REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

U.P.T.P LUIS MARIANO RIVERA
MENCION: ADMINISTRACION GERENCIAL
MUNICIPALIZACION GIRIA
GUIRIA - ESTADO SUCRE.

ELABORACIN Y APLICACIN DE UN MANUAL DE NORMAS

Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACIN DE LA EMPRESA
ACOSTA ASOCIADOS, C.A., UBICADA EN LA CALLE
BOLVAR N 31 DE LA CIUDAD DE GUIRIA ESTADO SUCRE.

Tutor:

Bachilleres:

LIC. JOSE LUIS MARTINEZ

Ins Figuera

Asesora:

C.I.: 4. 039. 084

LIC. YAMILET LOPEZ

Isis Daz

Cdigo Del Saber: A238SCTP

C.I.: 19.125.767
Marifel Matamoro
C.I.: 21.286.664

Giria, Julio 2012

DEDICATORIA

Primeramente a Dios todopoderoso por iluminar mi camino, darme

salud, fuerzas, y suficiente valor en el logro de mis metas propuestas.

En especial a mis padres Antonio Tortolero y Leonidas Figuera quienes

me formaron y me dieron la base fundamental, el estimulo, la fuerza y la
fortaleza para mi formacin, motivo especial para continuar al logro de mis
triunfos. A donde quiera que estn, este ttulo es para ustedes, se lo dedico
con todo mi corazn y amor. Gracias por encaminarme y formar una mujer
con buenos principios, y buenos sentimientos. Gracias madre, padre.
Bendganme desde el cielo.

A mis hijos quienes nunca se impusieron a mis decisiones, los cuales

me brindaron mucho apoyo, este triunfo es para ustedes. Los amo

A mis hermanas y hermanos Amarilis, Soncires, Indira, Simn Antonio,

Flix, Romel, ngel, Jess, Lisandro, Henri, gracias por apoyarme.

A la Universidad Politcnica Territorial Paria (Lus Mariano Rivera)

quien me abri las puertas y me brindo la oportunidad de iniciar y culminar mi
etapa de estudios, a todos los profesores que de una u otra manera me
ayudaron a alcanzar mi meta.
Gracias a todos, Dios los Bendiga!
Ins Figuera.

DEDICATORIA.
A Dios, por brindarme la oportunidad y la dicha de la vida, al brindarme
una familia maravillosa.

Mami, no me equivoco si digo que eres la mejor mam del mundo,

gracias por todo tu esfuerzo, tu apoyo y por la confianza que siempre has
depositado en m. Gracias por siempre estar a mi lado.

Pap, este es un logro que quiero compartir, gracias por todos esos
consejos, que cada da me ayudan a formarme como una gran mujer; quiero
que sepas que ocupas un lugar especial.

Elaidys Ramos, a parte de mi amiga, mi tutora en este proyecto.

Gracias por tu ayuda, esfuerzo y dedicacin para lograr esta meta tan
deseada. Te quiero mucho amiga.

A todos mis profesores, no solo de la carrera sino de toda la vida, mil

gracias porque de alguna manera forman parte de lo que ahora soy.
Especialmente a la Profesora Mery Aboud.

En definitiva a todas esas personas que han credo en mi, a los que
nunca dudaron que lograra este triunfo.
Es la hora de partir, la dura y fra hora que la noche sujeta a todo horario.
(Pablo Neruda).

Isis Daz

DEDICATORIA
Primeramente le agradezco a Dios todo poderoso por iluminar mi
camino, darme la fuerza y valenta de lograr mis metas propuestas.

En especial a mis padres quienes me formaron y me apoyaron en todo

momento gracias por su amor y confianza hacia m, los amo.

A mi hija Eduanyelis quien fue mi motivo y fuerzas para seguir

adelante cuando pensaba que ya no poda ms. Te amo hija, esto te lo
dedico a ti princesa.

A mi esposo por su cario y apoyo hacia m, te quiero.

A mi hermana Vanesa porque en una u otra forma me apoyo y me

ayudo. Gracias Puri te quiero mucho.

A mi cuada Iliana que con sus palabras y consejos me motivaron a

seguir adelante. Gracias, mil gracias.

Marifel Matamoros

AGRADECIMIENTO
Le agradezco a Dios por guiarme, iluminarme y darme la fuerza que
necesitaba para vencer los obstculos presentados en el trayecto de mi
carrera.
A mis padres Antonio Tortolero y Leonides Figuera estn a donde
estn, hoy estoy cumpliendo una de las metas deseadas por ustedes, no
tienen idea de cunto los amo, gracias por traerme al mundo.

A todos mis hermanos y hermanas, sobrinos y sobrinas, nietos y

nietas y todos los dems familiares que me apoyaron en este trayecto.

A la profesora Mery Aboud de manera muy especial, gracias profesora

mil gracias de corazn por apoyarme en todo momento, sobre todo por su
buena intencin en colocarme en esta distinguida empresa Acosta Asociados
C.A. reciba de mi parte un fuerte abrazo. La quiero mucho.

A todos los dems profesores quienes se compenetraron conmigo y

me brindaron su asesora y el apoyo suficiente para seguir adelante. Gracias
a ustedes.

De manera muy especial a la Empresa Acosta Asociados C.A. por

aceptarme en calidad de pasante: Sr. Tefilo Acosta, Sra. Josefina de Acosta,
Dr. Miguel ngel Acosta (miguelito), Julio Cesar Acosta, ngel Francisco

Acosta (Pachico), no me quedan palabras para agradecerles a todos la

solidaridad para conmigo. Gracias, mil gracias.

Elaidys son tantas las palabras que quiero decirte y no encuentro

como expresarlas, eres una chica maravillosa con una calidad humana como
muy pocas personas, solidaria, amable, dispuesta, con un gran conocimiento
y echada hacia adelante, muchsimas gracias por tu atencin, Dios te
Bendiga siempre!

Ins Figuera

AGRADECIMIENTO

Principalmente a Dios.

A mis padres, Julio Daz y Yezenia Rodrguez, que siempre me han

dado su apoyo incondicional y a quienes debo este triunfo profesional.

A la profesora Mery Aboud por traernos a esta prestigiosa Empresa

como lo es Acosta Asociados c.a; Ayudarme y orientarme totalmente en la
elaboracin de este Proyecto. Muchas Gracias.

A la administradora y gran amiga Elaidys Ramos por brindarnos algo

que no se recupera jams (su Tiempo); una persona digna de admirar por ser
tan echada para adelante, un ser humano como pocos y con un
conocimiento nico. Muchas gracias por tu dedicacin. Que Dios te bendiga
hoy y siempre.

Al presidente de la Empresa tan prestigiosa el Sr. Tefilo Acosta Daliz

por abrirnos las puertas y por darnos apoyo en espacios y equipos para el
desarrollo de la investigacin.

A todos mis amigos, amigas y todas aquellas personas que han sido
importantes para m durante todo este tiempo. A todos mis profesores que
aportan a mi formacin.

A mis compaeras de proyecto gracias por su ayuda. A todos,

GRACIAS.

Isis Daz
7

AGRADECIMIENTO

Le agradezco a mi Dios por estar conmigo en todo momento, darme

salud y fuerzas suficientes para seguir.

A mis padres por traerme a este mundo y ser de m una mujer de bien,
gracias papi y mami los quiero.

A mi bebe que es mi razn de vivir y alcanzar todas mis metas

propuestas, te adoro mi corazn mis xitos son tuyo.

A mi esposo porque de una u otra manera estuviste a mi lado, gracias por tu

comprensin y apoyo, te amo.

Tambin le agradezco de todo corazn a Elaidys Ramos por ser

nuestra tutora en este proyecto; gracias por tu paciencia, apoyo y horas de
dedicaciones que estuviste conmigo. Te deseo todo lo mejor del mundo y que
el Dios todopoderoso te cuide siempre, Dios te bendiga.

Les agradezco a todos mis profesores por su ayuda y comprensin en

especial a la profesora Mery Aboud quien fue que nos trajo a esta empresa y
permiti que la empresa Acosta Asociados C.A. nos abrieran las puertas para
la realizacin de nuestro proyecto, mil gracias profe.

A la empresa Acosta Asociados c.a y todos sus integrantes por

abrirme las puertas y brindarme su apoyo y confianza de realizar mi
proyecto, gracias mil gracias. Dios los bendiga a todos.

A todos muchas Gracias

Marifel Matamoros

INTRODUCCION
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las
funciones de una unidad administrativa, el manual incluye adems los
puestos

unidades

administrativas

que

intervienen

precisando

su

responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos de

formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto
desarrollo de las actividades dentro de una empresa, en el se encuentran
registradas y transmitidas sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando
adecuadamente.

Es por este motivo que se hace necesario que la empresa Acosta

Asociados C.A cuente con un instrumento que sirva de apoyo para la
comprensin e interpretacin del proceso administrativo, que ayude a
determinar el flujo de informacin de forma consistente y perfectamente
integrado para evitar conflictos al momento de fluir las informaciones. Por lo
que se hace importante que se implante un sistema administrativo,
constituido por un manual de normas y procedimientos que permita
documentar el trabajo realizado por el personal de cada departamento.

NDICE
Pg.
Dedicatoria (Ins Figuera)..II y III
Dedicatoria (Isis Daz). IV
Dedicatoria (Marifel Matamoros)........V
Agradecimiento (Ins Figuera).....VI y VII
Agradecimiento (Isis Daz)....VIII
Agradecimiento (Marifel Matamoros)....IX y X
INTRODUCCIN...1
CAPITULO I...4
DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO.....4
DESCRIPCION DE LA SITUACION..4
DATOS DE LA EMPRESA..5
ABORDAJE SOCIOCOMUNITARIO DE LA ORGANIZACIN.......9
CARACTERISTICA DE LA ORGNIZACION......10
DESCRIPCION Y ANALISIS DE PARTICIPACION (JURIDICA)...51
OBJETIVOS..57
Objetivos General....57
Objetivos Especficos......57
FACTIBILIDAD....58
CAPITULO II.....60
FUNDAMENTOS TEORICOS Y METODOLOGICOS...60
FUNDAMENTOS TEORICOS.......60
ANTECEDENTES....60
BASES TEORICAS.....60
FUNDAMENTOS METODOLOGICO...77

Nivel De la Investigacin.78
Tipo De Investigacin..79
PROCEDIMIENOS

REALIZADOS

PARA

DETECTAR

PROBLEMAS

(DIAGNOSTICOS)...79
CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES.....81
POBLACION.82
MUESTRA.82
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LEVANTAR LA INFORMACION83
ANALISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS.85
ARBOL DEL PROBLEMA.....89
ARBOL DE OBJETIVOS....90
MATRIZ FODA.....90
CONCLUSIONES.91
RECOMENDACIONES.. 92
BIBLIOGRAFIA.93
ANEXOS94
GLOSARIO DE TERMINOS....110

CAPITULO I
Diagnostico Participativo

1.1 DESCRIPCION DE LA SITUACION.

Las normas y procedimientos administrativos son la realizacin de una
serie de labores en forma organizada; guardando una sucesin cronolgica
en la manera de realizar dichas labores; dndole fisonoma y no permitiendo
confundirlos con cualquier otro concepto.
Los manuales administrativos son documentos de carcter informativo
e inclusive instructivo, que poseen la descripcin de las actividades que
deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de
comunicacin y coordinacin en las decisiones administrativas a tomar, por
ello se relaciona y ataen al empleado directamente, es decir, orientando a
los miembros de la organizacin. Por lo tanto los manuales reflejan las
funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institucin, por ende
cumplen con el propsito de registrar y sealar en forma sistemtica la
informacin de una organizacin.
El siguiente trabajo comprende un estudio realizado en la Agencia
Naviera y Aduanal Acosta Asociados, C.A. con la finalidad de elaborar un
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos en el departamento de
Facturacin de dicha empresa.
El objetivo del Manual de Normas y Procedimiento para la Empresa
Acosta Asociados, C.A. consiste en documentar en forma integral y detallada
las dichas normas y procedimientos administrativos, tomando en cuenta las
4

necesidades especficas de la empresa y sus caractersticas. Adems de su

uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora en cada
departamento

hacerle

comprender

la

necesidad

de

ejecutar

adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual.

A travs de l,

se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso

humano como material, y obtener seguridad en el registro de las

operaciones, ya que habr uniformidad de criterios.
Como bien se sabe, tanto las actividades del rea contable como de la
parte administrativa forman una base de gran significado para el desempeo
de una organizacin y por consiguiente se debe de contar con manuales bien
planteados en donde se reflejen normas y procedimientos slidos de la
empresa.
Sin

duda

alguna,

el

Manual

de

Normas

Procedimientos

Administrativos dirigido al Departamento de Facturacin de la Empresa

Acosta Asociados, C.A., facilitara de manera eficiente los procesos y
lineamientos que concluyen en la emisin de las facturas por cada uno de los
servicios prestados dentro de dicha organizacin.

1.2. DATOS DE LA EMPRESA.

Acosta Asociados C.A., es una empresa cuyo componente esencial
es de las actividades comerciales a nivel Nacional e internacional.

Esta tiene su domicilio en la ciudad de Guiria Estado Sucre, en la

Calle Bolvar, Casa No. 31, Sector centro.
5

Fue creada por ngel Teofilo Acosta Daliz en 1978, con el propsito
de brindar asistencia tcnica a la gestin comercial de AVENSA. Proponiendo
soluciones

los

problemas

obstculos

que

limitaban

la

efectiva

comercializacin de la poca.

Con ese fin para el ao 1984 el Grupo Acosta haba crecido y

desarrollado comercialmente, creando un potencial empresarial capacitado para
fortalecer su actividad econmica.

En 1990 se inicia como empresa Naviera y Aduanal, brindando a los

empresarios de los diferentes sectores del pas las herramientas necesarias para
realizar operaciones comerciales en los mercados internacionales, con el pleno
conocimiento de las condiciones que caracterizan, las normas, tramites y
procedimientos que deben cumplirse para realizar exitosamente la negociacin y
conquista de nuevas plazas.

La Agencia Naviera y Aduanal Acosta Asociados, C. A. es sin duda

una de las empresas que tiene un potencial para la creacin de un desarrollo
socio econmico que demuestra la importancia de las oportunidades comerciales
generando en gran parte el crecimiento econmico del Municipio o el Pas.

En un contexto de comercio ms liberal las polticas comerciales que

promueve Acosta Asociados, C.A. conllevan a mejores perspectivas comerciales
en funcin de las operaciones aduaneras de Importacin, Exportacin y trafico de
mercancas favoreciendo su inversin.
6

Se atienden grandes empresas que conforman la Industria Petrolera del

pas, tales como:

PDVSA

Schlumberger Venezuela, S.A.

Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.

MI Drilling Fluids de Venezuela, C.A.

DHL

Geohidra Consultores, .C.A.

Tucker Energy Services de Venezuela, S.A.

Entre Otras.

Embarcaciones Internacionales de Turismo:

WINDWAR LINE: Presta servicios por mas de 18 aos a esa

embarcacin.

El Panorama: Aos 1980.

C-Prowler (Pier 1 Cruises): Actualmente representado y atendido por

la empresa apoyando el turismos entre Trinidad & Tobago y
Venezuela.

Entre Otras.

Mediante esta investigacin se lograron establecer las normas y

procedimientos administrativos para un mejor funcionamiento sistemtico de
las actividades que se realizan en el Departamento de Facturacin de la
empresa Acosta Asociados, C.A.

MISIN:
La Agencia Naviera y Aduanera Acosta Asociados, C.A., tiene como
misin brindar a sus clientes y usuarios actuales y potenciales, un servicio
oportuno,

suficiente

de

calidad

en

materia

de

Importaciones,

Exportaciones, Asesoris Tcnicas en Comercio Exterior, Fletes Martimos de

Mercancas y Viajes de Pasajeros hacia Trinidad y Tobago. As como tambin
el cumplimiento de las funciones relacionadas con los asuntos de la misma,
garantizando un mejor funcionamiento y logro de los planes y programas
establecidos, para lo cual deber cumplir y ejercer la potestad naviera y
aduanera dentro de la circunscripcin, de conformidad con lo establecido en
la ley orgnica de aduana, sus reglamentos y dems disposiciones
aplicables.

VISION:
Ser lderes en el mundo de Comercio Exterior, con tecnologa y
sistemas innovadores y de vanguardia, excediendo las expectativas de
nuestros clientes y del mercado contribuyendo en forma activa y con un alto
sentido tico, al desarrollo econmico de pas, como facilitadores de las
operaciones de comercio exterior en Venezuela y otros pases, aplicando los
conocimientos de las normas aduaneras, navieras, tursticas, cambiarias y de
comercio internacional, optimizando los servicios, para satisfaccin total de
nuestros clientes.

1.3 ABORDAJE SOCIOCOMUNITARIO DE LA ORGANIZACIN.

En la actualidad Acosta Asociados, C.A. cuenta con un personal de 07
trabajadores, los cuales estn distribuidos en diferentes departamentos.
El objetivo general de Acosta Asociados, C.A. es prestar a sus clientes
y usuarios actuales y potenciales, un servicio oportuno, suficiente y de
calidad en materia de Importaciones, Exportaciones, Asesoris Tcnicas en
Comercio Exterior, Fletes Martimos de Mercancas y Viajes de Pasajeros
hacia Trinidad y Tobago.
El abordaje en cuanto al proceso de la comunidad, en este caso,
tratndose directamente de la empresa Acosta Asociados, C.A., alude al
conjunto de experiencias colectivas que a travs de procesos mltiples,
basados en la realizacin de actividades, guiado por un equipo tcnico y
administrativo por todos los participantes que integran dicha organizacin,
posibilitan instancias a partir de las cuales se desarrollan mecanismos que
favorecen la demanda de necesidades ms all de la comunidad y/o
empresa. De esta manera se llego y procedi a la utilizacin de tcnicas e
instrumentos de indagacin con informacin directa y objetiva pertinente para
recoger respuestas variadas, as como la metodologa de trabajo
concluyendo la elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos al
departamento de facturacin para cubrir las necesidades de implantacin de
proceso al finiquito de la emisin de facturas por todos y cada uno de los
servicios prestados.
El objetivo es implementar acciones tendentes a potenciar y fortalecer
la participacin de la comunidad organizada en las distintas esferas de su
9

desarrollo, ejecutando programas que buscan generar las condiciones

mnimas para la adecuada participacin de las organizaciones sociales, a
saber: motivacin, legalizacin e informacin, entre otras.

El propsito fundamental para el desarrollo de la pasanta, es

proporcionarle al Departamento de Facturacin de la empresa Acosta
Asociados, C.A. un manual o instructivo, en el cual puedan describirse todas
y cada una de las normas y procedimientos administrativos con la intencin
de corregir las diferentes fallas que presenta dicho Departamento.

La intencin es mejorar el sistema de facturacin para agilizar la

emisin de comprobantes de crdito fiscal, facturas de consumidor final y sus
similares; y as brindar un mejor servicio al cliente. Tambin se desea
entender como funciona ste dentro de la empresa y dejar un sistema que
podr ir creciendo junto con la misma.

1.4 CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIN.

Acosta Asociados, C.A. actuando como colaboradores ante las
autoridades aduaneras en el cumplimiento de las normas legales
relacionadas con los procedimientos aduaneros, navieros tursticos y
actividades del comercio exterior, consta de muchas funciones, en la cual se
podrn considerar unas de las ms importantes las siguientes:

10

Gestin o agenciamiento de trmites para aplicaciones operativas de

comercio exterior.

Coordinacin y supervisin de los despachos aduaneros.

Gestin de procedimientos aduaneros.

Supervisin e informacin empresarial de la aplicacin procedimental

en relacin a temas legislativos aduaneros y de comercio exterior.

Asesora tcnica y empresarial en comercio exterior.

Prestar excelentes servicios a nivel de comercio exterior.

1.4.1 Esta empresa cuenta con los siguientes departamentos:

Presidente: Dirigido por el Presidente de la empresa, el cual es la
mxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles ms
altos de la organizacin y sus funciones son: Dirigir y controlar el
funcionamiento de la compaa. Representar a la empresa en todos los
negocios y contratos con terceros en relacin con el objeto de la sociedad,
tambin convoca y preside las reuniones entre todo el personal que
comprende la dicha empresa.
La Presidencia de la Agencia Naviera y Aduanal Acosta Asociados,
C.A. es la encargada de la correcta aplicacin de las normas y disposiciones
que regulan las obligaciones derivadas de las actividades aduaneras
(Importaciones y exportaciones de Mercancas).

El cumplimiento de las funciones relacionadas con los asuntos de la

gerencia, garantizan un mejor funcionamiento y logro de los planes y
programas establecido, para lo cual deber cumplir con las siguientes
obligaciones:
11

1. Ejercer la potestad aduanera dentro de la circunscripcin, de

conformidad con lo establecido en la ley orgnica de aduana, sus
reglamentos y dems disposiciones aplicables.
2. Velar por la correcta aplicacin de las normativas que regulan las
operaciones aduaneras.
3. Cumplir las funciones administrativas de las rentas aduaneras a travs
de la verificacin de los contribuyentes, as como las liquidaciones y
pagos de los correspondientes tributos.
4. Aceptar y supervisar la constitucin rgimen de garantas establecido
en la ley orgnica de aduanas y sus reglamentos que respondan
operaciones aduaneras y otras obligaciones legales.
5. Ejercer la administracin del personal, de acuerdo con el estatuto del
sistema profesional de recursos humanos.
6. Firmar los movimientos y conceder la autorizacin y permisos que le
competan.
7. Llevar a cabo las gestiones administrativas.
8. Dirigir la elaboracin de la nomina anual.
9. Elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su rea.
Son atribuciones del Presidente:
* Ejercer la representacin legal de la empresa.
* Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas dentro de la empresa.
* Apoyar las actividades de la Empresa.
* Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear,
supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la

12

ejecucin de las funciones administrativas y tcnicas, la realizacin de

programas y el cumplimiento de las normas legales de la empresa.
* Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios:
Vicepresidente y Tesorero.
* Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.
* Dirigir las labores de la coalicin Empresarial.
* Sugerir a sus delegados medios y acciones que considere para la buena
marcha de la gestin de la empresa.
* Ejercer las dems atribuciones que le correspondan segn el Estatuto y
Reglamento correspondientes.
En caso de falta, ausencia o impedimento del Presidente, este podr
ser reemplazado por el Vicepresidente Administrativo.
Representante Legal de la Empresa: En forma practica, a
continuacin algunas de las principales responsabilidades del representante
legal de Acosta Asociados, C.A.:
* Firmar contratos y convenios a nombre de la sociedad.
* Representar a la empresa ante las autoridades, del trabajo, de hacienda, de
economa.
* Responsable de la firma de contratos y asuntos laborales.
13

* Firma a autorizada ante los bancos para efectos de abrir cerrar y modificar
cuentas bancarias.
* Obligado solidario con al empresa de todas las actividades comerciales.
* Responder ante las autoridades en caso de algn juicio.
As mismo, su tarea debe ser desarrollada dentro de un marco
especial de deberes contenidos en los estatutos y la ley.
Vice-Presidente Administrativo: Este se ocupa de la optimizacin
del proceso administrativo y asuntos de administracin financiera de la
empresa
Sus responsabilidades son:
* Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
* Anlisis de la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas
esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general
(activos).
* Ayudar a elaborar las decisiones especficas que se deban tomar y a elegir
las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.
Las variables de decisin incluyen fondos internos vs. Externos, fondos
provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y
financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

14

* La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los

activos que requiere la empresa para prestar servicios cuyas ventas
generarn ingresos.
* Anlisis de las cuentas especficas e individuales del balance general con el
objeto de obtener informacin valiosa de la posicin financiera de la
empresa.
* Anlisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y
costos.
* Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el
objeto de que la empresa pueda asignar a sus servicios, un precio
competitivo y rentable.
* Anlisis de los flujos de efectivo producidos en la operacin del ejercicio.
* Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organizacin y maximizar el valor de la misma.
* El Vice-Presidente Administrativo interacta con las otras gerencias
funcionales para que la organizacin opere de manera eficiente, todas las
decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras debern ser
consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia
general afectan al crecimiento de ventas y, consecuentemente modifican los
requerimientos de inversin, por lo tanto se deben considerar sus efectos
sobre la disponibilidad de fondos, las polticas de inventarios, recursos,
personal, etc.

15

* El Vice-Presidente Administrativo vincula a la empresa con los mercados de

dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en
donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorizacin
previa del Presidente o Gerente General.
* Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la
situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y
beneficios a alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de
probabilidad y certeza.
* Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos
especiales, formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos
financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.
* Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de
proyectos.
* Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de
mantener los das de inventario lo ms bajo posibles.
* Manejo y supervisin de la contabilidad y responsabilidades tributarias.
Asegura tambin la existencia de informacin financiera y contable razonable
y oportuna para el uso de la gerencia.
* Manejo de la relacin con el proveedor del servicio de tercerizacin
contable y auditores.
* Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos
humanos, nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc.

16

* Manejo del archivo administrativo y contable.

* Supervisin de la facturacin de servicios prestados emitidas bajo lo
establecido en los contratos firmados con el cliente.
Gerente de Operaciones: En este departamento se planean y
ejecutan cualquier cambio que pueda ocurrir en la empresa, modificacin o
mejora. El gerente de Operaciones en este Departamento tiene total
autoridad en el manejo del personal a su cargo autorizado para la
contratacin de personal temporal para proyectos, contratacin de personal
definitivo junto con la presidencia o gerencia general. Adicionalmente tiene
autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad de la
empresa. Tiene la libertad para negociar con los clientes y otorgar crdito
tomando en cuenta ciertos criterios como: los servicios recibidos por los
proveedores, el tiempo del servicio, el monto de la venta, la rentabilidad del
servicio y el efecto en la liquidez de la empresa. Adems se encarga
totalmente del manejo de la importacin y exportacin de Mercancas.
El Gerente de Operaciones esta relacionado con los siguientes
factores dentro de la empresa:
1.- Ventas:
* Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta,
con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.
* Es el responsable de elaborar la lista de materiales y cotizaciones que se
va a utilizar en un determinado proyecto as como tambin el presupuesto del
mismo.
17

* El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentacin del servicio

junto con su cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el
cliente en cuento a precio y crdito.
2.- Tcnico:
* El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificacin del
servicio y tiempo de ejecucin del mismo buscando la calidad y eficacia.
* Asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecucin del servicio.
* El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisin del servicio y de la
entrega del mismo al cliente.

3.- Importaciones y Exportaciones:

* Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver
con la importacin de mercancas, considerando que para importar una suma
mayor a 10.000 dlares se debe pedir aprobacin de la Gerencia General.
* Es responsable de la relacin directa con los proveedores en el extranjero,
para pedir cotizacin y realizar la negociacin.
* Realiza la coordinacin de la importacin con el agente afianzado de
aduanas. Enviar el packing list y la factura.
* Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del mismo.

18

* Revisar la mercadera cuando llega al Puerto de Importacin o Exportacin.

* Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de exportacin de
mercancas mayormente de la industria petrolera.
* Realizar el seguimiento de la exportacin hasta que llegue a su lugar de
destino.
Administracin:

En

este

departamento

se

crea

el

proceso

consistente en la distribucin y asignacin correcta de recursos de la

empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por
medio de las actividades de Plantacin, Organizacin, Direccin, Control de
la misma.
Su importancia radica en fijar objetivos y al mismo tiempo administrar
los recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los
resultados deseados dentro de las limitantes de tiempo, esfuerzo y costos
predeterminados.
Las responsabilidades principales dentro de este Departamento son
las siguientes:
* Llevar sistemas adecuados de contabilidad y control interno.
* Manejo de clientes, nmina, bancos y viticos.
* Coordinacin de la entrega de informacin a la empresa que realiza la
contabilidad.

19

* Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

Actividades Principales:
1.- Actividades en cuanto a proveedores:
* Mantener el archivo de proveedores.
* Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.
2.- Actividades Bancos:
* Custodia y emisin de cheque en coordinacin con la Gerencia Financiera.
* Conciliaciones bancarias.
* Manejo de informaciones y accesos de cuentas bancarias con autorizacin
de la Gerencia para el control de ingresos y egresos.
* Manejo de papeletas de depsito y coordinacin del depsito.
3.- Actividades Clientes:
* Recepcin diaria de cobranza causada por ventas de contado.
* Archivo de facturas secuenciales del cliente.
* Manejo de facturas y comprobantes de retencin.

20

* Brindar atencin a los clientes que van a la empresa, dirigindoles con la

persona que los va a atender.
4.- Actividades Nmina:
* Encargado del proceso de nmina que tiene que ver con el manejo de los
ingresos, descuentos, bonos de alimentacin, seguros de asistencia mdica,
descuentos del SSO, BANAVIH, entre otros.
* Creacin de carpetas de empleados para registro de cdulas, documentos
del SSO, contratos de trabajo, avisos de entrada, y cualquier otro documento
relacionado con el empleado.
* Elaboracin de memos de permisos.
* Lleva el control de vacaciones y permisos, as como de das adicionales de
trabajo.
5.- Actividades Viajes:
* Manejo de facturas y viticos.
* Elaboracin de memos de viticos.
* Control de los respaldos.
6.- Actividades Contabilidad:
* Coordinacin de la entrega de informacin a los contadores. La empresa
que realiza la contabilidad visita a la empresa Acosta Asociados, C.A., 10 o
21

12 veces al mes en las cuales la administradora entrega copias de carpetas

de proveedores, clientes, comprobantes de retencin, egresos de caja,
registro de nmina, notas de crdito, libro de bancos y conciliaciones con la
finalidad de obtener el mejor control contable dentro de la empresa.
* Actualizacin contina de los archivos.
* La administradora se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas
por la Gerencia cuando se debe realizar una compra.
7.- Actividades Cuentas De La Gerencia General:
* Realizacin de pagos de gastos personales.
* Pago a los empleados de la empresa.
* Conciliaciones bancarias.
* Custodia de las chequeras.
* Realizacin de informes de chequeras con autorizacin de la Presidencia.
* Elaboracin de reporte de ingresos y egresos.
8.- Otras Actividades:
* Apoyo al Gerente General en lo que requiera.
* Manejo de caja chica y ventas de contado.
22

* Cobranza.
* Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.
* Atencin a clientes.
* Manejo de suministros de oficina y cafetera.
* Control del fax y correspondencia.
* Cobros a clientes todos los viernes.
* Ingreso de datos al sistema.
* Mantener un control de los servicios bsicos que hay que pagar. (se pasa
un reporte semanal de los que hay que pagar).
* Coordinacin de actividades sociales de la empresa.

Departamento de Facturacin: Es el que se encarga de que se haga

efectivo el cobro de todos y cada uno de los servicios prestados dentro de la
empresa, as como tambin de impuestos, tasas y derechos aduaneros
productos de las operaciones aduaneras y navieras. Dentro de las
responsabilidades que tiene, est adems, entregar al presidente o gerente,
un informe detallado de todos los ingresos llevando un registro y control de
los pagos recibidos (Depsitos Bancarios, Cheques, efectivo, entre otros).

23

Cumple Las Siguientes Funciones:

1. Expedir en el trmino legal las facturas con el objeto que se cumpla el
pago de las mismas.
2. Mantener un sistema actualizado de informacin para ejercer el cobro
correspondiente a las facturas.
3. Llevar el registro de la emisin y cobro de facturas.
4. Informar al presidente o gerente en forma peridica, los resultados de
las gestiones servicios culminados y prestados.
5. Exigir a cada Departamento toda la documentacin concerniente al
cobro de todos y cada uno de los servicios prestados en relacin a
Exportaciones e Importaciones, as como tambin la facturacin de los
boletos vendidos por el Departamento de Operaciones y Venta de los
mismos.
6. Exigir y recibir de los clientes, Ordenes de Compras de los servicios
que se van a prestar para conformar la facturacin una vez que dicho
servicio se haya prestado a cabalidad.
7. Las dems que se atribuyan.

En este departamento se debe tener en cuenta que La Factura es un

documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta

24

de mercaderas, servicios u otros afectos, porque con ella queda concluida la

operacin.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la

entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice
con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito
fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar
gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportacin e importacin
.
Se le denomina Factura Fiscal, ha aquella Factura que proporciona
informacin sobre las operaciones econmicas de los sujetos pasivos
(empresarios, comerciantes y profesionales) y de terceros, al fisco (Sujeto
Activo) facilitando as; las labores de control, recaudacin de los impuestos, y
verificacin e investigacin fiscal.

Naturaleza Jurdica De La Factura:

La Factura es, desde el punto de vista de su naturaleza jurdica, un

documento. En derecho y segn Devis Echanda, un documento es "toda
cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la
vista y del tacto, que sirve de prueba histrica indirecta y representativa de
un hecho cualquiera". Lo que interesa destacar es que la factura, cualquiera
sea su forma exterior, es un documento, o sea, un objeto creado por el
hombre para representar, reproducir o dejar constancia histrica de un hecho
que es jurdicamente relevante. Por esa capacidad de representacin, la

25

factura fiscal y los documentos equivalentes gozan de la misma naturaleza

jurdica que la factura mercantil. Para que esta factura, adquiera la condicin
de "Documento", en sentido propio, es preciso que contenga un mensaje, es
decir, que en ella se reflejen ciertos hechos o recoja declaraciones de
conocimiento con trascendencia tributaria.

El "documento" en s, puede cumplir varias funciones jurdicas. Existen

documentos necesarios para la existencia o validez de actos jurdicos, cuya
naturaleza jurdica es mixta, por ser a un mismo tiempo, constitutivos del
derecho y medios de prueba, tanto dentro como fuera del proceso; mientras
que otros, sin duda la gran mayora, tienen un valor jurdico de instrumento
probatorio. Ahora bien, puede suceder que el documento no sea necesario
para adquirir validamente un derecho, pero s para ejercitarlo, bien sea en un
proceso o extrajudicialmente, o que simplemente sea til para facilitar el
cumplimiento de una obligacin.

La Factura Fiscal Como Deber Formal:

Para la Administracin tributaria, resulta conveniente que los

contribuyentes le provean de documentos que le permitan obtener de forma
fcil y segura la prueba de sus operaciones comerciales y los crditos y
debitos fiscales derivados del Impuesto al Valor Agregado. La Factura, es el
documento idneo, pues tratndose de un gravamen a determinadas
operaciones comerciales e intercambios de bienes y servicios de diaria
concurrencia, su contenido resulta mas fiel que cualquier otro comprobante
privado y mas seguro que un conjunto de indicios o testimonios, cuando sta
es clara, autentica, exacta y rene todos y cada uno de los requisitos
26

proclamados por la ley como necesarios para otorgarle pleno valor a su

contenido. As pues, es por una razn de facilidad probatoria y de evidente
control fiscal que el Cdigo Orgnico Tributario establece como deber formal
de contribuyentes, responsables y terceros, la emisin de facturas y
documentos equivalentes.

Es un Deber Formal, aquella obligacin tributaria impuesta por la ley

(Cdigo Orgnico Tributario) a los contribuyentes, responsables o terceros.
Entre los Deberes Formales, se encuentra el Deber de; emitir los
documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los
requisitos y formalidades en ellas requeridas. Para lo cual la Administracin
Tributaria, en ejercicio de su potestad normativa, se ha dado a la tarea de
regular los procedimientos para la emisin y elaboracin de las facturas y de
otros documentos similares o equivalentes, estableciendo exigencias no slo
en cuanto a los requisitos formales que tales documentos deben contener, si
no tambin, en todo lo que tiene que ver con su valoracin como prueba de
las operaciones en ellos contenidos.

Los deberes de facturacin, adquieren relevancia y eficacia diversa

como deber formal de los contribuyentes y responsables, dependiendo del
impuesto en el que se encuentren disciplinados; ya sea en el campo del
impuesto sobre la renta (I.S.L.R) o del impuesto al valor agregado (I.V.A).

Junto al deber fundamental de emitir la factura fiscal, existen otros

deberes que o bien son complementarios o bien son conexos a la emisin.
Los deberes complementarios dotan de sentido y razn de ser al acto mismo
de la emisin, y permiten el exacto y cabal cumplimiento de este deber. Estos
27

deberes complementarios son el de entregar la factura fiscal al adquiriente

del bien o al receptor del servicio, y el de conservar un ejemplar de la factura
emitida, como prueba de emisin. Por su parte, el deber conexo al emitir la
factura fiscal, es el de rectificarla. Es un deber conexo en el sentido de que
su cumplimiento es aleatorio o accidental, puesto que slo ser exigible en la
medida en que la factura fiscal adolezca de algn error.

Documentos Equivalentes A La Factura Fiscal:

Los documentos equivalentes son aquellos que pese a no reunir los

requisitos de una factura, surten su mismo efecto, y por ende, dan derecho a
la deduccin del crdito fiscal causado en la operacin comercial gravada
con el impuesto al valor agregado (I.V.A).

Nota de Entrega u orden de entrega: Es el documento que detalla la

mercanca o servicio que se entrega o presta al cliente. Una vez iniciada la
operacin de compra-venta a travs del pedido o apartado, el proveedor
prepara la mercanca que hay que enviar o describe el servicio que se va a
prestar y emite la nota de entrega.

La nota de entrega cumple una doble finalidad:

Justifica el servicio a prestar y/o la salida del artculo.

Acreditan la entrega de la mercanca o servicio al cliente.

28

Nota de Despacho o Gua de Despacho: Es un documento mercantil

que acredita la entrega de un pedido o servicio. El receptor de la mercanca o
servicio debe firmarlo para dar constancia de que ha recibido correctamente.
Este documento justifica el servicio prestado y/o la salida de la mercanca de
los almacenes y su posterior entrega al comprador. Sea como sea, se
constituye en un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la
entrega puesta a disposicin del material o servicio vendido.
La ausencia de este importantsimo documento debidamente, firmado
y/o sellado por el cliente, implica que las posibilidades de xito en una
reclamacin posterior son nulas.

La nota o gua de despacho tiene dos objetivos:

1. Para el comprador: comparar con el pedido o servicio, a efectos de

controlar si es la mercanca o servicio solicitado y, fundamentalmente,
para controlar la posterior facturacin.

2. Para el vendedor: al recibir el duplicado de la gua debidamente firmada

por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercanca
o servicio que el comprador recibi conforme y, en base a la gua,
confeccionar la Factura.

Nota de Dbito: Llmese as a la comunicacin que enva un

comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.

29

Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin,

inters por pago fuera de trmino, etc.

Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos
de ellos los siguientes:

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado

que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.

En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una

mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que

ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito.

Las causas que generan su emisin pueden ser:

Error en menos en la facturacin.

Intereses.

Gastos por fletes.

Gastos bancarios, entre otros.

30

La Nota de Dbito siempre origina un aumento en la cuenta del

comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Nota de Crdito: Es el documento en el cual el comerciante enva a

su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos
en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, servicios mal prestados,
rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores
por exceso de facturacin.

Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador

para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe
determinado, por alguno de los siguientes motivos:

Error en ms en la facturacin.

Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.

Devolucin de mercaderas.

La Nota de Crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del

comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

31

Valor Probatorio De La Factura Fiscal:

Desde el punto de vista tributario, la fe que merece la factura fiscal

depender en gran medida del cumplimiento de las normas sobre
facturacin. En efecto, para que su eficacia probatoria sea reconocida debe
provenir de un contribuyente y haberse verificado su legitimidad o
autenticidad por el funcionario fiscalizador en el procedimiento de
determinacin de oficio sobre base cierta; adems debe estar completa, esto
es reunir todos los requisitos legales y reglamentarios y estar libre de todo
defecto que le quite credibilidad o exactitud a su contenido y que no existan
otras pruebas que la contradigan o que hagan presumir que es falsa o no
fidedigna.

Es por ello que, se han dispuesto una serie de formalidades con las
cuales la factura debe cumplir; as como tambin requisitos para su
elaboracin y emisin. El conocimiento de estas Normas Generales de
Emisin de Facturas y Otros Documentos, publicada en la Providencia
Administrativa N SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional
Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administracin
Aduanera y Tributaria; son las que van a permitir que los contribuyentes
obligados a emitir facturas, rdenes de entrega o guas de despacho, notas
de debito y notas de crdito, puedan cumplir correctamente con lo dispuesto
en ella; evitando as incurrir en ilcitos tributarios.

32

Factura Con Omisiones Formales:

La problemtica de la existencia de crditos fiscales desde el punto de

vista probatorio, se presenta cuando la Administracin Tributaria le atribuye a
la factura completa la categora de prueba tasada de valoracin, en el
entendido de que slo aquellas facturas o documentos equivalentes que
cumplan con los requisitos legales o reglamentarios, podrn otorgar el
derecho

la

deduccin

de

las

cuotas

de

impuesto

soportadas,

fundamentndose para ello en el nico aparte del Artculo 30 de la Ley del

IVA. Y el incumplimiento de tales deberes formales conlleva al rechazo de los
crditos fiscales.

Por ejemplo, tal y como est configurado el Impuesto al valor

agregado, la capacidad contributiva que quiere gravarse es la del consumidor
final y no la de los empresarios o profesionales, de tal suerte que si uno de
estos no puede deducirse la cuota soportada, por no poseer una factura
completa, jurdicamente sern stos los incididos por el impuesto, con lo cual
se estara gravando la capacidad econmica de un sujeto que no est
obligado a soportar la carga tributaria, de modo que la nica solucin
"econmica" mas no "jurdica" es la de trasladar la cuota va costos, situacin
sta que no es la que se pretende con la implantacin del impuesto.

En todo caso, debe existir coherencia en toda ley tributaria, en cuya

base debe aparecer necesariamente el principio de capacidad contributiva
como elemento fundamental de interpretacin. Para las personas que hacen
vida econmica en Venezuela, pueden resultar exageradas las exigencias
contempladas en la providencia N 0257, pero son las que van a permitir
33

darle el carcter legal a la factura; y existen en aras a la prevencin del

fraude o evasin fiscal. Estos contribuyentes estn obligados, de acuerdo al
mbito de aplicacin a cumplir con los Deberes Formales expresados en el
Artculo 145 del Cdigo Orgnico Tributario, donde se encuentra, el emitir las
facturas y documentos exigidos por las leyes tributarias especiales; tomando
en cuenta que la elaboracin de estos, debe estar a cargo de imprentas
autorizadas y la emisin de facturas y otros documentos, se debe hacer a
travs de maquinas fiscales aptas.

Resea De Las Normas Generales Que Han Regulado La

Elaboracin Y Emisin De Las Facturas Y Otros Documentos En
Venezuela:

Hasta el 31 de Enero del 2008, se utiliz lo consagrado en la

Resolucin N 320 de fecha 28 de Diciembre de 1999, a esta se le pretendi
sustituir con la Providencia Administrativa N 0421 que estableca las
Normas.

Generales de Emisin y elaboracin de Facturas y otros Documentos,

publicada en Gaceta Oficial N 38.548 de fecha 23 de Octubre de 2006, la
cual nunca entro en vigencia, debido a diversas consideraciones presentadas
por el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas en la Resolucin N
1.891, publicada en Gaceta Oficial N 38.659 de fecha 9 de Abril de 2007.
Luego de efectuar, las modificaciones pertinentes al planteamiento hecho
dentro de la Providencia Administrativa N 0421; esta se convirti en dos
instrumentos normativos del Rgimen de Facturacin Venezolano las
Providencias Administrativas N 0591 y N 0592.
34

Finalmente, el 19 de agosto de 2008 fue publicada en la Gaceta Oficial

de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.997, la Providencia
Administrativa N SNAT/2008-0257, dictada por la Superintendencia Nacional
Aduanera y Tributaria del Servicio Nacional Integrado de Administracin
Aduanera y Tributaria (SENIAT), que establece las Normas Generales de
Emisin de Facturas y Otros Documentos, que deroga la Providencia
Administrativa N 0591, dictada por el SENIAT, que regulaba la misma
materia; y el artculo 12 de la Providencia Administrativa N 0592, tambin
dictada por el SENIAT, que establece las Normas Relativas a Imprentas y
Mquinas Fiscales para la Elaboracin de Facturas y Otros Documentos,
dicho Artculo expresaba que en los casos en que un emisor cambie de
imprenta autorizada, la nueva imprenta no podr elaborar facturas y otros
documentos, hasta tanto el emisor haya notificado tal situacin al SENIAT y a
esperar la publicacin de la notificacin en el Portal Fiscal de la
Administracin Tributaria ([Link] para proceder a la nueva
impresin.

En este sentido, la Providencia N 0257 modifica formalmente su

mbito de aplicacin respecto de lo previsto por la Providencia N 0591,
cuando mediante una redaccin ms sencilla del Artculo 2 aclara
expresamente que el rgimen de facturacin all previsto es aplicable a todos
los tributos nacionales administrados por el SENIAT, sin distincin de tipo,
para los sujetos descritos en el Artculo 3 de la Providencia: personas
jurdicas y entidades econmicas sin personalidad jurdica; personas
naturales con ingresos anuales superiores a 1.500 unidades tributarias;
personas naturales con ingresos anuales iguales o inferiores a 1.500
unidades tributarias, cuando las facturas sean empleadas como prueba del
gasto a los fines de la determinacin del impuesto sobre la renta para el
35

adquirente, siendo que en el caso contrario las facturas debern emitirse

conforme a lo previsto en la Providencia Administrativa N 1.677, que regula
las formalidades de facturacin para contribuyentes formales del impuesto al
valor agregado, publicada en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de
Venezuela N 37.661 del 31 de marzo de 2003.

As mismo, la Providencia N 0257 elimina la prohibicin de la

Providencia N 0591 respecto de la emisin de facturas sobre formas libres
de forma mecnica, mantenindose dicha prohibicin para el empleo de
medios manuales para el llenado de dichas formas libres.

Igualmente, la Providencia N 0257 modifica el rgimen de sujecin a

la obligacin de emplear mquinas fiscales a que se refiere el Artculo 8, para
los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Duty Free Shops y los sujetos que no califiquen
como contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado cuyos
ingresos brutos superen las 1.500 unidades tributarias, en los siguientes
casos: se sustituye el supuesto de ventas de equipos de calefaccin por el
de venta de equipos de aire acondicionado; se obliga a los prestatarios de
servicios de instalacin de vidrios, reparaciones de artculos de cuero,
textiles, calzados, prendas de vestir o sus accesorios, maletas, bolsos de
mano, accesorios de viaje y artculos similares; se obliga a los vendedores
de productos farmacuticos, medicinales, nutricionales, ortopdicos, lentes y
sus accesorios, equipos de computacin, sus partes, piezas, accesorios y
consumibles, equipos de impresin y fotocopiado o sus partes, piezas y
accesorios; y se libera de la obligacin en comentarios a los hoteles, casas
de huspedes, campamentos y otros lugares de alojamiento.

36

Por otra parte, la Providencia N 0257 elimina una polmica

prohibicin contenida en la Providencia N 0591, en lo relativo al empleo de
ms de un medio de facturacin en los casos de sujetos obligados al uso de
formatos elaborados por imprentas autorizadas, antiguo Artculo 9 de esta
ltima. Asimismo, los sujetos obligados al empleo de mquinas fiscales
podrn emitir sus facturas y otros comprobantes mediante formatos
elaborados por imprentas autorizadas en el caso que la mquina fiscal no
sea capaz de imprimir el nombre y nmero de Registro de Informacin Fiscal
(RIF) del adquirente, y el comprobante sea utilizado por ste como prueba
del gasto a los fines de su deduccin en el impuesto sobre la renta o la
operacin se realice entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor
agregado. A esta ltima disposicin se agrega el supuesto en que el
adquirente requiera del emisor de la factura o documento equivalente ms de
una copia del comprobante respectivo.

En lo atinente a los requisitos que deben cumplir las facturas y otros

comprobantes en el momento de su emisin por los contribuyentes ordinarios
del Impuesto al Valor Agregado, la Providencia N 0257 seala que, en el
caso de facturar la venta de un bien o la prestacin de un servicio no gravado
esto es, no sujeto- al Impuesto al Valor Agregado, debe colocarse al lado de
su precio de venta la leyenda "(E)", antes nicamente reservado para las
operaciones exentas o exoneradas del impuesto al valor agregado;
asimismo, es necesario reflejar el nmero de control de la factura que
soporta la operacin al momento de la emisin de notas de dbito o de
crdito, en caso que aquella haya sido emitida sobre un formato o sobre una
forma libre elaboradas por imprentas autorizadas. Ya no es obligatorio incluir
las condiciones de pago en la factura; describir el bien enajenado o el
servicio prestado en un espacio mximo de 5 lneas; y la mencin "facturas
37

de exportacin" en los casos de exportacin de bienes o servicios, bastando

la referencia a la denominacin "Factura".

En el caso de las facturas emitidas por cuenta de terceros, la

Providencia N 0257 agrega toda una serie de requisitos adicionales, no
exigidos previamente por la Providencia N 0591 para su emisin, a saber:
nombre o razn social y nmero de RIF del tercero; descripcin de la venta
del bien o de la prestacin del servicio, con indicacin de la cantidad y
monto, y si el bien o servicio estn exentos, exonerados o no sujetos al
impuesto al valor agregado, entonces deber colocarse la leyenda "(E)" a su
lado; especificacin del monto total de la base imponible del Impuesto al
Valor Agregado, de ser el caso, discriminada segn la alcuota, indicando el
porcentaje aplicable, as como el monto total exento o exonerado;
especificacin del monto total del Impuesto al Valor Agregado discriminado
segn la alcuota aplicable en cada caso, e indicando el porcentaje aplicable;
(v) indicacin del valor total de la venta de los bienes o de la prestacin del
servicio o de la suma de ambos, si corresponde; y (vi) en el caso de
operaciones

gravadas

con

el

Impuesto

al

Valor

Agregado,

cuya

contraprestacin haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a

la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas
cantidades en la factura, con indicacin del monto total y del tipo de cambio
aplicable. En este caso, el emisor deber entregar una copia certificada de la
factura a los sujetos a favor de quienes se emite dentro de los 5 das
siguientes a su emisin, Artculo 31 de la Providencia N 0257.

En los casos de facturas emitidas en el extranjero por personas no

residentes, la Providencia N 0257 indica que estos documentos deben

38

cumplir con lo sealado en la legislacin aduanera, en caso que la operacin

respectiva implique la importacin de bienes.

En las disposiciones comunes a la emisin de facturas y otros

documentos, es innovador respecto del rgimen previsto en la Providencia N
0591 la supresin de la referencia que contena dicha Providencia, en cuanto
a que las facturas emitidas en distintas reas de un mismo establecimiento;
en ms de un establecimiento o sucursal; o fuera del establecimiento,
siempre que el emisor carezca de sistemas centralizados de facturacin,
deban utilizarse por cada rea o por cada establecimiento o sucursal,
mantenindose la obligacin de imprimir tales comprobantes por series que
deben mantener una numeracin consecutiva y nica.

Desde el punto de vista de los requisitos preimpresos de las facturas y

otros documentos equivalentes, la Providencia N 0257 presenta las
siguientes innovaciones, respecto de la regulacin anterior contenida en la
Providencia N 0591: para las facturas que se emitan manual o
mecnicamente, es necesario cuando corresponda- colocar la palabra
"serie" y los caracteres que las identifiquen y diferencien (letras, nmeros); es
obligatorio que las formas libres no incluyan preimpresa la mencin "Factura"
u otra semejante; por ultimo, la Providencia N 0257 omite expresamente la
referencia contenida en la Providencia N 0591 respecto de la posibilidad de
empleo de los formatos de facturas incluidos en el Web Site del SENIAT.

39

Las Imprentas:

Se entiende por Imprenta; toda aquella empresa o establecimiento

constituido formalmente y dedicado a la impresin de facturas, documentos
equivalentes que las sustituyan, rdenes de entrega o gua de despacho,
notas de debito, notas de crdito u otros comprobantes.
Son imprentas autorizadas las personas naturales constituidas bajo la
figura de sociedades cooperativas y las sociedades mercantiles, domiciliadas
en el pas, cuya actividad principal sea la elaboracin de facturas y otros
documentos regulados en la Providencia Administrativa N 0257, en virtud de
la autorizacin otorgada por la Gerencia Regional de Tributos Internos del
Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT).

Las Imprentas autorizadas debern cumplir con las obligaciones

dispuestas para ellas en la Seccin II de la Providencia Administrativa N
0592. As mismo para obtener la autorizacin, la solicitud de sta debe
hacerse, ante la Gerencia Regional de Tributos Internos del Seniat;
anexndole una serie de recaudos especificados en el Artculo N 3 de la
Providencia Administrativa N 0592. Aquellas imprentas a las cuales se les
hayan autorizado o revocado dicha autorizacin, se publicaran a travs del
Portal fiscal.

40

Expendedores de Maquinas Fiscales:

Los expendedores de maquinas fiscales; son aquellas personas

naturales; constituidas bajo la figura de Sociedades Cooperativas y las
sociedades mercantiles domiciliadas en el pas, cuyo objeto de trabajo sea la
fabricacin o enajenacin de Maquinas Fiscales. stos as como tambin, las
personas naturales constituidas bajo la figura de sociedades cooperativas y
las sociedades mercantiles, domiciliadas en el pas, que representen a
fabricantes no residentes en el pas, sus distribuidores y servicios tcnicos
especializados; debern solicitar la autorizacin respectiva en la Gerencia de
Fiscalizacin del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria (SENIAT), anexndole a dicha solicitud los recaudos especificados
en el Artculo N 24 de la Providencia Administrativa N 0592. La Maquina
Fiscal autorizada o aprobada ser aquella; maquina registradora fiscal, punto
de venta fiscal o impresora fiscal, que haya cumplido con los requisitos o
exigencias establecidas en la Seccin II. De la Providencia Administrativa N
0592.

Los fabricantes y representantes, sus distribuidores y centros de

servicio tcnico autorizado de maquinas fiscales, estarn obligados a cumplir
con los deberes dispuestos para ellos en la Seccin IV de la Providencia
Administrativa N 0592. El incumplimiento de estos deberes podr ser
causante de la negacin revocacin de la autorizacin otorgada.

41

En este Departamento, el facturador (ra) debe tener en claro y

manejar con cautela para evitar errores, las respuestas a las siguientes
preguntas:
Es permitido colocar dos direcciones fiscales en el membrete de la factura?
La providencia 0257, indica que debe colocarse la direccin fiscal.
Esta viene detallada en el RIF de la persona natural o jurdica que hace la
solicitud de emisin de facturas.
En consecuencia, solo debe indicarse una sola direccin. De acuerdo
a los artculos 31 y 32 del cdigo tributario.
Artculo 31. A los efectos tributarios y de la prctica de las actuaciones de la
administracin tributaria, se tendr como domicilio de las personas naturales
en Venezuela:
a) El lugar donde desarrollen sus actividades civiles o comerciales. En
los casos que tengan actividades civiles o comerciales en ms de un
sitio, se tendr como domicilio el lugar donde desarrolle su actividad
principal.
b) El

lugar

de

su

residencia,

para

quienes

desarrollen

tareas

exclusivamente bajo relacin de dependencia, no tengan actividad

comercial o civil como independientes o de tenerla no fuere conocido
el lugar donde sta se desarrolla.
c) El lugar donde ocurra el hecho imponible, en caso de no poder
aplicarse las reglas precedentes.

42

d) El que elija la administracin tributaria, en caso de existir ms de un

domicilio segn lo dispuesto en este artculo, o sea imposible
determinarlo conforme a las reglas precedentes.

Artculo 32. A los efectos tributarios y de la prctica de las actuaciones de la

administracin tributaria, se tendr como domicilio de las personas jurdicas y
dems entes colectivos en Venezuela:
a) El lugar donde est situada su direccin o administracin efectiva.
b) El lugar donde se halle el centro principal de su actividad, en caso de
que no se conozca el de su direccin o administracin.

c) El lugar donde ocurra el hecho imponible, en caso de no poder

aplicarse las reglas precedentes.
d) El que elija la administracin tributaria, en caso de existir ms de un
domicilio segn lo dispuesto en este artculo, o sea imposible
determinarlo conforme a las reglas precedentes.

Qu es el SENIAT?
Es el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT), el cual se encarga de todo lo referido a las normativas y
recaudacin de impuestos en el territorio venezolano.

43

Cmo Puedo Emitir Facturas U Otros Documentos?

Todos los sujetos que rige la providencia 0257 deben emitir facturas,
notas de dbito, notas de crdito, notas de entrega, a travs de los siguientes
medios:
a. Formatos prediseados o elaborados por imprentas autorizadas por el
SENIAT.
b. Formas libres prediseadas o elaboradas por imprentas autorizadas
por el SENIAT, donde bajo ningn concepto las facturas y otros
documentos (bajo esta modalidad) podrn emitirse de manera manual.
c. A travs de mquinas fiscales (registradora fiscal, impresora fiscal o
punto de ventas fiscales).
Cundo se utilizan las facturas en serie?
Las facturas en serie deben utilizarse cuando estas se emiten en
diferentes reas de un mismo establecimiento, en ms de un establecimiento
o sucursal o fuera del establecimiento.
El nmero de control siempre debe coincidir con el numero de documento
que estoy elaborando?
El nmero de control coincidir con el nmero del documento solo en
aquellos casos cuando:
a) Se elaboren facturas por primera vez. (Ejemplo: Factura 0001 a la
Factura 0100; numero de control 00-0000001 hasta 00-0000100).

44

b) No exista ms de un tipo de documento a imprimir por segunda vez.

(Ejemplo: Factura 0101 a la Factura 0200; numero de control 000000101 hasta 00-0000200).
Las Formas Libres Se Pueden Emitir De Manera Manual?
No, toda forma libre debe ser emitida a travs de sistemas
computarizados

herramientas

informticas

de

facturacin.

Art.

providencia 0257.
Cmo Se Obtiene La Autorizacin Para La Elaboracin De Facturas Y Otros
Documentos?
A los fines de obtener el permiso de imprenta autorizada para la
elaboracin de facturas y otros documentos, la imprenta interesada deber
presentar una solicitud ante la gerencia regional de tributos Internos del
servicio nacional integrado de administracin aduanera y tributaria (SENIAT),
correspondiente a su domicilio fiscal o a la que sea competente en virtud de
su condicin de sujeto pasivo especial, cuando corresponda.
Funcin del Departamento de operaciones y venta de Boletos: Se
encarga de controlar y supervisar la recepcin y despacho de buques que
arriben a este puerto, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la
legislacin nacional e internacional suscritos por el pas.

Se encarga de la informacin de todas aquellas actividades

relacionadas con el turismo o viajes al exterior, tiene como finalidad informar
a los usuarios de aquellas normas que regulan los impuestos de salida.

45

Entre sus misiones tiene recibir los documentos relacionados con las
operaciones

aduaneras,

emitir

las

solicitudes

autorizaciones

correspondientes al ejercicio de las funciones administrativas.

Debe cumplir con las siguientes funciones:
1. Evaluar las actividades relacionadas con su gestin impartiendo las
instrucciones para la ejecucin de sus funciones.
2. Programar actividades especialmente aquellas que tiendan a crear un
conocimiento previo sobre el turismo y el rea administrativa.
3. Fortalecer la imagen de la entidad como organismo fundamental en el
manejo del servicio.
4. Informar y orientar a los usuarios del servicio.
5. Las dems que se le atribuyan.
Departamento de Aduana: En este departamento se cumplen todos
los

procedimientos

con

las

operaciones

aduaneras

(Importacin

Exportacin), llevando un control de las actividades de acuerdo a la L.O.A.

Para alcanzar el logro de sus objetivos, de manera eficiente, se

cumplen las funciones que se indican a continuacin:

46

1. Verificar y conformar que la recepcin y despacho de vehculo y/o

buques se tramiten conforme al procedimiento previsto en L.O.A., y
sus reglamentos.
2. Tramitar las solicitudes de exoneraciones y exencin de gravmenes
aduaneros que requiere autorizacin previa.
3. Procesar las solicitudes de habilitacin del despacho de vehculos y/o
buques.
4. Efectuar operaciones aduaneras.
5. Recibir de los usuarios la documentacin que conforme a la L.O.A., y
sus reglamentos es exigibles en el proceso de desaduanamiento de
las Mercancas, Recepcin y despacho de Buques.
6. Procesar la documentacin recibida y remitirla a las unidades que
corresponda para la continuacin del trmite respectivo.

7. Llevar registro de los importadores y exportadores que operan en

coordinacin con la gerencia de aduana.
8. Elaboracin de Expedientes en SIDUNEA para las Importacin y
Exportaciones de Mercancas siguiendo las normativas de la L.O.A.
9. Firmar los documentos relativos a las funciones de su competencia.
Las dems que se atribuyan.

47

Departamento de Turismo

y Boletera: Contiene informacin de

todas aquellas actividades relacionadas con el turismo o viajes al exterior y

tiene como finalidad informar a los usuarios de aquellas normas que regulan
los impuestos de salida.

Entre sus misiones se establece recibir los documentos relacionados

con las operaciones aduaneras y navieras (Buques y Personas), emitir las
solicitudes y autorizaciones correspondientes al ejercicio de las funciones
administrativas.
Debe cumplir con las siguientes funciones:

1. Evaluar las actividades relacionadas con su gestin impartiendo las

instrucciones para la ejecucin de sus funciones.

2. Programar actividades especialmente aquellas que tiendan a crear un

conocimiento previo sobre el turismo y el rea administrativa.
3. La venta de Boletos en ferry hacia el pas Trinidad y Tobago.
4. Brindar un buen servicio y atencin a los pasajeros.
5. Fortalecer la imagen de la entidad como organismo fundamental en el
manejo del servicio.

48

6.

Informar y orientar a los usuarios.

Departamento Naviero: En este Departamento se ejecutan atraques y

desatraque de buques, notificando y tramitando ante las autoridades
competentes los permisos de atraque y desatraque. Informan a los
operadores portuarios la hora de atraque y zarpe de los buques actuando de
acuerdo al poder que le delegue el Armador.

Las personas que comprenden este Departamento actan como auxiliar de

aduana.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

PRESIDENTE

Vice-Presidente
Administrativo

Gerente de
Operaciones
49

Representante
Legal.

Administracin

Departamento de
Facturacin

Departamento
Turismo y
Aduanero
Bonetera

Departamento
Naviero

Fuente: Administradora de la Empresa: Elaidys Ramos

1.5 DESCRIPCION Y ANALISIS DE PARTICIPACION (JURIDICA):
BASES LEGALES: Este estudio se sustenta por preceptos legales tanto
como la constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela ao (1.999)
Gaceta oficial.
Artculo # 131: Toda persona tiene el deber de
cumplir y acatar esta constitucin, las Leyes y
los dems actos que en ejercicio de sus
funciones

dicten

los

rganos

del

Poder

Pblico. (1.999). (Pg. 52).

Anlisis: Todos los venezolanos tenemos la obligacin de cumplir con
las normas y leyes, para as poder gozar de los derechos que tenemos en
nuestra constitucin.

50

Capitulo II: GACETA OFICIAL DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE

VENEZUELA IVA, PROVIDENCIA 0071): De los medios de emisin de
factura.
Artculo # 6: Los sujetos por esta Providencia
Administrativa deben emitir las lecturas, las
notas de debitos y crditos, a travs de los
siguientes medios:
1.- Sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas por el Servicio Nacional Integrado
de

Administracin

Aduanera

Tributaria

(SENIAT).
2.-

Sobre

formas

imprentas

libres

autorizadas

Integrado

de

Tributaria

(SENIAT).

elaboradas
por

Administracin
En

el

Servicio

Aduanera

ningn

por

caso

y
las

facturas y otros documentos podrn emitirse

manualmente sobre formas breves.
3.- Mediante maquinas fiscales.
La adopcin de cualquiera de los medios
establecidos de este artculo queda a la libre
eleccin de

los

contribuyentes, salvo

lo

previsto en el artculo 8 de esta providencia

administrativa.
Articulo # 7: A los fines de lo previsto en esta
Providencia Administrativa se entiende por.

51

Formato elaborado por imprentas autorizadas:

Medio de emisin que debe contener desde la
imprenta los datos y campos sealados en el
artculo 30 de esta providencia administrativa.

Forma

libre

elaborada

por

imprentas

autorizadas medio de emisin que debe

contener

desde

la

imprenta

los

datos

sealados en el artculo 31 de esta Providencia

Administrativa.
Articulo # 8: Los contribuyentes ordinarios del
impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Almacenes Libres de
Impuestos (Duty Free Shops) y los agregados
deben

utilizar

exclusivamente

maquinas

fiscales para la emisin de facturas, cuando

concurran las siguientes circunstancias:

Obtengan

ingresos

brutos

anuales

superiores a un mil quinientas unidades

tributarias (1.500 UT).

Realicen mayor nmeros de operaciones

de ventas o prestaciones de servicios, con
sujetos que no utilizan las facturas como
prueba del desembolso o crdito fiscal segn
corresponda.

Desarrollen conjunta o separadamente

algunas de las actividades que se indican a
continuacin:

52

a.- Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y

dems manufacturas de tabaco, golosinas,
confiteras, bombonerias y otras similares.
b.- Venta de productos de limpieza de uso
domestico o industrial.
c.- Ventas de partes, piezas, accesorios,
lubricantes, refrigeracin, entre otros.
Articulo

#9: Los sujetos regidos por la

Providencia Administrativa, deben emitir las

ordenes de entrega o guas de despacho
nicamente durante los medios previstos en
los numerales uno y dos del articulo 5, salvo
que sean elaborados por entes publicas
nacionales, en los trminos y condiciones que
establezcan las normas aplicables.
En los casos que se utilicen Maquinas Fiscales
como medio de Facturacin las ordenes de
entrega o guas de despacho deben emitirse
sobre formatos elaborados por imprentas
autorizadas.
Articulo

10:

computarizados

Cuando
o

los

automatizados

sistemas
para

la

emisin de facturas y otros documentos

inoperantes o averiados, los documentos
debern emitirse sobre formatos elaborados
por imprentas autorizadas, con el numero del
documento precedido de la palabra serie.
Seguida de caracteres que le identifiquen y
53

diferencien. En estos casos, los emisores

deben

mantener

permanentemente

en

el

establecimiento los referidos formatos, a los

fines de dar cumplimiento a lo establecido en
este articulo.
Articulo # 11: Los usuarios obligados a utilizar
Maquinas Fiscales con forma a lo establecido
en

el

articulo

Administrativa,

de

no

esta

Providencia

pueden

emplear

simultneamente otros medios para emplear

facturas y notas de debito o de crdito, salvo
cuando ocurre alguna de las situaciones que
se enumeran a continuacin, en cuyo caso
deber

admitir

formatos

dichos

documentos

elaborados

por

sobre

imprentas

autorizadas.

La Maquina Fiscal empleada no sea capaz de

imprimir al hombre o razn social y el numero
de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF)
del receptor de bienes o servicios, cuando las
operaciones se realicen entre contribuyentes
ordinarios del Impuesto de Valor Agregado o
cuando

las

operaciones

se

realicen

por

sujetos que no califiquen como contribuyentes

ordinarios del impuesto al valor agregado y se
quiere

al

documento

como

prueba

del

desembolso con forma a lo previsto en la ley

54

del impuesto sobre la renta. En este caso, si la

factura de la Maquina Fiscal fue admitida la
misma debe anexarse a la copia de la factura
emitida

sobre

formatos

elaborados

por

imprentas autorizadas.

La Maquina Fiscal se encuentre inoperante o

averiada.

La Maquina Fiscal no debe emitir notas de

debitos y notas de crdito.

El usuario realice operaciones por cuenta de

terceros.

El usuario realice operaciones de ventas fuera

del establecimiento de vendedores a domicilio,
representantes y otros similares a los aqu
sealados.

El usuario realice operaciones en donde debe

emitir ms de una copia de la factura, por
exigencias

de

normas

legales

reglamentarias, as como por solicitud de los

rganos y entes pblicos.
Articulo # 12: El Servicio Nacional Integrado
de

Administracin

Aduanera

Tributaria

(SENIAT), mediante Providencia Administrativa

de carcter general, podr autorizar el uso de
medios distintos a los previstos en el Articulo
6 de esta Providencia Administrativa, para la
emisin de facturas y otros documentos.

55

1.6 OBJETIVOS:
1.6.1 Objetivo General.
Implementacin de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos para el Departamento de Facturacin de la empresa Acosta
Asociados, C.A., Ubicada en la Calle Bolvar N 31 de la Ciudad de Guiria
Estado Sucre.

1.6.2 Objetivos Especficos.

Lograr y concluir el Manual de Normas y procedimientos para el

departamento de facturacin de la empresa Acosta Asociados C.A.
con la finalidad de mejorar el buen funcionamiento de los procesos de
emisin de facturas en dicho departamento.

56

Obtener los requisitos mnimos para la redaccin de un manual dentro

de una organizacin para mejorar el buen funcionamiento de los
procesos de facturacin en dicho Departamento.

Determinar las ventajas y desventajas del uso de manuales dentro de

las organizaciones.

Sealar las actividades que realiza el personal que labora en el

Departamento de Facturacin Empresa Acosta Asociados, C.A.

Sugerir a la Administracin de la Empresa posibles tcnicas para

mejorar algunos procedimientos llevados a cabo en el departamento de
Facturacin.
1.7 FACTIBILIDAD:
Las tcnicas e instrumentos utilizadas para la obtencin de la informacin
fueron mediante una investigacin de campo ya que por medio de
entrevistas se detecto la debilidad en el departamento de facturacin de la
Empresa Acosta Asociados

C.A. Estas tcnicas fueron directas e

indirectas, pertinentes para recoger respuestas variadas, as como la

metodologa de trabajo para cubrir las necesidades de implantacin de
proceso al finiquito de la emisin de facturas por todos y cada uno de los
servicios prestados.

1.7.1 Tcnica: Conectividad con la Ley Orgnica de Aduana, ley de IVA y

Facturacin.

57

1.7.2 Operativa: La ejecucin de las actividades realizadas y el manual

elaborado fue en funcin de solucionar los problemas administrativos y de
facturacin de la empresa que permita ayudar a mejorar el buen
funcionamiento para emisin de facturas una vez prestado el servicio a
cabalidad.

1.7.3 Econmica: La implementacin y ejecucin del Manual de Normas

y Procedimientos no tiene mucha incidencia econmica, ya que lo que se
est proponiendo no es ms que organizar dichas Normas y los
Procedimientos Administrativos para el Departamento de Facturacin de la
empresa Acosta Asociados, C.A. es decir, la factibilidad implementada es
de aplicacin de conocimientos.

1.7.4

Psicosocial: Nuestro conocimiento y la elaboracin de la Tesis al

igual que el Manual de Normas y Procedimientos causo un impacto
positivo a la empresa ACOSTA ASOCIADOS, C.A. y a todos sus
empleados, incluyendo de una manera u otra a todos los Proveedores y
Pblico en general.

58

CAPITULO II
Fundamentos tericos y metodolgicos

2.1 FUNDAMENTO TEORICO:

En todo los procesos investigativos es de vital importancia en al
acopio de informacin, lo cual conlleva la revisin minuciosa de diversos
autores que han escrito sobre determinada temtica. De acuerdo con los
objetivos planeados en este estudio se sealan los principales aspectos
tericos que soportan el plan de trabajo desarrollado, entre los cuales se
encuentra antecedentes, concernientes a organizacin, materiales e
importancia.
A continuacin se hace referencia a los antecedentes y teoras que
sustentan este proyecto.

2.1.1 ANTECEDENTES:

59

Zorrilla, J. (2005). Diseo un Procedimiento que Permita controlar la

Importacin de Mercancas bajo el Rgimen especial de admisin temporal
para Perfeccionamiento activo en la Aduana Principal Area de Valencia. Se
tomo como referencia ya que su objetivo general es Proponer un
Procedimiento que Permita controlar la Importacin de Mercancas bajo el
Rgimen especial de admisin temporal para Perfeccionamiento activo en la
Aduana Principal Area de Valencia. La metodologa utilizada para esta
investigacin se baso en un estudio de campo, utilizando como instrumento
para la recoleccin de datos fue el cuestionario, la entrevista y la observacin
directa y participativa. Tomando como poblacin a los funcionarios que
laboran en la aduana principal de valencia. Teniendo como conclusin:

Que la experiencia acumulada por distintos pases en vas de

desarrollos durante las ltimas dcadas, el factor ms importante en el
mejoramiento econmico ha sido una poltica de apertura a la competencia
internacional. Buscando la creacin de un esquema de competitividad
internacional que supere las limitaciones del modelo de economa cerrada
que se sigui en Venezuela, siendo la nica solucin de fondo para potencial
la capacidad generadora de riqueza del aparato productivo.

Brito, F. (2003). Elaboracin de un manual de Procedimiento

aduaneros aplicados en la Aduana Principal de Guiria Municipio Valdez,
Estado Sucre, en las operaciones de importacin, exportacin y trmite de
mercanca. Se tomo como referencia ya que su objetivo general es Disear
un manual de procedimiento aduaneros aplicados en la Aduana Principal de
Guiria Municipio Valdez, Estado Sucre, en las operaciones de importacin,
exportacin y trmite de mercanca, utilizando como poblacin y muestra la
60

Aduana Principal de Guiria especficamente en la divisin de operaciones y

como conclusin:

Que los procedimientos aduaneros aplicados en la Aduana Principal

de Guiria, las operaciones de importacin, exportacin y tramite de
mercanca se logro establecer o desarrollar un instrumento til que contiene
de forma adecuada y metodolgica dichos procedimientos el cual permitir
una mejor fluidez de la informacin y organizacin del trabajo que realizan
las empresas de las diferentes divisiones y reas involucradas en las
operaciones aduaneras, igualmente la administracin de la aduana dispondr
de un medio que contribuir a desarrollar cualquiera operaciones aduaneras
de manera eficiente, adems de constituir una valiosa herramienta
administrativa para mejorar el control y ejecucin de las operaciones antes
mencionadas y servir de manera significativa en la induccin del nuevo
personal que ingrese a laborar en la aduana como tambin para el
funcionario que sea trasladado para prestar servicios en otra divisin o rea
distinta en la que se desempea y a pesar que es un instrumento de uso
interno de la administracin aduanera es de vital importancia para los nuevos
contribuyente, consignatarios y auxiliares de la administracin aduanera que
deseen comenzar a realizar operaciones ante la aduana principal de Guiria
ya que les permitir conocer los procedimientos establecidos o desarrollados
en cada divisin o rea durante una operacin determinada.

2.1.2 BASES TEORICAS:

61

A fin de fundamentar los aspectos tericos relacionados con el

constructor de investigacin, se revisaron y analizaron diversas teoras y
autores, que han tomado como tema principal los manuales de normas y
procedimientos desde sus diferentes enfoques. En consecuencia se abordan
los siguientes trminos:

[Link] Manuales:
Un Manual de Normas y Procedimientos es el documento que
contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de
ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones

o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la

informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control
62

interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que

el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Los Manuales de Normas y procedimientos son un instrumento

administrativo que contienen en forma explcita, ordenada y sistemtica
informacin

sobre

objetivos,

polticas,

atribuciones,

organizacin

procedimientos de los rganos de una empresa; as como las instrucciones o

acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo
asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la
institucin.

Utilidad De Los Manuales:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin

de

tareas,

ubicacin,

requerimientos

los

puestos

responsables de su ejecucin.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como
anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

63

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya

existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su
evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y cmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Tipos Y Requerimiento De Manuales:

Existen los manuales que son elaborados en tomos de hojas

intercambiables y los que se consultan por pantalla. La elaboracin
cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgacin y control facilitan el
xito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de
que su elaboracin sea en hojas o visibles en computadora.

64

Tiene como propsito describir los procesos de la empresa. Las

rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las
consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar
adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de
trabajo, acompaada de los respectivos grficos que faciliten su percepcin y
retencin, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el
diligenciamiento.
Los manuales requieren de ciertas caractersticas que son:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.
Facilitarla localizacin de las orientaciones y disposiciones especificas.
Diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad.
Redaccin simple corta y comprensible.
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.
Facilitar a travs del diseo, su uso, conversacin y actualizacin.

65

 Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.

[Link] Normas:
Es un trmino que proviene del latn y significa escuadra. Una
norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas
conductas o actividades. En el mbito del derecho, una norma es un
precepto jurdico.
Para la lingstica, la norma es el conjunto de los usos habituales que
los hablantes de una lengua llevan a cabo en la vida cotidiana. Algunos
tericos propusieron otras definiciones, considerando a las construcciones
gramaticales usuales o las realizaciones prototpicas de la fontica como
normas.
Norma tambin es un nombre femenino bastante frecuente en Espaa
y Amrica Latina. La actriz argentina Norma Aleandro y la actriz espaola
Norma Duval son algunas de las personalidades pblicas que llevan ese
nombre.
[Link]

Procedimientos:

Segn RAMN V. MELINKOFF; define los procedimientos como; La

realizacin de una serie de labores en forma orgnica y guardando una
sucesin cronolgica en la manera de realizar esas labores. (Pg. 28).
Son los mecanismos que deben usan tanto los exportadores como los
importadores para realizar una debida operacin aduanera.
66

A continuacin se refiere un esquema de los procedimientos que se

debe utilizar para realizar una debida operacin aduanera.

PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL (LA) FACTURADORA:

Facturador (a)
Entrada
Orden de Compra por partes
de los Clientes (Solicitud del
Servicio)

Solicitud de Documentacin a
diferentes departamentos del
servicio prestado (Soportes)

Elaboracin del Documento segn Orden

de Compra y Soportes de los
departamentos
(FACTURA)
(Se imprime 1 Original y 2 Copias)

Entrega de Factura
original al Cliente

Archivar 1 copia de la factura en carpetas

de clientes

67

Enviar segunda copia a

contabilidad para archivo
y libro de ventas

Archivo

PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL EXPORTADOR:

Exportador
Plantacin de la Exportacin
-

Fijacin De
Precios
Implementacin Del Plan De Exportacin
Envi De Muestra
Mecanismo
Promocinales
Aduana

Transaccin Compra-Venta

Despacho De Mercanca
Agencia De Carga
Cobranza

Seguimiento Post-Venta

68

Decisin de exportar
Infraestructura
Organizacin
Recursos

Sistemas Bancarios

PROCEDIMIENTO QUE DEBE SEGUIR EL IMPORTADOR:

Importador

Selecciona al agente
de aduanas

Tambin chequera

Clasificacin Arancelaria
Registro Normas Covenin
Sistema Franja de Precios
Si tiene precios oficiales CIF
Si tiene Derechos Antidumping
Si esta exento de IVA

Tramitar los permisos y registros

correspondientes

Tramitar los permisos y registros

correspondientes

69

Chequear el Rgimen Legal de

la mercanca nota: Art. 12 de
Decreto
N
3.679
del
30/05/2005,
Arancel
de
Aduanas, publicado en la
Gaceta
Oficial
N
5.774
El rgimen
legal comprende:
Extraordinario
del 28/06/2005
1 Importacin Prohibida.
2 Importacin reservada al Ejecutivo
Nacional.
3 Permiso del Ministerio del Poder
Popular para la Salud y Desarrollo
Social.
4 Permiso del Ministerio del Poder
Popular de Industrias Ligeras y
Comercio.
5 Certificado sanitario del pas de origen
6 Permiso sanitario del Ministerio de
Agricultura y Tierra
7 Permiso del Ministerio de Defensa
8 Licencia de importacin administradas
por el Ministerio de Alimentacin
9 Licencia de importacin administrada
por el Ministerio de Industrias Ligeras
y Comercio
10 Permiso del Ministerio del Ambiente y
de los Recursos Naturales
11 Permiso del Ministerio de Energa y
Petrleo
12 Registro sanitario expedido por el
Ministerio de Salud y Desarrollo Social
13 Registro sanitario expedido por el
ministerio de agricultura y tierra
14 Permisote Ministerio de Alimentacin
15 Permiso del Ministerio de Industrias
Bsicas y Minera

[Link]

Administracin:

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos

de los miembros de la organizacin y el empleo de los dems recursos
organizacionales para lograr los objetivos establecidos por la empresa.

RAMN V. MELINKOFF; (1990) en su libro titulado los procesos

Administrativos Primera Edicin; Define la Administracin como;
Una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y
prcticas y cuya aplicacin a recursos humanos
permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar
propsitos comunes, que individualmente no son
factibles de lograr. (Pg.22)

[Link]

Funciones Administrativas:

70

HAROLD KOONTZ Y HEINZ WEIHRICH, (1998) en su libro de

Administracin una Perspectiva Global (Dcima Primera Edicin),
seala:

Pronuncian que el anlisis de las inflaciones facilita la

organizacin til ya clara de los conocimientos. Estos
dos autores dicen que al estudiar esta disciplina
resulta til dividirlas en cinco funciones como:
planeacin, organizacin, integracin de personal,
direccin y control. (Pg. 94)

71

[Link] Planeacin:

Esta incluye la seleccin de misiones y objetivos as como las

acciones para lograrlas, es decir, seleccionan cargos futuros de accin
entre varias opciones.

CHRUDEN/SHERMAN (1997), en su libro Administracin de

Personal, Primera Edicin; dicen que:

La planeacin debe estimular y utilizar el talento

creativo del personal de todos los niveles de una
empresa mediante una serie de ideas.
Estos aseguran que la planeacin no debe limitarse a
ser solo proyeccin hacia el futuro tomando en cuenta
el pasado, si no que debe crear nuevas rutas de
accin para el futuro. (Pg. 90).

[Link] Organizacin:

Cuando existen un grupo de personas que trabajan juntas con la

finalidad de alcanzar alguna meta determinada deben existir papeles que
estas personas necesitan desempear con el propsito de que se pueda
trabajar de forma sistemtica.

En el vocabulario administrativo quizs ninguna palabra presente

mayores problemas semnticos que organizacin. Gran parte de este

72

problema se deriva del hecho de que ninguna definicin del trmino ha

sido afectada de forma universal por parte de los intelectuales y los
participantes en el campo de la administracin.

Este problema nace ya que se pueden asociar diferentes significados

al trmino. Por ejemplo, puede emplearse para referirse a cualquiera
unidad institucional, tal como una compaa, hospital, escuela, unidad
militar, agencia gubernamental, entre otros, sin distinguir especficamente
su propsito, el trmino organizacin tambin puede emplearse para
referirse al proceso por el cual se establece una estructura normal.

[Link]

Clases

De

Documentos

Para

Realizar

Las

Operaciones

Aduaneras.

Toda operacin se debe realizar paso a paso siguiendo las reglas y

procedimientos, es por ello que dichas operaciones debemos realizarlas
conociendo los documentos necesario para ello.

[Link] Tipos De Documentos Aduaneros:

Declaracin nica de Aduana (DUA): No necesario en el comercio
intracomunitario. S para terceros pases para importacin y exportacin.
([Link])

73

Documentos de Transporte: Se deber tomar en cuenta la

naturaleza de las mercancas, los plazos de entrega, los costos y las
condiciones de seguridad. ([Link]).
Factura Comercial Definitiva: Es el documento de contabilidad
mediante el cual el vendedor transfiere la mercanca al comprador.
([Link]).

Certificado de Origen: Es el documento que certifica el origen o

procedencia de la mercanca y por lo general lo emite una dependencia
gubernamental. ([Link]).

Certificado de Calidad: Se emite para certificar la calidad de la

mercanca. ([Link]).

Registro Sanitario: Documento cuyo objetivo es controlar y fiscalizar

que los productos sujetos a este rgimen cumplan con las normas sanitarias
vigentes y es obligatorio para los productos de algn grado de elaboracin:
alimentos, bebidas, medicamentos y cosmticos. ([Link]).

Certificado Fitosanitario: se exigen para productos de origen vegetal

en

las

aduanas

venezolanas

como

([Link]).

74

en

el

pas

importador.

Certificado Zoosanitario: es el documento necesario para la

exportacin de animales vivos y de productos y subproductos de origen
animal. ([Link]).

Certificado Ictiosanitario: es que se utiliza para exportar productos

pesqueros o agrcolas. ([Link]).

Registro de Exportadores: es complicar en un sistema de

informacin sistematizado el controla y otorga celeridad a los regimenes de
incentivos fiscales y al mecanismo de reintegro establecido en las leyes de
carcter tributario y a los que sean originarios por las operaciones aduaneras
de exportacin. ([Link]).
Conocimiento

de Embarque: Es el documento probatorio de un

contrato de transporte martimo de mercancas. ([Link]).

Gua Area: Es un contrato entre el embarcador y la lnea area en

donde se especifica las obligaciones de la compaa, y es adems una
constancia de recepcin de la mercanca. ([Link]).
Pliza de Seguro: Esto significa que el asegurador transfiere los
riesgo a que estn expuestos sus bienes y que una compaa de seguros les

75

acepte, la cual se compromete a pagar en caso de siniestro el monto de la

perdida. ([Link]).

Conocimiento de Embarque Terrestre: documento elaborado a partir

de las instrucciones de embarque y de la declaracin de importacin.
Representa la constancia de que se ha recibido la mercanca que en el se
describe. ([Link])

Certificado de Valor Agregado Nacional: es el documento en el cual

se expresa la relacin porcentual del trabajo, insumos

capital nacional

incorporado al producto terminado. ([Link])

Clasificacin Arancelaria: es un documento emito por el SENIAT y

su funcin es asegurar tanto al exportador como a los funcionarios pblicos,
se entienden por clasificacin el proceso de separar las unidades de un
grupo de productores del mismo genero de acuerdos con normas o clases
establecidas, tiene como finalidad asegurar tanto al exportador como a los
funcionarios pblicos que la nomenclatura donde se clasifico la mercanca es
el que efectivamente le corresponde de acuerdo a lo establecido en el
arancel de aduana. ([Link]).
Seguro de Crdito a la exportacin: Estos son los documentos para
realizar las exportaciones e importaciones, operaciones que nos garantiza la
legalizacin de ella. ([Link]).

76

[Link] Aduanas:
Segn Rivas (2000) las Aduanas son:
Oficinas pblicas el cual su finalidad primordial es la
de controlar el paso de mercancas nacionales o
extranjeras que van hacia otros territorios
aduaneros o circulantes entre diversos puntos de un
mismo mbito geogrfico, tambin se encarga de la
liquidacin de los impuestos establecidos por las
importaciones de mercancas. (Pg. 15)

Las aduanas son entidades publicas que se encarga de controlar

espacio aduanero, es decir, el trafico de mercanca que en ella circulan,
adems se encarga del cobro de los impuestos a los empresarios
importadores las cuales sern entregados al gobierno nacional.

2.2

FUNDAMENTO METODOLOGICO:

El Mtodo de investigacin se define como un procedimiento racional

y lgico que consiste en delimitar problemas de investigacin y darles
respuesta. Bsicamente las etapas de la metodologa de investigacin
utilizadas en este proyecto fueron cualitativas, y son las mismas de la
investigacin cuantitativa, las cuales son las siguientes:
Para la consecucin de la elaboracin del Manual de Normas y
procedimientos administrativos dirigido al Departamento de Facturacin de la
empresa Acosta Asociados, C.A. y sus objetivos especficos planteados se
utiliz la siguiente metodologa:
77

Definicin del problema de investigacin.

Eleccin y operacionalizacin de las variables de estudio.

Definicin de los objetivos o planteamiento de la hiptesis.

Eleccin y operacionalizacin de la unidad de estudio.

Eleccin, adaptacin o construccin de tcnicas e instrumentos.

Aplicacin de instrumentos, recoleccin de datos o prueba de

hiptesis.

Elaboracin y discusin de resultados y elaboracin de las

conclusiones.

Elaboracin del informe final y comunicacin.

Nivel de Investigacin.
La investigacin fue documental - descriptiva, ya que en el presente
informe se describen las normas y procedimientos utilizados en el
Departamento de Facturacin de la Empresa Acosta Asociados, C.A.

Tipo de Investigacin.
La investigacin utilizada fue documental descriptiva.

78

De Campo: Ya que se trabaj en la misma rea de anlisis, es decir,

en el Departamento de Facturacin de la Empresa Acosta Asociados, C.A.
Documental: Se empleo material bibliogrfico como manuales, textos,
informes e internet, con la finalidad de poder argumentar la informacin.

2.2.1 PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA DETECTAR PROBLEMAS

(DIAGNOSTICO):
Primeramente

se

ejecuto

una

reunin

con

el

presidente

administradora de la empresa con la finalidad de descubrir la problemtica,

falta de soportes, documentos, manuales de normas y procedimientos, entre
otros, en el departamento de facturacin de Acosta Asociados, C.A., luego se
visito la empresa a manera de pasantias por 2 meses consecutivos para
determinar las posibles causas potenciales, donde claramente se pudo
comprobar que no exista un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos que describa y defina el proceso y manera correcta para la
implementacin de facturacin y todo lo relacionado con los cobros de todos
u cada uno de los servicios que presta la empresa en comn.
Es indispensable tener en cuenta que en todas la empresas la meta es
brindar o vender un buen producto o servicio para concretar el cobro
mediante facturas a los clientes y culminar con xito cada operacin de
compra venta, por esta razn, en el levantamiento de la informacin que
ejecutamos para la elaboracin de este proyecto empleamos las siguientes
tcnicas:

79

La Observacin:

No Estructurada: Diario de Campo

Cmaras (Fotografas y Videos)

Encuesta:

Oral:

Gua de encuesta, Grabador, Cmara de Video.

Escrita:

Cuestionario.

Entrevista

Estructurada:

Gua de Entrevista, Grabadora, Cmara de

Video.

No Estructurada:

Libreta de Notas.
Grabador, Cmara de video.

2.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

Actividades

Mayo

Junio

80

Julio

Buscar
informacin:
Recoleccin de
datos:
Anlisis de la

Semanas 1, 2,
Semanas 3, 4
Semanas

informacin:
Elaboracin del

1,

2, 3, 4
Semanas 1,

proyecto:

2, 3

Horas de asistencia a la comunidad: 138 Horas.

2.4 POBLACION:
De acuerdo con Hurtado y Toro (2000) la poblacin:

81

Se compone de todos los elementos que van a ser estudiados y a

quienes podrn ser generalizados los resultados de la investigacin una vez
concluida esta (Pg. 79)
La poblacin objeto de estudio esta constituida por nueve (09) personas
que son los responsables de dirigir y prestar servicios en la empresa Acosta
Asociados, C.A. Guiria Municipio Valdez, Estado Sucre.

2.5 MUESTRA:
Debido a lo pequeo de la poblacin no ser necesario aplicar criterios
estadsticos por lo que la muestra ser igual a la poblacin. Por tal razn, el
muestreo que justifica la seleccin de la muestra es el intencionado no
probabilstica el cual explica que la poblacin es igual a la muestra, uno (1);
La Empresa Acosta Asociados, C.A. de Guiria. Al respecto Morles (1994)
expresa:
La muestra es un subconjunto representativo de un universo o
poblacin (Pg. 54).
Se toma en cuenta que la muestra en relacin al personal que labora en la
empresa fue bsicamente la administradora y facturadora de la misma.

2.6 TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LEVANTAR LA INFORMACION:

Para la recoleccin de datos la tcnica de la entrevista y como
instrumento de recoleccin de datos el cuestionario.
82

2.6.1 Entrevista:
Mas que un simple interrogatorio, es una tcnica
basada en un dialogo y conversacin cara a cara entre
el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema
previamente determinado, de tal manera que el
entrevistado pueda obtener la informacin que
requiere. Arias Fidias 2004 (Pg. 71).

La entrevista es un interrogatorio a base de dialogo entre el entrevistado

y el entrevistador.

2.6.2 Cuestionario:

Arias Fidias (2004) seala:

Es la modalidad de la encuesta que se realiza de
forma escrita mediante un instrumento o formato
de papel contentivo de una serie de preguntas. Se
lo denomina cuestionario porque debe ser llenado
por
el encuestado,
sin
intervencin
del
encuestador (Pg. 72)

El cuestionario representa la herramienta o instrumento que permitir

recoger la informacin mediante una serie de pregunta el cual debe ser
llenado y contestado por el encuestado.

83

2.7 ANALISIS Y PRESTACION DE LOS RESULTADOS:

A continuacin se describen los resultados:

84

Se logro y concluyo el Manual de Normas y procedimientos para el

departamento de facturacin de la empresa Acosta Asociados C.A.
con la finalidad de mejorar el buen funcionamiento de los procesos de
emisin de facturas en dicho departamento.

Se obtuvo todos y cada uno de los requisitos mnimos para la

redaccin del manual dentro de una organizacin para mejorar el buen
funcionamiento

de

los

procesos

de

facturacin

en

dicho

Departamento.

Determinamos las ventajas y desventajas del uso de manuales dentro

de las organizaciones.

Sealamos las actividades que realiza el personal que labora en el

Departamento de Facturacin Empresa Acosta Asociados, C.A.

Sugerimos a la Administracin de la Empresa, posibles tcnicas para

mejorar algunos procedimientos llevados a cabo en el departamento de
Facturacin.

El anlisis de los datos o resultados es especficamente resumir las

observaciones hechas y en el cual toda la informacin recolectada por el

85

instrumento de la investigacin la transformamos en informacin numrica en

cuadros estadsticos.

Los resultados que fueron obtenidos en la investigacin ser mostrado a

travs de grficos los cuales se utilizaran como instrumento explicativo de
esta investigacin, dichos anlisis de los resultados ser tabulados cada una
de forma individual y dando un anlisis cualitativo y cuantitativo de los
mismos.

CUADRO 1

86

Distribucin Absoluta y Porcentual con relacin a las opiniones emitidas

sobre; Si conoce usted cuales son los procedimientos que llevan a cabo en
las Operaciones de Acosta Asociados, C.A.:

Respuestas
Si
No
Total
Fuente: el Investigador

Frecuencia

Frecuencia

Absoluta
09
-009

(%)
-0100%
100%

Relativa

El 100% de las muestras presento una respuesta de forma

positiva, es decir que todos saben o conocen los Procedimientos
aplicados al momento de realizar las Operaciones Aduaneras.

CUADRO 2

87

Distribucin Absoluta y Porcentual con relacin a las opiniones emitidas

sobre; Si conoce usted que es un Manual de Procedimientos Administrativos.

Respuesta

Frecuenci

Frecuencia

a Absoluta
Si
09
No
-0Total
09
Fuente: el Investigador

Relativa (%)
100%
-0100%

El 100% de los entrevistados conoce acerca de lo que son los

Manuales de Procedimientos administrativos, ya que han escuchado
que existe en otras empresas y sabes de sus contenidos.

2.8 ARBOL DEL PROBLEMA:

En la empresa Acosta Asociados, C.A. exista un factor
negativo en cuestin de una situacin, el cual era, el no contar con un
88

manual que describiera todas y cada una de las normas y

procedimientos administrativos que deben llevarse a cabo en el
departamento de Facturacin de dicha empresa:

Ramificaciones: Elaboracin del Manual de

Normas y procedimientos.
Soluciones Posibles: lograr y concluir el Manual de Normas
y procedimientos para el departamento de facturacin de la
empresa Acosta Asociados C.A. con la finalidad de mejorar
el buen funcionamiento de los procesos de emisin de
facturas en dicho departamento.

Tronco: Falta de un Manual que describa las

Normas y procedimiento Administrativos.
El problema radicaba en el proceso a seguir para la
emisin de las facturas.

Races: Departamento de Facturacin

Manual de Normas y Procedimientos.

sin

Debilidades: Posibles falla en la manera de factura,

archivar y recabar informaciones.

2.9 ARBOL DE OBJETIVOS:

El objetivo para solucionar el problema, fue la elaboracin de un

Manual de Normas y Procedimientos administrativos que ser de gran

89

utilidad, ya que permitir conocer las formas, maneras, medios, leyes, entre
otros, que se deben utilizar y realizar, especficamente permitiendo un mayor
desenvolvimiento al momento de realizar o emitir las facturaciones por los
servicios prestados de la empresa Acosta Asociados, C.A.

2.10 MATRIZ FODA:

FORTALEZAS:
Compromiso de la Administradora
de la empresa para la ejecucin de
pasantias y ayuda en este proyecto

OPORTUNIDADES:
Apoyo de todo el personal que
labora en Acosta Asociados, C.A.
para la elaboracin del manual de
Normas y procedimientos

DEBILIDADES:

Falta

de

Documentos

argumentan la investigacin.

AMENAZAS

que

Barreras

econmicas

para

la

realizacin del proyecto

CONCLUSIONES.

De acuerdo al anlisis realizado en este proyecto, se presentan a

continuacin una serie de conclusiones como resultado del mismo.

90

La Empresa ACOSTA ASOCIADOS, C.A., cuenta con muy buenos

procedimientos tiles para el logro de los objetivos propuestos por sta,
los cuales permiten que la empresa realice un trabajo ms efectivo en lo
que respecta el Departamento de Facturacin.

Existe dentro de la empresa un comportamiento eficiente en cuanto a las

actividades realizadas por cada uno de los trabajadores que laboran en la
misma, lo cual es positivo para la organizacin en cuanto al logro de sus
objetivos, a pesar de esto, algunas veces se reflejan fallas de
organizacin, en lo que respecta a la ejecucin de los procesos para
concretar el servicio solicitado.

Actualmente en el Departamento de Facturacin no se cuenta con una

persona capacitada para realizar la suplencia de las funciones pertinentes
al encargado de emisin de facturas.

Se concreto satisfactoriamente el Manual de Normas y Procedimientos

dirigido al Departamento de Facturacin.

91

RECOMENDACIONES.

De acuerdo a las conclusiones sealadas anteriormente se hacen las

siguientes recomendaciones:

Implantar manuales de procedimientos en todos los departamentos de la

empresa que le permitan a los empleados tanto experimentados como
aspirantes al puesto, ejecutar de la mejor forma posible todas las
operaciones que estos deben realizar.

Se sugiere que se le de la importancia requerida a la informacin

expuesta en este trabajo, con la finalidad de hacer las correcciones
necesarias para el buen funcionamiento de las operaciones que se
realizan en este departamento.

Se debe preparar o capacitar a una persona para realizar las funciones

referentes al departamento de facturacin, es decir, que actu como
suplente en caso de ausencia temporal del encargado de dichas
actividades.

92

BIBLIOGRAFA.

CHURDEN

SHERMAN.

Administracin

de

Personal.

Venezuela Editorial Panapo. 1997. Primera Edicin.

DICCIONARIO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS, 1999.

ENCICLOPEDIA DEL ESTUDIANTE, 2010.

ENCICLOPEDIA ENCARTA, 2011.

INTERNET.

GACETA

OFICIAL

DE

LA

REPUBLICA

VENEZUELA (IVA, PROVIDENCIA 0071.

93

BOLIVARIANA

DE

ANEXOS

94