La informacin incluida en este apartado ha sido extraida del libro:Open ERP a

modern approach to integrated business management based on a free Open

Source software system escrito por Geoffrey S. Gardiner y Fabien Pinckaers
(Creador de OpenERP)
Segn su propia definicin y Orden de mdulos bsicos, seran los que se
muestran a continuacin:

Empresas
Facturacin, cobros y pagos
Contabilidad
Estadsticas
Productos
Recursos humanos
Control de inventario
Gestin de Atencin a Clientes y Proveedores
Gestin de Compras
Gestin de Almacenes
Workflow de procesos
Gestin de proyectos
Planificacin de Proyectos
Gestin de Produccin/Fabricacin
Gestin de Ventas
Facturacin
Gestin de informes
Gestor documental
Porqu es diferente OpenERP de otros ERPs

Empresas o Partners
En OpenERP, tanto mi propia empresa, como los Clientes como los
proveedores se engloban en un concepto denominado Partner. Es decir, mi
empresa, todos los Clientes y todos los proveeodores deben estar registrados
en la aplicacin como partners.
En la ficha de un partner se puede registrar toda la informacin referente a un
partner, distribuyendose la informacin en solapas:

General > Se incluirn datos generales del partner

Info Extra > Informacin extra

Historia de eventos > Mostrar todas aquellas cosas que han pasado
con el partner. Por ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los
tickets de soporte que nos ha pasado, facturas pendientes etc. Desde
esta pantalla tendremos acceso a todos los objetos relacionados con el
Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento concreto sin
tener que volver a realizar bsquedas innecesarias en el mdulo
correspondiente.
Propiedades

Adems, contamos con botones que nos muestran las acciones que podemos
realizar con un partner:

Labels: Imprimir etiquetas

Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del
Cliente
Estructura de la empresa: Ver el arbol de estructura de la empresa
Enviar un SMS: Permite enviar SMSs a los partners seleccionado.
Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una seleccin de partners

Facturacin, Cobros y Pagos

OpenERP permite cualquier combinacin de creacin de facturas desde pedido
o albarn. Un pedido varios albaranes, un albarn una factura, un albarn
varias facturas etc.
Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice
la empresa (Giros, pagars, transferencia, confirming, factoring etc)

Configuracin de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores

Facturas automticas desde pedido o albarn
Generacin automtica de efectos de cobro y pago
Remesas de recibos (CSB19, CSB58), rdenes de pago o transferencia
(CSB34)
Importacin de extractos bancarios (AEB43)
Envo telemtico de remesas al banco.
Conciliacin bancaria automtica.
Gestin de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de
proveedores.

Contabilidad y Finanzas
La contabilidad en Open ERPs es de doble entrada y soporta multiples
divisiones de la compaa y multiples compaas, asi como varios idiomas y
monedas.
La mayora de los asientos contables son generados automticamente por el
sistema, por lo tanto se evita la introduccin manual de datos y los errores de
digitacin.
El rea de finanzas est enlazada con todo el resto de mdulos de la
aplicacin, por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos,

sino que existen acciones definidas interactuando con otras reas que
optimizan la gestin global de la empresa.
Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a un parter en una lista de morosos, el
Ciente ser bloqueado para cualquier accion comercial de nuestra empresa
con l. Por ejemplo en pedidos de venta o envos de mercanca, hasta que sea
desmarcado como moroso.
OpenERP permite llevar una contabilidad analtica presupuestaria y de costes,
adems de los siguientes puntos:

Definicin de la estructura del plan contable.

Ejercicios, perodos (mensuales, trimestrales)
Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones
IRPF)
Plazos de pago
Liquidaciones
Procesos automticos de Cierre del ao
Informes anuales: Balance, prdidas y ganancias.
AEAT 347, AEAT349

Estadsticas (Dashboards y pantallas de anlisis avanzado)

A diferencia de otros ERPS, OpenERP cuenta con informacin estadstica
dinmica para finanzas, proyectos y fabricacin.
Las pginas de estadsticas, adems de facilitar informacin, sirven para
organizar el trabajo de un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de
proyectos, se incluye la lista de prximas tareas del usuario. Desde esta misma
pantalla puede navegar a la tarea.
Adems, los grficos y datos son dinmicos pudiendo ser filtrados in-situ.
Tambin se puede abrir cualquier elemento de la lista para ver estadsticas
detalladas de dicho elemento.
Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades
de cada empresa.
Todas las aplicaciones de OpenERP cuentan con su propia rea de informes y
estadsticas dinmicas que permiten filtrados, agrupaciones de datos y
exportacin a archivos externos.
Productos
En OpenERP producto significa:

Almacenable
Consumible
Servicio

Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la

definicin del producto y sus variantes. Las variantes de productos son

definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla,
peso, calidad, densidad )
Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de
compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.
Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se
pueden construir definiendo reglas. Esta opcin permite definir mltiples
descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de
precio, ofertas en un determinado rango de productos.
Existen mdulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del mdulo
de productos. Algunos de ellos son:

membership: Gestin de suscriptores de los miembros de una compaa

electronic: Gestin de productos de electronica
fashion: Gestin de productos textil o moda
extended: Gestin de costes de produccion
expiry: Gestin de caducidad de productos
foundry: Gestin de productos del rea del metal (forja)

Recursos humanos
El mdulo de gestin de recursos humanos de OpenERP ofrece la siguiente
funcionalidad:

Gestin de empleados y calendario de vacaciones

Gestin de contratos de empleados
Gestin de beneficios
Gestin de ausencias
Gestin de Procesos de reclamacin
Gestin del rendimiento de empleados
Gestin de perfiles y responsabilidades de los empleados

La mayora de estos mdulos tienen posibilidad de ser ampliados con mdulos

adicionales, pero son provistos con la funcionalidad standar en el menu
principal de OpenEPR cuando se instala el mdulo de recursos humanos.
Control de inventario
Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a
inventario seran los siguientes.

Gestin de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones)

Gestin de la rotacin de inventario y niveles de stock
Ejecucin de las rdenes de empaquetado generadas por el sistema
Ejecucin de envo con albaranes de entrega y clculo de los gastos de
envo.
Gestin de lotes y nmeros de serie para trazabilidad
Clculo de niveles tericos de stock y valoracin automtica de stock.
Definicin de reglas para reabastecimiento de stock.

Los albaranes de venta son generalmente creados automticamente desde

pedidos de venta.
Las entradas y salidas de almacn son tambin tratadas como de doble
entrada. Cualquier movimiento de almacn es definido en Open con un origen y
un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quien o
qu lo modific ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida.
La mayora de los ERPs para control de inventario nicamente ofrecen una lista
de produtos con su nivel de stock. En Open, se puede realizar un seguimiento
exhaustivo de los movimientos de la mercanca desde que se recibe del
proveedor hasta que llega al Cliente.
OpenERP tambin maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por
lo que se puede gestionar el stock consignado.
La definicin de los almacenes puede ser jerrquica por lo que puede
analizarse el stock a varios niveles de detalle.
Gestin de Atencin a Clientes(CRM) y Proveedores (SRM)
OpenERP ofrece adems de un mdulo de atencin al Cliente, un mdulo de
atencin al proveedor.
Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos mdulos es:

Gestin de casos:
o
El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones
de los Clientes o proveedores que requieran una atencin posterior
por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos
pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestin
de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo.
o
OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los
usuarios del sistema, clientes y proveedores.
o
Puede automticametne reasignar un caso, enviar alarmas por email y enlazar con otros documentos y procesos de OpenERP.
Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de e-mail
donde puede actualizar un caso automticamente desde los e-mails
enviados y recibidos.
Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden
automticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso
abierto nunca se pierda.
Adems, existen herramientas para incrementar la productividad de todo
el personal en su trabajo diario:
o
Un editor de documentos que tiene un interfaz con openOffice.
o
interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook
con OpenERP.
o
Un plugin de outlook que permite almacenar automticametne los
e-mails y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con
OpenERP.

Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite

acceder a algunos datos de su sistema.
o
Se puede implementar una poltica de mejora continua de los
servicios, utilizando algunas de las herramientas estadsticas de
OpenERP para analizar las diferentes comunicaciones con sus
partners.
o

Gestin de Compras
El mdulo de gestin de compras permite:

Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en

rdenes de compra
OpenERP tiene varios mtodos de monitorizar factura y realizar el
seguimiento de la recepcin de materiales solicitados.
Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancas faltantes.
Gestin de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.
Las reglas de reabastecimiento de mercanca del sistema permiten
generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra)
automticamente.
Tambin es pueden configurar para que se ejecute un procemiento
totalmente ajustado a las nesidades de compra marcadas por el rea de
fabricacin.

Workflow de documentos (Procesos)

Un workflow de documentos, es una secuencia de estados por los que pasa un
documento segn unas condiciones predeterminadas.
Por ejemplo: Un pedido de compra se crea en estado borrador. Alguien lo
confirma. El documento no puede ser enviado al proveedor hasta que sea
confirmado. En este workflow hay 2 estados borrador y confirmado. El
documento pasa de uno a otro cuando alguien lo confirma.
El paso de estado de un documento puede ser automtico segn las
condiciones que se establezcan o puede ser realizado manualmente por un
usuario con permisos para ello.
OpenERP puede mostrar el workflow de cualquier operacin y el estado de un
documento siguiendo el workflow. Tambin se puede imprimir el diagrama
(grficamente) de estados de un documento.
Gestin y Planificacin de proyectos
Este mdulo permite:

Definir tareas y requerimientos de estas tareas.

Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos
planificacion de proyectos
Organizacin
Comunicacin automtica con los partners
Impresin de diagramas de Gantt

Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte,

fabricacin o desarrollo. Es un mdulo universal adaptado a cualquier
proyecto de cualquier rea de la empresa.
Permite definir Subproyectos
Control de tareas y planificacin de proyectos
Calendarios de tareas
Control de costes de proyectos

Gestin de Produccin/Fabricacin
Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de
productos.

Listas de materiales multinivel

Listas de materiales virtuales o fantasma
Creacin e impresin de rdenes de fabricacin
Planificacin y creacin automtica de rdenes de fabricacin.
Creacin automtica de necesidades de compra desde fabricacin.
Actualizacin automtica de stocks segn cantidades indicadas en la
orden.
Control de costes de fabricacin

Recientemente se han publicado los mdulos extendidos para la gestin de

fabricacin en OpenERP. Extienden la funcionalidad standard ampliando los
siguientes conceptos:

Rediseo de datos maestros.

Incluimos un nuevo concepto fbrica. Este objeto nos permitir definir
la estructura de una fbrica que contenga mquinas.
Extensin de los datos maestros de una mquina. Mquinas alternativas
en las que realizar operaciones.
Como punto importante, definimos un maestro de operaciones y
rediseamos el proceso productivo donde dicho proceso se basa en una
secuencia de operaciones del maestro.
Optimizacin de la orden de fabricacin y control total de costes
previstos y costes reales de una orden.
Control de fases de una orden. Consumo de materiales y produccin de
semielaborados por cada fase/operacin y no slo en la orden completa.
Control de costes de materiales, mquinas y operarios por fase y orden
> enlace con contabilidad analtica.
Proceso de subcontratacin de operaciones de fabricacin.

Gestin de Ventas
La funcionalidad ofrecida en esta rea es similar a la ofrecida en el rea de
compras, sin embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada
una.

Creacin de pedidos de venta.

Revisin de los pedidos en sus distintos estados.
Consulta del Workflow de los pedidos de venta

Confirmacin de envo
Se puede definir una fecha de facturacin y las condiciones
individualmente en cada pedido
Los gastos de envo pueden asignarse usando una tabla de tarifas
donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de
transporte.
Albaranes automticos desde pedido
Albaranes de envos parciales

Personalizacin de informes

OpenERP incluye de base informes predefinidos que pueden ser

fcilmente adaptados a las necesidades del Cliente.

Permite la creacin de nuevos informes en cualquier objeto

Gestor Documental
OpenERP incluye de base un potentsimo gestor documental que permite
asociar cualquier tipo de archivo a cualquier objeto. Esto permite organizar la
informacin asociada a cualquier entidad que se utilice en la empresa en un
nico sitio. Ej:

Planos en hoja de ruta o productos

Pedido del Cliente escaneado, asociado al pedido registrado en
OpenERP
Contrato firmado escaneado, asociado a proyecto, pedido de venta o
Cliente

Son infinidad los usos que se le pueden dar a esta utilidad. El ahorro de tiempo
y la mejora en la organizacin de documentos imprescindible en cualquier
empresa, es evidente.
Integracin con otras herramientas
Existen conectores publicados con las siguientes herramientas externas

Zencart / Oscommerce: Tienda online

Magento: Tienda online
Joomla: Gestor de contenidos
Moodle (en construccin): Plataforma e-learning
Jasper Reports (ireports): Creacin de informes
OpenOffice: Herramientas de oficina
Thunderbird: Correo electrnico
Google maps: Mapas de google

Verticales de sectores concretos

OpenERP incluye mdulos verticales para sectores concretos:

Formacin (gestin de academias, institutos, universidades)

Hospitales (Medical)
Casas de subastas
Hoteles y restaurantes

Porqu es diferente OpenERP de otros ERPs

Podemos decir que hasta aqu, los mdulos detallados podran ser ofrecidos
por otros ERPs.
Lo que diferencia a OpenERP del resto, es que:

OpenERP es opensource. Quiere decir, Software libre. Lo que significa

que no existe coste de licencias inicial, ni de actualizacin, ni de instalacin
de mdulos, ni por usuario. El nmero de usuarios no incrementa en
ningn caso el coste de licencias iniciales, ni de mantenimiento anual, ni
de ningn otro tipo.
Est montado sobre una plataforma ntegramente orientada a objetos,
con la tecnologa ms actual. Incluye la posibilidad de realizar
modificaciones y adaptaciones de cualquier pantalla, aadir campos,
modificar formularios o informes SIN PROGRAMAR. Esto incide
directamente en la disminucin de costes si fuese necesaria una
personalizacin.
Es ergonmica, usable e intuitiva. Esto incide en la disminucin de
costes de formacin de los usuarios, a los que se les evita tener que
aprender complejos procedimientos para realizar su trabajo.
Infinidad de funcionalidad (ms de 1000 mdulos) han sido
desarrollados por los distintos partners de OpenERP y estn disponibles
para su instalacin. Posiblemente la funcionalidad requerida, YA EXISTE
por lo que se evitan multitud de desarrollos a medida.
Existen partners y colaboradores a nivel mundial que estn
continuamente desarrollando y aportando nuevas tecnologas y
funcionalidad. Se asegura su continuidad durante muchos, muchos aos.
OpenERP est presente en ms de 60 pases y ha sido traducido a 30
idiomas. Existe comunidad de soporte y foros gratuitos donde poder
consultar a cualquier hora.
Al ser abierto, una empresa puede tener sus propios tcnicos
informticos que realicen el mantenimiento de la aplicacin, instalacin de
mdulos y posteriores programaciones a medida si fuesen necesarios. Una
empresa puede ser autosuficiente en el mantenimiento del software
instalado, incluso puede convertirse en partner y aportar sus desarrollos a
la comunidad obteniendo visibilidad ante sus Clientes o ante otros usuarios
de OpenERP.