UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA

CARRERA DE CIENCIAS DE EDUCACIN
MENCIN ADMNISTRACIN EDUCATIVA

Mdulo
Auditora
Administrativa
Msc. Jorge Revelo Rosero
Sptimo Nivel
Segunda Edicin
Quito, marzo 2012

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

CONTENIDO
CONTENIDO ...............................................................................................................................................................................................i
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................................................................... 1
UNIDAD 1 .................................................................................................................................................................................................. 3
AUDITORIA ADMINISTRATIVA.................................................................................................................................................... 3
1.1

Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditora Administrativa ..................................................... 3

1.2

Necesidad de la Auditora Administrativa ............................................................................................................. 5

1.3

Objetivos de la Auditora Administrativa ............................................................................................................... 6

1.4

Principios de la Auditora Administrativa .............................................................................................................. 7

1.4.1

Sentido de evaluacin ...................................................................................................................................... 8

1.4.2

Importancia del proceso de verificacin ................................................................................................. 8

1.4.3

Habilidad para pensar en trminos administrativos ......................................................................... 8

1.5

Alcance de la Auditora Administrativa .................................................................................................................. 9

1.6

Campo de Aplicacin de la Auditora Administrativa........................................................................................ 9

1.7

Clasificacin de la Auditora Administrativa ...................................................................................................... 11

1.7.1

Auditora Externa............................................................................................................................................... 11

1.7.2

Auditora Interna ................................................................................................................................................ 12

1.7.3

Diferencias entre Auditora Interna y Externa .................................................................................... 13

UNIDAD 2 ................................................................................................................................................................................................ 14
EL AUDITOR ...................................................................................................................................................................................... 14
2.1

Funciones ................................................................................................................................................................... 14

2.2

Conocimientos ......................................................................................................................................................... 15

2.3

Habilidades y Destrezas ..................................................................................................................................... 17

2.4

Experiencia ................................................................................................................................................................ 17

2.5

Responsabilidad Profesional ............................................................................................................................ 18

2.6

Estructura de Anlisis .......................................................................................................................................... 19

2.7

Conformacin del Equipo de Trabajo .......................................................................................................... 19

2.7.1

Equipo de Auditora Interno ......................................................................................................................... 20

2.7.2

Equipo de Auditora Externo ....................................................................................................................... 20

2.7.3

Contratacin del Servicio .............................................................................................................................. 21

2.8

Actividades de Aprendizaje Taller No. 01 ............................................................................................. 21

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

UNIDAD 3 ................................................................................................................................................................................................ 22
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................................................................... 22
3.1

Planeacin .................................................................................................................................................................. 23

3.1.1

Objetivo .................................................................................................................................................................. 23

3.1.2

Factores a Revisar ........................................................................................................................................... 23

3.2

Instrumentacin ....................................................................................................................................................... 24

3.2.1

Recopilacin de informacin ....................................................................................................................... 24

3.2.2

Tcnicas de recoleccin de la informacin ......................................................................................... 25

[Link]

Investigacin documental ........................................................................................................................ 25

[Link]

Observacin directa ................................................................................................................................... 26

[Link]

Acceso a redes de informacin ............................................................................................................ 26

[Link]

Entrevista ......................................................................................................................................................... 26

[Link]

Cuestionarios ................................................................................................................................................. 27

[Link]

Cdulas ............................................................................................................................................................. 27

3.2.3

Medicin ................................................................................................................................................................. 27

3.2.4

Papeles de trabajo ............................................................................................................................................ 28

3.2.5

Evidencia ............................................................................................................................................................... 29

3.2.6

Supervisin del trabajo................................................................................................................................... 30

3.3

EXAMEN ..................................................................................................................................................................... 31

3.3.1

Propsito ................................................................................................................................................................ 31

3.3.2

Procedimiento ..................................................................................................................................................... 31

3.3.3

Tcnicas de anlisis administrativo ......................................................................................................... 32

[Link]

Organizacionales ......................................................................................................................................... 33

[Link]

Cuantitativas ................................................................................................................................................... 36
Formulacin del diagnstico administrativo ........................................................................................ 38

3.3.4
3.4

INFORME ................................................................................................................................................................... 39

3.4.1

Aspectos operativos ........................................................................................................................................ 40

3.4.2

Lineamientos generales para su preparacin ................................................................................... 40

3.4.3

Tipos de informe ................................................................................................................................................ 41

[Link]

Informe general ............................................................................................................................................. 41

[Link]

Informe ejecutivo .......................................................................................................................................... 42

[Link]

Informes de aspectos relevantes ........................................................................................................ 43

3.4.4

Propuesta de implantacin .......................................................................................................................... 44

ii

Auditora
Administrativa

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[Link]

Preparacin del programa ...................................................................................................................... 44

[Link]

Integracin de recursos ............................................................................................................................ 45

[Link]

Ejecucin del programa............................................................................................................................ 45

Presentacin del informe .............................................................................................................................. 45

3.4.5
3.5

SEGUIMIENTO........................................................................................................................................................ 46

3.5.1

Objetivo general ................................................................................................................................................. 46

3.5.2

Lineamientos generales ................................................................................................................................ 47

3.5.3

Acciones especficas ....................................................................................................................................... 48

[Link]

Recomendaciones programadas ........................................................................................................ 48

[Link]

Recomendaciones fuera de programa ............................................................................................. 49

UNIDAD 4 ................................................................................................................................................................................................ 50
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..................................................................................................... 50
4.1

NIVELES DE APLICACIN .............................................................................................................................. 51

4.1.1

Indicadores estratgicos ............................................................................................................................... 51

4.1.2

Indicadores de gestin ................................................................................................................................... 51

4.1.3

Indicadores de servicio .................................................................................................................................. 52

4.2

DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES .................................................. 52

4.3

INDICADORES DE EJECUCION .................................................................................................................. 53

4.4

INDICADORES DE PROCESO ADMINISTRATIVO ........................................................................... 54

4.5

Actividades de Aprendizaje Taller No. 02 ............................................................................................. 56

4.6

Actividades de Aprendizaje Taller No. 03 ............................................................................................. 56

BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................................................................. 57

iii

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

INTRODUCCIN
Para ser posible lo imposible, es necesario intentar cuantas veces
sea necesario lo imposible

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

La Auditora Administrativa es fundamental en cualquier campo econmico, ya que

es una herramienta idnea para examinar el desempeo de una organizacin,
empresa pblica o privada, detectar oportunidades de mejora, corregir deficiencias,
superar obstculos, analizar causas - efectos de los hechos con relacin a ideas para
impulsar el crecimiento de la misma.

La Auditora Administrativa forma parte de una estrategia y de un proceso de cambio

que requiere una decisin del ms alto nivel que permita que una organizacin tenga
la capacidad de transformarse y crecer de manera efectiva. Para ello es necesario
desarrollar una infraestructura administrativa que haga posible el flujo de informacin
suficiente, relevante, oportuna y veraz, disponible en todo momento para tomar las
decisiones ms idneas y oportunas en beneficio de la organizacin.

La informacin permitir relacionar los conceptos administrativos con los hechos, los
objetivos con las metas, la misin con las tareas, la visin con las posibilidades de
posicionamiento en el mundo empresarial, y los escenarios con las reas de
influencia.

La Auditora Administrativa ha sido, es y ser la herramienta eficaz para la

administracin, es el marco desde el cual debe partir las inferencias, las
apreciaciones y las acciones, nos obliga a investigar, a penetrar en lo ms recndito
de su esencia para asimilar las experiencias y convertirlas en conocimiento para
entender dnde est la organizacin, como lleg hasta all, de donde parti y a
dnde quiere llegar.

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

UNIDAD 1
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1 Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditora Administrativa1

Una Auditora Administrativa es la revisin analtica total o parcial de una

organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva
sustentable.

La Auditora Administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y

programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas,
procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el
medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro
en los costos.

La Auditora Administrativa puede ser llevada a cabo por un profesional en

administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al
contador pblico autorizado (CPA) adiestrado en disciplinas administrativas o
respaldado por otros especialistas dependiendo del tipo de empresa. El resultado
de la Auditora Administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de
toda la empresa o parte de ella.

[Link]

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

El Objetivo primordial de la Auditora Administrativa consiste en descubrir

deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas
y apuntar sus probables soluciones.

La finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz. Su

intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo en todas las reas. Los
factores de la evaluacin abarcan el panorama econmico, lo apropiado de la
estructura organizativa, la observancia de polticas y procedimientos, la exactitud y la
confiabilidad de los controles, los mtodos protectores adecuados, las causas de
variaciones, la adecuada utilizacin de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.
Hay que considerar que la Auditora Administrativa es un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa o institucin pblica o
privada y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus
recursos humanos y materiales.2

En la Auditora Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias

causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades,
embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados,
prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin, fricciones
entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdn de lo que es una
buena organizacin. La Auditora Administrativa puede ser de una funcin especfica,
un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupos de divisiones o de
la empresa en su totalidad. Algunas Auditoras abarcan una combinacin de dos o
ms de dichas reas. El campo de estudio puede abarcar la economa de la
produccin, incluyendo elementos tales como especializacin, simplificacin,
estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e integracin. En el Campo
de la Educcin
2

William p. Leonard. Auditoria [Link].45

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

La realizacin de una Auditora Administrativa se puede enfocar en los siguientes

elementos:
a)

Planes y objetivos de la empresa.

b)

Estructura orgnica.

c)

Polticas y prcticas.

d)

Sistemas y procedimientos.

e)

Mtodos de control.

f)

Formas de operacin.

g)

Recursos materiales y humanos.

h)

Medicin de los resultados.

Toda vez que ya hemos definido lo que es y en qu consiste la Auditora

Administrativa, as como sus alcances, fines y objetivos podemos detallar los
problemas que se presentan al momento de realizar la misma en una empresa, as
como sus posibles soluciones.

1.2 Necesidad de la Auditora Administrativa3

En un mundo globalizado, el desarrollo de la ciencia y la tecnologa hay una gran
demanda de informacin respecto al desempeo de los organismos sociales. La
Auditora tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los
requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y contina siendo de gran significado y valor para
las empresas industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confianza
en los informes financieros.

[Link]

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la

necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as
como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los
funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y
evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (Auditoria

Administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (Auditoria

analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de

examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe
hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

1.3 Objetivos de la Auditora Administrativa4

Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa constituye una herramienta
fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que
permite detectar en qu reas se requiere un estudio ms profundo, que acciones se
deben tomar para mejorar y como superar los obstculos.

Entre los objetivos para instrumentarla de manera consistente tenemos los

siguientes:

De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder

evaluar el comportamiento organizacional en relacin

con estndares

preestablecidos.

[Link]
[Link]

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento

de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la
organizacin.

De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura,

competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la
delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la

organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la

organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.

De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y

receptiva a la organizacin.

De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje

institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un

slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

1.4 Principios de la Auditora Administrativa5

Los principios bsicos de la Auditora Administrativa, vienen a ser parte de la

estructura terica de sta, por es necesario recalcar tres principios fundamentales
que son los siguientes:

[Link]

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Administrativa

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1.4.1 Sentido de evaluacin

La Auditora Administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros,
contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos
trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad
tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de
la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos
pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados,
que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas,
que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma
econmica.

1.4.2 Importancia del proceso de verificacin

Una responsabilidad de la Auditora Administrativa es determinar qu es lo que se

est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable
del rea o el supervisor, piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de
Auditora Administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin
directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de
datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

1.4.3 Habilidad para pensar en trminos administrativos

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a

quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o
debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un
atributo muy importante para el auditor administrativo.

Auditora
Administrativa

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1.5 Alcance de la Auditora Administrativa

El rea de influencia que abarca una Auditora Administrativa, comprende la totalidad
de la organizacin en lo que se refiere a su estructura, niveles, relaciones y formas
de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Fuente:[Link]

1.6 Campo de Aplicacin de la Auditora Administrativa

En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo
de organizacin, sea sta pblica, privada o social. Por su extensin y su
complejidad las empresas estn ordenadas para responder las demandas de
servicios y productos y, sobre todo, de qu manera se articulan, lo cual nos obliga a
precisar su fisonoma, rea de influencia y dimensin.

En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito

de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y
lneas generales de estrategia.

Auditora
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En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de

estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la
base de las siguientes caractersticas:

Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones

En cuanto a su tamao, convencionalmente se las clasifica en:

Microempresa:
Empresa Pequea
Empresa mediana

Empresa grande:

Lo correspondiente al sector de actividad que se refiere al ramo especifico de la

empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: telecomunicaciones,
transportes,

energa,

servicios,

construccin,

agrcola,

publicidad,

turismo,

cinematografa, banca, seguros, comercio, textil, maquiladora, electrnica, automotriz,

editorial, arte grfico, etc.

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

Nacionales
Internacionales
Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
Exportacin
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administracin
Sociedades en Participacin y alianzas estratgicas
Subsidiarias

Las instituciones educativas se encuentran en el grupo de las empresas de servicios.

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Auditora
Administrativa

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1.7 Clasificacin de la Auditora Administrativa

1.7.1 Auditora Externa

La Auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de

informacin de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de accin al que se aplica dicho examen, sin vnculos
laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno
del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin
examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de
una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las
empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin
financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del
producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora
Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de
Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo,
Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin
imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora,
basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al
trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada

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Administrativa

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evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de

investigacin.

1.7.2 Auditora Interna

La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de

informacin de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de accin al que se aplica dicho examen con vnculos
laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pblica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y
eficaz.
En el caso de las Instituciones educativas tendr a su cargo la evaluacin
permanente del control de la aplicacin de la Ley y Reglamento General a la ley de
educacin, la revisin y aplicacin de planes y programas que contribuyan al
mejoramiento de la calidad educativa, el manejo de los instrumentos curriculares
como el PCI, PEI, POA, Reglamento Interno, Cdigo de Convivencia, por parte de
Autoridades, Personal Docente y Administrativo, Padres de Familia y todos los
miembros de la Comunidad Educativa.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor
interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta
puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros.
Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un
servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene
caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener

12

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que

forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa,
pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin
toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo
interviene en las operaciones y decisiones propias de su unidad, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues
como se dijo es una funcin asesora.

1.7.3 Diferencias entre Auditora Interna y Externa

Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa,

algunas de las cuales se pueden detallar as:
CONCEPTO
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
SUJETO

Empleado: Existe vnculo laboral

entre el auditor y la empresa.
Evita el traslado de la informacin a
otros sitios
Su funcin es SALVAGUARDAR LA
EMPRESA

Profesional
Independiente:
Existe una relacin el de tipo
civil.
Se fija solo en la imagen fiel
(legislacin vigente)
Su Funcin es EVALUAR LA
EMPRESA

Limitada: El auditor interno no se limita

exclusivamente a dar un informe de
todo sino que se dedica a evaluar las
peticiones de la direccin o del
consejo. ESTA OBLIGADO A SEGUIR
UN PROGRAMA

Total: Est sujeto a las directrices

tcnicas de auditora.

Laboral

Penal: El informe del auditor tiene

consecuencias jurdicas

OBJETIVO

Examen de gestin (=Toda actuacin

que se realice sobre activos o pasivos
de la empresa) El sentido de activo o
pasivo debe tomarse como se
consideran desde el derecho mercantil.

Examen de la situacin financiera

para dar opinin

INFORME EMITIDO

Dirigido a la gerencia, direccin y/o

Consejo de Administracin. Puede
hacerse para cualquier tipo de empresa

GRADOS DE
INDEPENDENCIA

RESPONSABILIDAD

USO DEL INFORME

Va dirigido exclusivamente a la
empresa (Su transmisin tiene carcter
penal)
Est inhabilitada para dar Fe Pblica

Accionistas
o
Consejo
de
Administracin:
con
carcter
obligatorio si lo obliga la ley o con
carcter optativo si lo desea la
empresa.
Va dirigido a la empresa y al pblico
en general. Necesidad para cotizar
en bolsa y emitir todo tipo de
valores.
Est habilitada y tiene la facultad

13

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

debido a su vinculacin contractual

laboral.

legal de dar Fe Pblica.

UNIDAD 2
EL AUDITOR
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia tcnica designada
por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la
gestin administrativa y financiera de una organizacin pblica o privada con el
propsito de informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
desempeo.

2.1 Funciones
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organizacin.

Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y

programas de trabajo.

Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

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Auditora
Administrativa

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Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.

Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de
los procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.

Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan
elevar la efectividad de la organizacin.

Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus

mbitos y niveles.

Revisar el flujo de datos y formas

Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el

funcionamiento de la organizacin.

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.

Evaluar los registros contables e informacin financiera.

Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua

de avances.

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el

cambio organizacional.

Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria

2.2 Conocimientos

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de

15

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra
manera se emplearn durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formacin:
a)

Formacin Acadmica:

Poseer estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin,

informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones
industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas,
contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico, etc.
Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden
contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita
intervenir en el estudio.
b)

Formacin Adicional

Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de

diplomados, seminarios, foros y cursos, etc.
c)

Formacin Emprica

Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes

instituciones sin contar con un grado acadmico.

Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l

los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo
examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento
organizacional cifrado en su cultura.

Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la

madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa.

16

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

2.3 Habilidades y Destrezas

Como complemento a su formacin profesional, terica y prctica, el auditor debe
reunir otras cualidades para el desempeo de sus actividades derivadas de sus
habilidades y destrezas personales.

2.4 Experiencia
Amas de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el ejercicio de
sus funciones tiene que dominar otros campos relacionados con la organizacin:

Conocimiento de la organizacin en su objetivo, campo de accin y estructura.

Conocimiento de la organizacin en sus reas administrativa y operativa

Conocimiento por experiencias anteriores en las mismas organizaciones, o en

otras organizaciones similares.

Conocimiento de casos prcticos.

Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de

otra naturaleza.

Conocimiento personal basado en elementos diversos

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Administrativa

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2.5 Responsabilidad Profesional

Para el debido ejercicio de la Auditora, el profesional debe realizar su trabajo
utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance,
estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los
resultados y presentar los informes correspondientes.

Para ello debe tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:

Independencia: es el estado o cualidad de mantenerse inclume o libre de control o
influencia de las partes interesadas.
Ejecutar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional
adquiridas.
Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Mantenerse actualizado mediante capacitacin continua

Objetividad: Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular
juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que
obtenga.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional cumpliendo con sus encargos
oportuna y eficientemente.
Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos.
Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organizacin para la que presta sus servicios.

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Jorge Revelo Rosero

Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.

Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
Institucionalidad: No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y
obedecer a la organizacin a la que pertenece.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.
Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

2.6 Estructura de Anlisis

El auditor administrativo debe estructurar una lnea de pensamiento enfocada a
promover el cambio personal e institucional:

Respetar la va institucional sin frenar la visin del estudio

Estar en permanente bsqueda de los mejores resultados
Ser selectivo
Disear, desarrollar y efectuar seguimiento a los modelos que aplica
Ser analtico
Contemplar alternativas lgicas y caminos opuestos en forma alternativa
Conservar la objetividad por encima de las presiones
Ajustar las ideas en respuesta a nueva informacin
Ser factor de sinergia

2.7 Conformacin del Equipo de Trabajo

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Cuando la organizacin toma la decisin de emprender un programa de auditoria

administrativa a fondo, tiene que valorar con precisin los siguientes aspectos:

Los resultados que espera obtener

Los compromisos que adquiere
El seguimiento que tiene que efectuar.

Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organizacin debe evaluar
su situacin interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:

El nmero de empleados y las cargas de trabajo en las reas funcionales.

El personal que puede ser retirado de sus labores habituales para ser asignado a la
auditoria.
El tiempo y los recursos que debe destinar para ello.
La coordinacin entre el trabajo cotidiano y el de los auditores.
La duracin probable de la auditoria.

Definidos estos elementos, as como la capacidad econmica, la organizacin define

si elige efectuar el estudio con un equipo de auditoria interno, externo o combinado.
2.7.1 Equipo de Auditora Interno
Ventajas

Conocimiento profundo de la organizacin y sus expectativas

Conciencia de la dinmica de la organizacin
Comparte la cultura organizacional
Identificacin con el personal
Menor resistencia al cambio
Percepcin de sentirse apoyado
Conoce los mecanismos de negociacin internos
Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto
Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y resultad

2.7.2 Equipo de Auditora Externo

Ventajas

Aporta una visin objetiva e independiente

20

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Est plenamente capacitado y actualizado en avances en el rea de trabajo

especfica del estudio.
Propone soluciones con celeridad y efectividad.
Dispone de capacitacin para ofrecer soluciones alternativas.
Obligacin contractual de brindar resultados consistentes.
Rpido acceso a niveles de decisin
Racionalizacin de los recursos para minimizar el costo de la auditoria
Tranquilidad para emitir observaciones y sealar anomalas sin temor a afectar a
alguien en particular.
Contar con el respeto de la organizacin.

2.7.3 Contratacin del Servicio

Cuando una empresa decide efectuar un programa de Auditora Administrativa, el
primer paso es contactar con el lder del equipo bien sea interno, externo o
combinado. Se lleva a cabo en una o varias entrevistas en las cuales se precisan las
condiciones.
Logros que se esperan:

Definicin de los mecanismos de enlace

Exigencias en cuanto a tiempo y mejoras deseadas

Requerimiento de una propuesta concreta

Una vez cumplida esta etapa el lder del proyecto presenta una propuesta tcnica y
un plan de trabajo en el que se agregan aspectos como:

Requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros y tecnolgicos.

Costo del estudio. Aplica para equipos externos y combinados

2.8 Actividades de Aprendizaje Taller No. 01

1.

Lee cuidadosamente los contenidos de la Unidad 1 y 2. Usando organizadores

grficos resuma el contenido de cada unidad.

2.

En una institucin educativa cuales seran las dependencias (Unidades de

gestin) en las cuales se realizaran auditoras administrativas.

3.

Cules son los requisitos de los profesionales que pueden realizar auditoras
administrativas en una institucin educativa?

21

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4.

Visite una institucin educativa pblica y otra privada y verifique como est
estructurado el equipo de Auditora Administrativa, en caso de no existir sugiera
la conformacin del mismo.

UNIDAD 3
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6
La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y fases de
ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite la profundidad
con que se revisara y aplicara las tcnicas de anlisis administrativo.

Tambin facilita al auditor la identificacin y el ordenamiento de la informacin

correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,
situaciones, argumentos y observaciones, para su examen informe y seguimiento.

Para utilizar las diferentes tcnicas de anlisis administrativo se propone algunas

etapas que integran la metodologa:

Planeacin

Instrumentacin

Examen

Informe

Seguimiento

Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008

22

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3.1 Planeacin
La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que forman parte de la
aplicacin de la auditoria administrativa.

3.1.1 Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.

3.1.2 Factores a Revisar

Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin con
relaciona el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su
funcionamiento.

En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las
funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin,
ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y
complementan el proceso administrativo. Tales electos se asocian con los tributos

23

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fundamentales que enmarcan su fin y su funcin, lo que permite determinar su

contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

Fuente:[Link]

3.2 Instrumentacin
Concluida la parte planeacin se procede a la instrumentacin de la auditora en la
cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen
ms viables. De acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin
que se emplear, la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.

3.2.1 Recopilacin de informacin

24

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Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin,
teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.

3.2.2

Tcnicas de recoleccin de la informacin

Para recabar la informacin requerida de forma gil y ordenada se debe de emplear

alguna de las siguientes tcnicas:

Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas

[Link] Investigacin documental

Consiste en la seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos
de juicio a la auditora, las fuentes que se pueden acudir son:
INVESTIGACIN DOCUMENTAL
MERCADO

NORMATIVA
Acta constitutiva
Ley que ordena la
creacin
de
la
organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin
especfica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas nacionales e
internacionales

Productos y servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento
de
la
demanda
Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura proyectada
Comportamiento de la oferta
Situacin futura previsible
Determinacin de precios.

ADMNISTRATIVA

Organigramas
Manuales administrativas
Sistemas de informacin
Sistemas de normalizacin y
certificacin
Cuadros de distribucin del
trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Socio gramas
Estudios de mejoramiento
Auditorias
administrativas
previas

UBICACIN GEOGRFICA

Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas del terreno
Distancias
y
costo
de
transporte
Alternativas de conexin con
unidades nuevas
Justificacin en relacin con el
tamao y los procesos

ESTUDIOS FINACIEROS
Recursos financieros para
inversin
Anlisis y proyecciones
financieras
Programas
de
financiamiento
Evaluacin financiera

SITUACIN ECONMICA
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del
desarrollo
de
la
economa
Aspectos
sociales
variables demogrficos
Relaciones
con
el
exterior

25

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[Link] Observacin directa

Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa y

comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo, de esta manera se
asegura de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del
rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la
auditora

[Link] Acceso a redes de informacin

El acceso a redes permite detectar informacin operativa o normativa de clientes,

socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras.

[Link] Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para

obtener informacin este es el ms empleado, puesto que el entrevistador al tener
contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes
y recibir comentarios. Es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.

26

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Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo: Desarrollar un esquema

de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o unidades a
auditar.
Concertar previamente la cita: Verificar que el entrevistado est debidamente
preparado para preparar la informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga: En cuanto a la situacin real, o la
relativa sugerencia para mejorarla procurando no confundir ambos aspectos.

[Link] Cuestionarios

Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas
preguntas, con esto obtendremos la informacin deseada en forma homognea que
estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos

[Link] Cdulas

Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la

auditora, estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques
y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que
se puedan inferir la existencia de irregularidades, las pruebas debern ampliarse
hasta conseguir evidencia suficiente.

3.2.3

Medicin

27

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Las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la

informacin que se registra en los papeles de trabajo que posteriormente servir para
comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.

3.2.4

Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en

lo que se denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida
y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el auditor habr

de incorporar en su informe ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos
para respaldarlo, el auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, ya que
son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Su
contenido debe incluir:

Identificacin de la auditora

El proyecto de auditoria

ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la

auditora.

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Ajustes realizados durante su ejecucin

Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin

Reporte de posibles irregularidades

28

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Para homogenizar su presentacin e informacin y facilitar el acceso a su consulta,

los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas si no consignar
los tpicos relevantes. Estar redactados en forma clara y ordenada y ser lo
suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona lo revise,
pueda seguir la secuencia del trabajo.

3.2.5

Evidencia

La evidencia representa la comprobacin de los hallazgos durante el ejercicio de la

auditora por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor. Es indispensable que el auditor se apegue en
todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los
criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia lo
podemos clasificar en:

Fsica: se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades,

bienes o sucesos y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o
muestras materiales.

Documental: se obtiene por medio de anlisis de documentos y est contenida en

cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos.

Testimonial: se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la

aplicacin de la auditora.

Analtica: comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de

la informacin por reas apartados o componentes.

29

Auditora
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Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente, competente, relevante, pertinente.

En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia, preservando

su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los
elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

3.2.6

Supervisin del trabajo

A medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una

tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de
decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los
objetivos de la auditora.

La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria, comprende:

Revisin del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaracin oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en funcin del estimado.

Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.

Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.

Es importante que la supervisin del trabajo contemple:

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin
del auditor responsable

30

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Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.

Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo

largo de la auditora.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones

esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

3.3 EXAMEN
El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir o separar sus elementos
componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su
comportamiento sin perder de vista la relacin interdependencia e interaccin de las
partes entre s y con el todo y de estas con su contexto.

3.3.1 Propsito

Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.

3.3.2 Procedimiento

El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de

problemas as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.

31

Auditora
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El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza

Describir ese hecho

Descomponerlo aspectos y detalles

Revisarlo crticamente

Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente
y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:

Qu trabajo se hace?
Para qu hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu hace?
Cundo se hace?

3.3.3 Tcnicas de anlisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus

observaciones y le posibilitan:

Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo

Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin

32

Auditora
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Verificar los niveles de efectividad

Conocer el uso de los recursos

Determinar la medida de consistencia en procesos especficos

Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y son de gran apoyo para el
auditor encontramos las siguientes:

[Link] Organizacionales

Administracin por objetivos: los cuales los niveles de decisin de una

organizacin identifican objetivos comunes y lo utilizan como guas para su
operacin.

Anlisis de sistemas: proceso de clasificacin e interpretacin de hechos.

Anlisis de costo beneficio: estudio para determinar la forma menos costosa de

alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversin
realizada.

Anlisis de estructuras: examen detallado de la estructura de una organizacin

para

reconocer

sus

componentes,

caractersticas

representativas

su

comportamiento.

Anlisis de criterio mltiple: tcnica cualitativa de proyeccin que evala

alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por
consenso.

33

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Anlisis factorial: se identifican en un nmero especfico de factores que a su vez

sirven para determinar el desempeo y resultado de la operacin en su conjunto.
Anlisis FODA: su nombre de las palabras fortalezas oportunidades debilidades
- Amenazas. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, as
como de productos y servicios.

Anlisis marginal: tcnica de planeacin que permite cuantificar el incremento

econmico como producto de una decisin.

rbol de decisiones: por medio de este enfoque se visualizan los riesgos

(amenazas) y las probabilidades de una situacin como incertidumbre o
acontecimientos fortuitos al trazar en forma de un rbol los puntos de decisin.

Auto evaluacin: mtodo a travs del cual los integrantes de una organizacin
identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos
preestablecidos durante un periodo especfico.

Benchmarking: proceso sistemtico y contino de evaluacin de los productos,

servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
lderes en su campo.

Control total de calidad: mtodo orientado a elevar en forma consistente la calidad

de procesos. Productos y servicios de una organizacin. Con el propsito de
satisfacer las necesidades expectativas de los clientes.

Desarrollo

organizacional:

proceso

planeado

para

realizar

modificaciones

culturales y estructurales en una organizacin, en forma sistemtica para mejorar su

funcionamiento en todos los niveles.

34

Auditora
Administrativa

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Diagrama de afinidad: permite agrupar por temas los planteamientos y propuestas

surgidos de una lluvia de ideas con el fin de identificar problemas.

Diagrama de causa y efecto: tcnica que representa el conjunto de causas o

factores causales que producen un efecto especfico. El diagrama parte de que el
origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra,
mtodo y clase de medida que se utilizan, las causas son parte de un proceso el cual
puede ser de cualquier naturaleza de produccin, de ventas, de compras, de
personal etc.

Diagrama de relaciones: clarifica la interrelacin entre diferentes factores, as como

la relacin causa efecto que prevalece entre ellos.

Empowerment: proceso estratgico con el que se busca una relacin de socios

entre la organizacin y su personal pretendiendo aumentar su confianza, autoridad y
compromiso.

Ergonoma: estudio del desempeo de un individuo con respeto a las actividades

que realiza el equipo que emplea y su entorno.

Estudio de factibilidad: anlisis que permite precisar la situacin y buscar

alternativas de cambio para un producto, proyecto, sistema o servicio de una
organizacin tomando en cuenta su medio ambiente.

Estudio de viabilidad: investigacin tendiente a determinar los beneficios

cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores
tales como la oportunidad, la exactitud, precisin y costo de la informacin.

Inteligencia emocional: mtodo que permite tomar conciencia de las emociones,

comprender los sentimientos de los dems, tolerar las presiones y frustraciones,

35

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acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud emptica y social

para lograr el desarrollo y crecimiento personal.

Reingeniera organizacional: proceso que replantea y re direcciona los procesos, la

estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporacin o
negocio.

Reorganizacin: revisin y ajustes de una organizacin con el propsito de hacerla

ms funcional y productiva.

Tcnica Delphi: recurso para efectuar pronsticos con el consenso de un grupo de

expertos, con el fin de crear un concepto futuro se caracteriza por que los
participantes no tienen contacto visual.

Teora de las restricciones: establece que en toda clase de sistema existe alguna
restriccin por lo que es necesario un mtodo para representar las cadenas lgicas
de relaciones causa efecto en forma de diagramas denominados rboles.

Teora de la atribucin: planteamiento que explica cmo se juzga a las personas de

manera diferente, partiendo del significado que se atribuye a una conducta.

[Link] Cuantitativas

Anlisis de serie de tiempos: interpretacin de las variaciones en los volmenes de

hechos, costos, produccin, rotacin, de personal, etc.

Cadenas de eventos: serie de actividades en la cual la probabilidad de que ocurra

un evento depende del evento anterior lo cual condiciona las posibilidades de las
actividades futuras.

36

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Correlacin: determinacin del grado de relacin o de influencia mutua entre dos o

ms variables.

Modelos de inventarios: especificacin de tiempo y cantidad de inventarios

necesarios para satisfacer las demandas de los clientes.

Modelos integrados de produccin: reduccin del costo con respeto a la fuerza de

trabajo, la produccin y los inventarios.

Muestreo: sirve para inferir informacin acerca de un inverso de investigacin partir

del estudio de una parte representativa del mismo.

Nmeros ndices: muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo lo que

permite medir con fines de control a partir de una base inicial, las fluctuaciones en el
volumen de operaciones, errores, costos ausencias y otras variables en un periodo
determinado.

Programacin dinmica: resolucin de problemas que poseen varias fases

interrelacionadas donde se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de
stas sin perder de vista el objetivo ltimo que se pretende alcanzar.

Programacin lineal: asignacin de recursos de manera ptima en funcin de un

objetivo con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios.

Simulacin: imitacin de una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real

reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar la prctica.

Teora de colas o de lneas de espera: optimizacin de distribuciones en

condiciones de aglomeracin en los que se cuidan los puntos de estrangulamiento o
tiempo de espera en algn punto de servicio.

37

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Teora de los grafos: tcnicas de planeacin y programacin por redes son

diagramas que buscan identificar la trayectoria crtica para planear y programar en
forma grfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

Teora de las decisiones: seleccin del mejor curso de accin cuando la

informacin se da en forma probable.

Teora de los juegos: determinacin de la estrategia ptima de una situacin de

competencia.

3.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo

El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es un

recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible
de cuantificarse y cualificarse.

El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta

y transforma las experiencias y los hechos en conocimientos administrativo.

Para que el diagnstico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la

auditora se debe de tener los siguientes aspectos:

Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y trayectoria

histrica

Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditora administrativa

Nivel de aplicacin del proceso administrativo

Calidad de vida de la organizacin

Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional

Identificacin de tendencias internas y externas

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Deteccin de oportunidades de mejora

3.4 INFORME
Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una organizacin, es
necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados, de la auditora,
identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc.

Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados
por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.

Los resultados deben de reunir atributos como:

Objetividad visin imparcial de los hechos

Oportunidad disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin

Claridad fcil comprensin del contenido

Utilidad provecho que puede obtenerse de la informacin

Calidad apego a las normas de calidad y elementos de sistema de calidad en

materia de servicios

Lgica secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

39

Auditora
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Jorge Revelo Rosero

3.4.1 Aspectos operativos

Para abordar este aspecto es aconsejable ajustarse el siguiente orden:

Introduccin criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la

auditora.

Antecedentes informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la

organizacin

Justificacin elementos que hicieron necesaria su aplicacin

Objetivos de las auditorias razones por la que se efectu la auditoria y fines que
persiguen con el informe

Estrategia cursos de accin seguida y recursos ejercidos en cada uno de ellos

Recursos medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados

Resultados hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta

Conclusiones inferencias basadas en las pruebas obtenidas

Recomendaciones sealamientos para mejorar la operacin y el desempeo

Asuntos especiales toda clase de aspectos que requieren de un estudio ms

profundo.

3.4.2 Lineamientos generales para su preparacin

No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.

Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prcticas y viables.

Explorar diferentes alternativas para inferir las causas efecto, traducirlas en

recomendaciones preventivas y correctivas segn sea el caso.

Tomar en cuenta los resultados de auditora realizadas con anterioridad, para

evaluar el tratamiento y curso de accin tomados en la obtencin de resultados.

40

Auditora
Administrativa

Jorge Revelo Rosero

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la

aplicacin de la auditora revise los borradores y los papeles de trabajo a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditora.

3.4.3 Tipos de informe

La forma de presentar los informes depende del destino y el propsito que se quiera
dar. Los informes ms representativos son:

[Link] Informe general

Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introduccin: breve descripcin de que surgi la necesidad de aplicar la auditora,

mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, y
duracin de la revisin.

Antecedentes: cambios, sucesos, vicisitudes de mayor relevancia que han afrontado

en forma total o parcial que influyeron en la decisin de llevar acabo la auditora.

Tcnicas empleadas: instrumento y mtodos utilizados para la obtencin de

resultados en funcin del objetivo.

Diagnstico: definicin de las causas y consecuencias del estudio. Que justifican los
cambios o modificaciones posibles.

41

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Administrativa

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Propuesta: presentacin de alternativas de accin ventajas y desventajas que

pueden derivarse implicaciones de los cambios, y resultados esperados.

Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos o etapas previstas, para

obtener y aplicar los resultados.

Seguimiento: determinacin de los mecanismos de informacin control y evaluacin,

para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Conclusiones y recomendaciones: concentradas de los logros obtenidos,

problemas detectados, soluciones instrumentas, y pautas sugeridas para la
consecucin real de las propuestas.

Apndices o anexos: constituido por grficos, cuadros y dems instrumentos de

anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y
fundamentacin del estudio.

[Link] Informe ejecutivo

Contiene los siguientes parmetros:

Responsable: rea o unidad administrativa encargadas de preparar el informe.

Periodo de remisin: tiempo que comprendi el examen.

Objetivos: propsitos que se pretende lograr con la auditoria.

Alcance: profundidad con lo que se examin la organizacin.

Metodologa: explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin

de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditora.

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Sntesis: relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos

asignados.

Conclusiones: concentradas de aspectos prioritarios, acciones, llevadas a cabo

y propuestas de actuacin.

[Link] Informes de aspectos relevantes

Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de

contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones,
captadas durante el examen la organizacin. Mediante este informe analizamos y
evaluamos:

Si el proceso de aplicacin de la auditoria se finaliz

Si se presentaron observaciones relevantes

Si la auditora est en proceso se program o se replante

La fundamentacin de cada observacin

La causa y efectos de las principales observaciones formuladas

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando se plantean las

siguientes caractersticas:

Falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias polticas y

programas en relacin con las condiciones establecidas.

No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios.

Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operacin.

Registros contables inoportunos, incorrectos u omitidos.

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Presentacin extempornea de informes y reportes financieros.

Se requiere mejorar la cultura organizacional.

Adecuacin y actualizacin de los sistemas.

Depurar los procesos esenciales.

Replantear el manejo de funciones.

Reduccin de los pasos y el tiempo necesario para desahogar el trabajo.

Mejor aprovechamiento s recursos humanos, materiales y financieros y

tecnolgicos.

3.4.4

Propuesta de implantacin

Es el paso clave para impactar en forma efectiva de la organizacin, ya que

constituye el momento de transformar las propuestas en acciones especficas ya que
constituye el momento de transformar las propuestas en acciones.

Para cumplir con el propsito de se efecta en tres fases:

Preparacin del programa

Integracin del recurso

Ejecucin del programa

[Link] Preparacin del programa

Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos:

Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su
realizacin
Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total para la implementacin.
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su
ejecucin.

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[Link] Integracin de recursos

Estructurado el programa de implantacin, se deben reunir los recursos para

ponerlos en marcha.

Despus se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y

normativamente la implantacin y en su caso el acondicionamiento fsico de los
instalaciones.

Finalmente de acuerdo a los requerimientos de la auditoria y con el programa de

implantacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a
colaborar en su ejecucin.

[Link] Ejecucin del programa

Es necesario que le personal que participa en la implantacin, reciba la informacin y

orientacin oportuna para interactuar en condiciones ptimas.
En forma simultnea, se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los
avances que se vayan obteniendo.

3.4.5 Presentacin del informe

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado el responsable de la

auditora convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido, en
caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer, o clarificar, realizar los
ajustes necesarios para depurarlo.

Cuando ya se centre con el informe se entregar una presentacin al:

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Titular de la organizacin

rgano de gobierno

Niveles directivos

Mandos medios y nivel operativo

Grupos de afiliacin corporativos o sectoriales

Dependencia globalizadora

3.5 SEGUIMIENTO
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de
sujetarse a un estricto seguimiento ya que no slo se orientan a corregir las fallas,
detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.

En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o

deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace
posible:

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones se

lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el
responsable del rea.

Facilitar al titular la organizacin la toma de decisiones.

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las

recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al
grado y forma cmo estas se atendieron.

3.5.1

Objetivo general

Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las

observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en
operacin

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3.5.2

Lineamientos generales

Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos

por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o
comentarios del titular de la organizacin.

Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la aplicacin de

las recomendaciones as lo requiere.

Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones

efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.

Replantear las recomendaciones que se considere indispensables en especial

cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron
origen.
Reprogramar, las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los
casos en que estas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente.

Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones

derivadas de una auditoria en proceso, deber adjuntarse al informe.

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Establecer cuando se justifique, fechas de programacin para implantar en su

totalizadlas recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el
titular de la organizacin.

3.5.3 Acciones especficas

Se requiere que el auditor verifique como se efectan lo cual visualiza desde dos
perspectivas:
Las recomendaciones se han implantado conforme al programa.
Tal implantacin se ha realizado fuera de programa

[Link] Recomendaciones programadas

Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado

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[Link]

Recomendaciones fuera de programa

Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacin
Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes
a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes. Con el
propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
Especificar el nmero de semanas que comprender la revisin el responsable
de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.
Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad de
plantar el responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarla
y establecer conjuntamente las fechas compromiso.

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UNIDAD 4
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA7
Un indicador es un punto en una estadstica simple o compuesta que refleja algn
rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin.

Establece una relacin cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un

mismo proceso o a procesos diferentes. A travs de un indicador se pretende
caracterizar el xito o la efectividad de un sistema, programa u organizacin,
sirviendo como una medida aproximada de algn componente o de la relacin entre
componentes.

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar

tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeo de un individuo, de un
sistema y sus niveles, de una organizacin, las caractersticas del contexto, el costo
y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes
y servicios producidos en relacin con necesidades especficas.

Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008

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4.1 NIVELES DE APLICACIN

Por su nivel de aplicacin, los indicadores, se dividen en:

Estratgicos

De gestin

De servicio

4.1.1 Indicadores estratgicos

Permiten identificar La contribucin al logro de los objetivos eso relacin con la

misin de la unidad responsable.

Miden el cumplimiento de los objetivos en:

Actividades

Programas especiales

Proyectos organizacionales y de inversin

4.1.2

Indicadores de gestin

Informan sobre procesos y funciones clave Se utilizan en el proceso administrativo

para:

Controlar la operacin

Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos

estratgicos

Determinar costos unitarios por reas y programas

Verificar el logro de las metas e identificar desviacin.

51

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4.1.3

Indicadores de servicio

Miden la calidad con que se generan productos y servicios de estndares, as como

de proveedores. Se emplean para:

Implantar acciones de mejoramiento

Elevar la calidad de la atencin al cliente.

Permiten identificar:

El nivel de desempeo o cumplimiento de los estndares del servicio

El grado de satisfaccin o calidad que percibe el cliente sobre el producto o

servicio recibido

4.2 DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES

Para que los indicadores puedan evaluar la dimensin las acciones, deben posibilitar
la medicin de:

Impacto

Mide el cumplimiento de los objetivos

Cuantifica valores y efectos en clientes.

Mide el desarrollo de los procesos

Cobertura

Informa sobre el alcance de las acciones.

Eficiencia

Mide costos unitarios y productividad

Cuantifica la optimizacin de recursos humanos. Materiales, financieros y

tecnolgicos, para obtener productos y servicios al menor costo y en el menor
tiempo

Calidad

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Mide el grado en que los productos y servicios necesidades y expectativas de

los clientes

Cuantifica la satisfaccin del cliente

4.3 INDICADORES DE EJECUCION

Los indicadores que aqu se incorporan, tradicionalmente son empleados por las
organizaciones para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos que durante
una auditoria se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias
de los hechos.

Para poder ubicarlos en funcin de su campo de aplicacin y utilidad, se clasifican en

indicadores de:

Rentabilidad

Liquidez

Financiamiento

Ventas

Produccin

Abastecimiento

Fuerza laboral

Asimismo, en cada caso, los indicadores se presentan en un formato que incluye la

numeracin consecutiva, el nombre u objeto del indicador y la frmula para su
aplicacin. De esta manera, su consulta y uso puede efectuarse en forma accesible.

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4.4 INDICADORES DE PROCESO ADMINISTRATIVO

El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es el de poder
evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas
y propsito estratgico, a partir de la revisin de sus funciones.

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada etapa del
proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razn de ser a la
organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el
objeto de la organizacin.

El manejo de estos dos indicadores en forma simultnea obedece al propsito de

que el auditor tenga una visin global y completa de la organizacin asociando la
esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados.

Esta divisin convencional se hace con la idea de evaluar el proceso en s mismo, y

de obtener informacin adicional de los factores que inciden en su ejecucin; toda
vez que el conjunto de etapas y elementos permite soportar las recomendaciones
que se pueden formular y, sobre todo, seguir una secuencia ordenada y sistemtica
para emitir un juicio definitivo acerca de la situacin de la organizacin.

La revisin del proceso incluye los elementos que se identifican con las funciones de
las etapas, lo que reduce el nmero nominal de la lista de elementos, para no
duplicarlos; sin embargo, se mantienen como marco de la auditoria, para dejar
abierta la opcin de que una organizacin pueda analizarlos en forma independiente.

Asimismo, tomando en cuenta que los cuestionarios preparados para cada rubro
respetan este criterio. Es importante anotar que, para ampliar el alcance en la
revisin de cada etapa y elemento, y determinar las condiciones en que se
generaron, la organizacin puede considerarlos siguientes aspectos:

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Va seguida para su formulacin

Designacin del responsable de su preparacin

Difusin de su preparacin

Aceptacin por parte de la organizacin

Interpretacin adecuada por los miembros de la organizacin

Acceso a la informacin para su consulta

Plazo o periodo de ejecucin estimado

Claridad en su definicin, Consistencia en su conceptualizacin

Congruencia con las condiciones de la organizacin

Revisin y actualizacin de los contenidos

Vnculos con las instancias con las que interacta la organizacin

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4.5 Actividades de Aprendizaje Taller No. 02

1.

Lee cuidadosamente los contenidos de la Unidad 3 y 4. Usando organizadores

grficos resuma el contenido de cada unidad.

2.

Siguiendo las tcnicas del anlisis administrativo tanto organizacionales como

cuantitativas, plantee un Examen de Auditora Administrativa para una
institucin educativa.

3.

Elabore un informe de Auditora Administrativa que contenga aspectos

administrativos y lineamientos generales en una institucin educativa?

4.

Aplique los indicadores: eestratgicos, de gestin y de servicio dentro de una

Auditora Administrativa en una institucin educativa pblica y otra privada

4.6 Actividades de Aprendizaje Taller No. 03

1.

CREATIVIDAD PROPOSITIVA. Visite una institucin educativa fiscal y otra

particular, verifique como se realiza auditora administrativa, haga un examen y
elabore el respectivo informe de la misma. En el caso que no se aplique la

56

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Auditora Administrativa, proponga los pasos para desarrollar la misma con su

respectivo anlisis y recomendaciones.

2.

El siguiente link, presenta un trabajo de Auditoria Administrativa, prepare un

mini

ensayo

que

rena

los

aspectos

ms

relevantes

del

mismo:

[Link]

BIBLIOGRAFIA
1.

Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria

Administrativa. Bogot: Universidad Minuto de Dios, 2008

2.

[Link]

3.

William p. Leonard. Auditora [Link].45

4.

[Link]

5.

[Link]

6.

[Link]
arezLorena_08.pdf

7.

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[Link]
pt

9.

[Link]

10.

[Link]

11.

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57