CONTABILIDAD FISCAL
La contabilidad en materia tributaria se define como el conjunto de sistemas y
mtodos que los contribuyentes estn obligados a utilizar para la clasificacin,
ordenacin y registro de los actos o actividades que producen movimiento o
modificaciones en su patrimonio y que son tomados en cuenta por las leyes
fiscales para el pago de los impuestos.
QUIENES ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD.
Los que estn obligados a llevar una contabilidad son las personas naturales o
jurdicas que se dediquen al comercio, como lo establece el Cdigo de Comercio
en su artculo 16 fraccin III:
ARTICULO 16. TODOS LOS COMERCIANTES, POR EL HECHO DE SERLO,
ESTAN OBLIGADOS:
III. A MANTENER UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
Es decir, que toda persona o empresa que est ligada con actividades comerciales
tiene que llevar una contabilidad clara y concisa, para que la autoridades
encargadas de este gremio no tengan que multarlas o perjudicarlas por algn mal
entendido con impuestos o con terceros si es el caso.
De la integracin de Contabilidad de los Contribuyentes Obligados.
La contabilidad para efectos fiscales se integra por los libros, sistemas y registros
contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y
registros sociales, control de inventarios y mtodo de valuacin, discos y cintas o
cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o
sistemas electrnicos de registro fiscal y sus respectivos registros, adems de la
documentacin e informacin relacionada con el cumplimiento de las
disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones.1
Qu documentos e informacin integran la Contabilidad.
La contabilidad se integra por los registros o asientos contables auxiliares, esto
incluye el catlogo de cuentas, conjuntamente con los avisos o solicitudes de
inscripcin al registro federal de contribuyentes, las declaraciones anuales,
informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o
definitivos; y tambin por los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de
los depsitos y retiros respecto de los registros contables.
Cdigo Fiscal de la Federacin Articulo 28 fraccin. I
Adems ser parte de la contabilidad el conjunto de acciones, partes sociales y
ttulos de crdito en los que sea parte el contribuyente; as como la documentacin
relacionada con la contratacin de personas fsicas que presten servicios
personales subordinados, as como la relativa a su inscripcin y registro o avisos
realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;
Tambin la integran la documentacin relativa a importaciones y exportaciones en
materia aduanera o comercio exterior; registros de todas las operaciones, actos o
actividades, los cuales debern asentarse conforme a los sistemas de control y
verificacin internos necesarios. 2
Dichos registros contables deben de contar con ciertas caractersticas:
Tendrn que ser de ndole analtica y efectuarse en el mes en que se realicen las
operaciones; tendrn que integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas
las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronolgico en que stos
se efecten, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una
corresponda, as como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad,
su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento
de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Asimismo, tendrn que permitir la identificacin de cada operacin, acto o
actividad y sus caractersticas, relacionndolas con los folios asignados a los
comprobantes fiscales o con la documentacin comprobatoria; como tambin la
identificacin de las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin
comprobatoria o con los comprobantes fiscales.
Ser su objeto relacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den
como resultado las cifras finales de las cuentas; y formular los estados de posicin
financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y
aplicacin de recursos, as como las balanzas de comprobacin, incluyendo las
cuentas de orden y las notas a dichos estados;
En cada registro se deber sealar la fecha de realizacin de la operacin, acto o
actividad, su descripcin o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso,
la forma de pago de la operacin, acto o actividad, especificando si fue de
contado, a crdito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extincin
de dicha obligacin, segn corresponda y todo lo anteriormente mencionado
deber de plasmarse en idioma espaol y consignar los valores en moneda
nacional.3
2
3
Artculo 33, apartado A, fracciones I - IX, Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin.
Artculo 33, apartado B, fracciones I - XVIII Idem
Conservacin de la Documentacin
El contribuyente deber conservar y almacenar como parte integrante de su
contabilidad toda la documentacin relativa al diseo del sistema electrnico
donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo,
poniendo a disposicin de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores
para que las auxilien cuando stas ejerzan sus facultades de comprobacin. Los
contribuyentes podrn optar por respaldar y conservar su informacin contable en
discos pticos o en cualquier otro medio electrnico que mediante reglas de
carcter general autorice el Servicio de Administracin Tributaria.4
La documentacin y la contabilidad, debern conservarse durante un plazo de
cinco aos, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron
haberse presentado las declaraciones con la documentacin correspondiente,
dicho plazo comienza a computarse a partir del da en el que se presente la
declaracin fiscal del ltimo ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Lo anterior no es aplicable cuando se trate de las actas constitutivas de las
personas morales, de los contratos de asociacin en participacin, de las actas en
las que se haga constar el aumento o la disminucin del capital social, la fusin o
la escisin de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas
morales en los trminos de la LIR al distribuir dividendos o utilidades, as como de
las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones
federales, dicha documentacin deber conservarse por todo el tiempo en el
que subsista la sociedad o contrato de que se trate. 5
Contabilidad en medios electrnicos
Los registros o asientos contables a que integran la contabilidad se llevara en
medios electrnicos conforme lo establezcan el Reglamento CFF y las
disposiciones de carcter general que emita el Servicio de Administracin
Tributaria. La documentacin comprobatoria de dichos registros o asientos deber
estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Dicho lo anterior debern
ingresar de forma mensual su informacin contable a travs de la pgina de
internet del Servicio de Administracin Tributaria, de conformidad con las reglas de
carcter general que se emitan para tal efecto.
Los contribuyentes que se encuentran obligados a presentar contabilidad
electrnica son aquellos que se encuentran bajo el rgimen de incorporacin
fiscal tendrn que registrar en los medios o sistemas electrnicos a que se refiere
el artculo 28 del CFF, los ingresos, egresos, inversiones y deducciones del
4
5
Articulo 34 Idem
Artculo 30, tercer prrafo, Cdigo Fiscal de la Federacin
ejercicio correspondiente6, estos debern ingresar a la aplicacin electrnica
Sistema de Registro Fiscal Mis cuentas, disponible a travs de la pgina de
Internet del SAT, para lo cual debern utilizar su RFC y Contrasea.
Una vez que se haya ingresado a la aplicacin, los contribuyentes capturarn los
datos correspondientes a sus ingresos y gastos, teniendo la opcin de emitir los
comprobantes fiscales respectivos en la misma aplicacin, tambin podrn
consultarse tanto la relacin de ingresos y gastos capturados, como los
comprobantes fiscales emitidos por este y otros medios. Los contribuyentes que
presenten sus registros o asientos contables bajo este esquema, podrn utilizar
dicha informacin a efecto de realizar la integracin y presentacin de su
declaracin.7
Los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o
terceros con ellos relacionados, debern llevarla en sistemas electrnicos con la
capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:
I. Catlogo de cuentas utilizado en el periodo; a ste se le agregar un campo
con el cdigo agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados
A y B.
II. Balanza de comprobacin que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo
y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital,
resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza
de cierre del ejercicio se deber incluir la informacin de los ajustes que para
efectos fiscales se registren. Se debern identificar todos los impuestos y, en su
caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el
impuesto; as como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los
impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C.
La balanza de comprobacin para los efectos de esta fraccin, se enviar al
menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.
III. Informacin de las plizas generadas incluyendo el detalle por transaccin,
cuenta, subcuenta y partida, as como sus auxiliares. En cada pliza debe ser
posible distinguir los comprobantes fiscales que soporten la operacin, asimismo
debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y
actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones
relacionadas con un tercero deber incluirse el RFC de ste, conforme al anexo
24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los
6
7
Articulo 112 f.III Ley del Impuesto sobre la Renta
Resolucin Miscelnea Fiscal 2014 II.2.8.2.
comprobantes fiscales dentro de las plizas contables, el contribuyente podr, a
travs de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto
contenido en los comprobantes que amparen dicha pliza8
Contabilidad electrnica de manera mensual
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad debern enviar a travs del
Buzn Tributario conforme a la siguiente periodicidad:
I. El catlogo de cuentas, por nica vez en el primer envo y cada vez que dicho
catlogo sea modificado.
II. De forma mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos
conforme a lo siguiente:
Las personas morales tendrn un plazo a ms tardar el da 25 del mes inmediato
posterior, mientras que las personas fsicas a ms tardar el da 27 del mes
inmediato posterior.
III. El archivo correspondiente a la informacin del cierre del ejercicio:
Las personas morales a ms tardar el da 20 de abril del ejercicio inmediato
posterior
Las personas fsicas a ms tardar el da 22 de mayo del ejercicio inmediato
posterior
En caso de que los archivos contengan errores informticos, la autoridad un aviso
a travs del Buzn Tributario para que, dentro del plazo de 3 das hbiles
contados a partir de que surta efectos la notificacin del referido aviso, el
contribuyente corrija y los enve. En caso de no enviar los archivos corregidos
dentro del citado plazo, se tendrn por no presentados.
En caso de que el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya
enviados, se efectuar la sustitucin de stos, a travs del envo de los nuevos
archivos, lo cual se deber realizar dentro de los 3 das hbiles posteriores a
cuando tenga lugar la modificacin de la informacin por parte del contribuyente.
Si llegasen a existir inconsistencias, se enviar un aviso por medio del Buzn
Tributario para que, dentro del plazo de 3 das hbiles contados a partir de que
surta efectos la notificacin del referido aviso, el contribuyente corrija dicha
RMF 2014 I.2.8.6.
situacin y los enve. En caso de no enviar los archivos corregidos dentro del
citado plazo, se tendrn por no presentados.9
RMF 2.2.8.6
