CURSO DE ESPECIALIZACIN
Gerencia y Administracin de
Proyectos con Msproject 2013
v0.10
Introduccin a
Microsoft Project
Lino
Gayoso Santacruz
[email protected]
Introduccin a Project
Conceptos base de gestin de proyectos
Microsoft Project
Gestin de tareas
Programacin con recursos
Multiproyecto
Control del proyecto
PARTES DE LA HOJA PROJECT 2013
Conceptos base
Definicin de proyecto
Partes de un proyecto
Tareas
Hitos
Recursos
Herramientas y diagramas
Diagramas de Gantt
Diagramas PERT
Definicin de Proyecto
Qu es un Proyecto?
Secuencia bien definida de eventos, con un
principio y final identificados, dirigidos a alcanzar
unos objetivos claros y con relaciones entre si.
Administracin de Proyectos
Proceso de planificar, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones de
tiempo, recursos o costo.
Pasos en la definicin del
proyecto
Elementos a definir:
Objetivos
Actividades
Definir el alcance, complejidad, y posibles
complicaciones.
Detallar cuando se alcanza un objetivo
Especificar tareas, hitos y relaciones entre ellas
Quin, Cundo, Cunto
Identificar recursos, costos, plazos y restricciones de
tiempo.
Elementos de un Proyecto
Tarea
Hitos
Es el resultado de la divisin del proyecto en
entidades ms manejables y bien definidas.
Representan cada uno de los pasos, secuenciales o
paralelos, necesarios para completar el proyecto.
Representan objetivos intermedios, eventos o
condiciones que afectan a un grupo de tareas.
Recursos
Gente o facilidades necesarias para realizar las tareas
El Proceso de Planificacin
Crear Plan Inicial
Realista
Gestionar el plan
Seguimiento del
progreso
Ajustar el plan
Comunicar
resultados
Comunicar cambios en la programacin
Crear un plan realista
Identificar las actividades del proyecto
Estimar la duracin* de cada actividad
Identificar las dependencias y relaciones
Identificar los recursos necesarios
Humanos: Quin hace el trabajo
Materiales: Qu hace falta
Evaluar el proyecto
Comprobar que duracin, costo son aceptables
Comprobar que los recursos estn disponibles
Ejemplo 1
Adrian y Enrique son unos 'hermanos' a los
que han encargado unas reformas en un
colegio.
Les han pedido pintar dos salones
actualmente empapelados, renovar la
instalacin elctrica de uno de ellos, barnizar
los suelos y sustituir los ventanales de
ambos (las ventanas sern provistas por una
empresa externa).
Ejemplo 1 Identificar las actividades
Tareas:
Desempapelar saln A / B
Pintar saln A / B
Instalacin electrica saln A
Ventanales saln A / B
Quitar viejos ventanales A / B
Poner nuevos ventanales A / B
Barnizar saln A / B
Lijar A / B
Barnizar A / B
Hitos
Llegada nuevos ventanales
Ejemplo 1 Estimar la duracin
Desempapelar saln A: 3 das; B: 4 das
Pintar saln A: 2 das; B: 2 das
Instalacin electrica saln A: 2 das
Ventanales saln A / B
Quitar viejos ventanales A: 1 da; B: 4 das
Poner nuevos ventanales A: 1 da; B: 2 das
Barnizar A / B
Lijar saln A: 1 da; B: 1 da
Barnizar saln A: 1 da; B: 1 da
Ejemplo 1 - Identificar las
dependencias y relaciones
No se puede pintar hasta haber desempapelado.
Hay que desempapelar para hacer la instalacin
elctrica.
No se puede pintar el saln A hasta hacer la
instalacin elctrica.
Se deberan colocar los ventanales antes de pintar.
No se pueden colocar los nuevos ventanales hasta
que no lleguen las ventanas.
Barnizar debe ser lo ltimo que se haga en cada saln.
Ejemplo 1 Identificar los recursos
Humanos
Adran
Enrique
Materiales
Pintura
Herramientas varias
Ventanas
Mquina lijadora Slo tienen una
Mquina barnizadora Slo tienen una
Microsoft Project
Existen dos versiones del programa principal
Project Standard
Project Professional
Programas complementarios EPM
(Enterprise Project Management)
Project Server
Facilita el compartir y sincronizar mltiples proyectos
gestionados por diferentes personas.
Project Web Access
Acceso web a los proyectos de la empresa..
Interfaz de Project
Interfaz general
Vistas de Project
Diagrama de Gantt
Diagrama de Pert
Diagrama CPM
Nuevo proyecto
Se puede definir la informacin bsica del
proyecto en Proyecto -> Informacin de
Proyecto
Fechas del proyecto
Tipos de programacin
Fecha comienzo del proyecto: Sabemos cuando
comienza el proyecto y queremos calcular
cuando acabar
Fecha fin del proyecto: tenemos una fecha lmite
y queremos calcular cuando debemos comenzar
Gestin de las Tareas
Crear tareas
Crear hitos
Vincular tareas
Tareas recurrentes
Delimitar y mover tareas
Crear Tareas
Datos que introduciremos
Identificador de Tarea
Nombre de la tarea
Duracin
Fechas
Tipos de duraciones
Periodo laborable (m, h, d, s, mss)
Tiempo transcurrido (mt, ht, dt, st, msst)
Ejemplo 2
Crear un nuevo Proyecto
Comienzo el 02 de febrero de
2015
Crear las siguientes Tareas:
T1, duracin 10 das laborables
T2, duracin 10 das laborables
T3, duracin 10 das transcurridos
T4, 'quiz' 10 das laborables
Crear hitos
Casi los mismos datos que las Tareas
Identificador del Hito
Nombre del hito
Fecha
No tienen duracin ni esfuerzo asociado
Un hito es una tarea sin duracin (cero das)
que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin, como la
finalizacin de una fase importante
Ejemplo 2B
Crear los siguientes Hitos
Hito 1: el da 17 de enero
Hito 2: el 14 de enero
Vinculacin de Tareas
Entre las actividades reales van a existir
dependencias
Reflejaremos esas dependencias como
relaciones o vnculos entre tareas
Conceptos:
Tarea predecesora
Debe comenzar o finalizar antes que otra pueda
comenzar o finalizar.
Tarea sucesora
Depende del comienzo o finalizacin de otra
Relaciones entre tareas
Tipos
de relaciones entre tareas
Fin a Comienzo, FC (Finish to Start, FS)
Fin a Fin, FF (Finish to Finish, FF)
Comienzo a Comienzo, CC (Start to Start, SS)
Comienzo a Fin, CF (Start to Finish, SF)
Fin a Comienzo (FC)
Tarea A
Tarea B
La tarea B no puede comenzar hasta que
acabe la tarea A
Ej.: Para empezar a barnizar (B) el suelo
debe estar bien lijado (A)
Comienzo a Comienzo (CC)
Tarea A
Tarea B
La tarea B no puede comenzar hasta que
comience la tarea A
Ej.: Hasta que no se empiece a usar el
almacen (A) no es necesario que patruyen
los vigilantes de seguridad (B)
Fin a Fin (FF)
Tarea A
Tarea B
La tarea B no puede finalizar hasta que
finalice la tarea A
Ej.: Hasta que no se hayan marchado los
asistentes (A) no podemos cerrar todas las
puertas (B)
Comienzo a Fin (CF)
Tarea A
Tarea B
La tarea B no puede finalizar hasta que
comience la tarea A
Ej.: El servidor viejo ha de dar servicio (B) hasta que
el servidor nuevo comience a dar servicio (A)
Postposicin y Adelanto
En las relaciones es posible especificar
tiempos de:
Adelanto: Un da antes de que termine.
Posposicin: Un da despus de que termine.
Se pueden especificar como:
Tiempo: un da antes/despus
Porcentaje: cuando se haya completado la
mitad
Ejemplo 2C
Plasmar las siguientes dependencias en
Project
Hasta que no acaba la Tarea 1 no comienza la Tarea 2
Queremos que la Tarea 3 comience un da
despus de la Tarea 2
Hasta que ocurra el Hito 1 no se puede
comenzar la Tarea 4
El Hito 2 ocurre cuando acaban la Tarea 3 y la Tarea 4
Tareas Recurrentes
Es posible crear tareas que aparezcan a
intervalos regulares a lo largo del proyecto.
Ejemplo: Reuniones interdepartamentales todos
los viernes.
En realidad se crean mltiples subtareas
individuales.
Esquematizacin
Es posible crear tareas resumen
Son tareas ficticias para facilitar la
esquematizacin
Permiten ver la duracin total de todas las
subtareas resumidas
Cambios en la tarea resumen afectan a todas
las tareas resumidas
Ejemplo 2D
Crear las siguientes tareas
Tarea 5, 1 da laboral de duracin, se produce
semanalmente, si es posible los martes, durante las 4
prximas semanas (partir de la semana del 14 de enero).
Tarea 6, 13 das laborales.
Tarea 7, agrupa a las tareas 1, 2 y 3.
Crear las siguientes relaciones
En la tercera semana, no queremos que termine la Tarea 5
hasta que finalice la Tarea 6.
Mover Tareas
Las Tareas e Hitos se pueden 'mover' en principio
libremente arrastrandolos con en ratn en el
diagrama de Gannt
Al moverlas estamos estableciendo automticamente
una 'delimitacin' para la tarea que fija su fecha de
inicio o su fecha de fin; esto puede no ser lo deseado
Por defecto las tareas se ejecutan lo antes posible
o lo ms tarde posible segn el tipo de proyecto
Delimitacin de las Tareas
Dos tipos
Flexibles (blandas): No estn ligadas a una
fecha especfica
Inflexibles (duras): Establecen fechas
especficas. Cuando se mueve una tarea en los
diagramas o se escribe una fecha inicial/final
manualmente se establece una delimitacin de
este tipo
Restan flexibilidad a la programacin, usar slo
cuando lo impongan condiciones reales
Delimitaciones flexibles
Lo antes posible (LAP)
Lo ms tarde posible (LMTP)
No finalizar antes del (NFAD) *1
No comenzar antes del (NCAD) *1
No finalizar despus del (NFDD) *2
No comenzar despus del (NCDD) *2
1* -> Flexible en proyectos programados a partir de fecha
comienzo
2* -> Flexible en proyectos programados contra fecha fin
Delimitaciones inflexibles
Debe finalizar el (DFE)
Debe comenzar el (DCE)
No finalizar antes del (NFAD) *1
No comenzar antes del (NCAD) *1
No finalizar despus del (NFDD) *2
No comenzar despus del (NCDD) *2
1* -> Inflexible en proyectos programados contra fecha fin
2* -> Inflexible en proyectos programados a partir de
fecha comienzo
Visualizacin del plan
Para simplificar la visualizacin las tareas se
pueden Filtrar, Agrupar y Ordenar de
mltiples formas.
Ejemplos:
Ordenar por fecha de comienzo
Agrupar tareas por prioridad
Filtrar las tareas crticas
Ejemplo 1 - Repaso
Adran y Enrique, para practicar, han
decidido gestionar su encargo en Project
El proyecto de remodelacin de los salones del
colegio comenzar el 4 de Febrero
Hacer:
Crear el nuevo proyecto
Introducir las tareas
Introducir las relaciones entre tareas
Ejemplo 1A Crear las Tareas e Hitos
Tareas
Desempapelar saln A: 3 das; B: 4 das
Pintar saln A: 2 das; B: 2 das
Instalacin electrica saln A: 2 das
Ventanales saln A / B
Barnizar A / B
Quitar viejos ventanales A: 1 da; B: 4 das
Poner nuevos ventanales A: 1 da; B: 2 das
Lijar saln A: 1 da; B: 1 da
Barnizar saln A: 1 da; B: 1 da
Hitos
Llegada nuevos ventanales: se espera que lleguen el 6 de febrero
Ejemplo 1B Introducir las
relaciones
Relaciones
No se puede pintar hasta haber desempapelado.
Hay que desempapelar para hacer la instalacin
elctrica.
No se puede pintar el saln A hasta hacer la
instalacin elctrica.
Se deberan colocar los ventanales antes de pintar.
No se pueden colocar los nuevos ventanales hasta
que no lleguen las ventanas.
Barnizar debe ser lo ltimo que se haga en cada saln.
