Ejemplos de transacciones entre regmenes
Si vende mercancas o servicios debe contabilizar el activo
Cdigo
Cuenta
135515
Retencin en la fuente
135517
IVA retenido
135518
Impuesto ICA retenido
Si compra mercancas o servicios debe contabilizar el pasivo
236540
Retencin en compras
236740
IVA retenido en compras
236840
Impuesto de ICA retenido
Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo a la legislacin el registro de
contabilidad anterior por valor de $1.000.000 se disgrega en los siguientes trminos.
Las siguientes mercancas tienen un costo de venta de $8.000.000 y de venta por valor de
$10.000.000 con impuesto al valor agregado del 16%. La retencin en la fuente del IVA es
el 50%, la retencin a ttulo de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retencin en
la fuente a ttulo de impuesto de industria y comercio del 0.4%, sobre la base de
$10.000.000. Se utilizarn los valores de esta factura para los siguientes ejemplos:
1
Grande contribuyente compra a grande contribuyente
Grande contribuyente vende a grande contribuyente
Grande contribuyente compra a rgimen comn
Rgimen comn vende a grande contribuyente
Grande contribuyente compra a rgimen simplificado
Rgimen simplificado vende a grande contribuyente
Rgimen comn compra a grande contribuyente
Grande contribuyente vende a rgimen comn
Rgimen comn compra a rgimen comn
10
Rgimen comn vende a rgimen comn
11
Rgimen comn compra a rgimen simplificado
12
Rgimen simplificado vende a rgimen comn
13
Rgimen simplificado compra a rgimen simplificado
14
Rgimen simplificado vende a rgimen simplificado
1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente
Cdigos
Cuentas
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
240802
Impuesto a las ventas en compras
236540
Retencin en la fuente Compras
220505
Proveedores
Dbitos
Crditos
10.000.000
1.600.000
350.000
11.250.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a xito S.A.
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
11.250.000
11.250.000
Registra el pago de la factura 8.000 a xito S.A. mediante comprobante de pago
2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes Nacionales
135515
Retencin en la fuente
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
Dbitos
Crditos
11.250.000
350.000
10.000.000
1.600.000
Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.
Cdigos
Cuentas
613536
Costo de ventas
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
Dbitos
Crditos
8.000.000
8.000.000
Registra el costo de la mercancas vendida
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes Nacionales
Dbitos
Crditos
11.250.000
11.250.000
Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.
Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancas no fabricadas por la empresa,
lleve el mismo dgito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es
413536 Venta de electrodomsticos y muebles para tener coherencias entre las
actividades; adems toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente
para soportar la realizacin de la factura y que en el momento de pago, as sea
inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial.
3. Grande contribuyente compra a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
143536
Inventarios
10.000.000
240802
Impuesto a las ventas
236540
Retencin en compras
350.000
236740
IVA retenido en compras
800.000
236840
ICA retenido en compras
40.000
220505
Proveedores nacionales
10.410.000
1.600.000
Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
10.410.000
10.410.000
Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda
Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligacin
que tiene que pagar en el perodo fiscal siguiente (236540 para retencin en la fuente,
236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaracin de retencin en
la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y
comercio en el bimestre siguiente.
4. Rgimen comn vende a grande contribuyente
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
130505
Clientes nacionales
10.410.000
135515
Retencin en la fuente
350.000
135517
IVA retenido
800.000
135518
ICA retenido
40.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
10.000.000
1.600.000
Registra la venta de la factura 5.000 a xito S.A.
Cdigos
613536
Cuentas
Costo de ventas
Dbitos
8.000.000
Crditos
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
8.000.000
Registra el costo de la mercancas vendida
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes nacionales
Dbitos
Crditos
10.410.000
10.410.000
Registra la recepcin del dinero en venta de la factura 5.000 a xito S.A.
Para la persona a la cual se le hace la retencin, se constituye en un impuesto pagado por
anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta
135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre
otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a
pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la
declaracin. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las
ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar
del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente ao.
5. Grande contribuyente compra a rgimen simplificado
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240802
IVA asumido en compras a R. simplificado
800.000
236540
Retencin en compras
350.000
236740
IVA retenido en compras a R. simplificado
800.000
236840
Impuesto de ICA retenido
220505
Proveedores
40.000
9.610.000
Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
9.610.000
9.610.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis
6. Rgimen simplificado vende a grande contribuyente
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes nacionales
135515
Retencin en la fuente
135518
ICA retenido
Dbitos
Crditos
9.610.000
350.000
40.000
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
10.000.000
Registra la venta de la factura 3.000 a xito S.A.
El rgimen simplificado contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios
y el respectivo recibo de pago del cliente.
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes
Dbitos
Crditos
9.610.000
9.610.000
Registra el recaudo de la factura 5.000 a xito S.A.
Aunque el rgimen simplificado no est obligado a generar factura en sus operaciones de
venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debera generar los respectivos
soportes contables y realizar su respectiva contabilizacin.
7. Rgimen comn compra a grande contribuyente
Cdigos
Cuentas
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
240802
Impuesto a las ventas en compras
220505
Proveedores
Dbitos
Crditos
10.000.000
1.600.000
11.600.000
Registra la compra mediante factura 8989 a xito S.A.
Ojo falta retencin en renta porque no es aut
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
11.600.000
11.600.000
Registra el pago de la factura 3.000 a xito S.A.
El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo que en el
punto.
8. Gran contribuyente vende a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes
413536
Venta de electrodomsticos
Dbitos
Crditos
11.600.000
10.000.000
240802
Impuesto a las ventas
1.600.000
Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
Ojo le retienen en renta por no ser aut
Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercanca vendida y el recibo de
pago del cliente.
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes
Dbitos
Crditos
11.600.000
11.600.000
Registra el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
9. Rgimen comn compra a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
240802
Impuesto a las ventas en compras
236540
Retencin en la fuente
220505
Proveedores
Dbitos
Crditos
10.000.000
1.600.000
350.000
11.250.000
Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
Ojo retiene en ica
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
11.250.000
11.250.000
Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
10. Rgimen comn vende a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes Nacionales
135515
Retencin en la fuente
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
240804
Impuesto sobre las ventas por pagar
Registra la venta de la factura 3033 a Almacn Campen Ltda.
Le retienen en ica
Dbitos
Crditos
11.250.000
350.000
10.000.000
1.600.000
El rgimen comn contabiliza el costo de la mercanca vendida por $8.000.000 y el
correspondiente recibo de pago del cliente.
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes Nacionales
Dbitos
Crditos
11.250.000
11.250.000
Registra el recaudo de cartera segn factura 3033 a Almacn Campen Ltda.
11. Rgimen comn compra a rgimen simplificado
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
10.000.000
240802
Impuesto a las ventas asumido
236540
Retencin en la fuente Compras
350.000
236740
IVA retenido asumido
800.000
236840
ICA retenido
40.000
220505
Proveedores
9.610.000
800.000
Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
9.610.000
9.610.000
Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
12. Rgimen simplificado vende a rgimen comn
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes nacionales
135515
Retencin en la fuente
135517
Retencin ICA
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
Dbitos
Crditos
9.610.000
350.000
40.000
10.000.000
Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.
El rgimen simplificado contabiliza el costo de la mercanca vendida y el recibo de pago del
cliente.
Cdigos
110505
Cuentas
Caja general
Dbitos
9.610.000
Crditos
130505
Clientes nacionales
9.610.000
Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.
13. Rgimen simplificado compra a rgimen simplificado
Por su parte, el contribuyente inscrito en el rgimen simplificado no hace retencin en la
fuente a ttulo de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra
de mercancas no fabricadas por la empresa.
Cdigos
Cuentas
143536
Mercancas no fabricadas por la empresa
220505
Proveedores
Dbitos
Crditos
10.000.000
10.000.000
Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.
Cdigos
Cuentas
220505
Proveedores
111005
Moneda nacional
Dbitos
Crditos
10.000.000
10.000.000
Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.
En el momento de hacer la venta el rgimen simplificado a un gran contribuyente o a uno
del rgimen comn, no est obligado a facturar, no genera IVA ni hace retencin en la
fuente, porque no llena los requisitos para hacerlo.
Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y
patrimonio bruto en el ao inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT y est inscrito en
el rgimen comn de impuesto a las ventas, deben practicar retencin en la fuente a ttulo
de renta y de IVA cuando compra al rgimen simplificado y presentar sus respectivas
declaraciones.
Al rgimen simplificado le hacen retencin en la fuente a ttulo de renta, y de industria y
comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y
complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las
retenciones que le hayan practicado durante el perodo fiscal las cuales se constituyen en el
impuesto que paga por la vigencia contable.
Por su parte, el Gran contribuyente o Rgimen comn, hacen el respectivo registro de la
compra de mercancas no fabricadas por la empresa.
El caso se complica porque si tienen que asumir la retencin del IVA (el cual siempre ha
estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercanca o un gasto
descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando
genere ventas del negocio.
14. Rgimen simplificado vende a rgimen simplificado
Cdigos
Cuentas
130505
Clientes
413536
Venta de electrodomsticos y muebles
Dbitos
Crditos
10.000.000
10.000.000
Registra la venta de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo
El rgimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente.
Cdigos
Cuentas
110505
Caja general
130505
Clientes
Registra el pago de la factura 3020 a Maria ngel Caquimbo
Por revisar documento
Dbitos
Crditos
10.000.000
10.000.000
