SINTESIS
En el siguiente informe se describir el desarrollo del sistema control de
inventario de software de una tienda.
a travs de este informe, se detallarn los procedimientos y tcnicas utilizadas
para lograr un sistema que d solucin a la problemtica existente en una
tienda de abarrotes llamada abarrotes soro, en cuanto a la administracin de
productos, facturas y clientes.
el objetivo principal que se presenta en este informe es dar una solucin
automatizada, al proceso de control de inventario productos, facturas y clientes
que actualmente se emplean en la gestin administrativa del negocio.
Para el desarrollo del sistema, se han empleado dev-c++ [Link] que es
un entorno de desarrollo integrado (ide) para programar en lenguaje c/c++.
usa mingw, que es una versin de gcc (gnu compiler collection) como su
compilador. dev-c++ puede adems ser usado en combinacin con cygwin y
cualquier compilador basado en gcc.
Como resultado de este desarrollo, se podr contar con una herramienta de
software que permitir controlar los activos informticos destinados a optimizar
los flujos de informacin administrativa de la tienda, de manera eficiente,
confiable y segura.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear y construir el sistema control de inventario software en abarrotes soro,
de tal manera que permita tener un control sobre: facturas, clientes y
productos de la tienda.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Los principales tpicos a cumplir por el sistema control de inventario software,
se detallan a continuacin:
Llevar a cabo el ingreso de los clientes con los siguientes datos id de factura,
fecha de factura, id del cliente y nombre del cliente.
Optimizar la informacin contable referente al activo fijo en productos , factura
y clientes existencia .
Apoyar al rea de produccin en el estado de balanzas y contabilidad confiable.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
ANTECEDENTES
En la actualidad, el diseo de un proyecto que tenga como objetivo
automatizar todo el control de inventario de facturas, productos y clientes de
la tienda, toma mayor fuerza en estos das, debido a los cambios que la
mayora de las microempresas obtienen al tener sus datos almacenados. Sin
duda un cambio importante, si lo que se necesita es obtener informacin
referente al manejo de las facturas, clientes y productos. Tomando en cuenta,
que el control de inventarios de este tipo es una herramienta que permitir
ordenar y controlar un activo importante de la tienda y recursos influyentes en
el proceso de produccin.
Desde esta perspectiva, el enfoque de optimizacin y automatizacin de
procesos conduce a replantear los distintos requerimientos del usuario, dado
que aumenta el nmero de ellos y nacen nuevos necesidades.
ORGANIZACIN
en esta seccin se describir la tienda y su estructura, donde se desarrollar el
proyecto, como una forma dar una visin global de micro a macro negocio al
lector.
descripcin de la organizacin
la tienda de abarrotes llamada: abarrotes soroes una tienda dedicada a la
compra-venta y comercializacin de productos de la canasta bsica del
consumidor.
[Link] estructura de la organizacin
bsicamente, la estructura de miniabarrotes soro se desglosa en reas tales
como; compra y venta de productos de la canasta basica.
un detalle de estructura organizacional del miniabarrotes es:
proveedores_s
oro
nombre
direccion
telefono
productos_so
ro
marca
nombre
precio
cont_neto
proveedor id
codigo
fecha_fab
bodega_s
oro
numero
direccion
telefono
bodega id
fecha_cad
precio_ent
precio_sal
producto id
compras_soro
proveedor id
producto id
fecha
cantidad
precio
compras id
3.1.2 sistema de control de inventario
para facilitar la comprensin al lector sobre la problemtica a resolver es
necesario describir tanto, la situacin actual del miniabarrotes, como los
procedimientos que se ejecutan para el registro de facturas,clientes y
productos.
miniabarrotes soro posee una pc con el sistema soro instalado en la pc . los pc
est colocada en parte central del negocio y esta destinada para el
almacenamiento de los datos en cuanto a compra y venta de productos asi
como facturas expedidas y los datos de los proveedores para determinadas
movimientos y poseen un usuario responsable de l(administrador).
para el procedimiento de ingreso, modificacin y actualizacin de los datos es
llevado a cabo por el rea administrativa de la tienda. esto se realiza mediante
las facturas que los proveedores expiden cuando se realiza una compra de
productos, entonces se registran los productos proveedores y facturas asi
tambin como sus caractersticas ms relevantes de estos.
3.2 estudio de factibilidad
en este tiempo el miniabarrotes no cuenta con un sistema que permita
controlar su inventario de manera electronica. por lo expresado en secciones
anteriores, es necesario la construccin de un sistema que permita optimizar el
acceso a la informacin de los los productos, proveedores en forma rpida,
eficiente y sobretodo con informacin reciente. la idea principal de esta
seccin es analizar la factibilidad de llevar a cabo el desarrollo de un sistema
de control de inventario, evaluando costo- beneficio.
con respecto al software, el minisper ha adquirido programas para el
funcionamiento de su red computacional, sistemas operativos, herramientas
para el procesamiento de textos, con sus respectivo licenciamiento. en este
sentido, y desde el punto de vista informtico, los recursos existentes, no son
un problema a la hora de crear el inventario. en vista de tales garantas, es
totalmente factible llevar a cabo este inventario en una pc sobre todo, si su
objetivo fundamental es maximizar las flujos de informacin.
3.3 definicin de la solucin
considerando todo un anlisis previo, es importante crear un sistema que
apunte a automatizar el proceso de control de inventario de facturas,
proveedores y productos de la tienda, que permita acceder a informacin ms
reciente.
la solucin propuesta es un sistema de control de inventario de software ,
orientada a base de datos y basada en la arquitectura cliente servidor, la cual
se construir sobre una plataforma construida en dev-c++ [Link] que es
un entorno de desarrollo integrado (ide) para programar en lenguaje c/c++.
usa mingw, que es una versin de gcc (gnu compiler collection) como su
compilador. dev-c++ puede adems ser usado en combinacin con cygwin y
cualquier compilador basado en gcc.
3.4 justificacin
en la actualidad, el miniabarrotes soro, est desarrollando una serie de mejoras
entre sus entradas y salidas de ingresos, con el principal objetivo de abrir otra
sucursal y con ello tener un mayor ingreso. con esta poltica se hace cada vez
ms preciso mantener toda la informacin, ordenada, confiable, consistente y
al alcance de todo el personal que aqu labora y laborara. es por eso que nace
la necesidad de crear un sistema de control de inventario , pues permitir
conocer la informacin referente a todos lo existencia inventario en la tienda
por cualquier empleado de sta, como tambin inducir hacia una mejor de sus
datos . el minisuper actualmente lleva esta informacin mediante agendas,
siendo el rea de administracion la encargada de recopilar la informacin y
generar los informes en el momento que son solicitados, dado esta situacin, el
usuario final que va a dar uso de esa informacin deber esperar hasta que los
datos estn a su disposicin, lo que implica una prdida de tiempo y una
engorrosa actualizacin de los datos.
la implementacin de este sistema permitir no slo apoyar al rea
administrativa , si no tambin al rea ventas (cliente vendedor) con un control
de balanzas de ingresos y egresos en sus registros de activo fijo.
3.5 delimitaciones
el proceso del curso de estructuras y bases de datos, donde el sistema de
control de inventario de software es parte, cubrir las etapas de diseo (lgico
y fsico) hasta la implementacin del proyecto.
puesto que la recopilacin y tratamiento de los datos son tareas que realiza el
rea de administrativa y si es preciso al dueo . el como usar este sistema se
impartira un curso que constara de 1 semana para asi el personal conosca el
sistema y pueda hacer, la conversin de los datos y la carga de los mismos ya
que no los cubrir este proyecto, por ser ste la primera alternativa
automatizada de esta problemtica. tambin cabe sealar, que en primera
instancia, es el rea de administrativa la encargada de introducir la informacin
a la base de [Link] mantenimiento y posterior actualizacin podr ser
brindada si el usuario quiere en plazo no mas de un ao . posteriormente se
habilitarn mdulos de ingreso de datos para aquellos tpicos donde se hace
necesario que el usuario efecte el ingreso. el sistema controlar slo los
dispositivos que son necesarios de ser inventariados, obviando a aquellos que
su participacin en el proceso es menor o que su costo no amerita reflejarlo.
4. metodologa
4.1 metodologa sistema control de inventario
entre las metodologas existentes, se encuentran varios tipos como por
ejemplo, algunas orientadas a datos y otras destinadas a los procesos. debido
a que el sistema de control de inventario de software posee un perfil
informtico orientado a las base de datos, bajo una arquitectura cliente
servidor, se opt por utilizar una metodologa orientada a los datos, como es la
metodologa propuesta por thomas connolly que lleva por ttulo ciclo de vida
de una base de datos [connolly1999].
aunque la mayora de las metodologas tienen algunas etapas o secciones en
comn, como las secciones donde se refieren al estudio de factibilidad tcnica,
implementacin y puesta en marcha, la diferencia las marcan las secciones
donde se perfila el diseo de la base de datos. esta metodologa se compone
de varias etapas, donde describe paso a paso, desde la planificacin de la base
de datos hasta la implementacin de la misma, esta etapas se detallan a
continuacin:
4.1.1 planificacin del diseo de la base de datos.
esta etapa contempla un estudio de planeacin del trabajo, los recursos con
que se cuenta para desarrollar el proyecto y la factibilidad econmica para
llevarlo a cabo.
4.1.2 definicin del sistema.
en esta seccin de la metodologa, se define principalmente al flujo de
informacin con la que el sistema tendr que procesar y entregar.
4.1.3 anlisis y recopilacin de requerimientos.
en esta etapa se llevarn a cabo actividades como entrevistas con los usuarios
finales para fijar objetivos. dado que el sistema de control inventario de
software ser desarrollado e implementado segn los objetivos y metas fijadas
por el rea de hardware de la empresa, la misma a la que pertenece el alumno,
slo se establecern vistas y reportes del sistema en conjunto con los usuarios.
4.1.4 diseo de la base de datos.
esta seccin se establecen los tpicos relacionados con el diseo propiamente
tal de la base de datos, abarcando el diseo de base de datos conceptual,
diseo lgico hasta el diseo fsico, las cuales se explican a continuacin:
[Link] diseo de base de datos conceptual.
bsicamente en esta etapa se especifican las entidades que participarn en el
proceso y la forma en como se relacionan, sealando claramente, los atributos
que componen cada una de las entidades. en primera instancia, se realizan los
primeros diagramas de flujo, reflejando las entidades y sus relaciones, adems
de su respectiva documentacin detallando entre otros aspectos, el tipo de
entidad, tipo de relacin, cardinalidad, etc., de manera tal, que permitan
verificar y mantener la calidad de los datos o utilizarlas como reglas de
actualizacin. al concluir esta etapa, se estara en condiciones de presentar un
diagrama entidad-relacin, ya que, a medida que se vaya avanzando en las
etapas, pueda ser mejorado. adems de especificar las vistas que tendrn los
usuarios finales y un primer anlisis de la primary key y alternative key de cada
entidad.
4.1.6 diseo de la aplicacin.
consiste en el diseo de la aplicacin cliente, la interfaz de usuario, y la
definicin de algunos procedimientos que ejecutar el cliente durante el
proceso. siguiendo una de las normas bsicas de todo desarrollo de sistemas,
lo que se quiere obtener en esta seccin, es ocultar toda la complejidad al
usuario final diseando un sistema amistoso, de manera que la captura y la
consulta de datos no sea un proceso tedioso.
4.1.7 prototipo del sistema.
mediante un prototipo, permite simular la presentacin del sistema final.
adems de permitir visualizar errores de procedimientos o bien la necesidad de
agregar algn procedimiento al sistema, como por ejemplo, mtodos de
bsqueda, ayuda en lnea entre otras.
4.1.8 implementacin del sistema.
instalacin de las bases de datos en el servidory la aplicacin en las
mquinas clientes, adems de configurar el origen de datos.
4.1.9 conversin de datos.
este punto se refiere al traspaso de datos desde un sistema existente al nuevo
sistema, o desde otra fuente de datos. 4.1.10 prueba del sistema. tiene por
objeto depurar el sistema en cuanto a los posibles errores que puedan surgir en
esta etapa. cabe sealar, que los errores a depurar son slo aquellos que
afectan a la ejecucin del programa. generalmente se prueba la consistencia
de los datos, el aspecto de concurrencia y la que los datos capturados sean
vlidos.
4.1.11 mantenimiento operacional. se refiere a un chequeo general que se
realiza despus de haber completado la etapa de instalacin del sistema
propiamente tal. tambin es recomendable, asistir a los usuarios en el manejo
de programa, logrando la interaccin usuario-aplicacin, para minimizar los
errores de captura y recopilacin de informacin.
5. requisitos de hardware y software
en trminos generales para utilizar el software necesita
cualquier computador relativamente moderno, de mas o
menos unos 5 aos de antigedad: puede ser un computador de
escritorio, un notebook , e idealmente (opcional) un lector de
cdigos de barra, una impresora y conexin a internet.
caractersticas tcnicas mnimas:
o sistema operativo windows, en sus versiones, windows xp,
windows vista, windows 7 o windows 8, de 32 o 64 bits.
o procesador intel o amd de 1 ghz
o 2 gb de memoria ram
o 1.5 gb libre de disco duro, para la instalacin
caractersticas opcionales:
o lector de cdigos de barra: el software puede funcionar
si este elemento, sin embargo es muy recomendable para
facilitar el trabajo en la caja
o gaveta de dinero: este accesorio es til para guardar el
dinero.
5.1.2 software desarrollo del proyecto
como ya se menciono anteriormente el para el desarrollo del sistema, se han
empleado dev-c++ [Link] que es un entorno de desarrollo integrado (ide) para
programar en lenguaje c/c++. usa mingw, que es una versin de gcc (gnu compiler
collection) como su compilador. dev-c++ puede adems ser usado en combinacin
con cygwin y cualquier compilador basado en gcc.
6. definicion sistema control de inventario
en este captulo, se describirn en forma ms detallada, la definicin del
sistema de control de inventario, que ser diseado para abarrotes ordel.
antes de comenzar es importante describir el mbito y alcance del sistema,
mostrando las reas que estn involucradas en el proceso, adems de las
distintas perspectivas que tendrn los usuarios en el uso del sistema
propiamente tal.
al no existir esfuerzos anteriores para dar solucin a la problemtica
presentada en este informe, se mostrar solamente el diagrama relacionado
con la problemtica.
8.1 diseo del modelo conceptual
hay tres tipos de diseo en el proceso de modelamiento de datos: modelos
conceptuales, modelos lgicos y modelos fsicos se muestran a continuacion.
8.1.1 identificacin de entidad-relacion.
parte importante del proceso de llevar la percepcin de una situacin del
mundo real (problema a resolver) a un modelo informtico es la identificacin
de las distintas entidades que componen el modelo conceptual. antes,
debemos saber que es una entidad y cuales son sus caractersticas. una
entidad se puede definir como un conjunto de pares atributos-valor
concernientes a una mismo concepto. despus de realizar un anlisis de los
requerimientos y fijar los objetivos que el sistema debe alcanzar, se identifican
las entidades para poder crear las relaciones que, segn las metas propuestas,
deben considerarse para la manipulacin de los datos.
una vez identificadas las entidades, hay que proceder a identificar las
relaciones entre ellas y esta relacin es una forma de representar las reglas del
sistema. trazando una lnea entre las entidades se marca la relacin y se
especifica su tipo. existen nomenclaturas especialmente diseadas para
graficar los diferentes tipos de relaciones.
modelo entidad-relacin del sistema de control de inventario
11 implementacion
en este captulo se describir la creacin fsica de la base de datos y su
implementacin en el gestor seleccionado en el captulo 10 de este informe. sin
embargo, es importante describir tambin el proceso de modelamiento de
datos mediante las herramientas descritas anteriormente. proceso que
detallar y explicar como se logr generar los distintos diagramas de datos,
los modelos lgico, fsico y el script que genera finalmente la base de datos.
13 conclusiones
tal es la importancia hoy en da de contar con la informacin para optimizar la
gestin administrativa de un minisuper, que cada vez se hace imprescindible el
diseo de programas que faciliten dicha administracin.
ver como una problemtica se va desglosando para ser analizada, luego
traducida a un lenguaje de mquina, para finalmente ser automatizada, es lo
que se ha mostrado y explicado en este informe.
analizando los objetivos planteados derivados de la toma de requerimientos, la
solucin planteada ha logrado cumplir las metas establecidas
satisfactoriamente. esto es, que el sistema de control de inventario permite
registrar los productos, proveedores y facturas que se requieren para el
funcionamiento ptimo de la tienda.
principalmente, lo que ha permitido llevar a buen trmino este proyecto de la
materia estructura y base de datos, ha sido una combinacin de varios
factores, como los siguientes:
la eleccin de una metodologa adecuada, para estructurar el proceso de
anlisis, diseo e implementacin que permitiese cumplir con los
objetivos establecidos.
la disponibilidad de recursos existente en la tienda, ha contribuido sin
duda, a un buen desarrollo.
conocimiento de los requerimientos y del proceso a automatizar,
permitieron una mayor claridad a la hora de realizar el proceso de
anlisis.
la eleccin de las herramientas adecuadas y poderosas para desarrollar
el sistema control de inventario.
cabe sealar que el sistema est abierto a incorporar nuevas versiones,
debido a que los requerimientos planteados en su momento, debe
adaptarse a la dinmica que envuelve al proceso y el sistema est
capacitado para aceptar estos planteamientos.
finalmente, se recomienda establecer un esquema de seguridad en la base de
datos, mediante la creacin de grupos personalizados de usuarios. labor que
debe ser diseada en conjunto con el administrador de base de datos de la
tienda para asegurar el acceso fiable a la base de datos.
