MICROSOFT OFFICE PROJECT XP

Introduccin
Microsoft Project es una ayuda para crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y
adaptarse a los cambios a medida que stos se van produciendo. Es un sistema de planificacin
de proyectos verstil y fcil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de
Microsoft. Las barras de mens, los comandos, las barras de herramientas, los mens
contextuales y los cuadros de dilogo tienen mucho en comn con Microsoft Excel, Microsoft
Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitar los primeros pasos de su uso.
Qu es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a
alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos
aspectos antes, durante y al final del mismo:
Antes del proyecto:
Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.
Identificar quin se encargar de cada tarea.
Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en realizarlas.
Determinar el coste total del proyecto.
Durante el proyecto:
Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.
Indicar qu problemas van surgiendo.
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los
mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:
Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias
de las personas participantes.
Desarrollo de las partes de un proyecto
Una vez que se ha definido el proyecto, queda decidir cmo y cundo se alcanzar el objetivo
previsto en el mismo.
Un proyecto est formado por las partes siguientes:
Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir
el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos
elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si se organiza las
vacaciones; los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van.
Y las tareas de las vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn
disponibles en una fecha, reservar hotel, etc.
Al identificar las tareas, es necesario organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de
descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya

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que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden
realizar simultneamente.
Tambin hay que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea.
Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para
estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:
Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.
Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.
Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project,
los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez
que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr
decir que el proyecto se ha concluido.
Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos
necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en
cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.
Gestin de proyectos
Con Microsoft Project, se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente
mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos se puede:
Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo
tienen que hacerlo.
Entre otras cosas que veremos a continuacin.
Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:
Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que se
han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar
la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas,
si se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,... y tambin se
tiene en cuenta los imprevistos que puede haber.
Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que
participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que puedan trabajar
efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin necesaria en
cada caso.
Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas, los
costes, y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin permite
hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que pueden ayudar en diversos
momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el

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Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama
Pert, que aclara la relacin entre las mismas. Veamos cada uno de ellos ms ampliamente.
Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y
se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud
de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs
del diagrama de Gantt se puede ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales
se unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que
realizar cuando haya terminado la anterior.

Diagrama Pert:
Este diagrama se utiliza en el caso de que se desee comprobar las relaciones de las tareas y no
tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn representadas por recuadros, llamados
nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas estn relacionadas.
Porque una vaya inmediatamente despus de otra, o Porque una dependa de otra. Se unen por
lneas.
Segunda parte
Ejecucin del programa
Analizados los aspectos tericos, se proceder con la ejecucin del programa Microsoft Project.
1.
Desplegar Botn INICIO.
2.
Ir a opcin PROGRAMAS.
3.
Seleccionar MICROSOFT PROJECT.

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Apertura y almacenamiento de un
archivo de proyecto
Cuando
se
tiene
abierto el programa
Microsoft Project, y
se
quiere abrir un archivo existente, se
tiene que desplegar el Men Archivo
y elegir la opcin Abrir o pulsar el
icono de la barra de herramientas que
permite abrir los archivos.
En esta ventana se elige el archivo
que se quiere abrir, en el cuadro Buscar en, y despus se selecciona el archivo en cuestin y se
pulsa el botn Abrir.
Al abrir un archivo se ve lo que ste contiene y se realizan los cambios si es que es necesario.
Una vez hechos los cambios pertinentes se debe guardar el archivo; para ello se tienen las
opciones:
Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para
ello
tan slo se que pulsa el botn Guardar de la barra de herramientas:o desplegar
el
Men Archivo y elegir la opcin Guardar.
Guardar los cambios, pero con un nombre distinto. Para esto se debe desplegar el Men
Archivo y elegir la opcin Guardar como...
Al almacenar un archivo aparece el Asistente para planeacin que pregunta si se quiere
almacenar el proyecto con lnea de base (grabacin del proyecto en un punto especfico del
mismo). La lnea de base permite ver los cambios que se han producido en una programacin.
Una vez que un archivo se guarda con lnea de base, que suele ser cuando se termina de
planificar la programacin y se va a empezar la primera tarea, el asistente para planeacin no
aparece ms, por tanto se puede sobreescribir la lnea de base existente o guardar otra nueva.
Visualizacin del proyecto
Cuando se trabaja en Project, se puede elegir la forma en la que se desee ver e introducir
informacin en el proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de
Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de informacin y a la derecha, el
diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una
escala temporal.
Project proporciona tres categoras de vistas cada una de las cuales muestra informacin del
proyecto de forma distinta:
Vista de hoja: Es muy til cuando se introduce mucha informacin de tareas y recursos, ya que
la presenta en un formato de filas y columnas.
Vista grfica y de diagrama: Esta vista viene muy bien cuando tiene que presentar una
informacin visual sin tantos detalles.
Vista de formulario: Se utiliza, cuando se examina detalladamente la informacin de una tarea
o recurso determinado.

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Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una nica hoja, diagrama,
grfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla
de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt).
Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a travs del Men Ver y elegir la
opcin Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a la izquierda de la ventana de aplicacin
de Project. Algunas de las vistas ms utilizadas, se detallan a continuacin:
Calendario

Calendario mensual que muestra las tareas y sus

duraciones.

Diagrama de Gantt

Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama

que muestra las tareas y sus duraciones.

Diagrama Pert
Uso de tareas

Muestra todas las tareas y sus dependencias.

Gantt de seguimiento

Lista de tareas y recursos para cada tarea.

Permite comparar la programacin de la lnea base con la
programacin actual.

Grfico de recursos

Muestra la informacin de un recurso individual o en

grupo a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos

Permite introducir y editar informacin sobre recursos en

un formato similar al de una hoja de clculo.

Uso de recursos

Muestra las tareas que estn agrupadas en cada recurso.

Ms vistas

Muestra una lista con todas las vistas disponibles.

En muchas ocasiones la vista elegida no permite ver la totalidad de la informacin que sta
tiene, por esto se tiene que saber cmo moverse por las diferentes vistas. Para ello se tiene la
barra de desplazamiento en la mayora de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para
desplazarse entre los campos o cuadros de una vista, y ms concretamente, en el Formulario de
tareas se puede utilizar los botones anterior y siguiente para desplazarnos en la lista de recursos
o tareas, de uno en uno. Tambin se puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Men
Edicin en la opcin Ir a.
Ajuste de la escala temporal
Con la explicacin dada anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, se puede ver la
duracin de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria)
que aparece en el mismo.

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Quizs en un momento determinado interese cambiar esta escala para ajustarla mejor a nuestras
necesidades. Para realizar esto se puede utilizar los botones Alejar y Acercar
de la
barra de herramientas o en el Men Formato elegir la opcin Escala temporal.
Qu cambios se pueden conseguir?
Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala
temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Acercar, en la escala principal
aparecen los das y en la secundaria incrementos de seis horas.
Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala
temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Alejar, en la escala principal
aparecen los meses y en la secundaria incrementos de tres das.
Si en el resultado de cada uno de los casos anteriores se pulsara lo contrario aparecer, la escala
de partida.
Tercera parte
Inicio de la programacin de un proyecto
Cuando se tiene que programar un proyecto con Project, se tiene que tener muy claro cules
son las tareas a realizar, el tiempo total del proyecto y de cada una de las tareas y los recursos
con que se cuenta.
Para iniciar un proyecto en Project, se abre el programa y aparece un archivo de proyecto en
blanco en el que se empieza a introducir la informacin del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo del
proyecto slo se tiene que desplegar la flecha
que aparece en el cuadro de esa opcin y
elegir del calendario que se abre, el mes, ao
y da. Si no se introduce ninguna fecha de
comienzo
o
fin,
Project
utilizar
automticamente la fecha actual como fecha
inicial de la programacin que se est
creando. La fecha de fin la calcular Project
dependiendo de la informacin que se
introduzca referente a las tareas y recursos.

Tambin se programa un proyecto basndose

en una fecha final creando lo que se conoce
como programacin hacia atrs. De esta
forma a partir de la fecha final, conocida, se
calcula la fecha en la que debe comenzar el
proyecto para poder terminar en la fecha
establecida.
Otras informaciones como el asunto o el
responsable del proyecto se detallan en la
opcin Propiedades del Men Archivo, en la
solapa Resumen.
En el cuadro Ttulo, se escribe el ttulo del
proyecto.

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En Asunto, se escribir el objetivo del proyecto.

En Autor, el nombre de la persona que realiza el proyecto.
En Responsable, el nombre del responsable del proyecto.
Una vez hecho esto se guardan los cambios, no para acabar de realizar el proyecto sino para
que no haya peligro de prdida del trabajo realizado.
Introduccin de las tareas y duraciones
Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya se
puede comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas.
Las tareas se introducirn en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la vista
Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas est identificada por un nmero que se va
escribiendo automticamente a medida que se introducen las tareas. Tras introducir una tarea se
pulsa INTRO y se puede incluir una tarea nueva, as sucesivamente hasta que hayamos escrito
todas las tareas a realizar.

Las duraciones se van escribiendo en la columna duracin. Estas duraciones se especifican en

perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de das en los que los recursos
trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos laborables y no laborables basados en un
da de 24 horas y en una semana de 7 das). Como duracin predeterminada aparece 1 da, si se
quiere modificar, simplemente se introduce el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la
unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema:
m
h
d
s
mt
ht
dt
st

minuto
hora
da
semana
minuto transcurrido
hora transcurrida
da transcurrido
semana transcurrida

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As, si se necesita indicar que la duracin es de 3 semanas, se tendr que escribir en duracin
3s.
Para introducir un hito, tan slo se debe escribir la tarea y como duracin 0. En el diagrama de
Gantt, a la derecha de esta ventana, aparecer el hito representado con un rombo ().
Para introducir sucesivamente cada tarea y su duracin se escribe la tarea, pulsar TAB
(tabulador) y escribir a continuacin la duracin de la misma.
Una vez detalladas una serie de tareas quizs se tenga que hacer modificaciones como:
introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de las introducidas. Para ello se procede
de la siguiente forma:
Introducir tareas nuevas: Teniendo que cuenta que la nueva fila en blanco para introducir esta
nueva tarea aparecer sobre la fila en la que se est en el momento de insertarla, se debe
colocar en la fila adecuada y a continuacin desplegar el Men Insertar y elegir la opcin
Nueva tarea.
Eliminacin de tareas: Seleccionar las tareas a eliminar a travs de su identificador, cuadro gris.
Una vez seleccionada, elegir la opcin Eliminar del Men Edicin. Cuando una tarea se elimina
la lista de tareas es renumerada.
Desplazar tareas: Para mover una tarea a otra posicin se pulsa el identificador de la tarea a
mover y manteniendo el puntero del ratn sobre ste se arrastra hasta la posicin nueva.
Tambin se pueden utilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas.
En ocasiones a la hora de preparar un proyecto se tiene que introducir tareas que se van a
repetir muchas veces a lo largo del mismo, como reuniones semanales, informes o inspeccin
del proyecto quincenal, esto es lo que en Project se conoce con el nombre de Tareas repetitivas.
En estos casos no se escribe una tarea todas las veces que haga falta sino que se utiliza, las
herramientas que tiene el programa para este tipo de tareas.
Para introducir una tarea
repetitiva se sita en el campo
nombre de la ltima tarea
introducida, se despliega el
Men Insertar y se elige Tarea
repetitiva. En este momento
aparece una ventana como la
que sigue:
En esta ventana se escribe el
nombre de la tarea, la
duracin de la misma, cundo
va a tener lugar (diariamente,
semanalmente, mensualmente,
anualmente), qu da de la
semana y cuntas veces se
tiene que repetir a partir del
da en el que comience. Una vez indicada toda esta informacin se pulsa ACEPTAR. Se puede

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comprobar que en la lista de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda tiene un smbolo
que indica que es una tarea repetitiva.

Barra de Tareas
Repetitiva
Creacin de un esquema
Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo encabezado por una tarea
de resumen que describe brevemente las sub-tareas que de ella parten. Cuando una tarea se
convierte en tarea de resumen, la duracin, fecha de comienzo y fin y la programacin de costo
cambian para resumir la informacin de las sub-tareas. Para crear y mostrar un esquema se
utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra de herramienta de Formato, en
las vistas de Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y Uso de Tareas. Estos botones son los que
aparecen a continuacin:
Anular Sangra

Transforma una tarea en otra tarea de nivel

superior.

Aplicar Sangra

Transforma una tarea en sub-tarea, creando una

tarea de resumen por encima.

Mostrar Sub-tareas

Muestra el contenido de la tarea resumen.

Ocultar Tareas

Oculta el contenido de la tarea resumen.

Ocultar asignaciones

En la vistas de uso de recursos y Uso de tareas,

muestra las asignaciones de recursos.

Mostrar todas las Sub-tareas Muestra todas las sub-tareas del esquema.
Para crear sub-tareas simplemente se seleccionan las tareas concretas a transformar y pulsar el
botn Aplicar Sangra. Lo mismo, pero con el botn Anular Sangra, si se quiere cambiarlas a
un nivel superior.
Para mostrar y ocultar sub tareas de una tarea resumen, se selecciona la tarea resumen en
cuestin y se pulsan los botones Mostrar Sub tareas y Ocultar Tareas respectivamente.
Igualmente se hace con el botn Mostrar todas las Sub tareas.
Nota: Cuando se elimina una tarea resumen, se eliminan todas las sub tareas que se encuentran
dentro de ella.
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A medida que se introducen tareas, se observa que a la izquierda aparecen unos nmeros de
identificacin de las tareas, y al crear sub tareas estos nmeros tambin varan acoplndose al
esquema creado y siguiendo el siguiente orden:

Subtarea
s
Dependencias entre tareas
Cuando en un principio se elabora la lista de tareas, stas se disponen d tal forma que pueden
indicar el orden de sucesin de las mismas, pero en cuanto al momento de comenzar, todas
estn, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo. PROJECT puede crear
dependencias entre tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo
tiempo o una comienza al finalizar otra. La tarea que tiene que comenzar o terminar antes de
que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea que depende de sta se llama sucesora.
La dependencia de tareas reduce o alarga la duracin de la planificacin del proyecto, veamos
en qu consisten los cuatro tipos de dependencias y cmo afectan a esa duracin:

Dependencia Fin a comienzo:

A
B

Es la ms utilizada. El final de una tarea marca el principio

de otra. Aumenta la duracin del proyecto.

Dependencia Comienzo a comienzo:

Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duracin ya que las tareas se

solapan.

B
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Dependencia Fin a fin:

A
Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin.

B
Dependencia Comienzo a fin:

A
B

Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea

marca el final de otra.

Para vincular tareas se seleccionan las tareas a vincular y se pulsa el botn

Vincular tareas de la barra de herramientas.
En el caso que se quiera vincular tareas no contiguas se tiene que seleccionarlas con la
tecla CONTROL pulsada a la vez.

Lnea de
vnculo

Para desvincular tareas, se selecciona las tareas que se quieren desvincular y se elege el botn
Desvincular tareas que tambin se encuentran en la barra de herramientas.
Si no se indica el tipo de vinculacin, se har por defecto una Dependencia de Fin a Comienzo.
En el caso de que se quiera cambiar esta dependencia por otra de las arriba indicadas, se pulsa
dos veces en la lnea de vnculo, de la dependencia que se quiere modificar, y aparecer la
ventana Dependencia entre tareas. En esta ventana se indicar en el cuadro Tipo el tipo de
dependencia que interesa y se pulsa el botn ACEPTAR.
En esta ventana tambin se puede cambiar el tiempo de posposicin y el tiempo de adelanto. El
primero de ellos retrasa el inicio de la tarea sucesora, con lo que se aumenta la duracin del
proyecto. En el caso del tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrs, se adelanta, la tarea
Ing. Gary Guadamud Mg. G.E

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sucesora, con lo que se reduce la

duracin del proyecto. Por ejemplo, si
se presentan dos tareas con
dependencia de fin a comienzo y se
pone el tiempo de adelanto de 1 da,
las dos tareas se solapan en un da, ya
que el ltimo da de la predecesora es
el primero de la sucesora. En cambio
si ponemos el tiempo de posposicin
de 1 da, habr un da entre el fin de la
predecesora y el comienzo de la sucesora.
Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo de posposicin, poniendo con un nmero
negativo el tiempo de adelanto y con un nmero positivo el de posposicin.

Tiempo de posposicin de
Identificacin del camino crtico
un da
El camino crtico lo forman las tareas que son crticas para la duracin del proyecto. Tareas
crticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir
ningn cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusin en la duracin total del
proyecto.
Para ver el camino crtico se tiene que formatear la programacin del proyecto, para ello se
utiliza el Asistente para Diagramas de Gantt, que permite seleccionar diferentes opciones de
formato de este Diagrama.
Una vez formateada la
programacin,
las
tareas
crticas aparecern en color
rojo mientras que las que no lo
son lo harn en azul. A medida
que se hagan modificaciones
para ajustar las duraciones de
estas tareas, el camino crtico
se ir actualizando.

Ing. Gary Guadamud Mg. G.E

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Todo lo que se ha visto hasta ahora acerca de la dependencia de las tareas y sus duraciones se
puede tambin ver y bastante detallado en el Formulario de tareas, mostrndose ste como una
vista individual o combinada segn interese ms. Esto ltimo se puede indicar en la Barra de
Vistas en la opcin Ms vistas.
Cuarta parte
Gestin y programacin de recursos
Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios para realizar una tarea. Si no
asigna recursos a las tareas, ser ms difcil controlar la terminacin de las mismas y habr
menos flexibilidad en la planificacin.
Asignacin de recursos
Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos necesarios para llevarla a
cabo. Los nombres de recursos pueden ser genricos o especficos en sus descripciones. Un
recurso que realiza labores administrativas puede llamarse <<auxiliar administrativo>> o
<<Juan Prez>>.
Cuando se incorpora un recurso en un proyecto, se introduce por omisin una unidad o 100%,
en el campo Capacidad Mxima del recurso; por omisin las unidades de recursos se muestran
como porcentajes; tambin puede mostrar las unidades de recursos en decimales.
l numero mximo de unidades puede
incrementarse o decrementarse. No se debe
asignar a una tarea ms unidades de un recurso de
las disponibles en un proyecto.
Pulsando el botn Asignar recursos, en la barra de
herramientas estndar,
aparecer la
siguiente ventana:
Para introducir los recursos
en la hoja de recursos, en la
barra de men Ver, pulse la
opcin Hoja de recursos:

Donde se aadir los recursos del proyecto, quedando de la siguiente

manera:

Ing. Gary Guadamud Mg. G.E

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Asignacin de una unidad de recurso

Pulsando sobre el botn de la barra de herramientas Asignar Recursos, se asignar cada unidad a
cada recurso: Pulsando sobre la columna de Unidades se tendr la opcin de asignar la unidad
correspondiente, como se ve en la siguiente figura:
Asignacin de varios recursos
Como ha dicho anteriormente, una tarea puede
requerir ms de un recurso para realizar un
trabajo. Para seleccionar varios recursos, se
mantendr pulsada la tecla <<control>> y se va
haciendo clic con el botn izquierdo sobre los que
interesa en asignar.

Introduccin de detalles de los recursos

Los detalles de los recursos ofrecen informacin
adicional sobre un recurso y pueden introducirse en
la Hoja de recursos en el cuadro de dialogo
Informacin del recurso.
Para poder introducir la informacin, se hace
doble clic con el botn izquierdo sobre
cualquiera de los recursos de la ventana Asignar
recursos.
Ficha General: Donde se introduce informacin
como l numero de unidades disponibles, su
direccin de correo electrnico, etc.
Ficha Horario de Trabajo: En la cual se indica el
horario de cada recurso.
Ficha Costos: En Microsoft Project existen dos
tipos de costos:
Costos de recursos: Permite cambiar la tasa a lo largo de la duracin del proyecto.
Costos Fijos: Se usan cuando la tarea en si tiene un costo asociado.
Al introducir informacin sobre los costos, se pueden crear presupuestos de proyecto y analizar
costos, as como identificar posibles salidas de presupuesto.
Cada recurso o tarea puede tener asociado un
costo, como una tarifa por una hora, un salario
anual o el alquiler de un equipo. Tambin se
puede utilizar los costos por uso: Se pueden
definir como los costos asociados a un recurso
o una tarea que se cargan una sola vez,
independientemente de la duracin de la tarea o
l nmero de unidades asignadas.
Ficha Notas: Permite guardar informacin
adicional sobre el recurso.

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Utilizacin de calendarios
Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando no lo hacen, los
recursos de un proyecto. Con esta herramienta se puede:
Cambiar el periodo laborable y no
laborable en el calendario estndar.
Cambiar el periodo laborable y no
laborable en el calendario de
recursos.
Crear nuevos calendarios base.
Asignar calendarios base distintos a
los recursos.
En Microsoft Project se dispone de
dos tipos de calendarios:
Calendarios base: Se definen los das
laborables y la jornada laboral de un
proyecto o un conjunto de recursos.
Calendarios de recursos: Definen los
das laborables y la jornada laboral
de un recurso especfico.
Nota: Los calendarios de recursos se
actualizan automticamente al cambiar el calendario base asignado al recurso.
Para ver las opciones por omisin, en la barra de men Herramientas, clic en Opciones, y
pulsamos la ficha <<Calendario>>.
En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas horas laborales consta, la
hora de entrada, etc.
Para realizar cambios del horario local, en la barra de men Herramientas, seleccionar la opcin
<<Cambiar Calendario Laboral>>
PRACTICAR Y GRABAR EN SU PROPIO ARCHIVO
En esta ventana se modifica el tipo de
calendario, y se definir el horario laboral,
no laboral, e incluso las horas asignadas
para cada proyecto.
Para editar un calendario de recursos;
primero selecciona el nombre del recurso
deseado; posteriormente se hace clic con el
botn derecho sobre dicho recurso, donde
aparecer la siguiente ventana:

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En ella, se podrn hacer modificaciones

sobre el nombre de la tarea, las fechas de
comienzo y fin, el tipo de prioridad, etc.
Programacin con recursos.A medida que avanza la planificacin de
una programacin de un proyecto, se
realizan ajustes para reflejar el alcance del
proyecto, las asignaciones, etc. Se podrn
realizar:
Cambiar la configuracin del tipo de tarea para controlar como afectan los recursos a las
asignaciones de tareas.
Aplicar un perfil de trabajo predeterminado para cambiar la distribucin de los valores del
trabajo.
Personalizar el perfil de trabajo de una asignacin de recursos.
Uso de la programacin condicionada por el esfuerzo: El trabajo total de una tarea esta
determinado por la duracin esperada de una tarea y por la asignacin inicial de los recursos.
Ejemplo: La tarea Z tiene una duracin esperada de un da (8 horas); si la asignacin inicial de
los recursos es de dos unidades del recurso A, el trabajo total de la tarea ser de 16 horas.
A medida que se aaden suprimen recursos tras la asignacin inicial, el trabajo total es
redistribuido entre los diferentes recursos.
La configuracin del tipo de tarea tambin influye en como se programan las tareas; se pueden
definir 3 tipos de tareas: Unidades Fijas, Duracin Fija y Trabajo Fijo; usando uno de estos tres
tipos de tareas, se puede controlar cualquier variable de la ecuacin estndar:
Trabajo = Duracin x
Unidades
Para cambiar la vista
Entrada de tarea y poder
ver las asignaciones de
recursos, se har clic con
el botn derecho del ratn
sobre cualquiera de las
tareas
que
tenemos
disponibles, y sobre el
men contextual haremos
clic sobre la opcin
Dividir,
donde
nos
aparece
la
siguiente
ventana:
Visible la ventana, se podr modificar las diferentes opciones, como el nombre del recurso, el
comienzo, la duracin, etc.

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Creacin de Perfiles: Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo total de la tarea se
distribuye por omisin uniformemente a lo largo de la tarea; a esto se le llama Perfil Uniforme.
Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo, de fin, de horas de trabajo de un recurso de
una tarea. La siguiente tabla nos describe cada uno de los perfiles preestablecidos.
Patrn del Perfil
Uniforme
Creciente

Decreciente

Dos picos
Pico inicial
Pico Final
Campana

Campana achatada

Descripcin
l numero de horas de trabajo se distribuye
uniformemente a lo largo de la duracin de la tarea.
l numero de horas por periodo de tiempo es bajo
al principio y se incrementa gradualmente hasta un
100% hacia el final de la tarea.
l numero de horas por periodo es de un 100%
hacia el principio de la tarea y disminuye
gradualmente hacia el final del proyecto.
l numero de horas por periodo de tiempo sube 2
veces al 100% a lo largo de la duracin de la tarea.
l numero de horas por periodo de tiempo sube al
100% en el primer cuarto de la duracin de la
tarea.
l numero de horas por periodo de tiempo sube al
100% en l ltimo cuarto de la duracin de la tarea.
l numero de horas por periodo de tiempo sube al
100% hacia la mitad de la duracin de la tarea.
El nmero de horas por periodo de tiempo sube al
100% hacia la mitad de la duracin de la tarea. La
diferencia con la Campana consiste en que los
porcentajes inicial y final son ms altos.

Al trabajar con perfiles de trabajo, hay que tener presente:

Una vez aplicado un perfil especifico, al aadir nuevos valores de trabajo total, se reaplica
automticamente el patrn de perfil por omisin. Los nuevos valores de trabajo de la tarea son
distribuidos primero a lo largo de un periodo de tiempo afectado y luego se asignan nuevos
valores de trabajo a los recursos de la tarea.
Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea un recurso, el perfil es aplicado de nuevo
basndose en la nueva fecha. Se redistribuyen todos los valores de trabajo.
Si se cambia la duracin de una tarea, el perfil es alargado para incluir el periodo de tiempo
aadido.
Si se edita manualmente un valor de trabajo, el perfil ya no es aplicado. No obstante, se puede
volver a aplicar un perfil para redistribuir los valores de trabajo.
Si se ha introducido informacin sobre el trabajo actual de una tarea recurso, los cambios del
trabajo total o restante son redistribuidos sobre los valores de trabajo restante, no del trabajo
actual.

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Quinta parte:
Gestin de las cargas de trabajo de recursos
Programacin de las delimitaciones de tareas
Gestin de las cargas de trabajo de recursos
Ver las cargas de trabajo de recursos.
Localizar sobre-asignaciones de recursos.
Usar la redistribucin automtica para resolver sobre-asignaciones.
Resolver de forma manual las sobre-asignaciones de recursos.
Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos. Un
conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta programado para realizar ms de un
trabajo del que se puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible.
Una vez identificados los conflictos de recursos, es necesario analizar la programacin y tomar
decisiones respecto a la forma de resolver conflictos.
Con Microsoft Project, se pueden identificar rpidamente los conflictos de recursos usando
varias vistas diferentes. Los conflictos se identifican destacando la informacin del conflicto en
rojo y mostrando un indicador de redistribucin.
Visualizacin de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas.
La visualizacin de las cargas de trabajo de recursos ayudan a identificar hasta que punto un
recurso esta sobrecargado infrautilizado. La informacin obtenida al ver las cargas de trabajo
ayuda a resolver conflictos de recursos dentro de una programacin.
La barra de herramientas Administracin de recursos nos ofrece herramientas para resolver este
tipo de problemas, as tambin como para asignar recursos.
NOMBRE DEL BOTON
Vista Asignacin de recursos
Vista Entrada de tarea
Ir a la sobreasignacin siguiente
Asignar recursos
Compartir recursos

NOMBRE DEL BOTON

Actualizar Fondo de recursos
Renovar Fondo de recursos
Libreta de Direcciones
Detalles del recurso
Que utilizan el recurso
Ayuda para la distribucin

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DESCRIPCION
Consta de la vista Uso de recursos en la parte superior y la
vista Gantt de redistribucin en la parte inferior.
Consta de la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y
vista formulario en la parte inferior.
Se desplaza a la siguiente sobreasginacin.
Abre el cuadro de dialogo Asignar recursos.
Muestra el cuadro de dialogo, Compartir recursos, en el que
pueden ponerse recursos a disposicin de otros proyectos.
DESCRIPCION
Actualiza el fondo de recursos del proyecto.
Renueva el fondo de recursos.
Muestra la libreta de direcciones de correo electrnico para
localizar recursos.
Muestra el cuadro de dialogo Propiedades para el recurso
seleccionado.
Filtran las tareas de un recurso con el filtro.
Muestra un conjunto de procedimientos para redistribuir
recursos.

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Visualizacin de cargas de trabajo: Pulsar el botn Uso de recursos y seguidamente

el botn Ir a la tarea seleccionada.
Para visualizar tanto la vista Uso de Recursos como la vista Gantt de redistribucin,
se pulsa el botn Vista Asignacin de recursos.

Vista Uso de
recursos

Vista Gantt de
redistribucin

Redistribucin automtica de los recursos.

La redistribucin es una estrategia usada para resolver las sobreasignaciones de recursos,
retrasando o dividiendo las tareas. Las sobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas
automticamente por la aplicacin: Project examina las sobreasignaciones estudiando las
dependencias, el tiempo de demora, las fechas, prioridades, etc. y determina si una tarea puede
ser retrasada o dividida para resolver un conflicto de recursos.
Para realizar esta accin, en la barra de men Herramientas se seleccionar la opcin
Redistribuir Recursos.
Resolucin Manual de sobreasignaciones de recursos.
La redistribucin automtica de recursos puede producir
ajustes no deseados en la programacin soluciones
que no resultan prcticas para un proyecto en particular.
Cuando esto sucede, pueden usarse otras tcnicas de
programacin para resolver las sobreasignaciones de
forma manual.
Si se decide usar la forma manual, hay que considerar lo
siguiente:
La razn de la sobreasignacin.

Ing. Gary Guadamud Mg. G.E

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El presupuesto del proyecto.

La disponibilidad de los recursos.
La flexibilidad de las tareas.
Cuales serian los ajustes ms aceptables para el proyecto.
La forma para llevar a cabo una resolucin ptima ser:
Incrementar la capacidad mxima del recurso: Al incrementar las unidades de un recurso, se
reduce l nmero de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso de la tarea.
Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignacin: Se puede retrasar el comienzo de una
tarea hasta que se disponga de un recurso poder dividir la tarea.
Aadir horas extras: Al aadir horas extras, el trabajo es programado por encima del horario
laboral de un recurso, pero no se aade trabajo adicional. La asignacin de horas extras reduce
la duracin de una tarea.
Ajustar las dependencias delimitaciones de una tarea: La modificacin de las dependencias
entre tareas puede suprimir el solapamiento entre tareas que usan el mismo recurso.
Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recurso de una tarea puede
cambiar la duracin de la misma. El trabajo asignado al recurso eliminado es redistribuido entre
los restantes recursos asignados a la tarea.
Programacin de las delimitaciones de tareas
En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario comenzar
terminar tareas en una fecha exacta aproximada. Cuando se impone una limitacin de una
fecha de comienzo fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a
cambios en la programacin.
Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al introducir una tarea, se le
asigna por omisin una delimitacin Lo antes posible (LAP). La tabla siguiente describe los
tipos de delimitaciones y cuando son flexibles:
Delimitacin
Lo antes posible (LAP)
Lo mas
(LMTP)

tarde

posible

No finalizar antes
(NFAD)
No comenzar antes
(NCAD)
No finalizar despus
(NFDD)
No comenzar despus
(NCDD)

de
de
de
del

Descripcin
La tarea comienza lo antes
posible, basndose en otras
delimitaciones.
La tarea comienza lo mas
tarde posible, basndose en
otras delimitaciones.
La tarea termina en la fecha
introducida en una posterior.
La tarea comienza en la fecha
introducida en una posterior.
La tarea termina en la fecha
introducida una anterior
La tarea comienza en la fecha
introducida una anterior.

Es flexible
Todos los proyectos.

Todos los proyectos.

Proyectos programados a partir

de una fecha de comienzo
Proyectos programados a partir
de una fecha de comienzo.
Proyectos programados a partir
de una fecha de fin.
Proyectos programados a partir
de una fecha de fin.

Programacin de delimitaciones que crean conflictos.

Cuando se definen delimitaciones de tarea, pueden producirse conflictos que pueden afectar a
la fecha de fin de proyecto a una dependencia de la tarea. Cuando esto sucede, se muestra el
Asistente para Planeacin, indicando que va a producirse un conflicto, si se aplica la
restriccin.

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Haciendo doble clic sobre cualquier tarea, se visualizar la ventana de Informacin de la tarea,
seguidamente, marcando la pestaa Avanzado, si se hace cualquier modificacin sobre
Delimitar la tarea, y hay un conflicto, se mostrar ventana: El Asistente para planeacin, donde
se tendrn las diferentes opciones.
Divisin de tareas.
Una tarea puede ser dividida reprogramada para interrumpir el trabajo y reanudar el resto del
mismo en un punto posterior de la programacin. Si se produce una interrupcin una vez
comenzada la tarea, puede ser dividida en el punto en que se interrumpe el trabajo y el resto de
la tarea puede ser reprogramado.
Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de cualquier duracin en el trabajo;
en el diagrama de Gantt, muestra un hueco, que representa la longitud de la interrupcin del
trabajo.
Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, situando el puntero del ratn sobre la tarea a
dividir, botn derecho del ratn, men contextual, y elijo la opcin <<Dividir tarea>>:
Seguidamente se selecciona el da en que se quiere partir la tarea, con el botn izquierdo y
aparecer la tarea dividida; tener en cuenta que no tenga conflictos con otras tareas.
Aplicacin de filtros y ordenacin de datos
En Microsoft Project, el filtrado y la ordenacin de datos, permiten mostrar informacin
especfica de la programacin de un proyecto. Project Incluye muchos filtros predefinidos,
como tareas en curso, trabajo con coste mayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.
Aplicacin de Autofiltros.
Autofiltro ofrece una forma rpida de localizar informacin en un campo; cuando se activa el
autofiltro, se visualizan unas flechas en cada encabezado de columna; estas flechas se usan para
aplicar un filtro a los datos de los campos de la columna.
La herramienta Autofiltro incluye dos filtros comunes:
El Filtro Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado.
El Filtro Personalizado: Se usa para filtrar una columna por mas de un criterio para aplicar
operadores.
Para activar el Autofiltro, hacer clic con el botn izquierdo en la barra de herramientas
Formato, en el botn Autofiltro:
Creacin de un filtro personalizado:
Si un filtro predefinido no satisface determinados criterios, se puede crear un filtro
personalizado. Un filtro personalizado puede crearse desde cero bien se puede editar un filtro
existente.
Un filtro puede tener uno varios criterios. Cuando un filtro tiene varios criterios, estos se
combinan mediante operadores lgicos <<Y>> y l <<O>>. Los operadores se usan para
especificar la relacin entre dos o ms criterios.

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El operador <<y>> especifica que es necesario que se cumplan ambos criterios para devolver el
resultado. El operador <<O>> especifica que puede cumplirse el primer criterio, el segundo,
ambos, para devolver un resultado.

Para crear un filtro personalizado, hacer clic sobre cualquiera de los filtros de los campos, y
selecciona la opcin Personalizar
Tambin es posible crear un filtro personalizado, seleccionando en la barra de men Proyecto,
Filtro para: Todas las tareas, y hacer clic en ms filtros.
En ella se puede aplicar un filtro tanto a una tarea como a un recurso.
Hacer clic en el botn de Nuevo y aparece la ventana donde se personaliza el filtro: Modificar
el nombre del campo, Criterios, Valores, etc.
Segn los datos de la ventana, se crea un filtro personalizado llamado Depuracin, donde se
ha creado un criterio en el Nombre de Campo de Comienzo (Tareas) para una fecha
determinada.
Ordenacin de tareas y recursos.
Por omisin, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente por su numero de
identificacin, de menor a mayor. La ordenacin crea una presentacin alternativa de la orden
de las tareas recursos, basada en un campo especfico. Cuando la informacin del campo de
ordenacin esta duplicada, la ordenacin puede realizarse sobre varias claves.
Las claves son los campos por los que se ordena la informacin. Por omisin, la ordenacin se
realiza teniendo en cuenta la estructura del esquema.
Pasos para la utilizacin de la funcin Ordenar:
En la Barra de Vistas (izquierda de la ventana principal), seleccione el icono Mas vistas.
En el cuadro Vistas, seleccione Hoja de tareas y luego pulse aplicar,
Seguidamente, en la barra de men, se toma la opcin de Proyecto, y se sita en la opcin
Ordenar: Donde se encontrarn las diferentes opciones para ordenar las tareas, como ordenar
por prioridad, por costo, etc. Seleccionar la opcin Ordenar por

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Sexta Parte:
Personalizacin de tablas, vistas e informes.
Creacin de una tabla personalizada
Las tablas son columnas y filas de informacin de programacin; Project incluye 19 tablas de
tareas predefinidas, as como 8 tablas de recursos predefinidas. Si ninguna de las tablas
predefinidas ofrece informacin necesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la
informacin requerida.
Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, o/a partir de una modificacin de una
tabla existente basndose en una tabla existente; se crean definiendo el nombre del campo, la
alineacin, el ancho de la columna y l titulo de la columna.
Para crear una tabla personalizada, en la barra de men Ver, seleccionarla opcin Tabla:
Entrada, y marcar la opcin Mas Tablas.
Marcar, la opcin Resumen y hacer clic en el botn Copiar, luego generar el nombre de tabla,
insertar una nueva fila, cambiar los campos, etc.
Insertar una columna nueva en la tabla:
Simplemente, sobre la tabla que se tiene se
activa, en la barra de men Insertar, se
marca la opcin Columna
Luego se selecciona el tipo de campo, el
nombre del campo (Titulo), as como la
alineacin del titulo y los datos.

Definicin de vistas personalizadas.

Una vista organiza la informacin de

programacin para su presentacin e
introduccin. Project nos ofrece 26 vistas
predefinidas. Para crear la propia vista, e ir a la
barra de men Ver, y situarse en la opcin
Mas Vistas
Donde se visualizan todas las vistas
predefinidas de la aplicacin; para crear la
propia vista, haciendo clic en el botn Nueva, donde se tendrn dos opciones a elegir:

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Vista nica: Donde definen los parmetros de la vista, incluso tenemos la posibilidad de aadir
un filtro.
Vista Combinada: En esta ventana, se tiene la posibilidad de poder visualizar los datos en dos
ventanas diferentes:
La opcin <<Visible Men>> permite insertar
la vista que se ha generado en las opciones de
Vistas.
Creacin de un informe personalizado
Project incorpora informes utilizados para
imprimir informacin del proyecto en
formatos distintos para ofrecer informacin
que no se muestra en una tabla vista
predefinida. Project incorpora 25 informes
predefinidos en cinco grupos de informes; desde donde se pueden crear los informes a partir de
cero, modificar un informe existente, crear un informe nuevo basndose en un filtro de
informe con ciertos parmetros.
Crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:
Plantilla de Tarea.
Plantilla de Recurso.
Plantilla de Calendario Mensual.
Plantilla General.

Para generar un informe, ir a la barra de men Ver, y seleccionar, la opcin Informes

Segn la opcin seleccionada, aparecer una nueva ventana, en un ejemplo, seleccionar la
opcin Costos, haciendo doble clic:
Seguidamente hacer doble clic sobre la opcin Flujo de Caja, donde automticamente aparecer
una vista previa del informe:

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Sptima Parte:
Personalizacin del entorno de Project.
En Microsoft Project, se puede hacer ms eficiente la creacin y gestin de la programacin de
un proyecto personalizando el aspecto de la aplicacin. En la vista de diagrama de Gantt, puede
personalizar las barras, cambiando la informacin mostrada cambiando los colores para hacer
destacar las barras.
Tambin pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentar informacin no presentada por
ninguna barra de Gantt predefinida. Se pueden crear barras de herramientas predefinidas para
mejorar la eficacia, mostrando botones que usemos frecuentemente, mens, rdenes, etc.
Personalizacin del diagrama de gantt
Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos elementos, como la fuente
de la letra, el color, la trama la presentacin, puede ser personalizada cambiando la
configuracin de la vista.
Cambio de color en la escala temporal: En la barra de men Formato, seleccionar la opcin
Escala Temporal, donde se visualizar la siguiente ventana: ficha de Periodo no laborable,
donde se tendrn los cuadros combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar las
modificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.
Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse aadiendo texto a la
izquierda en el interior de la misma. El formato aplicado a una barra individual anula el
formato aplicado a su categora.
Para aplicar un formateo sobre cualquier barra de Gantt, situando el puntero del ratn sobre
cualquier barra, el puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas, y pulsaremos el botn
derecho, donde se tendr: la forma inicial de presentacin, el tipo, etc.
Creacin de barras de herramientas, mens y rdenes personalizadas
Los botones de las barras de herramientas permiten acceder rpidamente a rdenes de los
mens y procedimientos. Se pueden crear barras de herramientas personalizadas que
simplifiquen el entorno de trabajo, organizando los botones y rdenes del men usados con ms
frecuencia en una nica barra de herramientas.
Cuando se crea una barra de herramientas personalizada, Project la guarda en la plantilla
global. Cualquier archivo de proyecto abierto en el ordenador que use la plantilla global tendr
acceso a la nueva barra de herramientas. Adems tambin se puede guardar la barra de
herramientas como plantillas especializadas, para que dicha barra solo este disponible para un
archivo creado a partir de esa plantilla.
Ir a la barra de men, Ver, marcar la opcin Barra de Herramientas, y Personalizar.
Hacer clic en el botn Nuevo, donde pedir el nombre de la barra de herramientas que se va a
crear.
Seguidamente, se tendr la posibilidad de situar la barra, en el sitio que se desee, para
posteriormente aadir los botones que se usan frecuentemente.

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