ndice

Mdulo A: Procesador de textos - Word

Unidad didctica 1: Conceptos iniciales

8
8

Unidad didctica 2: Formato de texto

35

Unidad didctica 3: Barra de Herramientas y

56

Mens
Unidad didctica 4: Mejorar el documento
Unidad didctica 5: Insercin
Unidad didctica 6: Tablas
Unidad didctica 7: Grficos
Mdulo B: Presentaciones - PowerPoint
Unidad didctica 8: Creacin de presentaciones
y diapositivas
Unidad didctica 9: Efectos

Mdulo C: Hoja de clculo - Excel

Unidad didctica 10: Crear una hoja de clculo
Unidad didctica 11: Operaciones con archivos
Unidad didctica 12: Formato

66
97
103
113

134
135
161

181
202
212

Unidad didctica 13: Datos

227

Unidad didctica 14: Funciones

247

Unidad didctica 15: Grficos e imgenes

264

Mdulo D: Base de datos - Access

Unidad didctica 16: Tablas
Unidad didctica 17: Consultas
Unidad didctica 18: Formularios
Unidad didctica 19: Informes

284
307
320
329

MDULO A
Procesador de textos - Word

UNIDADES DIDCTICAS:

1. Conceptos iniciales
2. Formato de texto
3. Barra de Herramientas y Mens
4. Mejorar el documento
5. Insercin
6. Tablas
7. Grficos

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Unidad 0 Conceptos previos

Para empezar a crear un documento con Word, previamente hay que tener
unos conocimientos iniciales para trabajar correctamente con el procesador de textos,
como por ejemplo familiarizarse con el entorno de trabajo y el teclado, normas bsicas
de escritura, abrir y guardar un documento escrito, imprimir y utilizar la ayuda de
Office.

0.1. Entorno de trabajo de Word

Cada programa tiene un entorno de trabajo propio, en l se trabaja y estn
todos los comandos disponibles. En el entorno de trabajo de Word se encuentra un
rea de trabajo donde se inserta el texto que se va escribiendo.
Para entrar en Word 2003 se debe seleccionar Inicio > Todos los programas
> Microsoft Office > Microsoft Office Word 2003. (Nota: en las versiones 2000 y XP de
Office es Inicio > Programas > Microsoft Word).
Al abrir la aplicacin Word aparecer una ventana en la pantalla con un
aspecto similar a este:
Barra de Mens

Barra de Herramientas Formato

Barra de Herramientas Estndar

Reglas

REA DE TRABAJO

Barra de Estado

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Esta ventana cuenta con:

Barra de Ttulo: contiene el nombre del programa y el nombre del documento

con el que se est trabajando. Cuando se abre el programa para comenzar a
crear un documento nuevo, Word le adjudica un nombre por defecto
(Documento 1) hasta que se guarde y se le de un nombre distinto. Arrastrando
desde esta barra con el ratn la ventana cambiar su posicin (si la ventana no
est maximizada). A la derecha de la barra de ttulo, aparecen tres botones:
o

Botn de minimizar: cuando se pulsa sobre l, la ventana se reduce a

un botn que aparece en la barra de tareas. Si se pulsa sobre dicho
botn, la ventana recupera sus dimensiones originales.

Botn de maximizar: cuando se pulsa sobre l, la ventana se amplia

hasta ocupar toda la pantalla (salvo la barra de tareas de Windows).
Entonces el botn maximizar se convierte en el botn de restaurar, que
sirve para devolver a la ventana sus dimensiones originales pulsando
sobre l.

Botn cerrar: cuando se tiene un documento abierto, aparecen dos de

estos botones, uno a la derecha de los otros botones de ventana y el
otro, justamente debajo de ste. Si se hace clic sobre el ltimo, se
cerrar el documento activo, si se pulsa sobre el de ms arriba, se
cerrar el documento y el programa. Si previamente no se han
guardado los cambios realizados en el documento, se mostrar un
cuadro de dilogo con la opcin de guardar el documento.

Barra de Mens: esta barra contiene todas las operaciones que podemos
realizar con el programa, agrupadas en mens. Al hacer clic sobre el nombre
de uno de ellos, surge una lista de posibles acciones a realizar. Existen
distintos tipos de opciones o comandos.

Comandos del men sin ms: stos se ejecutan al hacer un clic sobre
ellos.

-2-

Iniciacin a Office
o

Unidad 1 Word

Comandos con una combinacin de teclas: se pueden ejecutar

haciendo un clic sobre ellos o pulsando la combinacin de teclas que se
indica.

Comandos que aparecen atenuados: son opciones que no estn

disponibles en ese momento.

Comandos con una flecha: cuando hacemos clic sobre uno de ellos,
surge un submen con nuevas opciones.

Comandos con puntos suspensivos: al hacer un clic sobre alguno de

stos, surge un cuadro de dilogo en el que se nos solicita ms
informacin antes de ejecutarse.

El botn de expandir. A veces, al desplegar un men, no aparece de

inmediato la opcin que buscamos, tenemos que hacer clic sobre la
doble flecha para que nos muestre todas las opciones disponibles
.

-3-

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Barra de Herramientas: barras donde se incluyen las funciones de la

aplicacin y que se representan con iconos ejecutables. Por defecto, Word
incluye las barras de herramientas Estndar y Formato que tienen las
funciones que ms se suelen utilizar.
Si se tiene la barra de herramientas de Formato a continuacin de la barra de
herramientas Estndar,

y se quiere tener una barra encima de otra para as visualizar ms botones

(como aparece en la siguiente figura),

se puede hacer colocando el puntero del ratn al principio de la barra de

herramientas de Formato y cuando aparezca la doble flecha

pulsar y desplazar hacia abajo,

con el puntero en forma de doble flecha y al principio de la barra de

herramientas de Formato, pulsar y desplazarlo hacia la izquierda para su
correcta alineacin.

Estos mismos pasos habr que realizarlos tambin en PowerPoint y Excel.

La Barra de Herramientas Estndar contiene botones que, al hacer clic sobre
ellos, ejecutan directamente algunas de las operaciones mas frecuentes en la
gestin de un documento,

Abrir,

Guardar, etc.

Barra de Herramientas Estndar

La Barra de Herramientas de Formato contiene botones para realizar de

forma inmediata algunas de las operaciones habituales respecto al formato de
un documento,

Negrita,

Subrayado, etc.

Barra de Herramientas de Formato

-4-

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

En este mdulo se analizarn y practicar con las herramientas ms utilizadas

y necesarias para la creacin y edicin de documentos de textos.

rea de trabajo: donde se visualizar e introducir la informacin requerida.

En la zona de trabajo se muestra el cursor o punto de insercin, el cual es una
pequea lnea vertical que aparece intermitente y que nos indica dnde irn
apareciendo los caracteres que vayamos tecleando. ste, segn vayamos
escribiendo, se desplaza hacia la derecha y hacia abajo.

Regla milimetrada: permite conocer la distribucin del texto escrito. Existe una
situada en la horizontal-superior y otra en la vertical-izquierda y sern de
mucha importancia para modificar mrgenes, sangras, tablas, etc.

Barra de Estado: nos da informacin sobre el documento en el que estamos

trabajando como el nmero de pgina, el nmero total de pginas del
documento, nmero de lnea o columna, etc.

Barras de desplazamiento: cuando el tamao de la ventana impide mostrar

todo el contenido aparecen, de forma automtica las barras de desplazamiento
(horizontal y vertical) que permiten visualizar aquella informacin que est
disponible, pero que no est visible por el tamao actual de la ventana. Si se
arrastra el cuadro de desplazamiento que tienen, se va directamente a la parte
deseada. Si se pulsa en las flechas, se desplaza una posicin del contenido. Si
se pulsa entre la flecha y el botn, el contenido se desplaza un bloque.

Barras de desplazamiento

Panel de tareas Inicio: (Nota: en la versin 2000 de Office no existe este panel). El
panel de tareas se encuentra en la parte derecha de la ventana en el que se
encuentran algunas operaciones habituales como poder abrir los 4 ltimos
documentos utilizados o abrir un documento nuevo.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Para ver y ocultar el panel de tareas ir a men Ver > Panel de tareas. A lo
largo de este mdulo, se ir viendo la utilidad de este panel, por ejemplo al utilizar
la Ayuda de Office.
Mientras se trabaja con un documento normalmente se tiene oculto el panel de
tareas, para as visualizar mejor el rea de trabajo. Si se visualiza el panel de
tareas, ocultarlo haciendo clic en Ver > Panel de tareas.

Bordes y esquinas: arrastrndolos, cambia el tamao de la ventana (cuando la

ventana no est maximizada).

Una ventana es una zona rectangular de la pantalla delimitada por su contorno,

donde aparecer la informacin mostrada por la aplicacin que se est ejecutando.
Al entrar en cualquier programa, aparece en la pantalla una ventana.
Precisamente Windows significa ventanas por ser stas el escenario donde se
ejecutan los programas que funcionan bajo este sistema operativo.
En Office cada ventana de documento tiene sus peculiaridades, para poder
ofrecer las funcionalidades que demanda cada mdulo. Aunque comparten muchas
caractersticas, hay pequeos detalles que distinguen las ventanas de cada tipo de
documento.

-6-

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

0.2. El teclado
Para insertar texto en el procesador de textos, se utiliza como perifrico de
entrada el teclado, con l se puede ir escribiendo todos los caracteres disponibles,
siguiendo siempre unas correctas normas de escritura.
El teclado de los ordenadores personales se inspira en el de las mquinas de
escribir, pero tiene ms cantidad de teclas y algunas de ellas cambian de utilidad
segn el programa que se est usando. El ratn y el teclado son los dos perifricos de
entrada ms comunes para comunicarse con el ordenador. El teclado es un dispositivo
de entrada que convierte la accin mecnica de pulsar una tecla en una serie de
impulsos elctricos codificados que permiten al ordenador identificarla. Las teclas que
lo constituyen sirven para introducir caracteres alfanumricos y comandos a un
ordenador.

El bloque principal de teclas es el de la izquierda, contiene las letras y los

nmeros. A la derecha est el teclado numrico con 17 teclas.

Bloque principal (teclado alfanumrico)

El teclado alfanumrico es el que generalmente se utiliza para introducir el texto de la

mayor parte de los documentos. La disposicin de las letras depende del idioma.
Adems de los diferentes caracteres de cada idioma (por ejemplo, la solo aparece
en teclados espaoles), la distribucin tambin cambia.

La tecla del tabulador

En la imagen anterior aparece como Tab, pero tambin puede mostrarse como
. En los procesadores de texto, sirve para desplazar el cursor de tabulacin en
tabulacin (posiciones fijas situadas a cierta distancia del margen). En las tablas, se
usa para trasladar el cursor de celda en celda.

Las teclas del cursor

Las cuatro teclas centrales de la parte de abajo (, , y ) se llaman teclas del

cursor o de desplazamiento, y en general se utilizan para moverse (por donde sea
necesario).

La tecla Intro

Esta es una tecla muy utilizada. Recibe muchos nombres: Enter, Intro, Return, Entrar,
Retorno, etc. Se utiliza para introducir datos que previamente hemos tecleado, para
que se ejecute una orden, para confirmar una sugerencia, etc. En los procesadores de
texto, sirve para insertar una lnea en blanco o fin de prrafo. Obsrvese que en el
teclado numrico se encuentra un duplicado de esta tecla.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

La tecla Escape

La tecla Esc se encuentra en la fila superior izquierda del teclado. Se utiliza para
cancelar ciertos procesos o para anular alguna opcin. Se encuentra aislada para
evitar ser pulsada por error e interrumpir la ejecucin correcta de alguna operacin en
curso.

Las teclas de funcin

En la fila superior del teclado se hallan doce teclas rotuladas de F1 a F12. Son las
teclas de funcin, y su accin depende de cada programa. En muchos programas se
pueden configurar las teclas de funcin, o sea, que cada usuario puede asignar a cada
tecla una operacin determinada. Por ejemplo, en el programa Word hay algunas
teclas como F1, que abre la ayuda de Microsoft Office Word, o como F7 que realiza la
revisin ortogrfica del documento. Aquellas operaciones que se pueden realizar con
las teclas de funcin, estn indicadas en los respectivos mens junto a la opcin
correspondiente.

Las teclas modificadoras

Hay tres teclas muy importantes, ya que modifican el funcionamiento de las dems:
son las teclas Alt, Ctrl y (o mayscula). Se usan de esta manera: se pulsa una o
ms de ellas, y se mantienen pulsadas; se pulsa y suelta cualquier otra y por ltimo se
suelta la modificadora.

Tecla shift o mayscula

La tecla sirve para escribir las letras en maysculas y para acceder al segundo
smbolo de cada tecla. Por ejemplo, para obtener el carcter % hay que pulsar +
5 ( y sin soltar pulsar 5).

Tecla Ctrl (Control)

Las dos teclas de control Ctrl, suelen usarse para ejecutar rdenes, como lo
hacan las teclas de funcin, pero en este caso la tecla de control se combina
con otra. Por ejemplo para guardar el documento con el que se est trabajando
se puede pulsar Ctrl + G, es decir las dos teclas juntas.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

La seleccin de opciones por medio de combinaciones de teclas es una vieja

costumbre de cuando se usaban procesadores de textos ms antiguos, en los
que la nica forma de utilizarlos era pulsando la combinacin de teclas que
corresponda a cada funcin, y que acababan memorizndose. Quienes
comiencen a usar un procesador de textos no necesitan aprender ni emplear ese
mtodo. Luego, con el uso, quizs resulte ms rpida esta modalidad de
seleccin que separar las manos del teclado, coger el ratn y tener que
desplazarse hasta la opcin de men correspondiente.

Bloqueo de maysculas (Bloq Mays)

Si se desea escribir una serie de caracteres en mayscula, basta con pulsar la tecla
Bloq mays (o Caps Lock) se encender una de las luces piloto del teclado, y todas
las letras que se tecleen a continuacin se escribirn en maysculas, por ltimo pulsar
otra vez en bloqueo maysculas (se apagar su piloto) para desactivar el bloqueo.

Tecla AltGr

Esta tecla es propia del teclado espaol. No es una tecla modificadora, aunque se usa
igual que ellas. Permite acceder al tercer smbolo que tienen algunas teclas. Por
ejemplo, para obtener @ hay que pulsar AltGr + 2.

El teclado numrico

Es el bloque que se sita ms a la derecha. Sus teclas pueden servir para introducir
nmeros o como teclas de control, comportamiento que se elige pulsando la tecla
BloqNum (bloquea nmeros), esto se refleja en el piloto correspondiente que se
encuentra en la parte superior de esta zona del teclado, cuando el piloto est
encendido funciona como teclado numrico. El teclado numrico suele utilizarse
cuando deben introducirse muchos nmeros, por ejemplo tablas de precios, en este
caso se dispone de los dgitos del 0 al 9, las operaciones aritmticas y el punto para
separar los decimales (que sustituye a la coma decimal en algunos pases). Se puede
observar que tiene su propia tecla Intro, que funciona exactamente igual que la que
se encuentra en el teclado alfanumrico.

Teclado de edicin

Entre el teclado alfanumrico y el teclado numrico se encuentra el teclado de edicin.

Son una mera repeticin de las teclas que hay en el teclado numrico, pero son muy
tiles por su comodidad de acceso, pues no necesitan ser activadas como las
anteriores.

Tecla Retroceso

Elimina el carcter que se encuentra a la izquierda del cursor.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

0.3. Normas de escritura

A la hora de trabajar con un procesador de textos, es necesario tener en cuenta
una serie de normas para la correcta utilizacin del mismo. Word tiene una serie de
correctores y funciones, para que se puedan aplicar de forma correcta, el texto debe
estar escrito teniendo en cuenta las siguientes caractersticas:

Se puede introducir texto en cualquier posicin de un documento. El punto

en que entrar el texto que se teclea se denomina punto de insercin, y
siempre se muestra en pantalla como una rayita vertical. Si nos
encontramos en Vista de diseo de impresin (Ver > Diseo de impresin)
podemos escribir en cualquier parte del documento sin necesidad de crear
lneas en blanco, solo es necesario colocar el puntero del ratn en el lugar
deseado y hacer doble clic.

En este programa, como en casi todos, se pueden aplicar acentos y

diresis a todas las vocales, tanto minsculas como maysculas. Primero
se pulsa el acento y despus la letra.

Un prrafo es el conjunto de caracteres (palabras, frases,) desde que se

comienza a escribir hasta que se introduce un intro (final del prrafo).

Para crear un punto y aparte o una lnea en blanco hay que pulsar la tecla
intro, tambin llamada enter, return o retorno de lnea.

Al principio de cada prrafo normalmente se inserta un tabulador (tecla

) para que la primera lnea comience a escribirse unos espacios ms
a la derecha.

Cuando se escribe un texto, despus de una coma o de un punto y

seguido (signos de puntuacin), hay que dejar un espacio en blanco:
Hola,mi nombre es [Link] saludo INCORRECTO
Hola, mi nombre es Jos. Un saludo CORRECTO

Al escribir parntesis o interrogacin, hay que dejar un espacio en blanco

antes y despus de ellos:
Ordenador(computadora)nueva
Ordenador (computadora) nueva
Holacmo ests?bien
Hola cmo ests? bien

INCORRECTO
CORRECTO
INCORRECTO
CORRECTO

Al escribir un texto se van creando automticamente los cambios de lnea

conforme se escribe, por eso solo hay que pulsar la tecla intro cuando es
un punto y aparte. Es el programa el responsable de calcular dnde acaba
cada lnea. Por tanto, hay que seguir escribiendo el texto normalmente
incluso cuando se est llegando al final de la lnea, ya que
automticamente pasar el punto de insercin a la siguiente cuando sea
necesario. Las palabras deben estar correctamente separadas con un solo
espacio entre cada palabra.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

El nmero de lneas de un prrafo depende del tipo y tamao de letra,

mrgenes, etc. Por eso puede ser que cuando se pida copiar un texto no
coincida exactamente igual que en el enunciado del ejercicio.

En algunos momentos existirn funciones que no aparecern activas, es

decir, aparecern en gris o atenuadas, y se debe a que en el momento
actual carecen de sentido. Lo mismo ocurrir si queremos localizar algunas
de estas funciones en los mens contextuales.

Cuando aparece un subrayado ondulado rojo en una palabra, es un aviso

de que el programa cree que hay un error de ortografa. Si se imprime dicho
documento, no se imprimirn los subrayados ondulados rojos. En otra
unidad se estudiar cmo utilizar el corrector ortogrfico.

Unidad 1 Crear documentos

1.1. Abrir un documento nuevo
Para empezar a crear un documento desde el principio, es decir, que est en
blanco, hay que abrir un documento nuevo y as poder crear el documento desde su
inicio. Para ello est la opcin Nuevo en el men Archivo.
A la hora de trabajar con Word, se puede hacer con un documento nuevo o abrir
un documento existente.
Al ejecutar esta aplicacin, es decir, iniciar una nueva sesin, aparece en
pantalla un documento nuevo en blanco sobre el que se puede empezar a escribir.
Este documento aparece con el nombre de Documento1.
Si se tiene un documento abierto o se ha cerrado uno anteriormente, para abrir
un documento nuevo hay que ir a Men Archivo > Nuevo.

o bien pulsando el botn

(nuevo documento en blanco) que se encuentra en la
barra de herramientas Estndar.
Actividad guiada 01
Abrir el programa Word y escribir un texto en la primera pgina del documento.
1 - Abrir un documento nuevo de Word seleccionando Inicio > Todos los programas
> Microsoft Office > Microsoft Office Word 2003 (en las versiones 2000 y XP de Office
es Inicio > Programas > Microsoft Word), o Archivo > Nuevo si ya estaba abierto Word.

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

2 - Escribir el siguiente texto compuesto por un ttulo y cinco prrafos:

INTERNET
La definicin ms conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero esto
significa prcticamente nada para quien recin se inicia, quien siguiendo al pie de la
letra la definicin podra llegar a pensar que Internet es una maraa de cables
entrelazados.
Supongamos que el ordenador es un telfono, entonces marca un nmero y se
comunica con alguien. Puede enviar informacin (hablar) o recibir informacin
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.
No se introducen nmeros de telfono sino direcciones formadas por nmeros y
letras. Estas direcciones, su nombre tcnico es URL, comunican a otros ordenadores que
ofrecen informacin.
Una diferencia fundamental de Internet con el telfono es que se puede
transmitir casi cualquier tipo de informacin. Puede ser un texto como el que est
leyendo, una fotografa, un sonido, etc.
Cuando se habla de redes se est haciendo referencia a la posibilidad de que un
ordenador se comunique con otro, y este a su vez con otro ms, y as prcticamente
hasta el infinito.

1.2. Seleccionar texto

Cuando se tiene escrito un texto, a veces es muy prctico seleccionar parte del
texto o todo el texto para cambiar su formato o caractersticas. Para seleccionar un
texto, normalmente se pulsa el botn izquierdo del ratn en el inicio del texto a
seleccionar, y sin soltar el botn arrastrar hasta el final de la seleccin.
Seleccionar texto es un proceso muy utilizado para trabajar con un documento ya
que permite aplicar las funciones a todo el texto seleccionado.
Cuando la seleccin de texto es mayor a una palabra, se le llama bloque y se
puede realizar tanto con el ratn como con el teclado:
Seleccin de texto con ratn:
Texto: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el principio de texto y arrastrar
sin soltar sobre el texto que se desea seleccionar.
Una palabra: hacer doble clic sobre la palabra.
Una lnea: hacer un clic en el margen izquierdo (cuando el puntero del ratn se
convierte en una flecha).
Un prrafo: realizar triple clic en cualquier parte del prrafo.
Documento completo: triple clic en el margen izquierdo.
Un grfico: hacer un clic en el grfico.
Seleccin de texto con teclado (permite realizar una seleccin ms precisa de los
caracteres):

- 12 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Caracteres: pulsar la tecla Maysculas y las teclas de flechas de direccin

(arriba, abajo, izquierda y derecha), segn los caracteres o palabras que se
quieran seleccionar.

Actividad guiada 02
En el texto anteriormente escrito practicar distintas maneras de seleccin,
seleccionando el primer prrafo, luego la palabra INTERNET y por ltimo
seleccionar el segundo prrafo.
1 Seleccionar el primer prrafo, haciendo clic al principio del prrafo (La
definicin) y sin soltar el botn del ratn, arrastrar hasta el final del prrafo
(cables entrelazados).
2 A continuacin seleccionar la palabra INTERNET haciendo doble clic sobre
dicha palabra.
3 Por ltimo seleccionar el segundo prrafo, haciendo tres clic seguidos en
cualquier lugar del segundo prrafo.

1.3. Vista preliminar

Si se desea visualizar una vista previa de cmo ha quedado el documento, existe
la opcin Vista preliminar en el men Archivo, y as poder comprobar si se tiene la
estructura deseada.
de la
Para activar la opcin vista preliminar hay que pulsar sobre el botn
barra de herramientas (o Archivo > Vista preliminar), el cual nos permitir ver como
queda el documento y nos servir de referencia a la hora de imprimir.

Desde esta opcin se puede ver una pgina

o varias

. Tambin existe

el cual permite organizar la pgina ajustando

el botn de Reducir hasta ajustar
texto, grficos, etc. al tamao de la pgina.

- 13 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Para salir de la vista preliminar y volver a la vista anterior, se debe pulsar el

botn de Cerrar

. Tambin se puede imprimir directamente desde la vista

preliminar, pulsando el siguiente botn imprimir

el siguiente apartado.

. El comando imprimir se ver en

Actividad guiada 03
Realizar una vista preliminar del documento escrito anteriormente.
1 - Colocar el cursor en cualquier lugar del documento que se ha escrito
anteriormente.
2 - Pulsar sobre el botn
o hacer clic en Archivo > Vista preliminar. Observar
que se visualiza toda la hoja del documento escrito.
3 - Salir de la vista preliminar pulsando el botn

1. 4. Insertar salto de pgina

Un salto de pgina se utiliza cuando se ha terminado de escribir en una pgina
y se desea continuar en la pgina siguiente. Tambin se utiliza cuando queremos que
una determinada parte del texto aparezca en la pgina siguiente. El comando Salto
del men Insertar ofrece la opcin de insertar un salto de pgina en el lugar que se
requiera.
Para aplicar un salto de pgina hay que seleccionar el men Insertar > Salto.
Actividad guiada 04
Establecer un salto de pgina a continuacin del texto que se ha escrito anteriormente
y en la nueva segunda pgina escribir un texto.
1 - Situar el cursor al final del texto, que es donde se desea que termine la primera
pgina.
2 - Seleccionar Insertar > Salto:

3 - En ese momento, aparece el cuadro de dilogo Salto con varias opciones. Dejar
y clic en Aceptar.

seleccionada la primera opcin

- 14 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

4 - Se puede observar en la barra de estado que ahora el documento tiene dos

pginas.
5 - Escribir el siguiente texto en la segunda pgina compuesto por un ttulo y un
prrafo:

LA CONEXIN
En realidad no se est conectado con todos los ordenadores del mundo. El proveedor de
conexin a Internet viene a desempear la misma funcin que las antiguas operadoras
telefnicas. El usuario solicita un nmero y la operadora lo conecta con l. Es decir, que
el ordenador nicamente se conecta con el proveedor, este se encarga de comunicarlo
con quien se solicite. En general los proveedores son grandes empresas de
telecomunicaciones.

1. 5. Cuadros de dilogo
Cuando cualquier aplicacin solicita informacin aparecer una ventana
especialmente diseada para ese fin, llamada cuadro de dilogo. Los cuadros de
dilogo permiten a los programas recoger del usuario gran cantidad de informacin de
un modo cmodo y sencillo. Por ejemplo, para mostrar el cuadro de dilogo formato de
Fuente, hacer clic en Formato > Fuente.

- 15 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Fichas y pestaas

Muchos cuadros de dilogo piden tanta informacin que se presentan como una serie
de fichas. Para pasar de una ficha a otra, se pulsa sobre las pestaas que estn en la
parte superior del cuadro de dilogo, mostrando otra serie de elementos. Cada ficha
suele estar dividida en secciones en las que se encuentran un conjunto de
posibilidades relacionadas entre s.

Botones de orden

Cuando se pulsan, se realiza inmediatamente una accin. Vase en el ejemplo de la

figura anterior los botones de Aceptar y Cancelar.

Cuadros de texto

Permiten que el usuario teclee una expresin o un valor numrico. Se entra en ellos
pulsando dentro con el ratn. Si se va a introducir un valor numrico, el cuadro puede
tener unas flechitas para ir modificando el valor ms fcilmente.

Listas desplegables

Permiten que el usuario elija un tem de entre varios. Si no hay suficiente espacio,
aparecer una barra de desplazamiento vertical. El usuario realiza la eleccin
pulsando sobre el tem seleccionado. Las listas desplegables presentan un tem al
usuario, pero si se pulsa en el botn con la flecha, aparece un cuadro de lista con ms
posibilidades.

Botones de opcin

Permiten que el usuario elija una opcin de entre varias que son exclusivas, es decir,
si se selecciona una de ellas, las dems no pueden estar seleccionadas.

Casillas de verificacin

Permiten que el usuario elija las opciones que desee de entre todas las posibles (o
incluso ninguna).

Para cerrar el cuadro de dilogo Fuente que se ha abierto, hacer clic en

Cancelar o seleccionar el botn cerrar

de dicho cuadro de dilogo.

- 16 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

1. 6. Los mens contextuales

Los mens contextuales son los mens que se despliegan haciendo clic con el
botn derecho del ratn, para realizar una accin determinada. Segn la situacin o el
contexto donde se encuentre el puntero del ratn al hacer clic aparecer una
informacin u otra en el men contextual. Por ejemplo, al hacer clic con el botn
derecho encima de la palabra telecomunicaciones, que es la ltima palabra escrita
en el texto anterior, aparecer el siguiente men contextual.

Para quitar dicho men contextual, hacer un clic con el botn izquierdo en
cualquier zona en blanco del documento.

Si se hiciese clic con el botn derecho del ratn sobre una imagen se mostrara
otro men contextual:

Una vez que est desplegado el men contextual, para seleccionar una de las
opciones se utiliza el botn izquierdo del ratn.
Los mens contextuales son muy tiles para ahorrar tiempo. Como existen
muchos tipos de mens contextuales, cuando se tenga ms conocimientos de Office
se puede ir probando los distintos tipos que hay y utilizarlos cuando ms interese.

- 17 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

1. 7. Guardar un documento
Cuando se ha terminado de editar o crear el texto, se debe guardar el documento
para conservarlo y poder utilizarlo posteriormente. Con el comando Guardar se
almacenar el documento para su posterior visualizacin o modificacin. Es
recomendable cada cierto tiempo guardarlo, aunque no se haya terminado, para que
no se pierda en un posible accidente. Se puede hacer de varias formas:
-

de la barra estndar.
Haciendo clic en el botn
En men Archivo > Guardar.

Tambin existe otra opcin en el men Archivo que es la de Guardar como

que se utiliza cuando se quiere guardar el documento con otro nombre o en otra
carpeta o unidad.
Actividad guiada 05
Guardar el documento que se ha escrito anteriormente que contiene dos pginas.
1 Seleccionar Archivo > Guardar como, o pulsar en el botn

2 Al guardar un documento por primera vez o al seleccionar la opcin de Guardar

como se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Lugar donde se quiere guardar el documento

En este cuadro se introduce

el nombre del Archivo

Se guarda como archivo de texto tipo Word

Hay que posicionarse en la carpeta en la que se quiere alojar el documento

haciendo doble clic sobre las carpetas existentes, clic en
desplegar la lista de Guardar en:
requerida.

para subir un nivel, o

, e ir seleccionando la unidad o carpeta

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Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

3 Guardar el documento con el nombre word1, en la carpeta Word del curso. Para
ello situarse en la carpeta Word y en la casilla Nombre de archivo: escribir word1.
4 Pulsar en el botn Guardar.

5 Observar que tras escribir el nombre del archivo y hacer clic en Guardar. En la
barra de ttulo aparecer el nombre del archivo.

Al hacer modificaciones de un documento que se ha abierto de un archivo, si

, se guardar con el mismo nombre que tena, sustituyendo al
se hace clic en
documento anterior (no sale el cuadro de dilogo guardar).
En el cuadro de dilogo Guardar como, tambin se encuentra el botn
Eliminar

con el que se puede borrar un archivo o documento que se seleccione y

el botn nueva carpeta

con el que se crea una nueva carpeta dentro de la
carpeta en la que se encuentre. Abrindose un cuadro de dilogo como este para
poner el nombre de la carpeta:

Una vez que se

escribe el nombre
de la carpeta, hay
que pulsar en
Aceptar

1. 8. Trabajar con varios documentos

A veces es necesario tener ms de un documento visible en pantalla para
trabajar con ellos simultneamente. Con los comandos Mosaico vertical y Mosaico
horizontal del men contextual de la barra de tareas es posible realizar esta tarea.
En algunas ocasiones, puede ser interesante tener dos sesiones a la vez en la
misma pantalla. Word permite trabajar con varios documentos a la vez, ya que a veces
es necesario tener ms de un documento en pantalla. Las ventanas sern ms o
menos pequeas dependiendo del nmero de documentos que se quiera ver al mismo
tiempo.
Actividad guiada 06
Visualizar en pantalla dos documentos de Word a la vez.
1 - Abrir el archivo word2 ubicado en la carpeta del curso, para ello seleccionar
Archivo > Abrir.

- 19 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

2 - Aparecer la ventana de Abrir (parecida a la de Guardar como) donde hay que

determinar la unidad y la carpeta
en el apartado Buscar en, seleccionar el archivo y pulsar Abrir.

Aqu se selecciona la
unidad y la carpeta

Una vez que se ha

seleccionado el
archivo a abrir, hay
que pulsar este
botn.

3 - Tras abrir el archivo word2, como tambin se tena abierto el archivo word1, si se
desean visualizarlos automticamente los dos en pantalla, colocar el puntero del ratn
en una zona vaca de la barra de tareas y hacer clic con el botn derecho mostrndose
el men contextual:

4 - Al elegir la opcin Mosaico vertical o Mosaico horizontal, aparecer la pantalla

dividida en dos partes. La ventana activa es la que tiene la barra de ttulo en color azul
oscuro, para cambiar a la otra ventana basta con hacer clic en cualquier parte de la
pantalla ocupada por ese documento.

- 20 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

5 - Dejar de tener dividida la pantalla colocando el puntero del ratn en una zona vaca
de la barra de tareas, hacer clic con el botn derecho y seleccionar Deshacer en
mosaico.
Este mtodo tambin se puede utilizar con ms de dos documentos para
organizar perfectamente en un formato vertical u horizontal todos los documentos que
se tengan abiertos.
Se pueden pasar elementos de un documento a otro con las tcnicas de copiar, cortar
y pegar.
Al tener varios documentos abiertos, cada uno de ellos est representado en la
barra de tareas (parte inferior de la pantalla).

Al pulsar sobre uno de los botones, se activar la ventana correspondiente.

Nueva ventana

Al seleccionar Ventana > Nueva ventana, se crea un duplicado de la ventana en la

que estamos trabajando con todos sus elementos para despus poder hacer
modificaciones menores o incluso otro documento completamente distinto basado en
el documento que hemos creado.

Dividir

A veces es necesario, especialmente con documentos grandes, ver dos partes del
mismo documento a la vez, ya sea porque se haga referencia a algo que se haba
dicho en otra pgina o simplemente porque se necesite comprobar una serie de datos.
Ventana > Dividir.

- 21 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Al dividir, se parte la ventana del documento en dos, pero el mismo documento

se encuentra a ambos lados, as pues, si se realiza alguna modificacin en una de las
ventanas, tambin se estar realizando en la otra.

1. 9. Cerrar el documento
Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento hay que cerrarlo para
dejar de trabajar con l y dejar de visualizarlo.
Para cerrar el documento en el que se est trabajando, hay que acceder al men
Archivo > Cerrar. Si se ha realizado algn cambio desde la ltima vez que se trabaj
con ese documento, Word abre un cuadro de dilogo como este:

S: para guardar los cambios.

No: cuando no se quiera guardar los cambios.
Cancelar: para no cerrar el documento y seguir trabajando con l.

Actividad guiada 07
Cerrar el documento word2 y maximizar la ventana del documento word1.
seleccionar Archivo >

1 En la ventana del word2

Cerrar, para cerrar dicho documento.

- 22 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

2 En la ventana del documento word1

su botn maximizar
la pantalla del monitor

hacer clic en

(en el caso de que no est maximizado), para que ocupe toda

1. 10. Ayuda de Office

Si alguna vez no se recuerda o no se sabe cmo realizar una tarea, la ayuda de
Office

, puede resolver la cuestin.

El ayudante de Office permite realizar consultas sobre cualquier tipo de

informacin de los procesos ms importantes de las aplicaciones de Office. En
muchos casos, viene acompaado de los pasos a seguir para poder realizar
determinadas funciones.
Por defecto, al utilizar por primera vez las aplicaciones de Office, se activa el
asistente de ayuda. Para poder utilizar la Ayuda de Office en cualquier otro momento
hay que pulsar la tecla F1, o el botn

de la barra de mens donde se abrir un

.

submen y elegir la primera opcin:

A continuacin, aparece en la pantalla un cuadro como el siguiente:

(En las versiones 2000 y XP es un cuadro parecido, con un campo para escribir el texto y el
botn buscar)

Introducir la palabra que se desea encontrar y

pulsar el botn
. A continuacin,
aparecern los temas relacionados con esa
palabra.
Si se pulsa en Tabla de
contenido, se abre un ndice con
los contenidos de la ayuda de
Word.
Actividad guiada 08
Utilizar la ayuda de Word para buscar informacin sobre abrir un documento nuevo.
1 - Pinchar sobre el botn

de la barra de mens.

2 - Clic en
para posteriormente buscar
informacin sobre Abrir un documento nuevo.
(Si se muestra Buscar en: Microsoft online, seleccionar Ayuda sin conexin y clic en

- 23 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

3 - En el apartado Buscar (en las versiones 2000 y XP es el apartado Qu desea

hacer?), introducir el texto Abrir un documento nuevo. Y hacer clic en
versiones 2000 y XP hay que hacer clic en Buscar).

(en las

4 - A continuacin aparecern en los resultados obtenidos en la bsqueda.

5 - Si alguno de los resultados mostrados fuera de inters, hay que hacer un clic en la
frase elegida para ver la explicacin.
6 - Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).

1.11. Imprimir
Cuando se necesita tener un documento de Word en forma impresa y as tenerlo
en papel, existe la opcin Imprimir del men Archivo.
Muchas veces, los documentos que se escriben con el procesador de textos Word
se necesitan imprimir para tenerlos en formato impreso. Para realizarlo, hay que pulsar
el botn
de la barra de herramientas. Tambin se puede hacer desde el men
Archivo > Imprimir y se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde se puede elegir el
nmero de copias a imprimir y el intervalo de pginas, de tal forma que nos permite
imprimir todo el documento, la pgina actual o el nmero de pgina/s que se desee
imprimir.

- 24 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Introducir el nmero de
copias que se quieren
imprimir.
Elegir el intervalo a imprimir.
Por defecto, est seleccionado
todo el documento pero si el
documento tiene varias pginas
y se quieren unas determinadas
pginas impresas, hay que
seleccionar la 3 opcin y poner
el nmero de pgina.

Se puede seleccionar
un intervalo de
pginas pares e
impares.

Una vez que se han establecido todas las opciones, hay que pulsar Aceptar.

Resumen:
Abrir Word:
Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word
2003. (o Inicio > Programas > Microsoft Word)
Abrir un documento nuevo:
Archivo > Nuevo
Seleccionar texto:
Pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el principio de texto y arrastrar sin
soltar sobre el texto que se desea seleccionar
Vista preliminar:
Archivo > Vista preliminar
Imprimir:
Archivo > Imprimir

- 25 -

Iniciacin a Office

Unidad 1 Word

Insertar salto de pgina:

Insertar > Salto > con la opcin Salto de pgina activa > Aceptar
Abrir un archivo:
Archivo > Abrir > Buscar la unidad y carpeta en el apartado Buscar en >
Seleccionar el archivo > Abrir
Guardar un documento:
Archivo > Guardar como
Cerrar el documento:
Archivo > Cerrar
Trabajar con varios documentos:
Clic con el botn derecho del ratn en una zona vaca de la barra de tareas >
Mosaico vertical o Mosaico horizontal
Ayuda de Office:
Seleccionar el botn
Office Word

de la barra de men > Ayuda de Microsoft

- 26 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Unidad 2 Formato de texto

Un texto puede tener muchos y diferentes aspectos dependiendo del
documento que se quiere conseguir. Para dotarlo de distinta apariencia, hay que elegir
el tipo de pgina, tamao, mrgenes, tipo y tamao de letra, alineacin, bordes y
sombreados, etc.
Para darle formato al texto, se puede realizar de dos maneras:
a) Escribir dando formato: escribir el texto con el formato deseado. Conforme se
va escribiendo el texto se deben ir activando y desactivando las caractersticas
deseadas.
b) Dar formato una vez escrito: seleccionando los bloques de texto y activando las
caractersticas especficas. Recordar que para seleccionar un texto hay que
pulsar al principio del texto y sin soltar el botn del ratn arrastrar hasta el final
del texto a seleccionar.
Se utilizar cada caso segn sea ms fcil.
Como ya se vi en la unidad 1, existe una barra de herramientas de Formato con
los botones necesarios para dar formato a un texto.

Barra de Herramientas de Formato

Si no se visualiza la barra de formato, se puede activar en Ver > Barra de
Herramientas > Formato.

2.1. Tipo y tamao de letra

El tipo de letra y tamao de letra, es la primera caracterstica a elegir para
escribir un texto. Segn sea el tipo y tamao de letra el texto tendr distinto aspecto y
uso (serio, coloquial, informal, para carteles informativos, etc.).
Al comenzar a trabajar con Word, el tipo de letra que viene seleccionado por
defecto es Times New Roman y el tamao es 12 puntos. Existen varios tipos de
letras (fuentes) y tamaos, para modificarlo se puede hacer de dos formas:
de la barra de herramientas

1. Haciendo clic sobre el botn

formato (concretamente en la flecha
desee haciendo un clic.

- 27 -

) y con el ratn seleccionar la que se

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word
Lo mismo ocurre con el tamao:

2. Tambin al seleccionar en la barra de men Formato > Fuente, se abre el

siguiente cuadro de dilogo:
Aqu, seleccionar la Fuente que se desea. Utilizando
la barra de desplazamiento, se pueden visualizar
todos los tipos de Fuente.

Seleccionar el tamao de Fuente

haciendo un clic sobre el nmero
deseado.

En esta parte del cuadro de dilogo, se puede ver un

ejemplo del tipo de letra que se ha elegido arriba.
Una vez que se ha seleccionado todo, hay que pulsar el botn de Aceptar.

- 28 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Tambin se encuentra en la parte media de este cuadro de dilogo, el apartado

efectos como tachado, sombra, contorno, etc. Por ejemplo, al seleccionar Tachado,
el aspecto del texto sera el siguiente:

Actividad guiada 09
En el documento word1 escribir un texto con tipo de letra Courier New y tamao 14.
1 Arrancar Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Word).
2 Abrir el archivo word1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir.
3 Colocar el cursor en la ltima fila en blanco del documento a continuacin del texto
de la segunda pgina.
4 Seleccionar el tipo de letra Courier New y tamao 14 en la farra de formato
.
5 Escribir el siguiente texto compuesto por un ttulo y un prrafo:
HISTORIA DE INTERNET
A finales de los aos 60, el Departamento de Defensa de los Estados Unidos
desarroll un sistema de comunicaciones experimental llamado ARPANet, una red
descentralizada para facilitar la comunicacin en caso de ataque nuclear. Se trata de
transmitir los datos a travs de una lnea en forma de paquetes. Deba ser capaz de
soportar una guerra nuclear, y si algunos nodos eran destruidos, el sistema debera
poder encaminar la informacin por otras partes de la red, sin que la prdida de un
nodo fuera dramtica. Esta red inicialmente una las redes de ordenadores de las
bases militares americanas, pero pronto se extendi para incluir corporaciones
relacionadas con la defensa e instituciones de investigacin. Favorecida por la rpida
disponibilidad y posibilidades de los ordenadores personales, las redes fueron
surgiendo por todo el planeta y empezaron a atraer a miles de personas a ttulo
particular y a empresas privadas. Durante esta expansin, el fenmeno pas a
denominarse Internet. Hoy, Internet es un intrincado laberinto de pequeas redes
unidas a travs de servidores.
6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
Guardar).

- 29 -

Guardar ( o en Archivo >

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Actividad guiada 10
Establecer al primer prrafo de la pgina 2 del documento word1, el tipo de letra
Comic Sans MS y tamao 10.
1 - Seleccionar el primer prrafo de la pgina 2
(En realidad no se est conectado con todos los ordenadores
.empresas de telecomunicaciones.)
2 - Una vez seleccionado el prrafo establecerle el tipo de letra Comic Sans MS y
tamao 10 en la barra de formato

3 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.2. Negrita, cursiva y subrayado

Una manera de resaltar el texto es utilizando el formato negrita (color del texto
ms intenso), cursiva (texto inclinado hacia la derecha) y subrayado (lnea debajo
del texto).
En este apartado se trabajar con atributos muy utilizados, sobre todo para
resaltar determinadas partes del texto. Para poder activarlos o desactivarlos, se puede
hacer de las siguientes maneras:
1. Haciendo clic sobre el botn correspondiente de la barra de herramientas
formato:
Negrita

Subrayado

Cursiva
2. Seleccionando Formato > Fuente y en la ficha Fuente, seleccionar el que se
desee y pulsar Aceptar.

- 30 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

En esta
parte se
elige el
atributo
deseado

Actividad guiada 11
Al final de la pgina 2 del documento word1 insertar un salto de pgina y en la tercera
pgina escribir un texto con el formato negrita, cursiva y subrayado.
1 - Abrir el archivo word1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir.
2 - Colocar el cursor en la ltima fila en blanco de la pgina 2 y seleccionar Insertar >
Salto > Aceptar, para insertar un salto de pgina y crear la pgina 3.
3 - Una vez insertado el salto de pgina, colocar el cursor al principio de la tercera
pgina y activar los botones negrita, cursiva y subrayado de la barra de formato:
4 - A continuacin escribir el texto: Lo que se puede encontrar en Internet
5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Actividad guiada 12
En la primera pgina del documento word1, establecer el primer prrafo en negrita, el
segundo prrafo en cursiva y el tercer prrafo en cursiva.
1 - Seleccionar el primer prrafo de la primera pgina y hacer clic en el botn negrita
de la barra de formato. Al deseleccionar el prrafo comprobar que su texto est
con un tono ms intenso (negrita).

- 31 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

2 - Seleccionar el segundo prrafo y hacer clic en el botn cursiva

. Al
deseleccionar el prrafo comprobar que su texto est un poco inclinado hacia la
derecha (cursiva).
3 - Seccionar el tercer prrafo y activar el botn subrayado
prrafo comprobar que su texto est subrayado.

. Al deseleccionar el

4 - Quedar de la siguiente manera:

La definicin ms conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero

esto significa prcticamente nada para quien recin se inicia, quien siguiendo al pie
de la letra la definicin podra llegar a pensar que Internet es una maraa de
cables entrelazados.
Supongamos que el ordenador es un telfono, entonces marca un nmero y se
comunica con alguien. Puede enviar informacin (hablar) o recibir informacin
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.
No se introducen nmeros de telfono sino direcciones formadas por nmeros y
letras. Estas direcciones, su nombre tcnico es URL, comunican a otros ordenadores que
ofrecen informacin.
5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.3. Alineacin
La alineacin nos permite colocar el texto teniendo como referencia los
mrgenes. Las alineaciones que se pueden utilizar son las siguientes:
Alineacin izquierda: el texto se encuentra situado en el margen izquierdo. Como
puedes apreciar en este prrafo que se est leyendo.
Alineacin derecha: el texto se encuentra situado en el margen derecho de la pgina.
Como tambin se puede apreciar en este prrafo que se est leyendo.
Alineacin centrada: se encuentra el texto en el centro de la pgina respecto a los
mrgenes establecidos.
Alineacin justificada: el texto queda ajustado a ambos mrgenes establecidos.

- 32 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Para alinear un texto se puede hacer de dos formas:

1. Utilizando los botones correspondientes de la barra de formato.
Centrar

Alinear a la Izquierda

Justificar

Alinear a la derecha
2. Seleccionando Formato > Prrafo, abrindose el siguiente cuadro de
dilogo:

En el apartado Alineacin, pinchar sobre la flecha y se abren las opciones a

elegir,

Si el texto ya est escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios prrafos

y activar un tipo de alineacin, el texto quedar distribuido con esa alineacin. Se
puede visualizar la distancia de los mrgenes si se tiene la regla activada (Ver >
Regla).
Para cambiar la alineacin de un prrafo, no es necesario seleccionarlo
previamente, con colocar el cursor en cualquier lugar del prrafo y establecer un tipo
de alineacin, la alineacin afectar a todo el prrafo.

- 33 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Actividad guiada 13
En la tercera pgina documento word1 escribir tres prrafos con alineaciones
justificado, centrado e izquierda.
1 Colocar el cursor debajo de la frase Lo que se puede encontrar en Internet de la
tercera pgina.
2 Escribir los siguientes prrafos donde el primer prrafo tiene alineacin justificada,
el segundo prrafo alineacin centrada y el tercer prrafo alineacin izquierda. Colocar
el cursor en el lugar deseado para empezar a escribir y desactivar las opciones
negrita, cursiva y subrayado en el caso de estar activas. Antes de escribir cada uno de
los prrafos establecer el tipo de alineacin a aplicar (justificado

, centrado

izquierda
).
El texto a escribir es:

Informacin y contenido, estas dos palabras se usan comnmente para describir lo que
Internet aporta, pero apenas cubren el amplio abanico de materiales que se pueden
encontrar en lnea. Las bibliotecas de todo el mundo publican innumerables libros,
publicaciones peridicas y catlogos de referencia. Cientos de nuevos servicios de
noticias ofrecen sucesos de todo el mundo adems de resultados deportivos, informes de
mercado, pronsticos del tiempo, todos actualizados permanentemente. Muchos museos
y galeras ofrecen imgenes digitalizadas de sus colecciones. Centros culturales y de
entretenimiento ofrecen una amplia variedad de imgenes y clips de vdeo y sonido.
Cientos de miles de tiendas en lnea hacen de Internet el ms grande mercado que se
pueda imaginar.
Internet es interactiva, proporcionando acceso a grupos y foros de discusin sobre miles
de aspectos y asuntos de especial inters. Es un rpido y econmico medio de enviar
mensajes a nuestros amigos o familiares desde cualquier lugar del mundo.
Hay docenas de herramientas para encontrar, recoger y publicar informacin en
Internet, pero las tareas bsicas pueden abarcarse con tres tipos de programas:
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Actividad guiada 14
Establecer distintos tipos de alineaciones a los tres primeros prrafos de la primera
pgina.
1 - Colocar el cursor en cualquier lugar del primer prrafo de la primera pgina y
establecerle la alineacin centrada pulsando el botn
formato.

Centrar de la barra de

2 - Colocar el cursor en cualquier lugar del segundo prrafo y establecerle la

alineacin derecha pulsando el botn

Derecha.

- 34 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

3 - Colocar el cursor en cualquier lugar del tercer prrafo y establecerle la alineacin

justificada pulsando el botn

Justificar.

4 - Quedar de la siguiente manera:

La definicin ms conocida de Internet dice que es una red de redes. Pero

esto significa prcticamente nada para quien recin se inicia, quien siguiendo al pie
de la letra la definicin podra llegar a pensar que Internet es una maraa de
cables entrelazados.
Supongamos que el ordenador es un telfono, entonces marca un nmero y se
comunica con alguien. Puede enviar informacin (hablar) o recibir informacin
(escuchar). Este es el modo en que funciona Internet.
No se introducen nmeros de telfono sino direcciones formadas por nmeros y
letras. Estas direcciones, su nombre tcnico es URL, comunican a otros ordenadores que
ofrecen informacin.
5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.4. Numeracin y vietas

Con la utilizacin de numeracin y vietas podemos distinguir distintos textos y
partes de un documento, dando importancia a cada uno de los prrafos y
permitindonos una mejor lectura.
Para crear una numeracin o vietas se debe seleccionar el botn numeracin
o vietas
. Cada vez que se hace clic sobre el botn, se activa o desactiva la
eleccin. Una vez que se ha activado, aparece el nmero o vieta en el prrafo donde
est situado el cursor y se puede introducir el texto. Al terminar de escribir ese prrafo,
hay que pulsar intro apareciendo el siguiente nmero o vieta en la lnea siguiente.
Si no se desea continuar el texto con numeracin o vietas, hay que pulsar dos
veces la tecla intro o bien hacer de nuevo clic sobre el botn activado.
Tambin se puede activar seleccionando el men Formato > Numeracin y
vietas donde se abrir un cuadro de dilogo como el siguiente:

- 35 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Elegir la
vieta
deseada
y pulsar
Aceptar

Si lo que se desea activar es la Numeracin, hay que seleccionar la pestaa

correspondiente apareciendo un cuadro de dilogo similar a este:

Si el texto ya est escrito, al seleccionar el bloque de texto con varios prrafos

y activar las vietas o numeracin, el texto quedar distribuido en vietas o en prrafos
con numeracin. Si lo que se desea es desactivarlo, hay que realizar el mismo
proceso, es decir, seleccionar el texto y a continuacin pulsar el botn correspondiente
.

- 36 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Actividad guiada 15
Escribir prrafos con vietas.
1 Colocar el cursor al final del texto de la tercera pgina del documento word1.
2 Hacer clic en Formato > Numeracin y vietas > seleccionar el tipo de vieta
> Aceptar.

3 Mostrndose el smbolo

al inicio de la lnea, escribir el siguiente texto:

4 Pulsar la tecla intro para escribir otro apartado. Observar que al pulsar la tecla intro
se genera automticamente la siguiente vieta.
5 Escribir el siguiente texto:

6 Pulsar la tecla intro y escribir el siguiente texto:

7 Al terminar de escribir el texto pulsar dos veces la tecla intro para que los
siguientes prrafos no tengan vietas.
8 El texto quedar de la siguiente manera:

9 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

- 37 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Actividad guiada 16
Establecer numeracin al cuarto y quinto prrafo de la primera pgina que ya estn
escritos.
1 Seleccionar el cuarto y quinto prrafo de la primera pgina.
2 Establecerles numeracin pulsando el botn

de la barra de formato.

3 El texto quedar as:

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.5. Bordes y sombreado

Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentacin ms
llamativa al texto mejorando el diseo del mismo. Se pueden aadir bordes y
sombreados a determinadas partes de un texto incluso a una pgina.
Para introducir un borde o un sombreado, se debe ir a men
Bordes y sombreado y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

- 38 -

Formato >

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Con la pestaa Bordes activada se encuentran las opciones siguientes:

Valor: ninguno, cuadro, sombra, 3D y personalizado. Son los distintos tipos de
borde que se puede introducir. Normalmente el que ms se utiliza es el tipo
cuadro, por lo que habr que seleccionarlo.
Estilo: distintos tipos de lneas que puede tener el borde.
Color: viene como color predeterminado el negro, pero se pueden elegir otros
colores.
Ancho: grosor de las distintas lneas del borde.
Vista previa: vista de cmo queda el borde sobre el texto en el que se puede
quitar o aadir lados al borde con estos botones

Una vez establecidas las caractersticas de los bordes, pulsar Aceptar.

Tambin se puede aadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y
pulsando el botn

que se encuentra en la barra de herramientas formato.

Para introducir el borde a una pgina, el procedimiento es muy similar a colocar

el borde a un texto. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
1. Ir a men Formato > Bordes y sombreado > seleccionar la pestaa
Borde de pgina.

2. Seleccionar en la parte izquierda del cuadro de dilogo, el valor Cuadro.

3. Pulsar el botn Aceptar.

Mostrndose un borde completo en todas las pginas del documento.

- 39 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Para aadir un sombreado, se selecciona el men Formato > Bordes y

sombreado y elegir la pestaa Sombreado donde aparece el siguiente cuadro de
dilogo:

Pulsando este botn, se puede elegir

otros tonos de los distintos colores.
Aqu se puede especificar dnde
aplicar las caractersticas
establecidas.
Seleccionar el deseado y pulsar Aceptar.

- 40 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Actividad guiada 17
Establecer un borde y sombreado al primer prrafo de la segunda pgina del
documento word1.
1 Colocar el cursor en cualquier lugar del primer prrafo de la segunda pgina.
2 Seleccionar Formato > Bordes y sombreado.
3 Establecer las caractersticas valor cuadro, estilo doble lnea y ancho de 3
pto como se muestra en la siguiente figura:

4 Seleccionar la pestaa Sombreado y establecer un relleno gris del 15%, como se

muestra en la figura:

5 Pulsar en Aceptar para establecer el borde y sombreado al prrafo.

6 El prrafo tomar el siguiente aspecto.

- 41 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.6. Color de texto y fondo de caracteres

Otra manera de resaltar el texto es aplicndole color al texto y tambin color a
su fondo.
Podemos elegir el color de texto con el botn color de fuente

de la barra

. Para
de herramientas formato y el color del fondo con el botn resaltar
cambiar el color hay que hacer clic sobre la flecha situada a la derecha del icono y se
despliega el cuadro de colores.

Cuadro de colores del

botn resaltar

Cuadro de colores del

botn color de fuente.

Lo ms prctico es escribir primero el texto y posteriormente, seleccionar el

o
y cuando aparezca
texto que se quiere con otro color y hacer clic sobre
la paleta de colores, seleccionar el color deseado quedando marcado con el color
tomar ese color.
correspondiente, y el subrayado del botn
Para deseleccionar el texto y as poder apreciar bien el color que se ha
establecido, solo hay que hacer clic en cualquier parte del documento.
Tambin se puede establecer el color de texto antes de comenzar a escribir,
seleccionando en la ventana de Formato > Fuente > en la pestaa Fuente, en el
apartado color de fuente elegir el requerido y clic en Aceptar, como se puede ver en
la siguiente imagen:

- 42 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

A partir de ese momento, el color de texto nuevo que se escriba, ser el

establecido anteriormente.
Actividad guiada 18
En el documento word1, establecer a la primera frase de la tercera pgina el color de
fuente rojo y fondo gris.
1 Seleccionar la primera lnea de la tercera pgina (Lo que se puede encontrar en
Internet).
2 Establecerle el color de texto rojo pulsando en la flecha del botn color de fuente
y haciendo clic en el color rojo.
3 Con la frase seleccionada establecer un fondo gris haciendo clic en la flecha del
botn resaltar

y seleccionar el gris 25%.

4 Tomando la frase el siguiente aspecto:

Lo que se puede encontrar en Internet
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.7. Fondo de pgina

Tambin se puede aplicar un color de fondo a todas las pginas del
documento.
Se puede elegir el color de fondo de pgina seleccionando el men Formato >
Fondo, desplegndose un cuadro de colores para establecer el color deseado.

- 43 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Si se desean ver distintos tonos sobre un color, hay que pinchar sobre el botn
abrindose el siguiente cuadro:

Fondo de marca de agua

Una marca de agua es una imagen que aparece por debajo del texto, siendo
esta imagen como cualquier otra, un texto, una fotografa o un dibujo.
Un ejemplo sera el logotipo de una empresa en el encabezado, u ocupando
toda la pgina, pero con la apariencia de estar debajo del texto.
Para agregar una imagen como marca de agua a un documento impreso, hay
que proceder de la siguiente manera (no disponible en la versin 2000 de Office):
Formato > Fondo > Marca de agua impresa > seleccionar la opcin Marca de agua
de imagen > Seleccionar imagen > seleccionar la imagen que se desea > Insertar.

- 44 -

Iniciacin a Office

Unidad 2 Word

Para ver la marca de agua como aparecer en la pgina impresa, hay que
utilizar la vista de diseo de impresin (Ver > Diseo de impresin).

Actividad guiada 19
Al documento word2, establecerle un fondo de pgina amarillo.
1 Abrir el archivo word2. Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word2 > Abrir.
2 Establecer un fondo de pgina amarillo seleccionando Formato > Fondo >
amarillo.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

4 Cerrar el documento word2 (Archivo > Cerrar).

2.8. Interlineado y espacio entre prrafos

Interlineado es la distancia entre las lneas de un prrafo. Al aumentar la
distancia entre las lneas de un prrafo ser ms fcil su lectura. Para cambiarlo,
seleccionamos Formato > Prrafo > Sangra y espacio.

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Unidad 2 Word

En la lista de interlineado se puede elegir entre: sencillo, 15 lneas, doble,

mnimo,

Para modificar la separacin con los prrafos anterior y posterior, se debe

introducir el valor deseado en el apartado Espaciado de la ventana anterior:

Actividad guiada 20
Al segundo prrafo de la tercera pgina del documento word1 establecerle un
interlineado doble y un espaciado de 12 pto anterior y posterior al prrafo.
1 - Colocar el cursor en cualquier lugar del segundo prrafo de la tercera pgina del
documento word1.
2 - Seleccionar Formato > Prrafo.
3 - En la ficha Sangra y espacio establecer el interlineado doble y el espaciado de 12
pto como se puede apreciar en la siguiente figura:

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Unidad 2 Word

4 - Pulsar en el botn Aceptar y observar que espaciado ha aumentado.

5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

2.9. Cambiar a maysculas o minsculas

A veces es necesario cambiar a maysculas un texto que ya est escrito en
minsculas, o viceversa, un texto que est en maysculas cambiarlo a minsculas sin
tener que volver a escribir el texto.
Si una vez que se ha escrito el texto, es necesario cambiar a maysculas o
minsculas, no hace falta borrar el texto para volver a escribirlo. Para modificarlo, hay
que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el texto a modificar.

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Unidad 2 Word

2. Ir a men Formato > Cambiar maysculas y minsculas abrindose el

cuadro de dilogo:

Tipo oracin. Depende de la

posicin que tenga el texto en la
frase determinada.
Minsculas. Todo el texto en
minscula.
Maysculas. Todo el texto en
maysculas.
Tipo ttulo: 1 letra Mayscula,
las otras en minscula.
tIPO iNVERSO: inverso a la
forma en la que est en ese
momento.
3. Elegir la opcin que se desea y pulsar Aceptar.
Actividad guiada 21
Escribir un texto en una pgina nueva del documento word1 y cambiar el texto de
minsculas a maysculas.
1 Colocar el cursor al final de la pgina 3 de word1 y hacer clic en Insertar > Salto >
Aceptar, para insertar una pgina nueva.
2 En la nueva pgina 4 escribir el siguiente texto:

La tecnologa bsica que define la Web (Red) es el hipertexto, fragmentos de texto

sensible que nos lleva a otra localizacin dentro de un documento o a otro documento
distinto, incluso cuando el documento est en un servidor en otra parte del mundo.
Como las imgenes tambin pueden actuar como enlaces a otros documentos, el trmino
hipertexto ha sido superado a favor de hiperenlace, que ya puede incluir a esas imgenes
o grficos que actan como enlaces.
3 Una vez escrito el texto, seleccionarlo y hacer clic en Formato > Cambiar
maysculas y minsculas > con la opcin Maysculas seleccionada > Aceptar.
4 Observar que todo el texto ha cambiado a maysculas.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

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2.10. Creacin de columnas periodsticas

Cuando se utiliza un tipo de letra pequeo, comienzan a caber en cada lnea
ms palabras. Llega un momento en que al lector le resulta difcil pasar de una lnea a
la siguiente. Para conseguir que las lneas sean ms cortas y as ms cmodo de leer,
se usan las columnas.
La mayora de los documentos creados en Word, estn formados por una sola
columna teniendo como referencia los mrgenes, pero tambin podemos presentar un
documento en varias columnas sobre todo con carcter periodstico o informativo.
Para utilizarlas, se debe ir a men Formato > Columnas y se abre este cuadro
de dilogo:

Opciones preestablecidas para colocar el texto en columnas

Para aumentar
o disminuir el
nmero de
columnas.
Al activar esta
casilla se
inserta lnea
entre las
columnas.

. activado, las columnas tendrn el mismo ancho. Si se

Si est
desactiva se puede variar el ancho de cada columna.
Una vez terminado, pulsar la tecla Aceptar y comprobar el resultado, por
ejemplo:

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Unidad 2 Word

Los saltos de columna

Word inserta automticamente saltos de columna para acomodar las columnas en la
pgina. Si se desea cambiar el lugar de los saltos de columna, se puede usar el
comando Insertar > Salto > Salto de columna para indicar dnde se desea que
comience la nueva columna. Es decir, colocar el cursor donde se desea que comience
la nueva columna y seleccionar Insertar > Salto > Salto de columna.
Ajuste de largo de columnas
En una distribucin de columnas mltiples, Word llena cada columna hasta alcanzar la
longitud de pgina y deja la ltima columna casi vaca o sin completar. Esto da a las
columnas un aspecto irregular. Para ajustar el largo de las columnas, hay colocar el
cursor al final de la ltima columna y seleccionar Insertar > Salto > Continuo. En la
imagen de la izquierda se puede apreciar un texto de tres columnas de distribucin
irregular, y en la imagen de la derecha se visualiza el mismo texto con ajuste de largo
de columnas:

Actividad guiada 22
Escribir un texto al final del documento word1 y convertir dicho texto a dos columnas
con lnea entre columnas.
1 - A continuacin del texto que hay escrito en la pgina 4 del documento word1
escribir los dos siguientes prrafos:

Cuando hacemos clic sobre un hiperenlace, se activa en efecto una serie de

interacciones. El clic genera una peticin que se enva como seal electrnica al
servidor donde reside la pgina web que solicitamos. De esta forma, la seal pasa de
nuestro ordenador a travs de la conexin (generalmente por lnea telefnica) a nuestro
proveedor de Internet (ISP), y desde l por Internet al servidor remoto. El servidor

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Unidad 2 Word

remoto recoge la peticin y responde apropiadamente, normalmente enviando la pgina

web de vuelta por el mismo camino y finalmente se muestra en nuestro ordenador.
Una red de ordenadores es un conjunto de equipos informticos que estn
conectados y gracias a ello pueden intercambiar informacin: ficheros, mensajes, etc.
Esto es posible cuando empleamos conexiones fsicas, tcnicas y programas
informticos adecuados para compartir sus recursos. Por ejemplo, los ordenadores de
una misma empresa suelen compartir informacin entre ellos. A este tipo de redes de
tamao pequeo se les denomina Intranets.
2 - Una vez escritos los dos prrafos, seleccionarlos y hacer clic en Formato >
Columnas > seleccionar el tipo Dos columnas y activar la opcin Lnea entre
columnas, como se puede apreciar en la siguiente figura:

3 - Hacer clic en Aceptar, observar que el texto se ha transformado en dos columnas:

4 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

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2.11. Mover un bloque de texto

Cuando se tiene escrito un documento, a veces es necesario mover un bloque
de texto de un lugar del documento a otro. Existen dos procedimientos para mover o
copiar un bloque seleccionado sin tener que utilizar las opciones de copiar, cortar y
pegar.
1- Arrastrando. Para mover un bloque de texto basta con seleccionarlo, colocar
el puntero del ratn sobre la seleccin, pulsar el botn izquierdo y sin soltar
arrastrar hasta la nueva posicin que ocupar el bloque de texto, mientras se
est arrastrando aparecer el cursor indicando la posicin de pegado.
Si lo que se desea es duplicar o copiar un bloque de texto, el procedimiento es
similar al anterior pero se debe mantener pulsada la tecla Ctrl (Control)
mientras se realiza el arrastre.
2- Tecla F2. Para mover un bloque de texto tambin se puede realizar de la
siguiente manera: seleccionar el bloque a mover, pulsar la tecla F2, en la barra
de estado aparecer el texto Mover a dnde?, situar el cursor en la posicin
deseada y pulsar la tecla Enter.
Para copiar un bloque de texto se procede de la misma manera pero pulsando
la tecla Shift o maysculas, es decir, seleccionar el bloque, pulsar Shift + F2, en
la barra de estado aparecer Dnde desea copiar?, situar el cursor en la
posicin deseada y pulsar la tecla Enter.
Actividad guiada 23
Mover un prrafo de un lugar a otro.
1 - Al final de la pgina 4 del documento word1 escribir el siguiente texto:

Internet es un conjunto de redes interconectadas a escala mundial. Puede definirse

como una red mundial de redes de ordenadores. No es por tanto una red de ordenadores
en el sentido usual, sino una red de redes que tiene la particularidad de que cada una de
las redes es independiente y autnoma.
2 - Una vez escrito el prrafo seleccionarlo.
3 - Pulsar la tecla F2.
4 - Colocar el cursor al principio de la pgina 4.
5 - Pulsar la tecla Enter (o Intro).
5 - Observar que el prrafo ha cambiado de lugar del final de la pgina al principio de
la pgina.
6 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

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Unidad 2 Word

2.12. Cmo desplazarse por el documento

Como ya se ha podido observar el cursor se puede mover directamente
haciendo clic con el ratn en cualquier sitio del documento, pero tambin existen otras
formas de moverse por documentos extensos mucho ms rpidas utilizando el teclado.
Cuando se est viendo un documento de Word que no cabe en la pantalla, se necesita
moverse por el documento para colocarse donde interese.
TECLAS:
RePg, mueve a la pantalla anterior. Observar que no es lo mismo pantalla que una
pgina, el tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la pgina la define el
usuario.
AvPg, mueve a la pantalla posterior.
Flecha izquierda, desplaza el cursor una posicin a la izquierda.
Flecha derecha, desplaza el cursor una posicin a la derecha.
Flecha arriba, mueve el cursor una lnea hacia arriba en la misma columna. Si esto no
es posible porque la lnea es ms corta mover el cursor igualmente a la lnea superior
pero a la columna ms cercana de la que se haba partido.
Flecha abajo, tiene el mismo funcionamiento que la flecha arriba pero desplazando el
cursor una lnea hacia abajo.
Inicio, mueve el cursor al principio de la lnea en la que se encontra.
Fin, sita el cursor al final de la lnea actual.
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO:
Barra de desplazamiento vertical. La longitud de la barra de desplazamiento
vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su
interior representa la posicin actual del punto de insercin. Existen las siguientes
formas para desplazarse:
a) Haciendo clic en cualquier posicin por encima o por debajo del cuadro,
deslaza una pantalla hacia arriba (o debajo) del documento.
. Si se hace clic en la flecha superior o inferior,
b) Mediante las flechas
desplaza una lnea hacia arriba o hacia abajo. Si se mantiene pulsada la
flecha se desplaza lnea a lnea de forma rpida hasta que se suelte.
c) Las dobles flechas
de la parte inferior de la barra de desplazamiento
vertical desplazan una pgina arriba o abajo.
Barra de desplazamiento horizontal. La barra de desplazamiento horizontal permite
movernos de forma similar a la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir,
permite desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda.

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Unidad 2 Word

MAPA DEL DOCUMENTO:

En Ver > Mapa del documento, muestra una especie de ndice en la parte izquierda
de la pgina, haciendo clic en las lneas de ese ndice se desplaza a la parte del
documento que contiene dicha lnea.

Para dejar de visualizar el ndice de la parte izquierda de la pantalla, volver a

seleccionar Ver > Mapa del documento.
IR A:
Si se quiere moverse por el documento, pero de elemento en elemento se puede
hacer con el comando Edicin > Ir a.
Los elementos entre los que se puede moverse son las pgina, las secciones, las
lneas, los marcadores, los comentarios, las notas al pie y al final, los campos, las
tablas, los grficos, las ecuaciones, los objetos y los ttulos.

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Unidad 2 Word

2.13. Insertar un documento

Conforme se va creando un documento, se puede insertar otro documento que
est guardado previamente en un archivo para incluirlo en el contenido del nuevo
documento.
Para evitar perder las personalizaciones de formatos, por ejemplo cuando un
documento con muchas pginas y formateado con estilos, formatos, vietas, etc. se ha
tenido que copiar y pegar la informacin de un documento a otro y se ha
desconfigurado todo, se puede utilizar la opcin Insertar > Archivo.

En el cuadro de dilogo anterior, una vez seleccionado el archivo a insertar se

incluir el contenido de dicho archivo a partir de donde estaba situado el cursor (o
punto de insercin) manteniendo todos los formatos originales.

Actividad guiada 24
Insertar el contenido del archivo word3 al final del documento word1.
1 - Colocar el cursor al final de la pgina 4 del documento word1.
2 - Hacer clic en Insertar > Archivo > localizar y seleccionar el archivo word3 que est
en la carpeta del curso > Aceptar.
3 - Comprobar que se han insertado tres prrafos nuevos.
4 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn
5 - Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).

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Unidad 2 Word

Resumen:
Tipo y tamao de letra:

O en Formato > Fuente > Fuente

Negrita, cursiva y subrayado:

Alineacin:

Numeracin y vietas:
O en Formato > Numeracin y vietas
Bordes y sombreado:

Formato > Bordes y sombreado

Color de texto:

Fondo de caracteres:

Fondo de pgina:

Formato > Fondo

Interlineado y espacio entre prrafos:

Formato > Prrafo > Sangra y espacio
Cambiar a maysculas y minsculas:
Formato > Cambiar maysculas y minsculas
Creacin de columnas periodsticas:
Formato > Columnas
Insertar un documento

Insertar > Archivo

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

UNIDAD 3 Barra de Herramientas y Mens

La barra de herramientas incluye gran parte de las funciones de la aplicacin
Word y se representan con iconos ejecutables. Como las ms utilizadas son las barras
de herramientas Estndar y Formato, aparecen activadas por defecto al abrir Word,
aunque se dispone de ms barras de herramientas. Para visualizar estas barras,
seleccionar Ver > Barra de Herramientas y elegir la barra de herramientas que se
desee:

Para ocultar estas barras, desactivar siguiendo los mismos pasos indicados en
el proceso de visualizacin.
Lo ms comn es tener visibles solamente las barras de herramientas Estndar
y Formato. Ya que cuantas ms barras se activen, menos rea de trabajo se
visualizar. Dejar activadas solo las barras Estndar y Formato como se aprecia en la
figura anterior.
Muchas de las herramientas de la barra de herramientas formato, se trabajaron
en la unidad 2 y algunas de las herramientas de la barra de herramientas estndar,
como abrir documento nuevo, abrir archivo, cerrar y guardar, se vieron en la unidad 1.
En esta unidad, se trabajar con otras herramientas muy tiles de la barra de
herramientas estndar como cortar, copiar, pegar, hipervnculos, etc.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

3.1. Cortar, copiar y pegar

Las herramientas cortar, copiar y pegar son muy tiles para organizar un
documento y permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo. Por ejemplo para quitar un
bloque te texto escrito en un documento y pegarlo en otra parte del documento, o para
repetir un bloque de texto escrito en un documento en otro lugar. Para utilizar estas
herramientas hay dos posibilidades:

Pulsando los botones de la barra de herramientas estndar.

Cortar

Pegar

Copiar

Seleccionando men Edicin > (Cortar, Copiar o Pegar)

Hay que tener en cuenta, que se puede utilizar las herramientas cortar o copiar
siempre que se haya seleccionado datos en el documento. Estas herramientas tienen
las siguientes funciones:

Cortar
Al seleccionar un bloque y a continuacin dar la orden de cortar, el bloque
seleccionado desaparecer pero una copia suya se almacena en la memoria
del portapapeles.

Copiar
Al seleccionar un bloque y a continuacin dar la orden de copiar, el bloque
seleccionado seguir en el mismo lugar donde estaba en el documento y a la
vez una copia suya se almacena en la memoria del portapapeles.

Pegar
Al pulsar este botn, lo que hacemos es pegar en la parte donde se encuentre
el cursor, lo que haya en el portapapeles de lo ltimo que hayamos cortado o
copiado.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

El portapapeles es una zona de memoria temporal, donde se puede almacenar

momentneamente bloques de informacin para luego pegarlos en cualquier otro
lugar, lo ltimo almacenado en el portapapeles borra lo que haba almacenado
anteriormente.
Con cortar lo que estamos haciendo es mover un bloque del documento,
tambin se puede hacer lo mismo seleccionando el bloque y luego arrastrando hasta
el lugar deseado.

Actividad guiada 25
En el documento word1 escribir un texto y practicar con las herramientas copiar, cortar
y pegar.
1 Abrir Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas > Microsoft Word)
2 Abrir el archivo word1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar el archivo word1 >
Abrir.
3 Colocar el cursor al final de la pgina 4.
4 Hacer clic en Insertar > Salto > Aceptar, para insertar un salto de pgina.
5 En la nueva pgina 5 escribir el siguiente texto:

Direccin IP y nombre de dominio

Todo ordenador conectado a la red Internet tiene que estar identificado de forma
inequvoca con respecto al resto de ordenadores. Si no fuera as, no podran
comunicarse unos con otros. Es lo mismo que sucede con las direcciones postales o con
los nmeros de telfono: han de ser nicos y exclusivos para cada usuario.
Los ordenadores conectados a Internet se identifican mediante lo que se denomina
Direccin IP. Las direcciones IP estn formadas por cuatro nmeros separados por
puntos, cada uno de los cuales puede tomar valores entre 0 y 255. Por ejemplo, la
direccin IP [Link]
Adems de por la direccin IP, los ordenadores conectados a Internet pueden
tambin identificarse por lo que se llama nombres de dominio. Los nombres de dominio
se construyen de acuerdo a una estructura jerrquica y estn formados por palabras
separadas por puntos. Esto permite que sean ms fciles de recordar que las direcciones
IP y que adems puede deducirse la situacin geogrfica del ordenador, a quin
pertenece o el propsito del mismo. Por ejemplo el nombre de dominio del servidor de
Mentor es: [Link]
6 Una vez escrito el texto, seleccionar el primer prrafo (Todo ordenadorpara
cada usuario).
7 Clic en Edicin > Copiar. Para copiar el primer prrafo en la memoria del
portapapeles.
8 Colocar el cursor a continuacin del tercer prrafo.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

9 Clic en Edicin > Pegar. Observar que el primer prrafo est al principio y al final
de la pgina.
10 Seleccionar el segundo prrafo (Los ordenadores conectadosdireccin IP
[Link]).
11 Clic en Edicin > Cortar.
12 Colocar el cursor al final del ltimo prrafo.
13 Clic en Edicin > Pegar. Observar que el segundo prrafo ya no est en su lugar
y ha pasado al final del texto.
14 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

3.2. Deshacer y rehacer

En Word existen unas herramientas que permiten corregir y repetir las acciones
que se van realizando. Estas herramientas son deshacer y rehacer, que son muy tiles
cuando nos equivocamos y queremos ir deshaciendo lo realizado o tambin,
rehacerlo.
Con la opcin deshacer, se consigue deshacer la ltima operacin realizada,
volviendo a la situacin anterior. Para utilizar esta opcin, hay tres formas:
1. Pulsando el botn
(deshacer) de la barra de herramientas estndar.
2. Seleccionando men Edicin > Deshacer y a continuacin aparece la
operacin realizada. Por ejemplo, si se ha utilizado el formato negrita,
aparece
3. Pulsando el teclado <Ctrl>+z.

Con la opcin rehacer, permite rehacer lo ltimo desecho, anulando los efectos de
deshacer. Como es lgico, no podemos utilizar rehacer hasta que no se utilice
deshacer. Para utilizar esta opcin, tambin hay tres formas:
(rehacer) de la barra de herramientas estndar.
1. Pulsando el botn
2. Seleccionando men Edicin > Rehacer y a continuacin aparece la
operacin deshecha.
3. Pulsando el teclado <Ctrl>+y.
Si se pulsa sobre la flecha situada a la derecha del icono deshacer y rehacer,
aparecen las ltimas operaciones realizadas, las cuales se pueden deshacer o rehacer
varias a la vez.

Pulsar sobre esta flecha

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

Actividad guiada 26
En el documento word1 borrar un prrafo y utilizar la herramienta deshacer para volver
a recuperar el prrafo borrado.
1 - Al final de la pgina 5 del documento word1 escribir el siguiente prrafo:

La primera palabra del nombre de dominio corresponde siempre al nombre del

ordenador servidor, en nuestro ejemplo mentor. El resto de las palabras de ese nombre
representan un subdominio que a su vez est comprendido en otro subdominio de
alcance mayor, y as hasta la ltima palabra que corresponde al dominio principal o de
primer nivel. En el ejemplo, es corresponde al dominio principal.
2 - Una vez escrito el prrafo, seleccionarlo.
3 - Pulsar la tecla Supr (Suprimir) para borrar el prrafo escrito.
4 - Como se desea que se vuelva a escribir el prrafo borrado hacer clic en Edicin >
Deshacer. Observar que el prrafo ha vuelto a aparecer.
5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

3.3. Hipervnculos
Los hipervnculos previamente creados son referencias que se encuentran en
un documento o pgina Web. Son palabras o imgenes diseadas para llevarnos a
otras secciones, pginas o documentos, donde se ampla la informacin con solo
pulsar con el puntero del ratn sobre ellas.
Las palabras donde se ha insertado un hipervnculo, suelen aparecer
resaltadas o subrayadas y cuando se posiciona el puntero del ratn sobre el vnculo,
aparece informacin sobre el mismo. Para llevarnos a ese vnculo hay que pulsar la
tecla <Ctrl> y sin soltar, clic con el ratn (en la versin 2000 de Office no es necesario
pulsar la tecla Control <Ctrl>, al colocar el puntero del ratn sobre un hipervnculo
aparecer el puntero en forma de mano y al hacer un solo clic nos llevar al destino
del hipervnculo).
Los hipervnculos nos permiten, al hacer un clic sobre ellos, abrir una pgina
Web, abrir el gestor de correo electrnico para enviar un mensaje a un destinatario
determinado, abrir un documento nuevo, o tambin situarnos en otro lugar del
documento.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

Para crear el hipervnculo, seleccionamos el texto o imagen que queremos que

acte como hipervnculo y a continuacin hay dos formas de crearlo:
1. Seleccionar men Insertar > Hipervnculo.
de la barra de herramientas estndar. En ese
2. Pinchando sobre el botn
momento, se abre el siguiente cuadro de dilogo con cuatro opciones a la
izquierda de la ventana.

Actividad guiada 27. Hipervnculo a una pgina de Internet

En una pgina nueva del documento word1 crear un hipervnculo a la pgina Web de
Mentor.
1 - Colocar el cursor al final de la pgina 5 del documento word1.
2 - Hacer clic en Insertar > Salto > Aceptar, para insertar un salto de pgina.
3 - Al principio de la pgina 6 escribir Hipervnculo a pgina Web.
4 - Seleccionar el texto escrito y pulsar el botn

5 - Hacer un clic en

o en Insertar > Hipervnculo.

6 - En el apartado Texto, aparecen las palabras escritas anteriormente en el punto 3.

Ahora en el apartado Direccin hay que escribir la direccin de la pgina deseada, en
este caso escribir [Link] En la versin 2000 de Office, hay que
escribir la direccin Web en el campo denominado Escriba el nombre del archivo o de la
pgina Web. El resultado debe ser el siguiente:

- 62 -

Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

7 - Clic en Aceptar.
8 - Comprobar el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto, al pulsar la tecla
<Ctrl> y hacer un clic con el ratn, se abrir la pgina Web que hemos puesto como
direccin (siempre que se tenga conexin a Internet). En la versin 2000 de Office no es
necesario pulsar la tecla Control (Ctrl), tan solo hay que hacer un clic sobre el hipervnculo.

9 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Para crear un hipervnculo a un documento guardado en nuestro ordenador, el

procedimiento es el mismo que para una pgina Web pero hay que seleccionar en el
apartado de Buscar en la unidad, carpeta y archivo deseado y pulsar la tecla Aceptar.
Actividad guiada 28. Hipervnculo a un correo electrnico
Crear un hipervnculo a un correo electrnico debajo del hipervnculo creado
anteriormente.
1 Colocar el cursor debajo del hipervnculo creado anteriormente y escribir
Hipervnculo a un correo electrnico.
2 Seleccionar el texto escrito y pulsar el botn

3 Hacer clic sobre

o Insertar > Hipervnculo.

4 En el apartado Direccin de correo electrnico: hay que escribir la direccin

exacta. En este caso utilizaremos la siguiente direccin ficticia jose@[Link].
Comprobar que al escribir la primera letra de la direccin de correo electrnico,
aparece en el cuadro [Link] El resultado debe ser:

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

5 Clic en Aceptar.
6 Comprobar el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto del hipervnculo
apareciendo la ayuda emergente CTRL+clic. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic
con el ratn, se abrir una ventana con la aplicacin de gestor de correo que se tenga
predeterminada en el ordenador, y como destinatario la direccin puesta
anteriormente. Recuerda que en la versin 2000 de Office tan solo hay que hacer un clic
sobre el hipervnculo.

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Hipervnculo a otra parte del documento. Marcadores.

Tambin se puede crear un hipervnculo para colocar el cursor en una posicin

concreta del documento, para esto hay que insertar un marcador.
La utilizacin de marcadores de texto es una de las posibilidades muy tiles
para aquellos casos en los que se trabaja con documentos grandes. Esta opcin
permite moverse con mayor agilidad y comodidad en el documento. Un marcador es
una referencia que se disea y se coloca en un lugar concreto para que cuando se
quiera regresar a ese punto se haga de manera instantnea.
Actividad guiada 29
Crear un hipervnculo que vaya desde la ltima posicin (pgina 6) del documento
word1 hasta la pgina 1. Recordar que para crear un hipervnculo a otra parte del
documento primero hay que insertar el marcador y luego el hipervnculo.
1 Para crear el marcador (lugar de destino del hipervnculo), situar el cursor en la
primera lnea de la primera pgina (INTERNET) del documento word1, e ir a men
Insertar > Marcador apareciendo el siguiente cuadro de dilogo.

- 64 -

Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

2 En el apartado Nombre del marcador, escribir marcador1 y pulsar la tecla

Agregar. (El nombre del marcador puede ser el que se desee, en este caso se le ha
denominado marcador1).
3 Ya se ha creado el marcador, ahora hay que crear un hipervnculo para que nos
lleve a ese marcador. Para ello posicionarse en la ltima lnea de la pgina 6 y escribir
Hipervnculo a otra parte del documento.
4 Seleccionar el texto escrito y hacer clic en Insertar > Hipervnculo, a continuacin

pulsar el botn

apareciendo la siguiente ventana:

5 Seleccionar marcador1 y pulsar en Aceptar.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

6 Comprobar el resultado. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratn, el

cursor ir a la primera lnea del documento. (En la versin 2000 de Office no hay que
pulsar <Ctrl>).
7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

3.4. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles

Al utilizar determinadas teclas como espacio, intro o tabulador, estamos
dotando al texto con unos caracteres que no se ven en una vista normal del
documento y que tampoco se vern al imprimirlo.
Hay una herramienta en Word que permite conocer el nmero de veces que
hemos pulsado estas teclas en la realizacin del documento, que nos puede resultar
til para crear un documento uniforme en toda su extensin. Por ejemplo, que siempre
haya un espacio entre palabras o que siempre haya una lnea en blanco entre
prrafos.
Para activar o desactivar esta herramienta, hay que pulsar el botn
Mostrar u ocultar, de la barra de herramientas estndar.
Una vez que se ha activado, aparecen los siguientes caracteres no imprimibles:
Un punto equivale a espacio en blanco.
equivale a un Tabulador.
equivale a un retorno de lnea (intro).
Actividad guiada 30
Escribir un texto y mostrar los caracteres no imprimibles.
1 Colocar el cursor al final de la pgina 6 del documento word1.
2 Escribir el siguiente texto: (A partir del segundo prrafo, hay que utilizar el
tabulador para dejar todas las filas con la misma alineacin).

La parte de la informtica que se dedica a resolver los problemas de automatizacin de

las oficinas se conoce con el nombre de ofimtica. La automatizacin de las oficinas se
ha implantado debido a las siguientes razones:
Se utiliza diariamente una gran cantidad de documentacin.
La documentacin queda recogida en un espacio menor.
Las modificaciones y clculos son ms sencillos.
La necesidad de agilizar la gestin
La aparicin de aplicaciones ofimticas especficas.
3 Una vez que se ha escrito el texto, pulsar el botn
de la barra de herramientas
estndar. Se puede comprobar que aparecen los caracteres no imprimibles.

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

4 Dejar desactivada la herramienta Mostrar u ocultar pulsando de nuevo en

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
6 Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 3 Word

Resumen:
Cortar:

Seleccionar el texto a cortar > Edicin > Cortar

El bloque seleccionado desaparece pero una copia suya se almacena en el
portapapeles.
Copiar:
Seleccionar el texto a copiar > Edicin > Copiar
El bloque seleccionado seguir en el documento y a la vez una copia suya se
almacena en el portapapeles.
Pegar:
Se pega lo que haya en el portapapeles de lo ltimo que se haya cortado o
copiado.
Colocar el cursor donde se desea pegar el texto que se ha copiado o cortado
previamente > Edicin > Pegar
Deshacer y rehacer:
Para corregir y repetir las acciones que se van realizando.
Edicin > Deshacer
Edicin > Rehacer
Hipervnculo a una pgina de Internet:
Insertar > Hipervnculo > Archivo o pgina Web existente > en el apartado
direccin escribir la pgina deseada > Aceptar
Hipervnculo a un correo electrnico:
Insertar > Hipervnculo > Direccin de correo electrnico > en el apartado
direccin de correo electrnico escribir la direccin deseada > Aceptar
Hipervnculo a otra parte del documento. Marcadores:
Colocar el cursor en el lugar de destino del hipervnculo > Insertar > Marcador
> escribir el nombre del marcador > Agregar
Colocar el cursor donde va a estar el hipervnculo > Insertar > Hipervnculo >
Lugar de este documento > en el apartado texto escribir el texto que va a tener el
hipervnculo > seleccionar el marcador > Aceptar
Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles:
Pulsar el botn

Mostrar u ocultar, de la barra de herramientas estndar.

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Unidad 4 Word

UNIDAD 4 Mejorar el documento

Las herramientas de Word ayudan a mejorar y a realizar los documentos. Esta
ayuda nos la ofrecen muchas de las herramientas vistas hasta ahora pero tambin
existen muchas otras como estilos, ndices, sangras, corrector ortogrfico, sinnimos,
etc.

4.1. Estilos

Crear, aplicar y eliminar estilos

Estilo son caractersticas de tipo de formato que pueden afectar a caracteres,
prrafos y pginas, tanto en tamao, color, mrgenes, alineacin, etc. Con los estilos
podemos aplicar un tipo de formato con una nica accin a todo un bloque de texto o
pgina.
Word tiene predefinidos unos estilos, pero tambin se pueden crear unos
nuevos. Al crear un documento nuevo, Word aplica a todos los prrafos que se
escriban, un estilo que se tiene por defecto que es el estilo NORMAL.
Para ver los tipos de estilos disponibles se tienen las siguientes opciones:
a) Haciendo clic sobre la siguiente flecha
de la barra de
herramientas formato (en la parte superior izquierda de la pantalla), en la que
aparecen los estilos disponibles.

b) Seleccionando men Formato > Estilos y formato, apareciendo el panel de

tareas (en la parte derecha de la ventana) con el siguiente aspecto, en el que
se podr seleccionar el estilo deseado.
(Nota: en la versin 2000 de Office al seleccionar Formato > Estilo aparece una ventana
independiente en la cual se puede elegir el estilo deseado)

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Unidad 4 Word

Posicionarse
sobre el estilo y
hacer un clic para
seleccionar el
estilo deseado

c) (No disponible en la versin 2000 de Office) Pinchando sobre el botn

de la
barra de herramientas formato (a la izquierda de la barra), apareciendo el panel
de tareas con el aspecto que se explica en el apartado anterior.
Para aplicar el estilo al prrafo, caracteres, etc. que se desee, hay que
seleccionar primeramente el texto o colocar el cursor en cualquier lugar del prrafo y a
continuacin elegir una de las tres opciones existentes para visualizar los estilos y
hacer un clic sobre el estilo elegido.

Crear un estilo
Para crear un estilo nuevo, seleccionar men Formato > Estilos y formato
para que aparezca en el panel de tareas el cuadro de dilogo correspondiente donde
aparece el botn

(En las versiones 2000 y XP de Office, seleccionar Formato

> Estilo > clic en el botn Nuevo). Al pulsarlo se abre el siguiente cuadro de dilogo.

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Unidad 4 Word

Nombre del
nuevo estilo
creado.

Formato del
estilo:
Fuente,
tamao,
negrita,
cursiva,
subrayado,
color de
fuente,
alineacin,
etc.

Una vez seleccionado el formato y nombre para el nuevo estilo, pulsar el botn
Aceptar.

Eliminar un estilo
Para eliminar el estilo creado, se puede hacer seleccionando el estilo en el
panel de tareas y haciendo clic en la flecha situada a la derecha, apareciendo las
siguientes opciones:

Pinchar sobre Eliminar y aparece este cuadro:

Pulsar S para verificar.

(Nota: si se utiliza la versin 2000 hay que realizarlo en Formato > Estilo > seleccionar
el estilo a eliminar > Eliminar > S > Cerrar).

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Actividad guiada 31
Al final de la ltima pgina del documento word1 escribir tres prrafos y aplicar a cada
uno de los prrafos un estilo distinto. A continuacin quitar los estilos aplicados a los
prrafos escritos.
1 - Arrancar Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Word).
2 - Abrir el archivo documento word1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word1 >
Abrir.
3 - Colocar el cursor al final de la pgina 6 y escribir el siguiente texto:

Los nombres de los subdominios son generalmente arbitrarios y dependen de los

administradores de las redes locales.
Los dominios principales constan de dos letras que indican el pas al que
pertenece el ordenador. A continuacin se ofrecen algunos ejemplos de dominios
principales:
Alemania (de), Italia (it), Espaa (es).
4 - Una vez escritos los tres prrafos, hacer que cada prrafo tenga un estilo
determinado. colocar el cursor en el primer prrafo (Los nombresredes locales).
5 - Pulsar sobre la flecha del botn Estilo
formato y seleccionar el estilo Ttulo 1.

de la barra de herramientas

El primer prrafo ha adquirido el estilo tipo Ttulo 1.

6 - Colocar el cursor en el segundo prrafo y seleccionar el estilo Ttulo 2. El segundo
prrafo ha adquirido el estilo tipo Ttulo 2.
7 - Colocar el cursor en el tercer prrafo y seleccionar el estilo Ttulo 3. Adquiriendo el
tercer prrafo el estilo tipo Ttulo 3.

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Observar que cada prrafo tiene un tamao de letra distinta y un formato de negrita y/o
cursiva.
8 - Para quitar los estilos establecidos, seleccionar los tres prrafos y seleccionar
Borrar estilo del botn Estilo

Observar que los prrafos vuelven a adquirir el formato inicial.

9 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Actividad guiada 32
Crear un nuevo estilo llamado demostracin, cuyo formato sea: letra Courier New,
tamao 14, negrita, cursiva y subrayado. Comprobar que el texto adquiere el estilo
creado. A continuacin eliminar el estilo creado.
1 - Colocar el cursor al final de la pgina 6 del documento word1 y escribir la siguiente
frase:

Podemos dotar al texto el estilo que queramos, modificando el formato.

2 - Una vez escrita la frase, situar el cursor en cualquier lugar de la lnea del texto
escrito.
3 - Pinchar sobre el botn
de la barra de herramientas formato para que aparezca
en el panel de tareas el cuadro de estilos y formato. (En la versin 2000 seleccionar
Formato > Estilo)

4 - Pinchar sobre nuevo estilo (en las versiones 2000 y XP pinchar en Nuevo) y en el
cuadro de dilogo, colocar como nombre Demostracin, letra Courier New, tamao
14, negrita, cursiva y subrayado (en la versin 2000 el formato del estilo se establece
pulsando el botn Formato > Fuente > de la ventana Nuevo estilo). Como se muestra en
la siguiente figura:

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5 - Clic en Aceptar.
6 - Comprobar que ahora aparece tambin el estilo creado (Demostracin).

7 - Hacer un clic sobre el estilo Demostracin y comprobar que el texto adquiere el

formato especificado anteriormente.

8 - Para eliminar el estilo demostracin que se ha creado, en el panel de tareas

estilos y formato, situar el puntero del ratn sobre Demostracin y hacer un clic en la
flecha situada a la derecha

9 - Seleccionar eliminar en las opciones que aparecen.

10 - Confirmarlo pulsando s, en el cuadro posterior. (Nota: si se utiliza la versin 2000
hay que realizarlo en Formato > Estilo > seleccionar el estilo a eliminar > Eliminar > S >
Cerrar).

11 - Comprobar que no aparece ahora dicho estilo en la lista.

12 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

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4.2. ndices
En un documento de muchas pginas cuyos ttulos de los apartados o captulos
se han escrito con un tipo de estilo determinado, como se ha visto en el apartado
anterior, podemos hacer que Word cree automticamente un ndice del documento.
Podemos aadir un ndice automticamente a nuestro documento, si
previamente se han insertado estilos de ttulo, apareciendo en el ndice el texto de los
ttulos insertados y el nmero de pgina correspondiente. Por este motivo, es
imprescindible introducir distintos estilos para establecer diferencias entre los niveles
de los apartados.
Este ndice estar jerarquizado segn est estructurado el documento, con un
estilo aplicado a cada ttulo de los captulos o apartados y con otro estilo en los
subcaptulos para que aparezcan en el ndice, (por ejemplo ttulo 1 ser el captulo y
ttulo 2 ser el subcaptulo).
Para insertar un ndice hay que seleccionar Insertar > Referencia > ndice y
tablas (en la versin 2000 Insertar > ndice y tablas). En ese momento, se abre el
siguiente cuadro de dilogo en el que hay que seleccionar la pestaa de tabla de
contenido.

Cuando se quiera actualizar un ndice porque se ha ampliado o modificado el

documento (introduciendo estilos a los nuevos apartados), se tiene que colocar el
cursor en cualquier lugar del ndice, clic con el botn derecho del ratn y en el men
contextual, seleccionar Actualizar campos.

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Actividad guiada 33
Crear un ndice al principio del documento word1 cuyo contenido sean las primeras
frases de las pginas 1, 2, 3, 5 y 6.
1 Para crear el ndice lo primero que hay que hacer es establecer un estilo de tipo
Ttulo 1 a las primeras frases de las pginas 1, 2, 3, 5 y 6. Para ello colocar el cursor
en cualquier lugar de la primera grase de la pgina 1 y pulsar sobre la flecha del botn
Estilo
Ttulo 1.

de la barra de herramientas formato, luego seleccionar el estilo

Adquiriendo la frase el estilo tipo Ttulo 1.

2 En las primeras frases de las pginas 2, 3, 5 y 6, hacer lo mismo que en apartado
anterior.
3 Colocar el cursor al principio de la primera pgina e insertar una salto de pgina
para crear una primera pgina en blanco donde estar el ndice.
4 Colocar el cursor al principio de la primera pgina que se ha creado y seleccionar
Insertar > Referencia > ndice y tablas > Tabla de contenido, apareciendo la
siguiente ventana. (En Word 2000 Insertar > ndices y tablas > Tabla de contenido)

Dejarlo como aparece en la figura (con la configuracin por defecto) y clic en Aceptar.
5 Observar que se ha insertado el ndice del documento con la paginacin ya que los
ttulos de los apartados estaban escritos con estilo Ttulo 1 lo cual ha servido para
hacer la estructura del ndice.

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Unidad 4 Word

6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

4.3. Aadir contrasea a un documento

Office ofrece la posibilidad de guardar con contrasea los documentos creados
para as restringir su acceso y/o modificacin a personas ajenas.
Cuando se quiera guardar un documento con contrasea para que solamente se
pueda abrir, modificar o aadir datos conociendo esa contrasea, se deben seguir los
siguientes pasos.
1. Ir a men Archivo > Guardar como.
2. Se abre el siguiente cuadro de dilogo y pinchar sobre la opcin Herramientas
que se encuentra en la parte derecha.

Pinchar sobre
Herramientas

3. Se abre un men en el que se debe seleccionar Opciones de seguridad (En

las versiones 2000 y XP de Office es en Opciones generales).

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Unidad 4 Word

4. Una vez que se ha pinchado, se abre otro cuadro de dilogo en el que se

encuentra:
-

Contrasea de apertura. Pide la contrasea para poder abrir el documento.

Contrasea de escritura. Pide contrasea para poder modificar o ampliar el

documento, de lo contrario solamente es un archivo de lectura.

5. Introducir la contrasea y pulsar Aceptar. En ese momento pedir confirmacin

donde se escribir de nuevo la contrasea de apertura, de escritura o las dos
contraseas en el caso de haber optado por las contraseas de apertura y
escritura.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

6. Y por ltimo, pulsar la tecla Guardar y se guardar el Archivo con la/s

contrasea/s.
Para aadir contrasea a un documento, tambin se puede realizar en
Herramientas > Opciones > Seguridad (en la versin 2000, Herramientas >
Opciones > Guardar).

Actividad guiada 34
Al archivo word2 establecerle una contrasea de apertura y una contrasea de
escritura.
1 Abrir el archivo word2, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word2 > Abrir.
2 Una vez abierto word2 seleccionar Archivo > Guardar como > en el cuadro de
dilogo Guardar como hacer clic en el botn Herramientas > Opciones de seguridad
(En las versiones 2000 y XP de Office es en Opciones generales).

3 En el cuadro de dilogo Seguridad establecer como contrasea de apertura

12345 y como contrasea de escritura abcde > Aceptar.
4 Volver a escribir las contraseas en las ventanas de Confirmar contrasea >
Aceptar > Aceptar.
5 En la ventana Guardar como hacer clic en el botn Guardar, para guardar el
documento con las contraseas establecidas.
6 Cerrar (Archivo > Cerrar) y abrir (Archivo > Abrir) de nuevo el documento word2
y comprobar que si no se introducen correctamente las contraseas, no se puede abrir
el archivo, ni cambiar su contenido si se quiere guardar con el mismo nombre.
7 Cerrar el documento word2 (Archivo > Cerrar).

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4.4. Sangras. Utilizacin de la regla

Sangrar un prrafo consiste en introducir un espacio en sus mrgenes.
Las sangras que se encuentran en los prrafos, son espacios que se
introducen entre los bordes de un prrafo y los mrgenes izquierdo o derecho (o
incluso en ambos) del documento.
Se puede decir que las sangras actan como margen especfico de cada
prrafo.
Existen cuatro tipos de sangra que son:
Sangra izquierda. Permite colocar espacio entre el borde de prrafo y el
margen izquierdo.

Sangra de primera lnea. Desplaza hacia la derecha la primera lnea de

prrafo, y el resto de lneas del mismo prrafo, contina igual.

Sangra derecha. Separa el prrafo del margen derecho.

Sangra francesa. Con esta sangra, la primera lnea del prrafo no se

desplaza y el resto de lneas se colocan ms a la derecha.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Para introducir sangras, se puede hacer de dos formas:

a) Se puede sangrar utilizando la regla que aparece en la parte superior de la
ventana, la cual se puede hacer que est o no visible, seleccionando Ver >
Regla. Si aparece

es que la regla se visualiza.

Sangra francesa

Sangra de primera lnea

Sangra izquierda

Sangra derecha

Para cambiar la sangra de un prrafo, hay que situar el cursor en el prrafo (o

, se
seleccionar los prrafos a sangrar) y desplazar los marcadores de la regla
visualizar una lnea vertical sobre el documento para ayudarnos a fijar la posicin.
b) Seleccionar el texto (o colocar el cursor en el prrafo a sangrar) e ir a men
Formato > Prrafo y activar la pestaa Sangra y espacio.

En esta
parte,
seleccionar
la distancia
de la
sangra
derecha y/o
izquierda

Si se quiere introducir sangra francesa o de primera lnea, seleccionarlo en el

apartado Especial y en el cuadro siguiente, colocar la distancia al margen:

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Tambin se puede introducir sangra pulsando el botn (de la barra de

herramientas formato)

para aumentar sangra y el botn

para reducir sangra.

Actividad guiada 35
Escribir cuatro prrafos. Al primer prrafo aplicarle una sangra izquierda, al segundo
prrafo una sangra de primera lnea, al tercer prrafo una sangra derecha y al cuarto
prrafo una sangra francesa.
1 Colocar el cursor al final de la pgina 7 del documento word1 e insertar un salto de
pgina (Insertar > Salto > Aceptar).
2 En la nueva pgina 8 escribir los siguientes cuatro prrafos con alineacin
justificada:

La Web son documentos que se ven en la pantalla del ordenador gracias a un programa
especial llamado navegador. Las Web son documentos formados por pginas
multimedia, en ellas hay textos, imgenes, grficos, msica, sonido y vdeo.
Adems la Web es un libro que no se lee como los de papel en el que despus de una
pgina se va a la siguiente. La Web es como una gran telaraa en que las pginas se
conectan casi todas entre s y para pasar de una a otra se hace por el inters del lector.
Cada pgina tiene referencia a otras, y es el lector segn el tema que le interesa el que
decide a dnde ir. Esta estructura de libro temtico se llama hipertexto. El hipertexto de
la Web est distribuido por todo el mundo, por todo Internet. Todo usuario de Internet
puede tener su propia pgina al igual que las grandes empresas.
La web proporciona una interfaz grfica por la que es fcil desplazarse para buscar
documentos en Internet. Estos documentos, as como los vnculos entre ellos, componen
una red de informacin.
3 Para aplicar al primer prrafo una sangra izquierda. Colocar el cursor en
cualquier lugar del primer prrafo, hacer un clic sobre
sangra izquierda (ver la
figura anterior de las sangras en la regla) y sin soltar, arrastrar hasta la posicin 3 de
la regla y soltar el botn.

4 Segundo prrafo, sangra de primera lnea. Colocar el cursor en el segundo

prrafo, hacer un clic sobre
sangra de primera lnea y sin soltar, arrastrar hasta la
posicin 2 de la regla y soltar.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

5 Tercer prrafo, sangra derecha. Colocar el cursor en el tercer prrafo, hacer un

clic sobre
sangra derecha (en la parte derecha de la regla), y sin soltar, arrastrar
hasta la posicin 13 de la regla y soltar el botn.

6 Cuarto prrafo, sangra francesa. Colocar el cursor en el cuarto prrafo, hacer un

clic sobre
sangra francesa y sin soltar, arrastrar hasta la posicin 2 de la regla y
soltar.

7 El documento debe quedar ms o menos as:

8 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

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Unidad 4 Word

4.5. Corrector ortogrfico

El corrector ortogrfico y gramatical revisa el documento para ayudarnos a
detectar y corregir faltas de ortografa. Word puede realizar la revisin ortogrfica y
gramatical de dos maneras: automtica y manual.

Revisin ortogrfica y gramatical automtica

Esta revisin, se efecta simultneamente mientras se escribe un documento.

Al estar activada esta funcin, aparece una lnea roja ondulada (si el programa
considera que es error ortogrfico) o una lnea verde ondulada (si considera que es un
error gramatical) debajo de la palabra incorrecta. Tambin aparecer la lnea roja
ondulada si el programa no encuentra la palabra en el diccionario que incluye Word.

Ejemplos de palabras mal escritas ortogrficamente y

gramaticalmente subrayadas con lnea ondulada.
Para corregir este error, colocar el cursor sobre la palabra deseada y pulsar el
botn derecho del ratn, donde aparecen opciones que se pueden utilizar para
cambiarlo.
Actividad guiada 36
Escribir una frase con faltas de ortografa y corregirlas con el corrector ortogrfico de
Word.
1 - Al final de la pgina 8 del documento word1 escribir el prrafo siguiente:

2 - Comprobar que las palabras relizar, rebisar, ortografia y gramatica estn

subrayadas con lnea roja, ya que estn mal escritas.
3 - Modificarlas utilizando el botn derecho del ratn para corregirlas. Primero colocar
el cursor sobre la palabra relizar y pulsar el botn derecho del ratn, donde aparecen
opciones que se pueden utilizar para cambiarlo

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

4 - Hacer lo mismo que en el apartado anterior con las palabras rebisar, ortografia y
gramatica. Para que quede correctamente escrito:

Al realizar un documento es recomendable revisar la ortografa y gramtica.

5 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Algunas veces, aparece la palabra subrayada con lnea roja y est bien escrita.
Esto ocurre, porque sta palabra no est incluida en el diccionario propio de Word y lo
considera como un error.
Si no est activada la correccin ortogrfica automtica, hay que seguir los
siguientes pasos para activarla:
1. Seleccionar Herramientas > Opciones.
2. Se abre un cuadro de dilogo, donde hay que pinchar sobre la pestaa
Ortografa y gramtica.

3. Activar la opcin de Revisar ortografa mientras escribe.

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Unidad 4 Word

4. Clic en botn de Aceptar.

Revisin ortogrfica y gramatical manual

Con esta opcin se revisa el documento para confirmar que no existan errores.
Para utilizarla hay dos formas:

de la barra de herramientas estndar.

1. Pulsando el botn
2. Seleccionando men Herramientas > Ortografa y gramtica.
Al utilizar cualquier opcin de las anteriores, si el programa detecta alguna
posible correccin se abre el siguiente cuadro de dilogo:

En l aparece la palabra que considera errnea en rojo y se puede omitir para

que contine igual, agregar al diccionario para que no vuelva a colocarla como
errnea, o cambiar en la que primero hay que elegir una de las sugerencias del
cuadro y pinchar el botn de cambiar.

4.6. Sinnimos
Word dispone de una herramienta de sinnimos de gran ayuda para escribir un
documento ya que busca expresiones o palabras con el mismo significado.
Esto se puede utilizar cuando se introduce muchas veces una misma palabra, y
para no ser repetitivos, se busca un sinnimo o expresin relacionada.
Para buscar sinnimos, seleccionar primero la palabra o colocar el cursor en la
palabra e ir a men Herramientas > Idioma > Sinnimos donde se abrir el panel de
tareas con una lista de sinnimos.
Actividad guiada 37
Escribir la palabra escuela y cambiarla por un sinnimo.
1 - Al final de la pgina 8 del documento word1 escribir la palabra Escuela.
2 - Seleccionar esa palabra e ir a men Herramientas > Idioma > Sinnimos,
apareciendo en el panel de tareas lo siguiente:

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

(Nota: en las versiones 2000 y XP aparecer una ventana independiente en la cual tras
seleccionar el sinnimo hacer clic en Reemplazar)

3 - Seleccionar el sinnimo colegio, apareciendo una flecha en el lado derecho, que

al pinchar sobre ella se muestra lo siguiente:

4 - Al pinchar en Insertar, la palabra es modificada por el sinnimo.

5 - Tambin se puede hacer colocando el puntero del ratn sobre la palabra escrita y
un clic en el botn derecho para abrir el men contextual, a continuacin seleccionar
sinnimos, apareciendo una lista de sinnimos, al hacer un clic sobre uno de ellos
ser sustituido por la palabra seleccionada.

6 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

7 - Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

4.7. Buscar y reemplazar

Esta operacin es muy til cuando se trabaja con documentos grandes y se
quiere localizar rpidamente una palabra, o buscarla y reemplazarla.

Buscar. Esta herramienta, localiza una palabra o un texto. La bsqueda incluye

caracteres en minscula o mayscula, palabras completas o fragmentos de palabras.

Para ejecutar esta herramienta, ir a men Edicin > Buscar donde se abrir
este cuadro de dilogo.
Escribir la palabra a buscar

Haciendo clic en Buscar siguiente, Word empezar la bsqueda

Al localizar la palabra o texto buscado, Word se desplaza hasta esa parte del
documento (pgina) para mostrar esos caracteres y los resalta.

Reemplazar. Con esta herramienta, se sustituyen los caracteres o palabras que

deseemos. Esta herramienta, est estrechamente relacionada con la herramienta
buscar ya que generalmente se busca una palabra para reemplazarla. Para utilizar
esta herramienta, hay que ir a men Edicin > Reemplazar (aunque tambin se
puede hacer pulsando la pestaa reemplazar al activar la herramienta buscar) y
aparece este cuadro de dilogo:
Escribir la palabra a buscar

Escribir la palabra nueva que debe

sustituir a la buscada.

Una vez introducida la palabra, pulsar este

botn.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

El botn buscar siguiente buscar la palabra en otra posicin del texto. El

botn reemplazar todos, cambia todas las palabras buscadas en un solo paso
apareciendo un cuadro donde indica el nmero de reemplazos realizados en el texto.
Actividad guiada 38
En el documento word3 buscar la palabra redes y reemplazarla por EXTRARED.
1 - Abrir el archivo word3, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word3 > Abrir.
2 - Seleccionar Edicin > Reemplazar.
3 - En la casilla buscar, escribir redes y en la casilla reemplazar, escribir EXTRARED.

4 - Pulsar el botn Reemplazar todos.

5 - Aparecer un nuevo cuadro donde indicar el nmero de reemplazos realizados
que son 4:

6 - Aceptar > Cerrar, para la ventana Buscar y reemplazar

7 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

4.8. Configurar pgina

Los procesadores de textos ofrecen la posibilidad de cambiar la orientacin de
la hoja (horizontal o vertical), tamao del papel, los mrgenes, entres otras opciones.
A la hora de configurar la pgina, se puede modificar los mrgenes, tamao de
papel y orientacin del documento. Para acceder a esta configuracin, hay que ir a
men Archivo > Configurar pgina.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Por defecto el tamao de papel es DIN-A4, orientacin vertical y con 3 cm de

margen izquierdo y derecho, y 2,5 cm de margen superior e inferior.
Para modificar los mrgenes, debe estar la pestaa activada de mrgenes y
aumentar o disminuir los valores de cada margen.

Si lo que se quiere es cambiar la orientacin del papel, en la misma ficha

mrgenes, en el apartado de orientacin, colocar horizontal o vertical. (Nota: en la
versin 2000 es en la ficha Tamao y papel)

Para modificar el tamao de papel, activar la pestaa papel y elegir el

deseado. (Nota: en la versin 2000 la pestaa se llama Tamao y papel)

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Una vez introducida la configuracin de la pgina, pulsar Aceptar para aplicar

los cambios establecidos.
Actividad guiada 39
En el documento word3 establecer orientacin horizontal y todos los mrgenes a 4 cm.
1 - Una vez abierto el documento word3 hacer clic en Archivo > Configurar pgina.
2 - En la ficha Mrgenes establecer la orientacin horizontal y los mrgenes
superior, inferior, izquierdo y derecho a 4 centmetros, como se muestra en la siguiente
figura.

3 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

4 - Cerrar el documento word3 (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

4.9. Sobres y etiquetas

SOBRES

Con Word se pueden crear e imprimir sobres, permitindonos seleccionar un

tipo de sobre preestablecido o indicando nosotros mismos las medidas.

Para ello hay que seleccionar Herramientas > Cartas y correspondencia >
Sobres y etiquetas (en la versin 2000, Herramientas > Sobres y etiquetas), abrindose
un cuadro de dilogo denominado con el mismo nombre.

Dentro de la pestaa Sobres, en el cuadro Direccin, se inserta la direccin

que se desee imprimir en el sobre.
En el cuadro Remite, como su propio nombre indica, se pueden escribir los
datos del remitente. Si por el contrario, no se quiere remite en el sobre, se puede omitir
activando la casilla de verificacin denominada Omitir.
Sobre la zona Vista previa, se visualiza el aspecto del sobre que se va a
imprimir; ir cambiando a medida que se vayan aplicando modificaciones.
La zona Papel muestra la orientacin que se debe dar al sobre cuando se
introduzca en la impresora, para que ste salga correctamente impreso.
Si se desea, se puede agregar el sobre al documento correspondiente que est
activo. Se hace pulsando sobre el botn Agregar al documento, de este modo, se
puede imprimir al mismo tiempo el sobre y el documento activo.
Si se desea cambiar la fuente para la direccin y el remitente, hay que pulsar
en el botn Opciones, mostrndose el cuadro de dilogo Opciones de sobre, donde
se pueden observar dos zonas claramente diferenciadas: direccin y remite. Cada una
de ellas dispone de un botn Fuente que permite cambiar el formato del texto que se
introduzca en los cuadros direccin y remite.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Para finalizar y enviar a impresin el sobre con todas las caractersticas hay
que pulsar sobre el botn Imprimir.

ETIQUETAS

Del mismo modo que Word ofrece la posibilidad de crear e imprimir sobres, se
puede hacer con las etiquetas. Tras seleccionar Herramientas > Cartas y
correspondencia > Sobres y etiquetas > Etiquetas, se abrir el cuadro de dilogo
denominado con el mismo nombre.

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Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

En el cuadro Direccin se inserta la direccin o el texto para la etiqueta a

imprimir.
Activando la casilla de verificacin Pgina entera con la misma etiqueta, se
imprimirn todas las etiquetas en un mismo folio con el mismo texto.

Para la impresin de una sola etiqueta, hay que activar la casilla de verificacin
Slo una etiqueta donde se debe indicar la posicin exacta de la etiqueta, facilitando
la posicin de fila y columna correspondiente.

En la zona Etiqueta se visualiza la etiqueta seleccionada para la impresin,

mostrndose el tipo de etiqueta, tamao y modelo.

Para finalizar y enviar a imprimir las etiquetas con todas las caractersticas
seleccionadas, hay que pulsar el botn Imprimir.

4.10. Combinar correspondencia

Para escribir la misma carta a muchas personas y no tener que repetir el
mismo texto en cada carta con los datos del destinatario, y as crear de forma masiva
pero rpida, cartas con una misma informacin destinada a gran nmero de
receptores, se utiliza una carta modelo y en una base de datos de nombres y
direcciones se combinan de forma apropiada para poder conseguir el mailing (cartas
en serie).
Combinar correspondencia permite crear documentos personalizados con poco
esfuerzo. El documento final es el resultado de la combinacin de un documento
principal y una fuente de datos.
Para llevar a cabo este proceso se utilizan bsicamente dos elementos: la carta
modelo o documento principal y el origen de datos o documento secundario. La
combinacin de estos dos dar lugar, finalmente, al documento combinado que incluye
el texto de la carta repetido, pero para cada uno de los destinatarios. La creacin de
este tipo de cartas consta de varios pasos:
Se crea o se utiliza (si ya estuviera creado) un documento con el texto que se
va a repetir en todas las cartas. Se dejarn partes en blanco o pendientes de
rellenar, donde se incluirn posteriormente los datos que se van a variar, como
por ejemplo, el nombre del destinatario, su direccin, etc. Este es el documento
principal.
En un documento independiente se teclean todos los datos de los
destinatarios. A ste se le denomina documento secundario.

- 94 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Se insertan en el primer documento los campos (por ejemplo nombre,

apellidos, etc.) que indican dnde y cul va a ser la informacin variable.
Se combinan el documento principal y el secundario en uno solo dispuesto a
imprimir.

Actividad guiada 40
Usar el asistente de combinacin de correspondencia de Word para escribir una carta
a varios destinatarios.
1 - Abrir un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas
> Microsoft Word)
2 - Lo primero que hay que hacer es abrir el asistente de combinacin de
correspondencia de Word, para ello seleccionar Herramientas > Cartas y
correspondencia > Combinar correspondencia, mostrndose el panel de tareas
Combinar correspondencia (parte derecha de la ventana). (En la versin XP de Word
hay que seleccionar Herramientas > Cartas y correspondencia > Asistente para combinar
correspondencia). (En la versin 2000 de Word, los pasos a seguir son similares,
seleccionando Herramientas > Combinar correspondencia).

3 - En el primer paso del asistente se puede elegir el tipo de documento. Como se va a

escribir una carta, dejar seleccionada la opcin Cartas, y hacer clic en
situado en la parte inferior del panel de tareas Combinar
correspondencia.

- 95 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

4 - Donde se puede seleccionar el documento, dejar seleccionada la opcin Utilizar el

documento actual, puesto que para la creacin del documento se va a partir de uno
en blanco.

5 - Pulsar en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

6 - Los destinatarios es el lugar donde residen los datos que se va a utilizar en el

documento principal, puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso se puede ver
el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Todo esto se va a ir
viendo detenidamente a continuacin.

Ahora vamos a crear la lista de destinatarios de la carta. Para ello activar la

opcin Escribir una lista nueva y despus selecciona
en la zona Escriba una lista nueva.

, que se encuentra

7 - En unos instantes aparecer en pantalla la ventana Nueva lista de direcciones.

- 96 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

En la que se puede introducir los datos correspondientes a cada registro o

destinatario.
8 - Rellenar el primer registro utilizando como base los siguientes datos:

9 - Una vez que se haya cumplimentado debidamente, hacer clic en Nueva entrada,
para aadir un nuevo registro (destinatario). Repetir los pasos explicados con los
siguientes datos:

10 - Cuando se introduzcan los datos del ltimo registro:

- 97 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Hacer un clic directamente en el botn Cerrar para finalizar la introduccin de

registros.
11 - Al instante aparecer una ventana para que desde un nombre al archivo en el que
Word almacenar la lista. Por defecto se guarda en una carpeta denominada Mis
archivos de origen de datos dentro de Mis documentos, como una base de datos de
Access, pero nosotros lo guardaremos en la carpeta Word del curso.

Dale como nombre amigos

Tras hacerlo presiona Guardar.

12 - Surgir entonces un cuadro en el que aparecen seleccionados todos los

destinatarios de la lista que se acaba de crear. Si no se quiere enviar a alguno de
ellos, hay que hacer clic en el interior del cuadro que hay a su izquierda para
deseleccionarlo. Como se puede apreciar se obtienen tantas filas como registros ms
una primera donde se incluyen los nombres del campo. No obstante, se puede
aumentar o disminuir la anchura al igual que se hace con una tabla de Word. Como se
puede ver en este ejemplo, solo se han incluido cinco destinatarios alejndonos del
objetivo para un envo masivo, ya que lo que nos interesa es ver el funcionamiento y
no la cantidad. Cuando se est de acuerdo con los destinatarios escogidos hay que
pulsar Aceptar.

- 98 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

13 - Mostrndose en la ventana la barra de herramientas Combinar correspondencia.

14 - A continuacin hacer clic sobre el enlace Siguiente: Escriba la carta.

15 - Hacer un clic en la primera lnea de la carta en el que se quiere que vaya la

direccin postal y despus pulsar sobre bloques de direcciones del panel de tareas
.
16 -

- 99 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

En el cuadro que aparece, se puede escoger el formato que se quiere que

tenga el nombre del destinatario, en nuestro caso dejarlo como viene por defecto y
pulsar Aceptar.
17 - En el documento aparecer la expresin {{Bloque de direccin}}, en el preciso
lugar en que se mostrar despus la direccin. El campo aparecer en el documento
principal entre los smbolos {{ y }}, esto indica que ah va un campo que ser sustituido
por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.
18 - Ahora hay que repetir la misma operacin para la lnea de saludo. Para ello pulsa
cuatro veces Intro (para dejar varias lneas en blanco) y pulsar sobre Lnea de
saludo del panel de tareas.

En la que se puede escoger el formato deseado en la ventana asociada.

Dejarlo como viene por defecto y pulsar Aceptar.
19 - Mostrndose la expresin {{Lnea de saludo}}. Despus escribir el siguiente texto
de felicitacin navidea:

20 - Hacer clic sobre el enlace Siguiente: Vista previa de las cartas.

- 100 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

21 - Apareciendo en la ventana principal de Word la primera carta. Para ver la

siguiente carta pulsar en
del panel de tareas. A continuacin seleccionar
Siguiente: Complete la combinacin.

22 - Las cartas ya estn listas para imprimir, si se pulsa el enlace Imprimir de la zona
Combinar se mostrar un cuadro de dilogo antes de enviar la informacin a la
impresora y as determinar qu registros se imprimirn.
23 - Guardar el documento en la carpeta Word con el nombre: combinar
correspondencia (Archivo > Guardar como > situarse en la carpeta Word del
curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir combinar correspondencia > clic
en el botn Guardar).
Una vez terminado y guardado el documento, cuando se abra de nuevo dicho
documento se mostrar la ventana:

Indicando que el documento se conectar con la base de datos anteriormente

creada. El ordenador debe contener el documento principal y el secundario (el que
contiene el listado de los destinatarios), por lo que interesa guardar el documento
principal y el documento que contiene el origen de datos en la misma carpeta.
Con los botones

de la barra de herramientas combinar

correspondencia, se puede pasar de un registro a otro. En el botn

Ver datos
combinados, se puede conmutar al documento original con las expresiones de los
campos.

MODIFICAR LOS REGISTROS

Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, se puede desde

Word ir a modificar los datos almacenados en ese origen. La ficha de datos suele
resultar ms cmoda para cambiar los datos de los registros. Para volver a visualizarla

hacer clic en el botn

Destinatarios de combinar correspondencia, ubicado en la
nueva barra de herramientas que apareci anteriormente de forma automtica.

- 101 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Para modificar, eliminar o aadir algn registro hay que seleccionar el botn
Modificar. Para actualizar los cambios en el archivo secundario origen de los datos,
hay que pulsar en el botn Actualizar, as se archivarn todos los registros que han
aadido en la base de datos. A continuacin hay que Aceptar para regresar al
documento principal.
Para insertar nuevos campos en el documento principal, se utiliza el botn
Insertar campos combinados de la barra de herramientas combinar correspondencia.
Solo basta con seleccionar el campo > insertar, para que se incluya en la posicin
del cursor.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia es la generacin de
etiquetas, imprimir sobres, etc. El procedimiento es muy similar al de las cartas
modelo, aunque teniendo en cuenta que se trabaja con un rea de dimensiones ms
reducidas.

COMBINAR EN UN DOCUMENTO NUEVO

En el botn
Combinar en un documento nuevo de la barra de
herramientas combinar correspondencia, se genera una ventana nueva con un
documento normal que contiene el resultado de la combinacin. En ese nuevo
documento ya no est activa la barra de herramientas combinar correspondencia ya
que es un documento normal que no est enlazado con ningn origen de datos.

ESCRIBIR UNA CARTA A VARIAS PERSONAS SIN UTILIZAR EL

ASISTENTE

Tras escribir un texto en un documento de Word, se puede conectar con una

lista de destinatarios seleccionando la barra combinar correspondencia, Ver > Barra
de herramientas > Combinar correspondencia. Con el botn
Abrir origen de datos
se puede seleccionar el archivo donde se encuentran los destinatarios.

- 102 -

Iniciacin a Office

Unidad 4 Word

Con el botn
Insertar campos combinados de la barra de herramientas
combinar correspondencia, se pueden insertar los campos en el documento principal.
Con lo explicado en este apartado se pueden conseguir cartas, etiquetas y
otros documentos personalizados, con lo que se evitar el tiempo de modificar a mano
los datos de cada persona a la que se quiera enviar. Algo especialmente tedioso si el
nmero de contactos es muy elevado que se podr completar en segundos.

Resumen:
Estilos:
Formato > Estilos y formato > Seleccionar el estilo deseado
Crear un estilo: Formato > Estilos y formato > Nuevo estilo > dar nombre al
nuevo estilo y establecer su formato > Aceptar
Eliminar un estilo: Formato > Estilos y formato > Seleccionar el estilo > clic en
la flecha situada a su derecha > Eliminar > S
ndices:
Una vez que a los ttulos de los apartados se les ha establecido el estilo
apropiado > Insertar > Referencia > ndice y tablas > Tabla de contenido >
Aceptar
Aadir contrasea:
Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones de seguridad
Sangras:
Formato > Prrafo > Sangra y espacio > establecer las dimensiones de las
sangras > Aceptar
Corrector ortogrfico:
Herramientas > Ortografa y gramtica
Sinnimos:
Clic con el botn derecho sobre la palabra > Sinnimos > seleccionar uno de
los sinnimos que aparecen.
Buscar:
Edicin > Buscar > escribir la palabra a buscar > Buscar siguiente
Reemplazar:
Edicin > Reemplazar > escribir la palabra a buscar y la palabra nueva >
Reemplazar todos
Configurar pgina:
Archivo > Configurar pgina
Sobres y etiquetas:
Herramientas > Cartas y correspondencia > Sobres y etiquetas
Combinar correspondencia:
Herramientas > Cartas y correspondencia > Combinar correspondencia

- 103 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

UNIDAD 5 Insercin
En esta unidad, se describen funciones importantes para crear y editar textos
sobre todo en aquellos documentos extensos o con carcter profesional. Estas
herramientas son insertar paginacin, smbolos especiales, encabezado y pie de
pgina.

5.1. Insertar smbolos especiales

Existen smbolos o caracteres especiales que no aparecen en el teclado, por
esto existe la opcin insertar smbolos, para insertar en el texto que se est
escribiendo smbolos poco usuales.
En Insertar > Smbolo se puede elegir el smbolo especial a insertar en el
documento. Aparece el siguiente mapa de caracteres.

Utilizando la
barra de
desplazamiento, se
pueden ver
todos los
smbolos.

Si no aparecen todos los smbolos, seleccionar en Fuente texto normal

.
Desplegando el men de Subconjunto, aparecen los distintos grupos de
smbolos:

- 104 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

Para agregar un smbolo en el documento, hay que hacer clic en el smbolo

deseado de la tabla de smbolos y pulsar insertar. Si ya no hay que introducir ningn
smbolo ms, pulsar el botn cerrar.
El smbolo aparece en el lugar donde estaba situado el cursor. Una vez
insertado, si se quiere dar mayor tamao, seleccionarlo y aumentar en tamao de
fuente.
Actividad guiada 41
Al final del documento word1 insertar los siguientes smbolos especiales:

1 - Arrancar Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Word).
2 - Abrir el archivo word1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir.
3 - Una vez abierto el documento word1, colocar el cursor al final de la pgina 8 y
hacer clic en Insertar > Smbolo.
4 - Buscar y seleccionar el primer smbolo > Insertar.
5 - Hacer lo mismo que en el apartado anterior con el resto de smbolos (buscar,
seleccionar, insertar).
6 - Una vez insertados todos los smbolos
Cerrar.

, clic en

7 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

5.2. Encabezado y pie de pgina

El encabezado y pie de pgina es el texto que aparece en la parte superior e
inferior de cada pgina. Generalmente se introducen para indicar el nombre de autor,
la fecha, nmero de pgina, captulo o nombre de la empresa. Observar que el
encabezado de esta pgina es Iniciacin a Office Unidad 5 Word, y que el pie de
pgina corresponde al nmero de la pgina del libro.
El encabezado y pie de pgina son opcionales, al crearlos se repetirn en
todas las pginas del documento, evitando as la ardua tarea de crearlos en cada una
de las pginas.
Cuando se ha introducido un encabezado o pie de pgina, en la vista normal no
aparecen, pero s en la vista del tipo diseo de impresin (Ver > Diseo de
Impresin).

- 105 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

Para introducir un encabezado o pie de pgina, hay que seleccionar men Ver
> Encabezado y pie de pgina y se activa automticamente la barra de herramientas
de encabezado y pie de pgina.

Tambin aparece un recuadro de lnea intermitente donde se puede escribir el

texto del encabezado.
Ejemplo de encabezado (parte superior del documento):

Entre las herramientas que posee la barra de encabezado y pie de pgina,

destacan:

Insertar fecha

Insertar textos que se

suelen utilizar con
frecuencia:

Insertar n de
pgina.

- 106 -

Cerrar la barra
de herramientas

Cambiar entre
encabezado y pie de
pgina.

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

de la barra de herramientas
Para crear un pie de pgina, pulsar el botn
encabezado y pie de pgina, o desplazarse al final de la pgina con la barra de
desplazamiento vertical. Aparece en la parte inferior un recuadro de lnea intermitente
donde se puede introducir el texto del pie de pgina.

Para dar formato al texto del encabezado o pie de pgina (tamao de letra,
alineacin, cursiva, etc.), se sigue el mismo procedimiento que utilizamos para dar
formato al texto del documento.
En todas las pginas del documento se visualizar e imprimir lo escrito en el
encabezado o pie de pgina.
Si una vez que se ha introducido un encabezado o pie de pgina, no se est
conformes y se desea quitarlo, hay que seleccionar el men Ver > Encabezado y pie
de pgina y en los recuadros correspondientes al encabezado y pie de pgina que
aparecen, seleccionar el texto y borrarlo.
Al igual que se ha visto anteriormente, se puede establecer alineacin en los
encabezados y pie de pgina, utilizando los botones de alienacin
barra de herramientas formato.

de la

Actividad guiada 42
En el documento word1 insertar el siguiente encabezado: Conocimientos de Internet. Y
el siguiente pie de pgina: aula Mentor.
1 - Con el documento word1 abierto, seleccionar Ver > Encabezado y pie de pgina.
2 - Escribir en el encabezado Conocimientos de Internet.

3 - Pulsar el botn
pie de pgina.

cambiar entre encabezado y pie, para colocar el cursor en el

- 107 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

4 - Pulsar el botn de alineacin derecha

derecha del pie de pgina.

, para empezar a escribir en la parte

5 - Escribir en el pie de pgina aula Mentor.

6 - Cerrar la barra de herramientas encabezados y pie de pgina, pulsando el botn

.
7 - Comprobar que en todas las pginas se ha insertado el encabezado y pie de
pgina (recordar que para visualizarlo hay que estar en modo de diseo de impresin,
Ver > Diseo de Impresin).
8 - Guardar los cambios realizados pulsando el botn

5.3. Insertar numeracin de pgina

Esta herramienta permite numerar las pginas que tiene el documento. Para
introducirlo, hay que ir a men Insertar > Nmeros de pgina y en el cuadro de
dilogo que aparece, se puede elegir entre la parte inferior o superior de la pgina y la
alineacin.

Entre las opciones que tienen la posicin y alineacin, tenemos:

Si se pulsa el botn formato, aparece este cuadro:

- 108 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

Donde se puede elegir entre formato arbigo, romano y alfabtico.

Una vez que se hayan seleccionados las opciones, pulsar el botn Aceptar.
Actividad guiada 43
En el documento word1 insertar una numeracin de pgina situada en la parte inferior
(pie de pgina) y alineacin centrada.
1 Con el documento word1 abierto hacer clic en Insertar > Nmeros de pgina.
2 En el cuadro de dilogo Nmeros de pgina, establecer las siguientes
caractersticas:

3 Pulsar el botn de Aceptar y comprobar que todas las pginas estn numeradas.
4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
5 Cerrar el documento word1 (Archivo > Cerrar).

- 109 -

Iniciacin a Office

Unidad 5 Word

5.4. Insertar y sobrescribir

Cuando se est escribiendo un texto, existen dos modos de escritura:

Insertar permite escribir caracteres que se insertarn entre los existentes,

desplazando los caracteres que haya a su derecha.

Sobrescribir reemplaza los caracteres ya escritos, borrando los que aparezcan

a la derecha del cursor.

Es importante tener activo el modo de escritura adecuado. Para cambiar el

modo activo se puede hacer pulsando la tecla Insert o haciendo doble clic en el
indicador de la barra de estado.

Cuando se est en modo de sobreescritura aparecer

.
en modo de insercin aparecer

, y cuando se est

Resumen:
Insertar smbolos especiales:
Insertar > Smbolo > seleccionar el smbolo > Insertar
Encabezado y pie de pgina:
Ver > Encabezado y pie de pgina
Insertar numeracin de pgina:
Insertar > Nmeros de pgina > elegir la posicin, alineacin y formato >
Aceptar
Insertar y sobrescribir:
Pulsar la tecla Insert para cambiar de modo de insercin o sobreescritura

- 110 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

UNIDAD 6 - TABLAS
6.1. Insertar tablas
Las tablas se utilizan para organizar la informacin, con una estructura de filas
y columnas, cuya interseccin se le denomina celda.
Ejemplo de una tabla de dos filas y cinco columnas.

Fila

CELDA

Columna
Lo primero que hay que hacer para insertar una tabla es colocar el cursor
donde se quiera situar la tabla y a continuacin, proceder de una de las siguientes
maneras:
1. Seleccionando men Tabla > Insertar > Tabla, apareciendo el siguiente
cuadro de dilogo donde se puede especificar el nmero de columnas y filas:

Insertar tabla de la barra de herramientas, a

2. Pulsando el botn
continuacin arrastrar el puntero del ratn seleccionando el nmero de filas y
columnas que se desean.

- 111 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Ejemplo
realizado con
4 filas y 2
columnas

No es imprescindible conocer el nmero exacto de filas y columnas porque

posteriormente se podr aadir o quitar filas y columnas, como veremos ms adelante.
Actividad guiada 44
Crear una tabla de 7 filas y 3 columnas para introducir las calificaciones de alumnos.
1 Arrancar Word para abrir un documento nuevo, Inicio > Todos los programas >
Microsoft Office > Microsoft Office Word 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office
es Inicio > Programas > Microsoft Word).
2 Clic en Tabla > Insertar > Tabla.
3 Establecer 7 filas y 3 columnas, como se muestra en la siguiente figura.

4 Clic en Aceptar.
5 Escribir los siguientes datos en la tabla:

- 112 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

6 Guardar el documento con el nombre word4. (Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Word del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir word4 > clic
en el botn Guardar).

6.2. Formato de tabla

Una vez que se ha insertado una tabla, hay distintas herramientas para dotar a
la tabla de la forma que se desee. Primeramente hay que seleccionar las filas,
columnas o celdas.

Seleccionar tablas:

Seleccionar una tabla. Se puede optar por realizarlo por una de las siguientes
maneras:
1. Situar el cursor en la tabla y seleccionar men Tabla > Seleccionar >
Tabla.
2. Hacer un clic en la primera celda de la tabla con el ratn y sin soltar,
arrastrar hasta seleccionar todas las filas y columnas.

Seleccionar una columna. Hay tres formas:

1. Situar el cursor en una de las celdas de la columna a seleccionar, clic
en Tabla > Seleccionar > Columna.
2. Colocar el puntero del ratn en la parte superior de la columna y cuando
el cursor se transforme en una flecha hacia abajo, hacer clic con el
botn izquierdo.
3. Pinchar en la primera celda de la columna con el ratn, y sin soltar,
arrastrar hasta completar todas las celdas de la columna.

Seleccionar una fila. Hay tres modos distintos de realizarlo:

1. Situar el cursor en una de las celdas de la fila a seleccionar, y hacer clic
en Tabla > Seleccionar > Fila.
2. Hacer clic con el botn izquierdo del ratn en el extremo izquierdo del
margen de la fila.
3. Pinchar en un extremo de la fila con el ratn, y sin soltar, arrastrar hasta
completar todas las celdas de la fila.

Seleccionar una celda: Situar el cursor en la celda Tabla > Seleccionar >
Celda.

Al igual que se ha estudiado en la unidad 2, a las celdas se les puede aplicar

los distintos tipos de formato de texto: tipo y tamao de letra, negrita, cursiva,
subrayado, alineaciones, etc.

- 113 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Insertar celda. Situar el cursor en la celda ms cercana a la futura celda y

seleccionar Tabla > Insertar > Celdas, abrindose un cuadro como este:

Insertar filas o columnas. Situar el cursor en la fila o columna ms cercana a

donde se quiere insertar y seleccionar men Tabla > Insertar > Filas o
Columnas segn lo que se desee.

Eliminar celdas. Seleccionar las celdas e ir a men Tabla > Eliminar >
Celdas, tambin existe la opcin de eliminar filas, columnas o tabla.

Mover filas y columnas. Seleccionar la fila o columna, pulsar el botn

izquierdo del ratn y sin soltar, arrastrar hasta la nueva posicin. En ese
momento, se suelta el botn izquierdo del ratn.

Autoajustar al contenido. Existe una opcin que permite ajustar el tamao de

las filas y columnas, al tamao del texto de las celdas. Para utilizarla, una vez
seleccionadas las celdas a autoajustar, hacer clic en Tabla > Autoajustar >
Autoajustar al contenido.

Ordenar alfabticamente. Hay que seleccionar las celdas a ordenar e ir a

men Tabla > Ordenar apareciendo el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccionar el
orden ascendente
o descendente.

Pinchando aqu,
se abre los tipos
de datos a los
que aplicar la
ordenacin.

- 114 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Actividad guiada 45
En la tabla del documento word4: insertar una fila para introducir ms datos, eliminar
una celda, autoajustar toda la tabla a su contenido y ordenar alfabticamente la tabla
por apellidos.
1 Insertar una nueva fila al final de la tabla, para ello colocar el cursor en cualquier
celda de la ltima fila > Tabla > Insertar > Filas en la parte inferior.
2 Insertar los siguientes datos en la nueva fila.
3 Eliminar la ltima celda de la tabla. Para realizarlo colocar el cursor en la ltima
celda y hacer clic en Tabla > Eliminar > Celdas > Aceptar.

4 Para autoajustar toda la tabla a su contenido, con el cursor en cualquier celda de la

tabla hacer clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la tabla). A
continuacin Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido.

5 Para ordenar la tabla alfabticamente por apellidos, seleccionar las celdas que
contienen nombres (clic en Ruz y sin soltar arrastrar hasta Daz).

6 Con la seleccin como se muestra en la figura anterior, hacer clic en Tabla >
Ordenar > Aceptar. Observar que se han ordenado las filas por orden alfabtico y se
han respetado la posicin de las notas con el nombre correspondiente.

- 115 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

6.3. Ancho y alto de tabla

Inicialmente al crear una tabla tiene un ancho y alto, si estas medidas no son
las deseadas, se pueden cambiar.
Para especificar el ancho de las columnas de una tabla, primeramente hay que
seleccionar las columnas a modificar y a continuacin en Tabla > Propiedades de
tabla > Columna, especificar el ancho preferido en la casilla de dicho nombre.

Para especificar el alto de las filas de una tabla, primeramente hay que
seleccionar las columnas a modificar y a continuacin en Tabla > Propiedades de
tabla > Filas, especificar el alto preferido, como se puede apreciar en la siguiente
figura.

- 116 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Si lo que se desea establecer es el ancho de toda la tabla, primeramente hay

que seleccionar la tabla y a continuacin en Tabla > Propiedades de tabla > Tabla,
especificar el ancho preferido de la tabla. Donde tambin se puede establecer la
alineacin de la tabla con respecto de la hoja, y el ajuste del texto que hay fuera de la
tabla siempre que la tabla tenga alineacin izquierda o derecha.

Cambiar el ancho y alto de filas y columnas: Al insertar una tabla, todas las filas y
columnas tienen el mismo ancho y alto ajustndose a los mrgenes de la pgina. Para
modificarlo, se puede hacer situando el puntero del ratn sobre el borde de la fila o
columna, y cuando se convierta en doble flecha, pinchar y arrastrar hasta darle el
tamao deseado.
- 117 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Actividad guiada 46
En la tabla del documento word4 establecer un ancho de columna de 2 cm y un alto de
fila de 1 cm.
1 Colocar el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.
2 Hacer clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la tabla).
3 Hacer clic en Tabla > Propiedades de tabla > Fila, activar la casilla Alto
especfico y establecer un alto de fila de 1 cm, como se muestra en la siguiente figura:

4 Clic en la pestaa Columna, activar la casilla Ancho preferido y establecer un

ancho de columna de 2 cm, como se muestra a continuacin:

- 118 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

5 Clic en Aceptar.

6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

6.4. Unir y dividir celdas

A veces, en una tabla es necesario agrupar varias celdas en una sola celda, o
una celda dividirla en varias celdas.

Unir celdas. Para eliminar el borde existente entre celdas y as convertirlas en

una nica celda, primeramente hay que seleccionar las celdas a unir y a
continuacin seleccionar men Tabla > Combinar celdas.

Dividir celdas. Seleccionando men Tabla > Dividir celdas, apareciendo una
ventana para especificar el nmero de filas o columnas.

Actividad guiada 47
Unir las tres primeras celdas de la tabla del documento word4.
1 Seleccionar las tres celdas de la primera fila de la tabla (clic en la primera celda y
sin soltar arrastrar hasta la tercera celda de la primera fila).
2 Clic en Tabla > Combinar celdas.

- 119 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

3 Observar que ahora la primera fila solo contiene una celda.

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

6.5. Bordes y sombreados en tablas

Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentacin ms
llamativa a la tabla mejorando el diseo de la misma. Se puede aadir borde y
sombreado a determinadas partes de la tabla e incluso a toda la tabla.
Para introducir un borde o un sombreado, seleccionar la tabla y a continuacin
en Tabla > Propiedades de tabla > Tabla > Bordes y sombreado (o tambin en
Formato > Bordes y sombreado), mostrndose el siguiente cuadro de dilogo:

Con la pestaa Bordes activada se encuentran las opciones siguientes:

Valor: ninguno, cuadro, todos, cuadrcula y personalizado. Son los distintos
tipos de borde que se puede introducir. Lo ms normal es seleccionar la opcin
Todos para que el tipo de borde se aplique a todas las lneas de la tabla o de
la seleccin.

- 120 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Estilo: distintos tipos de lneas que puede tener el borde (continua, discontinua,
doble, etc.).
Color: viene como color predeterminado el negro, pero se pueden elegir otros
colores.
Ancho: grosor de las distintas lneas.
Vista previa: vista de cmo queda el borde sobre la tabla (o celdas), en el que
se puede quitar o aadir lados al borde con estos botones

Una vez establecidas las caractersticas de los bordes, pulsar Aceptar.

Tambin se puede aadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y
pulsando el botn

que se encuentra en la barra de herramientas formato.

Para aadir un sombreado, seleccionar la tabla y a continuacin en Tabla >

Propiedades de tabla > Tabla > Bordes y sombreado y elegir la pestaa
Sombreado (o tambin en Formato > Bordes y sombreado), donde aparece el
siguiente cuadro de dilogo:

Actividad guiada 48
En la tabla del documento word4 establecer a toda la tabla un borde de doble lnea y
un sombreado gris al 15%..
1 Colocar el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.
2 Hacer clic en Tabla > Propiedades de tabla.
3 En la ficha Tabla hacer clic en Bordes y sombreado.

- 121 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

4 Establecer el valor Todos, el estilo doble lnea, ancho 3 pto y en aplicar a

debe aparecer Tabla, como se muestra en la siguiente figura:

5 Clic en la pestaa Sombreado y establecer un sombreado gris del 15%, como se

muestra a continuacin:

6 Clic en Aceptar > Aceptar.

- 122 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

8 Cerrar el documento word4 (Archivo > Cerrar).

6.6. Autoformatos de tablas

Word ofrece la posibilidad de dar un formato automtico a una tabla ya creada.
Esta funcin aplica formato a una tabla automticamente. Para utilizarla, hay
que situarse en la tabla e ir a men Tabla > Autoformato de tablas. En ese
momento, se abre el cuadro de dilogo:

- 123 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

En el apartado estilos de tabla, aparece una lista con los distintos formatos
predefinidos. Si se selecciona uno de ellos, en la vista previa aparece el aspecto de
dicha tabla. Una vez elegido el autoformato, se pulsa aceptar y la tabla adquiere ese
formato.
En la versin 2000 de Office es una ventana parecida a:

Actividad guiada 49
A la tabla del documento word5 aplicarle un autoformato de tabla tipo Tabla con lista
1.
1 Abrir el archivo documento word5, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar word5 >
Abrir.
2 Colocar el cursor en cualquier celda de la tabla.
3 Clic en Tabla > Autoformato de tablas.
4 Seleccionar el tipo Tabla con lista 1 (o Lista 1).

5 Clic en Aplicar (o Aceptar).

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Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar ( o en Archivo >

6.7. Cmo mover tablas

Al igual que los distintos tipos de objetos que se insertan en un documento de
Word, las tablas se pueden cambiar de posicin.
Para mover una tabla basta con colocar el puntero del ratn sobre la tabla y
, pulsar
cuando aparezca en la esquina superior izquierda de la tabla el puntero
sobre l y arrastrar sin soltar al lugar deseado.

Al hacer clic sobre el puntero

la tabla queda seleccionada, para establecer a
la tabla la alineacin izquierda, derecha o centrada se pueden utilizar los botones de
alineacin

de la barra de formato.

Al colocar el puntero del ratn sobre la tabla aparece un pequeo cuadrado en

la esquina inferior, el cual sirve para cambiar el tamao de la tabla, pulsando sobre l y
arrastrando.

6.8. Convertir texto en tabla y viceversa

Con el comando Tabla > Convertir de Word, se puede hacer que las lneas de
un texto se conviertan en una tabla, y tambin que los datos de una tabla se
conviertan a texto normal.

- 125 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

CONVERTIR TEXTO EN TABLA

Para convertir un texto lo primero que hay que hacer es seleccionar dicho texto,
a continuacin seleccionar Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla,
mostrndose el siguiente cuadro de dilogo.

Donde se indica el nmero de columnas y filas que va a tener la tabla. En la

seccin Separar texto en, se puede elegir el carcter separador de texto, los cuales
pueden ser por prrafos, tabuladores, puntos y comas, o elegir otro carcter separador
en la opcin:

CONVERTIR UNA TABLA EN TEXTO

Tras seleccionar la tabla o posicionarse en cualquier celda, hacer clic en Tabla
> Convertir > Convertir tabla en texto, mostrndose el cuadro de dilogo donde se
indica el separador de la conversin. Si la tabla tiene varias columnas el separador a
seleccionar es Tabulaciones. Si se elige como separador Marcas de prrafo, cada
celda se convertir en un prrafo.
Actividad guiada 50
Convertir la tabla del documento word5 en texto. A continuacin convertir ese mismo
texto en tabla.
1 Colocar el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word5.
2 Clic en Tabla > Convertir > Tabla en texto.
3 Activar el tipo de separador Tabulaciones.

- 126 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

4 Clic en Aceptar. Comprobar que la tabla se ha convertido en texto separado por

tabulaciones.
5 Seleccionar todo el texto y clic en Tabla > Convertir > Texto en tabla.
6 Activar el tipo de separador Tabulaciones.

7 Clic en Aceptar. Para que el texto seleccionado se convierta en tabla.

8 Guardar el documento con el nombre word6 (Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Word del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir word6 > clic
en el botn Guardar).
9 Cerrar el documento word6 (Archivo > Cerrar).

Resumen:
Insertar tabla:
Tabla > Insertar > Tabla
Insertar filas o columnas:
Tabla > Insertar > Filas o Columnas

- 127 -

Iniciacin a Office

Unidad 6 Word

Eliminar celdas:
Tabla > Eliminar > Cedas
Autoajustar al contenido:
Seleccionar las celdas > Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido
Ordenar alfabticamente:
Seleccionar las celdas > Tabla > Ordenar
Alto de fila:
Tabla > Propiedades de tabla > Fila
Ancho de columna:
Tabla > Propiedades de tabla > Columna
Unir celdas:
Seleccionar las celdas > Tabla > Combinar celdas
Dividir celdas:
Tabla > Dividir celdas
Bordes y sombreados:
Tabla > Propiedades de tabla > Tabla > Bordes y sombreados
Autoformato de tablas:
Tabla > Autoformato de tablas
Convertir texto en tabla:
Seleccionar el texto > Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla
Convertir tabla en texto:
Tabla > Convertir > Convertir tabla en texto

- 128 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

UNIDAD 7 - GRFICOS
Existen dos tipos bsicos de grficos que se pueden utilizar para mejorar los
documentos de Word: objetos de dibujo e imgenes. Los objetos de dibujo son las
autoformas, curvas, lneas y WordArt.

7.1. Herramientas grficas

Las herramientas grficas ayudan a mejorar el aspecto de los documentos. Si
no se visualiza la barra de herramientas de dibujo en la parte inferior de la ventana de
Word, activarla haciendo clic en Ver > Barra de herramientas > Dibujo.

AUTOFORMAS

Son un conjunto de formas ya diseadas que se pueden utilizar en los

documentos (incluyen formas bsicas como rectngulos y crculos, ms una gran
variedad de lneas y conectores, flechas de bloque, smbolos de diagrama de flujo,
cintas, estrellas y llamadas). Al pulsar en el botn Autoformas se despliega un men
con las diferentes autoformas disponibles ordenadas por categoras.

Las autoformas permiten utilizar muchos tipos de grficos:

Lneas, para hacer rectas, curvas, polgonos, dibujar a mano alzada, etc.
Los conectores, permiten conectar grficos con lneas.
Las formas bsicas y flechas de bloque, son grficos que pueden ser tiles.
Diagrama de flujo, son unos smbolos que se utilizan en programacin.
Las llamadas, son como globos de los comic.
Ms formas, permiten conectarse y utilizar libreras de Office.
Al acceder a alguna de estas categoras se mostrarn diferentes formas.

Cuando se inserta una autoforma, se crea un lienzo de dibujo, es como

introducir una zona en la pgina para poder dibujar. Todo lo que se dibuje dentro de
ese lienzo de dibujo ser un grupo que se puede cambiar de posicin moviendo el
lienzo de dibujo.

- 129 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Tambin se puede mover dentro del lienzo todas las formas individualmente o
incluso arrastrarlos fuera del lienzo, en este caso ya no pertenece al grupo.
Si se hace doble clic sobre el lienzo, aparece el men de formato donde se
puede especificar el tamao, color de fondo, etc.

La mejor forma de conocer estas opciones es probarlas una tras otra.

Tambin se puede acceder a las autoformas en Insertar > Imagen >
Autoformas.
Actividad guiada 51
En un documento nuevo de Word insertar un pergamino y escribir un texto dentro de
l.
1 Abrir un documento nuevo de Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft
Office > Microsoft Office Word 2003. (en las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft Word)
2 Si no se muestra en la parte inferior de la ventana de Word la barra de dibujo.
Activarla haciendo clic en Ver > Barra de herramientas > Dibujo.
3 Para dibujar un pergamino, hacer clic en Autoformas > Cintas y estrellas >
escoger la opcin pergamino horizontal, como se puede apreciar en la siguiente
figura.

- 130 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

4 Tras hacer clic sobre pergamino horizontal, el puntero del ratn se convierte en
una cruz, colocarse en la parte superior del lienzo de dibujo, hacer clic y sin soltar
arrastrar hasta dar el tamao requerido.

Los crculos que aparecen en las esquinas y en el centro de cada uno de los
diferentes lados se utilizan para modificar el tamao del objeto.
5 Para escribir texto dentro del pergamino, colocar el puntero sobre el objeto y clic
con el botn derecho del ratn, apareciendo el men contextual el cual da la opcin de
agregar texto.

6 Escribir: En un lugar de la Mancha

7 Hacer un clic en cualquier zona en blanco para deseleccionar el pergamino.

8 Guardar lo realizado con el nombre word7 (Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Word del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir word7 > clic
en el botn Guardar).

- 131 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

7.2. Insertar imgenes

En Word, adems de textos se pueden insertar imgenes. Estas imgenes
pueden ser imgenes prediseadas (que tiene el programa), imgenes desde archivo
(que se tengan en el nuestro disco duro, CD, etc.), desde escner y desde Internet.

Insertar imgenes prediseadas

Para insertar estas imgenes, ir a men Insertar > Imagen > Imgenes
prediseadas. En ese momento, se abre el panel de tareas con el siguiente aspecto:
(Nota: para la versin 2000 ver el proceso que se explica ms adelante)

En esta opcin, seleccionar solo las

colecciones que aparecen en la figura
de abajo para que no se carguen ms
imgenes desde Internet:

- 132 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

En este cuadro, se realiza la bsqueda de imgenes poniendo en el siguiente

apartado
, palabras relacionadas con la imagen que se
necesite, como por ejemplo, deportes, animales, edificios, etc.
Si una vez que se ha insertado la figura, no se adapta en tamao a las
necesidades del documento, se puede modificar de la siguiente forma:
1. Hacer un clic sobre la imagen y en ese momento, aparecen unos cuadros de
control
Cuadros de Control

2. Pinchando sobre ellos, y arrastrando hasta el lugar deseado, se puede hacer

ms grande o ms pequea la imagen. En ese momento, soltar.

Nota: en la versin 2000 de Office, tras seleccionar Insertar > Imagen > Imgenes
prediseadas, aparecer la siguiente ventana.

Al hacer un clic sobre uno de los grupos de imgenes, por ejemplo animales,
aparecer otra ventana, en la cual al hacer un clic sobre uno de los dibujos, se mostrar el
botn insertar clip

para ser insertada la imagen en el documento.

- 133 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Despus de haber insertado la imagen, cerrar la ventana Insertar imagen

prediseada.

Actividad guiada 52
Insertar una imagen prediseada en el documento word7.
1 En el documento word7 hacer clic en Insertar > Imagen > Imgenes
prediseadas.
2 Introducir en el apartado
la palabra profesiones y clic en
Buscar. Como resultado, aparecern en el panel de tareas las imgenes que se han
encontrado.

- 134 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

3 Hacer un clic sobre la imagen

y se insertar en el lugar donde estaba el
cursor (si no se encuentra la imagen insertar cualquier otra imagen). En la versin
2000 se mostrar el botn insertar clip

para ser insertada la imagen en el documento.

Tambin se puede hacer situando el cursor sobre la imagen donde aparece una flecha
en la parte derecha de la figura.

Y haciendo clic sobre dicha flecha, aparece el siguiente men:

Seleccionar Insertar.
4 Colocar la imagen insertada a la derecha del pergamino colocando el puntero del
ratn encima de la imagen y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de
cuatro flechas, hacer clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Insertar imgenes desde archivo

Para insertar una imagen que se tenga guardada en el disco duro u otra unidad
de almacenamiento, hay que seleccionar men Insertar > Imagen > Desde archivo y
se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

- 135 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Elegir la unidad y la carpeta donde se encuentra y pulsar el botn de Insertar.

La imagen se insertar en el lugar donde se encontraba el cursor. Para realizar

alguna modificacin en el tamao, el procedimiento es el mismo que para las
imgenes prediseadas.
Actividad guiada 53
En el documento word7 insertar la imagen del archivo monitor.
1 En el documento word7, seleccionar el lienzo de dibujo.

2 Hacer clic en Insertar > Imagen > Desde archivo.

3 En la ventana Insertar imagen, buscar y seleccionar el archivo monitor que est
en la carpeta Word del curso. A continuacin hacer clic en el botn Insertar.
4 Colocar la imagen insertada a debajo del pergamino colocando el puntero del ratn
encima de la imagen y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de cuatro
flechas, hacer clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

- 136 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Insertar imgenes desde escner

Si se tiene conectado un escner al ordenador, se puede insertar directamente
una imagen en Word desde dicho escner. Al seleccionar Insertar > Imagen > Desde
escner o cmara, se muestra la siguiente ventana.

En Personalizar insercin se pueden establecer las configuraciones del

escner y ejecutar el escaneado. En Insertar, se escanea y se inserta la imagen en el
documento.

Insertar imagen desde Internet

Para insertar en un documento de Word una imagen de una pgina Web desde
Internet, hay que colocar el puntero del ratn sobre la imagen y hacer clic con el botn
derecho del ratn, mostrndose el men contextual.

Elegir la opcin Guardar imagen como, para guardar la imagen en el

ordenador, y una vez guardada insertarla en el documento como una imagen desde
archivo.

- 137 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

7.3. WordArt
Con WordArt, se pueden crear textos con impresionantes formas, estilos y
efectos de diseo en los documentos.
Insertar WordArt de la
Se puede acceder a esta opcin pulsando el botn
barra de herramientas de dibujo, o desde el men Insertar > Imagen > WordArt.
Tras seleccionar la opcin de WordArt se abre el cuadro de dilogo Galera de
WordArt, donde se puede pulsar sobre el efecto que se desee aplicar al texto.

Una vez seleccionado el efecto, pulsar el botn Aceptar, abrindose el cuadro

de dilogo Modificar texto de WordArt, donde se puede especificar la fuente y el
tamao que se desea para el texto que se va a introducir.

- 138 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Posteriormente, pulsar el botn Aceptar. Automticamente, aparece el texto

introducido con el nuevo formato.
Tras crear el nuevo objeto de WordArt y siempre que se tenga seleccionado un
objeto de WordArt, se presenta la barra de herramientas WordArt, con la que se puede
modificar el objeto creado.

Con el botn
diferente.

Galera de WordArt, se puede seleccionar un nuevo efecto

Formato de WordArt abre el cuadro de dilogo del mismo

El botn
nombre, en el que se puede ajustar el color de relleno, el tamao, las propiedades de
posicin, etc.

Forma de WordArt muestra una paleta de formas adicionales,

El botn
que se pueden aplicar al objeto de WordArt que se tenga seleccionado.

- 139 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

El botn
Ajuste del texto se utiliza para controlar la ubicacin del objeto
con respecto del texto.

El botn
Mismo alto de letras de WordArt obliga a todas las letras a
ocupar el mismo espacio en vertical. Las letras minsculas son estiradas para tener la
misma altura que las maysculas.
Texto vertical de WordArt cambia la orientacin del objeto
El botn
WordArt seleccionado a vertical, apilando las letras unas encima de otras.
Alineacin de WordArt se usa para aplicar una alineacin al texto
El botn
cuando se necesite.

El botn
Espacio entre caracteres de WordArt presenta una paleta de
rdenes usadas para controlar el espacio, en realidad lo que hace es ampliar o reducir
el ancho de las letras.

Se puede utilizar la barra de herramientas de dibujo para cambiar cualquier

efecto como agregar sombra cambiarlo de color, ponerle efecto 3D, girarlo, etc.

- 140 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Actividad guiada 54
En el documento word7 insertar un texto WordArt.
1 En el documento word7, con el lienzo de dibujo seleccionado hacer clic en Insertar
> Imagen > WordArt.
2 En la ventana Galera de WordArt, dejar seleccionada el primer tipo de WordArt.

A continuacin hacer clic en el botn Aceptar.

3 En la ventana Modificar texto de WordArt que aparece escribir: Prueba de texto.

4 Clic en Aceptar.
5 Colocar el texto insertado debajo de las imgenes, colocando el puntero del ratn
encima del texto WordArt y cuando se convierta el puntero en forma de cruz de cuatro
flechas, hacer clic y sin soltar arrastrar hasta el lugar deseado.

6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

- 141 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

7.4. Modificar grficos

Cuando se dibuja un grfico desde la barra de herramientas de dibujo, por
ejemplo una cruz, aparece una zona rectangular que delimita al grfico.

Si se quiere hacer ms pequea esta zona, hay que colocarse en uno de los
iconos que hay en sus lados ( ,
hacer clic y sin soltar arrastrar.

) y cuando el puntero cambie a la forma o

Haciendo doble clic sobre el lienzo de dibujo, se puede cambiar el tamao y

otras caractersticas.
Para modificar un grfico primeramente hay que seleccionarlo apareciendo
unos puntos de control a su alrededor.

Para cambiar el tamao, situar el puntero sobre uno de los puntos de control y
cuando cambie a doble flecha pulsar y arrastrar hasta el tamao deseado. Para
mantener la proporcin hay que mantener pulsada la tecla maysculas mientras se
arrastra desde una de las esquinas.
En algunos grficos aparece un punto de control en forma de rombo amarillo,
pulsando sobre l y arrastrando se distorsiona o cambia la forma del grfico.

- 142 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

El crculo verde que aparece en la parte superior central del grfico, sirve para
girar el objeto.

Con los botones de la barra de herramientas de dibujo:

Se puede establecer el color de relleno, color de las lneas, grosor y tipo de
lnea de contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y de 3D.
Para aadir texto a un grfico, hacer clic con el botn derecho sobre el grfico y
en el men contextual que aparece elegir la opcin Agregar texto, crendose un
cuadro de texto que se ajustar al espacio disponible en el grfico. Tambin se puede
aadir texto con el botn
Cuadro de texto de la barra de herramientas de dibujo,
haciendo clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en el lugar requerido y a
continuacin insertar el texto.

7.5. Lneas y flechas

Con los botones
documentos.

, se pueden insertar lneas y flechas en los

Para cambiar el grosor de la lnea o flecha se utiliza el botn

lnea.

- 143 -

Estilo de

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Para elegir el tipo de lnea seleccionar el botn

Para establece el color de lnea, utilizar el botn

Estilo de guin.

Color de lnea.

Actividad guiada 55
En el documento word7 insertar una flecha discontinua de color roja.
1 En el documento word7 hacer clic en el botn flecha

de la barra de dibujo.

2 Debajo del texto Word pulsar y sin soltar arrastrar horizontalmente para insertar
una flecha.

3 Con la flecha seleccionada pulsar el botn estilo de guin

dibujo y establecer el tipo guin, punto.

de la barra de

4 Con la flecha seleccionada pulsar en la flecha del botn color de lnea

barra de dibujo y establecer el color rojo.

- 144 -

de la

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

7.6. Cuadrados y crculos

Con los botones
se pueden insertar rectngulos y elipses, si al dibujar
el objeto se mantiene pulsada la tecla maysculas, se dibujar un rectngulo o un
crculo.
Los botones anteriormente explicados (estilo de lnea, estilo de guin y color de
lnea) tambin sirven para aplicar cambios en cuadrados, rectngulos, crculos y
elipses, y en la mayora de los objetos insertados a travs de la barra de herramientas
de dibujo.
Actividad guiada 56
En el documento word7 insertar un rectngulo con borde azul.
1 En el documento word7 hacer clic en el botn rectngulo
dibujo.

de la barra de

2 Debajo de la flecha pulsar y sin soltar arrastrar para insertar un rectngulo.

- 145 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

3 Con el rectngulo seleccionado pulsar el botn de lnea

y establecer el color azul.

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

de la barra de dibujo

7.7. Efectos de relleno

Se pueden aplicar distintos colores de relleno. Tras seleccionar el objeto, pulsar
en la flechita del botn

Color de relleno y seleccionar el color.

Si se elige la opcin Efectos de relleno, se pueden aplicar ms efectos, los

cuales son: degradado, textura y trama:

- 146 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

- 147 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

En la ficha Imagen, existe la opcin de insertar una imagen de un archivo

como relleno, tras buscar y seleccionar el archivo de la imagen en Seleccionar
imagen.

Actividad guiada 57

- 148 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

En el documento word7 aplicar al rectngulo un efecto de relleno de tipo trama ladrillo.

1 En el documento word7 seleccionar el rectngulo haciendo un clic sobre l.
2 Pulsar en la flechita del botn
relleno.

Color de relleno y seleccionar Efectos de

3 En la ventana que se muestra hacer clic en la ficha Trama > seleccionar el tipo
Ladrillos en horizontal.

4 Clic en Aceptar, mostrndose el rectngulo con relleno de ladrillos.

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

- 149 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

7.8. Tres dimensiones

Con el botn

Estilo 3D, se puede convertir un objeto en tres dimensiones.

Por ejemplo, el siguiente cuadrado se ha convertido en un cubo:

Actividad guiada 58
En el documento word7 dibujar un cubo debajo del rectngulo.
1 En el documento word7 hacer clic en el botn rectngulo
dibujo.

de la barra de

2 Pulsar la tecla mayscula ( o Shift) y sin soltar pulsar y arrastrar para insertar un
cuadrado debajo del rectngulo.

3 Con el cuadrado seleccionado hacer clic en el botn

Estilo 3D de la barra de
dibujo y elegir la cuarta opcin como se muestra en la siguiente figura.

- 150 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

4 Convirtindose el cuadrado en un cubo.

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

6 Cerrar el documento word7 (Archivo > Cerrar).

7.9. Trabajar con imgenes

Toda imagen que se inserta sobre un documento tiene un tamao propio por
defecto. Sin embargo, se puede modificar ajustndola al espacio que se disponga. El
tamao de una imagen podr sufrir cambios de manera proporcional, manteniendo, de
este modo, las caractersticas originales de la imagen.
La barra de herramientas Imagen aparecer al seleccionar una imagen, si no
es as se puede activar en Ver > Barra de herramientas > Imagen.

Donde se puede modificar el aspecto de la misma dndole ms o menos

contraste y brillo, color o blanco y negro, girar, recortar, etc.
Si tras insertar una imagen solo se desea visualizar parte de la misma, Word
ofrece la posibilidad de recortarla, de tal modo, que sea visible la parte que se
requiera. Para recortar una imagen, hay que activar el botn
arrastrar sobre los controladores ( ,

Recortar y pulsar y

) a travs de los cuales se va a recortar.

- 151 -

Iniciacin a Office

Con el botn
sin cambios.

Unidad 7 Word

Restablecer imagen se puede volver a la imagen original,

Al hacer clic con el botn derecho sobre una imagen, aparece su men
contextual, al elegir la opcin Formato de imagen se mostrar un cuadro de dilogo
con seis pestaas, en las que se pueden hacer todas las modificaciones, igual que con
la barra de herramientas de imagen, pero con mayor precisin.

- 152 -

Iniciacin a Office

Unidad 7 Word

Resumen:
Barra de herramientas de dibujo:
Ver > Barra de herramientas > Dibujo

Insertar imgenes prediseadas:

Insertar > Imagen > Imgenes prediseadas
Insertar imgenes desde archivo:
Insertar > Imagen > Desde archivo
Texto WordArt:
Insertar > Imagen > WordArt
Efectos de relleno:
Pulsar en la flecha del botn

Color de relleno > Efectos de relleno

Barra de herramientas de imagen:

Ver > Barra de herramientas > Imagen
Lneas y flechas:
Botones

de la barra de dibujo

Cuadrados y crculos:
Botones

de la barra de dibujo

Tres dimensiones:
Botn

Estilo 3D de la barra de dibujo

- 153 -

MDULO B
Presentaciones - PowerPoint

UNIDADES DIDCTICAS:

8. Creacin de presentaciones y
diapositivas
9. Efectos

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Mdulo II Presentaciones - PowerPoint

Unidad 8 Creacin de presentaciones y
diapositivas
PowerPoint es una aplicacin que permite realizar presentaciones donde se
pueden exponer ideas y comunicar noticias de forma atrayente y profesional. Una
presentacin es una forma de presentar ideas de forma clara a otras personas,
manteniendo la atencin de la audiencia. Cada presentacin est compuesta por
diapositivas que pueden contener texto, imgenes o grficos para que sea ms vistosa
al pblico. Si se dispone de un videoproyector o proyector de datos, se puede ver la
presentacin ampliada en una pantalla. PowerPoint denomina presentacin a lo que
es un archivo, y diapositiva a cada una de las pginas de la presentacin.

8.1. Entorno de trabajo de PowerPoint

Para abrir PowerPoint hay que seleccionar Inicio > Todos los Programas >
Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 2003. En las versiones 2000 y XP de
Office: Inicio > Programas > Microsoft PowerPoint. Y ver la nota de la pgina siguiente.

Al abrir la aplicacin, aparecer una ventana en la pantalla con este aspecto:

Ficha Esquema

Botones de vista

Ficha Diapositivas

Barra de estado

Barras de
herramientas

Diapositiva

154

Panel de tareas

Notas de la
Diapositiva

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Nota: En la versin 2000, tras abrir PowerPoint, hay que dejar seleccionada la opcin
Presentacin en blanco y Aceptar.

A continuacin elegir el diseo de la diapositiva (dejar seleccionado el primer diseo)

Aceptar.

155

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Esta ventana cuenta con:

Barra de ttulo: zona donde se indica el nombre del documento y la aplicacin

con la que se trabaja (parte superior de la ventana).

Barra de mens: es la barra donde se encuentran las distintas tareas que se

pueden realizar con esta aplicacin. La forma de acceder a ellas es
exactamente igual que la explicada en Word.

Barra de Mens

Barra de herramientas: barras con iconos ejecutables que permiten realizar

operaciones habituales de forma rpida (por defecto, estn activadas la barra
de formato, estndar, dibujo y panel de tareas).

Barra de estado: da informacin sobre la presentacin en la que se est

trabajando: el nmero de la diapositiva activa, el tipo de diseo, etc.

Panel de tareas: aparece en la parte derecha de la ventana y permite realizar

rpidamente unas funciones como abrir presentaciones, insertar imgenes,
aplicar plantillas de diseo, etc. (En la versin 2000 no existe este panel)

Botones de vista: permiten ver la presentacin de diferentes formas. Existe la

vista normal, vista clasificador de diapositivas y presentacin a partir de la

156

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

diapositiva actual. En esta unidad se explicarn los distintos tipos de vista de

diapositiva, pero a la hora de trabajar se utilizar siempre la vista normal.

Diapositiva: es la parte fundamental de la ventana ya que es el rea destinada

a introducir los objetos. Cualquier documento se compone de una o varias
diapositivas.

8.2. Vistas de una presentacin

A la hora de crear una presentacin, PowerPoint tiene cuatro formas de
visualizar en la pantalla la presentacin. Estas formas son:

Vista normal.
Vista clasificador de diapositivas.
Vista pgina de notas.
Vista presentacin con diapositivas.

Cada una de ellas proporciona una perspectiva distinta del trabajo y ofrece
herramientas diferentes.
Para cambiar de un modo a otro, hay dos formas:
1. Haciendo un clic sobre los botones situados en la parte inferior izquierda de la
ventana de presentacin:
Vista clasificador de diapositivas
Presentacin a partir de
la diapositiva actual.

Vista normal

2. Seleccionar men Ver > y seleccionar cualquiera de las opciones.

157

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

158

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Vista normal
Este modelo de visualizacin de presentacin en la pantalla, es el ms
completo ya que permite visualizar toda la informacin de la presentacin y realizar
todo tipo de operaciones. Por esta razn, es la que siempre se va a utilizar a lo largo
de este mdulo del curso. Se utiliza para trabajar simultneamente con una
panormica del esquema de la presentacin y una diapositiva por vez. Para activarlo,
de los botones de vista.
seleccionar men Ver > Normal o sobre este botn
Ficha Diapositivas

Ficha
Esquema

Vista de diapositiva activa

Panel de notas, para

incluir caractersticas de
esta diapositiva.

En esta vista normal, en la parte central se visualiza una nica diapositiva, y

luego en la parte izquierda, es posible tener el esquema de la presentacin o ver en
miniatura todas las diapositivas de la presentacin. Si la presentacin est compuesta
por muchas diapositivas y no se visualizan todas, utilizar la barra de desplazamiento.
Ficha Diapositivas
(no disponible en
Office 2000)

Ficha Esquema

159

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Si se quiere modificar el tamao de este panel situado en la parte izquierda de

la pantalla, situar el cursor sobre el borde derecho y, al cambiar su aspecto a doble
flecha, arrastrarlo hasta que adquiera el tamao deseado y soltar.
Si lo que se quiere es cerrar este panel donde se encuentran las fichas
esquema y diapositiva, hacer un clic sobre su botn de cerrar
la vista normal, se ver dicho panel.

. Al volver a activar

Vista clasificador de diapositivas

Este modelo de visualizacin permite ver todas las diapositivas en miniatura
segn el orden de presentacin. Al trabajar con toda la presentacin a la vez, se
puede apreciar su evolucin y uniformidad. Se puede usar para reorganizar el orden
de las diapositivas, as como cualquier tarea que afecte a toda la presentacin, como
por ejemplo, aadir efectos de transicin, borrar las diapositivas que no interesen y
tambin para establecer los intervalos para las presentaciones en pantalla. La
diapositiva que aparezca recuadrada, es la diapositiva activa.
Diapositiva activa

Vista pgina de notas

En este modelo, se distingue una parte donde aparece la diapositiva de la
presentacin y otra donde se puede anotar comentarios explicativos sobre esa
diapositiva aunque, no se mostrar en la presentacin.

160

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Diapositiva
Espacio para
incluir
informacin
adicional de la
presentacin

Vista presentacin con diapositivas

Esta vista se utiliza para comprobar el resultado final de la presentacin, en la
que se van visualizando una a una, todas las diapositivas que componen una
presentacin ocupando toda la pantalla. A lo largo de este mdulo, se analizar con
ms detalle la presentacin de diapositivas y su configuracin.

Para pasar de una diapositiva a otra hay que hacer un clic con el ratn o pulsar
la tecla intro o espacio. Y para detener la visualizacin de la presentacin y as volver
al modo de edicin, hay que pulsar la tecla escape <Esc>.

161

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Actividad guiada 01
Abrir la presentacin powerpoint1 y ejecutar dicha presentacin.
1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint).
2 Abrir el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1
en la carpeta PowerPoint del curso > Abrir.
3 Una vez abierto el archivo powerpoint1, para ver la presentacin seleccionar
Presentacin > Ver presentacin.
4 Aparecer la primera diapositiva de la presentacin y para continuar viendo el
resto de diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el
ratn. Si no se quiere visualizar la presentacin completa, hay que pulsar la tecla
escape <Esc>.
5 Una vez finalizada la presentacin, aparecer una pantalla en negro que indicar
que se haga un clic para finalizar.
6 Cerrar la presentacin powerpoint1 (Archivo > Cerrar).

Actividad guiada 02
En la presentacin powerpoint2, escribir una nota en una diapositiva y ejecutar la
presentacin para comprobar que las notas no se visualizan en la presentacin en
pantalla.
1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint).
2 Abrir el archivo powerpoint2, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint2
en la carpeta PowerPoint del curso > Abrir.
3 Activar la primera diapositiva y colocarlo en vista pgina de notas, Ver > Pgina
de notas.
4 En la parte destinada para notas, escribir el siguiente texto:

Esta vista de pgina de notas, se permite introducir comentarios adicionales que

son de utilidad para el que realiza la presentacin pero que no se visualizarn en la
presentacin en pantalla completa.
(Si el texto aparece muy pequeo, se puede aumentar el tamao de la visualizacin en
Ver > Zoom > aumentar el porcentaje > Aceptar)
5 A continuacin visualizar la presentacin en pantalla. Para ello, hacer clic en
Presentacin > Ver presentacin.

162

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

6 Aparecer la primera diapositiva de la presentacin y para continuar viendo

diapositivas, hay que pulsar sucesivamente la tecla intro, espacio o clic con el ratn.
Se puede comprobar que las notas introducidas, no se visualizan en la presentacin
en pantalla pero s se ver en la zona reservada para las notas de la vista normal (Ver
> Normal).
7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
Guardar.
8 Cerrar la presentacin powerpoint2 (Archivo > Cerrar).

8.3. Crear una presentacin

En este apartado se van a ver los pasos necesarios para crear una
presentacin nueva, donde se trabajar con los diseos automticos y los marcadores
de posicin que facilitan la adicin de texto, objetos y grficos en las diapositivas.
Tambin se comentarn las plantillas de diseo que facilitan la creacin de
presentaciones. Hay que tener en cuenta que cada presentacin (formada por varias
diapositivas) se encuentra en un solo archivo.
Si se tiene abierto el programa PowerPoint, para crear una presentacin nueva,
el primer paso es seleccionar Archivo > Nuevo y aparece una serie de posibilidades
en el panel de tareas Nueva presentacin.
En Office 2000 se muestra una ventana, con las mismas opciones principales que en la versin
2003 de PowerPoint.

163

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Presentacin en blanco. Es el tipo de presentacin que ms se va a

utilizar en este curso. Seleccionando esta opcin se abre una presentacin en
blanco donde se debe introducir todos los componentes de la presentacin.

A partir de una plantilla de diseo. PowerPoint ofrece una serie de

plantillas con un formato definido que ayudan a crear presentaciones ya que
solamente hay que introducir los elementos. La utilizacin de plantillas, se
vern al final de esta unidad.

A partir del asistente para autocontenido. Permite, gracias al asistente,

crear una presentacin rpida y con formato estndar siguiendo paso a paso
las instrucciones. Los contenidos de la presentacin ya vienen establecidos
salvo algunos datos que hay que introducir.

A partir de una presentacin existente. Se abre una presentacin

existente que se puede utilizar como modelo para la nueva presentacin.

Para crear una presentacin en blanco, los pasos a seguir son:

1. Con PowerPoint abierto, seleccionar Archivo > Nuevo.

2. Clic en Presentacin en blanco y aparece el panel de tareas Diseo de

diapositiva. Siempre hay que elegir el diseo de diapositiva al insertar una

diapositiva nueva. (En Office 2000, tras seleccionar Presentacin en blanco pulsar

Aceptar, apareciendo una ventana para elegir el diseo de la diapositiva).

Cada diseo tiene una distribucin diferente de los objetos de la diapositiva,

determinada por los marcadores de posicin, que permiten insertar ttulos,
textos, dibujos, tablas, etc.

164

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

3. Hacer un clic sobre el diseo de diapositiva deseado, apareciendo la nueva

diapositiva con marcadores de posicin. (En Office 2000 despus de seleccionar el

tipo de diseo, hacer clic en Aceptar).
Ejemplo de una diapositiva con ttulo, texto y 2 objetos.
Marcadores de posicin

8.4. Aadir texto a las diapositivas

Escribir en PowerPoint es muy sencillo ya que lo nico que hay que hacer es
un clic sobre los marcadores de posicin (ver figura de abajo) y teclear lo que se
desee.
Cada diapositiva tendr unos marcadores de posicin en el que se puede
introducir un ttulo, texto, imagen, etc. Para aadir texto en la diapositiva, hacer un clic
y escribir dentro de los marcadores de posicin que aparecen en los diseos
automticos.
Zona de Ttulo

Marcador
de posicin

Zona de texto

165

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Los diseos que tiene la aplicacin para introducir texto son:

1. Diapositiva de Ttulo. Tiene un marcador de posicin central para
introducir el ttulo. Pgina til para colocar el ttulo de la presentacin y
para introducir un subttulo.
2. Solo el ttulo. Marcador en la parte superior para introducir un ttulo.
3. Ttulo y texto. Marcador para el ttulo y otro marcador para introducir el
texto para desarrollar las ideas.
4. Ttulo y texto a dos columnas.
Tambin hay otros diseos para combinar texto con otros objetos (grficos,
imgenes, tablas, etc):

Actividad guiada 03
Crear una presentacin y escribir texto en los marcadores de posicin. Guardar la
presentacin con el nombre powerpoint3.
1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint). (Adems en la versin 2000 seleccionar Presentacin
en blanco > Aceptar > Aceptar).

2 Se mostrar una diapositiva de tipo Ttulo.

3 Hacer clic en el primer marcador de posicin (Haga clic para agregar ttulo) y
escribe tu nombre y apellidos.
4 Hacer clic en el segundo marcador de posicin (Haga clic para agregar subttulo)
y escribir el nombre del aula donde te has matriculado.

5 Guardar los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en
la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir
powerpoint3 > clic en el botn Guardar.

166

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

8.5. Tipos de diseo de diapositiva

En este apartado se van a conocer los distintos tipos de diapositivas que ofrece
PowerPoint. Haciendo clic en Formato > Diseo de la diapositiva aparecen en el
panel de tareas los distintos tipos de Diseos.
Existen varios tipos de diseos de diapositivas en cuanto a elementos que
contienen: solo texto, solo objetos (imgenes, grficos, tablas, diagramas,
organigramas, multimedia), textos y objetos. (En la versin 2000 hay menos tipos de
diseos).

Tambin es posible elegir la disposicin de los elementos: en una columna, en

dos columnas, en dos filas, etc.
Los principales diseos que nos vamos a encontrar son los siguientes:
1.- Dispositiva de ttulo. Tiene un marcador de posicin central para
introducir el ttulo. Diapositiva til para colocar el ttulo a la presentacin.
2.- Slo el ttulo. Como el anterior pero con un solo marcador de
posicin.
3.- Ttulo y texto. Marcador pequeo para el ttulo y el otro para
introducir el texto y desarrollar las ideas.
4.- Ttulo y texto a dos columnas. Como el anterior pero con dos
cuadros de texto.
5.- En blanco. No tiene ningn marcador de posicin, se puede
introducir texto, imagen, etc. donde se desee.
6.- Ttulo y objetos. Se pueden introducir distintos tipos de objetos
haciendo clic en el icono correspondiente. Hay ms tipos de diseos
para insertar ms objetos.
7.- Ttulo, texto y objetos. Hay varias posibilidades, dependiendo de la
posicin del texto o los objetos.
8.- Ttulo y grfico. Se logra introducir un diagrama haciendo doble clic,
donde se pueden cambiar los datos del diagrama, en el mdulo III
(Excel) se estudiar cmo crear y representar diagramas.

167

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

9.- Ttulo texto y grfico. Tambin con posibilidad de poner el grfico a

la izquierda o a la derecha.
10.- Ttulo y tabla. Haciendo doble clic, se mostrar un cuadro de
dilogo para especificar el nmero de filas y columnas de la tabla.

11. Ttulo, texto y clip multimedia. Haciendo doble clic en el icono

correspondiente, se puede introducir una imagen en movimiento.

12. Ttulo y diagrama u organigrama. Para agregar un organigrama o

diagrama.

168

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Los diseos existentes facilitan la estructuracin de las diapositivas. No

obstante, es posible crear diapositivas con un diseo personalizado a partir de la
diapositiva en blanco.
En las versiones 2000 y XP de Office, los tipos de diseos son parecidos.

8.6. Insertar diapositiva

Casi todas las presentaciones estn compuestas por varias diapositivas, si se
quiere aadir una diapositiva a la presentacin hay que realizar lo siguiente:
1. Seleccionar Insertar > Nueva diapositiva o hacer un clic en el botn
de la barra de formato.
2. Elegir el diseo de diapositiva y hacer un clic sobre l.
(Nota: en Office 2000 hay que hacer clic en Insertar > Nueva diapositiva > Aceptar).

Si lo que se quiere es insertar una diapositiva en medio de otras dos,

seleccionar la primera de ellas y seguir los pasos descritos anteriormente.
Actividad guiada 04
En la presentacin powerpoint3 insertar tres diapositivas nuevas y escribir en ellas un
texto.
1 Con la presentacin powerpoint3 abierta, insertar una diapositiva haciendo clic en
Insertar > Nueva diapositiva.
2 Automticamente se mostrar la nueva diapositiva con diseo ttulo y texto, dejar
este tipo de diseo y escribir el siguiente texto en la diapositiva:

3 Crear la tercera diapositiva, para ello hacer clic en Insertar > Nueva diapositiva y
escribir el siguiente texto:

169

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

4 Crear la cuarta diapositiva, Insertar > Nueva diapositiva y escribir el siguiente

texto:

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar (o en Archivo >

8.7. Eliminar diapositiva

Si una vez que se ha creado una diapositiva, no se quiere incluirla en la
presentacin, hay que eliminarla. Para ello:
1. Hacer un clic sobre la diapositiva a eliminar.
2. Seleccionar men Edicin > Eliminar diapositiva.
Actividad guiada 05
Eliminar la cuarta diapositiva de la presentacin powerpoint3.
1 Posicionarse en la cuarta diapositiva de la presentacin powerpoint3.
2 Hacer clic en Edicin > Eliminar diapositiva.

170

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

3 Comprobar que la cuarta diapositiva se ha borrado y ahora la presentacin consta

de tres diapositivas.

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8.8. Mover diapositiva

Una vez que se han creado las diapositivas de la presentacin se puede
cambiar el orden de ellas. Cuando se ha introducido una diapositiva y se quiere
cambiar de posicin se puede hacer de varias formas:
1. Hacer un clic sobre la diapositiva de la vista normal (en el panel de diapositivas
en la ficha diapositiva o ficha esquema) y sin soltar el botn izquierdo del ratn,
arrastrar hasta la nueva posicin, mostrndose una lnea negra mientras se
arrastra, la cual indica la posicin de destino.

Recordar: pinchar y arrastrar hasta el lugar que se desee. Esto tambin se

puede realizar en la vista Esquema y Clasificador de diapositivas.
2. Utilizando las herramientas de cortar y pegar de la misma forma que en Word.
(Si la diapositiva tiene un fondo, con este mtodo desaparece dicho fondo).
Activar la diapositiva en la ficha diapositiva o ficha esquema.
Seleccionar Edicin > Cortar.
Activar la diapositiva anterior al lugar donde se quiere insertar la
diapositiva.
Seleccionar Edicin > Pegar.

171

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Actividad guiada 06
Cambiar de posicin la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3 a la
segunda posicin.
1 Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3 haciendo clic
en dicha diapositiva en la ficha diapositiva o en la ficha esquema.

2 Clic en Edicin > Cortar.

3 Posicionarse en la primera diapositiva haciendo clic en dicha diapositiva en la ficha
diapositiva o esquema.

4 Clic en Edicin > Pegar. Comprobar que la diapositiva ha pasado al segundo

lugar.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

172

Guardar.

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

8.7. Aadir un cuadro de texto

Un cuadro de texto es tratado como un objeto, y se utiliza para aadir texto en
zonas de la diapositiva donde no hay un marcador de texto. Se puede incluir texto
de la barra de herramientas dibujo que
seleccionando el botn cuadro de texto
se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Si no se visualiza, ir a men Ver > Barras de herramientas > Dibujo.

Tambin se puede realizar seleccionando Insertar > Cuadro de texto.
Los pasos a seguir para aadir un cuadro de texto son:
1. Seleccionar Insertar > Cuadro de texto (o clic en el botn
dibujo).

de la barra de

2. Hacer un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere aadir y sin

soltar, arrastrar el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto
que se va a introducir.

3. Escribir el texto deseado. Si no cabe, el cuadro se hace ms grande

alargndose la parte de abajo. Tambin se puede hacer ms grande el cuadro,
situando el puntero del ratn en un extremo y cuando el puntero se convierta
en doble flecha, pulsar el botn izquierdo del ratn y arrastrar hasta tener el
tamao deseado.

Si se quiere eliminar el cuadro de texto, hay que seleccionarlo y a continuacin,

pulsar la tecla suprimir <Supr>.
Actividad guiada 07
En la primera diapositiva de la presentacin powerpoint3 insertar un cuadro de texto
con el nombre de tu provincia.
1 Posicionarse en la primera diapositiva de la presentacin powerpoint3.
2 Seleccionar Insertar > Cuadro de texto (o clic en el botn
dibujo).

173

de la barra de

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

3 Hacer un clic sobre la parte de la diapositiva donde se quiere aadir el texto y sin
soltar, arrastrar el puntero hasta darle la longitud adecuada a la zona del texto que se
va a introducir. Y escribir el nombre de la provincia.

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8.8. Cambiar el formato de texto

El texto tiene unas caractersticas como el tamao, la fuente, estilo, color, etc.
que se pueden cambiar antes, durante y despus de haber escrito el texto. El
procedimiento es exactamente igual al visto en el mdulo de Word.
Seleccionando el men Formato > Fuente aparece el siguiente cuadro de
dilogo:

Marcando estos apartados, se activan los efectos

Tambin se puede hacer desde la barra de herramientas formato:

A la hora de modificar la alineacin del prrafo, se puede hacer desde la barra

de herramientas formato, pulsando la opcin deseada:

174

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Centrar

Alinear a la Izquierda

Justificar
Alinear a la derecha

Otra forma de elegir la alineacin se realiza seleccionando men Formato >

Alineacin y pulsar sobre el tipo de alineacin deseado.

Actividad guiada 08
Al ttulo de la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3 establecerle el
formato: Comic Sans MS, tamao 40, negrita, cursiva y subrayado.
1 Seleccionar el ttulo (Componentes de un ordenador) de la tercera diapositiva de la
presentacin powerpoint3. (Clic al principio del texto y sin soltar arrastrar hasta
seleccionar el texto deseado).
2 Con el texto seleccionado establecer el siguiente formato en la barra de
herramientas de formato.

3 Hacer un clic en cualquier lugar de la diapositiva para deseleccionar el texto y

comprobar que ha cambiado su formato.
4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8.9. Aadir fondos de color a las diapositivas

Para resaltar o mejorar estticamente las presentaciones se disponen de
distintos fondos de diapositiva.
Para aadir fondos a una diapositiva hay que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar Formato > Fondo y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

175

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

2. Hacer un clic sobre la lista desplegable del color y seleccionar el deseado:

3. Si no se encuentra el color deseado, hacer un clic en la opcin Ms colores y

aparece este cuadro con una mayor variedad de colores.

Seleccionar el color
deseado y pulsar el botn
de Aceptar

176

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

4. A la hora de aplicar el fondo a la diapositiva, hay dos opciones:

a) Aplicar
b) Aplicar a todo
la presentacin.

. Aplica el fondo solamente a la diapositiva activa.

. Aplica el fondo a todas las diapositivas de

PowerPoint ofrece la posibilidad de introducir efectos en los fondos de pgina.

Esto se puede realizar, seleccionando la opcin efectos de relleno de la lista
desplegable que se encuentra en el cuadro de fondo.

Una vez que se ha seleccionado, aparece este cuadro de dilogo donde se

puede seleccionar cada una de sus fichas para obtener diferentes efectos:

Colores a
los que
aplicar los
efectos

Seleccionar
el estilo para
tener
distinto
sombreado

Tambin se puede introducir efectos de textura y trama pinchando en la

pestaa correspondiente:
Textura

Trama

177

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Otra posibilidad que ofrece el cuadro de efectos de relleno es insertar una

imagen como fondo. Para realizarlo, hay que activar la pestaa de imagen y hacer un
clic sobre el botn

Los pasos a seguir son:

1. Activar la pestaa imagen.
2. Hacer un clic sobre el botn seleccionar imagen.
3. Se abre un cuadro de dilogo donde hay que buscar la imagen deseada en la
unidad y carpeta correspondiente.
4. Hacer un clic sobre el botn insertar y a continuacin sobre el botn Aceptar.

178

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Actividad guiada 09
A la primera diapositiva de la presentacin powerpoint3 aplicarle un fondo de color
azul claro, a la segunda diapositiva un fondo de textura y a la tercera diapositiva un
fondo de trama.
1 Posicionarse en la primera diapositiva de la presentacin powerpoint3 y
seleccionar Formato > Fondo > hacer clic sobre la lista desplegable del color y
seleccionar Ms colores.

2 Hacer clic sobre un color azul claro > Aceptar > Aplicar. Establecindose el color
de fondo solo a la primera diapositiva.
3 Posicionarse en la segunda diapositiva y seleccionar Formato > Fondo > hacer
clic sobre la lista desplegable del color y seleccionar Efectos de relleno.
4 Mostrndose la ventana Efectos de relleno, hacer clic en la ficha Textura >
seleccionar el primer tipo que se muestra.

5 Aceptar > Aplicar, establecindose el tipo de textura que se ha seleccionado en la

segunda diapositiva.
6 Posicionarse en la tercera diapositiva y seleccionar Formato > Fondo > hacer clic
sobre la lista desplegable del color y seleccionar Efectos de relleno.

179

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

7 Mostrndose la ventana Efectos de relleno, hacer clic en la ficha Trama >

seleccionar el tipo cuadrcula grande, el primer plano en negro y el segundo plano en
blanco, como se muestra en la siguiente figura.

8 Aceptar > Aplicar, establecindose el tipo de trama en la tercera diapositiva.

9 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8.10. Insertar imgenes

Las imgenes son un recurso muy til para aadir informacin visual a la
presentacin al igual que ayudan a captar la atencin del receptor.

8.10.1. Insertar una imagen desde el diseo de diapositiva (Solo

para las versiones XP y 2003 de PowerPoint)
Existen unos diseos de diapositivas que permiten introducir imgenes en los
marcadores de posicin. Los pasos a seguir son:
1. Visualizar los diseos de diapositivas y para ello hay que ir a Formato >
Diseo de diapositiva o al insertar una nueva, aparece los diseos en el panel
de tareas.
2. Hacer un clic sobre uno de los diseos que contenga imgenes

180

Iniciacin a Office

3. Hacer un clic sobre el icono

la diapositiva

Unidad 8 PowerPoint

(insertar imagen prediseada), que aparece en

Abrindose un cuadro de dilogo donde hay que escribir en el apartado Buscar texto
una palabra relacionada con la imagen que se desea.
Colocar la
palabra
relacionada
con la imagen
que se desea

4. Tras pulsar en Buscar, hacer un clic sobre la imagen elegida y pulsar el botn
de aceptar.
Si se quiere modificar el tamao de la imagen, hacer un clic y tirar de los
cuadros de control hasta darle el tamao deseado. Si lo que se desea es cambiar la
posicin, pinchar y arrastrar.

181

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

8.10.2. Insertar una imagen prediseada

Para insertar una imagen en una diapositiva que no tenga un marcador
destinado para ello, el procedimiento es igual que el visto en Word.
1. Seleccionar Insertar > Imagen > Imgenes prediseadas y se abre el panel
de tareas imgenes prediseadas.
2. En el apartado buscar, escribir una palabra relacionada con las imgenes
deseadas.

3. Del resultado, hacer un clic sobre la imagen seleccionada.

Actividad guiada 10
En la presentacin powerpoint3 insertar una imagen prediseada en una diapositiva
nueva.
1 Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3 y seleccionar
Insertar > Nueva diapositiva, para crear una diapositiva nueva en blanco. (En Office
2000 hacer clic en Insertar > Nueva diapositiva > En blanco > Aceptar).

2 Establecer el tipo de diseo en blanco a la diapositiva, para ello hacer clic en

Formato > Diseo de la diapositiva > seleccionar el tipo En blanco.

3 Para insertar una imagen prediseada en dicha diapositiva en blanco, seleccionar

Insertar > Imagen > Imgenes prediseadas > buscar y seleccionar cualquier
imagen prediseada, por ejemplo esta
superior de la diapositiva.

(profesiones) > colocarla en la parte

4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

182

Guardar.

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

8.10.3. Insertar una imagen desde un archivo

Si se desea insertar una imagen desde un archivo, seguir los mismos pasos
descritos en el mdulo Word. Ir a men Insertar > Imagen > Desde archivo y
seleccionar la unidad y carpeta hasta encontrar la imagen, y pulsar el botn Insertar.
Actividad guiada 11
En la cuarta diapositiva de la presentacin powerpoint3 insertar la imagen ordenador.
1 Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3 y seleccionar
Insertar > Imagen > Desde archivo > Buscar y seleccionar el archivo ordenador
que est en la carpeta PowerPoint del curso > Insertar.
2 Colocar la imagen insertada debajo de la imagen prediseada y hacerla ms
grande.

3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8.11. Plantillas
Al crear una presentacin nueva, tambin se tiene la opcin de crearla a partir
de una plantilla de diseo. Una plantilla tiene definido un formato de texto, de prrafo,
fondo, etc. que facilita la creacin de presentaciones.
Para aplicar una plantilla a una presentacin nueva hay que realizar lo
siguiente:
1. Seleccionar Archivo > Nuevo.

2. En el panel de tareas hacer un clic sobre la opcin A partir de una plantilla

y se activa el panel de tareas Estilo
de diseo
de diapositiva. Tras seleccionar dicha opcin se mostrarn las distintas
plantillas existentes para elegir la deseada, la cual se aplicar a las diapositivas
de nuestra presentacin. (En Office 2000 en la ventana Nueva presentacin
seleccionar la ficha Plantillas de diseo)

183

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

3. Hacer un clic sobre la deseada y aparece la diapositiva con las caractersticas

de la plantilla seleccionada, para posteriormente introducir el texto y objetos en

los marcadores. (En Office 2000 tras seleccionar la plantilla deseada, clic en Aceptar
> seleccionar el diseo de la diapositiva > Aceptar).

Tambin se puede hacer seleccionando men Formato > Estilo de la

diapositiva y aparece el panel de tareas estilo de diapositivas. (En Office 2000 es en
Formato > Aplicar plantilla de diseo)

Si se coloca el puntero del ratn sobre un estilo de diapositiva, la flecha que

aparece en cada plantilla, da la posibilidad de aplicarlo a la diapositiva seleccionada o
a todas las diapositivas.

Actividad guiada 12
A la presentacin powerpoint1 aplicarle una plantilla (o estilo) a todas las diapositivas.
1 Abrir el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1
en la carpeta PowerPoint del curso > Abrir.

184

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

2 Hacer clic en Formato > Estilo de la diapositiva. (En Office 2000 es en Formato >
Aplicar plantilla de diseo)

3 En el panel de tareas panel de diapositivas posicionarse en cualquier tipo de

estilo, por ejemplo en el tipo Lpices de cera y cuando aparezca una flecha junto al
estilo hacer un clic sobre ella y seleccionar Aplicar a todas las diapositivas (en Office
2000 clic en Aplicar).

4 Observar que en todas las diapositivas de la presentacin se ha establecido el

estilo o plantilla correspondiente.

5 Guardar los cambios realizados con el nombre powerpoint4, pulsando Archivo >
Guardar como > situarse en la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre
de archivo: escribir powerpoint4 > clic en el botn Guardar.
6 Cerrar la presentacin powerpoint4 (Archivo > Cerrar).

8.12. Presentacin en pantalla

El objetivo al realizar una presentacin es ver las distintas diapositivas
utilizando toda la pantalla. Para ejecutar una presentacin y as visualizarla, se puede
realizar de dos maneras:
1. Seleccionar men Presentacin > Ver presentacin.

185

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

2. Pulsar el botn
de la seccin botones de vista, que permite visualizar la
presentacin a partir de la diapositiva activa.
Para pasar de una diapositiva a otra, hay que pulsar la tecla intro, o la barra
espaciadora o un clic de ratn.
Si se quiere salir de la presentacin, pulsar la tecla escape <Esc>.

8.13. Duplicar diapositiva

Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de una diapositiva ya
existente en una presentacin, se puede utilizar la opcin duplicar diapositiva.
Con el men Insertar > Duplicar diapositiva, se crea otra diapositiva igual que
la diapositiva actual a continuacin de ella, lo que simplificar el proceso de creacin
de diapositivas similares. Luego bastar con ir modificando los contenidos (textos o
imgenes), pero el formato de texto (color, fuente, tamao, etc.) se mantendr.
Actividad guiada 13
En la presentacin powerpoint3 duplicar la ltima diapositiva.
1 Posicionarse en la tercera diapositiva de la presentacin powerpoint3.
2 Clic en Insertar > Duplicar diapositiva, observar que se ha creado una
diapositiva igual a la diapositiva activa.

3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar (o en Archivo >

4 Cerrar la presentacin powerpoint3 (Archivo > Cerrar).

186

Iniciacin a Office

Unidad 8 PowerPoint

Resumen:
Crear una presentacin:
Ejecutar PowerPoint > Archivo > Nuevo > Presentacin en blanco > Elegir el
tipo de diseo
Vista normal de una presentacin:
Ver > Normal
Insertar nueva diapositiva:
Insertar > Nueva diapositiva
Eliminar diapositiva:
Seleccionar la diapositiva > Edicin > Eliminar diapositiva
Mover diapositiva:
Activar la diapositiva en la ficha diapositiva o ficha esquema > y sin soltar,
arrastrar a la nueva posicin
Cambiar diseo de diapositiva
Formato > Diseo de diapositiva
Aadir un cuadro de texto:
Insertar > Cuadro de texto > clic y arrastrar donde se quiere insertar > teclear
el texto
Aadir fondos de color:
Formato > Fondo > Seleccionar el color > Aplicar a todo
Insertar imgenes:
Insertar > Imagen > Imgenes prediseadas
Insertar > Imagen > Desde archivo
Plantillas:
Archivo > Nuevo > A partir de una plantillas de diseo
o Formato > Estilo de la diapositiva
Presentacin en pantalla:
Presentacin > Ver presentacin
Duplicar diapositiva:
Insertar > Duplicar diapositiva

187

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Unidad 9 Efectos
A los objetos que forman la diapositiva, se les puede aplicar efectos de
animacin, de manera que cada uno de ellos aparecer en la diapositiva segn se le
indique. Los textos e imgenes se pueden animar, para as centrar la atencin en
apartados importantes y dar mayor inters a la presentacin. Mientras se configura la
animacin, se puede obtener una vista previa para ver cmo queda.

9.1. Avance de diapositivas: efectos de transicin

Cuando se visualiza una presentacin, se pueden aadir unos efectos como las
transiciones de diapositivas, es decir la manera de cmo irn apareciendo las
diapositivas. Las opciones son varias y para aadir las transiciones hay que seguir
estos pasos:
1. Seleccionar la diapositiva o diapositivas a las que se desea aplicar una
transicin. Si se quiere seleccionar ms de una diapositiva, hacer un clic sobre
ellas manteniendo pulsada la tecla Control (Ctrl). Se puede realizar desde la
vista normal pero es mucho ms cmodo realizarlo desde vista clasificador de
diapositivas, Ver > Clasificador de diapositivas.
2. Seleccionar men Presentacin > Transicin de diapositiva y se abrir el
panel de tareas transicin de diapositivas. (Para la versin de Office 2000 pasar
a la nota que hay al final de este apartado):

Pulsando este
botn, se aplica la
transicin a todas
las diapositivas

Realiza un
ejemplo de cmo
se produce la
transicin.

188

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

3. En el apartado Aplicar a las diapositivas seleccionadas aparece una lista con

distintas transiciones. Elegir una de ellas:
Desplazando esta
barra, se pueden
visualizar todas las
transiciones
disponibles.

4. A continuacin, hay que elegir la velocidad de la transicin abriendo la lista

desplegable Velocidad y seleccionar uno de ellos, entre lento, medio y rpido.

5.

Si se quiere introducir algn sonido en la transicin de diapositivas, abrir la

lista de sonido y elegir uno.

6. Por ltimo, se puede hacer que la transicin se realice al hacer un clic con el
ratn o que sea automticamente transcurridos unos segundos:
La transicin se realizar haciendo un clic
de ratn.

La transicin ser automtica

seleccionando el tiempo (ejemplo con 3
segundos).

189

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

7. Una vez que se haya seleccionado todo, se puede ver toda la presentacin
pinchando el botn
hacer un clic sobre su botn

. Y si se quiere cerrar el panel de tareas,

.

Para comprobar que se ha insertado un efecto de transicin en la diapositiva,

junto a la
en vista normal y vista clasificador de diapositivas, aparece este icono
diapositiva, que haciendo un clic sobre l se reproduce la transicin.
Nota: En Office 2000 al seleccionar Presentacin > Transicin de diapositiva, aparece la
siguiente ventana:

En el apartado Efecto se puede elegir el tipo de efecto a aplicar.

Tambin se puede especificar la velocidad de ejecucin del efecto.

190

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

En el apartado Avanzar, se establece si se ejecuta el efecto al hacer un clic con el

ratn, y/o si se hace automticamente transcurridos los segundos indicados.

Tambin se puede aplicar un sonido a la transicin.

Una vez especificado el tipo de efecto, velocidad, avance y sonido, al seleccionar

Aplicar se aplicarn dichas caractersticas a la diapositiva activa, si se selecciona Aplicar a
todas se aplicar a todas las diapositivas de la presentacin.

Actividad guiada 14
A todas las diapositivas de la presentacin powerpoint1 aplicar una transicin de tipo
persianas verticales a velocidad lenta.
1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint).

191

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

2 Abrir el archivo powerpoint1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint1
en la carpeta PowerPoint del curso > Abrir.
3 Clic en Presentacin > Transicin de la diapositiva.
4 En el panel de tareas transicin de diapositivas hacer un clic en el tipo Persianas
verticales, en el apartado Velocidad seleccionar la opcin Lento y dejar activada la
opcin Al hacer un clic con el mouse, como se muestra en la siguiente figura. (En
Office 2000 ver la nota de la pgina anterior).

5 Pulsar el botn
las diapositivas.

para que se aplique la transicin a todas

6 Visualizar el resultado seleccionando Presentacin > Ver presentacin, hacer

clic con el ratn para pasar de una diapositiva a otra hasta terminar de ver toda la
presentacin, comprobar que en todas las diapositivas se muestra el efecto persianas
verticales.
7 Guardar los cambios realizados con el nombre powerpoint5, pulsando Archivo >
Guardar como > situarse en la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre
de archivo: escribir powerpoint5 > clic en el botn Guardar.

192

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

9.2. Animacin de objetos (efecto preestablecido)

(Solo para las versiones XP y 2003 de PowerPoint)

Los objetos (texto, imagen, etc.) que se han introducido en las diapositivas,
pueden tener distintos efectos establecidos previamente por el programa, para
presentarse de distintas formas en la diapositiva. Por ejemplo, en una diapositiva con
ttulo, podemos hacer que dicho ttulo aparezca desde arriba de la pantalla.
Para incluir los efectos, hay que realizar lo siguiente:
1. Activar la diapositiva a la que hay que introducir los efectos.
2. Clic en Presentacin > Efectos de animacin mostrndose el panel de tareas
Estilo de la diapositiva.

Efectos
disponibles

Pulsar este botn

para aplicar a todas
las diapositivas, si
no solamente tendr
el efecto la
diapositiva activa

3. Elegir uno de los efectos que aparecen. Para ver en qu consiste el efecto
.

seleccionado, pulsar la tecla

4. Para comprobar el resultado de toda la presentacin, pulsar el botn

.

193

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Actividad guiada 15 (Solo para los que utilizan la versin 2003 o XP de PowerPoint)
A todos los objetos de la presentacin powerpoint2 establecerles el efecto de
animacin de tipo barrido.
1 Abrir el archivo powerpoint2, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar powerpoint2
en la carpeta PowerPoint del curso > Abrir.
2 Seleccionar Presentacin > Efectos de animacin.
3 En el panel de tareas seleccionar el efecto de tipo Barrido.

4 Pulsar el botn
objetos de las diapositivas.

para que se aplique el efecto a todos los

5 Ejecutar la presentacin pulsando el botn

(o clic en Presentacin
> Ver presentacin). Hacer sucesivamente clic con el ratn para que se vayan
mostrando los distintos objetos con el efecto establecido.
6 Guardar los cambios realizados con el nombre powerpoint6, pulsando Archivo >
Guardar como > situarse en la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre
de archivo: escribir powerpoint6 > clic en el botn Guardar.
7 Cerrar la presentacin powerpoint6 (Archivo > Cerrar).

194

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

9.3. Personalizar animacin

Existen otros efectos distintos a los preestablecidos en los efectos de
animacin. Con la opcin personalizar animacin, se puede colocar un efecto al
ttulo y otro distinto a la otra parte de la diapositiva.
Para configurar una animacin personalizada, hay que realizar lo siguiente:
(Para la versin 2000, estudiar este apartado en la nota que hay al final de este apartado 9.3)

1. Posicionarse en la diapositiva a la que se quiere aplicar el efecto.

2. Seleccionar Presentacin > Personalizar animacin y se abrir el panel de
tareas Personalizar animacin.

3. Seleccionar el objeto al que se quiere introducir la animacin (ttulo, texto,

imagen, etc).
4. Hacer un clic sobre el botn Agregar efecto
tareas y aparecen las siguientes opciones:

195

del panel de

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Estos efectos
estn agrupados
por categoras.

5. Colocar el puntero del ratn sobre una de las categoras, apareciendo los
distintos tipos de efectos. Hacer un clic sobre el deseado y el objeto adquirir el
efecto.

Si se hace un clic sobre la opcin de Ms efectos, aparece un cuadro de

dilogo como el siguiente:

196

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Tambin se pueden definir aspectos como:

Cundo aparecer el objeto seleccionado:

Direccin:

Velocidad:

Si se quiere introducir efectos a otros objetos de la diapositiva, seleccionar el

objeto y seguir los mismos pasos. Para comprobar el resultado de los efectos, pulsar
la tecla

y para ver la presentacin completa, pulsar el botn

.

Cuando se aplican efectos a los distintos objetos de la diapositiva, aparecen

unos cuadros con el orden de aparicin, y con los botones
modificar este orden.

197

se puede

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Nota: en la versin 2000 de PowerPoint, tras seleccionar Presentacin > Personalizar

animacin, aparece un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

En la parte superior izquierda aparece un cuadro con todos los objetos de la

diapositiva, hay que marcar aquellos a los que se les va a aplicar una animacin. En el cuadro
derecho superior, se visualiza una vista previa de la diapositiva. La parte inferior est formada
por cuatro fichas:

En la ficha Orden de intervalos, se indica el orden de aparicin de los objetos en

la diapositiva. El orden se puede cambiar pulsando los botones Mover. Tambin
se puede indicar cmo iniciar la animacin, si al hacer un clic o automticamente
transcurridos unos segundos.

En la ficha Efectos, se indican los efectos de la animacin, como se puede

apreciar en la siguiente figura:

198

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

En el primer cuadro se elige de una lista desplegable, el tipo de animacin. En

algunos tipos de animaciones, a la derecha aparece otra lista para indicar cmo
aparecer la animacin (desde arriba, abajo, derecha, etc). Tambin se puede
aplicar un sonido a la animacin. En el cuadro de la derecha aparece activado para
los cuadros de texto y en l se puede indicar cmo va a aparecer el texto si letra a
letra, palabra a palabra o todo de una vez. En el cuadro de abajo se indica cmo
quedar el objeto despus de la animacin, si cambia de color, si desaparece o,
no atenuar para que permanezca en la diapositiva.

En la tercera ficha se indican los efectos de animacin para diapositivas con

grficos. Y en la cuarta ficha se pueden indicar los efectos para objetos multimedia
(por ejemplo un vdeo avi). En este curso no se utilizarn estas dos ltimas fichas.

Actividad guiada 16
Establecer distintos efectos a cada uno de los objetos de la presentacin powerpoint5.
(Si no se muestran los efectos indicados, utilizar cualquier tipo de efecto). (Para la
versin 2000 ver la nota al final de esta actividad).

1 Posicionarse en la primera diapositiva de la presentacin powerpoint5 y hacer un

clic sobre el texto para seleccionar el objeto de ttulo.
2 Clic en Presentacin > Personalizar animacin > pulsar en el botn Agregar
efecto del panel de tareas > Entrada > Cuadro, para establecer el efecto cuadro al
ttulo de la primera diapositiva.

3 En la casilla inicio establecer con la anterior y en la casilla velocidad lento.

4 Al ttulo de la segunda diapositiva establecerle el efecto aumentar y hundir y al

texto el efecto girar. Para ello posicionarse en la segunda diapositiva > hacer un clic
en el ttulo > Agregar efecto > nfasis > Aumentar y hundir > en la casilla inicio

199

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

establecer con la anterior. Hacer un clic en el texto (la parte con vietas) > Agregar
efecto > nfasis > Girar > en la casilla inicio establecer con la anterior.
5 Al ttulo de la tercera diapositiva establecerle el efecto cuadros bicolores y a la
imagen el efecto rombo. Para ello posicionarse en la tercera diapositiva > hacer un
clic en el ttulo > Agregar efecto > Entrada > Cuadros bicolores > en la casilla inicio
establecer con la anterior. Hacer un clic en la imagen > Agregar efecto > Entrada
> Rombo > en la casilla inicio establecer con la anterior.
6 Al ttulo de la cuarta diapositiva establecerle el efecto derecha y al texto el efecto
izquierda. Para ello posicionarse en la cuarta diapositiva > hacer un clic en el ttulo >
Agregar efecto > Trayectorias de desplazamiento > Derecha > en la casilla inicio
establecer con la anterior. Hacer un clic en el texto (la parte con vietas) > Agregar
efecto > Trayectorias de desplazamiento > Izquierda > en la casilla inicio establecer
con la anterior.
7 Posicionarse en la primera diapositiva y seleccionar Presentacin > Ver
presentacin, para ejecutar la presentacin desde el principio. Para pasar de una
diapositiva a otra hacer un clic y comprobar que los objetos se muestran
automticamente con los efectos establecidos.
8 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

Nota para la versin 2000:

a) El ttulo de la primera diapositiva tiene que tener el efecto Persianas Horizontales. Para
ello posicionarse en la primera diapositiva y seleccionar Presentacin > Personalizar
animacin, y hacer que la ventana sea como la de la figura:

b) Iniciar la animacin automticamente a los 3 segundos. Activar la ficha Orden de

intervalos y establecer 3 segundos, como aparece en la siguiente figura:

200

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

c) Clic en Aceptar.
d) El ttulo de la segunda diapositiva con efecto Volar Desde la izquierda. Posicionarse en
la segunda diapositiva y seleccionar Presentacin > Personalizar animacin, y establecer:

e) En el texto de la segunda diapositiva no aplicar ningn efecto (ni en las diapositivas 3 y 4).
f) Tambin iniciar la animacin automticamente a los 3 segundos:

201

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

g) Despus de establecer el efecto, hacer clic en Aceptar.

h) Una vez que se hayan introducido todos los efectos, visualizar el resultado pulsando
Presentacin > Ver presentacin y hacer un clic con el ratn para cambiar de diapositiva o
cuando se requiera para ver el efecto.
i) Guardar la presentacin con el nombre powerpoint5.

9.4. Configuracin de la presentacin

Una vez que se ha creado una presentacin, se puede hacer que se repita
automticamente de tal forma que una vez acabada la presentacin, vuelva a aparecer
otra vez desde el principio y as sucesivamente hasta pulsar la tecla escape <Esc>.
Para realizarlo hay que seleccionar men Presentacin > Configurar presentacin,
apareciendo el siguiente cuadro de dilogo.

Seleccionar
este
apartado
para que se
repita de
forma
automtica.

202

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Tambin se pueden presentar solo las pginas que se deseen, utilizando el

apartado Mostrar diapositivas.

Si se selecciona Todas, en la presentacin aparecen todas las diapositivas.

Si solamente se quiere a partir de una determinada diapositiva, marcar la
opcin Desde y especificar las diapositivas. Pulsar en Aceptar para aplicar las
caractersticas establecidas.
Actividad guiada 17
En la presentacin powerpoint5 hacer que la transicin de diapositivas sea automtica
transcurridos 3 segundos, y que vuelva a repetirse automticamente la presentacin.
1 En la presentacin powerpoin5 seleccionar Presentacin > Transicin de
diapositiva.
2 En el apartado Diapositiva avanzada (o Avanzar) seleccionar Automticamente
despus de: y especificar 3 segundos.

3 Pulsar el botn
diapositivas.

para que tenga esa transicin todas las

4 Seleccionar men Presentacin > Configurar presentacin y aparece un cuadro

de dilogo donde hay que activar el siguiente apartado:

5 Clic en Aceptar.
6 Visualizar la presentacin para comprobar el resultado (Presentacin > Ver
presentacin). Las diapositivas se irn mostrando automticamente transcurridos 3
segundos hasta que se pulse la tecla escape Esc.
7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

9.5. Asistente para autocontenido

Se puede crear una presentacin completamente prediseada, sobre un tema
concreto (plan de negocios, informacin financiera, proyectos, negocios, etc.), en la
que lo nico que tendremos que introducir ser el texto del contenido de nuestra
presentacin.
Al crear una presentacin nueva (Archivo > Nuevo), nos aparece la opcin de
crear una presentacin a partir del asistente para autocontenido.

203

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Tras ir pulsando sucesivamente en Siguiente, se puede elegir el tipo de

presentacin, el estilo a aplicar y el ttulo de la presentacin a crear, entre otras
opciones. Para concluir pulsar en Finalizar, visualizndose las diapositivas creadas,
preparadas para que se introduzca el texto que se desee que contenga la
presentacin.

9.6. Proteger las presentaciones

(No disponible en la versin 2000 de PowerPoint).

Al igual que sucede con los documentos creados con otras aplicaciones de
Office, puede protegerse el acceso a las presentaciones con contrasea, una para
abrirlas y otra para modificarlas. Para asignarlas hay que seleccionar Herramientas >
Opciones > Seguridad. En la parte superior aparecern dos cuadros, titulados
respectivamente Contrasea de apertura y Contrasea de escritura. En el primer
cuadro se anota la contrasea que se quiera utilizar para permitir la ejecucin de la

204

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

presentacin solo a quien la conozca, mientras que en el segundo cuadro se anota la

contrasea para permitir el acceso a la ejecucin de cambios en la presentacin. Para
finalizar hacer clic en Aceptar.
Tambin se puede acceder a este cuadro de dilogo en Archivo > Guardar
como > Herramientas > Opciones de seguridad.

En la seccin Opciones de confidencialidad de la figura anterior, se puede

establecer que se elimine la informacin personal correspondiente al autor, la fecha,
etc. en el momento de guardar el documento.
Actividad guiada 18 (Solo para las versiones 2003 y XP)
A la presentacin powerpoint5 establecerle la contrasea de apertura mentor.
1 Con la presentacin powerpoint5 abierta seleccionar Herramientas > Opciones >
Seguridad.
2 En el cuadro de texto Contrasea de apertura escribir: mentor.

3 Clic en Aceptar y repetir la contrasea mentor en la ventana que se muestra.

205

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

4 Clic en Aceptar.
6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
Guardar).

Guardar (o en Archivo >

7 Cerrar la presentacin powerpoint5 (Archivo > Cerrar).

8 Comprobar que para poder abrir la presentacin powerpoint5 es necesario escribir
correctamente la contrasea.

9.7. Presentaciones interactivas

Con PowerPoint se pueden crear presentaciones dinmicas que permitan el
control de la presentacin, insertando acciones en los elementos de las diapositivas.
Con el comando Presentacin > Configuracin de la accin, se puede
determinar cmo se comporta el objeto seleccionado (texto, imagen, etc.) cuando se
pulsa sobre l durante el transcurso de la presentacin.
Despus de estar seleccionado el objeto pulsar en Presentacin >
Configuracin de la accin.

Desde la pestaa Clic del mouse (ratn), se pueden configurar las acciones
equivalentes a un clic con el botn izquierdo del ratn. Para crear un hipervnculo a
una diapositiva, hay que seleccionar la opcin Hipervnculo a, y elegir una diapositiva
de destino del hipervnculo de las que aparecen en la lista desplegable. Esta accin
har que la presentacin vaya a la diapositiva elegida al hacer un clic sobre el objeto al
que se vincule la accin.

206

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

La funcin a realizar ser segn la opcin seleccionada: ir a la diapositiva

anterior, ir a la diapositiva siguiente, ir a la primera diapositiva, ir a la ltima diapositiva,
fin de la presentacin, etc.
Para elegir el comportamiento del botn de accin cuando se mueva el puntero
del ratn sobre l, establecerlo en la ficha Accin del mouse.
Junto a la accin que se haya elegido, se puede aplicar un efecto de sonido.
Para ello, activar la casilla Reproducir sonido y seleccionar un tipo de sonido de la
lista desplegable.

Actividad guiada 19
Crear una presentacin con tres diapositivas. Escribir el siguiente texto en las
diapositivas correspondientes:
Diapositiva 1: COMIENZO
IR A LA DIAPOSITIVA 2
Diapositiva 2: HIPERENLACES:
IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA
IR A LA LTIMA DIAPOSITIVA
TERMINAR LA PRESENTACIN
Diapositiva 3: FINAL
IR A LA DIAPOSITIVA 2
En los textos (IR A LA DIAPOSITIVA 2, IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, IR A LA
LTIMA DIAPOSITIVA, y TERMINAR PRESENTACIN) crear los hipervnculos
correspondientes para que desde dichos textos se pueda ir directamente a la
diapositiva 1, 2, 3, o se pueda terminar de visualizar la presentacin.
1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint).
2 En la zona de ttulo de la primera diapositiva que se muestra escribir COMIENZO,
y en la zona de texto escribir IR A LA DIAPOSITIVA 2.
3 Crear la segunda diapositiva seleccionando Insertar > Nueva diapositiva.

207

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

4 En la zona de texto de la segunda diapositiva escribir:

5 Crear la tercera diapositiva seleccionando Insertar > Nueva diapositiva, y en la

zona de ttulo escribir FINAL y en la zona de texto escribir IR A LA DIAPOSITIVA 2.
6 Una vez creadas la tres diapositivas, en la primera diapositiva seleccionar la frase
IR A LA DIAPOSITIVA 2, a continuacin hacer clic en Presentacin > Configuracin
de la accin > activar la accin Hipervnculo a y establecer Diapositiva siguiente >
Aceptar.

7 En la segunda diapositiva seleccionar la frase IR A LA PRIMERA DIAPOSITIVA, a

continuacin hacer clic en Presentacin > Configuracin de la accin > activar la
accin Hipervnculo a y establecer Primera diapositiva > Aceptar.

8 Seleccionar la frase IR A LA LTIMA DIAPOSITIVA, a continuacin hacer clic en

Presentacin > Configuracin de la accin > activar la accin Hipervnculo a y
establecer ltima diapositiva > Aceptar.

208

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

9 Seleccionar la frase TERMINAR LA PRESENTACIN, a continuacin hacer clic en

Presentacin > Configuracin de la accin > activar la accin Hipervnculo a y
establecer Fin de la presentacin > Aceptar.

10 En la tercera diapositiva seleccionar la frase IR A LA DIAPOSITIVA 2, a

continuacin hacer clic en Presentacin > Configuracin de la accin > activar la
accin Hipervnculo a y establecer Diapositiva anterior > Aceptar.

11 Ejecutar la presentacin (Presentacin > Ver presentacin) y comprobar que al

hacer un clic en los hiperenlaces correspondientes se va de un lugar a otro.
12 Guardar los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en
la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir
powerpoint7 > clic en el botn Guardar.
13 Cerrar la presentacin powerpoint7 (Archivo > Cerrar).

9.8. Presentaciones con grficos y organigramas

(Al instalar la versin 2000 de Office, no se instala por defecto esta aplicacin).

Con PowerPoint se pueden crear distintos tipos de diagramas comerciales y de

organizacin de manera sencilla. Al elegir el tipo de diseo Ttulo y diagrama u
organigrama (en Office 2000 Organigrama) y hacer doble clic en el correspondiente
marcador de posicin, aparece la siguiente ventana:

209

Iniciacin a Office

Existen seis tipos a elegir:

Diagrama
Organigrama
Diagrama de ciclo
Diagrama radial
Diagrama piramidal
Diagrama de Venn
Diagrama de crculos
concntricos

Unidad 9 PowerPoint

Descripcin
Para mostrar relaciones jerrquicas
Para mostrar un proceso con un ciclo continuo
Para mostrar las relaciones de un elemento
fundamental
Para mostrar relaciones basadas en la infraestructura
Para mostrar reas de superposicin entre conjuntos
de elementos
Para mostrar los pasos necesarios para lograr un
objetivo

Tras seleccionar el diagrama y Aceptar, se insertar el diagrama en la

diapositiva.

210

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Mostrndose el diagrama u organigrama y la barra de herramientas

Organigrama.
Al pulsar la flecha desplegable de Insertar forma de la barra de herramientas
Organigrama, se pueden insertar distintos cuadros.

Despus de insertar distintos cuadros se puede cambiar el tipo de diseo.

En Seleccionar se pueden seleccionar distintos elementos del diagrama.

Si se selecciona el botn Autoformato

de estilos.

211

se puede elegir entre distintos tipos

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Para cambiar el tamao del diagrama seleccionar Zoom.

Al seleccionar uno de los elementos que compone el diagrama y a continuacin

clic en Formato > Autoforma, se puede cambiar el aspecto de dicho elemento (color,
estilo, grosor de lnea, rellenos, texturas, fondos, etc). Por ejemplo, al seleccionar una
lnea y hacer clic en Formato > Autoforma:

212

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Para insertar el diagrama en un documento de un procesador de textos,

seleccionar dicho diagrama, copiar y pegar en el documento de destino.
Para corregir los fallos creados durante la realizacin del diagrama, se pueden
utilizar los botones de deshacer y rehacer
estndar.

de la barra de herramientas

Director

Jefe
departamento de

Bebidas

Jefe
departamento de

Administrador
jefe

Documentacin

Espaa y
Portugal

Alimentos

Al insertar un diagrama de ciclo, radial, piramidal, etc, se puede cambiar a otro

tipo de diagrama, pulsando la flecha desplegable Cambiar a.

213

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

214

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

215

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

Actividad guiada 20 (Al instalar la versin 2000 de Office, no se instala por defecto esta
aplicacin, por lo que habra que instalarla si se quiere usar).

Crear lo ms parecido posible el siguiente organigrama:

1 Arrancar PowerPoint, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office PowerPoint 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft PowerPoint).
2 Clic en Formato > Diseo de la diapositiva.
3 En el panel de tareas hacer clic en el tipo de diseo Ttulo y diagrama u
organigrama. (En Office 2000 Organigrama > Aplicar).

216

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

4 Hacer doble clic en el siguiente marcador de posicin:

5 En la ventana Galera de diagramas que se muestra, dejar activada la primera

opcin Organigrama y clic en Aceptar.

6 Con el primer cuadro seleccionado:

7 Hacer clic en Insertar forma de la barra de herramientas organigrama, para

insertar otro cuadro debajo del activo.

8 Posicionarse en el segundo cuadro haciendo clic sobre l.

217

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

9 Hacer dos veces clic en Insertar forma para insertar dos cuadros debajo del
activo.
10 Clic en Diseo de la barra de herramientas organigrama > Dependientes a la
izquierda, para posicionar a la izquierda los dos ltimos cuadros insertados.

11 Posicionarse en el tercer cuadro y hacer clic en Insertar forma, para insertar un

cuadro debajo de l.

12 Clic en el botn Autoformato

de la barra de herramientas organigrama y
seleccionar el tipo de estilo Contorno > Aplicar.

218

Iniciacin a Office

Unidad 9 PowerPoint

13 Escribir el siguiente texto en cada uno de los cuadros (si el tamao de letra es
muy grande, establecer un tamao de letra menor).

14 Guardar los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en
la carpeta PowerPoint del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir
powerpoint8 > clic en el botn Guardar.
15 Cerrar la presentacin powerpoint8 (Archivo > Cerrar).
Resumen:
Avance de diapositivas: efectos de transicin:
Presentacin > Transicin de diapositiva > Elegir el tipo de transicin,
velocidad, sonido y avance.
Animacin de objetos:
Presentacin > Efectos de animacin > Elegir el tipo de efecto
Personalizar animacin:
Presentacin > Personalizar animacin > Seleccionar el objeto > Agregar
efecto > Elegir el tipo de efecto
Configuracin de la presentacin (repeticin automtica):
Presentacin > Configurar presentacin > activar Repetir el ciclo hasta
presionar Esc > Aceptar
Asistente para autocontenido:
Archivo > Nuevo > A partir del Asistente para autocontenido > Siguiente
Proteger las presentaciones:
Herramientas > Opciones > Seguridad
Presentaciones interactivas:
Seleccionar el objeto > Presentacin > Configuracin de la accin >
Hipervnculo a
Presentaciones con grficos y organigramas:
Formato > Diseo de la diapositiva > Ttulo y diagrama u organigrama >
doble clic en el marcador de posicin de diagrama u organigrama

219

MDULO C
Hoja de clculo - Excel

UNIDADES DIDCTICAS:

10.

Crear una hoja de clculo

11.

Operaciones con archivos

12.

Formato

13.

Datos

14.

Funciones

15.

Grficos e imgenes

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Mdulo III Hoja de clculo Excel

Excel es una hoja de clculo que presenta Office con la que se puede
almacenar, calcular, representar y organizar la informacin. Un programa de hoja de
clculo funciona como si fuera una tabla donde se pueden poner frmulas y nmeros
para hacer clculos y grficos. La hoja de clculo representa una hoja de papel
cuadriculada, en la que se van introduciendo los datos y frmulas para obtener las
soluciones deseadas.
Lo ms importante en una hoja de clculo es el anlisis de los datos
introducidos, resolviendo las frmulas y ofreciendo los correspondientes resultados.
Hay que destacar que con esta aplicacin, se pueden realizar clculos con muchos
nmeros a la vez, y con las frmulas y funciones que presenta, se puede realizar
cualquier operacin.

Unidad 10 Operaciones con archivos

10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente
Para abrir o recuperar un libro de trabajo que ya se haba guardado
anteriormente, seleccionar Archivo > Abrir o pulsar el botn
el cuadro de dilogo Abrir.

Abrir, mostrndose

En el apartado Buscar en elegir la unidad y carpeta donde se ubica el libro de

trabajo. En el recuadro inferior se mostrarn las carpetas y archivos que contiene la
carpeta seleccionada. Hacer clic en el archivo que contiene el libro y clic en Abrir.
Si el documento es de los ltimos que se han abierto, se puede abrir
seleccionando el men Archivo, al final de la lista desplegable se muestran los cuatro
ltimos documentos abiertos, hacer clic sobre el requerido para abrirlo.

219

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Actividad guiada 01
Abrir el libro (o la hoja de clculo) excel1 ubicado en la carpeta Excel del curso.
1 Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Excel).
2 Abrir el archivo excel1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel1 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.

10.2. Guardar un libro de trabajo

Como ya sabemos, si se crea un libro de trabajo habr que guardarlo para
posteriormente poder recuperarlo ya sea para modificarlo, visualizarlo o imprimirlo.
Para guardar el archivo asignndole un nombre hay que seleccionar Archivo >
Guardar como.

220

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Si el fichero ya exista, en el apartado Nombre de archivo aparecer su

nombre, en el caso de querer conservarlo con el mismo nombre, pulsar en Guardar.
Si se quiere crear un nuevo fichero con la modificacin, en el apartado
Guardar en, hacer clic en la flecha de la derecha para seleccionar la unidad y la
carpeta donde se va a guardar. En el apartado Nombre de archivo escribir el nombre
que va a tener el libro de trabajo, a continuacin seleccionar Guardar.
Si lo que se quiere es guardar el archivo con el mismo nombre que tena antes
de la modificacin, se puede seleccionar Archivo > Guardar o clic en el botn
Guardar de la barra de herramientas estndar. Se guardar con el mismo nombre
que tena. Si el archivo era nuevo, se mostrar el cuadro de dilogo Guardar como,
que se ha visto anteriormente para darle un nombre y ubicacin.
Actividad guiada 02
Guardar la hoja de clculo abierta anteriormente con el nombre excel1bis.
1 Con la hoja de clculo excel1 abierta, para guardarla con el nombre excel1bis
hacer clic en Archivo > Guardar como > situarse en la carpeta Excel del curso y en
la casilla Nombre de archivo: escribir excel1bis > clic en el botn Guardar.

10.3. Cerrar un libro de trabajo

Cuando se ha terminado de trabajar con un libro de trabajo, es conveniente
cerrarlo para no utilizar memoria del ordenador intilmente y para no tener tantas
ventanas abiertas.
Para cerrar un documento seleccionar Archivo > Cerrar. Si en el libro se ha
realizado alguna modificacin no almacenada, aparecer el siguiente cuadro de
dilogo.

221

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Hacer clic en S para guardar el libro antes de salir de l. Si el archivo no

tena nombre, se mostrar el cuadro de dilogo Guardar como para establecerle un
nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Hacer clic en No
para salir del libro sin guardar los cambios realizados. Si se hace clic en Cancelar no
se cierra el libro y se vuelve a la posicin anterior.
Actividad guiada 03
Cerrar la hoja de clculo excel1bis.
1 Con la hoja de clculo excel1bis abierta, para cerrarla hacer clic en Archivo >
Cerrar.

10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo

Cuando se entra a Excel, automticamente se inicia un libro de trabajo vaco.
Si se quiere crear otro libro nuevo, hacer clic en Archivo > Nuevo. En Excel 2003
aparecer el siguiente panel de tareas.

Al seleccionar la opcin Libro en blanco, se abrir un libro nuevo de trabajo.

Nuevo de la
Tambin se puede abrir un libro nuevo seleccionando el botn
barra de herramientas estndar, abrindose automticamente un libro nuevo de
trabajo.

222

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Actividad guiada 04
Abrir la hoja de clculo excel1 y a continuacin abrir un libro de Excel nuevo para
guardarlo con el nombre excel2.
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel). Si no est abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los
programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y
XP de Office es Inicio > Programas > Microsoft Excel).
2 Abrir el archivo excel1, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel1 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
3 Abrir una hoja de clculo nueva haciendo clic en Archivo > Nuevo > Libro en
blanco, o clic en el botn

Nuevo de la barra de herramientas estndar.

4 Observar que se ha abierto un libro nuevo de Excel sin datos, para guardarlo con
el nombre excel2 hacer clic en Archivo > Guardar como > situarse en la carpeta
Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel2 > clic en el botn
Guardar.

10.5. Botones del cuadro de dilogo Guardar

En el cuadro de dilogo Guardar aparecen varios botones en la parte superior
derecha. Los principales son:
Este botn solo esta disponible si se ha cambiado de carpeta. Permite volver atrs
(a la carpeta abierta anteriormente).
Subir un nivel. Permite ir al nivel anterior. Por ejemplo, si se est en la carpeta
Excel ubicada dentro de Mis documentos, al seleccionar este botn se ira a Mis
documentos.
Eliminar. Borra el archivo seleccionado de la lista. Siempre pedir la confirmacin
para eliminar dicho archivo.

Crear nueva carpeta. Permite crear una nueva carpeta dentro de la que se
encuentra abierta. Una vez seleccionado este botn hay que escribir el nombre de la
nueva carpeta.

223

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Vistas. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic

sobre la flechita, los principales tipos son:
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Lo normal es tener
activa este tipo de vista.
Detalles: Para ver el nombre, tamao, tipo y fecha de modificacin.
Propiedades: para ver en la parte derecha del cuadro de dilogo una serie de
propiedades dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: Para que se muestre una vista del archivo seleccionado en la
parte derecha del cuadro de dilogo.
En la parte izquierda del cuadro de dilogo Guardar, se muestran las carpetas
ms usadas, como Mis documentos, Mi PC, Escritorio, para acceder directamente a
ellas.

10.6. Crear automticamente copias de seguridad

Se puede tener automticamente una copia de los documentos con los que se
trabaja por si se extrava o estropea el archivo original. Para utilizar esta opcin
seleccionar Archivo > Guardar como > clic en el botn

Elegir la opcin Opciones generales, mostrndose el siguiente cuadro de

dilogo.

224

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

> Aceptar > otra vez en clic

Activar la casilla
en Guardar para cerrar el cuadro de dilogo Guardar como.
El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre, pero
delante de dicho nombre aparecer Copia de seguridad de y tomar la extensin .xlk.
Al guardar el libro la copia de seguridad ser el libro antes de la ltima modificacin. Si
el libro de trabajo es nuevo y es la primera vez que se guarda, no existir copia, pero
la prxima vez que se guarde s se guardar la copia, por ejemplo copia de seguridad
de [Link].
En Herramientas > Opciones > Guardar, en la casilla Guardar informacin
de Autorrecuperacin cada se puede especificar cada cunto tiempo se desea que se
guarde automticamente el libro de trabajo. (No disponible en la versin 2000 de
Excel).

225

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

10.7. Proteger libros de trabajo

Se puede guardar un documento con contrasea para que solamente se pueda
abrir, modificar o aadir datos conociendo esa contrasea, as otros usuarios no
podrn verlo o modificarlo. Existen dos tipos de contraseas:

Contrasea de apertura, para que solo puedan acceder al libro de trabajo las
personas que conocen la contrasea.
Contrasea de escritura, para que cualquier persona pueda acceder al libro de
trabajo, pero solamente lo pueden modificar las personas que conocen la
contrasea de escritura.

Para aplicar una contrasea al documento seguir los siguientes pasos: Archivo >
Guardar como > Herramientas > Opciones generales.

Escribir la contrasea en el apartado correspondiente (apertura y/o escritura),

dependiendo del tipo de contrasea. Al escribir la contrasea se mostrarn asteriscos
(****) para que una persona ajena no pueda ver lo que se est escribiendo. Tras
Aceptar, se mostrarn los siguientes cuadros de dilogo para confirmar las
contraseas.

Volver a escribir la contrasea y clic en Aceptar para salir de la confirmacin.

Si no se escribe la misma contrasea, se mostrar el siguiente mensaje para ir un
paso atrs.

226

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

Clic en Guardar para cerrar el cuadro de dilogo Guardar como.

Si se han utilizado los dos tipos de contraseas, al abrir el libro de trabajo nos
pedir las contraseas en los siguientes cuadros de dilogo:

Si no se conocen las contraseas no se dejar abrirlo o cambiar su contenido.

Si se quieren quitar las contraseas, hay que abrir el libro con las contraseas
para tener la posibilidad de modificarlo y luego realizar los mismos pasos que cuando
se han puesto las contraseas pero borrando los apartados de contraseas.
Tambin se puede proteger un libro de trabajo de la siguiente manera:
1. Clic en Herramientas > Opciones > Seguridad.

227

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

2. En este cuadro de dilogo se encuentra:

-

Contrasea de apertura. Pide la contrasea para poder abrir el documento

y as salvaguardarlo.
Contrasea de escritura. Pide contrasea para poder modificar o ampliar el
documento, de lo contrario solamente es un archivo de lectura. Con esto
se evita que el documento se modifique por error.

3. Introducir la contrasea y pulsar Aceptar. En ese momento pedir confirmacin

donde se escribir de nuevo la contrasea de apertura, de escritura o las dos
contraseas en el caso de haber optado por las contraseas de apertura y
escritura.

4. Y por ltimo, pulsar el botn Aceptar y se guardar el Archivo con la/s

contrasea/s.
Hay que escribir las letras maysculas y minsculas exactamente tal como se
hayan escrito al crear la contrasea. Las contraseas pueden tener como mximo 15
caracteres. Ninguna contrasea es totalmente segura, para reducir la probabilidad de
que se adivine o se averige fcilmente, se recomienda:
Que tenga como mnimo siete caracteres
Contener letras maysculas, minsculas y nmeros
No repetir caracteres
No contener caracteres consecutivos (1234, abcd)
No contener parte del nombre de usuario
Cambiar de contrasea cada cierto tiempo
Actividad guiada 05
Proteger el libro excel2 con la contrasea de apertura a1b2c3 (sin las comillas).
1 Posicionarse en cualquier lugar del libro excel2.
2 Clic en Herramientas > Opciones > Seguridad.
3 En el cuadro contrasea de apertura escribir a1b2c3.
4 Clic en Aceptar.
5 Cerrar el libro (Archivo > Cerrar) y abrirlo de nuevo comprobando que es
necesario escribir correctamente la contrasea (dejar abierto el libro excel2).

228

Iniciacin a Office

Unidad 10 Excel

10.8. Cerrar todos los libros abiertos

Si se tienen varios libros abiertos a la vez, se pueden cerrar todos ellos en la
opcin Archivo > Salir, o clic en el botn
Cerrar de la ventana de Excel. Si no se
han guardado los cambios realizados en algunos de los libros se mostrar el siguiente
mensaje.

Si se elige S a todo, se guardarn los cambios realizados en todos los libros

sin volver a preguntarnos. Si se elige S, se guardarn los cambios del libro actual y
volver a mostrarse el mensaje en el siguiente libro que se cierre que tenga cambios
realizados.
Actividad guiada 06
Cerrar los dos libros abiertos (excel1 y excel2).
1 Posicionarse en cualquiera de los libros y hacer clic en Archivo > Salir.
2 Observar que se han cerrado todos los libros de Excel que estaban abiertos.
Resumen:
Abrir un libro de Excel:
Archivo > Abrir > buscar y seleccionar el archivo > Abrir
Guardar un libro:
Archivo > Guardar como > situarse en la carpeta donde guardar el libro y
escribir el nombre del archivo en la casilla correspondiente > clic en el botn Guardar
Cerrar un libro:
Archivo > Cerrar
Empezar un libro nuevo:
Archivo > Nuevo > Libro en blanco, o clic en el botn
de herramientas estndar

Nuevo de la barra

Abrir un libro ya existente:

Archivo > Abrir > buscar y seleccionar el archivo> Abrir
Crear automticamente copias de seguridad:
Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales > activar la
casilla Crear siempre una copia de seguridad > Aceptar > Guardar
Proteger libros de trabajo:
Herramientas > Opciones > Seguridad > escribir las contraseas > Aceptar
Cerrar todos los libros:
Archivo > Salir

229

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Unidad 11 Crear una hoja de clculo

11.1. Entorno de trabajo
Cuando se abre una hoja de clculo con la aplicacin Excel, aparece una
ventana en la pantalla con este aspecto.
Cuadro de nombres

Etiquetas de hojas

Barra de frmulas

rea de trabajo

Barra de ttulo con el nombre del libro

Panel de tareas

La ventana es similar a los mdulos explicados anteriormente y con

componentes como barra de ttulos, de mens y de herramientas.
Las novedades que presenta esta ventana son las siguientes:

Cuadro de nombres: situado debajo de la barra de herramientas. En este

cuadro aparece el nombre de la celda seleccionada. Por ejemplo, si se
introducen datos en la celda situada en la columna B y fila 3, en este cuadro
pondr B3.

Barra de frmulas: es este apartado aparece el contenido de la celda

seleccionada. Aparecen tanto nmeros como textos, y si la celda tiene
frmulas, en la celda aparece el resultado pero en esta barra aparece la
frmula.

230

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Etiquetas de hojas: cada documento (libro) est formado por varias hojas y
para acceder a ellas, hay que usar estas etiquetas.

Teclas de mtodo abreviado

Gran parte de las funciones de la aplicacin pueden activarse mediante

combinaciones de teclas. As, por ejemplo, junto a la entrada Abrir del men
Archivo aparece la combinacin de tecla Ctrl+A. Para activar esta funcin mediante
una combinacin de tecla, hay que mantener pulsada la tecla Ctrl y a continuacin
pulsar la tecla A, para finalizar soltar las dos teclas.
Se puede observar que la barra de men incluye muchos caracteres
subrayados. Para activar estos mens, hay que pulsar la tecla correspondiente a la
letra subrayada mientras se mantiene pulsada la tecla Alt. Del mismo modo, el men
desplegable tambin contiene caracteres subrayados. Para activar dichos elementos
de men, hay que pulsar directamente la tecla correspondiente al carcter subrayado.
A continuacin se muestran algunas combinaciones de teclas:
Abrir
Copiar
Crear un grfico que utilice el rango actual
Deshacer
Guardar
Imprimir
Moverse al inicio de la hoja de clculo
Moverse hasta la ltima celda con datos de la hoja de clculo, es
decir, hasta la celda que se encuentre en la interseccin entre la
columna del extremo derecho y la fila del extremo inferior.
Pegar
Insertar funcin
Seleccionar la columna actual
Seleccionar la fila actual

CTRL + A
CTRL + C
F11 o ALT + F1
CTRL + Z
CTRL + G
CTRL + P
CTRL + INICIO
CTRL + FIN
CTRL + V
MAYS + F3
CTRL + BARRA
ESPACIADORA
MAYS + BARRA
ESPACIADORA

Informacin de Microsoft Excel

Al seleccionar ? de la barra de men y a continuacin Acerca de Microsoft
Office Excel, se visualiza la ventana de informacin de Excel informando sobre el
fabricante y la versin.

231

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Al pulsar en
se muestra informacin sobre el software y
hardware del ordenador. En el botn Soporte tcnico, indica la direccin Web de
Microsoft para consultar los servicios de soporte tcnico online.

232

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

11.2. Hojas y celdas

Excel es una aplicacin que permite crear documentos, y cada documento
contiene un libro que est formado a su vez por varias hojas:
Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc.
Cada hoja admite datos, textos e imgenes y puede tratarse como una tabla
independiente. Solo una de estas hojas estar visible y puede reconocerse por la
pestaa en el margen inferior. Para ver otra hoja, basta con hacer clic en la pestaa
correspondiente.

Al abrir Excel se muestra una hoja vaca, y cada hoja est dividida en filas y
columnas en la que cada cruce da lugar a una celda. Las filas estn formadas por
lneas horizontales que se identifican por nmeros consecutivos, empezando por el n
1 y en total se pueden tener 65.536 filas en una hoja.

Las columnas se forman por lneas verticales, y se identifican con letras

maysculas desde la A hasta la Z continuando por AA, AB, , AZ, BA hasta 256 que
son las columnas que pueden tener.

Una celda es la interseccin de una fila con una columna. La celda se identifica
por la letra de la columna y el nmero de la fila que la genera. Por ejemplo la celda C3
es la celda situada en la interseccin de la columna C y la fila 3.

El total de celdas que se tienen para trabajar sern 65.536 filas, por 256
columnas que hacen un total aproximado de 16.000.000 de celdas por hoja. Como es
lgico, es muy difcil utilizar todas en los trabajos, con lo que solo se usarn el nmero
de celdas que interese.
Al ser una cantidad tan grande de celdas, no se pueden visualizar en el rea de
trabajo siendo necesaria la utilizacin de las barras de desplazamiento.
La celda activa es la enmarcada en negro. Cuando se introduce un dato se
visualiza en la celda y en la barra de frmulas. Al hacer un clic sobre la celda, sta se
activar.

233

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Para moverse de una celda a otra, se utilizan las teclas de desplazamiento del
teclado o tambin haciendo clic con el puntero del ratn sobre una determinada celda.
Entre las teclas que se pueden usar para moverse por la hoja, estn:
TECLA
Teclas de desplazamiento

Intro

Tabulacin
)
Mayscula + Tabulacin
+)
(pulsar y sin soltar pulsar al mismo
tiempo ))
Mayscula + Intro
Inicio
Ctrl + Fin
Re Pg.

Av Pg.

DESCRIPCIN
Activan la celda situada al lado de la
celda activa
Acepta la introduccin de un dato en la
celda activa, activndose la celda inferior
Activa la celda situada a la derecha de la
activa
Activa la celda situada a la izquierda
Activa la celda superior
Activa la primera celda con datos de la
fila donde se encuentre el cursor
Activa la ltima celda con datos
Activa la celda situada varias filas hacia
arriba y se consigue un movimiento ms
rpido
Activa la celda situada varias filas hacia
abajo consiguiendo un movimiento ms
rpido.

Para comunicar al programa que se ha terminado de introducir datos en la

celda hay que pulsar la tecla intro, activndose la celda inferior. Tambin se puede
hacer con la tecla de tabulacin, teclas de desplazamiento o con un clic en otra celda.
Durante la introduccin de datos, en la barra de frmulas aparecen dos botones
y el otro cancelarla
. Se
nuevos, uno permite aceptar la introduccin del dato
pueden corregir errores mientras se insertan datos pulsando la tecla retroceso , o
tambin pulsar la tecla escape <Esc> o clic en
y comenzar a escribirlo de nuevo.

para anular la introduccin de datos

Actividad guiada 07
Introducir datos en celdas y practicar con el desplazamiento entre celdas utilizando
una operacin sencilla.
1 Abrir Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office
Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas > Microsoft
Excel).
2 Activar la celda A2 e introducir el texto: Pantaln.
3 Pulsar intro y teclear: Camisa. (celda A3).
4 Pulsar intro y teclear: Zapatos. (celda A4).

234

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

5 Pulsar intro y teclear: Total. (celda A5).

6 Activar la celda B1 e introducir el texto: Compras.
7 Pulsar intro y teclear: 50 (celda B2).
8 Pulsar intro y teclear: 45 (celda B3).
9 Pulsar intro y teclear: 60 (celda B4).
10 Pulsar intro y teclear: =B2+B3+B4.
11 Observar que en la barra de frmulas se visualiza tambin lo que se est
escribiendo. Siempre que se quiera realizar una operacin, sta debe empezar por el
smbolo igual =.
12 Pulsar intro y comprobar que se ha realizado la suma.

Observar en la figura que al posicionarse en B5, el valor que se ve en la celda

es la suma realizada y en la barra de frmulas se visualiza la operacin escrita
anteriormente.
13 Activar la celda B2 y escribir 80, pulsar la tecla intro.

Comprobar que al cambiar el nmero de una de las celdas, el valor de la celda

B5 ha variado automticamente de 155 a 185.
14 Para hacer que el valor calculado resalte en negrita para que se diferencie del
resto de los datos, posicionarse en B5 y seleccionar el botn de negrita

15 Guardar lo realizado con el nombre excel7, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel7 >
clic en el botn Guardar.
16 Cerrar el libro excel7 (Archivo > Cerrar).

235

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

11.3. Insercin de texto y nmeros

Como se ha visto en la actividad anterior, la introduccin de datos en las celdas
de forma manual, es muy sencilla ya que solamente hay que activar la celda deseada
y utilizar el teclado para introducir los datos. Una vez que se ha introducido, se pulsa la
tecla intro o la tecla del tabulador para comunicar al programa que se ha terminado de
introducir datos en la celda.
Estos datos que se introducen, suelen estar acompaados de unos ttulos con
lo que es recomendable planificar la estructura de la hoja (ttulo de las filas o
columnas).
Si los datos que se introducen en una celda constan de ms caracteres de los
que se pueden visualizar, puede ocurrir que se vean datos incompletos. Esto no quiere
decir que se haya perdido informacin, ya que en la barra de frmulas, se podr
visualizar todo el contenido de la celda activa. Tambin se podr visualizar todo el
contenido de la celda, ampliando el ancho de la columna como se explicar ms
adelante.
Los datos de la
celda B2, no se
ven
completamente
porque lo tapa el
contenido de la
celda C2 pero no
se ha perdido la
informacin.

Cuando se introduce texto, ste se alinea a la izquierda. Y si son solo nmeros,

estos se alinean por defecto a la derecha.

La coma (,) es normalmente el separador decimal definido por el sistema

operativo, con lo que se obtendr un nmero con parte entera y parte decimal.
Si se quiere modificar la alineacin de los datos, se puede hacer seleccionando
los botones de alineacin como se ha visto en Word.

El programa tiene la funcin de autocompletar, de tal manera que conforme se

van introduciendo los datos, compara si se ha introducido alguno igual anteriormente,
autocompletndolo. Si se sigue escribiendo, desaparecern los datos
autocompletados cuando estos sean distintos. Si se quiere que los datos
autocompletados permanezcan en la celda y as dejar de escribir, hay que pulsar la
tecla intro.

236

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Actividad guiada 08
En una hoja de datos nueva, introducir texto y nmeros para comprobar su alineacin.
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel). Si no est abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los
programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y
XP de Office es Inicio > Programas > Microsoft Excel).
2 Introducir los siguientes datos:

3 Observar que por defecto los nmeros se alinean a la derecha y el texto a la

izquierda. Para hacer que el texto de las celdas A1 y B1 tengan alineacin centro,
seleccionar dichas celdas y pulsar el botn

centrar.

4 Guardar lo realizado con el nombre excel8, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel8 >
clic en el botn Guardar.
7 Cerrar el libro excel8 (Archivo > Cerrar).

Actividad guiada 09
En una hoja de clculo nueva e introducir los siguientes datos utilizando la funcin de
autocompletar ya que hay datos que se repiten. (Observar que el texto de la columna
A, tiene alineacin centro, la columna B alineacin izquierda y la columna C tiene
alineacin derecha).

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Introducir los datos que se muestran en la figura del enunciado, teniendo en cuenta
que al empezar a escribir un dato que ya se haba escrito antes se autocompleta, para
que los datos autocompletados que se van mostrando permanezcan en el celda,
pulsar la tecla intro y as no hay que seguir escribiendo el dato autocompletado.

237

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

3 Seleccionar los datos de la columna A (clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar

hasta la celda A5), y establecer alineacin centrada pulsando el botn

Centrar.

4 Seleccionar los datos de la columna C y establecer alineacin derecha pulsando

el botn

Alinear a la derecha.

5 Guardar lo realizado con el nombre excel9, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel9 >
clic en el botn Guardar.
7 Cerrar el libro excel9 (Archivo > Cerrar).

Memoria de datos
El programa memoriza los nombres introducidos en las columnas para poderlos
agregar automticamente. Por ejemplo, si en una hoja de clculo nueva se teclea:

Al activar la celda A4, clic con el botn derecho del ratn y al seleccionar la
opcin Elegir de la lista desplegable.

Se podr elegir entre los datos anteriormente introducidos:

238

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las

celdas
Modificar datos
Se pueden modificar los datos de varias formas:

Activar la celda, escribir el nuevo dato y pulsar la tecla intro. Tiene el

inconveniente de tener que escribir el dato completo.

Activar la celda, clic sobre el dato que se visualiza en la barra de frmulas,

apareciendo el cursor donde se podr modificar igual que en un procesador de
textos.

Doble clic sobre la celda, apareciendo el cursor en el punto en el que estaba el

puntero del ratn.

Activando la celda y luego pulsando la tecla F2, el cursor se situar al final de

los datos.

Eliminar contenidos de las celdas

Para eliminar el contenido de una celda hay que activar esa celda y luego se
puede proceder de dos maneras distintas:
1. Pulsar la tecla suprimir <Supr>.
2. Hacer clic en Edicin > Borrar > Contenido.
Al borrar las celdas quedan vacas, pero existe la opcin eliminar celdas,
desplazndose el contenido del resto de las celdas ocupando el espacio dejado por las
celdas eliminadas. Esto se hace seleccionando Edicin > Eliminar, apareciendo el
siguiente cuadro de dilogo:

Se seleccionar la opcin segn lo que se desee realizar.

239

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Mover el contenido de la celda

La operacin de mover, desplaza el contenido de una celda a otra posicin.
Para mover unas celdas a otra posicin, primeramente hay que seleccionar las celdas
a mover, a continuacin hacer clic en Edicin > Cortar > apareciendo una lnea de
marca alrededor de las celdas cortadas indicando la informacin situada en el
portapapeles, seleccionar las celdas donde se desea que se siten las celdas cortadas
(o posicionarse en la celda a partir de la cual se pegarn las celdas cortadas) >
Edicin > Pegar. Hay que tener en cuenta que al pegar unas celdas sobre otras que
tengan datos, se borrar el contenido de estas ltimas.
Para desplazar el contenido de una celda a otra posicin dentro de la misma
hoja, tambin se puede realizar, seleccionando la celda y a continuacin hay que
desplazar el puntero del ratn hasta uno de los bordes de la seleccin donde cambiar
de aspecto adquiriendo la forma de cuatro flechas en cruz (en las versiones 2000 y xp el
puntero se convierte en una flecha blanca). En ese momento, pulsar y arrastrar hasta la
posicin deseada donde hay que soltar el botn del ratn.
Actividad guiada 10
En la hoja de clculo del archivo excel10 cambiar el contenido de la celda B4 por 205,
borrar el contenido de la celda B5 y mover el contenido de la celda B6 a la celda B5.
1 Abrir el archivo excel10, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel10 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Hacer clic sobre la celda B4 y escribir 205 para cambiar su contenido.
3 Hacer clic sobre la celda B5 y pulsar la tecla Supr (suprimir) para borrar el
contenido de la celda.
4 Para mover el contenido de la celda B6 a la celda B5, hacer clic sobre la celda B6,
desplazar el puntero del ratn hasta uno de los bordes de la celda seleccionada y
cuando adquiriera la forma de cuatro flechas en cruz (en las versiones 2000 y xp el
puntero se convierte en una flecha blanca), pulsar y arrastrar hasta la celda B5.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn
Guardar).

Guardar (o en Archivo >

6 Cerrar el libro excel10 (Archivo > Cerrar).

11.5. Rangos
Seleccionar rangos
Cuando se quiere realizar una misma operacin en varias celdas a la vez,
primero hay que seleccionarlas. A este conjunto de celdas se le llama rango.
Para seleccionar un rango, hacer clic en la primera celda y sin soltar arrastrar el
ratn hasta la ltima celda, al soltar el botn del ratn quedarn resaltadas las celdas
del rango seleccionado.

240

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Por ejemplo, pulsando con el ratn en la celda B2 y sin soltar arrastrar hasta la
celda D7, soltar el botn del ratn observando que las celdas seleccionadas estn
resaltadas con fondo azul, excepto la primera de ellas.

Para desactivar la seleccin, hacer clic en cualquier celda.

Para seleccionar varias celdas que no se encuentran contiguas entre s,
seleccionar el primer rango de celdas y a continuacin el resto de celdas manteniendo
pulsado la tecla Control (Ctrl).

Para seleccionar toda una columna hay que hacer clic sobre la letra que da
nombre a la columna. Igualmente se hace con las filas, pero en este caso haciendo
clic sobre el nmero que identifica a dicha fila.
Tambin se pueden seleccionar todas las celdas de una hoja haciendo clic en
el botn

que est en la esquina superior izquierda.

Con el teclado tambin se puede seleccionar un rango, pulsando la tecla

mayscula () y sin soltarla, utilizar las teclas de desplazamiento.
Seleccionar un rango servir para copiar o cambiar el formato de varias celdas
a la vez.
Ms adelante cuando se estudien las frmulas se ver que para especificar un
rango, primero hay que escribir la primera celda del rango seguido de dos puntos : y
a continuacin la ltima celda del rango. Por ejemplo B2:C4 sera el rango.

Es decir, B2:C4 es todo lo comprendido desde la celda B2 hasta la celda C4.

241

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Copiar y pegar un rango

Para copiar un rango y posteriormente pegarlo en otro lugar, se puede realizar
seleccionando primeramente el rango, a continuacin utilizando la opcin copiar del
men Edicin (o con el botn copiar de la barra de herramientas estndar), y por
ltimo posicionarse en la primera celda donde se quiere pegar el rango copiado y
seleccionar pegar, igual que se realiz en el procesador de textos.

Mover un rango
Despus de seleccionar el rango, desplazar el puntero del ratn hasta uno de
los bordes del rango donde cambiar de aspecto adquiriendo el de cuatro flechas en
forma de cruz (en la versin 2000 no aparece la doble flecha). En ese momento, pulsar
y arrastrar la seleccin al lugar deseado. Tambin se puede hacer con las opciones
cortar y pegar.
Actividad guiada 11
En una hoja de clculo nueva copiar los siguientes datos y a continuacin copiar y
pegar esos datos a partir de la celda D1.

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Escribir en las celdas correspondientes los datos que se muestran en la figura del
enunciado de la actividad.
3 Seleccionar el rango de las celdas que tienen datos, haciendo clic en la celda A1 y
sin soltar arrastrar hasta la celda B5.
4 Edicin > Copiar, para copiar el rango en el portapapeles.
5 Clic en la celda D1 donde se pegarn los datos a partir de dicha celda.
6 Edicin > Pegar para pegar los datos del portapapeles, quedando como aparece
en la siguiente figura:

7 Guardar lo realizado con el nombre excel11, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel11 >
clic en el botn Guardar.
8 Cerrar el libro excel11 (Archivo > Cerrar).

242

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

11.6. Insertar filas y columnas

Si una vez que se han introducido los datos en una hoja de clculo, falta alguna
fila o columna, hay que utilizar la funcin insertar filas o columnas.
Para insertar filas o columnas se selecciona Insertar > Filas, o Insertar >
Columnas. La fila se insertar en la parte superior de la celda activa, y la columna en
la parte izquierda. Por lo que si existe ms informacin se desplazar hacia abajo o a
la derecha, segn se inserte una fila o una columna.
Si se quieren aadir varias filas o columnas, primeramente hay que seleccionar
tantas filas (o columnas) a aadir.
Aadir filas o columnas en una hoja de clculo no hace que el nmero de filas o
columnas totales vare, seguirn habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que sucede
es que se eliminan las ltimas. Si se intenta aadir filas o columnas y no es permitido
por el programa, seguramente sea debido a que la ltima fila o columna contiene algn
dato.
Si lo que se desea es eliminar una fila o columna, hay que seleccionar la fila o
columna y a continuacin clic en Edicin > Eliminar. (Si se comete algn error se
pueden utilizar los comandos deshacer y rehacer para corregir lo ltimo realizado
).
Actividad guiada 12
En la hoja de clculo del archivo excel12 realizar lo siguiente:
- Insertar una fila entre la fila 1 y la fila 2.
- Insertar una columna entre la columna A y la columna B.
- Insertar una fila nueva en la primera lnea para que la primera lnea quede en blanco.
- Dejar la primera columna en blanco.
- Eliminar la ltima fila con datos.
1 Abrir el archivo excel12, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel12 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Para insertar una nueva fila entre la 1 y la 2. Posicionarse en cualquier celda de la
fila 2 (o seleccionar la fila 2) e introducir una nueva fila seleccionando men Insertar >
Filas.
3 Para insertar una nueva columna entre la A y la B. Posicionarse en cualquier celda
de la columna B (o seleccionar la columna B) e introducir una nueva columna
seleccionando men Insertar > Columnas.
4 Insertar una fila nueva en la primera lnea para que esa lnea se quede en blanco.
Posicionarse en cualquier celda de la 1 fila y hacer clic en Insertar > Filas).
5 Dejar la primera columna en blanco, seleccionando cualquier celda de la columna
A y hacer clic en Insertar > Columnas.

243

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

6 Eliminar la ltima fila con datos. Para ello, seleccionar la fila 8 y hacer clic en
Edicin > Eliminar. Quedar as:

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

8 Cerrar el libro excel12 (Archivo > Cerrar).

11.7. Rellenar celdas automticamente

A veces interesa rellenar las celdas de un rango con una secuencia de datos
(meses del ao, series de nmeros, das de la semana, etc). Esto se puede hacer
automticamente con la opcin de autollenado o rellenar.
Con el comando Edicin > Rellenar > Series se puede rellenar
automticamente una secuencia de meses, das o nmeros. En Edicin > Rellenar >
Hacia abajo (o hacia la derecha, izquierda o arriba, segn el rango seleccionado) se
pueden copiar datos en todas las celdas.
Actividad guiada 13
En una hoja de clculo nueva, crear la siguiente hoja utilizando el comando Rellenar.

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 En la celda A1 escribir enero y pulsar la tecla intro.

244

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

3 Seleccionar el rango A1:G1, haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar

hasta la celda G1.
4 Con el rango A1:G1 seleccionado, clic en Edicin > Rellenar > Series, y
seleccionar las opciones como aparece en la siguiente figura.

5 Clic en Aceptar para que se autorrellenen los meses del ao.

6 Hacer clic en la celda A2 y escribir el nmero 1, a continuacin pulsar la tecla intro.
7 Seleccionar el rango A2:A15.
8 Clic en Edicin > Rellenar > Series. Comprobar que est seleccionado el tipo
lineal e incremento 1 y hacer clic en el botn Aceptar, para que se vaya
incrementando de 1 en 1 el valor de la serie.

En este apartado se
especifica el valor
que se va
incrementando en la
serie.

9 Introducir en la celda B2 el valor 0 y pulsar la tecla intro.

10 Seleccionar el rango B2:G15. Hacer un clic en Edicin > Rellenar > Hacia
abajo. Hacer otro clic en Edicin > Rellenar > Hacia a la derecha. Comprobar que
todas las celdas del rango B2:G15 han tomado como valor 0.
11 Guardar lo realizado con el nombre excel13, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel13 >
clic en el botn Guardar.
12 Cerrar el libro excel13 (Archivo > Cerrar).

245

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Existe tambin una opcin de autollenado ms rpida. Por ejemplo, al escribir

en una celda el nombre del mes enero.

Colocar el puntero del ratn sobre el cuadradito de la parte inferior derecha

(que se indica en la figura anterior) y cuando el puntero adquiera la forma de cruz
pequea, pulsar y sin soltar, arrastrar hasta abarcar cinco celdas ms. Al soltar, se
rellenarn automticamente los meses correlativos.

11.8. Dar nombre a las hojas

Al abrir un archivo nuevo de hoja de clculo, por defecto toma como nombre
Hoja1. Esto se puede modificar seleccionando el men Formato > Hoja > Cambiar
nombre y se activa el nombre de la pgina.

En ese momento, teclear el nombre deseado y pulsar la tecla intro.

Otra forma de realizarlo sera, pulsando el botn derecho del ratn sobre el
(parte inferior izquierda de la hoja de clculo) y en el men
nombre de la hoja
contextual asociado seleccionar Cambiar nombre.
Tambin se puede cambiar el orden de las pestaas de las diferentes hojas de
la tabla. Para ello hay que hacer un clic en la pestaa donde aparece el nombre de la
hoja que se desea mover y arrastrar manteniendo pulsado el botn del ratn hasta la
posicin deseada.
Actividad guiada 14
En el libro excel14 establecer los siguientes nombres a las hojas:
A la hoja 1, poner el nombre de Datos.
A la hoja 2, poner el nombre de Artculos.
A la hoja 3, poner el nombre de Factura
1 Abrir el archivo excel14, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel14 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Posicionarse en la hoja 1 haciendo clic en la pestaa que le da nombre
3 Clic en Formato > Hoja > Cambiar nombre > escribir Datos > pulsar la tecla intro.
Adquiriendo la hoja el nombre Datos.

246

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

4 Posicionarse en la hoja 2 haciendo clic en su pestaa

5 Clic en Formato > Hoja > Cambiar nombre > escribir Artculos > pulsar la tecla
intro.
6 Posicionarse en la hoja 3 haciendo clic en su pestaa
7 Clic en Formato > Hoja > Cambiar nombre > escribir Factura > pulsar la tecla
intro. Debe tener un aspecto como este:
8 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

9 Cerrar el libro excel14 y el programa Excel (Archivo > Salir).

11.9. Insertar celdas en una hoja

A veces, no interesa aadir ni filas ni columnas, sino cedas dentro de la hoja de
clculo. Para aadir celdas, primeramente hay posicionarse en la celda (o seleccionar
varias celdas) sobre la que se desea aadir > Insertar > Celdas.

Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas se desplacen hacia la

derecha o hacia abajo. El cuadro de dilogo Insertar celdas, tambin permite aadir
filas o columnas.

11.10. Insertar hojas en un libro

Si se necesitan ms de tres hojas en un libro de trabajo, hay que aadir ms
hojas. Para realizar esta tarea hay que posicionarse en la hoja sobre la que se quiere
aadir la otra hoja, ya que la hoja se aadir a la izquierda de la seleccionada, a
continuacin seleccionar Insertar > Hoja de clculo. Tomando por defecto el nombre
Hoja4, Hoja5,

247

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas o columnas, seleccionar las filas (o columnas) a eliminar >
Edicin > Eliminar. Como ya se ha comentado anteriormente, al eliminar filas o
columnas no vara el nmero de filas o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256
columnas, lo que sucede es que se aaden al final de la hoja, tantas filas o columnas
como eliminadas.

11.12. Eliminar hojas de un libro

Para eliminar una hoja, hay que posicionarse en la hoja a eliminar y seleccionar
> Edicin > Eliminar. Si la hoja tena algn dato se mostrar el siguiente mensaje.

Confirmando la accin en Eliminar si se est seguro del borrado.

Tambin se puede eliminar una hoja de clculo colocando el puntero del ratn
sobre el nombre de la hoja y hacer un clic con el botn derecho, mostrndose su men
contextual y seleccionar la opcin Eliminar.

Se puede comprobar que dicho men contextual tambin se puede insertar una
hoja, cambiar el nombre a la hoja, dar color a la etiqueta que da nombre a la hoja, etc.

11.13. Mover una hoja de clculo

Para cambiar de posicin una hoja de clculo se puede hacer en Edicin >
Mover o copiar hoja, mostrndose el siguiente cuadro de dilogo.

248

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

En el apartado Al libro, se puede elegir el libro de trabajo donde se quiere

mover, en la lista desplegable se mostrarn los libros que se tengan abiertos en ese
momento.
En el apartado Antes de la hoja, seleccionar la hoja donde colocarla >
Aceptar.
Otra manera ms rpida para cambiar de posicin una hoja de clculo dentro
del mismo libro, es situndose sobre la etiqueta que da nombre a la hoja y pulsar y
arrastrar hasta la posicin deseada, mostrndose una pequea flecha donde ir
colocada, a continuacin soltar el botn del ratn.

11.14. Copiar una hoja de clculo

Si lo que se necesita es copiar todo el contenido de una hoja de clculo en otro
libro o en el mismo libro, se realiza con el comando Edicin > Mover o copiar hoja.
En el apartado Al libro, seleccionar el libro de trabajo donde se quiere mover (el libro
debe de estar abierto). En el apartado Antes de la hoja, elegir la hoja donde colocarla
y activar la casilla Crear copia > Aceptar.

249

Iniciacin a Office

Unidad 11 Excel

Resumen:
Insertar una operacin algebraica:
Tiene que empezar con el smbolo igual =
Por ejemplo: =A2+A3+A4+A5
Modificar datos:
Activar la celda > pulsar F2 > modificar el contenido > pulsar la tecla Intro
Eliminar contenidos:
Edicin > Borrar > Contenido
o Edicin > Eliminar
Copiar un rango:
Seleccionar el rango > Edicin > Copiar > activar la primera celda donde se
quiere pegar el rango > Edicin > Pegar
Mover un rango:
Seleccionar el rango > Edicin > Cortar > activar la primera celda donde se
quiere mover el rango > Edicin > Pegar
Insertar filas y columnas:
Insertar > Filas
Insertar > Columnas
Rellenar celdas:
Edicin > Rellenar > Series > establecer las caractersticas > Aceptar
Dar nombre a las hojas:
Formato > Hoja > Cambiar nombre
Insertar celdas:
Insertar > Celdas
Insertar hoja en un libro:
Insertar > Hoja de clculo
Mover o copiar una hoja de clculo:
Edicin > Mover o copiar hoja

250

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Unidad 12 Formato
En esta unidad se trabajar dando formato a la hoja de clculo, para mejorar la
presentacin haciendo modificaciones sobre el texto, ancho y alto de celdas e
introduciendo bordes y color de fondo.

12.1. Formato de texto

La forma de cambiar el formato de texto es exactamente igual que en Word,
haciendo modificaciones sobre la fuente, tamao, color, alineacin, color, negrita, etc.
Para cambiar el formato de texto hay dos formas:
1. Utilizando la barra de formato:

2. Haciendo clic en Formato > Celdas y seleccionar la ficha Fuente.

Elegir la opcin
deseada y pulsar
el botn de
Aceptar.

251

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Actividad guiada 15
Crear una hoja de clculo con los siguientes datos:

Donde en la fila 1 los datos estn en negrita, cursiva y subrayado con alineacin
centro.
Los datos de la columna A (celdas A2:A5), con fuente Comic Sans MS.
Los datos de la columna B (celdas B2:B5) con tamao 14.
La columna C (celdas C2:C5) poner los datos con color rojo de fuente
1 Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Excel).
2 Escribir los siguientes datos:

3 Seleccionar los datos de la fila 1 haciendo clic en la celda A1 y sin soltar arrastrar
hasta la celda C1 > clic en el botn
> clic en
> clic en
> clic en
, para
establecer a los datos de las celdas A1, B1 y C1 en negrita, cursiva, subrayado y
alineacin centro.
4 Clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda A5 y en la casilla fuente de
la barra de formato establecer el tipo de letra Comic Sans MS.
Para establecer a los datos del rango A2:A5 con tipo de letra Comic Sans MS.
5 Clic en la celda B2 y sin soltar arrastrar hasta la celda B5 y en la casilla tamao de
fuente de la barra de formato establecer el tamao 14.
Para aplicar a las celdas B2, B3, B4 y B5 el tamao de fuente 14.
6 Clic en la celda C2 y sin soltar arrastrar hasta la celda C5 > clic en Formato >
Celdas > Fuente > en la casilla Color establecer el color rojo > Aceptar.

Para asignar a los datos del rango C2:C5 el color rojo.

252

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

7 Guardar lo realizado con el nombre excel15, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel15 >
clic en el botn Guardar.
8 Cerrar el libro excel15 (Archivo > Cerrar).

12.2. Formatos numricos

Para mejorar el aspecto de los datos numricos, la aplicacin permite introducir
diferentes tipos de nmeros adaptndose a los datos (moneda, porcentaje, fraccin,
fecha, etc.).
Para acceder a este formato numrico, hay que seleccionar Formato > Celdas,
con la pestaa activada de Nmero.

Por defecto, presenta el formato general que es el que se ha visto hasta ahora
con los nmeros ajustados a la derecha.
En la lista categora, existen mltiples opciones como moneda, fecha, hora,
porcentaje, fraccin, etc. y es la que va a determinar el tipo de nmeros con los que se
va a trabajar.
En algunas de las opciones que presenta la lista categora se puede elegir los
nmeros de decimales que va a tener, y si tendr separador de miles.
Tambin se dispone de unos botones en la barra de formato para activar o
desactivar los formatos ms comunes:
Estilo euro

253

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Estilo millares
Estilo porcentaje
Estilo moneda
Aumentar decimales
Disminuir decimales
Por ejemplo, si una celda contiene un nmero con formato general
y se quiere cambiar a estilo euro, hay que seleccionar la celda y accionar
apareciendo lo siguiente:

el botn

Para eliminar el formato numrico aplicado, hay que seleccionar la celda y

hacer clic en Edicin > Borrar > Formatos.
Actividad guiada 16
En una hoja de clculo nueva escribir los siguientes datos para que quede con el
siguiente aspecto:

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Escribir los datos que aparecen en la imagen del enunciado de la actividad.
3 Seleccionar la celda A1 y B1 y clic en el botn
para que tenga alineacin
centro. Con dichas celdas seleccionadas establecer las celdas en negrita haciendo un
clic en

4 Seleccionar el rango de celdas B2:B6 y clic en el botn de estilo euro

o
seleccionarlo en Formato > Celdas > con la pestaa activada de Nmero, elegir
Moneda > Aceptar.
5 Guardar lo realizado con el nombre excel16, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel16 >
clic en el botn Guardar.
6 Cerrar el libro excel16 (Archivo > Cerrar).

254

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Actividad guiada 17
En la hoja de clculo excel17 realizar lo siguiente:
Al rango A2:A6 establecer la alineacin centro.
Al rango B2:B6 aplicar el formato de nmero de porcentaje sin decimales.
Al rango C2:C6 asignar la categora fecha.
1 Abrir el archivo excel17, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel17 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Seleccionar el rango de celdas A2:A6 y colocar en alineacin centro haciendo clic
en el botn

3 Seleccionar el rango de celdas B2:B6 y hacer clic en Formato > Celdas > Nmero
> seleccionar la categora porcentaje sin decimales > Aceptar. (Como se puede
apreciar en la siguiente figura).

4 Seleccionar el rango de celdas C2:C6 y hacer clic en Formato > Celdas Nmero
> seleccionar la categora fecha, y dentro de esta, el tipo
(o 14-mar-98) y
pulsar el botn Aceptar.

255

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

5 El aspecto final de la hoja ser:

6 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar (o en Archivo >

7 Cerrar el libro excel17 (Archivo > Cerrar).

12.3. Ancho de columna

Al abrir una hoja de clculo, todas las columnas tienen el mismo ancho. Lo
mismo ocurre con las filas con lo que el tamao de las celdas es igual para todas.
Es necesario cambiar el ancho de columna cuando la informacin contenida en
la celda no se visualice completamente o cuando se requiera un ancho menor. Esto se
puede realizar de varias maneras:

Colocar la flecha del ratn sobre el borde derecho del botn de la letra que da
nombre a la columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha
horizontal. A continuacin pulsar y arrastrar hacia la derecha o izquierda para
aumentar o disminuir el ancho de la columna.
Posicionarse en alguna de las celdas de la columna a modificar. Seleccionar
Formato > Columna > Ancho y especificar el ancho deseado.

Para que el ordenador lo ajuste automticamente, adaptndose al contenido

actual de las celdas, se puede hacer de dos formas:
o
o

Activar la celda (o seleccionar el rango de celdas) a ajustar y

seleccionar Formato > Columna > Autoajustar a la seleccin.
Colocar la flecha del ratn sobre el borde derecho del botn de la letra
de la columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.

256

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

12.4. Altura de filas

En ocasiones el programa cambia automticamente el tamao de las filas, por
ejemplo, al aumentar el tamao de fuente.
Para modificar la altura de las filas, la forma es similar a lo visto en el apartado
de ancho de columna:
Seleccionando Formato > Fila > Alto.
Colocando la flecha del ratn en el borde inferior del nmero del botn que da
nombre a la fila, y cuando cambie a doble flecha, pulsar y arrastrar hasta la
anchura deseada.
Haciendo doble clic en el borde inferior del nmero del botn que da nombre a
la fila. O en Formato > Fila > Autoajustar.
Por ejemplo, en la siguiente hoja a las columnas se les ha aumentado el ancho
para que quepa todo el texto y las filas tienen una altura de 20.

12.5. Alineacin
A parte de la alineacin horizontal con la que ya se ha trabajado y que se
modifica con estos botones
de la barra de herramientas, se puede utilizar
la alineacin vertical. Para acceder a ella, hay que seleccionar Formato > Celdas y
pinchar en la pestaa Alineacin donde aparece el siguiente cuadro de dilogo.

257

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

En el apartado de orientacin se puede especificar la direccin de la escritura

pulsando sobre la palabra texto y arrastrar para conseguir la orientacin deseada y en
ese momento, soltar el botn del ratn.

Actividad guiada 18
Crear una hoja lo ms parecida a:

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
2 Introducir los siguientes datos en las celdas.

3 Seleccionar las columnas A, B y C (o las celdas A1:A3) y colocar un ancho de

columna de 20. Una vez hecha la seleccin, hacer clic en Formato > Columna >
Ancho > en la casilla Ancho de columna escribir 20 > Aceptar.
4 Seleccionar la primera fila (o activar una de las celdas de la primera fila) y
establecer una altura de 50 (Formato > Fila > Alto > en la casilla Alto de fila escribir
50 > Aceptar.
5 Posicionarse en la celda A1 y clic en
para centrarlo en la horizontal. A
continuacin, centrarlo en la vertical seleccionando Centrar en men Formato >
Celdas > Alineacin >

> Aceptar.

258

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

6 Posicionarse en la celda B1 y centrarlo en la horizontal y vertical, como en el

apartado anterior. A continuacin, ponerlo con una orientacin de 90 > Aceptar.

7 Posicionarse en la celda C1 y centrarlo en la horizontal y vertical. Posteriormente,

establecer una orientacin de 45 > Aceptar.

8 Por ltimo, establecer la alineacin centrada en la horizontal del rango C2:C5

(seleccionar el rango C2:C5 > clic en el botn

9 Guardar lo realizado con el nombre excel18, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel18 >
clic en el botn Guardar.
10 Cerrar el libro excel18 (Archivo > Cerrar).

12.6. Fondos de las celdas

Para cambiar el color de fondo de las celdas, primeramente hay que
seleccionar las celdas y posteriormente hay dos procedimientos:
1. Activando el botn
color de relleno de la barra de herramientas.
2. Seleccionando Formato > Celdas > Tramas.

259

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Pulsando en esta
lista, aparecen
ms opciones de
relleno.

Color de etiqueta

Se puede cambiar el color de la etiqueta de la hoja de clculo, pulsando con el

botn derecho sobre ella. (No disponible en la versin 2000 de Excel).

Cuyo color se mostrar cuando se est visualizando otra hoja del libro.

260

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

12.7. Unir y separar varias celdas

Cuando se introduce un ttulo general a la hoja, este suele ocupar ms de una
celda y para mejorar el aspecto, se puede unir celdas de tal forma que quepa todo el
texto.
Para realizar esta unin de celdas, se puede hacer de dos formas:
1. Lo primero que hay que hacer en ambos casos es seleccionar las celdas.
Luego clic en Formato > Celdas y en la pestaa Alineacin, marcar la opcin
de combinar celdas

> Aceptar.

Combinar y centrar. En este caso

2. Seleccionar las celdas y pulsar el botn
se unen las celdas y adems el texto queda centrado.
Para separar las celdas que se han unido solamente hay que desactivar la
opcin de Combinar celdas, volviendo a realizar los pasos descritos anteriormente.

12.8. Lneas y bordes

Por defecto no se imprimen las cuadrculas de la hoja de clculo (lneas en los
bordes o lados de las celdas), para marcar dichos bordes o imprimirlos hay dos
procedimientos:
de la barra de herramientas
1. Modificar los bordes desde el botn bordes
de formato, al hacer clic sobre la lista desplegable del botn, aparece el
siguiente cuadro emergente.

261

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Previamente hay que seleccionar toda la hoja o las celdas que deben tener
borde y seleccionar las lneas que se quieren dibujar.
2. Seleccionar Formato > Celdas > Bordes.

Aparte de las lneas se puede especificar el color y forma de las lneas. Al

elegir cualquier opcin, se visualizar en el apartado Borde un modelo de cmo
quedar la seleccin en la celda. Para aplicar color a los bordes de las celdas, primero
hay que seleccionar el color y luego el tipo de borde que se requiera.

En el apartado Preestablecidos se pueden elegir estas opciones:

Ninguno: para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la seleccin.

En el apartado Borde, se suele utilizar cuando no sirven ninguno de los

botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (derecho, superior,
inferior,) hacer clic sobre los botones correspondientes.
En el apartado Estilo, se puede elegir de la lista un estilo de lnea.
En Color, haciendo clic en su flecha se puede elegir el color para los bordes.

262

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Tramas

En Excel tambin se pueden sombrear las celdas de una hoja de clculo para
remarcarla de las dems. Seleccionando Formato > Celdas > Tramas.

En el apartado Muestra, aparecer un modelo de cmo quedar la seleccin

en la celda.
En Color, se puede elegir un color de fondo determinado. Para quitar el efecto
de sombreado, hay que elegir la opcin Sin color:
En el apartado Trama, se puede elegir de la lista un estilo de trama, as como
el color de la trama.
En el botn
Color de relleno de la barra de herramientas formato,
tambin se puede modificar el sombreado de las celdas ms rpidamente, pero no se
puede aadir un tipo de trama.

Actividad guiada 19
Abrir el archivo excel19 y realizar lo siguiente:
Unir las celdas A1 y B1.
Las celdas A2 y B2 con color de fondo azul claro.
Los nmeros del rango B3:B6 con color rojo de fuente.
Todas las celdas con datos con los bordes marcados.
1 Abrir el archivo excel19, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel19 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.

263

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

2 Para unir las celdas A1 y B2, seleccionar dichas celdas y clic en Formato >
Celdas > Alineacin > marcar la opcin de combinar celdas
Aceptar.

>

3 Seleccionar las celdas A2 y B2 > Formato > Celdas > Trama > clic en un color
azul claro > Aceptar, para as aplicar un fondo de color de azul claro a dichas celdas
seleccionadas.
4 Seleccionar el rango B3:B6 > Formato > Celdas > Fuente > en la casilla Color
establecer el color rojo > Aceptar, para colocar los nmeros con color rojo de fuente.
5 Todas las celdas con datos tengan todos los bordes marcados. Para ello,
seleccionar el rango A1:B5 > clic en

y elegir la opcin Todos lo bordes.

6 El resultado final ser:

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar

8 Cerrar el libro excel19 (Archivo > Cerrar).

12.9. Autoformato
Para mejorar el aspecto de la hoja, Excel tiene una herramienta que permite
realizarlo de forma automtica.
La opcin autoformato no se puede introducir si solo se selecciona una
columna, una sola fila, una celda o rangos de celdas separadas. Se aplica a toda la
hoja o a rangos seleccionados contiguos, por ejemplo A1:E7.
Para introducir el autoformato hay que realizar lo siguiente:
1. Seleccionar el rango o todas las celdas de la hoja.

264

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

2. Seleccionar Formato > Autoformato y se abre el siguiente cuadro de dilogo:

3. Elegir el formato deseado y Aceptar.

Actividad guiada 20
Abrir un nuevo documento de hoja de clculo y crear la hoja que aparece en la
siguiente figura, sabiendo que se ha utilizado el autoformato Multicolor 2.

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco).
2 Introducir los datos que se muestran en la figura del enunciado de la actividad.
3 Seleccionar el rango de celdas A1:F4.
4 Clic en Formato > Autoformato.
5 Seleccionar Multicolor 2 > Aceptar.

265

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

6 Guardar lo realizado con el nombre excel20, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel20 >
clic en el botn Guardar.
7 Cerrar el libro excel20 y el programa de Excel (Archivo > Salir).

12.10. Vista preliminar

Antes de imprimir es recomendable activar la vista preliminar para ver cmo
quedar impreso el trabajo. Se puede hacer de las siguientes maneras:

Clic en el botn
Vista preliminar de la barra de herramientas.
Seleccionar Archivo > Vista preliminar.
Para salir de la vista preliminar, pulsar el botn

A la hora de imprimir, se realiza de la misma forma que lo estudiado en Word,

es decir, pinchando el botn

o seleccionando Archivo > Imprimir.

Resumen:
Formato de texto:
Formato > Celdas > Fuente
Formatos numricos:
Formato > Celdas > Nmero

266

Iniciacin a Office

Unidad 12 Excel

Ancho de columna:
Formato > Columna > Ancho
Altura de filas:
Formato > Fila > Alto
Alineacin:
Formato > Celdas > Alineacin
Fondos de las celdas:
Formato > Celdas > Tramas
Unir celdas:
Seleccionar las celdas a unir > Formato > Celdas > Alineacin > activar
> Aceptar
Lneas y bordes:
Formato > Celdas > Bordes
Autoformato:
Formato > Autoformato
Vista preliminar:
Archivo > Vista preliminar

267

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Unidad 13 - Datos
13.1. Ordenar datos
Con Excel, se pueden ordenar las celdas con orden ascendente o descendente
teniendo en cuenta el orden alfabtico o el valor de los nmeros.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las celdas a ordenar.
u orden descendente
de la
2. Pulsar sobre el botn orden ascendente
barra de herramientas, o haciendo clic en Datos > Ordenar donde se abre el
siguiente cuadro de dilogo.

Orden
ascendente o
descendente.

Actividad guiada 21
Abrir el archivo excel21 y ordenar alfabticamente la lista que aparece por orden
alfabtico del primer apellido.
1 Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Excel).
2 Abrir el archivo excel21, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel21 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
3 Seleccionar los datos que aparecen en las celdas A2 a C10 (clic en la celda A2 y
sin soltar arrastrar hasta la celda C10).
4 Clic en Datos > Ordenar.
5 Dejar seleccionado orden Ascendente (y ordenar por Primer Apellido) > clic en
Aceptar.
6 Observar que los nombres se han ordenado alfabticamente por primer apellido.

268

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

7 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar (o en Archivo >

8 Cerrar el libro excel21 (Archivo > Cerrar).

13.2. Filtrar datos

Excel permite establecer filtros en la informacin que se presenta en una tabla.
Los filtros permiten trabajar con solo ciertas celdas que cumplan una determinada
condicin. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Los
datos que no cumplen los criterios del filtro no se pierden, solo se ocultan.
Cuando en una hoja hay muchas filas de datos y solo se necesita que se
muestren unos datos determinados, se utiliza la herramienta filtro. La forma ms
sencilla consiste en usar los filtros automticos.
Para utilizar esta herramienta de filtro automtico hay que seleccionar Datos >
Filtro > Autofiltro.
Actividad guiada 22
Abrir el archivo excel22, donde se encuentra una hoja de clculo con cinco columnas
de datos y varias filas (que no se pueden visualizar todas en la ventana). Los datos
estn distribuidos por pelculas, formato, categora, cantidad y precio. Se quieren filtrar
los datos teniendo en cuenta la columna de categora, de tal forma que solo se
muestren las pelculas de categora ESPAOLA.
1 Abrir el archivo excel22, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel22 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Hacer clic en Datos > Filtro > Autofiltro.

269

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

3 Apareciendo a la derecha de la celda de cada ttulo de columna, un botn en forma

de flecha que pulsando sobre l aparece una lista desplegable. Pulsar sobre el botn
(flecha) de Categora.

4 En esta lista desplegable aparecen todas las categoras que hay en esta columna.
Pulsar sobre la categora ESPAOLA, para que solo se muestren las filas de datos
de dicha categora.

5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar).

Guardar (o en Archivo >

6 Cerrar el libro excel22 (Archivo > Cerrar).

Cuando se quieran volver a visualizar todas las filas, hay que desplegar la lista
y seleccionar Todas, apareciendo de nuevo todos los datos, o tambin se puede
realizar seleccionando men Datos > Filtro > Mostrar todo.
Tambin se puede desactivar el filtro automtico para que desaparezcan las
listas desplegables y aparezcan todos los datos, para ello hay que realizar los mismos
pasos que para activarlo, es decir, seleccionar Datos > Filtro > Autofiltro.
Como ya se ha visto anteriormente, al seleccionar Datos > Filtro > Autofiltro,
junto al encabezado de cada columna aparecen unas flechas desplegables. Al pulsar
en la flecha de la columna por la cual se desea filtrar la lista, se puede escoger el valor

270

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

que actuar de filtro. Adems de los valores introducidos en la hoja, aparecen los
siguientes valores:

Todas, elimina el filtro aplicado anteriormente.

Diez mejores, muestra tal nmero de filas que contengan los valores mximos
(superiores) o mnimos (inferiores) para dicha columna.

Personalizar, permite combinar dos condiciones en una sola columna. Las

condiciones pueden ser del tipo condiciones Y, o bien condiciones O. Esta
ltima permite combinar dos valores de los cuales es suficiente con que se
cumpla uno de ellos. Adems, cada condicin puede utilizar diferentes
operadores para mostrar datos que no coincidan exactamente con un valor
concreto:
Es igual a
No es igual a
Es mayor que
Es mayor o igual que

es menor que
es menor o igual a
comienza por
no comienza por

termina con
no termina con
contiene
no contiene

Cuando se filtra utilizando dos o ms columnas, se est indicando al programa

que muestre las filas que contengan cada uno de los valores sealados. Para quitar
uno solo de los filtros hay que pulsar en la flecha desplegable correspondiente y
escoger Todas.

271

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

13.3. Introduccin a los formularios

Los datos contenidos en una hoja de clculo en forma de listas, pueden ser
considerados tambin como una base de datos, puesto que son un conjunto de
informacin relacionada entre s. Con el comando Datos > Formulario, se puede
gestionar la informacin en forma de registros y campos.
Este apartado se va a estudiar con el siguiente ejemplo/actividad.
Actividad guiada 23
En la hoja de clculo excel23 visualizar su contenido en forma de formulario.
1 Abrir el archivo excel23, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Posicionarse en una celda que contenga algn dato. Al hacer clic en Datos >
Formulario, permite gestionar la informacin en forma de registros y campos, tal y
como sucede en las bases de datos, cada columna ser un campo (cada uno de los
datos que hay que anotar) y cada fila, un registro (el conjunto de datos
correspondientes a uno de los elementos objeto a estudio, cada registro tiene un valor
en cada campo). Los encabezados de las columnas son los nombres de los campos.
Se gestiona de una manera muy sencilla las entradas de una lista, mostrando un
registro por vez en pantalla.

2 Visualizar el contenido del formulario pulsando el botn

. Para
desplazarse entre los registros puede utilizarse tambin las barras de desplazamiento,
las teclas RePg y AvPg y las teclas de flechas del cursor.
3 Los botones de la ventana muestran opciones para:
* Desplazarse de uno a otro registro
* Sealar criterios de bsqueda
* Aadir nuevo registro
* Eliminar registro

272

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Apareciendo la ventana:

4 Cerrar el libro excel23 (sin guardar los cambios) Archivo > Cerrar.
Si al seleccionar Datos > Formulario no se est posicionado en una de las
celdas de la tabla, aparece el siguiente mensaje:

Con los formularios se pueden integrar diversos elementos grficos del entorno
de Windows como por ejemplo botones de opcin, cuadros de grupo, cuadros
combinados, etiquetas, casillas de verificacin, etc. Lo cual se estudia en cursos
especficos de Excel.

13.4. Subtotales
Los subtotales se calculan para datos que se repiten, son valores que se
resumen. Tras ordenar una tabla por el dato del que se va a calcular un subtotal,
posicionarse en una celda de la tabla y seleccionar Datos > Subtotales, apareciendo
el cuadro de dilogo Subtotales.

273

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

En el apartado Para cada cambio en, se elige la columna que contiene los
grupos cuyos subtotales se desean calcular. Dicha columna tiene que ser la misma por
la que se ha ordenado anteriormente la tabla.
En el apartado Usar funcin, se selecciona la funcin que se desea emplear
para calcular los subtotales, por ejemplo:

Suma: realiza la suma de una cantidad de datos.

Cuenta: para contar el nmero de veces que aparece un dato.
Promedio: calcula la media de una cantidad.
Mx: calcula el valor mximo de un conjunto de datos.
Mn: calcula el valor mnimo de un conjunto de datos.

En el apartado Agregar subtotal a, se activan las casillas de verificacin

correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales se
desean obtener. Por ejemplo si se desea calcular la SUMA de la CANTIDAD por cada
CATEGORA:

Para eliminar los subtotales, seleccionar el botn Quitar todos del cuadro de
dilogo Subtotales, y si se quiere aadir ms subtotales, desactivar la casilla
Reemplazar subtotales actuales para as conservar los subtotales anteriores.
En el lateral izquierdo de la ventana se aadirn una serie de lneas, puntos y
botones. stos permiten agrupar datos dentro de una hoja de clculo. En el caso de la
figura anterior hay tres niveles de agrupamiento, uno de todos los datos, otro por
categora y otro por cada registro individual.

Estos niveles vienen indicados por nmeros en la parte superior. Haciendo clic
en dichos nmeros se puede contraer o expandir todo ese nivel de agrupamiento, por
ejemplo, para que solo muestre los subtotales sin mostrar los elementos individuales,
al hacer clic en el 2 se mostrar:

274

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Si ahora se hace clic en el 3, se desplegar el nivel de nuevo y se vern todos

los datos. Los botones con el signo sirven para contraer un solo grupo dentro del
nivel. Si se desea expandir los niveles, hay que hacer clic en los botones con el signo
+.
Se pueden eliminar niveles de agrupamiento. Para lograrlo, hay que
seleccionar los datos que se desean desagrupar y clic en Datos > Agrupar y
esquema > Desagrupar.
Para aadir un nuevo nivel, seleccionar las filas que se desean agrupar y clic
en Datos > Agrupar y esquema > Agrupar.
Actividad guiada 24
En la hoja de clculo excel23 aplicar un subtotal para calcular la SUMA de la
CANTIDAD por cada CATEGORA.
1 Abrir el archivo excel23, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Hacer clic en Datos > Subtotales, mostrndose el cuadro de dilogo Subtotales.

3 Establecer las caractersticas como se muestra en la figura anterior (SUMA de la

CANTIDAD por cada CATEGORA).
4 Clic en Aceptar mostrndose el subtotal realizado.

275

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

5 Guardar lo realizado con el nombre excel24, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel24 >
clic en el botn Guardar.
6 Cerrar el libro excel24 (Archivo > Cerrar).

13.5. Formato condicional

Con Formato condicional (Formato > Formato condicional) se pueden
resaltar celdas que cumplan unas condiciones determinadas, por ejemplo, una vez que
se hayan seleccionado las celdas a aplicar el formato condicional, se pueden resaltar
con color rojo las celdas que contengan un valor mayor de 1000.

Al desplegar la segunda lista se puede observar las condiciones que se pueden

aplicar.

276

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Dependiendo de la condicin elegida aparecen uno o dos cuadros de texto a la

derecha, para escribir los valores de comparacin.

Si se pulsa el botn
, la ventana se minimiza para poder elegir un valor de
una celda, para volver a restaurar la ventana hacer clic en el botn
.
Al pulsar en Formato se puede especificar el formato que tendr la celda
cuando la condicin se cumpla.

Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condicin especificada, el

programa suprimir temporalmente los formatos que resalten esa condicin.
Para quitar el formato condicional, pulsar en el botn Eliminar de la ventana
Formato condicional.
Se pueden aadir hasta tres condiciones pulsando el botn

277

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Actividad guiada 25
En la hoja de clculo excel23 hacer que las celdas cuyo contenido sean mayores que
10 aparezcan en rojo, negrita y cursiva.
1 Abrir el archivo excel23, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel23 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Seleccionar toda la columna E haciendo clic en la zona que da nombre a la
columna
. (O seleccionar todas las celdas de la columna E haciendo clic en la
celda E1 y sin soltar arrastrar hasta la celda E47).
3 Clic en Formato > Formato condicional.

4 En el cuadro de dilogo Formato condicional establecer las caractersticas como

se muestran en la figura anterior (mayor que 10).
5 Clic en el botn Formato y aplicar el estilo Negrita cursiva y color rojo.

278

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

6 Aceptar > Aceptar. Mostrndose los datos mayores de 10 en negrita, cursiva y

color rojo.
7 Guardar los cambios realizados pulsando Archivo > Guardar como > situarse en
la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel25 > clic
en el botn Guardar.
8 Cerrar el libro excel25 (Archivo > Cerrar).

13.6. Validacin de datos

A la hora de introducir datos en una celda, se puede especificar que esos datos
sean de un tipo concreto, por ejemplo nmero, fecha, hora, etc.
Tras seleccionar las celdas que se desean que tengan el tipo de validacin y
hacer clic en Datos > Validacin, aparece el siguiente cuadro de dilogo:

279

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

En la casilla Permitir de la ficha Configuracin se puede seleccionar el tipo

de valor que est permitido introducir.

Se puede hacer que el valor de un dato tenga que estar comprendido en un

intervalo, o que sea mayor o menor a un valor dado, etc.

En la ficha Mensaje entrante se puede configurar el mensaje que aparecer

cuando se posicione en la celda que tiene aplicada la validacin.

Y en la ficha Mensaje de error, se puede especificar el mensaje a mostrar

cuando se inserte un valor no vlido. Por ejemplo:

280

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

En el cuadro Estilo se puede seleccionar el tipo de icono que aparece en el

cuadro de mensaje.

Si no se especifica nada en la ficha Mensaje de error, aparecer un cuadro

con un texto predeterminado.

Para eliminar las validaciones creadas, seleccionar el botn:

cuadro de dilogo Validacin de datos.

281

del

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Actividad guiada 26
En una hoja de clculo escribir en la celda A1 Ao de nacimiento. En la celda B1
aplicar una validacin para que solo se puedan introducir nmeros enteros
comprendidos entre el 1908 y el 2008, ttulo de mensaje entrante: Mensaje de entrada
de datos; y como mensaje: Introduzca un nmero entre 1908 y 2008.
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel). Si no est abierto Excel, arrancarlo haciendo clic en Inicio > Todos los
programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y
XP de Office es Inicio > Programas > Microsoft Excel).
2 En la celda A1 escribir: Ao de nacimiento.

3 Posicionarse en la celda B1 haciendo un clic sobre dicha celda.

4 Clic en Datos > Validacin.
5 En la ficha Configuracin establecer los siguientes datos:

6 Clic en la pestaa Mensaje entrante y escribir los siguientes textos en las casillas
correspondientes:

282

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

7 Clic en Aceptar. Comprobar que al posicionar se en la celda B1 se muestra el

mensaje de entrada escrito anteriormente y si no se inserta un dato correcto se
mostrar un mensaje de error.
8 Guardar lo realizado con el nombre excel26, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel26 >
clic en el botn Guardar.
9 Cerrar el libro excel26 y el programa Excel (Archivo > Salir).

13.7. Insertar una hoja de clculo en un documento de

Word
Para copiar la imagen de un grfico creado en Excel, tan solo hay que hacer un
clic con el botn secundario del ratn sobre la imagen o grfico y en el men
contextual seleccionar Copiar, copindose en el portapapeles dicha imagen. A
continuacin abrir un documento de Word o de PowerPoint y seleccionar Edicin >
Pegar, insertndose la imagen en la hoja o diapositiva.
Para insertar el contenido de varias celdas a un documento de Word,
seleccionar las celdas > Edicin > Copiar > abrir un documento de Word > Edicin >
Pegar.
Excel permite guardar sus archivos con distintas extensiones para que sus
archivos puedan ser abiertos por otras aplicaciones. La manera ms sencilla de que
un documento de Excel pueda ser abierto por otra aplicacin, es guardarlo con la
extensin idnea para cada aplicacin, para ello tras seleccionar Archivo > Guardar
como, dar un nombre al archivo, elegir el lugar y la extensin con la que ser
guardado.
Por ejemplo:

283

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

13.8. Imprimir
Se puede ver cmo se va a imprimir una hoja de clculo haciendo clic en el
botn Vista preliminar de la barra de herramientas estndar
o en Archivo > Vista
preliminar. La vista preliminar permite ver los saltos de pgina, mrgenes,
encabezados y pies de pgina y el formato completo de la hoja.

En la esquina inferior izquierda de la ventana Vista previa, se indica cuntas

pginas se van a imprimir y el nmero de pgina que se est visualizando. Para ver el
resto de pginas que se van a imprimir, pulsar las teclas avance de pgina Av Pg y
retroceso de pgina Re Pg, o en los botones

para cerrar la
En caso de querer volver a la hoja, hacer clic en el botn
vista preliminar. Cuando se vuelve a la hoja de clculo, se mostrarn unas lneas
discontinuas que indicarn dnde har Excel los saltos de pgina, estas lneas no se
imprimirn.
En la ventana de Vista previa se pueden usar los botones que se encuentran
en la parte superior de la misma para cambiar la apariencia de la hoja de clculo
cuando se imprima. Al seleccionar el botn Configurar, se muestra el cuadro de
dilogo Configurar pgina.

284

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Donde se puede cambiar la orientacin de la pgina impresa entre modo

vertical y horizontal. Se puede aumentar el tamao de la hoja de clculo, activando la
opcin Ajustar al: del apartado Ajuste de escala indicando, por ejemplo, el valor 150
% en su cuadro de control numrico.
Otra de las funciones de Excel es que permite que la hoja de clculo se adapte
al nmero de pgina especificado, adaptndose al nmero de pginas que se desee
seleccionando la opcin Ajustar a:.

En la ficha Mrgenes, se pueden cambiar la distancia de los mrgenes y

centrar el contenido de la pgina horizontal y/o verticalmente, para as mejorar el
aspecto y la presentacin de la copia impresa.

285

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Tambin se pueden variar los mrgenes en el botn Mrgenes de la ventana

Vista previa, aparecen unas lneas en la hoja de clculo que indican dnde empiezan
y terminan las secciones del documento, para cambiar un margen hay que arrastrar su
lnea a la posicin deseada.
En la ficha Encabezado y pie de pgina de la ventana Configurar pgina, se
puede aadir informacin extra, por ejemplo, el nombre y fecha de creacin del
documento.

Los campos para el encabezado y pie de pgina aparecen vacos, para

introducir modificaciones en el encabezado de la hoja de clculo, pulsar el botn
Personalizar encabezado.

Al seleccionar el botn Zoom de la ventana Vista previa, se duplica el

tamao del documento en la ventana, al volver a seleccionar dicho botn el documento
vuelve a su tamao anterior.
Otra manera para cambiar los saltos en que Excel imprime todos los datos
posteriores en una hoja de papel nueva, es mostrar en modo Vista previa de salto de
pgina seleccionando el botn Saltos de pgina de la ventana Vista previa.

286

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Las lneas azules que aparecen representan los saltos de pgina, para cambiar
un salto de pgina hay que arrastrar la lnea que representa el salto a su nueva
posicin. Para salir del modo de vista previa de salto de pgina seleccionar Ver >
Normal.
Tambin se puede pasar al modo de vista previa de salto de pgina en Ver >
Vista previa de salto de pgina.
Cuando se visualiza una hoja de clculo en el modo vista previa de salto de
pgina, el programa indica el orden en el que se van a imprimir las pginas con letras
de color claro. Se puede cambiar el orden en el que se van a imprimir las pginas en
modo normal (Ver > Normal) de vista preliminar (Archivo > Vista preliminar) en
Configurar > Hoja > en el apartado Orden de las pginas, permitiendo determinar si
se imprimirn las hojas de izquierda a derecha y bajando, o por el contrario, de arriba
abajo y desplazando a la derecha.

287

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

La casilla Errores de celda como permite seleccionar cmo se van a imprimir

las celdas con errores, se puede imprimir el error tal como aparece, dejar la celda
vaca, o elegir entre los caracteres - - o #N/A.

En la ficha Hoja tambin se puede especificar qu celdas son los ttulos de las
filas y columnas. Dichas celdas se repetirn en todas las pginas en las partes
superior e izquierda, siempre y cuando el documento ocupe ms de una hoja. Tambin
se pueden especificar distintas opciones como imprimir las lneas de divisin, imprimir
los ttulos de filas y columnas, es decir, A, B, C, la calidad de impresin o si se
imprimir en color.
Si se quiere imprimir la hoja de clculo activa sin cambiar ninguna
configuracin, hacer clic en el botn Imprimir
estndar.

de la barra de herramientas

O tambin, para imprimir todas las hojas de clculo de un libro: Archivo >
Imprimir > y seleccionar el botn de la opcin Todo el libro.

Para imprimir solamente una parte de una hoja de clculo, seleccionar las
celdas que se quieren imprimir y activar la opcin Seleccin de la ventana Imprimir.

Se puede imprimir una hoja de clculo sin necesidad de imprimir su grfico,

para ello hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre una zona vaca del grfico,
y en el men contextual que aparece seleccionar Formato del rea del grfico > clic
en la ficha Propiedades y deseleccionar la casilla Imprimir objeto.

288

Iniciacin a Office

Unidad 13 Excel

Para imprimir solamente un grfico, seleccionar dicho grfico y al pulsar en

Archivo > Imprimir > en la seccin Imprimir, solo aparece la opcin Grfico
seleccionado.

Si se quiere imprimir una hoja de clculo que incluya varias pginas, se pueden
definir ciertas celdas de repeticin. Estas celdas se repiten en cada pgina impresa. Lo
ms normal es que se repitan las celdas correspondientes a la primera fila o columna
con el fin de que todas las pginas impresas de una misma hoja de clculo sean
comprensibles. Esto se puede establecer en Archivo > Configurar pgina > Hoja > y
establecer las celdas a repetir en la casilla Repetir filas en extremo superior o en
Repetir columnas a la izquierda.

Resumen:
Ordenar datos:
Seleccionar las celdas a ordenar > Datos > Ordenar
Filtrar datos:
Datos > Filtro > Autofiltro > clic en una de las flechas desplegables >
Personalizar
Subtotales:
Datos > Subtotales
Formato condicional:
Formato > Formato condicional
Validacin de datos:
Datos > Validacin

289

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Unidad 14 - Funciones
14.1. Funciones
Las funciones son unas frmulas de la hoja de clculo para poder realizar
operaciones algebraicas, lgicas, estadsticas, etc.
Para que el programa identifique a las funciones como tales y no como texto,
deben empezar con el smbolo igual =.
Para que el ordenador sepa que se ha terminado de introducir la frmula, hay
que pulsar intro, visualizndose la operacin realizada en la celda. Al colocarse en la
celda en la que se haya introducido previamente una frmula, se puede ver en la barra
de frmulas, la frmula introducida.
Si en la frmula, se introducen las letras de las columnas en minscula, el
programa las cambiar a mayscula automticamente despus de pulsar la tecla intro.
Frmula es un conjunto de operaciones matemticas que se utilizan para
realizar ciertos clculos. En las hojas de clculo, las frmulas se pueden aplicar a
nmeros o a valores contenidos en determinadas celdas. Las frmulas modifican su
resultado si cambian el valor de las celdas a las que hacen referencia.
Si se introduce mal una frmula, aparecer el aviso de error:

La sintaxis general de una funcin es

=FUNCIN(argumento1;argumento2;)
Ms adelante se vern ejemplos de las principales funciones. Los argumentos
pueden ser datos, referencias a celdas, u otras funciones. Entre las operaciones
aritmticas a utilizar son:
Operacin

Smbolo

Suma

Resta

Multiplicacin

Divisin

Potenciacin

Por ejemplo, si en una celda se quiere realizar la suma del contenido de las
celdas A1 y A2, habra que poner =A1+A2, si fuese la resta de A1 y A2 (=A1-A2), en
el caso de la multiplicacin de A1 y A2 (=A1*A2) y la divisin de A1 y A2 (=A1/A2).
Recordar que hay que pulsar la tecla intro una vez que se ha terminado de introducir la
frmula.

290

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

En las frmulas se pueden utilizar tanto operadores aritmticos como

parntesis para indicar las operaciones que han de realizar. Estos operadores tienen
un orden de prioridad que es necesario conocer para obtener un resultado correcto:
Primero se realizan las operaciones encerradas entre parntesis.
Luego se efectan las potencias.
A continuacin se realizan las multiplicaciones y divisiones, si hubiera ms de
una se efectuaran segn su colocacin en la frmula de izquierda a derecha.
Y por ltimo, se haran las sumas y restas, en el orden indicado anteriormente.

Operadores de comparacin
Dos expresiones se pueden comparar entre s, siendo el resultado
VERDADERO o FALSO. Las dos expresiones no tienen que ser necesariamente
cifras, los textos tambin pueden compararse.
OPERADOR
=
>
<
>=
<=
<>

SIGNIFICADO
Verdadero si ambas expresiones son iguales
Verdadero si la primera expresin es mayor
que la segunda
Verdadero si la primera expresin es menor
que la segunda
Verdadero si la primera expresin es mayor o
igual que la segunda
Verdadero si la primera expresin es menor o
igual que la segunda
Verdadero si ambas expresiones son
diferentes

EJEMPLO
A1=B1
A1>B1
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
A1<>B1

Principales funciones
Una funcin es una frmula compleja preparada para utilizarse sin que se
tenga que introducir los operadores (+, -, *, /, etc.) y que necesitan de unas celdas
sobre las que operar.
Las distintas funciones de Excel estn agrupadas en doce categoras
diferentes. Dentro de cada categora hay un nmero variable de funciones predefinidas
con un total de ms de trescientas.
Entre estas categoras estn:

Usadas recientemente. Son las funciones que se han utilizado ltimamente.

Matemticas y trigonomtricas. Estadsticas.
Financieras. Relacionadas con clculos econmicos.
Texto. Las funciones de texto se utilizan para llevar a cabo conversiones,
sustituir, buscar textos, etc.
Fecha y hora. Funciones para obtener la fecha actual o de sus componentes.
Lgicas. Se utilizan conjuntamente con frmulas relacionadas.
En esta unidad se estudiarn las funciones ms usuales.

291

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Unidad 14 Excel

14.1.1. SUMA
Sintaxis:
o tambin:

=SUMA(nmero1; nmero2;)
=SUMA(celdadeinicio:celdafinal)

Suma todos los nmeros en un rango de celdas.

Ejemplo:

Funcin de suma.
=SUMA(B2:B4)
Realiza la suma de
las celdas B2, B3 y
B4.

Actividad guiada 27
En la celda B3 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la suma de las celdas A1, B1, C1,
D1, E1 y F1.
1 Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Excel).
2 Abrir el archivo excel27, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel27 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
3 Posicionarse en la celda A3 haciendo un clic sobre ella y escribir: =SUMA(A1:F1)
4 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda A3 se muestra la suma de los datos del rango A1:F1.
5 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.2. Mximo (MAX)

Sintaxis: =MAX(nmero1;nmero2;)
Devuelve el valor mximo de una lista de valores. Omite los valores lgicos
(operadores de comparacin) y el texto.
Ejemplo:
Funcin de mximo. Al
realizar esta funcin,
aparecer en esta celda el
valor mayor de esas celdas,
en este caso el mayor es 9.

292

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Unidad 14 Excel

Actividad guiada 28
En la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor mximo del rango A1:F1.
1 Posicionarse en la celda B4 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =MAX(A1:F1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B4 se muestra el valor mximo del rango A1:F1.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.3. Mnimo (MIN)

Sintaxis: =MIN(nmero1;nmero2;)
texto.

Devuelve el valor mnimo de una lista de valores. Omite los valores lgicos y el

Ejemplo:
Funcin de mnimo. Al realizar
esta funcin, aparecer la celda
de valor menor de ese rango, en
este caso 4.

Actividad guiada 29
En la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor mnimo del rango A1:F1.
1 Posicionarse en la celda B5 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =MIN(A1:F1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B5 se muestra el valor mnimo del rango A1:F1.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

293

Guardar.

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Unidad 14 Excel

14.1.4. MODA
Sintaxis: =MODA(nmero1;nmero2;)
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango.
Ejemplo:
Despus de introducir la
funcin y pulsar intro,
aparecer el valor 6, porque
es el valor que ms se repite.

Actividad guiada 30
En la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el valor que ms se repite en el
rango A1:F1.
1 Posicionarse en la celda B6 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =MODA(A1:F1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B6 se muestra el valor ms repetido.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.5. PROMEDIO
Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1;nmero2;)
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Ejemplo:
Despus de introducir
la funcin y pulsar
intro, aparecer el
valor de 5,88 porque
es la media aritmtica
de todos los valores.

294

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Unidad 14 Excel

Actividad guiada 31
En la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la media aritmtica del rango
A1:F1.
1 Posicionarse en la celda B7 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =PROMEDIO(A1:F1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B7 se muestra el valor medio del rango A1:F1.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.6. POTENCIA
Sintaxis: =POTENCIA(nmero;potencia)
o tambin =POTENCIA(base;exponente)
Devuelve el resultado de elevar el nmero a una potencia.

Ejemplo:
Si se introducen estos datos en una hoja de clculo:

Al activar la celda B3 y a continuacin introducir la frmula =POTENCIA(B1;B2)

Tras pulsar la tecla intro, aparece el resultado de la potencia que es 8

(23=2x2x2):

Actividad guiada 32
En la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la potencia cuya base sea el valor
de la celda A1 y como exponente el valor de la celda A2.
1 Posicionarse en la celda B8 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =POTENCIA(A1;A2)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B8 se muestra el valor 128 (27=128).
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

295

Guardar.

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Unidad 14 Excel

14.1.7. PRODUCTO
Sintaxis: =PRODUCTO(nmero1;nmero2;)
Multiplica a todos los nmeros especificados como argumentos.
Ejemplo:
Funcin

Resultado

Actividad guiada 33
En la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el producto de las celdas A1, A2 y
A3.
1 Posicionarse en la celda B9 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =PRODUCTO(A1;A2;A3)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B9 se muestra el valor de la multiplicacin de los valores de las celdas A1, A2 y
A3.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.8. RAZ
Sintaxis: =RAIZ(nmero)
Realiza la raz cuadrada de un nmero.
Ejemplo: en la celda A1 de una hoja en blanco, introducir el valor 9. Activar
celda A2 y escribir en ella la frmula =RAIZ(A1), tras pulsar intro se realiza la
operacin.
Actividad guiada 34
En la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 calcular la raz cuadrada del valor de la
celda E1.
1 Posicionarse en la celda B10 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =RAIZ(E1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B10 se muestra el valor 25 (ya que la raz cuadrada de 625 es 25).
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

296

Guardar.

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Unidad 14 Excel

14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas)

La hoja de clculo dispone de un operador especfico para textos. El resultado
es tambin un texto.
& es el operador, el cual une ambos textos en uno solo. Por ejemplo si
introducimos en una celda:
=primero&segundo
el resultado sera:
primerosegundo
O tambin, si la celda A1 contiene el texto Jos y la celda A2 Mara, al introducir en
una celda =A1&A2 aparecer JosMara
Si se introduce =A1& &A2 se mostrar con un espacio en blanco Jos Mara
Si se introduce =CONCATENAR(A1; ;A2) tambin se mostrar Jos Mara
Si se introduce =A1&, &A2 se mostrar con una coma Jos, Mara
Actividad guiada 35
En la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 unir los contenidos de las celdas G1 y
H1.
1 Posicionarse en la celda B11 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =G1& &H1 (con un espacio en blanco entre las comillas).
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B11 se muestra Jos Mara.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.10. Tanto por ciento

Al escribir el carcter tanto por ciento % detrs de un nmero, el programa lo
interpretar como un nmero en porcentaje.
Por ejemplo, para calcular el 15% de la cantidad de la celda B1, se escribir
=B1*15%
El 15 % de 1000, es 150

Y para sumar a la cantidad de la celda B1 un 15 %, se escribir =B1*(1+15%)

Sumar el 15 % a 1000, da como resultado 1150
Tambin se podra haber utilizado la frmula: =B1*1,15

297

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Unidad 14 Excel

Actividad guiada 36
En la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 calcular el 20% del valor de la celda D1.
1 Posicionarse en la celda B12 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =D1*20%
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B12 se muestra el valor 200 (el 20% de 1000 es 200).
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.11. HOY
Introduce la fecha actual del ordenador. (El reloj del ordenador debe mostrar la
fecha y hora correcta).
Sintaxis:

=HOY()

Ejemplo: Al escribir en una celda: =HOY()

Se insertar la fecha (del calendario del ordenador).
Actividad guiada 37
En la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha actual.
1 Posicionarse en la celda B13 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =HOY()
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B13 se muestra la fecha.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

14.1.12. AHORA
Sintaxis:

=AHORA()

Introduce la fecha y hora actual del reloj electrnico del ordenador.

Ejemplo: si se introduce en una celda: =AHORA()
Se insertar la hora (del reloj del ordenador) y la fecha.
Actividad guiada 38
En la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 introducir la fecha y hora actual.
1 Posicionarse en la celda B14 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir: =AHORA ()
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y observar que en la
celda B14 se muestra la fecha y hora.
3 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

298

Guardar.

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

14.1.13. AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como un
nmero entero.
Sintaxis:
=AO(fecha)
Ejemplo:

14.1.14. Aleatorio
Devuelve el nmero aleatorio del rea indicada. Genera un nmero entre 0 y 1.
Sintaxis:

=ALEATORIO()

El ordenador calcular nmeros al azar.

Actividad guiada 39
Utilizando la funcin aleatorio, calcular seis nmeros comprendidos entre el 1 y el 49
(lotera primitiva).
1 Posicionarse en la celda D3 de la hoja 1 del libro excel27 haciendo un clic sobre
dicha celda y escribir la frmula =ENTERO(ALEATORIO()*48+1)
2 Pulsar la tecla intro para terminar de introducir la frmula y se mostrar un nmero
obtenido aleatoriamente.
3 Copiar la misma frmula en las celdas contiguas C2, C3, C4, C5 y C6. Aparecern
nmeros comprendidos entre el 1 y el 49. En el caso de que se repita algn nmero
habra que recalcular pulsando la tecla F9.
4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

5 Cerrar el libro excel27 (Archivo > Cerrar).

4.1.15. SI
Sintaxis: =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como
VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO. Es muy til cuando el contenido
de una celda debe cumplir una condicin.
Actividad guiada 40
Escribir el siguiente contenido en una hoja de clculo nueva:

299

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

(En la celda B8 introducir la frmula =SUMA(B2:B6))

Este supuesto es una factura de una compra realizada en un supermercado. Para que
la compra la lleven a casa, el total debe ser superior a 60 euros, en caso contrario no
la llevan a casa. Teniendo en cuenta esto, se quiere que en la celda B9, aparezca el
texto Llevar a domicilio si el valor de B8 es mayor de 60. Si no es mayor de 60,
aparecer No se puede llevar a domicilio.
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Escribir el contenido como se muestra en la imagen del enunciado de la actividad.
3 Activar la celda B9 e insertar la frmula:
=SI(B8>60;"Llevar a domicilio";"No se puede llevar al domicilio")
Si el valor de la celda B8 es mayor que 60, aparecer el texto Llevar a domicilio, y si
el valor es menor que 60 se mostrar No se puede llevar al domicilio.
4 Cambiar el valor de la celda B6 a 0 y comprobar que el texto que aparece ahora
es otro porque el valor de B8 es inferior a 60.
Si se activa la celda B9, en la barra de frmulas aparece lo siguiente:

5 Guardar lo realizado con el nombre excel40, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel40 >
clic en el botn Guardar.
6 Cerrar el libro excel40 (Archivo > Cerrar).
horas.

En las hojas de clculo tambin se pueden hacer operaciones con fechas y

Por ejemplo si se introduce en la celda A1 la fecha 24/01/09 y en otra celda se

introduce la frmula =A1+15, aparecer en dicha celda la fecha de A1 sumada 15 das
(08/02/09).
Si en la celda B1 se inserta la hora [Link] y en la celda B2 [Link], si se
necesita realizar la resta de dichos datos, al insertar la frmula =B1-B2 se mostrar la
operacin realizada ([Link]).

300

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Funciones complejas
Las funciones complejas son aquellas que contienen como argumentos otras
funciones.
Observar el siguiente ejemplo de utilizacin de funciones complejas:
=SI(SUMA(A1:A3)>10;SUMA(A1:A3);Menor de 10)
Si la suma de las celdas A1:A3 es mayor que 10 se realizar la suma, en caso
contrario aparecer Menor de 10.
Recordar que la sintaxis de la funcin SI era:
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Dentro de la funcin SI se ha utilizado dos veces la funcin SUMA.
Para evitar el uso de funciones demasiado complicadas, se puede calcular
cada fase de la operacin por separado y trabajar despus con las celdas que
contienen los resultados de las operaciones anteriores. Esto hace las frmulas mucho
ms claras y despus se entender mejor qu es lo que se ha calculado en cada caso.
Pero a veces es necesario utilizar frmulas compuestas por varias funciones.
Por ejemplo, si se desea simular el lanzamiento de una moneda para obtener cara o
cruz, se pueden utilizar las funciones SI y ALEATORIO a la vez.
=SI(ALEATORIO()<0,5;CARA;CRUZ)
Esta frmula significa: determina un nmero aleatorio entre 0 y 1. Si es menor
que 0,5 equivale a que ha salido CARA y en caso contrario CRUZ.

14.2. Insertar funcin con el asistente de funciones

En ocasiones hay que introducir frmulas ms complejas y Excel presenta un
gran nmero de funciones distribuidas por categoras.
Con esta opcin se puede introducir cualquier funcin que no se conozca su
sintaxis, tambin servir para reducir los errores al introducir las funciones.
Una forma de introducirlas es utilizando la barra de frmulas, donde activando
(insertar funcin, junto a la barra de frmulas) o seleccionando Insertar >
el botn
Funcin, la zona de la barra de frmula cambia de aspecto y aparece el cuadro de
dilogo Insertar funcin.
Aspecto de la
barra de
frmulas

301

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Introduciendo una descripcin de

lo que se quiere hacer y pulsando
el botn Ir, Excel buscar
funciones relacionadas.

Este cuadro de Insertar funcin presenta las funciones distribuidas por

categoras. Al seleccionar una, en la parte inferior aparece una descripcin de la
finalidad de la funcin, as como la lista de argumentos que necesita para realizar esa
funcin.

Una vez que se ha elegido la funcin se pulsa Aceptar, apareciendo el cuadro

de dilogo Argumentos de funcin que facilita introducir los parmetros (celdas a las
que aplicar la funcin) donde se puede observar el resultado que generara la funcin.

Celdas que
intervienen

Resultado
de la funcin

302

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Actividad guiada 41
Utilizando el asistente de funciones, calcular en la celda B14 de la hoja de clculo
excel41 el mximo de los valores comprendidos en el rango B2:B12, y en la celda B15
el valor mnimo del rango B2:B12.
1 Abrir el archivo excel41, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel41 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 En la celda B14, colocar el mximo de los valores comprendidos en el rango
B2:B12. Para ello, activar la celda B14 y clic en el botn
de la barra de frmulas (o
Insertar > Funcin) y seleccionar MAX dentro de las funciones y pulsar Aceptar.

Si no se encuentra la funcin
dentro de las usadas
recientemente, seleccionar la
categora Todas donde
estn distribuidas las
funciones por orden
alfabtico.

En el cuadro de argumentos de funcin, comprobar que en apartado nmero 1

est el rango B2:B13 y pulsar Aceptar.

Aparecer el valor mximo de los comprendidos en dicho rango.

3 En la celda B15, colocar el mnimo de los valores comprendidos en el rango
B2:B13. Para ello activar la celda B15 y pinchar el botn
de las funciones y pulsar Aceptar.

303

y seleccionar MIN dentro

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

En el cuadro de argumentos de funcin, escribir en apartado Nmero 1 el

rango B2:B13 y pulsar Aceptar.
Aparecer el valor mnimo de los comprendidos en dicho rango.
4 Guardar los cambios realizados pulsando el botn

Guardar.

5 Cerrar el libro excel41 (Archivo > Cerrar).

14.3. Autosuma
Como la funcin suma es una funcin que se utiliza mucho, Excel dispone de
un botn especial en la barra de herramientas estndar
columnas de nmeros.

para sumar grandes

Tambin se pueden utilizar las funciones ms comunes pulsando en la flecha

que aparece junto al botn autosuma (no disponible en las versiones 2000 y XP).

Actividad guiada 42 (Solo para la versin 2003 de Office)

En una hoja de clculo nueva introducir los siguientes datos:

304

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Utilizando el botn Autosuma, en la celda B6 calcular la suma del rango B2:B5.

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Activar la celda B6 y a continuacin hacer un clic en el botn autosuma
barra de herramientas estndar, apareciendo la frmula =SUMA(B2:B5).

de la

3 Pulsar la tecla intro para confirmar la insercin de la frmula.

4 Guardar lo realizado con el nombre excel42, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel42 >
clic en el botn Guardar.
5 Cerrar el libro excel42 (Archivo > Cerrar).

Autocalcular

En la barra de estado se puede averiguar rpidamente la suma de un rango.

Por ejemplo, si se introducen los siguientes datos y se selecciona dicho rango.

En la barra de estado aparecer la suma del rango seleccionado.

Al hacer clic con el botn secundario del ratn sobre ese resultado, se puede
cambiar el tipo de clculo a mostrar.

305

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

14.4 Autocopiado de frmulas

Cuando hay que introducir una misma frmula o funcin en varias celdas,
donde solo vara el nmero de celdas a las que hace referencia, se puede utilizar la
opcin de autocopiado (o autorrellenado) para no tener que repetir la frmula y as
realizarlo rpidamente.
Colocar el puntero del ratn sobre el cuadradito de la parte inferior derecha de
la celda y cuando el puntero adquiera la forma de cruz pequea, pulsar y sin soltar
arrastrar.

Actividad guiada 43
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Introducir los siguientes datos:

3 Utilizando la funcin SI se desea saber si la persona correspondiente es mayor

de 17 aos para poder conducir. Para ello, en la celda C2 insertar la funcin:
=SI(B2>17;SI PUEDE CONDUCIR;NO PUEDE CONDUCIR) y pulsar la tecla Intro
para observar el resultado.
4 Posicionarse de nuevo en la celda C2, colocar el puntero del ratn en el punto
inferior derecha.

A este punto se le llama botn de autollenado, posicionarse sobre l y cuando

el puntero del ratn cambie su forma a una cruz, pulsar y arrastrar hasta seleccionar el
rango C2:C5, soltar el botn y comprobar que automticamente se han autorrellenado
las celdas, cambiando automticamente el valor del nmero de la fila de la columna B
en la funcin.

306

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

5 Guardar lo realizado con el nombre excel43, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel43 >
clic en el botn Guardar.
6 Cerrar el libro excel43 (Archivo > Cerrar).

14.5. Referencias absolutas y relativas

Al copiar y pegar una frmula en una celda, se puede observar que las letras o
nmeros de la frmula varan, esto es debido a que las referencias son relativas. Si
delante del nmero o letra se le pone el smbolo $ (por ejemplo $D$8), se hace que las
referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la misma celda y as
no varen al copiar o autorrellenar celdas.
Las referencias se pueden combinar para que por ejemplo la columna sea
relativa y la fila absoluta (B$2), o viceversa ($B2), a esto se le denomina referencias
mixtas.

Actividad guiada 44
1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Introducir los siguientes datos:

3 En la celda C5 introducir la frmula =B5*1,16 y pulsar la tecla intro, calculndose el

precio de la impresora con el impuesto del 16%.

307

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

4 Posicionarse en la celda C5 y colocar el puntero del ratn en el punto inferior

derecha
(a este punto se le llama botn de autollenado, como se
ha indicado en el apartado anterior). Arrastrar hasta seleccionar el rango C5:C8, soltar
el botn y comprobar que automticamente se han autorrellenado las celdas.

5 Posicionarse en la celda C6 y observar en la barra de frmulas que la frmula ha

variado el valor B5 por B6. Al copiar una frmula en una celda, se puede observar que
las letras o nmeros de la frmula han variado, esto es debido a que las referencias
son relativas. Si delante del nmero o letra se le pone el smbolo $ (por ejemplo $D$8),
se hace que las referencias sean absolutas, para que siempre hagan referencia a la
misma celda y as no varen al copiar (autorrellenar) celdas.
6 Introducir en la celda A10 el texto Transporte y en la celda B10 el valor 0,05
para indicar un 5% por transporte.
7 En la celda D3 introducir tambin la palabra Transporte y en la celda D5 la
frmula =C5*(1+$B$10) para sumar al precio el valor de la celda B10.
8 Copiar (con el botn de autollenado) el contenido de la celda D5 en el rango D5:D8
y observar en la barra de frmulas que el valor $B$10 en la frmula no ha variado en
ninguna celda.
9 La hoja debe quedar:

Al copiar y pegar una frmula en una celda, se puede observar que las letras y los
nmeros de la frmula han variado, esto es debido a que las referencias son relativas.
10 Guardar lo realizado con el nombre excel44, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel44 >
clic en el botn Guardar.
11 Cerrar el libro excel44 y el programa Excel (Archivo > Salir).

308

Iniciacin a Office

Unidad 14 Excel

Resumen:
Principales funciones:
Suma: =SUMA(celdadeinicio:celdafinal)
Mximo: =MAX(celdadeinicio:celdafinal)
Mnimo: =MIN(celdadeinicio:celdafinal)
Valor ms repetido: =MODA(celdadeinicio:celdafinal)
Media aritmtica: =PROMEDIO(celdadeinicio:celdafinal)
Potencia: =POTENCIA(nmero;potencia)
Multiplicacin: =PRODUCTO(celdadeinicio:celdafinal)
Raz: =RAIZ(nmero)
Fecha: =HOY()
Fecha y hora: =AHORA()
Ao: =AO(fecha)
Aleatorio: =ALEATORIO()
SI: =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Insertar funcin:
Insertar > Funcin > seleccionar la funcin > Aceptar > introducir el rango de
celdas > Aceptar
Autosuma:
Clic en el botn

309

Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

Unidad 15 Grficos e imgenes

15.1. Grficos
Un grfico es una representacin grfica de los datos de una tabla, que permite
que stos se interpreten con una mayor rapidez y claridad. Las representaciones que
se pueden utilizar para visualizar los datos son muy variadas, pueden ser desde
grficos de barras, circulares, de lneas, de burbujas, de cotizaciones, en tres
dimensiones, etc.
Gracias a las capacidades grficas de Excel se puede conseguir presentar de
modo intuitivo la informacin que contiene la hoja de clculo.
La base del funcionamiento de las hojas de clculo es la introduccin de datos
numricos pero la forma ms fcil de interpretarlos es mediante grficos. Se utilizan
los grficos porque los colores y formas llaman ms la atencin que los nmeros, con
ellos la informacin se ver mejor y de forma ms rpida. Excel ofrece todas las
herramientas necesarias para construir estos grficos y la forma de crearlos es fcil y
sencilla. Primero disearemos un grfico a partir de los valores de una tabla y
posteriormente las modificaciones del grfico.

Crear un grfico
Una vez que se han introducido los datos, hay que seleccionarlos y hacer clic
Asistente para grficos o seleccionar Insertar > Grfico, con lo que
en el botn
aparece el siguiente cuadro de dilogo.

Pulsando este botn

se ve una muestra del
grfico

- 310 -

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Unidad 15 Excel

Este asistente para grficos presenta dos tipos (para acceder a ellos hay que
pinchar la pestaa correspondiente):

Tipos estndar. Se encuentra una lista de grficos clasificados. La lista que

hay a la izquierda muestra los tipos y en la parte derecha se selecciona el
subtipo de grfico.

Tipos personalizados. Dispone de unos grficos que tienen elementos de

realce como fondos, tramas y colores.

Principales tipos de grficos

Excel ofrece diferentes tipos de grficos para la representacin de los datos. Cada
uno de ellos es adecuado para presentar un tipo determinado de informacin o
conseguir una idea concreta. Adems, cada uno de estos tipos de grfico tiene varios
subtipos. La eleccin adecuada del tipo de grfico permite transmitir ideas concretas
sobre los datos. Los tipos de grficos ms utilizados son los siguientes:

A) Columnas

Pueden compararse diferentes valores, reconociendo enseguida los mayores y

menores. Los datos a estudio se organizan en el eje horizontal y los valores
numricos en el eje vertical. Se utiliza, por ejemplo, en las elecciones para
representar los votos que ganan o pierden los diferentes partidos.

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Unidad 15 Excel

VOTACIONES
60
50
ESCAOS

40
30
20
10
0
Partido AA

Partido BB

Partido CC

Partido DD

Partido EE

PARTIDOS

Tambin se puede representar en tres dimensiones.

N ESCAOS
50
40
30
20
10
N ESCAOS
Partido EE

Partido DD

PARTIDOS

Partido CC

Partido BB

Partido AA

ESCAOS

Se puede hacer el grfico en columnas apiladas donde se muestra la relacin

de cada elemento con todos los datos juntos.

EUROS

GASTOS FACTURAS
80,00
70,00
60,00
50,00
40,00
30,00
20,00
10,00
-

Gas
Luz
Agua

Enero

Febrero

Marzo

MESES

- 312 -

Abril

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Unidad 15 Excel

VOTACIONES

Columnas horizontales
(o barras)
Los datos a estudio se
organizan en el eje vertical
y los valores numricos en
el eje horizontal.

Partido EE
Partido DD
PARTIDOS Partido CC
Partido BB
Partido AA
10

20

30

40

50

60

ESCA
OS

VOTACIONES

40
30
20

PARTIDOS

Partido EE

Columnas cilndricas
Partido CC

10
0

Partido AA

ESCAOS

50

VOTACIONES

ESCAOS

50
40
30
20
10

Columnas cnicas
N ESCAOS
Partido EE

PARTIDOS

Partido DD

Partido CC

Partido BB

Partido AA

VOTACIONES
Partido EE
Partido DD
PARTIDOS Partido CC

Columnas piramidales

Partido BB
Partido AA
10

20

30

40

ESCA
OS

- 313 -

50

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B) Lneas

Sirve para observar la evolucin de las cifras, normalmente el eje horizontal

representa el tiempo y el vertical las cantidades. Es muy adecuado para mostrar
los cambios y tendencias a lo largo del tiempo en los nmeros de ventas, ingresos
y beneficios. Se suele utilizar para representar las curvas de balance. Marca los
valores con un punto y se unen con lneas.

C) Circular

Se utiliza para comparar diferentes partes de un total. Presentan las partes

proporcionales de cada categora en relacin con el total. Tambin se les llama
grficos de sectores o de tarta.
Es til cuando se desea destacar un valor significativo a estudio. Para visualizar
mejor los sectores ms pequeos, se pueden agrupar como un solo elemento del
grfico circular y luego descomponer dicho elemento en otro grfico circular ms
pequeo situado junto al grfico principal.
Se podra utilizar, por ejemplo, para la representacin de escaos por los
diferentes partidos.
N ESCAOS

Partido EE
18%

Partido DD
22%

Partido AA

Partido AA
35%

Partido BB
14%

Partido CC
11%

Partido BB

Partido CC

- 314 -

Partido DD

Partido EE

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Unidad 15 Excel

D) reas

Son como los grficos de lneas, pero con el espacio inferior coloreado. El
inconveniente es que puede ser que unas curvas oculten a otras. Destacan la
magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo.

GASTOS FACTURAS

EUROS

40,00
30,00
Agua

20,00
10,00
-

Enero

Gas
Luz
Febrero

Luz
Gas

Agua
Marzo

MESES

Abril

E) Dispersin

Muestra los intervalos desiguales de datos. Suele utilizarse para datos

cientficos. Es til para representar funciones.

Los grficos de dispersin XY son apropiados para mostrar comparaciones de

nmeros como datos cientficos o estadsticos.

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Unidad 15 Excel

Actividad guiada 45
Con los siguientes datos, crear un grfico lo ms parecido posible al que se muestra
en la figura:

1 Arrancar Excel, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Excel 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Excel).
2 Introducir los siguientes datos:

3 Seleccionar las celdas con las que se va a crear el grfico, en este caso el rango
A3:B6.
4 Clic en Insertar > Grfico. Seleccionar el tipo de grfico Columnas. Como ya se
ha comentado anteriormente, en la parte izquierda de la ventana aparecen los tipos de
grficos existentes, y en la parte derecha los distintos subtipos dependiendo del tipo
de grfico. Tras seleccionar un subtipo, abajo aparece un texto para informar sobre el
subtipo de grfico seleccionado. Para ver una vista previa del grfico, mantener
pulsado el botn Presionar para ver muestra
5 Pulsar el botn Siguiente.

- 316 -

Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

6 En el paso 2 del asistente, se muestra el rango que va a representarse en el

grfico
. (Se dejar activado Filas si se
desea que cada fila del rango seleccionado se convierta en una serie del grfico. Si,
por el contrario, se marca la opcin Columnas, sern los datos de cada columna del
rango seleccionado los que formarn cada serie del grfico). Pulsar el botn
Siguiente.

7 El paso 3 permite poner el ttulo al grfico, en este caso el ttulo es FACTURA DE

TELFONO. Este tipo de grfico tambin permite poner ttulo al eje de categoras (X)
y al eje de valores (Y). Estos ttulos sern:
Eje categoras (X): Concepto
Eje valores (Y): Cantidad

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Unidad 15 Excel

En la ficha Eje se puede determinar si se quiere que salgan o no los

indicadores de cada eje.
En la ficha Lneas de divisin se puede hacer que se visualicen (ocultar o
mostrar) las lneas de divisin de los datos del grfico. Las lneas de divisin son tiles
para comparar los valores de las distintas categoras. Dan una referencia de hasta
dnde llega una determinada columna. Un nmero excesivo de lneas de divisin
sobrecarga el grfico y lo hace ms confuso.
En la ficha Leyenda, se puede quitar o poner la leyenda
.Y
tambin elegir la posicin para mostrar la leyenda.
En la ficha Rtulos de datos se puede indicar si se desea mostrar el valor y el
nombre de los elementos de cada serie del grafico.
En la ficha Tabla de datos, si se activa la casilla
se
incluye la tabla del rango seleccionado al inicio para crear el grfico, es decir, la tabla
de la que se toman los datos como parte del grfico.
Pulsar el botn Siguiente:
8 En el paso 4 hay que indicar la ubicacin del grfico, ya que puede ser en una
nueva hoja o como objeto dentro de la misma hoja. En este caso dejarlo como objeto
en hoja 1.

9 Pulsar el botn Finalizar y aparece un grfico como el siguiente:

En una misma hoja de clculo se pueden crear varios grficos seleccionando

otro rango y creando el grfico, as sucesivamente hasta crear los grficos necesarios.
10 Guardar lo realizado con el nombre excel45, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel45 >
clic en el botn Guardar.
11 Cerrar el libro excel45 (Archivo > Cerrar).

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Unidad 15 Excel

15.2. Insertar un grfico como hoja o como objeto

En el cuarto y ltimo paso al crear un grfico, se puede indicar la ubicacin del
grfico, ya que puede ser en una nueva hoja o como objeto dentro de una de las hojas
del libro.

Por defecto se insertar en la hoja de donde proceden los datos, pero se puede
establecer que se inserte cualquier hoja del libro de trabajo.

nueva.

Si se elige en una hoja nueva se puede especificar el ttulo para la hoja

Tras pulsar el botn

que se haya especificado.

aparecer el grfico recin creado en la hoja

15.3. Modificar un grfico

Cambiar la posicin de un grfico
Para mover un grfico, lo primero que hay que hacer es seleccionar el grfico.
A continuacin, se pincha sobre cualquier lugar del rea, salvo en zonas con
informacin del grfico (el puntero del ratn se convierte en una flecha blanca), y se
arrastra hasta el lugar deseado.

Cambiar el tamao de un grfico

Para cambiar el tamao de un grfico, el procedimiento es el mismo que el
visto en Word para modificar imgenes, es decir, se selecciona el grfico y aparecen

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

unos tiradores en sus bordes, con los que se puede variar el tamao del grfico. Al
posicionarse sobre dichos tiradores el puntero del ratn se convierte en forma de doble
flecha, en ese momento pulsar y arrastrar. Si se desea mantener la proporcin de
longitud y altura hay que mantener pulsada la tecla maysculas.

Copiar y borrar un grfico

Para copiar un grfico se puede utilizar copiar y pegar, para ello seleccionar el
grfico, luego clic en el botn copiar
en el botn pegar

, activar la celda de comienzo de destino y clic

Para borrar el grfico hay que seleccionarlo y pulsar la tecla suprimir Supr, o
seleccionar men Edicin > Borrar > Todo.

Cambiar el aspecto de un grfico

En un grfico se pueden hacer modificaciones sobre fuente, fondos y algunas
propiedades. Para acceder a ellas hay que seleccionar todo el grfico y clic en
Formato > rea del grfico seleccionada, apareciendo este cuadro de dilogo:

Tramas. Se puede modificar borde y rea.

Fuente. Se puede modificar fuente, estilo y tamao.
Propiedades. Ubicacin del objeto.

Una vez creado el grfico con el asistente, se pueden modificar cada una de
las partes que lo forman.

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Unidad 15 Excel

Las partes de un grfico son:

Ttulo del grfico
rea del grfico

Planos laterales
Series
Eje

Ttulo de eje
rea de trazado

Leyenda

Para modificar cada una de las partes del grfico, hacer doble clic sobre la
parte a modificar, mostrndose el cuadro de dilogo de formato de la parte
seleccionada.
Al hacer doble clic sobre el ttulo del grfico, se muestra el siguiente cuadro de
dilogo.

Donde se puede modificar principalmente el borde, sombreado, formato de

fuente y alineacin.

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Unidad 15 Excel

El cuadro de dilogo del rea del grfico es el siguiente:

En la ficha Tramas de la ventana Formato del rea del grfico se puede

cambiar el color del fondo del grfico, elegir sombra y esquinas redondeadas para el
marco del grfico y tambin elegir el tipo de fuente para todo el grfico.
Para cambiar los Planos laterales se muestran las siguientes opciones:

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Unidad 15 Excel

En Series:

Al hacer doble clic en uno de los Ejes:

- 323 -

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Unidad 15 Excel

El cuadro de dilogo de Ttulo de eje es el siguiente:

rea de trazado:

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Unidad 15 Excel

Excel aplica al rea de trazado un color gris estndar. Sin embargo, se puede
elegir otro color o no aplicar ningn color. Para usar un relleno degradado, seleccionar
Efectos de relleno.

Leyenda:

Deshacer y Rehacer de la barra

Se pueden utilizar los botones
de herramientas estndar, para deshacer o rehacer los ltimos cambios realizados en
el grfico.

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Unidad 15 Excel

Al hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre el rea del grafico,
aparece el siguiente men contextual:

Tipo de grfico: para cambiar el tipo de grfico (columnas, circular, lneas, etc).
Datos de origen: para cambiar el rango de datos o de serie que generan el
grfico.
Opciones de grfico: se muestran las seis fichas del cuadro de dilogo
Opciones de grfico estudiadas anteriormente al crear un grfico.
Ubicacin: Para colocar el grfico como parte de la hoja donde estn los datos
o en una nueva hoja.
Vista en 3D: para cambiar la elevacin, el giro, la perspectiva y la altura. (Solo
para grficos tridimensionales).

Si el tipo de grfico es de columnas o de barras, el cuadro de dilogo de

Formato de serie de datos, aparece la ficha Formas donde se puede cambiar la
forma de las columnas:

- 326 -

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Unidad 15 Excel

Actividad guiada 46
Con los siguientes datos:

Crear un grfico lo ms parecido a:

Sus caractersticas son:

Ttulo del grfico en cursiva y borde de lneas discontinuas.
reas del grfico: fuente en negrita.
rea de trazado (o planos laterales): rea de color amarillo.
Series: color rojo y forma piramidal.
Eje X: alineacin de 45.
Ttulo de eje: con borde y sombreado gris.
rea de trazado: con borde y relleno de color celeste.

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

1 Abrir una hoja de clculo nueva (Archivo > Nuevo > Libro en blanco, si ya est
abierto Excel).
2 Introducir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
3 Seleccionar el rango A2:B5 (clic en la celda A2 y sin soltar arrastrar hasta la celda
B5).
4 Clic en Insertar > Grfico > dejar seleccionado el tipo de grfico columnas >
Siguiente > Siguiente > en la ficha Ttulos rellenar los siguientes datos:

5 Clic en la pestaa Leyenda y desactivar la opcin Mostrar leyenda.

6 Siguiente > en el paso 4 clic en una hoja nueva, para que el grfico se inserte en
una hoja distinta de donde estn los datos.

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

7 Clic en Finalizar, observar que se ha insertado el grfico en una hoja nueva.

8 Doble clic sobre el ttulo del grfico, mostrndose el cuadro de dilogo Formato
del ttulo del grfico. En la ficha Tramas establecer en la casilla Estilo el tipo de
lnea discontinua.

9 Clic en la ficha Fuente y establecer el estilo Cursiva > Aceptar.

10 Doble clic sobre el rea del grfico (zona en blanco del grfico, ver la siguiente
figura). Mostrndose el cuadro de dilogo Formato del rea del grfico.

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

11 En la ficha Fuente establecer el estilo Negrita > Aceptar.

12 Doble clic sobre el rea de trazado (o planos laterales, zona en gris).

Mostrndose el cuadro de dilogo Formato del rea de trazado > establecer el color
de rea amarillo > Aceptar.
13 Doble clic sobre una de las series (columna), mostrndose el cuadro de dilogo
Formato de serie de datos, en la ficha Tramas en la seccin rea establecer el color
rojo > Aceptar, aplicndose el color rojo en las columnas.
14 Clic con el botn derecho del ratn sobre una de las columnas, en el men
contextual que aparece seleccionar Tipo de grfico > clic sobre el tipo Piramidal >
Aceptar.

15 Doble clic sobre el eje X (o eje de categoras, o eje horizontal), mostrndose el

cuadro de dilogo Formato de ejes > clic en la ficha Alineacin > establecer 45
grados > Aceptar.

- 330 -

Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

16 Doble clic sobre el ttulo del eje de categoras (Concepto), en la ficha Tramas del
cuadro de dilogo Formato de ttulo del eje activar la casilla Sombreado y establecer
el color gris de rea.

17 Hacer lo mismo que en apartado anterior pero con el ttulo del eje de valores
(Euros).
18 Doble clic sobre el rea de trazado (zona en blanco), en el cuadro de dilogo
Formato del rea de trazado activar la opcin Personalizado y clic en el color
celeste > Aceptar.

19 Guardar lo realizado con el nombre excel46, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel46 >
clic en el botn Guardar.
20 Cerrar el libro excel46 (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

15.4. Insertar imgenes. WordArt

Al igual que en Word, en una hoja de clculo se pueden incluir imgenes desde
archivo, imgenes prediseadas, texto WordArt, lneas, flechas, figuras geomtricas,
etc. Estas opciones se encuentran en la barra de herramientas de dibujo.

Si no se visualiza la barra de herramientas de dibujo, pulsar en el botn

Dibujo de la barra de herramientas estndar, o en Ver > Barra de herramientas >
Dibujo.

Por ejemplo, al pulsar el botn

en un estilo llamativo.

Insertar WordArt, se puede insertar texto

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Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

15.5. Insertar fondo a la hoja de clculo

Para insertar una imagen como fondo en una hoja de clculo, hay que
seleccionar Formato > Hoja > Fondo, buscar y seleccionar el archivo donde se
encuentra la imagen a insertar como fondo y pulsar en Aceptar.

Para eliminar la imagen insertada como fondo, o para insertar otro fondo a la
hoja de clculo, hay que seleccionar de nuevo Formato > Hoja > mostrndose en esta
ocasin la opcin Eliminar fondo.

- 333 -

Iniciacin a Office

Unidad 15 Excel

Actividad guiada 47
En la hoja de clculo excel22 insertar como fondo de hoja la imagen paisaje.
1 Abrir el archivo excel22, Archivo > Abrir > buscar y seleccionar excel22 en la
carpeta Excel del curso > Abrir.
2 Formato > Hoja > Fondo > buscar y seleccionar la imagen paisaje en la carpeta
Excel del curso. > Insertar.

3 Guardar lo realizado con el nombre excel47, Archivo > Guardar como > situarse
en la carpeta Excel del curso y en la casilla Nombre de archivo: escribir excel47 >
clic en el botn Guardar.
4 Cerrar el libro excel47 y el programa Excel (Archivo > Salir).

Resumen:
Crear un grfico:
Seleccionar las celdas que contienen los datos del grfico > Insertar > Grfico
> elegir el tipo de grfico > Siguiente, para especificar caractersticas del grfico, o
Finalizar para crear el grfico
Cambiar el aspecto de un grfico:
Seleccionar todo el grfico > Formato > rea del grfico seleccionada
O hacer doble clic sobre la parte del grfico a modificar
Insertar fondo a la hoja de clculo:
Formato > Hoja > Fondo

- 334 -

MDULO D
Base de datos - Access

UNIDADES DIDCTICAS:

16.

Tablas

17.

Consultas

18.

Formularios

19.

Informes

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Mdulo IV - Base de datos - Access

Introduccin
Una base de datos es un conjunto de registros organizados por temas, los
cuales son conocidos como campos. Lo que antiguamente se realizaba mediante
engorrosas fichas que haba que actualizar continuamente a mano, es fcilmente
accesible gracias a la potencia que ofrecen los ordenadores y sus bases de datos
electrnicas.
Access sirve para trabajar con conjuntos de datos ms o menos amplios,
organizndolos, analizando las relaciones que existen entre ellos y extrayendo
informacin til.
As, nuestros datos personales (nombre, direccin, telfono, etc.) estn
registrados por las empresas que nos ofrecen servicios de todo tipo; las matrculas de
los vehculos quedan reflejadas en la base de datos de trfico o, incluso, nuestros
gastos e ingresos estn guardados en la base de datos de nuestro banco. Tanto si se
desea crear una base de datos para administrar clientes o proveedores, como si se va
a crear un sistema de seguimiento de inventario o la gestin de una coleccin, Access
facilita enormemente la bsqueda, administracin y posibilidad de compartir datos a
toda clase de usuarios.
Algo fundamental para trabajar con las bases de datos es conocer los
conceptos y la terminologa que se utilizarn. Por ello es necesario familiarizarse con
los siguientes trminos:
Base de datos: Es una coleccin de datos organizados.
Campo: Cada uno de los datos que hay que anotar.
Registro: El conjunto de datos correspondientes a uno de los elementos
objeto de estudio. Cada registro tendr un valor en cada campo.
Tablas: En ellas se almacenan los datos de modo organizado,
caracterstica imprescindible para que la informacin pueda ser
manipulada eficazmente.
Consultas: Permiten dar respuestas a las preguntas que se puedan
plantear acerca de los datos almacenados.
Formularios: Estos objetos permiten visualizar y trabajar con los datos
almacenados en las tablas de modo diferente al tabular, con un aspecto
ms agradable y vistoso.
Informes: Permiten obtener impresos los datos almacenados con el
formato diseado por el usuario.
Cuando se crea una base de datos, se crea un archivo donde se almacenarn
todos los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes).

335

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Entorno de trabajo
Cuando se abre una base de datos existente o una nueva, Access mostrar la
ventana principal de la aplicacin, que ser similar a la siguiente:

1
2
3
4
5

1 Ventana de Access: Barra de ttulo y barra de mens.

2 Barra de Herramientas de la base de datos.
3 Ventana de la base de datos abierta: La barra de ttulo muestra el nombre de dicha
base de datos.
4 Barra de objetos: Haciendo clic en cualquiera de ellos, aparecern los objetos de
dicho tipo que se tengan creados, junto con unas opciones para crear.
5 Relacin de objetos del tipo seleccionado: Depende del objeto que se haya
seleccionado.

Crear una nueva base de datos

Cuando se crea una nueva base de datos, primero hay que dar el nombre al
archivo donde se va a guardar la base de datos. Conforme se vaya creando o
modificando la base de datos, todo se ir guardando automticamente en el archivo
que se haya dado nombre al principio.
Al abrir Access (Inicio > Todos los programas > Microsoft Office >
Microsoft Office Access 2003, o Inicio > Programas > Microsoft Access en las
versiones 2000 y XP de Office), aparecen varias opciones:

336

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Al seleccionar crear un archivo nuevo, o en Archivo > Abrir (de la barra de

men), aparecen nuevas opciones:
(Nota: En la versin 2000 de Access, hay que seleccionar directamente Base de datos de
Access en blanco y a continuacin Aceptar).

En la versin XP, solamente hay que seleccionar directamente Base de datos en blanco

337

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Al seleccionar Base de datos en blanco, aparece una ventana para dar el

nombre que va a tener la base de datos y su ubicacin.

Por ejemplo, se le puede dar como nombre de archivo prueba y ubicacin la

carpeta Access del curso. A continuacin clic en Crear. Apareciendo la ventana:

En el primer apartado de la siguiente unidad se crear una tabla en una base

de datos llamada prueba.

Abrir y cerrar una base de datos

Para abrir una base de datos de Access se puede hacer buscando el archivo
que contiene dicha base de datos desde el explorador de Windows o desde Mi PC,
una vez localizado el archivo hacer doble clic sobre l. El icono representativo de los
archivos creados con Access es:

338

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Tambin se puede abrir una base de datos desde el programa de Access, en

Archivo > Abrir.
En Access 2003, al abrir una base de datos ya creada desde un archivo, es
posible que aparezca una ventana de advertencia de seguridad:

Para advertirnos de la posibilidad de que el archivo puede contener virus

informtico que se almacena en las macros. Si se est seguro de que el archivo es
nuestro y no contiene virus, hay que seleccionar Abrir para poder trabajar con dicha
base de datos.
Para cerrar una base de datos de Access se puede hacer con el botn
Cerrar de la ventana de la base de datos abierta, o en Archivo > Cerrar. Tambin se
puede cerrar el programa Access para cerrar todas las bases de datos que se tengan
abiertas, con el botn Cerrar de la ventana del programa de Access o desde Archivo
> Salir.

339

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Unidad 16 Tablas
16.1. Crear una tabla utilizando el asistente
Una tabla es una agrupacin de datos relacionados y organizados en campos
(columnas) y registros (lneas) en una hoja de datos. Las bases de datos deben tener
una o ms tablas donde se almacenan los datos de modo organizado. Una vez que
una base de datos contiene una tabla se podrn crear consultas, formularios e
informes.
Con el asistente de Access se pueden crear de forma sencilla tablas,
consultas, formularios e informes. En la siguiente actividad se explica cmo crear una
tabla utilizando el asistente.
Actividad guiada 01
Crear una base de datos llamada prueba que contenga una tabla con un listado de
nombres y apellidos.
1 Crear una base de datos con el nombre prueba, Inicio > Todos los programas
> Microsoft Office > Microsoft Office Access 2003 > Crear un archivo nuevo >
Base de datos en blanco > posicionarse en la carpeta Access del curso y dar como
nombre de archivo prueba > Crear. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio >
Programas > Microsoft Access > Base de datos en blanco).
2 Con el objeto Tablas seleccionado, se mostrarn las tres opciones que existen
para crear una tabla:
Crear una tabla en vista Diseo
Crear una tabla utilizando el asistente
Crear una tabla introduciendo los datos
3 Hacer doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente (o seleccionar
y a continuacin clic en
), apareciendo el
cuadro de dilogo Asistente para tablas, donde se dispone de unas tablas de ejemplo
para crear la tabla.

340

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

4 Despus de seleccionar una categora de tabla (Negocios o Personal), hay que

elegir la tabla de ejemplo (Lista de direcciones, Contactos, Clientes,) que se desee
incluir en la tabla. Para incluir los campos que se quieren utilizar, hay que hacer doble
clic en el nombre del campo o seleccionando el campo y a continuacin clic en el
botn

. Si se desean incluir todos los campos de la tabla de ejemplo hay que hacer

clic en el botn

. Para quitar todos los campos seleccionados se utiliza el botn

y como es obvio, para quitar solo un campo seleccionado hay que hacer clic en
.
Agregar el Nombre y Apellidos de la tabla de ejemplo Lista de direcciones, como
aparece en la siguiente figura y pulsar en Siguiente.

5 En el siguiente cuadro de texto se pregunta Qu nombre se desea dar a la tabla?,

por defecto en este caso Access lo llama Lista de direcciones, darle de nombre
Direcciones de mis amigos.
Access usa un tipo especial de campo, llamado clave principal, para identificar de
forma nica cada registro en una tabla. Dejar activada la opcin S, deseo que se me
asigne una clave principal y pulsar en Siguiente.

341

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

6 El cuadro de dilogo que aparece a continuacin pregunta Qu desea hacer

despus de que el asistente cree la tabla?
Modificar el diseo de la tabla. Es para utilizar el modo en vista de diseo donde
se pueden variar las propiedades del campo. Al ser ms complejo de utilizar se estudia
en cursos ms avanzados de Office o Access.
Introducir datos en la tabla usando un formulario creado por el asistente. Es otra
manera de introducir los datos, en este caso utilizando un formulario.
Dejar la opcin Introducir datos directamente en la tabla y clic en Finalizar.

7 En la siguiente ventana se obtiene el nombre de los campos que se han creado.

IdDirecciones de mis amigos,
, es un campo que se crea
automticamente el cual va enumerando los registros, no hay que escribir nada en l
ya que se rellena automticamente.
Al ir rellenando los datos, se irn creando automticamente nuevos registros. Para
posicionarse de una celda a otra se puede hacer con la tecla de tabulacin, haciendo
clic con el ratn en la correspondiente celda, o escribiendo el contenido de la celda y a
continuacin pulsando la tecla intro.
8 Rellenar los siguientes datos de los campos Nombre y Apellidos:

9 Cerrar con un clic en el botn cerrar

tiene terminada la tabla.

de la tabla o en Archivo > Cerrar. Y ya se

342

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

10 Para ver lo que se ha hecho, hacer doble clic sobre Direcciones de mis
amigos, donde se pueden modificar los datos o introducir ms datos.

11 Cerrar la tabla haciendo clic en el botn

de la tabla o en Archivo > Cerrar.

16.2. Cambiar el nombre de un campo

A veces es necesario cambiar el nombre que se le ha dado a un campo.
Para cambiar el nombre del campo se puede realizar de tres maneras:

Colocar el cursor en uno de sus datos, a continuacin seleccionar Formato >

Cambiar nombre de columna > escribir el nuevo nombre > pulsar la tecla
intro o la tecla tabulacin o clic en otra celda.

Tambin se puede cambiar el nombre de un campo, colocando el puntero del

ratn sobre el nombre del campo a cambiar y un clic con el botn derecho del
ratn, apareciendo el men contextual:

Al seleccionar la opcin Cambiar nombre de columna, se puede modificar

dicho nombre.

Otra manera para cambiar el nombre de un campo es haciendo doble clic en su

encabezado y teclear el nuevo nombre.

343

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Unidad 16 Access

Actividad guiada 02
En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos y cambiar el
nombre del campo (o columna) Apellidos por Primer Apellido.
1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos haciendo
doble clic sobre ella.
2 Colocar el cursor en uno de sus datos, por ejemplo en la celda Hernndez, a
continuacin seleccionar Formato > Cambiar nombre de columna. Posicionndose
el cursor en el nombre del campo Apellidos.

3 Escribir Primer Apellido.

4 Pulsar intro o la tecla tabulacin o clic en otra celda.

5 Cerrar la tabla haciendo clic en

o en Archivo > Cerrar.

16.3. Ancho de columna

Si el nombre del campo o la informacin de los registros no se visualizan
completamente, ser necesario variar el ancho de la columna.
Al igual que en Excel, se puede cambiar el ancho de la columna de varias
maneras:
Colocar el puntero del ratn sobre el borde derecho de la casilla que da
nombre al campo o columna, cambiando el puntero a la forma de doble flecha
horizontal, y a continuacin pulsando y arrastrando hacia la derecha o
izquierda para aumentar o disminuir el ancho de la columna.
Colocar el cursor en alguna de las celdas de la columna a modificar.
Seleccionar Formato > Ancho de columna y especificar el ancho deseado.

344

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Para un ajuste automtico se puede hacer de dos formas:

o Clic en el botn Ajuste perfecto de la ventana anterior.
o Colocar la flecha del ratn sobre el borde derecho de la casilla que da
nombre a la columna y cuando cambie a doble flecha, hacer doble clic.

Actividad guiada 03
En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos y cambiar el
ancho de la primera columna para que el nombre del campo Iddirecciones de mis
amigos se visualice completamente.
1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos haciendo
doble clic sobre ella.
2 Para cambiar el ancho de la primera columna y que el nombre del campo
Iddirecciones de mis amigos se visualice completamente, colocar la flecha del ratn
sobre el borde derecho de la casilla de la primera columna y cuando cambie a doble
flecha, hacer doble clic.

3 Cerrar la tabla haciendo clic en

siguiente cuadro de dilogo:

o en Archivo > Cerrar, mostrndose el

4 Seleccionar S para cerrar la tabla y guardar los cambios realizados.

16.4. Agregar campos

Es posible que alguna vez se necesite agregar un campo nuevo en una tabla.
Para agregar un campo nuevo, posicionarse en cualquier lugar de la columna posterior
a la que se quiera insertar y seleccionar Insertar > Columna. Insertndose una
nueva columna vaca detrs de donde se estaba posicionado.
Tambin se puede insertar una columna con el men contextual del nombre del
campo, es decir, clic con el botn derecho sobre el nombre del campo.

345

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Y seleccionar Insertar columna.

Actividad guiada 04
En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos e insertar una
nueva columna con el nombre Apodo, a continuacin insertar los siguientes datos.

1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos haciendo

doble clic sobre dicho nombre de la tabla.
2 Colocar el cursor en cualquier lugar de la columna Primer Apellido y seleccionar
Insertar > Columna. Tomando como nombre esta nueva columna Campo 1.
3 Cambiar el nombre de esta nueva columna por Apodo, colocando el puntero del
ratn sobre el nombre del campo a cambiar y un clic con el botn derecho del ratn,
apareciendo un men contextual > seleccionar la opcin Cambiar nombre de
columna > escribir Apodo > pulsar la tecla intro.
4 Escribir los datos que se muestran en el enunciado de la actividad.
5 Cerrar la tabla direcciones de mis amigos haciendo clic en
Cerrar.

346

o en Archivo >

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Unidad 16 Access

16.5. Eliminar campos y registros

Para eliminar un campo se puede hacer de dos maneras:
Posicionarse en cualquier lugar del campo y seleccionar Edicin > Eliminar
columna.
En el men contextual del nombre del campo seleccionar Eliminar columna.

Para eliminar un registro hay que posicionarse en cualquier lugar del registro a
eliminar y seleccionar Edicin > Eliminar registro.
Tambin se puede eliminar un registro haciendo un clic con el botn derecho
del ratn sobre la primera casilla del registro y seleccionando Eliminar registro.

Actividad guiada 05
En la tabla direcciones de mis amigos de la base de datos prueba, eliminar el
campo Nombre y el registro correspondiente a Artu.
1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos.

347

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Unidad 16 Access

2 Colocar el cursor en la celda Jos y seleccionar Edicin > Eliminar columna,

apareciendo el cuadro de dilogo:

3 Clic en S para confirmar la accin.

4 Colocar el cursor en Artur, para eliminar el tercer registro y seleccionar Edicin >
Eliminar registro, apareciendo el cuadro de dilogo:

5 Confirmar la accin con un clic en S.

6 Cerrar la tabla direcciones de mis amigos haciendo clic en
Cerrar.

o en Archivo >

16.6. Clave principal

Antes de guardar una tabla hay que asignar una clave principal a alguno de sus
campos. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla, sirve
de identificador de registros de forma que con esta clave se puede saber sin ningn
tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No puede haber ms de una clave
principal, aunque s puede una tabla tener una clave principal compuesta por ms de
un campo.
Una clave principal es una columna (o combinacin de columnas) que permite
identificar de forma inequvoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en
una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla
puede contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en
la columna.
Si no se ha asignado clave principal antes de guardar una tabla, aparecer un
cuadro de dilogo avisando de ello, hacer clic en No para volver a la tabla y poder
asignar la clave.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

Acelera las consultas, bsquedas y clasificaciones de datos.

348

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por

los valores de la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya
existente, lo que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de
relaciones es un concepto para un curso ms avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla, hay que utilizar el editor de

) que se utilizar en cursos ms avanzados de

diseo (pulsando el botn
Access. Como introduccin, los pasos a seguir para establecer una clave principal
son:
1. En Vista de diseo, seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor
o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello
hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la
columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la
tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila.
Clave
2. Seleccionar Edicin > Clave principal, o clic en el botn
principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas
seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identificando
los campos que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel
de diseo de tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access preguntar si se desea
definir una clave principal mediante el mensaje: No hay ninguna clave principal
definida. En la siguiente ventana Access preguntar si se desea que Access cree la
clave principal, al responder que s, se crear un campo llamado ID (de identificador)
con la asignacin de clave principal. Se trata de un campo cuyo valor no debe
repetirse en ningn otro lugar, para que resulte til a la hora de crear consultas o
relacionar tablas.

16.7. Ordenar datos

Para ordenar los datos de una tabla, hay que colocar el cursor en cualquier
lugar del campo a ordenar y a continuacin seleccionar Registros > Ordenar > Orden
Ascendente, o clic en el botn orden ascendente
Actividad guiada 06

de la barra de herramientas.

En la tabla direcciones de mis amigos, ordenar alfabticamente los registros por el

campo Apodo.
1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos.
2 En la tabla:

Se va a ordenar alfabticamente los registros por el Apodo.

349

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

3 Colocar el cursor en cualquier lugar del campo Apodo a ordenar. A continuacin

seleccionar Registros > Ordenar > Orden Ascendente, o clic en el botn orden
ascendente

de la barra de herramientas.

4 Observar que los registros se han ordenado alfabticamente por el nombre de

apodo y sus datos correspondientes de primer apellido tambin han cambiado su
posicin en relacin a su apodo.
5 Cerrar la tabla con un clic en
de dilogo:

o en Archivo > Cerrar, y cuando salga el cuadro

Seleccionar S para guardar los cambios realizados.

16.8. Alto de fila

Para cambiar la altura de las filas o registros de la tabla, seleccionar Formato >
Alto de fila.

Establecer la medida deseada o activar la opcin Alto estndar. La altura

establecida se aplicar a todos los registros de la tabla. Si se activa la casilla
se establecer una altura predeterminada.
Tambin se puede cambiar la altura de los registros, colocando el puntero
sobre el principio del un registro a modificar y en el men contextual seleccionar Alto
de fila.

350

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Actividad guiada 07
A la tabla Direcciones de mis amigos de la base de datos prueba, establecer a las
filas una altura de 20.
1 En la base de datos prueba abrir la tabla direcciones de mis amigos haciendo
doble clic sobre ella.
2 Clic en Formato > Alto de fila.
3 En la casilla Alto de las filas escribir el valor 20.

4 Clic en Aceptar.
5 Observar que la altura de todas las filas de la tabla ha aumentado.

6 Cerrar la tabla haciendo clic en Archivo > Cerrar.

7 Apareciendo el siguiente mensaje:

8 Clic en S.
9 Cerrar la base de datos prueba haciendo clic en Archivo > Cerrar.

351

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

16.9. Filtrar datos

Los filtros permiten hacer rpidamente un subconjunto de los datos de una
tabla. Para aplicar un filtro hay que hacer clic en Registros > Filtro > Filtro por
formulario > colocar el cursor en una casilla de un campo y aparecer una flecha >
clic en dicha flecha ella y seleccionar el dato a contener el filtro. A continuacin hacer
clic en el botn aplicar filtro
de la barra de herramientas, o en Filtro > Aplicar
filtro, visualizndose solo los registros de la tabla cuyo campo coincida con el dato
establecido anteriormente.
Para quitar el filtro y as volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en
el botn quitar filtro

o en Registros > Quitar filtro.

Al abrir de nuevo la tabla, para ver el filtro que se ha guardado tan solo hay que
hacer un clic en el botn aplicar filtro
Registros > Aplicar filtro.

de la barra de herramientas, o en

Actividad guiada 08
En la tabla Agentes de la base de datos Filtrar, aplicar un filtro para que se
muestren solo los registros cuya Comunidad sea Andaluca.
1 Abrir la base de datos Filtrar ubicada en la carpeta Access del curso. (Archivo >
Abrir > buscar y seleccionar la base de datos Filtrar > Abrir.
2 Abrir la tabla Agentes haciendo doble clic sobre ella.
3 Clic en Registros > Filtro > Filtro por formulario.
4 Colocar el cursor en la casilla vaca de Comunidad, apareciendo una flecha,
hacer un clic en dicha flecha y seleccionar Andaluca.

5 Hacer un clic en el botn aplicar filtro

de la barra de herramientas, o en Filtro
> Aplicar filtro. Visualizndose solo los registros de la tabla cuyo campo es
Andaluca.

352

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

6 Para quitar el filtro y as volver a visualizar todos los registros, hacer un clic en el
botn quitar filtro

o en Registros > Quitar filtro.

7 Cerrar la tabla, apareciendo el cuadro de dilogo:

8 Seleccionar S para guardar los cambios.

9 Cerrar la base de datos Filtrar y el programa Access (Archivo > Salir).

16.10. Ocultar campo

Es posible que alguna vez interese ocultar un campo de una tabla. Para ocultar
un campo, posicionarse en cualquier lugar de dicho campo y seleccionar Formato >
Ocultar columnas.
Para volver a mostrar los campos que se han ocultado, seleccionar Formato >
Mostrar columnas.

Visualizndose en una ventana los campos de la tabla, activando y

desactivando cada uno de los nombres de los campos se mostrarn u ocultarn los
campos. Una vez establecidos pulsar en Cerrar.
Tambin se puede ocultar un campo, colocando el puntero del ratn sobre el
nombre del campo y a continuacin clic con el botn derecho, en el men contextual
que aparece seleccionar Ocultar columnas.

353

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Para volver a mostrar los campos, tambin se puede hacer, posicionndose en

cualquier lugar de la tabla donde no haya campos y en el men contextual (clic con el
botn derecho), clic en Mostrar columnas para que se muestren todas las columnas
(o campos) ocultados anteriormente.

16.11. Buscar datos

Con el comando Edicin > Buscar (o en el botn
localizar rpidamente un dato de la tabla.

354

Buscar), se puede

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

En la casilla Buscar escribir el dato a buscar.

En Buscar en, se puede especificar si la bsqueda se realizar en el campo
donde se estaba situado o en toda la tabla.

En la lista desplegable de Coincidir, se puede establecer si el dato a buscar

tiene que coincidir con todo el campo, parte del campo o con el comienzo del campo.

En la ltima lista desplegable se puede indicar si la bsqueda se realiza hacia

debajo de donde se est situado, o hacia arriba, o en todos los registros de la tabla.

Tras pulsar en Buscar siguiente se seleccionar el dato localizado, y as con

cada uno de los datos encontrados. Cuando no se encuentren ms datos se mostrar
la siguiente ventana.

Al cerrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, quedar seleccionado el

ltimo dato buscado.

355

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

16.12. Introduccin a las bases de datos relacionales

Las bases de datos pueden ser simples, es decir formadas por una sola tabla o
por varias de forma que sus datos sean totalmente independientes. Sin embargo,
existe otro tipo ms complejo en el que los datos de las diferentes tablas interaccionen
entre s mediante el modelo relacional. Por ejemplo la tabla de piezas de un taller y la
de sus proveedores, la de trabajadores y sus departamentos, etc.
Las bases de datos relacionales son aquellas que siguen el modelo relacional
de datos, es decir, permiten la existencia de relaciones entre los elementos de
distintas tablas de una misma base de datos.
Si se quiere que los datos que se introduzcan una sola vez aparezcan en varias
tablas, hay que relacionar las distintas tablas con las denominadas relaciones; as, se
ahorrar tiempo al tener que introducir un menor nmero de datos.
Mediante este sistema, cualquier modificacin solo hay que realizarla una vez y
automticamente se extender a todas las dems tablas. De este modo se ahorra
mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos, que siempre estarn actualizados
independientemente de la tabla en que se est. Existen tres tipos de relaciones:

Relacin uno a uno: Cada registro de una tabla se relaciona solo con un
registro de otra tabla y cada registro de segunda tabla se relaciona solo con un
registro de la primera. Las relaciones de este tipo se almacenan guardando en
la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin.
Relacin uno a varios: Cada registro de la primera tabla est relacionado con
varios registros de la segunda y cada registro de esta ltima est relacionado
con solo un registro de la primera tabla.
Relacin varios a varios: Cada registro de la primera tabla puede estar
relacionado con ms de un registro de la segunda y cada registro de la
segunda puede estar relacionado con ms de un registro de la primera tabla.

Para establecer una relacin entre tablas tienen que tener un vnculo de unin,
es decir, un campo que contenga idntica informacin y que coincida en tipo y longitud
de los datos. No es necesario que el nombre del campo sea igual, aunque
normalmente estos campos coincidentes suelen tener el mismo nombre en ambas
tablas para identificarlos mejor. El relacionar tablas permite utilizar simultneamente
datos procedentes de ms de una tabla o consulta. La ventaja de relacionar tablas es
la siguiente:
Hacer cumplir reglas de integridad referencial para proteger la relacin entre
tablas cuando se agreguen, cambien o eliminen registros.
En consultas con tablas relacionadas las combinaciones aparecen de forma
automtica.
Presentar los registros relacionados en un informe o formulario.
Para relacionar tablas entre si, primero hay que definir los campos clave de
cada tabla y luego especificar los campos que contengan el mismo valor en registros
relacionados.

356

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Una vez que se han creado varias tablas llega el momento de sacar partido a
toda la potencia del modelo relacional. Es decir, se pueden establecer las relaciones
entre tablas.
Como es de suponer, las relaciones no pueden ni deben establecerse de
cualquier forma, sino que se debe efectuar un anlisis previo de qu tablas se
encuentran relacionadas de forma lgica. Para ello no es imprescindible ser un experto
en base de datos, aunque s que se requiere utilizar el sentido comn. Las relaciones
sern importantes posteriormente de cara a la extraccin de informacin, por lo que
deben ser lo ms completas posibles, aunque evitando la redundancia.
Una vez decididas las tablas que deben estar relacionadas, as como los
campos mediante los que stas se relacionarn, se acceder a la opcin de men
Herramientas, seleccionando a continuacin la opcin Relaciones. Se desplegar
entonces un cuadro en el que se puede seleccionar qu tablas se quieren visualizar.
En este punto lo aconsejable consiste en seleccionar en un primer momento todas las
tablas que componen la base de datos, establecer las relaciones y ver si existe alguna
tabla redundante, es decir, que no se encuentre relacionada con las restantes y, por
tanto, que no aporte ningn tipo de informacin al respecto. El siguiente y ltimo paso
es posicionar el puntero del ratn sobre aquellos campos que se quieran relacionar
con otros, pulsar el botn izquierdo de dicho dispositivo y, sin soltarlo, arrastrar dicho
campo sobre aquel de la tabla con el que se quiera relacionar. Se desplegar
entonces un cuadro con informacin de ambas tablas, campos relacionados y tipos de
enlaces establecidos.
En este apartado se ha tratado una introduccin de base de datos relacionales,
en cursos ms avanzados de Access se ampliarn conocimientos sobre este tema.

Resumen:
Crear una nueva base de datos:
Archivo > Abrir > Base de datos en blanco > dar el nombre que va a tener la
base de datos y su ubicacin > Crear
Crear una tabla:
Objeto Tabla > doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente > elegir la
tabla > aadir los campos > Siguiente o Finalizar
Cambiar el nombre de un campo:
Cursor en una celda del campo > Formato > Cambiar nombre de columna
Ancho de columna:
Cursor en una celda de la columna > Formato > Ancho de columna
Agregar campos:
Insertar > Columna

357

Iniciacin a Office

Unidad 16 Access

Eliminar campos y registros:

Edicin > Eliminar columna
Edicin > Eliminar registro
Ordenar datos:
Registros > Ordenar
Alto de fila:
Formato > Alto de fila
Filtrar datos:
Registros > Filtro > Filtro por formulario > seleccionar la condicin > Filtro >
Aplicar filtro
Ocultar campo:
Posicionarse en cualquier lugar del campo > Formato > Ocultar columnas
Mostrar campos ocultos:
Formato > Mostrar columnas
Buscar datos:
Edicin > Buscar

358

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

Unidad 17 Consultas
17.1. Introduccin a las consultas
Cuando se tienen datos en una tabla bastante grande, es decir, con tantos
campos y registros que no es posible verlos todos en pantalla, se puede crear una
consulta para elegir los campos que se quieran mostrar. Bsicamente una consulta es
una especie de tabla resumida con los campos elegidos.
Una base de datos no sirve solo para almacenar gran cantidad de informacin.
Su caracterstica ms importante es que se puede buscar un dato concreto entre miles
de registros. Las consultas se encargan de ello.
Las consultas se utilizan cuando se quiere recuperar datos con determinadas
condiciones, utilizando una consulta se pueden:
Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos de una tabla en
una consulta.
Limitar el nmero de registros. Es posible especificar criterios de seleccin, que
harn que sean mostrados nicamente los registros que se necesitan.
Ordenar registros. Los registros pueden mostrarse ordenados por los distintos
campos de la tabla que intervengan en la consulta.
Crear formularios e informes basados en consultas. Despus de realizada la
consulta, se puede crear un formulario o un informe que contenga dicha
consulta.
Crear consultas basadas en consultas. En este caso la segunda consulta se
basara en los datos resultantes de la primera consulta.
Una vez que se tienen las tablas creadas en la base de datos es necesario
realizar consultas para filtrar los registros de manera temporal para dejar solo aquellos
que sean necesarios. Por ejemplo para ver la informacin relativa a un determinado
autor, o para localizar los telfonos de los clientes de una determinada localidad, etc.
Tambin se pueden utilizar las consultas para, una vez editados los datos,
modificarlos o incluso preparar el material necesario para elaborar formularios e
informes, pero esto se estudiar en las siguientes unidades, lo primero es comenzar
con la seleccin de registros.
Como ya se ha indicado las consultas permiten realizar preguntas a una base
de datos con el fin de obtener una informacin concreta, que puede provenir de una o
varias tablas. Una vez creada la consulta su apariencia es similar a la de una tabla, es
decir, la informacin solicitada se mostrar en filas y columnas. Y adems, algo muy
importante a tener en cuenta es que las modificaciones que se realicen en las
consultas se actualizarn automticamente en las tablas de donde proceden los datos
obtenidos.
En este curso se crearn consultas utilizando el asistente para consultas
sencillas, que rene datos de una o ms tablas, los ordena y los agrupa para hacer
clculos. Con Access se pueden realizar consultas ms complejas las cuales se
pueden estudiar en cursos ms avanzados de Access.

- 359 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

17.2. Crear una consulta utilizando el asistente

Las consultas son preguntas que se le hacen a la base de datos sobre la
informacin que tiene almacenada en las tablas. Para ello, solo hay que indicarle en
qu tabla o tablas est la informacin buscada, qu datos tiene que vincular y qu
apariencia debe darle a los resultados.
Al igual que para crear tablas, en este curso se utilizar el asistente de Access
para crear las consultas.

En la siguiente actividad se explica cmo realizar una consulta utilizando el

asistente para consultas.
Actividad guiada 09
El archivo BASEdeDATOS1 es una base de datos compuesta por la tabla
Empleados.

Dicha tabla contiene los campos ID Empleados, Apellido, Nombre, Departamento,

Ciudad, Provincia, Cdigo postal y Pas.
Se quiere realizar una consulta para obtener solamente los datos de los campos
Apellido, Nombre y Provincia.
1 Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Access).
2 Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
3 Seleccionar el objeto Consultas.

- 360 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

4 Doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente para empezar a crear
la consulta.
5 Aadir el campo Apellido seleccionando el campo y a continuacin clic en
tambin se puede realizar haciendo doble clic sobre el campo a aadir.

,o

6 Aadir los otros dos campos Nombre y Provincia.

7 Clic en Siguiente.
8 En el cuadro de texto Qu ttulo desea asignar a la consulta?, escribir ejemplo
consulta 1. Dejar activada la opcin Abrir la consulta para ver informacin y clic en
Finalizar.

- 361 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

9 Visualizndose la consulta realizada.

10 Cerrar la consulta en Archivo > Cerrar o en el botn cerrar ventana

tambin la base de datos BASEdeDATOS1 (Archivo > Cerrar).

. Cerrar

En el caso de que la base de datos est compuesta de ms de una tabla, hay

que seleccionar al principio de la consulta la tabla con la que se quiere trabajar. Como
se ver en el siguiente apartado.

- 362 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

17.3. Crear una consulta en una base de datos que

contiene ms de una tabla
Una base de datos puede contener varias tablas, por esto al crear una consulta
hay que seleccionar primeramente la tabla que contiene los datos a tratar.
Si en una consulta se quieren utilizar campos de varias tablas, previamente hay
que relacionar las tablas. Los contenidos de relacionar tablas se estudiarn en
cursos ms avanzados de Access.
Actividad guiada 10
Abrir el archivo BASEdeDATOS2 que es una base de datos compuesta por dos
tablas. Crear una consulta con parte de los campos de la segunda tabla Lista de
personal.
1 Con Access abierto, abrir la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta
Access del curso (Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la
carpeta Access del curso > Abrir).
2 Observar que el archivo BASEdeDATOS2 est compuesto por las tablas Facturas
y Lista de Personal. Seleccionar Consultas > Crear una consulta utilizando el
asistente > Abrir

3 En el cuadro de texto Tablas/Consultas aparecer Tabla: Facturas, ya que es la

primera tabla que hay, pero en este caso seleccionar la tabla Lista de personal y
aadir los campos Apellido, Nombre y Departamento.

- 363 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

4 Clic en Siguiente. En el siguiente cuadro de dilogo dar como ttulo a la consulta:

ejemplo consulta 2.

5 Clic en Finalizar.

6 Cerrar la consulta (Archivo > Cerrar) y la base de datos (Archivo > Cerrar).

- 364 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

17.4. Establecer un criterio a la consulta

Si a una consulta se necesita establecer un criterio para trabajar con los
registros que cumplan una condicin determinada, se puede realizar utilizando la vista
(o Ver > Vista Diseo).

de diseo

Los criterios permiten establecer las condiciones que deben cumplir los
registros a mostrar en la hoja de respuesta de la consulta. Hay que tener en cuenta
que, si en la fila de criterios se introducen varias condiciones para varios campos,
deben cumplirse todas ellas simultneamente y que la forma de incorporar un criterio
depende del tipo de datos del campo. El criterio se puede introducir entre comillas, si
no se hace, el propio Access se encargar de ello, as que no hay que extraarse si
aparecen unas comillas que no se han escrito.
Actividad guiada 11
Establecer en la consulta realizada anteriormente en BASEdeDATOS1, que solo
aparezcan los clientes de Madrid.
1 Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
2 Abrir ejemplo consulta 1 (Consultas > ejemplo consulta 1 > Abrir).
3 Clic en el botn vista de diseo
(o Ver > Vista Diseo) y en Criterios de
Provincia escribir Madrid, como se aprecia en la siguiente figura.

4 Clic en el botn guardar

consulta

o en Archivo > Guardar y cerrar la ventana de la

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Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

5 Abrir la consulta realizada ejemplo consulta 1 y comprobar que ahora solo

aparecen los registros cuyo campo de provincia es Madrid.

6 Cerrar BASEdeDATOS1 (Archivo > Cerrar).

17.5. Consultas de tipo resumen

Si los datos de algn campo son nmeros, se pueden realizar consultas de tipo
resumen, las cuales mostrarn referentes a algo, por ejemplo, el total (o suma) del
campo sueldo, la media del campo precio, etc. Los resmenes se hacen sobre
valores de campos que se repiten, por ejemplo si se repite la editorial de un campo,
se puede calcular el total por editorial.
Actividad guiada 12
Realizar una consulta para obtener el total de Coste por Ciudad de la tabla facturas
de BASEdeDATOS2.
1 Abrir la base de datos BASEdeDATOS2 ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
2 Seleccionar el objeto Consultas y a continuacin doble clic en Crear una
consulta utilizando el asistente.
3 Elegir la tabla Facturas y los campos Ciudad y Coste.

- 366 -

Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

4 Pulsar el botn Siguiente.

5 Elegir la consulta de tipo Resumen, como se muestra en la figura anterior. A

continuacin, pulsar el botn Opciones de resumen para definir los totales.

6 Elegir la opcin Suma > pulsar Aceptar y luego Siguiente.

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Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

7 Teclear como nombre de la consulta: Coste por ciudad.

8 Clic en Finalizar. A continuacin se visualiza la hoja de datos resultante.

9 Cerrar la consulta (Archivo > Cerrar) y la base de datos BASEdeDATOS2

(Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 17 Access

17.6. Guardar una consulta con otro nombre

Si se quiere guardar una consulta con otro nombre conservando la consulta
original, hay que abrir la consulta, a continuacin desplegar el men Archivo y elegir
la opcin Guardar como. En el cuadro de dilogo que aparece, teclear el nuevo
nombre para la consulta.

Tras pulsar Aceptar y quedar la consulta archivada, hacer clic en su botn

para cerrarla. En la ventana de la base de datos aparecer el nuevo objeto
dentro de la seccin

Hay que tener en cuenta que cada vez que se abra una consulta, por ejemplo
haciendo doble clic sobre ella, se ejecutar con todos sus posibles criterios y
mostrando la informacin actualizada. Es decir, si se han aadido o eliminado registros
en cualquiera de las tablas en la que estaba basada la consulta, al abrirla se
mostrarn los nuevos registros existentes que tambin cumplan los criterios.

17.7. Consulta en vista de diseo

Las consultas se pueden realizar en vista de diseo para as poder aplicar
ms caractersticas a las consultas a realizar. Como introduccin, tras abrir la base de
datos y a continuacin clic en Consultas > Crear consulta en vista Diseo (doble
clic).

Clic en Agregar de la ventana Mostrar tabla para indicar con qu tabla se va

a trabajar. Por ejemplo:

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Unidad 17 Access

Clic en Cerrar de la ventana Mostrar tabla. Hacer doble clic sobre los
campos con los que se quiere trabajar, para agregar dichos campos a la consulta.

Si por ejemplo, solo se desea que se muestren los registros que contengan
como UNIDADES 10, en Criterios de UNIDADES habra que escribir 10, como se
aprecia en la siguiente figura.

Tambin se pueden aplicar ms criterios en la casilla o. En la lista

desplegable de Orden se puede aplicar la ordenacin alfabtica por dicho campo.

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Unidad 17 Access

Si un campo no se desea mostrar en la consulta, desactivar su casilla

correspondiente.

Al cerrar la consulta (
la consulta.

o en Archivo > Cerrar) se preguntar si se desea guardar

En caso afirmativo se pedir con qu nombre se desea guardar dicha consulta.

Al abrir la consulta realizada se mostrar con los criterios establecidos.

Resumen:
Crear una consulta:
Consultas > doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente >
seleccionar la tabla > aadir los campos > Siguiente o Finalizar
Establecer un criterio a la consulta:
Abrir la consulta > Ver > Vista Diseo > Escribir el criterio
Consulta de tipo resumen:
Consultas > doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente >
seleccionar la tabla > aadir los campos > Siguiente > Resumen > Opciones de
resumen > establecer los valores de resumen que se desean calcular > Aceptar >
Siguiente o Finalizar
Guardar una consulta con otro nombre:
Archivo > Guardar como
Consulta en vista de diseo:
Consultas > Crear consulta en vista Diseo

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Unidad 18 Access

Unidad 18 Formularios
18.1. Introduccin a los formularios
Los formularios son herramientas que permiten ver los datos de las tablas o
consultas registro a registro. Son muy tiles a la hora de trabajar con los registros de la
base de datos, ya que permiten crear un interfaz a gusto personal, que es mucho ms
cmodo que trabajar directamente en una tabla.

Hay tres formas de crear un formulario:

La ventana de diseo: Este es el mecanismo menos automatizado para crear
formularios. Permite llevar un control total a la hora de disearlo, pero requiere
de experiencia en bases de datos.
El asistente para formularios: Este asistente pedir una serie de datos y con
ellos crear los formularios para que se pueda comenzar a usarlos
inmediatamente. Permite crear formularios con un aspecto muy profesional y
sin necesidad de invertir grandes cantidades de tiempo.
El asistente para autoformularios: Este asistente no hace ninguna pregunta ni
pide ningn dato, creando un formulario rpidamente. Obviamente, las
funcionalidades y el nivel de personalizacin de estos formularios es mnimo,
pero son de gran utilidad para formularios temporales, utilizados por ejemplo
para cargar datos en una tabla y que no van a volver a utilizarse.

Un formulario es una ventana que muestra un conjunto de controles como

etiquetas, cuadros de texto, casillas de verificacin y listas para ver, escribir y editar la
informacin almacenada en campos de las tablas de una base de datos. La utilidad de
dicho mecanismo consiste en facilitar el acceso a los datos en lugar de abrir la tabla
directamente en la vista de hoja de datos, la diferencia es evidente, ya que mientras
que la tabla almacena los datos reales, el formulario no es ms que una herramienta
para acceder a los mismos.
Para no perder tiempo creando un formulario, la aplicacin incluye un asistente
que evita crear el formulario desde cero, ya que lo genera automticamente
dependiendo de los campos que se quieran incluir. Una vez elegidos los campos,
permite seleccionar la presentacin de los mismos en el formulario: columnas, tabular,
hoja de datos o justificado. Despus permite modificar el estilo del mismo con
diferentes grficos que presenta el propio programa. Hay que tener en cuenta que
aunque el asistente crea el formulario, ms tarde se puede modificar mediante la vista
de diseo del programa, con lo que ser ms fcil modificarlo que crearlo de la nada.
Por tanto un formulario es la forma ms cmoda y sencilla de trabajar con los
datos que la vista hoja de datos de la tabla. Los formularios se usan para:
Introducir datos.
Calcular totales u otras expresiones.
Mostrar grficos, imgenes y otros formularios (subformularios).
Presentar la informacin de forma ms profesional.
En este curso se crearn formularios utilizando el asistente para formularios de
Access.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

18.2. Crear formularios utilizando el asistente

Un asistente realiza gran parte del trabajo de creacin del formulario, pero
permite que el usuario decida sobre puntos importantes de dicha creacin: qu tablas
o consultas se van a usar, qu campos se incluirn, qu diseo tendr el formulario,
etc.
Si se modifican los datos de los registros en el formulario, automticamente
variarn en la tabla que dependan dichos registros. Con las consultas tambin se
pueden crear formularios. Para abrir el formulario creado tan solo hay que hacer doble
clic en su nombre

Los cuadros de dilogo que se muestran al realizar un formulario con el

asistente son:
a) Seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos para el formulario en el
cuadro Tablas/Consultas. En el cuadro Campos disponibles se mostrar los
campos que componen la tabla o consulta. Aadir los campos que se desee a
la lista Campos seleccionados, haciendo doble clic sobre el campo o
seleccionando el campo y haciendo clic en el botn correspondiente.

b) Elegir qu distribucin se desea dar al formulario. La imagen que el asistente

muestra a la izquierda muestra cmo quedarn estructurados los datos.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

c) La eleccin de un estilo determinar la apariencia del formulario completo. A la

izquierda, el asistente da una muestra de cmo quedar el fondo del formulario
y los controles si se aplica el estilo seleccionado.

d) Se escribe el ttulo del formulario, y se especifica si se quiere ver el formulario

en Vista diseo, para modificar lo que haya hecho el asistente, o en Vista
formulario, para teclear datos directamente. Tambin se puede marcar la
opcin de ayuda para trabajar con el formulario, que muestra una ventana
con informacin sobre algunos de los botones de la barra de herramientas.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

Al finalizar se puede ver el formulario creado, registro a registro (o ficha a

ficha). Obtenindose una presentacin ms profesional.

Actividad guiada 13
En BASEdeDATOS1 crear un formulario compuesto por todos los campos de la tabla
Empleados.
1 Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Access).
2 Abrir la base de datos BASEdeDATOS1 ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
3 Seleccionar el objeto Formularios y hacer doble clic sobre Crear un formulario
utilizando el asistente para comenzar a disear el formulario.
4 Seleccionar la tabla Empleados y aadir todos sus campos.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

5 Tras hacer clic en Siguiente, se puede elegir entre los distintos tipos de
distribucin que se pueden aplicar al formulario. Dejar seleccionado En columnas.

6 Pulsar en Siguiente. En el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin se

puede elegir el estilo que tendr como fondo el formulario: arenisca, estndar,
expedicin, etc.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

7 Dejar seleccionado el tipo de estilo Arenisca y clic en Siguiente.

8 Ahora se puede especificar el nombre que va a tener el formulario. Dejar como

nombre Empleados y con la opcin Abrir el formulario para ver o introducir
informacin activada, pulsar en Finalizar. Mostrndose el primer registro del
formulario creado.

9 Para desplazarse por los distintos registros, tan solo hay que hacer clic en
. Con

se posiciona en el ltimo registro y con

se posiciona en el primero.

10 Una vez visualizados los distintos registros, cerrar el formulario haciendo clic en
el botn Cerrar

del formulario, o en Archivo > Cerrar.

11 Cerrar la base de datos (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

18.3. Borrar formularios

Si se ha creado un formulario y se desea eliminarlo para volver a crearlo, tan
solo hay que seleccionarlo de la relacin de objetos (en el ejemplo de la figura el
formulario se llama prueba).

A continuacin pulsar la tecla suprimir (Supr), o hacer clic en Edicin >

Eliminar. De forma similar se realiza para borrar tablas, consultas e informes.
Actividad guiada 14
Borrar el formulario Editorial de la base de datos Biblioteca.
1 Abrir la base de datos Biblioteca ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
2 Clic en el objeto Formularios, mostrndose el ttulo de los dos formularios que
contiene la base de datos.

3 Seleccionar el formulario Editorial haciendo un clic sobre l.

4 Clic en Edicin > Eliminar.

5 Clic en S. Observar que el formulario Editorial se ha sido borrado.

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Unidad 18 Access

18.4. Propiedades de los documentos

Todos los documentos de Office llevan asociado un conjunto de propiedades.
stas incluyen desde el nombre y el tamao del archivo, hasta otras configurables por
el usuario. Las propiedades se almacenan como parte del archivo del documento, esto
quiere decir, que las propiedades acompaarn siempre al documento, sea cual sea
su ubicacin. Se podr guardar el archivo en un CD o mandarlo por correo electrnico
y las propiedades siempre irn con l. Para acceder a estas propiedades hay que
hacer clic en Archivo > Propiedades. El cuadro de dilogo Propiedades incluye
cinco secciones:

General: dispone de propiedades como el nombre del documento, tipo de

archivo, ubicacin, tamao y atributos del archivo.

Resumen: se reflejan los datos como el autor, comentarios, ttulo y asunto.

Estadsticas: indica quin fue la ltima persona que edit el documento, as

como la fecha de creacin y ltima modificacin.

Contenido: expone jerrquicamente las partes del documento.

Personalizar: muestra cualquier propiedad personalizada que forme parte del

documento. Estas propiedades se pueden crear, modificar o eliminar. Se
pueden crear propiedades que contengan texto, nmeros, fecha e incluso
informacin del tipo si/no a travs del cuadro Tipo. Existe una lista de
sugerencias para dar una idea de posibles propiedades personalizadas,
aunque se puede crear la que se desee, pueden verse bajo el cuadro
Nombre: Asunto, Cliente, Comprobado por, etc. El cuadro Propiedades
muestra el nombre, valor y tipo de las propiedades personalizadas actuales.

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Iniciacin a Office

Unidad 18 Access

Actividad guiada 15
Visualizar las propiedades de la base de datos Biblioteca.
1 Con la base de datos Biblioteca abierta, seleccionar Archivo > Propiedades de
la base de datos.

2 Una vez visualizadas las propiedades del documento, clic en Aceptar.

3 Cerrar la base de datos y el programa Access (Archivo > Salir).

Resumen:
Crear formularios utilizando el asistente:
Formularios > doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente >
seleccionar la tabla o consulta > aadir los campos > Siguiente > elegir el tipo de
distribucin > Siguiente > seleccionar el estilo a aplicar > Siguiente > dar nombre al
formulario > Finalizar
Borrar formularios:
Formularios > seleccionar el formulario a eliminar > Edicin > Eliminar
Propiedades de los documentos:
Archivo > Propiedades
o Archivo > Propiedades de la base de datos

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

Unidad 19 Informes
19.1. Introduccin a los Informes
Los informes son herramientas para generar informacin impresa, como
resmenes de ventas, etiquetas, recibos, etc. Al igual que un formulario o una
consulta, el informe se crea una sola vez y, posteriormente, se usa tantas veces como
sea necesario. Pueden modificarse en cualquier momento.
En un informe se puede:
Organizar y presentar los datos en grupo.
Obtener totales y porcentajes parciales y generales.
Incluir subinformes y grficos.
Presentar la informacin de manera atractiva y profesional.
El formato de los formularios es muy adecuado para trabajar con los datos en
la pantalla, pero no lo es tanto para presentarlos impresos en papel. Con este
propsito, Access tiene los informes. Los informes permiten presentar los datos de una
tabla o consulta de una forma elegante impresos sobre papel.
La creacin de informes y formularios sigue exactamente los mismos
mecanismos y principios. Para crear informes se tienen las mismas tres posibilidades:
vista de diseo, asistente para informes y asistente para autoinformes. En este curso
se crearn informes utilizando el asistente para informes.
La principal diferencia entre un formulario y un informe es su destino. Los
formularios se usan para trabajar con los datos y los informes para presentarlos. Por
ello los datos de los formularios son editables y los de los informes no. No pueden
modificarse. As, los informes tienen barra de navegacin, pero no permiten
seleccionar registros, eliminarlos, crear nuevos registros, ordenar los datos ni filtrarlos.
Los informes se utilizan para imprimir informacin procedente de la base de
datos. El informe se puede disear con la ayuda de un asistente (lo que permitir
ahorrar mucho tiempo y trabajo) o bien desde la vista diseo. Una vez generado ste,
se puede acudir a la cuadrcula de diseo, en la que se puede ver cada uno de los
controles que muestran elementos de informacin. Al definir un control se especifica
no solo el origen de la informacin en la base de datos, sino tambin la posicin del
control en el informe impreso y su aspecto.
Los informes y formularios son similares en el diseo y funcionamiento, con la
salvedad de que los formularios son diseados para pantalla y los informes para
impresora. Por tanto, prcticamente todo lo visto para formularios es aplicable a los
informes.
Un informe sirve para generar listados impresos en papel con informacin
procedente de las tablas. La tabla o consulta de donde un informe extrae los datos se
llama tabla/consulta asociada.
Los informes no guardan informacin, solo una presentacin grfica de los
datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentacin grfica est
orientada a la impresin de los datos.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

19.2. Crear informes utilizando el asistente

Se puede crear un informe desde cero o hacer que Access cree un informe
automticamente mediante un asistente para informes. Un asistente para informes
acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo bsico. Cuando
se usa un asistente para informes, ste pide informacin y crea un informe basado en
las respuestas recibidas. Cuando el informe est creado con el asistente, se puede
cambiar a la vista diseo para personalizarlo.
El asistente presenta varias opciones que permiten crear los informes en
cuestin de segundos. Una vez elegidos los campos y su nivel de agrupamiento, se
pueden seleccionar el orden que se quieran aplicar a los distintos registros. Adems,
permite seleccionar distintos tipos de distribucin, as como presentarlos en horizontal
o en vertical.
Despus permite modificar el estilo del mismo con diferentes opciones que
presenta el propio programa. Hay que seleccionar el que ms se ajuste al estilo que se
quiera dar a la base de datos. En los informes no se pueden cambiar los datos, as
que si se cambia alguno en la tabla, hay que crear el informe de nuevo.
Los cuadros de dilogo que se encuentran al realizar un informe con el
asistente son:
a) Lo primero para hacer un informe con el asistente es elegir la tabla o tablas de
donde proceden los datos: se elige una tabla, se aaden los campos
necesarios a campos seleccionados, y se repiten ambos pasos hasta tener
todos los datos.

b) Seleccionar los campos que se van a utilizar para agrupar los registros al
imprimirlos. Por ejemplo, se pueden agrupar todos los registros de una

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

empresa. De esta forma, la empresa aparecer una sola vez y, a continuacin,

se imprimirn todos los productos que lo componen.

c) Si es necesario, se pueden ordenar las distintas lneas dentro de un mismo

grupo. Por ejemplo, se podran ordenar los productos de un pedido por nmero
de factura. Es posible ordenar por cuatro campos distintos.

En este paso se pueden establecer clculos de resumen sobre los campos

numricos de la consulta. Haciendo clic en el botn opciones de resumen el
asistente mostrar el cuadro opciones de resumen.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

En el que se indica qu operacin se quiere realizar con los datos, si se quiere

detalle y resumen o solo resumen, y si se quiere poner tambin porcentajes.
d) Indicar la distribucin de los datos en el informe. Se puede comprobar la
apariencia de una determinada distribucin en la figura siguiente. Tambin se
puede decir si la orientacin de pgina ser horizontal o vertical, y que ajuste
de ancho de los campos para que quepa en una pgina.

e) Elegir el estilo para el informe. Cuando se selecciona un estilo, se muestra a la

izquierda de la ventana cmo quedar.

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Iniciacin a Office

f)

Unidad 19 Access

Escribir el ttulo del informe, e indicar si se quiere ver el informe en vista diseo
o vista preliminar.

Al finalizar se puede ver el informe creado, preparado para ser impreso con un
aspecto profesional.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

Actividad guiada 16
En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos Nombre,
Apellido y Fecha Contratacin de la tabla Empleados. Con las siguientes
caractersticas:
Nivel de agrupamiento por Apellido.
Ordenacin por Nombre y orden ascendente.
Distribucin En pasos y orientacin vertical.
Estilo Casual.
Nombre del informe: ejemplo informe 1.
1 Arrancar Access, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft
Office Access 2003. (En las versiones 2000 y XP de Office es Inicio > Programas >
Microsoft Access).
2 Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
3 Seleccionar el objeto Informes y hacer doble clic sobre Crear un informe
utilizando el asistente para comenzar a disear el informe.
4 De la tabla Empleados aadir los campos Nombre, Apellido y Fecha de
contratacin.

5 Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Apellido.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

6 Clic en Siguiente. Establecer como ordenacin por Nombre y dejar el orden

ascendente, como ya viene por defecto.

7 Clic en Siguiente. Establecer como distribucin En pasos y orientacin vertical.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

8 Clic en Siguiente. Establecer como estilo Casual.

9 Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo informe 1.

10 Clic en Finalizar. Visualizndose el informe creado.

11 Cerrar la base de datos Empleados (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

19.3. Crear etiquetas con el asistente

El asistente para etiquetas, ayuda a la creacin de informes tipo etiquetas, con
este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la
eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al diseo de la misma. Estas
etiquetas son un tipo de informe de Access que permite imprimir informacin de una
tabla o consulta en forma de etiquetas.
Para comenzar a crear etiquetas hay que posicionarse en el objeto Informes y
seleccionar Insertar > Informe.

Seleccionar Asistente para etiquetas y la tabla o consulta que se va a utilizar

> Aceptar.

A continuacin, hay que elegir el tamao de las etiquetas, este depende del
papel de impresin de etiquetas que se tenga, dependiendo del modelo habr una,
dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas que se comercializan suele
venir el nombre del modelo, que est en la primera columna. En la segunda columna
se encuentran las dimensiones de la etiqueta, estas dimensiones se pueden ver en

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

dos tipos de medidas: inglesa o mtrica, dependiendo la seleccin del apartado

Unidad de medida. Tambin se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirn
las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.

Tras pulsar en Siguiente, se muestra la ventana para seleccionar el formato

del texto de las etiquetas.

En la siguiente ventana se seleccionan los campos que aparecern en la

etiqueta. Los campos aparecern en la misma lnea si no se pulsa la tecla Intro
despus de insertar un campo. Para agregar espacio entre los campos en el cuadro
Etiqueta prototipo, presionar la barra espaciadora del teclado. Para quitar un campo
del cuadro, presionar la tecla retroceso.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utiliz cuando se
introdujeron los datos u otro distinto. Tras pulsar en Siguiente, se permite seleccionar
el campo por el que se ordenarn las etiquetas para la impresin.

En la siguiente ventana se indica el nombre del informe y el siguiente paso, ya

sea para ver la vista previa de las etiquetas, o para modificar el diseo de las etiquetas
en vista diseo en el caso de querer personalizar el diseo.
Si no se desean imprimir todos los datos del origen de registros, es mejor crear
previamente una consulta como el origen de recursos del informe de etiqueta.
Para obtener una vista previa de las etiquetas, abrir el informe de etiqueta y as
obtener una vista previa del mismo modo que se obtendra una vista previa de otro
informe.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

19.4. Informe con valores de resumen

Cuando un campo contiene valores numricos, en el informe se puede calcular
el total (suma), promedio, mximo y mnimo de los valores de los registros.
Actividad guiada 17
En la base de datos Empleados crear un informe compuesto por los campos ID
Empleado, Nombre, Apellido, Nombre Departamento y Sueldo de la tabla
Empleados. Con las siguientes caractersticas:
Nivel de agrupamiento por Nombre Departamento.
Ordenacin por Apellido y orden ascendente.
Opciones de resumen: Suma del campo Sueldo.
Distribucin: Esquema 1 y orientacin horizontal.
Estilo: Corporativa.
Nombre: del informe: ejemplo informe 2.
1 Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
2 Seleccionar el objeto Informes y hacer doble clic sobre Crear un informe
utilizando el asistente para comenzar a disear el informe.
3 De la tabla Empleados aadir los campos ID Empleado, Nombre, Apellido,
Nombre Departamento y Sueldo.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

4 Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Nombre

Departamento.

5 Clic en Siguiente. Establecer como ordenacin por Apellido y ascendente

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

6 Clic en Opciones de resumen y establecer el valor Suma.

7 Clic en Aceptar > Siguiente. Establecer como distribucin Esquema 1 y

orientacin horizontal.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

8 Clic en Siguiente. Establecer como estilo Corporativa.

9 Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, ejemplo informe 2.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

10 Clic en Finalizar. Visualizndose el informe creado.

11 Cerrar la base de datos Empleados (Archivo > Cerrar).

19.5. Informe de una consulta

Lo ms importante, a la hora de crear un informe, es planificar el origen del
mismo. Es decir, decidir si los datos de ste provendrn de una tabla o de una
consulta. Normalmente, se suele dar este ltimo supuesto, ya que es habitual que la
informacin proceda de varias tablas. En el caso de que solo venga de una tabla, se
suelen filtrar los datos para que el informe muestre una parte de los registros. As que,
obviamente, se hace imprescindible el diseo previo de una consulta.
El proceso a seguir es el mismo que en los ejemplos anteriores, solamente hay
que seleccionar la consulta con la que se va a trabajar, en la primera ventana que
presenta el asistente.

En la figura anterior se puede apreciar que han seleccionado todos los campos
de la consulta Empleados de publicidad.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

Actividad guiada 18
En la base de datos Empleados crear un informe compuesto todos los campos de la
consulta Empleados de publicidad. Con las siguientes caractersticas:
Nivel de agrupamiento por Nombre Departamento.
Ordenacin por Apellido y orden ascendente.
Distribucin Alinear a la izquierda 1 y orientacin vertical.
Estilo Gris claro.
Nombre del informe: Actividad 18.
1 Abrir la base de datos Empleados ubicada en la carpeta Access del curso
(Archivo > Abrir > buscar y seleccionar la base de datos en la carpeta Access del
curso > Abrir).
2 Seleccionar el objeto Informes y hacer doble clic sobre Crear un informe
utilizando el asistente para comenzar a disear el informe.
3 De la consulta Empleados de publicidad aadir todos sus campos.

4 Clic en Siguiente. Establecer como nivel de agrupamiento por Nombre

Departamento.
5 Clic en Siguiente. Establecer como ordenacin por Apellido y dejar el orden
ascendente, como ya viene por defecto.
6 Clic en Siguiente. Establecer como distribucin Alinear a la izquierda 1 y
orientacin vertical.
7 Clic en Siguiente. Establecer como estilo Gris claro.
8 Clic en Siguiente. Dar como nombre al informe, Actividad 18.
9 Clic en Finalizar. Visualizndose el informe creado.

11 Cerrar la base de datos Empleados (Archivo > Cerrar).

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

14.6. Vista preliminar

Al abrir un informe la barra de herramientas Vista preliminar que aparece es la
siguiente:
Vista
Dos pginas
Vnculos con Office
Zoom

Zoom

Configurar

Una pgina

Cerrar

Nuevo objeto

Ayuda de Office

Imprimir
Varias pginas
Ventana Base de datos
Vista: Muestra las vistas disponibles para la ventana activa. Si el botn muestra
la vista a la que se desea cambiar, hacer clic en l. Si no, abrir la lista con la
flecha y hacer clic en la vista deseada. En este curso se ha utilizado vista
preliminar, la vista diseo se estudiar en cursos ms avanzados de Access.

Imprimir: Imprime el informe inmediatamente. Tambin se puede hacer en

Archivo > Imprimir, abrindose el cuadro de dilogo Imprimir.

Zoom: Alterna entre ver pgina completa y zoom. Al colocar el puntero

sobre el informe adquiere forma de lupa, al hacer clic se vuelve a pgina
completa o a zoom.

Una pgina: Muestra una pgina del informe completa.

Dos pginas: Muestra dos pginas completas (en el caso de que el informe
tenga ms de una pgina).

Varias pginas: Muestra una matriz de pginas completas.

Zoom: Controla el porcentaje de zoom. Para cambiarlo, seleccionar uno de los

porcentajes de la lista desplegable o escribir directamente el porcentaje en el
cuadro.

Cerrar: Cierra la vista preliminar.

Configurar: Para cambiar la configuracin de la pgina (mrgenes, orientacin,

etc).

Vnculos con Office: Crea un archivo con el informe en formato de texto

enriquecido, y lo carga en Word. El archivo recibe como nombre el del informe
(con la extensin .rtf) y el documento se guarda en la carpeta Mis
documentos.

Ventana Base de datos: Presenta la ventana de la base de datos.

Nuevo objeto: Permite crear un nuevo objeto de Access.

Ayuda de Office: Proporciona ayuda para realizar distintas tareas.

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Iniciacin a Office

Unidad 19 Access

19.7. Guardar como pgina Web

(No disponible en la versin 2000 de Access).

Aunque no se tengan conocimientos previos de HTML (lenguaje de

programacin para crear pginas Web), Access permite crear fcilmente bases de
datos para poder distribuirlas a travs de Internet (Archivo > Guardar como > Pgina
de acceso de datos), ya que la aplicacin se encarga de la programacin de las
pginas.
Las pginas de acceso a datos ofrecen al usuario la posibilidad de interactuar a
travs de la web. Estas pginas actan en la web como informes y formularios de
Access. No se produce proceso de conversin, ya que se trata de archivos HTML
diseados en Access que se ejecutan en el navegador. Aunque son similares a los
clsicos formularios e informes en cuanto a su funcionamiento, las pginas de acceso
a datos estn diseadas especficamente para mostrar, modificar y presentar informes
sobre los datos desde un navegador. Las pginas se disean de forma similar a los
informes y formularios, pero ahora emplean las nuevas caractersticas web.

Resumen:
Crear Informes utilizando el asistente:
Informes > doble clic en Crear un informe utilizando el asistente >
seleccionar la tabla o consulta > aadir los campos > Siguiente > establecer, si se
desea, el nivel de agrupamiento > Siguiente > establecer, si se desea, la ordenacin
alfabtica; si algunos de los campos contiene datos numricos, se pueden hacer
clculos en opciones de resumen > Siguiente > elegir el tipo de distribucin y
orientacin de la pgina > Siguiente > seleccionar el estilo a aplicar > Siguiente > dar
nombre al informe > Finalizar
Crear etiquetas con el asistente:
Insertar > Informe > Asistente para etiquetas
Informe de una consulta:
Informes > doble clic en Crear un informe utilizando el asistente >
seleccionar la consulta > aadir los campos > Siguiente o Finalizar
Guardar como pgina Web:
Archivo > Guardar como > Pgina de acceso de datos

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