REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

COLEGIO UNIVERSITARIO FRANCISCO DE MIRANDA

PNF-ADMINISTRACIN
CTEDRA: ORGANIZACIN Y SISTEMAS II
SECCIN: A06-201

Formularios y Manuales Administrativos

Integrantes:
Greissy Andara C.I 18.038.836 Carnet N 110600048
Joel Andara C.I 20.132.941 Carnet N110600644
Viviana Prez C.I 24.211.324Carnet N110600612
Xallely Prato C.I 24.182.523 Carnet N 110600052

Caracas, Junio de 2015

INDICE
pg
INTRODUCCIN.

FORMULARIOS

Objetivos.

Diseo del Formulario...

Consideraciones para la elaboracin de formulario

Sistema de control de formularios..

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto de Manual..

Ventajas y Desventajas..

10

Clasificacin

12

Tipos

13

Procedimiento para su elaboracin

16

Importancia

19

CONCLUSIN

20

BIBLIOGRAFA

21

INTRODUCCION

Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso que a travs de

sus diferentes pasos nos gue en la construccin de sistemas usables y accesibles.
Antes que nada, es necesario incluir una fase de anlisis que nos ayude a determinar
lo que necesitamos y cules son los medios que se utilizarn para lograr nuestros
objetivos.
Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a quin est
dirigido y cmo quieren que se les devuelva la informacin, tendremos un panorama
acerca del diseo funcional del formulario, los campos necesarios, la programacin a
utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los encargados
de recopilarla y analizarla.
Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios,
designando sus objetivos, fase del diseo y consideraciones para la elaboracin de los
formularios y su sistema de control.
En segundo lugar establece el concepto y caractersticas de los manuales
administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos ms frecuentes de
manuales y su contenido bsico y establece las caractersticas de los procesos de
desarrollo de los sistemas de manuales.

FORMULARIOS

En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el hombre, se

emplean los formularios, stos son documento impreso que contiene informacin
estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con
informacin "variable" segn cada aplicacin y para satisfacer un objetivo especfico.
Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de
informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un
instructivo.
En la Administracin Pblica los formularios son modelos bsicos de
comunicacin que, con ligeras variantes, un interesado utilizar para reclamar,
solicitar, denunciar o como sustituto de algn impreso. Tambin es til para entregar
adjunta documentacin o informacin a la Administracin.
OBJETIVOS
Eliminar duplicidad de esfuerzo
Facilitar el trabajo
Reducir costos
Proveer uniformidad de los datos
que se registran, informa o se
analiza en una agencia.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del diseo del formulario, se deben cumplir la fase
del pre-diseo, diseo y post-diseo.

Fases para el diseo

Fase prediseo

Fase del diseo

Se debe realizar una lista

de
comprobacin
y
determinar con detalles las
necesidades que se han de
satisfacer. Para cumplir
con los requerimientos de
esta fase, se realiza una
serie de preguntas para
comprobar la efectividad
del pre-diseo y proceder
a realizar la fase del
diseo.

Preparacin de una forma

segn su objeto, tipo de
informacin
que
contendr, origen, mtodo
de llenado, procedimiento
en el que se utilizara,
numero
de
copias,
usuarios y resultados
esperados. Es necesario
hacer consideraciones en
cuanto al llenado.

Fase del Post-diseo

Para completar esta fase se

debe tener en cuenta tipo,
peso y color del papel,
color de la tinta, papel
carbn total o parcial,
perforaciones, para el
archivo,
tipos
de
impresin por una o
ambas caras; de ser el
caso, direccin de datos,
mrgenes,
numeracin,
numero
de
ejemplares,
Una vez realizado el
fecha
de
entrega
e
diseo, se debe hacer o
preparar las instrucciones impresin continua.
de impresin.
En un formulario usado
por
personas
ajenas
externa no debe aparecer
el nombre de la empresa,
al igual que el nombre del
departamento de origen.

Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual

agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro
y preciso.

El instructivo est divido en:

Caractersticas de impresin:

Ttulo del formulario

Nmero de copias

Objetivos (razn de la
situacin)

Papel (color, marca y base del original y

copias)

Generalidades

Tinta, color de tinta.

Modo de llenado
(maquina o a mano)

Mrgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.

Medio de obtencin

Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

Tiempo estimado

Juego (desglosables o sueltos)

Encolados

Indicar lado

Lomo abierto o cubierto

Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo

u otro

Instrucciones de cmo llenar los espacios en

blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO

A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de

formularios.
Offset

Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los

originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual
imprime por medio de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300
mil impresiones.

Mimegrafo

Se emplean estnciles o plantillas hechas a mquina, impresora o a

mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.

Linotipo

Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos

distintos hasta completar textos para su impresin.

Fotograbado

Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo,

que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus
queda grabado en una placa metlica plana.

Rotograbado

Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean

rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el
milln de ejemplares.

A maquina

Es un trabajo de mecanografiado preparada con mquina de

escribir elctrica o mecnica.

Computadora

Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de

software especializado, puede usarse como modelo de cualquier
alternativa de presentacin, ya sea por medio de impresin en
papel o en discos pticos, disketes o cintas.

Requisitos bsicos:
Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud
mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y
sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para el ingreso de los
datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una vez que ha sido
registrada en la respectiva forma.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones
de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y
mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control.
Eliminar

formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar

formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la

eficiencia y disminuir los errores.
Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los
usuarios.
Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la
adquisicin de formularios no autorizados.

Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr

del impresor lo que se quiere.

Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en
forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos,
normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administracin.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos
reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin
del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la
organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada
quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos.
11. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs
del tiempo.
16. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
17. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
18. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los
siguientes:

1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su contenido se clasifican en:

De organizacin: donde se especifican las diversas unidades orgnicas que

componen la empresa.

De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos

que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratacin de
personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la

empresa.

De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en

este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin,
valores, etc.

Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada

rea.

Tipos de manuales administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:
1.- Manual de Organizacin.
2.- Manual de Polticas.
3.- Manual de procedimientos y normas.
4.- Manual del especialista.
5.- Manual del empleado.
6.- Manual de Propsito mltiple.

1.- Manual de organizacin:

El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de
forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo,
atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y
funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un
instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre
los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define
concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades
administrativas que integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y
condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin

es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con
la misma.
Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden
clasificar en:
Manual General de Organizacin: refleja la estructura orgnica de la organizacin
en su totalidad.
Manual Especfico de Organizacin: comprende las funciones y responsabilidades
de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que
se posea en la Organizacin.

2.- Manual de polticas:

El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas
por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites
dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los
resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo
primario o razn de ser de la institucin. Este Manual puede incluir las polticas
generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de la misma. Un
manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una
institucin.
Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en:
Manuales Generales de Polticas: abarcan a toda la Institucin, incluye como
elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece
cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad
funcional.
Manuales especficos de Polticas: se ocupan de una funcin operacional o una
unidad administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica,
sistemtica y detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de
acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin
eficiente de las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu
han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar
detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar
criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser
realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las
tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin
para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones
operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la
consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a
base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la
representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla ms fcilmente
comprensible.
En el manual de procedimientos se especfica:

Quin debe hacer una actividad;

Qu debe hacerse en esa actividad;

Cmo debe hacerse la actividad;

Dnde debe hacerse; y

Cundo debe hacerse la actividad.

4.- Manual para especialistas:
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo
de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin
de los empleados que cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado:

Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se
incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se
les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos
de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de
carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.
6.- Manual de propsitos mltiples:
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos
casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique
su confeccin y mantenimiento.
Metodologa o Procedimientos para la elaboracin de manuales administrativos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos
para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del

manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el
objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar
dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos
tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la
informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para
la elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el personal,
cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable utilizar las tres
tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin
La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle
forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su
importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin
no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn
valor para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen
falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no

elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador
que permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.
Elaboracin del manual
La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos claros
y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensin y la
adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de todos los niveles
jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a
menos de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.
Aprobacin y actualizacin del manual
La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo
particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para
el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el
efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por
medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern
consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su

elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario.
Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique
formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las
actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

CONCLUSIN

Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar

informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos
En la construccin de un formulario no hay ninguna ciencia oculta,
simplemente como todo, se trata de sentido comn, los formularios deben ser
fcilmente completados por los usuarios
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica, informacin de una organizacin. Sus objetivos son: instruir al personal,
precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, servir como medio
de integracin y orientacin al personal de nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de
los empleados, ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, permite
conocer el funcionamiento interno
Unas de sus ventajas es lograr y mantener un slido plan de organizacin,
facilitar el estudio de los problemas de organizacin y determinar la responsabilidad
de cada puesto, entre otros. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Por otro lado, sus desventajas, su deficiente elaboracin provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de produccin y
actualizacin puede ser alto, si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

BIBLIOGRAFIA

Formulario

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Manuales

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