianzados, con el fin de proteger al patrn y
desalentar a un empleado que se vea tentado a cometer fraude; esto se aplica a
personas que en la empresa manejan valores; y persigue que la empresa tenga
un respaldo por una mala utilizacin
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MTODOS DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO
En la evaluacin del control interno, debe asegurarse que es adecuado, en la
aplicacin de las pruebas efectuadas, se debe establecer la finalidad y
aplicacin de mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin
de la empresa, cuyo objetivo principal es salvaguardar sus activos.
Los pasos a seguir en la revisin y evaluacin del control interno y
procedimientos de contabilidad de una empresa son los siguientes:
a) Determinar, mediante una revisin los manuales de contabilidad y/o en base
a preguntas, que procedimientos y controles que se han establecido
b) Verificar, por medio de una revisin de cierto nmero de documentos, si se
cumplen los procedimientos establecidos
c)
Evaluar la eficacia de los procedimientos y controles para determinar la
fiabilidad que puede asignarse a los mismos
d) Confirmar la evaluacin de los procedimientos y controles mediante pruebas
de algunas transacciones
e) Seleccionar los procedimientos de auditora, dependiendo si los controles
internos existentes son fuertes o dbiles
f) Hacer las recomendaciones oportunas a la direccin para la introduccin de
mejoras en el sistema
g)
Efectuar un proceso de seguimiento posterior, si han sido aceptadas y
puestas en prctica
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La evaluacin del control interno podemos efectuarla por los mtodos
siguientes:
Explicacin narrativa:
Se le conoce comnmente como memorando.
Es una herramienta
descriptiva, son los ms usuales en auditorias de pequeas empresas. Debe
tenerse mucho cuidado en su escritura, ya que un signo de puntuacin o una
palabra mal usada, da lugar a una interpretacin errnea.
Consiste en hacer una descripcin narrativa de las caractersticas del control
de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos,
personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera
Cuestionario:
Estos consisten en una serie de instrucciones separadas tcnicamente por
rea de operaciones, las preguntas deben ser redactadas en forma clara y
sencilla de fcil comprensin para las personas a quienes van dirigidas y que la
respuesta a la pregunta debe ser s, no o no aplica, que se anota al lado de la
pregunta.
En el cuestionario se hace preguntas especficas y normalmente una
respuesta negativa indica una deficiencia en el sistema
En la evaluacin del control interno de la empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos y de Consumo, se opt por el mtodo de cuestionario por ser el
ms claro y sencillo que ayud a detectar con ms facilidad las deficiencias del
sistema (Ver anexo 11).
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Flujogramacin:
Suelen ser ms eficaces que las explicaciones narrativas y los cuestionarios,
facilita su interpretacin del procesamiento de datos y controles internos de la
empresa.
El diagrama de flujo de sistemas, es una representacin simblica de un
sistema o serie de procedimientos, donde se plasma cada uno de ellos en forma
secuencial.
La ventaja del diagrama de flujo, es que representa la imagen clara del sistema
de la empresa fcilmente se identifican los cabos sueltos o lagunas, pero
tambin no es fcil detectar una deficiencia del control interno, como se hace en
un cuestionario
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SIMBOLOGA UTILIZADA
SMBOLO
Representa
Inicio o trmino: indica el principio o el fin de flujo.
Actividad: Describe las funciones que desempean
personas involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento que
entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Multidocumento: Representa varios documentos que
entran, se utilicen, se generen o salgan del procedimiento.
Decisin o alternativa: Indica un punto dentro del flujo
en donde se debe tomar una decisin entre dos o
ms operaciones.
Almacenamiento: Representa los datos almacenados internamente, dentro del proceso.
Archivo: Indica que se guarda un documento en forma
temporal o permanente.
Conector de pgina: Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la que contina el diagrama de flujo.
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ANEXO No. 1
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
METODO DE EXPLICACION NARRATIVA
COBROS
DEL 01 DE JULIO 2003 AL 30 DE JUNIO 2004
El procedimiento establecido para cobros de la empresa da inicio desde el
momento que el Asesor/Cobrador presenta la factura vencida al cliente,
requiriendo su cobro.
El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al
cliente, si es efectivo, cheque depsito.
Ingresa el dinero a la caja de la empresa donde se le sella la copia de recibido,
posteriormente liquida en crditos con las copias selladas, el Asistente toma nota
y verifica si el cajero actualiza la cuenta corriente del cliente, al darle ingreso al
sistema de lo recibido.
El cajero traslada al da siguiente los documentos a Tesorera para que
contabilice los ingresos y abono la cuenta de clientes a nivel contable, con las
boletas de depsito enviadas al banco.
Las conciliaciones bancarias son elaboradas por Contabilidad, donde se controla
si todos los ingresos estn registrados en los libros.
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P. T. 1-2
1/1
Hecho por: E. R. Fecha: 30-06-04
Revisado por: A. A. Fecha: 30-06-04
ANEXO No. 2
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COBROS
Del 01 de julio 2003 al 30 de junio 2004
Las preguntas del cuestionario han sido redactadas de manera que las respuestas
"SI" indiquen la existencia de condiciones satisfactorias en general y las respuestas "NO" la existencia de posibles deficiencias en los controles internos capaces
de afectar los estados financieros. Si alguna de las preguntas del cuestionario no
se aplican en la empresa, seale las respuestas con N/A (No aplicable)
SI
NO
NO
APLICA
COMENTARIOS
1, Presenta el Asesor/Cobrador la factura vencida al
cliente requiriendo su cobro?
2, El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al
cliente al momento de recibir el pago de la factura?
3. Al Asesor/Cobrador se le sella la copia del recibo en
caja al momento de liquidar sus cobros?
4. Al entregar gira el Asesor/Cobrador el Asistente verifica que todos los recibos estn correlativos y sellados
por caja?
5. El Asistente de Crditos verifica que la cuenta corriente fue actualizada en el sistema, de acuerdo a la informacin que le fuera entregada por el Asesor/Cobrador?
6. El cajero traslada al da siguiente los documentos a
Tesorera para que verifique las boletas de depsito enviadas al banco, contra el reporte de ingresos?
7. Contabiliza Tesorera los ingresos del da anterior ?
8. Elabora Contabilidad conciliaciones bancarias verificando si todos los ingresos fueron registrados?
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ANEXO No. 3
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
FLUJOGRAMA DE COBROS
ACCIONES
Responsable
Asesor
DEPTO. DE
DEPTO. DE
Cobrador
CREDITOS
TESORERIA CONTABILIDAD
DEPTO. DE
INICIO
1, El Asesor/Cobrador presenta la factura
vencida al Cliente requiriendo su cobro
Asesor/Cobrador
2. El Asesor/Cobrador extiende un recibo Asesor/Cobraprovisional al Cliente al momento de recibir dor
el valor de la factura, sea en efectivo, cheque o boleta de depsito
3. El Asesor/Cobrador ingresa a caja los
valores cobrados a los clientes, sellndosele la copia del recibo
6. El cajero traslada a Tesorera los documentos junto con las boletas de depsito
de los ingresos del da anterior
Cajero
4. El Asistente recibe del Asesor/Cobrador Asist. De Crditos
las copias de los recibos sellados por caja
5. El Asistente verifica la cuenta corriente
si fue actualizada por el cajero, de acuerdo
a la informacin que le proporcion el Asesor/Cobrador y los recibos de caja.
Asist. De Crditos
5
6
Cajero
7. Tesorera verifica informacin contra re- Jefe o Asistente
porte de ingresos y contabiliza la informa- de Tesorera
cin
8. Contabilidad elabora conciliaciones ban- Asistente de Concarias para verificar que los ingresos estn tabilidad
registrados en bancos
FIN
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