Administracin de
proyectos
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Objetivo
Al trmino de la unidad, el alumno explicar:
1. La importancia de la administracin de
proyectos.
2. La importancia de las habilidades requeridas
para la administracin de un proyecto.
3. La vinculacin de la materia con algunas
asignaturas de la carrera.
4. La aportacin de la materia al perfil del
alumno
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Contenido
1. Proyecto
a. Definicin
b. Razones por las que fracasan los proyectos
c. Procesos generales involucrados en su ciclo de vida de un
proyecto
d. Relacin entre sus procesos y las etapas del ciclo de vida
del software
e. reas involucradas (alcance, comunicacin, tiempo, )
f. Participantes tpicos
2. Administracin de proyectos
a. Definicin e importancia
b. Habilidades requeridas para realizarla
c. El administrador de proyectos
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Contenido
1. Situacin de la administracin de proyectos
a. Organizaciones de administracin de
proyectos
b. Project Management Institute
c. Proyectos mltiples
i. La oficina de administracin de
proyectos
ii. Administracin del portafolio
iii.Administracin del conocimiento
2. Proyectos globales
JUAN MANUEL
SOLS
Sesin 1
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Objetivo
Al trmino de la sesin el alumno:
1. Explicar qu es un proyecto, las razones por las que llega a
fracasar y las diferentes formas en las que se puede sealar el
xito o fracaso de ste.
2. Identificar los procesos generales por los cuales atraviesa
un proyecto, la interrelacin que existen entre ellos as como
sus relaciones con las diferentes etapas establecidas en los
modelos de ciclo de vida de desarrollo de un sistema
computacional.
3. Describir las diferentes reas que se contemplan
actualmente en el proyecto.
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Objetivo
Al trmino de la sesin el alumno:
4. Identificar a los participantes tpicos en un proyecto y sus
funciones generales.
5. Identificar la relacin de la materia Administracin de
Proyectos con otras materias de su carrera as como la
aportacin que hace a su perfil.
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Contenido
1. Presentacin de la materia
2. Proyecto
a. Definicin
b. Razones por las que fracasa
c. Procesos generales involucrados en su ciclo de
vida
d. Relacin entre sus procesos y las etapas del
ciclo de vida del software
e. reas involucradas (alcance, comunicacin,
tiempo, )
f. Participantes tpicos
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Objetivo
Adquirir conocimientos
para plantear y administrar
proyectos en general,
particularmente,
desarrollar en el estudiante
las habilidades para
plantear y administrar
proyectos relacionados con
la funcin informtica.
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Definicin de proyecto
Un proyecto es un
esfuerzo temporal
emprendido para
alcanzar un
producto, servicio o
resultado nico
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Fases del desarrollo
del proyectos
Inicio
(Gestin)
Planeacin
Ejecucin
Supervisin
Y Control
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Implantacin
Y Cierre
1.- Alcance
8.- Abastecimiento
7.- Riesgos
4.- Calidad
4.-Calidad
9.- Integracin
3.- Costo
2.- Tiempo
4.- Calidad
5.- Recursos humanos
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6.- Comunicacin
La administracin de
proyectos es la
aplicacin de
conocimientos,
habilidades, tcnicas y
herramientas a las
actividades de un
proyecto, para satisfacer
o superar las
necesidades y
expectativas de los
involucrados
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Bases
Administracin de
proyectos
Administracin financiera
Investigacin de
operaciones I
Administracin
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Ingeniera de
software
Aplicaciones en la carrera
Residencias
profesionales
Proyecto de
titulacin
Administrac
in de
proyectos
Sistemas de
informacin I
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Taller de
investigacin II
Aportacin al perfil de la carrera
Esta materia le permite al alumno comprender, dnde y
porqu aplicar las tcnicas y herramientas de vanguardia
para administrar un proyecto.
1. Desarrollar y administrar sistemas de informacin para
aumentar la productividad y competitividad de las
organizaciones.
2. Formular y evaluar proyectos en su mbito de
competencia.
3. Contar con habilidades y actitudes que le permitan
identificar problemas y oportunidades donde se aplique
el tratamiento de informacin para proponer soluciones
por medio de modelos y facilitar con ello la toma de
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decisiones.
Habilidades a desarrollar en el alumno
Ejercer la comunicacin escrita (estilo de
redaccin y ortografa, vinculando las
terminologas empleadas en la administracin
de proyectos y la Ingeniera de Software sin
dejar de emplear un lenguaje llano que pueda
ser comprendido por personas ajenas a estas
disciplinas).
Aplicar el auto-aprendizaje debido a la
necesidad de conocer el negocio del cliente as
como los trminos o modismo empleados en
l.
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Como se integrar en equipos de trabajo, aplicar el
aprendizaje cooperativo.
Realizar la toma de decisiones al efectuar el
modelo de la solucin del problema y en la
seleccin de las herramientas de programacin y
ambientes operativos del sistema computacional
propuesto.
Al aplicar la Ingeniera de Requerimientos ejercer
la investigacin, utilizando tcnicas de elicitacin
de requisitos tales como la entrevista y las lluvias
de ideas.
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Habilidades a desarrollar en el alumno
6. Desarrollar sus capacidades de anlisis y sntesis, en la
elaboracin del documento del plan del proyecto para cada
una de las reas contempladas en l (alcance, recurso
humano, comunicacin, tiempo, costo, riesgos, calidad,
abastecimiento e integracin) y en la aplicacin de la
Ingeniera de Requerimientos.
7. Emplear el recurso computacional como una herramienta
de trabajo, donde desarrollar sus habilidades en el uso de
software cotidiano tal como Word, Excel y Power Point,
empleando adems un software de apoyo a la
administracin de proyectos tal como Microsoft Project.
8. Ejercer su creatividad para proponer una solucin que
satisfaga a corto y largo plazo los requisitos y las
necesidades de la empresa a la que pertenece el problema.
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Bibliografa
Bramdon, Dan; Project Management for Modern Information
Systems; PA. USA, IRM Press; 2006; United States of America.
Hallows, Jolyon E.; Information Systems Project Management:
How to Deliver Function and Value in Information Technology
Project; second edition; Lake, Ny, USA; AMACOM; 2005; United
States of America.
Taylor, James; Managing Information Technology Projects.
Applying Project Management Strategies to Software,
Hardware, and Integration Initiatives; AMACOM; 2004; United
States of America.
Chamoun, Yamaal; Administracin Profesional de Proyectos, La
Gua; Mc Graw-Hill Interamericana; 2002; Mxico.
Pressman, Roger; Ingeniera del Software: Un enfoque
prctico; Mc Graw-Hill, quinta edicin; 2002; Espaa.
Durn T. Amador, Bernrdez J. Beatriz; Metodologa para la
Elicitacin de Requisitos de Sistemas Software; Versin 2.2;
Departamento de Lenguajes y Sistemas Informticos; Escuela
Tcnica Superior de Ingeniera Informtica; Universidad de
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Sevilla; 2001; Espaa.
Definicin de proyecto
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Definicin de proyecto
Un proyecto es un
esfuerzo temporal
emprendido para
alcanzar un producto,
servicio o resultado
nico
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Definicin de proyecto
Un proyecto es una
secuencia de tareas,
con un inicio y un
final, restringida por
el resultado
deseado, el tiempo
y los recursos
disponibles
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Definicin de proyecto
La definicin
anterior significa
que el proyecto
tiene un resultado
deseado especfico;
una fecha lmite
cuando el proyecto
debe estar
realizado.
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Definicin de proyecto
Tambin significa
que est sujeto a
un presupuesto que
limita la cantidad
de personas,
suministros y
dinero que pueden
ser usados para
llevar a cabo el
proyecto
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Definicin de proyecto
Ese esfuerzo es
temporal porque
tiene una fecha de
inicio o una fecha
en que se hecha a
andar y una fecha
de terminacin
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Definicin de proyecto
La fecha de
terminacin es
aquella en la que
pensamos que el
proyecto debe
terminar y entregar
sus resultados
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Definicin de proyecto
Otra caracterstica
del proyecto es que
es nico. El
resultado no es
igual a algo
realizado
previamente
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Definicin de proyecto
Unicidad del trabajo
menos
Trabajo de produccin
ms
Trabajo del proyecto
Variedad
Rutina
Administracin de operaciones
Administracin del proyecto
Procedimiento de operacin estndares
Planeacin y seguimiento
Estandarizacin y eficiencia
xito y efectividad
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Definicin de proyecto
Mientras ms
caractersticas
tenga el trabajo
que lo hagan nico,
ms se est
pensando en
administracin de
proyectos
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Definicin de proyecto
Tambin, se deber
pensar en las
herramientas que
son tiles para
ayudar a realizar el
trabajo correcto
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Definicin de proyecto
La rutina, el
trabajo repetitivo
donde las fechas
lmites no son
cruciales es
trabajo de
produccin u
operaciones
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Definicin de proyecto
Si el trabajo es
cclico, pero cada
ciclo tiene fechas
lmites cruciales y
parte del trabajo
es diferente,
entonces las
herramientas de
proyectos se
vuelven ms tiles
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xito del proyecto
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El xito del
proyecto se ha
definido de
maneras
diferentes en
momentos
diferentes
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En el periodo
tradicional,
comprendido
entre 1960 y
1985, el xito se
meda en
trminos
tcnicos
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En este periodo,
el encargado del
proyecto debera
tener bastantes
habilidades
tcnicas
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Generalmente, se
escoga como
encargado del
proyecto a la
persona con ms
experiencia, quien
tena un estilo de
liderazgo
autoritario
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El desarrollo de
proyectos tuvo un
periodo de
renacimiento,
entre 1985 y 1993.
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En este periodo
segua siendo
importante la
calidad tcnica del
producto. Sin
embargo, tambin
lo eran el tiempo y
el costo.
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El encargado
adems de tener
habilidades
tcnicas, tambin,
deba tener
habilidad para
manejar con
efectividad
equipos de
personas
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Ahora, se esperaba
un estilo de
liderazgo ms
participativo
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Otro periodo que
experiment el
desarrollo de
proyectos es el
moderno. Este
periodo
comprende de
1993 a la fecha
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Aqu fueron
importantes el
tiempo, el costo, la
calidad tcnica
(desempeo) y la
aceptacin del
cliente
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Para lograr la
aceptacin del
cliente era
necesario el
conocimiento del
negocio y la
administracin de
riesgos
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En la direccin de
equipos de personas
se requieren
experiencia tcnica,
manejo de equipos,
liderazgo,
comunicacin,
negociacin y la
solucin de problemas
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Para terminar
terminar de hablar del
xito, es necesario
sealar que existe el
mtodo Escala que
agrega algunos
elementos ms a la
definicin de xito
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Esos elementos son la
satisfaccin de los
involucrados y el
desarrollo de
relaciones a largo
plazo con proveedores
y los integrantes del
equipo
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Causas por las que
fracasan los proyectos
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La evolucin del
trabajo basado en
equipo y en
organizaciones
horizontales ha
progresado ms
rpido y con mayor
profundidad en las
organizaciones de
las tecnologas de
informacin
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La administracin
de proyectos en
tecnologas de
informacin tiene
algunas diferencias
importantes con
relacin a la
administracin de
proyectos en otros
campos
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Algunas de esas
diferencias tienen
relacin con la
visibilidad. De
hecho, este aspecto
hace que los
proyectos de
tecnologas de
informacin sean
ms difciles que
los proyectos de
otras industrias
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A continuacin se
proporciona una
tabla con las
principales
diferencias entre
los proyectos de TI
y los proyectos en
otras reas
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Diferencias de los proyectos de tecnologas de
informacin
Descripcin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Es difcil ver el alcance.
El costo principal se centra en trabajo que requiere alto grado de
especializacin.
Existe una gran diferencia entre tasas de productividad de los recursos
humanos, an en la misma categora de trabajo.
Existen mltiples criterios y dimensiones acerca de la calidad.
Las estimaciones del costo y la duracin del proyecto y las actividades son
ms complejas.
Existen mltiples arquitecturas, metodologas, herramientas, etctera para
usar. Adems, estn en constante cambio.
Los proyectos tienen un alto grado de complejidad.
Los proyectos pueden afectar a la organizacin completa e, incluso, ir ms
all de la organizacin.
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Diferencias de los proyectos de tecnologas de
informacin
Descripcin
9. Los proyectos tienen una gran cantidad de cambios en sus requerimientos.
10. Usualmente, los proyectos tienen un alto grado de riesgos signifi-cativos, lo
que puede incluir:
Nuevas caractersticas
Algoritmos y mtodos nuevos
Lenguajes, plataformas, arquitecturas y herramientas nuevos
Interfaces, sistemas operativos y telecomunicaciones nuevos
Nuevas tecnologas en general
11. La medicin de la tasa interna de retorno y otras mtricas del negocio es
difcil.
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Diferencias de los proyectos de tecnologas de
informacin
Descripcin
11. A menudo, existen metas irreales y presiones sobre el administrador del
proyecto y el equipo del proyecto para que se entreguen productos mejoresbaratos- rpido.
12. Actualmente, los proyectos de TI involucran muchas partes externas, tales
como consultores y vendedores.
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En tecnologas de
informacin
instalacin de
computadoras y
desarrollo de
software cerca
de la mitad de los
proyectos falla
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Tambin, arriba
del 80% de los
proyectos que no
fallan se terminan
tarde y exceden a
su presupuesto
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Computerworld, una revista lder en sistemas, public los resultados de varios estu-
dios que consideraban las deficiencias del
proceso de administracin de proyectos. Sus
resultados muestran que lo que fue omitido,
en las compaas donde el proyecto fall, se
convirti en un problema mayor. Los problemas ms significativos que se revelaron fueron los siguientes:
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42% careca de una organizacin del
proyecto claramente definida.
41% no empleaba mtodos integrados.
38% no consider el entrenamiento y la
tutora.
35% no tena polticas y procedimientos.
23%
mostraba
insuficiencias
en
sus
planes de implementacin
22% no tenan apoyo de los ejecutivos
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La falla de un gran
proyecto puede
hundir a una
compaa pequea
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El efecto de varios
proyectos fallados
sobre las
ganancias puede
hacer que una
empresa se
convierta en la
adquisicin de un
competidor
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W. Edwards Deming, el inventor de Total
Quality Managment, desarroll un proceso
denominado anlisis de las causas races
(root cause analysis). Esta es una manera de
encontrar porqu las cosas van mal. l lleg a
la base de los errores la causa raz. Deming
midi el trabajo en toda clase de ambientes y
encontr que el 94% de los errores son
debidos a las personas que no siguieron el
procedimiento correcto para el trabajo
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Eso no se deba a que las personas come-
tieran errores o a que tomaran malas decisiones. No, los errores ocurren debido, en su
mayor parte, a que las compaas no organizan ni planean bien el trabajo.
Como administradores, necesitamos colocar
los procesos adecuados en su lugar y mostrar
a la gente cmo hacerlos. Esto podra eliminar el 94% de todos los errores. Esa es la di-
ferencia entre xito y falla
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Procesos involucrados en
el desarrollo del proyecto
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Inicio del proyecto
Misin,
visin,
objetivos
Qu
hacer?
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Justificacin,
restricciones
supuestos
Planeacin
Se establece
el plan,
donde se
indica
cmo
satisfacer los
objetivos
En el plan se especifican estrategias a seguir y se hace
nfasis en la prevensin
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Ejecucin
Se lleva a
cabo el
plan.
Se contrata al personal, se integra el equipo de trabajo,
se distribuye la informacin necesaria
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Control
Se compara
lo realizado
contra lo
planeado
Si hay desviaciones significativas, se establecen las acciones
correctivas con el equipo de trabajo, se contina ejecutando el
proyecto. Siempre debe
mantenerse informado al equipo
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Cierre
Se concluye el
proyecto y se
cierran las
relaciones
contractuales
Se elaboran documentos con los resultados finales, archivos,
cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas
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Curvas de los procesos
Ejecucin
Planeacin
Cierre
Inicio
Control
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Relacin entre los ciclos de vida
del proyecto y del sistema
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Relacin entre los ciclos de vida del proyecto y del sistema
Ciclo de vida del proyecto
Ciclo de vida de desarrollo del
sistema o software
Concepto
Inicio
Requerimientos
Planeacin
Diseo
Fase de ejecucin,
seguimiento
y control
Implementacin
Integracin y pruebas
Fase de cierre
Instalacin del sistema
Servicio al cliente y mantenimiento
del sistema
Mantenimiento o soporte
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Relacin entre los ciclos de vida del
proyecto y del sistema
Fase del proyecto
Fase del sistema
Inicio
Concepto y
requerimientos
Actividades
Actividades
Recoleccin de datos
Identificacin de los
requisitos del proyecto
Establecimiento del alcance
del proyecto
Desarrollo de las WBS de alto
nivel
Fuentes de estimacin
Establecimiento del charter
de desarrollo
Definicin de los requisitos
del producto
Estudio de factibilidad
Definicin del alcance del
producto
Definicin de la arquitectura
del sistema
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Relacin entre los ciclos de vida del
proyecto y del sistema
Fase del proyecto
Planeacin
Fase del sistema
Requerimientos
y diseo
Actividades
Actividades
Integracin del equipo del
proyecto
Detallado de la WBS
Anlisis de la red de trabajo
Estimaciones de los costos y
de la duracin de las
actividades
Elaboracin del plan del
proyecto
Arranque del proyecto
Anlisis de alternativas
Terminacin de los
requerimiento del producto
Terminacin del diseo
preliminar
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Relacin entre los ciclos de vida del
proyecto y del sistema
Fase del proyecto
Ejecucin y control
Fase del sistema
Diseo, elaboracin,
integracin y pruebas
Actividades
Actividades
Establecimiento de la
organizacin del proyecto
Establecimiento y ejecucin
de los paquetes de trabajo
Direccin, seguimiento y
control de las actividades
realizadas en el proyecto
Ejercicio del presupuesto
Terminacin del diseo
preliminar
Obtencin de la aprobacin
del diseo y su autorizacin
Elaboracin del diseo
detallado
Construccin del sistema
Conduccin de las pruebas de
unidad, sistema y de
integracin
Entrega del sistema
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Relacin entre los ciclos de vida del
proyecto y del sistema
Fase del proyecto
Cierre del proyecto
Fase del sistema
Integracin, pruebas e
instalacin del sistema
Actividades
Actividades
Aplicacin de auditoras
tcnicas y financieras
Obtener la aceptacin del
cliente
Preparar el plan de
transferencia de
responsabilidad
Evaluar y documentar los
resultados
Cerrar la oficina del proyecto
Instalar y probar el sistema
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Relacin entre los ciclos de vida del
proyecto y del sistema
Fase del proyecto
Fase del sistema
Servicios al cliente y
mantenimiento del
sistema
Mantenimiento o
apoyo
Actividades
Actividades
Transferencia de la
responsabilidad del proyecto
Elaboracin del plan de
investigacin acerca del
cliente
Investigar al cliente
Proveer servicios al cliente y
mantenimiento del sistema
Operar y mantener el sistema
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reas a considerar en la
administracin de proyectos
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1.- Alcance
8.- Abastecimiento
7.- Riesgos
4.- Calidad
4.-Calidad
9.- Integracin
3.- Costo
2.- Tiempo
4.- Calidad
5.- Recursos humanos
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6.- Comunicacin
Participantes tpicos en
un proyecto
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Los participantes
clave de un
proyecto son las
organizaciones y
personas que se
integran al
proyecto para
cumplir el objetivo
para el que fue
elaborado
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Esas
organizaciones o
personas se
integran al
proyecto porque
sern beneficiadas
o afectadas por
ste mismo
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Entre los
involucrados por
un proyecto
podemos encontrar
los siguientes
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Cliente
Miembros
del
equipo
directivo
Contratante, propietario,
desarrollador
Patrocinador
Se encarga de la direccin del
proyecto dentro de la empresa
Gerente del proyecto
Encargado del proyecto
Miembros del equipo
Gerente, organizadores,
staff, contratistas y proveedores
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Miembros
del
equipo
ejecutor
Miembros del
equipo
directivo
El cliente
es el
contratante,
propietario
o desarrollador
del
proyecto
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Autoriza
El cliente
Establece
lineamientos
y criterios
de aceptacin
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Define el
alcance
Asegura la toma de
decisiones a tiempo
Provee la
direccin
estratgica
al gerente
del
proyecto
Patrocinador
Asigna y apoya
al gerente
del proyecto
Apoya
a la
asignacin
de
recursos
Supera conflictos
y barreras
organizacionales
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Patrocinador
Miembros del
equipo
directivo
Es la persona a
cargo de la
direccin del
proyecto en
la empresa
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Gerente del
proyecto
Miembros del
equipo
ejecutor
Es el
encargado
del
proyecto
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Lidera al equipo
del proyecto
Gerente
del
proyecto
Asegura que los
problemas del
proyecto sean
identificados
y resueltos a tiempo
Asegura la
comunicacin
efectiva entre la
administracin y
otras organizaciones
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Miembros del
equipo
Miembros del
equipo
ejecutor
Son el gerente,
los organizadores,
contratistas,
el staff, y los
proveedores
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Elaboran el
plan del proyecto
Miembros
del
equipo
Ejecutan y controlan
siguiendo el plan
Colaboran en la
integracin de
los equipos para
lograr los objetivos
del proyecto
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Prctica comn respecto al
desarrollo de un proyecto
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En la administracin
tradicional,
generalmente, se
elabora un plan
considerando las
reas tiempo y costo,
omitiendo las otras
siete reas
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Esto trae como
consecuencia que el
proceso de control se
vuelva una actividad
difcil de realizar
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As mismo, al inicio de
la ejecucin del
proyecto se
reportarn progresos
adecuados
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Los problemas aparecen cuando se est
enmedio y al final de la duracin del proyecto
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En esos momentos aparacern desfases que se
traducen en un proyecto retrasado y fuera de
presupuesto
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Fases en todo proyecto
(Administracin tradicional)
Optimismo general
Se inicia con la esperanza de algo nuevo y
con buenos augurios
Desorientacin inicial
No se sabe por dnde iniciar. Se tienen
muchas ganas. Se inicia con lo que se
considera ms urgente, postergando lo
importante
Desorden incontrolado
La ejecucin del proyecto est en su
apogeo. Se contratan a diversos
proveedores, sin que todos cumplan
adecuadamente con sus compromisos. El
alcance sigue sin definirse y cambia
frecuentemente
No se cumplen con las fechas de entrega
de productos o servicios del proyecto. Se
reciben cobros por trabajos no
Alarma y caos, el tiempo no es considerados. El presupuesto se agota
aliado
cuando an no se ha llegado al 70%. Hay
problemas con la calidad de los trabajos
realizados.
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Fases en todo proyecto
(Administracin tradicional)
Bsqueda implacable de
culpables
Alguien debe ser culpable
Slvese quien pueda
Amenazas, agresiones, intrigas,
acusaciones y desesperacin
Castigo ejemplar a los
inocentes
Se despide a los proveedores y a los
integrantes que menos culpa tienen
Recuperacin del optimismo
perdido
Ahora s, ya se eliminaron a los supuestos
malos y se toma un segundo aliento
Terminacin del proyecto a
como de lugar
Se realizan trabajos forzados, unos
encima de otros, noches, tiempo extra,
sbados, domingos, desgaste, presin,
promesas y ms presin
Condecoracin y premios a
los que no participaron
El equipo participante est agotado y
terminando los ltimos pendientes. Los
que no participaron estn frescos para
adjudicarse el mrito, levantarse el cuello
y recibir elogios
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Influencia del tipo de
organizacin de la empresa
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La estructura de la
organizacin ejerce
una influencia positiva
o negativa sobre las
condiciones en las
cuales se desarrolla el
proyecto
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Existen dos tipos de
estructuras
organizacionales
bsicas. Tambin,
existe una tercera que
es una combinacin
de esas dos
estructuras
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
La primera de las
estructuras bsicas es
la funcional
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Bajo la filosofa de
este tipo de
organizacin, la
empresa se divide en
departamentos de
acuerdo a las reas
funcionales que se
han identificado
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
De esta manera, no es
raro encontrar en una
empresa funcional
departamentos tales
como Direccin,
Ventas, Ingeniera.
Mantenimiento,
Operacin, Proyectos,
etctera
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Estructura funcional
Director de Informtica
Gerente de redes
Gerente de desarrollo
Gerente de calidad
Staff 01
Staff 01
Staff 01
Staff 02
Staff 02
Staff 02
Staff 03
Staff 03
Staff 03
Coordinacin del proyecto
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Ventajas y desventajas de la administracin
funcional para la administracin de proyectos
Permite la especializacin
Conflictos entre los gerentes de
proyectos y los gerentes
funcionales
Se disminuyen los efectos que
trae consigo la curva de
aprendizaje
Gerentes de proyectos sin
atribuciones
Se tienen canales verticales de
comunicacin bien establecidos
Gerentes y miembros del
proyecto con exceso de carga
de trabajo
Provee continuidad en las
disciplinas funcionales
(polticas, procedimientos,
etctera)
El equipo no se siente parte del
proyecto
Siempre se da prioridad a quien
paga
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En la organizacin de
proyectos, todo gira
en torno a proyectos,
por lo tanto, veremos
un gerente general,
un gerente 1, gerente
2, etctera
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Estructura de proyectos
Gerente de Informtica
Gerente de Proyecto
de Conectividad
Gerente de Proyecto
Servicios Escolares
Gerente de Proyecto
de Planeacin y Control
Staff 01
Analista y diseador
Desarrollador 1
Staff 02
Desarrollador
Desarrollador 2
Staff 03
Verificador de calidad
Desarrollador 3
Coordinacin
del proyecto
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Ventajas y desventajas de la administracin en base a
proyectos para la administracin de proyectos
Equipo 100% asignado al
proyecto
Colaboradores sin sentido de
pertenencia a la empresa
Mayor compromiso con el
proyecto
Colaboradores con inseguridad
laboral
Rapidez en el tiempo de
respuesta
Es costoso mantener un equipo
especializado en proyecto
Rendicin de cuentas
Oportunidades de crecimiento
limitados
Los integrantes del equipo
trabajan directamente para el
gerente del proyecto
Tendencia a conservar el
personal ms tiempo del
necesario
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La estructura
matricial es una
combinacin de
ambas estructuras
bsicas
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Esta estructura es la
ms comn en la
empresa que,
adems de su
operacin diaria,
continuamente
maneja proyectos
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Estructura matricial
Gerente de Informtica
Gerente de Conectividad Gerente de Desarrollo
Gerente General
de Proyectos
Gerente de calidad
Asistente en redes 01
Desarrollador 01
Gerente 1 de proyectos
Evaluador de calidad 1
Asistente en redes 02
Desarrollador 02
Gerente 2 de proyectos
Evaluador de calidad 2
Asistente en redes 03
Desarrollador 03
Gerente 3 de proyectos
Evaluador de calidad 3
Coordinacin del proyecto
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Sesin 2
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Objetivo
Al trmino de la sesin el alumno:
1. Explicar qu es la administracin de proyectos, las
actividades que involucra y su importancia, con base a las
consecuencias del xito o fracaso vistos en la sesin 1.
2. Identificar las habilidades requeridas para administrar un
proyecto.
3. Explicar la importancia de la administracin de proyectos
considerando su situacin internacional actual.
4. Conocer las tcnicas y herramientas que se aplican en la
administracin de proyectos
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Contenido
1. Administracin de proyectos
a. Definicin e importancia
b. Habilidades requeridas para realizarla
c. El administrador de proyectos
2. Situacin de la administracin de proyectos
a. Organizaciones de administracin de proyectos
b. Project Management Institute
c. Proyectos mltiples
i. La oficina de administracin de proyectos
ii. Administracin del portafolio
iii.Administracin del conocimiento
d. Proyectos globales
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Definicin de administracin de
proyecto
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
La administracin de
proyectos es la
aplicacin de
conocimientos,
habilidades, tcnicas y
herramientas a las
actividades de un
proyecto, para satisfacer
o superar las
necesidades y
expectativas de los
involucrados
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Conocimiento
equivale a saber
Conocimiento del producto,
industria y negocio
Conocimiento de
administracin de proyectos
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Habilidades requeridas en la administracin de proyectos
Saber hacer- poder
Habilidad
Descripcin
Liderazgo
Establecer direccin
Alinear el equipo
Crear un ambiente que motive e inspire
Comunicacin
Escrita, oral, escuchar y hablar
Interna y externa
Formal e informal
Vertical y horizontal
Estilos de escritura
Tcnicas de presentacin y manejo de juntas
Negociacin
Filosofa y tcnicas ganar/ganar
Negociacin de los objetivos de tiempo, costo y
alcance
Negociacin de trminos y condiciones
contractuales
Negociacin de asignacin de recursos
Otros JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Habilidades requeridas en la administracin de proyectos
Saber hacer - poder
Habilidad
Descripcin
Solucin de
problemas
Definicin del problema a identificar y solucionar
las causas principales ms que enjuiciar los
sntomas
Toma de decisiones
Hacer que las
cosas pasen
Venta de ideas
Entendimiento de estructuras formales e informales
Poltica y poder en un sentido positivo
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Qu involucra administrar?
Si deseas
administrar algo,
debes ser capaz
de medir tu
actividad de
administracin
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Qu involucra administrar?
Para poder medir,
necesitas hacer
definiciones claras
sobre lo que vas a
medir. Tambin,
debes escoger o
definir las
unidades de
medida
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Qu involucra administrar?
Algunas veces las
unidades de
medida ya estn
definidas para
nosotros. Por
ejemplo, el dinero
y el tiempo
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Qu involucra administrar?
Sin embargo, en
otros casos, no
existe una unidad
de medida
establecida.
Cmo medimos la
calidad?
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Qu significa administrar?
La administracin
es el trabajo que
se hace para que
el trabajo de una
empresa o
proyecto se
realice
correctamente
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Qu significa administrar?
Ese trabajo
incluye las
acciones que
sealaremos a
continuacin
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Qu significa administrar?
Definicin, que incluye, entre otras
cosas:
El trabajo que se realizar
Los requerimientos que
necesitan satisfacerse
Las especificaciones de lo
que ser hecho
Los mtodos y las unidades
de medicin
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Qu significa administrar?
Planeacin. Con esta actividad se
crear un plan escrito que describe
todo lo que tiene que realizarse
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Qu significa administrar?
Estimacin. Aqu se har una prediccin de lo que tomar o
involucrar hacer las tareas contempladas en el proyecto.
Cunto tiempo? Cul es el costo?
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Qu significa administrar?
Comunicacin. Tendremos que
trabajar con otras personas para
hacer el plan. Tambin, debemos
asegurarnos que todos entienden y
estn de acuerdo en la manera en
que hacemos el trabajo,
mejoramos el plan y sobre cmo
resolver los problemas que van
apareciendo
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Qu significa administrar?
Seguimiento. Con ello compararemos lo que est
sucediendo con lo que fue escrito en el plan
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Qu significa administrar?
Medicin. Mediremos que tan bien estamos
haciendo el trabajo. Se medir el proceso de
cmo se est haciendo el trabajo y tambin el
producto final
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Qu significa administrar?
Informacin (reportando). Reportaremos nuestro estado, dnde
estamos; el progreso, qu tan lejos hemos llegado; nuestros
pronsticos, cundo pensamos que llegaremos a la meta
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Qu significa administrar?
Tomar decisiones. Tenemos
que decidir qu hacer, escribir
los cambios en el plan y
asegurarnos que la gente
sobrelleve el trabajo a ser
realizado
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Qu significa administrar?
Apoyo. Debemos proporcionar
ayuda y soporte, despejar
obstculos de manera que las
personas puedan hacer bien su
trabajo
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Qu significa administrar?
Coordinacin. Trabajaremos
en los detalles de llevar
conjuntamente a las personas
y las cosas a hacer las cosas
del trabajo
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Responsabilidades del administrador del proyecto
Definicin del producto o
servicio que ser creado, tanto
sus caractersticas como su
especificacin, y
aseguramiento de su valor
para la compaa
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Responsabilidades administrador del proyecto
Definicin del plan del
proyecto, esto es, cmo el
proyecto ser terminado o
llevado a cabo
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Responsabilidades administrador del proyecto
Creacin del equipo del
proyecto, apoyando y
delegando autoridad a los
miembros del equipo y
conduciendo al equipo al xito
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Responsabilidades administrador del proyecto
Dar seguimiento a todo,
detectando los problemas
desde su inicio y proveer el
curso de correccin cuando
sea necesario
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Responsabilidades administrador del proyecto
Administrar los procesos y
asegurar la satisfaccin del
cliente
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Tcnicas y herramientas
Apoyos, mtodos y tecnologas
Proceso
1.- Inicio
Tcnicas y herramientas
Mapas mentales
2.- Planeacin
Plan del proyecto
Declaracin del alcance
WBS
Diagrama
organizacional
Matriz de roles y
funciones
Matriz de comunicacin
Calendario de eventos
Estatus semanal
Reporte mensual
Proyecto ruta crtica
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Charter
Estimacin de costos
Presupuesto base
Programa de
erogaciones flujo de
efectivo
Diagrama causa-efecto
con lista de verificacin
Mapa de riesgos
Matriz de
administracin de
riesgos
Matriz de
abastecimiento
Sistema de control de
cambios
Lecciones aprendidas
Tcnicas y herramientas
Apoyos, mtodos y tecnologas
Proceso
3.- Ejecucin
4.- Control
5.- Cierre
Tcnicas y herramientas
Administracin de
concursos y
cotizaciones
Matriz de evaluacin de
alternativas
Administracin de
contratos
Requisiciones de pago
Integracin del equipo
Control del programa
Control presupuestal
Valor ganado
Estatus semanal y
reporte mensual
Sistema de control de
cambios
Lecciones aprendidas
Reporte final
Cierre administrativo
Lecciones al cierre
Cierre contractual
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Organizaciones de
administracin de proyectos
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Organizaciones
profesionales han
reconocido que es
necesario un conjunto
de habilidades
distintas para asegurar
que alguien sea un
administrador de
proyectos exitoso
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Tambin, estas
organizaciones se han
dedicado a asistir a sus
miembros para crear,
mejorar y mantener
estas habilidades
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Entre esas
organizaciones
podemos encontrar las
siguientes:
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Project Management
Institute (PMI)
International Project
Management
Association (IPMA)
Association for Project
Managemente (APM)
Organizaciones
de
Administracin de
Proyecto
Australian Institute of
Project Management
British Standard
Institute (BSI)
Engineering
Advancement
Association of Japan
(ENAA)
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SOLS SALAZAR
El Project Management
Institute (PMI) es la
ms grande de todas
estas organizaciones
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Cada una de estas
organizaciones ha
desarrollado un
conjunto de
estndares para la
administracin de
proyectos
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Estos estndares estn
apegados al ISO 10006
Guide to Quality en
Project Management
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Prcticamente, las
diferencias entre los
estndares puede ser
establecida con base al
nmero de palabras
que contienen
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PMBOK
56,000
APMBoK
13,000
IPMAICB
10,000
ENAAP2M
36,000
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La APM desarroll su
volumen de
conocimientos (Body
of Knowledge) que
identifica 40
competencias claves
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Estas 40 competencias
claves se organizan en
cuatro grupos
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Administracin del
proyecto
Contiene elementos claves que
establecen la diferencia entre la
administracin general y la
administracin de un proyecto
Organizaciones y
personas
Detalla las habilidades cualitativas
principales de un administrador de
proyectos
Tcnicas y
procedimientos
Detalla los mtodos
cuantitativos
Administracin
general
Cubre los conceptos especficos
de la industria
APM
Body of Knowledge
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El APM Body of
Nowledge tambin
proporciona puntos
focales para los
programas ejecutados
por la APM
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APM
Body of Knowledge
Certification
Programme
Evala a una persona en las
competencias en administracin
de proyectos
Course
Accreditation
Programme
Examina los cursos de
capacitacin en
administracin de proyectos
ofrecidos por instituciones
educativas y empresas
privadas
Project
Management
Capability Test
Evala el conocimiento de una
persona sobre el APM Body of
Knowledge
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El British Standard
Institute public el
estndar Guide to
Project Management
(BS6079), adoptado
por la industria y el
gobierno britnico
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La BS6079 establece la
terminologa
comnmente aceptada
y proporciona
diferentes
lineamientos o guas
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Administradores
en general
Proporciona soporte propio
para administradores de
proyectos y sus equipo
Administradores
de proyectos
Apoya a los administradores a
mejorar sus habilidades para
administrar proyectos
Staff de apoyo al
proyecto
Ayuda a entender los asuntos de
administracin de proyectos y sus
soluciones
Educadores y
entrenadores
Ayuda a entender el ambiente
de administracin de proyectos
Guas de la
BS6079
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El Project Management
Institute (PMI)
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El Project Management
Institute (PMI) es la
organizacin ms
grande sobre
administracin de
proyectos
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Tiene alrededor de
150,000 miembros en
ms de 125 pases. Su
Web site es
www.pmi.org
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Se fund en 1969.
Establece estndares
para la administracin
de proyectos, ofrece
seminarios
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Tambin, promueve
programas educativos,
proporciona
certificacin
profesional.
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Adems, realiza
publicaciones tales
como el Project
Management Journal,
Project Management
Quartely, PM Network
y PMI Today
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En 1976, estableci su
primer volumen de
conocimientos, que
en 1987 se convirti
en una gua para el
volumen de
conocimientos de
Administracin de
Proyectos (A Guide to the
Project Management Body of
Knowledge PMBOK; PMI,2000)
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El PMBOK ha sido
revisado varias veces,
teniendo sus
principales
publicaciones en 1996,
2000 y 2005
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Existen,
aproximadamente, 1.5
millones de copias de
todas las versiones en
circulacin del PMBOK
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El PMBOK plasma los
procedimientos,
mtodos y
herramientas
generales que son
cotidianamente
aceptados como parte
de las mejores
prcticas
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Estos procedimientos,
mtodos y
herramientas
generales provienen
de los acuerdos
ocurridos entre los
miembros que
integran al PMI
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El PMBOK es un
Estndar Nacional
Americano (ANS)
aprobado por el
Instituto de
Estndares Nacionales
(ANSI)
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El PMBOK est
organizado en
procesos y cada uno
de los 37 procesos
claves son definidos
como procedimientos
que reciben varias
entradas y producen
varias salidas,
empleando varios
mtodos
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Representacin de los procesos del PMBOK
Entradas
Herramientas
Procesos
Mtodos
Fuente: Brandon, Dan; Project Management for Modern Information Systems
Hershey, PA, USA; IRM Press; p 51
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Salidas
Los procesos del
PMBOK se agrupan en
5 grupos de procesos
que estn
relacionados con la
forma en que el
proyecto es
administrado
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Inicio
Cerrado
Planeacin
Grupos de
procesos
del
PMBOK
Control
Ejecucin
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A la vez, estos
procesos son
adicionalmente
subdivididos en nueve
reas de
conocimientos
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Administracin de la integracin
3 procesos
Administracin del alcance
5 procesos
Administracin del tiempo
5 procesos
Administracin del costo
4 procesos
Administracin de la calidad
3 procesos
Administracin del recurso humano
3 procesos
Administracin de la comunicacin
4 procesos
Administracin de riesgos
4 procesos
Administracin del abastecimiento
6 procesos
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Proyectos mltiples
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Hasta ahora, la administracin de proyecto de Tecnologas
de Informacin basndose en un equipo se ha establecido
de manera muy simple. El administrador de proyecto slo
tiene un proyecto para administrar y los participantes son
slo miembros de un equipo. Todos los miembros del
equipo estn ubicados en proximidades geogrficas muy
cercanas y las actividades se han realizado en el lugar de
trabajo. Actualmente, el panorama de los proyectos se ha
convertido en algo mucho ms complejo en donde todo el
mundo est ocupado en mltiples proyectos y los equipos
estn dispersos en localidades muy distantes. La industria
necesita de recorte de costos y ser ms rpida en su
respuesta a sus mercados, por lo tanto, ha incrementado la
presin en los equipos de los proyectos y en sus
administradores.
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Conforme al Chaos Report, en 2004, de la Standish
Group, el xito de proyectos de TI slo ocurre en la tercera
parte de ellos. Para mejorar la tasa de xitos, muchas
asociaciones y empresas estn investigando asuntos de
administracin de tecnologas de informacin ms amplios.
En lo relativo a administracin de proyectos, estos asuntos
ms amplios incluyen cuestiones tales como administracin del portafolio del proyecto, estndares para procedimiento y polticas para proyectos a nivel corporativo
comprensivos y la administracin del conocimiento.
Como un medio para tal consolidacin y estandarizacin y
para hacer frente a la complejidad de los equipos del
proyecto, las empresas han comenzado por establecer la
oficina de administracin de proyectos.
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Una oficina de proyectos es una
organizacin administrativa
corporativa que evala, mide y,
esencialmente, encausa el
desempeo e interaccin de la
implementacin de los procesos
de proyectos de tecnologas de
informacin en las unidades de
negocio de la empresa
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Eliminacin de
redundancia de
proyectos (entre los
departamentos o
divisiones diferentes)
Funciones de la
Evita el sndrome
lo ms grande y lo
ms tardo
oficina de
administracin
de proyectos
Acceso al estudio
de costo-beneficio
del proyecto
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Estandariza los
procesos de
entrega
Un portafolio de proyecto
de una organizacin es el
conjunto de proyectos en
proceso, incluyendo
aquellos que estn siendo
propuestos
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Premio o
recompensa
Niveles de
prioridad para los
proyectos
Riesgos
Recursos
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As como existe la
priorizacin de los
proyectos, tambin,
existe un esquema de
clasificacin de los
proyectos de
tecnologas de
informacin
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Obligatorio
Son aquellos que deben realizarse para
cumplir con asuntos legales,
disposiciones gubernamentales o por
cuestiones de seguridad
Sustento
Proyectos orientados a mantener la
integridad de la infraestructura de las
tecnologas de informacin
Estratgicos
Son aquellos que prometen mejorar la
posicin competitiva de la empresa
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La administracin del
portafolio de proyectos
es el proceso de evaluar
el portafolio de
proyectos para
asegurarse que se le de
prioridad a los proyectos
que le agregarn el
mayor valor a la
organizacin dentro de
niveles aceptables de
riesgo
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Beneficios que brinda a la empresa el
portafolio de proyecto
1. Decisiones ms justas acerca del financiamiento.
2. Mezcla ptima de riesgo y recompensas.
3. Mejor comunicacin entre los lderes de sistemas
de informacin y los del negocio debido a un
modelo de financiamiento comn.
4. Mayor entendimiento y cooperacin acerca de la
asignacin del financiamiento.
5. Mayor responsabilidad del negocio sobre las
decisiones de inversin.
6. Mayor eficiencia en el uso de los recursos.
7. Menos traslapamientos de proyectos y esfuerzos
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La informacin son datos
dotados con relevancia y
propsito, sin embargo,
el conocimiento es
distinto de la
informacin y
proporciona un mayor
nivel de significado.
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La habilidad de actuar es
es una parte integral del
ser con conocimiento.
Tener conocimientos
implica que el individuo
puede ser ejercitado
para resolver un
problema mientras que si
slo posee informacin
no lo puede hacer
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La administracin del
conocimiento (KM) es un
proceso que ayuda a la
organizacin a
identificar, seleccionar y
transferir pericia y
conocimientos
importantes que son
parte de la memoria de
la organizacin
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
La oficina de
administracin de
proyectos fomenta la
administracin de
conocimientos mediante
el patrocinio o
realizacin de iniciativas
sobre el conocimiento
para identificarlo,
compartirlo formalmente
y apalancar su valor por
medio de la reutilizacin
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Terminamos
Gracias por tu atencin!
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
Bibliografa
1. Brandon, Dan; Project Management for
Modern Information Systems; Hershey, PA,
USA; IRM Press; 2005
2. Yamal, Chaomun; Administracin Profesional
de Proyectos, Una Gua Prctica para
Programar el xito de sus Proyectos; Mxico;
Mc Graw-Hill Interamericana; 2002
3. Taylor, James; Managing Information
Technology Projects. Applying Project
Management Strategies to Software,
Hardware, and Integration Initiatives;
AMACOM;2004
JUAN MANUEL SOLS SALAZAR
