3.
1 MTODOLOGA JICA
JICA es un organismo de la Cooperacin Tcnica del Gobierno de Japn. La
agencia de cooperacin internacional de Japn es un organismo que fue
desarrollado el 1 de octubre de 2003 con el objetivo de mejorar el desarrollo
socioeconmico de pases que estn en vas de desarrollo, y fomentar la
cooperacin internacional.
JICA
actualmente tiene aproximadamente cien
expertos y profesionales
voluntarios que apoyan diversas organizaciones mexicanas, adems, cerca de
200 mexicanos visitan la nacin japonesa para recibir capacitacin tcnica. Desde
2005 ha sido presidida por la Sra. Sadako Ogata, ex Alta Comisionada de
Naciones Unidas para los Refugiados.
Para la cooperacin de los pases en desarrollo, JICA cuenta con
aproximadamente 56 oficinas en 55 pases de Asia, frica, Amrica Latina,
Cercano y Medio Oriente, Oceana, as como Europa Oriental.
JICA-Mxico est ubicado en Ejrcito Nacional 904 piso 17, Col. Palmas Polanco
Mxico, D.F.
La metodologa JICA consiste bsicamente en 5 pasos1:
Prediagnstico.
En este primer paso se muestra un anlisis general de la situacin actual de la
empresa que consiste bsicamente en la recoleccin de informacin general en el
interior de la misma, como lo son el nmero de empleados, fecha de
establecimiento, organigramas, informacin financiera, registro de ventas anual,
entre otros.
Se establecen las reas de la empresa que requieren diagnstico y asesora, as
como un anlisis FODA estimado, todo esto con el objetivo de llevar a cabo el
diagnstico.
1
PEREZ, Ana Mara, et al. Procedimiento para la prctica empresarial. Consultores PYME con metodologa
JICA, 2008
Como complemento de este primer paso se realiza un pre-anlisis de los factores
externos a la organizacin que son importantes para el correcto funcionamiento de
la empresa. Estos factores son los econmicos, que pueden ser las tasas de
inters de los bancos, nuevas polticas econmicas establecidas por el estado,
inflacin, niveles de precios, polticas fiscales y tributarias, entre otras. Tambin se
encuentran los factores de ubicacin del negocio, de los clientes y de los
competidores, estos factores son los de infraestructura. Adems de stos, es
importante conocer todo aquello que influye en una determinada ubicacin de la
empresa, como lo es el mercado de consumo, el terreno y mercado de
establecimiento.
Por otro lado, hoy en da la tecnologa es un aspecto muy importante en el
desarrollo y funcionamiento de las empresas. Por lo tanto, es primordial estar al
tanto de las nuevas herramientas tecnolgicas que pueden o no introducirse en el
negocio. Es irrefutable el hecho de que el factor humano es la parte esencial de
una empresa, por ms automatizada que est, sin este factor sera muy difcil el
correcto funcionamiento de una empresa. En general se deben tomar en cuenta
los factores antes mencionados, adems de los factores naturales, sociales y
culturales.
Ejecucin del diagnstico de la empresa por sector.
Esta etapa del mtodo JICA tiene como objetivo detectar las reas dentro de la
empresa susceptibles a mejora. Para el desarrollo de este segundo paso se debe
profundizar en la informacin obtenida en el primer paso del mtodo, esto se hace
a travs de entrevistas realizadas a los jefes o responsables de las reas de
inters.
Posteriormente se realiza un anlisis FODA. La integracin del empresario en
dicho anlisis es fundamental.
El anlisis FODA es una herramienta analtica que permite trabajar con los
factores externos e internos que pueden ser o no perjudiciales para la empresa.
Tiene diversas aplicaciones, y puede ser aplicado en las diversas reas que
conforman la empresa. Muchas de las conclusiones obtenidas por el anlisis
FODA pueden ser fundamentales para la toma de decisiones de alto impacto y
bajo costo.
El anlisis FODA se compara con dos elementos desarrollados en este
es segundo
paso, el primero es un informe breve previamente escrito en el cual se describe
la situacin actual de las reas de inters y el segundo es una evaluacin por
sector de la empresa en cinco niveles. La evaluacin en cinco niveles
niv
es un
anlisis diagrama radar de las cinco reas funcionales
funcionales. Para
ara el desarrollo de la
evaluacin se realiza una serie de cuestionarios que abarcan las distintas reas
que conforman los sectores industria, comercio y servicios; es importante sealar
que los cuestionarios slo
lo se realizan en el sector en el que se desarrolla la
empresa.. El criterio para la evaluacin en cinco niveles es el siguiente:
CALIFICACIN
INDICADOR
10
Excelente
S, se conoce y se aplica en su totalidad en alto grado.
Siempre formal y por escrito.
Se actualiza en forma constante.
Lo conoce todo el personal.
Est totalmente consolidado.
Se cuenta con ello.
Eficiente en su totalidad.
8
Bien
Se tiene por escrito de manera formal, no se actualiza.
Casi siempre se usa pero no en su totalidad.
Est por consolidarse.
6
Regular
Se cuenta con ello y se lleva a cabo de manera informal.
S pero no se lleva a la prctica muy frecuentemente.
A veces es eficiente.
4
Mal
No se utiliza.
Parcialmente por escrito en algunos puntos.
Casi desconocido por el personal.
Poco, casi nulo.
S pero no actualizado.
2
Muy Mal
No.
No existe ninguno.
Lo desconocen todos.
No lo hace.
Los siguientes grficos son ejemplos de diagramas radar en cinco niveles de
tres sectores: industria, comercio y servicios;
stos nos muestran los resultados
obtenidos de los cuestionarios elaborados en las distintas reas de la empresa:
SECTOR INDUSTRIA
1. ADMINISTRACIN
10
8
6
4
2
0
5. FINANZAS
4. RECURSOS HUMANOS
2. PRODUCCIN
3. MERCADOTECNIA
SECTOR COMERCIO
1. ADMINISTRACIN
10
8
6
5. FINANZAS
4
2
2. COMPRAS
4. RECURSOS HUMANOS
3. VENTAS Y TIENDAS
SECTOR SERVICIOS
ADMINISTRACIN
10
8
6
FINANZAS
OPERACIONES
2
0
REC. HUMANOS
MERCADOTECNIA
Anlisis de Problemas y Ventajas.
El tercer paso de la metodologa JICA tiene como objetivo priorizar las soluciones
a travs de la evaluacin detallada de slo dos reas dbiles de la empresa. La
razn de seleccionar dos reas de la empresa es la importancia que representa la
resolucin de estas dos reas debido a su alto grado de susceptibilidad para la
mejora. En el punto anterior a la metodologa la evaluacin es general. En esta
etapa se realiza nuevamente la evaluacin de las dos reas seleccionadas de una
forma ms detallada. En los siguientes cuadros se muestran ejemplos de
diagramas radares con los resultados de las evaluaciones, otra vez en cinco
niveles, de las reas susceptibles de mejora; es importante recalcar que los cinco
diagramas radares se muestran con el objetivo de tener una idea general de las
reas que evalan.
Los siguientes diagramas muestran la e
evaluacin detallada de las 5 reas del
sector Industrial.
Los siguientes diagramas muestran la e
evaluacin detallada de las 5 reas del
sector comercio
Los siguientes diagramas muestran la e
evaluacin detallada de las 5 reas del
sector servicios.
Una vez localizados los puntos crticos de las reas dbiles, se elabora un anlisis
FODA de las mismas con el fin de corroborar datos obtenidos de la evaluacin
detallada en cinco niveles y priorizar la atencin a las reas. Es primordial que se
haga un anlisis de los elementos cualitativos donde el consultor puede hacerse
de la herramienta de anlisis cualitativo que ms le convenga. Una vez realizado
esto, se procede al anlisis causa-raz, donde nuevamente el consultor hace uso
de herramientas como los cinco por qu, diagrama Ishikawa, diagrama de Pareto,
etc., para determinar de la mejor manera posible las estrategias de mejora.
Elaboracin del plan de asesora y mejora.
En el paso anterior del mtodo JICA se termin el diagnstico de la empresa, por
lo tanto, para este nivel se tienen perfectamente ubicadas las reas con mayor
oportunidad de mejora. Se procede a elaborar el plan de asesora y mejora que
est enfocado a las reas prioritarias. Para tener una idea ms clara del
procedimiento para la elaboracin del plan de asesora y mejora se muestra el
siguiente diagrama de flujo:
1. Administracin
y control
Diagrama
radar de los 5
sectores
(administracin
general)
2. Produccin
3. Mercadotecnia
Baja
Puntuacin
(reas
prioritarias)
4. Recursos
humanos
5. Finanzas
Desarrollo de
propuestas
Elaboracin
del plan de
mejora
Anlisis de
Problemtica
Identificacin
de acciones
de mejora
La mejora consiste en ciertas actividades que mejoran el desarrollo y funcionalidad
de una empresa, que sin la participacin de las personas que la integran, no se
lograra de la manera ms ptima. Para que las empresas puedan responder a los
grandes cambios que se presentan a nivel nacional e internacional, es necesario
realizar cambios internos, es decir cambios al interior de la empresa que no son
slo cambios culturales, sino que permitan concebir de una forma diferente el
entorno y provoquen el impacto deseado del plan de mejora. Por ello es necesario
que el consultor establezca en la empresa la cultura de mejora. Entre un cambio y
otro, se debern continuar las actividades para la mejora. Una mejora mayor se
constituye acumulando constantemente mejoras pequeas2
El plan de mejora va dirigido a las reas con menor puntuacin obtenida, pero lo
ms importante es que el plan no debe de perder los objetivos de la empresa. En
los diagramas de abajo se presentan algunas herramientas de anlisis que son
prcticas para la elaboracin del plan de mejora.
EL PRINCIPIO DE LOS TRES GUEN3:
Guenba: Sitio de Trabajo (Estar en el lugar de los Hechos).
Guenbutsu: Objeto de Anlisis (Observar y tomar o generar evidencias)
Guenjitsu: Situacin real. Pensar de manera realista.
Este principio se utiliza constantemente para la resolucin de los problemas en
hechos prcticos.
Ejemplo 1. En el departamento de compras nace un conflicto de cualquier
naturaleza.
Mala accin: Se discuten y toman medidas conforme a los informes recibidos por
otras personas.
Los tres Guen: Se dirige al lugar de trabajo para observar y analizar los hechos
creando un juicio adecuado.
PEREZ, Ana Mara, et al. Procedimiento para la prctica empresarial. Consultores PYME con
metodologa JICA, 2008
3
MASUDA, Koji. Principios de los 3 Guen. Diciembre 2008.
DIAGRAMA ISHIKAWA4:
SHIMODA, Kazumasa. Capacitacin
Capacitacin. Septiembre- Diciembre 2008.
Es una herramienta que naci en el siglo XX. Fue creada por el Dr. Kaoru
Ishikawa. Este diagrama tambin se conoce como diagrama causa-efecto o
diagrama de pescado; es un anlisis que permite encontrar el origen del problema
a analizar (lado derecho). Dicho de otra manera, permite organizar y representar
las diferentes teoras propuestas sobre las causas de un problema. Adems de
que el diagrama ayuda a ampliar la comprensin del problema, esta herramienta
motiva el anlisis y discusin grupal que permite visualizar las razones o factores,
tomar decisiones y organizar planes de accin.
A continuacin se muestra un ejemplo de aplicacin del diagrama de Ishikawa.5
LEYVA, Carlos. Diagnstico [Link] 2008
LOS 5 PORQU:
Esta es una herramienta muy sencilla que tiene como objetivo encontrar la causa
raz de algn problema identificado. El procedimiento consiste en realizar
preguntas que permitirn analizar las relaciones de causa-efecto. Una causa raz
es la causa inicial que origina una cadena de causas que llevan a un efecto de
inters. Es muy importante saber en qu momento dejar de preguntar. El criterio
del analista es el que le permite decidir en qu momento parar, una vez que se ha
identificado la raz problema donde se podr implementar un plan. El siguiente
cuadro muestra un ejemplo de la tcnica:
PROBLEMA: MI AUTO NO ARRANCA
Por qu no arranca? Porque la batera est muerta.
Por qu la batera est muerta? Porque el alternador no
funciona.
[Link] qu el alternador no funciona? Porque se rompi la cinta.
[Link] qu se rompi la cinta? Porque el alternador est fuera
de su tiempo til de vida y no fue reemplazado.
[Link] qu no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo
mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante.
Este ejemplo puede continuar si se realizan ms preguntas y no se puede decir
que sea incorrecto, ya que la tcnica de los cinco porqus no es fija, sino que es
una incitacin a hacer varias iteraciones para encontrar la causa raz.
Elaboracin del reporte y presentacin a la empresa.
Como ltimo paso del mtodo JICA se debe presentar a la empresa el reporte
de mejora que especifica los problemas encontrados y las acciones claras y
concisas que permitirn la mejora. Es importante decir que no se deben indicar
problemas de toda ndole, es decir, slo se deben especificar los problemas
concretos encontrados en las reas con mayor susceptibilidad de mejora, ya que
si se presentan en el reporte problemas de toda ndole, la empresa tiene como
efecto hacer uso de toda clase de recomendaciones, lo que originara una
confusin.
Cuando se elabora el reporte, se deben considerar algunos puntos
importantes:6
que son
1. Hacer comprender a la empresa sobre el resultado del Diagnstico Integral y
promover las actividades para la mejora.
2. Hacer recomendaciones reales y concretas que sirvan en las actividades para
la mejora que va a realizar la empresa.
3. Realizar la presentacin de manera que la empresa comprenda fcilmente las
recomendaciones. En caso necesario, utilizar dibujos, fotos o diagramas para su
explicacin.
PEREZ, Ana Mara, et al. Procedimiento para la prctica empresarial. Consultores PYME con
metodologa JICA, 2008. Pg. 96.
