7 ANTDOTOS CONTRA LA REUNIONITIS
1. SOLO SE JUSTIFICAN CUANDO HAY UNA DECISIN DE POR MEDIO
Peter Drucker sola decir que muchas reuniones son un rasgo caracterstico de
compaas ineficientes Uno se rene o trabaja; pero no puede hacer ambas
cosas al mismo tiempo. Es por esto que se considera que las decisiones deben
ser el eje central de las reuniones modernas.Son el motor que mueve a las
empresas. Una reunin vale la pena para debatir una decisin o para analizar
como ejecutarla.
Reflexin: siempre tener un fin en la mente. <<Segundo hbito de la gente
altamente efectiva>>. Se justifica hablar si hay una decisin de por medio
2. SON GILES Y TERMINAN A TIEMPO
Estas deben ser menos como los aburridos comerciales en un partido de ftbol y
ms como los <<pits>> en una carrera de autos. Todos hemos vivido la
experiencia de sentirnos frustrados en una larga reunin. El problema es que nos
obligan a parar el trabajo. Ms vale reunirse para empujar y no para adormecer.
3. SE INVITAN POCAS PERSONAS
Este es un tema difcil de manejar. A veces nos sentimos mal cuando no nos
tienen en cuenta, pero la verdad es que asistimos a muchas reuniones donde no
tenemos nada que hacer. Cuando las reuniones son muy grandes se crea la
cultura de que se puede pasar el tiempo sin trabajar. Como el eje de las
reuniones modernas son las decisiones. Usted debe asegurar que solo invita a las
personas clave.
4. NO SE ACEPTAN PERSONAS MAL PREPARADAS
Nos hemos acostumbrado a llamar reunin a cualquier momento que estamos
juntos en una empresa. No es raro entonces que cualquier despistado entre a una
reunin sin haberla preparado de antemano. La preparacin en una reunin
arranca por quien la dirige. Esta persona debe establecer muy claramente: lugar,
tiempo, participantes, objetivos, decisiones y, por sobre todo, responsabilidades.
5. SE ESTABLECEN PLANES DE ACCIN DEFINIDOS
Las reuniones se han convertido en una excusa para aplazar decisiones. A
cuntos de nosotros nos han dicho: es que el jefe no se ha reunido. La gran
diferencia con las reuniones modernas es que, al final, cada decisin tiene un
doliente. Cuando la gente tiene claras sus responsabilidades siente que no perdi
el tiempo en la reunin.
Reflexin: las reuniones no son para hablar por hablar. Despus de cada tema
se debe concluir con algo para hacer, se debe terminar con una decisin y su
correspondiente plan de accin. Sexto sombrero para pensar, el Sombrero azul.
Se justifica el haber hablado si se establecen planes de accin definidos
6. LAS REUNIONES MODERNAS NO SON INFORMATIVAS
Existen varios tipos de reuniones que se deben evitar al mximo.Muchos
gerentes hacen reuniones simplemente porque sienten que ese es su trabajo. Las
reuniones meramente informativas deberan quedar en el pasado. Si su inters es
solo dar una informacin, hoy en da existen mil formas de hacerlo, sin alejar a la
gente de su trabajo.
Reflexin: para nicamente informar no es necesario hacer una reunin. En cada
reunin debe pasar algo que produzca algn cambio en la empresa. No puede
pasar algo y no pase algo. Una reunin moderna no se justifica si nicamente es
para dar informacin (sombrero blanco). Es un desperdicio no hacer algo con la
informacin recibida (resto de los sombreros)
7. VAN DE LA MANO CON ESPACIOS PARA CREAR IDEAS
Las lluvias de ideas traen equilibrio al sistema. Es decir, si vamos a concentramos
en ejecutar decisiones en las reuniones, tambin es crucial crear espacios para
identificar nuevas posibilidades. Aunque son totalmente opuestas deben ir de la
mano. Muchas compaas no entienden el valor del brainstorming. Se trata de
dedicar un tiempo a imaginar un nuevo futuro.
Reflexin: las reuniones tienen que dejarle espacio a la innovacin (sombrero
verde), a la lgica de lo absurdo. Hay que aprovechar los posibles aportes de los
asistentes a una reunin que, de alguna manera, los haga sentir tiles. Este
antdoto es cada vez ms importante.
Reflexin general. Teniendo en cuenta todo lo anterior:
Con qu motivos usted citara a una reunin?
Cmo empezara, desarrollara y terminara cada uno de los temas objeto
de una reunin?
Adaptado del artculo de la revista Dinero, de septiembre de 2011, #381, del gur
mundial Al Pittampalli
