PROCEDIMIENTO PARA POWERPOINT
Los siguientes procedimientos, pretenden ayudar a utilizar powerpoint
1.- Efectos especiales para mostrar la presentacin.
Primero ir a vista clasificador de diapositivas (Ver - Clasificador de diapositivas.) Aparecen en pantalla todas
las diapositivas en miniatura, dar clic a la diapositiva a la que se le quiere dar movimiento y/o efecto. Escoger
en barra de herramientas la ventana que dice Sin transicin, clic y se despliegan las alternativas Ej.:
Barrido hacia arriba. A continuacin en la ventana Sin efecto, clic y se despliegan las alternativas Ej.: Volar
desde abajo.
2.- Efectos de animacin en el texto o imgenes de la presentacin.
Primero ir a vista diapositiva (Ver - Diapositiva). Aparece una diapositiva en pantalla, avanzar o retroceder
con AvPag o RePag para escoger la diapositiva a la que se quiere dar los efectos. Clic en el texto(s) o imagen
para marcarlo. En la barra de herramientas escoger el botn con una estrella amarilla (efectos de animacin).
Seleccionar un efecto, Ej.: Mquina de escribir, Cmara de fotos, Destello, etc.).
3.- Insertar imgenes o fotografas.
Arriba en la barra de men dar un clic en Insertar Imagen. Se despliega una ventana con varias opciones:
Imgenes prediseadas..., aparece un cuadro de dilogo con la galera de imgenes de las cuales se
escoge la deseada, dar clic en Insertar un clip en el documento. Si se desea insertar una imagen que se
encuentra en el disco duro tales como fotos, arriba en la barra de men dar un clic en Insertar - Imagen Desde archivo..., permite escoger desde una carpeta existente, una imagen (foto, dibujo) y luego dar clic en
Insertar.
4.- Presentacin en blanco.
Ingresar a PowerPoint, aparece una ventana que dice Crear una nueva presentacin usando, dar clic en
Presentacin en blanco y Aceptar. Aparece una ventana Nueva diapositiva, Elija un autodiseo: dando clic en
el que se desee utilizar y Aceptar. A continuacin realizar el diseo de la diapositiva.
5.- Agregar un diseo predeterminado al fondo de la diapositiva.
Seleccionar en barra de herramientas el botn Aplicar diseo. Aparece una ventana con los diseos
predeterminados a la izquierda, escoger el deseado que se mostrar en todo el conjunto de diapositivas.
6.- Ver presentacin en pantalla completa.
Arriba en la barra de men, dar clic en Ver Presentacin con diapositiva , aparece la diapositiva en la
pantalla completa. Avanzar con [Enter], Av Pag o dando clic con el mouse.
7.- Como grabar una presentacin que se abra inmediatamente en pantalla completa.
Una vez terminada la presentacin se puede guardar como un archivo o para que se abra automticamente
en pantalla completa. Para esto se debe guardar de la siguiente manera: Archivo - Guardar como..., se abre
una ventana de cuadro de dilogo. Donde aparece Guardar en: se selecciona la carpeta donde se colocar el
archivo. A continuacin el Nombre de archivo: y luego tener la precaucin de seleccionar en Guardar como
tipo: Clic en el lado derecho de la ventana, aparecen las alternativas y dar clic en Presentacin con
diapositivas de PowerPoint.
8.- Uso de Wordart en Powerpoint (letras 3D, dibujos).
Estando en la diapositiva deseada, arriba en la barra de men clic en Insertar Imagen Wordart , aparece
una ventana con Galera de letras en 3 dimensiones, escoger la deseada, dando doble clic sobre ella,
escribiendo el texto y Aceptar. Las letras se pueden agrandar o achicar al igual que una imagen. De la misma
manera clic en Insertar Imagen Autoformas e insertar los dibujos o formas deseados. Ver Manual de
Word, seccin Wordart.
9.- Hacer organigramas.
Estando en la diapositiva deseada, arriba en la barra de men clic en Insertar Imagen Organigrama. Se
abre una ventana especial para disear el organigrama. En los botones superiores escoger los cargos Ej.:
Gerente, Colega, Asistente, etc., necesarios en el diseo y dar clic en recuadro establecido donde se quiere
insertar el cargo. Escribir el texto deseado dentro del recuadro. Para suprimir un recuadro clic sobre l y Supr.
En la barra de men se pueden escoger Estilos de organigramas, Color de fondo, Tipos de lneas, Sombreado
de cuadros, etc..
10.- Agregar un grfico a una presentacin.
Estando en la diapositiva deseada, arriba en la barra de men, clic en Insertar Grfico. Aparece un modelo
a modo de ejemplo con una ventana tipo Excel con filas y columnas, donde se pueden reemplazar los ttulos y
valores para adecuarlos a los requerimientos. En la barra de herramientas superior aparecen nuevos botones
relacionados con el grfico: Tipo de grfico (circular, de barras, en 3 dimensiones, etc.), Cuadrcula,
Leyendas, etc..
11.- Agregar efectos multimedia.
Se pueden insertar archivos de sonido de tipo MID. Arriba en la barra de men clic en Insertar Pelculas y
sonidos Sonido de archivo, donde se escoger el sonido deseado. Se inserta una imagen tipo bocina en
la diapositiva que al darle clic emite el sonido. Tambin se pueden insertar videos existentes en el computador
de tipo AVI, Insertar Pelculas y sonido Pelcula de archivo. Se puede buscar en el computador
pelculas (ver bsqueda en Preguntas de Windows).
12.- Agregar comentarios o notas del orador en la presentacin.
Los comentarios ayudan a explicar con ms detalle el contenido de una presentacin. Arriba en la barra de
men, clic en Insertar Comentario. Para desaparecer o ver el comentario en la pantalla, dar clic arriba en
la barra de men en Ver Comentario. Para agregar notas a las diapositivas, arriba en la barra de men clic
en Ver Notas del orador... , aparece un cuadro de dilogo para anotar los comentarios necesarios para
cada diapositiva, Cerrar.
13.- Crear material de apoyo para participantes y el orador
Una vez terminada la presentacin las diapositivas pueden convertirse automticamente en documentos para
los participantes y/o para el orador. Arriba en la barra de men clic en Archivo Imprimir , Imprimir: clic en
en esta ventana y se despliegan las alternativas, Ej.: Documentos (3 diapo, por pgina), alternativa que
incluye lneas a la derecha de cada diapositiva para que los participantes tomen sus propias notas durante la
presentacin. Tambin en 2 6 diapo por pgina, que muestra las diapositivas tal cual. En caso de explicar
verbalmente las diapositivas es conveniente tener a mano algunas notas. Para ver las notas existentes o
crear algunas, cambiar a la vista de Pgina de notas, dando clic arriba en la barra de men en Ver Pgina
de notas, aparece cada imagen en una pgina con un recuadro bajo la diapositiva para ver o crear las notas.
14.- Repetir texto en todas las diapositivas (encabezado y pie de pgina).
Permite repetir textos en todas las presentaciones en el encabezado (arriba) o en el pie de pgina (abajo), o
bien slo en una de las presentaciones, tales como: hora, nmero de pgina, nombre del que realiza la
presentacin, etc.. Arriba en la barra de men clic en Ver - Encabezado y pie de pgina, clic en Pie de
pgina..., escribir en casillero el texto deseado. Adems se puede insertar Nmero de diapositiva, fecha y
hora, en dando clic en los casilleros respectivos. Se puede dar clic en Aplicar para que aparezca slo en una
diapositiva o bien en Aplicar a todas para que aparezca en todas las diapositivas.
15.- Exportar presentacin a Word.
Para traspasar la informacin hecha en PowerPoint al procesador de textos Word, arriba en la barra de men
clic en Archivo Enviar a Microsoft Word y escoger el Diseo de las pginas. Luego se abre un
documento en Word con las presentaciones en miniatura en una tabla, dejando espacio para escribir notas o
que aparezcan lneas en blanco al lado o debajo de las diapositivas.
16.- Establecer intervalo de avance, efecto y sonido entre diapositivas.
Arriba en la barra de men clic en Presentacin Transicin de diapositiva..., se abre un cuadro de dilogo
en el cual se puede seleccionar un Efecto para pasar de una diapositiva a otra, Avanzar, dar clic en los
casilleros segn se requiera: colocar un ticket en Avanzar dando clic con el mouse o Automticamente
despus de un tiempo determinado en el casillero posterior o un ticket en ambas alternativas. En Sonidos se
puede escoger por Ej.: Aplausos y determinar que se repita hasta el prximo sonido o no, colocando un ticket
en el casillero Repetir hasta el prximo sonido. Se puede dar clic en Aplicar para que aparezca slo en una
diapositiva o bien en Aplicar a todas para que aparezca en todas las diapositivas.
17.- La(s) barra de herramienta(s) se borraron.
Arriba en la barra de men dar un clic en Ver Barras de Herramientas. Se abre una ventana desplegable
en la cual aparecen todas las barras de herramientas existentes. Verificar que la barra Estndar y Formato
tengan un ticket al costado izquierdo para que stas aparezcan. Si no tienen el ticket, dar un clic sobre
Estndar y despus sobre Formato. Si la barra de men (Archivo, Edicin, .....) se cambia de lugar, volver a
colocarla arrastrndola sobre las barras de Herramientas.
18.- Agregar botones a la barra de herramientas.
La barra de herramientas est compuesta por 2 barras bsicas donde se encuentran botones que permiten
efectuar una tarea rpida. Ej.: El botn
Imprimir, que al dar clic sobre l comienza la impresin de
inmediato.( Si no existiera el botn se debe dar clic en Archivo - Imprimir aparece un cuadro de dilogo y
Aceptar). Existen ms botones que se pueden colocar en la barra de herramientas. Para agregar ms
botones, se debe personalizar. Clic en Herramientas Personalizar..., escoger la pestaa Comandos, luego
clic en alguna categora (Ej.: Formato) clic en el botn Fondo... y arrastrarlo hasta la barra de herramientas
superior, soltar el botn del mouse y quedara este nuevo botn en la barra. Para quitar un botn de la barra
de herramientas se hace el mismo proceso anterior hasta abrir la pestaa Comandos y se arrastra el botn
con el mouse desde la barra de herramientas hasta el cuadro de dilogo.
19.- Presentacin horizontal y vertical de la diapositiva.
Arriba en la barra de men clic en Archivo Configurar pgina... Orientacin Diapositivas, clic en Vertical u
Horizontal para la presentacin de la diapositiva.
20.- Agregar texto en una diapositiva.
La manera ms sencilla de agregar texto a una diapositiva es escribirlo directamente. Cuando desee agregar
texto fuera de los lugares preestablecidos, arriba en la barra de men, clic en Insertar - Cuadro de texto y
dibujar con el cursor un rectngulo del tamao deseado en el cual se podr escribir en su interior el nuevo
texto.
21.- Respaldar o copiar un documento en un disquete.
Para guardar el documento en disquete, escoger en la barra de men Archivo Guardar como..., se abre la
ventana de cuadro de dilogo y donde dice Guardar en: clic en
(se encuentra en la parte superior a la
derecha) y seleccionar Disco de 3 (A: ) y Guardar.
